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Versin 3.0
National Soft de Mxico
Copyright National Soft de Mxico S. de R.L. de C.V. 2007.
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reproduccin o copia, modificacin o distribucin de este sistema y/o manual sin la autorizacin del titular constituye un delito contra la
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pueden ser marcas comerciales de sus respectivas compaas.
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1. Concesin de licencia: La propiedad del software sellado adjunto no se transfiere al cliente. National Soft de Mxico, S. de R. L. De
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fines de seguridad y archivo, siendo esto como mximo uno copia.
3. Cumplimiento por parte del cliente y uso no autorizado: El cliente se compromete a hacer lo posible para asegurar que las
personas por l empleadas o bajo su direccin cumplan las condiciones de este acuerdo de licencia, incluyendo el no permitir a nadie
utilizar ninguna parte del software con la finalidad de descifrar su cdigo fuente, hacindole saber la responsabilidad penal que esto
confiere.
4. Limitacin de garanta: National Soft de Mxico, S. De R.L. de C.V. garantiza que el programa se ajustar al funcionamiento
definido en la documentacin correspondiente incluida en el paquete en el momento de la entrega. National Soft de Mxico, S. De
R.L. de C.V. no garantiza que el programa cumplir los requisitos especficos del cliente o que funcione en la combinacin escogida
por l; As como no garantiza el correcto funcionamiento ni que este libre de errores si no se ajusta a los requisitos especificados para
el sistema.
5. Garanta: National Soft de Mxico, S. De R.L. de C.V. garantiza este producto por un perodo de treinta (30) das a partir de la fecha
de compra, que este producto funciona adecuadamente para lo cul fue diseado, as como los materiales con los que se entrega el
producto. Para solicitar la garanta el nico medio de que dispone el cliente para hacer vlida la garanta es devolver el software
completo (manuales, disco de instalacin, empaque original) bajo argumento tcnico vlido, a su proveedor, cuya nica obligacin, a
su discrecin, ser entregar al cliente un nuevo paquete de software o bien rembolsar al cliente los derechos de licencia por el importe
especificado en la factura de compra. En el supuesto de reembolso de derechos pagados, el cliente deber destruir inmediatamente
toda copia que pudiera tener del software autorizado y de la documentacin asociada, confirmando a National Soft de Mxico, S. De
R.L. de C.V. la destruccin de tales copias.
6. Exclusin de responsabilidad: National Soft de Mxico, S. De R.L. de C.V. no concede ninguna otra garanta del software
autorizado y queda expresamente excluida toda responsabilidad de National Soft de Mxico, S. De R.L. de C.V. por infraccin de otra
garanta o condicin, expresa o implcita, incluida toda responsabilidad por prdida o dao indirecto o consecuente (incluida la prdida
de datos) que se produjera con ocasin o en relacin con el uso del software autorizado. National Soft de Mxico, S. De R.L. de C.V.
no responder de toda garanta o representacin realizada por personas ajenas a National Soft de Mxico, S. De R.L. de C.V.
(incluidos distribuidores).
7. Actualizaciones del software autorizado: National Soft de Mxico, S. De R.L. de C.V. podr ofrecer al cliente actualizaciones del
software autorizado. National Soft de Mxico, S. De R.L. de C.V. se reserva el derecho de exigir el pago de un costo adicional por
dichas actualizaciones. El cliente podr, por supuesto, rechazar dichas actualizaciones.
8. Seleccin del software autorizado: El cliente es el nico responsable de la seleccin en cuanto a la idoneidad del software autorizado
para obtener los resultados por l proyectados.
NDICE Pg.
Captulo I Instalacin.
Bienvenidos a On The Minute
. 1
Instalacin del sistema. 1
o Requerimientos mnimos. 1
o Equipo recomendado. 1
o Instalacin de controlador y lector de huellas digitales. 2
DP. (Digital Persona
) 2
HM. (Hmster) 2
o Instalacin de cmara Web. 2
o Instalacin Sistema On The Minute
(Local / Red) 2
Instalar el Software On The Minute
. 2
Configurar la ubicacin de la base de datos. 3
Ingreso al sistema. 3
o Configuracin del sistema operativo. 5
Ajustar fecha y hora. 5
Desactivar protectores de pantalla y caractersticas de ahorro de energa. 5
o Configuracin del sistema. 5
Empresa. 5
Cdigo de barras. 6
Turno Normal. 6
Docentes. (Mdulo para Escuelas) 7
NC3. 8
Dispositivos Autnomos. 9
Reloj Checador. 9
Varios. 10
Nmina 12
o Diseo de Gafetes. 13
Activacin del sistema. 14
o Notas Importantes a considerar. 14
o Registro del Lector Biomtrico. (DP) 14
o Registrar Equipos TCP/IP. 15
o Pasos para Solicitar / Registrar el sistema 15
Pantalla solicitud. 15
Opciones del Modo Automtico. 16
Opciones del Modo Manual. 18
Capitulo II Catlogos.
Botones para controlar catlogos. 20
Catlogo de Turnos. 21
Catlogo de Horarios Turno Abierto. 22
Catlogo de Horas Registros de Estancia. 22
Catlogo de Puestos. 23
Catlogo de Departamentos. 23
Catlogo de Tipos de Empleado. 23
Catlogo de Empleados. 24
o Asignar Huella digital y Fotografa. 25
Catlogo de Nivel/Especialidad de Materias. (Mdulo para Escuelas) 27
Catlogo de Materias Docentes. (Mdulo para Escuelas) 27
Catlogo de Horarios Docentes. (Mdulo para Escuelas) 27
Catlogo Inalmbrico. 28
o Catlogo Terminales. 28
o Asignar Huellas. 28
o Actualizar Terminales. 29
Catlogo Equipos TCP/IP. 29
Catlogos del Sistema. 29
o Das inhbiles. 29
o Documentos a Entregar. 30
o Incidencias. 30
o Mensajes Predefinidos. 30
o Perodos. 30
Captulo III Mdulo Reloj Checador.
Ejecucin del Reloj Checador. 31
Procedimiento de registro. (Entrada o Salida) 31
Mensajes del sistema. 32
Prioridades por Departamentos. 33
Impresin de Comprobantes. 33
Diseo Pantalla Reloj Checador. 34
Tamao de Pantalla 34
Configurar los sonidos del sistema. 34
Lector Biomtrico. 35
Ajustar Lector HMII. 35
Registro del lector biomtrico. 35
Apagar el Reloj Checador. 36
Captulo IV Operaciones del Mdulo de Administracin.
Asignar Privilegios. 37
Registrar Entrada / Salida (Manual) 37
o Por Clave 37
o Por Listado 37
Turno Normal 37
Docentes. (Mdulo para Escuelas) 37
Actas Administrativas. 38
o Turno Normal. 38
o Turno Docentes. 38
Monitor. 39
Permisos Turno Normal. 39
o Asignar. 39
o Consultar. 40
Folios Impresos. 40
Sincronizacin NC3. 40
o Asignar Clave 40
o Realizar Enlace 41
Automtica 41
Manual 41
Enlace Hand Punch. 41
o Asignar Clave 41
o Realizar Enlace 42
Enlace Inalmbrico. 42
o Panel de Control. 42
o Realizar Enlace. 43
Dispositivo. 43
Archivo Log. 44
Enlace TCP/IP. 44
o Descargar Registros. 44
o Reprocesar Registros. 44
o Actualizar Informacin. 45
o Ver Informacin. 46
o Asignar Clave 47
Enlace Torniquete. 47
o Asignar Clave. 47
o Realizar Enlace. 47
Suplencias. (Docentes) (Mdulo para Escuelas) 48
o Asignar. 48
o Consultar. 48
Turno Extraordinario. (Docentes) (Mdulo para Escuelas) 48
o Asignar. 48
o Consultar. 49
Aplicar Criterios. 49
o Turno Normal. 49
o Docentes (Mdulo para Escuelas) 49
Aplicar Horas Extras. 50
o Configurar Horas Extras. 50
o Turno Normal 50
Por Empleado. 50
Grupal. 51
o Turno Abierto. 51
Por Empleado. 51
Grupal. 52
Cubrir Turno. 52
Rotacin Turnos Normal. 52
o Manual. 52
o Programado. 53
Programar. 53
Consultar. 53
Aplicar Vacaciones. 53
o Por Empleado. 53
o Por Archivo. 54
Anticipar Justificacin Turno Normal. 54
Coffee Break Turno Normal. 54
Justificaciones. 54
o Turno Normal. 55
Por Empleado. 55
Grupal. 55
Por Archivo 55
o Turno Abierto. 55
o Docentes. (Mdulo para Escuelas) 55
Asignar Mensajes. 56
o General. 56
o Cumpleaos. 57
o Consulta. 57
Importar (Excel
). 58
o Empleados. 58
o Materias Docentes. 58
o Horarios Docentes. (Mdulo para Escuelas) 59
Exportar Fotografas. 59
Captulo V Reportes.
Controles para Reportes. 60
Reporte de Empleados. 60
o Turno Normal. 60
o Turno Abierto. 61
o Docentes. (Mdulo para Escuelas) 61
Reporte de Departamentos. 61
Reporte de Turnos. 62
Reporte de Documentos a Entregar. 62
Reporte Horarios Docentes. (Mdulo para Escuelas) 63
Reporte Suplencias Docentes. (Mdulo para Escuelas) 63
Reporte de Asistencia Turno Normal. 63
o Por da. 63
o Por perodo. 64
o Por semana. 65
Reporte de Asistencia Turno Abierto. 65
o Por da. 65
o Por Perodo. 65
Reporte de Asistencia Docentes. (Mdulo para Escuelas) 66
o Mdulos. 66
Por da. 66
Por perodo. 66
o Turno Extraordinario. 67
Por da. 67
Por perodo. 67
o Suplencias. 68
Por da. 68
Por perodo. 68
Reporte Registros de Estancia. 68
Reporte de Horas Extras. 69
o Turno Normal. 69
o Turno Abierto. 69
Reporte Registros Adicionales Horas Extras. 69
Reporte de Incidencias. 70
o Turno Normal. 70
o Docentes. (Mdulo para Escuelas) 70
o Reloj Checador. 70
Reporte Motivos Justificaciones. 71
o Turno Normal. 71
o Docentes. (Mdulo para Escuelas) 71
Reporte Pre-Nmina. 71
o Turno Normal. 71
o Turno Abierto. 72
Reporte de Entrada de Turno Normal. 72
Reporte de Permisos Turno Normal. 72
o Llegar Tarde. 72
o Salir con Permisos. 73
Reporte Coffee Break Turno Normal. 73
Reporte Cumpleaos. 73
Reporte Faltas Turno Normal. 74
Reporte de Retardos Turno Normal. 74
o Por da. 74
o Por perodo. 74
Reporte Salida Comida. 75
Reporte Salida Turno Normal. 75
Reporte de Retardos Docentes. (Mdulo para Escuelas) 75
Reporte de Oficios Docentes. (Mdulo para Escuelas) 76
Reporte de Documentos por Empleado. 76
Reporte de Gafetes. 76
Reporte Bitcora de Justificaciones Turno Normal. 77
Reporte Premio Puntualidad Turno Normal. 77
Reporte Varios Turno Normal. 78
Captulo VI Seguridad.
Perfiles de Usuario. 79
Usuarios. 79
Cambiar contrasea. 80
Captulo VII Mantenimiento.
Reindexado y compactado de la base de datos. 81
Reparar Base de datos. 81
Aplicar Faltas y Privilegios. 81
Respaldar base de datos. 82
Recuperar base de datos. 82
Inicializar base de datos. 83
Base de datos. 83
Ejecutar Comando. 83
Captulo VIII Enlaces de Nmina.
Enlace con el sistema Nomipaq
. 84
o Importar. 84
Perodos. 84
Incidencias. 84
Empleados. 85
o Exportacin de Movimientos 85
Turno normal. 85
Turno Abierto. 86
Docentes. (Mdulo para Escuelas) 86
Enlace con el sistema NOI
. 87
o Importar. 87
o Exportar. 87
Turno Normal. 87
Turno Abierto. 88
Enlace con el sistema Tisanom
. 88
Enlace con el sistema Microsip
. 89
Enlace con el sistema Nminas Facil. 90
o Importar 90
o Exportar 90
o Equivalencias 90
Captulo IX Dispositivos TCP/IP.
Dispositivos TCP/IP. 91
Pantalla Principal. 91
Catlogo de equipos. 91
Registrar Equipos. 92
Operaciones. 92
o Conectar. 92
o Descargar Registros. 92
o Actualizar Informacin. 93
o Ver Informacin. 94
Seguridad. 94
Captulo X Operaciones Adicionales.
Aplicar Faltas y Privilegios. 95
Eliminar Contraseas. 95
Anexos.
Anexo A. Manual de Mantenimiento y pliza de garanta limitada del lector biomtrico.
Anexo B. Preguntas Frecuentes acerca del sistema.
Anexo C. Tablas de valores disponibles en el diseo de gafetes.
CAPITULO I
INSTALACIN
Bienvenidos a On The Minute
.
Instalacin del sistema.
o Requerimientos mnimos.
o Equipo recomendado.
o Instalacin de controlador y lector de huellas digitales.
DP. (Digital Persona
)
HM. (Hmster)
o Instalacin de cmara Web.
o Instalacin Sistema On The Minute
(Local / Red)
Instalar el Software On The Minute
.
Configurar la ubicacin de la base de datos.
Ingreso al sistema.
o Configuracin del sistema operativo.
Ajustar fecha y hora.
Desactivar protectores de pantalla y caractersticas de ahorro de energa.
o Configuracin del sistema.
Empresa.
Cdigo de barras.
Turno Normal.
Docentes. (Mdulo para Escuelas)
NC3.
Dispositivos Autnomos.
Reloj Checador.
Varios.
Nmina.
o Diseo de Gafetes.
Activacin del sistema.
o Notas Importantes a considerar.
o Registrar Lector Biomtrico.
o Registrar Equipos TCP/IP.
o Solicitar / Registrar el sistema.
Pantalla de solicitud.
Opciones Modo Automtico.
Opciones Modo Manual.
Sistema On The Minute ~ 1 ~
National Soft de Mxico S de RL de CV.
CITI CENTRO, int. 106, anexo Centro de Convenciones Siglo XXI
Prolongacin Paseo de Montejo, Mrida Yuc.
TEL. (999) 9419286 / 9415077 / 9418641 (fax)
INSTALACIN.
En este captulo se describe la forma en la cual se instala y configura el sistema para que funcione correctamente.
BIENVENIDOS A ON THE MINUTE
.
Gracias por adquirir On The Minute
. Este sistema le permitir controlar las asistencias de los empleados de su empresa, as como las
incidencias (faltas, retardos) de una manera confiable mediante el uso de lectores de huella digital. (Usando tecnologa biomtrica)
LAS MARCAS MENCIONADAS Y LOS LOGOTIPOS MOSTRADOS EN ESTE DOCUMENTO SON PROPIEDAD DE SUS
RESPECTIVAS COMPAAS.
ORGANIZACIN DEL SISTEMA.
El sistema se encuentra dividido en tres partes:
Base de datos: son los archivos en donde se almacena la informacin generada por el sistema. La base de datos deber ser
instalada en 1 computadora.
Administracin: es el mdulo donde se configuran los empleados, turnos, visualizan reportes, etc. Este mdulo deber ser
instalado en las computadoras que sern utilizadas para extraer y administrar la informacin del sistema.
Reloj Checador: Este mdulo es el utilizado para registrar los eventos de entrada y salida de los empleados. Deber instalarse en
las computadoras que sern utilizadas para el registro de asistencias.
INSTALACIN DEL SISTEMA.
El sistema On The Minute
, puede instalarse en red (LAN) o de forma local (una sola PC). La forma de instalacin en cada caso es de
forma similar y es muy prctica.
Antes de iniciar con el proceso de instalacin, verifique si se tienen definidos usuarios en Windows
reconocer el dispositivo y comenzar la instalacin del hardware de forma automtica. Es posible
que Windows
le solicite el disco compacto del controlador, el cual debe seguir insertado en el lector
de discos de la computadora.
5. Al final de la instalacin, puede retirar el disco compacto y es posible que requiera reiniciar la
computadora para asegurarse que este instalado correctamente el hardware.
6. Repetir los pasos 1 a 5 para todas las computadoras que requieran instalar el lector de huellas.
HM (HAMSTER). Procedimiento de Instalacin del controlador.
1. Inserte el disco compacto incluido en la caja del lector, en el lector de discos compactos de la
computadora.
2. La instalacin deber ejecutarse automticamente, de lo contrario, ejecute el archivo setup.exe
ubicado en la unidad del disco compacto.
3. Se iniciar un asistente de para la instalacin del controlador del lector de huellas. En la primera
pantalla seleccione la opcin USB Driver. Siga las instrucciones en pantalla. Es necesario
reiniciar la computadora al finalizar la instalacin del controlador.
4. Conecte en un puerto USB libre el lector de huellas, y a continuacin el sistema Windows
reconocer el dispositivo y comenzar la instalacin del hardware de forma automtica. Es posible
que Windows
.
1. INSTALAR EL SOFTWARE ON THE MINUTE
Para usar el sistema On The Minute
de forma local, as como para instalarlo en Red, deber instalar el software en la PC correspondiente.
Para instalar el sistema deber realizar lo siguiente:
1. Inserte el disco compacto del sistema en la unidad lectora de su computadora y automticamente iniciar la instalacin. Si no
inicia (auto ejecucin de discos deshabilitada), es necesario que ejecute manualmente el instalador ejecutando el archivo
ontheminute3.0-050e.exe. Si descarg el archivo de Internet, es necesario ejecutarlo manualmente.
NOTA: El nombre del instalador vara un poco, dependiendo del tipo de licencia del sistema por ejemplo puede ser
ontheminute3.0-100e.exe, etc.
Sistema On The Minute ~ 3 ~
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2. Al iniciar el instalador, se mostrar el asistente para la instalacin del sistema, la primera
pantalla le da la bienvenida al instalador; siga las instrucciones que se muestran en pantalla y al
solicitar el mdulo a instalar seleccione la opcin que se requiere, en este punto si est
instalando el sistema en Red debe considerar alguna de las opciones individuales:
a. Instalar Todo: Esta opcin le permite instalar los dos mdulos del sistema, el reloj
checador y el modulo de administracin.
b. Mdulo On The Minute
). Despus de la instalacin, es
necesario compartir la carpeta de la base de datos (Lectura / Escritura), para que est disponible para las otras computadoras en
las cuales se instalar el sistema. Para compartir la carpeta de la base de datos, realice lo siguiente:
(Procedimiento convencional para compartir carpetas en Windows)
i. Abra el explorador de Windows
3.0-Administracin)
El acceso directo en Inicio/Programas/On The Minute3.0/Administracin.
Si no se tiene especificado una base de datos aparecer la pantalla de Ubicacin de
Bases de datos. (Ver Configuracin de la ubicacin de la base de datos)
Tras la ejecucin, aparecer la pantalla principal del sistema:
En este mdulo se administra el sistema, y es necesario configurar ciertos
parmetros para su correcto funcionamiento.
Es necesario configurar:
Sistema operativo.
El sistema On The Minute
.
Nota: Puede obtener ayuda acerca del funcionamiento del sistema presionando F1
en su teclado o bien, por medio de los botones con la leyenda Ayuda.
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CONFIGURACIN DEL SISTEMA OPERATIVO.
AJUSTAR LA FECHA Y HORA.
Debido a que la mayora de las operaciones se basan en la hora y fecha reales, es muy importante que el reloj de Windows
tenga
la hora y fecha real actual. Para ajustar la fecha y hora de Windows haga doble clic con el botn izquierdo del Mouse sobre el reloj
mostrado en la esquina inferior derecha de la barra de tareas de Windows
, con el
objetivo de que siempre este visible la pantalla del Reloj Checador. Tambin se recomienda desactivar las caractersticas de ahorro de
energa, como el apagado de monitor y discos duros, de esta manera prevenimos que la computadora se desactive y no interfiera en el
funcionamiento de la red y el sistema en general.
CONFIGURACIN DEL SISTEMA.
En la pantalla principal del sistema seleccione en el men, Configuracin/ Configuracin del sistema
EMPRESA
Los datos de la empresa son muy importantes porque esos datos son utilizados
para generar el nmero de serie del sistema y el nmero de serie es el que se utiliza
para generar su clave de activacin.
Es muy importante que capture toda la informacin de la empresa, para que se
genere su nmero de serie del mismo. La informacin especificada tambin se
imprimir en los encabezados de los reportes.
Esta pantalla permite asignar el logotipo de la empresa. Este logotipo aparecer
como fondo en el mdulo de administracin, en el Reloj Checador y como logotipo
en los reportes, al exportarlos a Excel
.
Texto muestra: Es el texto para visualizar en la imagen muestra del cdigo de
barra de esta pantalla.
Tipo: Es el tipo de cdigo de barras que deseamos utilizar para la
impresin de los gafetes. En Mxico el tipo de cdigo de barras
mas usado es el CODE39 y el EAN-13.
Orientacin: Ubicacin en grados respecto al horizonte del cdigo de barra.
Ancho y largo: Medidas de la imagen del cdigo de barras.
Mostrar texto: Opcin para imprimir o no imprimir el texto del cdigo de
barras.
Nota: Estos datos son utilizados nicamente para el formato del cdigo de barras. El cdigo de barras de los empleados se forma con
la clave que se le tenga asignado en el catalogo de empleados.
TURNO NORMAL
En esta seccin se configuran los valores de manera general para todos los
turnos; Es muy importante comprender cual es el uso de cada uno de estos valores
en la creacin de los turnos. De igual manera se configuran las opciones propias del
tipo de turno normal.
Entrada turno: Indica desde cuantos minutos antes de la hora de entrada
establecida, el sistema permite al empleado registrar su entrada al
turno, si se intenta ingresar antes de estos minutos el sistema les
mostrar el mensaje de Turno no corresponde.
Salida turno: Indica cuantos minutos despus de la hora de salida del turno, el
sistema contina permitiendo al empleado registrar su salida del
turno. Una vez transcurridos estos minutos el sistema empezar a
mostrar el mensaje de Turno no corresponde.
Salida comida: Indica cuantos minutos antes y despus de la hora de salida a
comer, el sistema permite al empleado registrar su salida a comer.
til para dar cierta flexibilidad a la hora de salida a comer y
permitir los registros de salida a comer durante un periodo de tiempo.
Entrada comida: Indica cuantos minutos despus de la hora establecida para entrada de comida el sistema permite registrar la
entrada de comida. Al finalizar estos minutos el sistema empezar a registrar las salidas del turno. Si el empleado no
realiza su registro de entrada de comer despus de este tiempo (hora de regreso de comida), ya no le ser posible
realizar ese registro.
Generar Tolerancia: Esta opcin tiene como finalidad permitir al sistema registrar una incidencia adicional en el rango de la
tolerancia de la entrada del turno; es decir, el sistema registra una tolerancia entre la hora de entrada de turno y los
minutos especificados de Retardo, esto es para aquellos empleados que no llegan temprano, pero tampoco llegan con
retardo, debido a la configuracin del turno.
Para usuarios del sistema de nmina Nomipaq
Este apartado es muy importante para realizar el enlace de Nomina a Nomipaq
, en el sistema
continuar apareciendo como FINJ (faltas injustificadas).
NC3
El NC3 es un dispositivo de control de acceso, que genera registros de
entrada, el cual se complementa con el sistema On The Minute
para poder
crear las incidencias correspondientes basndose en los criterios definidos.
Para ello es necesarios configurar ciertos valores.
Longitud Clave numrica en el dispositivo: Para realizar la interfaz con el
dispositivo Hand Punch, es necesario definir una clave numrica,
debido a que el dispositivo nicamente utiliza claves de este tipo.
Para esa clave es necesario definir una longitud, la cual debe ser
igual a la que este definida en el dispositivo, por omisin es 4. La
clave correspondiente se define en el catlogo de empleados. En
esta pantalla se define la longitud de la clave.
Considerar Registro de salida de Turno: Si lo desea el sistema puede pasar por
alto los registros de salida que se generan en el dispositivo, para
ello debe desactivar esta opcin.
Nota: Se requiere que el Hand Punch este configurado con la opcin Checador Entrada/Salida, de otra manera el
procedimiento de enlace no funcionar.
Dispositivos TCP/IP
El dispositivo TCP/IP, es un dispositivo autnomo de control de acceso, el cual genera registros de entrada. Estos
dispositivos se complementan con el sistema On The Minute
.
Solicitar contrasea: Esta opcin su utiliza para agregar seguridad al reloj checador, usando contraseas para poder abrirlo o
cerrarlo, segn se requiera.
a) Al abrir el Reloj Checador: Si esta activa esta opcin, al abrir el Reloj Checador, se pedir un nombre de
usuario y una contrasea de acceso.
b) Al cerrar el Reloj Checador. Si esta activa esta opcin, al cerrar el Reloj Checador, se pedir un nombre de
usuario y una contrasea para poder cerrar el sistema.
Esperar X minutos; para considerar nuevo registro de un mismo empleado: Es el tiempo que el sistema espera para tomar de
nuevo un registro vlido del mismo empleado. Es decir si el empleado intenta registrarse de nuevo antes de que
transcurra este tiempo le aparece el mensaje Registro Invalido.
Emitir sonido: Si esta activa esta casilla el Reloj Checador emitir un sonido al momento de registrar los movimientos de los
empleados, como su entrada o salida; en caso de ser un registro no permitido el sistema emitir otro tipo de sonido.
Si lo desea es posible configurar los diferentes sonidos que se emitirn para cada uno de los mensajes del sistema.
Puede hacerlo presionando el botn Configurar Sonidos o bien desde el Reloj Checador (Recomendado).
Titulo de Checador: Esta opcin permite que el ttulo del reloj checador no muestre la ubicacin actual de la base de datos. Esto
con la finalidad de que el empleado no pueda saber la ubicacin y no intente algo contra la base de datos del sistema.
Ocultar Mensaje: Esta opcin permite que el sistema oculte los mensajes de falta y retardo al empleado; al activar alguna opcin
el mensaje no se mostrar en la pantalla al momento de realizar el registro, pero la incidencia si se generar en la
base de datos y se podr observar en los reportes de asistencias.
Permitir Registros para: Esta opcin permite configurar el sistema para que el empleado pueda realizar registros los das de
descanso, segn la configuracin del turno, o los das Inhbiles, segn el catalogo de das inhbiles. Si no est
activada esta opcin y se intenta realizar algn registro, el sistema mostrar el mensaje Acceso Restringido.
Ultimo folio de impresin en tickets: Esta opcin permite especificar el folio que se tienen para ser impreso en los tickets que se
generan al momento de realizar algn registro, para la impresin de estos, debern activarse desde el modulo del
reloj Checador.
Turno Abierto: Esperar X horas; para registrar una nueva entrada: Para el turno abierto, es posible especificar hasta cuantas
horas puede esperar el sistema para que el empleado registre su salida correspondiente. Si se excede este tiempo al
realizar el registro, el sistema marcar una nueva entrada.
Aplicar Faltas por no asistir: Esta opcin permite que el sistema le genera faltas a los empleados del turno abierto que no asistan
algn da de la semana. Para ello se requiere asignar un horario de turno abierto.
Mostrar Pantalla Opciones: Al activar esta opcin, al momento de realizar algn registro
posterior al registro de entrada del turno, se visualizar una pantalla que
permite que el empleado decida el registro a realizar, como es la salida a
comer, el regreso de comer, la salida del turno, etc. En esta pantalla si no se
desea usar alguna opcin se puede cancelar el proceso presionado el valor 0
(cero) o esperando 20 segundos a que se cancele de forma automtica.
Cubrir Turno [Permiso Especial]: Al usar la pantalla de opciones se tiene una opcin de
cubrir un tiempo mas de la hora de salida del turno (Cubrir Turno [7]), por lo
cual, al momento de usar esta opcin el sistema amplia la salida del turno las
horas especificados en esta opcin.
VARIOS
En esta seccin se configuran diversos parmetros acerca del funcionamiento del
sistema.
Actas Administrativas.
Activar Actas: El sistema permite generar actas administrativas para los retardos y
las faltas injustificadas, estas actas muestran la hora de entrada del empleado y
la incidencia que genera, til cuando se requiere hacer saber al empleado que
ese da tuvo cierta incidencia. Se permite un espacio para que el empleado
pueda firmar, as como para un representante de la empresa.
Faltas y Privilegios.
Ejecutar Manualmente: El sistema ejecuta un procedimiento de forma interna para
aplicar faltas a los empleados que no asistan algn da al centro de trabajo, si
lo desea se puede desactivar esa opcin y hacerlo de forma manual cada vez
que se requiera. Para ejecutar el procedimiento de forma manual, se puede
ingresar a Mantenimiento / Aplicar Faltas y Privilegios. Se recomienda no
activar esta opcin.
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Administrador de Ubicaciones.
Si olvid su contrasea de acceso al mdulo de ubicacin de base de datos, puede eliminarlo utilizando el botn Eliminar
Contrasea en esta opcin.
Mensajes.
Eliminar historial de mensajes: Active esta opcin si desea que el sistema elimine los mensajes que se escriban a los empleados cada
determinado tiempo.
Limpiar historial x Das, despus de su aplicacin. Si esta activa la opcin de eliminar historial de mensajes se debe especificar el
tiempo despus del cual el mensaje ser eliminado del historial, el tiempo de eliminacin empieza a partir de la fecha de
aplicacin.
Considerar como Hora Extra.
Esta seccin permite especificar las horas que se desea sea considerado para el conteo de horas extras, en la pantalla de aplicacin
de horas extras, el sistema mostrar el tiempo total basado en estas opciones.
a) El tiempo antes de la hora de entrada del turno. Se consideran los minutos, si el empleado registra su entrada antes de la hora
de entrada del turno especificado en su horario.
b) El tiempo despus de la hora de salida del turno. Se consideran los minutos, si el empleado registra su salida despus de la
hora de salida del turno especificado en su horario.
c) El tiempo de la comida no registrada. Se considera el tiempo de la hora de comida, en el caso de que el empleado no registre
su salida a comer.
d) La hora del da de descanso trabajado. Se considera el total de horas laboradas para el da descanso en el cual el empleado
registre su hora de entrada y salida.
e) La hora del da inhbil trabajado. Se considera el total de horas laboradas para el da inhbil en el cual el empleado registre
su hora de entrada y salida.
f) Permitir registros adicionales de Horas Extras: Al activar esta opcin el empleado puede realizar dos registros adicionales
despus del registro de salida del turno, el tiempo entre estos dos registros se considera en el conteo de horas extras. Para
poder realizar estos registros de inicio y fin de horas extras, es necesario que el empleado registre su salida del turno.
Aplicar Horas Extras.
Aplicar Automticamente: Esta opcin permite que el sistema aplique las horas extras de forma automtica, basado en los criterios
especificados para la consideracin de horas extras, as como la configuracin para clasificacin en sencillas, dobles y triples.
Configurar: Esta opcin permite configurar los criterios para que el tiempo extra sea considerado como sencillo, doble o triple. Los
criterios especificados se aplican por cada da en el cual se obtiene el total de horas extras registradas.
Pre nmina del sistema.
Horas extras sencillas, multiplicar por x el sueldo por hora del empleado: Esta opcin se utiliza en el reporte de pre nomina, para el
clculo del sueldo a pagar para las horas extras sencillas. til si la hora extra sencilla se debe pagar de una forma diferente.
Aplicar perodo de vacaciones.
Esta opcin permite especificar los valores necesarios para el clculo de los das de vacaciones, segn lo indica la ley. Estas
opciones se utilizan en la pantalla de aplicacin de vacaciones.
Para los empleados que tengan al menos un ao de servicio, dispondrn de X das de vacaciones y aumentarn en Y das los
subsecuentes aos de servicio. Despus de X2 aos, el periodo de vacaciones aumentar en Y2 das, despus de cada X3 de
servicio.
Leyenda Reporte:
Mostrar Leyenda (Asistencia por Hoja): Permite visualizar una leyenda al final de la hoja del reporte de asistencia turno normal y para
el reporte de asistencia por hoja del Turno Abierto. El sistema por omisin pone la leyenda Para los fines legales que
convengan: Hago constar que los registros impresos en este documento, fueron realizados por mi persona en las fechas y horas
establecidas; utilizando un medio electrnico, para tal fin. Esta leyenda puede modificarla a su conveniencia.
Avisar los cumpleaos del mes, al abrir el modulo de administracin: Al activar esta opcin, al momento de ingresar al modulo de
administracin, se mostrar un mensaje referente a la cantidad de empleados que cumplan aos ese mes.
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NMINA
En esta seccin se configuran las opciones necesarias para realizar los procesos de
enlace a los sistemas de Nmina.
NOMIPAQ
Formato de la hora, en la exportacin: Dependiendo de la forma en la cual sea
necesario tener las horas el Nomipaq
Considerar una falta despus de 3 Retardos en el perodo: Este valor es requerido
al generar el archivo de exportacin al sistema de Nomina NOI
, en el
sistema los registros no se modifican, pero en el archivo de exportacin
se generan las faltas correspondientes basadas en este criterio.
Configurar Incidencias: Esta opcin permite establecer una equivalencia entre las incidencias que utiliza el
sistema On The Minute
. Al presionar el botn de
configuracin se abrir una pantalla en la cual se podrn especificar las equivalencias. Antes de
realizar esta configuracin, debe realizar una importacin de Faltas y percepciones/Deducciones de
NOI
Configurar las incidencias: Esta opcin permite la asignacin de equivalencias entre las incidencias del sistema
y las incidencias que utiliza el sistema de nomina Tisanom
(claves). Esta equivalencia es til al
momento de hacer la exportacin de movimientos al sistema de Nmina. La opcin de usar fecha
sirve para poder enviar la fecha de los movimientos que lo requieran, debido a que el sistema de
nomina usas esa fechas para los clculos de la nmina. Por omisin el sistema esta configurado con
las incidencias equivalentes y tiene especificado cuales requieren las fechas. nicamente se
considerarn las incidencias que tengan la equivalencia asignada al momento de realizar el enlace
con el sistema de Nmina.
MICROSIP
Agregar ceros para cubrir la longitud y el formato, en los valores: Este opcin es til si se desea que al momento de generar el
archivo se agreguen ceros a la izquierda y derecha de los valores para cubrir la longitud especificada en el archivo de
exportacin y se tome en cuenta la posicin de los valores en cuanto al formato original de Microsip
.
Considerar empleados que no tengan incidencias: Esta opcin es til si se desea que los empleados que no tenga incidencias en el
periodo se agreguen al listado en el archivo que se crea.
Considerar horas especiales despus de X horas extras: Esta opcin se utiliza para especificar a partir de que valor se empiezan a
considerar como horas especiales las horas extras. El sistema calcula a partir del total de horas extras autorizadas las horas
especiales tomando en cuenta este valor.
Redondear horas especiales: Esta opcin se activa si se desea que el valor de las horas especiales sea siempre un valor entero. El valor
de las horas especiales se redondear tomando como punto medio los 30 minutos, es decir, si el valor es mayor se suma 1
hora adicional, si es menor, no se realiza ninguna operacin.
Considerar como hora extra: Esta opcin permite especificar que valores del sistema se considerarn como horas extras, puesto que a
partir de estas se toman las horas especiales.
a) Todos (Suma): Este valor indica que se sumaran todas las horas extras autorizadas (sencillas, dobles, triples) y a partir
de esto se toma en cuenta el valor de las horas especiales.
b) Extras Sencillas: Este valor indica que nicamente se considerarn las horas extras sencillas y a partir de estas se
toman en cuenta el valor de las horas especiales.
c) Extras Dobles: Este valor indica que nicamente se considerarn las horas extras dobles y a partir de estas se toman
en cuenta el valor de las horas especiales.
d) Extras Triples: Este valor indica que nicamente se considerarn las horas extras triples y a partir de estas se toman
en cuenta el valor de las horas especiales.
Formato de la hora, en la exportacin: Dependiendo de la forma en la cual sea necesario tener las horas en Microsip
, el sistema
puede tener dos formatos: El predeterminado para el cual 15 Min., es 0.25 de la hora o el equivalente para el cual los 15
Min., es 0.15 de la hora.
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Claves de los conceptos: Esta opcin permite asignar las claves de los conceptos utilizados en el sistema de nmina, que corresponde
a la informacin que se obtiene del sistema.
a) Descanso Laborado: Este concepto se refiere a los das de descanso en los cuales el empleado realiza su registro de
asistencia para ese da.
b) Da Festivo Laborado: Este concepto se refiere a los das inhbiles, definidos en el sistema, en los cuales el empleado
realiza su registro de asistencia.
c) Vacaciones: Este concepto se refiere a los das de vacaciones que tenga asignado el empleado, en el periodo.
Despus de especificar la informacin, presin el botn Guardar, para que se almacenen los cambios en la base de datos.
DISEO DE GAFETES.
Este procedimiento tiene la finalidad de poder cambiar el aspecto de los gafetes que imprime el sistema. Para poder modificar o crear nuevos
diseos debe seguir los siguientes pasos:
1. Ingrese al mdulo de administracin del sistema y en el men principal de
este modulo ingrese al men de configuracin y luego a la opcin de
diseos de gafetes (Configuracin/Diseo de Gafetes). Ver imagen de la
derecha.
2. Al ingresar a esta opcin, se abrir una pantalla que permite seleccionar el
diseo que el sistema proporciona. Este diseo nos sirve como una plantilla
que se puede modificar hasta crear una nueva. El nombre del diseo es Gafetes.frx. Seleccione
este archivo para que se abra la pantalla de diseo.
3. Una vez que se haya seleccionado el archivo se abrir la pantalla de diseo en la cual ya es posible manipular los objetos que
conforman el diseo completo del gafete.
Para el diseo debemos conocer algunos controles que son de utilidad.
Barra de controles.
1. Puntero.
2. Etiqueta.
3. Campo.
4. Lnea.
5. Rectngulo.
6. Rectngulo Redondeado.
7. Control Image OLE.
Puede mover de lugar los objetos dentro del diseador haciendo un click con el Mouse sobre el
objeto y sin soltar el botn mueva el objeto a la posicin que dese. Si desea agregar algn texto, puede
usar el control Etiqueta, basta con hacer un click sobre el objeto en la barra y luego hacer un click
dentro del diseador, en la posicin que desee y empezar a escribir el texto que requiera. Si desea
agregar algn dato nuevo de la base de datos del sistema, utilice el control Campo, haga un click sobre
el control en la barra y luego realice un click sobre el diseador en la posicin que desee y se mostrar
una pantalla en donde podr especificar el valor que desea agregar al diseo del gafete.
Para ver los valores posibles para agregar vea la tabla 1 y 2 del ANEXO C de este documento. El
valor a especificar deber colocarlo como se muestra en las tablas mencionadas en el espacio
Expresin y luego presione el botn Aceptar.
4. Una vez que termine con el diseo de su gafete, ingrese al men Archivo y luego a la opcin
Guardar como, se abrir una pantalla donde podr especificar el nombre de su diseo.
Puede guardar el diseo de su gafete en la ubicacin donde desee. Estos diseos podr usarlos
posteriormente para generar sus gafetes.
5. Para poder ver la forma en la que quedaron sus gafetes, debe usar la opcin de Gafetes en el men de Reportes. El diseo del
gafete que trae el sistema se ve de la siguiente manera.
Fotograf
Cdigo de Barras
Logotipo Empresa
Huella
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ACTIVACIN DEL SISTEMA.
El sistema al instalarse entra en modo de Pre-registro por 15 das. Durante este tiempo usted debe adquirir la licencia de uso. Despus de
los 15 das el sistema se bloquear. Se recomienda que adquiera su licencia antes del trmino de este tiempo, para evitarse molestias al trabajar
con el sistema.
NOTAS IMPORTANTES A CONSIDERAR:
Se tiene como opcin principal la de registrar el sistema por Internet, debido a lo siguiente:
o No se requiere que se ponga en contacto directamente con National Soft, para solicitar su licencia.
o Todo el proceso de solicitud y registro se realiza de forma automtica en los servidores Web.
o La llave de acceso al licenciamiento automtico es un nmero de control y contrasea, activado exclusivamente para el tipo
de licencia y mdulos que hayas adquirido.
o El registro es inmediato.
Nota: Slo podrs dar de alta los datos de tu empresa la primera vez que te registres, despus no podrs cambiarlos.
National Soft controla las licencias de los usuarios del sistema generando nmeros de serie. Por cada nmero de serie, National Soft
otorga al cliente una contraclave que es nica para cada serie, sirve para desbloquear el sistema y poderlo usar libremente (en modo
permanente).
El sistema genera un nmero de serie en la computadora que tenga instalado fsicamente la base de datos y es la misma que le sirve
para poder usar el sistema dentro de su red local. Por lo tanto antes de solicitar la licencia, asegrese de tener instalado el sistema en la
computadora que realmente desea. Si registra el sistema y ms adelante cambia de PC, el sistema, es necesario solicitar de nuevo la
licencia para el sistema.
El nmero de serie del sistema se forma de la siguiente manera: OTM+versin+tipo+identificador de empresa+identificador
computadora.
Por ejemplo: OTM2.0-010-56125678362718171094-403410859
Donde:
o OTM= Abreviatura del producto. (On The Minute
)
o Versin= Versin del sistema.
o Tipo= Tipo del paquete, varia dependiendo del total de empleados que son posibles dar de alta en el sistema.
o Identificador de empresa= nmero que se forma con base a los datos de la empresa (nombre, razn social, registro fiscal,
direccin fiscal, etc.). Es sumamente importante que los datos de la empresa estn correctamente capturados debido a que la
licencia se genera con base a stos. Una vez registrado el sistema, no podrn cambiarse los datos. Todo cambio de licencia
debido a cambios en el nmero de serie de la empresa tiene un costo adicional.
o Identificador Computadora=Caracteres que identifican el hardware de la computadora.
La solicitud de licencia y el registro deber hacerse en el sistema instalado en la empresa del usuario final, esto es debido a que la
licencia esta ligada a su hardware y entorno de red.
REGISTRO DEL LECTOR BIOMETRICO. (nicamente al usar los lectores DP)
Para poder utilizar el sistema (Reloj Checador) y poder solicitar la clave de activacin, es necesario registrar el lector biomtrico DP
que se utilizar con el sistema. Para poder registrar el lector es necesario tener una clave de registro que proporciona National Soft de Mxico.
Si esta utilizando mas de un lector es necesario registrar todos los lectores, el registro se puede realizar desde cualquier computadora que tenga
instalado el sistema; el resto de las computadoras reconocern el registro del los lectores de forma automtica.
Ingrese a este mdulo en Configuracin / Licencia / Registrar Lector Biomtrico.
Procedimiento:
1. Conecte el lector de Huellas Digitales a la entrada USB de la computadora.
2. Presione el botn Actualizar, para que el sistema muestre el nmero de serie electrnico del
lector.
3. Especifique el nmero de serie de fbrica, as como la clave de registro del lector. Estas claves
se encuentran al reverso del lector, impresas en una etiqueta.
4. Presione el botn Registrar y en la cuadricula de abajo aparecer el numero de serie del lector,
el numero de serie del fabricante y su clave de registro.
5. Para registrar otro lector, repita los pasos 1 al 4.
6. Una vez que termine de registrar los lectores, presione el botn Salir.
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NOTA:
1) EL sistema funciona nicamente con lectores biomtricos Digital Persona
.
2) El nmero de serie electrnico NO corresponde al nmero de serie del fabricante.
3) Puede ingresar a esta pantalla por medio del Reloj Checador (Lector Biomtrico/Registro Lector) si no desea instalar el Mdulo de
Administracin en la terminal en donde desea colocar nicamente el Reloj Checador.
4) Si al ingresar a esta pantalla no aparece el numero de serie electrnico del lector, verifique que el lector este conectado
correctamente y presione el botn Actualizar, para que se visualice el numero de serie electrnico. Debe haber instalado el
controlador del lector con anterioridad, de lo contrario, este, no funcionar.
5) Si la clave de registro no esta impresa al reverso del lector, contacte a su distribuidor para que le proporcione la clave de registro del
lector.
REGISTRAR EQUIPOS TCP/IP. (nicamente al usar el modulo de enlace)
Men de acceso: Catlogos/Registro.
Todos los equipos TCP/IP que se utilizan con el sistema, deben ser registrados, de lo contrario no podrn ser utilizados, para poder
registrar un dispositivo se requieren tener la clave de activacin correspondiente al dispositivo, esta clave de activacin, nicamente se
proporciona para los equipos que son distribuidos con el sistema o se adquieren de forma adicional a National Soft.
Procedimiento:
1. Ingrese a la pantalla de registro de los equipos y se abrir la pantalla de
registro en la cual se muestra un listado de los equipos dados de alta y los
nmeros de serie en caso de haberlos registrado, de lo contrario se mostrar
nicamente el nombre de los equipos.
2. Seleccione un dispositivo de listado, realizando un doble click sobre el
nombre del mismo o presionando la tecla <Enter> de su teclado.
3. Una vez que se seleccione un equipo se realiza una conexin con el mismo,
por lo cual se requiere que tenga conectado el equipo a la red. Al realizar la
verificacin de conexin se obtendr el nmero de serie electrnico, el cual no
es posible modificar, y deber capturar la clave de activacin correspondiente
para el equipo.
4. Una vez capturada la clave de activacin, presione el botn Registrar, para
poder finalizar con el proceso.
5. Es necesario realizar el proceso anterior para todos los equipos que se utilizarn con el sistema, de lo contrario no podr ejecutar
ninguna operacin con ellos.
PASOS PARA SOLICITAR LA LICENCIA.
Despus de haber ledo y comprendido las notas anteriores, proceda a la solicitud de la licencia de activacin.
Procedimiento:
1. Ingresar al mdulo de administracin del sistema On The
Minute
: Este modulo est activado por omisin, se refiere al mdulo normal del sistema On The Minute
.
Mdulo Para Escuelas (Docentes): Este mdulo se adquiere por separado y se refiere a el mdulo especial para escuelas, permite
llevar le control de asistencias de los empleados por mdulos de clases.
Mdulo NC3: Este mdulo se adquiere por separado y se refiere al dispositivo NC3, permite que el sistema pueda trabajar en conjunto
con este dispositivo. Permite las opciones necesarias para realizar la sincronizacin con el dispositivo.
Mdulo Hand Punch: Este mdulo se adquiere por separado y se refiere al dispositivo Hand Punch, permite que el sistema pueda
trabajar en conjunto con este dispositivo. Permite las opciones necesarias para realizar el procedimiento de enlace con el dispositivo.
Mdulo Inalmbrico: Este mdulo se adquiere por separado y se refiere al dispositivo inalambrico, permite que el sistema pueda
trabajar en conjunto con este dispositivo.
Modulo TCP/IP: Este mdulo se adquiere por separado y se refiere a los dispositivos con conexin TCP/IP con los que es compatible
el sistema, permite las opciones necesarias para poder sincronizar la informacin con el dispositivo.
Mdulo Torniquete: Este mdulo se adquiere por separado y se refiere al torniquete, que es un dispositivo de control de acceso.
Permite las opciones necesarias para poder sincronizar la informacin con el sistema.
Forma de Registro: Para registrar el sistema se tiene dos opciones generales: Automtico o Manual. Se recomienda usar el modo
automtico debido a que la disponibilidad de este servicio es de 24 horas los 365 das del ao, debido a que este modo utiliza el
Internet como medio de comunicacin y la validacin del registro se realiza por aplicaciones montadas en Internet. El modo Manual,
depende completamente de los horarios de oficina de National Soft y del tiempo de espera por el procesamiento y validacin de su
registro.
OPCIONES DEL MODO AUTOMTICO. (POR INTERNET)
ONLINE. Para poder utilizar esta opcin, se requiere tener acceso a Internet desde la computadora donde est realizando el
registro.
o Despus de seleccionar esta opcin se visualizar el botn Iniciar Registro, presione dicho botn para
iniciar el proceso de registro; en el caso de contar con algn cortafuegos (Firewall), es posible que el
sistema operativo solicite la aprobacin de la aplicacin On The Minute
.
MENSAJES PREDEFINIDOS.
Men de acceso: Configuracin /Mensajes Predefinidos.
En esta pantalla se registran los mensajes que se pueden asignar con posterioridad a los empleados, el sistema ya incluye
algunos mensajes predefinidos.
Campos:
Clave: identificador del mensaje.
Descripcin: mensaje que se desea guardar.
Tipo: al asignar un mensaje es posible definir
si es un mensaje de entrada, salida o general,
esta clasificacin es til en la pantalla de
asignacin de mensajes.
PERIODOS.
Men de acceso: Configuracin / Perodos.
En esta pantalla se registran los perodos que el sistema utiliza. Si utiliza la prenomina del sistema es muy importante que estn bien
configurados todos los valores de los periodos. De igual manera los periodos son tiles al momento de realizar los enlaces de Nomina.
Campos:
Perodo: Es el nombre del perodo.
Das Perodo: Son los das que abarca el perodo. (Incluye das de
descanso)
Das Laborales: Son los das que se consideran laborales durante el
perodo. (No incluye das de descanso)
Captulo III
Mdulo Reloj Checador.
Ejecucin del Reloj Checador
Procedimiento de registro. (entrada o salida)
Mensajes del sistema.
Prioridades por Departamentos.
Impresin de comprobantes.
Diseo Pantalla Reloj Checador.
Tamao de Pantalla.
Configurar los sonidos del sistema.
Lector Biomtrico.
Ajustar Lector HII. (HM)
Registrar Lector Biomtrico.
Apagar el Reloj Checador.
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MDULO RELOJ CHECADOR.
El mdulo Reloj Checador es el mdulo donde se realizan los registros de entradas y salidas de los empleados. Para que el Reloj Checador sea
capaz de realizar el registro adecuadamente, deber estar en ejecucin y activo en primer plano (lo que indica que deber ser el programa que
est seleccionado, esto podr verlo si la barra de ttulo, est en color azul u otro dependiendo de la configuracin de su sistema operativo) en el
escritorio de Windows. Es muy importante que se verifique que la fecha y hora del sistema sean las correctas, para evitar que el sistema se
vuelva inestable.
EJECUCIN DEL RELOJ CHECADOR.
Existen 2 maneras de ejecutar el Reloj Checador:
Mediante el icono de acceso directo en el escritorio de Windows (denominado On The Minute
.
Si existen usuarios definidos en el sistema se solicitar un nombre de usuario y contrasea para poder abrir y/o cerrar el Reloj.
Tras la ejecucin, aparece la pantalla del Reloj Checador, el cul puede tener dos diseos, dependiendo del tamao que se desee utilizar:
ICONOS DEL RELOJ CHECADOR
Este icono indica que el lector que se est usando es el lector HM, cuando este icono no se muestra indica que el lector a usar es el DP.
Este icono indica que se tiene activado que el sistema emita un sonido al momento de que el empleado realice su registro.
Este icono indica que el sistema imprimir un comprobante (ticket) al momento de que el empleado realice un registro.
Este icono indica que el sistema permitir los registros de coffee break.
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO (ENTRADA O SALIDA).
Con lector de huella digital.
o Coloque el dedo que haya utilizado para registrar su huella digital, sobre el lector de huellas digitales, y espere a que el
lector envi la seal hacia el sistema.
o Despus de que el sistema recibe la seal, aparecer una imagen de la huella digital en el cuadro a la derecha de la pantalla y
se comparar la huella con todos los empleados registrados en el sistema, hasta encontrarlo y mostrar su nombre y el
evento registrado (entrada, salida) con su incidencia en caso de haberla (retardo o falta) o bien algn otro mensaje puesto por
el administrador del sistema. Al mismo tiempo si esta activado el sonido, este ser emitido dependiendo de la configuracin
de sonidos. Este proceso puede tardar algunos segundos.
Con clave del empleado capturada y lector de huella digital.
o Capture la clave del empleado en el cuadro de texto. La clave puede ser introducida por medio del teclado o por medio de
una tarjeta con la clave del empleado impresa en cdigo de barra y un lector de cdigos de barra.
o Coloque el dedo que haya utilizado para registrar su huella digital, sobre el lector de huellas digitales, y espere a que el
lector envi la seal hacia el sistema.
Nota: si no captura su huella digital 5 segundos despus de haber capturado su clave, el sistema eliminar de pantalla
su clave y ser necesario volverla a capturar.
o Despus de que el sistema recibe la seal, aparecer una imagen de la huella digital en el cuadro de la huella digital y se
comparar la huella digital con la huella del empleado al que pertenece la clave capturada, en caso de coincidir, el sistema
mostrar su nombre y el evento registrado (entrada, salida) con su incidencia en caso de haberla (retardo).
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MENSAJES DEL SISTEMA. (RELOJ CHECADOR)
MENSAJES GENERALES:
HUELLA DIGITAL NO ENCONTRADA Significa que la huella digital actual no coincide con ninguna de la base de datos o con
la del empleado que se esta comparando.
RETARDO Significa que el empleado registr su entrada despus de la hora permitida por la empresa. Aplica para la entrada del
turno y/o entrada de comida.
FALTA Significa que el empleado registr su entrada despus de la hora permitida. Aplica para el registro de entrada del turno.
REGISTRO INVLIDO Significa que el mismo empleado est intentando registrarse inmediatamente despus de haber realizado
un registro. El tiempo de espera para poder registrarse nuevamente es aproximadamente 5 minutos (configurable). Esta restriccin
tiene la finalidad de evitar que un mismo empleado registre una entrada y salida inmediatamente por error, al pasar rpidamente su
tarjeta varias veces o poner su huella digital varias veces en poco tiempo. Tambin podra deberse a que el empleado realiz un
registro anterior con la hora del sistema mayor a la actual, es decir que ya existe un registro con una fecha y hora mayor a la actual.
SALIDA NO PERMITIDA Significa que el empleado no puede realizar su registro de salida del turno, debido a que aun no llega
la hora de salida segn la configuracin de su turno. Este mensaje se muestra si se tiene activada la opcin de restringir salida en la
pantalla de configuracin del sistema.
ACCESO RESTRINGIDO Significa que el empleado no puede realizar su registro de entrada debido a que es un da inhbil o de
descanso segn su turno configurado y se encuentra desactivada la opcin, en la pantalla de configuracin del sistema, de permitir
registros en estos das.
TURNO NORMAL:
ENTRADA DEL TURNO Indica que se ha registrado la entrada del Turno Normal.
SALIDA DEL TURNO Indica que se ha registrado la salida del Turno Normal.
INICIO DE COMIDA Indica que se ha registrado salida a comer.
FIN DE COMIDA Indica que se ha registrado entrada de comer.
SALIDA COFFEE BREAK Indica que se ha registrado la salida a un coffee break. Deber estar activada la opcin Activar
coffee break. (Ver configuracin del sistema)
ENTRADA COFFEE BREAK Indica que se ha registrado la entrada de un coffee break. Deber estar activada la opcin Activar
coffee break. (Ver configuracin del sistema)
TURNO ACTUAL NO CORRESPONDE Significa que el empleado esta intentando registrarse en un momento fuera del rango
de entrada y salida de su turno, por ejemplo, que alguien de turno nocturno intente registrarse en el turno matutino.
ENTRADA Y SALIDA YA REGISTRADA Significa que el empleado ya registr su entrada y salida del turno y no podr volver
a registrarse sino hasta el turno del da siguiente.
TOLERANCIA- significa que el empleado registr su entrada al turno, despus de la hora de entrada, pero antes del Retardo.
SALIDA TEMPORAL Indica que se ha registrado la salida temporal del turno.
ENTRADA DE SALIDA TEMPORAL Indica que se ha registrado la entrada de un permiso otorgado, para salir entre las horas
del turno.
SALIDA NO PERMITIDA Indica que el empleado no puede realizar su registro de salida del turno, puesto que aun no se a
llegado a la hora. Debe estar activada la opcin Restringir salida antes de la hora. (Ver configuracin del sistema)
LA CLAVE NO EXISTE Se muestra normalmente cuando se usa el sistema en el modo clave + huella, indica que la clave
especificada no coincide con ninguna de la base de datos.
FAVOR DE CAPTURAR SU CLAVE Normalmente se muestra al usar el sistema en el modo clave+huella y se coloca
nicamente el dedo en el lector sin haber especificado la clave.
NO REGISTR MOVIMIENTO Indica que el sistema no realiz ninguna accin para guardar el registro correspondiente.
HORA DE REGRESO Indica la hora a la que se debe regresar, comnmente se muestra al registrar una salida a comer o una
salida del coffee break.
SALIDA DEL TURNO [PERMISO] Indica que se ha realizado el registro de salida del turno, pero usando un permiso asignado.
CUBRIR TURNO NUEVO Indica que se ha registrado la opcin de cubrir turno, para que el sistema permita que el empleado
pueda realizar el registro de salida posteriormente.
SE CANCEL EL PROCEDIMIENTO Indica que se ha cancelado la ejecucin de una operacin. Comnmente se muestra
cuando se usa la opcin de permitir que el empleado decida el evento a registrar. (Ver configuracin del sistema)
INTENTE DE NUEVO Indica que el sistema no pudo terminar con la operacin correspondiente y fue cancelada de forma
automtica, por lo cual deber realizarlo de nuevo.
INICIO HORAS EXTRAS Indica que se a realizado el registro de inicio de horas extras, este mensaje se muestra cuando se
realiza un registro despus del registro de salida del turno y se tiene activada la opcin, en la pantalla de configuracin del sistema, de
permitir registros adicionales para las horas extras.
FIN HORAS EXTRAS Indica que se a realizado el registro de finalizacin de horas extras, este mensaje se muestra cuando se
realiza un registro despus del registro de salida del turno y se tiene activada la opcin, en la pantalla de configuracin del sistema, de
permitir registros adicionales para las horas extras.
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TURNO ABIERTO:
ENTRADA Indica que el empleado a registrado su entrada.
SALIDA Indica que el empleado a registrado su salida.
DOCENTES (MDULO PARA ESCUELAS):
ENTRADA YA REGISTRADA AL MDULO ACTUAL Indica que el empleado ya registro su entrada al Mdulo
correspondiente a esta hora.
ENTRADA A MDULO N Indica la entrada al Mdulo N, donde N representa el nmero del Mdulo al cual se esta registrando.
ENTRADA A MDULO N SUPLENCIA Indica la entrada al Mdulo N en suplencia, donde N representa el numero del
Mdulo de suplencia al cual se esta registrando.
SALIDA DEL MDULO N Indica que el empleado a realizado el registro de salida del Mdulo N , en donde N representa el
nmero del Mdulo correspondiente a esa hora.
SALIDA DEL MDULO N SUPLENCIA Indica que el empleado a realizado el registro de salida del Mdulo N en suplencia, en
donde N representa el nmero del Mdulo de suplencia correspondiente a esa hora.
HORARIO NO CORRESPONDE Indica que se esta intentando registrar en una hora que no corresponde a ninguna hora de
entrada de los mdulos de ese da.
TODOS LOS MDULOS REGISTRADOS Indica que ya estn registradas todas las entradas a los mdulos de ese da.
NO TIENE MDULOS PARA ESTE DA Indica que el empleado no tiene asignado ningn Mdulo para este da.
SALIDA YA REGISTRADA Indica que la salida ya a sido registrada, comnmente se muestra cuando el docente tiene la
configuracin de poder registrarse por bloques. (Ver configuracin del sistema)
PRIORIDADES POR DEPARTAMENTO.
Ingrese a Configuracin / Departamentos. (nicamente puede ingresar a esta pantalla un usuario administrador)
En esta pantalla se permite especificar las prioridades de registro por departamentos. Los
departamentos de mayor prioridad son los que se encuentran al inicio de la lista. Los empleados de los
departamentos de mayor prioridad se registran con mayor rapidez que los de menor prioridad. Los
departamentos que se encuentren en la parte superior de la pantalla son los que tienen mayor prioridad.
Esta configuracin deber realizarse en cada computadora en la cual tenga instalado el reloj
checador.
Procedimiento:
1. Realice un click sostenido del Mouse de la computadora encima del registro que desee y luego
mueva el registro a la posicin que requiera. Libere el botn del Mouse para dejar de mover el
registro.
2. Presione el botn Aceptar, para guardar los cambios.
IMPRESIN DE COMPROBANTES. (TICKETS)
Ingrese a Configuracin / Impresin. (nicamente puede ingresar a esta pantalla un usuario administrador)
En esta pantalla se permite especificar si se desea que el sistema imprima un comprobante al momento de que el empleado realice su
registro, se debe especificar la impresora a utilizar, as como los eventos en los cuales se desea que se imprima el comprobante.
El comprobante que se imprime tiene la siguiente informacin:
Folio. Nmero consecutivo asignado por el sistema. Este valor es configurable. (Ver configuracin del
sistema)
Nombre de la empresa.
Fecha y Hora del Registro.
Nombre del empleado.
Evento realizado. Entrada de Turno, Salida de Turno, etc.
Nota: La impresora seleccionada en esta parte se utiliza tambin para la impresin del vale de comida, en el caso
de usar la opcin de comida dentro de la empresa, ver configuracin del sistema.
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DISEO PANTALLA RELOJ CHECADOR.
Ingrese a configuracin / Diseo. (nicamente puede ingresar a esta pantalla un usuario administrador)
Esta pantalla permite configurar los colores y el fondo del Reloj Checador, de
esta forma puede configurarlo a su gusto o bien conservar el diseo que tiene. En esta
pantalla puede observar una vista previa de la forma como quedara el checador. La
pantalla de diseo puede variar dependiendo del tamao del mismo (ver Tamao de
pantalla).
Por medio de esta opcin es posible modificar:
El fondo de la pantalla.
El color de los marcos de las secciones.
El color de letra de la fecha, del da, del nombre del empleado, del tipo de registro (entrada, salida, etc.), de la incidencia, del nombre
de la empresa, la fecha larga, la hora registrada, el horario, el mensaje y el del departamento.
Procedimiento:
1. Active la primera opcin que dice Personalizado, esto activar los controles para poder modificarlos los colores.
2. Para el fondo del Reloj Checador, puede usar un color o una imagen, para ello escoja la opcin que desee y utilice el botn
Seleccionar o abrir, segn corresponda, para que pueda seleccionar un color o una imagen.
3. Para poder modificar los colores de alguna de las opciones, basta con seleccionar en cada seccin si desea modificar el color del texto
o la sombra del mismo y posteriormente use el botn Seleccionar, para que se abra una pantalla en la cual podr seleccionar el color
que desee.
4. Despus de seleccionar el color, se aplicar en la vista previa para que visualice la forma como quedara.
5. Para guardar la configuracin especificada, presione el botn Aceptar. Si no desea guardar los cambios presione el botn
Cancelar.
TAMAO DE PANTALLA.
Ingrese a configuracin / Tamao de Pantalla. (nicamente puede ingresar a esta pantalla un usuario administrador)
Esta pantalla permite definir el tamao de la pantalla del Reloj Checador, es posible definir dos
tamaos:
a. 800 x 600
b. 1024 x 768
Se recomienda que seleccione aquella configuracin que se adapte mejor a lo que requiera. La pantalla
de 1024x768, adems de ser de mayor tamao, muestra una mayor informacin que la de 800x600.
Procedimiento:
1. Seleccione el tamao de la pantalla que requiera.
2. Presione el botn Aceptar, para que se guarde la configuracin de la pantalla, esta configuracin nicamente se aplicar en la PC en
la cual se configure.
3. Despus de seleccionar el tamao, cierre el Reloj Checador y vuelva a abrirlo, para que se tome el tamao selecionado.
CONFIGURAR LOS SONIDOS DEL SISTEMA.
Ingrese a configuracin / sonidos. (nicamente puede ingresar a esta pantalla un usuario administrador)
En esta pantalla deben especificar los sonidos (WAV) que desea sean reproducidos, al momento de los
registros. Si no se especifica ninguno el sistema reproduce un sonido predeterminado. El sonido predeterminado
para un registro valido es diferente al sonido de un registro invlido.
Puede especificar un sonido por cada mensaje que despliegue el sistema. Es necesario especificar los
sonidos en cada estacin del sistema.
Si desea grabar su voz para que el sistema lo reproduzca puede hacerlo con el grabador de sonidos de
Windows
) que el sistema utiliza. Es necesario registrar todos los lectores que se utilizarn, el
registro se puede realizar desde cualquier computadora que tenga instalado el sistema; el resto de las
computadoras reconocern el registro del los lectores de forma automtica.
Procedimiento de Registro:
1. Conecte el lector de Huellas Digitales y presione el botn Actualizar, para que se muestre el
nmero de serie electrnico.
2. Ingrese la clave de registro del lector, impreso al reverso del lector.
NOTA: El nmero de serie electrnico NO corresponde al nmero de serie del fabricante.
3. Ingrese el nmero de serie del fabricante del lector, impreso al reverso del lector de huellas.
4. Presione el botn Registrar y en la lista de abajo aparecer el numero de serie del lector, el
numero de serie del fabricante y su clave de activacin.
5. Para registrar otro lector, repita los pasos 1 al 4.
6. Una vez que termine de registrar los lectores, presione el botn Salir.
NOTA:
a. En el caso de utilizar el lector biomtrico Hmster NO ES NECESARIO registrar el Lector.
b. EL sistema funciona nicamente con lectores biomtricos Digital Persona, distribuidos con el sistema On The Minute
.
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c. Si al ingresar a esta pantalla no aparece el nmero de serie electrnico del lector, verifique que el lector este conectado
correctamente y presione el botn Actualizar, para que se visualice el numero de serie electrnico.
d. Si la clave de registro no esta impresa al reverso del lector, contacte a su distribuidor para que le proporcione la clave de
registro del lector.
APAGAR EL RELOJ CHECADOR.
Existen 4 maneras de salir del Reloj Checador:
Oprimiendo la tecla ESCAPE del teclado.
Oprimiendo la combinacin de teclas ALT + F4.
Haciendo clic con el ratn en el botn X ubicado en la esquina superior derecha.
Por medio del men, en configuracin / salir.
Nota: Es necesario que el Reloj Checador se est ejecutando en primer plano para que estas acciones surtan efecto. Tras ejecutar cualquiera de
estas acciones, el sistema preguntar si desea salir del sistema, a lo cul ser necesario oprimir el botn con la leyenda SI para que se
cierre. En caso de tener usuarios en el sistema y estar activada la opcin, se solicitar un nombre de usuario y contrasea para poder cerrar el
Reloj Checador.
Captulo IV
Operaciones del Mdulo de Administracin.
Asignar Privilegios.
Registrar Entrada / Salida (Manual).
o Por Clave.
o Por Listado.
Turno Normal.
Docentes. (Mdulo para Escuelas)
Actas Administrativas.
o Turno Normal.
o Turno Docentes.
Monitor.
Permisos Turno Normal.
o Asignar.
o Consultar.
Folios Impresos.
Sincronizacin NC3.
o Asignar Clave.
o Realizar Enlace.
Automtica.
Manual.
Enlace Hand Punch.
o Asignar Clave.
o Realizar Enlace.
Enlace Inalmbrico.
o Panel de Control.
o Realizar Enlace.
Dispositivo.
Archivo Log.
Enlace TCP/IP.
o Descargar Registro.
o Reprocesar Registros.
o Actualizar Informacin.
o Ver Informacin.
o Asignar Clave.
Enlace Torniquete.
o Asignar Clave.
o Realizar Enlace.
Suplencias. (Docentes) (Mdulo para Escuelas)
o Asignar.
o Consultar.
Turno Extraordinario. (Docentes) (Mdulo para Escuelas)
o Asignar.
o Consultar.
Aplicar Criterios.
o Turno Normal.
o Docentes. (Modulo para Escuelas)
Aplicar Horas Extras.
o Turno Normal
Por empleado.
Grupal.
o Turno Abierto.
Por empleado.
Grupal.
Cubrir Turno.
Rotacin Turnos Normal.
o Manual.
o Programado.
Programar.
Consultar.
Aplicar Vacaciones.
o Por Empleado.
o Por Archivo.
Anticipar Justificacin Turno Normal.
Coffee Break Turno Normal.
Justificaciones.
o Turno Normal.
Por Empleado.
Grupal.
Por Archivo.
o Turno Abierto.
o Docentes. (Mdulo para Escuelas)
Asignar Mensajes.
o General.
o Cumpleaos.
o Consultar.
Importar (Excel
).
o Empleados.
o Materias Docentes. (Mdulo para Escuelas)
o Horarios Docentes. (Mdulo para Escuelas)
Exportar Fotografas.
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OPERACIONES DEL MDULO DE ADMINISTRACIN.
Las operaciones son acciones complementarias para la administracin de la informacin del sistema. Puede obtener ayuda acerca de cada una de
las operaciones por medio de los botones de ayuda en cada pantalla o bien presionando la tecla F1 en su teclado, esto le abrir la ayuda del
sistema.
ASIGNAR PRIVILEGIOS.
Men de acceso: Operaciones / Asignar privilegios.
Esta funcin tiene la finalidad de registrar automticamente la entrada y salida del turno en caso
de que el empleado no realice su registro. Esta funcin es til para gerentes y personal que no deseen
registrar su entrada y salida.
El empleado con privilegio asignado puede realizar su registro y el sistema le aplicar los
criterios normales de la configuracin del turno asignado.
Procedimiento:
1. Seleccionar el departamento en donde se encuentra el o los empleados a los que deseamos aplicar
el privilegio.
2. Activar la columna Privilegio, para el registro de los empleados que se requiera.
3. Oprimir el botn con el texto Asignar.
REGISTRAR ENTRADA / SALIDA.
Men de acceso: Operaciones / Registrar Entrada-Salida.
Esta funcin tiene la finalidad de permitir registrar la entrada o la salida del turno o Mdulo de manera manual, es til si por algn
motivo el empleado no puede realizar su registro utilizando el On The Minute
ENLACE HAND PUNCH.
Men de acceso: Operaciones / Enlace Hand Punch.
ASIGNAR CLAVE
Men de acceso: Operaciones / Enlace Hand Punch / Asignar Clave.
Debido a que el Hand Punch es un dispositivo de control de acceso que nicamente permite usar
claves numricas, es necesario asignar una clave numrica equivalente para la clave del empleado que
se utiliza en el sistema, la clave del empleado en el sistema puede estar compuesta por letras y
nmeros.
Esta pantalla permite la asignacin de las claves que se usarn en el Hand Punch; para ello especifique
la clave en la columna Clave Dispositivo.
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REALIZAR ENLACE
Men de acceso: Operaciones / Enlace Hand Punch / Realizar Enlace
Esta pantalla le permite recuperar los registros de los empleados que utilizaron el Hand Punch para registrarse.
Procedimiento:
1. Presione el botn , se abrir una pantalla en la cual debe buscar el
archivo de importacin (*.log). En la cuadricula de abajo se visualizarn
los registro, adicionalmente se mostraran las fechas de inicio y fin del
perodo de fechas de los registros obtenidos; as como el total de registros
obtenidos y el de los registros procesados.
2. En la columna de estado puede visualizar como quedarn registrados los
movimientos en la base de datos.
3. Presione el botn Importar, para que la informacin se almacene en la
base de datos del sistema, de lo contrario la informacin no se reflejar en
los reportes.
Nota: Al finalizar la importacin, se crea el archivo OTMHANDPUNCH.log, en al ubicacin de instalacin del sistema. Formato del
archivo: Fecha de carga (AAAAMMDD), Hora de carga. (24 Hrs. HHMM), Usuario que realiza la carga, Fecha de inicio
(AAAAMMDD), Fecha final (AAAAMMDD) y Total de registros cargados (NNNNN). Ejemplo: 20050415,0900,Juan
Perez,20050401,20050414,1245
Se recomienda que al momento de usar esta herramienta no se realicen registros en el Reloj Checador.
ENLACE INALMBRICO.
Men de acceso: Operaciones / Enlace Inalmbrico
El dispositivo Inalmbrico es un dispositivo bsicamente de control de acceso. Este dispositivo es inalmbrico y tiene un lector de huella
incorporado. Este dispositivo permite que el empleado pueda realizar su registro desde la Terminal y no se requiere que este conectado
directamente a la computadora.
PANEL DE CONTROL.
Men de acceso: Operaciones / Enlace Inalmbrico / Panel de Control.
Esta pantalla permite configurar los valores para tener un buen funcionamiento del dispositivo Inalmbrico. Para poder
utilizar alguna de las opciones del panel de control primero deber conectarse al dispositivo, para ello seleccione el dispositivo y
presione el botn Conectar. Una vez realizada la conexin con el dispositivo se activaran todas las opciones y se mostrar la
informacin necesaria.
INTERFAZ INALMBRICO.
Esta seccin sirve para establecer los valores bsicos del dispositivo y para ejecutar
algunas funciones del mismo. Entre otras opciones el panel de control permite verificar la
conexin con el dispositivo, encender alguno de los focos (led) del dispositivo, emitir un Beep,
abrir la puerta, bloquear el dispositivo para evitar que lo utilicen o desbloquearla.
CONFIGURACIONES GENERALES.
Tiempo de espera [Identificacin]: Tiempo de espera mximo para la identificacin de una huella
dactilar.
Temporizacin Rel [Puerta]: Una vez validada la identificacin biomtrica, el dispositivo
Inalmbrico activa automticamente el rel. Tiempo que permanece activado.
Temporizacin Led Verde: Una vez validada la identificacin biomtrica, el dispositivo
Inalmbrico enciende el LED Verde en la interfaz de usuario. Tiempo que permanece
encendido.
Temporizacin Led Rojo: Ante una identificacin errnea, el dispositivo Inalmbrico enciende el LED Rojo en la interfaz de usuario.
Tiempo que permanece encendido.
Temporizacin Sonido [Beep]: Tiempo de emisin del Beep del dispositivo al realizarse algn evento.
Poner Hora: Permite establecer la fecha y hora actual al dispositivo.
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CONFIGURACION DISPOSITIVO
Esta seccin permite configurar las funciones un poco ms complejas del
funcionamiento del dispositivo.
Configuracin de Fabrica: Esta opcin permite restablecer los valores configurados del
dispositivo, a los valores establecidos por el fabricante.
Calibrar: Permite calibrar automticamente la calidad de lectura de la unidad ptica. El usuario
debe mantener el dedo en el sensor durante el proceso de calibracin.
Nivel de Seguridad: Establece el nivel de seguridad empleado en las operaciones de verificacin
y registro o identificacin.
Tiempo Espera Barrera ptica: Una vez que la barrera ptica ha detectado la presencia del dedo, sta se desactiva por unos instantes
mientras se realiza la identificacin biomtrica. Si se agota el tiempo de guarda y el dedo contina bloqueando la barrera ptica, se
efectuar una nueva identificacin.
Tiempo de Espera Lector Bloqueado: En su estado inactivo, la barrera ptica est detectando el haz de luz del LED emisor. Si no se
detecta el haz durante un tiempo, puede ser debido a un fallo mecnico o electrnico, y entonces la identificacin biomtrica deber
iniciarse pulsando la tecla verde (Entrar). La situacin vuelve automticamente a la normalidad en el momento en que se desbloquea
el haz de luz. El valor por defecto permite entre 2 y 3 intentos de identificacin sin retirar el dedo del sensor biomtrico. La barrera
ptica es el dispositivo que permite que el lector inicie el proceso de lectura al momento de colocar el dedo, en el mismo.
Tiempo Respuesta Servidor: Configura el tiempo de espera mximo, antes de declarar un fallo en las comunicaciones con el
dispositivo.
Registros Realizados: Muestra el total de registros (Log) realizados en la Terminal, si lo desea puede eliminar todos los registros que
mantenga en la memoria el dispositivo, para ello presione el botn Borrar Todos.
Huellas Registradas: Muestra el total de huellas que se tengan registrados en la Terminal, si lo desea puede eliminar todas las huellas
registradas en la memoria del dispositivo, para ello presione el botn Borrar Todos.
NOTA: En la parte inferior de la pantalla se puede observar el status de las operaciones que se realicen.
REALIZAR ENLACE.
Men de acceso: Operaciones / Enlace Inalmbrico / Realizar Enlace.
Esta opcin permite la recuperacin de los registros realizados por medio del dispositivo Inalmbrico, al realizar el
procedimiento de enlace, los registros se almacenaran en la base de datos. La recuperacin de la informacin se puede realizar
directamente del dispositivo o a partir de un archivo Log, creado anteriormente.
Al realizar la recuperacin directamente del dispositivo, se limpia la memoria del dispositivo y adicionalmente crea un
archivo Log, de los registros recuperados, este archivo Log, es el que se puede usar posteriormente para realizar alguna recuperacin.
DISPOSITIVO
Procedimiento:
1. Seleccione una Terminal y presione el botn Conectar.
2. Una vez que se logre la conexin con el dispositivo, Presione el botn
Recuperar, en la parte inferior de la pantalla, para que el sistema inicie
el proceso de recuperacin de los registros almacenados en el
dispositivo.
3. En la primera seccin se muestran los registros de los empleados (Fecha
y Hora), los nombres de los mismos, as como el status del evento que se
genere basado en la configuracin del turno.
4. En la segunda seccin se mostrarn todos los registros de las
operaciones realizados en el dispositivo, como son las de identificacin,
registro de huellas, eliminacin de los mismos, etc.
5. Esta informacin se guardar de forma automtica en la base de datos y se generar un archivo Log con los registros
recuperados.
Nota: El archivo creado se almacenar en una carpeta llamada Inalmbrico, en la ubicacin de instalacin del sistema y tendr un
nombre de la forma OTMinalmbrico20070112103459.log.
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ARCHIVO LOG
Esta pantalla es similar al procedimiento de enlace directo al dispositivo; la diferencia, bsicamente, se encuentra en que se usar un
archivo Log creado al realizar el procedimiento de enlace al dispositivo.
Procedimiento:
1. Especifique la ubicacin del archivo Log, para ello utilice el botn
situado a la derecha del espacio correspondiente a la ruta del archivo. El
nombre del archivo debe ser de la forma
OTMinalmbrico20070112103459.log, que indica la fecha en que se
realiz el enlace, entre otras caractersticas.
2. Al especificar la ruta del archivo, el sistema iniciar automticamente el
procedimiento de registro.
3. En la primera seccin se muestran los registros de los empleados (Fecha y
Hora), los nombres de los mismos, as como el status del evento que se
genere basado en la configuracin del turno.
4. En la segunda seccin se mostrarn todos los registros de las operaciones
realizados en el dispositivo, como son las de identificacin, registro de
huellas, eliminacin de los mismos, etc.
5. Esta informacin se guardar de forma automtica en ala base de datos.
ENLACE TCP/IP.
Men de acceso: Operaciones / Enlace TCP/IP
DESCARGAR REGISTROS
Men de acceso: Operaciones / Enlace TCP/IP / Descargar Registros
Esta opcin su utiliza para realizar la descarga de los registros de los diferentes equipos TCP/IP conectados, esta opcin permite que se
procesen los registros realizados, en los dispositivos.
Procedimiento:
1. En esta pantalla se muestran listados los dispositivos dados de alta en el sistema.
2. Para iniciar la descarga, presione el botn Descargar. Esta operacin iniciar
conectndose a los equipos listados y se descargarn los registros realizados, los
cuales se procesarn basado en la configuracin de los turnos de los empleados.
3. En el listado de abajo se mostrar la informacin de los registros, ya procesados,
es decir, se vern los mensajes de entradas de turno, retardos, salidas, etc.
4. Una vez terminada la descarga la informacin de los registros se almacenan en la
base de datos del sistema y se limpia la memoria del equipo.
REPROCESAR REGISTROS
Men de acceso: Operaciones / Enlace TCP/IP / Reprocesar Registros
Esta opcin permite volver a procesar los registros descargados de los dispositivos, esta
opcin toma de una tabla los registros originales descargados de los diversos dispositivos y
aplica de nuevo los criterios para procesarlos basados en los turnos asignados a los
empleados. En esta pantalla se muestra la informacin del total de los registros
descargados, as como la fecha y hora del primero y ultimo registro almacenado en la base
de datos.
Procedimiento:
1. Especifique una fecha de inicio y una fecha final, de la cual desea tomar los
registros y reprocesarlos de nuevo.
2. Si lo desea seleccione algn equipo, para que nicamente se tomen los registros de determinados equipos, por omisin el
sistema tomar los registros de todos los equipos.
3. Presione el botn Reprocesar, para que los registros sean procesados de nuevo y en el listado de abajo se mostrar la
informacin de los equipos, as como los mensajes correspondientes a las entradas, retardos, salidas, etc.
4. Una vez terminada la operacin los registros se cargan a la tabla de los movimientos como tal y se pueden observar desde los
reportes.
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ACTUALIZAR INFORMACION
Men de acceso: Operaciones / Enlace TCP/IP / Actualizar informacin
Esta pantalla permite administrar la informacin de los empleados que se tenga en los equipos,
se puede descargar la informacin de los empleados dados de alta en los equipos, se pueden
eliminar la informacin, actualizar o agregar usuarios a determinadas terminales o bien
sincronizar la fecha y hora con los de la PC.
DESCARGAR INFORMACION DE USUARIOS (empleados).
Esta opcin permite descargar la clave del empleado que tenga asignado en el equipo, as como
las huellas asignadas o la contrasea correspondiente. Un punto importante es que las huellas de
los empleados, nicamente se pueden capturar desde los dispositivos.
Procedimiento:
1. Seleccione el equipo correspondiente de la lista de la izquierda, realizando un
doble click sobre el nombre o bien presionando la techa <Enter> de su teclado.
2. Se visualizar la informacin de los empleados dados de alta en el listado de la
derecha.
3. Una vez que se active el botn Descargar, presione este botn y la
informacin de los empleados se descargar y actualizar la base de datos.
a. Si la informacin del empleado ya existe, nicamente se actualizar
la informacin de las huellas y la contrasea en caso de tenerla;
b. Si la informacin no existe se abrir una pantalla desde la cual se
mostrar el listado de los usuarios que no estn dados de alta en la
base de datos, en esta pantalla deber capturar la clave del empleado,
la cual debe ser una que no exista, as como el apellido paterno, materno, el nombre y especificar la informacin
del departamento, turno, puesto y la fecha de alta. Esta informacin es nicamente la necesaria para poder guardar
el registro y que sea procesado por el sistema, la informacin faltante puede capturarla posteriormente desde el
catalogo de empleados.
En el caso de que la informacin del empleado ya exista en la base de datos, puede usar el botn que se
muestra en la tercera columna, para poder visualizar el listado de empleados que estn dados de alta en el sistema y
poder asignar su correspondiente.
Una vez que termine con la captura de la informacin, presione el botn Guardar y la informacin se guardar en
la base de datos.
ELIMINAR
Esta opcin permite eliminar la informacin de algn empleado del dispositivo de tal forma que ya no sea posible que el empleado sea
identificado.
Procedimiento:
1. Seleccione el equipo correspondiente de la lista de la izquierda, realizando un doble click sobre el nombre o bien
presionando la techa <Enter> de su teclado.
2. Se visualizar la informacin de los empleados dados de alta en el listado de la derecha. En este listado active los empleados
que desea eliminar del dispositivo, puede ayudarse usando los botones que se encuentra debajo del listado, para activar o
desactivarlos.
3. Presione el botn Eliminar, para que los empleados marcados, sean eliminados del equipo. Al finalizar la informacin del
listado se actualizar.
AGREGAR / ACTUALIZAR (Por equipo)
Esta opcin permite actualizar la informacin de los empleados registrados en el equipo o bien agregar informacin de un nuevo
empleado al equipo.
Procedimiento:
1. Seleccione el equipo correspondiente de la lista de la izquierda,
realizando un doble click sobre el nombre o bien presionando la techa
<Enter> de su teclado.
2. Presione el botn Agregar / Actualizar, se abrir una pantalla con dos
listados, el de la izquierda contiene todos los empleados de la base de
datos que tienen asignado al menos una huella o contrasea y en el
listado de la derecha, se debern agregar los empleados que se desean
agregar o actualizar en el dispositivo.
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3. En esta pantalla, para transferir algn empleado entre un listado u otro, posicione el cursor sobre el nombre del empleado y
realice un doble click sobre el nombre o bien utilice el botn Agregar. Si lo desea puede usar el botn Agregar todos y
el listado completo de empleados se transferir al otro listado. En el caso del listado de la derecha se utiliza de forma similar
para quitar los empleados del listado.
4. Una vez que termine de agregar los empleados que se desea actualizar, presione el botn Aceptar y el sistema iniciar el
proceso de actualizacin de la terminal.
AGREGAR / ACTUALIZAR (Varios Equipos)
Esta opcin permite actualizar la informacin de los empleados, en varias terminales al mismo tiempo, til cuando se requiere tener la
informacin de algn usuario en varias terminales (dispositivos).
Procedimiento:
1. Presione el botn Agregar / Actualizar (Varios equipos) y se abrir una
pantalla con dos listados, el de la izquierda contiene todos los empleados
de la base de datos que tienen asignado al menos una huella o contrasea
y en el listado de la derecha, se debern agregar los empleados que se
desean agregar o actualizar en los dispositivos.
2. En esta pantalla, para transferir algn empleado entre un listado u otro,
posicione el cursor sobre el nombre del empleado y realice un doble
click sobre el nombre o bien utilice el botn Agregar. Si lo desea
puede usar el botn Agregar todos y el listado completo de empleados
se transferir al otro listado. En el caso del listado de la derecha se utiliza de forma similar para
quitar los empleados del listado
3. Una vez que termine de agregar los empleados que se desea actualizar, presione el botn Aceptar
y se abrir una segunda pantalla, en esta segunda pantalla, se muestra el listado de los dispositivos
dados de alta.
4. En este listado, debe activar los dispositivos que desea sean actualizados, para ello puede realizar
un click sobre la primera columna correspondiente a cada registro. Para activar o desactivar los
registros, puede usar los botones que se encuentran en la parte inferior del lado izquierdo.
5. Despus de activar los dispositivos, presione el botn Aceptar y se iniciar el proceso de
actualizacin de los equipos.
PONER HORA (Varios Equipos)
Esta opcin es til si se requiere sincronizar la hora de los dispositivos con los de la PC, para que todos los
dispositivos tengan la misma fecha y hora.
Procedimiento:
1. Presione el botn Poner Hora, se mostrar un mensaje indicando que se actualizaran las
terminales y que se reiniciarn (automticamente) despus de ello, en esta pantalla indique que
desea continuar.
2. Se abrir una pantalla en la cual se listarn los equipos que estn dados de alta, active los
dispositivos que desea sincronizar y presione el botn Aceptar, el sistema iniciar el proceso de
actualizacin de las terminales.
VER INFORMACION
Men de acceso: Operaciones / Enlace TCP/IP / Ver informacin.
Esta pantalla permite ver la informacin actual del dispositivo, as como realizar
algunas operaciones sobre el mismo. Es posible probar el sonido, la voz del
equipo, reiniciarlo, eliminar los archivos logs de la administracin y sincronizar
fecha y hora del dispositivo con la PC.
Para poder realizar cualquiera de estas operaciones, primero debe seleccionar un
equipo del listado de la izquierda, para ello, puede realizar un doble click sobre el
nombre del equipo, se realizar una conexin al equipo y se mostrar la
informacin del mismo.
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ASIGNAR CLAVE
Men de acceso: Operaciones / Enlace TCP/IP / Asignar Clave.
Los dispositivos TCP/IP compatibles con el sistema, nicamente permite usar claves numricas, es
por ello que es necesario asignar una clave numrica equivalente para la clave del empleado que se
utiliza en el sistema On The Minute
].
Esta funcin tiene la finalidad de importar datos hacia el sistema.
EMPLEADOS.
Men de acceso: Operaciones / Importar [Excel
] / Empleados.
Esta pantalla permite importar los datos de los empleados desde un archivo de Excel. Es
muy importante que las columnas del archivo de Excel tengan el mismo orden que las de
la cuadricula de la pantalla.
Procedimiento para importar el listado de empleados.
1. Presione el botn Leer Archivo, para poder seleccionar el archivo de Excel
del cual se obtendrn los datos de los empleados. Al seleccionar el archivo los
datos aparecern en la cuadricula.
2. Es necesario que especifique el tipo de turno para los empleados a importar.
3. Seleccione los registros que le interesan importar y asigne un turno y un
departamento a los empleados.
4. Presione el botn Importar. Los datos sern almacenados en la base de datos.
Nota: El archivo de Excel
, No debe tener formato alguno, es decir no debe tener celdas combinadas, colores en los encabezados, etc. y el
orden de las columnas debe ser igual al de la cuadricula de la pantalla. De la cuadrcula, la primera columna no se toma en cuenta, para
el orden de las columnas del archivo.
MATERIAS DOCENTES (Mdulo para Escuelas)
Men de Acceso: Operaciones / Importar [Excel
]/ Materias Docentes.
Esta funcin tiene la finalidad de importar las materias de los docentes al sistema, de esta
forma, se agiliza la captura de la informacin. Para ello se deber utilizar un archivo de
Excel
]/ Horarios Docentes.
Esta funcin tiene la finalidad de permitir al usuario importar los horarios de los maestros desde un archivo de Excel
. Para la importacin
correcta de la informacin es necesario que el archivo de Excel
normal.
USUARIOS.
Men de acceso: Seguridad / Usuarios
Los usuarios son cuentas que se crean con un nombre y contrasea que sirve para acceder al programa, cada usuario puede tener
diferentes permisos para acceder a determinadas funciones del sistema y tambin puede tener permisos para abrir o cerrar el Reloj Checador en
caso de que este protegido con contrasea.
EL primer usuario que se registre en el sistema, siempre ser un usuario administrador, los
siguientes usuarios pueden ser definidos como usuarios no administradores, para estos es necesario especificar
un Perfil de Usuario.
NOTA: A partir de que exista un usuario, el sistema pedir un nombre de usuario y contrasea cada vez que
se ingrese al sistema. Al iniciar se mostrar una pantalla de inicio de sesin. En esta pantalla escriba su
nombre de usuario y su contrasea, de lo contrario no podr acceder al sistema.
CREAR USUARIO.
1. Presione el botn de Nuevo.
2. Escriba los datos del usuario y si el usuario va a tener acceso a todos los
mdulos del sistema, se le habilita la caracterstica de administrador, esto
se hace seleccionando la palabra SI de la opcin de administrador. De lo
contrario dicha opcin deber estar en NO y ser necesario seleccionar un
Perfil de Usuario.
3. Presione el botn Guardar, para registrar al usuario. Se mostraran sus
datos en al lista de la pantalla de usuarios.
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CAMBIAR CONTRASEA.
Men de acceso: Seguridad / Cambiar contrasea
El cambio de contrasea se utiliza para cambiar la contrasea del usuario que esta actualmente
en el sistema, se tiene acceso a esta opcin al iniciar la sesin del sistema On The Minute
con algn
usuario.
Procedimiento:
1. Capturar la contrasea actual.
2. Capturar la nueva contrasea.
3. Confirmar la nueva contrasea (recapturar).
4. Presionar el botn Aceptar.
Captulo VII
Mantenimiento
Reindexado y compactado de la base de datos.
Reparar Base de datos.
Aplicar Faltas y Privilegios.
Respaldar base de datos.
Recuperar base de datos.
Inicializar base de datos.
Base de datos.
Ejecutar Comando.
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MANTENIMIENTO.
Men de acceso: Mantenimiento
El mantenimiento del sistema son una serie de funciones que tienen como objetivo darle mantenimiento y resguardo de los datos del sistema.
REINDEXADO Y COMPACTADO DE LA BASE DE DATOS.
Men de acceso: Mantenimiento / Reindexado y compactado
El reindexado de la base de datos se lleva a cabo para reordenar y regenerar los ndices internos de la base de datos. Se recomienda
reindexar la base de datos una vez al da, o como mnimo 1 vez por semana. Si no se reindexa la base de datos hay la probabilidad de que se
vuelva lenta o despliegue incorrectamente la informacin. Se recomienda ejecutar esta funcin cuando se va la energa elctrica con el sistema
funcionando para asegurarse de la integridad de los archivos, debido a que los ndices de la base de datos suelen averiarse si se corta la energa
elctrica en el preciso momento en el que el sistema estaba accesando la base de datos.
Cuando eliminamos registros en la base de datos, estos ya no se pueden ver ni acceder pero permanecen inactivos en la base de datos
ocupando espacio til, es decir se elimin, pero de manera lgica. Es necesario compactar la base de datos para borrar fsicamente y
definitivamente dichos registros. La compactacin de la base de datos se hace automticamente en conjunto con el reindexado.
Se recomienda realizar este procedimiento desde la computadora en la que est instalada la base de datos y que se cierren las otras
aplicaciones del sistema.
REPARAR BASE DE DATOS.
Men de acceso: Mantenimiento / Reparar Base de datos.
Cuando existen fallas de energa elctrica y se encuentre trabajando con el
sistema, algunos registros o datos suelen daarse, generando algunos errores al
momento de mostrar la informacin de tal forma que trae como consecuencias la
inestabilidad en cuanto al funcionamiento del sistema, otro caso que pudiera daar la
base de datos seria el forzar al sistema a eliminar algn registro que este vinculado a
alguna informacin, generando fallas.
Cuando exista algn error de la base de datos realice esta accin para que los registros daados sean reparados por el mismo sistema
de forma automtica y le permita continuar de forma normal.
APLICAR FALTAS Y PRIVILEGIOS.
Men de acceso: Mantenimiento / Aplicar Faltas y Privilegios
La aplicacin de Faltas y privilegios se ejecuta de forma automtica por el sistema, pero si lo
desea es posible hacerlo de forma manual (vea configuracin del sistema). Este procedimiento aplica
las faltas correspondientes a los empleados que no asistieron algn da; de igual manera aplica las
asistencias a aquellos empleados que no asistieron pero tienen privilegio. Este procedimiento es
importante para el sistema, de no ejecutarse, en los reportes no se podrn visualizar las faltas
correspondientes.
En esta pantalla es posible especificar un periodo de tiempo para la aplicacin de este
procedimiento. Se recomienda realizar este procedimiento desde la computadora en la cual est
instalada la base de datos del sistema.
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RESPALDAR BASE DE DATOS.
Men de acceso: Mantenimiento / Respaldar base de datos.
El respaldo de la base de datos, nos permite guardar la informacin del programa con fines de resguardo para que recuperemos la
informacin en caso de prdida de datos, o para enviar la informacin completa de la base de datos a otra computadora.
Es posible realizar dos tipos de respaldo:
COMPLETO: El respaldo completo del sistema (Recomendado), copia fsicamente toda la informacin de la base de datos a un
archivo comprimido, incluyendo los datos de su licencia de activacin del sistema.
Procedimiento:
1. Seleccione una ubicacin en donde se guardar el
respaldo. Utilice el botn con puntos suspensivos
() para abrir una pantalla que le permita
examinar en donde desea guardar el respaldo.
2. Especifique el tipo de respaldo Completo.
3. Active o desactive la opcin Respaldar
fotografas, segn considere necesario.(Tamao
del respaldo)
4. Presione el botn Respaldar.
PARCIAL. El respaldo parcial nicamente permite respaldar la informacin de los catlogos de empleados, turnos, departamentos, los
movimientos generados basados en un intervalo de fechas, entre otros. Este tipo de respaldo NO incluye informacin acerca de su
licencia de activacin.
Se recomienda que nicamente utilice este tipo de respaldo si est utilizando el modulo concentrador y requiere enviar informacin
hacia este.
Procedimiento:
1. Seleccione la ubicacin en donde desea se guarde
la informacin del respaldo.
2. Utilice el botn con puntos suspensivos () para
abrir una pantalla que le permita examinar en
donde desea guardar el respaldo.
3. Especifique el tipo de respaldo a Parcial. Se
visualizar un grupo de opciones al lado derecho.
4. Active los catlogos que desea respaldar. Si activa
la opcin Movimientos, se requiere que
especifique el intervalo de fechas para el cual
desea obtener los registros.
5. Presione el botn Respaldar.
NOTA: El tamao del respaldo indica el tamao del respaldo completo, no se refiere al tamao del respaldo parcial.
RECUPERAR BASE DE DATOS.
Men de acceso: Mantenimiento / Recuperar base de datos.
La recuperacin de la base de datos, nos permite, una vez hecho un respaldo, recuperar dichos datos. Esta funcin es til cuando se
esta actualizando el sistema a una versin posterior o cuando se requiere recuperar un respaldo del sistema.
Procedimiento:
1. Seleccionar el archivo fuente utilizando el botn
ubicado a la derecha con puntos suspensivos ()
2. Presionar el botn Recuperar y se copiara el respaldo
a la base de datos actual.
Nota: El sistema se cerrar para que los cambios tengan efecto.
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INICIALIZAR BASE DE DATOS.
Men de acceso: Mantenimiento / Inicializar base de datos.
La funcin de inicializar base de datos tiene como objetivo borrar todos los
registros de algn archivo de la base de datos. Por lo cual solo debe entrar a este mdulo si
esta seguro de eliminar toda la informacin de algn archivo.
Para poder inicializar los registros se debern seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el archivo a inicializar y presionar el botn ubicado a su derecha con
el texto inicializar y aparecer una confirmacin la cul deber presionar SI
para continuar con la inicializacin o NO para cancelar el proceso.
2. Repita el paso anterior para cada archivo que requiera inicializar.
Los botones que aparecen deshabilitados es debido a que ese archivo esta relacionado
con otro y no puede ser inicializado hasta que no se inicialice el archivo que tiene la
relacin.
Advertencia: Al inicializar algn archivo, se pierde por completo la informacin que
contiene y la nica manera de recuperar esa informacin, es a travs de un respaldo de la
base de datos.
BASE DE DATOS.
Men de acceso: Mantenimiento / Base de datos.
Esta funcin es solamente para usuarios expertos en el manejo de las bases de datos del sistema. Debido a
que esta funcin le permite modificar la base de datos en modo de diseo y si por alguna razn se modifica
algn registro de manera incorrecta el sistema puede volverse inestable.
Nota: Al ingresar a esta seccin esta asumiendo su responsabilidad por cualquier error que pudiese surgir
posteriormente debido a la alteracin de algn registro.
EJECUTAR COMANDO.
Men de acceso: Mantenimiento / Ejecutar Comando.
Esta funcin se recomienda que nicamente se le permita usar a expertos en el uso de instrucciones
SQL y en el uso del sistema, debido a que es posible ejecutar instrucciones de este tipo y trabajar con
la informacin de la base de datos del sistema.
Desde esta pantalla puede ejecutar instrucciones de bsqueda, actualizacin e incluso de eliminacin
de los registros.
Para ejecutar alguna instruccin basta con escribirla en el espacio de comando y presionar el botn de
Ejecutar; en el listado de abajo se mostrarn las instrucciones que se hayan ejecutado anteriormente.
Captulo VIII
Enlaces de Nmina.
Enlace con el sistema Nomipaq
.
o Importar.
Perodos.
Incidencias.
Empleados.
o Exportacin.
Movimientos Turno normal.
Movimientos Docentes. (Mdulo para Escuelas)
Enlace con el sistema NOI
.
o Importar.
o Exportar.
Enlace con el sistema Tisanom
.
Enlace con el sistema Microsip
.
Enlace con el sistema Nminas Fcil.
o Importar.
o Exportar.
o Equivalencias.
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ENLACES DE NMINA.
Los enlaces de nmina, son los que le permitirn pasar la informacin de incidencias a uno o ms de los programas con los cuales el
sistema On The Minute
sea compatible. Esto simplificar el trabajo, ya que no se tendrn que capturar manualmente y se podr calcular la
nmina de una manera automtica.
ENLACE CON EL SISTEMA . (Computacin en Accin)
El sistema Nomipaq
/ Importar / Perodos
Para poder llevar el control de los tiempos de pago de los empleados, deber tenerse los mismos
perodos en el sistema de nmina que en el sistema On The Minute
. En la importacin de los
perodos, se incluyen las fechas correspondientes a los periodos. Estas fechas son necesarias al
realizar la exportacin de movimientos.
Procedimiento:
1. Deber hacer la exportacin del archivo Periodos.CFG, por medio de la utilera
Importacin y Exportacin que se encuentra en el men Interfaz del Nomipaq
. Siga
las instrucciones del asistente para hacer la exportacin. El archivo de configuracin se
encuentra en la ruta de instalacin del On The Minute
/ Importar / Perodos).
Una vez que se encuentre en la pantalla, deber seleccionar la ruta del archivo de
perodos que gener con el Nomipaq
/ Importar / Incidencias.
El sistema On The Minute
por omisin contiene el listado completo de las incidencias que utiliza Nomipaq
. Este procedimiento es necesario realizarlo nicamente si las incidencias que maneja el sistema no son las mismas que maneja en
Nomipaq
.
Procedimiento:
1. Desde el Nomipaq
. Utilizando el
botn () que se encuentra a la derecha de la pantalla.
4. Despus de seleccionar el archivo de incidencias, la pantalla nos mostrar la
informacin de todas las incidencias.
5. Presione el botn Guardar, le aparecer un mensaje de confirmacin, presione
Aceptar.
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IMPORTACIN DE EMPLEADOS.
Men de acceso: Operaciones / Nomipaq
/ Importar / Empleados.
Para poder hacer la exportacin correcta al Nomipaq
, deber tener a los empleados capturados con las mismas claves que en Nomipaq
.
Para esto, existe una utilera, la cual nos permite importar desde Nomipaq
de los empleados de
Nomipaq
.
Procedimiento:
1. Deber hacer la exportacin del archivo Empleados.txt desde el
Nomipaq
, con este
archivo, desde el men Interfaz del Nomipaq
, ingrese al mdulo de
Importacin de Empleados. (Operaciones / Nomipaq
/ Importar /
Empleados). Aparecer la pantalla de importacin de empleados.
3. Deber seleccionar el archivo Empleados.txt, esto deber hacerlo cuando
aparezca el cuadro de dilogo despus de presionar el botn de la parte
superior derecha.
4. La accin anterior nos mostrar la lista de todos los empleados contenidos
en Nomipaq
y no del
Nomipaq
). Deber seleccionar el turno que desea asignar a cada empleado. Es necesario especificar el tipo de turno para los
empleados que sern importados.
5. Una vez capturados los turnos para los empleados, se deber guardar la operacin. Presione Guardar, el sistema le muestra un
mensaje de confirmacin de la actualizacin de los registros, presione Aceptar.
Felicidades! Ha importado correctamente a los empleados contenidos en el Nomipaq
.
Nota: Una vez que se han importado los empleados, se deber proceder a registrar la huella de cada uno de ellos, con el fin de que puedan
registrar sus movimientos. El listado de empleados solamente recuperar a los empleados que estn activos en el Nomipaq
. Este
procedimiento recupera nicamente los datos que se muestran en la cuadrcula.
EXPORTACIN DE MOVIMIENTOS A NOMIPAQ
.
Esta funcin tiene la finalidad de enviar las incidencias (Movimientos) que se generan en el sistema a Nomipaq
.
TURNO NORMAL.
Men de acceso: Operaciones / Nomipaq
.
2. Seleccione el ao del ejercicio para el perido del cual desea
obtener los movimientos.
3. Seleccione el tipo de perido y posteriormente el nmero del
perodo. Las fecha de inicio y fin se mostrarn a la derecha.
4. Si lo desea seleccione la opcin ajustar fecha y especifique el
perodo al cual se ajustaran los movimientos.
1
5. Una vez que se tiene la informacin mencionada anteriormente,
deber proceder a seleccionar la ruta donde se guardar el archivo
destino, el cual ser el que se importar a Nomipaq
. Esto se
deber hacer presionando el botn ().
6. Presione el botn aceptar para generar el archivo de movimientos (Movimientos.txt).
7. Una vez obtenido este archivo, solo resta abrir el Nomipaq
le indica y si no aparece ningn error, abra su Pre-nmina y deber ver las incidencias exportadas.
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TURNO ABIERTO.
Men de acceso: Operaciones / Nomipaq
.
2. Seleccione el ao del ejercicio para el perido del cual desea
obtener los movimientos.
3. Seleccione el tipo de perido y posteriormente el nmero del
perodo. Las fecha de inicio y fin se mostrarn a la derecha.
4. Si lo desea seleccione la opcin ajustar fecha y especifique el
perodo al cual se ajustaran los movimientos.
1
5. Una vez que se tiene la informacin mencionada anteriormente,
deber proceder a seleccionar la ruta donde se guardar el
archivo destino, el cual ser el que se importar a Nomipaq
.
Esto se deber hacer presionando el botn ().
6. Presione el botn aceptar para generar el archivo de movimientos
(MovimientosA.txt).
7. Una vez obtenido este archivo, solo resta abrir el Nomipaq
le indica y si no aparece ningn error, abra su Pre-nmina y deber ver las incidencias exportadas.
DOCENTES. (Mdulo para Escuelas)
Men de acceso: Operaciones / Nomipaq
/ Exportar / Docentes.
Para realizar la exportacin de Movimientos del Mdulo de maestros es necesario definir primero, en la pantalla de configuracin, una
incidencia para sustituir a la incidencia FINJ (Faltas Injustificadas), en el archivo de exportacin. La incidencia se debe crear en el
sistema de nmina Nomipaq
y debe definirse como del tipo de Horas. La incidencia debe ser igual en descripcin y clave en ambos
sistemas. Una vez que esta incidencia ya exista, se debe especificar en la pantalla de configuracin del sistema (configuracin /
configuracin del sistema), en la seccin de Docentes, en el apartado Enlace de Nomina Nomipaq
.
Procedimiento:
1. Ingrese a la pantalla de exportacin de movimientos al
Nomipaq
.
2. Seleccione el ao del ejercicio para el perodo del cual desea
obtener los movimientos.
3. Seleccione el tipo de perodo y posteriormente el nmero del
perodo. Las fecha de inicio y fin se mostrarn a la derecha.
4. Si lo desea seleccione la opcin ajustar fecha y especifique el
perodo al cual se ajustaran los movimientos.
1
5. Una vez que se tiene la informacin mencionada anteriormente,
deber proceder a seleccionar la ruta donde se guardar el archivo
destino, el cual ser el que se importar a Nomipaq
en la carpeta
CFGNomipaq y tiene el nombre de Movimientos.cfg, despus se le pedir el archivo de
texto exportado por el On The Minute
le indica y si no
aparece ningn error, abra su Pre-nmina y deber ver los cambios hechos en las incidencias
si estas existen.
Nota: Si desea, puede filtrar por departamentos los movimientos (Turno Normal / Docentes) que se obtienen
del sistema. Presione la marca >>>, para poder visualizar un apartado especial para tal fin.
En este apartado seleccione el departamento que se desea incluir o viceversa si desea excluirlo. Por
omisin, se incluyen todos los departamentos.
Sistema On The Minute ~ 87 ~
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ENLACE CON EL SISTEMA NOI
.
El sistema NOI
, es un programa de clculo de Nmina, el cual permite realizar la importacin de Faltas, percepciones y deducciones, as como
la exportacin de las mismas, para calcular la nomina de su empresa.
IMPORTAR.
Men de Acceso: Operaciones / NOI
/ Importar.
Esta opcin le permite importar hacia el sistema los tipos de faltas que se utilizan en NOI
, as
como las Percepciones y Deducciones. Estas son tiles para poder definir equivalencias con las
incidencias que maneja el sistema On The Minute
.
2. Una vez que tenga los archivos, ingrese a esta pantalla y especifique el tipo de archivo
que utilizar, puede ser un archivo de Excel o un archivo ACSII.
3. Especifique los delimitadores que utiliza el archivo (ASCII), debe ser igual a los que
configur en NOI
, al sistema.
NOTA: Despus de realizar este procedimiento deber realizar la asignacin de equivalencias. (Vea Configuracin del sistema)
EXPORTAR TURNO NORMAL
Men de acceso: Operaciones / NOI
/ Exportar/
Para la exportacin de los tipos de faltas, deducciones y percepciones, necesario configurar algunas equivalencias en la pantalla de
configuracin del sistema.
Procedimiento:
1. Ingrese a la pantalla de Exportacin de Faltas. (Operaciones /
NOI
y en el men
principal ingrese a la pantalla de captura por archivo (Procesos / Captura por Archivo), en esta pantalla es necesario
especificar el archivo que se creo hace un momento desde el sistema On The Minute
/
Exportar/ Turno Abierto)
2. Seleccione la fecha inicial del Perodo del cual desea obtener los
registros y el tipo del perodo. Si el perodo que desea no esta entre los
especificados seleccione OTRO y escriba el nmero de das que
tiene el perodo que desea.
3. Active la opcin de Considerar das festivos, si desea que se
incluyan los das festivos en el archivo de exportacin.
4. Si lo desea seleccione la opcin ajustar fecha y especifique la fecha de
inicio para el ajuste de los movimientos.
2
5. Seleccione la ruta donde se guardar el archivo de exportacin de
Faltas, utilice el botn ().
6. Presione el botn Guardar y al final le aparecer un mensaje de finalizacin del proceso.
7. Con el archivo ya creado, Movimientos.dat (si no le cambio el nombre), ingrese al sistema de
nomina NOI
.
Men de acceso: Operaciones / Tisanom
.
El sistema Tisanom
,
Primero es necesario que se asignen las equivalencias entre las incidencias del
sistema y las incidencias del Tisanom
).
Procedimiento:
1. Ingrese a la pantalla de Exportacin de movimientos. (Operaciones /
Tisanom
)
2. Seleccione la fecha inicial del Perodo del cual desea obtener los registros
y el tipo del perodo. Si el perodo que desea no esta entre los especificados seleccione OTRO y escriba el nmero de das que tiene
el perodo que desea.
3. Presione el botn Guardar y se abrir una pantalla que le pide guardar el archivo que se genera (Movimientos.xls), especifique la
ubicacin y presione el botn guardar. Si presiona el botn cancelar el archivo se abrir para que pueda
visualizarlo.
4. Con el archivo ya creado, Movimientos.xls (si no le cambio el nombre), ingrese al sistema de nomina
Tisanom
.
Men de acceso: Operaciones / Microsip
.
El sistema Microsip
.
Es necesario configurar en la pantalla de configuracin del sistema algunos valores, los cuales son necesarios al momento de realizar la
generacin del archivo de ASCII. (Configuracin del sistema, seccin Nmina)
Procedimiento:
1. Ingrese a la pantalla de Exportacin. (Operaciones / Microsip
)
2. Seleccione la fecha inicial del perodo del cual desea obtener los registros y el tipo del perodo. Si el perodo que desea no esta entre
los especificados deber agregarlo por medio del catalogo de periodos.
Si lo desea puede cambiar la fecha final de periodo seleccionado para
ajustarlo al periodo que requiera.
3. Especifique el formato del archivo que se considerar al momento de
realizar el proceso, este archivo puede seleccionarlo una sola vez y el
sistema guardar la informacin del mismo, de tal forma que la
siguiente vez que realice el proceso el sistema automticamente
considerar el mismo formato. Comnmente el sistema incluye una
archivo de configuracin, usted puede realizar el propio y utilizarlo.
(Formato Excepciones OTM.txt, este archivo se crea en un carpeta
llamada Microsip
, en la pantalla de
configuracin para el proceso de enlace a Nomina, deber estar activa la opcin agregar ceros para cubrir la
longitud y el formato. Los valores restantes puede configurarlo a la forma como se ajuste a su sistema de nomina o
en caso de usar algn archivo de importacin similar.
Es necesario configurar los claves de los conceptos mas utilizados en Microsip
.
El sistema Nminas Fcil es un sistema de nomina que permite la importacin de conceptos de faltas,
deducciones y percepciones, para el clculo de la nomina. El sistema On The Minute
permite la importacin de
los conceptos, as como la exportacin de los conceptos para el sistema de nomina.
IMPORTAR CONCEPTOS
Men de Acceso: Operaciones / Nminas Fcil / Importar.
Esta opcin le permite importar hacia el sistema los conceptos que se utilizan en el sistema de nmina; estas son
tiles para poder definir equivalencias con las incidencias que maneja el sistema On The Minute
.
Procedimiento:
1. Realice la exportacin de los archivos correspondientes desde su sistema de nomina.
2. Una vez que tenga los archivos, ingrese a esta pantalla y utilizando el botn , busque y seleccione
el archivo de Excel con los conceptos.
3. En el listado de abajo se mostraran los conceptos de percepciones, deducciones o faltas, segn sea el archivo que haya utilizado.
4. Presione el botn Importar, para guardar la informacin en la base de datos.
5. Repita los pasos anteriores hasta que haya incorporado todos los conceptos que se utilizaran en el sistema.
NOTA: Despus de realizar este procedimiento deber realizar la asignacin de equivalencias.
EQUIVALENCIAS
Men de Acceso: Operaciones / Nminas Fcil / Equivalencias.
Esta opcin permite establecer una equivalencia entre las incidencias que utiliza el sistema On The Minute
y
los conceptos que se utilizan en el sistema de nmina. Esta funcin es importante puesto que nicamente se
considerarn las incidencias que tengan la equivalencia asignada al momento de realizar el enlace con el sistema
de Nmina, es decir, si no se realiza esta operacin el archivo de exportacin no mostrara informacin alguna.
Procedimiento:
1. Realice la exportacin de los archivos correspondientes desde su sistema de nomina.
2. Una vez que tenga los archivos, ingrese a esta pantalla y utilizando el botn , busque y seleccione
el archivo de Excel con los conceptos.
3. En el listado de abajo se mostraran los conceptos de percepciones, deducciones o faltas, segn sea el
archivo que haya utilizado.
4. Presione el botn Importar, para guardar la informacin en la base de datos.
5. Repita los pasos anteriores hasta que haya incorporado todos los conceptos que se utilizaran en el
sistema.
EXPORTAR
Men de acceso: Operaciones / Nminas Fcil
/ Exportar
La exportacin de las incidencias permite la creacin del archivo ASCII con el formato necesario para la importacin hacia el sistema de
nmina.
Procedimiento:
1. Ingrese a la pantalla de Exportacin. (Operaciones / Nminas Fcil /
Exportar)
2. Seleccione el tipo de periodo del cual desea obtener los registros.
3. Especifique el ao del periodo, en caso de ser necesario.
4. Seleccione el nmero del periodo del cual desea obtener el archivo.
5. Seleccione la ruta donde se guardar el archivo de exportacin, utilice el
botn ().
6. Presione el botn Guardar y al final le aparecer un mensaje de
finalizacin del proceso.
7. Con el archivo ya creado, ingrese al sistema de nomina y utilice este
archivo para subir la informacin generada.
Captulo IX
Dispositivos TCP/IP.
Pantalla Principal.
Catlogos.
o Equipos.
o Registrar Equipos.
Operaciones.
o Conectar.
o Descargar Registros.
o Actualizar Informacin
o Ver informacin
Seguridad
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Prolongacin Paseo de Montejo, Mrida Yuc.
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DISPOSITIVOS TCP/IP.
Los dispositivos TCP/IP son equipos autnomos que funcionan de forma independiente a la PC y que tiene incorporado el
procesamiento de identificacin por medio de la huella digital, entre otras caractersticas, estos dispositivos funcionan en conjunto con el
sistema On The Minute
, para el procesamiento de la informacin de los registros de los empleados. Estos dispositivos tienen la facilidad de
conexin por medio de direcciones IP que permiten la conexin desde ubicaciones distantes y de estar forma poder centralizar la informacin en
cierto modo.
El sistema On The Minute
, puede trabajar de dos formas con estos tipos de dispositivos, desde el mismo modulo de administracin
del sistema o bien desde el modulo de enlace con el dispositivo TCP/IP. En ambos casos las operaciones son iguales, a excepcin de la pantalla
enlace para el proceso de descarga de la informacin que varia un poco en cuanto al proceso de realizacin de la descarga de informacin.
En este capitulo se mostrarn todas las opciones que se encuentran en este modulo de enlace, las cuales tambin se pueden acceder
desde el modulo de administracin del sistema On The Minute
.
PANTALLA PRINCIPAL.
La pantalla principal de este modulo permite ver las terminales dadas de alta desde el sistema, y una vez que se encuentren conectadas,
se realiza la descarga automtica de los registros y se procesan basados en la configuracin de los turnos de los empleados.
En esta pantalla, en el listado de las terminales, se muestra una columna de
estado, que puede presentar los siguientes mensajes:
Conectado: Indica que existe comunicacin entre el equipo y la PC, en este
estado, al momento de que algn empleado realice algn registro, este se
descarga y procesa de forma automtica.
Desconectado: Indica que no se tiene conexin entre la PC y el quipo, en este
estado si algn empleado realiza algn registro, este se almacena nicamente en
el dispositivo y al momento de realizar la conexin se realiza la descarga a la
PC.
No Registrado: Indica que el equipo no se encuentra registrado y por ello no es
posible usarlo, para poder realizar cualquier operacin con el equipo, debe
registrarlo por medio de la pantalla de registro de equipos.
Desde esta pantalla se tiene acceso a todas las opciones que se pueden usar con el dispositivo, para ingresar a estas opciones puede realizar por
medio de los botones de acceso o bien por medio del men principal. Para realizar el proceso de descarga debe presionar el botn Conectar
para que los dispositivos se conecten con la PC y se descarguen los registros de forma automtica, si lo desea puede minimizar esta pantalla y se
mostrar un icono en la barra del sistema (junto al reloj de Windows), que indicar que el sistema esta ejecutndose.
CATALOGO DE EQUIPOS
Men de acceso: Catlogos / Equipos.
El catalogo de equipos TCP/IP se utiliza para dar de alta los diferentes equipos autnomos que se hayan adquirido. Los equipos
TCP/IP son dispositivos que permiten la conexin por medio de IP y funcionan de forma independiente a la computadora; los modelos
compatibles nicamente son los que se distribuyen por National Soft.
Procedimiento:
1. Presione el botn Nuevo, para que se activen las casillas
correspondientes para la captura de la informacin.
2. El sistema por omisin proporciona una clave para el equipo, si lo desea
puede cambiarla, especifique el nombre del equipo que desea registrar y
el tipo de comunicacin, que puede ser:
a. Ethernet: Esta opcin permite especificar una direccin IP
para la conexin con el equipo. El puerto que se utiliza por
omisin es el 4370 y no es posible modificar ese valor.
b. Serial: Para este tipo de comunicacin se requiere tener el
cable serial para poder conectar el equipo directamente a la PC
y se debe seleccionar el puerto COM a usar, as como la
velocidad de transferencia, que comnmente es 9600.
3. Despus de especificar la informacin del equipo, puede usar el botn Verificar, para comprobar la conexin con el equipo.
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REGISTRAR EQUIPOS.
Men de acceso: Catlogos/Registro.
Todos los equipos TCP/IP que se utilizan con el sistema, deben ser registrados, de lo contrario no podrn ser utilizados, para poder
registrar un dispositivo se requieren tener la clave de activacin correspondiente al dispositivo, esta clave de activacin, nicamente se
proporciona para los equipos que son distribuidos con el sistema o se adquieren de forma adicional a National Soft.
Procedimiento:
1. Ingrese a la pantalla de registro de los equipos y se abrir la pantalla de
registro en la cual se muestra un listado de los equipos dados de alta y los
nmeros de serie en caso de haberlos registrado, de lo contrario se mostrar
nicamente el nombre de los equipos.
2. Seleccione un dispositivo de listado, realizando un doble click sobre el nombre
del mismo o presionando la tecla <Enter> de su teclado.
3. Una vez que se seleccione un equipo se realiza una conexin con el mismo,
por lo cual se requiere que tenga conectado el equipo a la red. Al realizar la
verificacin de conexin se obtendr el nmero de serie electrnico, el cual no
es posible modificar, y deber capturar la clave de activacin correspondiente
para el equipo.
4. Una vez capturada la clave de activacin, presione el botn Registrar, para
poder finalizar con el proceso.
5. Es necesario realizar el proceso anterior para todos los equipos que se utilizarn con el sistema, de lo contrario no podr ejecutar
ninguna operacin con ellos.
OPERACIONES.
Las operaciones que se realizan sobre el equipo, son tiles para la administracin de la informacin que se encuentre en los equipos.
CONECTAR.
Men de acceso: Operaciones /Conectar
Esta opcin permite realizar la conexin entre los equipos listados y la PC, esta operacin es
necesaria para que se puedan descargar los registros que se realicen en los dispositivos
TCP/IP. En el mdulo de administracin del sistema On The Minute
se puede configurar
la opcin para que cada vez que se inicie este mdulo se realice la conexin de forma
automtica con los equipos listados.
DESCARGAR REGISTROS.
Men de acceso: Operaciones / Descargar registros
Esta opcin permite que se descarguen los registros realizados en los equipos y al mismo
tiempo limpia la memoria de los dispositivos, esto para evitar la saturacin de la misma.
Para poder ejecutar este proceso se requiere que los dispositivos se encuentren con el estado Conectado, de lo contrario no se realizar la
descarga de los registros.
Al momento de realizar la descarga la informacin se procesar basada en la configuracin de los turnos de los empelados y se mostrarn los
mensajes referentes a ello, en la pantalla principal en el listado inferior de la misma.
Una vez que se finaliza el proceso de descarga de los registros, estos ya ser visibles en los reportes de asistencia del sistema On The Minute
.
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ACTUALIZAR INFORMACION.
Men de acceso: Operaciones / Actualizar Informacin.
Esta pantalla permite administrar la informacin de los empleados que se tenga en los equipos, se puede
descargar la informacin de los empleados dados de alta en los equipos, se pueden eliminar la
informacin, actualizar o agregar usuarios a determinadas terminales o bien sincronizar la fecha y hora
con los de la PC.
DESCARGAR INFORMACION DE USUARIOS (empleados).
Esta opcin permite descargar la clave del empleado que tenga asignado en el equipo, as como las
huellas asignadas o la contrasea correspondiente. Un punto importante es que las huellas de los
empleados, nicamente se pueden capturar desde los dispositivos.
Procedimiento:
1. Seleccione el equipo correspondiente de la lista de la izquierda, realizando un doble
click sobre el nombre o bien presionando la techa <Enter> de su teclado.
2. Se visualizar la informacin de los empleados dados de alta en el listado de la derecha.
3. Una vez que se active el botn Descargar, presione este botn y la informacin de los
empleados se descargar y actualizar la base de datos.
a. Si la informacin del empleado ya existe, nicamente se actualizar la
informacin de las huellas y la contrasea en caso de tenerla;
b. Si la informacin no existe se abrir una pantalla desde la cual se mostrar el
listado de los usuarios que no estn dados de alta en la base de datos, en esta
pantalla deber capturar la clave del empleado, la cual debe ser una que no exista, as como el apellido paterno, materno, el
nombre y especificar la informacin del departamento, turno, puesto y la fecha de alta. Esta informacin es nicamente la
necesaria para poder guardar el registro y que sea procesado por el sistema, la informacin faltante puede capturarla
posteriormente desde el catalogo de empleados.
En el caso de que la informacin del empleado ya exista en la base de datos, puede usar el botn que se muestra en la
tercera columna, para poder visualizar el listado de empleados que estn dados de alta en el sistema y poder asignar su
correspondiente.
Una vez que termine con la captura de la informacin, presione el botn Guardar y la informacin se guardar en la base
de datos.
ELIMINAR
Esta opcin permite eliminar la informacin de algn empleado del dispositivo de tal forma que ya no sea posible que el empleado sea
identificado.
Procedimiento:
1. Seleccione el equipo correspondiente de la lista de la izquierda, realizando un doble click sobre el nombre o bien presionando la techa
<Enter> de su teclado.
2. Se visualizar la informacin de los empleados dados de alta en el listado de la derecha. En este listado active los empleados que desea
eliminar del dispositivo, puede ayudarse usando los botones que se encuentra debajo del listado, para activar o desactivarlos.
3. Presione el botn Eliminar, para que los empleados marcados, sean eliminados del equipo. Al finalizar la informacin del listado se
actualizar.
AGREGAR / ACTUALIZAR (Por equipo)
Esta opcin permite actualizar la informacin de los empleados registrados en el equipo o
bien agregar informacin de un nuevo empleado al equipo.
Procedimiento:
1. Seleccione el equipo correspondiente de la lista de la izquierda, realizando un
doble click sobre el nombre o bien presionando la techa <Enter> de su teclado.
2. Presione el botn Agregar / Actualizar, se abrir una pantalla con dos listados, el
de la izquierda contiene todos los empleados de la base de datos que tienen
asignado al menos una huella o contrasea y en el listado de la derecha, se debern
agregar los empleados que se desean agregar o actualizar en el dispositivo.
3. En esta pantalla, para transferir algn empleado entre un listado u otro, posicione el
cursor sobre el nombre del empleado y realice un doble click sobre el nombre o bien utilice el botn Agregar. Si lo desea puede usar
el botn Agregar todos y el listado completo de empleados se transferir al otro listado. En el caso del listado de la derecha se utiliza
de forma similar para quitar los empleados del listado.
4. Una vez que termine de agregar los empleados que se desea actualizar, presione el botn Aceptar y el sistema iniciar el proceso de
actualizacin de la terminal.
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AGREGAR / ACTUALIZAR (Varios Equipos)
Esta opcin permite actualizar la informacin de los empleados, en varias terminales al
mismo tiempo, til cuando se requiere tener la informacin de algn usuario en varias
terminales (dispositivos).
Procedimiento:
1. Presione el botn Agregar / Actualizar (Varios equipos) y se abrir una pantalla
con dos listados, el de la izquierda contiene todos los empleados de la base de
datos que tienen asignado al menos una huella o contrasea y en el listado de la
derecha, se debern agregar los empleados que se desean agregar o actualizar en
los dispositivos.
2. En esta pantalla, para transferir algn empleado entre un listado u otro, posicione el cursor sobre el nombre
del empleado y realice un doble click sobre el nombre o bien utilice el botn Agregar. Si lo desea puede
usar el botn Agregar todos y el listado completo de empleados se transferir al otro listado. En el caso
del listado de la derecha se utiliza de forma similar para quitar los empleados del listado
3. Una vez que termine de agregar los empleados que se desea actualizar, presione el botn Aceptar y se
abrir una segunda pantalla, en esta segunda pantalla, se muestra el listado de los dispositivos dados de alta.
4. En este listado, debe activar los dispositivos que desea sean actualizados, para ello puede realizar un click
sobre la primera columna correspondiente a cada registro. Para activar o desactivar los registros, puede usar
los botones que se encuentran en la parte inferior del lado izquierdo.
5. Despus de activar los dispositivos, presione el botn Aceptar y se iniciar el proceso de actualizacin de
los equipos.
PONER HORA (Varios Equipos)
Esta opcin es til si se requiere sincronizar la hora de los dispositivos con los de la PC, para que todos los
dispositivos tengan la misma fecha y hora.
Procedimiento:
1. Presione el botn Poner Hora, se mostrar un mensaje indicando que se actualizaran las terminales y que
se reiniciarn (automticamente) despus de ello, en esta pantalla indique que desea continuar.
2. Se abrir una pantalla en la cual se listarn los equipos que estn dados de alta, active los dispositivos que
desea sincronizar y presione el botn Aceptar, el sistema iniciar el proceso de actualizacin de las
terminales.
VER INFORMACION.
Men de acceso: Operaciones / Ver informacin.
Esta pantalla permite ver la informacin actual del dispositivo, as como realizar algunas
operaciones sobre el mismo. Es posible probar el sonido, la voz del equipo, reiniciarlo,
eliminar los archivos logs de la administracin y sincronizar fecha y hora del dispositivo
con la PC.
Para poder realizar cualquiera de estas operaciones, primero debe seleccionar un equipo del
listado de la izquierda, para ello, puede realizar un doble click sobre el nombre del equipo,
se realizar una conexin al equipo y se mostrar la informacin del mismo.
SEGURIDAD
Como parte de la seguridad para el modulo de enlace con los dispositivos TCP/IP, en el modulo de
administracin se puede configurar para que al momento de abrir el modulo de enlace, se solicite un nombre
de usuario y contrasea, que nicamente sern vlidos para los usuarios administradores y aquellos
autorizados por medio de los perfiles que se definan. Para el caso de no activar de opcin de solicitar una
contrasea, al momento de intentar ingresar a alguna opcin se solicitar el nombre de usuario y contrasea
que tambin sern nicamente validos para los administradores y los usuarios autorizados desde los perfiles
creados.
Captulo X
Operaciones Adicionales.
Aplicar Faltas y Privilegios.
Eliminar Contraseas.
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OPERACIONES ADICIONALES.
Este mdulo permite conocer las operaciones adicionales que se pueden realizar con el sistema, estas operaciones se aplican por medio
de mdulos independientes, pero trabajan sobre la misma base de datos del sistema.
APLICAR FALTAS Y PRIVILEGIOS.
Como se menciona en el capitulo VII (Mantenimiento) de este manual, este procedimiento aplica
las faltas correspondientes a los empleados que no asistieron algn da; de igual manera aplica las
asistencias a aquellos empleados que no asistieron pero tienen privilegio. Este procedimiento es importante
para el sistema, de no ejecutarse, en los reportes no se podrn visualizar, principalmente, las faltas
correspondientes. La aplicacin de Faltas y privilegios se ejecuta de forma automtica por el sistema, pero si
lo desea es posible hacerlo de forma manual, esto configurando la opcin desde el mdulo de
administracin, esta operacin podra ser necesario que se ejecute cada determinado tiempo, por ejemplo
antes de realizar un cambio de turno programado (captulo IV. Operaciones).
Para ello se tiene una herramienta que puede estar ejecutndose de forma permanente en la PC y
que se programa un da y hora en la cual se puede ejecutar este proceso. Para ejecutar esta herramienta se
puede ingresar por medio del men de inicio de Windows / Todos los programas/ On The Minute 3.0 /
Aplicar Faltas y Privilegios.
La pantalla principal de este mdulo muestra la fecha y hora actual de la PC, del lado
izquierdo de la pantalla, as como la fecha de la ltima aplicacin del procedimiento y del lado derecho
se muestran los das y las horas a las que se ejecutar el proceso de aplicar faltas y privilegios.
Para usar este mdulo, basta con abrirlo y configurar los das y las horas a las que se desea se
ejecute el proceso, para ello, ingrese al men de Configuracin /Das Aplicacin, se abrir una segunda
pantalla en la cual se mostrar la informacin de los das y las horas a las que se puede configurar,
active los das en los cuales desea se ejecute el procedimiento y especifique la hora, luego presione el botn Guardar y se cerrar esta pantalla
y se grabaran los das, activados.
Nota: Al minimizar esta pantalla se mostrar como un icono junto al reloj de Windows, que indicar que el programa se encuentra
ejecutndose en segundo plano.
ELIMINAR CONTRASEAS.
Esta opcin permite eliminar la contrasea del mdulo de administracin, as como los usuarios
definidos en el sistema On The Minute
?
2. como instalar una revisin del sistema? (actualizar misma versin)
3. que sucede si intento instalar el sistema y tengo instalada una versin anterior?
4. al momento de actualizar de versin se pierde la licencia del sistema o la informacin?
5. al desinstalar el sistema se desinstala la base de datos?
6. al iniciar el sistema aparece el mensaje el archivo no existe.
7. no se puede registrar la huella del empleado, a que se debe esto?
8. por que es necesario registrar 8 veces el mismo dedo?
9. se registr al empleado y se le asigno la huella digital, pero al momento de poner su dedo en el reloj checador le aparece el mensaje
"huella no coincide".
10. al tratar de realizar un registro en el reloj checador, no sucede nada; el lector de huellas nicamente parpadea al poner el dedo. a
que se debe esto?
11. las imgenes aparecen daadas o no aparecen.
12. como centralizar la informacin de diferentes sucursales en una sola computadora?
13. se formateo la pc en donde estaba instalado el sistema y/o cambie de pc el sistema y al abrir el sistema me pide de nuevo la licencia.
tengo que solicitar otra licencia?
14. cuantos puntos (estaciones) de registro puedo tener?
15. puedo usar el sistema con cdigo de barras?
16. es necesario registrar en cada pc el lector de huellas digitales que se van a utilizar?
17. no reconoce la clave de registro del lector de huellas
18. es posible conectar dos o ms lectores en un mismo cpu?
19. no reconoce la clave de registro del sistema
20. no me permite modificar el tipo de licencia a registrar
21. tengo que tener una pc nicamente para instalar el programa?
22. se puede conectar en red el sistema?
23. es indispensable que la computadora y el monitor estn junto al lector de huellas para el reloj checador?
24. se me olvid la contrasea de acceso al sistema, que puedo hacer?
25. cual es la cantidad de memoria que necesita el cpu, para que el sistema funcione correctamente?
26. estoy realizando el enlace a nomipaq
?
36. Puedo usar el On The Minute
en una VPN?
37. A que se refiere el Reloj Interno del sistema?
38. Puede instalar el sistema On The Minute
en un servidor?
39. En la pantalla del Reloj Checador me aparece un mensaje referente a Se requiere registrar un lector, A que se refiere?
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40. Al abrir el mdulo de administracin, aparece un mensaje referente a que no se ha reindexado la base de datos, A que se debe
esto?
41. Tengo conectada mi cmara Web, pero al intentar tomar una fotografa no aparece la imagen, A que se debe?
42. Al tratar de registrarse un empleado le aparece un mensaje referente a que esta fuera de su horario, A que se debe esto?
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1. como actualizar a la nueva versin del sistema On The Minute
?
Procedimiento:
1. Realice un respaldo de la informacin que contiene en ese momento en el sistema On The Minute, Mantenimiento /
Respaldar Base de datos, en la pantalla de respaldo seleccione la ubicacin donde desea que se guarde el respaldo de la
informacin, se recomienda que sea en una ubicacin diferente a donde se encuentre instalado el sistema. Presione el
botn ejecutar. Esto le creara un archivo con terminacin ZIP.
2. Ahora, cierre el sistema On The Minute y todas las aplicaciones referentes al mismo; ejecute el desinstalador del
sistema (Inicio/ Programas/ Ontheminute) o bien en Inicio/ configuracin/ panel de control/ agregar o quitar
programas.
3. Una vez que este desinstalado el sistema On The Minute, inserte el CD de instalacin de la nueva versin o bien
ejecute el archivo de instalacin OnTheMinutex.exe. Siga las instrucciones del asistente del instalador.
4. Una vez instalado el sistema On The Minute (actualizado), es necesario crear una nueva base de datos. Entre al
administrador de ubicaciones e instale la base de datos. Siga el proceso normal de instalacin de la base de datos.
5. Terminada la instalacin, ahora es necesario recuperar la informacin.
6. Ingrese al sistema On The Minute, (No se preocupe por los mensajes que se refieren al periodo de pre-registro). Ingrese
a mantenimiento / Recuperar base de datos. Seleccione el archivo de respaldo que se gener en el paso 1 (.zip) y
presione el botn instalar
7. Una vez concluido estos pasos se recomienda salir del sistema y luego volver a ingresar, para verificar que todos los
datos fueron recuperados correctamente. Al ingresar de nuevo se recomienda que ingrese a la pantalla de configuracin
para ajustar los nuevos valores para el funcionamiento del sistema, as como a los catlogos del sistema.
8. Ingrese a Ayuda / Acerca de, en esta pantalla podr verificar la versin del sistema.
2. Como instalar una revisin del sistema? (Actualizar misma versin)
Procedimiento:
1. Cierre todas las aplicaciones que estn utilizando el sistema On The Minute.
2. Realice un respaldo de la informacin que contiene en ese momento en el sistema On The Minute, Mantenimiento /
Respaldar Base de datos, en la pantalla de respaldo seleccione la ubicacin donde desea que se guarde el respaldo de la
informacin, se recomienda que sea en una ubicacin diferente a donde se encuentre instalado el sistema. Presione el
botn ejecutar. Esto le creara un archivo con terminacin ZIP.
3. Ejecute el archivo ActualizacinOTM.exe. siga las instrucciones del asistente de instalacin.
4. Ingrese al sistema y recupere su informacin. Mantenimiento / Recuperar base de datos.
5. Ingrese a Ayuda / Acerca de, en esta pantalla podr verificar la versin y la revisin del sistema.
3. Que sucede si intento instalar el sistema y tengo instalada una versin anterior?
Al instalar una nueva versin del sistema esta se instala en una nueva ubicacin, de esta manera usted puede tener instalado
dos versiones diferentes del sistema. Pero se recomienda que desinstale primero la versin anterior y posteriormente instale la nueva
versin.
Nota: Por cada versin del sistema, se crean dos iconos de acceso en el escritorio, debido a esto podra llegar a ver como si los iconos
de acceso se duplicaran.
4. Al momento de actualizar de versin se pierde la licencia del sistema o la informacin?
No, antes de realizar una actualizacin es necesario realizar un respaldo de la informacin para evitar que esto suceda. En el
respaldo de la informacin se incluye la licencia, por lo que es muy importante realizar este respaldo. De esta manera se evita que se
pierda la informacin o la licencia.
Nota: Si al recuperar su informacin aparentemente su licencia no fue reconocida nicamente tiene registra el sistema
utilizando su nmero de licencia anterior.
5. Al desinstalar el sistema se desinstala la base de datos?
No. Al desinstalar el sistema la base de datos de su informacin se conserva, de esta manera no se pierde la informacin del
sistema. Se recomienda que antes de desinstalar el sistema se realice un respaldo de su informacin por medio de la utilera Respaldar
base de datos, del Men mantenimiento.
6. Al iniciar el sistema aparece el mensaje El Archivo No Existe.
Ingrese al mdulo de administracin, en configuracin/ configuracin del sistema, asigne un nuevo logotipo de la empresa o
bien asigne el logotipo de On The Minute y guarde su informacin.
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7. No se puede registrar la huella del empleado, A que se debe esto?
En la pantalla de registro de empleados, no aparece la pantalla de registro de la huella digital:
Posibles causas y soluciones:
1. No esta seleccionado ningn registro. Verifique que este seleccionado el registro del empleado al cual desea
registrarle la huella, es necesario que los datos del empleado aparezcan en los campos correspondientes. Haga un
doble Click sobre el nombre del empleado en la lista de la derecha o utilice le botn de bsqueda. Una vez que este
seleccionado el empleado presione asignar huella.
2. Es nuevo el registro del empleado. Verifique que est instalador el controlador del lector de huellas. Verifique la
versin del controlador del lector de huellas Digital persona. En Windows
,
Ingrese a inicio / configuracin / panel
de control / agregar o quitar programas, en la lista que se despliega busque la que se refiere a Digital Persona. al
final del nombre del controlador esta la versin del mismo, la versin debe ser la 3.0.0 o superior, si no es as es
necesario que actualice la versin del controlador. Es necesario que salga del sistema antes de actualizar el
controlador.
8. Por que es necesario registrar 8 veces el mismo dedo?
Es necesario registrar en 8 ocasiones el mismo, porque de esta manera el sistema obtiene un mejor registro de la huella y se
amplia el margen de comparacin.
9. Se registr al empleado y se le asigno la huella digital, pero al momento de poner su dedo en el Reloj Checador le aparece el
mensaje "Huella no coincide".
El Reloj checador no ha reconocido aun la huella.
1. Si al momento de registrar al empleado el Reloj Checador esta funcionando, es necesario que una vez que se termine
el registro del empleado, se cierre e ingrese de nuevo al Reloj, de esta manera ya reconoce la huella del empleado.
2. Si la huella fue asignada anteriormente a que se inicie el Reloj Checador, asigne de nuevo la huella del empleado,
teniendo cuidado que al momento de asignarle la huella este ponga el dedo abarcando la mayor superficie posible del
lector de huellas digitales, para que se realice una lectura correcta; debe esperar a que el lector realice un parpadeo
para que lea la huella y se muestre en el recuadro correspondiente, antes de retirar el dedo del lector de huellas
digitales.
10. Al tratar de realizar un registro en el Reloj Checador, no sucede nada; el lector de huellas nicamente parpadea al poner el
dedo. A que se debe esto?
Es muy comn, que la pantalla del Reloj Checador se quede en segundo plano y al tratar de registrase, el lector nicamente
parpadea, debido a que no puede enviar la informacin al sistema.
Para poner activo el Reloj Checador:
Si tiene abierto otros programas, busque en la barra de tareas de Windows
.
18. Es posible conectar dos o ms lectores en un mismo CPU?
No, el Reloj Checador nicamente interacta con un lector a la vez. Si conecta dos lectores en un solo CPU, nicamente
funcionar con el primero que se conecte. Si lo que requiere es tener mas de un punto de registro, puede conectar el sistema en red.
19. No reconoce la clave de registro del sistema
Verifique que el nmero de serie del sistema es correcto. El nmero de serie del sistema no es propiamente un nmero, puede
contener letras o algn otro smbolo; por lo que es muy importante que al momento de solicitar la clave de registro, el nmero de serie
sea el correcto.
Verifique que el tipo de licencia corresponde al nmero de licencia solicitado.
20. No me permite modificar el tipo de licencia a registrar
A partir de la versin 1.4 del sistema On The Minute
y localice la carpeta donde se instal la nueva base de datos. Copie los archivos
usuarios.dbf y usuarios.cdx.
5. Localice la carpeta en donde esta instalada la base de datos en que contiene su informacin y pegue estos dos archivos. Es
muy importante que nicamente sean estos dos archivos de lo contrario puede daar su informacin.
6. Listo, ya puede ingrese al sistema normalmente. Si lo desea puede eliminar la base de datos en blanco que creo en el paso 2.
25. Cual es la cantidad de memoria que necesita el CPU, para que el sistema funcione correctamente?
Se recomienda que se tenga 512 MB de memoria RAM. Vea el manual de usuario. (Requerimientos mnimos, equipo
recomendado)
26. Estoy realizando el enlace a Nomipaq y cuando intento obtener el archivo de periodos no aparece nada en la cuadricula
donde deben aparecer los nombres y para importar empleados sucede algo similar. Porque?
Es muy importante que al momento de realizar el enlace a Nomipaq, se utilicen los archivos de configuracin que trae el
sistema On The Minute
y no se utilicen los que trae Nomipaq. Los archivos de configuracin se encuentra en una carpeta llamada
CFGNomipaq, en la carpeta de instalacin del sistema On The Minute
.
27. En que formato se generan los reportes del sistema On The Minute?
Los reportes se pueden visualizar en pantalla, enviar a la impresora directamente, enviar a un archivo en formato ASCII y/o
enviar a un archivo en Hoja de Excel
.
28. Tiene alguna interfase para sistemas de nmina?
Tiene interfaz con los sistemas de nmina Nomipaq
, NOI
y TisaNom
, de tal forma que una vez que se inicie la ejecucin del Reloj Checador este avance con un Reloj Interno.
34. Que tipo de impresora se usa para la impresin de gafetes?
Cualquier impresora que funcione en Windows
?
El sistema no funciona con el lector biomtrico de Microsoft, debido a que es un lector comercial que fue diseado y creado
especficamente para funcionar con el sistema Windows
.
36. Puedo usar el On The Minute
en una VPN?
El sistema no est diseado para trabajar en VPNS, por ello es que no se recomienda usarlo de esa manera. El sistema est
diseado para funcionar dentro de una red LAN.
37. A que se refiere el Reloj Interno del sistema?
El reloj checador tiene un opcin que le permite al sistema que una vez que inicie su ejecucin este inicie un contador de
tiempo interno independiendo de la hora de Windows
en un servidor?
Si, el sistema On The Minute