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MANUAL DO USURIO

SCAD ver: 1.0.1 Sistema de Controle de Adiantamento de Dirias

GTIN GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO

Equipe de Desenvolvimento: Domingos Paulo Ferreira Neto Jadson do Nascimento dos Santos Jos Artur Souza Andrade Johnneth de Sene Fonseca

So Lus MA 2013

Sumrio
1. Objetivo............................................................................................................................................3 1.1 Complementos...........................................................................................................................3 2. Fluxo do Sistema..............................................................................................................................4 2.1 Solicitao de Adiantamento de Dirias Concludo..................................................................4 2.2 Solicitao de Adiantamento de Dirias Pendente....................................................................4 2.3 Solicitao de Adiantamento de Dirias Negado / Cancelado..................................................4 2.4 Prestao de contas....................................................................................................................4 2.5 Retificao de Prestao de Contas ..........................................................................................4 3. Tela de Entrada Login no Sistema.................................................................................................5 4. Conhecendo o Layout das telas........................................................................................................6 5. Menu Geral.......................................................................................................................................8 5.1 Nova Solicitao de Dirias (Menu Geral)................................................................................8 5.2 Listas de Dirias (Menu Geral)..................................................................................................9 5.3 Nova Prestao de Contas (Menu Geral).................................................................................11 6. Menu Administrativo......................................................................................................................13 6.1 Usurios (Menu Administrativo).............................................................................................13 6.1.1 Cadastrando um novo usurio..............................................................................................13 6.2 Contas Bancrias (menu Administrativo)................................................................................15 6.2.1 Cadastrando uma nova conta bancria..................................................................................15 6.3 Alterao de Senha..................................................................................................................16 7. Preenchimento de Nova Solicitao de Dirias .............................................................................17 7.1 Dirias......................................................................................................................................17 7.1.1 Solicitao de Dirias...........................................................................................................17 7.1.1 Campo Finalidade/Motivo Viagem.......................................................................................17 7.1.2 Data Inicial e Final da Viagem..............................................................................................18 7.1.3 Campo Acompanhamento?...................................................................................................18 7.1.4 Campo Tipo de Viagem........................................................................................................18 7.1.5 Campo Detalhamento do Roteiro.........................................................................................18 7.2 Despesas...................................................................................................................................19 7.2.1 Adiantamento de Despesas...................................................................................................19 7.2.2 Transporte.............................................................................................................................19 8. Autorizao de Alocao de Recurso.............................................................................................20 9 Prestaes Contas............................................................................................................................22 9.1 Iniciando Prestao de Contas.................................................................................................22 9.2 Analise da Prestao de Contas...............................................................................................25

1. Objetivo
O Sistema de Controle de Adiantamento de Dirias SCAD - um sistema que tem por finalidade dinamizar as informaes, o controle e acompanhamento de antecipao de valores para custeio de viagens e outros dispndios. A alimentao do sistema com informaes pertinentes a custeio e despesas visa estabelecer critrios para concesso e prestao de contas de adiantamento para viagens realizadas por empregados da Companhia. Por ser um Sistema desenvolvido no ambiente WEB, haver tambm a integrao dos usurios da CAEMA tanto do interior quanto da capital. O SCAD mais um projeto da fbrica de softwares, GTINI Coordenadoria de Inovao e Suporte a Sistemas, onde a chefia da GTINI pretende seguir a linha de modernizao nos processo e recursos da Companhia. O software foi desenvolvido tendo as seguintes caractersticas: reengenharia no processo de solicitao e prestao de contas de dirias, otimizao do tempo em todo o processo; Navegabilidade de fcil acesso e compreenso, atualizao em tempo real dos setores envolvidos, liberdade de acesso a todos os funcionrios para controle de suas dirias, dinamismo eficiente entre o controle dos recursos financeiros. 1.1 Complementos O Sistema foi desenvolvido atentando para os padres estabelecidos na Norma para Concesso de Adiantamento de Viagem - NOR: 01.03/09 RD: 179/2012.

2. Fluxo do Sistema
2.1 Solicitao de Adiantamento de Dirias Concludo

2.2 Solicitao de Adiantamento de Dirias Pendente

2.3 Solicitao de Adiantamento de Dirias Negado / Cancelado

2.4 Prestao de contas

2.5 Retificao de Prestao de Contas

3. Tela de Entrada Login no Sistema

Procedimentos: O usurio dever digitar Usurio e Senha nas caixas de texto e clicar em Entrar. Aparecer a tela principal do Sistema SCAD.

4. Conhecendo o Layout das telas


cone Pgina Principal

Menu de Acesso Usurio atual

Botes de Funo

TELA PRINCIPAL

Usurio Atual Menu de Acesso Botes de Funo

exibe a matrcula e nome do usurio atualmente logado no sistema lista de menus disponveis de acordo com o tipo de usurio (administrador ou usurrio) Dependendo do perfil do usurio sero exibidos botes para funcionalidades atribudas a ele.

Obs.: A sesso de um usurio ir expirar por inatividade em 20 min. Voc ver a seguinte mensagem de aviso nessa situao.

Botes de funo disponveis para perfil Administrador

Botes de funo disponveis para perfil Usurio

Os Botes de Funo so divididos por duas Categorias: Solicitao de Dirias e Prestao de Servios.

Botes ativos esto com fundo verde mugo, e os desabilitados com cinza claro

N de documentos Ativos

5. Menu Geral
Perfil Administrador Perfil Usurio

Atravs do menu GERAL estar disponvel, dependendo do perfil de seu usurio, opes conforme a figura acima. 5.1 Nova Solicitao de Dirias (Menu Geral) Clicando em Nova Solicitao ser exibido formulrio conforme figura abaixo.

O mesmo formulrio pode ser ativado tambm atravs do boto de funo:

Obs.: O preenchimento do formulrio de nova solicitao de dirias ser abortado no capitulo 7 Preenchimento de Nova Solicitao de Dirias. Para retornar para a Tela Principal basta clicar no cone Pgina Principal localizado no canto superior esquerdo.

5.2 Listas de Dirias (Menu Geral) Clicando em Listas de Dirias ser exibido formulrio conforme figura abaixo.

Na opo Filtro / Abrangncia da Solicitao de Dirias do formulrio o usurio escolher a verificao de acordo com o nvel hierrquico da consulta dentro do organograma da CAEMA. No qual o usurio poder listar as solicitaes e seus estados conforme figura seguinte:

Caso o usurio deseje uma listagem mais precisa de determinada solicitao deve preencher os campos: N da Solicitao, Status de Solicitao de Dirias, Perodo de Solicitao de Dirias e clicar em no boto Filtrar como exemplo seguinte:

Caso deseje que a filtragem sela realizada pela matricula do usurio basta clicar no boto

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Onde surgir a seguinte tela:

Nela voc poder digitar a matrcula, nome ou parte do nome do funcionrio e em seguida clicar no boto Pesquisar, o resultado da pesquisa aparecer logo abaixo como na figura que segue. Bastando clicar na matricula do funcionrio para retornar ao formulrio de Lista de Dirias e aplicar o filtro como anteriormente explicado.

5.3 Nova Prestao de Contas (Menu Geral) Ativando a opo Nova Prestao de Contas do Menu Geral ou clicando no boto de Funo:

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Surgira o seguinte formulrio:

Mais informaes sobre Prestaes de contas no captulo 9 Prestaes de Contas.

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6. Menu Administrativo
Perfil Administrador Perfil Usurio

No disponvel para este perfil

Atravs do menu Administrativo estar disponvel, as opes Usurios e Contas Bancrias conforme a figura acima. 6.1 Usurios (Menu Administrativo) O cadastro e pesquisa de usurio cadastrados pode ser feito atravs do menu Usurios. Ao clicar a abaixo ser exibida de acordo com nvel hierrquico da empresa.

6.1.1 Cadastrando um novo usurio O cadastramento de novo usurio para acesso ao SCAD s poder ser realizado por usurios com perfil de Administrador, para tanto, basta clicar no boto Novo Usurio localizado na parte superior direita da Lista de Usurios.

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Surgir ento a seguinte tela:

Na tela acima o usurio dever clicar no boto Busca funcionrio, figura abaixo:

E deve proceder a pesquisa como no Filtro de Lista de Dirias. Obs.: Os campos com * (asterisco) de cor vermelha so de preenchimento obrigatrio. Aps preenchimento dos campos obrigatrios basta clicar no boto Salvar para cadastrar o usurio. Dessa forma o dados do usurio agora estaro na lista como na figura abaixo:

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A primeira coluna da listagem de usurio composta de 3 botes:


Boto Nome Editar Usurio Descrio Editar Dados do cadastro do Usurio (somente e-mail e senha)

Desativar Usurio

Bloquear o acesso ao sistema de determinado usurio

Transferi Perfil

O usurio passar a ter o seu mesmo nvel de acesso ao sistema

6.2 Contas Bancrias (menu Administrativo) Caso o usurio, empregado da empresa, deseje o cadastramento de outra conta bancria para fins de depsito de dirias, o usurio com perfil administrador dever cadastr-la atravs do opo Contas Bancrias do Menu Administrativo. 6.2.1 Cadastrando uma nova conta bancria Para cadastrar uma nova conta bancria basta clicar no boto nova conta.

Surgir ento a o formulrio como na figura seguinte: Da mesma maneira que foi realizado o cadastramento de um novo usurio, deve-se clicar 15

no boto Busca Funcionrio, selecionar o funcionrio desejado e em seguida preencher os dados da conta. A conta ser apresentada na listagem como na figura abaixo:

Legenda:
Boto Nome Editar Conta Desativar Conta? Descrio Alterar dados da conta Desativar uma conta

Obs.: Os botes aparecero desabilitados quando a conta j estiver associada ao usurio na folha de pagamento da empresa, dessa forma no permitindo a alterao no SCAD. cone Descrio

Quando de cor verde indica conta salrio, quando cinza, indica outra conta cadastrada no SCAD.

6.3 Alterao de Senha Procedimento ainda na mesma sesso de edio do usurio.

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7. Preenchimento de Nova Solicitao de Dirias


Como visto no item 5.1 o Formulrio de Solicitao de Dirias divido em duas sesses Solicitao de Dirias e Despesas. 7.1 Dirias 7.1.1 Solicitao de Dirias Clique no boto Busca Funcionrio. Selecione o funcionrio para o qual deseja fazer a solicitao de dirias. Aps a seleo teremos os campos preenchidos como no exemplo abaixo:

7.1.1 Campo Finalidade/Motivo Viagem Caso desejar alterar a conta na qual ser feito o depsito, basta clicar no boto Dados Bancrios e Selecionar a conta desejada. O Campo Finalidade/Motivo Viagem de preenchimento obrigatrio. 7.1.2 Data Inicial e Final da Viagem Ainda na Sesso Solicitao de Dirias voc deve indicar a Data Inicial e Data Final da Viagem.
Boto Descrio Data inicial Data Final

7.1.3 Campo Acompanhamento? Caso o solicitante faa a viagem em companhia de Diretor ou Titular da Presidncia do Conselho Administrativo ou ainda de representante da Diretoria deve selecionar o campo respectivo em Acompanhamento?

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Caso contrrio deixar Selecione Acompanhamento neste campo. 7.1.4 Campo Tipo de Viagem Selecione o tipo de viagem para que o sistema possa calcular o valor total a ser creditado ao solicitante.

7.1.5 Campo Detalhamento do Roteiro Descrio de qual itinerrio ser realizado durante a viagem. Como no exemplo Abaixo

7.2 Despesas 7.2.1 Adiantamento de Despesas Na rea de Adiantamento de Despesas, caso haja a necessidade de adiantamento para o solicitante, deve-se selecionar um dos itens correspondente a essa despesa. Tais como: combustvel, taxi, inscrio em congresso ou outros, como na figura abaixo

Clique em Adicionar Outras Despesas. O formulrio ficar semelhante a figura abaixo:

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7.2.2 Transporte Especifique qual tipo de transporte ser utilizado para a realizao da viagem:

Finalize o processo clicando no Boto Salvar Solicitao Surgir ento na parte superior da tela a mensagem de confirmao da solicitao com os dados como semelhantes a figura baixo:

8. Autorizao de Alocao de Recurso


Aps ser realizada uma nova solicitao o fluxo do documento seguir para Diretoria de Gesto Administrativa Financeira e de Pessoas DG, que ter em sua tela principal um documento ativo no boto de funo Dirias abertas como na figura que segue:

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Clicando no Boto de Funo Dirias Abertas ser exibido os documentos abertos para o parecer ou cancelamento da solicitao

Os quatro botes na linha do documentos so:


Boto Nome Relatrio Solicitao Acompanhamento Solicitao Cancelar Solicitao Descrio Relatrio detalhado da solicitao com opo de impresso do documento Grfico do fluxo do documento e resumo de detalhes da solicitao Formulrio de cancelamento da solicitao (campo justificativa de preenchimento obrigatrio) Formulrio para autorizar ou negar a Solicitao (campo parecer de preenchimento obrigatrio)

Parecer Solicitao

Abaixo imagem do formulrio de parecer para autorizao ou negao da solicitao

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Bastando ao usurio apenas preencher o campo justificativa para dar continuidade ao processo de solicitao e encaminhamento do documento para o prximo setor de anlise, no caso do exemplo acima a GEFIO. Em caso de negao deve-se marcar o campo Negar Solicitao selecionar um dos motivos (figura abaixo) e justificar.

Finalize o procedimento clicando em concluir e em seguida no boto OK da caixa de dilogo de confirmao.

Aparecer a mensagem de confirmao na tela principal semelhante a figura abaixo:

Da mesma forma demais usurio do fluxo devero justificar seus pareceres at o final do fluxo do documento.

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9 Prestaes Contas
Aps todo o trmite do fluxo do documentos e pareceres de autorizao confirmados por todos os setores do fluxo do documento, o usurio ter em sua tela de Lista de Dirias, acessada atravs do boto de funo Minhas Dirias, o Status da Diria alterado para FINALIZADO como na figura abaixo.

9.1 Iniciando Prestao de Contas Sendo assim, aps regresso de sua viagem dever verificar no boto de Funo Nova Prestao de Contas as dirias pendentes.

Ser aberto ento o formulrio de Controle de Dirias e Despesas

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Clique no boto Dirias Pendentes de Prestao de Contas

A lista de Dirias ser exibida, bastando ao usurio clicar no nmero da solicitao, para retornar ao formulrio Controle de Dirias e Despesas com os campos no editveis j preenchidos como na figura seguinte:

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Em caso de alteraes no perodo da viajem marque a opo SIM em Houve alguma alterao no perodo da viagem? e altere as datas da viagem.

No caso de adiantamento de despesas ser necessrio a digitalizao dos documentos, tais como recibos, notas fiscais e comprovantes de pagamentos efetuados durante a viagem e previstos no adiantamento durante o pedido de solicitao de dirias. Aps digitalizao necessria a gerao de documento em formato PDF, para envio atravs do boto Selecionar Arquivo... na sesso Dados Adiantamento de Despesas como na figura seguinte:

Finalize a prestao de contas de despesas da viagem preenchendo o campo Objetivos Alcanados (preenchimento obrigatrio) e clicando no boto Salvar.

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Aps finalizao ser exibida na tela principal do sistema a mensagem de confirmao de sua prestao de contas e aparecer no boto de funo Minhas Prestaes de Contas o nmero de documento(s) ativos aguardando parecer para finalizao desse documento. Semelhante a figura que segue:
Mensagem de confirmao

Documento(s) Ativo(s)

9.2 Analise da Prestao de Contas Com relao ao Prestaes de Contas e Botes de Funo temos:
Boto Descrio Somente documentos referentes ao usurio logado. Somente documentos pendentes de retificao do usurio logado Documentos referentes ao setor ou trnsito a espera de finalizao Documentos finalizados do exerccio financeiro vigente.

Documentos destinados a anlise do setor do usurio logado

Aps a prestao de contas ser realizada, o fluxo do documento segue para anlise de aprovao. Sendo assim o usurio do setor de anlise dever clicar no Boto de Funo Prestaes de Contas Pendentes para realizar a analise e dessa forma dar sequencia ao fluxo do documento. Sendo que a tela vista nessa etapa ser semelhante ao figura seguinte:

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Boto Nome

Descrio

Relatrio de Prestao de Contas Exibe o relatrio de Prestao de Contas Acompanhamento de Processo Anlise de Prestao de Contas Acompanhamento do documento de Prestao de Contas

Exibe formulrio de Anlise de Prestao de Contas

Clicando no boto Anlise de Prestao de Contas ser exibido o formulrio de Anlise de Prestao de Contas onde a sesso Dados da Prestao de Contas apenas para confirmao de dados. Na sesso Perodo da Viagem (figura abaixo) o analista pode efetuar alteraes nas Datas de Incio e Data de Retorno, caso haja necessidade de correo.

Na sesso Discriminao de Despesas figura abaixo, temos trs botes de aes:

Boto Nome Histrico de Documentos Exibir Documento Negar Item

Descrio Exibi a lista dos documentos que foram negados. Exibi o o documento digitalizado pelo beneficirio. Nega o documento digitalizado pelo beneficirio.

Na sesso Resumo Financeiro temos os valores gastos com adiantamento de despesas, dirias e valores a restituir.

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Por fim o analista deve preencher o campo Anlise do Setor parecer da analise feita nos documentos e informaes da prestao de contas e clicar no boto Emitir Analise.

Ser exibida caixa de dilogo de confirmao. Clique em OK

Aparecer ento, a confirmao do parecer do processo de analise conforme figura abaixo:

Seguindo o fluxo para os demais setores. Aps concludas as analises estar disponvel no Boto de Funo Prestao de Contas Concludas o processo recm finalizado com a situao CONCLUDA.

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