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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE

Carrera: Ing. en Mantenimiento rea Industrial.

Materia: Administracin del tiempo.

Profesor: Ing. Luis Alfredo Garcia Soberano

Tarea: Inv. Administracion.

Alumna: rika Hernndez Rojas

Grado y grupo: 7B.

San Antonio Crdenas, Carmen, Campeche a 25 de Septiembre del 2013.

INTRODUCCIN

El ser humano se limita debido a que

tiende a perder el tiempo y no a

aprovecharlo es por ello que necesita saber administrarlo La administracin del tiempo es uno de los recursos ms apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo. En el presente trabajo se expone de manera clara y explcita algunos conceptos e importancia de la administracin del tiempo.

OBJETIVOS.

Comprender de manera clara y eficaz algunos conceptos de la administracin del tiempo, como tambin conocer la importancia que esta tiene.

CONCEPTO DE ADMINISTRACIN DEL TIEMPO


La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los administradores.

Eficiencia y Efectividad

Eficiencia: cmo se hacen las cosas, de qu modo se ejecutan. Eficacia: para qu se hacen las cosas, cules son los resultados que se persiguen; qu objetivos se logran. El cambio de paradigma ms importante que se ha producido es el relacionado con la eficiencia y la eficacia (o efectividad). El concepto eficiencia expresa la relacin entre insumos (gastos) y resultados (ingresos), viene de la teora econmica y tiene una lgica contundente, usted tiene que "producir con los costos ms bajos posibles", o dicho de otra forma, "obtener los mayores resultados con los mismos recursos (gastos)". La eficiencia acta en el mbito interno de la empresa, ah es donde se puede trabajar para reducir gastos. Pero qu pasa en un entorno turbulento? se preguntan los especialistas, es donde tiene que estar muy al tanto de lo que est pasando "afuera" de la empresa para ajustar sus estrategias y acciones de manera que pueda aprovechar las oportunidades o neutralizar las amenazas que se presenten. "No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (eficacia) dice Drucker. Otros autores plantean "... la experiencia demuestra que el xito y supervivencia a largo plazo de la empresa depende ms de los progresos en su eficacia que en su eficiencia..."

Si se preocupa slo de la eficiencia, puede llegar a ser el productor ms eficiente de algo que no le interese a la gente. La eficacia (o efectividad) es

hacer lo que a la empresa le pueda resultar ms conveniente en un momento determinado. Minztberg, con su estilo caracterstico plantea: "La eficiencia es muy importante. Sin ella, no habra organizaciones; con ella hay menos organizaciones. Esto sucede porque los expertos en eficiencia estn ms contentos cuando hay menos costos, incluso si esto implica que haya menos clientes..." Un especialista plantea que la "Nueva frmula para el xito" es la siguiente:

Diferencia entre eficiencia y eficacia.

Relacin entre eficiencia y eficacia:

Control Propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los dems. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo nico que tenamos era la "ilusin de tener el control" y que lo nico que logramos fue generar desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que puede tener una relacin personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no en el control unilateral. Ya que mutuamente nos necesitamos para obtener resultados y la voluntad de control es probable que acabe desintegrando la confianza mutua primero y la relacin despus.
Urgente e Importante

Lo Urgente est dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atencin inmediata. Podemos definir a la atencin de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a travs de la produccin de resultados cotidianos de una organizacin.

El otro aspecto a integrar es la atencin de lo Importante. Definimos as a las actividades que se ocupan de atender lo que le da sentido a la existencia a largo plazo a una organizacin: Lo que constituye la razn de ser o Misin. Al igual de lo que pasara en nuestro plano personal, la definicin de lo que resulta Importante para una organizacin, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectndonos hacia el futuro. La atencin de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podramos decir que el equilibrio del sistema depender del balance que se logre entre la energa asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

Mitos y Enemigos del tiempo El mito de la actividad: "El emprendedor ms lleno de trabajo es el ms eficiente". Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte. El mito del hombre equipo: "Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor". Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno mismo "para estar en todo": invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones. El mito de la decisin aplazada: "Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos". Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide. El mito del indispensable: "Los resultados son directamente

proporcionales al volumen de trabajo invertido, as que yo trabajo 15 hrs. diarias". Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor. El mito de ahorrar tiempo: "Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles". Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo que se est condenando a repetir lo que sali mal. El mito de trabajar contra el tiempo: "El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima". El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

Todo el mundo pierde el tiempo: Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podra estar haciendo.

Tipos de agenda de trabajo Agenda normal o estndar: es una agenda sencilla que contiene las partes imprescindibles. Agenda personal: existe una gran variedad de ellas, algunas contienen gran cantidad de informacin y las distintas partes estn delimitadas por separadores plastificados de colores o por pestaas con iconos que facilitan la bsqueda. Agenda electrnica: son de gran utilidad por la cantidad de informacin que contienen y el poco espacio que ocupan. Agenda ordenador: la tienen los distintos sistemas operativos como el Windows, que tiene el Outlook. Partes mnimas que debe contener una agenda. Listado telefnico y direcciones. Calendarios.12 Planning. Da a da o dietario.
La matriz de administracin del tiempo

Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitar no slo la comprensin, sino que adems nos brindar una herramienta til para luego "vivir" el modelo propuesto. Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veramos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo lmite, vencimientos, resolucin de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestin orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante. Cuadrante 2: Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolucin, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar

actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperacin de energas personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafos futuros. Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las dems personas que se transforman en solicitudes explcitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentacin constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptacin personal frente a las dems personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasin, trivialidades, ocio no planificado, prdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsin y preparacin adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.

CONCLUSIN Es importante tener en cuenta estos conceptos en cuanto a la administracin y el saber utilizar nuestro tiempo para no planificar la utilizacin de todo el

tiempo, ya que parte de l es utilizado para el tiempo de respuesta. Por lo tanto, si bien se resalt la importancia de la planificacin, se debe saber que no todo el tiempo es planificado ni se debe planificar. Hay que evitar los extremos buscando la lnea media que es poder decir que hay actividades que son panificables, que son anticipables y hay otras que no lo son ni deben serlo. Planificar es tomar decisiones por anticipado, planteando cules son los objetivos para decidir adecuadamente.

Bibliografa:
Stephen P., (1996) Fundamentos de Administracin, Conceptos y aplicaciones Distrito Federal. Mxico Prentice Hall. Terry & Franklin (1985) Principios de Administracin Distrito Federal. Mxico CECSA