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Condiciones Contractuales Auditoras

Obligatorio

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Contrato de Auditora (Modelo)

Nombre del Auditor y/o Empresa de Auditora: ............................................................................................................................................................ Direccin: ........................................................................................................................................ Nombre de la organizacin responsable del proyecto: ............................................................................................................................................................. Direccin: ......................................................................................................................................... Ttulo del proyecto: ......................................................................................................................... No. del proyecto: ............................................................................................................................. Plazo del proyecto (desde - hasta): ...............................................................................................

Este contrato tiene como finalidad fijar las condiciones de trabajo, bajo las cuales el auditor labora para la organizacin contraparte, as como definir la responsabilidad, tanto del auditor, como de la Direccin del proyecto.

1. Bases de la Auditora El presente contrato exige tomar en cuenta los documentos y procedimientos siguientes: a) toda la documentacin vigente y relevante de PPM, en especial: Propuesta del proyecto aprobada Contrato de Cooperacin Convenio Administrativo Normas para la elaboracin de los informes Presupuesto y plan de financiamiento aprobados b) Normas internacionales de Auditora (International Standards on Auditing, ISA) c) Legislacin del pas

2. Responsabilidad de la Direccin de la organizacin La Direccin de la organizacin es responsable por un sistema contable correcto y apropiado, as como por la confeccin de los Estados Financieros consolidados de la organizacin, y las cuentas de ingresos y egresos del proyecto, en concordancia con las normativas de PPM sobre la presentacin de informes financieros. Las posiciones de los Estados Financieros consolidados deben ser desglosadas y debidamente explicadas (para mayores detalles vase 6). Adems, la Direccin de la organizacin es responsable de que el (la) auditor(a) reciba los Estados Financieros consolidados (incluyendo las notas a los Estados Financieros consolidados), la cuenta de ingresos y egresos del proyecto, toda la documentacin requerida con respecto a la rendicin de cuentas, as como otros registros (p. ej. informes de trabajo) e informaciones relevantes. Poco tiempo despus de finalizado el perodo contable, la organizacin pondr a disposicin del/de la auditor/a la documentacin referida. Las minutas de las sesiones de la Direccin y/o de otros gremios relevantes deben tambin incluirse.

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3. Responsabilidad del (de la) Auditor(a) El(la) auditor(a) confirma (I) los Estados Financieros consolidados y (II) la comprobacin sobre la utilizacin de los fondos vinculados a fines especficos recibidos de PPM, a travs de: (I) a) el balance general de la organizacin contraparte b) el estado de resultados de la organizacin contraparte, y c) las notas a los estados financieros de la organizacin contraparte (II) a) el informe de ingresos y egresos del proyecto, incluyendo la informacin sobre el saldo inicial y el saldo final de los fondos vinculados a fines especficos, as como una comparacin entre el presupuesto aprobado y ejecutado Debe indicarse si se refleja un resultado aceptable en todos los aspectos esenciales y si el documento fue elaborado conforme a las exigencias anteriormente mencionadas. El(la) Auditor(a), para poder emitir un dictamen sobre los Estados Financieros consolidados y una nota de confirmacin a las exigencias de PPM, en relacin a la utilizacin de los fondos vinculados a fines especficos, debe considerar los siguientes aspectos: a) si la organizacin contraparte llev los registros contables con exactitud e integridad b) si los Estados Financieros consolidados y las cuentas de ingresos y egresos del proyecto concuerdan con los documentos contables c) si los fondos vinculados a fines especficos recibidos de PPM fueron utilizados de acuerdo con la finalidad y las medidas especificadas en la propuesta del proyecto y con el presupuesto aprobado d) si el (la) auditor(a) recibi toda la informacin y explicaciones que considera necesarias para ejecutar su trabajo. 4. Alcance de la Auditora La auditora ser conducida de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditora (International Standards on Auditing), por consiguiente, sern examinadas tanto las transacciones financieras as como los activos y pasivos su existencia, derechos de propiedad y valoracin-. El(la) auditor(a) analizar el sistema contable y de control interno para comprobar si ste constituye una base adecuada para la elaboracin de la Informacin Financiera y si la organizacin contraparte lleva registros contables exactos e ntegros. Asimismo, considerar especialmente que los ingresos provenientes de PPM y de otras Agencias son fondos vinculados a fines especficos. Este vnculo resulta de los objetivos y actividades definidas en el proyecto, as como del presupuesto y plan de financiamiento aprobado. Las existencias en efectivo de fondos vinculados a fines especficos (saldos del proyecto) sern contabilizadas como obligaciones al final del perodo contable. Adems, la auditora analizar tanto el uso adecuado y austero de los fondos, de acuerdo con la estructura de precios vigente en el pas, como tambin la adjudicacin prctica de encargos /adquisiciones. La auditora no est concebida para detectar debilidades relevantes en los sistemas de la organizacin contraparte. Sin embargo, en caso de que durante la elaboracin de la auditora el(la) auditor(a) detecte semejantes debilidades, ste informar al respecto en el Informe de Auditora. Si el (la) auditor(a) lo considera necesario, emitir una Carta de Gerencia por separado.
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La informacin contenida en la Carta de Gerencia no podr sustituir datos necesarios considerados indispensables para la comprensin de los resultados de la Auditora. Como parte del procedimiento habitual de una auditora, el(la) auditor(a) puede solicitar a la direccin de la organizacin contraparte una confirmacin por escrito de comentarios verbales realizados durante la elaboracin de la auditora, que resulten de importancia para la confeccin de sta as como que tengan relacin con la utilizacin de los fondos vinculados a fines especficos. La direccin est en la obligacin de poner a disposicin del auditor, toda la documentacin relacionada con los Estados Financieros consolidados y con la utilizacin de los fondos vinculados a fines especficos, recibidos de PPM. La salvaguarda de los activos de la organizacin, as como la prevencin y revelacin de fraudes, errores e incumplimientos de leyes o reglamentos son responsabilidad de la direccin de la organizacin contraparte. El(la) auditor(a), sin embargo, elaborar la auditora de forma tal, que se puedan detectar declaraciones errneas de importancia en los Estados Financieros consolidados, en las cuentas de ingresos y egresos o en los registros contables (incluyendo aqullas que resulten de fraude, error o incumplimiento de leyes o reglamentos). 5. Otras Prestaciones de Servicio En caso de que el auditor haya prestado otros servicios a la organizacin contraparte, stos sern descritos en el informe. 6. Informe del Auditor El(la) destinatario(a) del informe del auditor ser el(la) representante legal de la organizacin contraparte. El Informe de Auditora comprende: El dictamen sobre los Estados Financieros consolidados, inclusive una nota de confirmacin a las exigencias de PPM, en relacin a la utilizacin de los fondos vinculados a fines especficos Los Estados Financieros consolidados auditados (el balance y las cuentas de resultado de la organizacin contraparte) inclusive las notas a los estados financieros auditadas: a) Lista de los ingresos, segn su procedencia b) Transacciones de divisas (incluyendo una verificacin de las operaciones de cambio de los fondos transferidos por PPM) c) Relacin de todas las cuentas bancarias en el pas y en el extranjero d) Relacin y comentarios de crditos segn deudor, monto, motivo y tiempo de existencia e) Relacin y comentarios de los dbitos segn acreedor, monto, motivo y tiempo de existencia, incluyendo un inventario de los fondos vinculados segn procedencia y finalidad f) Observaciones sobre el activo fijo (especialmente comprobantes sobre nuevas adquisiciones, as como sobre la adecuada observancia de la vinculacin adecuada de los fondos aprobados por PPM, por ejemplo, en el caso de inmuebles y vehculos) g) Derechos legales de los colaboradores a indemnizacin y pago de pensin La comprobacin de la utilizacin de los fondos vinculados a fines especficos auditada (La cuenta de los ingresos y egresos del proyecto incluyendo la informacin sobre el saldo inicial y el final de los fondos vinculados a fines especficos y una comparacin del presupuesto aprobado y realizado)
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Si el(la) Auditor(a) lo considera necesario, emitir una Carta de Gerencia a la Direccin de la organizacin contraparte, en la cual alertar sobre las debilidades encontradas, otorgar recomendaciones para sanar la situacin as como informar sobre si fueron solucionadas las dificultades incluidas en la ltima auditora. En este caso, se debe incluir en el Informe de Auditoria una nota sobre el envo de la Carta de Gerencia. Esta nota debe ser escrita de la siguiente forma: Para mayores informaciones y recomendaciones, consulte la Carta de Gerencia dirigida a la Direccin de la organizacin. 7. Margen de tiempo Los Estados Financieros consolidados, la cuenta de ingresos y egresos del proyecto y los registros contables deben estar a disposicin del(de la) auditor(a), a ms tardar tres (3) meses despus de finalizado el perodo contable; El(la) auditor(a) terminar la revisin a tiempo para que su Informe de Auditora (incluyendo los documentos mencionados en el 6) lleguen a PPM dentro de tres (3) meses y, a ms tardar, seis (6) meses despus de finalizado el perodo contable.

8. Regulacin de Honorarios Los honorarios sern calculados de acuerdo con el tiempo de trabajo requerido y las calificaciones de la persona designada para la realizacin del trabajo. De no haberse acordado de otra forma, los honorarios sern facturados a la entrega del Informe de Auditora y los documentos descritos bajo el 6 y, sern pagados, al recibo de la factura. Los honorarios ascienden a ................................... por ao. 9. Renovacin del Contrato El contrato con el auditor ser renovado automticamente mientras dure el actual proyecto aprobado por PPM, siempre y cuando se mantengan las mismas condiciones contractuales y ni el auditor ni la organizacin contraparte se opongan. Para una contratacin ms all del perodo de duracin del actual proyecto, es indispensable firmar un nuevo contrato. Expresamos nuestro acuerdo con el contenido de este contrato

Nombre del(de la) Representante Legal de la Empresa Auditora: ..................................................................... Firma: ..................................................................... Fecha: .....................................................................

Nombre del(de la) Representante Legal de la Organizacin contraparte: ............................................................................ Firma: ............................................................................ Fecha: ............................................................................

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