CENFOTUR

CENTRO DE FORMACIN EN TURISMO

CURSO: ADMINISTRACIN FINANCIERA Y CONTROL INTERNO

PROFESOR:

JUAN TAPIA BARRENECHEA

LAS FINANZAS Y SU IMPORTANCIA EN LA ACTIVIDAD HOTELERA Primera Unidad 1.- Las finanzas en una empresa, su importancia.
La funcin financiera cumple un papel muy importante dentro de la organizacin empresarial empresarial buscando siempre un adecuado equilibrio entre el rendimiento financiero y el riesgo e inversin. Para lograr esto ultimo se deber cumplir las dos funciones bsicas:

2.- Objetivos financieros

a.- Maximizacin del valor de la empresa

b.- Rentabilidad financiera.

c.-

Disponibilidad de fondos

3.- Caractersticas de la informacin contable

La informacin contable generada por una empresa debe cumplir con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados.

a.- Identificables.b.- oportunidad.c.- Relevancia.d.- Razonabilidad.e.- Verificables.-

Organizacin de la Gerencia Financiera

La estructura organizativa de la gerencia financiera es pieza fundamental par el correcto desarrollo de sus actividades. Para ello las funciones y responsabilidades de cada uno de los departamentos que lo conforman deben de estar perfectamente definidas.

El gerente financiero adems de controlar el trabajo y la eficiencia de sus subordinados, debe planificar y controlar todas las operaciones que se realicen en su Gerencia.

Departamento de Contabilidad.Departamento Fiscal.Departamento de tesorera.Departamento de Sistemas.Departamento de Auditoria.-

ADMINISTRACIN DEL CAPITAL DE TRABAJO

Se denomina Capital de trabajo a la disponibilidad de fondos que mantiene una empresa para cumplir con sus obligaciones de corto plazo.

NIVELES DE ACTIVOS CORRIENTES

Variacin de la rentabilidad econmica, por variacin del activo corriente

Detalle A Ventas Utilidad Neta Activos Corrientes Activos Fijos 2000,000 200,000 600,000 500,000

Alternativas B 2000,000 200,000 500,000 500,000 C 2000,000 200,000 400,000 500,000

Activo Total

1100,000

1000,000

900,000

Tasa de Rendimiento Econmico

18.2 %

20.0 %

22.2 %

1.- Administracin del efectivo.La Inversin de sobrantes de efectivos debe realizarse en valores negociables como certificados de moneda extranjera, acciones, etc. La tendencia es tener un mnimo adecuado y suficiente en la empresa.

a.- Razones para mantener dinero en la empresa.Existen 3 factores que justifican mantener efectivo en la empresas en cantidades adecuadas y son las siguientes:

-. Razn operativa.-. Razn previsional.-. Razn Especulativa.-

b.- Volumen de los saldos operativos.

Algunos factores que influyen en los saldos de dinero disponible son los siguientes:

-. Probables flujos de fondos de la empresa, segn su presupuesto de caja. -. Las posibles desviaciones de flujos de efectivo. -. Variaciones en el vencimiento de algunos pasivos. -. La capacidad de la empresa para obtener dinero prestado en casos de emergencia

2.- Administracin de las cuentas por cobrar.

Una adecuada organizacin del departamento de crditos y cobranzas y una correcta poltica de otorgamientos de crditos nos conducir a un optimo manejo de la cuentas por cobrar.

Formas de evaluar el buen funcionamiento del departamento de crditos y cobranzas. a.- Utilizacin del ratio de periodo de cobro, es decir, cuantos dias promedio se demora una empresa en hacer efectiva una deuda

Saldo de cuentas por cobrar RPC = Ventas

365 dias

b.- Anlisis de antigedad de saldos.-

Periodo de Vigencia

Saldos

Porcentaje

Menos de 30 dias De 31 a 60 dias De 61 a 90 dias Mas de 90 dias Total

S/ 198,200 23,300 12,100 3,200 236,800

83.7 9.8 5.1 1.4 100.0

Conclusiones.-

a.- Seguimiento mediante cartas por los saldos mayores a 30 dias. b.- Determinar el numero exacto de dias de impago de cada una de las facturas. c.- Probable correccin en el otorgamiento de crditos.

En concreto, es muy difcil saber con precisin si un cliente nos pagara y menos cuando lo har, por lo tanto lo que debemos hacer es estimar la probabilidad d que un cliente nos pague.

3.- Administracin de las existencias.Esta partida del activo corriente tambin debe ser adecuadamente determinado en funcin de las necesidades de la empresa, utilizando las tcnicas que nos brinda la administracin financiera.

a.- Finalidad de las existencias.-

Proveer los suministros necesarios para la atencin a los huspedes del hotel y clientes en la preparacin de alimentos y bebidas. Ejemplos carnes, lcteos, verduras, etc.

Proveer los suministros necesarios para el adecuado funcionamiento del hotel, as como para su mantenimiento. Ejemplos Gas , petrleo, artculos de limpieza en general.

Proveer los suministros para el correcto funcionamiento de los equipos y maquinas del hotel. Ejemplos repuestos en general.

Proveer los suministros de oficina, tiles en general y toda la folleteria de publicidad en general.

b.- Volmenes necesarios.-

Deben de ser tomados en cuenta par que las operaciones se den a un ritmo constante y un medio eficaz de controlarlo es utilizando el mtodo de mximos y mnimos.

Mximos ___________15 ___________12 ___________ 9

Botellas de aceite En que consiste? Cmo se establece?

___________ 6 Mnimo ___________ 3 ___________ 0

Cmo se generan los pedidos?

Siempre debemos de considerar la adecuada disponibilidad de fondos.

LA TASA DE INTERES
Concepto de tasa de Inters.-

El inters es la ganancia obtenida por el prstamo o cesin de recursos financieros propios, o el costo pagado por el uso de recursos financieros ajenos y se expresa en trminos de unidades monetarias (soles , dlares, euros, yenes, etc.).

La tasa de inters es la expresin del inters como una fraccin proporcional del capital inicial.

Se expresa en porcentaje generalmente a termino anual

Ejemplo:

Se tiene la siguiente operacin:

S/ 10,000

S/ 5%

S/ 500

Capital (C)

Tasa de Inters (I)

Inters (I)

La tasa de inters es una de las variables econmicas y financieras mas importantes a nivel macro (pas) y a nivel micro (empresa); por eso su estudio es vital para todos aquellos que van a desempear funciones en alguna organizacin empresarial.

Por ejemplo los hoteles requieren de prestamos bancarios, o de proveedores por los cuales pagan intereses; las agencias de viaje organizan tours y los financian al crdito.

Los empresarios deciden invertir en el sector y requieren de evaluar la bondad o factibilidad de las inversiones, y as podramos seguir enumerando ejemplos de decisiones empresariales en el sector turismo que requieren de conocimientos bsicos de finanzas y de manejo de la tasa de inters.

Clasificacin de las tasas de inters.De acuerdo a la nomenclatura bancaria

Tasa Activa: Tasa Pasiva:

De acuerdo al momento en que cobran los intereses

Tasa Vencida: Tasa Adelantada:

CAPITALIZACIN.Es un proceso por el cual el capital se va incrementando periodo a periodo con los intereses ganados. Su calculo es til cuando queremos saber como evolucionan los depsitos de ahorro o a plazo en un banco.

La formula basica de capitalizacin es :

n M = C x (1 + i )

El esquema grafico se representa de la siguiente manera (suponiendo un deposito a plazo:

Capital 0____1____2____3____4_____.______n Monto = Capital + intereses

Ejercicio:

Hemos efectuado un deposito de S/ 28,000 en un Banco que nos paga una tasa de inters efectiva mensual de 1.12%. transcurridos 5 meses cual ser el monto obtenido

Datos

Solucin

C: S/ 28,000 I : 1.12% n:5 M:? M = 28,000 (1 + 0.0112 )

M = 28,000 X 1.05726853 M = 29,603.52 Monto al final del 5to periodo

Comprobacin tabular:
N 1 2 3 4 5 S C 28,000 28,313.60 28,630.71 28,951.37 29,275.63 ___________ I 313.6 317.11 320.66 324.26 327.89 1,603.52 M 28,313.60 28,630.71 28,951.37 29,275.63 29,603.52 ___________

LA DECISIN DE FINANCIACION Fuentes de financiacin.La cobertura de las necesidades financieras pueden efectuarse mediante diversas operaciones principalmente a travs de las entidades de crdito, quienes desempean un importante papel de intermediacin entre los inversionistas y los ahorristas.

Clasificacin de las fuentes de financiacin segn su origen externo

1. Fuentes de financiamiento espontneas.-

2. Fuentes de financiamiento negociadas.-

SOBREGIRO BANCARIO.-

Se trata de una fuente de financiamiento extraordinaria que consiste en la autorizacin expresa de la entidad de crdito a su cliente para que gire sobre su cuenta corriente aunque este no dispongas de fondos suficientes.

Este tipo de financiacin es muy costosa dependiendo del monto y del numero de dias.

DESCUENTO DE DOCUMENTOS.-

Consiste en la entrega de fondos contra la sesin a la entidad financiera de efectos comerciales como las letras de cambio, procediendo esta a su vencimiento a efectuar la gestin de cobro frente al aceptante

10

No existe una amortizacin del crdito por parte del prestatario, pues la entidad financiera recupera el importe directamente del aceptante, salvo que este incumpla su obligacin, en cuyo caso la entidad de crdito devolver el documento comercial al prestatario cargndole el importe en cuenta corriente mas los gastos generados por dicha operacin.

En general estas operaciones son de 90 a 180 dias.

Mediante esta operacin la empresa descontante recupera el crdito concedido a su cliente, transfiriendo esta funcin financiera a la entidad especializada en la materia. La entidad financiera descontara por anticipado los intereses y comisiones correspondientes.

Ejercicio: Se tiene una letra por un monto de S/ 100,000 con un vencimiento a 90 dias, el Banco cobrara un inters del 18% anual y una comisin de 4 por mil. Se solicita hallar lo siguiente:

a.b.a.-

El importe a descontar El importe neto a recibir Total descuento 100,000 X 0.045 + 100 x 4 = S/ 4,900

b.-

100,000 4,900 = 95,100

PRESTAMOS Consiste en la entrega de dinero por parte del Banco a su cliente con la condicin de que este sea devuelto al cabo de un tiempo inters pactados mas los

11

El prstamo puede ser destinado a usos diversos como capital de trabajo, compra de activo fijo, proyectos de inversin, etc.

El prstamo se pone a disposicin del cliente en cuenta corriente, la totalidad de la cantidad solicitada en un solo momento o en varios segn se estipule en el contrato.

La devolucin del prstamo se efecta mediante cuotas de amortizacin que incluye el capital mas los intereses. Este proceso puede plantearse segn los siguientes mtodos.

a.- Cuota de amortizacin de Capital Constante.Ejercicio: Se solicita un prstamo de 1000,000 para ser pagados en 6 cuotas semestrales a una tasa de inters del 16 % anual. Elaborar el cuadro de amortizacin basado en este primer mtodo.

Capital 1'000,000.00 883,333.33 666,666.66 499,999.99 333,333.32 166,666.66

Amort. Cap 166,666.67 166,666.67 166,666.67 166,666.67 166,666.66 166,666.66

Int 80,000.00 66,666.67 53,333.33 39,999.99 26,666.67 13,333.33

Total 246,666.67 233,333.34 220,000.00 206,666.66 193,333.33 179,999.99

b.- Cuota de amortizacin constante. La cuota constante corresponde a la totalidad de la liquidacin que se efecta peridicamente, es decir, la suma del capital mas los intereses.

Ejercicio: Se solicita un prstamo de 1000,000 para ser pagados en 6 cuotas semestrales a una tasa de inters del 16 % anual. Elaborar el cuadro de amortizacin basado en el mtodo de amortizacin constante.

12

Lo primero que tenemos que hacer es determinar el monto de la cuota constante mediante una formula. n Cuota Constante = C (1+i) X i n (1+i) -1

Luego se proceder a elaborar el cuadro de amortizacin propiamente dicho.

FUENTES DE FINANCIAMIENTO A LARGO PLAZO

Los recursos financieros a largo plazo son efectuados por un numero de aos mayores a los 5 y que son efectuados por diferentes operaciones financieras.

Veremos 2 casos tpicos que se dan en el mundo de los negocios.

1.- Incremento de capital.-

Se realiza a travs de la emisin de nuevas acciones con aportes reales de dinero y efectuados por los accionistas.

Para esta operacin deber realizarse la aprobacin por parte de la junta de accionistas segn las condiciones reguladas por los estatutos, teniendo derecho preferente los antiguos accionistas y luego procedindose a la colocacin de dichas acciones.

13

Ejercicio: Ampliacin de capital.-

Balance General (en nuevos soles)

Activo corriente Activo fijo

5000,000 15000,000

Pasivo corriente Capital Reservas

7760,000 12000,000 240,000

Totales

20000,000

20000,000

El capital de esta empresa esta constituido por 24,000 acciones de valor nominal 500 soles cada una y decide realizar una emisin de 8,000 nuevas acciones de igual valor nominal.

Calcular el valor del patrimonio de un accionista que tiene 3,000 acciones y decide participar en el incremento de capital.

Solucin: Previamente calcularemos el valor terico de cada accin antes y despus del incremento.

Capital Antes Despus 12000,000 16000,000

Reservas 240,000 2 40,000

Nro acciones 24,000 32,000

Valor de la accin 510.00 507.50

El numero de acciones que le corresponde al accionista antes del incremento de capital es como sigue:

3,000 24,000

12.5 % entonces 8,000 X 12.5 % = 1000 acciones

14

El patrimonio del accionista ser: Numero de acciones 3,000 + 1,000 = 4,000

Valor de cada accin despus del incremento de capital = S/ 507.50 Patrimonio del accionista despus del incremento de capital = S/ 2030,000

2.- Emisin de bonos.Consiste en la obtencin de recursos a travs de la emisin de ttulos valores, adquiridos por diversos individuos que ceden su capital.

Fundamentalmente la emisin de bonos constituye un instrumento de financiacin para empresas de considerable dimensin, con un ciclo de produccin continuado y rendimientos elevados, que necesitan encontrar importantes montos para poder realizar los proyectos de inversin previstos en un plazo de tiempo mas o menos largos.

Las empresas que procedan a la emisin de bonos estarn sujetas al rgimen de supervisin, inspeccin y sanciones que ejecuta la comisin nacional supervisora de empresas y valores. Para la emisin de bonos deber existir un acuerdo de la junta general de accionistas, comunicndose a la CONASEV solicitando su aprobacin y autorizacin.

La emisin de bonos deber inscribirse en los registro pblicos por medio de escritura publica previa a su suscripcin, donde debe incluirse informacin relacionada con el nombre de la empresa, su capital social, valoracin de sus bienes, el importe total de la emisin, el valor nominal de los bonos , sus intereses, vencimiento, primas y garantas.

La colocacin de los bonos se realizara a travs de la bolsa de valores de Lima y con la intervencin de brokers respectivos.

15

La amortizacin de los bonos persigue la extincin de la deuda contrada con al emisin y puede ser efectuada en las siguientes formas:

a.escritura. b.c.-

Amortizacin a su vencimiento segn las condiciones dela

Por compra anticipada de los bonos. por conversin de los bonos en acciones

Ejercicio: Una empresa XYZ decide realizar una emisin de bonos para lo cual se dan los siguientes datos.-

1.2.% anual. 3.vencidos.

Emisin de 10,000 bonos de valor nominal 2,000 soles cada uno La amortizacin de los bonos ser lineal en 5 aos a razn de 20

El tipo de inters anual ser del 10 % pagaderos por aos

Se solicita elaborar el cuadro de amortizacin

CUADRO DE AMORTIZACION

Ao 0 1 2 3 4 5

Amort. de bonos Cap. Pendiente 20'000,000 4'000,000 16'000,000 4'000,000 12'000,000 4'000,000 8'000,000 4'000,000 4'000,000 4'000,000 0

10% 2'000,000 1'600,000 1'200,000 800,000 400,000

16

Arrendamiento Financiero (Leasing)

Un mercado de crdito a largo plazo inaccesible generalmente a pequeas y medianas empresas y el acelerado progreso tecnolgico que hace obsoleta la maquinaria en cortos espacios de tiempo han estimulado el uso de esta forma de financiacin.

El arrendamiento financiero es un contrato de alquiler con caractersticas particulares y que consiste en la adquisicin de un activo mediante financiacin ajena, en una operacin donde intervienen tres agentes:

PROPIEDAD.IRRECOVOCABILIDAD.OPCION DE COMPRA. DURACIN.COSTO.RIESGO.-

Ejercicio.Financiamiento S/ 1000,000 Arrendamiento 48 meses Maquinaria para produccin Equipo Computo

Tarifa A B . 24 meses 0.048237 0.047708

Coeficientes 36 meses 0.035624 0.035056

48 meses 0.029312 0.028715

60 meses 0.025579 0.024952

17

EL ANLISIS FINANCIERO
Los estados financieros bsicos son el balance general y el estado de ganancias y perdidas. El balance general nos presenta la situacin financiera y econmica de una empresa a una fecha determinada y el estado de ganancias y perdidas nos presenta el resultado de la gestin a travs de la utilidad o perdida obtenida en un periodo de tiempo.

Las cifras contenidas en dichos estados financieros pueden ser relacionadas con la finalidad de obtener mayor informacin desde el punto de vista financiero y esto se puede realizar efectuando el anlisis financiero a travs de los ratios.

COMPAA XYZ Balance general Al 31 de Diciembre del 2003 En nuevos soles

Activo Bancos Clientes Existencias Activo Fijo Total

80 120 70 300 570

Pasivo Proveedores Deuda LP Capital Utilidad Neta Total

130 200 200 40 570

Para efectuar el anlisis financiero de la empresa seguiremos la siguiente metodologa:

1.-

Ratios de Liquidez.-

a.-

Ratio de Liquidez General.-

RLG = Activo Corriente Pasivo Corriente

270 130

2.08

18

b.-

Ratio de liquidez inmediata.-

RLI = Bancos + Clientes Pasivo Corriente

200 130

1.54

c.-

Ratio de liquidez de tesorera.-

RLT = Bancos Pasivo Corriente

80 130

0.61

2.-

Ratios de estructura del balance.Estos ratios relacionan importe del activo y del pasivo del balance con el objeto de analizar su estructura. Los mas usuales son:

a.-

Ratio de Estructura del Activo.-

Ratios del activo corriente = Activo corriente = 0.47 Activo Total

270

570

Ratios del activo Fijo =

Activo Fijo Activo Total

300 570

0.53

b.-

Ratios de estructura del pasivo.-

Ratio de endeudamiento = Recursos ajenos 0.58

330

Pasivo Total

570

19

Ratios Recursos propios =

Patrimonio Pasivo Total

240 570

0.42

c.-

Ratios de Anlisis econmicos.-

Consiste en el estudio de su actividad productiva y de sus mrgenes de rentabilidad.

Ratios de Actividad Operativa.-

Periodo de Cobro = Saldo medio anual de clientes Ventas anuales a crdito

X 365

Periodo de Pago = Saldo medio anual de Proveedores Compras anuales a crdito

X 365

Ratios de Rentabilidad.Rentabilidad econmica = Utilidad Neta Activo Total X 100

Rentabilidad Financiera = Utilidad Neta Patrimonio

X 100

20

LA DECISIN DE INVERSIN Quinta unidad

Dentro del concepto de inversin se han de incluir tanto las que corresponden a los Activos fijos, como las que corresponden al activo corriente. De hecho todo lo que esta en el activo de un Balance General es la inversin total que tiene la Empresa.

Toda inversin debe ser financiada, por lo tanto esta se ha de orientar hacia la obtencin De la mxima rentabilidad. Esto se conseguir manteniendo niveles mnimos de disponible, de clientes y de existencias.

Calculo del importe a invertir

En el caso de una inversin en activos fijos, el importe a invertir es la suma de todos los desembolsos que ocasionara su adquisicin. Para proyectos de inversin de infraestructura se elaborara las proyecciones de rentabilidad a mediano y largo plazo.

Para inversiones en activo corriente se calculara el saldo medio tomando la suma de los saldos de 12 meses consecutivos y dividiendo entre 12.

Mtodos de seleccin de inversiones

Los mtodos dinmicos tienen en cuenta el momento en que se producen los cobros y los pagos. Consecuentemente, un determinado cobro o pago tendr una distinta valoracin segn el momento en que se produzca.

21

Los mtodos dinmicos mas usados son :

a.- Mtodo del valor actual neto ( VAN ). b.- Metido de la tasa interna de retorno ( TIR ).

Introduccin al concepto de valor actual

El valor actual de una cantidad a cobrar o pagar en el futuro es la conversin a unidades Monetarias de hoy, las unidades monetarias de futuro. Para lo cual se ha tener en cuenta La tasa de actualizacin

Ejercicio: Se quiere cobrar S/ 1,200 dentro de un ao, la tasa de actualizacin anual es de 10 %, calcular el valor actual de dicho monto.

Valor Actual = Valor Futuro 1 + T. A.

= 1,200 1 + 0.10

1,200 1.10

1,090.91

Con el ejemplo anterior lo que se esta afirmando es que es lo mismo cobrar 1,200 soles al cabo de un ao que recibir 1,090.91 el da de hoy.

a.-

Valor Actual Neto (Van) El valor actual neto de una inversin es el valor actualizado de todos los cobros menos el valor actualizado de todos los pagos.

22

VAN = Valor Actual de todos los cobros

Valor actual de todos los pagos

Una inversin ser aconsejable si su VAN es positivo y no aconsejable si su VAN es negativo. Si el VAN es igual a 0 la inversin ser indiferente. Ejercicio:

Se efecta una inversin inicial de 5000,000 de soles esperando recuperar o cobrar 3000,000 al final del primer ao y 3000,000 al final del segundo ao. La tasa de actualizacin ser del 10 %.

VAN

3000,000 1+ 0.10

3000,000 (1+ 0.10) 2

_ 5000,000 =

+206,611.56

b.- Tasa Interna de retorno ( TIR).Es aquella tasa de actualizacin que hace que el valor actual neto de una inversin sea igual a 0.

VAN = Valor Actual de todos los cobros

Valor actual de todos los pagos

Segn este mtodo una inversin es aconsejable si su TIR es igual o mayor que el tipo de inters mnimo de mercado. La mejor alternativa, cuando sea de escoger entre varias, ser la que tenga un TIR mayor

23

Conclusiones sobre los mtodos VAN y TIR :

El valor actual neto VAN cuantifica la utilidad absoluta en unidades monetarias que va a producir la inversin. La tasa interna de retorno (TIR) nos informa del porcentaje de rentabilidad de la inversin.

EL COSTO DE CAPITAL
As como a una empresa le interesa conocer el rendimiento promedio que obtiene de sus activos, tambin le es importante conocer cual es el costo promedio de su pasivo o financiacin, denominado Costo de Capital.

El costo de capital da una idea de la rentabilidad mnima que ha de tener una inversin. As, si una empresa tiene un costo de capital del 11 %, deber conseguir como mnimo una rentabilidad de 11 % en sus inversiones. En caso contrario los gastos financieros absorbern el beneficio y posiblemente tendr perdidas.

Ejercicio: Una empresa tiene el siguiente pasivo y costos anuales, calcular el costo de capital.

Pasivo Acreedores Prestamo CP Prestamo LP Capital Reservas Utilidad TOTAL

Importe 3'000,000 5'000,000 10'000,000 11'000,000 5'000,000 4'000,000 38'000,000

Costo Anual 16% 18% 20% 5% 5%

Tanto X 1 0.08 0.13 0.27 0.29 0.13 0.1 100

Costo de Capital 1.28 2.34 5.4 1.45 0.65 11.12

24

Por lo tanto podemos decir que el costo promedio anual de la financiacin es 11.12 %. O tambin llamado costo de capital. Este porcentaje debe ser menor al ratio de rentabilidad econmica.

FLUJO DE CAJA.Es una herramienta de control financiero que debe ser elaborada por toda empresa con la finalidad de tener un manejo adecuado y tcnico de la tesorera.

En el se tomara en cuenta todas las operaciones que impliquen ingreso y salida de efectivo en la empresa, as como los saldos finales que se obtendrn para cada fin de mes.

Para su elaboracin se debe tener en cuenta lo siguiente: 1.Seleccionar el periodo de tiempo a presupuestarse, normalmente se prepara para un ao subdividido en 12 meses. 2.financieras. 3.Estado de ganancias y perdidas presupuestado por el mismo periodo de tiempo. 4.Las condiciones comerciales de cobros y pagos por las operaciones de ventas y compras respectivamente. 5.Importes y vencimientos de las distintas operaciones de inversin y financieras. 6.Saldo inicial del presupuesto. Considerar todas las operaciones de explotacin, inversin y

25

Ejercicio de Presupuesto de Caja P y G (Previsional)

CONCEPTO Ventas CostoVentas Util. Bruta Personal Suministros Otros Alquiler Publicidad epreciacion Utilidad Neta

ABRIL 30,000 12,000 18,000 9,000 1,500 500 1,000 500 2,000 3,500

MAYO 35,000 14,000 21,000 10,500 1,750 750 1,000 500 2,000 4,500

JUNIO 40,000 16,000 24,000 12,000 2,000 1,000 1,000 500 2,000 5,500

Datos:

o Las ventas son 60 % al contado y 40 % crdito a 30 dias. Las ventas de Marzo sern 28,000. o Las compras de materias primas son pagados 25 % en efectivo y 75 % .

26

60% 40%

Conceptos Ingresos Ventas Contado Credito 30 dias Total

Abril

Mayo

Junio

18,000 11,200 29,200

21,000 12,000 33,000

24,000 14,000 38,000

25% 75%

Gastos Costo de ventas Contado Credito 30 dias Personal Suministros Alquiler Otros Total Neto Mes Saldo Inicial Saldo Final

3,000 8,250 9,000 1,500 1,000 500 23,500 5,950 4,200 10,150

3,500 9,000 10,500 1,750 1,000 750 26,500 6,500 10,150 16,650

4,000 10,500 12,000 2,000 1,000 1,000 30,500 7,500 16,650 24,150

A crdito a 30 das. Las compras de Marzo seran 11,000. o Los gastos de personal, suministros, otros y alquiler sern pagados 100 % en efectivo. o El alquiler se paga cada 3 meses y por adelantado. o La publicidad se pagara en Enero por un monto 6,000 para todo el ao. o El saldo inicial de caja del mes de Abril ser de 4,200

Se solicita preparar el presupuesto de caja del segundo trimestre del ao 2004.

Presupuesto de Caja

27

EL CONTROL INTERNO Sexta Unidad.El control es un proceso necesario en todo el mbito de la actividad humana, dentro de una organizacin y en la sociedad en general, en muchos aspectos sus conceptos y principios son usados en ambas vertientes.

El control como actividad organizacional existe en todos los niveles de una empresa y es aplicable a todos los individuos que la integran.

Este proceso se inicia con la planeacin y el establecimiento de los objetivos, obviamente no habr funcin de control si no se cuenta con objetivos, si no se sabe donde ir difcilmente se sabr que medidas y acciones habrn de adoptarse.

Concepto de Control Interno.El control interno comprende el plan d organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su informacin financiera, y propiciar la adherencia del personal a la polticas dictadas por la administracin.

Tipos de Control Interno:

En general existen tres diferentes tipos de control interno que pueden variar como consecuencia de la naturaleza y alcance de los objetivos de cada empresa.

28

1.2.3.-

Control Interno Previo.Control Interno Recurrente.Control Interno Posterior.-

Diseo e implementacin del control interno

1.Diseo.Consiste en la seleccin de ciertos aspectos operativos a ser controlados y a la seleccin de las medidas de control que tengan que ser desarrolladas. 2.Implementacin.Consiste en la instalacin del sistema del control interno y la subsiguiente administracin. En este punto el enfoque ser directamente a la ejecucin actual y del personal involucrado.

El problema de rechazo humano al control interno

El origen bsico de los problemas radica en el hecho de que los individuos instintivamente buscan independencia y libertad de accin, consecuentemente ven al control con aversin y hostilidad.

El grado de tolerancia a los controles depende

a la inteligencia

experiencia, cultura, estabilidad emocional, etc, de las personas. Se puede mencionar tambin que hay una tendencia normal a molestarse por los controles y obviamente a resistirse a ellos. Mucho de esto depender de la forma como sean desarrollados, presentados y administrados. Entonces surge la pregunta cmo hacer frente a las barreras humanas para lograr un control efectivo? Se sugieren los siguientes pasos a seguir:

29

1.-

Incrementar la imagen de la empresa en su conjunto.-

2.-

Proporcionando argumentos convincentes.-

3.-

Forma de presentacin.-

4.-

Legitimidad e su origen.-

5.-

Forma de administracin.-

LA FUNCION DEL AUDITOR INTERNO EN EL CONTROL

1.El auditor interno esta comprometido con sus servicios a la empresa y a los directivos de la misma.

2.-

El auditor interno esta capacitado para proveer asistencia en materia de control interno al concejo de administracin.

3.-

El auditor interno cuenta con la ventaja de evaluar los diferentes problemas a travs de los registros financieros bsicos.

4.-

Su especial capacidad en el area de control le permite tener acceso a las diferentes actividades operacionales de la empresa.

LOS FRAUDES Y EL AUDITOR INTERNO

La posibilidad de fraude siempre esta presente en una empresa por consiguiente, es un aspecto que permanentemente deber tener presente la administracin para su solucin. Un fraude requiere ser detectado y dentro de lo posible, debe ser prevenido.

30

En tal sentido fraude significa accin o acto ilegal realizado por las personas para usurpar derechos o eludir obligaciones. El reto incluye a las partes interesadas para que estas comprendan la necesidad de establecer controles razonables para prevenir fraudes.

Sin embargo un buen auditor interno siempre estar conciente de que su real y verdadera responsabilidad incluye en ayudar en la prevencin y deteccin de fraudes.

INDICADORES DE FRAUDE
Los auditores internos son asignados ante la sospecha de un fraude, y ellos debern aplicar toda su experiencia y profesionalismo para detectar algn tipo de fraude. Algunos indicadores de fraude son los siguientes:

1.- Indicadores de fraude en la empresa.

a.- Insuficiencia de capital de trabajo.

b.- Exceso en gastos por honorarios personales.-

c.- Faltantes de inventarios.-

d.- Dificultades en las cobranzas.-

e.- Exceso de cuentas bancarias.-

f.- Informes extemporneos.-

31

2.- Indicadores de fraude por el personal.-

No existe un perfil especifico de un delincuente de oficina que pueda ser identificado por un auditor interno, sin embargo existen ciertos indicadores sobre el comportamiento que pueden ser de gran utilidad como los siguientes:

a.- Endeudamiento personal.b.- Caro nivel de vida.c.- Afectos a los juegos de azar.d.- Uso excesivo de alcohol o drogas.e.- Constantes viajes de fines de semana.-

Todos los indicativos anteriores referidos al personal deben ser manejados y tratados con el debido cuidado y diligencia profesional, para cuidar la reputacin de las personas.

Procedimientos para el manejo de fraudes

Tan pronto exista la sospecha de un fraude debe ser informado de inmediato a los gerentes del area respectiva e involucrada en dicho fraude. Se debe preparar un reporte preliminar.

Debe ser informado el jefe inmediato del empleado sospechoso de la comisin del fraude, quien a su vez deber ser relevado de su cargo o funciones, para que ayude en la investigacin o pueda manipular documentacin a su conveniencia.

El auditor interno deber determinar los tipos de registros y la documentacin de soporte para ser revisada, es necesario

32

considerar

tambin

las

entrevistas

declaraciones

con

representantes de la ley.

Con base en los hechos de investigacin se despedir al empleado deshonesto y si fuera necesario se iniciaran las acciones penales correspondientes de acuerdo alas indicaciones de la gerencia general.

Se deber redactar un informe final de la investigacin donde se presentara la evidencia obtenida y las conclusiones a las que se llego, deber incluir una descripcin del proceso que se sigui para cometer el fraude, informando los momentos y fechas de cada partida apropiada ilcitamente para poder reclamar

posteriormente a la compaa de seguros.

Generalmente, un informe escrito debe incluir lo siguiente:

1.2.3.4.importe

Origen del hallazgo (auditoria regular, delato o confesin) Que se descubri (robo, disposicin de fondos) Quien fue el defraudador Cuanto (confirmado por auditoria, sospecha del monto total,

reconocido y / o admitido). 5.falsificacin) 6.7.Alcance del robo (donde inicio) Efecto en los estados financieros (como se deber reportar la perdida o su estimacin) Como se encubri (traslape de documentacin,

8.-

Mtodo

de

prevencin

(deficiencia

de

control,

recomendaciones a futuro)

33

9.-

Persecucin restitucin).

(desestimiento,

pendiente,

sentencia,

EL CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA HOTELERA

Control de Tesorera.

El control interno en el area de caja exige que cada fondo fijo este bajo la custodia de una sola persona, que los desembolsos, sean efectuados despus de la aprobacin debida y que los fondos estn

salvaguardados. Para tal efecto mencionamos lneas abajo un modelo de cuestionario de control interno para fondos de caja.

34

Cuestionario de Control interno (fondos de caja)

Compaa ______________ Periodo Cubierto ________ 1. Se utiliza el sistema de fondo fijo? 2. La responsabilidad de cada fondo esta radicada en un sola persona? 3. Existen comprobantes de fondo de caja? a. estan numerados previamente? b.Son requeridas par cada salida de efectivo? c. Firmadas por la persona que recibio el efectivo? d. Llenadas con nuemros y letras la cantidad? e. Aprobadas por funcionarios responsables? f. Adecuadamente canceladas 4.- El encargado de fondo fijo trabaja en el area de caja? 5. El encargado de fondo tiene acceso a los registros contables? 6. Los cheque de reembolso se hacen a la orden del encargado de fondo? 7. Los adelantos al personal estan debidamente aprobados? 8. Los cheques pagados con dinero del fondo se depositan inmediatamente? 9. Existen cheques posdatados? 10. Cundo se reembolsa el fondo se practica la auditoria interna? 11. Se realizan examenes sorpresivos ? 12. Es razonable la cantidad del fondo? Si No No aplicable Observaciones

Preparado

por

________________

Revisado

Por__________________________

35

Fecha_______________________ Fecha________________________________

Arqueo de caja chica al 31/12/03

Billetes

Numero 22 13 137 42 70 125 240

Denom tiom 10 5 1 0.5 0.25 0.1 0.05

Extension 220 65 137 21 17.5 12.5 12

Total

422

Moneda fraccionaria

Total del efectivo Cheques: Fecha 28/12/2003 30/12/2003 30/12/2003 Total de Cheques Facturas pagadas Numero: Fecha 915 20/12/03 916 22/12/03 917 28/12/03 918 30/12/03 Total de facturas Total del fondo Girador W. Alden James Bly Joe Cordon Banco Silverton First Provident Importe 50 75 100

63 485

225

Pagado a Plaza Hotel Nat W Stacioners Store

distribucion Operaciones Mantenimiento Utiles Utiles

Importe 81 25 58 126 290 1,000

36

ARQUEO DE CAJA
El arqueo de caja general o caja chica debe ser efectuado en forma sorpresiva y en simultaneo si hubieran mas fondos de caja en otros lugares de la empresa. El arqueo de caja deber consistir en el recuento de todo el efectivo bajo custodia, documentos valorados y otros tipos de valores como cheques o letras de cambio.

Durante el arqueo de caja deber estar siempre presente el custodio de dicho fondo y no podr retirarse por ningn motivo hasta que culmine el arqueo y se halla confeccionado la hoja de arqueo respectiva segn

modelo presentado.

CONTROL DE CREDITOS
El control interno aplicable a las cuentas por cobrar de una empresa estn contenidos en el programa de auditoria que se menciona mas adelante

PROGRAMA DE AUDITORIA CUENTAS POR COBRAR

1.-

Objetivos a.b.c.Validez y exactitud del importe Cobrabilidad Valuacin adecuada para la presentacin en los estados

financieros

37

2.-

Estudio y evaluacin del control interno de cuentas por cobrar. El control interno adecuado para las cuentas por cobrar establece: a.b.c.Las ventas deben estar separadas de su contabilizacin La contabilizacin debe separarse del ingreso del efectivo Las devoluciones, rebajas, descuentos y el descargo de lo incobrable deben estar debidamente aprobadas y separadas de las funciones del ingreso del efectivo.

3.-

Cuestionario de control interno

4.-

Cedula de anlisis de las cuentas por cobrar

5.-

Procedimiento de auditoria a.b.c.d.Cedula de antigedad de saldos. Confirmacin de las cuentas por cobrar Revisin de documentacin de soporte Pagos posteriores a la fecha de revisin

6.-

Conclusiones y recomendaciones

38

Cuestionario de control interno (Cuentas por cobrar)

39

Compaa______________ Periodo Cubierto_________ 1. Se balancean con regularidad las cuentas de control y los mayores auxiliares? 2. Se analizan periodicamente las cuentas por cobrar? 3. Las cuentas morosas son revisadas por un funcionario adecuado? 4. Las cancelaciones de las cuentas incobrables estan debidamente aprobadas? 5 Despues de la cancelacion se ejerce control adecuado para el caso de un cobro futuro? 6. Es adecuada la estimacion para las cuentas incobrables? 7. Se lleva el control de todos los numeros? 8 Los ajustes de creditos estan aprobados por el funcionario competenete? 9 Los estados de los clientes estan preparados o verificados por una persona que no tenga acceso a los registros de ingresos de caja o a los creditos de las cuentas por cobrar? 10. Los estados son enviados por correo por el departamento de cuentas por cobrar? 11. Estan controlados los estados para impedir su intercepcion antes de ser enviados por correo? 12. Confirma el cliente los saldos de las cuentas por cobrar? 13Las diferencias reportadas por los clientes estan manejadas por una persona distinta al cajero o al departamento de cuentas por cobrar? 14. Esta separado el departamento de credito de los registros de contabilidad de las cuentas por cobrar? 15. Los descuentos no comunes y las rebajas, estan aprobadas por la persona competente? 16 Las obligaciones del personal de cuentas por cobrar estan separadas de las funciones de ingresos y egresos de cja? 17 Todos los envios estan representados por facturas? 18 La division de cobros en efectivo opera como una comprobacion del trabajo del departamento de cuentas por cobrar? 19 al ser aprobadas las condiciones de credito tiene la division de credito alguna relacion con: a.- El departamento de Ventas b.-El departamento de cuentas por cobrar? 20se cumplen las condiciones de limite de credito a los clientes? 21 Las consignaciones de salida se manejan como cuentas por cobrar? 22 Si las cuentas por cobrar estan pignoradas como garantia de un prestamo es adecuado el tratamiento contable?

No

Si

No aplicable Observaciones

Preparado por__________________

Revisado por _____________

40

Fecha________________________

Fecha___________________

BIBLIOGRAFIA

Oriol Amat, Salas. Contabilidad y finanzas para no financieros. Espaa Ediciones. Deusto. 2001. Pp. 187

FELLOWS Derrick, . Tcnicas financieras para ejecutivos no financieros. Espaa. Ediciones Folio. 1995. pp. 226

FERNNDEZ E. Jos & NAVARRO V. Ignacio. Como interpretar un Balance. Espaa. Ediciones. Deusto. 2001. pp. 174

BESLEY

Scott

&

BRIGHAM

Eugene.

Fundamentos

de

administracin financiera. Mxico. Ediciones Mc. Graw Hill. 12. Edicin . pp. 919.

PALOMO, Figuerola, Manuel. Elementos para el estudio de la economa de la empresa turstica. Espaa. Edic. Sntesis. 1 reimpresin. 1991. pp.-367

ACERENZA, Miguel. Administracin del turismo Volumen 2. Mxico. Edic Trillas. Segunda reimpresin. 1992. 243 pp.

GRAY Williams & LIGOURI Salvatore. Hoteles y moteles. Administracin y funcionamiento. Mxico 1 edic. 399 pp.

41