158 Primera parte Planear el sistema

REGLAS PARA CLA<;IFICAR DOCUMENIDS

Para alcanzar la meta organizacional de lograr accesibilidad a los do-
cumentos sin dilacin es imprescindible que los mismos se guarden
debidamente clasificados utilizando el sistema que sea apropiado a las
necesidades de cada empresa en particular. Esta clasificacin puede
llevarse a cabo a base de palabras, nmeros o una combinacin
de ambos, segn el sistema que se utilice, como se ha explicado
anteriormente.
Para codificar y archivar los documentos es necesario utilizar un
sistema uniforme para su preparacin. Para ello se han establecido
reglas que sirven de base para codificar y preparar los documentos
para su archivo. Antes de estudiar las reglas para clasificar los docu-
mentos es indispensable conocer el alfabeto, entender qu es una uni-
dad de archivo y qu es alfabetizar y sus principios bsicos.
El alfabeto en espaol consta de las siguientes 29 letras'
Alfabeto en
espaol
Alfabeto
combiruu1J
Unidad de
archivo
Alfabetizar
a, b, e, ch, d, e, r, g, h, i,
j, k, 1, 11, m, n, , 0, p. q,
r, fr, s, t, u, v, x, y. z.
A este alfabeto se le aade la letra W por su uso frecuente en
palabras y nombres extranjeros que se usan en pases de habla
hispana.
Al determinar las reglas para ordenar alfabticamente se sigue el
alfabeto ingls con ciertas modificaciones, como la adicin de la letra
, exclusiva de la lengua espaola. Esta se considerar despus de la
N. Las letras del alfabeto en espaol que no son parte del ingls, como
la eh, rr y ll, se considerarn como la letra inicial e, r, o 1, seguida de h,
r, o l.
Resumiendo, el alfabeto que se aplicar en este libro es el
siguiente:
a, b, e, d, e, f, g, h, ,j,
k, 1, ID, n, , 0, p, q. r, s,
t, u, v, w, x, y, z.
En el nombre de un individuo O una empresa una UNIDAD DE
ARCHIVO es cada letra, inicial, abreviatura o palabra. La primera
unidad es la que se considera UNIDAD CLAVE.
ALFABETIZAR es ordenar el nombre de un individuo o de una
empresa en estricto orden la A a la Z.
Nota: Cuando la coma es parte del nombre, sta se deja donde
aparece escrita.
a los do-
guarden
fado a las
n puede
binacin
explicado
utilizar un
stablecido
e mentos
los docu-
s una
uni-

Captulo 6 n Reglas para clasificar documentos151

PRINCIPIOS BSICOS AL ALFABETIZAR
uente en
s de habla
se sigue el
de la letra
spus de la
ngls, como
guida de h ,
libro es el
IDAD DE
La primera
uo o de una
deja donde
Para alfabetizar es necesario dividir cada nombre en unidades.
UnidadUnidadUnidad
JuanAntonioCordero
CarlosP.Montalvo
LibreraA,Inc.
Al comparar nombres de individuos o empresas la primera
unidad se toma en consideracin para determinar el orden a seguir y
se conoce como UNIDAD CLAVE. Si la letra inicial de esa unidad es
distinta a las que siguen, se organizan en estricto orden alfabtico.
Alfaro
Borrero
Cordero
Si al comparar nombres la unidad comienza con la misma letra,
se deben usar las letras que siguen para determinar el orden.
MachadoMAC HA D O
MarconiMARC ONI
MartnMART I N
MartorellMAR T OR E LL
Si al comparar nombres la unidad clave es idntica, el orden
alfabtico lo deciden las dems unidades.
PONCEBoutique
PONCECandy Industries
PONCEHermanos
5. Si todas las unidades de un nombre son idnticas se usar la
direccin para determinar el orden alfabtico. Al usar la direccin
debe seguirse el siguiente orden:
nombre de la empresa
ciudad o pueblo y estado o pas
calle o edificio
nmero en orden secuencial
Las palabras calle y avenida se escriben y se consideran como
unidad de archivo cuando el nombre de la calle o de la avenida es un
nmero o una letra, o cuando puede traer confusin por haber una
calle y una avenida con el mismo nombre en la misma ciudad.
160Primera parte n Planear el sistema
NOMBRE
Santiago Hermanos
Calle Ruiz Belvis 85
Caguas, Puerto Rico
Santiago Hermanos
Calle 4, nmero 30
Hato Rey, Puerto Rico
Santiago Hermanos
Calle Duarte 86
Hato Rey, Puerto Rico
SE ARCHIVA
Santiago Hermanos
Caguas, Puerto Rico
Santiago Hermanos
Hato Rey, Puerto Rico
Calle 4, nmero 30
Santiago Hermanos
Hato Rey, Puerto Rico
Duarte
6. Una unidad ms corta de raz idntica precede a una ms larga.
MART

MARTIN
MART/

MARTINEZ
REGLAS DE CLASIFICACIN
Las reglas que aparecen a continuacin son las que deben considerarse
para clasificar los documentos. Estas reglas estn reconciliadas con las
de ARMA (American Records Management Association) y son guas
generales cuya aplicacin puede variar de oficina en oficina.
Actualmente la computadora ha invadido todos los campos y es
previsible que en el futuro se utilice a escalas mayores. Es pues indis-
pensable que se conozca la aplicacin de las computadoras al archivo.
Por consiguiente, al presentar las reglas de clasificacin, al final de cada
una de ellas aparece en parntesis y en maysculas la forma en que
deben prepararse los nombres si se utilizan como dato de entrada a
computadora.
1. NOMBRES DE INDIVIDUOS
a. El nombre de un individuo se clasifica colocando primero el
apellido o apellidos y por ltimo el nombre o iniciales. Se se-
para por coma el apellido del nombre. Cada apellido, nombre
o inicial, constituye una unidad.
ARMA
Computadora
UNIDAD
CLAVE
Andrs Coln LpezCOLON
Miguel Angel ColnCOLON,
Carlos V. DazDIAZ,
Jos M. Soto MerinoSOTO
UNIDADUNIDADUNIDAD
2
34
Lpez,

Andrs
Miguel

Angel
Carlos

V.
Merino,

Jos

M.
(COLN LPEZ ANDRSSe escribe todo en maysculas, se in-
vierte y no se utiliza coma. Cada parte del nombre es una unidad.)
Captulo 6 n
Reglas para clasificar documentos 161
(DELAROCA DARONo se dejan espacios ni se pone puntuacin
entre prefijos.)
UNIDAD
2
Man
Lee
Li-Wong
UNIDAD
3
Chu
UNIDAD
CLAVE
Fu
Chin
Yong
Fu Man Chu
Chin Lee
Yong Li-Wong
UNIDAD
2
Dario
Angel
Arthur
Luis
Daro de la Roca
Angel San Miguel
Arthur McArthur
Luis San Juan
UNIDAD
CLAVE
de la Roca, (delaRoca)
San Miguel, (SanMiguel)
McArthur, (McArthur)
San Juan, (SanJuan)
En Estados Unidos, cuando en el nombre de un individuo apa-
recen dos apellidos, se considera como apellido paterno y uni-
dad clave el ltimo.
UNIDAD UNIDAD UNIDAD
CLAVE2
3
Franklin D. Roosevelt Roosevelt, Franklin D.
Gordon Smith Brown Brown, Gordon Smith
Elliot Johnson Due Due, Elliot Johnson
(ROOSEVELT FRANKLIN DNo se escribe punto.)
En nombres de individuos, en ingls o en espaol, dos apelli-
dos con guin entre ellos se consideran en el orden en que
aparecen y ambos constituyen una sola unidad.
UNIDADUNIDAD

CLAVE2
Ramn Antonio
Soto-DazSoto-Daz,Ramn
Raymond J.
Jones-SmithJones-Smith,Raymond
(SOTODAZ RAMN ANTONIONo se escribe el guin y se con-
sidera todo como una unidad.)
Nombres de individuos en un idioma que no sea ingls o es-
paol, se consideran y archivan tal como aparecen. Cada pa-
labra o palabras unidas por guin constituyen una unidad.
(FUMAN CHUYONG LIWONG)
Si en el nombre de un individuo o de una empresa hay apelli-
dos que incluyan otras palabras, prefijos, preposiciones o art-
culos, stos se consideran parte del apellido y forman una sola
unidad.
Ej. D', Da, Mc, Mac, De, Del, de la, del, de los, Van, Von, San,
Santo y otros.
e
s
la
la
e
a
el
UNIDAD
3
Antonio
J.
162Primera parte n Planear el sistema
Ij
Referencia
2. NOMBRES DE EMPRESAS
Los nombres de empresas se archivan tal como aparecen.
Nombres de empresas cuya razn social conste del nombre
completo de un individuo, se clasifican colocando primero el
apellido o apellidos, el nombre o iniciales y las otras partes del
nombre comercial Al ordenar las palabras abreviadas en el
nombre de una empresa se consideran como si estuviesen es-
critas completas.

UNIDADUNIDADUNIDAD

CLAVE23
Colmado AliciaColmadoAlicia
Ferretera del RoFerreteradel Ro
Banco CentralBancoCentral
Luis Sez, Inc.Sez,Luis,Inc.
Brown-Smith Co.Brown-SmithCo.
(COLMADO ALICIABROWNSMITH COMPANYLUIS
SEZ INCORPORADOObserve que el nombre no se invierte, ya
que es parte del nombre de una empresa.)
En aquellas empresas que tienen sucursales se debe considerar
la direccin para determinar dnde ha de archivarse.
Banco Nacional / Ponce, Puerto Rico
Banco Nacional / Santurce, Puerto Rico
Dos o ms apellidos de personas diferentes en el nombre de
una empresa, separados por coma, se consideran tal como apa-
recen escritos.
UNIDADUNIDADUNIDADUNIDAD
CLAVE23
4
Soto, Daz, Caro, Inc.Soto,Daz,Caro,Inc.
Gmez, Silva, MongeGmez,Silva,Monge
(SOTO DAZ CARO INCORPORADO)
Hacer REFERENCIA es clasificar un nombre en forma distinta a
como est especificado en las reglas Las referencias se usan para
facilitar la localizacin de los documentos en caso de que stos se
soliciten por un nombre distinto al que fueron clasificados. Las
referencias no son obligatorias y cada oficina determinar en qu
caso se utilizar.
Captulo 6 n
Reglas para clasificar documentos163
Se recomienda hacer referencia por los apellidos que no son
uni-
dad clave.
Esta se indica por una X al lado izquierdo del nombre.
La referencia consta de:
el nombre bajo el cual se hace la REFERENCIA
la palabra V ase
3. el nombre bajo el cual est archivado.
Ejemplo: Soto, Daz, Caro, Inc.
Referencia: X Daz, Soto, Caro, Inc.
Vase:
Soto, Daz, Caro, Inc.
X Caro, Soto, Daz, Inc.
Vase:
Soto, Daz, Caro, Inc.
c. Dos o ms nombres completos de individuos en el nombre de
una empresa, se clasifican invirtiendo ambos nombres. Se es-
cribe punto y coma para separar los primeros nombres y entre
los dos ltimos la preposicin y.
NOMBRESE ARCHIVA
Carlos Soto y Jos DazSoto, Carlos (y)* Daz, Jos
Joe Lee, No Cruz y L. SanzLee, Joe; Cruz, No (y) Sanz, L.
*Vase regla 3.
Se recomienda hacer referencia a los dems nombres.
Ejemplo: Joe Lee, No Cruz y L. Sanz
Referencia: X Cruz, No; Lee, Joe (y) Sanz, L.
Vase-
Lee, Joe; Cruz, No (y) Sanz, L.
X Sanz, L.; Lee, Joe (y) Cruz, No
Vase:
Lee, Joe; Cruz, No (y) Sanz, L.
3. CONJUNCIONES Y ARTCULOS
Conjunciones, preposiciones y artculos, en ingls o en espaol,
que formen parte del nombre de una empresa: (a) si aparecen al
principio, se consideran una unidad de archivo; (b) si aparecen en
otro lugar no se consideran como una unidad de archivo y se co-
locan entre parntesis en el sitio donde aparecen.
Primera parte n Planear el sistema
UNIDAD UNIDAD UNIDAD
CLAVE 2 3
Casa (de los) Radios, Inc. CASA (de los) Radios, Inc.
La Madre (y el) Nio LA Madre (y el) Nio
La Casa (de las) Almas LA Casa (de las) Almas
The Land (of ) Fun THE Land (of ) Fun
Radio (El) Imparcial RADIO (El) Imparcial
(CASA DE LOS RADIOS INCORPORADOLos artculos, prepo-
siciones y conjunciones se dejan en su lugar y se consideran unidad.)
T tulos
4. TTULOS: PRIORIDAD FAMILIAR, PERSONALES,
RELIGIOSOS Y GRADOS ACADMICOS
En el nombre completo de un individuo, en ttulos como Jr.,
Ist., Dr., Prof., en ingls y padre, Primero, Lic., Rev., en es-
paol, se colocan al final, se consideran tal como estn escritos
y son una unidad de archivo.
Los ttulos Mr., Miss, Ms., Mrs., Sr., Sra., Srta. no se consideran
ni se escriben. Excepcin: Vanse Reglas 4c y 5b.
UNIDADUNIDADUNIDADUNIDAD
CLAVE2
3 4
Rev. John ColleyColley,
John,Rev.
Sr. Jos Daz AlvarezDaz,Alvarez,Jos
Dr. Carlos MatasMatas,CarlosDr.
Lic. Carlos MatasMatas, CarlosLic
Juan Soto Vlez, hijoSotoVlez,Juan,hijo
(COLLEY JOHN REVMATIAS CARLOS DR)
Cuando se escribe un ttulo seguido solamente del nombre o
del apellido, se archiva tal como aparece.
UNIDADUNIDAD UNIDAD
CLAVE2 3
Reverendo Gmez

Reverendo

Gmez
Sor Juana Ins

Sor

Juana

Ins
Profesor Donato

Profesor

Donato
Rey Guillermo

Rey

Guillermo
(REVERENDO GMEZ)
c. Un ttulo seguido del nombre o apellido, en el nombre de una
empresa, se considera como una unidad de archivo. Si el ttulo
est abreviado, se considera la abreviatura tal como aparece.
164
Captulo 6 n Reglas para clasificar documentos165
UNIDAD UNIDAD UNIDAD
CLAVE 2 3
Doctor Smith Pills
Dr. Pila Hospital
Doctor
Dr.
Smith Pills
Hospital
Mrs. Jones Pastries Mrs. P lnae Joness Pastries
(DOCTOR SMITH PILLSDRPILA HOSPITAL)
5. NOMBRE DE LA MUJER CASADA
El apellido de soltera de la mujer casada es el que se considera
como nombre legal en los pases hispanos. Si la mujer casada
utiliza el apellido del esposo como parte de su nombre, ste se
clasifica primero por el apellido de ella, seguido de la prepo-
sicin de entre parntesis, junto al apellido del esposo y por
ltimo el nombre de ella. Entre el apellido del esposo y el nom-
bre de ella se coloca coma.
Daz (de) Ros, Anautiliza el apellido del esposo
Daz, Anano utiliza el apellido del esposo
UNIDADUNIDADUNIDAD
CLAVE23
Ana Daz de RosDaz(de) Ros,Ana
Ana DazDaz,Ana
(GONZALEZ DEROS ANASi la mujer casada usa el apellido del
esposo precedido por la preposicin DE, sta se considera un prefijo
unido al apellido del esposo y todo se considera como una unidad.)
Se recomienda hacer referencia por el apellido del esposo.
Ejemplo: Ana Daz de Ros
Referencia: X Ros, Ana Daz (de)
Vase:
Daz (de) Ros, Ana
En los pases de habla inglesa el nombre de la mujer casada se
archiva como ella lo escriba, y se clasifica de acuerdo a la
Regla 1. El apellido es la unidad clave. El nombre o inicial es
la segunda unidad. Cualquier otro nombre o inicial es la ter-
cera unidad. El ttulo Mrs. no se escribe.
Si utiliza como su nombre legal el ttulo Mrs. acompaado del
nombre y apellido del esposo, invierta el nombre. En este caso
el ttulo Mrs. se escribe y se considera una unidad.
UNIDADUNIDAD UNIDAD
CLAVE
2
3
Mrs. Jean Smith Brown Brown, Jean
epo-
ad.)
una
'tulo
e. Smith
Mujer casada
Brown,JeanS.
Lee,WalterMrs.
Mrs. Walter Lee
(BROWN JEAN SMITH)
166Primera parte n Planear el sistema
NOMBRES POSESIVOS EN INGLS
Cuando se aade apstrofo s ('s) a un nombre no se considera la
s al alfabetizar. S apstrofo (s') se considera el alfabetizar porque
la s es parte del nombre.
UNIDAD
CLAVE
UNIDAD
2
UNIDAD
3
Boy's Summer Camp Boy('s) Summer Camp
Boyer, Charles M. Boyer,
Charles M.
Girl's Summer Camp Girl('s) Summer Camp
Girls' Dress Shop Girls Dress Shop
(BOYS SUMMER CAMPGIRLS DRESS SHOP)
LETRAS AISLADAS, ABREVIATURAS, SIGLAS, NOMBRES Y
PALABRAS CON GUIN, PALABRAS ACUADAS Y
PALABRAS COMPUESTAS
a. Abreviaturas, siglas, letras aisladas y nombres comunes com-
puestos por dos o ms palabras, estn o no unidos por guin,
se consideran una unidad cada uno.
UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD
CLAVE234
5
Almacn
Casa-BonitaAlmacnCasa-Bonita
Tienda AKB,
Inc.TiendaAK8,Inc.
A-A Motor
ShopA-AMotorShop
APECAPE
Caf A K BGafAKB
Estacin
WXYZEstacinWXY
North-East
BakeryNorth-EastBakery
Northeast
IndustriesNortheastIndustries
North East
ChemicalNorthEastChemcal
(AA MOTOR SHOP, NORTHEAST BAKERY)
Capitulo 6 n Reglas para clasificar documentos 167
Palabras
COMPUestas y
acuadas
b. Cuando aparece una palabra compuesta por un prefijo y una
palabra (Ejemplo: inter-americana) en el nombre de una em-
presa, aunque se separen en dos o ms partes (Ejemplo: inter-
americana); ambas se consideran una sola unidad. Los guiones
no se consideran. Al colocarlas en orden alfabtico se consi-
deran las letras tal como estn escritas y no por su sonido. A
las palabras acuadas (Man-T-K-2) se les aplica la misma re-
gla. Los nmeros se consideran segn la regla 9a.

UNIDADUNIDADUNIDAD

CLAVE2
3
Inter-American HouseInter-AmericanHouse
C-Ven-D BaratoC-Ven-DBarato
Q-Q-Bano, Inc.Q-Q-Bano,Inc.
Repaso Orto-TaquigrficoRepasoOrto-Taquigrfico
Medi-Hospital SupplyMedi-HospitalSupply
(INTERAMERICAN HOUSE)
8. NOMBRES COMPUESTOS, EXTRANJEROS E
INSTITUCIONES
Nombres geogrficos compuestos por dos o ms palabras, se
considera cada palabra como una unidad.
UNIDADUNIDADUNIDADUNIDAD
CLAVE23
4
Nueva York MillineryNuevaYorkMillinery
Radio Las MarasRadioLas Maras
Ro Piedras BoutiqueRoPiedrasBoutique
The San Juan StarTheSanJuanStar
Nota: LAS MARIAS es nombre geogrfico.
(NUEVA YORK MILLINERYRADIO LAS MARIAS)
Nombres de empresas que contengan palabras en un idioma
diferente que no sea ingls o espaol, se consideran y archivan
tal como aparecen. Cada palabra constituye una unidad.
UNIDADUNIDADUNIDAD

CLAVE23
Le Gourmet ShopLeGourmetShop
La Madonna GalleryLaMadonnaGallery
Le Moulin RougeLeMoulinRouge
(LE GOURMET SHOP)
c. Nombres de agrupaciones, asociaciones, escuelas, hospitales,
hoteles, iglesias, juntas y libreras, se consideran y archivan tal
168Primera parte n Planear el sistema
como aparecen. Si algunos de estos nombres pertenecen a
un gobierno, no se le aplica esta regla.
Hotel San Marino
Universidad (de Sagrado Corazn
Fraternidad Delta Pi Epsilon
George Washington School
Hospital Buena Salud
Librera (El) Estudiante
Junta Local (de) Maestros
(HOTEL SAN MARINOLIBRERA EL ESTUDIANTE)
Nmeros
9. NMEROS
a. Los nmeros expresados en cifra en el nombre de una em-
presa, se ordenan y archivan como si estuviesen escritos en
letras. El nmero debe escribirse como aparece en el nombre
de la firma y se considera en el idioma en que est escrito el
resto del nombre. El nmero entero se considera una unidad
de archivo.
UNIDAD
CLAVE
UNIDAD
2
UNIDAD
3
Casa Seis Puertas Casa Ses Puertas
Manantial 10 Aguas Manantial 10 (diez) Aguas
Manantial 3 Soles Manantial 3 (tres) Soles
Siete Estrellas (y) Ca. Siete Estrellas (y) Compaa
64K Microcomputer 64 K Microcomputer
Sixty-nine Photo Lab Sixty-nine Photo Lab
Treinta y dos Hermanos Treinta (y) dos Hermanos
(TREINTA Y DOS HERMANOSMANANTIAL TRES SOLES)
La computadora ordena nombres alfabtica o numricamente. Si
la primera unidad del nombre de una organizacin es un nmero y
se desea que lo ordene alfabticamente debe escribirse el nmero
en palabras. (Si no se hace esto la computadora lo ordenar
numricamente.)
(Para que la computadora ordene numricamente, en orden conse-
cutivo, debe
determinar de antemanto cuntos dgitos tendrn los nmeros
que aparecern como primera unidad.
colocar los nmeros alineados hacia la derecha e insertar uno o
ms ceros en los lugares correspondientes a los dgitos mximos
que se determinan de antemano.
Captulo 6 n Reglas para clasificar documentos 169
De esta forma la computadora ordenar correctamente.
Ejemploasumiendo la utilizacin de cuatro dgitos.
Nombre de EmpresasPreparacin de Entrada
17 Estrellas

0017 Estrellas
3 Amigos

0003 Amigos
120 Naves

0120 Naves
Si estos pasos no se cumplen debidamente, la computadora no orde-
nar los nmeros consecutivamente.)
10. EMPRESAS CONOCIDAS BAJO DOS NOMBRES
a. Hay empresas que se conocen bajo dos nombres, debido a:
cambio de nombre
nombre publicitario y nombre de la razn social
En el primer caso se archiva bajo el nuevo nombre y se escribe
el nombre original debajo.
Nombre Original: Comercial Agustn
Nuevo Nombre: Ferretera Los Hermanos
Se archiva:Ferretera (Los) Hermanos
Comercial Agustn
Se recomienda establecer referencia bajo el nombre original.
Referencia: X Comercial Agustn
Vase:
Ferretera (Los) Hermanos
Comercial Agustn
En el segundo caso se archiva bajo la razn social y se escribe
debajo el nombre publicitario.
Publicitario:Casa de las Cortinas
Razn Social: Fernndez e Hijos, Inc.
Se archiva:Fernndez (e) Hijos, Inc.
Casa (de las) Cortinas
Se recomienda establecer referencia bajo el nombre pu-
blicitario.
Referencia: X Casa (de las) Cortinas
Vase:
Fernndez (e) Hijos, Inc.
Casa (de las) Cortinas
170Primera parte n Planear el sistema
b. Nombres de negocios o de bienes bajo tutela, poder, adminis-
tracin o sindicatura, se archivan bajo el nombre de la empresa
o individuo por quien se acta. Se escribe debajo el nombre
del tutor, apoderado, administrador o sndico.
Nombre de la Empresa:La Tienda del Nio
Nombre del Administrador: Sr. Juan de la Vega
Se archiva:La Tienda (del) Nio
de la Vega, Juan Administrador
Se recomienda establecer referencia bajo el nombre del tutor,
apoderado, administrador o sndico.
Referencia: de la Vega, Juan Administrador
Vase:
La Tienda (del) Nio
de la Vega, Juan Administrador
Entidades del
gobierno
11. GOBIERNO FEDERAL, ESTATAL, LOCAL Y
DE OTROS PASES
Cuando se trabaja en el gobierno la persona que ocupa un cargo
acta a nombre de ese gobierno. Por lo tanto, para efectos de ar-
chivo el nombre del incumbente
no se escribe. Como gua ge-
neral, para clasificar la correspondencia se utiliza el nombre de la
unidad especfica del gobierno siguiendo un arreglo jerrquico
basado en lneas de autoridad:
nombre del gobierno, pas, estado, municipio, etc.
departamento, ministerio, secretara, dependencia o
institucin
negociado, junta, autoridad o comisin
divisin, oficina o seccin
Nota: Si la correspondencia con los diferentes gobiernos es nu-
merosa, se recomienda preparar una gua principal con
el nombre del gobierno (1) y una gua secundaria o
auxiliar
con el nombre del departamento (2). En el
marbete de la carpeta se escribira solamente el nombre
del negociado (3) o de la divisin (4).
Se recomienda que se conserve en su propio idioma el nombre del
gobierno.
Frases como Departamento (de), Ministerio (de), Junta (de), Ne-
gociado (de), Oficina (de), Secretara (de), etc., en espaol, se co-
locan en la lnea que le corresponde, al final, separado por una
coma y se consideran una unidad.
Capitulo 6 n Reglas para clasificar documentos171
En ingls, frases como Board (of ), Department (of ), Bureau (of ),
Office (of), Division (of) y otros se consideran una unidad y se
pueden escribir en cualquiera de dos formas.
Department (of) Agriculture
Agriculture Department
Se debe seguir la forma utilizada por la Agencia en cuestin.
Las entidades que pertenecen al Gobierno Federal se archivan
bajo United States Government.
Department of Commerce of the United States.
United States Government
Commerce, Department (of)
(US GOV COMMERCE DEPARTMENT OF)
Bureau of Biology of the Agriculture Department of the United
States
United States Government
Agriculture Department
Biology, Bureau (of)
Las entidades que pertenecen al estado o territorio se archivan Gobierno Estatal
bajo el nombre del ESTADO.
Federal Bureau of Investigation of the State of California
California, State (of )
Federal Bureau (of) Investigation
(CALIFORNIA STATE OF FEDERAL BUREAU
OF INVESTIGATION)
Escuela Luis Muoz Rivera del Departamento de Instruccin Pblica
de Puerto Rico
Puerto Rico, Estado Libre Asociado (ELA)
Instruccin Pblica, Departamento (de)
Escuela Luis Muoz Rivera
(PRELA INSTRUCCIN PBLICA DEPARTAMENTO DE)
c. Las entidades que pertenecen a las ciudades y pueblos se ar-

Ciudades y
chivan bajo el nombre de la CIUDAD o PUEBLO

pueblos
Hospital Municipal del Departamento de Beneficencia de Ponce,
Puerto Rico
Ponce
Beneficencia, Departamento (de)
Hospital Municipal
(PONCE BENEFICENCIA DEPARTAMENTO DE
HOSPITAL MUNICIPAL)
Gobierno
Federal
174Primera parte n Planear el sistema
Ejercicio nmero 1: Reglas 1 y 2
I. Luis Rigau Lugo
David Green Simons
Roberto Rivera
Banco Norteo, Ro Piedras, PR
Charles Richardson Smith
Juan Silva, Luis Ros y Ral
Franco
Luis A. Rigau
Felipe Rincn Alvarado
Alfredo Rivas Alicea
10. Jos Flores, Inc.
Ejercicio nmero 2: Reglas 3 y 4
Rev. Jess Samalot
Ramn San Jorge
Hctor de la Rosa
Lic. Oscar del Ro
Sor Teresa
Nctar de Jess, Jr.
El Nuevo Da
The First Boston Corporation
Reverendo Snchez
Mrs. James Dresses
Ejercicio nmero 3: Regla 5
Mrs. Emma Mayer
Sra. Rosa Mrquez de Lizardi
Sra. Sofa Manero Alvarez
Sra. Ana Martnez de Aponte
5. Mrs. Susan White Masson
Ferretera Flores
Angel Rincn
Rivera, Fernndez y Badrena
Ling Wang
15 Luis Antonio Rigau
John Spencer-Sweet
Banco Norteo, Ro Grande, PR
Rafael B. Sotomayor
Enrique Soto-Robles
20. Carlos Rivas Agosto
Mario D'Acosta
Sr. Fernando de la Cruz
Mr. Jaime L. Snchez, hijo
La Casa de las Carteras
Felipe D'Acunti Martnez
Srta Luz Snchez
Distribution and Services, Inc.
Juan San Martn
Librera La Tertulia
La Cabaa Liquor Store
Mrs. Robert E. Martin
Sra. Leonor L. Mari
Sra. Ana Martnez
Sra. Ada Mart de Lpez
10. Mrs. Helen L. Matheu
Ejercicio nmero 4: Repaso de las Reglas 1 a la 5
Juan Acevedo Rodrguez

11. Ambulancias Metropolitanas

Prof. Luis Acevedo

Calle Roble, nmero 12

Sr. Angel L. Dvila

Ro Piedras, Puerto Rico

Ambulancias Metropolitanas

12. John Field Company of P.R.

Calle Madrid, nmero 13

13. Matilde Dvila de Laborde

Ro Piedras, Puerto Rico

14. Mrs. Esther D. Black

5. Juan Alberto Blanco

15. The House of Beauty

Captulo 6 n Reglas para clasificar documentos175
Anbal Burgos, Juan Jordn y
Andrs Vega, Inc.
Angel Luis Dvila
Andrs Blanco Agosto
Lic. Arthur Brown-Jones
10. Farmacia Jimnez
El Edn de los Nios
Mr. Peter Murphy Ford
William McDonald
Rev. Edward MacGovern
20. Ral de Jess
Ejercicio nmero 5: Repaso de las Reglas 1 a la 5
Miguel Lpez Surez
Marcos Lpez Surez
Mr. America Video Club
Dones y Domenech, Inc.
Srta. Juanita Luna Snchez
Pabn y Asociados
Arecibo, Puerto Rico
Doctor King Animal Clinic
Hermana Teresa
9. Pabn y Asociados
Adjuntas, Puerto Rico
Ejercicio nmero 6 Reglas 6, 7 y 8
O C B Car Rental
Miss Lydias' Beauty Parlor
Hotel San Juan
Estacin WNOW
Hospital Metropolitano
Taj Mahal Restaurant
A & B Auto Distributors
J W Auto Parts
Miss Lydia's Kinder
Ferretera San Germn
Mrs. William Kaplan
La Casa de las Novias
Dr. Kelly Animal Center
Ko-Bai Restaurant
Kong Kee Restaurant
Padre Domingo
David Lebrn, Inc.
Mr. Charles W. Power
Sra Elba Droz de Durn
Sr. Esteban D'Oleo
20. Lic. Gerardo Dolagaray
11. Universidad Central de Madrid
12 Kelly's Beauty Salon
La Maison Rouge
K-Mart Sporting Goods
Aguas Buenas Boutique
Librera Las Piedras
El Alamo Bar-B-Q
Medi-Hospital Supply
OTAN
Conrad C Kelly
Ejercicio nmero 7 Reglas 9, 10 y 11
Seven Up Bottling Co., Inc.
Twentieth Century Fox
Nombre Original: Centro Agrcola El Roble
Nuevo Nombre: Empresas Agrcolas Betances
Nombre de la Empresa: La Cafetera del Estudiante
Nombre del Administrador: Sr. Jos Cafasso
Public Health Department of the State of Texas
Los Siete Jinetes
176Primera parte n Planear el sistema
3 M Puerto Rico, Inc.
Sr. Pedro Ros, Presidente de la Junta de Calidad Ambiental de Puerto Rico
Twenty-nine Toy Center
Las treinta y tres Super Comisaras
Oficina del Sr. Pedro Dones, Alcalde de la ciudad de Caguas
Department of Labor of the United States Government
Departamento de Obras Pblicas del Municipio de Catao
Nombre Original: Taller Hermanos Bonilla
Nuevo Nombre: Taller de Hojalatera Bonilla
Escuela Jos de Diego del Departamento de Instruccin Pblica del Es-
tado Libre Asociado de Puerto Rico
Nombre publicitario: Casa de las Novias
Razn Social: Manuela Urbina, Inc.
Sr. Roberto Flores, Director, Oficina de Finanzas del Municipio de Ciales
Negociado de Contribucin sobre Ingresos del Departamento de Ha-
cienda del Estado Libre Asociado de Puerto Rico
Interna! Revenue Service of the Treasury Department of the United
States Government
Sr. Juan C. Quevedo, Ministro de Educacin de Costa Rica
Ejercicio nmero 8: Repaso de las Reglas 6 a la 11
Taylor Shoes
Long Fong Restaurant
Trujillo Alto Academy
Sr. Carlos Lpez, Ministro del Ministerio de Educacin de Uruguay
Taylors' Roofing Contractors
Inter-Ports Service, Inc.
Tienda Trelles
Sr. Pedro Rivera, Alcalde de Juncos, Puerto Rico
Hotel Santa Rosa
Nombre Publicitario: La Casa Longo Razn Social: Longo e Hijos, Inc.
Thom-Tex Paper Corp.
Houston T-Shirts, Inc.
T and C Distributors
Nombre Original: Tienda Borinquen Nombre Nuevo: Taylor's Restaurant
Junta Local de Trabajadores
Taller los Quince Abriles
Jet 24 International Airways
Tienda 13 de febrero
Hospital San Felipe
Nombre de la Empresa . Laboratorio Industrial
Nombre del Administrador: Sr. Juan Horta