PRESCOM 2008

XX ANIVERSARIO

ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS, PRESUPUESTOS, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS

Diseado para Microsoft Windows XP/Vista

MANUAL DEL USUARIO

SECON 2008
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS

ROMSOFT 1988 - 2008 Arq. Ronald A. Romero Moreira Reg. CAB 2216
Todos los derechos reservados

Enero de 2008

INDICE Presentacin del programa Estructura funcional e interfase Iniciar el seguimiento de un proyecto Manejo de almacenes Inventario central Opciones para el manejo de los registros Envo de insumos Kardex de movimientos Proveedores Listas Kardex de cuentas Adquisiciones Avance de obra Subcontratos de mano de obra Gestin de las inversiones y gastos Ejecucin de insumos Reportes Balance Grficas de anlisis situacional Flujo de fondos Utilidades Configuracin del programa Acerca de SECON 1 2 3 5

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SECON 2008

Presentacin del programa

QUE ES SECON ? SECON es el programa que complementa funcionalmente a PRESCOM, especficamente orientado al control y seguimiento de obras. Trabaja con la informacin generada y calculada por PRESCOM (presupuestos) y si es que el operador (empresa, institucin, tcnico) tiene la intencin de verificar resultados respecto a lo supuesto econmicamente y en tiempo, tendr en este software la posibilidad de llevar un registro permanente y detallado de lo que ocurre en la ejecucin de un proyecto de construccin o manufactura. A nivel de la informtica, comparte las especificaciones tcnicas dictadas para PRESCOM. Especficamente se propone como un instrumento sencillo pero potente como para satisfacer necesidades de distinta magnitud entre los usuarios. Su versatilidad subyace en la libertad que oferta al operador para que ste decida si desea efectuar un control ligero o muy detallado de una obra. Posee gestin de almacenes, kardex de movimientos, kardex de proveedores, control de la ejecucin de obra en tiempo y dinero, manejo de subcontratistas de mano de obra, control del avance mtrico y temporal de la obra, anlisis de resultados a nivel grfico, etc.

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Estructura funcional e interfase

Nombre del mdulo

Nombre y lista de proyectos

Monto del presupuesto del proyecto seleccionado Barra de herramientas estndar Monto ejecutado/invertido del proyecto seleccionado

Barra de opciones secundarias

AREA DE DESPLIEGUE DE CONTENIDOS

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Iniciar el seguimiento de un proyecto Como toda actividad sistematizada, el uso de este programa requiere de un trabajo preliminar y de preparacin a desarrollarse en PRESCOM. La fase preparatoria mencionada consiste en establecer la moneda base y configuracin elemental que adoptar SECON, junto con la generacin de los archivos bsicos para ejercitar el control y seguimiento de obras de un proyecto elaborado por PRESCOM. Estando en PRESCOM, recupere el proyecto candidato a ser controlado en su implementacin . Ingrese a la opcin ilustrada en el grfico y proponga el esquema de control para los distintos parmetros o incidencias empleadas en el clculo del presupuesto.

En esta ventana se deben determinar dos aspectos cruciales. 1) la moneda para ejercitar el control econmico (solo se hace una vez) y 2) los parmetros y rubros a ser controlados por el mdulo de seguimiento (por defecto se han fijado mnimamente los insumos y el presupuesto total). Los rubros que se encuentran pintados de color rojo son los implicados en el clculo. Las listas contienen su posible equivalente invariable a ser controlado a travs de SECON. El operador deber corresponder los parmetros usados en PRESCOM con los predeterminados para SECON con mucho cuidado. Se recomienda dejar SIN CONTROL el rubro: UTILIDADES.

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Iniciar el seguimiento de un proyecto Una vez terminada y revisada la moneda y equivalencia de rubros, el operador deber oprimir el botn de ACEPTAR.

Confirmada la accin, el programa efectuar un control previo de la elaboracin de cronogramas en los distintos mdulos. No es imprescindible que estos diagramas hayan sido estudiados y resueltos, pero su ausencia limitar y anular algunas opciones de seguimiento en SECON.

Una vez terminada la generacin de archivos para el seguimiento, el programa anunciar el xito del proceso de inicializacin.

Salir de PRESCOM y ejecutar el mdulo de seguimiento (SECON) o en su caso acceder a la opcin correspondiente.

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Manejo de almacenes Este segmento del programa se dedica a gestionar la informacin relativa a MATERIALES y SUMINISTROS travs de su inventariacin, despacho, adquisicin. Etc. Complementariamente existen herramientas para registrar a los proveedores y las cuentas con los mismos. Al tratarse de informacin no vinculada directamente con las obras, su uso puede prescindir de la eleccin de un proyecto. Inventario central

La acciones bsicas para esta herramienta pueden ejecutarse ya sea mediante la barra lateral y/o la lista de opciones del men contextual (botn derecho del ratn). En la parte superior se hallan las pestaas que categorizan el rubro junto con el valorado del inventario registrado en el almacn central, junto con el cajn de texto que muestra el insumo elegido. El botn con la letra A permite la indexacin de SECON 2008 5

Manejo de almacenes los registros.

Ingresar nuevo insumo (INS) Para registrar o dar de alta un nuevo registro, se debe usar esta opcin. La forma abreviada es pulsar la tecla INSertar. La ilustracin que se muestra describe con claridad los datos que se solicitan para cada insumo. SECON propone la introduccin de dos tipos de unidades, la primera del tipo comercial y la segunda para el balance con el presupuesto.

Modificar registro Despliega la misma ventana que la anterior opcin; a travs de la misma se incorporarn cambios y modificaciones que el operador considere necesarias. Esta opcin tiene como alternativa un mtodo acelerado: doble click con el ratn sobre el nombre del insumo a modificar.

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Manejo de almacenes Borrar registro Permite la eliminacin temporal de uno o mas registros. Ver kardex de movimientos el insumo Una vez elegido o sealado un insumo y entrando esta opcin, el programa ejecutar un enlace directo con el kardex de movimientos del mismo. Mayores detalles en el siguiente acpite. Imprimir listado Para imprimir la lista visible. El programa cuenta con un sistema de previsualizacin y configuracin bastante amigables. La explicacin de esta interfase tendr un acpite aparte mas adelante.

Registrar envo de insumos a obra. Esta opcin se usa para ejecutar el despacho de material, suministros y/o equipo a una determinada obra/mdulo. Si se desea efectuar un control y obtener al final un balance del gasto de materiales especialmente, su uso ser obligatorio. Su habilitacin depender de la eleccin de una obra para su seguimiento. El proceso involucra el registro de la solicitud, su registro y almacenamiento (opcional) y al final su despacho. En la fase de solicitud, el pedido puede ser revisado y archivado las veces que SECON 2008 7

Manejo de almacenes se quiera, una vez confirmada y revisada lista y cantidades y en consecuencia ejecutado el despacho, su modificacin ya no ser posible.

La mecnica operativa requiere de la introduccin del nombre del residente y luego de la eleccin de los insumos; esta ltima compromete el uso del ratn (tomar, arrastrar y soltar) o simplemente el uso de la tecla ENTER (desde el inventario hacia la boleta de solicitud). Inmediata a la seleccin de un insumo seguir la eleccin del tem o actividad destino y la cantidad requerida. Esta ventana advertir si el insumo solicitado fue previsto en el tem; si fuera as, mostrando la cantidad calculada por el presupuesto. Contiene controles internos para advertir desfases o sobregiros, ya sea en el inventario y/o solicitudes mayores a lo previsto.

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Manejo de almacenes El proceso de eleccin de insumos puede agilizarse y repetirse si se usa solamente el teclado (mtodo recomendado) y mas cuando la ubicacin de un insumo cuenta con la ayuda de un filtro (F2).

Encontrado el insumo, pulse ESC (salir del filtro), luego ENTER (para elegir el insumo), Escoja el tem con los cursores (si es necesario) el tem y pulse ENTER, luego escriba la cantidad y nuevamente ENTER para ingresarlo en la boleta de solicitud. Se puede cancelar con ESC En lugar de elegir un tem, el operador puede escribir el destino del material en general y no necesariamente relacionarlo con uno de la lista, considerar que estos casos no se podr efectuar un balance del consumo de insumos por tem (EJECUCIN DE OBRA). En la misma hoja de solicitud pueden registrarse materiales y suministros. El color de fondo de las filas nos permitir reconocer el rubro. El nmero de la boleta automticamente se incrementar. El despacho de suministros se registrar en el rubro de GASTOS GENERALES.

Una vez terminada la incorporacin de insumos o pedidos, se podr ARCHIVAR la solicitud (etapa recomendable), para que posteriormente se pueda revisar, verificar y autorizar el DESPACHO. Archivada la boleta, se genera una nueva, en ella se podr cambiar el mdulo de la obra, residente y efectuar de nuevo la eleccin de insumos. SECON 2008 9

Manejo de almacenes El DESPACHO solo debe ejecutarse cuando se ha revisado, ajustado y autorizado el envo. Se recomienda imprimir la boleta para que la autoridad que corresponda efecte el control y autorice. Las solicitudes o pedidos se archivarn por fechas, obras, mdulos y residentes. Estas podrn ser recuperadas utilizando este botn. Una planilla mostrar ese detalle para que a travs de la misma se cargue un pedido preelaborado.

El programa no procesar DESPACHOS cuando el insumo no cuente con la cantidad suficiente como para abastecer el pedido.

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Manejo de almacenes Un DESPACHO efectuado con xito procesa internamente las siguientes fases: - Verifica cantidades inventariadas y su capacidad para asimilar el pedido - Actualiza el kardex de INVERSIONES para la obra - Actualiza el inventario central - Registra el envo en el kardex de MOVIMIENTOS (para cada insumo) - Actualiza el archivo de consumo de MATERIALES de la obra - Actualiza el archivo de consumo de MATERIALES de los temes de la obra. - Elimina la solicitud (por eso se recomienda su impresin)

Importar datos Ejecuta el pegado de los datos que se encuentran en el portapapeles. Esta herramienta resulta importante en la necesidad de ahorrar tiempo y transferir informacin al inventario central desde una hoja electrnica. Esta informacin deber estar ordenada de la siguiente forma:

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Manejo de almacenes Una vez marcado el bloque a ser copiado, se oprime la combinacin: CTRL + C, en seguida se rengresa a SECON y haciendo uso de esta opcin se verifica en una tabla los datos disponibles.

Se pulsa en ACEPTAR para proceder con la transferencia. Saldr un aviso con la confirmacin de la cantidad de registros nuevos aadidos. La transferencia evita repetir insumos con la misma descripcin. Cuidar de homologar las monedas para proceder con esta opcin.

El almacenamiento de insumos puede ser ilimitado, aunque esta en funcin de la capacidad del ordenador empleado para este trabajo. Por razones de lgica y comodidad, el programa en esta seccin entrar al modo indexado de forma automtica cuando se el inventario haya superado los 500 temes.

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Kardex de movimientos El kardex de movimientos de los insumos, sirve fundamentalmente para controlar, analizar, visualizar e informar cada modificacin (entrada o salida) en sus cantidades. Estos movimientos pueden ser: envos, ajustes manuales del inventario, devoluciones.

Siendo una herramienta de anlisis visual, posee de un filtro completo en la parte superior.

Este mecanismo trabajar en prcticamente cualquier combinacin. Algunos campos son accesibles con el doble click sobre la planilla, Ej. Modalidad. De esta forma se gil tambin se puede restringir el listado a un solo insumo, Ej. Alambre de amarre. Cuando el kardex se concentre en un solo insumo, ste adoptar un ttulo acorde y se adicionarn en la parte superior la cantidades de entrada, salida y saldos respectivos.

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Kardex de movimientos EL kardex tambin puede ser accedido directamente desde la planilla del inventario central. Para ello se debe sealar un determinado tem y luego activar la opcin que se muestra en el grfico.

Luego de oprimir ESC se podr regresar al inventario central. La impresin elabora este reporte. A travs de ste se podr exportar o copiar al portapapeles el contenido y transferirlo a un software externo.

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Proveedores SECON tambin tiene un set completo de herramientas para registrar y controlar las cuentas con los proveedores de insumos.

Siendo parte del paquete, el comportamiento de las opciones es similar a lo explicado en el captulo previo; solo se aaden algunos aspectos y procedimientos particulares a la herramienta y otros que el autor vio por conveniente incorporar (especficamente procedimientos) para evitar homogeneizar en extremo el uso de las distintas opciones y as evitar que el operador las confunda. Registrar nuevo proveedor, sirve para introducir los datos generales de un proveedor. Modificar datos proveedor, sirve para modificar datos generales del proveedor elegido.

En caso de que el usuario acostumbre comunicar las cuentas con su proveedor, ser recomendable ingresar el fono y el email, SECON tiene la posibilidad de mandar va correo electrnico el estado de cuentas. Eliminar datos proveedor, sirve para borrar el registro de un proveedor. Esta funcin no esta habilitada para los proveedores con los que el usuario tiene cuentas pendientes.

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Proveedores Desde el listado se pueden efectuar enlaces directos con el kardex de movimientos de los insumos, en este caso, especficamente ver adquisiciones efectuadas al proveedor sealado.

Por defecto el kardex de movimientos solo mostrar los registros del mes (segn la fecha del sistema). En cualquier caso, mximo se mostrar lo registrado en el ao con excepcin del filtrado por insumo; situacin que puede evitar esa restriccin. La impresin, como en todos los reportes, muestra inicialmente el informe en pantalla:

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Proveedores La ultima opcin permite el control y comunicacin de las cuentas (adquisiciones a crdito y amortizaciones).

Por si mismo ofrece nuevas opciones para administrar las cuentas. Modificar haber. Para alterar la cifra de la columna HABER (amortizaciones) Imprimir recibo. Por omisin o alguna otra razn podra requerirse imprimir un recibo rezagado. Solo til para las amortizaciones. Imprimir kardex. Para imprimir el listado con las cuentas

A m o r t i z a r. P a r a r e g i s t r a r l a s amortizaciones efectuadas. A su finalizacin automticamente el programa emitir un recibo. Su numeracin es manejada automticamente por el programa.

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Adquisiciones Complementaria a la anterior herramienta, sta se dedica con exclusividad a gestionar las adquisiciones o compras efectuadas.

Ingresar nueva adquisicin, se usa para efectuar el almacenamiento del detalle de una compra (copiar el recibo o factura). Este proceso tiene dos fases, en la primera (opcional) se guarda el detalle con la opcin a futuras modificaciones (ARCHIVAR) y en la segunda se graba ste en forma definitiva y no modificable (CONSOLIDAR). Este ltima actualiza el inventario y el kardex de movimientos de los insumos involucrados.

Los detalles de las adquisiciones consolidadas pueden ser vistos, impresos y emitir recibo. Respecto a las opciones disponibles en el formato modificable, stas empiezan con la eleccin de insumos. Esta fase (que puede ser abreviada con la tecla INSertar), despliega la lista de insumos categorizada en materiales y suministros; solo se debe oprimir la tecla ENTER para llevar el tem indicado al formulario. El listado posee un mecanismo de filtrado SECON 2008 18

Adquisiciones gil para ubicar a travs de las iniciales al insumo buscado. La segunda opcin elimina sin mayores trmites el insumo del detalle La tercera (imprimir detalle) tiene el propsito de generar un reporte con el contenido del formulario.

La cuarta: imprimir recibo, se activa en adquisiciones consolidadas y permite la emisin de recibos rezagados.

En el caso de las compras con cheque, el formulario requiere obviamente de informacin adicional relativa a su nmero y la cuenta bancaria empleada.

Los datos sobre la cuenta se almacenarn automticamente, por lo tanto en el futuro se podr recurrir a la lista para utilizar una cuenta previamente creada. La adquisicin tambin podr ser ingresada como ACREDITADA, es as que posteriormente se deber manejar el kardex de cuentas con el proveedor para efectuar las amortizaciones a las deudas adquiridas de este modo.

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Adquisiciones Cuando se opte por esta modalidad, al tiempo de CONSOLIDAR una compra, el programa desplegar un mensaje recordatorio al efecto.

No son compatibles las consolidaciones de compras con cheque y a crdito, esto implica que las compras con cheque necesariamente debe ser CANCELADAS, a no ser que el crdito sea parcial, y que el anticipo est siendo girado en un cheque.

La eleccin de los insumos aplica de forma predeterminada el valor: 1 a las cantidades, el operador deber corregir esta cifra en el acto o posteriormente de la manera acostumbrada (directamente en la celda).

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Adquisiciones Ver/modificar registro de adquisicin. Sirve para entrar al detalle de una compra y modificarla si es que sta no est consolidada. Eliminar registro de adquisicin. Para borrar las compras que estn en la fase de edicin.

Imprimir lista. Estructura un reporte con la lista visible. Para generar un informe con los criterios del operador, se podr utilizar el filtro de la barra superior.

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Avance de obra En el control y seguimiento de obras, una de las labores recurrentes es el registro del avance fsico de las actividades o temes con el fin de obtener la compensacin econmica contractual a ese hecho. SECON ofrece la siguiente herramienta con ese objetivo:

A travs de esta herramientas, el usuario tiene la posibilidad de ingresar los avances peridicos, extraer el resumen del avance fsico, extraer el resumen del avance por tiempo, cobrar planillas, comparar cronograma planteado y ejecutado, graficar resultados, etc. Todo se debe hacer por mdulo, si es que el presupuesto estara dividido en varios. Una vez ingresada a esta herramienta, se iniciar el uso de la 1ra planilla con los temes componentes del mdulo sealado en la parte superior. Se habrn determinado algunas variables tales como el porcentaje de anticipo y perodo.

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Avance de obra Existen dos formas de ingresar los avances peridicos. 1) Escribir manualmente las cantidades en la columna de AVANCE ACTUAL, directamente en la planilla. 2) Transferir los avances de la mano de obra (ver captulo mas adelante: SUBCONTRATOS). Cualquiera de las dos formas aade a la informacin especfica (cantidad) la fecha en la que se ingresan estos datos. Este detalle es muy importante si que el operador desea posteriormente analizar la ejecucin del cronograma. El programa lleva un registro individual y muy preciso de las fechas en las que son introducidos los cambios en las cantidades del AVANCE ACTUAL, para ello bastar fijarse dicha informacin al lado derecho de esta columna.

INICIO indica la fecha en la que por primera vez se introdujo una cifra al avance. Este dato se mantiene en las planillas sucesivas. FECHA indica el da en el que se modific la cifra previa del avance, podra ser por alteracin manual y adrede; por acumulacin de avances en la mano de obra o; por cambios en nuevas planillas (mayor avance). Esta a final, es decir cuando se concluya o supere la cantidad presupuestada, indicar al cronograma de control la fecha de culminacin de la actividad. Existen controles que advierten pero no evitan la introduccin de avances superiores a los previstos.

Mientras no se COBRE la planilla, sta se podr modificar. Existen colores que orientan al operador en lo que respecta a las actividades que tienen avance, las que culminaron y las que se desfasaron.

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Avance de obra Una vez revisadas las cantidades, ajustadas las mismas a los acuerdos con el supervisor de obra y aprobado el perodo del avance, la planilla podra cambiar de estado y pasar a ser cobrada. Esta accin requiere por primera vez (1ra planilla), la introduccin del nombre del supervisor y la fijacin correcta del porcentaje del anticipo; este ltimo dato no podr ser cambiado mas adelante.

En seguida activar el 1er botn de la barra de herramientas y confirmar la accin.

Respondido con un SI este mensaje, el programa generar la siguiente planilla, acumulando el avance actual. Podr pasarse en seguida a la impresin para el trmite correspondiente. Este reporte tiene como pi de pgina el VoBo. Del supervisor.

Existen otros reportes que resumen el avance de obra en trminos fsicos y de tiempo. Este ltimo se refuerza con un grfico de barras que comparan los tiempos previstos y los ejecutados.

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Avance de obra El resumen de avance fsico tiene este contenido:

Su propsito es permitir una comparacin de lo presupuestado y lo ejecutado en lo relativo a cantidades y presupuesto; muestra saldos y el porcentaje de avance por tem y total. El avance total resulta del promedio de los parciales y permite apreciar en trminos aproximados cuanto se ha ejecutado fsicamente en la obra controlada. El resumen del avance por tiempo tiene este aspecto:

En este caso, el objetivo es permitir un anlisis del avance desde la ptica del tiempo empleado por el componente humano o la maquinaria. Contiene las horas de trabajo prevista por el presupuesto, las ejecutadas, el saldo, el porcentaje de avance por tem y las fechas en ambos sentidos. Este reporte se complementa con una grfica de barras. SECON 2008 23

Avance de obra Los dos grficos adicionales, ilustran algunos otros aspectos importantes para el anlisis del avance y su compensacin econmica. Fuera de la utilidad obvia, esta contiene fechas y el equivalente en porcentaje de cada planilla.

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Subcontratos de mano de obra Opcionalmente el usuario podr encarar la ejecucin de una obra a travs de la subcontratacin de mano de obra. Esta tarea puede ser administrada con la presenta herramienta:

Posee similares caractersticas al manejo de las planillas de avance de obra, de hecho sta tambin tiene el propsito de registrar el avance de obra pero a nivel de los contratistas y las actividades asignadas a cada uno de ellos. El lado izquierdo controla especficamente el listado de contratistas de una obra. En ese entendido sus opciones se encargan de aadir, modificar o eliminar los nombres de los contratistas. Los datos solicitados para el registro son:

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Subcontratos de mano de obra El programa cuando utiliza la opcin ELIMINAR, en realidad solo oculta el nombre del contratista, por ello cuando el operador considere reponer ese registro, entrar a crear y en vez de escribir el nombre, deber solo extraer de la lista el nombre oculto.

Esa accin no solo repondr el nombre, sino todos lo datos relacionados al mismo junto con los contratos, avances, etc. Los datos pueden estar acompaados o reforzados con la fotografa del contratista. El archivo deber tener el formato JPG y un tamao o resolucin de 300 x 400 pixeles.

300

El lado derecho de la pantalla est destinado a la gestin de las planillas de avance.

400 SECON 2008

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Subcontratos de mano de obra En su parte superior, fuera de la informacin bsica, se ubican los botones de acceso directo a los reportes adicionales, la asignacin de temes al contratista y la cancelacin de los avances.

El nmero de la planilla se genera automticamente y en funcin del cobro de avances peridicos. El perodo (fechas) de cada planilla se determina en dependencia de las fechas del sistema en las cuales se ingresen los avances. Una vez creada la lista de contratistas, se generarn los contratos en base a la asignacin de los temes.

La lista de asignacin viene acompaada con datos importantes sobre los temes componentes del mdulo elegido, tales como precios unitarios de la mano de obra presupuestados y cantidades, situacin que tiene el objetivo de orientar al operador para proceder con la contratacin. En caso de introducir nuevos temes, ste deber colocar informacin adicional segn lo solicite el procedimiento. A causa de equivocaciones o contrataciones con valores superiores a los previstos (precios unitarios tope para la mano de obra), el programa advertir con ese mensaje.

Tambin se podrn borrar temes de esta lista si que los mismos no tienen avance. SECON 2008 27

Subcontratos de mano de obra Los avances se ingresarn en la columna correspondiente.

En la parte inferior se halla informacin ampliada del tem editado.

Actualizado el avance, se mostrar instantneamente lo previsible para el pago de la planilla.

Los procesos de contratacin, registro de avance y cancelacin podrn ser encarados en cualquier momento a medida que avance la ejecucin de la obra, inclusive la incorporacin o eliminacin de contratistas, la nica limitacin es que la planilla cancelada ya no podr ser modificada. Para la cancelacin de planillas, se recurra a este botn: En la planilla de pago se podrn aadir los descuentos que correspondan en representacin de los anticipos efectuados y las multas que correspondan al incumplimiento del contrato. El archivado de la planilla, merecer una respuesta a este mensaje.

Las opciones deimpresin siempre estarn disponibles. Existen dos variantes: 1) comprobantes tipo cheque y planilla de pago resumen. Para los comprobantes, existen dos casilleros que determinarn el rango de impresin.

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Subcontratos de mano de obra Los comprobantes tienen este formato:

Con este casillero de verificacin, se podr modificar su tipo de salida. La planilla de pago general tiene esta apariencia:

Reportes complementarios se ofrecen al operador a travs de estas dos opciones:

Consisten en resmenes orientados al anlisis y toma de decisin por parte del usuario de SECON.

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Subcontratos de mano de obra El resumen por contratista tiene este formato:

El resumen por tem tiene este otro:

Respecto a este ltimo, tiene un contenido que esclarece y sintetiza informacin relacionada a la asignacin de temes, cifras contractuales y los nombres de los contratistas encargados de las distintas actividades.

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Gestin de las inversiones y gastos La herramienta que integra todos los egresos econmicos registrados para la obra, es la presente:

La barra superior contiene botones que fuera de enlazarnos con el reporte correspondiente, nos informa visualmente (led) la previsin econmica efectuada en el presupuesto para ese rubro. Esta herramienta es de orden mixto, es decir, permite la visualizacin tanto como el registro de algunas inversiones denominadas directas. Este tipo de inversiones no deben corresponder a materiales, stos insumos necesariamente sern transferidos a travs del almacn central.

Las inversiones o egresos directos en los rubros: mano de obra y equipo, corresponden a la lgica del presupuesto (rendimiento o cantidad y precio), por lo tanto facilitarn el posterior anlisis de lo supuesto versus lo ejecutado (ver captulo ejecucin de insumos). SECON 2008 31

Gestin de las inversiones y gastos Los egresos en la modalidad inversin directa, pueden ser modificados en lo que hace a su precio y cantidad. El doble click en cualquier columna excepto la DESCRIPCION, abrevia este paso.

En la parte inferior se aadi el filtro del reporte.

Solo para el insumo o componente, bastar con hacer doble click en la DESCRIPCIN para que el reporte despliegue solamente el sealado.

En la parte superior se vern literal y grficamente la ejecucin presupuestaria.

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Gestin de las inversiones y gastos Dos opciones especficamente orientadas a la devolucin y transferencia de MATERIALES se hallan disponibles en la barra lateral de herramientas.

La devolucin requiere solamente de la cantidad a ser retornada al almacn central.

La transferencia requiere como datos, la obra destino y la cantidad a ser enviada.

Esta ultima posibilidad debe verse como un recurso de emergencia, ya que no se tendr en cuenta el tem destino, y su control se limitar al desglose general de materiales. El reporte que se genera es el siguiente. El total ejecutado y su porcentaje sern el resultado del informe generado, o sea, producto del criterio de bsqueda utilizado a travs del filtro.

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Ejecucin de insumos Este recurso es del tipo informativo y su objetivo se centra en la posibilidad de efectuar un anlisis sobre la cantidad real de insumos consumidor por la obra a nivel de mdulo e tem.

La nica opcin que posee es su impresin. Las planillas estn divididas por rubro, y en la parte superior un botn permite alternar la visualizacin de la ejecucin general de insumos con la de ejecucin de materiales por tem. La primera emitir alertas cuando la cantidad o el presupuestos se hayan sobregirado. En la segunda se podr ver en color azul el ingreso de materiales y en color rojo cuando stos hayan sobrepasado lo previsto.

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Reportes En este captulo se har una explicacin sobre las opciones en la hoja de reportes. Lo primero que se notar es su similitud con la interfase de reportes del mdulo PRESCOM, de hecho los botones y modalidades de navegacin son los mismos.l

Ir a 1 pgina Retroceder la siguiente pgina Avanzar a la siguiente pgina Ir a la ltima pgina Ir a la pgina No... Alejarse Acercarse Ver escala 1 a 1
Shift

COMBINACION

Ctrl
Rueda

Control

Imprimir reporte Exportar reporte

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Reportes La variante radica en la accin IMPRIMIR. Los dos botones para ese efecto tienen como funcin la de obtener una copia dura (impresa) y copiar al portapapeles respectivamente. La impresora inicialmente desplegar la ventana de configuracin del reporte. Esta contiene las variables conocidas sobre el formato a obtener y dos casilleros para confirmar el rango de pginas requeridas.

La opcin de copiar al portapapeles se usa como es de costumbre para transferir la informacin hacia otro paquete. Ej. Excel.

Ctrl

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Balance La herramienta BALANCE permite deducir, conjeturar, decidir, analizar, informar la situacin del avance de la obra con la ayuda de grficas.

La Ejecucin econmica porcentual de los mdulos, hace una comparacin a nivel de histograma del total de inversiones efectuadas en los distintos mdulos del proyecto.

La Ejecucin econmica de los rubros por mdulo, hace la comparacin de lo presupuestado con relacin a lo ejecutado en los rubros empleados para el clculo del presupuesto. Los parmetros que no incidieron a travs de un porcentaje no sern mostrados.

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Balance La Ejecucin porcentual de los insumos bsicos por mdulo, elabora una grfica de barras que permite apreciar el porcentaje consumido del total previsto en el presupuesto para los tres rubros bsicos: materiales, mano de obra y equipo.

La Inversin/egresos por modalidad y mdulo, calcula el porcentaje de participacin en la inversin total de 4 fuentes: inversin directa, despachos a travs del almacn central, subcontratos (mano de obra) y transferencias de materiales de otras obras/mdulos.

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Balance La Ejecucin econmica de toda la obra, consiste en un grfico integrador para analizar el avance la obra en trminos monetarios.

Todos los grficos tienen la posibilidad de migrar a travs del portapapeles hacia otro programas o ser impresos.

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Balance La opcin llamada: FLUJO DE FONDOS tiene la habilidad de construir en forma interactiva los curvas de tres instancias del control econmico: 1) previsin de los desembolsos, 2) desembolsos ejecutados y 3) inversin real paralela.

Cuando se acceda por primera vez a esta herramienta, el programa solicitar que se defina el cronograma y montos de la primera curva: desembolsos propuestos. Las fechas son ingresadas con doble click en la celda correspondiente (tabla superior a la grfica), luego el monto, aunque este orden no es obligatorio. Fijarse o definir en la parte superior los lmites del cronograma Al lado del monto se ir acumulado que significa el calculando el porcentaje desembolso propuesto.

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Balance La curva de desembolsos ejecutados ser representada en tiempo y dinero a partir de la cancelacin de las planillas de avance de obra y a partir de esta, concretamente de las fechas, se estructurar la curva de inversin. Los algoritmos internos advertirn posibles transgresiones a los lmites establecidos, tanto en el cronograma (plazo) y los montos presupuestados.

La curva de desembolsos programados ser complementada con dos datos en cada hito propuesto: X = das transcurridos desde la fecha de inicio, Y = monto desembolsado acumulado. Estos dos datos no son incluidos en las otras dos curvas para evitar solapes visuales y porque ellos estn incorporados en la planilla superior.

La planilla tiene un lmite de 100 files, capacidad suficiente como para acomodar esa cantidad de planillas de avance de obra. Los botones de la barra de herramientas tienen tienen estas funciones: Imprimir planilla de datos numricos Refrescar el grfico Imprimir el grfico Copiar al portapapeles el grfico

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Utilidades Existen un grupo de herramientas orientadas al manejo del mdulo y su informacin. Configuracin de la carpeta de trabajo Consiste en 3 hojas de configuracin que controlan el manejo de los datos o archivos en este mdulo. En el 1ro se determina la carpeta o ruta de trabajo; una utilidad que en su momento podra significar manejar varios grupos de proyectos u obras categorizados por la moneda con la que se controlan o su naturaleza tcnica. La ilustracin muestra la carpeta predeterminada en la instalacin del programa.

La 2da permite al operador efectuar copias de respaldo o recuperacin de todos los archivos contenidos en una carpeta. Para cambiar el origen o destino se har uso del botn sealado.

La 3ra contiene las variables que podran eventualmente cambiarse o definirse. En el caso de habilitar la comunicacin de cuentas con el proveedor, ser imprescindible introducir la cuenta y correo electrnico del usuario emisor. La moneda solo se configura a travs de PRESCOM y por nica vez, cuando se inicializa el seguimiento del 1er proyecto.

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