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Manual do Usurio

Sistema de Gerenciamento de Solicitao de Materiais SGSM / PROQUALI

ndice 1 FUNCIONALIDADES.................................................................................................3 2 INTRODUO............................................................................................................4 3 REQUISITOS RECOMENDADOS...........................................................................5 4 PRIMEIRO ACESSO..................................................................................................6 5 ENVIO DE E-MAIL...................................................................................................11 6 LOGIN NO SISTEMA...............................................................................................14 7 ALTERAO DE SENHA.......................................................................................16 8 SOLICITAO DE NOVA SENHA........................................................................17 9 PGINA PRINCIPAL...............................................................................................18 10 MANTER PROJETO..............................................................................................20
10.1 Inserir Projeto..............................................................................................................21
10.1.1 Manter Item do Projeto............................................................................................................23 10.1.1.1 Inserir Item no Projeto.....................................................................................................23 10.1.1.2 Editar Item do Projeto......................................................................................................26 10.1.1.3 Excluir Item do Projeto....................................................................................................27

10.2 Editar Projeto...............................................................................................................27 10.3 Excluir Projeto.............................................................................................................28

11 ENVIAR PROJETO................................................................................................30 12 SUPORTE TCNICO..............................................................................................31

FUNCIONALIDADES

Manuteno de contas de usurios. Manuteno de dados referentes a Programas. Manuteno de dados referentes a Recursos Financeiros. Manuteno de dados referentes a Chamadas de Projeto. Manuteno de dados referentes a Projetos. Anlise de projetos. Criao de Termo de Referncia. Manuteno de dados referentes a Grupos de Itens. Manuteno de dados referentes a Subgrupos de Itens. Manuteno de dados referentes a Itens. Manuteno de dados referentes a Especificaes de Itens.

INTRODUO O SGSM (Sistema de Gerenciamento de Solicitao de Materiais) tem como

metas: Administrar o processo de solicitao de materiais por parte de pessoal autorizado ligado a UFS (Universidade Federal de Sergipe). Digitalizar as informaes referentes distribuio dos recursos financeiros advindos de Programas regulares ou no que so disponibilizados setores/departamentos/ncleos que integram a UFS. Digitalizar informaes referentes aos processos de solicitao, anlise, compra e distribuio de materiais ligados a pedidos realizados com recursos financeiros administrados atravs do sistema. Automatizar o processo de administrao de datas limites e valores mximos para Projetos administrados com uso do sistema. Digitalizar dados referentes anlise de projetos enviados por setores/departamentos/ncleos que integram a UFS. Automatizar a concepo de termos de referncia ligados a recursos financeiros administrados pelo sistema. Com isso, os processos de distribuio e administrao de Programas e Recursos Financeiros, alm dos processos de anlise de projetos e gerao de termo de referncia so padronizados e facilitados.

REQUISITOS RECOMENDADOS

Seguem abaixo os requisitos recomendados de software para utilizao do sistema: Mozilla Firefox 3.0 ou superior. Internet Explorer 7.0 ou superior.

Para acessar o sistema, o link abaixo deve ser usado: http://www.ufs.br/proquali/

PRIMEIRO ACESSO Para o primeiro acesso ao sistema, verifique se voc est cadastrado como chefe

do setor/departamento/ncleo ao qual voc est ligado. Essa verificao pode ser feita junto ao DIMOR. Aps acessar o link http://www.ufs.br/proquali/, a pgina abaixo ser visualizada.

O link Novos Pedidos, indicado na figura, deve ser pressionado, o sistema ser redirecionado para a pgina mostrada na figura abaixo.

Para acessar o Sistema de Gerenciamento de Solicitao de Materiais, o boto Equipamentos, indicado na figura, deve ser pressionado. A pgina abaixo ser visualizada.

O campo CPF deve ser preenchido. Deixando o campo Senha vazio, pressione o boto ENTRAR. Caso o CPF no exista no sistema a tela abaixo ser mostrada com a mensagem de alerta em vermelho. O Dimor deve ser contatado para atualizao do cadastro.

Caso exista

mais

de uma

pessoa cadastrada

como

chefe no seu

setor/departamento/ncleo, a tela abaixo ser mostrada.

ENVIO DE E-MAIL Existindo o CPF, o sistema ser redirecionado para a pgina abaixo. Preencha o

campo CPF e pressione o boto Enviar.

Aps pressionar o boto Enviar a tela abaixo ser mostrada.

O e-mail mostrado na mensagem em vermelho deve ser seu e-mail cadastrado junto a DIMOR. Se as informaes estiverem corretas, clique no boto Sim. Uma mensagem de confirmao de envio do e-mail ser mostrada como na tela abaixo. O e-mail com sua senha provisria ser enviado para sua conta de e-mail. Obs: Caso verifique que o e-mail no chegou sua caixa entrada na sua conta de e-mail, verifique a lixeira ou a caixa de spam da sua conta. Se a mensagem no constar em nenhuma das caixas citadas, favor contatar o SOSManuteno atravs do link http://www.sos.ufs.br/.

LOGIN NO SISTEMA Aps o recebimento do e-mail com a senha provisria acesse a pgina inicial do

SGSM (Sistema de Gerenciamento de Solicitao de Materiais) e aps preencher o campo CPF, preencha o campo Senha com sua senha provisria. Pressione o boto ENTRAR. Voc ser redirecionado para uma pgina de cadastramento de senha como a mostrada abaixo.

Preencha o campo de senha atual com a senha provisria enviada para a sua conta de e-mail. Preencha os campos de nova senha e de repetio de nova senha com uma senha da sua escolha. Leia a observao presente no corpo da pgina com especificaes sobre pr-requisitos para criao da sua senha. Depois de preenchidos todos os campos, pressione o boto CADASTRAR. Caso as informaes estejam corretas, uma mensagem de confirmao de alterao da senha ser mostrada. A senha de sua escolha foi cadastrada e voc j possui permisso para acessar o sistema.

Para acessar o sistema, basta acessar a pgina de login e utilizar a senha que voc escolheu.

ALTERAO DE SENHA Para alterar sua senha, voc deve preencher o campo CPF na pgina de login e

pressionar o boto ENTRAR sem preencher o campo Senha. Aps esse processo voc deve seguir os passos especificados no item ENVIO DE E-MAIL deste manual seguido pelos passos especificados no item LOGIN NO SISTEMA tambm presente nesse manual.

SOLICITAO DE NOVA SENHA Para alterar sua senha, voc deve preencher o campo CPF na pgina de login e

pressionar o boto ENTRAR sem preencher o campo Senha. Aps esse processo voc deve seguir os passos especificados no item ENVIO DE E-MAIL deste manual seguido pelos passos especificados no item LOGIN NO SISTEMA tambm presente nesse manual.

PGINA PRINCIPAL Quando o sistema acessado, pgina principal do sistema mostrada.

Na pgina principal, algumas informaes so apresentadas:

No lado esquerdo da pgina existe um menu que apresenta as funcionalidades do sistema. No canto superior direito existe uma barra onde se encontra uma mensagem de boas vindas, o nome e a lotao do usurio do sistema.

10 MANTER PROJETO As opes referentes manuteno de projetos administrados pelo sistema podem ser acessadas pelo boto A pgina abaixo ser mostrada. no menu lateral.

A pgina apresenta informaes referentes a projetos criados pelo usurio. As informaes so apresentadas nas colunas: Projeto Programa Cdigo Chamada Situao Data Limite Envio Editar Cdigo nico que identifica o projeto no sistema. Apresenta o programa ao qual o projeto est ligado. Cdigo da chamada de projeto ao qual o projeto est ligado. Apresenta a situao atual do projeto informando ao usurio qual o andamento do projeto dentro do sistema. Informa a data limite para envio do projeto para anlise. O usurio pode editar informaes especficas projeto.

Excluir Consultar

O projeto ser excludo do sistema. Apresenta informaes especficas sobre o projeto.

Obs.: As duas ltimas colunas atribuem funcionalidades do sistema para uso do chefe do setor/departamento/ncleo. A seguir, so apresentadas funes especficas para projetos:

10.1 Inserir Projeto O processo de cadastro de um novo projeto realizado pressionando-se o link Inserir Novo Projeto no canto superior direito da pgina. O sistema ser redirecionado para a pgina abaixo:

Para o cadastro de novo projeto, os seguintes passos devem ser realizados. 1 - O campo Chamada de Projeto deve ser escolhido. Ao escolher a chamada de projeto ao qual o projeto pertencer, dados sobre essa chamada de projeto so apresentados (campos Sigla do Programa,Valor Mximo do Projeto e Data Limite do Envio). 2 Preencher o campo Objetivo. 3 Preencher o campo Justificativa. Depois de preenchidos os dados, o boto Atualizar Dados deve ser pressionado, verifique novamente os dados e confirme a atualizao.

Aps a confirmao da atualizao, as opes de Envio de Projeto e Insero de Novos Itens no projeto sero liberadas. Os sub-tpicos seguintes trataro da manuteno dos itens de um projeto.

10.1.1 Manter Item do Projeto Os itens ligados a um projeto so apresentados na parte inferior da pgina, as caractersticas dos itens inseridos so mostradas nas colunas: Item Especificao Quantidade Situao Preo Subtotal Editar Excluir apresenta a descrio do item inserido. detalha caractersticas sobre o item. Nmero de unidades solicitadas do item. Apresenta a situao do item no projeto (Solicitado, Aprovado, Aprovado Parcialmente ou Reprovado). Apresenta o custo de uma unidade do item. Apresenta o total gasto com aquele item no projeto (Preo multiplicado pela Quantidade). O usurio pode editar informaes especficas do Item. O Item ser desvinculado do Projeto.

Obs.: As duas ltimas colunas atribuem funcionalidades do sistema para uso do usurio do sistema.

10.1.1.1 Inserir Item no Projeto Para inserir um novo item no projeto, basta pressionar o link Inserir Novo Item no lado direito da tela. O sistema ser redirecionado para a tela abaixo.

Para inserir um novo item no projeto o chefe do setor/departamento/ncleo deve escolher primeiramente de que modo pesquisar o item: ou pela descrio da especificao ou por Grupo e Subgrupo. Escolhendo a primeira opo, o usurio dever executar os seguintes passos: 1. Digitar a descrio da especificao do item que procura. 2. Clicar no boto Pesquisar. 3. Escolher na lista que aparecer (caso existam itens com a descrio da especificao procurada) o item desejado. 4. Selecionar uma das especificaes existentes no sistema para o caso de itens com especificaes fixas ou preencher o campo Especificao do Item (apenas para itens do grupo Laboratrio) caso o campo fique vazio ao selecionar um item (significa que o item no possui especificaes fixas no sistema). 5. Preencher o campo Quantidade com o nmero de unidades que se deseja adquirir do item selecionado. (Para o caso de itens medidos por peso ou comprimento, o campo deve ser preenchido em quilos ou metros respectivamente).

6. Confirme os dados e pressione o boto Inserir. 7. O item ser adicionado ao projeto e o sistema ser redirecionado para a pgina de Manuteno de Itens do Projeto. Caso seja escolhida a segunda opo o usurio dever executar os seguintes passos: 1 Selecionar o Grupo ao qual o item que ele deseja adicionar pertence. 2 Selecionar o Subgrupo ao qual o item que ele deseja adicionar pertence. 3 Selecionar o item que ele deseja adicionar. 4 Selecionar uma das especificaes existentes no sistema para o caso de itens com especificaes fixas ou preencher o campo Especificao do Item caso o campo fique vazio ao selecionar um item (significa que o item no possui especificaes fixas no sistema). 5 Se o item selecionado no possui especificaes fixas no sistema, preencher o campo Valor com o custo do item. 6 Preencher o campo Quantidade com o nmero de unidades que se deseja adquirir do item selecionado. (Para o caso de itens medidos por peso ou comprimento, o campo deve ser preenchido em quilos ou metros respectivamente). 7 Confirme os dados e pressione o boto Inserir. 8 O item ser adicionado ao projeto e o sistema ser redirecionado para a pgina de Manuteno de Itens do Projeto. OBS! Caso o item escolhido seja do grupo Laboratrio, o sistema redirecionar o usurio para a pgina de Inserir oramento (pgina abaixo).

Nessa pgina o usurio poder enviar e excluir os oramentos para o item escolhido com a ressalva de que para enviar o projeto no qual o item foi inserido, ser necessrio o envio de no mnimo 2 oramentos. Caso os itens de laboratrio inseridos no projeto no possuam no mnimo 2 oramentos, o projeto no ser enviado. 10.1.1.2 Editar Item do Projeto Itens de um projeto podem ser editados pressionando-se o boto Editar localizado na penltima coluna da rea de apresentao dos itens do projeto. Ao pressionar o boto de editar, o sistema ser redirecionado para a pgina abaixo:

Os campos sero preenchidos pelo sistema com os dados do item a ser editado. As modificaes desejadas j podem ser realizadas. O boto Atualizar deve ser pressionado aps as mudanas realizadas e os dados checados. O sistema ser redirecionado para a pgina de Manuteno de Itens do Projeto.

10.1.1.3 Excluir Item do Projeto Itens de um projeto podem ser excludos do projeto pressionando-se o boto Excluir localizado na ltima coluna da rea de apresentao dos itens do projeto. Ao pressionar o boto de excluir e confirmada deciso de excluso, o item ser retirado do projeto e o montante gasto com esse item ser creditado ao montante restante do projeto.

10.2 Editar Projeto A edio de projetos realizada atravs da pgina de Manuteno de Projetos pressionando-se no boto Editar localizado na rea de apresentao dos projetos. A tela de Manuteno de Projetos mostrada na figura abaixo.

Ao pressionar o boto Editar, o sistema ser redirecionado para a pgina de edio de projetos, mostrada na figura abaixo:

Aps a edio dos campos desejados, e da checagem dos dados do projeto, pressione o boto Atualizar Dados para confirmar a atualizao dos dados do projeto.

10.3 Excluir Projeto

A excluso de projetos, assim como a edio, realizada atravs da pgina de Manuteno de Projetos. Ao pressionar o boto Excluir localizado na rea de apresentao dos projetos e confirmar a deciso, o projeto ser eliminado.

11 ENVIAR PROJETO Quando todos os dados do projeto e dos itens que este projeto possui forem inseridos e checados o chefe do setor/departamento/ncleo deve envi-lo para anlise. Para realizar o envio, o chefe deve pressionar o boto Enviar Projeto localizado na pgina de Cadastro de Projeto.

12 SUPORTE TCNICO Para resoluo de problemas do sistema ou suporte tcnico, o chefe do setor/departamento/ncleo http://www.sos.ufs.br/. deve contatar o SOSManuteno atravs do link