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CENTRO NACIONAL EUROPASS

Realize de seguida o seu diagnstico e saiba qual a sua competncia para Gerir o Tempo:

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Por vezes, o problema no ter muitas tarefas para realizar, mas a forma como utilizamos o tempo. Gerir o tempo significa definir e cumprir tarefas nas datas estabelecidas.

Gerir o tempo implica: - Saber quais os nossos objetivos e prioridades. - Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para o alcanar. - Pensar a longo prazo. No pense apenas no dia de hoje. - Auto-conhecimento: conhecer o modo como funcionamos melhor!

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O que faz para garantir que cumpre prazos?

Tem uma tarefa fcil e uma tarefa difcil para fazer. Qual a tarefa que faz primeiro?
Estabelece um plano para cada dia ou para um perodo mais longo? Estabelece prioridades?

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Gere bem o seu tempo? Segue-se um questionrio que avalia vrias reas fulcrais na gesto do tempo.

Instrues Responda de forma to honesta quanto possvel, colocando um crculo em torno da resposta que melhor o caracteriza. Baseie-se na seguinte escala de resposta:
Sempre/Quase S Muitas vezes Mv s vezes Av Raramente R Nunca / Quase N

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S
1. Escrevo os meus objetivos anuais para o meu trabalho.

Mv

Av

2. Tenho uma lista de todos os pequenos trabalhos e pedidos de coisas para fazer que eu tenho de tratar nas prximas semanas. 3. Revejo os meus objetivos a longo prazo todos os dias.

4. Pergunto constantemente a mim prprio /a como que o que estou a fazer me ajuda a atingir os meus objetivos. 5. Quando chego ao trabalho de manh, comeo normalmente o dia com um caf, dois dedos de conversa ou lendo o jornal. 6. Estabeleo prioridades para os diversos trabalhos e atividades que devo realizar.

7. Tendo a fazer primeiro as tarefas rpidas, fceis e de que eu gosto mais.

8. Um grande problema do meu trabalho estar constantemente a mudar prioridades.

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S
9. Pelo menos uma vez por ano, fao um registo de como estou a usar o meu tempo durante uma ou duas semanas. 10. Analiso constantemente tudo o que fao e procuro maneiras de melhorar o meu desempenho.

Mv

Av

11. Frequentemente tenho de chegar mais cedo, ficar at mais tarde ou levar trabalho para casa para o conseguir fazer todo. 12. Crises e urgncias constantes e recorrentes no trabalho tiram-me demasiado do meu tempo.

13. Escrevo uma lista de coisas a fazer todos os dias. 14. Todas as semanas escrevo um plano semanal que inclui objetivos especficos, atividades, prioridades e tempo estimado para cada tarefa.

15. Pelo menos uma vez por semana encontro-me com outras pessoas para coordenar planos de

atividades e prioridades. 16. Penso frequentemente que me devia organizar mais.

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S
17. Todos os dias estabeleo um tempo especfico para fazer as tarefas mais importantes.

Mv

Av

18. Frequentemente distraio-me do meu horrio e tendo a saltar de uma tarefa para outra.

19. Tenho um perodo de tempo determinado, todos os dias, para poder concentrar-me no trabalho importante.

20. Mantenho flexibilidade no meu horrio por forma a dar espao para imprevistos.

21. Tenho um procedimento eficaz e sistemtico de dividir e lidar com os meus papis.

22. Analiso frequentemente as coisas que escrevo e procuro maneiras de eliminar, simplificar ou melhorar esses papis.

23. Utilizo sistemas de organizao que me ajudam a no esquecer detalhes e a manter um correto seguimento das questes que me foram confiadas.

24. A minha secretria e rea de trabalho esto um bocado atulhadas e deviam estar mais arrumadas.

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S
25. Analiso as interrupes que me fazem, e trabalho sistematicamente para reduzi-las ou elimin-las.

Mv

Av

26. Normalmente junto assuntos ou trato de vrias tarefas numa s visita ou telefonema por forma a

no interromper tanto os outros durante o dia.

27. Distraes e socializao impedem-me s vezes de me concentrar no meu trabalho.

28. As interrupes so um grande problema no meu trabalho.

29. Frequentemente deixo de lado tarefas que me so desagradveis.

30. Tendo a esperar at ao ltimo minuto para comear a fazer algumas tarefas.

31. Frequentemente tenho de esperar a disposio certa ou a altura certa para fazer o meu trabalho mais criativo.

32. Preocupo-me frequentemente com a possibilidade de ter tomado uma m deciso.

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S
33. Rio-me bastante e passo momentos mesmo agradveis tanto no meu trabalho como em casa.

Mv

Av

34. As pessoas dizem-me frequentemente que eu devia parar um bocado e relaxar. 35. Normalmente durmo o suficiente, fao exerccio fsico regular e como comida saudvel.

36. Sinto muita tenso e presso no trabalho e tenho dificuldades em lidar bem com isso.

37. Tenho listas escritas de objetivos pessoais a longo prazo.


38. Sinto que no tenho tempo suficiente para a famlia, descanso ou outros interesses pessoais fora do

meu trabalho.

39. Sinto muita satisfao com a minha vida.

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Depois de responder a todas as questes dever somar os pontos dados a cada pergunta. ATENO: Dever ter em conta que a forma de cotao varia entre as diferentes questes. Por exemplo, na questo 5 a resposta sempre/quase vale 1 ponto, mas na questo 1, a mesma resposta, ou seja, a resposta sempre/quase vale 5 pontos.

Questes: 5, 7, 8, 11, 12, 16, 18, 24, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 34, 36, 38.
Sempre/Quase 1 Muitas vezes 2 s vezes 3 Raramente 4 Nunca/Quase 5

Questes: 1, 2, 3, 4, 6, 9, 10, 13, 14, 15, 17, 19, 20, 21, 22, 23, 25, 26, 33, 35, 37, 39, 40.

Sempre/Quase 5

Muitas vezes 4

s vezes 3

Raramente 2

Nunca/Quase 1

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Utilize esta tabela para somar os valores obtidos em cada grupo de quatro questes. Cada um desses grupos refere-se a um problema especfico da gesto do tempo.

Valor obtido 1-4 5-8 9-12 13-16 17-20 21-24 25-28 29-32 33-36 37-40 Objetivos Prioridades Anlise Planificao Horrios Papis Interrupes Procrastinao Presso Equilbrio Total

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Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho so fatores essenciais para que consiga atingir objetivos e ter sucesso. Assim, apresentamos-lhe algumas estratgias para que tire o melhor partido do seu tempo e da organizao do seu trabalho. Agora DESENVOLVA a sua competncia para gerir o tempo e a organizao de trabalho:

1.O que o tempo e como geri-lo 2.Estabelecer objetivos e prioridades 3.Planear atividades e tarefas 4.Organizao pessoal 5.Organizao do trabalho
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O que o tempo? O tempo um elemento que se gasta e no se recupera.


Apesar de pensarmos que temos todo o tempo do mundo, tudo o que fazemos requer tempo e mesmo que no o usemos ele permanece limitado. algo que tem significados diferentes ao longo da vida e que no adaptvel.

IMPOSSVEL GERIRMOS O TEMPO POSSVEL GERIRMO-NOS A NS PRPRIOS


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AGORA REFLITA: SENTE QUE NO TEM TEMPO PARA NADA? QUE O TEMPO NO LHE CHEGA PARA TUDO?
SERO APRESENTADAS ALGUMAS ESTRATGIAS PARA QUE CONSIGA RENTABILIZAR O MAIS POSSVEL O SEU TEMPO. No entanto, no se esquea que o tempo LIMITADO a 24h dirias.

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Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo, muitos so os impedimentos a uma gesto de tempo eficaz.
Faa uma pequena reflexo:
-A que causas atribui as perdas de tempo? 1-____________________________________________ 2- ____________________________________________ 3- ____________________________________________ O que costuma fazer para que isso no acontea? 1- ____________________________________________ 2-_____________________________________________ 3-_____________________________________________
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Dividimos as maiores preocupaes com o tempo em trs grandes categorias:

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Esforar-se demais; Desorganizao pessoal; Incapacidade de dizer no; Falta de autodisciplina; Procrastinao, indeciso; Deixar tarefas inacabadas; Socializar.

Falta de objetivos, prioridades e planeamento; Delegao ineficiente; Pessoas no treinadas ou inadequadas; Falta de comunicao; Responsabilidade ou autoridade confusa; Falta de padres, controlo e relatrios dos progressos; No saber escutar.

Interrupes pelo telefone; Visitantes ocasionais; Encontros; Informao atrasada ou incompleta; Papelada, formalidades, leitura; Falta de pessoal ou excesso de pessoal; Barulho, distraes visuais.

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So as mais difceis de dominar, derivam dos hbitos adquiridos ao longo da vida.

No entanto, so as que mais do oportunidade de trabalhar porque pode fazer escolhas sobre a sua forma de organizao , desde que tenha identificado as principais causas.

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O que significa a gesto de tempo?


1. Estabelecer objetivos e prioridades 2. Planear atividades e tarefas 3. Organizao pessoal

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Estabelecer objetivos;

Tem a certeza de que distingue facilmente objetivos?

De seguida, realizar um exerccio onde poder responder a esta questo.

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Por favor, imprima esta pgina e assinale com um X os que considera objetivos

Faa diariamente 20 cartas. Aprecie bailado. Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa. Cante uma cano. Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho. Cite um exemplo de solidariedade. Desenvolva o potencial da criana. Dedique-se sua equipa. Defenda a democracia. Escreva um relatrio. Seja uma boa cidad/cidado. Identifique os objetivos desta lista.

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H 5 objetivos, conseguiu identific-los?


objetivo No objetivo

No objetivo
objetivo

No objetivo
Objetivo

No objetivo
No objetivo No objetivo Objetivo No objetivo Objetivo

Faa diariamente 20 cartas. Aprecie bailado. Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa. Cante uma cano. Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho. Cite um exemplo de solidariedade. Desenvolva o potencial da criana. Dedique-se sua equipa. Defenda a democracia. Escreva um relatrio. Seja uma boa cidad/cidado. Identifique os objetivos desta lista.

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Mas porque importante criar objetivos? Mensurvel: algo que possa ser medido, no pode ser algo abstrato; Atingvel: no ser impossvel de conseguir; Realista: no ser algo demasiado difcil nem demasiado fcil; Compatvel: Ser algo que voc pode realizar e que no v contra o que voc realmente quer;

Prazo: definir prazos limite;


Especfico: no ser algo geral, mas algo concreto; Pessoal: algo seu, adaptvel a si e ao que voc quer e no a outra pessoa; Escrito: dever escrev-lo para que no se esquea.
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Dever ter em conta a hierarquia dos objetivos

Dirios Semanais Mensais Trimestrais Anuais Longo prazo

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Realize agora uma reflexo, com vista a definir os seus objetivos. Demore o tempo que for necessrio mas tenha em conta as caractersticas dos objetivos referidas anteriormente Aps preencher a tabela guarde-a consigo para que se v recordando e atualizando os seus objetivos.

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Estabelea os seus objetivos de longo, mdio e curto prazo.

LONGO PRAZO
(POR EX.: DAQUI A 4 ANOS)

MDIO PRAZO
(POR EX.: ESTE ANO)

CURTO PRAZO
(POR EX.: PRXIMO SEMESTRE)

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J lhe demos algumas formas de organizao a partir dos seus objetivos, no entanto, muitas so as vezes em que tem de estabelecer prioridades sobre esses mesmo objetivos:

QUAIS IREI REALIZAR PRIMEIRO?!

Reflita um pouco: Quais so normalmente os seus critrios para estabelecer prioridades.


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CRITRIOS COMUNS PARA ESTABELECER PRIORIDADES DO TEMPO

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CRITRIOS COMUNS PARA ESTABELECER PRIORIDADES DO TEMPO

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Realize agora um exerccio, onde trabalhar o estabelecer prioridades: Imagine que lhe fornecido um frasco e lhe pedido que coloque um conjunto de pedras grandes, pedras mdias, uma poro de areia e gua de modo a que tudo caiba l dentro. Por que ordem deve introduzir cada um destes elementos, de forma a atingir o objetivo proposto? Em 1. lugar: Em 2. lugar: Em 3. lugar: Em 4. lugar:

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Soluo:

1 - Pedras Grandes 2 - Pedras Mdias

3 - Areia
4 - gua

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Imagine, agora, que o frasco com gua representa a quantidade total de tempo que tem disponvel (num dia, ou numa semana), que as pedras grandes representam as tarefas mais importantes ou difceis, que as pedras mdias representam as tarefas rotineiras, que os gros de areia representam as tarefas triviais, sem importncia e que a gua representa os imprevistos que por vezes enfrentamos.

Por que ordem distribuiria essas tarefas no seu plano semanal ou dirio?

Tarefas importantes ou difceis: Tarefas rotineiras:

Tarefas triviais, sem importncia:

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Urgente Tenha em conta a Matriz de prioridades que ilustramos ao lado e v preenchendo com as atividades do seu dia a dia de modo a organizarse mais facilmente. Importante

No Urgente

Tarefas importantes - esto ligadas aos objetivos fundamentais e prioritrios. Tarefas urgentes - no podem ser executadas mais tarde.
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No Importante

O segundo ponto da gesto do tempo aps o estabelecer objetivos e prioridades o planear as atividades e tarefas e assim dever ter em conta:

Plano de Trabalho Objetivos/resultados Atividades Prioridades


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Plano de Tempo Estimativa de durao Horrios Flexibilidade

Mas ento agora coloca-se a questo: QUAIS AS VANTAGENS DE SE FAZER UM PLANO?! Obriga a pensar no futuro

Ajuda a evitar problemas


Ajuda a lidar com o fluxo de trabalho Fornece mais tempo til Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros Ajuda a gerir o tempo dos outros Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho Ajuda a dizer no mais vezes

Ajuda a trabalhar com mais calma


Ajuda a fazer mais coisas

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Como fazer um Plano semanal? Defina objetivos

Estabelea prioridades para todas as atividades


Seja realista quanto ao tempo Divida os trabalhos quando complexos Desenhe o seu plano em funo do tempo Escolha a melhor sequncia de atividades Defina os locais para realizar as tarefas Deixe um tempo para os imprevistos

Transforme o ato de planear num hbito

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Como planear uma atividade? De seguida, ilustraremos uma forma de como poder realizar um projeto de forma planeada

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Aps termos abordado temticas como o estabelecimento de objetivos e prioridades e o planeamento de atividades e tarefas, passamos para o terceiro e ltimo ponto: organizao pessoal a partir de vrias atividades que lhe apresentamos a seguir poder organizar melhor o seu tempo e torn-lo mais rentvel. Construa um horrio para que se organize no seu dia a dia Junte os itens semelhantes Utilize os tempinhos

Faa do tempo de transio um tempo produtivo


Seja fiel ao seu horrio Comece cedo Faa o horrio em torno das atividades chave Avalie os seus horrios Calendarize todas as suas atividades
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Minimize as interrupes: Analise as interrupes Seja breve Reorganize-se Defina 1 prazo Escreva Desloque-se Levante-se Conjugue os assuntos Aprenda a comunicar melhor

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Telefonemas, como se organizar: Agrupe os telefonemas a fazer e faa de 1 vez Deixe mensagens completas Atualize o voicemail diariamente Mantenha a rea do telefone arrumada Programe os nmeros que utiliza mais

Telefonemas, como os fazer: Planeamento Prepare a abertura Escolha a melhor altura para ligar/pergunte Fale devagar Fornea informaes detalhadas Se tiver de pedir para aguardar, explique porqu e agradea quando regressar Antes de desligar queria ainda colocarlhe esta questo... Deixe mensagens com significado Procure formas de contacto alternativas

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Telefonemas, O que no fazer ao telefone: Ter longas mensagens no voicemail, ou saudaes pouco profissionais; Deixar as pessoas a aguardar indefinidamente Falar com outras pessoas Autorizar interrupes Teclar no computador Ler o email Deixar mensagens num ritmo elevado

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Emails: Ver a caixa de correio regularmente Ler de acordo com o assunto e o remetente Responder rapidamente Ser educado NO

Cuidados a ter:

Escrever tudo em maisculas ou sinais de exclamao Ser abrupto Dar ordens Assumir que o seu email lido Enviar mensagens confidenciais Gravar a menos que necessite para documentao Reenviar anedotas, a menos que saiba que o outro quer

Gravar quando necessitar


Ser breve Quando responder verificar quem vai receber o seu email Limpar a caixa de correio regularmente Quando fizer forwards, mudar o assunto
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Procrastinao:
O que a Procrastinao? a arte de adiar

Qual a razo que leva as pessoas a adiar as coisas? De seguida, apresentamos uma pequena lista com possveis razes, leia e reflita sobre aquelas com que se identifica mais.

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Qual a razo que leva as pessoas a adiar as coisas? Qual(ais) se aplica(m) a si? Desorganizao Desejo de evitar tarefas desagradveis

Medo de falhar
Medo do sucesso e suas implicaes No saber por onde comear Perfecionismo Falta de confiana e dilogos internos negativos Medo da mudana Medo da rejeio

A tarefa parece ser to difcil e ocupar demasiado tempo


No ter os acessrios ou os recursos necessrios para fazer o trabalho
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Agora ir fazer um exerccio com o objetivo de tentar compreender porque adia as suas atividades e como pode alterar isso a seu favor, de modo a rentabilizar o seu tempo:
1.Faa uma lista completa de todas as coisas que tem vindo a adiar; 2.Ao lado de cada uma, escreva a razo do adiamento. Seja honesto/a. Depois veja se existem motivos comuns; 3.Escolha um item da lista para tratar esta semana; 4.Escolha uma altura da semana para fazer esta tarefa. Defina tudo o que necessita para o fazer; 5.Marque uma hora para comear a fazer. Preocupe-se apenas em comear sem interrupes, sem pausas e sem distraes.
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IMPORTANTE: NO ADIE!!
Tente arranjar solues:

Como por exemplo, para tornar o seu trabalho menos intimidante, divida-o em partes pequenas:
Os grandes projetos so assustadores Os pequenos projetos parecem mais fceis

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Ao gerir o seu tempo e ao organizar-se pessoalmente, dever ter em conta tambm a organizao do seu trabalho e as diferentes fases que o constituem. De modo a rentabilizar mais o seu tempo, reflita sobre as seguintes: 1 PASSO 2 PASSO Para que serve esta tarefa? Qual a sua finalidade? Os principais objetivos desta fase so: Eliminar tarefas ou procedimentos desnecessrios

O que fao na minha atividade profissional?


Os principais objetivos desta fase so: Clarificar todo o tipo de atividades que lhe competem; Tomar conscincia das tarefas de gesto e de execuo - com que ocupa o seu tempo de trabalho
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3 PASSO Quem a deve fazer? Quem a poder/ dever fazer? Os principais objetivos desta fase so: Delegar; Redefinir funes e responsabilidades

4 PASSO Como dever ser realizada? Quais as informaes ou os meios de que necessito para realizar a tarefa? Os principais objetivos desta fase so: Simplificar mtodos, procedimentos ou suportes de informao; Afetar apenas os meios e as informaes necessrios e suficientes

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5 PASSO Qual o prazo ou a data estipulada? Quando dever estar concluda? Quanto tempo necessrio para a realizar?

Quando a deverei realizar? Qual a melhor altura?

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Alguns pontos importantes para que o seu trabalho se organize mais facilmente e tenha mais tempo para si:

Delegue as tarefas, no tente fazer tudo sozinho quando tem quem o possa ajudar; (Reveja aqui a temtica sobre Comunicao e trabalho em equipa)

Tenha em conta a comunicao na sua equipa, para que mais facilmente se resolvam imprevistos;
Crie tambm dois documentos importantes:

Plano/Agenda ANUAL
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Lista DIRIA

Plano/Agenda ANUAL Dimenso adaptada s necessidades mas de acesso rpido e fcil. Evite a utilizao de duas agendas em simultneo. Caso no seja possvel, estabelecer metodologias de sincronizao. Assente as datas limite para a realizao das diversas tarefas. Utilize dois nveis de registo: de viso rpida e alargado no tempo, e a agenda propriamente dita com os pormenores. Na agenda de papel, escrever a lpis para que possa fazer alteraes.
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Lista DIRIA Dever ser colocada o mais junto possvel da agenda.

Nela devero figurar as tarefas que desejamos realizar naquele dia, por ordem de prioridades.
No sistema de ordenao devem ser respeitados os seguintes princpios: Tarefas Importantes/Urgentes;

Tarefas Importantes/No Urgentes;


Tarefas No Importantes/Urgentes; Tarefas No Importantes/No Urgentes. Reservar para cada tarefa um perodo de tempo determinado e controlar o seu cumprimento no final do dia. Deixar algum tempo para os imprevistos porque alguns podero ser prioritrios. Fazer controlos sistemticos ao longo do dia.
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Lista DIRIA Apontar todos os pormenores teis e necessrios execuo de cada tarefa (nmeros de telefone, endereos, local e hora da reunio ou do encontro etc). No esquecer que sempre que adiamos uma tarefa para o dia seguinte, aumentamos as probabilidades de sermos ultrapassados pelos imprevistos, particularmente os urgentes. Se o planeamento atravs da lista diria no resultar, poder dever-se ao seguinte: tentativa de realizaes excessivas para um s dia; falta de preparao para algumas tarefas; deficincias na formulao da tarefa; falta de informao necessria; dificuldades na planificao por excesso de presso; algumas tarefas so abandonadas porque so muito difceis, ou por serem aborrecidas; falta de autoconfiana.
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Aps tudo o que lhe foi transmitido at agora, deixamos algumas questes para que leia, reflita e responda o mais sinceramente possvel:

Identifique e DESCREVA o seu principal fator desperdiador do tempo


Identifique as CAUSAS da existncia desse desperdiador. Invente as POSSVEIS SOLUES para anular ou reduzir esse desperdiador. Escolha uma ou duas solues que ir PR EM PRTICA durante os prximos 15 dias. Calcule o tempo que poder vir a GANHAR com a prtica dessa soluo Ao fim de 15 dias, AVALIE os resultados. Resultados mais positivos/tempo ganho - Parabns! Parta para outro desperdiador. Resultados menos positivos - Aplique outra soluo!.
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O tempo limitado por isso tente:

No lidar com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo: delegue tarefas e aprenda a dizer que no;
No ter um excesso de interrupes pelo telefone: organize os seus telefonemas e a forma de os fazer; No ter um excesso de interrupes quando est a fazer trabalhos que requerem concentrao: concentre-se numa tarefa de cada vez, crie objetivos e prioridades e realize-as;

No gastar demasiado tempo com problemas trazidos pelos seus colaboradores ou colegas: tente resolv-los o mais rapidamente possvel;
No ter responsabilidade e autoridade no claramente definidas: ao delegar as tarefas diga o que cada um tem de fazer, no se esquea que a comunicao essencial;
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No abandonar um trabalho antes de o terminar para pegar noutro: Concentre-se na tarefa que tem de fazer, planeie as suas atividades, crie objetivos e prioridades e siga tudo risca; No realizar trabalhos rotineiros que poderiam ser feitos por outrem: No se esquea de delegar as tarefas, no precisa necessariamente de fazer tudo, rentabilize o seu tempo; No ter reunies e contactos sem hora marcada e sem clara viso das prioridades: planeie a sua agenda com as horas e assuntos a tratar; No ter falta de objetivos, prioridades e prazos para os trabalhos: ordene as suas tarefas por grau de importncia e urgncia, defina anteriormente os seus prazos e cumpra tudo o que planeia;

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