Tiendas Efe S.A.

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PLAN DE AUDITORIA DE SISTEMAS

1. ORIGEN DEL EXAMEN La presente auditora de sistemas se realiza en cumplimiento de contrato de sociedad de auditoria QUISPE Y PEREZ ASOCIADOS SOCIEDAD CIVIL a la empresa TIENDAS EFE S.A. 2. OBJETIVO DEL EXAMEN Objetivo General Revisar y evaluar los controles, sistemas, procedimientos de informtica, equipos de computo, su utilizacin, eficiencia, seguridad, examinar el hardware y software implementado, as como la documentacin de sistemas de la empresa TIENDAS EFE S.A. conforme a la normatividad aplicable y si estos han cumplido con las meta de entidad; a fin de que se logre una utilizacin ms eficiente y segura de la informacin que servir para una adecuada toma de decisiones. Objetivo Especfico Los objetivos establecidos para la ejecucin de este Auditoria de Sistemas son: a) Determinar s la Oficina de Tecnologa de la Informacin ha realizado sus tareas y funciones de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de organizacin y funciones y en el Manual de Organizacin y Funciones (MOF) de la Institucin y a su estructura orgnica. b) Comprobar s la Oficina de Tecnologa de la Informacin ha cumplido con la ejecucin de los proyectos programados en los Planes Operativos durante los aos 2011 y 2012 (hasta el 31/10/2012). c) Establecer s la Oficina de Tecnologa de la Informacin ha emitido un Plan de Sistemas de Informacin acorde a las necesidades de la Institucin. d) Determinar s existen adecuados controles de datos, fuente de operacin y de salida. e) Establecer s existen adecuados procedimientos de control para la administracin del hardware de la empresa. f) Comprobar la existencia de un adecuado programa de mantenimiento de equipos de computacin. g) Comprobar la existencia de adecuados procedimientos de control de seguridad de programas de datos y equipos de cmputo h) Comprobar la existencia de un Plan de Contingencias adecuado a las reales necesidades de la Institucin.

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i) Comprobar la implementacin en la aplicacin de las tcnicas de Intranet dentro de la empresa como un medio de fortalecer el Control Interno existente e incrementar la eficiencia de las comunicaciones internas j) Establecer s existen adecuados procedimientos de control para la administracin del software de la empresa y si est debidamente autorizado. k) Determinar si se han adoptado acciones correctivas sobre seguridad de sistemas informticos.

3. ALCANCE El alcance de la auditora comprender la revisin de las acciones realizadas por la Oficina de la Tecnologa de la Informacin por el perodo comprendido desde el ao 2011 y 2012 (hasta el 31/10/2012).

4. DESCRIPCIN DE LA ENTIDAD General a) Descripcin de la Empresa Tiendas Efe S.A., inici sus actividades en 1961, como una divisin comercial de Enrique Ferreyros S.A. constituyndose como Tiendas Efe S.A. en febrero de 1966. Desde entonces ha tenido a la ciudad de Chiclayo como oficina principal y luego fue abriendo nuevas tiendas, inicialmente en el norte y centro del pas y posteriormente, en los ltimos aos a nivel nacional. En Abril de 1993 Tiendas EFE S.A. fue adquirida por sus actuales propietarios en partes iguales, siendo ambas personas profesionales con muchos aos de experiencia en el manejo comercial, financiero y operativo del sector dentro del grupo fundador, lo que les permiti relanzar Tiendas EFE S.A. con rapidez y eficiencia. Posteriormente, en agosto y noviembre de 1995 se concretaron acuerdos de absorcin de Comercial Su Casa y Del Castillo & Ca. S.A. respectivamente. Desde entonces, puede observarse una favorable evolucin del negocio con una importante presencia de tiendas en las principales ciudades de provincias y en la Capital. El desarrollo de la red de tiendas ha sido importante, alcanzando a cubrir 45 ciudades y 66 tiendas en todo el pas, incluyendo las ltimas aperturas en la de las tiendas de: Cceres, Huscar, Pro, Cusco 2, Iquitos 2, Pachactec, Caete y Carabayllo, cabe mencionar que por temas operativos se cerr la tienda de Mi

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Per, reemplazndola por Pachactec. Las actividades comerciales estn enfocadas en la comercializacin al detalle de equipos electrodomsticos, equipos de cmputo, telefona celular, equipos digitales de las marcas ms reconocidas del medio, as como, Mxima Garanta Extendida entre otros. LINEA BLANCA LINEA MARRON TIPO MARCA TIPO MARCA Cocinas BSH, LG, Video Samsung, Refrigerado Mabe, Audio Sony, ras Inresa, Panasonic Secadoras Indurama Phillips Lavadoras Samsung, LG Hornos Coldex Orizon3V (marcas Propias) OTROS TIPO Batidoras Licuadoras Tostadoras Cmaras fotogrficas, filmadoras, Celulares Computadoras MARCA Oster, Phillips, Imaco, Motorola, Samsung, Nokia, Sony Ericsson, Alcatel, HP, Toshiba y compatibles

El crecimiento del sector electrodomsticos durante los cuatro ltimos aos es el siguiente: en el ao 2008 creci 26%; en el 2009 decreci en -2.3% en el 2010 el crecimiento fue de 32%,; y en el 2011 el crecimiento fue de 12% con ventas estimadas de, 1,200 millones, El sector crece en promedio anual 2.6 veces del PBI. La distribucin del mercado de electrodomsticos es 50% Lima y 50% provincias. Actualmente, Tiendas EFE S.A. participa tanto en provincias, mercado que conoce bien, como en Lima, reto que estamos asumiendo de manera positiva. La empresa cuenta con 66 tiendas ms una de saldos de mercadera y registra ventas de S/. 458.9 millones, logrando el liderazgo del mercado de provincias por cuarto ao consecutivo con aproximadamente el 18% de participacin y un estimado del 11% a nivel nacional b) Principal actividad La actividad principal de la empresa es la venta de artefactos, principalmente artefactos electrodomsticos (lnea blanca: refrigeradoras, lavadoras, cocinas, otros; lnea marrn: televisores, DVD, equipos de sonidos, otros y pequeos artefactos: licuadoras, tostadoras, otros), equipos de cmputo, como de tecnologa digital y de telefona celular. Asimismo en su proceso de diversificacin en el 2010 aadi a su lnea de negocios la venta de motos.

c) Visin Estar en la mente de cada peruano que necesite nuestros productos y servicios.

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d) Misin Ser la mejor alternativa peruana en satisfacer las necesidades de nuestros clientes, promoviendo el consumo de nuestros productos basados en la excelencia del servicio; logrando a su vez la solidez de la empresa y el bienestar de sus integrantes. e) Estructura Orgnica

Oficina de la Tecnologa de la Informacin a) Principales actividades Promover convenios y contratos nacionales e internacionales referidos al manejo y potenciar el uso de las de las T.I. Representar a la empresa en eventos referidos al uso de las T.I. Planificar y promover proyectos referidos a T.I. en la empresa. Planificar, organizar, dirigir y supervisar el Desarrollo de Anlisis, Diseo, Programacin y Mantenimiento de aplicativos, sistemas de informacin y base de datos. Planificar, organizar, dirigir y supervisar el adecuado mantenimiento de Hardware, Software, de la Red Interconectada; del Portal Virtual y/o Portal de Transparencia o de Informacin Pblica. Asesorar y/o asistir a las Gerencias en asuntos de su competencia y promover programas de capacitacin del personal; as como participar en los procesos que involucren la adquisicin de equipos de cmputo; Planificar, dirigir, ejecutar y supervisar las actividades de procesamiento automtico de datos en la administracin segn Ley de Transparencia. Proponer al Directorio, la implementacin de tecnologas de informacin de punta, logrando para esto un buen soporte para la toma de decisiones.
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Divulgar a travs de la Pgina Web, informacin referida a datos generales, disposiciones y comunicados de la Empresa. Dirigir el desarrollo de anlisis, diseo, programacin y mantenimiento de aplicativos, sistemas de informacin y base de datos. Elaborar y dirigir la aplicacin de los manuales de programacin para automatizar los procesos de informacin de la Empresa; as como otros relacionados con la seguridad y proteccin del Hardware y Software en el mbito de su competencia. Cumplir y hacer cumplir bajo responsabilidad, las disposiciones relativas a Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. Asesorar en materia de adquisicin de sistemas y servicios, programas, redes y comunicacin. Emitir opinin tcnica sobre normas y dispositivos legales referentes al Sistema de Informtica. Interpretar clculos estadsticos para su diagramacin, anlisis, diagnsticos y/o tratamiento de estudios que permita evaluar las metas y objetivos. Otras funciones inherentes a su cargo y las que encomiende la empresa.

b) Estructura orgnica

c) Documentos de gestin Manual de Organizacin y funciones Reglamento de Organizacin y Funciones Polticas, normas, estndares y procedimientos Contrato y plizas de seguros Ley del Cdigo de tica de Profesionales Manuales de sistemas Reglamento Interno de Trabajo
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5. NORMATIVA APLICABLE Normas aplicables a la institucin

a) b) c) Constitucin Poltica del Estado Leyes y Normas Vigentes para toda empresa privada. El Texto nico Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo N 179-2004-EF, modificado por el Decreto Legislativo N 972 y la Ley N 29308 Apndice II del Texto nico Ordenado de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo, aprobado por Decreto Supremo N 055-99-EF Texto nico Ordenado (TUO) de la Ley N 28194, Ley para la Lucha contra la Evasin y para la Formalizacin de la Economa aprobado mediante el Decreto Supremo N 150-2007-EF, norma que crea el Impuesto a las Transacciones Financieras ITF Ley General de Sociedades Ley N 26887 Normas Internacionales de Contabilidad Oficializadas Normas de Auditora Generalmente Aceptadas - NAGA Normas internacionales de auditoria NIAS

d) e)

f) g) h) i)

Normas aplicables a Sistemas Informticos Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica a) LEY N 27309 Ley que incorpora los Delitos Informticos al Cdigo Penal creada con fecha 17 de setiembre 2000. b) De conformidad con el Decreto Supremo N 066-2003-PCM y ROF de la PCM, la presidencia del consejo de ministros se encargan en normar, coordinar integrar y promover el desarrollo de la actividad informtica en la administracin pblica, impulsando y fomentando el uso de las nueva etnologas de la informacin para la modernizacin y desarrollo del estado, acta como ente rector del sistema nacional de informtica, dirige y supervisa la poltica nacional de informtica y gobierno electrnico. c) Mediante la Resolucin de la Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales N 0026-2004/CRT-INDECOPI se aprob como norma tcnica peruana la NTP-ISO/IEC 17799:2004 EDI Tecnologa de la Informacin. Cdigo de buenas prcticas para la gestin de seguridad de la informacin. 1ra. Edicin. d) Verificar el cumplimiento de las medidas para garantizar la legalidad de la adquisicin de programas de software, dispuestas en el D.S. N 013-2003PCM del 12 de Febrero del 2003, sus modificatorias aprobadas mediante D.S. N 053-2008-PCM de 9 de agosto 2008, D.S. N 077-2008-PCM del 27 de Noviembre 2008 y D.S. N 076-2010-PCM del 24 de Julio 2010; en la gua aprobada con R.M. N 073-2004-PCM del 17 de marzo del 2004. e) La actividad se ejecutara durante el primer trimestre y el alcance corresponder al ejercicio anterior (Enero Diciembre 2011). Su ejecucin se reportar en el formato contenido en el anexo 17, el cual estar disponible en el portal institucional de la contralora general de la Repblica.

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6. INFORMES A EMITIR Y FECHAS DE ENTREGA Oficina de la Tecnologa de la Informacin y estadstica

DNI INTEGRANTE DEL EQUIPO VISITA PRELIMAR TRABAJO DE CAMPO ELABORACIN DEL INFORME TOTAL DIAS UTILES TOTAL HORAS

42824116 46332226 45256345 48157889 41115181

DEL 06/08/2012 06/08/2012 06/08/2012 06/08/2012 06/08/2012

AL 16/08/2012 23/08/2012 20/08/2012 23/08/2012 16/08/2012

DEL 17/08/2012 24/08/2012 21/08/2012 24/08/2012 17/08/2012

AL 07/09/2012 26/09/2012 14/09/2012 26/09/2012 07/09/2012

DEL 10/09/2012 27/09/2012 17/09/2012 27/09/2012 10/09/2012

AL 17/09/2012 10/09/2012 25/09/2012 10/09/2012 17/09/2012

30 Das. 45 Das. 35 Das. 45 Das. 30 Das.

240 HRS. 360HRS. 280HRS. 360 HRS. 240 HRS.

7. IDENTIFICACIN DE REAS CRITICAS a) oficina de contabilidad La contabilidad de la empresa Tiendas EFE S.A. Es sistematizada, el procesamiento contable se realiza mediante software de facturacin- caja, Remuneraciones. De la entrevista con los responsables de rea de contabilidad, se tiene que los registros contables estn actualizados y la informacin es til para tomar decisiones oportunas. Adems se verificar los registros para comprobar el adecuado control de su movimiento; adems, sus consistencia y existencia de los registros contables entre otros. Software que utiliza la Oficina de Contabilidad: El Contasis es una Sistema Integrado de Gestin para pequeas y medianas empresas que permite controlar todas las reas de su negocio y le genera informacin en tiempo real de la forma ms fcil, ms rpida y con el mayor nivel analtico. Constituye un Sistema Integrado de Gestin para los procesos de ventas, compras, almacenes, caja y bancos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, contabilidad, recursos humanos, activos fijos, entre otros, sobre la base de mejores prcticas de negocios, manteniendo una interfaz con los requerimientos tributarios, laborales y exigencias normativas contables vigentes para el Per el 2010 y 2011 como los Libros electrnicos, nuevo PCGE con ltimas modificaciones entre otros.

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b) Oficina de tesorera De la entrevista con los responsables del rea de Tesorera, manifiestan que existe una adecuada segregacin de funciones por cuanto tienen un nmero adecuado de trabajadores en las diferentes reas. Se tienen cuentas bancarias en Moneda extranjera. Se concilian las cuentas bancarias oportunamente, son realizadas y verificadas por un empleado responsable. Las cuentas bancarias de la empresa estn debidamente registradas en libros de contabilidad, se ha implementado los procedimientos de pago, control bancario, administracin de fondos fijos. Adems existe procedimiento de pagos de todas las operaciones de ingresos y gastos efectuados durante el perodo 2011. Software que utiliza la Subgerencia de Tesorera: SICO Comercial es un Software integral para pequeas y medianas empresas (PYMES) que le permitir incrementar su productividad y controlar su negocio; la oficina de Tesorera lo usa para llevar los Libro Bancos, Pago proveedores, Flujo Caja, Caja Chica, Rendicin de Cuenta, etc. Modulo Giro - Impresin de Cheques Con este sistema, la Oficina de Tesorera, elevar su productividad, en calidad y rapidez de atencin a los usuarios, emitiendo los cheques automticamente desde el CONTASIS por impresora lser y controlando el estado de cuenta corriente.

c) Oficina de personal La empresa tiene una estructura orgnica bien definida en cuanto a la cantidad de trabajadores necesarios para el desarrollo normal de las actividades de la oficina de personal, en relacin a la cantidad de sus reas. La empresa cuenta con una Directiva Interna para contratar a personal calificado, adems se cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo el cual es de conocimiento de todo el personal. El sistema de remuneraciones que se utiliza software contable, el cual permite el clculo de las remuneraciones y elabora las notas de contabilidad de remuneraciones automtico.

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Software que utiliza la Subgerencia Oficina de personal SICO Comercial es un Software integral para pequeas y medianas empresas (PYMES) que le permitir incrementar su productividad y controlar su negocio; la oficina de Personal lo usa para: Boleta Pago, Quinta Categora, Planilla Electrnica, AFP.NET, CTS, Liquidacin Beneficios Sociales, distribucin de utilidades, etc.

d) Oficina de la tecnologa de informacin Se verificar la consistencia de los sistemas informticos utilizados en las diferentes reas administrativas y operativas. La empresa ha contratado por servicio de consultora externa la sistematizacin de sus operaciones, a fin de contar con informacin y de gestin oportuna.

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CUENTA Y/O REA

% TOTAL

FACTORES DE RIESGO

RIESG O

ENFOQUE DE AUDITRIA

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR

Oficina de contabilidad

60%

Inconsistencia en la presentacin oportuna de los Estados Financieros. No existe detalle de Saldos de los Ejercicios anteriores. No existe adecuada segregacin de Funciones. Falta de Actualizacin en el Software. Existen Cuentas Corrientes sobre las cuales no se elaboran conciliaciones bancarias mensuales. No se realizan arqueo de caja Diario. El libro C y Bancos tiene retraso.

Alto

Pruebas sustantivas

Oficina de tesorera

40%

Alto

Pruebas sustantivas

Oficina de Personal Oficina de la Tecnologa de la Informacin

N/A

No existen importantes

factores

de

riesgo

Mode rado Mode rado

Pruebas de Cumplimiento Pruebas de Cumplimiento

N/A

El software contiene aplicaciones que no estn siendo utilizadas

Verificacin de los Estados Financieros comparativos. Inspeccin de Documentos Contables que sustentes los saldos. Verificacin de los Documentos de Gestin. Verificacin de las Nuevas actualizaciones de Software. Recensiones bancarias Circularizaciones bancarias Arqueo de caja Cotejar los ingresos diarios con los depsitos bancarios. Conciliaciones y confirmacin de saldos. Inspeccin de Documentos Contables que sustentes los saldos. Revisin de planillas Verificacin de manales de instruccin, revisin de la implementacin

8. PUNTOS DE ATENCIN a) Oficina de contabilidad b) Oficina de tesorera

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9. FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA EXAMINADA

N
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

NOMBRES Y APELLIDOS
Ricardo Del Castillo Cornejo Manuel Tudela Gubbins Eduardo Castro Mendivil Braschi Jess Zamora Len Rafael Llosa Barrios Julio Luque Badenes Guillermo del Castillo Johnson Enrique Gubbins Bovet Marco Antonio Segura Mrquez Jos Carreras Schroeder Manuel Cardenal Prato Gonzalo Ezcurra del Castillo Luis Miguel Valdivieso Snchez Vladimir Bazn Barrantes Javier Daz Ramrez Erick Salazar Llanos Manuel Nez Vera Ernesto Palomino Rodrguez Augusto Valladares Maturano Roberto Pareja Cabrera Jorge Pickman Rueda Director Directo Director Director Director Director Director

CARGO
Presidente del Directorio

DNI
04425687 04405468 04583158 15462546 04426515 04465258 40364568 35561246 40546135 04446328 04465466 44383213 46813218 49131825 04435436 04435846 44356489 44610387 04610387 04210381 44356489

CONDICIN LABORAL
Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado Designado

PERIODO DE GESTIN INICIO TRMINO

02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 02.01.2011 Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua Continua

DIRECCIN DOMICILIARIA
Calle Ilo 245 Jr. Moquegua 458 Urb. Los damascos No.191 Calle Lima N 725 Av. Balta 125 Calle Calamazo 535 Jr. Ayacucho 598 Calle Lima 598 Calle Moquegua 782 Jr. Los Aromitos 521 Av. 28 de Julio 531 Calle Piura N 562 Calle Junn N 563 Calle Torata N 423 Calle Arequipa N 697 Jr. Cuzco N 568 Calle Ilo N 453 Av. Miramar N 54 Calle Moquegua N123 Calle Tacna N 213 Calle Ilo N 200

Gerente General Gerente Comercial Gerente de Administ. y Finanzas Gerente Marketing Gerente de Recursos Humanos Sucursal Norte 1 Sucursal Norte 2 Sucursal Centro Sucursal Sur Sucursal Oriente Sucursal Sur Chico Sucursal Lina Norte Sucursal Lima Sur

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10.

PRESUPUESTO DE TIEMPO

CARGO

COSTO H/H (a)

TOTAL HORAS DE CARGO S/. PROPUESTA (b)

TOTAL COSTO H/H (a x b)

1. Supervisor 2. Jefe de Comisin 3. Integrante 1 4. Especialista 5. Integrante 2

S/. 50,00 S/. 50,00 S/. 40,00 S/. 50,00 S/. 40,00

240 360 280 360 240

S/. S/. S/. S/. S/. S/.

12.000,00 18.000,00 11.200,00 18.000,00 9.600,00 68.800,00

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11.

PARTICIPACIN DE ESPECIALISTAS El personal del rgano de Auditora Interna que participar en el examen es el siguiente: Para realizar esta accin de control necesitamos la participacin de un especialista en Ingeniera de Computacin y Sistemas; asimismo el apoyo de un abogado.

INTEGRANTES DEL EQUIPO PROPUESTO

SOCIEDAD: QUISPE Y PEREZ ASOCIADOS S. CIVIL CONDICIN LABORAL Contratado Contratado Contratado Contratado Contratado CARGO EN LA COMISION DESCRIPCION Supervisor Jefe de Comisin Integrante 1 Especialista Especialista EMPRESA: TIENDAS EFE S.A. HORAS DIAS AO EN EL CARGO ASIGNADAS UTILES DE LA SOA 240 360 280 360 240 30 45 35 45 30 5 Aos 4 Aos 3 Aos 4 Aos 3 Aos

DNI 42824116 46332226 48157889 45256345 41115181

APELLIDOS Y NOMBRE Juan Perez Luna Carlos Quispe Perez Carlos Rojas Luis Pedro Medina Perez Juan Luna Luna

ESPECIALISTA C.P.C.C. Ing. De Sistemas C.P.C.C. Ing. Informtico Abogada

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