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Manual de Tesoureiro de Grupo

Esta uma traduo do manual proposto no CAR 2002. Feita pelo DR para ser estudado e votado (moo 1). ATENO!! Material no aprovado!! No reproduzir. Para estudo apenas

Introduo
O Livreto do Tesoureiro existe para nos ajudar a usar responsavelmente o dinheiro de NA, em todos os nveis de servios. Ns entendemos que as comunidades locais ao redor do mundo enfrentam diferentes circunstncias ento, encorajamos a adaptarem essas diretrizes, usando senso comum, para atenderem as necessidades locais. Nosso 11 Conceito nos diz que Os recursos de NA devem ser usados para promover nosso propsito primordial, e devem ser administrados com responsabilidade.O 11 Conceito, extrado do Livreto Os Doze Conceitos para o Servio de NA nos diz um pouco mais: Os recursos de Narcticos Annimos devem ser sempre usados para promover nosso propsito primordial. Dinheiro usado para pagar as despesas decorrentes das reunies, para informar o pblico sobre NA, e para alcanar adictos que no podem freqentar reunies. usado para desenvolver, produzir, traduzir e distribuir nossa mensagem de forma escrita e juntar nossos membros em um comit de servios comprometido com a viso de expandir nossa mensagem ao redor do mundo para aqueles que precisarem. Tudo isso feito para apoiar o objetivo espiritual de NA, levar a mensagem para o adicto que ainda sofre.

Auto-sustento: Nossa responsabilidade Comum


No mundo de hoje, impossvel levar a mensagem de Narcticos Annimos sem a disponibilidade de recursos. Custa dinheiro imprimir e distribuir literatura, ter linhas de ajuda e outros servios que nos conectam aos recm chegados e aos quadros de servios. Nossa responsabilidade como servidores de confiana comea no momento em que o dinheiro suado de nossos membros depositado na cesta (sacola). nossa incumbncia fazer todo o possvel para que o dinheiro seja usado criteriosamente e com sabedoria, e isso inclui no s prover as necessidades individuais dos grupos, mas tambm as necessidades de servio de NA. Um Guia para os Servios Locais de Narcticos Annimos sugere doaes diretas de grupos e reas para todos os nveis de servio: Com o dinheiro que sobra aps cobrirem suas despesas, os grupos de Narcticos Annimos sustentam com dinheiro os servios de rea, regio e mundial. Comits de reas... so encorajados a fazer o mesmo com o excedente de seus recursos, repassando-os para outros nveis da estrutura de servio. Aqui vai um fluxograma de como o dinheiro pode fluir atravs de nossa estrutura de servios:

Membro de Membro de NA NA Grupo Grupo rea rea Regio

Mundial

Diretrizes para o Membro


Como membro de NA h duas coisas que voc pode fazer para assegurar que o dinheiro de seu grupo ser manuseado corretamente: 1. Voc pode pedir que o tesoureiro de seu grupo traga seus registros a todas as reunies de servio; 2. Voc pode pedir que seu grupo tenha reunies de servios pelo menos uma vez por ms. Diretrizes para o Tesoureiro de Grupo 1. Um Guia para os Servios Locais em Narcticos Annimos diz que tempo limpo deve ser considerado quando escolhemos servidores de grupo: H um par de coisas a serem consideradas quando procuramos servidores de grupo. Uma a maturidade na recuperao. Quando aqueles que so novos na recuperao so eleitos para encargos, eles podem se sentir privados de tempo e energia que precisam para sua recuperao incipiente. Membros de grupos com 1 ou 2 anos limpos esto provavelmente estabilizados em suas recuperaes pessoais. Eles esto tambm mais familiarizados com as Tradies, os Conceitos e os procedimentos do grupo. claro que padres de tempo limpo variam de uma comunidade de NA para outra. Como diz no Guia, importante estabelecer termos de servios e tempo limpo requeridos realistas, que funcione em sua comunidade. 2. uma boa idia ter duas pessoas para contar a 7 Tradio, no apenas o tesoureiro ou qualquer outro; 3. No pegue emprestado o dinheiro do grupo. Nossa experincia diz que tesoureiros ou outros que assim o fazem tendem a no voltar mais para a irmandade, e nem devolver os recursos; 4. No gaste o dinheiro do grupo sem antes perguntar ao grupo em reunies de servios; 5. Se for prtico, abra uma conta bancria para o grupo, e tenha mais de uma assinatura para a conta. Isso ir proteger o dinheiro de seu grupo e poder facilitar rastre-lo; 6. importante relembrar nossa 5 Tradio: Cada grupo tem apenas um nico propsito primordial levar a mensagem ao adicto que ainda sofre.Quando seu grupo tiver mais dinheiro do que precisa, assegure o repasse do dinheiro extra para os nveis de servio rea, regio e

mundial. Dinheiro extra, guardado no grupo no ajuda NA a levar a mensagem sua mensagem de recuperao; 7. Deve haver apenas uma pessoa manuseando o dinheiro em seu grupo, preferencialmente o tesoureiro; 8. muito importante que os tesoureiros passem seus relatrios aos tesoureiros seguintes. Assim poder ajudar o grupo a perceber no futuro o que se passou com o dinheiro no passado.

Procedimentos para a manuteno acurada de registros


Quando for prtico, cada grupo poder ter sua prpria conta. Grupos que escolham no ter sua conta podero fazer duas coisas para ajudar a monitorar seu dinheiro: 1. Fazer recibos toda vez que o dinheiro entrar ou sair da tesouraria do grupo e; 2. Usar ordem de pagamentos, no dinheiro, para pagar contas e fazer doaes para os comits de rea ou regio. Toda vez que um cheque emitido ou um depsito feito, um registro dever ser feito no formulrio de cheques do grupo. (O mesmo se aplica se o grupo usa cheques ou ordens de pagamento. Esses grupos podem simplesmente chamar o formulrio de registro de Dinheiro ao invs de formulrio de cheques.) Se isso no for feito, poder tomar muito tempo para acertar os registros financeiros do grupo e fazer com que coincidam com os extratos bancrios da conta do grupo. O que consta no registro de cheques e o extrato bancrio devem ser verificados a cada ms. Se for bom, um relatrio de fcil leitura ser mantido, assim, se tomar apenas alguns minutos de verificao a cada ms.

Preenchendo o Formulrio de registro de cheques do grupo


Dever ser repetido a cada ms o seguinte procedimento para preparar o registro: A. Saldo inicial (linha 1): este ser o incio do balano para o primeiro dia do ms. Coloque a data e v para a coluna saldo e coloque o valor inicial do saldo. O saldo final de um ms se torna o inicial do outro;

B. Procedimento para registrar cheques: Quando dando entrada no relatrio em um cheque, coloque a data do cheque na coluna data, o destinatrio e o propsito do cheque na coluna descrio e propsito, e o n do cheque e a quantia na coluna quantia. Subtraia a quantia do cheque do saldo anterior para se chegar ao saldo atual. C. Procedimentos para registrar depsitos: coloque a data do depsito na coluna data, descreva de onde veio o dinheiro na coluna descrio e propsito, coloque a quantia do depsito na coluna depsito. Some o valor do depsito ao saldo anterior e coloque o valor na coluna saldo.

Procedimento para reconciliar o Formulrio de registro de cheque do grupo com o extrato bancrio
Dever ser feito a cada ms. Quando o tesoureiro receber o extrato bancrio, dever reconciliar com o formulrio de registro (em outras palavras, fazer bater os registros do formulrio com o que aparece no extrato bancrio) o mais rpido possvel. Fazendo isso mensalmente, assegurar ao grupo que os registros esto corretos e quaisquer erros de matemtica sero encontrados. O anexo Formulrio de Reconciliao Bancria fornece instrues passo a passo.

Mantendo registros sem contas bancrias


Os grupos que escolherem no usar contas bancrias podero utilizar o mesmo sistema de registros e formulrios includos neste manual. Tais grupos devero usar ordens de pagamento ao invs de cheques para pagar contas e fazer doaes (repasses) para os nveis de servio de rea, regio e mundial.

Relatrio Financeiro do Grupo


O tesoureiro do grupo dever fazer um relatrio financeiro a cada ms. Esta responsabilidade muito freqentemente esquecida. Um relatrio escrito, baseado no Formulrio de RELATRIO Financeiro do Grupo, includo nestas diretrizes recomendado. As informaes contidas neste relatrio devero ser tiradas do Formulrio de registro de cheque.

Formulrio de reconciliao Bancria


A cad ms a checagem de saldo conforme demonstrada no Formulrio de Registro de Cheque dever ser reconciliada com o extrato bancrio. O seguinte formato poder ser usado: Reconciliao para o ms que se encerra em:......................................... A. Saldo do extrato bancrio ......................................... R$________________ (saldo final de extrato bancrio) B. Depsitos no compensados.......................................R$_______________ (Total de depsitos feitos que ainda no aparecem no extrato. Uma marca dever ser feita prxima a este depsito para ajudar a encontra-lo a cada ms). C. Some as respostas dos campos A e B acima.................R$_______________ D. Cheques a Compensar..................................................R$_______________ (Total de cheques emitidos que ainda no aparecem no extrato bancrio. Faa uma marca prxima ao registro como no item B acima). E. Saldo Final.....................................................................R$______________ ( Subtraia D de C acima. Este valor dever ser igual ao saldo de seu registro na data indicada acima). Se esses valores no conferirem exatamente, um dos seguintes erros podem ter ocorrido: 1. Um erro matemtico no Formulrio de Registro de Cheques; 2. Um erro de entrada (ou no entrada) de um cheque ou depsito no Formulrio de Registro de Cheques; 3. Um erro matemtico entre os passos A e E; 4. Entrada errada de saldo inicial no passo A.

Formulrio de registro de Cheques do Grupo


Nome do grupo:________________Data de cobertura dos registros:________ Data Descrio e Propsito Saldo Inicial: Cheque Quantia n Depsito Saldo

Registros do Tesoureiro do Grupo

Registro mensal de reunio para:____________________________________ Saldo do ms anterior: R$__________________________________________ Secretrio______________ Tesoureiro______________ RSG_____________ Fone__________________ Fone__________________ Fone_____________

Relatrio Semanal
Data________________________ Coordenador_________________ Saldo anterior R$_____________ Mais entrada Total R$_________ Sub total R$_________________ Menos total de despesas R$______ Igual saldo atual R$____________ Recm chegado_______________ Presenas___________________ Entrada 7___________________ Mais outra entradas R$ ________ Total de entradas R$___________ Aluguel R$__________________ Compra de Literatura R$_______ Refresco/caf R$_____________ Total de Despesas R$__________

Relatrio Mensal

Essas informaes devero ser includas no relatrio do RSG para a rea. Saldo inicial (saldo final do ms anterior) R$___________________________ Entradas: 7 Tradio R$___________________________________________________ Venda de Literatura R$____________________________________________ Outros R$______________________________________________________ Total de entradas R$______________________________________________ Despesas: Aluguel R$_____________________________________________________ Suprimentos R$_________________________________________________ Repasse para rea R$_____________________________________________ Repasse para Regio R$___________________________________________ Repasse para os Servios Mundiais R$_______________________________ Compra de Literatura R$__________________________________________ Outros R$ _____________________________________________________ Total de despesas R$ ____________________________________________ Saldo Final R$___________________________________________________