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Utilizando Frmulas no MS-Excel

1. ENTENDENDO CLULAS O ambiente de trabalho do MS-Excel consiste num arranjo matricial de clulas de contedo dispostas e referenciadas em colunas e linhas. Considerando este aspecto, cada clula de contedo do MS-Excel tem a coluna como nome e a linha como sobrenome. Assim, a clula relativa a coluna D e linha 5 recebe o nome de D5. As clulas podem conter nmeros, textos e frmulas. Cada clula suporta um contedo de at 32000 caracteres. Para inserir nmeros ou textos nas clulas, basta digit-los diretamente em uma clula que estiver selecionada. Para inserir frmulas, que produziro automaticamente clculos e outros tratamentos de dados, deve-se SEMPRE digitar por primeiro o sinal de =. 2. ENTENDENDO FRMULAS Uma frmula constitu-se de argumentos e operadores. Entende-se como argumentos referncias a clulas, constantes numricas ou constantes de texto. Os operadores numa frmula so representados por sinais de operaes matemticas ou de texto ou por funes pr-definidas do Excel. Quando se utiliza referncia a clula num frmula estamos dizendo ao Excel para tomar o seu contedo para submet-lo aos operadores. Quando utilizamos constantes numricas ou de texto, explicitamente informamos o argumento a ser submetido aos operadores. Esta tcnica pouco utilizada pois, se for necessrio modificar um valor constante, deve-se editar a(s) frmula(s) para atualiz-la(s). Ideal a utilizao de referncias a clulas, pois bastar alterar o contedo da clula referenciada para atualizar o resultado da frmula. Por padro, no Excel todas as frmulas so constantemente atualizadas de acordo com as modificao realizadas no contedo de clulas que foram referenciadas. Considerando a seguinte planilha, vamos a alguns exemplos sobre frmulas: A B C D E =C1*10 1 15 2 =A3& Machado 3 Clio Ex: =C1*10 Nesta frmula, o contedo da clula C1 ser multiplicado pelo valor constante 10 produzindo um resultado de 150. Ex: =A3& Machado Nesta frmula, o contedo da clula A3 concatenado ao valor constante Machado, tendo como resultado a expresso Clio Machado Nota: valores constantes que representam texto ou contedo alfanumrico devero sempre estar descritos na frmula entre aspas duplas . 3. ENTENDENDO REFERNCIAS A CLULAS Na construo de frmulas sempre devemos utilizar referncias as clulas que podem ser relativas, absolutas ou mistas. Referncias relativas - em geral utiliza-se referncias relativas que so diretamente o nome da clula. Ex: A3. Quando a frmula constituda de referencias relativas, se ela for copiada e colada em outra clula da planilha, o MS-Excel ajusta automaticamente as referncias de coluna e linha de acordo com a nova posio da frmula na planilha A B C D E 1 2 =A3+B3 3 10 15 4 =B5+C5 5 12 10 Considerando na planilha acima que a frmula =A3+B3 foi copiada da clula D1 para clula E3, o MS-Excel realizou automaticamente o ajuste das referencias para =B5+C5 tendo em conta que a frmula foi copiada uma coluna a esquerda e duas linhas abaixo.
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Referncias absolutas muitas vezes melhor prtica definir uma constante de clculo em uma clula do que na prpria frmula, o que facilita o reclculo sem ter a necessidade de modificar as frmulas. Para isto usam-se as referncias absolutas onde, mesmo que se copie a frmula para outra regio da planilha, no ser feito o ajuste de referncia a clulas. Para determinar uma referncia absoluta deve-se utilizar o sinal $ (cifro) em frente ao nome da coluna ou da linha que se quer fixa. A B C D E 1 2 =$A$3+B3 3 10 15 4 =$A$3+C5 5 12 10 Considerando na planilha acima que a frmula =$A$3+B3 foi copiada da clula D1 para clula E3, o MS-Excel manteve a referncia clula A3, pois estava marcada como referncia absoluta ($A$3), ajustando somente a referncia B3 para C5 por conta de a frmula ter sido copiada uma coluna a esquerda e duas linhas abaixo. Referncias mistas possvel que ao invs de uma constante, tenhamos necessidade de um grupo de constantes situadas em um linha ou coluna. Para isto usamos referncias mistas, onde podem ser fixadas ou coluna ou linha nas operaes de copiar e colar frmulas. Neste caso coloca-se o sinal $ (cifro) em frente ao nome da coluna ou em frente ao nmero da linha, de acordo com o que se quer fixar. A B C D E 1 2 =$A3+B3 3 10 15 4 =$A5+C5 5 12 10 Considerando na planilha acima que a frmula =$A3+B3 foi copiada da clula D1 para clula E3, o MS-Excel manteve a referncia coluna A, pois estava marcada como referncia absoluta ($A), ajustando o nmero da linha para 5, em razo da frmula ter sido copiada duas linhas abaixo. Quanto a referncia B3, que relativa, foi ajustada para C5 por conta de a frmula ter sido copiada uma coluna a esquerda e duas linhas abaixo. 4. ENTENDENDO INTERVALOS Certas funes do MS-Excel podem manipular intervalos inteiros de clulas ao invs de clulas individualmente. o caso da funo SOMA que veremos logo adiante. Na especificao destes intervalos na frmula podemos utilizar as seguintes notaes: (A1:B5) orienta a funo para considerar em sua execuo o contedo das clulas A1 AT B5, ou seja, sero tratados os contedos das clulas A1, A2, A3, A4, A5, B1, B2, B3, B4 e B5. Para usar esta notao deve-se utilizar o sinal : (dois pontos) entre a clula inicial e a final do intervalo. (A1;B5) orienta a funo para considerar em sua execuo o contedo das clulas A1 E B5, ou seja, sero tratados os contedos das clulas A1 e B5. Para usar esta notao deve-se utilizar o sinal ; (ponto e vrgula) entre a clula inicial e a final do intervalo. (A1:A3;B3:B5;C1) podem ser combinadas as duas notaes anteriores para definir intervalos. Neste exemplo sero consideradas na execuo da funo as clulas A1 AT A3 (ou seja A1, A2 e A3), as clulas B3 AT B5 (ou seja B3, B4 e B5) E a clula C1.

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5. OPERADORES MATEMTICOS E TESTES DE CONDIO Nos quadros abaixo so relacionas os sinas de operadores simples utilizados em frmula para executar clculos aritmticos, concatenao de texto e sinais especiais para comparao entre valores, principalmente utilizados em funes especficas do Excel para testes lgicos. SINAIS DE OPERAES SINAL FUNO + SOMA SUBTRAO * MULTIPLICAO / DIVISO % PORCENTAGEM = IGUALDADE & CONCATENAR TEXTO SINAIS PARA CONDIO SINAL FUNO > MAIOR QUE < MENOR QUE <> DIFERENTE QUE >= MAIOR E IGUAL A <= MENOR E IGUAL A = IGUAL A

6. FUNES DO EXCEL A seguir so relacionadas as principais funes de uso geral do Excel que auxiliam na construo das frmulas, podendo ser combinadas entre si, combinadas com expresses matemticas, de texto ou lgicas, ou mesmo incorporadas como argumentos internos de outras funes. As funes do Excel so utilizadas nas frmulas informando seu nome e entre parntesis colocados argumentos e separadores:

NOME_DA_FUNO(ARG1;ARG2;ARG3;)
6.1. SOMA

Ex: =SOMA(A1:A8) . A frmula ir somar todos os valores que se encontram desde a clula A1 at clula A8. Os dois pontos indicam at, ou seja, some de A1 at A8. Veja o outro exemplo: A B C D E =SOMA(A1:D1) 1 10 25 15 10 2 3 Neste exemplo estamos somando todos os valores do endereo A1 at o endereo D1. A frmula seria digitada como no exemplo, e ao teclar enter o valor apareceria. No caso a resposta seria 60. Outra maneira de voc somar utilizando o Boto da Autosoma. Observer o seguinte procedimento: 1. Selecionar os valores que desejar somar. 2. Clique no Boto Autosoma e ele mostrar o resultado. Agora se voc deseja somar todos os valores dispostos nesta planilha a frmula dever ser digitada. A 10 15 14 TOTAL B 25 20 25 C 15 25 25 D 10 15 25 E

1 2 3 4 5

=SOMA(A1:D3)

Para fazer isto, s basta que voc digite o endereo inicial (em destaque) e o endereo final (em destaque), o que chamamos de Somar Matrizes.

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Se desejar somar nmeros dispostos de maneira alternada, ou seja, em endereos diferentes poder ser descrita a frmula conforme a seguir: A GUA 150 B LUZ 35 C GUA 75 D LUZ 55 E

1 2 3 4 5 6

TOTAL DA GUA TOTAL DA LUZ

=A2+C2 =B2+D2

Para os valores de gua, digite na frmula o endereo de cada valor, ou seja, o endereo do primeiro valor + o endereo do 2 valor e assim sucessivamente.

6.2. SUBTRAO No exemplo abaixo quer se saber qual o saldo lquido do Jos. Basta digitar na frmula o endereo dos devidos valores (inicial e final) usando o sinal de subtrao (-), como no exemplo abaixo. A FUNC Jos B SLBRUTO 800 C DESCT. 175 E SL LIQUIDO =B2-C2

1 2 3

6.3.

MULTIPLICAO

No exemplo abaixo quer se saber qual o valor total do produto Feijo. Basta digitar na frmula o endereo do valor e da quantidade usando o sinal de multiplicao (*), como no exemplo abaixo. A PRODUTO Feijo B VALOR 1,50 C QUANT. 50 E TOTAL =B2*C2

1 2 3

6.4.

DIVISO

No exemplo abaixo quer se saber qual o valor a repartir entre cotistas de um rendimento. Basta digitar na frmula o endereo do valor da renda e do nmero de cotistas usando o sinal de diviso (/), como no exemplo abaixo. A RENDA 25000 B MEMBROS 15 C VALOR =A2/B2

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6.5. PORCENTAGEM O clculo se realiza da mesma maneira como numa mquina de calcular, a diferena que voc adicionar endereos na frmula. Veja o exemplo. Um cliente de sua loja, fez uma compra no valor de R$ 1.500,00 e voc deseja dar a ele um desconto de 5% em cima do valor da compra. Veja como ficaria a formula no campo Desct. A B C E DESCT. VL A PAGAR 1 CLIENTE TCOMPRA 2 Mrcio 1500 =B2*5/100 =B2-C2 ou se preferir assim tambm:=B2*5% 3 Onde: B2 se refere ao endereo do valor da compra * - sinal de multiplicao 5/100 o valor do desconto dividido por 100 Ou seja, voc est multiplicando o endereo do valor da compra por 5 e dividindo por 100, gerando assim o valor do desconto. Se preferir pode fazer o seguinte exemplo: Onde: B2 endereo do valor da compra * - sinal de multiplicao 5% - o valor da porcentagem. Depois para o saber o Valor a Pagar, basta subtrair o Valor da Compra o Valor do Desconto, como mostra no exemplo. 6.6. MXIMO

Mostra o valor mximo de uma faixa de clulas. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual a maior idade de crianas em uma tabela de dados. Veja a frmula no exemplo abaixo: A IDADE 15 16 25 30 MAIOR IDADE: B C

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=MXIMO(A2:A5)

Onde: (A2:A5) refere-se ao endereo dos valores onde voc deseja ver qual o maior valor. No caso a resposta seria 30. Faa como mostra o exemplo trocando apenas o endereo das clulas. 6.7. MNIMO

Mostra o valor mnimo de uma faixa de clulas. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual o peso idade de crianas em uma tabela de dados. Veja a frmula no exemplo abaixo: A PESO 15 16 25 30 MENOR IDADE: B C

1 2 3 4 5 6 7

=MNIMO(A2:A5)

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6.8.

MDIA

Calcula a mdia de uma faixa de valores. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual a mdia de idade numa tabela de dados abaixo: A IDADE 15 16 25 30 MDIA IDADE DATA B C

1 2 3 4 5 6 6.9.

=MDIA(A2:A5)

Esta frmula insere a data automtica em uma planilha. Veja o exemplo A Data B =HOJE() C

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Esta frmula digitada precisamente como esta. Voc s precisa colocar o cursor no local onde deseja que fique a data e digitar =HOJE() e ela colocar automaticamente a data do sistema. 6.10. CONDIO SE

Suponhamos que desejasse criar um Controle de Notas de Aluno, onde ao se calcular a mdia, ele automaticamente especificasse se o aluno fora aprovado ou no. Ento Veja o exemplo abaixo. Primeiramente, voc precisa entender o que desejar fazer. Por exemplo: quero que no campo situao ele escreva Aprovado somente se o aluno tirar uma nota Maior ou igual a 7 na mdia, caso contrrio ele dever escrever Reprovado, j que o aluno no atingiu a condio para passar. Veja como voc deve escrever a frmula utilizando a funo do SE> A 1 ALUNO 2 Mrcio 3 B MDIA 7 C SITUAO =SE(B2>=7;Aprovado;Reprovado)

Onde: B2 refere-se ao endereo da mdia do aluno. Sendo ela que determinar se o aluno passar ou no. >=7 refere-se a condio para o aluno passar, ou seja, para est Aprovado ele deve atingir uma mdia maior ou igual a 7. ; - quer dizer ento faa Aprovado- refere-se a resposta verdadeiro, ou seja, se a condio for verdadeira(a nota for maior ou igual a7) ento ele escrever aprovado. Por isso voc deve colocar entre aspas, j que se refere a Texto. ; este outro ponto e vrgula subentende-se seno faa, ou seja, caso contrrio, far outra coisa. Em outras quer dizer se no for verdadeiro ento faa isso... Reprovado refere-se a resposta falso, ou seja, caso ele no tenha mdia maior ou igual a 7, ento escreva Reprovado.

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Siga esta sintaxe, substituindo somente, o endereo, a condio, as respostas para verdadeiro e para falso. No esquecendo que deve iniciar a frmula sempre com: =SE e escrever dentro dos parnteses. Veja agora mais um exemplo do SE com mais de uma condio. Agora, voc deseja escrever o aproveitamento do aluno quanto a mdia, colocando timo para uma mdia maior ou igual a 9, Bom para uma mdia maior ou igual a 8, Regular para uma mdia maior ou igual a 7 e Insuficiente para uma mdia menor que 7. Veja a frmula: A ALUNO Mrcio B MDIA 7 C SITUAO =SE(B2>=9;Otimo;se(b2>=8;Bom;se(b2>=7;Regu lar;Insuficiente)))

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Onde: B2 refere-se ao endereo da mdia >=9 refere-se a condio para timo Otimo - refere-se a resposta se caso for maior ou igual a 9 As demais tem o mesmo sentindo s mudam as condies e as respostas. Voc s precisar ir escrevendo um SE, dentro de outro Se aps o ponto e vrgula. Voc ir perceber que para parntese que voc abrir, ser de uma cor diferente e ao final voc dever fechar todos eles. Neste exemplo de agora, faremos um clculo utilizando a condio SE, ou seja, em vez de escrevermos algo para uma resposta verdadeira ou falsa, faremos um clculo. Veja o exemplo: Voc tem um certa planilha de pagamento e agora voc calcular o Imposto de Renda para os seus funcionrios. Mas, o clculo s ser efetuado para aqueles funcionrios que ganham mais de R$ 650,00, ou seja, se o salrio do funcionrio for maior que R$ 650,00, ento dever se multiplicado uma taxa de 5% em cima do Salrio Bruto, mas somente se ele ganhar mais de R$ 650,00, caso contrrio dever ficar 0 (zero). Veja a frmula. F G H SLBRT IRRF 10 FUNC =SE(G11>650;G11*5%;0) 11 Ivan Rocha 1.500,00 12 Onde: G11 refere-se ao endereo do Salrio Bruto >650 refere-se a condio para que seja feito o clculo G11*5% - refere-se a resposta se for verdadeira, ou seja, se no endereo G11 conter um valor maior que 650, ento ele multiplicar o Valor do Salrio Bruto(G11) por 5% (taxa do Imposto de Renda) 0(zero) refere-se a resposta se for falso, ou seja, caso no endereo G11 no tenha um valor maior que 650, ento no haver clculo, ele colocar 0(zero). Lembrete: Sempre coloque primeiro a resposta Verdadeira.

6.11.

CONDIO SE e E

Agora voc tem uma planilha onde tem a idade e altura de seus alunos. Haver uma competio e somente aqueles que tem Idade Maior que 15 e Altura maior ou igual que 1,70 participaram da competio. Neste caso voc utilizar a condio SE e a condio E. Porque? Respondo: simples, porque para o aluno participar ele dever possuir a idade maior que 15 e altura maior ou igual 1,70. As duas condies devem ser verdadeiras, caso uma seja falsa, ele no participar. Entendeu menino(a)!. Veja o exemplo:

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A ALUNO Mrcio

B IDADE 22

C ALTURA 1,72

D SITUAO =SE(E(B2>15;C2>=1,70);Competir;No Competir)

Joo 14 1,68 Onde: B2 refere-se ao endereo da idade >15 refere-se a condio, ou seja, se a idade for maior que 15 C2 refere-se ao endereo da altura >=1,70 refere-se a condio, ou seja, se a altura for maior ou igual a 1,70 Competir resposta se as duas condies forem verdadeiras. No Competir- resposta se caso as duas respostas no forem verdadeiras. Siga a sintaxe abaixo para os outros exemplos, substituindo apenas os endereos, as condies e as respostas, o resto deve ser seguido como est!

6.12.

CONDIO SE e OU

Neste exemplo basta que uma condio seja verdadeira para que o aluno participe da condio. Veja o exemplo: A ALUNO Mrcio Joo B IDADE 22 14 C ALTURA 1,72 1,68 D SITUAO =SE(OU(B2>15;C2>=1,70);Competir;No Competir)

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CONT.SE

Agora voc possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas mdias. E voc desejasse agora saber quantos alunos tiraram mdias maior e igual a 9. Veja o exemplo: A ALUNO Joo Maria Mrcio Dborah B MDIAS 7 10 6 8 =CONT.SE(B2:B5;>=9)

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Onde: (B2:B5) refere-se ao endereo das clulas onde voc desejar contar. ; utiliza-se como parte da sintaxe para separar >=9 refere-se a condio, ou seja, esta frmula s ir contar as clulas que contm valores maiores ou igual a 9. Siga a sintaxe, substituindo apenas os endereos e a condio para contar. Depois das aspas voc digita a condio. Pode ser tambm texto, independente de texto ou valor, deve-se colocar entre as aspas. Exemplo: =CONT.SE(C2:C5;APROVADO) Neste exemplo ele contar apenas as clulas que contm a palavra Aprovado.

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6.14.

CONTAR.VAZIO

Contar as clulas que esto vazias. Exemplo: Voc gostaria de saber quantos alunos esto sem a mdia A B ALUNO MDIAS Joo Maria 10 Mrcio Dborah 8 Marta 10 Andrea =CONTAR.VAZIO(B2:B7) Onde: =CONTAR.VAZIO o nome da frmula (B2:B7) refere-se ao endereo das clulas

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6.15.

SOMASE

Soma um intervalo de clulas mediante a condio estabelecida Exemplo: Voc gostaria de soma as faturas que foram pagas. Ento voc tem uma planilha onde na coluna A voc coloca o nome do cliente, na coluna B o valor da fatura e na coluna C, a situao se foi paga ou no. Voc gostaria de somar somente as faturas que estivessem pagas, assim voc saberia o quanto j recebeu. Logo a frmula seria a seguinte: A B C CLIENTE VALOR SITUAO Bemol 150 PG TV Lar 250 MS Casa 350 PG Otica Avenida 180 Marta 250 PG Andrea 190 PG =SOMASE(C2:C7;PG;B2:B7) Valor Recebido Onde: =SOMASE- o nome da frmula (C2:C7 refere-se ao endereo inicial e final de clulas onde voc digita a palavra PG, especificando se est paga ou no. PG o critrio para somar, ou seja, s somar se neste intervalo de clulas de C2 at C7, conter alguma palavra PG. O critrio dever sempre ser colocado entre aspas. B2:B7 refere-se ao intervalo de clulas onde ser somado, mediante a condio, ou seja, ele somar somente aqueles valores que na coluna C voc digitou PG.

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6.16.

PROCV

Procura um determinado valor numa Tabela Matriz. Suponhamos que voc tivesse uma planilha onde controla-se a entrada e a sada de clientes do seu hotel. Nela voc deseja colocar o Nome, Entrada, Saida, Classe e o Valor da Classe. Voc deseja que ao digitar o nome da Classe, automaticamente aparea o valor da Classe. Na verdade voc ter que criar 2(duas) planilhas: A 1 Primeira planilha chamaremos de Matriz Tabela, porque nela voc colocar o nome das Classe e o seu Valor A 2 Segunda planilha voc controlar a entrada e a sada do cliente. Veja o Exemplo: A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 CLASSE ALTA MDIA BAIXA PRESIDENTE COMUM Hspede JOAO KARLA MRCIO B C D TABELA DE CLASSES VALOR Esta a Tabela 55,00 Matriz 45,00 25,00 180,00 22,00 Tipo Classe ALTA BAIXA MDIA Valor-Diria =PROCV(B9;$A$2:$B$6;2)

Onde: =PROCV o nome da frmula (B9 refere-se ao endereo do valor procurado, ou seja, o tipo da classe que voc digitou $A$2:$B$6 refere-se ao endereo absoluto da Matriz Tabela, ou seja, o endereo da tabela onde contem os dados que voc procura, no caso, o valor das classes. O endereo da tabela matriz sempre deve ser absoluto, para que permanea para as demais clulas(ou seja os clientes) 2 refere-se ao nmero do ndice de coluna, ou seja, o nmero da coluna onde est os dados que voc deseja que aparea, no caso, o valor da classe. Observao: Os dados da Tabela Matriz devem est em ordem crescente. Para fazer isso, selecione os dados e clique no boto abaixo para ordenar os dados.

6.17.

SE VAZIO

Imagine agora que voc s deseja que aparea a resposta se caso, voc digita a classe, enquanto isso o campo classe dever ficar em branco. Neste caso voc juntar a frmula do SE com a do PROCV. Logo a frmula ficaria assim:

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A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 CLASSE ALTA MDIA BAIXA PRESIDENTE COMUM Hspede JOAO KARLA MRCIO

B C D TABELA DE CLASSES VALOR Esta a Tabela 55,00 Matriz 45,00 25,00 180,00 22,00 Tipo Classe ALTA BAIXA MDIA Valor-Diria =SE(B9=;;PROCV(B9;$A$2:$B$6;2))

=Se o nome da frmula B9=; ; - refere-se ao endereo da clula onde voc digita o nome da classe. Isto , se estiver vazio, ento deixe vazio. PROCV o nome da frmula (B9 refere-se ao endereo do valor procurado, ou seja, o tipo da classe que voc digitou $A$2:$B$6 refere-se ao endereo absoluto da Matriz Tabela, ou seja, o endereo da tabela onde contem os dados que voc procura, no caso, o valor das classes. O endereo da tabela matriz sempre deve ser absoluto, para que permanea para as demais clulas(ou seja os clientes) 2 refere-se ao nmero do ndice de coluna, ou seja, o nmero da coluna onde est os dados que voc deseja que aparea, no caso, o valor da classe.

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