Manual Completo Doc Admon

DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA
Documentacin Administrativa Indice
CAPITULO 1.- PRINCIPIOS GENERALES DE LA REDACCIN COMERCIAL 1.1. Correspondencia comercial..................................................................... 1.2. Caractersticas fundamentales de la redaccin comercial........................ 1.2.1. Brevedad y concisin......................................................... 1.2.2. Precisin............................................................................ 1.2.3. Claridad............................................................................. 1.2.4. Sencillez............................................................................ 1.2.5. Correccin......................................................................... 1.2.6. Sentido comn................................................................... 1.2.7. Estilo................................................................................. CAPITULO 2.- CARTA COMERCIAL 2.1. Papel .................................................................................................... 2.2. Membrete................................................................................................ 2.3. Escritura.................................................................................................. 2.4. Presentacin............................................................................................ 2.5. Segundas y sucesivas hojas..................................................................... 2.5.1. Sobres................................................................................ 2.6. Partes de la carta comercial..................................................................... CAPITULO 3.- INICIO DE LAS RELACIONES COMERCIALES 3.1. El inicio de las relaciones comerciales.................................................... 3.2. Solicitud de oferta a proveedores............................................................. 3.3. Seleccin de Proveedores........................................................................ 3.4. Ofertas a clientes potenciales................................................................... CAPTULO 4.- CONTRATOS 4.1. Contrato................................................................................................... 4.2. Clases de contrato.................................................................................... 4.3. Contrato de Compraventa........................................................................ 4.4. Modalidades del Contrato de Compraventa............................................. CAPITULO 5.- PEDIDOS 5.1. Pedido...................................................................................................... 5.2. La verificacin del pedido....................................................................... 5.3. Reclamaciones......................................................................................... 5.4. Contabilidad y Banca............................................................................... CAPTULO 6.- LA EXPEDICIN DE LA MERCANCA 6.1. La preparacin administrativa de la expedicin....................................... 6.2. El albarn de nota o entrega..................................................................... 6.3. El transporte de mercanca....................................................................... 6.4. El proceso de verificacin....................................................................... 49 50 52 53 33 40 42 46 27 27 27 28 19 20 22 23 5 5 6 6 7 8 9 1 1 2 2 2 2 2 3 3
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CAPTULO 7.- LA FACTURACIN 7.1. La factura de Compraventa...................................................................... 7.2. La emisin de la factura........................................................................... 7.3. Sustitucin de la factura.......................................................................... 7.4. Factura de repaso..................................................................................... 7.5. Facturas Pro-Forma................................................................................. 7.6. Registro de Facturas................................................................................ 7.7. Verificacin y rectificacin de facturas................................................... 7.8. Notas de Abono....................................................................................... 7.9. Cartas de cobro........................................................................................ Supuestos prcticos........................................................................................ CAPTULO 8.- GESTIN DE LOS MEDIOS DE PAGO 8.1. El pago en la compraventa....................................................................... 8.2. Gestin de recibos................................................................................... 8.3. Letra de cambio....................................................................................... 8.4. Gestin del taln...................................................................................... 8.5. Gestin del pagar................................................................................... 8.6. Transferencia........................................................................................... 8.7. Giro postal y telegrfico.......................................................................... 8.8. Entregas y abonares en cuenta corriente.................................................. Supuestos prcticos........................................................................................ CAPTULO 9.- OTROS DOCUMENTOS 9.1. Documentos relacionados con el rgimen interior................................... 9.2. Documentos relacionados con el personal............................................... 9.2.1. Inscripciones en las empresas................................................. 9.2.2. Contratos de trabajo................................................................ 9.2.3. Afiliacin, Altas y Bajas de personal...................................... 9.2.4. Libro de matricula................................................................... 9.2.5. Ficha del expediente de personal............................................. 9.2.6. Expediente de personal........................................................... 9.2.7. Control de asistencia............................................................... 9.2.8. Nmina y Recibo.................................................................... 9.2.9. Prestaciones............................................................................ 9.2.10. TCs...................................................................................... 9.2.11. Impreso de la renta de las personas fsicas............................ 9.2.12. Parte de accidentes................................................................ 9.2.13. Parte de baja por enfermedad................................................ 9.2.14. Parte de baja en la empresa................................................... 9.2.15. Liquidacin de los Seguros Sociales..................................... 9.2.16. Otros documentos................................................................. 9.3. Documentos de Rgimen interno............................................................. 9.3.1. Ordenes e instrucciones.......................................................... 9.3.2. Informes.................................................................................. 9.3.3. Documentos entre departamentos........................................... 9.4. Documentos relacionados con los organismos oficiales.......................... 83 84 84 84 84 85 85 86 87 87 89 89 89 89 89 90 90 90 90 91 91 92 92 69 69 71 74 74 76 77 78 79 55 56 56 57 57 58 59 59 60 65
II
Documentacin Administrativa Indice CAPTULO 10.- DOCUMENTACIN EN LAS EMPRESAS 10.1. La documentacin en las empresas........................................................ 10.2. Los libros de registro............................................................................. 10.3. Libros de registro voluntarios................................................................ 10.4. El archivo de la documentacin............................................................. 10.5. La informtica aplicada a la organizacin de la documentacin............ APNDICE I.- CORRESPONDENCIA AUTOMTICA............................... APNDICE II.- ABREVIATURAS................................................................... 95 95 97 100 101 103 113
III
IV
Documentacin Administrativa
Captulo 1
CAPTULO 1 PRINCIPIOS GENERALES DE LA REDACCIN COMERCIAL

1.1.- CORRESPONDENCIA COMERCIAL
La correspondencia aplicada a las relaciones familiares o de amistad, constituye la llamada correspondencia particular. La correspondencia recibe el nombre de Comercial cuando se aplica a los negocios, por lo que podemos definirla como el arte de tratar los negocios mediante la escritura. La forma ms utilizada es la carta definida por la Real Academia como papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una persona enva a otra para comunicarse con ella . Si en la anterior definicin cambiamos la persona por empresa, podemos tener una definicin de carta comercial aunque quiz tal definicin quedara ms completa al agregar sobre asuntos mercantiles, con lo que podramos definir la carta comercial como papel escrito y ordinariamente cerrado, que una persona o empresa enva a otra para comunicarse con ella sobre asuntos comerciales. Las cartas comerciales pueden tratar de muy diversos asuntos como son pedidos, reclamaciones, contabilidad, informes de mercados, ofertas, etc. Adems de las cartas comerciales se utilizan las llamadas comunicaciones breves como el volante, el memorndum o memorando, las tarjetas postales, etc. Para las comunicaciones urgentes se utilizan principalmente los telegramas.
1.2.- CARACTERSTICAS FUNDAMENTALES DE LA REDACCIN COMERCIAL

En la redaccin comercial hay que tener muy en cuenta las reglas gramaticales y de forma especial las que se refieren a la ortografa y a la sintaxis pero de ellas trataremos ms adelante. Hay que tener muy en cuenta que existe lo que podemos denominar estilo comercial de redaccin que, lgicamente difiere de otros estilos como el de familiar, literario, etc.. Las caractersticas fundamentales del estilo comercial son: Brevedad y concisin Precisin Claridad Sencillez Correccin Sentido comn
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Captulo 1
1.2.1.- BREVEDAD Y CONCISION

Las cartas deben hacerse tan cortas como sea posible pues las comunicaciones largas suponen una prdida de tiempo tanto para el que las escribe como para el que debe leerlas. Claro est que el tamao de las comunicaciones es una cosa relativa y al decir que deben ser breves, queremos significar, que no deben ser ms largas que lo que sea absolutamente necesario, para exponer con la debida claridad el asunto o asuntos que deban tratarse en el escrito. De su nmero, naturaleza y complejidad depender su extensin. La concisin ayuda a conseguir cartas breves pues concisin significa, segn la Real Academia, brevedad en el modo de expresar los conceptos, o sea efecto de expresarlos atinada y exactamente con las menos palabras posibles. Conciso no es sinnimo de telegrfico y menos de incompleto. Para ser conciso hay que suprimir las palabras innecesarias, las aclaraciones y explicaciones intiles y la repeticin de conceptos.
1.2.2.- PRECISIN
La precisin, adems de concisin, exige una exactitud rigurosa. Para expresarse con precisin hay que utilizar en cada caso la palabra ms adecuada, es decir, la que exprese mejor la idea que realmente se desea expresar. Para lograr precisin hay que evitar el uso de palabras cuyo significado sea muy general o poco preciso. En el caso de existir varias palabras de significado igual o parecido (sinnimos) hay que dar siempre la preferencia a la que represente ms exactamente lo que deseamos expresar.
1.2.3.- CLARIDAD
Un escrito ser claro cuando no se preste ms que a una sola interpretacin, es decir, cuando la persona que lo lee no pueda darle un sentido diferente al que quiso darle la persona que lo escribi. Ayudan a la claridad la correccin gramatical, especialmente en lo tocante a la concordancia y la cuidadosa eleccin de vocabulario. En cambio, las frases excesivamente largas y la alteracin en el orden lgico de la expresin, la dificultan.
1.2.4.- SENCILLEZ
Debaten evitarse las palabras rebuscadas y los conceptos ampulosos que, realmente, resultan ridculos en los escritos comerciales. Deben utilizarse las palabras de uso normal y de fcil comprensin para las personas que hayan de leer lo escrito pero hay que evitar el caer en la vulgaridad.
1.2.5.- CORRECCION
Al decir que hay que expresarse con correccin queremos significar que bajo ningn pretexto pueden decirse groseras ni utilizar palabras de mal gusto ya que una carta incorrecta no puede ser nunca bien acogida. Por el contrario, cuando deba negarse alguna cosa, efectuar alguna reclamacin o sealar algn error, hay que hacerlo sin herir los sentimientos del lector. Indudablemente, hay que decir cosas pero hay que hacerlo con diplomacia y nunca con el deseo de ofender.
Captulo 1
1.2.6.- SENTIDO COMUN

El sentido comn, tan necesario para todas las cosas, no puede faltar en la redaccin comercial. Con l se evitan frases como las siguientes que, desgraciadamente, se leen con demasiada frecuencia: Tenemos el horror de manifestarle que los gneros han llegado en malas condiciones... Nos complacemos en anunciarles que no podemos dar conformidad... Es evidente que el anunciar que unos gneros han llegado en malas condiciones no es un honor, ni que el no poder dar conformidad a una cosa sea un placer. Muchas incongruencias de este tipo son debidas a la utilizacin de frases hechas sin pensar si encajan en lo que se va a decir a continuacin.
1.2.7.- ESTILO
Como hemos indicado al comienzo del presente tema, existe un estilo de redaccin comercial que se basa en las caractersticas que acabamos de exponer y se complementa con el tono utilizado que debe ser personal y ecunime. La ecuanimidad se consigue huyendo de la exageracin, de la presuncin y de la adulacin y no asegurando nada que no sea cierto ni prometiendo cosa alguna que no se pueda cumplir. Hay que procurar ser positivo y ofrecer soluciones posibles; no hay que ser pesimista. Hay que convencer y no tratar de imponer el criterio propio.
Captulo 1
Captulo 2
CAPTULO 2 CARTA COMERCIAL

2.1.- PAPEL
Con respecto al papel a utilizar para las cartas hay que decidir su tamao, color y calidad. A pesar de las reglas de normalizacin, el tamao de papel utilizado es variable oscilando alrededor de 21 cm. de ancho por 27 cm. de largo. Uno de los tamaos ms frecuentes es el DIN de 210 x 297 mm. Tambin es frecuente la holandesa comercial de 220 x 280 mm. Para las cartas de poca extensin pueden utilizarse tamaos ms pequeos siendo frecuente el uso de la media holandesa (120 x 220 mm.) El color del papel que se debe utilizar es el blanco, pudiendo usar papeles de color paja o crema muy plidos. La calidad del papel debe ser la adecuada. No debe ser papel ni muy fino ni muy grueso si bien para cartas dirigidas al extranjero, por correo areo, se admite que sean ms finos de lo normal. No son recomendables los papeles rugosos ni los muy satinados (brillantes).
2.2- MEMBRETE
Va impreso en la parte superior del papel, ocupando toda la cabecera o bien solamente la parte central de la misma aunque en ocasiones ocupe la parte superior izquierda. Puede estar impreso a un solo color o varios y a veces adems del nombre, direccin, actividad de la empresa, telfono direccin telegrfica, tlex, etc. , puede contener la relacin de sucursales, las cuentas bancarias, etc. Si la cabecera no es suficiente los dems datos van en el margen izquierdo (registro mercantil, nmero de licencia fiscal, etc.) Tambin puede tener algn dibujo como la marca comercial, el anagrama de la empresa, los edificios de las fbricas, etc. Debe elegirse un membrete elegante y que no sea recargado de texto y de dibujos o con muchos colores. Las normas DIN indican las medidas y disposicin de los diferentes elementos que integran un membrete si bien su uso est poco extendido, quiz por ser poco conocidas y porque su disposicin no es muy acertada.
Captulo 2
Industrias Grficas MARKER, s.a

C/ Ronda, 23 Telfono 988.458.452 32600 - Ourense Figura 1.- Ejemplo de Membrete en una carta comercial
2.3.- ESCRITURA
Las cartas comerciales se escriben hoy da con mquina de escribir o a travs de algn procesador de textos, como Word. A mano se escriben solamente en los casos siguientes: Cuando la escribe un director de la empresa que desea guardar el ms riguroso secreto. En algunas cartas publicitarias, precisamente para imitar las cartas particulares. En las solicitudes de empleo, al dar el solicitante su historial (curriculum vitae). A veces la empresa que ofrece el trabajo pide que toda la carta sea manuscrita. En algunos casos por cortesa o deferencia a la persona a quien va dirigida la carta.
2.4.- PRESENTACION
La buena presentacin de una carta exige que est bien centrada y que su lectura se vea favorecida por la buena distribucin de lo escrito. Antes de comenzar a escribir la carta, debe calcularse su tamao en forma aproximada para ver la proporcin entre el tamao de la carta y el del papel y poder seleccionar correctamente los mrgenes adecuados y la separacin entre lneas (interlineas o espacios).
5 cm
3 cm 135 cm
17 cm
2 cm 11 cm
Figura 2.- Localizacin de los mrgenes en una carta comercial
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Mrgenes son los espacios que deben quedar en blanco y lgicamente son cuatro igual que los lados del papel. El superior debe ser igual a lo que ocupe el membrete ms unos tres renglones como mnimo. El inferior depende de la extensin de la carta pero no debe ser excesivamente grande, para que no d la sensacin que el escrito queda pegado a la parte superior ni demasiado pequeo de forma que parezca que la firma se sale del papel. En caso de continuar la carta en otra hoja, el margen inferior ser de unos 2 centmetros. El margen izquierdo ser de 2 a 3 cm. y el derecho de 1,5 cm., aproximadamente. Este margen derecho, como sabemos, es irregular debido a la escritura mecanogrfica y a la necesidad de escribir slabas completas. Espacios. En las cartas normales se escribir a un espacio. Si son cortas pueden escribirse a dos. Punto y aparte. Los diferentes prrafos de una carta se separan por medio del punto y aparte. Si la carta se escribe a un espacio en el punto y aparte se dejarn dos espacios y si la carta se escribe a dos espacios, en el punto y aparte se dejan, normalmente, tres. Adems, despus de punto y aparte no se empieza a escribir en el margen izquierdo sino a unos cinco espacios del mismo. Errores mecanogrficos. No deben existir. Si se produce alguno se borrar. En lugar de goma es recomendable utilizar los papeles especiales que se venden en las papeleras y que tapan la letra escrita equivocadamente. Hay modelos de mquinas que llevan una cinta borradora incorporada de gran eficacia. Cinta. La cinta debe de ser de color negro y estar en buen estado para que la impresin sea uniforme y clara, para lo cual tambin es necesario que los tipos de la mquina estn bien limpios. Algunas, veces se usa el rojo para destacar algn dato pero no conviene abusar de este recurso.
2.5.- SEGUNDAS Y SUCESIVAS HOJAS

Aunque normalmente las cartas deber ser cortas, algunas veces por su extensin no caben en una pgina. En tales casos nunca debe escribirse al dorso del papel ni debe utilizarse una hoja de papel con membrete normal. Para segundas y sucesivas hojas se dispondr de papel del mismo tamao y clase que el normal pero que slo tendr impreso en la parte izquierda y en letras de pequeo tamao, el nombre de la empresa y en la derecha la palabra hoja.
INDUSTRIAS METLICAS
HOJA 1
Figura 3.- Especificacin del nombre de la empresa y n de hoja
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A continuacin del nombre de la empresa se indica la fecha en forma abreviada (12/4/XX, por ejemplo) y el nombre del destinatario. A continuacin de la palabra hoja se pondr el nmero que le corresponda.
2.5.1.- SOBRES
El color de los mismos debe ser igual al del papel por lo que el blanco ser el ms usual (no estn permitidos los sobres de color azul). Los sobres comerciales llevan impreso el nombre de la empresa y su direccin bien en el reverso (solapa), bien en el anverso, en su parte superior o inferior izquierda. En los sobres normales la direccin del destinatario se escribe comenzando en la parte central del sobre o algo ms a la derecha.
Membrete (1)
SELLO ___________________________________________ _____________________________________
(1) Membrete
________________________
Figura 4.- Localizacin del Membrete en el sobre Adems de los sobres normales (cuadrangulares) en los que varia la proporcin entre la anchura y la longitud, existen los sobres con ventana transparente. En los de ventanilla no es necesario escribir la direccin pues sirve la escritura en la carta pero debe tenerse cuidado de que exista una perfecta coincidencia entre la direccin escrita (una vez doblado el papel) y la ventanilla transparente. Aunque se han propuesto diversas formas de escribir la direccin del destinatario la ms habitual es la que te indicamos a continuacin: Nombre de la persona o empresa Calle, plaza........n Cdigo Postal, poblacin y provincia si no es capital
El nombre y las seas del destinatario se escriben normalmente; el de la poblacin, con maysculas y el de la provincia (en su caso), normalmente. El Cdigo Postal, si lo tiene la poblacin, preceder al nombre de sta.
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En caso de ir dirigida al extranjero , despus de la direccin se indica el nombre del pas, si bien para destacarlo ms tambin se acostumbra a poner en la parte izquierda del sobre aproximadamente a la altura del nombre del destinatario.
2.6.- PARTES DE LA CARTA COMERCIAL

En toda carta comercial debemos distinguir varias partes: Fecha. Se escribe a continuacin del nombre de la poblacin impreso en el membrete o un poco ms abajo, en el centro del papel o algo ms a la derecha. El da y el ao se escriben con cifras y el mes con letras. Ejemplo: 13 de Mayo de 2001
Destinatario. Se empieza unos renglones ms debajo de la fecha y comenzando en el margen izquierdo. Si el destinatario es una persona fsica se pondr Sr. D. precediendo al nombre y apellidos, salvo que tenga algn tratamiento. Si se trata de una sociedad cuya razn social est formada por el nombre de todos los socios se antepondr Sres. En los dems casos se indicar la razn o denominacin social sin anteponer nada. Ejemplos: Sr. D. Luis Roca Sres. Ruiz, Mestres y Collado Ruiz y Ca Industrias Metlicas, S.A. La Instaladora Econmica Como puede verse los nombres de los destinatarios se escriben con minsculas y slo se ponen maysculas cuando corresponde de acuerdo con las reglas ortogrficas. Debajo se escribir el nombre de la calle, nmero y piso. Si no es calle sino plaza, paseo, etc, se indicar tal circunstancia antes de su nombre. Debajo se escribe el nombre de la poblacin (todo en maysculas) y el distrito postal, caso de existir. Si al poblacin no es capital de provincia, entre parntesis, se indicar el nombre de sta. En caso de tratarse de una poblacin extranjera a continuacin se indicar la nacin a la que pertenece. Cuando se dirige la carta a la misma poblacin en vez de su nombre se puede indicar INTERIOR o CIUDAD, siendo recomendable el primero, en caso de envo por correo y el segundo cuando se remite a mano. Costa y Ca Roblegordo, 26-Bajo ARNEDO (Logroo)
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Referencias. Si no estn impresas las palabras S/ref., asunto, y se considera necesario se puede mecanografiar en la parte derecha, debajo de la fecha y frente al destinatario, escribiendo a continuacin las letras, nmeros o palabras que sirven para relacionar la carta y su asunto. Ejemplos de referencias pueden ser: N/ref: S/ref: N/ref: N/ref: Contabilidad Pedido n 3.456 Pliza AE 3.456 JR/UF
En este ltimo caso lo que se indican son las iniciales de la persona que ha dictado la carta y de la que la ha mecanografiado aunque esta referencia se coloca frecuentemente al final de la carta.
Papelera RUIZ
Santander, 5 Madrid, 8 de enero de 2001 INDUSTRIAS LOPEZ., S.A. Lopez de Hoyos, 40 (3) 40032 SEGOVIA Muy seores nuestros: (4) (2) 28025 Madrid (1)
De conformidad con su presupuesto del 2 del presente, nos complace cursarles el siguiente pedido: 150 paquetes de folios DIN A-4, de 500 folios, a 540 ptas. (5) 230 paquetes de sobres ventanilla, de 10 sobres, a 120 ptas. 450 cajas de bolgrafos; marca WIX, punta fina, tinta azul, de 20 bolgrafos, 15 ptas. Plazo de entrega: 10 das Forma de pago: L/ a 30 d/f. Medio de transporte: Transportes Prez (6) (7)
Muy atentamente,
Carolina Baldomero Chico. Jefa del Departamento de Compras S/ref: AB/cl (8) N/ref: CB/ag
Figura 5.- Ejemplo de carta comercial
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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Membrete Fecha Destinatario Saludo Contenido Despedida Antefirma-firma-sello Referencias y anexos
Saludo. El saludo se escribe debajo de la direccin dejando varias lneas en blanco. Se comienza en el margen izquierdo. Comercialmente se utilizan los siguientes saludos. (1) Muy seor mo: (2) Muy seores mos: (3) Muy seor nuestro: (4) Muy seores nuestros: (5) Seor: (6) Seores: (7) Distinguido seor: (8) Distinguidos seores: (9) Estimado seor: (10) Estimados seores: (una persona a otra) (una persona a una sociedad) (una sociedad a una persona) (una sociedad a otra) (a una persona) (a una sociedad) (a una persona) (a una sociedad) (a una persona) (a una sociedad) etc.
Las frmulas 1 a 4 van cayendo en desuso siendo ms recomendables las 5 y 6. Las 7 y 8 se usan en seal de deferencia y las frmulas 9 y 10 en casos de cierta amistad. Introduccin. No es necesario que exista una frase de introduccin y est bastante generalizada la costumbre de ir directamente asunto. Si contestamos a una carta que hemos recibido se puede comenzar:
Acusamos recibo de su atenta carta del 5 del corriente (punto y aparte). Acusamos recibo de sus estimada carta del 5 del actual a la que correspondemos (punto y aparte). Correspondiendo a su carta del 5 del actual debemos informales que... (sigue la frase). Al corresponder a su carta de ayer, tenemos el gusto de informales que.. (sigue la frase).
Otras formas de comenzar pueden ser:
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En relacin con su pedido nmero 347 debemos informarles que.... (sigue). Nos referimos a su pedido del 13 del actual de 1.000 bolas del nmero 8. (punto y aparte). Nos referimos a su pedido nmero 347 debiendo anunciarles que... (sigue). Nos complacemos en anunciarles que hoy hemos recibido su.... (sigue).
Cuerpo de la carta. Es la parte principal de la misma y segn el asunto o asuntos a tratar se compone de uno o varios prrafos que se separarn con punto y aparte en la forma ya indicada. Cuando en la carta se tratan varios asuntos es conveniente dividirla en partes que comiencen con un ttulo escrito con letras maysculas. Si la carta contiene alguna cantidad que deba ser objeto de cargo o abono, es necesario destacarla. Esto puede conseguirse de dos formas: escribindola fuera del margen de la carta o subrayndola. En el primer caso hay que dejar un doble margen para que al escribir la cantidad quede fuera del margen de la carta, pero dentro de lo que podramos llamar margen normal, para que al archivar por sistema de sujecin no quede tapada la cantidad. De acuerdo con nuestra conversacin telefnica les abonamos en cuenta: 520 Ptas. (quinientas veinte) para compensarles de los gastos ocasionados por el error en el envo del 23 del mes pasado. En el segundo caso, para que destaque ms, se empieza en el margen izquierdo y se subraya inutilizando la parte de la lnea siguiente que queda debajo de la cantidad. De acuerdo con nuestra conversacin telefnica les abonamos en cuenta: Ptas. 520 (quinientas veinte) para compensarles de los gastos ocasionados por el error en el envo del 23 del mes pasado. Es conveniente repetir la cantidad en letras con objeto de evitar errores. Despedida. Debe ser breve y ha de guardar relacin con el saludo. Son recomendables frmulas como: Les saludamos atentamente, Atentos saludos, Atentamente saludan,
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En muchas ocasiones puede enlazarse la despedida con el ltimo prrafo de la carta: Esperando sus prontas noticias, le saludamos atentamente. Rogndoles disculpen las molestias ocasionadas, atentamente les saludan. Agradeciendo sus atenciones, atentamente les saludan.
Antefirma y firma. Si se trata de un comerciante individual que firma la carta personalmente bastar que estampe su firma y rbrica debajo de la despedida y hacia la parte derecha del papel. Cuando firma un apoderado u otra persona autorizada deber constar, en maysculas, el nombre del comerciante o la razn social acompaada de las abreviaturas P.P. (por poder), P.O. (por orden) o bien P.A. (por autorizacin) segn corresponda. Tambin puede hacerse constar el cargo que ocupa en la empresa pudiendo o no acompaarse del nombre del firmante. INDUSTRIAS MODOL, S.L. P.P. (firma) METALARTE, S.A. (firma) Director RUIZ Y CIA, S.L. (firma) J. Sala Gerente
Iniciales. Ya hemos hablado de ellas al hablar de las referencias. Si no se usan como tales pueden ponerse al pie de la carta en su parte izquierda, poniendo en primer lugar las de la persona que ha dictado la carta seguidas de las de la persona que ha mecanografiado. JR/PH Anexos. Si la carta va acompaada de algn documento como la factura, recibo, letra, nota de pedido, etc., conviene indicarlo pues ello sirve de recordatorio y comprobacin a la persona que cierra el correo e igualmente de comprobacin para el destinatario. ANEXO: ANEXOS: POST DATA. Aunque su objeto es escribir algo que se ha olvidado en el cuerpo de la carta (los olvidos deben evitarse) se usa algunas veces para llamar la atencin de manera especial. Se comienza con las iniciales. P.D. pudiendo tambin utilizarse P.S. (post scriptum) o N.B. (nota bene). Vista las partes de la carta te proponemos a continuacin otro ejemplo de carta comercial. 1 Factura 1 Factura 1 Cheque
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El Globo. Papelera
C/ Francisco Ortiz, 60 09040 BURGOS Burgos, 10 de Febrero de 2001 SUMINISTROS LORCA, S.L. Ronda de Toledo, 34 45023 TOLEDO Muy seores nuestros: Adjunto devolvemos su factura n 92/123, puesto que el precio es de 455 ptas. (cuatrocientas cincuenta y cinco pesetas) imputado al artculo carpetas clasificatorias, Ref. 675, color azul, no se corresponde con 395 (trescientas noventa y cinco pesetas) establecido por el pedido n 92/230 Rogndoles corrijan el error mencionado, quedamos pendientes de sus noticias. Muy atentamente,
Roberto Gonzlez Ruiz Jefe del Departamento de Compras S/ref: CL/am N/ref: RG/lp ANEXO: Factura n 92/123
Figura 7.- Ejemplo de carta comercial Copias de las cartas. De todas las cartas que se escriban se obtendr una copia, por lo menos. Con frecuencia y debido a la organizacin de la empresa es necesario obtener ms de una.
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Captulo 3
CAPTULO 3 INICIO DE LAS RELACIONES COMERCIALES

3.1.- EL INICIO DE LAS RELACIONES COMERCIALES
El inicio de la actividad de la empresa requiere, entre otros aspectos las gestiones administrativas necesarias para el contacto previo con los proveedores que suministren la materia prima adecuada, en las mejores relaciones comerciales posibles. Tambin es necesario realizar las gestiones administrativas precisas para ofrecer el producto fabricado a una determinada clientela potencial. El xito de una empresa depende en gran medida de la eficacia en el comienzo de las relaciones comerciales. La empresa debe iniciar relaciones comerciales con otras empresas, profesionales o consumidores finales. Es decir, relaciones comerciales con proveedores y clientes. Con los proveedores: La bsqueda de proveedores: recogida de informacin de distintas fuentes para proceder a la emisin de solicitudes de ofertas a proveedores; stas darn origen a una respuesta ofreciendo informacin sobre las condiciones comerciales de compra de un proveedor o servicio. La seleccin de proveedores: una vez recibida la informacin de los proveedores y las condiciones comerciales de la compra, se realiza un estudio comparativo de cada uno de ellos, y se procede a su seleccin. Con los clientes: La bsqueda de clientes: a travs de acciones promocionales y publicidad, se gestionar la emisin de ofertas dirigidas a clientes de los productos o servicios que se quieren dar a conocer.
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Captulo 3
GESTIONES ADMINISTRATIVAS PARA EL INICIO DE RELACIONES COMERCIALES CON PROVEEDORES

NECESIDAD DE PRODUCTOS/SERVICIOS EN LA EMPRESA M E T O D O S
directos
Bsqueda de proveedores
Emisin de solicitud de ofertas a proveedores
indirectos
Seleccin de Proveedores
Estudio comparativo de las ofertas de proveedores
Decisin de Compra
Pedido a Proveedores
3.2.- SOLICITUD DE OFERTA A PROVEEDORES

La solicitud de oferta a proveedores es la demanda de informacin sobre la compra de bienes o servicios que realiza una empresa a otra. Esta informacin se refiere a las condiciones comerciales para realizar la operacin de compraventa. La empresa puede solicitar ofertas aplicando mtodos directos o indirectos: Mtodos Directos: a travs de cartas, telfono, fax,..... Mtodos Indirectos: a travs de anuncios publicitarios en peridicos, revistas especializadas, .....
MTODOS DIRECTOS La empresa se va a dirigir directamente a los nuevos proveedores a travs de cartas, telfono, fax, etc..por lo que, en primer lugar, la empresa deber obtener informacin de los proveedores a travs de fuentes como: revistas especializadas proveedores ya conocidos pginas amarillas
Una vez reunida esta informacin, se determinarn aquellos proveedores con los que se va a contactar. Este es el momento en el que nace la solicitud de oferta a proveedores. La carta solicitando ofertas a proveedores se confeccionar sin que figure el destinatario y se
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Captulo 3
reproducen tantas copias como proveedores se desee contactar. Anlisis de una carta de solicitud de oferta a un proveedor:
MG
MUEBLES
GONZLEZ N.I.F.:A-34/568974
Polgono Industrial Nave 15 32958 Ourense Tfno.:988.453435
(1)
MUEBLES DEL RIO N.I.F.:35/568974 Zona Industrial del Sar Nave 32 Santiago de Compostela C.P. 15698 Corua
(2)
Ref. n 365 (3) (4) Ourense, 15 de Febrero ,2001

Seor: (5) Con motivo de la apertura de un nuevo establecimiento destinado a la venta de maderas para la fabricacin de muebles, estaramos interesados en conocer las condiciones comerciales en que podra ofertarnoa sus artculos. (6) Desearamos nos remitiese dicha informacin antes del 1 de marzo de1999, adjuntndonos informacin actualizada de sus productos. Dndole las gracias por anticipado, le saluda atentamente, EL JEFE DE COMPRAS (7) MARIANO ROBLES
(1) Descripcin de los datos del solicitante de la oferta (empresa o profesional): - nombre o razn social - N.I.F. - Domicilio social - Telfono (2) Descripcin de los datos de la empresa o profesional a quien se dirige la solicitud de oferta: - Nombre o razn social - N.I.F. - Domicilio social - Telfono (3) Referencia o n de la solicitud de oferta. (4) Lugar y fecha de emisin del documento. (5) Razn de la solicitud de la oferta. (6) Fecha lmite de recepcin de la oferta. (7) Firma de la persona responsable de las compras de la empresa. MTODOS INDIRECTOS: Este mtodo utiliza diferentes medios publicitarios, como peridicos, revistas especializadas, radio, etc... El diseo de las solicitudes debe ser atractivo y contener, en general, la siguiente informacin: - Datos que la empresa compradora considere esenciales para contactar.
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Captulo 3
Descripcin del objeto de la solicitud de oferta. Frases que incentiven a ofrecer un producto o servicio.
Algunas ventajas e inconvenientes de utilizar los medios publicitarios para conseguir informacin son:
VENTAJAS
INCONVENIENTES
Se obtiene informacin de un gran nmero de La empresa desconoce la seriedad y fiabilidad de proveedores. los proveedores que presentan las ofertas. La diversidad de ofrecidas es mayor. condiciones comerciales El coste adicional que supone la utilizacin de los medios publicitarios.
3.3.- SELECCIN DE PROVEEDORES

La empresa recibe la respuesta de los proveedores que estn interesados en vender sus productos o servicios a travs de un documento denominado carta-respuesta. En ella, los proveedores, nos comunicarn las condiciones comerciales establecidas para la compraventa de bienes o prestacin de servicios. La informacin que los proveedores proporcionan sobre las condiciones comerciales de la compraventa debe de organizarse para realizar un estudio comparativo adecuado. El estudio comparativo de las ofertas de proveedores, consiste en el anlisis detallado de las ventajas e inconvenientes que suponen las ofertas recibidas. Se comparan, generalmente, importes totales, formas de pago ofrecidas, perodos de entrega de los productos, descuentos, bonificaciones y recarga de cada una de las ofertas de los proveedores. En la seleccin de proveedores se pueden aplicar diferentes criterios empresariales:
CRITERIOS Financieros Poltica de existencias Calidad Econmicos Mixtos Ofrezca una forma de pago a ms largo plazo y/o con menor coste financiero. Suministra la mercanca dentro de los mrgenes de tiempo programados por la empresa. Ofrezca el grado de calidad deseada por la empresa. Ofrezca la operacin a un menos costo facturado. Se combinan todos los anteriores.
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3.4.- OFERTAS A CLIENTES POTENCIALES

El objetivo de emitir ofertas de productos o servicios es la captacin de clientes y aumentar la cifra de ventas. La emisin de ofertas a clientes potenciales consiste en la transmisin de informacin sobre un producto o servicio que se desea vender. Los instrumentos publicitarios normalmente utilizados para dar a conocer ofertas de productos o servicios a un pblico objetivo suelen ser: Anuncios en prensa, revistas especializadas Folletos publicitarios, donde se ofrezcan descuentos, promociones, etc... Radio y Televisin Vallas publicitarias
Las ofertas publicitarias deben disearse de forma atractiva para los clientes y deben incluir los siguientes aspectos: Datos identificativos de la empresa para contactar. Destacar las caractersticas fundamentales del producto/servicio que supongan una diferenciacin de otras ofrecidas en el mercado. Ofrecer un beneficio, rebaja en el precio o buenas condiciones de pago. Utilizar una frase breve que capte la atencin del pblico objetivo.
GESTIONES ADMINISTRATIVAS PARA EL INICIO DE RELACIONES COMERCIALES CON CLIENTES

OBJETIVO DE VENTA M E T O D O S
Bsqueda de clientes
Accin Promocional: Instrumentos Publicitarios
Emisin de ofertas a clientes
Captacin de clientes
Pedido de Clientes
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Captulo 4
CAPTULO 4 CONTRATOS
4.1.- CONTRATO
Es un acuerdo mediante el cual dos o ms personas se obligan a dar, hacer o no hacer alguna cosa o prestar algn servicio. Los requisitos esenciales de todos contrato son: consentimiento, objeto y causa. Siendo los contratos origen de derechos y obligaciones las partes, para quedar obligadas, han de dar su consentimiento que ha de ser libremente expresado, sin violencia, sin engao y sin mediar error. No pueden prestar consentimiento los menores no emancipados.
4.2. CLASES DE CONTRATOS

Muchas clasificaciones pueden hacerse de los contratos. Vamos a ver a continuacin las ms interesantes desde nuestro punto de vista: Verbales y escritos. Son verbales los que se hacen de palabra y escritos son los que se hacen mediante determinados documentos. Estos a su vez se dividen en privados y pblicos. Los primeros se realizan directamente entre los contratantes, mientras que los segundos se hacen con intervencin de notario o agente mediador oficial. Por su objeto. Los contratos pueden ser: de compaa, cuentas en participacin, mandato, comisin, depsito, prstamo, compraventa, transporte, seguro, cambio, etc. Mercantiles y Civiles. Los contratos son mercantiles siempre que recaigan sobre operaciones o actos de comercio, es decir, se realizan con nimo de lucro y como destino la reventa de lo comprado. No se consideran mercantiles: las ventas de empresarios a particulares o consumidores las ventas de artesanos de sus productos la reventa que haga cualquier persona no comerciante del resto de acopios que hizo para su consumo.
El resto de los contratos son civiles, es decir, los que no se realizan con nimo de lucro.
4.3.- CONTRATO DE COMPRAVENTA

Es un contrato en virtud del cual una persona, llamada vendedor, cede a otra persona, llamada comprador, la propiedad de alguna cosa, percibiendo su precio como compensacin. Esta compraventa
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Captulo 4
ser mercantil cuando recaiga sobre cosas muebles para revenderlas, bien en la misma forma que se compraron o bien en otra distinta, con nimo de lucrarse en la reventa. La principal obligacin del vendedor es entregar las mercancas en el plazo estipulado o tenerlas a disposicin del comprador en el plazo de veinticuatro horas, si no se hubiese estipulado plazo determinado, mientras que la principal obligacin del comprador es hacerse cargo de las mercaderas y pagar el precio convenido en el plazo acordado.
4.4.- MODALIDADES DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA

Los contratos de compraventa tienen diversas modalidades, segn la forma de llevarse a cabo. Verbal. Es el que se realiza de palabra y como exponente ms frecuente del mismo estn las operaciones que se realizan en tiendas, grandes almacenes, mercados, etc. En los grandes almacenes y en algunas tiendas es norma entregar al comprador un recibo de lo pagado, que en cierto modo viene a ser un justificante no slo de pago sino del contrato realizado. Escrito. Como su nombre indica, es el que se realiza por escrito, si bien hay que tener en cuenta que muchas veces no se realiza un contrato con todas las formalidades y clusulas que normalmente se atribuyen a estos documentos, sino que el contrato queda reflejado en una serie de documentos que la prctica mercantil ha sancionado como son nota de pedido, albarn de entrega, factura, etc. Al contado. El pago de la mercanca se realiza en el momento de su entrega. Es el ms frecuente en tiendas, mercados, etc.. A crdito. (No se da nada como entrega inicial): El pago de las mercancas se aplaza durante un tiempo, realizndose de una vez, por ejemplo, a 30, 60 90 das o en varias veces, como pueden ser 30 y 60; 30, 60 y 90 das o en plazos ms largos. Tambin es frecuente el pago a un plazo mes factura con lo que se indica que todas las facturas del mes se consideran extendidas el ltimo da del mismo y que se pagan a un plazo determinado a contar desde dicho ltimo da. A plazos. (Se da una cantidad como entrega inicial y lo dems a pagar a X): Son contratos especiales en los que el comprador realiza al contado el pago de un porcentaje del precio y el resto se fracciona en un nmero de plazos, normalmente, mensuales. Estos contratos estn regulados por una Ley especial y deben realizarse siempre por escrito mediante la firma de un verdadero contrato que debe contener, adems de los pactos libremente establecidos entre las partes, una serie de circunstancias determinadas por la Ley. El nmero de plazos no puede ser inferior a tres y por la parte aplazada el vendedor recarga los intereses. Estos contratos versan sobre bienes muebles corporales no consumibles. No puede ser objeto de venta a plazos: Los bienes destinados a la reventa. Las ventas efectuadas ocasionalmente sin nimo de lucro. Las que se realicen a precio inferior o superior estipulado por el Gobierno. Las ventas que constituyen operaciones de comercio exterior.
En el caso de demora en el pago de dos plazos o e el ltimo de ellos, el vendedor podr optar entre: 1.- Exigir el pago de todos los plazos pendientes.
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Captulo 4
2.- Anular el contrato con devolucin del objeto vendido y del dinero pagado, pero el vendedor tendr derecho a deducir: a) El 10 por 100 de los plazos pagados, pero el vendedor tendr derecho a deducir. b) El desembolso inicial por la depreciacin comercial. c) La indemnizacin que proceda en caso de deterioro de la cosa vendida. Sobre muestras. En este caso la mercanca debe ajustarse exactamente a las muestras entregadas. A prueba. Dentro del plazo estipulado, el comprador puede probar los gneros y devolverlos si no le satisfacen. De inmuebles. No es de carcter mercantil y debe hacerse mediante escritura pblica otorgada ante Notario, debiendo inscribirse en el Registro de la Propiedad. Con Intervencin de Agente Oficial. Los contratos de compraventa de carcter mercantil pueden hacerse con la intervencin de un Agente Oficial (Agente de Cambio y Bolsa, Corredor de Comercio o Corredor Intrprete Martimo). Como los Agentes Oficiales dan fe pblica de los actos en los que intervienen, los contratos realizados con su intervencin tienen una mayor garanta en caso de tener que reclamar su cumplimiento.
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Captulo 4
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Captulo 5
CAPTULO 5 PEDIDOS
5.1.- PEDIDO
Como vimos anteriormente, el pedido constituye el primer documento con el que se inicia la operacin de compraventa. Puede realizarse por medio de una carta o bien en un impreso ya confeccionado para este fin. En cualquiera de ambos casos debern figurar los siguientes datos: Nombre o razn social y domicilio del comprador. Nombre o razn social y domicilio del vendedor. Ficha y nmero de pedido. Lugar donde debe entregarse la mercanca (ya que puede ser diferente al del domicilio social). Fecha de entrega. Condiciones de pago. Cantidad, nmero de metros, unidades, etc. Descripcin detallada de la mercanca. Precio (unitario y/o total) y descuentos si los hay.
MG
(1) PEDIDO N: (4) Fecha: (5)
MANUFACTURAS GONZLEZ N.I.F.:A-34/568974
(2) MUEBLES DEL RIO

N.I.F.: S-56892145 Zona Industrial Del Sar Nave 32 Santiago de Compostela 15236. A Corua Tfno. 981.546892
(3)
Lugar de entrega: Fecha de Entrega: Forma de pago: Descuento: Transporte:

Ref. Articulo Cant Precio . Unitario Dto.
Importe
(12) (13) (14)
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Captulo 5
(15)
(1) Identificacin del comprador o cliente: - nombre o razn social - direccin - telfono y fax - N.F.I. (2) Identificacin del vendedor o proveedor: - nombre o razn social - direccin - telfono y fax - N.I.F. (3) Condiciones de pedido: - lugar y fecha de entrega - forma de pago - descuentos - modo de envo de la mercanca (4) N de pedido (5) Lugar y fecha de emisin de pedido (6) Referencia del producto (7) Descripcin del producto (8) N de unidades del producto (9) Precio de la unidad del producto (10) Descuentos comerciales de los precios de cada producto (11) Importe total del producto o servicio (12) Suma total de la operacin (13) Descuentos financieros (14) Importe de la operacin sin aplicar el I.V.A. (15) Firma del cliente dando conformidad a lo indicado en el impreso
LA CARTA DE PEDIDO: El pedido normalmente se realiza en unos impresos adecuados. Si no se dispone de impresos y se opta por hacerlo mediante carta, sta deber contener, al menos, los siguientes puntos: Descripcin del producto Cantidad (peso, metros, unidades, ...) Precio Referencia Fecha en la que debe hacerse la entrega Portes Formas de pago
As como todas las aclaraciones que tienden a determinar con la mayor exactitud la mercanca solicitada.
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Captulo 5
Ejemplos de carta de pedido:
MG (1)
(3) Fecha: 20-Febrero-2001
(2) MUEBLES DEL RIO N.I.F.: S-56892145 Zona Industrial Del Sar Nave 32 Santiago de Compostela 15236. A Corua Tfno. 981.546892
Estimados seores: Deseara me enviasen, con los precios que se indican la siguiente mercanca: (4) - xxx - xxx - xxx La entrega ser el (5)...............en (6)........................a portes pagados. nuestro almacn, sito en
El pago se har efectivo mediante (7)............................ En espera de su remesa, atentamente : (8) EL JEFE DE COMPRAS
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Datos del comprador o cliente Datos del proveedor o vendedor Fecha de envo del pedido Productos que se solicitan, incluyendo referencias y precios Da de entrega Lugar de la entrega y modo, es decir, a quien corresponden el pago del transporte Forma de pago acordada Nombre y cargo del responsable de la compra
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INDUSTRIAS VESTA ----------------S.A.----------------C/ Isar, 12 09032 BURGOS
Burgos, 18 de Diciembre de 2001 Sr. Anclada Carraxo, 23 32622 OURENSE Seores: Agradecemos se sirvan remitirnos a la mayor brevedad posible: 70 cajas prenda Modelo A-2612 20 cajas prenda Modelo Z-742 40 cajas prenda Modelo BC-23
Todas ellas en las tallas habituales. Las condiciones, plazo y expedicin, les rogamos sean las habituales segn costumbre en nuestras relaciones. A la espera del pedido solicitado, les saludamos atentamente. Juan M. Torrero Industrias Vesta S.A.
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Cooperativa IMPORT-EXPORT, S.L. Apdo. de Correos 2853 08205 BARCELONA 10 de Marzo de 200.... Suministros COPIFINT, Rambla Mayor, 142 17001 GERONA Seores: Agradecemos que se sirvan anotar el siguiente pedido: 15.000 impresos- copa, ref. 07-23 5.000 formularios triplicados, ref. 03-35 5.000 impresos Oncogenol, ref. 05-137 55.000 circulares b.n. Vinos del Sur, ref. 07-48 5.000 circulares Conserspain, ref. 06-175 ENVIO. Por su transporte, a ntra. Oficina central de Barna, Va Layetana, 24 PLAZO. Por tener necesidad muy urgente de los impresos-copia 07-23 y los formularios 03-35, les requerimos su entrega en un plazo mximo de tres semanas. El resto del pedido deber quedar cumplimentado en un mximo de dos meses a partir de la fecha. CONDICIONES. Aceptamos los precios indicados en su ltima cotizacin, de fecha 17 de noviembre pasado. Srvanse a girar a ntro. cargo, por importes parciales o por un importe global, a 60 d/f. Les encarecemos la calidad de las impresiones, as como el estricto cumplimiento de las fechas de entrega indicadas. Suyos atentamente: Corporativa IMPORT-EXPORT, S.L.
FM/mt
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LA CARTA DE ACOMPAAMIENTO DE PEDIDO: Si se opta por hacer el pedido mediante impreso y se enva por correo, suele ir acompaado de una carta de presentacin. En este tipo de carta se indica el envo del impreso de pedido y se pueden detallar determinadas condiciones que aclaren la operacin. Ejemplo de carta de acompaamiento de pedido:
MG
(1)
(3) Fecha:________________
(2) MUEBLES DEL RIO

Estimado seor: De acuerdo con la conversacin telefnica mantenida la maana de hoy, ........, adjunto les remito el pedido n (4)....... donde se indica la mercanca y condiciones del mismo. Esperando sea de su conformidad, le saluda atentamente,
(5) EL JEFE DE COMPRAS
ANEXO: Pedido (6)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Datos del cliente o comprador Datos del proveedor o vendedor Fecha de envo de la carta Nmero del pedido Nombre y cargo de la persona encargada de la venta Datos de los documentos a los que acompaa esta carta
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Captulo 5
EJERCICIOS PROPUESTOS SOBRE PEDIDOS

Redactar una carta para cada uno de los siguientes ejercicios. En las cartas, el alumno debe poner todas las partes de la misma, que sean necesarias, desde el membrete hasta los anexos. 1.- Luis Roca Soler, C/Rodrigo, n 12 de Barcelona, escribe a Suministros Industriales, S.A., C/Nueva, n 3 de Salamanca, con fecha 25 de Octubre de 2001, pidiendo una partida de correas de transmisin y el envo de muestras de diferentes anchuras y clases as como los precios ms reducidos. 2.- Comercial de Ultramarinos, S.A., C/Mayor, n 23 de Bilbao, con fecha 3 de Febrero de 2001, escribe a Comas y Ca., Avda. Santiago, n 13 de Murcia, incluyendo su pedido n326. Debe servirse por ferrocarril con los precios indicados en sus cotizaciones del 25-1-2001, efectuando el envo lo antes posible. Firma el gerente Manuel Aguirre. 3.- En nombre de Ferretera La Bolsa, escribe Luis Garca Ramos, C/Salvador de Burgos, con fecha 22 de Enero de 2001, a Cerrajera del Norte S.A., apartado 1031 de Bilbao, pidiendo 50 cerraduras especiales tipo A; 20 cerraduras corrientes tipo F; 40 cerraduras tipo D. Precios: Los indicados en su oferta n 23. Condiciones de pago: por giro a 30 das fecha. Embalaje comprendido en el precio. Plazo inmediato. Debe servirse a gran velocidad por ferrocarril. Agradeceremos recubran interiormente las cajas con papel impermeable, para evitar oxidaciones. Firma Luis Garca. 4.- Novedades Prez y Rodrigo, S.L. C/Novedades de Madrid, escriben al Sr. Antonio Sala, ronda 33, Barcelona, con fecha 15 de Mayo de 2001, haciendo un pedido de 1.000 gruesas de cada uno de los modelos n 7 al 11 y 300 gruesas del modelo n12. Por correo, remiten muestras de doce clases diferentes de botones. Los envos deben comenzar en el plazo mximo de tres semanas, efectundose en remesas quincenales, cada una de ellas con los botones de todos los modelos. Precios de acuerdo con su oferta del 24 de Noviembre pasado. Descuento: dada la importancia del pedido deben conceder un descuento del 8%. Los giros se efectuarn a 60 das a fin de cada mes, por el importe de las remesas efectuadas hasta la fecha. 5.- Ferretera Luis Garca Martn, C/Nueva, 23, Victoria, escribe a L. Romero y Ca, Licenciado Poza, 38 de Bilbao con fecha 5 de Mayo de 2001, incluyendo su pedido n 43 segn catlogo general, indicando que es el primero que hace a dicha casa. Referencias con respecto a mi solvencia por el Banco Bilbao y Vizcaya, de esta plaza o por Ferreteras Unidas, S.A. y Almacenes Universal. Compruebe los calibres de los tornillos antes del envo.
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Captulo 5
5.2.- LA VERIFICACIN DEL PEDIDO

Cuando el proveedor recibe la solicitud de un pedido procede a su registro. Consiste en anotarlo en el documento Registro de pedidos para que quede constancia de la solicitud de productos expresada por el cliente. REGISTRO DE PEDIDOS PEDIDO Fecha de Recepcin FECHA N N de Registro MES: CLIENTE N Razn Social
Modelo de Registro de Pedidos Verificar el pedido consiste en comprobar si el pedido cumple las condiciones pactadas, si dispone de los artculos solicitados y si se puede servir el pedido. Una vez verificado el pedido y dependiendo de su resultado, la empresa emprender una accin u otra: Carta de confirmacin de pedido. Tiene por objeto informar al cliente de que ha sido recibida su orden de pedido y de que se le va a enviar la mercanca en la fecha acordada. Carta de comunicacin de incidencias. Si las condiciones indicadas en el pedido no se ajustan a lo pactado o no se puede servir la mercanca solicitada, se enviar una carta al cliente en la que se comunicar la incidencia o incidencias ocurridas. Se har constar de forma clara, cules son las variaciones respecto al mismo y se solicitar la conformidad del cliente antes de darlo por firme.
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Ejemplo de carta de confirmacin de pedido:

MUEBLES DEL RIO (1) N.I.F.: S-56892145 Zona Industrial Del Sar ave 32 Santiago de Compostela 15236. A Corua Tfno. 981.546892
MANUFACTURAS GONZLEZ (2) N.I.F.:A-34/568974
(3)
Fecha:________________
Estimados seores: Les agradecemos el inters mostrado por nuestros productos, segn hemos podido ver por su pedido n. _(4)_____de fecha ___(5)_____. Las mercancas les sern enviadas a su almacn conforme a las condiciones de venta en la fecha acordada. Esperando sean de su agrado, les saludamos atentamente,
EL JEFE DE VENTAS (6)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Datos de la empresa vendedora a quien hemos efectuado el pedido Datos del cliente o empresa compradora que enva el pedido Fecha de envo de la carta de confirmacin Nmero del pedido a confirmar Fecha del pedido a confirmar Datos de la persona encargada de las ventas en la empresa vendedora
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Captulo 5
Ejemplo de carta de comunicacin de incidencias:
MUEBLES DEL RIO (1) N.I.F.: S-56892145 Zona Industrial Del Sar ave 32 Santiago de Compostela 15236. A Corua Tfno. 981.546892
(3) FECHA:_________ (2) MANUFACTURAS GONZLEZ

N.I.F.:A-34/568974
Estimados seores: En relacin con su pedido de fecha _(4)____, sentimos comunicarles que no vamos a poder servirles el producto _ (5)_____al precio __(6)___ como ustedes indican ya qfue ese no fue el acordado. Segn la lista de precios qfue le enviamos el mes pasado, el producto___(7)__ pasaba a costar __(8)___ ptas. unidad y este precio no es posible variarlo debido a que la fabricacin de este ao ha sido menor y ha encarecido el producto. En espera de que vuelvan a reconsiderar este precio, les saluda atentamente:
(9) EL JEFE DE VENTAS
(1) Datos de la empresa vendedora (2) Datos del cliente o empresa compradora (3) Fecha de emisin de la carta (4) Fecha de emisin del pedido al que se refiere la carta de rectificacin (5) y (6) Datos del producto con los que no est de acuerdo el proveedor (7) y (8) Nuevos datos del producto en cuestin
5.3 RECLAMACIONES
Las cartas de reclamaciones tienen por objeto pedir el cumplimiento de un convenio que no ha sido cumplido o que lo ha sido en forma incompleta o no satisfactoria. Las causas que con ms frecuencia dan origen a reclamaciones son: retraso en el cumplimiento de lo convenido, envo de mercancas diferentes a las pedidas, diferencias en la calidad o cantidad de los gneros, mal estado de los mismos, etc. Al escribir una carta de reclamacin es preciso puntualizar con toda clase de detalles lo que se reclama y el porqu de la reclamacin. As, por ejemplo, si se hace una reclamacin por el mal estado en que se han recibido los gneros, se debern indicar las averas que han sufrido, sealando el nmero exacto de piezas, latas, metros, etc., estropeados; hay que indicar las causas que posiblemente han
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Captulo 5
ocasionado la avera y debe demostrarse que tales causas han sido originadas por el vendedor, o, por lo menos que ste es responsable de los daos ocasionados. Si al escribir una carta de reclamacin hay que hacerlo con todo cuidado, con mayor cuidado an deben escribirse las cartas contestando a las reclamaciones. Primeramente hay que estudiar detenidamente la reclamacin recibida, procurando llegar a una conclusin justa de si el reclamante tiene o no razn o si se trata de un asunto dudoso. Cuando se llegue a la conclusin de que el reclamante tiene razn, debe reconocerse as en la carta, procurando, no obstante, justificarse y asegurando que se han tomado las medidas oportunas para que no ocurra de nuevo. Cuando el reclamante no tenga razn, no es suficiente decrselo, sino que hay que demostrar el porqu, explicando con claridad los motivos en que se basa la decisin y sealando los puntos de la reclamacin que son errneos o equivocados. Debe utilizarse un lenguaje mesurado. Cuando no pueda llegarse a la conclusin de si la reclamacin es o no justificada, la forma de proceder depende de multitud de cuestiones, como son: la importancia del cliente, la posibilidad de que tenga o no razn, las reclamaciones que antes se han recibido del mismo cliente, etc. En muchos casos se procura llegar a un arreglo repartiendo de la forma ms equitativa posible los daos que el cliente dice haber sufrido. Existen comerciantes que tratan de conseguir rebajas en las facturas, efectuando toda clase de reclamaciones. Cuando se reciba una carta de uno de estos clientes y se tenga la seguridad que no est justificada, debe contestarse con mucha firmeza para que corresponda con claridad que no es posible conseguir bonificaciones por medio de quejas injustificadas.
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UNION FERRETERA, S.L. Santa Cristina, 6 27376 LUGO Lugo, 4 de enero de 2001 Industrias Sol, S.A. Pradilla, 89 29804 MALAGA Seores: Lamento tener que indicarles nuestro rechazo de su envo n. 2612, correspondiente a nuestro pedido n. 328 de fecha 4 de diciembre de 1998, de . Las razones de tal devolucin las podrn comprobar Vds. a la recepcin de la mercanca, que en buena parte de su contenido viene inservible, y en algunos casos deteriorada por la humedad, por lo que hace inviable su comercializacin. Por ello le rogamos a la mayor brevedad una nueva expedicin de material en las condiciones pactadas, sin que por supuesto tal reposicin signifique desembolso alguno por nuestra parte, ya que sin duda el percance se ha ocasionado en sus secciones almacn o embalaje. En espera de su contestacin, les saludamos atentamente.
Hctor Roca Gerente
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Luis Palomares Luque Quintana, 43 33600 Mieres 11 Comercial Fortes, Martn Arias, 129 28019 MADRID Seores: El pedido efectuado a su representante el pasado mes de agosto, y que debi ser entregado a mediados de septiembre, no ha sido recibido an en mi establecimiento. Por tratarse de prendas de abrigo y estar muy avanzada la temporada, me veo en la obligacin de indicarles que debern dar el mismo por anulado, ya que las ventas que pudieran realizarse hasta el trmino de esta campaa no seran suficientes para cubrir el importe de los gneros ni, en consecuencia, rentables para mis intereses. Confiando en que sabrn tomar buena nota de la presente, les envo atentos saludos, LUIS PALOMARES de diciembre de 200..
EJERCICIOS PROPUESTOS SOBRE RECLAMACIONES

Redactar una carta para uno de los siguientes ejercicios. En las cartas, el alumno debe poner todas las partes de la misma que sean necesarias, desde el membrete hasta los anexos. 1.- Mercera El Estilo, de Bilbao escribe a Lanera Catalana, S.A., Muntanes, 137 de Barcelona con fecha 25 de febrero de 2001, acusando recibo de los gneros correspondientes a la fra. nm 87. Indica que todas las madejas merecen su conformidad, excepto aquellas de la clase Especial H, cuya presentacin difiere de los envos anteriores. Agradeceramos a la mayor brevedad posible nos enven el surtido solicitado, por correo enviamos dos madejas para que comprueben su estado. No quiere quedarse con las restantes. Lo hara en caso de un dto del 20% por su venta como calidad intermedia. Firmado Luis Urrutia y Ca. 2.- Lanera Catalana, S.A, de Barcelona escribe a Mercera El Estilo, Somera 18 de Bilbao, con fecha 2 de Marzo del presente, recibida su carta del 25 del pasado mes y las remesas, indican que el aspecto de las madejas Especial H tiene la misma calidad aunque difiere la presentacin por utilizar nuevo procedimiento con excelentes resultados, utilizando la misma primera materia consiguiendo un aumento de resistencia de las lanas. Al ser el procedimiento ms costoso el precio de venta aumentara pero mantenemos el mismo, para conseguir con rapidez el xito de nuestra innovacin. Nos resulta imposible conceder un dto del 20%. No hay existencias de madejas Especial H, fabricadas por el procedimiento antiguo. Las que obran en su poder, nos las remiten por Agencia de Transportes Nacionales pero si las examinan se convencern de su calidad. Firmado por L. Ros
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3.-Ferreteras Unidas, S.A., San Sebastin escriben a Cerrajeras Gupuzcoanas, S.L., Apartado 23 de Mondragn (Guipzcoa) con fecha 5 de Marzo de 2001. Indican que al recibir la factura observaron que no corresponda al pedido efectuado. El pedido era de 50 cerraduras tipo AZ y nos envan 80, no envan 20 cerraduras BX solicitadas. Sobran 30 candados RS y 25 candados AS pero faltan 40 candados DS. No se recibi todava la factura, ignora si es error de expedicin o bien para suplir parte de los gneros pedidos por otros similares. En tres meses hemos tenido diferencias en envos por ello pongan ms inters o finalizaremos nuestras relaciones mercantiles. Rogar remitan todos los gneros que faltan y den instrucciones para la devolucin de lo que no haban pedido. 4.-Cerrajeras Guipuzcoanas, S.L. de Mondragn escribe a Ferreteras Unidas, S.A., Oquendo, 43 de San Sebastian con fecha 7 de Marzo de 2001, lamentando el envo de su atenta de 3, por ser los mejores clientes. Hoy remitirn las cerraduras y candados por uno de nuestros camiones tan pronto como llegue a sa. El incremento de produccin y venta han sido los responsables del mal funcionamiento de la citada seccin, por lo que hemos procedido a la reorganizacin de la seccin de expedicin con uno de nuestros empleados ms competentes. Recoger nuestro conductor la mercanca errnea, haciendo cargo de los gastos ocasionados. Igualmente los gastos de devoluciones anteriores incluido el trabajo de los mozos de almacn. Rogar perdone la molestia y en un futuro no habr quejas. 5.-Aceros Tauler y Romero de Len, escriben a Aceros Especiales, S.L., Navarra, 8 de Bilbao con fecha 20 de septiembre de 2001, acusando factura nmero 50 con fecha 16 del presente en la que se acompaaba documentacin relativa al envo del ltimo pedido, a la que no pueden dar conformidad por que los precios difieren de los convenidos en la visita de nuestro socio Sr. Romero. Se acord verbalmente los precios de su nota n 43 que acabamos de anular, adems de no aplicar el descuento especial del 3%. Esperando que remitan nueva factura y anulen la que obra en nuestro poder o bien extiendan nota de abono por la diferencia.
5.4.- CONTABILIDAD Y BANCA

Si en la redaccin de toda clase de cartas hay que tener mucho cuidado, en las de Contabilidad y Banca, ste ha de ser, si cabe, mayor puesto que al referirse a cuestiones de dinero no pueden contener errores en las cantidades ,plazos, condiciones, etc.
Es conveniente destacar las cantidades que tengan que ser objeto de contabilizacin. Si es necesario hacer una operacin de suma o resta para indicar el salido, debe hacerse fuera del margen o al pie de la carta. En la argumentacin de las cartas de contabilidad lo que ms interesa en ellas son las cantidades y los documentos que justifican o confirman tales cantidades. Los asuntos a tratar son diversos: anunciar el envo de fondos, acusar recibo de los mismos, enviar extractos de cuenta, etc. Los comerciantes escriben a los Bancos por motivos diversos: ordenar transferencias, ordenar compras o ventas de valores, prstamos o crditos, etc...
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Captulo 5
Alfredo Reao Domnguez Baleira, 12 27130 LUGO Lugo, 12 de febrero de 2001 Banco Hispano-Suizo San Morales, 12 37034 SALAMACA Seores: De acuerdo con nuestra conversacin telefnica, y como reafirmacin de la misma agradecer se sirvan a su sucursal n 12 de Barcelona abone en la cuenta de Textiles Morn, S.L., la cantidad de ptas. de un milln cuatrocientas ochenta mil (1.480.000 ptas.), cargndome dicha cantidad ms los gastos de transferencia. Rogando comuniquen el cumplimiento de esta orden a la mayor brevedad, les saludo atentamente.
Alfredo Reao
INDUSTRIAS FABRA, S.A. Atlntico, 96 08913 Badalona (Barcelona) 18 de Octubre de 20.. Talleres Ramos, S.L. Pontons, 46 08915 BADALONA (Barcelona) Seores: Incluimos en la presente ch/a su favor y cargo del Banco de Crdito, Agencia n 86, de sa, por importe de 54.600 Ptas. que cancela su factura n 813 del 4 de septiembre pasado. Rogando que se sirva acusar recibo, les saludamos atentamente, INDUSTRIAS FABRA, S.A.
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Captulo 5
EJERCICIOS PROPUESTOS SOBRE CONTABILIDAD Y BANCA

Redactar una carta para cada uno de los siguientes ejercicios. En las cartas el alumno debe poner todas las partes de la misma que sean necesarias, desde el membrete hasta los anexos. 1.- Torres y Ca de Burgos escriben a Comercial Logroesa, S.L., Plaza Mayor 3 y 4 de Logroo con fecha 7 de Octubre de 2001, por envo defectuoso abonan en su cuenta 1.200 ptas por bonificacin especial, segn acuerdo telefnico para compensarles de las deficiencias del ltimo envo, por motivos ya mencionados. 2.- Jos Espiga Ruiz de Lrida escribe a Banco Comercial, Mayor 42-1 de Bilbao con fecha 13 de Agosto de 2001, ordenando a la sucursal de Barcelona, abonen en la cuenta de Industrias Modernas, S.L, 13.500 Ptas. Aadir que carguen en cuenta los gastos de transferencia. Comunicar el traspaso a cuenta. 3.-Industria Moreno, S.A. de San Sebastin escribe a Fundiciones Saturno, S.A., apdo 132 de Bilbao con fecha 5 de Mayo de 2001, enviando ch/de 43.283 Ptas a cargo del Banco Comercial, para cancelar su ltima factura, con una deduccin del 1% por pronto pago y reposicin segn condiciones de venta. Remitan recibo. Firmado el Gerente, Ramn Estrada. 4.-Fundiciones Saturno escribe a Industrias Moreno, S.A., Avda Espaa 32, 1 de San Sebastin con fecha 8 de Mayo de 2001, indicando la retirada de cheque por 43.283 Ptas abonado en cuenta as como dto p.p.p. y reposicin cancelando nuestra fra 325. Agradeciendo y esperando recibir sus pedidos. 5.- Coloniales al por mayor, Juan Garca Espino de Tarragona escribe a Dn. Luis Sala Moret, Muntaner, 213 de Barcelona con fecha 8 de Diciembre de 2001, enva L/ a su cargo a 8 d/v por 181.350 Ptas por el saldo en cuenta actual. Ruega la devolucin una vez aceptada.
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Captulo 6
CAPTULO 6 LA EXPEDICIN DE LA MERCANCA

6.1.- LA PREPARACIN ADMINISTRATIVA DE LA EXPEDICIN
Los productos solicitados por los clientes hay que entregarlos en el lugar y fecha convenidos. Las tareas que habitualmente se realizan en la preparacin de la expedicin son: Verificar si es posible entregar la mercanca Registrar la salida de la mercanca en las fichas de existencias. Determinar los documentos que acompaan a la entrega: Albarn o nota de entrega Ficha del transportista, si existe.
Los productos necesitan ser transportados desde el domicilio del vendedor hasta el domicilio del comprador. Una de las cuestiones de mayor inters prctico es la determinacin de los gastos que van a cargo del vendedor y de los que van a cargo del comprador, as como la del momento en que cesa la responsabilidad del primero para comenzar la del segundo. Desde que las mercancas salen del almacn del vendedor, hasta que llegan al almacn del comprador, se producen una serie de gastos que, a veces, son de bastante consideracin y por ello es necesario saber por cuenta de quin son. Adems de la cuestin de los gastos, es necesario determinar el momento en que la propiedad del gnero, se considera transmitida, pues en el transcurso del transporte pueden ocurrir averas, roturas, prdidas, robos, etc... y es necesario saber de cuenta de quin van tales prdidas. Existen unas frmulas de contratacin de uso muy extendido que aclaran perfectamente el alcance de la oferta, son los llamado INCOTERMS. Vamos a explicar las mas corrientes: Mercanca puesta en almacn vendedor. El precio de venta slo comprende la mercanca en s, siendo todos los dems gastos por cuenta del comprador, si bien el precio suele comprender el embalaje y tambin los gastos de carga en el camin. Mercanca franco sobre muelle (F.A.S.) o franco estacin origen. El precio comprende tambin los acarreos hasta el muelle o hasta la estacin de f.c., pero no los gastos de carga, caso de haberlos. Mercanca franco a bordo (F.O.B.) o franco sobre vagn. El mismo caso anterior, pero se comprenden en el precio los gastos de carga. Coste, seguro y flete (C.I.F.) o franco estacin destino. En el comercio martimo, las iniciales c.i.f. que significan coste, seguro y flete, indican que el vendedor toma a su cargo el seguro de la mercanca y los fletes hasta el puerto de destino. El equivalente en el transporte por ferrocarril es franco estacin destino.
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Captulo 6
Coste y flete (C.F.). Igual que el anterior, pero sin incluir el seguro. Franco domicilio del comprador. En este caso todos los gastos son por cuenta del vendedor, hasta la entrega del gnero en el almacn del comprador.
En el comercio internacional, cuando el transporte es terrestre, tambin se utiliza la frmula franco en frontera, en la que el vendedor se hace cargo de los gastos hasta la frontera del pas comprador.
6.2.- EL ALBARAN O NOTA DE ENTREGA

Es un documento que acompaa a la mercanca para ser entregado al comprador, y que sirve como justificante de la entrega. Generalmente, se extienden por cuadriplicado: una copia para la oficina (facturacin); otra para el almacn (como justificante de salida) y las dos se envan con el gnero, debiendo devolver el cliente una firmada. Si el gnero se entrega directamente, una copia se hace firmar al comprador. El albarn lo disear cada empresa de acuerdo con las mercancas que venda y con las necesidades de la empresa. En este documento debern figurar, como mnimo, los siguientes datos: Nombre y direccin completa del comprador y vendedor. Nmero de pedido a que corresponde Fecha de envo Descripcin detallada de la mercanca Fecha de recepcin.
MUEBLES DEL RIO (1)

(2)
MANUFACTURAS GONZLEZ
N.I.F.:A-34/568974
ALBARN N (3) S/Ref. pedido n: (5) Medio de envo: (6) Portes: (7) Lugar de entrega: (8) Referencia (11) Descripcin (12)
Fecha: (4) N de bultos: (9) Peso: (10) Cantidad (13) Precio (14)
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Captulo 6
Fecha de recepcin (15) Firma del cliente
Observaciones (16)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Identificacin del vendedor o proveedor. Identificacin del comprador o cliente N de albarn Lugar y fecha de emisin del albarn N o referencia del pedido solicitado por el cliente Medio de transporte por el que se le enva la mercanca. Si el transporte es efectuado por un transportista,el nombre del mismo o de la empresa que representa; si el transporte es efectuado por la propia empresa, la indicacin de con vehculos propios (7) Portes: pagados o debidos y a cargo de quien va este gasto (8) Lugar de entrega: podr coincidir o no con la direccin del comprador. (9) N de bultos que se envan. (10) Peso total en Kg. (11) Referencia del producto: puede constar de nmeros, letras o de ambas cosas. (12) Descripcin del producto. (13) Nmero de unidades del producto. (14) Precio de unidad del producto. (15) Fecha de recepcin y firma del cliente dando conformidad a la mercanca recibida. (16) Se expondrn las anomalas detectadas en la recepcin o cualquier otra observacin que estime conveniente el comprador.
(1) Almacn (2) Dpto. Ventas (3) Clientes (4) Cliente, la devuelve al proveedor de la firma
N de copias de los albaranes
Se pueden emitir dos tipos de albaranes: Albarn sin valorar: cuando por cada albarn se confecciona una factura, slo se indica la descripcin de la mercanca y su precio. Albarn valorado: cuando por varios albaranes, emitidos en un tiempo no superior a un mes, se confecciona una factura. En ellos se detallan el importe total de los productos y los impuestos aplicados, para que el comprador conozca el importe exacto de la operacin.
En caso de anulacin de un pedido puede ocurrir: Que el pedido se anule antes de su envo y todava no se haya confeccionado el albarn. En este caso, se anula la formulacin del albarn. Que el pedido se enve y llegue al domicilio del cliente pero ste lo devuelva. En este caso, se anulan todas las copias del albarn o se emite un albarn de anulacin.
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Captulo 6
6.3.- EL TRANSPORTE DE MERCANCAS

Para materializar el traslado fsico de las mercancas hasta el domicilio del comprador, hay que seleccionar el medio de transporte y tramitar el contrato correspondiente. FACTORES QUE DETERMINAN LA ELECCIN DEL MEDIO DE TRANSPORTE Los factores que se deben considerar para la seleccin del medio de transporte son: Condiciones pactadas en la operacin de compraventa. Medios disponibles de transporte Frecuencia, puntualidad, rapidez, fiabilidad. Precio del transporte y otras condiciones.
EL CONTRATO DE TRANSPORTE SEGN EL MEDIO UTILIZADO Es un contrato por el que una persona se compromete a transportar mercancas o personas de un lugar a otro. Los principales medios de transporte son: Terrestre: por carretera o ferrocarril Martimo Areo
Los documentos que recogen los contratos de transporte en cada medio son: Carta de porte por carretera. Es el documento probatorio del contrato de transporte por carretera y de la recepcin de las mercancas por el transportista.
Mediante este documento, el transportista (porteador) se compromete, por un precio, a llevar las mercancas desde el domicilio del vendedor (cargador) al domicilio del comprador (consignatario). Carta de porte por ferrocarril. Es el documento que constituye la prueba de la conclusin y del contenido del contrato de transporte de mercancas por ferrocarril.
Una misma carta de porte sirve para el transporte de mercancas durante todo un trayecto aunque intervengan diferentes ferrocarriles en la expedicin.
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Captulo 6
TRANSEGUR
OFICINAS Avda. de Marn, 34 Tlf. 988.349876 32780, Ourense
TRANSPORTES NACIONALES E INTERNACIONALES Expedicin n Agencia salida
ALMACN Crta. de Santiago, 67 Tlfno. 988.767654 32670, Ourense
Remesa N
Agencia destino
Reexpedir a: Porte pagado/ debido
Remitente: Nombre: _________________________________ Domicilio:_____________Poblacin:__________ Bultos Mercanca Kilos
Consignatario: Nombre:___________________________________ Domicilio:________________Poblacin:__________ Concepto

Portes empresa___________________ Seguro y varios___________________ Desembolsos_____________________ Reembolsos______________________ Reexpedicin_____________________ IVA____________________________ Pagado-debido
RESERVA Volumen : O.M. 22-4-59
__________de ___________de 19__
TOTAL debidos-pagados
Conocimiento de embarque. Es el documento donde se formaliza el contrato de transporte martimo. Se utiliza en envos que no completan la capacidad de un buque.
Este documento es: Un recibo de las mercancas embarcadas y un certificado del estado en que stas se encuentran y estn acondicionadas. Una prueba del contrato de transporte.
La pliza de fletamento es el documento donde el propietario de un buque y el propietario de un cargamento estipulan sus obligaciones y responsabilidades respecto a la utilizacin de un buque para realizar un transporte. Este documento se utiliza siempre que un buque es contratado por entero. Conocimiento areo. Es el documento donde se formaliza el contrato de transporte areo.
6.4.- EL PROCESO DE VERIFICACIN

Cuando el cliente o comprador recibe la mercanca, debe recepcionarla y hacerse cargo de
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Captulo 6
ella, si est en buen estado y conforme a lo solicitado en el pedido o en el contrato de compraventa; tambin debe comprobar el contenido de la nota de entrega o albarn. Las verificaciones se deben realizar en presencia del transportista o de la persona que hace la entrega de las mercancas. Segn los resultados de la verificacin, la empresa acepta o devuelve la mercanca recibida. LA CARTA DE RECLAMACIN La carta de reclamacin se confecciona cuando la recepcin de las mercancas no es conforme y las deficiencias observadas tienen la entidad suficiente como para exigir algn tipo de aclaracin. La reclamacin ser en cuanto a embalajes, transportes, acondicionamientos, cantidad y calidad de los productos o condiciones de la entrega, entre otros. Esta carta constar de: Un primer prrafo donde se resume el objeto de la carta. Varios prrafos donde se relatan los hechos con detalle para aclarar la situacin. Un prrafo de cierre que se aprovecha para ponerse a disposicin del receptor de la carta por si se necesita alguna aclaracin de la situacin presentada.
El lenguaje empleado debe ser correcto y corts, pero no exento de firmeza. Ejemplo de carta de reclamacin:
MANUFACTURAS GONZLEZ
N.I.F.:A-34/568974
(1)
(2) MUEBLES DEL RIO

Lugar:..................................... Fecha:...................................... Estimados seores: Con fecha ____(3)_____, hemos recibido las mercancas indicadas en su albarn n, que corresponden a nuestro pedido n__(4)___ del mes de octubre. Al proceder a la verificacin de la mercanca, 10 de las unidades del artculo Ref.___(5)____ no han pasado el control de calidad por no ajustarse a la medida solicitada. Esto nunca haba ocurrido y no entendemos la que ha motivado este hecho. Les rogamos nos enviasen lo antes posible otras 10 nuevas piezas en sustitucin de las citadas anteriormente. Esperando sus noticias, les saluda atentamente, Jefe de compras
(1) Datos del cliente que realiza la reclamacin.
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(2) (3) (4) (5)
Datos del proveedor que entreg la mercanca. Fecha del albarn de entrega del proveedor. N del pedido del cliente. Referencia del artculo que no cumple las condiciones exigidas.
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Captulo 7
CAPTULO 7 LA FACTURACIN
7.1.- LA FACTURA EN LA COMPRAVENTA
Es un documento expresivo de los gneros vendidos o de los servicios prestados y que acredita la compraventa realizada. En l se especifican detalladamente las mercancas, as como el importe de cada una de ellas y la suma total. No existe un modelo estndar de factura, pero deben figurar obligatoriamente los siguientes datos: Nombre y direccin del vendedor Nombre y direccin del comprador Nmero de la factura Referencias (del pedido, albarn o nota de entrega) Descripcin detallada de la mercanca Precios (parciales y totales) Gastos de envo Impuesto del valor aadido (IVA)
Anlisis de una factura: MUEBLES DEL RIO (1)

S/ref S/pedido (2) N/Ref Ourense,_____________________ FFACTURA N________(4)_________

Cantidad CONCEPTO Precio
(3)
IMPORTE
(5)
(6)
(7)
(8)
ENVIADO POR: (9)
PAGO: (10)
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Captulo 7
(1) Datos del proveedor o persona que vende la mercanca. (2) Datos tcnicos de la factura: referencia de pedido, lugar de emisin de la factura y fecha de la factura. (3) Datos del cliente o persona que compra la mercanca (4) N de la factura (5) Cantidad o n de unidades del producto (6) Concepto o nombre del producto (7) Precio unitario del producto (8) Importe del producto (9) Medio de transporte de la mercanca (10) Forma de pago de esa factura.
7.2. LA EMISIN DE LA FACTURA

En general, la factura se emite: Junto con la mercanca expedida o el servicio prestado A la recepcin del albarn aceptado Por cada pago anticipado que el cliente realiza antes de la entrega de la mercanca o prestacin del servicio, indicando expresamente que son pagos a cuenta o anticipos.
Los empresarios y profesionales estn obligados a expedir y entregar factura por cada una de las operaciones que realizan. Estn obligados adems a: la expedicin y entrega de un nico original de cada factura. La conservacin de la copia o matriz de la factura, duplicados y documentos sustitutivos con su contenido original y en orden cronolgico de su emisin o recepcin durante un perodo de 6 aos.
7.3.- SUSTITUCIN DE LA FACTURA

En las siguientes operaciones, las facturas podrn sustituirse por talonarios de vales numerados o tickets expedidos por mquinas registradoras cuando su importe no exceda 500.000 ptas: Ventas al por menor Ventas o servicios en ambulancia Ventas o servicios a domicilio del consumidor Transporte de personas y sus equipajes Servicios de hostelera y restauracin Suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto Salas de baile y discotecas Servicios telefnicos, de peluquera e institutos de belleza Utilizacin de instalaciones deportivas Revelado de fotografas y estudios fotogrficos Servicios de aparcamiento y estacionamiento de vehculos Servicios de videoclub Las autorizadas por la Administracin tributaria.
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Captulo 7
7.4. FACTURA DE REPASO

Algunas empresas, especialmente por la ndole de sus negocios hacen ventas muy frecuentemente con sus clientes, utilizan las notas de entrega como si fuesen facturas y peridicamente, en general cada mes, remiten a sus clientes una factura de repaso en la que se relacionan los diferentes albaranes del perodo. La factura de repaso es la que sirve para determinar la cantidad a girar a cargo del cliente o a cobrar del mismo. MUEBLES DEL RIO (1)
(2) Fecha................................................................................ Factura de repaso n......................................................... Forma de pago:................................................................. .......................................................................................... (3) Cliente:................................................................................. De......................................................................................... Calle..................................................................................... .......................Telf..............................................................
DEBE, por las notas de entrega que se relacionan
Fecha
(4)
Nmero de la nota
(5)
Importe
(6)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Datos del proveedor que enva la mercanca Datos de la factura resumen: fecha de emisin, nmero y forma de pago Datos del cliente al que se le enva la factura resumen Fecha de los albaranes o notas de entrega Nmero de la nota de entrega Importe de las notas de entrega
7.5.- FACTURAS PRO-FORMA

En el comercio internacional hay pases que para la concesin de los permisos, exigen del importador presente anticipadamente una factura de los gneros que desea importar, o cuando el cliente necesita conocer, antes de realizar la operacin, el importe exacto de la misma. Esta factura, que la facilita el vendedor, antes de realizarse la venta, recibe el nombre de pro-forma, que no tiene
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Captulo 7
ms valor que el de ser utilizable para los trmites administrativos. No tiene validez fsica pero es conveniente conservarla.
MUEBLES DEL RIO

N.I.F.: S-56892145 Zona Industrial Del Sar Nave 32 Santiago de Compostela 15236. A Corua Tfno. 981.546892 Fecha de validez:_________(3)_________________
FACTURA PROFORMA (1)

Fecha (2) N
(DATOS DEL CLIENTE) ____

Precio unit. Importe
___de ______ de _____

CANTIDAD
DESCRIPCIN MERCANCA
TOTAL Forma de pago:______________
La factura pro-forma proporciona la misma informacin que una factura normal y adems los siguientes datos: (1) El carcter de pro-forma expresamente. (2) El nmero del documento (3) La fecha de validez. Esta fecha seala el lmite de tiempo a partir del cual el vendedor no est obligado a mantener condiciones de la operacin expresadas en el documento.
7.6.- REGISTRO DE FACTURAS

Adems de guardar copia de las facturas expedidas, stas deben anotarse en un Registro, cuyo rayado puede ser el que damos a continuacin:
N Fecha CIF/DNI CLIENTE Nombre Plaza Importe bruto Lquido Otros Cargos Base imponible % IVA Importe TOTAL FACTURA
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Captulo 7
7.7.- VERIFICACIN Y RECTIFICACIN DE FACTURAS

En el momento en que la empresa recibe una factura de un proveedor se debe comprobar adecuadamente que el documento cumple los registros establecidos por la normativa, los clculos son correctos y se ajustan a las condiciones previamente pactadas entre comprador y vendedor. Si una vez verificada la factura se detectan errores, stos se comunican al proveedor para su rectificacin. En el caso de que la factura est correcta, se proceder al registro de la mima en los libros correspondientes y a su archivo. Las facturas y documentos equivalentes pueden rectificarse de dos maneras diferentes cuando la modificacin afecta a la cuota: 1.- Emitiendo una nueva factura o documento, con los datos identificativos de las facturas o documentos iniciales y la rectificacin efectuada. 2.- Emitiendo una nota de abono. Siempre que se produzca una rectificacin de facturas o documentos anlogos, tambin se rectificarn las anotaciones registradas en los libros utilizados ara la gestin administrativa, especificando la factura que se rectifica y mencionando expresamente la correccin realizada.
7.8.- NOTAS DE ABONO

La nota de abono es el documento que emite el vendedor para modificar una factura que se ha entregado con anterioridad al comprador; por tanto ni la anula ni la reemplaza. De la misma forma que las facturas constituyen las notas de cargo por excelencia, cuando una empresa recibe gneros devueltos o concede alguna rebaja o bonificacin a un cliente, debe enviarle una nota de abono especificando motivo y cantidad abonada. MUEBLES DEL RIO (1)
NOTA DE ABONO N ______(3)

FECHA:_____________________(4)
(2)
N de cliente:________________(5) CONCEPTO (6)

BASE IMPONIBLE % IVA CUOTA IVA % RE CUOTA R.E.
IMPORTE (7)
IMPORTE
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Captulo 7
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Identificacin del vendedor o proveedor Identificacin del comprador o cliente La mencin de Nota de Abono y su nmero. Se numerarn correlativamente Lugar y fecha de emisin de la nota de abono N de cliente Descripcin de la operacin por la que se emite la nota de la misma para el clculo del importe que hay que abonar y la referencia de la factura inicial. (7) Importe de la operacin que hay que abonar antes de aplicar el I.V.A. (8) Base imponible o importe al que se le aplica el tipo impositivo de I.V.A. (9) Tipo impositivo de IVA aplicable a la operacin. (10) Cuota de IVA o cantidad resultante de aplicar el tipo a la base imponible. (11) Tipo impositivo del recargo de equivalencia (12) Cuota de recargo de equivalencia o cantidad resultante de aplicar el tipo a la base imponible (13) Importe total que hay que abonar al comprador, que est compuesto por la base imponible ms las cuotas tributarias.
7.8.- CARTAS DE COBRO

Las cartas de cobro tienen por objeto recordar una deuda vencida y procurar su cobro. La reclamacin de deudas es siempre una cuestin enojosa. Las cartas de gestin de cobro deben escribirse con sumo cuidado y su contenido vara segn la clase de cliente y la demora. As, no se escribir en el mismo tono a un cliente que normalmente atiende con puntualidad los pagos que a otro que habitualmente se retrasa. Tampoco se dirn las mismas cosas a un cliente cuyo retraso es de unos meses. Resulta conveniente que las cartas de cobro no se limiten a una simple reclamacin, sino que expongan algn argumento que tienda a convencer al cliente moroso de la conveniencia de liquidar su deuda en su propio beneficio. En ocasiones conviene ofrecer la colaboracin para conseguir el fin propuesto. Hay que convencer al deudor de que le conviene pagar para demostrar su buena voluntad, su solvencia y seriedad comercial. Las cartas de cobro pueden dividirse en cartas nicas o cartas en serie: Carta nicas aquellas con las que se pretende efectuar el cobro con una sola carta o por medio de varias que no guarden entre s relacin ni conexin alguna. Cartas en serie constituyen un sistema organizado de insistencia, pues comienzan con una simple carta de recordacin para aumentar progresivamente la presin empleando los mismos argumentos cada vez ms intensivamente o usando nuevos argumentos que se relacionen con los utilizados anteriormente. La serie termina unas veces por conseguirse el cobro otras termina con una carta anunciando que el asunto se pasa al abogado. Este debe tambin intentar el cobro amistosamente antes de recurrir a la reclamacin judicial.
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Captulo 7
Sociedad Laboral
Q
Valencia, 20 de Enero de XX
Fray Pedro Vives, 28 46009 VALENCIA
Sr. D. Rodrigo Cillanueva Moreno Nieto, 21 20885 MADRID Seor: Hace exactamente dos meses remitimos a Ud. un extracto de cuenta que arrojaba un saldo a nuestro favor de: Ptas. 128.400, sin que hasta el momento nos haya indicado su conformidad ni se haya producido en nuestra cuenta el abono de su deuda. Agradeceremos, por tanto, que a la mayor brevedad se sirva comprobar, y si no creemos es de conformidad, le rogamos nos enve su cheque por el total de la cantidad. Si por cualquier circunstancia en u plazo prudencial de quince das no hubiese satisfecho la cantidad indicada, lamentndolo profundamente nos veramos obligados a reclamarle esta cantidad por otros medios. Esperando sepa comprender nuestra posicin y en la esperanza de evitar consecuencias negativas para ambos, le saludamos atentamente.
Juan Toro C P Q Gerencia
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JAVIER ARAGONES E HIJOS Botonera, 21 28012 Madrid
17 de Octubre de XX Sr. D. Nicols Caizares, Polvillo, 46.2 28923 ALCORCON (Madrid)
Seor: Lamentamos tener que recordarle que su estimada cuenta arroja un saldo a nuestro favor de 98.500 ptas., cuyo importe le fue desglosado en nuestra carta del 15 de Septiembre pasado, en la que adems le indicbamos que, de acuerdo con nuestras condiciones de ventas, que en su da Ud. acept, urga la inmediata liquidacin de dicho adeudo. No dudamos de que esta demora ser debida a un error involuntario de su parte, y le rogamos que se sirva hacer efectiva a la mayor brevedad la cantidad arriba mencionada. Suyos atentamente,
JAVIER ARAGONES E HIJOS Director
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JAVIER ARAGONES E HIJOS Botonera, 21 28012 Madrid 10 de Noviembre de XX Sr. D. Nicols Caizares, Polvillo, 46, 2 28023 ALCORCN (Madrid9 Seor: No habiendo recibido su contestacin a nuestras anteriores cartas, una vez ms insistimos en la necesidad de que proceda cuanto antes a liquidar el saldo a nuestro favor por valor de 97.500 Ptas., que arroja su cuenta en el momento actual. Suponemos que su silencio puede ser debido a dificultades que le impiden satisfacer el mencionado adeudo y, como muestra de buena voluntad por nuestra parte, nos ofrecemos para estudiar conjuntamente una posible solucin. Debemos advertirle, no obstante, que si en el plazo de quince das su cuenta no ha sido saldada ni hemos recibido contestacin a la presente, nos veremos obligados a recurrir a la va judicial. Confiando en que sabr ver en estas lneas la mejor prueba de nuestra buena disposicin, quedamos a la espera de su pronta respuesta y le saludamos atentamente,
JAVIER ARAGONES E HIJOS
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JAVIER ARAGONES E HIJOS Botonera, 21 28012 Madrid 1 de Diciembre de XX Sr. D. Nicols Caizares Polvillo, 46, 21 28923 ALCORCN (Madrid) Seor: Al persistir Vd. en su silencio, hemos tenido que trasladar a nuestro abogado, D. Ramiro Duarte Cobos, domiciliado en la calle San Gregorio, 78, piso 3, de Madrid, la orden de iniciar las oportunas diligencias legales para que se haga efectivo el saldo a nuestro favor de Ptas. 97.500, no habiendo atendido Vd. nuestras anteriores reclamaciones. En consecuencia, para todo lo relacionado con la liquidacin del mismo deber Vd. acudir directamente al citado letrado. Suyos atentamente,
JAVIER ARAGONES E HIJOS
EJERCICIOS PROPUESTOS DE CARTAS DE COBRO

Redactar una carta para cada una de las siguientes minutas. En las cartas el alumno debe poner todas las partes de la misma que sean necesarias, desde el membrete hasta los anexos. 1.- Coloniales al por Mayor, Romero y Ca de Sevilla, escriben a D. Juan Sala, Velzquez, 4 de Cdiz con fecha 15 de Marzo de XX, indicando que al final de trimestre saldan las cuentas peridicamente y les agradeceran el abono de 2.100 ptas de saldo pendiente, que no recibieron por ser una cantidad mnima. 2.- Crditos Comerciales, S.A. de Bilbao escribe a D. Luis Salas, Gran Va, 3 INTERIOR con fecha 10 de Febrero de XX, indicando que por estar siempre muy ocupado, resulta difcil recordar algunas cosas, por ello, le recordamos que nuestro cobrador le visit dos veces con nuestro recibo en cancelacin de la fra n3415, esperamos que si obra en su poder nos responda a la mayor brevedad posible, en caso de que no se haga efectiva el prximo sbado le llamaramos para que nos la leyese. Firmado Manuel Urrutia. 3.- Comercial Levantina, S.L. de Valencia escribe a D. J. Martnez, Seminario, 13 de Teruel con fecha 5 de Junio de XX, en la que recuerda haberle remitido un extracto de cuenta con un saldo a nuestro favor de 35.320 Ptas, sin recibir conformidad o quejas al respecto. Comprebelo y siendo de su conformidad envenos cheque por el total. Firmado Luis Gonzlez, Administrador.
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4.- Hierros y Aceros, S.A., Oviedo escriben a Aceros Soler, S.L., Ruzafa, 32 de Valencia con fecha 7 de Mayo de XX. No recibieron cheque en cancelacin de su ltima factura, segn las condiciones de venta estipuladas, ha transcurrido el plazo. La poca venta, no disminuye los gneros en almacn que les servimos y por ello estamos dispuestos a concederles todas las facilidades. Remitan 50% del importe de factura. El resto a plazos, estudiando una posible propuesta. Esperamos comprendan nuestra situacin. 5.- Sociedad Espaola de Comercio, S.A., Madrid escribe a D. Luis Costa, Apdo, 37 Toledo con fecha 8 de Mayo de XX, especificando que los tiene como clientes morosos, por sus pagos con retraso a dos o tres semanas, estando las fras n345 y 372 pendientes de pago. Fecha de pago el 15 del pasado mes. En los prximos no se les entregar mientras quede pendiente alguna factura. Su situacin no es mala por efectuar los pagos pero la causa de demora, por descuido o por querer abarcar ms de lo que puede, no le beneficia. El pago remitir por correo en caso contrario aumentaremos el saldo a nuestro favor, por medio de giro a 8 d/v.
SUPUESTOS REPASO
1.- Redactar un albarn sin valorar, con fecha 07/01/xx, de los gneros que Comercial Tex entrega a: Mariano Lpez Calle Albatros, 148- Madrid N.I.F.- 32.842.569-S N de albarn: 145 Gneros entregados: 30 Botes mermelada albaricoque de 1 Kg. 12 Botes mermelada melocotn de 1 Kg. 25 Botes mermelada pera de 1 Kg. 10 Botes mermelada naranja de Kg.
Entrega por medio de furgoneta propia. 2.- Redactar la factura 334, con fecha 10/01/xx, correspondiente al albarn anterior. Datos: Bote 1 Kg albaricoque, 32 ptas/uno Bote 1 Kg melocotn, 35 ptas/uno Bote 1 Kg pera, 33 ptas/uno Bote Kg naranja, 18 ptas/uno Descuento 8% IVA 16% Pago 60 das
3.- Redactar el albarn n 156, con fecha 20/01/xx, por los siguientes gneros de su propia fabricacin vendidos por Comercial Tex: Luciano Alvarez Somera, 138- Nules (Castellon) N.I.F.- 32.424.501-R Gneros entregados: 300 bolgrafos TIM n 1 200 bolgrafos TIM n 2
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Captulo 7
200 bolgrafos TIM n 3 100 recambios para cada clase
Entrega por medio de Agencia Garca. 4.- Redactar la factura n 335, con fecha 30/01/xx, correspondiente al albarn del ejercicio anterior. Datos: Envo por medio de Agencia Garca Pago mediante letra a 30, 60 y 90 das Bolgrafos n 1, 35 ptas/uno Bolgrafos n 2, 27 ptas/uno Bolgrafos n 3, 9 ptas/uno Recambios, 5 ptas/uno Descuento 30% Se cargan 500 ptas de embalaje y 1500 ptas de portes pagados por su cuenta. Aplicar el tipo de IVA correspondiente.
5.- Redactar una nota de entrega valorada n1 245, con fecha 1/02/xx, de gneros vendidos por Comercial Tex: Manuel Reina C/ Reina Victoria, 46 Logroo Remitidos por Agencia Gneros: 1000 cuadernos de 30 hojas, a 24 ptas/uno 800 cuadernos de 40 hojas, a 46 ptas/uno 1000 blocs espiral de 50 hojas, a 120 ptas/uno 500 cuadernos apaisados de 30 hojas, a 24 ptas/uno 8 cajitas de gomas surtidas, a 120 ptas/uno 50 barras de lacre, a 24 ptas/uno Descuento 8% Embalaje 1.000 ptas Portes pagados por su cuenta, 5.000 ptas Aplicar el tipo de IVA correspondiente.
6.- Redactar una nota de entrega n 276 con fecha 15/02/xx para el mismo cliente del ejercicio anterior, que comprende: 2.000 cuadernos cuadriculados, tapas hule, de 100 hojas, a 60 ptas/uno
Descuento 8%. Embalaje 500 ptas. Portes pagados por su cuenta, 2.000 ptas, aplicar el IVA. 7.- Redactar la nota de entrega n 315 con fecha 23/02/xx para el mismo cliente y que corresponde: 100 cuadernillos papel Diario, a 18 ptas 200 cuadernillos papel Mayor, a 18 ptas 50 cuadernillos Balance de Comprobacin, a 20 ptas 2000 cuadernos pauta ancha, de 30 hojas, a 25 ptas
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Captulo 7
Embalaje, 500 ptas. Los descuentos igual que en los ejercicios anteriores. 8.- Con fecha 28 de febrero, redactar la factura de repaso n 326, que corresponda los albaranes de don Manuel Reina en el mes de Febrero. Pago al contado. 9.- En el mismo mes de febrero se han extendido los siguientes albaranes por gneros entregados a Garriga, S.A.; da 3, albarn 146, de 13.500 Ptas.; da 8, albarn 164 de 8.200 ptas.; da 14, albarn de 185, de 4.563 ptas.; da 17, albarn 215 de 4.156 ptas.; da 23, albarn 286 de 34.565 ptas. Extender la factura de repaso n 186, con fecha 28/02/xx. 10.- Anotar en el Registro, las facturas y albaranes de los ejercicios (2, 4, 5, 6, 7). Debe tenerse en cuenta que no se anotan en el Registro los albaranes sin valorar, puesto que posteriormente se hace la factura y se anota, ni las facturas de repaso, puesto que ya estn anotados los albaranes correspondientes. Los albaranes del ejercicio n 9, deberan anotarse, pero no lo hacemos por no tener todos los datos. 11.- Extender la nota de abono n 316 con fecha 3/03/xx, por devolucin de 100 cuadernillos de Mayor, correspondientes al ejercicio n 7, abonando tambin el importe de los impuestos correspondientes. 12.- Extender nota de abono n 317 con fecha 15/03/xx por rebaja de 1 pta. en cada bote de albaricoque de 1 Kg, correspondiente a la factura n 334. Bonificar igualmente el importe de los impuestos.
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Captulo 7
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Captulo 8
CAPTULO 8 GESTIN DE LOS MEDIOS DE PAGO

8.1.- EL PAGO EN LA COMPRAVENTA
En el proceso de compraventa, el contraprestacin pactada. momento de pago constituye la conclusin de la
En funcin del momento de pago, se puede distinguir entre: Pago al contado.- El pago se efecta en el momento de recibir los bienes o servicios comprados en un breve perodo de tiempo. Pago aplazado o a crdito.- El pago se efecta con posterioridad a la entrega. Dependiendo de la duracin del aplazamiento, los crditos sern: A corto plazo: cuando el tiempo aplazado es como mximo un ao. A largo plazo: cuando el tiempo aplazado es superior a un ao
PAGO APLAZADO Ventajas

- Se compra sin disponer de liquidez. - La cantidad aplazada se puede utilizar en otras adquisiciones. - Se eliminan gastos por recibir dinero prestado
Inconvenientes
- No se obtienen descuentos por pronto pago
Existen distintos documentos que pueden intervenir en la operacin de pago. Entre los ms importantes y utilizados estn: el recibo, la letra de cambio y el pagar.
8.2.- GESTIN DE RECIBOS

El recibo es un documento que sirve para justificar el pago de una determinada cantidad de dinero, mediante el cual la persona que lo extiende reconoce haber recibido determinada cantidad de otra persona. En nuestro caso, el vendedor reconoce haber recibido del comprador el importe total o parcial de una factura. Se utiliza fundamentalmente en el comercio y en las operaciones que se realizan al contado. Los datos que deben figurar son los siguientes:
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Captulo 8
Nombre o razn social de quien recibe el recibo. Nmero de recibo Nombre o razn social de quien paga Importe en letra y nmero, con indicacin de la clase de moneda Concepto por el que se realiza el pago Lugar y fecha en que se expide el recibo Firma de la persona que recibe el dinero Nombre o razn social de quien percibe el dinero
Lo normal es que los recibos vayan en talonarios y consten de dos partes: matriz y recibo propiamente dicho. La matriz queda en el talonario del expedidor y el recibo se entrega a la persona que ha efectuado el pago. De no constar de dos partes los recibos deben extenderse por duplicado, quedando la copia en poder de la persona que cobra. Los recibos se suelen utilizar, por ejemplo, para acreditar la realizacin de un pago anticipado por cuenta de los proveedores o clientes, o simplemente para reflejar un pago en efectivo. Como puede verse en el modelo que damos a continuacin, el recibo debe contener el nombre del que lo extiende, el nmero de orden, el nombre de la persona que paga, la cantidad pagada (en letras y nmeros), la causa del pago (generalmente, en nuestro caso, el nmero de la factura), la fecha de expedicin y la firma del que cobra.
N. ____________ Recibido de _________________ ___________________________ Ptas. ______________________ ___________________________

4
N. _____________ Hemos recibido de _________________________________________ la cantidad de Ptas. _____________________________________________

5
6 por __________________________________________________________
por ________________________ _____________________________________________________________ __ de ____________ de 19__

1 3 ____ de _______________ de 19___
Ptas. __________________
7 Son.- __________________ Ptas.
8 Fdo. _________________
1 2 3 4 5 6
Matriz del recibo N de recibo; la numeracin ser correlativa teniendo en cuenta la fecha de expedicin. Fecha de expedicin o emisin Nombre de la persona o entidad que entrega el dinero Cantidad de dinero expresado en letra Motivo por el que se extiende el recibo
Este manual ha sido desarrollado por el departamento tcnico de DELTA PC. 71
Captulo 8
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Cantidad de dinero, en nmeros Nombre y firma de quien emite y recibe el dinero
La utilizacin de recibos emitidos mecnicamente es cada vez ms habitual. stos son confeccionados con programas de facturacin y su tramitacin se realiza frecuentemente a travs de las entidades financieras. Tienen la misma funcin y estructura que los recibos analizados anteriormente, y se utilizan para reflejar los pagos que han sido domiciliados en una cuenta bancaria. El deudor ha de notificar y autorizar por escrito su entidad bancaria el cargo del recibo. Una vez que el importe del recibo es cargado en cuenta, se enva al deudor como justificante de pago.
8.3. LETRA DE CAMBIO

Entrega la letra LIBRADOR Emite la letra P
a g a Presenta al cobro Manda Pagar
TOMADOR
LIBRADO
Paga al vencimiento
Es la forma de cobro ms extendida, ya que mediante las letras de cambio y su negociacin en los Bancos, las empresas pueden disponer anticipadamente de las cantidades que les adeuden sus clientes, tanto si residen en la misma localidad, como en localidades diferentes. Es un documento mediante el cual una persona (librador) ordena a otra (librado) que pague una cantidad determinada en fecha tambin determinada a la orden de una tercera persona (tomador, orden o beneficiario) o la suya propia. La letra de cambio ha de extenderse en papel timbrado, segn corresponde a su cuanta.
Acepto........................11.................. ............... Lugar de libramiento Fecha de libramiento 3 1 Importe 2 Vencimiento 4
DIRECCIN...........................................................7.................................................. ............................................................................................................. Num de cuenta......................................
Por esta LETRA DE CAMBIO pagar usted al vencimiento expresado A......................................................................5................................................................................ la cantidad de HASTA 4.000 PTAS 6 en el domicilio de pago siguiente: C.C.C. PERSONA O ENTIDAD............................................................................................. O B 4853269 Clusulas
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Captulo 8
Nombre y Domicilio del librado 9 No utilice este espacio por estar reservado para inscripcin magntica
Firma, nombre y domicilio del librador 10
Anverso de una letra de cambio

NO UTILICE EL ESPACIO SUPERIOR, POR ESTAR RESERVADO PARA INSCRIPCIN MAGNTICA Por aval de......................................................... .......................................................................... A......... de.............................................. de ...... Nombre y domicilio del avalista........................ .......................................................................... .......................................................................... Pguese a........................................................... .......................................................................... En domicilio...................................................... .......................................................................... ......................, a ...de ..........................de......... Nombre y domicilio del endosante..................... ..........................................................................
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Reverso de una letra de cambio La forma de rellenar una letra de cambio es la siguiente: (1) Lugar de libramiento.- Nombre de la poblacin en la que reside el librador y en la que se extiende la letra. (2) Importe.- La cantidad en cifras. (3) Fecha de libramiento.- La fecha en que se extiende la letra. Debe consignarse da, mes y ao (4) Vencimientos (Fecha de pago).- El que tenga la Letra y que puede expresarse de las siguientes formas: a) A la vista: En tal caso la Letra se pagar en el momento de su presentacin b) A un plazo vista: El plazo, de das o meses se cuenta a partir de la fecha de aceptacin c) A una fecha fija: el vencimiento o da de pago es la fecha que se indica. (5) Nombre del tomador.- Nombre de la persona o empresa, normalmente banco, a cuya orden se extiende la letra, es decir, a cuya orden se ha de pagar la letra. (6) Importe de la letra expresado en letra. (7) Domicilio de pago.- Se indicar la persona o entidad y el domicilio en el que debe realizarse el pago, especialmente si es distinto del que figura como domicilio del librado. (8) Se puede utilizar para poner Sin gastos, con lo que el librador expresa al tenedor su deseo de que la letra no sea protestada ni por falta de aceptacin ni por falta de pago. Algunas veces se expresa ms claramente poniendo Sin protesto. El dejarlo en blanco se interpreta como un deseo de que el efecto sea protestado en caso necesario, pero tal deseo se puede manifestar de forma expresa poniendo con gastos o con protesto. Es de advertir que las clusulas sin gastos y sin protesto no son legales, por lo que el tenedor a pesar de ellas, puede siempre hacer protestar la letra en caso necesario. (9) Nombre y direccin competa del librado o persona que ha de pagar la letra. (10) Firma, nombre y domicilio del librador o persona que extiende la letra.
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Captulo 8
(11) Aceptacin.- Es un acto en virtud del cual el librado se compromete al pago de la letra. Es imprescindible presentar a la aceptacin las letras giradas a plazo vista, pues precisamente el plazo comienza a partir de la fecha de aceptacin.
La aceptacin obliga al librado a pagar la letra sin poder alegar, para no hacerlo excusa de ninguna clase. La falta de aceptacin se debe justificar por medio del protesto, que no es otra cosa que un requerimiento notarial hecho al librado para que acepte la letra o manifieste los motivos por lo que no lo hace. El protesto por falta de aceptacin no exime al tenedor de presentar la letra al cobro y de hacerla protestar por falta de pago en su caso. Tngase en cuenta lo que hemos indicado sobre las clusulas sin gastos y sin protesto. (12) Este espacio del reverso est destinado al aval, caso de existir, ya que no es ni mucho menos imprescindible, ni siquiera normal. Aval es un compromiso que adquiere una persona de pagar la letra en caso de no hacerlo el librado. El aval puede ser concebido en trminos generales y sin restriccin o puede limitarse a tiempo, caso, cantidad o persona determinada. En el primer caso obliga al avalista al pago de la letra en los mismos casos y formas que la persona por quien sali garante, mientras que en el segundo, la responsabilidad queda limitada a los trminos del aval. (13) Endoso.- Si el tomador de la letra no quiere o no puede encargase de su cobro o simplemente ello le conviene, puede ceder la letra a otra persona mediante el endoso. ACCIONES DERIVADAS DE LA FALTA DE PAGO DE LA LETRA En los casos de impago de una letra, caben dos procedimientos: A) Accin ordinaria: Consiste en usar la va civil ordinaria para reclamar la deuda. Es un procedimiento lento, pero el nico que puede seguirse en caso de que la letra no cumpla los requisitos establecidos por el Cdigo de Comercio. B) Accin ejecutiva: Es un procedimiento judicial para reclamar imperiosamente obligaciones derivadas de la letra de cambio. Es ms rpido y seguro que el procedimiento anterior. OBLIGACIONES DEL TENEDOR DE LA LETRA Para que la seguridad y eficacia de la letra no se vea disminuida, el comerciante, librador o tenedor deber tener en cuenta lo siguiente: a) Si la letra presenta algn defecto o le falta alguna formalidad legal, la obligacin de pago, si no es hecha efectiva por el librado, recae en el librador. b) Los motivos por los que puede perjudicarse una letra o perder la eficacia que le otorga la accin ejecutiva, son: No presentarla al cobro el da de su vencimiento. No haber sido protestada a su debido tiempo por falta de pago. No haber sido presentada a la aceptacin dentro de los das previstos para las letras o das vistas. No haber sido protestada por falta de aceptacin si se trata de letra a das vista.
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Captulo 8
EL PROTESTO Cuando una letra no sea pagada a su vencimiento, o no sea aceptada a su presentacin, el tenedor debe proceder inmediatamente (dentro de las veinticuatro horas siguientes) al protesto. Este no produce ms efecto que testimoniar, mediante notario, el hecho del impago, primera circunstancia para poder iniciar la accin ejecutiva. NEGOCIACIN DE LETRAS Comercialmente uno de los usos ms frecuentes de las letras es la de utilizarlas para el cobro de cantidades adeudadas por clientes residentes en la misma poblacin. Otra utilidad muy importante es la de permitir al comerciante o industrial disponer del importe de sus crditos antes del vencimiento pues los Bancos, al tomar en firme las letras, abonan en cuenta su importe lquido del que se puede disponer. Claro est que para poder negociar letras en un Banco es preciso solicitar del mismo la oportuna autorizacin. El banco, al conceder esta autorizacin, conocida como crdito de negociacin, fija a cada cliente la cantidad mxima que puede tener negociada y pendiente de vencimiento. Las letras se remiten al banco relacionadas en las llamadas Facturas de Descuento y Negociacin. El rayado de tales impresos, facilitados por los Bancos, aunque vara algo de un Banco a otro, es igual en el fondo.
BANCO NACIONAL
________________ MADRID
Negociacin de
RECIBOS TALONES DE OTRAS PLAZAS
LETRAS DE CAMBIO
Factura de
efectos cedidos al Banco Nacional por
con N de cta en conformidad con las condiciones generales establecidas.
Para su descuento y abono del lquido resultante POR CAJA EN CUENTA

N Cliente Librado Plaza Vencimiento Ptas. Total por Vencimiento
Das
Nmeros
Comisin % Ptas.
Timbres
Otros Gastos
N del Banco
Total Nominal Intereses Comisiones Timbres Total Gastos LIQUIDO

De El Cedente, (Firma y sello) de 19 Intervenido,
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Captulo 8
8.4. GESTIN DEL TALN

Los bancos facilitan a sus clientes unos talonarios que contienen un cierto nmero de talones, con objeto de que el titular pueda retirar fondos o bien efectuar pagos con los mismos.
Tiene depositados fondos
LIBRADOR
Entrega el Cheque
LIBRADO
Entrega el Cheque
TOMADOR
Entrega el dinero
Los talones adems de llevar impreso el nombre del Banco librado, deben llenarse con las siguientes indicaciones: Cantidad.- Expresada en letras y cifras. Fecha.- Da (letras), mes (letras) y ao (cifras). Beneficiario.- Puede expresarse de tres maneras: Al portador (pguese al portador).- lo que se indica con estas palabras y significa que el simple tenedor del documento puede cobrarlo Nominativo (pguese a Don Juan Garca).- lo que expresa con la indicacin del nombre de la persona que ha de cobrarlo. A la orden (pguese a la orden de Don Juan Garca Martn).- que se expresa anteponiendo al nombre del beneficiario las palabras a la orden y significa que el beneficiario puede cobrarlo l mismo o cederlo a una tercera persona mediante el endoso. Se utilizan muy poco los talones y cheques a la orden por el gasto de timbres que ocasionan.
Algunos bancos tienen impresa la indicacin de que se pague al portador y, por lo tanto, sus talones no pueden ser ni nominativos ni a la orden, salvo tachando la indicacin al portador. Finalmente, como ltimo requisito, queda la firma del titular o persona autorizada, y cuya firma est debidamente registrada en el banco. La parte izquierda o matriz sirve para anotar los detalles principales del taln extendido y al mismo tiempo para llevar la cuenta con el Banco aunque, claro est, esto no es posible ms que en cuentas de muy poco movimiento. En otros Bancos, la matriz no va unida al taln, sino intercalada entre los dos talones.
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N 14567 A
Documentacin Administrativa a
PesetasSaldo Ingreso Ingreso IngresoTOTAL TalnSaldo
de
de
BANCO NACIONAL
PTAS.._______________________
Captulo 8
PGUESE POR ESTE CHEQUE A _____________________________________ PESETAS __________________________________________________________ ___________________________________________________________________ DE N 14567 A DE 19
Realmente un taln de cuenta#014567 corrientea que rena todos los requisitos que acabamos de # 0250 0910 # enumerar es un cheque, aunque normalmente se da este nombre a los que expiden los Bancos a cargo de sus sucursales o corresponsables y a peticin de sus clientes, si bien a tales cheques debe drseles el nombre de cheques bancarios. Los cheques bancarios sirven, por lo tanto como medio para remitir fondos de una plaza a otra. El banco expedidor cobra una comisin sobre el nominal del cheque, comisin que depende de las plazas libradora y pagadora. BANCO NACIONAL ......................, ............... de ................ de 20.......... Serie
BANCO ________________________
Ptas .............................
_______________________________ Pguese a ____________________________________________ La cantidad de pesetas __________________________________ ___________________________________________________ con cargo a nuestra cuenta.
BANCO NACIONAL
Cuando en el anverso de un cheque se trazan dos lneas paralelas y entre ellas se escriben las palabras y Ca, se dice que el cheque est cruzado y en tal caso slo puede cobrarse mediante su abono en una cuenta corriente del beneficiario. Esto es de gran utilidad para evitar su cobro en caso de prdida del cheque. Los talones tambin pueden cruzarse cosa que se hace muchas veces con los nominativos y con el mismo objeto de evitar su cobro en caso de prdida. Tambin puede utilizarse los talones como medida de pago a plaza distinta, pero en tal caso el beneficiario del mismo lo ha de negociar en un Banco que le descuenta una comisin.
8.5.- GESTIN DEL PAGAR

El pagar es un documento por el que el firmante se obliga a pagar al tenedor o a su orden una determinada cantidad en una fecha o lugar determinados. La diferencia con el cheque es que no es una orden o mandato de pago que se da a un tercero, sino una promesa de pago hecha por el firmante, que se obliga directamente. Es un ttulo muy similar a las letras, por lo que comparte con stas: normativa referente al vencimiento, intervencin, endoso, copias, pago, acciones de impago, destruccin o prdida, prescripcin, cmputo de los plazos y el lugar y domicilio. Los requisitos que se deben incluir en el pagar son:
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Captulo 8
1.- La denominacin de pagar insertada en el texto mismo del ttulo y expresada en el idioma empleado para la redaccin de dicho ttulo. 2.- La promesa de pago de una cantidad determinada. La cantidad vendr determinada en pesetas o divisas convertibles admitidas a cotizacin oficial. 3.- La fecha de vencimiento. Si no viene incluida, se considera el pagar pagadero a su presentacin (a la vista). 4.- Fecha y lugar de la firma (emisin). Si no costa se considera el lugar del pago o aquel lugar que figure junto al nombre del firmante. 5.- El nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago o indicar a quien se debe pagar. 6.- El lugar de pago. En caso de no aparecer, se considera el domicilio del firmante. 7.- La firma del emisor (firmante) o persona que obliga al pago. Los pagars que hayan de hacerse efectivos a cierto plazo desde lo visto, debern presentarse al firmante que incluir la expresin visto o equivalente para que comience a contar el plazo desde esa fecha. La negativa del firmante a poner su visto fechado se har constar mediante protesto, cuya fecha servir de punto de partida en el cmputo desde la vista. La ley declara al efecto que el firmante de un pagar quedar obligado de igual manera que el aceptante de una letra de cambio. Mientras la firma del aceptante no es necesaria en la letra de cambio, la firma del que emite el pagar es esencial y no puede faltar.
8.6. TRANSFERENCIA
Es una orden dada por el titular de una cuenta bancaria para que, con cargo a la misma, el Banco abone determinada cantidad en la cuenta de la persona que se indica como beneficiario y cuya cuenta puede estar en el mismo Banco o en otro, de la misma plaza o de otra distinta. Estos documentos pueden estar ya impresos, dispuestos para cumplimentarse. BANCO TRANSFERENCIA N
___________________
NACIONAL
________________ MADRID
Fecha Sucursal de origen
MANDANTE
N CUENTA
SU ORDEN
BENEFICIARIO
N CUENTA
BANCO DESTINATARIO
Muy Sres. Nuestros, ADEUDAMOS en su cuenta el importe ms gastos de esta transferencia Atentamente BANCO NACIONAL Nominal Comisin Otros gastos Valor Total pesetas
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GASTOS

ADEUDO PARA EL DEMANDANTE
Captulo 8
Tambin se pueden emplear cartas, en cuyo caso deber figurar: Lugar y fecha de la orden Nombre y domicilio del titular de la cuenta y nmero de la misma Nombre y domicilio del beneficiario Cantidad, en letra y nmero Firma, de quien transmite la orden
MAQUINARIA AUXILIAR, S.A. Avda. Jos Antonio, 56 SEGOVIA Segovia, a BANCO CENTRAL Segovia Sres: Ruego a Vds. que con cargo a mi cuenta num. _____________ se sirvan a transferir a: D. Juan Lpez, con domicilio en ______________________ la cantidad de 5.000 Pts. (cinco mil pesetas), en su cuenta nm. ________________________, que posee en el Banco (o Caja de Ahorro) _________________________________. Atentamente, (Firma de quien hace la orden) de de 20..
Como variantes de la transferencia propiamente dicha, tenemos la transferencia con pago en efectivo realizado por el ordenante y las rdenes de entrega en las que se realiza el pago al beneficiario en lugar de abonar la cantidad en su cuenta.
8.7. GIRO POSTAL Y TELEGRFICO

Son movimientos de fondos realizados por mediacin de los servicios postales o telegrficos, respectivamente. El ordenante tiene que rellenar un impreso, entregarlo, juntamente con la cantidad a pagar ms la comisin y gastos, en la oficina correspondiente.
8.8. ENTREGAS Y ABONARES EN CUENTA CORRIENTE

Otra forma de realizar pagos es ingresar en la cuenta del acreedor la cantidad que se le adeuda. El ingreso puede efectuarse en efectivo, taln o cheque.
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Captulo 8
Esta forma de pago no es muy frecuente, pero s lo son los ingresos realizados por las empresas en sus propias cuentas y, como el procedimiento es el mismo, vamos a estudiarlo en este apartado. La persona que desea hacer el ingreso en un banco para el abono en cuenta corriente, sea en la suya o en la de otra persona o entidad, debe rellenar una factura de entrega utilizando el impreso propio del Banco en el que consta la cantidad entregada, el nombre de la persona que hace la entrega, el nombre de la persona a cuya cuenta debe abonarse que, como hemos indicado, puede ser la misma o distinta, el nmero y la clase de cuenta del beneficiario (corriente o de crdito) y la fecha de la entrega. Los bancos acostumbran a tener dos tipos de impresos: uno para los ingresos en efectivo y otro para los ingresos de talones y cheques (entregas por compensacin). En los impresos de algunos bancos, para las entregas en efectivo, hay que detallar lo entregado en billetes y lo entregado en metlico. En los ingresos o entregas por compensacin hay que detallar los talones y cheques uno a uno, indicando el banco librado, su nmero e importe. Los talones y cheques que se ingresan de esta forma deben ser, normalmente, sobre la plaza, puesto que si son a cargo de Bancos de otras plazas deben entregarse con factura de negociacin, ya que los Bancos perciben, en tal caso y como ya hemos indicado, una comisin. Cada banco tiene un formato de impresos para la entrega, pero son todos muy parecidos y lo normal es que una parte del mismo abonar se entregue a la persona que realiza el ingreso como justificante de haberlo efectuado. Hoy da son muchos los bancos que tienen mecanizado este servicio y la parte que se entrega a la persona que realiza el ingreso no tiene ms anotacin por parte del Banco, que la que realiza la mquina que autentifica el ingreso. Debe tenerse en cuenta que al entregar al Banco talones o cheques nominativos o a la orden, deben ir firmados al dorso de los mismos por el beneficiario o persona que debidamente lo autoriza.
BANCO NACIONAL MADRID
COMPENSACIN
BANCO NACIONAL MADRID
CAJA
Factura de entrega de efectos para abonar por compensacin (s.b.f.) en la cuenta ________________ de _____________________________ por la cantidad de ptas. ____________________________________ ____________________________________ importe de los talones y cheques de entrega _______________________________________ domiciliado en __________________________________________. Ch/ o T/NmeroA cargo dePesetas Total ............ ___________ a _____ de _______________ de 200___ (Firma del que hace la entrega)
Factura de entrega al BANCO NACIONAL efectuada por ______ ______________________ con domicilio en ________________ __________________ para su abono en la cuenta ____________ ___________________________ de ______________________ ____________________________________________________. Billetes ............................................ Metlico .......................................... Total .......................... Son pesetas __________________________________________ ____________ a _____ de __________________ de 20___ (Firma del que hace la entrega)
SUPUESTOS REPASO
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Captulo 8
1.- Extender el recibo n 200 por COMERCIAL TEX, Ronda 456 de Madrid, con fecha 1/02/xx a nombre de Industrias Mendoza, S.A., de 14.567 ptas, haciendo constar que las entregan en cancelacin de la factura n 132. 2.- Extender recibo n 198 por COMERCIAL TEX con fecha 2/02/xx de 7.456 ptas., recibidas de don Luis Garca a cuenta de la factura n 195. 3.- Extender recibo n 201 por COMERCIAL TEX, con fecha 4/03/xx de 23.145 ptas., a nombre de Don Miguel Eubert, indicando que el pago lo ha hecho con taln n 34567 del Banco Industrial. 4.- Comercial Tex gira la letra n 345 el 7/02/xx de 34.500 ptas a 30 das fecha, fecha de aceptacin 10/02/xx a la orden del Banco Nacional, C/Va Negra, n 2. La letra se gira con la indicacin Sin Gastos, a cargo de don Luis Soler Miranda, domiciliado en Bilbao, calle Ancha n 35, domicilio de pago el del librado, n cta. 1557. 5.- Comercial Tex gira la letra n 346 el 10/02/xx de 23.665 ptas a cargo de Industrias Moll, Sierpes n 145, Sevilla. La letra se gira a 30 das vista, fecha de aceptacin 13/02/xx, a la orden del Banco Nacional. Pngase que la letra es pagadera en el Banco Mercantil, sucursal n 12, n cta. 1500. 6.- Comercial Tex gira la letra n 347 el 14/02/xx de 45.325 ptas, a 2 meses vista, fecha de aceptacin 17/02/xx, a la orden del Banco Nacional y a cargo de Metales Prada, S.A., de Pintor Sorolla n 39, Alcoy (Alicante), domicilio de pago el del librado, n cta. 1507. 7.- Con vencimiento el 23/03/xx, se gira una letra n 348 por Comercial Tex, de 13.400 ptas., fecha de aceptacin 18/02/xx, a la orden del Banco Nacional y a cargo de don Juan Pedrero Oliver, Ramba de las Flores, 25-3, Barcelona, pagadera en la Agencia n 5 del Banco Industrial, n cta. 1283. 8.- Poner la aceptacin en la letra del ejercicio n 4. 9.- Poner la aceptacin en la letra del ejercicio n 5. 10.- Poner la aceptacin en la letra del ejercicio n 6. 11.- Poner la aceptacin en la letra del ejercicio n 7. 12.- El Banco Nacional endosa el 23/02/xx, a la orden del Banco Continental, urbana n 6 la letra del ejercicio n4. 13.- El Banco Nacional endosa el 23/02/xx, a la orden del Banco Continental, urbana n 15 la letra del ejercicio n5. 14.- El Banco Nacional endosa el 23/02/xx, a la orden del Banco Continental, urbana n 7 la letra del ejercicio n6. 15.- El Banco Nacional endosa el 23/02/xx, a la orden del Banco Continental, urbana n 12 la letra del ejercicio n7. 16.- Rellenar una factura de descuento y negociacin con las letras de los ejercicios 4 a 7, ambos inclusive, abonando el importe a COMERCIAL TEX, n cta. 3284 con fecha 25/02/xx. 17.- Rellenar una factura de descuento y negociacin a presentar al Banco Nacional con fecha 20/05/xx, fecha de expedicin 1/05/xx, fecha de aceptacin 1/06/xx las siguientes letras: L/n 283 a 15 d/v a cargo de Manuel Codina, de Salamanca, de 32.000 ptas;
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Captulo 8
L/n 824-826 de 13.342 ptas c/u, a cargo de Comercial Anton, de Huelva a 30, 60 y 90 das/fecha respectivamente; L/n 827 a 30 d/v, de 14.500 ptas, a cargo de Manuel Aguirre, de Durango (Vizcaya); L/n 828 a 60 d/v, de 4.567 ptas, a cargo de Industrias Gmez, de sta; L/n 829 a 90 d/v, de 14.632 ptas a cargo de Juan Palomares, de sta. 18.- Con las letras que se indican a continuacin, preparar dos facturas, una con los efectos sobre la plaza y otra con los girados sobre otras plazas, fecha de expedicin 1/04/xx, fecha de aceptacin 1/05/xx: L/n 830 de 13.456 ptas, a cargo de Juan Poder, de sta, a 11 d/f. L/ n 831, de 487 ptas, a cargo de L. Rodrguez, de Huesca a 30 d/f. L/n 832, de 13.456 ptas a cargo de Pedro Antnez, de Cdiz, a la vista. L/n 833, de 4.567 ptas, a cargo de Comercial Espn, de Castellon, al 15 de Abril. L/n 834 de 7.000 ptas, a cargo de J. Prez y Ca, de sta,a 60 d/v L/n 835, de 23.654, a cargo de Garca y Ruesgas, de sta, a 90 das fecha; L/n 836 a 838 de 45.360 ptas c/u, a cargo de Construcciones Hispania, de sta a 30, 60 y 90 das fecha respectivamente. L/n 839, de 1.675 ptas a cargo de Miguel Torres de Lrida, a la vista: L/n 840, de 8.955 ptas a cargo de Anglada y Ca., de Huesca al 30 de Mayo. 19.- Extender un cheque con fecha 1/03/xx de 13.500 ptas., al portador. 20.- Extender un cheque con fecha 1/03/xx de 13.385 ptas, a favor de Manuel Anglada Bentez y cruzarlo. 21.- Escribir al Banco Nacional, Via Negra, 2 de Madrid, una carta con fecha 22/02/xx pidiendo un cheque de 65.000 ptas, a favor de Industrias Molina, S.A.., de Sevilla. La carta la escribe Comercial Tex. 22.- Extender un cheque con fecha 15/03/xx de 135.456 ptas., a favor de Industrias Soler y cruzarlo. 23.- Comercial Tex entrega al Banco Nacional con fecha 1/04/xx, 45.000 ptas. en billetes y 1.350 ptas, en metlico para el abono en su cuenta corriente n 3284. 24.- Comercial Tex entrega al Banco Nacional con fecha 1/05/xx, para su abono en su cuenta corriente, los siguientes documentos: T/ n 134567, de 13.000 ptas., a cargo del Banco Central. Ch/n 132, de 85.450 ptas., a cargo del Banco Popular Espaol. Ch/n 3456, de 17.563 ptas, a cargo del Banco de Vizcaya.
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T/ n 456789, de 14.356 ptas., a cargo del Banco Nacional. 25.- Comercial Tex entrega al Banco Nacional con fecha 10/05/xx, 55.000
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CAPTULO 9 OTROS DOCUMENTOS
9.1.- DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL RGIMEN INTERIOR

Para que el trabajo dentro de la empresa se realice con la debida eficacia es preciso, por un lado, que los superiores den rdenes a sus subordinados y que stos a su vez informen de los resultados obtenidos, proporcionen determinados datos y hagan sugerencias. Estas dos corrientes, descendente y ascendente, forman lo que podemos denominar primer grupo de informacin interna de la empresa. La descendente, de superior a inferior, est formada principalmente por rdenes y directrices. Algunas veces se dan verbalmente, especialmente si se trata de cosas rutinarias o de poca importancia, si fcilmente se puede controlar su cumplimiento, cuando hay seguridad plena en el subordinado, etc. Sin embargo, si se trata de una orden de carcter general, asuntos de importancia o complicados, cuando no es posible hacerlo verbalmente, cuando interese que quede constancia, se dan por escrito. Si la orden o directriz va dirigida a varios subordinados se emplea la circular y en caso contrario la orden o comunicado. Su forma depende especialmente de su contenido y no se pueden dar normas generales, pero siempre debe quedar bien claro a la persona que la emite, la persona o personas a quienes va destinada, su objeto y la manera que se desea sea cumplimentada. La informacin ascendente tambin se puede dar verbalmente, pero dndose por escrito adquiere un mayor relieve. Podemos dividirla en informes o partes y sugerencias. Los informes o partes tienen por objeto dar a conocer a los superiores el resultado de unas gestiones, la marcha de unos trabajos, la exposicin de unas circunstancias, etc.. Las sugerencias, tienen por objeto sugerir o aconsejar a la superioridad la adopcin de determinadas medidas de una lnea de conducta, con la que el que las hace cree que puede obtener ciertas ventajas. El segundo grupo de informacin interna de la empresa est formado por una serie de documentos que se van creando de forma automtica a medida que se va realizando el trabajo. Unos son de carcter contable, como balances, inventarios, etc.; otros de carcter estadstico, como estadsticas de ventas, de produccin, etc.; otros con la produccin, como rdenes de fabricacin, planes de trabajo, partes de produccin, partes de averas, partes de utilizacin de maquinaria, etc.
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Captulo 9
9.2.- DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PERSONAL

El departamento de personal debe contar con una gran variedad de documentos canalizadores de las relaciones de la empresa con sus empleados y viceversa, y de sus obligaciones con los organismos oficiales, sobre estas materias. Dentro de la moderna gestin de personal, los servicios que pueden encontrarse dentro del departamento de personal, seran los siguientes: 1. Administracin de personal.- Liquidacin de nminas, seguros sociales, impuestos, control de absentismo, estadstica, etc.. 2. Reclutamiento y seleccin.- Todas las acciones que se producen para la admisin de un empleado, hasta su contratacin. 3. Formacin y promocin.- Adiestramiento en el trabajo, perfeccionamiento de mandos, etc.., y lo relacionado con ascensos y traslados. 4. Retribucin salarial.- Anlisis y valoracin de los puestos de trabajo, valoracin de mritos, salarios e incentivos. 5. Relaciones sociales y sindicales.- Servicio mdico, actividades culturales y recreativas, comedores, etc.. Todas las actividades originan gran cantidad de documentos, por lo que nos limitaremos a exponer los ms importantes, en funcin de su necesidad en la empresa para cumplir con los requisitos legales establecidos. 9.2.1.- INSCRIPCIONES EN LAS EMPRESAS Los empresarios que vayan a ocupar trabajadores afectados, como requisito previo e indispensable a la iniciacin de sus actividades, deben formalizar su inscripcin en el Rgimen General, efectundola a nombre de la empresa, natural o jurdica, que ostente la titularidad de la empresa. 9.2.2.- CONTRATO DE TRABAJO Es el documento por el que se establecen las relaciones empresa-empleado. Es un compromiso oficial que liga a la empresa con el nuevo empleado, hasta la rescisin voluntaria del contrato por parte de ste, o hasta que circunstancias previstas en la legislacin laboral obliguen a la empresa a proceder a la disolucin de las relaciones laborales. 9.2.3.- AFILIACIN, ALTAS Y BAJAS DE PERSONAL Los empleados estn obligados a solicitar la afiliacin de los trabajadores que entren a trabajar a su servicio y que no estuviesen ya afiliados. La afiliacin es nica para toda la vida del trabajador y para todo el sistema. La afiliacin se formalizar a nombre de cada trabajador mediante hoja individual, segn modelo oficial, que se presentar en la Delegacin o Agencia del I.N.S.S. en el plazo mximo de cinco das naturales a partir de la fecha de iniciar el trabajador, por primera vez, su actividad laboral. El instituto devolver un ejemplar debidamente diligenciado. Igualmente est obligado a comunicar las altas y las bajas de los trabajadores que ingresen o cesen en la empresa. La comunicacin de altas y bajas se efectuar tambin en el plazo de cinco das naturales, contados a partir del siguiente al de la iniciacin o cese del trabajo, mediante la presentacin del correspondiente parte, segn modelo oficial, del que habr de devolverse un duplicado de la empresa, debidamente diligenciado. Los partes de alta deben ir firmados por el trabajador.
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Captulo 9
9.2.4.- LIBRO DE MATRCULA Para facilitar la labor de comprobacin e inspeccin, los empresarios debern llevar, en orden y al da, un libro de Matrcula de Personal, debidamente habilitado por el Jefe de la Inspeccin de Trabajo de la provincia. Se llevar un libro por cada centro de trabajo y en l se inscribirn todos los trabajadores en el momento que inicien la prestacin de servicios, estampando su firma el trabajador en prueba de conformidad con los datos consignados en la inscripcin. Cuando un trabajador cause baja en la empresa o cambie de categora profesional se efectuar la oportuna anotacin haciendo constar la fecha. En los supuestos de cambio de categora o de alta de trabajadores que hubiesen figurado inscritos con anterioridad, se proceder a verificar una nueva inscripcin, sealando el nmero de matrcula anterior y asignando el nuevo nmero que corresponda al trabajador.
Nmero de matrcula PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO Estado NACIMIENTO Da Mes Ao LUGAR DE NACIMIENTO PROVINCIA Nmero de Afiliacin Sexo
NOMBRE
Fecha de alta en la empresa o en la categora Da Mes Ao
Tarifa de cotizacin
CATEGORA PROFESIONAL
FIRMA DEL TRABAJADOR
Fecha de baja en la empresa o en la categora Da Mes Ao
Nmero de matrcula anterior
OBSERVACIONES
9.2.5.- FICHA DEL EXPEDIENTE DE PERSONAL Recoge todos los datos bsicos del empleado, como nombre y domicilio, fecha de alta, cambios de puesto de trabajo, salarios que percibe y ha percibido, etc.. 9.2.6.- EXPEDIENTE DE PERSONAL Generalmente tiene forma de carpeta, en la que se archivan todos los datos personales del trabajador y su historial dentro de la empresa, como certificados de estudios, pruebas realizadas en el ingreso, etc.
Departamento de personal
EXPEDIENTE DE PERSONAL
N de orden Matrcula Estado
................................................... Apellidos ................................................... Ao Fecha de Nacimiento Mes Da Lugar de Nacimiento Pueblo o ciudad Provincia CAMBIOS DE DOMICILIO Fecha Calle, plaza, etc.. Distrito Postal Nombre .............................
Nacionalidad
Telfono
................................ ................................................................. .......................................... ................................ ................................ ................................................................. .......................................... ................................
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Carnet de identidad n: .................................... Expedido en: .................................... Fecha: ................................. CAMBIOS DE CATEGORA Fecha Profesin Categora Nivel Seccin
.................................. .................................. .................................. .................................. .................................. .................................. .................................. .................................. .................................. .................................. Nmero Seguro Enfermedad Nmero Subsidio Familiar Hijo de DOCUMENTOS CONTENIDOS
................................. ................................. .......................... 1.- Solicitud de empleo 2.- Copia de carta de presentacin Fecha de ingreso en la Empresa 3.- Nota de admisin ........................... de .......................................... de .................. 4.- Hoja de prueba profesional 5.- Hoja de Calificacin psicotcnica 6.- Hoja de reconocimiento mdico 7.- Documentacin proteccin familiar Fecha de Baja en la Empresa 8.- Carnet de paro 9.- Fotografas ........................... de .......................................... de .................. 10.- Certificado de Antecedentes Penales Causas de la Baja ...................................................................... 11.- ...........................................................
9.2.7..- CONTROL DE ASISTENCIA Normalmente se realiza mediante fichas individuales, en las que se registran las horas de entradas y salida por medio de relojes especiales. Igualmente deben controlarse las faltas de asistencia, permisos, etc.. Todo ello est en directa relacin con el pago de haberes.
Nombre .............................................................................................................................................................................. Mes-Ao .............................................................................. MAANA TARDE Horas Extraordinarias Retraso Extraordina Ordinar. HORAS Nocturn.
Entrada
Salida
Entrada
Salida
Entrada
Salida
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ..... 30 31
.............................................Horas Normales ............................................ Horas Extras ........................................... RetrasosOBSERVACIONES ..........................................................................................................................................................

Festivo
Captulo 9
9.2.8.- NOMINA Y RECIBO El recibo es el documento que acredita la retribucin percibida por el empleado. Los conceptos que deben figurar son los siguientes: a) Salario.- Puede ser en forma de: Jornal: es el pago semanal, quincenal o mensual, que se calcula siempre por horas. Es la forma de retribucin normal de los trabajos realizados por operarios. Sueldo: el pago es mensual y se calcula por das y meses. Es la forma de retribucin de empleados y subalternos.
b) Incentivos.- Son cantidades variables que se otorgan para premiar la eficacia o mayor rendimiento en el trabajo. Pueden ser: Directos e indirectos Individuales o colectivos
c) Otros complementos.- Son muy diversos y algunos estn reglamentados por la Ordenanza Laboral. Se les puede denominar pluses. Los mas corrientes son: Plus de antigedad Plus de distancia Plus por conocimientos especiales Plus de peligrosidad y similares Plus de destino
d) Gratificaciones y premios especiales.- Son cantidades que se suman a la retribucin bsica del trabajador, y que se suelen conceder bajo el concepto de retribuciones extrasalariales voluntarias. Estos recibos son firmados por el trabajador, quien se queda en su poder con un duplicado de los mismos. La empresa los conservar junto con los impresos de cotizacin a la Seguridad Social, por le mismo orden en que figuren los trabajadores en relacin nominal. 9.2.9.- PRESTACIONES La accin protectora del sistema de la Seguridad Social comprende: Asistencia sanitaria Prestaciones econmicas diversas Servicios sociales diversos Proteccin familiar.
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Captulo 9
RECIBO INDIVIDUAL JUSTIFICATIVO DEL PAGO DE SALARIOS

EMPRESA: DOMICILIO: C.I.F.: CODIGO DE CUENTA DE COTIZACION A LA SEGURIDAD SOCIAL: TRABAJADOR: N.I.F.: NUMERO LIBRO DE MATRICULA NUMERO AFILIACIN SEGURIDAD SOCIAL: CATEGORIA O GRUPO PROFESIONAL: GRUPO DE COTIZACIN.:
PERIODO DE LIQUIDACIN: del
de............................... al............... de....................... de 200...
TOTAL DIAS:...........................
I..DEVENGOS
1. PERCEPCIONES DE CARCTER SALARIAL Salario Base Complementos salariales _________________________________ _________________________________ _________________________________ Horas extraordinarias Gratificaciones Extraordinarias 2. PERCEPCIONES NO SALARIALES Indemnizaciones o suplidos _________________________________ _________________________________ Prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social _________________________________ _________________________________ Indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos _________________________________ A. TOTAL DEVENGADO ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ __________________
II. DEDUCCIONES
1.APORATCIONES DEL TRABAJADOR COTIZACIONES A LA SEGURIDAD SICIAL Y CONCEPTOS DE RECAUDACIN CONJUNTA % Contingencias Comunes _______ ___________________ Desempleo _______ ___________________ Formacin profesional _______ ___________________ Horas estraordinarias _______ ___________________ Fuerrza Mayor _______ ___________________ No estructurales TOTAL APORTACIONES ___________________ 2. IMPUESTO RENTA DE LAS PERSONAS FISICAS _______ ___________________ 3.ANTICIPOS ___________________ 4.VALOR DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS EN ___________________ ESPECIE B. TOTAL A DEDUCIR __________________ Firma y sello de la empresa LIQUIDO TOTAL A PERCIBIR (A-B) __________________ RECIBI: __________________ De _______________________200___
DETERMINACION DE LAS BASES DE COTIZACION A LA SEGURIDAD SOCIAL Y CONCEPTOS DE RECAUDACION CONJUNTA Y DE LA BASE SUJETA A RETENCION DEL IRPF
1.Base de cotizacin por contingencias comunes Remuneracin Mensual Prorrata de pagas Extraordinarias TOTAL 2.Base de cotizacin por Contingencias Profesionales (A.T. y E.P.) y por conceptos de recaudacin conjunta (Desempleo, Formacin Profesional, Fondo de Garanta Salarial) 3. Base de Cotizacin por horas extraordinarias 4. Base sujeta a retencin del I.R.P.F. ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________
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Asistencia sanitaria. El derecho a la asistencia sanitaria nace el da de la afiliacin para el titular, su cnyuge y sus hijos. Para los restantes beneficiarios es necesario que transcurran seis meses desde que se solicite el reconocimiento de su derecho. Prestaciones econmicas. Las prestaciones econmicas pueden ser originadas por alguna de las circunstancias siguientes: Incapacidad laboral transitoria Invalidez provisional o permanente Jubilacin Muerte y supervivencia Desempleo
Proteccin familiar.- Las normas de proteccin a la familia en el sistema de la Seguridad Social son marcadamente econmicas. Las asignaciones del Rgimen de proteccin a la familia son de pago peridico cuando se perciben mensualmente por esposa e hijos. Son de pago nico las que se perciben por matrimonio o nacimiento de cada hijo. A las familias numerosas se les conceden beneficios de distinta ndole, segn la categora de la familia. Se distinguen las siguientes categoras de familias numerosas: Primera categora, de cuatro a seis hijos. Segunda categora, de siete a nueve hijos. Categora de honor, con diez o ms hijos. 9.2.10.- TC2 Inclusin del trabajador en la Relacin Nominal de Trabajadores en el impreso TC2 de las declaraciones mensuales, a efectos de cotizacin por Seguros Sociales. 9.2.11.- IMPRESO DE LA RENTA DE PERSONAS FSICAS Inclusin del trabajador en las relaciones a efectos de las declaraciones trimestrales para el ingreso de cantidades retenidas a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas fsicas. 9.2.12.- PARTE DE ACCIDENTES Tiene la misma aplicacin que los anteriores, pero para los casos en que la baja sea debida a un accidente. 9.2.13.- PARTE DE BAJA POR ENFERMEDAD Es el documento mediante el cual el Instituto Nacional de Previsin justifica que el trabajador est recibiendo asistencia mdica por enfermedad. Para que el trabajador siga percibiendo su retribucin salarial es preciso entregar este documento firmado en la empresa. 9.2.14.- PARTE DE BAJA EN LA EMPRESA En caso de que el trabajador cese en la empresa, parte de baja en la Seguridad Social y liquidacin con el trabajador de los derechos pendientes, estableciendo la cuenta de finiquito.
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9.2.15.- LIQUIDACIN DE LOS SEGUROS SOCIALES Es una de las obligaciones que tiene la empresa, respecto a todas las empresas que trabajan en la misma. Las liquidaciones de los seguros sociales se realizan en los impresos que a este fin facilita el Instituto Nacional de Previsin, cuyos conceptos bsicos son los siguientes: Bases de cotizacin.- Est constituida por la remuneracin total que tenga derecho a percibir el trabajador, o la que perciba realmente, si sta es superior, y en base al trabajo que realiza. La Base de cotizacin, excepto para accidentes de trabajo, se divide en dos partes: Base tarifada.- Depende el grupo de tarifa a que el trabajador est asimilado, segn su categora profesional. Base complementaria individual.- Es la diferencia entre la cuanta total de las remuneraciones (excepto horas extraordinarias) y el importe de su correspondiente base tarifada.
Base para accidentes de trabajo.- Es la constituida por remuneracin total computable que perciba el trabajador, incluyendo las cantidades que correspondan a horas extraordinarias. 9.2.16.- OTROS DOCUMENTOS Libros de inspeccin nacional de trabajo (libro de visitas) Autorizacin de apertura del centro de trabajo. Pliza de seguro de accidentes Calendario laboral y cuadro horario, autorizado por la inspeccin de Trabajo.
9.3.- DOCUMENTOS DE RGIMEN INTERNO

La informacin puede ir dirigida de los niveles jerrquicos a los empleados u obreros, en forma de rdenes e instrucciones, y en boletines o notas de carcter informativo. Cuando la informacin se dirige en sentido contrario, es decir, de abajo hacia arriba, suele tener como objeto el informar de los resultados de algn trabajo, comunicar cualquier anomala o circunstancia especial surgida, etc.., o bien sealar el fin del trabajo o los resultados obtenidos en el mismo, en cuyo caso se tratar de informes o partes de trabajo. Existe otro tipo de informacin o comunicacin, llamada horizontal, que es la que se intercambian entre los diferentes departamentos o secciones de la empresa. Todas estas relaciones crean un elevado nmero de documentos, que sern especficos de cada empresa 9.3.1.- ORDENES E INSTRUCCIONES Son informaciones para ejecutar, y como decamos anteriormente, provienen de la parte directiva, y dirigidas a otros niveles inferiores de la empresa.
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Estas rdenes e instrucciones pueden ser verbales o escritas, y vendrn determinadas por los documentos bsicos de la empresa, entre los que figuran: Acta de constitucin Estatutos Reglamento de rgimen interior Organigrama de la empresa Informes de personal Documentos de explotacin Documentos Tcnicos Memoria Resultados de ejercicios Balances Estadsticas, etc..
Los medios por los que se transmiten estas rdenes pueden ser mediante: Circulares Comunicaciones Planes de trabajo o de produccin
Los datos ms generales que figuran en estas comunicaciones son: Identificacin de quien la enva Destinatario Objeto Fecha o plazo de ejecucin Medios de actuacin Ayudas complementarias Grficos de ejecucin, etc..
9.3.2.- INFORMES Los informes constituyen uno de los medios por los que los empleados u obreros se comunican con los niveles jerrquicos superiores, aunque no es su nico objeto. Se denomina informe a la exposicin detallada de un hecho o conjunto de hechos, cuyas circunstancias especiales los relaciona entre s. Debern ser redactados en forma breve, clara y precisa, haciendo resaltar su principal objetivo y utilizando, si fuera preciso, grficos, coeficientes...., o cualquier otro dato que se juzgue conveniente. 9.3.3.- DOCUMENTOS ENTRE DEPARTAMENTOS Pueden ser muy variados, segn la funcin de cada uno de ellos dentro de la empresa. Los documentos del departamento de ventas y de personal son la base de la informacin que pueden aportar unos departamentos a otros. A ttulo orientativo, sealamos algunos de los documentos que pueden utilizarse en un departamento de produccin:
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Orden de trabajo Hoja de instrucciones Plan de trabajo Hojas de control tcnico Hojas de inspeccin de calidad Vales de materiales Partes de trabajo Notas de funcionamiento de la maquinaria Notas de entrega a almacn Mediciones de obra Partes de produccin
9.4.- DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LOS ORGANISMOS OFICIALES

Las relaciones entre las empresas y los organismos oficiales son constantes y por ello dan origen a una copiosa documentacin, de la que vamos a tratar a grandes rasgos. Creacin de la Empresa.- Si se trata de una sociedad, debe procederse a su constitucin mediante escritura pblica, otorgada ante Notario. Esta escritura debe inscribirse en el Registro Mercantil. Hacienda.- Debe cursarse el alta en la Licenciatura Fiscal de Actividades Comerciales e Industriales. En caso de tratarse de una sociedad, deber pedirse la inscripcin en el Registro de Sociedades solicitando tambin la tarjeta o nmero de Identificacin Fiscal. Adems, la escritura de constitucin deber presentarse para el pago del Impuesto de transmisiones patrimoniales y Actos Jurdicos Documentados. Trabajo.- Debe solicitarse el permiso de apertura a la Delegacin de Trabajo. Alta de la empresa en el I.N.S.S. .- A efectos de la Seguridad Social. Adems, la empresa deber proveerse del libro de matrcula y el libro de visita de la Inspeccin de trabajo. Deber cumplir las disposiciones que le afecten sobre Delegados de persona, Comits de Empresa, convenios colectivos, economatos laborales, comedores, servicios mdicos, seguridad e higiene, etc.. Ayuntamiento.- Licencia de apertura. Alta en el Impuesto de Radicacin .- Si la empresa se establece en una localidad que lo tenga establecido. Rtulos, escaparates, etc.. Juzgado Municipal.- Legalizacin de los libros de contabilidad. Registro mercantil.- Inscripcin obligatoria si se trata de una sociedad. Inscripcin voluntaria en caso de tratarse de una persona fsica. Industria.- En caso de tratarse de una empresa industrial, es necesario contar con el previo
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permiso del Ministerio de Industria, que igualmente interviene en la puesta en marcha. Otros Ministerios.- Segn la clase de actividades, pueden ser necesarios permisos de otros ministerios. Por ejemplo, una empresa editorial necesita autorizacin del Ministerio de Cultura; si se trata de un centro docente, lo necesita del Ministerio de Educacin, etc.. Durante la poca de su funcionamiento, la relacin con los organismos oficiales son muy frecuentes y podemos citar: Hacienda.- Declaraciones de impuestos, como son el Impuesto sobre Sociedades o el impuesto sobre Renta de las Personas fsicas segn se trate, respectivamente, de una sociedad o de un empresario individual; declaraciones para el impuesto General sobre el Trfico de las Empresas, Impuestos sobre el Lujo, de retenciones a cuenta del Impuesto sobre la renta de las Personas Fsicas, etc... Comercio.- Para las operaciones comerciales de importacin y exportacin, etc.. Instituto Nacional de la Seguridad Social.- Declaraciones mensuales de la Seguridad Social. Si hay modificaciones importantes en la empresa, traslado de la misma, etc.. suelen ser necesarios unos trmites en el Ayuntamiento, Hacienda, Trabajo, Industria y otros ministerios muy parecidos a los que motiva la apertura del negocio. El cese de la actividad tambin requiere unos trmites, entre los que podemos indicar: Trabajo.- Permiso o autorizacin de cierre. Hacienda.- Baja en la Licencia Fiscal del Impuesto Industrial. Baja en su caso, en el Registro o Indice de Sociedades, en cuyo caso, igualmente deber presentarle para su liquidacin por el impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurdicos Documentados, la correspondiente escritura de disolucin. Ayuntamiento.- Baja para los arbitrios que se pagaban. Registro mercantil.- Inscripcin de la escritura de disolucin. Otros Ministerios.- Baja en los que haban otorgado los correspondientes permisos de apertura. Instituto Nacional de la Seguridad Social.- Baja en la Seguridad Social. Muchos de los trmites anteriores, tanto en la creacin de la empresa, como durante su funcionamiento y cese, se realizan documentalmente mediante impresos en modelo oficial que facilitan los distintos organismos. La empresa debe rellenarlos ajustndose lgicamente, a los datos que en tales impresos se solicitan. Para los trmites en los que no existen modelos oficiales de impresos y para otras comunicaciones con los organismos pblicos se utilizan, con mucha frecuencia, los oficios, las instancias y los certificados. Los oficios son comunicaciones escritas utilizadas por los organismos pblicos para comunicarse entre s o con los particulares. Tambin suelen usarlos los particulares para comunicarse con los organismos pblicos, si bien tales comunicaciones se hacen muchas veces en forma de cartas normales. Las instancias son documentos mediante los cuales se solicita algo de una autoridad u
94 Este manual ha sido desarrollado por el departamento tcnico de DELTA PC.
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organismos. Los certificados son unos documentos mediante los cuales la persona que los expide da fe de algn hecho, circunstancia, etc.. Estos tres tipos de documentos tienen una forma especial de presentacin y redaccin, pero la explicacin de la misma corresponde a las Tcnicas de Comunicacin.
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CAPTULO 10 DOCUMENTACIN EN LAS EMPRESAS
10.1.- LA DOCUMENTACIN EN LAS EMPRESAS

La documentacin es vital para cualquier tipo de empresas independientemente de su tamao y de la actividad que desarrolle. La informacin bajo forma documental (fichas de clientes, de proveedores, de productos, notas de pedido, contratos de compraventa, facturas, etc..) o de procesos verbales (comunicaciones telefnicas, reuniones de trabajo, etc..) genera actividad en una empresa. No existe un buen sistema de documentacin vlido para todas las empresas, ya que cada una adoptar el que ms le convenga de acuerdo con sus necesidades. A la documentacin se le aplicar el siguiente proceso documentario: 1.- Registro de los documentos. 2.- Anlisis detallado del documento. 3.- Clasificacin del documento. 4.- Archivo o destruccin del documento. Una documentacin tiene vida si es convenientemente utilizada, es decir, si los posibles usuarios pueden conocer su existencia y apreciar la informacin que contiene. Un documento slo es utilizable si tiene verdadero valor, si los datos que nos proporciona son exactos y si los conocimientos que contiene son vlidos.
10.2.- LOS LIBROS DE REGISTRO

Determinadas operaciones en la empresa se deben constatar o anotar en los libros de registro con el fin de que esta informacin sirva para el control diario de cada operacin y como previsin futura. Estos libros de registro los utilizan las empresas por que lo ordenan las leyes, como el Cdigo de Comercio, la legislacin fiscal o cualquier otra disposicin, o porque voluntariamente la empresa considera que cierta informacin debe anotarse en los libros de registro. Por tanto, estos libros se pueden clasificar en: A.- Libros de registro obligatorios.
96 Este manual ha sido desarrollado por el departamento tcnico de DELTA PC.
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B.- Libros de registro voluntarios. El artculo 27 del Cdigo de comercio dice: Los empresarios presentarn los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio. En este registro antes de la utilizacin de los libros pondrn en el primer folio de cada uno diligencia del n de folios que tuviere el libro y, en todas la hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio, tendr pleno valor la legalizacin efectuada por el Registro de origen. Ser vlida, sin embargo, la realizacin de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idneo sobre hojas que despus habrn de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios. stos sern legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En cuanto al libro de actas, se estar a lo dispuesto en el reglamento del Registro Mercantil. Los documentos relativos a las operaciones a que se refieren los artculos 84 (apartado 1, nmero 2) y 85 de la ley del I.V.A., debern ser anotados en este libro registro con la debida separacin, reflejando exactamente: el nmero, fecha, proveedor, naturaleza de la operacin, base imponible, tipo impositivo y cuota. Ser vlida la realizacin de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idneo, sobre hojas separadas; stas habrn de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar el libro registro.
N FECHA DESTINATARIO Nombre N.I.F. BASE IMPONIBLE Tipo I.V.A. Cuota Recargo de Equivalencia Tipo Cuota TOTAL FACTURA
LIBRO REGISTRO DE FACTURAS RECIBIDAS Los sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Aadido debern numerar correlativamente todas las facturas y documentos de aduanas correspondientes: A los bienes adquiridos o importados A los servicios recibidos en el ejercicio de su actividad empresarial o profesional.
Se deben anotar, correlativamente, una por una todas las facturas y documentos de aduana recibidos por la empresa, as como las facturas o documentos expedidos en los casos de autoconsumo y en los casos que se indican en los artculos 84 y 85 de la ley del I.V.A. Sern numerados correlativamente estos documentos por orden de recepcin. En el libro se indicar: el nmero de recepcin, la fecha, el nombre y apellidos o razn social del expedidor, la base imponible y, en su caso, el tipo impositivo y la cuota. Igual que en el caso anterior, se podr hacer una anotacin por un conjunto de facturas, siempre que se reciban en la misma fecha y que cada factura no supere el importe de 75.000 pesetas. El conjunto de la anotacin no puede exceder, incluido el I.V.A., de 375.000 pesetas. En el libro registro se harn constar los nmeros de las facturas recibidas asignados por el destinatario, la suma global de la base imponible y la cuota impositiva global.
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Captulo 10
Los sujetos pasivos podrn anotar una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos. Ser vlida la realizacin de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idneo, sobre hojas separadas; stas habrn de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar el libro registro.
N FECHA EXPEDIDOR Nombre N.I.F. BASE IMPONIBLE Tipo I.V.A. Cuota Recargo de Equivalencia Tipo Cuota TOTAL FACTURA
LIBRO REGISTRO DE BIENES DE INVERSIN Slo es obligatorio para los sujetos pasivos a los que sea de aplicacin la regla de prorrata y que tengan que practicar la regularizacin de las deducciones por bienes de inversin. Se anotan de forma individual los bienes adquiridos por el sujeto pasivo calificados como de inversin, segn lo dispuesto en el artculo 108 de la Ley del IVA. Se anotarn los datos precisos para identificar las facturas y documentos de aduanas correspondientes a cada uno de los bienes de inversin correspondientes. Se anotar la referencia precisa del asiento del libro registro de facturas emitidas que recoge dicha entrega, as como la regularizacin de la deduccin efectuada con motivo de la misma. Ser vlida la realizacin de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idneo, sobre hojas separadas, stas habrn de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar el libro registro. LIBRO REGISTRO DE DETERMINADAS OPERACIONES INTRACOMUNITARIAS Para algunas operaciones intracomunitarias es necesaria la cumplimentacin del libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias. En l es preciso recoger los movimientos de materiales, las revisiones y recepciones de ejecuciones de obra consecuencia de los mismos, y tambin las transferencias de bienes entre distintos Estados miembros. En este libro deben constar: la operacin y la fecha; la descripcin de los bienes objeto e la operacin con referencia a su factura de adquisicin o ttulo de posesin; datos del destinatario o del remitente; hay que indicar el nmero de identificacin a efectos del I.V.A., razn social y domicilio, Estado miembro de origen o destino de los bienes, y plazo que, en su caso, se haya fijado para la realizacin de las operaciones mencionadas.
10.3.- LIBROS DE REGISTRO VOLUNARIOS

Son aquellos libros que llevan las empresas voluntariamente sin que le obliguen las leyes y, por tanto, sin que sea obligatoria su legalizacin. El formato de cada uno de ellos depende de las necesidades de cada empresa. Seguidamente se presentan los libros de registro voluntarios que habitualmente se confeccionan en las empresas.
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Captulo 10
LIBROS VOLUNTARIOS
Libro auxiliar de clientes Libro auxiliar de proveedores Libro auxiliar de caja Libro auxiliar de bancos Libro registro de efectos comerciales a cobrar Libro registro de efectos comerciales a pagar Libro registro de entrada de correspondencia Libro registro de salida de correspondencia Libro registro de fax
Libro auxiliar de clientes. En l se crean tantas fichas como clientes tenga la empresa. En estas fichas se registran las ventas o servicios prestados, y los pagos que el cliente realice. Libro auxiliar de proveedores. En este libro se crean tantas fichas como proveedores tenga la empresa. En ellas se registran las compras o servicios prestados, y los pagos que se hagan al proveedor. Libro auxiliar de caja. En este libro se registran los cobros y pagos que se realizan en efectivo. FECHA CONCEPTOS COBROS PAGOS SALDO
Libro auxiliar de bancos. En este libro se registran las operaciones que se realizan con las entidades bancarias. Se abrir una ficha por cada entidad bancaria, y si hay distintas cuentas con la misma entidad, se abrir una ficha por cada cuenta.
Entidad Bancaria: Tipo de cuenta: Nmero FECHA CONCEPTOS COBROS PAGOS SALDO Deudor Acreedor
Libro registro de efectos comerciales a cobrar. En este libro se anotan las letras de cambio que se extienden a cargo de los clientes, y todas las que se endosan a nuestro favor. Se indicarn todos los datos que figuren en las letras.
Fecha L. Librado Plaza Importe Fecha Aceptacin Vto. A la orden de Domicilio Pago Fecha dto. Observaciones
N L.
Libro registro de efectos comerciales a pagar. En este libro se anotan los datos de las letras de cambio que los proveedores hayan anunciado a la empresa.
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Su funcin principal es la de controlar las fechas en que se tienen que realizar los pagos de las letras, y las cantidades que hay que pagar, con el fin de hacer la provisin de fondos y poder pagar las letras de vencimiento.
N L. Fecha L. Librador Plaza Importe Fecha Aceptacin Vto. A la orden de Domicilio Pago Observaciones
Libro registro de entrada de correspondencia. La correspondencia que se recibe en la empresa y que no va dirigida a una persona determinada se abre y, una vez estampado el sello de registro y numerada correlativamente por orden de recepcin, se anota en el libro registro de entrada de correspondencia. Posteriormente, esta documentacin se enva a los departamentos correspondientes. Esta operacin de registro se realiza en un servicio comn a toda la empresa salvo que ste no lo haya, lo que dara lugar a que este registro se realizase en cada uno de los departamentos o secciones.
N. Fecha Procedencia Remitente Clase de Documento Contenido Observaciones
Libro registro de salida de correspondencia. La documentacin o correspondencia que salga de la empresa debe quedar anotada en el libro registro de salida de correspondencia, siguiendo el mismo proceso que para la entrada: se estampa el sello de registro, se numera por orden de salida y se anota en el libro registro.
Clase de Documento
N.
Fecha
Destino
Destinatario
Contenido
Observaciones
Libro registro de entrada-salida de fax. Debido a que el fax se utiliza con mucha frecuencia, tambin es conveniente anotar las entradas y salidas de fax en sus libros correspondientes, siguiendo el mismo proceso que con la correspondencia. LIBRO DE ENTRADA
N Fecha Procedencia Remitente Contenido Observaciones
LIBRO DE SALIDA
N Fecha Destino Destinatario Contenido Observaciones
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Captulo 10
10.4.- EL ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN

Los documentos se conservan porque la informacin que contienen le interesa a la empresa, o porque existe una normativa legal que as lo exige. En las operaciones de compraventa surge una serie de documentos que hay que conservar, porque constituyen parte de la memoria de la empresa. Adems, el artculo 30 del Cdigo de Comercio dice: Los comerciantes conservarn los libros, correspondencia, documentacin y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis aos, a partir del ltimo asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el prrafo anterior y, si hubiese fallecido, recaer sobre sus herederos. En caso de disolucin de sociedades, sern sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho prrafo. Hay documentos que se conservan permanentemente, y otros los seis aos que determina el Cdigo de Comercio. Esta documentacin generada se archiva para poder consultar posteriormente la informacin que contiene. El archivo permite conservar en buen estado la documentacin y perfectamente clasificada para reducir al mnimo tiempo de bsqueda de cualquier documento.
Clases de archivos
Los documentos que se generan como consecuencia de las operaciones de compraventa se conservarn en los archivos. Los archivos se pueden clasificar en: Individual o personal. Es el que maneja un empleado, y en l guarda la documentacin relacionada con su puesto de trabajo. De departamento o de seccin. Es el que est situado en el departamento para que todos sus miembros puedan acceder a la informacin que en l se conserva. General o central. Es en el que se guardan los documentos de toda la empresa. Este tipo de archivo se suele tener en empresas pequeas, debido a que el nmero de documentos que se genera y que hay que conservar no es muy elevado. Definitivo. Es en el que se guardan los documentos que no se manejan diariamente, pero que hay que conservarlos porque lo exige la ley o porque la empresa le interesa conservarlos para hacer alguna consulta.
Sistemas de Clasificacin
Se pueden seguir varios sistemas de clasificacin para organizar los documentos dentro del archivo: Alfabtico. Se ordenan los documentos por orden alfabtico de los apellidos, nombres o razn social. Numrico. Se ordenan los documentos por el nmero asignado, correlativamente. Cronolgico. Se ordenan los documentos por la fecha. Geogrfico. Se ordenan los documentos por la localizacin geogrfica. Por materias. Se ordenan los documentos por temas, asuntos o materias. Sistema mixto. Se combinan los sistemas de clasificacin anteriores.
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Proceso de Archivo
Este proceso contiene las siguientes fases: Agrupar los documentos con caractersticas o funciones comunes. Anotar en cada documento las referencias que corresponden segn el sistema de clasificacin elegido. Confeccionar un listado de los documentos archivados indicando el lugar donde se guardan. Colocar los documentos en el archivo correspondiente.
10.5.- LA INFORMATICA APLICADA A LA ORGANIZACIN DE LA DOCUMENTACIN

El soporte papel en que se encuentra mucha de la informacin no puede ser eliminado en su totalidad. La aparicin de nuevas tecnologas y herramientas han dado lugar a la automatizacin de los procesos administrativos. El mayor avance se ha dado en el tratamiento de la informacin soportada en papel, como textos mecanografiados, imgenes fotogrficas, grficas, dibujos e, incluso, en la grabacin de la voz. Los nuevos software y hardware que aparecen para el tratamiento de la imagen suponen una revolucin en el tratamiento de la informacin; adems, estos productos pueden adaptarse a las necesidades especficas de cada empresa. Hay que destacar las bases de datos por su repercusin en al automatizacin de los procesos administrativos y que, junto con las tcnicas de imagen, permite dar soluciones integradas al tratamiento de la informacin en soporte papel. Tambin se debe considerar las redes locales que permiten una nueva concepcin de la informtica departamental mucho ms flexibles. Otro avance es la hoja electrnica con posibilidad de realizar grficos integrados. La aparicin de herramientas que permiten la realizacin de anotaciones electrnicas y la firma de forma electrnica. En cuanto a la transmisin de la informacin con los nuevos productos de correo electrnico, se puede trabajar con diferentes usuarios de gran parte de nuestra geografa. Todos estos avances han conseguido eliminar gran parte del soporte papel de la empresa y, por tanto, reducir el espacio destinado a los archivos. Las tcnicas de la imagen automatizan el almacenamiento, bsqueda, acceso y seleccin y edicin de la informacin almacenada en papel. La informacin que est en los documentos debe ser capturada y digitalizada, posteriormente se debe identificar esta informacin capturada. Estas operaciones se realizan con ayuda del software y de herramientas especializadas.
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Captulo 10
Las bases de datos

Se han desarrollado herramientas denominadas sistemas de gestin e bases de datos. En la automatizacin de los procesos se persigue, adems de mejorar la productividad y el servicio al cliente, el uso por toda la empresa de informaciones coherentes y no redundantes.
Las redes de rea locales

Las redes de rea locales es uno de los componentes en la automatizacin de los procesos administrativos a travs de la arquitectura cliente/proveedor. La posibilidad de integrar a los numerosos PC diseminados por toda la empresa en una red local evita grandes problemas y rentabiliza la inversin realizada, y evita que cada individuo cree sus propias informaciones redundantes con as de sus compaeros de departamento a travs de copias interminables y casi imposibles de mantener al da sobre soportes de disquetes. La arquitectura cliente/proveedor permite la interconexin de todos los PC tanto locales como remotos, a travs de la interconexin de redes locales. Sus dos componentes ms significativos son los servidores de red y los nuevos y potentes sistemas operativos.
El CD-ROM
El CD-ROM (Compact Disk Only Memory) es un derivado de la tecnologa del compac disk audio. El registro de los datos en el disco se efecta en forma digital, es decir, en forma binaria. Es posible almacenar 600 millones de caracteres o el equivalente a 200.000 pginas de texto impreso.
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Apndice I
APNDICE I CORRESPONDENCIA AUTOMTICA

1.- INTRODUCCIN
Para la confeccin de las diversas cartas comerciales al uso, se emplean una serie de frases hechas de dominio pblico y de empleo habitual. Existen diccionarios de frases o prrafos de los ms diversos asuntos que se emplean de un modo automtico (de ah el nombre de correspondencia automtica) y que pueden ser consultados por el personal administrativo encargado del correo. Este tipo de actuacin ha recibido duras crticas por su despersonalizacin y por su falta de originalidad pero presenta una ventaja indudable: la velocidad de respuesta que le hace imprescindible cuando el nmero de cartas a responder es importante. Normalmente estas frases se clasifican en: -Prrafos de introduccin -Prrafos del cuerpo -Parrafos finales
2.- PARRAFOS DE INTRODUCCIN

INTRODUCCIN Les confirmamos nuestra carta... En relacin con su carta del... Confirmamos nuestra circular del... Me permito llamar su atencin sobre... Segn lo convenido... INTRODUCCIN Y ACUSE DE RECIBO ACUSE DE RECIBO Le rogamos acuse recibo de... Le agradeceramos nos remitiese el contrato a la mayor brevedad posible... Su proposicin debe hacerla, como le indicamos, en el plazo ms breve... Le agradecera me acuse recibo de... Srvase acusar recibo de... Acusamos recibo de... Quiero informarles de... Segn su carta recibida hoy... De acuerdo con lo que manifiesta en su carta de... Recibimos su carta...
LLAMADAS DE ATENCIN Le informamos de... Ponemos en su conocimiento... Como confirmacin a nuestra carta de... Llamo su atencin sobre... Nos es grato comunicarles...
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Apndice I
3.- PARRAFOS DEL CUERPO DE LA CARTA

ACEPTACIN DE CONDICIONES De acuerdo en calidad y precio, esperamos nos sirva los tipos indicados... Nuestro inters en mantener buenas relaciones, nos obliga a aceptar sus condiciones... Recibo su carta, y estoy de acuerdo con las condiciones expresas, por lo que espero su envo... Aceptamos su condiciones... Analizadas sus condiciones las consideramos adecuadas...
ADVERTENCIAS Contamos de antemano con que emplear... Siento tener que comunicarles... Les rogamos presten gran atencin... Nos vemos en la necesidad de advertirles... Le recordamos nuestras condiciones...
AGRADECIMIENTO Le agradecemos sinceramente... Anticipadamente le damos las gracias... Le agradecemos la confianza... Aprovechamos la ocasin para darle las gracias y... Muy agradecidos a su atencin, le saludamos...
ALZAS DE PRECIOS Como los precios se mantienen firmes, aunque con tendencia al alza, nos resulta imposible disminuirlos... Los precios hasta ahora sealados de..., han sufrido una ligera modificacin. Les informamos del alza de precios... Cotizados los artculos que se indican a los precios de... nos vemos obligados... Ante el aumento generalizado de los precios de las materias primas...
ANUNCIOS DE CARGO Y ABONO APREMIOS En caso de no ser abonada esta cantidad de... en el plazo de... tendremos que proceder a consecuencia... Tomo buena nota de sus observaciones... Le concedemos un plazo hasta el... Si el da... no hemos obtenido respuesta... En este caso nos vemos obligados a... Con fecha de hoy abonamos en su cuenta el importe de gastos del da 12 del presente... Le enviamos factura por importe de... Los gneros enviados importan segn detalle a continuacin... Puede girar a n/c por el importe total de la factura para su pago... El importe de esta factura se eleva a ...
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Apndice I
ASUNTOS POCO AGRADABLES Lamento tener que decirles... Hemos quedado sorprendidos al saber que... Siento tener que manifestarles... Nos vemos obligados a comunicarles que... Hemos decidido...
BUENOS DESEOS CALIDADES La calidad que ofrece no es la que nosotros deseamos... Espero que me enve la calidad demandada y no otra... Examinando su artculo, no responde en calidad a lo pedido... Satisfecho de esa calidad, puede servirme lo ofrecido... Nuestros tcnicos examinaron el artculo, y la calidad es inferior... Sinceramente les deseamos... Les deseamos un gran xito en sus gestiones... Con el firme deseo de atenderle... Nos gustara contar con usted entre nuestras relaciones comerciales... Con nuestros deseos de que lleve a cabo y con xito lo propuesto...
CONDICIONES PUNTUALIZACIN Sin dificultad le serviremos lo que seala en sus rdenes siempre que... Nos parece necesario hacerle constar que si usted... Debemos consignar previamente una condicin... Es nuestra costumbre exigir pagos mensuales... Las condiciones que nos pide slo sera posible concedrselas sobre la base...
CONFIRMACIONES CORTESIA Le agradeceramos que tuviese en cuenta... Nos disponemos a contestarle... Queremos facilitar su tarea y... Agradeceramos mucho... Nos permitimos solicitar su apoyo. Esperamos su confirmacin antes del... Si puede confirmarnos los precios de... estudiaremos... Confirmo las condiciones y predios dados esta maana... Confirmo ni conversacin telefnica... El precio indicado anteriormente con reservas, regir desde el da...
DESCONTENTO 106
Les rogamos se ajusten a las condiciones que aceptaron... Nos resulta desagradable tener que recordarles que... No llegamos a comprender las razones de... Esperamos que reconozca lo fundado de nuestras reclamaciones...
Apndice I
DESCUENTOS Concedemos a nuestros clientes un descuento del... Teniendo en cuenta la importancia de mi pedido, espero el conveniente descuento... Por pago al contado efectuamos un descuento del... Podemos concederle un descuento del... por 100 si paga la factura dentro de diez das... No entra en nuestras normas la concesin de descuentos...
DETALLES, SOLICITUD DIFICULTAD Ninguna fbrica produce este artculo ajustado a las medidas que ustedes indican... Esperbamos poder despachar su envo por... pero han quedado suspendidas las facturaciones... Por causas ajenas a nuestra voluntad, nos es imposible... No podemos atender su demanda... Ante la imposibilidad material de... Sera interesante saber... La carta de ustedes no menciona los detalles sobre... Les agradeceramos nos diesen detalles ms precisos de... He podido obtener los datos que peda en su carta de... Completo hoy las informaciones que le comuniqu el...
DISCONFORMIDAD EMBALAJES ENVIOS Con fecha de hoy, tenemos el gusto de comunicarles que les remitimos... Le remitimos taln... Por correo, y certificado, con sobretasa de urgente, le remitimos... Nos complacemos en anunciarles nuestro envo , de... Les incluyo las ltimas cotizaciones sobre los gneros... El embalaje lo facturamos a precio de coste... El embalaje es gratuito para todo envo que sobrepase los... Kilos... Los gneros llegaron deficientemente embalados. El embalaje dejaba mucho que desear, segn le comunicamos en nuestra carta... El importe del embalaje es a cargo del comprador... Debo manifestarles que sus precios no resultan tan ventajosos como... Le agradeceremos acepte, en parte, nuestra argumentacin... La justificacin que hace del aumento de los precios de... no me parece suficiente... No estaramos dispuestos a la aceptacin de unas condiciones que no son las de costumbre... Quiero comunicarle que las razones que aduce para justificar el aumento de esas partidas no me parecen convincentes...
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Apndice I
ESPERANZA EXCUSAS Esperamos que disculpar dicha omisin... Le presento excusar por el error cometido en nuestra carta del... Le rogamos excuse el error, debido... Nos excusamos del pequeo retraso en la entrega de sus pedidos... Pese a nuestra voluntad, no hemos podido atender a su demanda... En espera de un prximo pedido... Esperamos su respuesta... Esperamos que nuestra peticin sea atendida... Esperamos sus noticias y nos... Le agradeceramos nos respondiese...
EXPLICACIONES Y EXCUSAS La equivocacin a que dio lugar el cambio de los gneros... El hecho de que la demanda haya excedido a la produccin es el motivo que ha originado estos retrasos... Una avera en la fbrica nos ha obligado a disminuir nuestra produccin... Siento mucho lo ocurrido... Su reclamacin nos parece muy justificada...
EXPRESION DE NEGATIVAS No podemos aceptar... Nos resulta imposible... No obstante el inters que nuestras buenas relaciones... En la situacin actual es imposible... Lamentamos informarle de...
FLACTUACIONES DE MERCADO GARANTIAS Haremos todo lo necesario... La mercanca que les enviamos se ajusta a las muestras que han recibido... Nos comprometemos a entregarles los gneros en la fecha indicada... Todos nuestros artculos se entregan con certificados de garantas... Es preciso que pueda garantizar la entrega en la fecha indicada... El precio de... se mantiene, pero todo hace presumir que subir... Toda suposicin sobre los precios de... Las dificultades de la exportacin... El exceso de oferta hace... La ilimitado del producto obliga...
INSTRUCCIONES, REMITIR 108
Les rogamos embalen convenientemente los... Es necesario que el producto que me enve sea siempre de primera calidad... Tenga en cuenta su envo...
Apndice I
Le recordamos las condiciones... Remtanos el material en las siguientes condiciones...
IRREGULARIDADES Nos ha sorprendido lo que nos comunica... Nos ha disgustado profundamente que... Acabamos de comprobar peso y calidad de los artculos que integraban su ltima remesa... Su continua demora en los pagos nos produce verdaderos perjuicios... Siento mucho tener que notificarle que...
MODIFICACIONES NEGATIVAS OFERTAS En espera de serles siempre til... Aprovechando esta oportunidad ofrecemos... Asegurndole que su pedido merecer toda nuestra atencin... En espera de sus noticias... Con la seguridad de que atendern nuestro ofrecimiento... Nunca puede imaginarme que... Nuestro deseo sera concederle el crdito que nos pide, pero... No es nuestra costumbre... Jamas podremos... Es imposible que... Le advertimos que este artculo dejar muy pronto de ser fabricado y que ser sustituido por... Renunciamos a... y le rogamos nos enve... Le rogamos tome nota de las modificaciones que introducimos en nuestro ltimo pedido... Deseamos saber si accedera a modificar... No nos es posible aceptar la modificacin que propone...
PEDIDO ACEPTACION Recibimos su pedido de..., por lo que quedamos reconocidos... Esperamos quedar satisfecho con nuestro envo... Estamos seguros de satisfacer sus deseos al cumplimentar su pedido del... Le agradeceremos su pedido del..., que esperamos servir antes del... Nuestro comisionado don...., nos enva su pedido de...
PEDIDO, ANULACION Circunstancias imprevistas nos obligan a anular el pedido... Le ruego anule mi pedido de..., en vista del retraso en su envo... Deseara comprendiese los motivos de mi decisin obligada y que acepte la anulacin de mi pedido... Formalizado mi pedido en..., y como no ha llegado an, no obstante el plazo transcurrido, deseo que lo anule...
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Apndice I
Revisadas las existencias, hemos podido comprobar que son suficientes, por lo que le ruego anule...
PEDIDOS, DENEGACION Acusamos recibo de su pedido, que agradecemos, pero... Acusamos recibo de su importante pedido. Agotadas por una excesiva demanda, todas nuestras existencias, lamentamos... Como quiera que no existen en nuestro fondo los artculos que pide... No poseemos existencias de los productos que solicita...
PEDIDOS, FORMULACION Le ruego me enven los artculos siguientes... Envenme los artculos siguientes... Con fecha de hoy le envo el siguiente pedido... Conocidas sus condiciones y los precios, le ruego me enven... Recibida su oferta, le rogamos nos enve...
PEDIDOS Y PRECISON DE DETALLES PORTES PROMESAS PROTESTA Sus alegaciones no tienen fundamento... El mal entendido que se produjo tiene origen en la falta de precisin por su parte... Sin duda estn ustedes en un error... Deseamos encontrar una solucin inmediata a las diferencias que nos separan... Las condiciones que pretende fijar son inaceptables... Renunciamos a comprar si no puede ofrecernos mejores condiciones... Si pudiese hacernos una rebaja de... aceptaramos su proposicin... Podramos ofrecerle mejores condiciones se el total de su pedido se elevase a... Hemos estudiado su proposicin del... Se anuncia un alza de las materias primas. En estas condiciones, no nos es posible concederles rebaja alguna... Lamentamos el error cometido en nuestra factura; convenido los portes son de nuestra cuenta... Creemos que los portes deben ser a cargo de ustedes... Estamos extraados de que nos facturen los portes... Creemos que la estimacin de los portes es excesiva... Los portes son siempre a cargo del comprador... Desearamos poder servirle su pedido de... Esperamos sus completas instrucciones sobre el pedido de... Las indicaciones de su pedido no coinciden con las de nuestro catlogo..., Le ruego precise estos datos... Le agradeceremos precise ms estos datos... Le agradeceremos precise ms sus indicaciones sobre su pedido del... Le expediremos los gneros solicitados sin tardanza alguna...
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Apndice I
REBAJAS, SOLICITUD Nos complacera que ustedes pudiesen reducir los precios... En nuestro inters estaba haber hecho ms extensa esta orden , en el caso de que les hubiera sido posible reducir algo los precios... Celebraramos poder obtener un precio... Esperamos que ustedes accedan a nuestra oferta de precios... Les agradeceramos revisen sus condiciones...
RECLAMACIONES REFERENCIAS Le agradeceramos nos facilitase referencias sobre... Con referencia a su anuncio publicado en... Tengo a su disposicin las referencias que usted estime convenientes... Hemos sabido por D... que necesitan... Hemos vendido este artculo... por lo que le ser fcil a usted obtener referencias del mismo... Le advertimos a su tiempo, segn carta... Recibimos su reclamacin por... Lamentamos sinceramente lo ocurrrido... Consideramos injusta su reclamacin... Nos vemos en la necesidad de advertirles ... Les recordamos nuestras condiciones...
RELACIONES, ESTABLECIMIENTOS Por indicacin de nuestro proveedor ... Me permito dirigirme a usted... Quisiera solicitar de usted... Por mediacin de nuestro comn amigo... Nos hemos permitido escribir a usted...
REPARACIONES, OFRECIMIENTOS Srvase cargarnos en cuenta los gastos que este error nuestro le haya originado... Le rogamos nos cargue en cuenta los gastos que este incidente le haya originado... Puede cargarnos el importe de los daos causados... No tenemos inconveniente en abonarle el... Nos ofrecemos pues, para...
REQUERIMIENTO Le ruego no retrase su remesas... Esperamos que tendrn presentes nuestras observaciones... En la confianza de que liquidarn dicha cuenta lo antes posible... Srvase contestarme sobre este particular... Confiamos en que contestarn con rapidez a nuestra oferta...
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Apndice I
RESERVAS Si sus ofertas fuesen aceptadas, podramos... Si estn dispuestos a concedernos el conveniente descuento... Si las condiciones que nos ofrezcan resultan ventajosas... Antes de pasarle el pedido con carcter definitivo, deseo conocer los extremos siguientes... No podemos garantizarles la entrega del pedido en su totalidad...
RUEGOS Y PETICIONES SENTIMIENTO Siento no poder aceptar las condiciones que me propone en su atenta del... Lamentamos el error que nos indica en su carta... Siento no poder responder afirmativamente... Sentimos no poder dar una solucin favorable... Siento verme obligado a... Le suplico no retrase el pedido... Le ruego me enve su tarifa de... Esperamos que nuestra demanda sea favorablemente acogida... Deseamos que nuestra demanda sea atendida... Estamos seguros de que procurarn liquidar la cuenta vencida en el ms breve plazo...
4.- PARRAFOS FINALES

Atentamente le saludan... Atentamente,... Con el placer de saludarles cordialmente... Sin otra cosa de qu tratar; se despide de Vd... Con atentos saludos... Le saluda afectuosamente... Le saluda atentamente... Afectuosamente... Reciba un cordial saludo... Un saludo afectuoso...
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Apndice I
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Apndice II
APNDICE II ABREVIATURAS
1.- ABREVIATURAS.
DELETREO DE PALABRAS
Las palabras de ortografa dudosa (apellidos, etc.), pueden aclararse verbalmente usando las siguientes palabras para designar cada letra. A= Antonio B= Barcelona C= Carmen D= Dolores E= Enrique F= Francia G= Gerona H= Historia I= Ins J= Jos K= Kilo L= Lorenzo Ll= Llobregat M= Madrid N= Navarra = oo O= Oviedo P= Paris Q= Querido R= Ramn S= Sbado T= Tarragona U= Ulises V= Venezuela W= Washington X= Xiquena Y= Yegua Z= Zaragoza
ABREVIATURAS DE TRATAMIENTO
Estas abreviaturas se escriben siempre con la letra mayscula. He aqu las ms importantes. A A.R. AA. AA.RR. A. Bmo. P. D. D. Em Emmo. Exc. Excmo. Fr. H. HH. I., II. Ilmo., Iltmo. M. M. I. Sr. M. P. S. M. R., M. Alteza. alteza real. altezas reales. altezas serenisimas. beato. Beatisimo padre. don. doa eminencia eminentisimo. excelencia. excelentisimo. fray; frey. hermano (religioso) hermanos. ilustre. ilustrisimo madre (religiosa); monsieur (seor) muy ilustre seor muy poderoso seor R. reverencia; reverendo. R. M. reverenda madre. R. P. reverendo padre. R. P. M. reverendo padre nuestro. Rdo., Rvdo. reverendo. Rmo. reverendisimo. RR. reverendos, reverendas. RR. MM. reverendas madres. RR. PP. reverendos padres. Rvda. M. reverenda madre. Rvdmo. reverendisimo. S. san. S. A. su alteza. S. A. I. su alteza imperial. S. A. R. su alteza real. S. A. R. I. su alteza real e imperial. S. A. S. su alteza serenisima. S. B. su beatitud. C. C. R. M. sacra, cesarea, catolica, real majestad. S. C. M. sacra, catolica majestad.
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Apndice II
Rvdo. Mlle. Madres; Mme. Mmes. Mn. Mons. Mr. Mrs. P. PP. S. S. Sermo. Smo. Smo. P. Sr. Sra. Srta. SS. SS. AA. SS. AA. II. SS. AA. RR. SS. MM. Sta. Sto. U., Ud. V.
muy reverendo. mademoiselle (seorita). messieurs. madame (madama, seora). (madamas, seorars). monsen. monseor. mister (seor). mistress (seora). padre (religioso). padres. su seoria. serenisimo. santisimo. santisimo padre. seor. seora. seorita. santos; santisimos. sus altezas. sus altezas ilustrisimas. sus altezas serenisimas. sus majestades. santa. santo. usted. usted (1); venerable.
S.. D. M. S. E. S. Em. S. M. s. M. B. S. M. C. S. S. S. S. V. V. V. V. V. V. V. V. V. V. V. M. F. P. R. M. S. A. A. R. B. E. Em. I. M. P. R. S. S. I.
Vd. Vm. VV.
Su divina Majestad. su excelencia. su eminencia. su majestad. su majestad britanica. su majestad catlica; su majestad cristiana. su majestad fidelisima. santo padre. su real majestad. su santidad. vuestra alteza. vuestra alteza real. vuestra beatitud. vuestra excelencia; vuecenica. vuestra eminencia. vuestra seoria (usia) ilustrisima. vuestra majestad. vuestra paternidad. vuestra reverencia. vueseoria (usia). vueseoria ilustrisima (usia ilustrisima). usted. vuestra merced. ustedes.
ABREVIATURAS COMERCIALES.
A. a. a/ a/c. a/f. alm. atta. b/, btos. B/L c/ c/a. c/1/2. c/1/3. C. A. D. caf, CAF cap. c/c. c. d. c/ en part. aceptada (en letras de cambio). debe a. aceptacin; aviso. a cuenta; a cargo. a favor. almacn. atenta (carta). bultos. Bill of Landing (pliza de embarque). cajas; cuenta. corresponsal acreedor; cuenta abierta. cuenta a medias. cuenta al tercio. Cash Against Documents (pago a la presentacin de los documentos de embarque). Cout, assurance, fret (coste, seguro y flete). capital. cuenta corriente con descuento. cuenta en participacin. C & I. ca., Ca. cje. c/m. c/n. c. c/o. com. comp., Comp. comta. cont. corr. Corret. cta. Cte. ch/ D/ d. d. Desc. D/f. Din. E/ Ef. Ef. A cb. Ef. A rec. Cost & insurance (coste y Seguro). compaa. corretaje. cuenta a mitad. cuenta nueva. cambio. carta orden. comercio; comisin. compaa. comandita. contado. corretaje. cuenta. corriente (mes). cheque. das. dicho da. Descuento. das fecha. Dinero. envo. Efecto. Efectos a cobrar. Efectos a recibir
115
Apndice II
C. & F. c. f. s. cgo.
cost, freight and insurance coste, flete y seguro. cargo.
Efect. f. b., F. B. Fact.
Efectivo. franco bordo. Factura.
116
Apndice II
fas, FAS for, FOR fow. f/s. g/ g/p., g. p. gen. g. v. imp. inv. l/, L/ liq. Ltda. m/ m/a. m/c. m/cc. m/cgo. m/cta. m/e. merc. mercd. m/f. m/fact. m/ fha., m/fh. m/g. m/L. m/o. m/p. m/r. m/t. m/v. m/vta n/ n/a. n/c n/cc. n/cta. n/f. n/g. n/L. n/o.
Free along side (precio de la mercanca puesta en el muelle). Free on rait (precio de la mercanca puesta en vagn). Free on wagon (franco sobre vagn de ferrocarril). fardos. giro. giro postal. genero. gran velocidad. importe. inventario. letra; libranza. liquido. limitada. mi; meses. mi aceptacin. mi cuanta; mi cargo; mi casa. mi cuanta corriente. mi cargo. mi cuanta. mi entrega. mercanca. mercadera. mi favor. mi factura. meses fecha. mi giro. mi letra; mi libranza. mi orden. mi pagar. mi remesa. mi taln. meses vista. mi venta. nuestro, nuestra. nuestra aceptacin. nuestro cargo; nuestra casa; nuestra cuenta. nuestra cuenta corriente. nuestra cuenta. nuestro favor. nuestro giro. nuestra letra; nuestra libranza. nuestra orden.
n/p. n/r. n/t. o/ op. p. p. a., P. A. p. b. p. c/o. p. n. p. o., P. O. p. p. P. S. M. p. v. P. V. M. pag. pagar. p/c. p/cta. pl. r/ R. s/ S. A. S. A. E. s. e. S. en C. s. e. u o. s/a. s/c. s/cc. Sdad. s/f. s/g. s/L. s. m. g. s. m. r. s/n. s/o. s/p. s/r. S. R. L. s/t. t/ v/ v/c. v/d. vencto. v/r. vta.
nuestro pagar. nuestra remesa. nuestro taln; nuestra trata. orden. operacin. protestada (en las letras de cambio). por autorizacin, por ausencia. peso bruto. por cuenta y orden. peso neto. por orden. porte pagado; por poder. por su mandato. pequea velocidad. precio de venta al pblico. por cuenta. por cuenta. plazo. remesa. recib. sobre; segn; su; sus. sociedad annima. sociedad annima espaola. salvo error. sociedad en comandita. salvo error u omisin. su aceptacin. su casa; su cuenta; su cargo. su cuenta corriente sociedad. su favor. su giro. su letra; su libranza. sin mi garanta. sin mi responsabilidad. sin nmero. su orden. su pagar. su remesa. sociedad de responsabilidad limitada. su taln; su trata. taln. valor. valor en cuenta. valor de. vencimiento. valor recibido. venta; vista.
SIGNOS ORTOGRAFICOS. 1. DIACRITICOS

Apndice II
` .. .
Acento agudo Acento grave Acento circunflejo Acento anticircunflejo macron o acento largo espritu spero subconjunto ndice
: espritu suave - virgulilla, circunflejo griego . punto suprascrito diresis _ sobrerraya - subrraya cedilla subndice ` apstrofo
2. AUXILIARES Prrafo Caldern o antigrafo

= igual - guin {} llaves asterisco [...] puntos encorchados / barra // barra doble pleca Pleca doble R responsorio V versculo Cristus cruz cruz doble Copyright flecha punto alto o medio ... lnea de puntos
3. SINTAGMTICOS
3.1. De puntuacin . punto , coma ; punto y coma 3.2. De entonacin exclamacin 3.3. Auxiliares () parntesis [] corchetes - menos : dos puntos ... puntos suspensivos
? Interrogacin
comillas
< > antilambda
118
Apndice II
119

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DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

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CAPTULO 1 PRINCIPIOS GENERALES DE LA REDACCIN COMERCIAL

1.2.- CARACTERSTICAS FUNDAMENTALES DE LA REDACCIN COMERCIAL

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1.2.1.- BREVEDAD Y CONCISION

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1.2.6.- SENTIDO COMUN

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CAPTULO 2 CARTA COMERCIAL

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Industrias Grficas MARKER, s.a

Figura 2.- Localizacin de los mrgenes en una carta comercial

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2.5.- SEGUNDAS Y SUCESIVAS HOJAS

Figura 3.- Especificacin del nombre de la empresa y n de hoja

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SELLO ___________________________________________ _____________________________________

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2.6.- PARTES DE LA CARTA COMERCIAL

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Figura 5.- Ejemplo de carta comercial

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Membrete Fecha Destinatario Saludo Contenido Despedida Antefirma-firma-sello Referencias y anexos

Otras formas de comenzar pueden ser:

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CAPTULO 3 INICIO DE LAS RELACIONES COMERCIALES

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GESTIONES ADMINISTRATIVAS PARA EL INICIO DE RELACIONES COMERCIALES CON PROVEEDORES

Emisin de solicitud de ofertas a proveedores

Estudio comparativo de las ofertas de proveedores

3.2.- SOLICITUD DE OFERTA A PROVEEDORES

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Polgono Industrial Nave 15 32958 Ourense Tfno.:988.453435

Ref. n 365 (3) (4) Ourense, 15 de Febrero ,2001

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3.3.- SELECCIN DE PROVEEDORES

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3.4.- OFERTAS A CLIENTES POTENCIALES

GESTIONES ADMINISTRATIVAS PARA EL INICIO DE RELACIONES COMERCIALES CON CLIENTES

Accin Promocional: Instrumentos Publicitarios

Emisin de ofertas a clientes

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4.2. CLASES DE CONTRATOS

4.3.- CONTRATO DE COMPRAVENTA

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4.4.- MODALIDADES DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA

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(1) PEDIDO N: (4) Fecha: (5)

MANUFACTURAS GONZLEZ N.I.F.:A-34/568974

Polgono Industrial Nave 15 32958 Ourense Tfno.:988.453435

SELLO _______ _

Remitente: Nombre: ___________________________ Domicilio:_Poblacin:____ Bultos Mercanca Kilos

Consignatario: Nombre:_________________________ Domicilio:Poblacin: Concepto

__de _de 19