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1 4 AGO 2013

Por la cual se establece la poltica de tratamiento y proteccin de datos personales de los titulares de la Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia. El RECTOR DE lA UNIVERSIDAD PEDAGOGICA y TECNOlOGICA DE COLOMBIA En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en la Ley 30 de 1992, Acuerdo 066 de 2005 y en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y CONSIDERANDO Que en la Constitucin Polltica de la Repblica de Colombia se han consagrado como derechos constitucionales fundamentales el Derecho de Habeas Data, artculo 15, .por el cual todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificarlas informaciOI"l$sque se hayan recogido sobre ellas en bancos de datosy~o arfhivos ~e entidades pbli~~Kgrivadas, y el Derecho de Informacin, artIculo 20, mediante ElICU$I.itod$SP~~8~(~~ ~i.~n~i~~r~~h8a recibir informacin veraz e imparcial, garantizndose elderecho ala de equidad. Que mediante la Ley 1581 de 2012, expedida por el Congreso de la Repblica de Colombia, se cre el Rgimen General de Proteccin de es, en el que se establecen las directrices para el tratamiento de datos r entidades pblicas o privadas, y que a travs del Decreto 1377 de 201 a pargialmente la Ley 1581 de 2012, para facilitar la implementacin y el cum i 1$misma, se regul: "[. ..] la autorizacin del Titular de informacin para el Tratami~n.f!stJs datos personales, las polfticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, .el ejercicio de los derechos de los Titulares de informacin, las transferencias de datos personale~y la responsabilidad dern.o~tl'"ada~ al Tratamiento de datos personales [. . .l". Que la Universidad Pedaggica y ecnolgi Superior Colombiana, de cter estatal, na excelencia en cada ctividades y proye Que para el desarroll Colombia debe tratar relacionadas con su ac travs de la recoleccin, el Que es funcin del Rector expedir mediante R Artculo 22 del Acuerdo 066 de 2005. tucin de Educacin , la bsqueda de la nstitucin. Universida gica y Tecnolgica de rios de SSElrvicios y las dems personas iversitaria vinculada a la UPTC, a ministrativos, segn el

En mrito de lo anterior, el Rector de la Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia, RESUELVE ARTicULO PRIMERO: La polftica de tratamiento y proteccin de datos personales de los titulares de la Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia, ser la que a continuacin se indica: l. IDENTIFICACiN

NOMBRE DE lA INSTITUCiN: UNIVERSIDAD PEDAGGICA Y TECNOlGICA DE COLOMBIA (en adelante UPTC), es un ente universitario autnomo, de carcter Nacional, Estatal, Pblico, Democrtico, de rgimen especial, vinculado al Ministerio de Educacin Nacional en lo referente a las polfticas y la planeacin del sector educativo, con sedes seccionales en las ciudades de Duitama, Sogamoso y Chiquinquir, y con domicilio principal en la ciudad de Tunja.

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DIRECCION:

Sede Central Tunja, Boyac Colombia. Avenida Central del Norte 39-115 habeasdata@uptc.edu.co PBX: (57+8) 7405626 Lnea Gratuita Atencin al ciudadano:

CORREO ELECTRNICO:

TELEFNO DEL RESPONSABLE: 01 8000918782

11.MARCO LEGAL Constitucin Poltica, artculo 15. Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 Sentencias de la Corte Constitucional C - 1011 de 2008, y C - 748 del 2011; 111. DEFINICIONES

De conformidad con la legislacin vigente, frente al derecho de habeas data y proteccin de datos personales, se adoptan las siguientes definiciones: AUTORIZACiN: Consentimiento tratamiento de datos personales. previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicacin verbal o escrita generada por el responsable y dirigida al titular, para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las politicas de tratamiento de informacin que le sern aplicables, la forma de acceder a las mismas, y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. BASE Di DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. CAUSAHABIENTE: (heredero ). Persona que ha sucedido a otra, por causa del fallecimiento de sta

DA PERSONAL: Cualquier informacin vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, o que pueda asociarse a una persona natural o jurdica. DATO PBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos pblicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesin u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor pblico. Por su naturaleza, los datos pblicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros pblicos, documentos pblicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, que no estn sometidas a reserva. DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular, o cuyo uso indebido puede generar su discriminacin, tales como aquellos que revelen el origen racial o tnico, la orientacin poltica, las convicciones religiosas o filosficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido poltico, o que garanticen los derechos y garantas de partidos polticos de oposicin, as como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biomtricos. DATOS INDISPENSABLES: Se entienden como aquellos datos personales de los titulares, imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educacin superior en docencia, investigacin y extensin. Los datos de naturaleza indispensable, debern ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

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~dmet)NALES: Son aquellos datos que la UPTC requiere -'1# a~oWa~~~ ~?rrHvestigacin, docencia, extensin, ofertas laborales, etc.

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ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurfdica, pblica o privada que por sf misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. LEY DE PROTECCiN DE DATOS: Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios, o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan. HABEAS DATA: Derecho fundamental de cualquier persona, mediante el cual puede conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades pblicas y privadas. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurfdica, pblica o privada que por sf misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos. TITULAR: Persona natural, cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. TRATAMIENTO: Cualquier operacin o conjunto de operaciones,sobre datos personales, tales como la recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o supresin. ' TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en a, envra la informacin o los datos personales a un receptor que se encuentra dentro o del pars, y que a su vez es responsable del tratamiento. TRANSMISiN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicacin de los mismos dentro o fuera del territorio de la R,epblicade Colombia, cuan<.:lo te robjeto la realizacin de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable; GENTES En desarrollo, interpretacin y aplicacin de la reglamentada por el Decl"tq Nacional 1377,de principios: a) Principio de legalida ley Estatutaria 1581 de 2 sujetarse a lo establecido en b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obed Constitucin y la Ley, la cual debe ser infOl"madaal Octubre 17 de 2012, acin a los siguientes

: El tratamiento a que se refiere la

. ,idad reglada que debe ollen.

ftima de acuerdo con la

En cuanto a la recoleccin de datos personales, la UPTC se limitar a los datos necesarios para el cumplimiento de los fines para el que fueron recogidos, por lo tanto la UPTC a travs de sus diferentes dependencias, Vicerrectorfa, las Coordinaciones, Jefaturas, Direcciones, Facultades, Escuelas, Seccionales, Unidades, Institutos, Centros, Bibliotecas, etc debern informar al titular de los datos, el motivo por el cual se solicita dicha informacin y el uso que se le dar a la misma. e) Principio de libertad: El tratamiento slo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrn ser obtenidos o divulgados sin previa autorizacin, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; ~

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d) Principio de veracidad o calidad: La informacin sujeta a tratamiento, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de la UPTC en calidad de responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, informacin acerca de la existencia de cualquier tipo de informacin o dato personal que sea de su inters o titularidad. f) Principio de acceso y circulacin restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los limites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones de la ley y la Constitucin. En este sentido, el tratamiento slo podr hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la informacin medios de divulgacin o comunicacin controlable para brindar un conocimiento conforme a la Ley; para estos propsitos la pblica, no podrn estar disponibles en internet u otros masiva, excepto que el acceso sea tcnicamente restringido slo a los titulares o terceros autorizados obligacin de la UPTC, ser de medio.

g) Principio de seguridad: La informacin sujeta a tratamiento por la UPTC, ser objeto de proteccin en la medida en que los recursos humanos, tcnicos y estndares mnimos as! lo permitan, a travs de la adopcin de controles tecnolgicos de proteccin, protocolos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrnicos evitando su adulteracin, modificacin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado. h) Principio de confidencialidad: La UPTC, se compromete a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, toda la informacin de carcter personal, comercial, contable, tcnica, o de cualquier otro tipo, suministrada en la ejecucin y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administracin y manejo de bases de datos, debern suscribir un documento adicional u otros a su contrato laboral o de prestacin de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligacin persiste y se mantiene inclusive despus de finalizada su relacin con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

v. DATO

SENSIBLE

De acuerdo con la Ley se entiende por datos sensibles, aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacin, tales como aquellos que revelen el origen racial o tnico, la orientacin politica, las convicciones religiosas o filosficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido poltico o que garanticen los derechos y garantas de partidos polticos de oposicin as como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biomtricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografas, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Tratamiento de datos sensibles:

Se podr hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando: a) El titular haya dado su autorizacin explicita a dicho tratamiento, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorizacin. salvo en los casos que por ley

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b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el inters vital del titular y ste se encuentre fsica o jurdicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales debern otorgar su autorizacin.

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fcl\JIfrtiE!t&,Mimsea efectuado en el curso de las actividades legftimas y co~nm galdas 'tecno Ollu;a 'fe o ombla f i n, ONG , asocrao iaci n o cua l'quier o t ro organismo . . 'rumo d e Iucro, cuya por parte e una un d aCI Sin finalidad sea polftica, filosfica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razn de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrn suministrar a terceros sin la autorizacin del titular. d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, de un derecho en un proceso judicial. ejercicio o defensa

e) El tratamiento tenga una finalidad histrica, estadfstica o cientrfica. En este evento debern adoptarse las medidas conducentes a la supresin de identidad de los titulares. Autorizacin del titular:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorizacin previa, expresa e informada del titular, la cual deber ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificacin posterior. Casos en que no se requiere la .utorizacin:

La autorizacin del Titular no ser necsaria cundo se a) Informacin requerida por una entidad.pblica o en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pblica, c) Casos de urgencia mdica O sanit d) Tratamiento de informacin autora para fines histricos, estadfsticos o cientrficos. e) Datos relacionados con el Registro VI. DERECHOS LE ASISTEN AL TITULAR DE L

El titular de los datos personales tendr los sig a. Conocer, actuali responsable del parciales, inexa tratamiento est Solicitar prueba excepte como autorizacin) . Ser informado personales. por la UPTC, previa solicitud iir nales frente a la C en su condicin de podr ejercer, otros, frente a datos dos, que induz error, o aquellos cuyo no haya sido autorizado. C, .salvo cuando expresamente se s.. cl.la.les ho es necesaria la

b.

c.

e le ha dado a sus datos

d.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las dems normas que la modifiquen, adicionen o complementen. Revocar la autorizacin y/o solicitar la supresin del dato, cuando en el tratamiento respeten los principios, derechos y garantras constitucionales y legales. no se

e.

f.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. VII. DERECHOS DE LOS NIOS Y ADOLESCENTES. a los derechos prevalentes de los nios, nas y

En el Tratamiento adolescentes,

se asegurar

el respeto

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Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de nios, nias y adolescentes, datos que sean de naturaleza pblica. salvo aquellos

Es tarea del Estado y de las entidades educativas de todo tipo, proveer informacin y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los nios, nias y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de nios, nias y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y proteccin de su informacin personal y la de los dems. VIII. DEBERES DE LA UPTC La UPTC en cumplimiento a la presente poltica de tratamiento y proteccin de datos personales y en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, considera como deberes los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la Ley. a. Garantizar data. al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hbeas

b. c.

Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorizacin otorgada por el titular. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recoleccin de datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorizacin otorgada. Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Garantizar que la informacin que se suministre al encargado completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. para impedir su

d.

e.

del tratamiento

sea veraz,

f.

Actualizar la informacin, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le hayan suministrado y adoptar las dems medidas necesarias para que la informacin suministrada a este, se mantenga actualizada. Rectificar la informacin tratamiento. cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del

g.

h.

Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, seguridad y privacidad de la informacin del titular.

el respeto a las condiciones

de

i.

Informar al encargado del tratamiento cuando determinada informacin se encuentre en discusin por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamacin y no haya finalizado el trmite respectivo. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los trminos sealados en la Ley. Informar a la autoridad de proteccin de datos cuando se presenten violaciones a los cdigos de seguridad y existan riesgos en la administracin de la informacin de los titulares.

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Unh~i~aSblq~trar al encargado del tratamiento, TecnologlCtrJaf.jfflt~nto est previamente autorizado

segn

n.

Cumplir 105 requerimientos e instrucciones Comercio sobre el tema en particular.

que imparta la Superintendencia

de Industria y

o.

La UPTC har uso de 105 datos personales del titular slo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre proteccin de datos personales. IX. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio pblico de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el pafs, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y ser de libre consulta para 105 ciudadanos. Una vez el Gobierno Nacional reglamente la informacin mfnima que debe contener el Registro, y y condiciones bajo 105 cuales se deben inscribir en ste, la UPTC aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos.sujetasa tratamiento.
105 trminos

X. Sin perjuicio de las excepciones previstas titular se requiere la autorizacinpre"i cualquier medio que pueda ser objeto de XI. MEDIO Y MANIFESTACiN

DEL TITULAR de datos personales del ste, la cual deber ser obtenida por a posterior. LA AUTORIZACiN DEL TITULAR je de datos, internet, su Ita, o mediante un r el consentimiento, surtido una conducta e de datos.

PARA OTORGAR

La autorizacin puede constar en un documento Sitios Web, en cualquier otro formato que per mecanismo tcnico o tecnolgico idneo, que mediante el cual se pueda concluir de manera ine del titular, 105 datos nunca hubiesen sido capturad

ffsico, electrnico, arantizar su posterio manifestar u o a, que de no hab almacenados en

NALeS,

titUlares, la existencia de la donde. s icarque pueden ejercer su tes medios como: el portal corporativo tc;edu.co , la emisora les, entre otros que la

XII. EVENTOS EN LOS CUALES

NO ES NECESARIALA AUTORIZACiN LOS DATOS PERSONALES

105

DEL TiTULAR

DE

La autorizacin a. b. c. d. e.

del Titular de la informacin no ser necesaria en

siguientes casos:

Informacin requerida por una entidad pblica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Datos de naturaleza pblica Casos de urgencia mdica o sanitaria Tratamiento de informacin autorizado por la ley para fines histricos, estadlstlcos o cientfficos. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

XIII. LEGITIMACiN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR Los derechos de 105 Titulares establecidos en la Ley podrn ejercerse por las siguientes personas:

a. b. c. d.

Por el titular, quien deber acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposicin la UPTC Por los causahabientes del titular, quienes debern acreditar tal calidad Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditacin de la representacin o apoderam iento Por estipulacin a favor de otro o para otro se ejercern por las personas que estn

Los derechos de los nios, nias y adolescentes facultadas para representarlos. XIV. TRATAMIENTO

AL CUAL SERN SOMETIDOS FINALIDAD DEL MISMO

LOS DATOS Y

El tratamiento para los datos personales indispensables de estudiantes, docentes, trabajadores y/o contratistas, graduados, estar enmarcado en el orden legal y en virtud de la condicin de la UPTC como Institucin de Educacin Superior, y sern todos los necesarios para el cumplimiento de la misin institucional de docencia, investigacin y extensin. El tratamiento de datos personales de nios, nias y adolescentes est prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pblica, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parmetros y/o requisitos: a. b. Que respondarry respeten el inters superior de los nios, nias y adolescentes. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los nios, nias o adolescentes otorgar la autorizacin, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinin que ser valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomfa y capacidad para entender el asunto. La UPTC velar por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los nios, nias o adolescentes. XV. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR establecidas LA INFORMACiN

La informacin que rena las condiciones suministrarse a las siguientes personas: a. b. c.

en la ley y en la presente polftica, podr

A los titulares o causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales. A las entidades pblicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. A los terceros autorizados por el titular o por la Ley. XVI. PERSONA O REA RESPONSABLE DE LA ATENCiN CONSULTAS y RECLAMOS DE PETICIONES,

La UPTC ha designado como rea responsable de velar por el cumplimiento de esta polftica al interior de la institucin en cabeza del Grupo Gobierno en LInea, con el apoyo de la Oficina Jurfdica y la Coordinacin del Grupo Organizacin y Sistemas, y reas Funcionales que manejan los Datos Personales de los Titulares. El Grupo Gobierno en LInea estar atento para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualizacin, rectificacin y supresin de datos personales, a travs del correo electrnico habeas.data@uptc.edu.co

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La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia, atender las Consultas, Reclamos y peticiones a travs del procedimiento de Quejas Reclamos Sugerencias y Consultas, del Sistema Integrado de Gestin Acadmico Administrativo SIGMA.

a) Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrn consultar la informacin personal del titular que repose en la UPTC, quien suministrar toda la informacin contenida en el registro individual o que est vinculada con la identificacin del titular. La consulta se formular a travs del correo habeas.data@uptc.edu.co. La consulta ser atendida en un trmino mximo de diez (10) das hbiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho trmino, se informar al interesado, expresando los motivos de la,demora y set'I'q",do la fecha en que se atender su consulta, la cual en l1il19n c.so podr superar los cinco(S) dfas hbiles siguientes al vencimiento del primer trmino.

b) Reclamos:
El titular o sus causahabientes que consideren que la informacin contenida en una base de datos debe ser objeto de correccin, actuali O supresin, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deb nidos en la ley, podrn presentar reclamos ante la UPTC los cuales sern tramitados bajo ientes reglas:

1.

El reclamo del titular se formular mediante solicitud dirigida a la UPTC por el correo electrnico habeas.data@uptc.edu.co con la identificacin del ar, la descripcin de los hechos que dan lugar al reclamo, la direccin, y acampanando lo mentas que se quiera hacer valer. Si el reclamo resul . querir al interes ntro de los cinco (5) das siguientes a la recepcin lamo ue subsane las fall ranscurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, que el solicitante ente la informacin requerida, se enten que ha desistido del r o. petente para re rlo, dar traslado a quien e>il"lformar de la situacin al

En caso de que quien corresponda en un t interesado.

2. El trmino mximo para at o serde'qUi da siguiente a la fecha de su recibo ..Cuando no fu trmino, se informar al interesado los motivos de reclamo, la cual en ningn caso podr superar los del primer trmino.

hbiles contados a partir del lamo dentro de dicho en que se atender su ilessiguientes al vencimiento

e) Peticin de actualizacin, rectificacin y supresin de datos.

La UPTC rectificar y actualizar, a solicitud del titular, la informacin de ste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los trminos antes ser'ialados, para lo cual el titular allegar la solicitud al correo electrnico habeas.data@uptc.edu.co indicando la actualizacin, rectificacin y supresin del dato y aportar la documentacin que soporte su peticin que debe ser como mnimo: Nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante. La descripcin clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

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Aportar la documentacin que avale la peticin de actualizacin, rectificacin y supresin de datos.

Los derechos a rectificacin, actualizacin o supresin nicamente se podrn ejercer por: El titular o sus causahabientes, previa acreditacin de su identidad, o a travs de instrumentos electrnicos que le permitan identificarse. Su representante, previa acreditacin de la representacin. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deber acreditarse en debida forma la personeria o mandato para actuar y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud ser negada indicando el motivo. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la UPTC, la supresin (eliminacin) de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no estn siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. e) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresin implica la eliminacin total o parcial de la informacin personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por UPTC. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelacin no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminacin de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigacin y persecucin de delitos o la actualizacin de sanciones administrativas. e) Los datos sean necesarios para proteger los intereses juridicamente tutelados del titular; para realizar una accin en funcin del inters pblico, o para cumplir con una obligacin legalmente adquirida por el titular. d) Revocatoria de la autorizacin Los titulares de los datos personales, en cualquier momento y de manera gratuita, pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no lo impida una disposicin legal o contractual. Para ello la UPTC pondr a disposicin del titular el correo electrnico habeas.data@uptc.edu.co. Si vencido el trmino legal respectivo, la UPTC, segn fuera el caso, no hubiera eliminado los datos personales, el titular tendr derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizacin y/o la supresin de los datos personales. Para estos efectos se aplicar el procedimiento descrito en el articulo 22 de la Ley 1581 de 2012. e) Seguridad de la informacin y medidas de seguridad. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la UPTC adoptar las medidas tcnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

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Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia

UPETECISTA

SOCIAL

XVIII.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISiN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

La UPTC en cumplimiento de la misin institucional de docencia, investigacin y extensin y en consideracin de sus vlnculos permanentes u ocasionales de carcter acadmico y administrativo con instituciones internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agencias de cooperacin internacional, podr efectuar transferencia y transmisin de datos personales de los Titulares, atendiendo lo previsto en el arto26 de la Ley 1581 de 2012 y el arto25 del Decreto 1377 de 2013. Para la transferencia internacional de datos personales de los Titulares, la UPTC tomar las medidas necesarias para que los terceros conozcan Y se comprometan a observar esta Polltica, bajo el entendido que la informacin personal que reciban, nicamente podr ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la UPTC y solamente mientras sta dure y no podr ser usada o destinada para propsito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observar lo previsto en el arto26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos persOOales~!J~efept~~la UPTC, no requerirn ser informadas al Titular ni contar consuconsentirn.ientocuando medie un contrato de transmisin de datos personales de conformidad con el a.rt.~5 del Decreto 1377 de 2013. Con la aceptacin de la presente polltica, el transmitida la informacin personal .:L.~.!nfQ relaciones que puedan establecerse pon la ar autoriza expresamente para transferir y que sea in ser transferida y transmitida, para todas las

La UPTC, tambin podr interpambiar Informacin Personal con autoridades gubernamentales o ministrativas, autoridades pblicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judi9i!les Q fiscales y organismos de investigacin penal, clvll, ..adlllinistrativa ciplinaria), y terceros participantes en procedimientos le . auditores, abogad otros asesores Y representantes, porque es necesario (a) Para cumplir con las Jeyesvigel'ltes, incluidas I u pals de residencia; (b) Para cumplir con pro juridicos; (c) Para responder las des de las autQridad~s pblicas y del.goperno, distintas a las de su pals de residencia; (d) Para hacer cumplir n (e) Para proteger nuestras (f) Para proteger nuestros de

(g) Para obtener las indemnizaciones aplicables o afectar.

Juicios que nos puedan

XIX.

FUNCION DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA UNIVERSIDAD XX.

La UPTC como institucin, y en los trminos establecidos en la normatividad vigente, actuar como responsable del tratamiento de datos personales y las distintas dependencias acadmicas como administrativas, actuarn como encargados del tratamiento de datos personales, asl por ~

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POR EL RESPETO.

LA EXCELENCIA

Y EL COMPROMISO

UPETECISTA

SOCIAL

Pedaggica y Tecnolgica de Colombia

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ejemplo, y entre otras dependencias, para el caso de datos personales de estudiantes acta como encargado del tratamiento la Coordinacin del Grupo Admisiones y Registro Acadmico; para el caso de los datos personales de los docentes de la UPTC acta como encargado del tratamiento de los datos personales la Vicerrectorfa Acadmica y la Coordinacin del Grupo de Talento Humano; para el caso de datos financieros y comerciales acta como encargado del tratamiento la Direccin Administrativa y Financiera y el Grupo de Bienes y Suministros; para el caso de empleados pblicos, trabajadores oficiales y administrativos temporales de la Universidad acta como encargado del tratamiento la Coordinacin del Grupo de Talento Humano; para el caso de graduados acta como encargado del tratamiento el grupo de graduados y para el caso del tratamiento de los datos de los jvenes investigadores acta como encargado la Direccin de Investigaciones de la UPTC, lo anterior con el apoyo del Grupo Organizacin y Sistemas como responsable de la Administracin de los Sistemas de Informacin de la UPTC. A parte de las dependencias mencionadas anteriormente, cualquier oficina, unidad acadmica o administrativa diferente que por cualquier motivo posea o reciba informaoipnpersonal de cualquier ciudadano ser responsable de] tratamiento de dichainformaci6nieh los trminos de ste documento. La UPTC designa al Grupo de G<::ltli~rnp~nl.. ~lnl;!21;i el grupo responsable que recibir, procesar y canalizar las distintas solic.itLldesque se reciban, y.lashar llegar a la respectivas dependencias ya mencionadas encarpadae del ,dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarn a cumplir a e proteccin de datos personales y debern dar trmite a las solicitudes.ud titu los trminos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigehte.... l ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificacin, actualizacin, supresin y.revocatoria, relacionada en la norma sobre proteccin de datos personales. ARTICULO SEGUNDO: La presente pollf efectos las dems disposiciones il"l$t, presente poltica se reglamentar de acuerd Personales vigente en Colombia. ARTCULO TERCERO: A la presente polltica 1. Documento de Pedaggica y res uso personales de la Universidad partir de la fecha ue le sean contrari gimen General ublicacin y deja sin no previsto en la roteccin de Datos

PUBlIQUESE, COMUNIQUeS E y CUM'

l' AGoBIl19RIGINAl
Dada en Tunja, a los

FIRMADO

POR

8usfavo
RECTOR U.P.T.C

GUSTAVO ORLANDO AlVAREZ AlVAREZ Rector

~rOYect6: Grupo de Gobierno en lnea

REVIS: LlLIANA MARCELA FONTECHA HERRERA, Jefe de Oficina Jurdica REVIS: DANIEL ARTURO JAIME VELANDIA, Asesor Rectora

ANEXO. DOCUMENTO DE AUTORIZACiN Y REFRENDACiN DE USO DE DATOS PERSONALES DE LA UNIVERSIDAD PEDAGOGICA y TECNOLOGICA DE COLOMBIA. Con la expedicin de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se desarrolla el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de informacin recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de entidades pblicas y/o privadas. La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia como ente universitario que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorizacin para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias acadmicas y administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrnicos de todo tipo con que cuenta la Universidad. Esta informacin es, y ser utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Universidad en su condicin de institucin de educacin superior, de forma directa o a travs de terceros. La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia, en los trminos dispuestos por el arto 10 del Decreto 1377 de 2013 queda autorizada de manera expresa e inequivoca para mantener y manejar toda su informacin, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequivoca y por escrito a la cuenta de correo electrnico dispuesta para tal efecto habeas.data@uptc.edu.co "Consiento y autorizo de manera expresa, previa e inequivoca que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y/o autorizacin". Si Usted considera que la Universidad dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podr contactarnos a travs de una comunicacin motivada, dirigida al Grupo Gobierno en linea.de la Universidad en el correo habeas.data@uptc.edu.co

La Politica de Tratamiento de Datos Personales puede ser consultada en la pgina web de la Universidad www.uptc.edu.colenlaces/hdata