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Ministrio da Sade Fundao Nacional de Sade Centro Nacional de Epidemiologia Coordenao de Informaes e Anlise da Situao de Sade

Manual de Procedimentos
Sistema de Informaes Sobre Mortalidade

Braslia/DF - 1999
1999. Ministrio da Sade. Fundao Nacional de Sade. 1 Edio permitida a reproduo parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte. Editor: Assessoria de Comunicao Social - ASCOM Ncleo de Produo. Setor de Autarquias Sul, Quadra 4, Bl. N, 5 Andar Sala 515 70058-902 Braslia/DF Distribuio e Informao: Coordenao de Informaes e Anlise da Situao de Sade Centro Nacional de Epidemiologia, FNS/MS SAS - Setor de Autarquias Sul, Quadra 04, Bl. N, 6 Andar, Sala 603 Telefone: (061) 225.5938 / 314.6230 E-mail:sim@fns.gov.br 70058-902 Braslia/DF Tiragem: 6.000 exemplares. Impresso no Brasil / Printed in Brazil ISBN:

Manual de procedimento do sistema de informaes sobre mortalidade : Braslia : Ministrio da Sade : Fundao Nacional de Sade, 1999. 48 p. 1. Mortalidade. 2. Sistema de Informaes. I. Ministrio da Sade. II. Fundao Nacional de Sade, III. Centro Nacional de Epidemiologia, IV. Coordenao de Informaes e Anlise da Situao de Sade.

Apresentao

O Sistema de Informaes sobre Mortalidade (SIM) um sistema de vigilncia epidemiolgica em nvel nacional com o objetivo de captar dados sobre os bitos do pas a fim de fornecer informaes sobre mortalidade para todos os nveis do sistema de sade. O documento de entrada do sistema a Declarao de bito (DO), padronizada em todo o territrio nacional (Anexo I). O Centro Nacional de Epidemiologia (CENEPI) o gestor, em nvel federal, do SIM. Suas atribuies so cumpridas pela Coordenao de Informaes e Anlises da Situao de Sade (CIASS). Em 1999, passou a ser utilizada uma nova verso do SIM, para a qual foi desenhada uma nova Declarao de bito (DO) e desenvolvida uma nova verso do aplicativo informatizado para seu tratamento. O objetivo deste manual, elaborado pela CIASS, orientar os profissionais que esto envolvidos na operacionalizao do SIM sobre os principais procedimentos do sistema, incluindo o fluxo dos documentos e rotinas decorrentes do processamento dos dados, bem como as diversas atribuies de cada nvel (federal, estadual e municipal). O manual inclui esclarecimentos para a utilizao da nova verso do sistema informatizado (SIM 7.O), desenvolvida pelo DATASUS, rgo da Secretaria Executiva do Ministrio da Sade (MS). O SIM 7.0 possui menus de ajuda para orientar sua execuo, de onde foram extrados os conceitos e procedimentos, para este manual, no que se refere ao aplicativo informatizado.
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Para orientar o preenchimento da Declarao de bito (DO), a CIASS preparou o Manual de Instrues para o Preenchimento da Declarao de bito(1). Os dados so coletados pelas Secretarias Municipais de Sade, atravs de uma busca ativa nas Unidades Notificadoras. Aps devidamente processados, revistos e corrigidos, so consolidados em bases de dados estaduais, pelas Secretarias Estaduais de Sade. Essas bases so remetidas CIASS, que as consolida, constituindo uma base de dados de abrangncia nacional. A Base Nacional de Informaes sobre Mortalidade de pblico acesso. Os dados do SIM podem ser obtidos no s no Anurio de Estatsticas de Mortalidade, como em CD-ROM ou atravs da INTERNET, pela pgina do DATASUS (www.datasus.gov.br).

Sumrio

1. Histrico do Sistema.................................................................. 7 2. Documento Padro..................................................................... 9 3. Fluxo da Declarao de bito...................................................11 3.1. Para os bitos Hospitalares...............................................12 3.2. Para os bitos no Hospitalares.........................................12 4. Principais Procedimentos do SIM..............................................15 4.1. Nas Unidades Notificadoras...............................................15 4.2. Nas Secretarias Municipais de Sade................................16 4.3. Nas Secretarias Estaduais de Sade...................................20 4.4. No Centro Nacional de Epidemiologia..............................22 5. Sistema Informatizado...............................................................25 6. Processamento das Declaraes em Lotes.................................29 6.1. Criao de Lotes.................................................................29 6.2. Cadastramento de um Lote.................................................30 6.3. Digitao das Declaraes.................................................30 6.4. Crtica da Entrada de Dados .............................................31 6.5. Correo dos Dados...........................................................32 6.6. Remontar um Lote..............................................................33 6.7. Situao de um Lote...........................................................33 7. Atribuies do Nvel Federal....................................................35 8. Atribuies do Nvel Estadual..................................................37 9. Atribuies do Nvel Municipal................................................39
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10. Bibliografia..............................................................................41 11. Anexos.....................................................................................43 Anexo I Modelo da Declarao de bito................................43

Anexo II - Fluxo de Distribuio do Documento-Padro...........44 Anexo III - Fluxo da Informao................................................45

1. Histrico do Sistema()

O Sistema de Informao sobre Mortalidade (SIM) foi desenvolvido e implantado no Brasil pelo Ministrio da Sade em 1975, envolvendo alguns estados que j coletavam essas informaes, com o ajuste dos respectivos sistemas, e todos os municpios de capital. Essa iniciativa estava inserida no conjunto definido como bsico e essencial para a criao de um sistema de vigilncia epidemiolgica para o pas(2). Os primeiros dados de mortalidade por causa foram publicados no Brasil em 1944 e se referiam aos bitos ocorridos em municpios de capital desde 1929. Como essas informaes vinham de iniciativas prprias dos municpios e, mais raramente, do estado, no incio da dcada de 70 existiam, reconhecidos como modelos oficiais, mais de 40 tipos diferentes de atestados de bito. Alm de estipular um modelo nico de declarao de bito (DO) e declarao de bito fetal, o Ministrio definiu ainda os fluxos dos documentos e a periodicidade dos dados a serem computados. O Departamento de Epidemiologia da Faculdade de Sade Pblica da USP ficou encarregado da realizao dos cursos especializados para treinamento de codificadores da causa bsica e o Centro de Processamento de Dados da SES/RS da elaborao do sistema computacional que daria suporte informatizado ao SIM para todo o pas. Em 1976 foi criado o Centro Colaborador da OMS para Classificao das Doenas em Portugus, mais conhecido como Centro Brasileiro de Classificao de Doenas (CBCD) com sede na USP. Desde sua criao at a presente data o CBCD vem trabalhando continuamente com o Ministrio da Sade, Secretarias Estaduais de Sade e, nos ltimos anos, Secretarias Municipais de Sade, em assuntos relacionados ao uso da Classificao Internacional de

(*) Texto extrado do artigo GRANDES SISTEMAS NACIONAIS DE INFORMAO EM SADE, de Da Mara de Carvalho, publicado no Informe Epidemiolgico do SUS, em 1997(2).

Doenas e Estatsticas de Mortalidade, principalmente treinamento de recursos humanos(2). Em 1992, foi desenvolvido por tcnicos da Fundao Nacional de Sade/MS e implantado nas Secretarias Estaduais de Sade, um sistema destinado a microcomputadores que tornava obsoletas as Planilhas para Codificao da Declarao de bito, uma vez que os dados passaram a ser digitados diretamente para uma tela de entrada. Isso propiciou uma maior agilidade ao sistema alm de sua descentralizao para o estado. Ainda com vistas a esses objetivos, a partir de 1994, passou a ser desenvolvido um novo mdulo para o sistema, que automatizasse a codificao das causas bsicas a partir dos diagnsticos lanados pelo mdico no bloco Atestado Mdico da DO. Esse mdulo, que recebeu o nome de Seletor de Causa Bsica (SCB), encontra-se j testado, em processo de distribuio. A continuidade da operao do SIM, com um maior volume de dados a cada ano e com o conseqente aumento de banco de dados, ocasionou uma lentido no sistema. Com a deteco freqente de problemas no programa, surgiu a necessidade de uma reformulao de todo o sistema, utilizando recursos tecnolgicos mais modernos. Em 1998, foi desenhada uma nova verso da Declarao de bito (DO), acompanhada do desenvolvimento de um novo aplicativo informatizado e da elaborao de manuais para sua utilizao, que entraram em vigor em 1999.

2. Documento-Padro

O documento-padro do SIM a Declarao de bito (DO) (Anexo I), utilizada pelos Cartrios para emisso da Certido de bito. A Declarao de bito composta por nove blocos, com um total de sessenta e duas variveis: Bloco I - Cartrio: com 6 variveis Bloco II - Identificao: com 14 variveis Bloco III - Residncia: com 5 variveis Bloco IV - Ocorrncia: com 7 variveis Bloco V - bito Fetal ou menor de 1 ano: com 10 variveis Bloco VI - Condies e Causas do bito: com 7 variveis Bloco VII - Mdico: com 6 variveis Bloco VIII - Causas Externas: com 5 variveis Bloco IX - Localidade sem Mdico: com 2 variveis.

Cada um dos blocos e suas variveis so detalhados no Manual de Instrues para o Preenchimento da Declarao de bito(1). O preenchimento do documento, em princpio, deve estar sob a responsabilidade do mdico, conforme pareceres dos Conselhos Regionais de Medicina, mas freqentemente os mdicos se atm apenas s variveis que tm ligao direta com sua atividade profissional, como tipo de bito, local da ocorrncia e, mais especialmente, ao atestado mdico. O bloco da DO relativo ao atestado mdico segue o modelo internacional para anotao das causas que contriburam para o bito, aprovado pela OMS e contm
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informaes sobre as condies mrbidas presentes ou pr-existentes no momento da morte, utilizando a Classificao Internacional de Doenas (CID-10)(5). Para um aprofundamento sobre o problema de falsidade de atestados mdicos, recomenda-se a leitura da pesquisa Atestado Mdico Falso(7).

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3. Fluxo da Declarao de bito

As Declaraes de bito (DO) so impressas, em trs vias pr-numeradas seqencialmente, pelo Ministrio da Sade, atravs do Centro Nacional de Epidemiologia (CENEPI) da Fundao Nacional de Sade (FNS) e distribudas, conforme apresentado no Anexo II, s Secretarias Estaduais de Sade para subsequente fornecimento s Secretarias Municipais de Sade, que as repassam aos Estabelecimentos de Sade, Institutos Mdico Legais, Servios de Verificao de bitos, Mdicos e Cartrios. No Anexo III, est apresentado o fluxo da informao preconizado pelo Ministrio da Sade para a Declarao de bito. O fluxograma pode ser adaptado por cada unidade, para atender suas caractersticas operacionais, desde que fique garantido o envio das informaes para as instncias estadual e federal. O destino de cada uma das trs vias o seguinte: 1 Via : recolhida nas Unidades Notificadoras, devendo ficar em poder do setor responsvel pelo processamento dos dados no nvel municipal ou no estadual; 2 Via : entregue pela famlia ao Cartrio do Registro Civil para emisso da Certido de bito, devendo ficar nele arquivada; 3 Via : tambm entregue pela famlia ao Cartrio do Registro Civil, devendo ser recolhida pelos rgos responsveis pelo processamento, para posteriormente ser devolvida Unidade Notificadora, em casos de bitos notificados pelos Estabelecimentos de Sade, IML ou SVO, para colocao na documentao mdica pertencente ao falecido.
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No entanto, em funo de onde ocorreu e do tipo de bito, o fluxo ser diferente, como pode ser observado no Anexo III e detalhado a seguir:

3.1. Para os bitos Hospitalares


O estabelecimento onde ocorreu o falecimento preenche a DO em suas trs vias. A 1 via retida, para posterior recolhimento em busca ativa pelos setores responsveis pelo processamento, nas Secretarias Estaduais e/ou Municipais de Sade. As duas outras vias so entregues aos familiares, que as levaro ao Cartrio do Registro Civil para o competente registro. A 2 via geralmente fica arquivada no Cartrio, mesmo sem existir legislao especfica que assim o determine. A 3 via pode ser recolhida no Cartrio pelo rgo processador para complemento da digitao do bloco referente ao Cartrio e em seguida remetida para a Unidade de Sade onde se originou o documento.

3.2. Para os bitos no Hospitalares:


casos de mortes naturais com assistncia mdica : o mdico assistente preenche a DO que segue o mesmo fluxo, s que a primeira via deve ser encaminhada ao rgo de processamento da Secretaria de Sade; casos de mortes naturais sem assistncia mdica, em local com mdico: ocorridos geralmente em domiclio, estes bitos devero ficar sob a responsabilidade do Servio de Verificao de bitos (SVO) ou Instituto Mdico Legal (IML), cujo mdico preenche a DO, que deve ser recolhida pelo rgo responsvel. Quando no existe SVO nem IML, qualquer mdico tem obrigao de
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preencher o documento que segue o mesmo fluxo, devendo a 1 via ser encaminhada ao rgo de processamento da Secretaria de Sade; casos de mortes naturais em local onde no haja mdico: o responsvel pelo falecido, acompanhado de duas testemunhas comparece ao Cartrio do Registro Civil, que preenche as trs vias da DO. O Oficial do Registro deve conseguir a informao correspondente a cada item do documento. O Cartrio retm a 2 via para seu arquivo e, quando da busca ativa, entrega a 1 e a 3 vias ao rgo de processamento da Secretaria de Sade; casos de mortes por causas violentas: o legista do Instituto Mdico Legal (IML) preenche a DO, que segue o mesmo fluxo. Embora o fluxo preconizado pelo Ministrio da Sade seja, por experincia, o que proporciona dados mais confiveis, lembramos que ele recomendado, estando os estados liberados para estabelecerem um fluxo adequado s suas realidades, mas conservando o objetivo de melhorar a quantidade dos dados, atravs de uma busca ativa realmente eficiente.

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4. Principais Procedimentos do SIM

Neste item so apresentados os principais procedimentos do Sistema de Informaes sobre Mortalidade (SIM), ao longo do fluxo percorrido pela informao da Declarao de bito (DO) ( Anexo III), desde a Unidade Notificadora, passando pelas instncias municipal e
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estadual, at ser consolidada, pelo CENEPI, na Base Nacional de Informaes sobre Mortalidade.

4.1. Nas Unidades Notificadoras


So consideradas Unidades Notificadoras: Estabelecimentos de Sade (para os bitos hospitalares), Institutos Mdico-Legais (para os bitos por violncia), Servios de Verificao de bitos (para bitos naturais sem assistncia mdica), Cartrio do Registro Civil (para falecimentos ocorridos em localidades sem mdico) e os prprios Mdicos, que devero seguir as determinaes dos Conselhos Federal e Regionais de Medicina sobre o assunto. Estabelecimentos de Sade, Institutos Mdico Legais e Servios de Verificao de bitos Uma vez verificado o bito, o mdico responsvel preenche uma Declarao de bito. O preenchimento dever ser completo, abrangendo todos os campos, e correto, com informaes confiveis, no devendo ser omitidas variveis essenciais como Tipo de bito, Sexo, Idade, Municpios de Ocorrncia e Residncia, etc. O preenchimento do Atestado Mdico (Bloco VI da DO) deve ser feito com cuidado especial, considerando que a so anotados os diagnsticos que contriburam para o bito. recomendvel a leitura do Manual de Instrues para o Preenchimento da Declarao de bito(1) e de Laurenti: O Atestado Mdico(4). Aps o preenchimento, o responsvel destaca a primeira via do jogo, que ser retida no Estabelecimento at a coleta por busca ativa, realizada pela SMS. A segunda e a terceira vias devero ser entregues aos familiares, enfatizando-se a necessidade do comparecimento ao
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Cartrio do Registro Civil com as duas vias, para o competente assentamento, necessrio lavratura da Certido de bito, indispensvel para o sepultamento, conforme conceitua o Art. 77 da Lei 6216/75(6). Cartrios do Registro Civil O cartrio recebe dos familiares do falecido a segunda e a terceira vias da DO, para a competente lavratura da Certido de bito. Deve arquivar a segunda via, retendo a terceira para posterior recolhimento por parte da SMS. Em casos de morte sem assistncia mdica em localidade sem mdico, de acordo com o Art. 77 supracitado, o Cartrio deve preencher uma DO com os dados fornecidos pelo declarante, tentando conseguir o maior nmero possvel de informaes sobre o falecido. O Cartrio arquiva a segunda via , retendo a primeira e a terceira para recolhimento pela SMS.

4.2. Nas Secretarias Municipais de Sade


As Secretarias Municipais de Sade (SMS) constituem o primeiro elo da cadeia de processamento dos dados do SIM, sendo responsvel pelos seguintes procedimentos: Distribuio dos Documentos Os formulrios de Declarao de bito (DO), recebidos da instncia estadual so distribudos para as Unidades Notificadoras. Recebimento das Declaraes

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A SMS deve providenciar o recebimento das declaraes, realizando periodicamente uma busca ativa nas Unidades Notificadoras. Reviso A DO preenchida nas Unidades Notificadoras dever passar, no setor responsvel, por uma reviso acurada em seus campos, quando alguns erros mais evidentes logo podero ser detectados. Se estiverem em branco variveis consideradas essenciais, sem uma explicao plausvel, recomenda-se a devoluo do documento para a unidade geradora, objetivando o preenchimento dos respectivos campos. A mesma rotina dever ser seguida quando se tratar de erros de preenchimento, para as devidas correes. Durante a reviso, para acelerar posteriormente a digitao, podem ser atribudos os cdigos relativos a algumas variveis que esto anotadas por extenso na DO. So eles: Cdigo do Cartrio (campo 1), Cdigo da ocupao habitual (campo 20), Cdigos dos Bairros/Distritos de ocorrncia e de residncia ( campos 23 e 30), Cdigos do Municpios de Ocorrncia e de Residncia (campos 24 e 31), Cdigo do estabelecimento de sade onde ocorreu o bito (campo 27), e Cdigo de ocupao da me, em caso de bito fetal ou menor de 1 ano (campo 35). Codificao Corresponde transposio dos diagnsticos contidos no Bloco VI para os cdigos correspondentes na CID-10(5) e seleo da causa bsica. Esta seleo feita segundo as regras de classificao de causas bsicas de mortalidade, constantes do Volume II da CID-10, e melhor aprendidas nos cursos para formao de tais especialistas. A codificao deve ser feita nos setores que possuam os tcnicos qualificados. No caso da inexistncia de tcnicos capacitados
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na SMS, aps a reviso inicial e correo, os documentos devero ser encaminhados para o nvel estadual (DIRES ou SES). Em 1967, a Vigsima Assemblia Mundial de Sade definiu as causas de morte a serem registradas no Atestado Mdico como todas as doenas, afeces mrbidas ou leses que, ou produziram a morte, ou contriburam para ela, e as circunstncias do acidente ou violncia que produziram quaisquer de tais leses.(5) Esta definio no inclui sintomas e modos de morrer, como insuficincia cardaca ou insuficincia respiratria. Do mesmo modo, a causa bsica foi definida como a doena ou leso que iniciou a cadeia de acontecimentos patolgicos que conduziram diretamente morte, ou as circunstncias do acidente ou violncia que produziram a leso fatal.(5) Ressalte-se que a funo do Codificador no se restringe codificao das causas constantes do Bloco VI, nem da seleo da causa bsica. Cabe a ele uma reviso mais fina e apurada do que a inicialmente feita, examinando a consistncia ou cruzamento de certas variveis. Algumas destas inconsistncias devero ser solucionadas com o mdico que assinou a DO, nico que tem a faculdade de alterlas sem que perca o crdito e a confiabilidade. Isto pode ser feito atravs de qualquer meio de comunicao, preferivelmente por escrito. Embora a maior parte dos erros s possa ser sanada pelo mdico responsvel pelas informaes, algumas inconsistncias podem ser detectadas por um estudo da prpria DO, antes da fase de digitao. Como inconsistncias: exemplo, citamos os seguintes tipos de

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Tipo de bito x Idade: tipo de bito 1 (fetal), com idade superior a 000; Tipo de bito x Estado Civil: tipo de bito 1 (fetal) com qualquer tipo de Estado Civil; Idade x Estado Civil: faixas etrias baixas com qualquer tipo de Estado Civil. Usa-se quase sempre a alternativa Solteiro; Causa Bsica x Tipo de bito: este tipo de cruzamento deve ser tratado com muito cuidado, especialmente quando se tratar de bitos fetais, sendo responsvel por um acentuado nmero de inconsistncias, principalmente com os cdigos P (Algumas afeces originadas no perodo perinatal); Causa Bsica x Sexo: C53 (neoplasia de colo de tero) em sexo masculino, C61 (neoplasia de prstata) em sexo feminino; Restries de Causas Bsicas com referncia idade; Causas Bsicas improvveis : X35 (vtima de erupo vulcnica).

Digitao Esta fase consiste na transposio dos dados da Declarao de bito diretamente para o computador, nos setores que dispem do sistema informatizado. Deve ser feita com cuidado, pois uma digitao apressada poder acarretar em erros que consumiro mais tempo com a correo e redigitao.

Relatrio de Crticas Esta fase consiste na emisso de um Relatrio de Crticas, rotina operacional constante do programa, para deteco de erros cometidos durante a codificao ou mesmo durante a digitao. Alm
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das inconsistncias mencionadas acima, outras sero detectadas, como causas bsicas invlidas ou inexistentes, erros na codificao dos bairros, municpios (invlidos ou inexistentes), etc. A correo das inconsistncias dever ser feita vista da Declarao de bito e anotada no prprio relatrio, para redigitao. Remessa dos Dados Uma vez cumpridas as fases anteriores, os dados devero ser remetidos para o nvel estadual: Diretorias Regionais de Sade ou, em sua falta, diretamente para as Secretarias Estaduais de Sade. Os dados sero remetidos por meios magnticos (disquetes), livre de erros , usando-se a rotina Transferncia contida no programa.

4.3. Nas Secretarias Estaduais de Sade


Os procedimentos do SIM sob a responsabilidade da instncia estadual variam dependendo do grau de descentralizao dos municpios e do funcionamento das diretorias regionais no estado. Os principais procedimentos so: Recebimento de documentos (formulrios de DO e manuais): o CENEPI remete, para as Secretarias Estaduais de Sade, uma quantidade de Declaraes de bito correspondente ao nmero de falecimentos do ltimo ano considerado, acrescida de 20%; Distribuio dos Documentos: a SES faz a distribuio dos formulrios da DO para todos os municpios do estado, atravs das Diretorias Regionais ou, em sua

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ausncia, diretamente, em quantidade superior ao quantitativo de bitos informados pelos mesmos; Controle da Distribuio: a SES deve dispor de um sistema interno de controle dos documentos, com informaes sobre o nmero remetido e o retornado. Devem ser anotados os nmeros inicial e final de cada remessa, para controle de futuras solicitaes. Cabe a cada elemento recebedor, fazer o controle de seu estoque, informando SES sobre o total recebido, encaminhando a relao de declaraes rasuradas, anuladas, substitudas ou mesmo extraviadas; Recebimento das Declaraes de bito: a SES recebe as declaraes das Diretorias Regionais de Sade e/ou diretamente dos municpios, quando estes dois nveis tiverem o seu processamento centralizado na SES; Processamento das Declaraes de bito: a SES processa as Declaraes de bito recebidas das Secretarias Municipais que no dispem do sistema informatizado; Reviso das Declaraes de bito: a SES procede reviso das declaraes no que se refere a campos incorreta ou incompletamente preenchidos; Recebimento dos Arquivos: a SES recebe os dados processados pelas Diretorias Regionais de Sade ou pelos municpios que dispem do sistema informatizado; Consolidao dos Dados: a SES consolida os arquivos recebidos e os nela criados, formando uma base de dados estadual; Encaminhamento dos Dados: a SES encaminha, trimestralmente, ao CENEPI, sob as formas usuais (disquete compactado, BBS ou INTERNET), todos os dados que j estiverem revisados e corrigidos, mesmo que ainda faltem declaraes do perodo;

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Remessa de dados sobre Mortalidade: a SES tem a responsabilidade de enviar para o nvel regional e municipal a base de dados estadual; Recebimento do Aplicativo: a SES recebe, pelos meios usuais (BBS, INTERNET ou diretamente do CENEPI), as verses atualizadas do sistema informatizado; Instalao e Operao do Sistema Informatizado: a SES utiliza o aplicativo informatizado (itens 5 e 6).

4.4. No Centro Nacional de Epidemiologia (CENEPI)


O CENEPI o gestor nacional do sistema, sendo o elo final da cadeia de processamento dos dados dos sistemas e do controle das providncias quanto documentao, quanto ao sistema informatizado e quanto aos dados. As atribuies do CENEPI no que diz respeito ao Sistema de Informaes sobre Mortalidade (SIM) so cumpridas pela Coordenao de Informaes e Anlise da Situao de Sade (CIASS). O CENEPI recebe, de todos os estados, os dados sobre mortalidade e faz a consolidao na Base Nacional de Dados sobre Mortalidade, disponvel para acesso pblico. As informaes so divulgadas pelas seguintes formas: Anurio de Estatsticas de Mortalidade, com dados desde 1977; INTERNET, pela pgina do DATASUS (www.datasus.gov.br); CD-ROM; Listagem fornecida, atravs da CIASS, mediante solicitao.
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Quanto ao sistema informatizado, o CENEPI faz as especificaes para atualizao do aplicativo desenvolvido pelo DATASUS, rgo da Secretaria Executiva do Ministrio da Sade. A cada nova verso, o CENEPI promove a distribuio para as secretarias estaduais, bem como o treinamento, quando necessrio. No que se refere documentao, responsabilidade do CENEPI a distribuio dos documentos e manuais do sistema, para as Secretarias Estaduais de Sade e outros rgos definidos como responsveis pelas estatsticas de sade. Especificamente, quanto aos formulrios da Declarao de bito, o CENEPI realiza os seguintes procedimentos: Elaborao do Layout: a DO tem passado por alteraes de layout, com atualizao, introduo ou excluso de variveis, atendendo as solicitaes avaliadas pelo CENEPI. A avaliao feita com o apoio do Centro Brasileiro de Classificao de Doenas em Portugus e do Departamento de Epidemiologia da Faculdade de Sade Pblica da USP, que vm acompanhando o sistema desde sua primeira implantao. Em princpio, as alteraes entram em vigor no incio do ano estatstico;

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Providncias para Impresso: a impresso dos formulrios est sob a responsabilidade da Fundao Nacional de Sade, mas futuramente sero estudadas alternativas de viabilizao da impresso pelos estados; Recebimento e Armazenamento: aps a impresso, os formulrios de DO so armazenados em dependncias da FNS, para distribuio aos usurios; Distribuio: a distribuio feita gratuitamente, de modo fracionado, considerando as peculiaridades de armazenamento das Secretarias Estaduais. O CENEPI remete as Declaraes de bito (DO), para as Secretarias Estaduais de Sade, em quantidade 20% superior aos bitos informados no ano anterior. O controle desta distribuio feito atravs dos nmeros inicial e final de cada remessa.

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5. Sistema Informatizado

Em paralelo criao do novo formulrio da Declarao de bito (DO), foi desenvolvida pelo DATASUS a verso 7.0 do aplicativo informatizado para o SIM. Esta nova verso do aplicativo de fcil utilizao e dispe de ajuda automtica. O sistema permite identificar a instalao na qual foi digitada cada Declarao de bito (DO). Ao ser instalado, o SIM 7.0 armazena em uma varivel interna o cdigo da unidade de instalao que ser gravado em cada registro. Durante o processo de instalao, fornecido o nvel de gesto do sistema (Brasil, Estado, Regional, Municpio e Estabelecimento de Sade) denominado como tipo ou unidade de instalao. Quando o tipo de instalao no Brasil, informada a UF. Em caso de municpio e estabelecimento de sade, so informados seus respectivos cdigos. A verso 7.0 do SIM traz novos termos e conceitos na operacionalizao do programa que gerencia o Sistema de Informaes sobre Mortalidade. O principal o conceito de lote. Um lote o conjunto de declaraes, agrupadas, fisicamente, por alguma varivel selecionada (Cartrio, Unidade de Sade, Bairro de residncia do falecido etc., conforme rotina prpria de cada instalao), contendo, para sua identificao, uma capa de lote. O conceito de lote reflete o modo como as secretarias organizam e armazenam as Declaraes de bito (DO): por Unidade de Sade, por Cartrio, por Bairro etc. O processamento em lotes torna a digitao da DO mais eficaz na entrada de dados e obriga dupla digitao do nmero da
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declarao, garantindo a unicidade da DO. Alm disso, permite uma facilidade maior na transferncia da base de dados para os outros nveis de gesto do sistema, garantindo que os dados enviados esto criticados e sem erros, propiciando melhor qualidade da base de dados consolidada. O aplicativo composto pelo software SIM.EXE e por arquivos auxiliares, necessrios execuo do programa: DO.DAT: estrutura da base de dados; COMPDBF.EXE: programa para compactar a base de dados; EXPDBF.EXE: programa para descompactar a base de dados; TABCRIT.DBF: tabela de crtica; INTERNA.DBF: tabela de categorias e TABMSG.DBF: tabela de mensagens de erros. Os mdulos e rotinas do SIM 7.0 podem ser executados por intermdio da seleo de itens de menu ou pelo acionamento de botes. Os itens de menu e os botes podem assumir duas condies: habilitados e desabilitados, s podendo ser executados quando habilitados. A seleo pode ser feita pelo mouse ou pelo teclado. Ao posicionar o ponteiro do mouse sobre algum item de menu ou boto (sem clicar), apresentada a sua finalidade no rodap da tela e prximo ao boto. Pelo teclado, para selecionar um determinado item de menu ou executar uma rotina associada a um boto, basta pressionar a tecla ALT + letra sublinhada ou CTRL + letra sublinhada. A seguir, apresentado o contedo de cada um dos cinco menus do SIM 7.0.
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Menu Declaraes:

Este o principal mdulo do aplicativo. Por ele, se tem acesso s declaraes cadastradas, aos lotes e digitao das declaraes. Ano de Processamento: para incio dos trabalhos, necessrio selecionar o ano de processamento, que deve ser o mesmo do ano do bito existente nas declaraes que compem o lote; Controle dos Lotes: acessa a rotina que, alm de permitir o cadastramento dos lotes digitados na prpria instalao, possibilita a edio das declaraes contidas em seus lotes e permite visualizar os nmeros dos lotes recebidos de outras instalaes; Declaraes (Base de Dados): permite acesso Base de Dados, ou seja, s declaraes que foram movidas dos lotes fechados e dos arquivos recebidos de outras unidades de instalao; Localiza: possibilita a localizao de uma declarao pelo seu nmero ou pelo nome do falecido, apresentando em qual lote ela foi digitada.

Menu Aplicativo: TabWin: estando instalado no micro, pode ser executado a partir do aplicativo SIM; Tab para DOS: estando instalado no micro, pode ser executado a partir do aplicativo SIM.

Menu Operacionais: Transferncia: esta rotina permite transferir lotes fechados e/ou recebidos para outras instalaes (gestores
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municipais, estaduais ou federal), atendendo ao cronograma de envio de informaes do sistema; Recebimento: esta rotina permite receber lotes fechados de outras instalaes (gestores municipais, estaduais ou federal), atendendo ao cronograma de envio de informaes do sistema; Manuteno de ndices: reconstri os ndices dos arquivos de dados e de controle do sistema, em caso de problemas; Impressora: abre a janela padro do Windows para configurao das impressoras.

Menu Propriedades: Instalao: apresenta as informaes cadastradas durante o processo de instalao do sistema. O sistema permite apenas a modificao do nome da Unidade de Instalao; Observao: o nome da Unidade de Instalao apresentado no cabealho dos relatrios e tela principal do sistema; TAB e TABWIN: apresenta os diretrios onde esto instalados esses aplicativos. O sistema permite modificar estes diretrios; Logradouro: permite que a unidade de instalao habilite ou no a tabela de logradouro;

Menu Ajuda:

Apresenta a ajuda automtica e as informaes sobre a verso do sistema.

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6. Processamento das Declaraes em Lotes

6.1. Criao de Lotes


As declaraes recebidas das Unidades Hospitalares, depois de avaliadas quanto ao preenchimento, so codificadas e agrupadas em lotes. A numerao dos lotes de responsabilidade de cada unidade de instalao. Um lote identificado pela capa de lote, que contm o nmero do lote, a quantidade de declaraes que pertence ao lote e o nome do responsvel pelo cadastramento ou digitao do lote. A Declarao de bito (DO), ao entrar no sistema, passa a ser identificada pelo seu nmero e pelo nmero do lote que a contm. O sistema, ao cadastrar o lote, agrega ao nmero informado o mesmo nmero da Unidade de Instalao, cujo conceito foi visto no item anterior. A quantidade mais conveniente de declaraes para um lote corresponde a um dia de trabalho de um digitador, em geral entre 100 e 200 declaraes. O SIM aceita no mximo 500 declaraes em um lote. O arquivo de lote criado recebe o nome no padro "Laannnn.DBF", onde o "L" identifica que um arquivo de tipo Lote, "aa" identifica o ano de processamento e "nnnn" identifica o nmero do lote informado na sua criao.

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6.2. Cadastramento de Um Lote


No sistema informatizado SIM, chama-se cadastramento de um lote ao ato de registrar as informaes da capa do lote e da digitao dos nmeros de srie de cada declarao que conste do mesmo. Cadastrar o lote significa que este j foi organizado e est pronto para ser criado para o sistema. Para isso, deve-se selecionar a seqncia Declaraes/Controle de Lote/Lote/Incluir, preenchendo os campos que constam da capa de lote. Uma vez cadastrado o lote, pode-se dar inicio digitao e gravao das declaraes.

6.3. Digitao das Declaraes


Antes que se possa dar incio ao procedimento de digitao, necessrio cadastrar o lote onde se encontram as declaraes, como visto no item anterior. Para digitar as declaraes, na tela Controle dos Lotes, deve-se selecionar o nmero do lote e, em seguida, Declarao/Editar; para acessar a base de dados. A fim de iniciar a digitao, seleciona-se Operaes/Incluir. O cursor ser posicionado, primeiramente, no campo para digitar o nmero da declarao. Com o objetivo de facilitar a digitao, foram implementados botes, que aparecem na declarao e permitem a visualizao de valores associados a um determinado campo.
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: Ao pressionar o boto esquerdo do mouse sobre esta figura apresentada a tabela correspondente ao campo; : Ao pressionar o boto esquerdo do mouse sobre esta figura so apresentados, em uma janela, os valores vlidos para o campo correspondente. Aps digitar todos os dados que constam na declarao, deve-se executar Operaes/Gravar. Quando no se desejar prosseguir com a digitao de uma outra declarao, deve-se executar Operaes/Cancelar.

6.4. Crtica da Entrada de Dados


Crtica a verificao do contedo de cada campo digitado da declarao. Ela poder ser executada apenas para uma declarao ou para todo o lote. A rotina de crtica executa as seguintes fases: verifica se os campos obrigatrios foram digitados; verifica as categorias dos campos que tm uma tabela associada ou que apresenta uma lista de valores vlidos; verifica divergncias de campos relacionados entre si, que podem ter ocorridos na digitao, na codificao do campo ou at durante o preenchimento do documento. Uma declarao pode ser criticada, aps ter sido gravada. Para tanto, necessrio apenas executar Utilitrios/Criticar DO. Para criticar todas as declaraes de um lote, deve-se selecionar Declarao/Controle de Lotes e, aps indicar o lote, selecionar Declarao/Criticar. Em seguida, executa-se a rotina de crtica, atravs do boto Iniciar.
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No final, caso tenham sido detectados erros, gerado um relatrio que pode ser visualizado na tela ou impresso. No havendo erro, dada a opo de fechamento do lote.

6.5. Correo dos Dados


A base de dados do SIM formada pelas Declaraes de bito (DO) criticadas e sem erro, uma vez que constituda pela consolidao dos lotes fechados e recebidos de outras instalaes. Um lote s pode ser transferido se no contiver erro. No caso de uma determinada declarao necessitar de uma pesquisa mais demorada e no se quiser retardar o envio de todo o lote, necessrio retir-la do lote, para que este possa ser transferido. Os erros detectados na crtica de um lote ou de uma declarao, podem ser visualizados tanto atravs de relatrios exibidos na tela ou impressos, como tambm durante a edio da declarao, quando se seleciona Utilitrios/Visualizar erros da DO. No modo de alterao, ao se posicionar o mouse em campos marcados em vermelho (com erro), a mensagem de erro correspondente exibida no rodap da tela. Com base nas mensagens geradas pela rotina de crtica e no contedo preenchido no documento, pode-se proceder correo, selecionando Declaraes/Controle dos Lotes e indicando o lote a ser corrigido. Para editar as declaraes, existem duas alternativas: selecionar Declaraes/Editar para editar todas as declaraes do lote, tenham ou no erros e, ento, posicionar na declarao que se deseja corrigir ou alterar
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(o nmero das declaraes com erro so apresentados em vermelho); selecionar Declaraes/Correo para editar apenas as declaraes que apresentem erro.

6.6. Remontar um Lote


Remontar um lote tornar um lote fechado disponvel para edio, permitindo que se inclua, altere ou exclua uma ou mais declaraes. Nesta operao, o arquivo fsico recriado, sem ser removido da base de dados. Cada unidade de instalao s poder remontar os lotes nela criados.

6.7. Situao de um Lote


Um lote, aps ser criado, pode estar nos seguintes tipos de situao: Aberto: quando de sua criao e aps uma incluso, excluso ou alterao de uma das declaraes; Com erro: quando executado o processo de crtica e pelo menos uma declarao apresente erro de crtica; Criticado: quando executado o processo de crtica e nenhuma declarao pertencente ao lote apresenta erros de crtica, porm o lote est incompleto, isto , no foram informadas ou digitadas todas as declaraes; Concludo: quando executado o processo de crtica, nenhuma declarao apresenta erros e todas j foram informadas e digitadas. Nesta situao o lote est completo e sem erro;
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Fechado: alm das caractersticas da situao concludo, o lote foi movido para a Base de Dados. Aps esse processo, o arquivo fsico deste lote removido do diretrio de dados; Transferido: indica que o lote foi transferido, isto , as suas declaraes foram copiadas para disquete ou outra unidade de destino, selecionada na operao de transferncia.

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7. Atribuies do Nvel Federal

Em resumo, no que diz respeito ao SIM, o nvel federal, representado pelo CENEPI, atravs da Coordenao de Informaes e Anlise da Situao de Sade (CIASS), tem as seguintes atribuies: Quanto Documentao: - Declarao de bito DO: a) alteraes no layout e elaborao; b) providncias para impresso; c) distribuio para as Secretarias Estaduais de Sade (Anexo II); d) controle da distribuio. - Manuais do Sistema: Manual de Procedimentos do SIM; Manual de Instrues para o Preenchimento da Declarao de bito. a) elaborao, reviso e atualizao; b) providncias para impresso; c) distribuio para as Secretarias Estaduais de Sade; d) controle da distribuio. Quanto ao Sistema Informatizado: - recebimento, do DATASUS, das verses atualizadas do sistema bem, como das instrues para a sua operao; - distribuio das verses, diretamente para as Secretarias de Sade ou indiretamente (INTERNET, BBS, etc);
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- recebimento de informaes sobre problemas relacionados com a operao; - entendimento com o rgo responsvel, para a soluo dos problemas; - divulgao das solues para os problemas; - informao aos usurios sobre alteraes ocorridas. Quanto aos Dados: - recebimento, pelos meios usuais, dos dados encaminhados pelas Secretarias. Estaduais de Sade ou outros rgos responsveis pelo seu processamento; - reviso crtica dos dados; - remessa das inconsistncias para o setor de origem, para correo; - agregao dos dados estaduais corrigidos e revisados. - colocao dos dados na rede do CENEPI; - formao da Base Nacional de Dados sobre Mortalidade; - providncias para disponibilizao dos dados pelos meios usuais; - fornecimento de dados a usurios, quando solicitados.

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8. Atribuies do Nvel Estadual

O nvel estadual representado pelas Secretarias Estaduais de Sade ou outros rgos definidos como responsveis pelas Estatsticas Vitais. Pode estar dividido em Diretorias de Sade (ou equivalentes) que representam uma instncia intermediria entre as Secretarias Estaduais e as Secretarias Municipais de Sade. Em resumo, no que diz respeito ao SIM, so atribuies da instncia estadual: Quanto Documentao: - recebimento, do CENEPI, dos documentos referentes ao Sistema (formulrios da DO e manuais); - distribuio dos documentos, conforme o Anexo II; - controle da distribuio. Quanto ao Sistema Informatizado: - recebimento, pelos meios usuais (BBS, INTERNET ou diretamente do CENEPI), das verses atualizadas; - instalao e operao do aplicativo; - informao ao CENEPI sobre os problemas detectados durante a operao. Quanto aos Dados: - recebimento dos dados municipais, em meio magntico ou no; - reviso dos dados atravs do Relatrios de Crticas, com envio do Relatrio de Inconsistncias aos rgos de origem, para correo;
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- encaminhamento trimestral ao CENEPI, sob as formas usuais (Disquete compactado, BBS ou INTERNET), de todos os dados revisados e corrigidos, mesmo que ainda faltem declaraes do perodo (Anexo III); - utilizao plena dos dados; - remessa, para os nveis Regional / Municipal, da Base Estadual de Dados sobre Mortalidade.

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9. Atribuies do Nvel Municipal

Este nvel representado pelas Secretarias Municipais de Sade que podem dispor ou no do sistema informatizado para o processamento das Declaraes de bito (DO). As atribuies das Secretarias Municipais de Sade, no que diz respeito ao SIM, em resumo, so: Quanto documentao - recebimento, da instncia estadual, dos documentos e manuais do SIM, conforme apresentado no Anexo II; - distribuio das Declaraes de bito para as Unidades Notificadoras: Estabelecimentos de Sade, Institutos Mdico-Legais e Servios de Verificao de bitos, Cartrios do Registro Civil e Mdicos; - distribuio do Manual de Preenchimento(1) para as Unidades Notificadoras; - distribuio do Manuais de Procedimentos para os usurios; - controle da distribuio das Declaraes de bito. Quanto ao sistema informatizado (para os municpios que processam a DO): - instalao do aplicativo SIM; - dar conhecimento ao nvel estadual dos problemas detectados durante a operao.

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Quanto aos Dados: - recebimento das declaraes das Unidades Notificadoras; - reviso das declaraes recebidas das Unidades Notificadoras; - codificao dos diagnsticos, se dispuser de codificador devidamente qualificado; - as fases Digitao, Relatrio de Crticas e Remessa dos Dados sero realizadas quando o municpio dispuser do sistema informatizado, realizando o processamento das declaraes; - encaminhamento das Declaraes de bito para o nvel estadual , a fim de que os dados possam ser processados, quando o municpio no dispuser do sistema informatizado (Anexo III).

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10. Referncias Bibliogrficas

1. BRASIL. Fundao Nacional de Sade. Manual de Instrues para o Preenchimento da Declarao de bito. Braslia : 1999. 2. _______. Mortalidade Brasil 1995. Braslia : 1998. 3. CARVALHO, D. M. Grandes Sistemas Nacionais de Informaes em Sade. Informe Epidemiolgico do SUS, v. 4, p. 7-46, 1997. 4. LAURENTI, R.; JORGE, M. H. P. M. O Atestado de bito. So Paulo : Centro da OMS para Classificao de Doenas em Portugus, 1994. (Srie Divulgao, 1). 5. OMS. Classificao Estatstica Internacional de Doenas e Problemas Relacionados Sade : CID 10. So Paulo : EDUSP, 1994. 6. REGISTROS pblicos : Lei 6015 de 31.12.73, com alteraes introduzidas pela Lei 6216 de 30.06.75. So Paulo : SARAIVA, 1980. 7. SILVEIRA, R. M. J. Atestado Mdico Falso. So Paulo : Centro da OMS para Classificao de Doenas em Portugus, 1994. (Srie Divulgao, 1).

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11. Anexos
Anexo I
Modelo da Declarao de bito

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Anexo II
Fluxo de Distribuio do Documento-Padro
CENTRO NACIONAL DE EPIDEMIOLOGIA

CENEPI

SECRETARIA ESTADUAL DE SADE SES

DIRES

SECRETARIA MUNICIPAL DE SADE SMS

ESTABELECIMENTO DE SADE *

CARTRIOS

MDICOS

Observao: - - - - - - Quando no existirem DIRES * Inclui IML e SVO 45

Anexo III
Fluxo da Informao - bitos Hospitalares
HOSPITAL

PREENCHE

1 VIA 3 VIA 2 VIA 3 VIA

ENCAMINHA

FAMLIA

DEVOLVE

CART REG CIV

SEC SADE

2 VIA ARQUIVA

3 VIA

ENCAMINHA

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Anexo IIIa
bitos por causas Naturais em Localidades sem Mdico

CARTRIO DO REGISTRO CIVIL

PREENCHE

1 VIA 2 VIA 3 VIA

ENCAMINHA

ARQUIVA

SECRETARIA DE SADE

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Contatos Em caso de dvidas, sugestes, colaboraes ou esclarecimentos, utilize as seguintes formas de contato: CENEPI CIASS - Coordenao de Informaes e Anlise da Situao de Sade Setor de Autarquias Sul, Bloco N, Sala 601 Ala Norte CEP 70.058-902 - Braslia - DF FAX: (061)322-1786 e-mail: sim@fns.gov.br DATASUS COINS - Coordenao de Informaes de Sade Rua Mena Barreto, 114, 5 andar CEP 22.271-100 - Botafogo - Rio de Janeiro, RJ FAX:(021)536-7240 e-mail: sim@datasus.gov.br

Visite as "home-pages" do Ministrio da Sade na INTERNET: http://www.saude.gov.br/ http://www.datasus.gov.br/ http://www.fns.gov.br/

Elaboradores:
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Claudio Ocilio de Melo/DATASUS/SE/MS Haroldo Lopes dos Santos/DATASUS/SE/MS Helio de Oliveira/CIASS/CENEPI/FNS Irineu de Freitas Junior/DATASUS/SE/MS Nbia Vieira dos Santos/CIASS/CENEPI/FNS Roberto Men Fernandes/CIASS/CENEPI/.FNS Colaboradora: Silvia Rangel dos Santos Diagramao: Cludia Helena Batista/COEDE/ASPLAN/FNS Reviso/Editorao: Maria Liliane M. Montefusco dos Santos/COEDE/ASPLAN/FNS Capa: Edite Damasio da Silva/GAB/CENEPI/FNS Reviso Bibliogrfica: Raquel Machado Santos

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ESTA OBRA FOI EDITADA PARA ATENDER AOS OBJETIVOS DO PROJETO VIGISUS, EM CONFORMIDADE COM O ACORDO DE EMPRSTIMO NMERO 4394-BR COM O BANCO MUNDIAL, NO MBITO DO PROJETO BRA/97-028 PNUD FUNDAO NACIONAL DE SADE/FNS

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