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2. Manuales administrativos
La ciencia de la administracin se vale de los manuales administrativos para estandarizar o formalizar actividades en pos de mejorar su eficiencia, control y producir economa de sus recursos. Pero, qu son los manuales administrativos?. Son documentos escritos en forma sistemtica que se utilizan para formalizar las organizaciones, tanto en sus funciones administrativas como operativas, siendo empleados como un medio de comunicacin y control, que contribuye a guiar las actividades organizacionales. Hay diferentes clases de manuales administrativos segn las funciones que cumplen. Si bien los manuales son muy tiles en toda organizacin, esto no significa que siempre se pueda o se sugiera aplicarlos, por ejemplo en emprendimientos unipersonales. Desglosemos estos conceptos con ms detalle: Los manuales son guas prcticas documentadas que describen funciones, actividades, procedimientos y normas para que todos los integrantes de la organizacin trabajen en forma uniforme y de esta manera se economizan recursos. Todo manual tiene un propsito o finalidad para lo cual se crea, esto significa que en su redaccin no debemos perder este objetivo, es decir, si olvidamos la visin de la necesidad del por qu hace falta, la creacin del manual se convertir en inservible para la organizacin. Cmo nos damos cuenta de la necesidad de un manual administrativo para la organizacin?. Algunos de los factores que muestran esa necesidad pueden ser: Numerosos empleados que realizan actividades similares y/o complejas. Alta rotacin de personal entre los puestos de trabajo. Falta de un patrn o normativa que rijan las actividades como medio de control. Trabajos muy especializados y no repetitivos. Importantes y voluminosos flujos de informacin entre unidades funcionales, las que deben estandarizarse. Ahora bien, ya comprendimos la necesidad contar con manuales administrativos en una organizacin, por lo cual estamos en condiciones de reconocer las ventajas y limitaciones que los mismos presentan.
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Facilitan el control por parte de los supervisores de tareas ya que se rigen por normas que estn redactadas. Son instrumentos informativos para capacitar al personal en toda la etapa dentro de la organizacin. Permiten que cada componente de la organizacin conozca los objetivos organizacionales. Constituyen un instrumento efectivo para la evaluacin objetiva del desempeo de cada empleado.
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a) Contenido: expone las secciones integrantes del manual. b) ndice: muestra el nmero de pgina en que se localiza cada ttulo. Este ndice puede ser numrico o temtico. Habitualmente el ndice temtico se localiza como ltima seccin del manual. c) Introduccin: expresa la finalidad del manual incluyendo comentarios que predisponen al lector sobre la lectura de los contenidos de captulos siguientes. d) Instrucciones para el uso: indica como localizar un tema dentro del manual, como as tambin, la forma de actualizarlo por el surgimiento de nuevas necesidades o prdida de vigencia. e) Cuerpo principal: es la parte fundamental de todo manual ya que expone la razn de su creacin. en esta seccin debe exhibirse los contenidos de forma simple y gil para que sea ameno para el lector. Los detalles se pueden adicionar como Anexos o Apndices del Manual. f) Glosario: explica la terminologa usada en el manual, para que la comprensin de los contenidos sean homogneos a todos los empelados de los distintos niveles de la organizacin.
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TIPO DE INFORMACIN Objetivos de las reas que componen la organizacin, afectada al estudio Establecimientos de polticas Definicin de puestos y jerarquas Informacin que se recibe y procesa en cada sector de la organizacin Tareas que ejecuta cada integrante de un sector Disposicin del personal y oficinas Estudio de tiempos y ritmo de trabajo Homogeneidad o heterogeneidad en los procedimientos realizados Datos personales y ubicacin fsica del puesto Descripcin de relaciones jerrquicas, funciones y tareas Informacin sobre volmenes, frecuencias y denominaciones de la documentacin emitida y recibida Estatutos, decretos o resoluciones de la organizacin Instrucciones internas Reglamentaciones externas que son obligaciones de la organizacin Estudio de contenidos y archivos de documentos
TECNICAS DE RELEVAMIENTO
Observacin Personal
Cuestionarios
Estudio de Documentacin
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Un procedimiento es un plan que fija la manera de llevar adelante una accin, en forma exacta y detallando los pasos cronolgicos, otorgando cierto grado de libertad de accin. Entonces, cmo podemos definir al manual de procedimientos?. Como una fuente de informacin que, permanentemente actualizada, facilita al personal de una empresa la correcta ejecucin de tareas normalizadas y que regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as como tambin de entes externos. Qu ventajas proporciona su empleo? Permite estandarizar la ejecucin de tareas, facilitando el proceso la toma de decisiones programadas. Evita la superposicin de tareas. Permite el establecimiento de un sistema de informacin o bien modificar el existente. Simplifica y/o racionaliza la ejecucin de tareas que resultaban confusas y voluminosas, reduciendo los costos por medio de la normatizacin. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, actividades y mtodos. Permite simplificar el asesoramiento y capacitacin a nuevos empleados de la empresa. Facilita las labores de auditora, y la evaluacin del control interno. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Reduce la participacin de jefes y gerentes, ya que su intervencin se limitara a casos no habituales, o sea a participar en las decisiones no programables. Evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas. Despus de leer lo expuesto surge la siguiente pregunta, se pueden aplicar a cualquier organizacin?. Los manuales de procedimientos pueden aplicarse a cualquier tipo de organizacin, independientemente de las actividades que realicen o de los fines que persigan, pero no debemos olvidarnos lo plasmado en la introduccin de este mdulo; en la que hacamos hincapi que en las organizaciones pequeas tal vez no sea necesaria tanta estandarizacin, ya que los manuales requieren un alto costo de redaccin y mantenimiento. Cmo debe ser la estructura de un manual de procedimientos? La norma IRAM 34.551 se ocupa del contenido y presentacin de los manuales de procedimientos administrativos. Si bien para nuestra asignatura no estudiaremos la norma IRAM 34.551, debemos conocer como mnimo, las estructuras y contenidos que establecen para la construccin de un manual de procedimientos administrativo: Esta norma comprende los siguientes tpicos: Contenido: incluye: 1. Enumeracin de contenido. 2. Enumeracin de la norma. 3. Cantidad de pginas de los procedimientos o parte de manual.
Objetivos: explica los propsitos del manual y los motivos por el cual fue creado.
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Instrucciones: incluye:
1. Estructura: disposicin y los fundamentos de las partes en que est ordenado el manual. 2. Codificacin: explica el sistema de codificacin empleado en el manual 3. Actualizacin: informa sobre la forma de identificar las revisiones, modificaciones o actualizaciones, como tambin como incluir nuevo material o destruir el material invlido. 4. Criterios de cumplimiento: establece la forma de verificar el cumplimiento de lo detallado en el manual.
Glosario: define los trminos tcnicos utilizados. ndice temtico: los temas comprendidos deben estar ordenados alfabticamente
para facilitar la consulta.
Formato: es conveniente que todos los manuales tengan formatos homogneos con
el fin de mantener un ordenamiento lgico de lectura y comprensin. Por ejemplo lo establecido en las normas IRAM 3001 (norma que no es tema de estudio de esta materia).
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A modo de sntesis, antes de finalizar, podemos decir que la importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organizacin; logrando evitar errores que suelen cometerse dentro de las reas funcionales. Adems son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que exponen todo lo relacionado con su estructura organizacional, cultura, procedimientos, tareas, responsabilidades y derechos.
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