REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA COLEGIO UNIVERSITARIO PROF.

JOS LORENZO PREZ RODRGUEZ PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN ADMINISTRACIN UNIDAD CURRICULAR: ORGANIZASIN Y SISTEMAS

SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO (Informe I)

AUTORA: DE LA TORRE BRBARA C.I. 14.412.623

Caracas, Junio 2013

LA SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO

Desde los inicios de la humanidad el hombre a travs del manejo de su propia iniciativa y creatividad ha rebuscado la forma de simplificar todas las actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente a cul sea su objetivo. A nivel empresarial el concepto de la Simplificacin del Trabajo, no es ms que la labor que se realiza constantemente a travs de la utilizacin de planes organizados, que sirven para la aplicacin de mejores tcnicas que faciliten la ejecucin de las tareas.

Desde un punto de vista administrativo, la Simplificacin del Trabajo es cualquier mtodo, artificio recurso que ayude a reducir o minimizar la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organizacin.

ALGUNOS DE LOS OBJETIVOS DE LA SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO A NIVEL ORGANIZACIONAL:

- Reducir al mnimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o fsica.

- Mejorar el funcionamiento organizacional, a travs de mtodos tales como la redistribucin de funciones, la eliminacin, reduccin y combinacin de fases de una actividad o labor y la nivelacin o tabulacin del trabajo.

Optimizacin

aprovechamiento

de

los

recursos

disponibles.

- Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las reas que la integran. Reduccin del nmero y el costo de las operaciones administrativas, mediante la disminucin de trmites y la combinacin, unin eliminacin de formas impresas.

- Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios.

- Satisfaccin del personal con su trabajo y mayor disposicin del mismo al encomendarle una labor o tarea.

- Mejora la supervisin, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.

- Mejor atencin al pblico, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trmite de documentos y trabajo rutinario.

- Renovacin del inters del empleado por su trabajo, resultado de una comprensin ms clara del objetivo de su tarea y de su relacin con otros trabajos dentro de la oficina.

Para lograr una aplicacin ms efectiva se han desarrollado muchas tcnicas que facilitan la labor de anlisis y estudios que se realizan para lograr la simplificacin del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las ms conocidas y aceptadas las siguientes.

LA MEDICIN DEL TRABAJO:

Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se est realizando.

Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la diferencia entre una solucin realista y otra terica. Conociendo como se obtiene cierta cantidad de produccin de trabajo, se pueden mejorar los mtodos empleados para su realizacin, reajustar la asignacin de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar congestiones. Tambin ayuda a detectar rpidamente los problemas, indicando dnde hay desigualdad de responsabilidades.

La medicin del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio necesario para lograr mayor eficiencia. Adems ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos de botella y a constatar los requerimientos del personal.

CUADRO DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO.

El principio bsico de una buena administracin es el mantenimiento de una buena distribucin del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentar el problema de la distribucin de las funciones, por lo cual se deber aplicar el grfico de distribucin del trabajo.

Este cuadro es la tabulacin del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina determinada. La elaboracin del mismo es el primer paso en el programa de simplificacin del trabajo, es el indicador de los puntos dbiles, as como de aquellos que debern estudiarse con detenimiento,

aplicando

las

tcnicas

del

programa.

Este cuadro de distribucin demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qu empleados desempean las diversas actividades, as como el tiempo necesario para su ejecucin. Permite hacer una redistribucin ms eficaz del trabajo. ESTUDIOS DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS:

Para realizar una adecuada medicin del trabajo, es necesario realizar estudios de tiempos y movimientos para cada uno de los procesos y sus actividades componentes, que as se como tambin para las del funciones rea.

independientes

realicen

dentro

La metodologa es simple, como su nombre lo indica es medir el tiempo efectivo en el que se lleva a cabo cada actividad, funcin y/o proceso y determinar bajo parmetros estadsticos la eficiencia con la que se estn realizando.

Se basa en los principios del balance de lnea y de la economa de movimientos, que se refieren a la distribucin del trabajo, al uso de las manos y el cuerpo humano y al diseo y empleo de las herramientas con la finalidad de realizar el menor esfuerzo posible.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS O PROCESOS. Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trmites actuales de una dependencia u oficina y tambin sirven para la bsqueda de mejoras, adems permiten discutir los trmites ms eficazmente con el personal operativo.

Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte, de inspeccin, de almacenamiento y espera, su interrelacin y los tiempos de duracin de cada una de ellas.

El cuadro de distribucin del trabajo seala qu es lo que se est haciendo en una oficina, as como la distribucin de las tareas entre los empleados; mientras que el diagrama de procesos ensea cmo se hace el trabajo en una oficina?

FLUJOGRAMAS:

Sin

duda

alguna

surgieron

como

consecuencia

del

diagrama

de

procedimientos o procesos, su diferencia radica en que no se realiza el listado de actividades que conforman el proceso, sino que se van describiendo directamente dentro de las figuras que se han diseado para ilustrarlo.

Para su elaboracin existen al rededor de quince figuras, las cuales a su vez sirven de base para el diseo de los mismos, sin embargo es comn encontrar figuras diferentes creadas por el investigador, dependiendo del grado de complejidad de los procesos o la creatividad que desee introducir en ellos.

Las figuras se interrelacionan por medio de lneas, las cuales ayudan a esquematizar y visualizar la relacin de dependencia entre las actividades componentes del proceso en general y los responsables de llevarlas a cabo.

GRFICA DE LA DISTRIBUCIN FSICA DE LA OFICINA Y DISTRIBUCIN EN PLANTA:

La grfica de distribucin fsica de la oficina pretende la optimizacin del crculo de trabajo, distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de las actividades que se deben realizar, utilizando la mejor combinacin posible, adecuando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible de la manera ms racional, para lograr los objetivos de la oficina evitando prdidas de tiempo.

Por su parte la distribucin en planta es la organizacin del espacio fsico en el cual se encuentran los recursos que servirn para la fabricacin de un bien o servicio y que tambin consiste en determinar la ubicacin de los sitios de trabajo de la maquinara, equipo y materiales en general, tomando en cuenta el posible incremento en el nivel de la demanda y de la capacidad instalada.

Ambas tcnicas persiguen los mismos objetivos, la diferencia fundamental es que la distribucin fsica de la oficina se basa en los puestos de trabajo administrativos, mientras que la distribucin en planta se basa en la maquinara y equipo y materiales. DIAGRAMA DE RECORRIDO: El diagrama de recorrido es una tcnica bsica para realizar la distribucin fsica de la oficina y/o distribucin en planta, se fundamenta en la bsqueda de la facilitacin del flujo de trabajo a travs de la reduccin de actividades de transporte innecesarias y el anlisis de el traslado del personal, materiales, productos y papelera en general dentro de las reas integrales de la organizacin.

Elaborar el diagrama de recorrido ayuda a visualizar el por qu existen

tiempos ociosos y cuellos de botella que no dejan fluir eficazmente los procesos dentro de las oficinas, planta de produccin o empresa en general.

GRFICA DE GANTT:

Es un mtodo de planeacin y programacin, se le denomina tambin grfica de barras y tiene por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que lleva en las columnas el tiempo de duracin y en los renglones la identificacin de las actividades.

Para cada actividad se marca una barra que comienza en la columna correspondiente a su fecha de inicio y termina en la columna correspondiente a la fecha prevista para su finalizacin, de manera que la longitud del trazo representa su duracin.

Establece el orden de la ejecucin de las actividades y la relacin de dependencia que existe entre cada una de ellas, adems permite la revisin y control entre lo ejecutado y lo planeado.

GRFICA CPM:

El CPM es un mtodo de trayectoria crtica, eficaz para la planificacin, programacin y control de toda clase de proyectos. Su estructura bsica consiste en un diagrama o red de flechas que representan grfica, lgica y secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que componen el proyecto, con miras a economizar tiempos, utilizar eficientemente los recursos disponibles, e indicar previamente los cuellos de botella.

Su finalidad es determinar el tiempo ms temprano posible en el que pueden concluirse todas las actividades que lleguen a un evento determinado, la mayor cantidad de tiempo de duracin de todas las actividades que convergen en un evento, se calcula de izquierda a derecha y en forma progresiva sumando al tiempo inicial el tiempo de la actividad posterior. Tambin determina el tiempo mximo o ltima fecha aceptable en que un evento pueda ser realizado sin atrasar el proyecto total, representa la menor cantidad de tiempo de duracin de un evento, se calcula de derecha a izquierda en forma regresiva, restando los tiempos de cada actividad.

GRFICA PERT:

El PERT es una tcnica utilizada para el planeamiento, programacin y control de procesos productivos provistos de factores cuantitativos. Como el CPM se basa en el estudio de la trayectoria crtica, en el grfico de flechas que representan el trabajo que debe realizarse para alcanzar un objetivo distinguindose de otras tcnicas por el grado y utilizacin de la estadstica.

Est orientado hacia la evaluacin del progreso de un proyecto, pone de manifiesto sus principales problemas reales o potenciales, proporciona informacin precisa del estado del mismo, predice la verosimilitud de alcanzar los objetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.

Al igual que el CPM, estudia tiempos para la realizacin del anlisis, los cuales estn divididos en Tiempo normal que es el que se tardara en realizar la tarea o actividad cuando existen condiciones normales de trabajo; Tiempo optimista es el que se utilizara para realizar una actividad bajo el supuesto que se presenten condiciones ms favorables, sin dificultades o

complicaciones; Tiempo pesimista es el que se necesitar para efectuar la actividad si se presentan dificultades, complicaciones o retrasos imprevistos; y tiempo estimado o esperado que es el que se obtiene de la probabilidad resultante de la interrelacin estadstica de los tiempos normal, optimista y pesimista.