Você está na página 1de 19

APRESENTAO

Bem-vindo ao manual do ASI Administrative Solutions Integration, sistema informatizado de gesto mdulo de compras. Este manual permite descobrir os recursos para trabalhar de forma mais rpida, confiante, eficiente e inovadora, utilizando uma gama de recursos oferecidos pelo Sistema ASI. A implantao de um novo sistema sempre gera a necessidade de readaptao dos mtodos de trabalho. Tal reestruturao implica novos esforos que nem sempre so bem-vindos. No entanto, toda inovao nesse sentido deve ser encarada como uma evoluo dos processos internos. Ganhar produtividade em funo da rapidez, advinda do aproveitamento das possibilidades e ferramentas da computao, usar o bom-senso na hora de tomar decises. O manual mais um material oferecido pela Link-data ao usurio. A empresa espera que o usurio possa manipular de maneira eficiente o sistema podendo, enfim, tirar amplo proveito de todas as facilidades que a automatizao de procedimentos proporciona.

NOTA: As informaes constantes deste manual esto sujeitas a alteraes em qualquer tempo, sem notificao prvia por parte da Link-Data, que no tem compromisso com a preservao do sistema nos moldes atuais, j que o mesmo dever, com o tempo, passar por ajustes e aperfeioamentos, visando mant-lo atual no mercado a que se destina. O sistema a que se refere este documento fornecido mediante licena de uso e s poder ser utilizado ou copiado em consonncia com o contido nas clusulas do contrato. Este manual no pode ser reproduzido nem transmitido, no todo ou em parte, por qualquer meio eletrnico ou mecnico, sem que haja autorizao expressa da Link-Data.

Todos os direitos reservados Copyright Link-Data Informtica e Servios Ltda SCRN 714/715 Ed. Linkdata, Bloco B Asa Norte Fone: (0xx61) 274-8838 Fax: (0xx61) 274-7797 CEP: 70.761-720 Braslia - Distrito Federal Internet: http:/www.linkdata.com.br E-mail: link@linkdata.com.br

NDICE
APRESENTAO................................................................................1 APRESENTAO................................................................................1 NDICE.............................................................................................2 NDICE.............................................................................................2 BOTES E FUNCIONALIDADES...........................................................3 ....................................................................................................... 3 COMPOSIO DA BARRA DE FERRAMENTAS.......................................4 AMBIENTE OPERACIONAL..................................................................5 GLOSSRIO....................................................................................11

NOV/2005

BOTES E FUNCIONALIDADES
A navegao atravs do sistema realizada pelos botes abaixo:
Boto Adicionar Adicionar Todos Anexar Cancelar Confirmar Consultar Funcionalidade Adiciona um registro rea selecionados da tela de consulta. Adiciona todos os registros rea selecionados da tela de consulta. Insere um dado a um campo ou anexa um arquivo Retorna para a tela de edio. Confirma a incluso do registro. Habilitado no canto superior direito da tela quando o cursor colocado em um campo que o ttulo do mesmo se encontra sublinhado. Habilitado no canto inferior esquerdo para consultar um registro. Editar Excluir Imagem Relatrios Gerar Limpar Seleo Linhas Novo Restaurar Retirar da Seleo Retorna Visualizar Ajuda Limpar Seleo Altera os dados de um registro cadastrado. Exclui um registro cadastrado. Ao clicar neste boto ser solicitada confirmao. Associa imagem ao evento. Seleo de Relatrios Disponveis. Gera relatrios para impresso. Exclui todos registros adicionados rea selecionados da tela de consulta. Adiciona ou subtrai linhas na listagem apresentada. Edita um novo registro. Restaura os campos preenchidos. Retira um registro adicionado rea selecionados da tela de consulta. Retorna para a tela imediatamente anterior. Exibe o registro de forma organizada na tela, deixando os campos desabilitados para edio. Visualiza detalhes de um registro cadastrado. Exibe a ajuda do mdulo. Exclui todos os registros adicionados rea selecionados da tela de consulta.

NOV/2005

COMPOSIO DA BARRA DE FERRAMENTAS


Informao de Associao da imagem do bem detalhes, edio. para posterior visualizao Pesquisa os campos tabelados (campos sublinhados)

Barra de Edio Superior

*Campo: Campo precedido de * (asterisco) - preenchimento obrigatrio NOME: Nome do campo tabelado (sublinhado) exige pesquisa Campo sombreado no pode ser editado (geralmente preenchido automaticamente ou quando indica apenas uma situao. Ex.: Orgo. Campo de livre edio Campo com fundo amarelo indica que h mscara, ou seja, o preenchimento padronizado previamente. Ex: n de CNPJ.

Box para escolha de tabelas j cadastradas


Abre tela para selecionar relatrios disponveis para impresso Exclui o registro. Confirma a operao.

Barra de Edio Inferior


Efetua consulta de registros existentes. Prepara Restaura a tela na para situao anterior Entrada de mantendo os novo dados. registro.

Visualiza registro selecionado.

NOV/2005

AMBIENTE OPERACIONAL
Para acessar o sistema, ser necessrio acessar o link em seguida preencha o campo CNPJ (Pessoa Jurdica) ou CPF (Pessoa Fsica) e clique em Confirmar.

Acessando o Cadastro

No primeiro acesso s ser necessrio a digitao do CNPJ / CPF e clicar em Confirmar.

Aps a digitao do CNPJ / CPF o sistema levar o usurio para a tela de Cadastro para que ele possa inserir seus dados.

DICA No primeiro acesso no necessria a digitao da senha, porm aps o cadastro o sistema exigir que o usurio coloque uma senha e a confirme, nos prximos acessos ser necessrio a digitao desta senha (Memorize-a).

Aps o cadastro confirmado ao digitar o CNPJ / CPF e clicar em confirmar o sistema exige a criao da senha.

Informe a senha e confirme-a.

NOV/2005

Aps efetuar os passos anteriores o usurio ser direcionado a tela de Cadastro.

O CNPJ j estar preenchido.

Preencha os dados da empresa. O Campo Cidade consultvel, sendo necessrio buscar no Boto Consultar, e preencher automaticamente os Campos UF e Pas. Arraste a barra de rolagem para digitar o telefone do contato.

Clique no + para adicionar uma linha e inserir informaes do Contato.

Em seguida, clique na aba Complemento para preencher os campos seguintes:

Selecione a situao e a abrangncia do fornecedor. Digite o valor do capital social.

Marque este campo se o fornecedor for contribuinte de imposto simples. Adicione linhas no boto +.

Digite o nome e os dados dos scios Adicione linhas no boto +.

Informe, atravs do boto Consultar, o banco.

Informe atravs do boto Consultar a agncia.

Digite o n da conta.

NOV/2005

Posteriormente, clique na aba Representantes para registrar os representantes:

Se possuir informe, atravs do boto Consultar, os representantes.

Arraste a barra de rolagem para preencher os outros dados do Representante Legal.

Digite o nome e os dados do representante legal.

Para registrar informaes acerca do balano do fornecedor, clique na aba balano:


Campo preenchido automaticamente, conforme o preenchimento na aba complemento. Digite o valor da receita bruta. Digite os valores dos Ativos.

O total ser preenchido automaticamente.

O total ser preenchido automaticamente. Os valores dos ndices sero calculados automaticamen te.

Digite os valores dos Passivos.

NOV/2005

Para registrar informaes acerca do Ramo de Atividade do fornecedor, clique na aba Ramo de Atividade:

Adicione uma linha no boto +.

Em seguida deixe o cursor no campo Material e clique no boto Consultar.

Aps efetuados os passos anteriores a tela abaixo ser aberta:

Selecione o tipo do Material ou Servio

Informe o Grupo do Material e sero carregados seus respectivos Subgrupos.

NOV/2005

O usurio poder adicionar todos os Materiais do Grupo / Subgrupo ou selecionar um a um no boto Adicionar, os Materiais ficaro na caixa de seleo s indo para a tela inicial aps ser selecionado o boto Carregar (clicando no boto Anexar o Material selecionado ser automaticamente carregado para a tela inicial).

Clicando neste boto esta caixa ser carregada com os Materiais selecionados em seguida clique no Boto Carregar.

Na aba Documentos o usurio informar os exigidos:

Os Documentos obrigatrios j estaro na tela.

Arraste a barra de rolagem para inserir a data e a validade do Documento.

NOV/2005

Informe a data de validade do Documento.

Informe a data de emisso do Documento.

Caso o Documento encontre-se vencido este sinal ficar em vermelho.

DICA O campo nmero de dias no obrigatrio e pode ficar sem preenchimento, s sendo necessrio preench-lo caso o documento no possua a data de vencimento e tenha que ser calculado atravs do nmero de dias.

Caso seja necessrio inserir mais algum documento s adicionar mais uma linha no boto Linhas e fazer a busca como mostrado na tela abaixo:

Digite uma parte do nome do Documento e procure atravs do Boto.

NOV/2005

10

Aps carregar o novo documento digite o restante das informaes.

GLOSSRIO

A
Acesso: Direito ou capacidade de entrar, utilizar os recursos de um computador ou rede de computadores a Internet, por exemplo. Adicionar: utilizado para acrescentar, juntar informaes a um conjunto de aes previamente planejadas. Anexar: Juntar como anexo a uma operao considerada como principal de uma operao no sistema. Aplicativo: Tambm chamado de programa de computador. Um conjunto de instrues colocadas de maneira ordenada para que o computador possa realizar algum tipo de tarefa. Arquivo: Conjunto de bytes relacionados entre si, que ficam gravados em meio magntico discos, fitas, etc. Qualquer informao gravada torna-se um arquivo, existem diversos tipos de arquivos: podem ser documentos do usurio, programas, etc. ASI: Adminitrative Solutions Integration (Soluo administrativa integrada). Atribuio: Recurso especfico atribudo a uma determinada tarefa.

B
Banco de Dados: Um conjunto de informaes relacionadas entre si, referentes a um mesmo assunto e organizadas de maneira til, com o propsito de servir de base para que o usurio recupere informaes, tire concluses e tome decises. Baixa de Bens: a forma pela qual os bens, sejam por desgaste natural ou por acidentes, obsoletismo, doao, extraviado ou roubado, so retirados da carga dos respectivos detentores da responsabilidade. Bens de Terceiros: Pertencentes a terceiros, passam a integrar o patrimnio sem que haja mudana na propriedade dos bens. Recebem codificao diferenciada dos patrimnios representados por bens prprios. Dentre os demais tipos de entrada o nico que no reflete sobre os processamentos financeiros, sensibilizando apenas os controles fsicos.

NOV/2005

11

Browser: o software usado para percorrer o mundo grfico da internet, a World Wide Web. Com esses programas, os usurios podem acessar diversos endereos, clicando o mouse e acionando cones, de forma semelhante como se faz no Windows. Antes da existncia desses programas, para entrar na rede, era necessrio decorar cdigos e comandos difceis. Os navegadores mais conhecidos so o Internet Explorer e o Netscape Navigator. Bug: Indica qualquer mal-funcionamento computacionais (Software e Hardware). que ocorre com sistemas

C
Centro de Custos: Destina-se a operacionalizao de funes do sistema que tragam reflexos ao acompanhamento contbil e financeiro dos bens. Cesso: Tipo de entrada utilizado no mbito da administrao federal direta. Consiste na movimentao de material do acervo entre rgos, com transferncia gratuita de posse e troca de responsabilidade. Clicar: Significa apertar o boto do mouse sobre uma rea da tela. Cliente: Client. No contexto cliente/servidor, um cliente um programa que pede um determinado servio (pr exemplo, a transferncia de um arquivo) a um servidor, outro programa ou computador. O cliente e o servidor podem estar em duas mquinas diferentes, sendo esta a realidade para a maior parte das aplicaes que usam este tipo de interao. um processo ou programa que requisita servios a um servidor. Cdigo de Barras: So representaes grficas (conjunto de barras verticais) de nmeros ou palavras. Existem diversos padres de codificaes. Coletor de Dados: D-se ao aparelho eletrnico utilizado durante a atividade de levantamento de dados. Por meio deste aparelho possvel realizar toda a captao de informaes pertinentes ao levantamento em execuo do ambiente selecionado. Compra: Entrada de bens adquiridos com recursos do prprio rgo, com observncia das previses oramentrias. Compra Extra Oramentria: Entrada de bens cujas aquisies no estavam previstas no oramento anual do rgo. Conta: Cdigo contbil atribudo aos bens, para o caso de se pretender pesquisar bens com mesmo cdigo contbil.

D
Devoluo: Re incorporao ao patrimnio de bens cedidos por emprstimo a terceiros.
NOV/2005
12

Disco Rgido: Tambm conhecido como Winchester ou HD (hard disk), o disco rgido tem a funo de armazenar fisicamente os arquivos de seu computador. Ou seja, ao contrrio da memria RAM, os dados armazenados no HD no so eliminados quando o computador desligado. Eles ficam guardados indefinidamente, at serem manualmente excludos (deletados), ou at o fim da vida til do perifrico (estima-se que um disco rgido de qualidade dure em mdia 5 anos). Doao: Semelhante cesso. Domnio: O nome oficial da internet para um computador da rede. O domnio parte de um endereo internet e no endereo para e-mail vem logo direita da arroba @. No endereo link@linkdata.com.br, o domnio do computador linkdata.com.br. Download & Upload: Uma conexo com a Internet. um caminho de duas vias: na maior parte do tempo recebe informaes da web (como por exemplo, ao acessar uma home-page), mas tambm enviamos informaes, toda vez que clicamos em um link, ou preenchemos um formulrio de cadastro, ou enviamos um e-mail. o ato de navegar pela via desta "estrada digital" na qual enviamos informaes conhecido como upload. o caminho inverso, ou seja, o ato de receber informaes vindas da WEB (seja acessando um site, recebendo e-mails ou copiando um arquivo para nosso disco rgido) conhecido como download. Duplo clique: Ato de pressionar rapidamente o boto de ativao do mouse por duas vezes consecutivas.

E
Endereo: Destina-se a operacionalizao de funes do sistema que necessitam indicar a localizao fsica dos bens, agilizando a entrada de dados e eliminando a possibilidade de erros atravs da seleo em lista.

F
Fabricao Prpria: Bem de fabricao prpria, oriunda, normalmente, do setor de servios gerais, em cuja produo so utilizados mo-de-obra e material da prpria empresa. Fornecedor: Destina-se a operacionalizao de funes do sistema que necessitem indicar os fornecedores dos bens, agilizando a entrada de dados e eliminando a possibilidade de erros, atravs da seleo em lista. Como tambm um prestador de servios ou outro rgo que fornece um material, produto ou servio necessrio para concluir uma entrada no sistema. Frame: Os frames so subdivises da janela principal do navegador (ou browser). Cada subdiviso funciona como uma pequena janela, exibindo contedos independentes. Os criadores de sites da Web utilizam este recurso quando necessrio exibir muitas informaes de uma s vez. Normalmente eles montam um frame esquerda da pgina funcionando como um ndice,
NOV/2005
13

enquanto o frame da direita exibe o contedo relacionado ao link do ndice que o usurio selecionou. Se voc acessar alguma home-page onde consiga deslizar o contedo de uma parte da janela e a outra parte permanecer fixa, pode ter certeza de que a pgina foi montada utilizando frames. FTP:(file tranfer protocol). o protocolo usado para transferncia de arquivo usado na internet. Com esse servio, possvel acessar os discos rgidos(winchesters) ou bancos telnet.

Gif: (Graphics Interchange Format) - Um dos formatos de arquivos de imagens mais utilizado na Internet. O formato gif cria arquivos de imagens relativamente pequenos em relao aos outros formatos. As imagens so muito compactas, ideais para utilizao na rede. O formato s pode utilizar o sistema de 256 cores, por isso no recomendado para fotografias. Grid: ou Caixa/Box campo que apresenta informaes para escolha.

H
Hardware: - Componentes fsicos de um sistema de computador, abrangendo quaisquer perifricos como impressoras, modems, mouses. Help: (ajuda) - Pginas de auxlio que so acessadas por meio de tecla especfica. Home-page: Pgina eletrnica criada dentro da WEB por empresas ou por pessoas. Host: Servidor. quem hospeda as pginas ou os arquivos na rede. HTML: Acrnimo de Hypertext Markup Language (Linguagem de marcao de hipertexto), uma conveno de formatao para apresentar texto e elementos grficos na WEB. http:(hiper text transfer protocol). Protocolo de transfrencia de hipertexto. um padro de comunicao que permite que pginas de comunicao que permite que as pginas contento hipertexto(palavras destacadas que, quando clicadas, levam a outro texto, pgina ou opo) sejam transferidas de um servidor na WWW da internet para seu computador. Para acessar essas pginas preciso que voc tenha o programa que utilize o protocolo http. O http entra na composio do endereo de um servidor da WWW, normalmente seguido de ":" e de "//". Por exemplo: http://www.linkdata.com.br.

I
NOV/2005
14

cone: Desenho de dimenses reduzidas que representa ou ilustra uma operao ou programa. Ao ativar um cone significa que est solicitando que a operao associada a ele seja executada. Incorporao: Bens que por ventura forem encontrados no rgo, mas que no possuem registro no sistema. Indicadores: Pequenos cones que representam informaes relativas a uma tarefa ou um recurso e que so exibidos no campo.

J
Java: Linguagem de programao desenvolvida. jpeg/jpg: (Joint Photographic Experts Group) - Padro de compresso de imagens, normalmente utilizado para fotografias e aceito por todos os navegadores. Permite alta taxa de compresso e boa qualidade

L
LAN: (Local Area Network) - Rede de computadores local limitada a curtas distncias. Licitao: Licitao o procedimento administrativo mediante o qual a Administrao seleciona a proposta mais vantajosa para o contrato de seu interesse. Linha dedicada: Linha telefnica que fica permanentemente ligada entre dois lugares. Linhas dedicadas so encontradas freqentemente em conexes de tamanho moderado a um provedor de acesso. Login: O nome da conta usada para acessar um sistema de computador e a senha, ou seja, fazer a identificao perante um computador. Logoff: Encerrar uma sesso em um computador acessado atravs de uma linha de comunicao. Tambm chamado de log out (efetuar logout, desconectar-se). Logon: Processo de identificao do usurio para o computador.

M
Mscara: Formatao de um campo o qual ser utilizado pelo usurio. Padronizao prvia (parametrizao) para preenchimento dos tipos de dados disponveis. Os smbolos podem ser combinados de maneira a obter o resultado desejado

NOV/2005

15

Material: Designao genrica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessrios, veculos em geral, matrias-primas e outros itens empregados ou passveis de emprego nas atividades da empresa pblica ou privada, independente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolio ou desmontagem. Menu: um recurso utilizado no sistema para apresentar vrias opes para o usurio e permitir que o mesmo selecione e execute uma determinada tarefa. Mdulo: uma lista contendo todas as funcionalidades representadas por partes do sistema.

N
Navegador: Um programa que interpreta o HTML fornecido por servidores WEB.

O
ODBC: Conectividade aberta de banco de dados. Organograma: Esquema de qualquer organizao ou servio no qual se assinalam as disposies e inter-relaes de suas unidades constitutivas. Origem: Local de onde as informaes so originadas.

P
PDF: (Portable Document Format) - Formato em que as especificaes do arquivo (negrito, itlico, tipo e tamanho de letra) so armazenadas identicamente em qualquer plataforma, sistema operacional e aplicativo. Perodo: Elemento da tela constitudo por dois campos para indicao da data inicial e data final para o qual se deseja realizar a pesquisa. Permuta: Tipo de entrada que caracteriza a troca de bens entre dois rgos. Ao registro de entrada do bem recebido no rgo, corresponde outro registro de sada do bem cedido ao outro rgo. Plano Interno: Instrumento de planejamento e de acompanhamento da ao programada, usado como forma de detalhamento do Projeto/Atividade, de uso exclusivo de cada rgo. Porta serial: Uma posio de entrada/sada que transmite e recebe dados de e para uma unidade central de processamento ou um dispositivo de comunicao utilizando um bit de cada vez. So usadas na comunicao de dados seriais e como interfaces com alguns dispositivos perifricos como mouses e impressoras e denominadas de COM1, COM2, COM3 e COM4.
NOV/2005
16

Protocolo: - uma linguagem definida que permite que vrios computadores troquem informaes entre si. Linguagem, pois pode ser traduzida para vrias plataformas de hardware e sistemas operacionais diferentes; definida pois segue uma srie de regras e padres que devem ser respeitados para garantir a integridade e a capacidade de traduzir as informaes que trafegam entre os computadores. Um timo exemplo seria o protocolo TCP/IP da Internet, que permite a conexo entre computadores totalmente diferentes, como um servidor rodando UNIX transmitindo informaes para um computador Macintosh rodando MAC OS (sistema operacional da Apple). PTRES: Programa de Trabalho Resumido - Corresponde codificao prpria e resumida do Programa de Trabalho, de forma a facilitar e agilizar sua utilizao, sobretudo quanto s consultas ao sistema informatizado de administrao financeira, sendo a combinao de cada PT com a Unidade Oramentria.

Q
Qualidade: O grau de excelncia ou os padres desejados em um produto, processo ou projeto.

R
Relatrio: Formato no qual voc pode imprimir informaes desejadas. Reposio: Entrada caracterizada pela restituio de um bem por extravio/furto/sinistro, cujo desaparecimento ou destruio do bem no se justifique. RMB: Relatrio Mensal de Bens.

S
Senha: Uma combinao de caracteres usada para autorizar o acesso a um sistema. Servidor Web: Um software de computador e de suporte que faz a conexo de um grupo de sistemas via Internet. Site: Qualquer lugar da internet determinado tipo de informao. (endereo) onde se pode encontrar

Situao Fsica: o modo que representa o estado de conservao do bem. Software: Programa de computador. Instrues que o computador capaz de entender e executar. As duas categorias principais so os sistemas operacionais (softwares bsicos), que controlam o funcionamento do computador, e os softwares aplicativos, como os processadores de texto, planilhas e bancos de dados que executam as tarefas solicitadas pelo usurio. Duas outras categorias,
NOV/2005
17

que no se encaixam entre os softwares bsicos nem entre os softwares aplicativos, embora contenham elementos de ambos, so os softwares de rede, que permitem a comunicao dos computadores entre si, e as linguagens, que fornecem aos programadores as ferramentas de que necessitam para escrever os programas. Status: Indica o estado ou a situao do bem em determinada circunstncia.

T
Transferncia: Tipo de remanejamento de material devendo ser seguido do respectivo termo de responsabilidade. Tecla de funo: (Function Key) Normalmente definidas pelas teclas F1 F12 do computador.

U
UA: Unidade Administrativa significa o nome do setor dentro do rgo. UL: Unidade de Localizao significa a juno da UA, UG indicando o endereo onde o bem est situado. UG: Unidade Gestora significa o rgo principal ou gestor. Unicidade: Estado ou qualidade de nico. Upgrade: Uma verso mais nova e geralmente mais poderosa ou mais sofisticada de um programa. URL: (Uniform resource locator), ou localizador uniforme de recursos. Os sites da Internet esto espalhados por milhes de servidores em todo o mundo. Para que um navegador consiga encontrar uma certa pgina em um certo computador, necessrio que a localizao desta pgina esteja muito bem definida. Esta localizao determinada pelo seu ENDEREO IP. Este endereo consiste em um cdigo exclusivo (na verdade, um nmero de at 12 dgitos). Usurio: Pessoa operacionalizao. que, nesse contexto, se utiliza o sistema em sua

W
Workflow: Mtodo estruturado de determinado processo em um produto. World Wide Web: (WWW) - Literalmente, teia de alcance mundial. Servio que oferece acesso, atravs de hiperlinks, a um espao multimdia da Internet. Responsvel pela popularizao da Rede, que agora pode ser acessada atravs de interfaces grficas de uso intuitivo, possibilitando uma navegao mais fcil
NOV/2005
18

pela Internet. A base da WWW a hipermdia, isto , uma maneira de conectar textos, sons, vdeos e imagens grficas.

NOV/2005

19