Manual Siged

SIGED ORPORATIVO
SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS
Manual do Usurio, 02/2012

1
Belo Horizonte, 16 de Maio de 2012
Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0
05/2012
SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTO - SEPLAG
Renata Maria Paes de Vilhena Secretria de Estado de Planejamento e Gesto
Rodrigo Diniz Lara Diretor da Superintendncia Central de Governana Eletrnica
Vanice Cardoso Ferreira Diretora Central de Polticas de Otimizao De Processos
Danielle Mara Ferreira Gerente do Projeto SIGED v2.0
Cynara Guimares Oliveira Daniel do Carmo Bento Enok Gonalves da Silva Thiago Chevalier Gonalves Antunes Equipe Tcnica DCPOP/SCGE
05/2012
NDICE
1 - INTRODUO ....................................................................................................................................................... 5 2 - ASPECTOS GERAIS DO SISTEMA ....................................................................................................................... 6 3 - REAS ENVOLVIDAS ........................................................................................................................................... 7 4 - ACESSO AO SISTEMA .......................................................................................................................................... 7 5 NOVO DOCUMENTO ....................................................................................................................................... 11
5.1 - Aba: Cadastrar Documento...........................................................................................................................................12 5.2 - Aba: Gnero .................................................................................................................................................................15 5.3 Aba: Detalhamento......................................................................................................................................................16 5.4 Aba: Solicitante ............................................................................................................................................................16 5.5 Aba: Dados do Dossi ..................................................................................................................................................19
6 - GUIAS DE RECEBIMENTO ................................................................................................................................ 23

6.1 Recibo de protocolo .....................................................................................................................................................24 6.2 Guia especfica e guia agrupada ...................................................................................................................................25
7 - OFCIO CIRCULAR ............................................................................................................................................. 27 8 - PESQUISAR DOCUMENTOS ............................................................................................................................ 28

8.1 - Ao Dossi ..................................................................................................................................................................32 8.2 - Ao Editar ...................................................................................................................................................................35 8.3 - Ao Visualizar Dossi ..................................................................................................................................................35 8.4 - Ao Download do arquivo ..........................................................................................................................................35
9 - MEUS DOCUMENTOS ................................................................................................................................... 36 10 - DOCUMENTOS DO SETOR ............................................................................................................................ 40 11 - TRAMITAO EM LOTE ................................................................................................................................. 42 12 - DOCUMENTOS ENCERRADOS ...................................................................................................................... 43 13 - DOCUMENTOS ENVIADOS ............................................................................................................................ 44
3
05/2012
14 - DOCUMENTOS ENVIADOS PARA O SETOR ................................................................................................ 46 15 - SOMENTE LEITURA E SOMENTE LEITURA SETOR ..................................................................................... 48 16 - DOSSI ............................................................................................................................................................. 49
16.1 - Aba Gerir Dossi .........................................................................................................................................................50 16.2 - Juntar Dossi ..............................................................................................................................................................51 16.3 - Desapensar Dossi ......................................................................................................................................................52
17 - RELATRIOS .................................................................................................................................................... 52 18 DESMEMBRAMENTO .................................................................................................................................... 54 19 - CONSIDERAES FINAIS ............................................................................................................................... 56
05/2012
1 - INTRODUO
O Sistema de Gesto de Documentos SIGED foi desenvolvido para atender a todos os rgos e entidades da administrao pblica direta do Estado de Minas Gerais. A princpio, so contemplados os rgos e entidades presentes na Cidade Administrativa de Minas Gerais CAMG, mas tem-se como objetivo a expanso do sistema para as demais unidades externas CAMG.
O SIGED Corporativo visa contemplar o registro de todos os documentos recebidos e expedidos via sistema, bem como o acompanhamento e controle da tramitao destes documentos gerados pelos rgos do Poder Executivo Estadual e seus setores.
O SIGED Corporativo foi implantado por fases, sendo que a primeira fase contemplou apenas o gerenciamento dos documentos em seu formato fsico. Em 2012, o SIGED foi apreciado com uma nova verso, que permite a gesto de documentos em diversos formatos e outras funcionalidades pertinentes gesto documental.
05/2012
2 - ASPECTOS GERAIS DO SISTEMA

Objetivo
O Sistema de Gesto de Documentos SIGED Corporativo, desenvolvido pela PRODEMGE e gerido pela SEPLAG, atravs da Superintendncia Central de Governana Eletrnica, tem por objetivo agilizar a gesto do acervo documental na Cidade Administrativa Presidente Tancredo de Almeida Neves e setores externos a ela, no que se refere aos documentos administrativos e tcnicos sob controle dos setores dos diversos rgos do Poder Executivo Estadual, disponibilizando com segurana e rapidez as informaes sobre essa documentao.
O Sistema de Gesto de Documentos possui interface com o Sistema Integrado de Protocolo SIPRO, uma vez que vrios rgos ainda continuaro a utilizar esta soluo at a descontinuidade do primeiro. O SIGED ir pesquisar o SIPRO a partir do Nmero de Protocolo e resgatar os dados bsicos do documento, gravando-os em suas bases de dados para complementao a partir da tramitao via SIGED.
O SIGED, em sua primeira fase de implantao, permitir os seguintes benefcios: Controle de Protocolo o Registro de Recebimento de documentos pelos rgos do Estado. o Registro da movimentao de documentos fsicos entre os diferentes rgos. o Prover o controle de expedio dos documentos identificando o rgo externo, destinatrio e o meio de expedio. Padronizao de documentos o Suporte do sistema para a padronizao dos documentos utilizados nos rgos. o Prover maior facilidade na classificao e controle dos documentos. Agilidade no acesso informao o Facilidade e rapidez na consulta aos documentos. o Rapidez para atualizao dos dados dos documentos. Segurana o Prover um histrico de toda a circulao do documento entre os setores. o Gerar informaes sobre aes realizadas no sistema por seus usurios. o Permitir saber com qual usurio ou mesmo com qual mensageiro o documento se encontra. Integrao com o SIPRO o Permitir resgatar os dados de um documento que j tramita no Estado via SIPRO. Integrao com o FSEG o Permitir integrao com o sistema de Segurana da PRODEMGE atravs do Portal Corporativo do Estado. o Permitir maior segurana com restries e permisses especficas de acesso.
6
05/2012
3 - REAS ENVOLVIDAS
Equipe Gestora no rgo O Gestor do Sistema de Gesto de Documentos SIGED a Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto (SEPLAG), atravs da Superintendncia Central de Governana Eletrnica (SCGE). importante salientar que a coordenao do SIGED est elaborando o projeto de descentralizao da funo de administrador de segurana, no qual cada rgo ter o seu prprio administrador. Tal projeto oferecer uma maior flexibilidade e agilidade nos atendimentos e no suporte aos usurios.
Equipe do Projeto na PRODEMGE Todo o desenvolvimento do SIGED foi elaborado pela Diretoria de Desenvolvimento de Sistemas - DDS, atravs da Gerncia de Sistemas Corporativos Administrativos da PRODEMGE.
4 - ACESSO AO SISTEMA
O acesso ao SIGED est disponvel atravs do navegador de acesso a Internet (Internet Explorer ou Mozilla Firefox) no seguinte endereo www.siged.mg.gov.br. Os usurios do SIGED sero credenciados pelo Administrador de Segurana do sistema e sero identificados da seguinte forma: servidores pblicos pelo nmero da matrcula (MASP) e funcionrios de empresas pblicas ou terceirizadas por um usurio seqencial gerado pelo sistema de administrao descentralizada de segurana, alm da senha de acesso.
O acesso para operao no SIGED est vinculado a Grupos de Usurios e estes estaro hierarquicamente vinculados aos rgos e setores e s funcionalidades permitidas no sistema. A primeira tela exibida quando se acessa o sistema a de identificao do usurio e senha de acesso.
05/2012
Figura 1 Acesso ao sistema o Digitar em Usurio sua identificao fornecida pelo administrador de segurana. o Digitar sua Senha. o Clicar em OK.
A prxima tela a ser exibida a tela principal do Portal de Segurana Corporativo do Estado.
Cada usurio ser previamente cadastrado no sistema de segurana com sua permisso de acesso vinculada s funcionalidades permitidas para operao do sistema.
Figura 2 Portal de Segurana Corporativo
05/2012
A opo Portal de responsabilidade exclusiva do Gestor do SIGED.
O cone Trocar Senha possibilita ao usurio trocar a senha de acesso ao sistema. Ao clicar no link, o sistema mostra as regras de troca de senha.
PADRO DE SENHA Senha a palavra chave que permite ou impede o acesso ao sistema. A proposta de padro para senha a seguinte: A senha, quando reiniciada, alterada automaticamente para SNHRCF, que dever ser trocada no primeiro acesso; Prazo de validade inicial de 60 dias; A mesma senha s reutilizvel aps quinze trocas; A senha criptografada; Permite at 4 tentativas, antes de bloquear o acesso; No permitido o uso de nmeros na primeira posio; No permitido o uso de caracteres especiais, nem vogais; No permitido semelhana da senha nova com a anterior; Tamanho mnimo de 6 dgitos e mximo de 8; No permitido repetir letras seqencialmente; Senha de 6 caracteres, no poder conter mais de 3 caracteres iguais consecutivos; Senha de 7 caracteres, no poder conter mais de 4 caracteres iguais consecutivos; Senha de 8 caracteres, no poder conter mais de 4 caracteres iguais consecutivos. O primeiro caracter obrigatoriamente uma consoante.
EXEMPLO: Ex: Escolha uma palavra com 6 ou mais consoantes, corte as vogais. BRINQUEDOS sua senha ser BRNQDS Ex: Intercale consoantes e algarismos: B1B2B3 Ex: Escolha trs consoantes e uma data: SGD2011
Clique na opo SIGED para acessar a primeira pgina do sistema.
05/2012
Figura 3 Pgina Inicial do SIGED Os cones mostrados acima possuem funcionalidades especficas. Detalharemos a partir de agora suas funes e como elas podem ser teis no dia-a-dia dos usurios SIGED.
10
05/2012
5 NOVO DOCUMENTO
Permite cadastrar um documento, registrar as informaes da Origem, do Tipo de Documento, do Assunto, do Remetente do documento, o encaminhamento ao destinatrio e registrar a tramitao do documento.
Permite tambm resgatar as informaes quando o documento j tramita no Estado, atravs da interface com o sistema de Protocolo SIPRO.
Acesso: Pelo cone Novo Documento existente nas diversas telas.
ou por meio do atalho Novo Documento
Ao clicar na opo Novo Documento o sistema exibe a tela Cadastrar documento.
Figura 4 Aba Cadastrar Documento
11
05/2012
PROCEDIMENTOS PARA PREENCHIMENTO: 5.1 - Aba: Cadastrar Documento
Nmero do SIGED (Etiqueta) Preencher o campo N da Etiqueta, atravs do nmero impresso na etiqueta (as etiquetas de identificao do SIGED so fornecidas pelo protocolo Geral da Cidade Administrativa). O nmero dever ser preenchido obedecendo ao formato 99999999-9999-9999, onde os quatro dgitos finais correspondem ao ano e os quatro dgitos intermedirios correspondem dotao oramentria do rgo. O usurio dever preencher somente o primeiro campo, digitando os nmeros que aparecem antes da dotao oramentria, no necessitando digitar os zeros esquerda. Ex.: se a etiqueta possui a numerao 001884915012012, o sistema j preencher os dois ltimos campos automaticamente com a numerao 1501 e 2012, restando ao usurio digitar apenas os algarismos que aparecem antes da dotao oramentria, nesse exemplo o usurio deveria digitar 18849. Com o primeiro campo preenchido, basta digitar a tecla Tab do teclado. O sistema preencher os trs 0 que faltaram e o dgito verificador ser disponibilizado pelo sistema. (O dgito verificador serve apenas para confirmar o cadastro dessa nova etiqueta, evitando assim, procedimentos equivocados como o da duplicao de etiquetas). O N da Etiqueta vai ser validado com o n gravado no Banco de Dados. O nmero da etiqueta ser identificado por um nmero seqencial, definido por rgo e ano.
Neste momento o usurio dever colar a etiqueta cadastrada no documento fsico. (Obrigatoriamente)
Documento j possui N de SIPRO? Se sim, preencher com o N de SIPRO, sem hfen e sem barra. O SIGED traz as informaes cadastradas por meio da interface com o SIPRO. (Aps preencher o campo com o nmero de SIPRO do documento, pressione a tecla Tab do teclado); Se no, ao se criar um documento no SIGED, o sistema gera um nmero de SIPRO automaticamente.
Confidencial A funcionalidade Documentos Confidenciais permite ao criador de um documento optar por torn-lo sigiloso e, deste modo, privar a visualizao do documento pelos usurios que no sejam seus detentores. Caso o usurio selecione a opo No, o documento poder ser pesquisado e visualizado por qualquer usurio do
12
05/2012
sistema. Em contrapartida, se o usurio selecionar a opo Sim, tornar aquele documento confidencial para todos os usurios, com exceo dos detentores do documento em futuras tramitaes.
OBSERVAES: O Criador do documento confidencial s o visualiza detalhadamente enquanto for detentor do mesmo. Caso o documento seja classificado como Confidencial, o sistema no possibilitar a edio deste status futuramente.
Figura 5 Documento Confidencial
rgo de Criao O sistema exibe automaticamente o rgo do usurio que est acessando o sistema.
Setor de Criao O sistema exibe automaticamente o setor do usurio que est acessando o sistema. (Os campos rgo de Criao e Setor de Criao j vem preenchidos, portanto, o usurio no precisa selecionar outro setor)
Figura 6 rgo e setor de Criao
Atividade Selecionar a atividade a que se refere o documento.
Figura 7 - Atividade
Descrio Preencher com a descrio do documento. Ex.: Ofcio 001/2011, Memorando 048, Ofcio Circular n 42 etc. OBSERVAO: O campo Descrio comporta, no mximo, 80 caracteres.
13
05/2012
Documento Referenciado: A funcionalidade Documento Referenciado permite ao usurio referenciar um documento a outro, ou seja, fazer meno a um documento j existente no sistema, com nmeros de Etiqueta e SIPRO diferentes do que est sendo criado. Ex.: Resposta a um ofcio.
Caso o usurio deseje referenciar o documento que est sendo criado a outro j existente no sistema, basta marcar o campo de seleo no item Documento referenciado e digitar o nmero da etiqueta SIGED do documento sem o dgito verificador no campo Nmero do documento referenciado no SIGED.
Figura 8 Documento referenciado
Registro Correio Campo de uso preferencial do Protocolo geral. Neste campo, o criador do documento deve colocar, caso o documento esteja em envelope fechado, o nmero do registro (Sedex, Registrado Urgente). Ex.: SZ123456789BR
Figura 9 Registro - Correio
Data do documento Preencher com a data de criao do documento. Esta data deve ser igual ou menor que a data do dia. O sistema exibe a data do dia e pode-se selecionar outra data no cone do calendrio .
Figura 10 Data do Documento
14
05/2012
5.2 - Aba: Gnero
Figura 11 Aba Gnero
o o
Papel: Selecionar essa opo quando estiver tramitando um documento somente em modo fsico; Digital: Selecionar essa opo quando estiver tramitando um documento somente em modo digital;
Ao escolher essa opo, o campo Anexar Arquivo ser habilitado para que seja includo o arquivo dentro dos parmetros estabelecidos de formato: .pdf, .doc , .xls , .docx, .xlsx.
Figura 12 Anexar Arquivo
Para anexar o arquivo, clicar no boto Selecionar Arquivo e escolher um arquivo de uma das pastas de seu computador, respeitando os formatos pr-estabelecidos.
Figura 13 Documento anexado o Hbrido: Selecionar essa opo quando estiver tramitando o documento nas duas formas: digital e fsico. Para utilizar essa funcionalidade, deve-se seguir os mesmos procedimentos realizados para o documento digital.
15
05/2012
5.3 Aba: Detalhamento
Figura 14 Aba Detalhamento o A aba Detalhamento contempla o campo Detalhamento. Neste campo, o usurio pode inserir 800 caracteres por vez e, medida que o usurio digitar, o sistema informar quantos caracteres restam. o o o O campo possui um contador decrescente de caracteres. No h limites para a insero de detalhamentos no SIGED. Somente o criador e o detentor do documento podem inserir caracteres ao detalhamento.
Veja abaixo um exemplo do campo detalhamento:
Figura 15 Campo Detalhamento
5.4 Aba: Solicitante

Nesta aba o usurio tem a opo de inserir pessoas fsicas ou jurdicas que possuem algum envolvimento com o documento que est sendo criado. O sistema possibilita ao usurio classificar o solicitante por tipo de envolvimento: Remetente, Interessado e/ou beneficirio. Veja as diferenas:
Remetente: pessoa fsica ou jurdica que envia um documento.
16
05/2012
Interessado: pessoa fsica ou jurdica a quem os procedimentos decorrentes de um documento repercutem em sua esfera pessoal ou profissional de alguma forma, geralmente uma terceira pessoa.
Beneficirio: aquele que recebe ou usufrui benefcio ou vantagem proveniente daquela solicitao.
Figura 16 Aba Solicitante O primeiro solicitante sempre ser, obrigatoriamente, classificado como Remetente. Para incluir um solicitante com o tipo de envolvimento remetente, basta acionar o boto de pesquisa .
A tela de pesquisa de solicitantes apresenta filtros como Tipo de Identificao, Nome, Cargo, Nome do Pai, Nome da me, Logradouro, Nmero, CEP, Complemento, Bairro, Estado, Cidade, Empresa e Setor (Dados j pr-cadastrados pela equipe de gesto do Sistema).
Figura 17 Pesquisar Solicitante
17
05/2012
Para pesquisar o solicitante desejado, basta que o usurio escolha um dos filtros. Neste exemplo, vamos utilizar o filtro Nome.
Figura 18 Utilizao de filtros/Pesquisar Solicitante
Veja, na imagem acima, que a primeira ao foi digitar o nome desejado no campo Nome e a segunda ao foi clicar no boto Pesquisar. O sistema apresentou o resultado da pesquisa, respeitando os filtros preenchidos. Para inserir o solicitante que aparece no resultado da pesquisa, basta clicar na linha correspondente:
Figura 19 Incluso solicitante
Caso o usurio queira incluir um novo solicitante, basta clicar no boto Novo. Uma nova linha ser disponibilizada ao usurio para a insero de novo solicitante. Para visualizar os dados do solicitante inserido, basta clicar no boto ;
18
05/2012
Para limpar os dados do solicitante, basta clicar no
5.5 Aba: Dados do Dossi

Nesta aba o sistema possibilita ao usurio a insero do documento em um dossi j existente no sistema e que esteja em posse do usurio ou do setor ou, se o usurio preferir, pode criar um novo dossi. tambm na aba Dados do Dossi que o usurio classifica o Tipo do Documento que est sendo criado.
Figura 20 Aba Dados do Dossi
Para inserir o documento em um dossi j existente no sistema e que esteja em posse do usurio ou do setor, basta selecionar a opo Colocar em um dossi existente;
Figura 21 Colocar em um dossi existente
o o
Aps selecionar a opo, clicar em Gravar
O sistema exibe a mensagem Deseja tramitar o documento?;
19
05/2012
Figura 22 - Deseja tramitar o documento?
Caso seja selecionada a opo Cancelar, o documento ser redirecionado para Caixa de Documentos do setor, para posterior tramitao;
Ao selecionar a opo OK o sistema exibe a tela Tramitao de Documentos.
Figura 23 Tramitao de documentos
PROCEDIMENTOS PARA PREENCHIMENTO TRAMITAO:
Documento O sistema preencher este campo automaticamente.

20
05/2012
Tipo de Movimentao Preencher o campo conforme o andamento do documento. Ex.: Se o documento est sendo tramitado com a finalidade de conferir alguns dados, o usurio dever selecionar a opo Conferir.
Utiliza ou no Mensageiro Se No, o prprio usurio se encarrega de entregar o documento utilizando seus prprios meios (Mensageiro interno do rgo ou o prprio usurio do rgo entrega o documento); Se Sim, o usurio estar escolhendo o mensageiro do protocolo, que recolher a documentao na prxima janela de coleta e entregar os documentos ao setor destino na prxima janela de entrega. Ex.: Se o usurio tramita um documento s 08h45min e seleciona Sim no campo Utiliza mensageiro, o mensageiro do protocolo recolher o documento s 9h00min e entregar ao setor destino s 11h00min.
OBSERVAO: O mensageiro a que o SIGED se refere no o mensageiro interno do rgo e sim o mensageiro do protocolo (Camisa branca). O mensageiro do protocolo respeita janelas de entrega e coleta de documentos (9h, 11h, 14h e 16 horas).
Trmite/Despacho: Preencher o campo com uma observao sucinta da tramitao. Ex.: Segue Ofcio 001/2011 para anlise ou Segue documentao para conferncia de dados.
Tipo de Tramitao Preencher se a tramitao para Usurio ou Setor.
OBSERVAO: Caso a tramitao seja feita para um Usurio, apenas aquele usurio selecionado poder ter acesso ao documento. Caso a tramitao ocorra para o Setor, todos os usurios vinculados quele setor tero acesso ao documento.
rgo e Setor Destino O usurio dever clicar no campo de pesquisa localizado ao lado de Setor destino. Uma nova janela
(pop-up) ser aberta com os campos Est na CAMG?, Secretaria e Setor.
21
05/2012
Figura 24 rgo e setor destino
Est na CAMG? o Caso o setor destino da tramitao esteja localizado nas dependncias da CAMG (Edifcio Gerais, Edifcio Minas ou Palcio Tiradentes), selecionar a opo Sim; o Caso o setor destino da tramitao esteja localizado fora das dependncias da CAMG, selecionar a opo No.
Ex.: Defensoria Pblica, DER, IEPHA, regionais dos rgos, setores dos rgos que esto fora da CAMG.
Caso o setor destino da tramitao esteja fora do mbito do poder executivo estadual, selecionar a opo Externo ao poder executivo Estadual. o Aps o preenchimento desse campo, o usurio dever selecionar para qual Secretaria e, depois, para qual setor o documento dever ser encaminhado.
Ex.: Prefeituras, Fornecedores, Poder Legislativo, Poder Judicirio, Poder executivo municipal e federal, Empresas pblicas, Pessoa fsica.
OBSERVAO: Para visualizar os setores da secretaria selecionada, basta digitar a sigla ou parte da nomenclatura do setor no campo Setor ou deixar o campo Setor sem preenchimento e clicar em Pesquisar, o sistema apresentar toda a lista de setores vinculados quela secretaria selecionada. Para selecionar o setor destino, basta clicar na linha correspondente ao setor.
22
05/2012
Usurio OBSERVAO: Preencha este campo somente caso tenha sido selecionada a opo Usurio no campo Tipo de tramitao. Clicar no campo de pesquisa para selecionar o usurio que ter acesso ao documento (somente
aparecero usurios que esto vinculados quele setor selecionado no campo anterior). Para selecionar o usurio desejado, basta clicar em cima dos dados do usurio. Se o usurio desejar enviar o documento para outro destinatrio como Somente leitura, ele dever clicar em Novo e selecionar outro rgo destino e Setor destino. Se quiser incluir tambm um usurio especfico para leitura, dever selecionar um usurio.
OBSERVAO: Quando o documento for tramitar para mais de um rgo, Setor ou Usurio, apenas para o usurio principal a opo Somente Conhecimento dever ficar em branco.
ltimas Tramitaes
O campo ltimas tramitaes possibilita maior agilidade ao usurio no momento da tramitao. Neste campo, o sistema apresentar links com os setores que o usurio tramitou pelas ltimas vezes. Caso o usurio deseje tramitar para o mesmo setor que tramitou das ltimas vezes, basta clicar no link correspondente unidade.
Figura 25 ltimas Tramitaes
Aps preencher todos os campos, o usurio dever clicar em Gravar documento.
para tramitar o
O sistema exibe a mensagem Registro gravado com sucesso.
6 - GUIAS DE RECEBIMENTO
facultada ao usurio a impresso de guias de recebimento atravs de um dos trs itens existentes no sistema: Recibo de Protocolo, Guia Especfica e Guia agrupada.
OBSERVAES: A impresso das guias de recebimento no obrigatria, uma vez que o documento j foi tramitado no sistema. Caso o usurio tenha optado por utilizar o Mensageiro, no h a necessidade de imprimir guias de recebimento.
23
05/2012
6.1 Recibo de protocolo

Para imprimir o recibo de protocolo o usurio dever clicar no item Cadastros bsicos, que aparece em todas as telas do sistema.
Figura 26 Cadastros Bsicos
Escolher o item Recibo de Protocolo
Figura 27 Cadastros bsicos - Recibo de Protocolo o O sistema apresentar uma tela com os campos rgo, Setor, Etiqueta e Data. Preencher os campos rgo e Setor com as informaes de destino do documento; Preencher o campo Etiqueta com o nmero da etiqueta utilizada para tramitar o documento referido; Preencher, opcionalmente, o campo Data com a data de trmite do documento.
24
05/2012
Figura 28 Recibo de Protocolo
o o
Aps preencher os campos, clicar em Pesquisar. O sistema apresentar, abaixo da linha vermelha, o documento pesquisado. Ento, basta clicar no cone Imprimir .
6.2 Guia especfica e guia agrupada
A guia especfica tem como finalidade imprimir o recibo de um documento especfico ou de vrios documentos aleatrios que foram tramitados para o mesmo setor destino. J a Guia Agrupada tem a finalidade de imprimir, em uma nica pgina, o recibo de vrios documentos tramitados a um mesmo setor destino na mesma data.
Para ter acesso s guias, deve-se clicar em Relatrios, que aparece em todas as telas do sistema, e na opo Gerir Guia Agrupada.
Figura 29 - Gerir Guia Agrupada
25
05/2012
Neste item, o usurio poder escolher entre a Guia Especfica e a Guia Agrupada.
Figura 30 Guia Especfica/Guia Agrupada
Caso opte pela Guia Especfica, o usurio dever preencher os campos rgo Destino e Setor Destino e o campo Etiqueta com o nmero da etiqueta do documento cujo recibo desejar imprimir. o Caso queira imprimir recibo de mais de um documento, utilizar as setas de incluso .
Caso opte pela Guia Agrupada, o usurio dever preencher os campos rgo Destino e Setor Destino e o campo Data com a data de tramitao do documento cujo recibo desejar imprimir. o Caso queira imprimir recibo de mais de um documento, utilize as setas de incluso .
o o
Clicar em Pesquisar. O sistema apresentar o retorno da pesquisa obedecendo aos critrios utilizados. Aps realizar a conferncia dos dados, clicar em Imprimir.
OBSERVAES: Os documentos selecionados devem estar tramitados para o mesmo setor destino, tanto na Guia Especfica quanto na Guia Agrupada. Para imprimir as guias agrupada e especfica, os Pop-ups devero estar desbloqueados.
Como desbloquear pop-ups do navegador
Caso voc esteja utilizando o Internet Explorer, clique nos seguintes cones: Ferramentas Bloqueador de pop-ups Desabilitar bloqueador de pop-ups Caso voc esteja utilizando o Mozilla Firefox, clique nos seguintes cones: Ferramentas Opes Contedo Desmarque a opo Bloquear Janelas pop-up.
26
05/2012
7 - OFCIO CIRCULAR
O Ofcio que for dirigido multidirecionalmente, ou seja, com o mesmo contedo e tramitado para vrios destinos distintos ao mesmo tempo, deve se chamar Ofcio Circular.
Para cadastrar e tramitar um ofcio circular, faz-se o mesmo procedimento do cadastro de um documento comum, com a exceo do campo Tipo de Documento que dever ser, obrigatoriamente, preenchido com o tipo Oficio Circular ou a sigla OFC.
Figura 31 Cadastro de Ofcio Circular
Aps preencher todos os campos da pgina inicial e clicar em Gravar, o sistema apresentar a tela de tramitao. Para o Ofcio Circular, as etiquetas e os nmeros de SIPRO dos ofcios sero gerados nesta tela.
Figura 32 Tramitao de Ofcio Circular
27
05/2012
Preencher os campos Tipo de Movimentao, Trmite de despacho e Utiliza mensageiro normalmente.
ATENO: As informaes inseridas nesses campos sero vlidas para todos os ofcios circulares.
Em Tramitao, preencher o campo Etiqueta com o nmero da etiqueta de cada documento. O sistema ir gerar os nmeros de SIPRO dos respectivos documentos automaticamente.
o o
Preencher os campos rgo destino e Setor destino com o destino de cada Ofcio Circular. Para acrescentar mais um destino, clique em novo .
Figura 33 Tramitao de Ofcio Circular II
o o
Clicar em Gravar para confirmar a tramitao. O sistema apresentar a mensagem X documentos do tipo Ofcio Circular foram tramitados para os seguintes destinatrios.
Se o usurio optar por um recibo de protocolo dos ofcios circulares, mesmo sabendo que os documentos j foram tramitados via sistema, basta clicar no boto .
8 - PESQUISAR DOCUMENTOS
Permite ao usurio pesquisar qualquer documento cadastrado no sistema. Exibe informaes detalhadas sobre o documento. Na pesquisa ser permitida a visualizao do detalhamento do documento e edio do mesmo somente pelo seu detentor.
28
05/2012
o o
Acesso: Pelo cone
que se encontra na pgina inicial do SIGED.
Ao clicar na opo Pesquisar Documentos o sistema exibe a tela Pesquisar Documento.
Figura 34 Pesquisar documento
O usurio pode utilizar vrios critrios para filtrar a pesquisa atravs do preenchimento dos campos.
OBSERVAO: A recomendao que o usurio pesquise pelo nmero da Etiqueta ou de SIPRO. Caso no possua, a pesquisa pode ser feita por um dos filtros mais o campo data (perodo mximo de pesquisa 30 dias).
PROCEDIMENTOS PARA PREENCHIMENTO
Descrio Preencher com a descrio do documento.
Tipo de Dossi Selecionar a pesquisa ao Tipo de dossi atravs do cone Dossi. . O sistema exibe a janela Pesquisar Tipo de
No campo Descrio, digitar o nome do tipo de dossi. Exemplo: Pasta Funcional, processo.
29
05/2012
Nmero de SIPRO Pesquisar o documento pelo nmero de SIPRO (Deve-se digitar o nmero do SIPRO, respeitando os campos). Se desejar pesquisar por mais de um documento atravs dos nmeros de SIPRO, basta digitar os nmeros de SIPRO desejados e clicar no item sucessivamente.
Nmero de Etiqueta Pesquisar o documento pelo nmero da etiqueta do SIGED (Deve-se digitar o nmero da etiqueta do SIGED, respeitando os campos). Se desejar pesquisar por mais de um documento atravs dos nmeros de etiqueta do SIGED, basta digitar os nmeros desejados e clicar no item sucessivamente.
Registro Correio Para pesquisar o documento pelo nmero de registro do correio, basta digitar no campo os mesmos caracteres utilizados no momento do cadastro do documento.
Solicitante Basta clicar no cone sistema. para pesquisar o solicitante desejado atravs dos campos disponibilizados pelo
Tipo de Documento Preencher com a sigla do documento ou selecionar a pesquisa ao Tipo de Documento atravs do cone O sistema exibe a janela Pesquisar Tipo de Documento. No campo Descrio, digitar o nome do tipo de documento (Exemplo: Carta, Certido, Ofcio, etc.) e clicar em Pesquisar. Se preferir, o usurio pode pesquisar pela sigla do documento (Exemplo: CAR, CER, OFI, MEM, etc.). Selecionar a opo desejada. .
Figura 35 Pesquisar tipo de documento
30
05/2012
Gnero Selecionar o formato em que o documento foi cadastrado: Papel, Digital ou Hbrido.
Data de criao: De At Preencher com a data de envio do documento podendo ser uma data especfica ou um perodo. Pode ser preenchida ou selecionada atravs do calendrio.
OBSERVAES: Para pesquisar apenas uma data especfica preencha a mesma nos campos De e At. A pesquisa por data se limita a um perodo de 30 dias corridos.
Por Atividade Preencher com o Assunto correspondente ao documento, podendo selecion-lo atravs da Lista de Seleo.
rgo/Setor Preencher com o rgo/setor de origem do documento.
Usurio Preencher com o nome do usurio-autor do documento, ou pesquis-lo atravs do cone
Detentor Preencher com o nome do detentor do documento, caso o usurio tenha essa informao, ou selecionar a pesquisa atravs do cone
ATENO: o usurio deve ter o nmero de etiqueta ou o nmero de SIPRO em mos para efetuar a pesquisa. Caso no tenha esses dados, o campo data se torna um filtro obrigatrio (para pesquisar utilizando o filtro data, o intervalo de e at no pode ser maior do que 30 dias).
o o
Aps preencher o filtro desejado, o usurio dever clicar em Pesquisar. O sistema retorna o resultado da pesquisa obedecendo aos critrios utilizados.
31
05/2012
Figura 36 Aes/Documentos do Setor
Com o resultado da pesquisa, o sistema apresenta ao usurio algumas aes que podem ser realizadas com esse documento.
A seguir, a definio de cada ao:
8.1 - Ao Dossi
Esse cone permite ao usurio visualizar todos os dados do documento, com as subfuncionalidades segregadas por abas. Veja o detalhamento de cada uma delas:
8.1.1 - Aba Dados Do Dossi
Nesta aba, o sistema informa ao usurio os dados bsicos do documento, tais como: Nmero da etiqueta SIGED, Criador, Usurio de SIGED do Criador, rgo e setor de origem, Descrio, Data de Criao do dossi, Status e Detentor.
32
05/2012
Figura 37 Aba Dados do Dossi
8.1.2 - Aba Documentos e Dossis
Nesta aba, o sistema apresenta ao usurio os documentos pertencentes ao dossi pesquisado. No exemplo da imagem abaixo, observamos que o Dossi Teste possui dois documentos Teste Manual 02/2012 e Teste Manual 03/2012 (A informao aparece em ordem de vinculao dos documentos ao dossi).
Figura 38 Aba Documentos e Dossis
8.1.3 - Aba Tramitaes
Nesta aba, o sistema apresenta o histrico das tramitaes do documento pesquisado. A tela apresenta, ainda, dados como hora de recebimento, nome completo dos usurios que fizeram algum procedimento com o documento, dentre outros.
33
05/2012
Figura 39 Aba Tramitaes
8.1.4 - Aba Tramitaes em Trnsito
Nesta aba, o sistema apresenta ao usurio todas as movimentaes realizadas pelos mensageiros do protocolo com o documento pesquisado, bem como o tipo de trnsito, data e hora da movimentao e o nome completo do mensageiro.
Figura 40 Aba Tramitaes em Trnsito
8.1.5 - Aba Histrico
Esta aba possibilita ao usurio visualizar as modificaes realizadas ao longo da sua existncia no sistema.
Figura 41 Aba Histrico

34
05/2012
8.2 - Ao Editar
Neste cone, o usurio pode acrescentar informaes ao documento, desde que ele seja o seu detentor.
8.3 - Ao Visualizar Dossi
Neste cone, o sistema possibilita ao usurio uma visualizao superficial dos dados do documento. A tela apresenta informaes da ltima tramitao do documento.
Figura 42 Ao Visualizar Dossi
8.4 - Ao Download do arquivo
Esta ao permite ao usurio realizar o download do arquivo digital do documento pesquisado, caso existam arquivos disponveis.
Caso no haja arquivos disponveis para este documento, o cone Download do arquivo estar desabilitado.
35
05/2012
Figura 43 Ao Download do Arquivo
9 - Meus Documentos
A caixa Meus documentos receber todos os documentos cujo remetente, no momento da tramitao, tenha selecionado a opo usurio no campo Tipo de tramitao.
O primeiro status do documento No Aceito para quem est recebendo. O usurio, a partir deste status, pode Aceitar assim que o documento chegar ou deix-lo no status aguardando at que o documento fsico chegue at ele.
o o
Acesso: Pelo cone Meus Documentos

Pendncias.
Ao clicar na opo Meus Documentos, o sistema exibe a tela Caixa de Mensagens - Minhas
36
05/2012
Figura 44 Caixa de Meus Documentos
Figura 45 Dados do dossi
PROCEDIMENTOS PARA PREENCHIMENTO FILTROS DE PESQUISA:
Status: Preencher com o status do documento, que pode ser: Aceito Se o usurio j estiver com o documento aceito nesta caixa. No Aceito Se o usurio ainda no aceitou o documento. Aguardando Se o usurio sabe da existncia do documento e aguarda o recebimento em meio fsico. Em Trnsito Se o documento estiver em trnsito (em posse do mensageiro).
37
05/2012
Descrio Dossi: Preencher com a descrio do Dossi.
Descrio Documento: Preencher com a descrio do documento.
Tipo de documento: Preencher com o tipo de documento do dossi.
Enviado por: Preencher com o nome do usurio remetente (Para selecionar um usurio no campo Enviado por, deve-se, antes, selecionar o rgo/setor origem do documento).
rgo/Setor Origem: Preencher com o rgo/setor de origem do documento.
Data De At: Preencher com a data desejada ou selecionar atravs do calendrio. Pode ser preenchida uma data ou um perodo. Para pesquisar apenas uma data especfica preencher a mesma nos campos De e At.
Nmero de SIPRO Pesquisar o documento pelo nmero de SIPRO (Deve-se digitar o nmero do SIPRO, respeitando os campos). Se desejar pesquisar por mais de um documento atravs dos nmeros de SIPRO, basta digitar os nmeros de SIPRO desejados e clicar no item sucessivamente.
Etiqueta Pesquisar o documento pelo nmero da etiqueta do SIGED (Deve-se digitar o nmero da etiqueta do SIGED, respeitando os campos). Se desejar pesquisar por mais de um documento atravs dos nmeros de etiqueta do SIGED, basta digitar os nmeros desejados e clicar no item sucessivamente.
Aps preencher um dos campos de pesquisa, Clicar em Pesquisar.
ATENO: o usurio deve ter o nmero de etiqueta ou o nmero de SIPRO em mos para efetuar a pesquisa. Caso no tenha esses dados, o campo data se torna um filtro obrigatrio (para pesquisar utilizando o filtro data, o intervalo de e at no pode ser maior do que 30 dias).
38
05/2012
Opo: Aceitar Selecionar o documento atravs do campo e clicar em Aceitar .
O status do documento ser alterado para Aceito e o usurio se tornar detentor do documento.
OBSERVAO: Selecionar esta opo somente quando o documento fsico estiver em sua posse.
Opo: Aguardar Selecionar o documento atravs do campo O sistema exibe a tela Justificar Aguardo. Preencher no campo Justificativa, o motivo do aguardo do documento. Clicar em Gravar. e clicar em Aguardar .
OBSERVAO: selecione esta opo sempre que o documento estiver tramitado no sistema e ainda no houver chegado fisicamente.
Figura 46 Justificar Aguardo
Opo: Tramitar Selecionar o documento atravs do campo e clicar em Tramitar .
O sistema exibe a tela Tramitao de Documentos.
Figura 47 Tramitao de documentos

39
05/2012
Preencher os campos conforme Procedimentos para preenchimento da pgina 20.
Opo: Encerrar Selecionar o documento atravs do campo de Status e clicar em Encerrar O sistema exibe a mensagem Deseja realmente encerrar estes dossis? .
Figura 48 Encerrar documentos
Clicar em OK, preencher a justificativa do Encerramento e clicar em Gravar. O sistema exibir a mensagem Documento encerrado com sucesso. Neste momento, o documento arquivado, encerrando todos os trmites para o mesmo momentaneamente.
OBSERVAO: Para encerrar um documento seu status no pode ser diferente de Aceito.
10 - Documentos do Setor
A caixa de Documentos do Setor receber todos os documentos cujo remetente, no momento da tramitao, tenha selecionado a opo setor no campo Tipo de tramitao.
O primeiro status do documento No Aceito para quem est recebendo. O usurio, a partir deste status, pode Aceitar assim que o documento chegar ou deix-lo no status aguardando at que o documento fsico chegue at ele.
40
05/2012
o o
Acesso: Pelo cone Documentos do Setor
Ao clicar na opo Documentos do setor o sistema exibir a tela Caixa de Mensagens Pendncias do Setor.
Para utilizar os critrios de pesquisa atravs do preenchimento dos filtros, verificar na pgina 37 o item PROCEDIMENTOS PARA PREENCHIMENTO FILTROS DE PESQUISA.
Para tramitao, verificar o item PROCEDIMENTOS PARA PREENCHIMENTO TRAMITAO na pgina 20.
Figura 49 Caixa de Documentos do Setor
Na linha correspondente a cada documento, h o cone de visualizar dossi
. Este cone possibilita ao
usurio visualizar e at imprimir os dados do dossi. Basta clicar no cone correspondente ao documento desejado e o sistema apresentar a tela Dados do Dossi com as abas Dados do dossi", Documentos e dossis, Tramitaes, Tramitaes em trnsito e o histrico. Aps a visualizao da situao do dossi, o usurio pode imprimir esses dados, acionando o boto apresentar os dados do dossi para a impresso. no canto esquerdo da tela. O sistema
41
05/2012
Figura 50 Dados do dossi/Documentos do Setor
11 - TRAMITAO EM LOTE
O sistema possibilita ao usurio tramitar at 10 documentos de uma vez para o mesmo setor. Basta selecionar os documentos desejados atravs do campo e clicar em Tramitar. Esta ao pode ser realizada atravs da caixa
de Documentos do Setor e da caixa Meus Documentos.
Figura 51 Tramitao em lote o Aps clicar em Tramitar, o SIGED exibir uma tela com a mensagem: Voc optou por realizar uma tramitao em lote. Lembre-se que a tramitao em lote ocorrer somente para um nico destinatrio. Deseja Continuar?
42
05/2012
o o
Clicar em OK para prosseguir com a tramitao. O sistema apresentar a tela Tramitao de documentos. Basta preencher os campos Trmite/Despacho, Tipo de Movimentao, Utiliza Mensageiro, rgo Destino e Setor Destino normalmente. As informaes inseridas nesses campos valero para todos os documentos a serem tramitados.
Figura 52 Tramitao de documentos Em lote
o o
Caso queira retirar um dossi da lista de itens a serem tramitados, basta clicar na opo
Se o usurio quiser pesquisar mais um documento para ser includo nessa tramitao em lote, dentre os que esto na caixa de Meus Documentos e Documentos do Setor, clicar na opo . para tramitar o
Aps preencher todos os campos, o usurio dever clicar em Gravar documento.
O sistema exibe a mensagem Registro gravado com sucesso.
12 - DOCUMENTOS ENCERRADOS
Todo documento que for encerrado automaticamente redirecionado para a caixa de "Documentos Encerrados".
Acesso: Pelo cone Documentos Encerrados
43
05/2012
Ao clicar na opo Documentos Encerrados" o sistema exibe a tela Caixa de Mensagens - Documentos Encerrados.
O usurio pode pesquisar por documentos e utilizar critrios para filtrar a pesquisa atravs do preenchimento dos filtros. Verificar na pgina 37 o item PROCEDIMENTOS PARA PREENCHIMENTO FILTROS DE PESQUISA.
Este cone possibilita ao usurio visualizar e at imprimir os dados do dossi. Basta clicar no cone correspondente ao documento desejado e o sistema apresentar a tela Dados do Dossi com as abas Dados do dossi", Documentos e dossis, Tramitaes, Tramitaes em trnsito e o histrico. Aps a visualizao da situao do dossi, o usurio pode imprimir esses dados, acionando o boto esquerdo da tela. O sistema apresentar os dados do dossi para a impresso. no canto
Opo: Justificativa do Encerramento Para ver o que foi justificado para o encerramento do documento, basta selecionar o documento desejado atravs do campo . O sistema apresentar a tela Justificativa do Encerramento com os caracteres inseridos pelo usurio que encerrou aquele documento. e acionar o boto Justificativa do Encerramento
Opo: Reativar Para reativar um documento, basta selecion-lo atravs do campo . O sistema apresentar a mensagem Deseja realmente reativar este dossi?, clicar em Ok. O documento ser redirecionado para a caixa onde estava quando foi encerrado: Documentos do setor ou Meus Documentos. e acionar o boto Reativar
13 - DOCUMENTOS ENVIADOS
Permite pesquisar os documentos que foram enviados pelo usurio utilizando o tipo de tramitao Usurio. Exibe informaes pertinentes ao documento, identifica o destinatrio e h quanto tempo o mesmo est de posse do documento. Cada usurio somente visualiza os documentos enviados por ele.
Acesso: Pelo cone Documentos Enviados
44
05/2012
Ao clicar na opo Documentos Enviados o sistema exibir a tela Caixa de Documentos Enviados Usurio.
Figura 53 Caixa de Documentos enviados
usurio visualizar e at imprimir os dados do dossi. Basta clicar no cone correspondente ao documento desejado e o sistema apresentar a tela Dados dos Dossi com as abas Dados do dossi", Documentos e dossis, Tramitaes, Tramitaes em trnsito e o histrico. Aps a visualizao da situao do dossi , o usurio pode imprimir esses dados, acionando o boto apresentar os dados do dossi para a impresso. no canto esquerdo da tela. O sistema
45
05/2012
Figura 54 Dados do dossi/Documentos Enviados
14 - DOCUMENTOS ENVIADOS PARA O SETOR

Permite pesquisar os documentos que foram enviados por qualquer usurio do setor utilizando o tipo de tramitao Setor. Exibe informaes pertinentes ao documento, identifica o destinatrio e h quanto tempo o mesmo est de posse do documento.
o o
Acesso: Pelo cone Documentos Enviados para o Setor
Ao clicar na opo Documentos Enviados para o Setor o sistema exibir a tela Caixa de Documentos Enviados para o Setor.
46
05/2012
Figura 55 Caixa de Documentos enviados para o Setor
usurio visualizar e at imprimir os dados do dossi. Basta clicar no cone correspondente ao documento desejado, o sistema apresentar a tela Dados dos Dossi com as abas Dados do dossi", Documentos e dossis, Tramitaes, Tramitaes em trnsito e o histrico. Aps a visualizao da situao do dossi, o usurio pode imprimir esses dados, acionando o boto apresentar os dados do dossi para a impresso. no canto esquerdo da tela. O sistema
Figura 56 Dados do Dossi

47
05/2012
15 - SOMENTE LEITURA e SOMENTE LEITURA SETOR

Somente Leitura Permite pesquisar os documentos que foram encaminhados para o usurio somente para leitura e conhecimento.
o o
Acesso: Pelo cone Somente Leitura
O sistema exibir a tela Caixa de mensagens Somente leitura.
Somente Leitura Setor Permite pesquisar os documentos que foram encaminhados para o Setor, somente para leitura e conhecimento.
o o
Acesso: Atravs do cone Somente Leitura Setor
O sistema exibir a tela Caixa de pendncias Somente leitura Setor.
Para ter acesso aos documentos recebidos como somente leitura e somente leitura setor necessrio realizar pesquisas atravs dos filtros disponveis e ter opo de aceitar tais documentos.
Figura 57 Caixa de Somente Leitura
48
05/2012
16 - DOSSI
O SIGED apresenta, ainda, a seo Dossi. Esta funcionalidade divida em trs outras subfuncionalidades: Gerir Dossi, Juntar Dossi e Desapensar Dossi.
De forma sumria, vamos apresentar algumas definies para melhor orientao do usurio: o Dossi: Relao de documentos referentes a um determinado assunto ou processo . Exemplo: Uma Folha De Freqncia um documento e vinculada ao Dossi Pasta Funcional. OBSERVAO: No SIGED, quando se cria um documento, ele vinculado a um dossi automaticamente. No existe documento avulso no sistema. Portanto, o usurio sempre vai lidar com dossis. o Juntar Dossi: O SIGED permite juntar dossis de duas formas: por apensao e por anexao. Juntada por Apensao: quando dois dossis so vinculados pelo usurio provisoriamente, de maneira que o usurio pode desfazer a juno desses dossis a qualquer momento, desde que esteja de posse dos mesmos. Juntada por Anexaao: quando dois dossis so vinculados pelo usurio de forma definitiva, ou seja, nenhum usurio poder desfazer tal juno.
ATENO: No Sistema Integrado de Protocolo SIPRO existia somente a juntada por anexao e o usurio do sistema poderia desanexar os processos. No SIGED, que segue as diretrizes do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), a juntada por anexao permanente e a juntada por apensao provisria.
Figura 58 Dossi
49
05/2012
16.1 - Aba Gerir Dossi
Nesta aba possvel pesquisar dossis j existentes no sistema, visualizar os dados do dossi e criar um novo dossi.
Figura 59 Gerir Dossi
Para pesquisar, basta utilizar um dos filtros disponveis na pgina e clicar em Pesquisar. Aps o dossi desejado aparecer na pgina, abaixo da linha vermelha, basta selecion-lo atravs do campo de seleo e clicar em Visualizar.
Para criar um novo dossi, basta clicar no boto Novo. Cadastrar Dossi - Nesta tela, basta pesquisar o tipo de dossi compatvel com o desejado e inserir uma descrio para o novo dossi. Caso o usurio queira vincular documentos que estejam em sua posse ao dossi que est sendo criado, basta preencher os campos situados no item Vincular Documentos ao Dossi e clicar em gravar. O SIGED permite ao usurio vincular mais de um documento ao dossi selecionado. Basta clicar em Novo e depois no cone para pesquisar o documento na caixa de documentos do dossi.
50
05/2012
Figura 60 Cadastrar Dossi
16.2 - Juntar Dossi
Nesta tela, o sistema possibilita ao usurio fazer a juno de dois dossis por apensao (carter provisrio) ou por anexao (carter definido). o Para escolher o primeiro item, selecione um dossi que esteja em posse do seu setor no item Dossi superior.
Figura 61 Dossi superior
Para escolher o segundo item, selecione um dossi que esteja em posse do seu setor no item Dossi secundrio.
Figura 62 Dossi Secundrio
Em seguida, escolha o tipo de juno desejado: por apensao ou por anexao.
Figura 63 Tipo de juntada
o o
Aps escolher o tipo de juno, basta clicar em Realizar Juntada. Um exemplo, abaixo, de uma pesquisa de dois dossis apensados um ao outro:
51
05/2012
Figura 64 Documentos pertencentes ao dossi
16.3 - Desapensar Dossi
Neste item, o sistema possibilita ao usurio desfazer a juno por apensao, desde que os dossis estejam em posse do seu setor.
Figura 65 Desapensao de dossi
Para realizar a desapensao, basta selecionar o dossi principal no campo Dossi Superior e, logo depois, selecionar o dossi secundrio no campo correspondente.
17 - RELATRIOS
O SIGED possui cinco tipos de relatrios:
o Gerir relatrios de entrega dos documentos (Exclusivo para o Protocolo Geral) o Pesquisa de documentos tramitados via PDA (Exclusivo para o Protocolo Geral) o Total de documentos cadastrados (Exclusivo para gestores do SIGED) o Total de documentos tramitados (Exclusivo para gestores do SIGED) o Relatrio dos processos que chegaram/saram (Todos os usurios tm acesso)
52
05/2012
Relatrio dos processos que chegaram/saram O relatrio dos processos que chegaram/saram permite ao usurio do SIGED saber quantos e quais os documentos chegaram ou saram do seu setor. O sistema possibilita que o relatrio seja especfico ou mais abrangente, cabendo ao usurio filtrar por Status, Data, Tipo de Dossi, Tipo de Documento, Assunto, rgo e setor de origem, rgo e setor destino, Criador, Detentor, Solicitante, Estado e Cidade.
Figura 66 Relatrio de Processos que chegaram/saram
No exemplo abaixo, queremos saber quantos e quais os documentos do tipo Memorando, com os status No Aceito e Aceito, CHEGARAM para o setor oriundos do setor PROGERAIS do rgo INTENDNCIA do dia 01/01/2011 at o dia 31/10/2011. Aps selecionar os filtros desejados, deve-se clicar em Pesquisar.
Figura 67 Relatrio de Processos que chegaram/saram - Filtros
O sistema retorna a pesquisa obedecendo aos critrios selecionados.

53
05/2012
Figura 68 Relatrio de Processos que chegaram/saram - Resultado
O sistema possibilita ao usurio imprimir o relatrio tanto em PDF quanto em XLS atravs dos cones
18 DESMEMBRAMENTO
Desmembramento separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao de novo processo.
Figura 69 Caixa de Pendncia do Setor
54
05/2012
Ex: Sua secretaria recebe um Ofcio cujo contedo abrange trs setores diferentes. Para que a informao seja direta e especfica para cada setor responsvel, cria-se trs documentos diferentes com contedos diferentes, cada documento ter somente o assunto pertinente ao seu setor, e, posteriormente, envia-se para os setores responsveis.
Figura 70 Exemplo de Desmembramento
55
05/2012
19 - CONSIDERAES FINAIS
Aps contemplar todas as telas e itens do SIGED e explicar sobre as funcionalidades implementadas desde a institucionalizao do sistema, a equipe de gesto do SIGED espera ter ponderado detalhadamente sobre todas as alternativas oferecidas aos usurios e contribudo com um instrumento til de aprendizado e aprimoramento.
Esta a terceira verso do manual do usurio do SIGED, e o mesmo ser atualizado sempre que necessrio, de acordo com as novas funcionalidades previstas para as prximas verses.
A evoluo do sistema tem sido construda por meio de mdulos e o aprimoramento das funcionalidades visa ter as melhores condies e solues em gesto documental para os usurios. A constante otimizao do SIGED uma preocupao de todos os envolvidos na gesto e desenvolvimento do sistema.
Um dos maiores objetivos do SIGED absorver as funcionalidades do antigo Sistema Integrado de Protocolo do Estado SIPRO. Atualmente, o SIGED j contempla todas as ferramentas antes disponibilizadas pelo SIPRO, contando ainda com funes que o antigo sistema no apreciava, tais como upload e download de documentos, gesto de dossis, etc.
A Superintendncia Central de Governana Eletrnica, atravs da Diretoria Central de Polticas de Otimizao de Processos, se coloca disposio dos usurios para sanar eventuais dvidas e orientar sobre os melhores mtodos de utilizao do sistema atravs dos canais de atendimento. A realizao peridica de pesquisas de satisfao e os acompanhamentos com os rgos visam ouvir e subsidiar debates com as sugestes que apontem para o aprimoramento constante do SIGED CORPORATIVO.
56
05/2012

Idioma

Bem-vindo(a) ao Scribd!

Manual Siged

Enviado por

Dados do documento

Data de envio

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Descrição:

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Manual Siged

Enviado por

Descrição:

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Títulos relacionados

SIGED ORPORATIVO

SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS

Manual do Usurio, 02/2012

Belo Horizonte, 16 de Maio de 2012

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTO - SEPLAG

Renata Maria Paes de Vilhena Secretria de Estado de Planejamento e Gesto

Rodrigo Diniz Lara Diretor da Superintendncia Central de Governana Eletrnica

Vanice Cardoso Ferreira Diretora Central de Polticas de Otimizao De Processos

Danielle Mara Ferreira Gerente do Projeto SIGED v2.0

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

6 - GUIAS DE RECEBIMENTO ................................................................................................................................ 23

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

2 - ASPECTOS GERAIS DO SISTEMA

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

Figura 2 Portal de Segurana Corporativo

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

A opo Portal de responsabilidade exclusiva do Gestor do SIGED.

Clique na opo SIGED para acessar a primeira pgina do sistema.

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

Acesso: Pelo cone Novo Documento existente nas diversas telas.

ou por meio do atalho Novo Documento

Ao clicar na opo Novo Documento o sistema exibe a tela Cadastrar documento.

Figura 4 Aba Cadastrar Documento

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

PROCEDIMENTOS PARA PREENCHIMENTO: 5.1 - Aba: Cadastrar Documento

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

Figura 5 Documento Confidencial

Figura 6 rgo e setor de Criao

Atividade Selecionar a atividade a que se refere o documento.

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

Figura 8 Documento referenciado

Figura 9 Registro - Correio

Figura 10 Data do Documento

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

5.2 - Aba: Gnero

Figura 11 Aba Gnero

Figura 12 Anexar Arquivo

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

5.3 Aba: Detalhamento

Veja abaixo um exemplo do campo detalhamento:

Figura 15 Campo Detalhamento

5.4 Aba: Solicitante

Remetente: pessoa fsica ou jurdica que envia um documento.

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

Figura 17 Pesquisar Solicitante

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

Figura 18 Utilizao de filtros/Pesquisar Solicitante

Figura 19 Incluso solicitante

Manual Usurio SIGED Corporativo Verso 3.0

Para limpar os dados do solicitante, basta clicar no

5.5 Aba: Dados do Dossi

Figura 20 Aba Dados do Dossi

Figura 21 Colocar em um dossi existente