Curso MS Project

Guia do Aluno

Aracaju

Curso Bsico de MS Project

-2-

SUMRIO INTRODUO.........................................................................................................05 1. FUNDAMENTOS DA GERNCIA DE PROJETOS...........................................06 1.1. O Que Projeto?........................................................................................06 1.2. O Que Gerenciamento de Projetos?.....................................................07 1.3. Os Fatores Gerenciveis no MS Project 2000........................................08 1.4. As reas de Conhecimento em Gesto de Projetos na Viso PMI......09 1.5. O Planejamento em Projetos....................................................................10 1.5.1. Etapas Essenciais no Planejamento de Projetos.........................11 2. O MS PROJECT 2000.......................................................................................12 2.1. Viso Geral.................................................................................................12 2.1.1. Barra de Menus................................................................................13 2.1.2. Barra de Ferramentas Padro.........................................................14 2.1.3. Barra de Formatao.......................................................................15 2.1.4. Barra de Modos................................................................................16 2.2. Principais Vises.......................................................................................17 2.2.1. O Grfico de Gantt...........................................................................18 2.2.2. A Planilha de Recursos...................................................................20 2.2.3. O Grfico de Recursos....................................................................21 2.2.4. A Planilha de Uso do Recurso........................................................22 2.2.5. A Planilha de Uso da Tarefa...........................................................23 2.2.6. O Diagrama de Rede........................................................................24 3. CRIAO E EDIO DE PROJETOS..............................................................25 3.1. Viso Geral.................................................................................................25 3.2. Tutorial........................................................................................................25 3.2.1. Abrindo um Novo Arquivo no MS Project 2000............................27 3.2.2. Criando um Modelo de Arquivo no MS Project 2000...................28 3.2.3. Formatando o Modelo de Trabalho................................................30 3.2.4. Trabalhando com um Novo Arquivo..............................................33

-3-

3.2.5. Definindo o Escopo Bsico do Projeto.........................................34 3.2.6. Definindo a Data de Incio do Projeto............................................35 3.2.7. Definindo a Estrutura e Vnculos do Projeto................................36 3.2.8. Definindo a Durao da Tarefa.......................................................41 3.2.9. Definindo o Tipo de Tarefa.............................................................42 3.2.10. Definindo os Recursos do Projeto...............................................44 3.2.11. Alocando os Recursos..................................................................46 3.2.12. Superalocao de Recursos.........................................................48 4. A Linha de Base................................................................................................49 4.1. O que Linha de Base?............................................................................49 4.2. Por que devo Criar uma Linha de Base?................................................49 4.3. Quando devo Criar uma Linha de Base?................................................49 4.4. O que o Microsoft Project faz com os Dados da Linha de Base?.......51 4.5. Como Criar uma Linha de Base?.............................................................51 5. Acompanhando Projetos.................................................................................52 6. Exerccio............................................................................................................54 7. Bibliografia........................................................................................................55

-4-

INTRODUO

O Microsoft Project um poderoso instrumental como um programa de gerenciamento de projetos que voc pode usar para planejar, gerenciar e trabalhar como uma valiosa fonte de informaes para seu projeto. Esta apostila foi planejada para ser usada como apoio ao Curso de MS Project e dirigida aqueles que esto utilizando o MS Project pela primeira vez. O formato desta apostila contemplado como um tutorial onde voc poder seguir passo a passo como criar, editar e controlar um projeto.

-5-

1. FUNDAMENTOS DE GERNCIA DE PROJETOS

O aprendizado no MS Project envolve muito mais do que o simples entendimento de como funciona este software. Diferente de outros softwares, o MS Project est intimamente interligado com a disciplina ou a prtica da qual este vem auxiliar, o gerenciamento de projetos. Portanto, no basta apenas entender como o funcionamento desse software, faz-se necessrio ali-lo ao conhecimento da gesto de projetos. No ser abordado por este manual, entretanto, todas as possibilidades, as tcnicas e as abordagens em torno da prtica de gerenciamento de projetos. Sero apresentadas alguns fundamentos que se tornam imprescindveis para uma melhor utilizao do MS Project. Aconselha-se que o aluno procure entender e aprender em maior profundidade a disciplina de gerenciamento de projetos. A seguir sero expostas algumas definies e informaes sobre a gesto de projetos que sero teis ao curso de MS Project.

1.1.

O que um Projeto?

Segundo Ricardo Vianna Vargas 1, projeto pode ser definido como:

UM EMPREENDIMENTO NO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA SEQUNCIA CLARA E LGICA DE EVENTOS, COM INCIO, MEIO E FIM, QUE SE DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO POR PESSOAS DENTRO DE PARMETROS PR-DEFINIDOS DE TEMPO, CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE. Ou seja, todo projeto possui, por definio, algumas caractersticas bsicas relacionadas com a clara definio de parmetros que permitam a efetiva administrao.

Podemos resumir estas caractersticas como abaixo relacionadas, ento, geralmente, um projeto:
Vargas, Ricardo Vianna Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos Rio de Janeiro, Brasport, 2000.
1

-6-

 Possui um processo prvio de planejamento; Deve possuir parmetros definidos e planejados de controle e avaliao; No repetitivo, ou seja, inovador e indito; Possui um incio e um fim determinados; Objetiva gerar um produto com especificaes conhecidas e que seja claro e definido; realizado por pessoas; Tem um componente de custo limitado e definido. Assim sendo, o foco de um projeto obter uma meta identificada. responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direo da meta, com base nos parmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos; enquanto se mantm um padro de qualidade especificado.

1.2.

O que Gerenciamento de Projetos?

Segundo Margareth Carneiro 2 o Gerenciamento de projetos a aplicao de CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos stakeholders (interessados, atores, participantes) e que envolve o balanceamento de: Escopo, tempo, custo e qualidade; Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou no definidos); Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam do projeto direta ou indiretamente. Isso indica que para o gerenciamento de projetos no necessrio apenas a vontade ou a necessidade da realizao dessa tarefa. preciso reconhecer que o gerente de projetos precisa de conhecimentos especficos da rea para melhor desempenhar as suas funes. Existe uma tendncia das empresas em administrar as operaes com a abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prev a aplicao das tcnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na conduo de operaes da empresa. O termo usado para essa tendncia ou filosofia o gerenciamento por projetos , que visa alinhar os grandes objetivos estratgicos da empresa com inmeros projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execuo no menor tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.
2

Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000. -7-

1.3.

Os Fatores Gerenciveis no MS Project

Os fatores gerenciveis 3 em um projeto para o MS Project so:

Escopo do Projeto

Recursos

Tempo

Estes fatores so interdependentes e sujeitos a alteraes no decorrer do processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execuo. A gerncia dessas variveis feita sob o ponto de vista de um modelo matemtico, onde se admite que a modificao do valor de uma delas ter um impacto previsvel em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a reduo, por exemplo, da varivel tempo acarretar em um incremento na varivel recursos ou implicar na alterao de alguma especificao do produto. Alm disso, qualquer que seja a mudana que ocorra em uma das variveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rpida tomada de deciso que corrija a mudana de curso, garantindo a continuidade do processo. Tambm importante lembrar que toda e qualquer modificao no contedo das variveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto.

1.4. As reas de Conhecimento em Gesto de Projetos na Viso do PMI

O PMI - Project Management Institute (Instituto de Gerenciamento de Projetos) - identifica 09 (nove) reas de conhecimento em gerenciamento de projetos. Apesar desta abordagem apresent-las de forma separada, por razes didticas, devemos estud-las com a percepo de todas elas esto intimamente e inexoravelmente interligadas. O gerenciamento de um projeto sem a aplicao
3

Cardoso, Marco Antonio Siqueira, Convergente, 1998.

-8-

do conhecimento de uma ou mais destas reas poder implicar em uma deficincia do prprio projeto que, invariavelmente, s constatada tardiamente, no antes sem se ter despendido muito esforo, custo e tempo para encontrar as razes desta deficincia. Como explica Margareth Carneiro 4, durante algum tempo o principal enfoque do gerenciamento de projetos era a gerncia do tempo: fazer com que as coisas acontecessem dentro do prazo esperado. Em algumas empresas, em especial no governo, o enfoque de gerenciamento de projeto era mais oramentrio, ou seja, quando acabasse o dinheiro, acabaria o projeto. Outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto, alm do prazo e custos, o escopo (o que deveria ser feito). Foram identificados como importante para a gesto de um projeto tratar a questo de qualidade, ou seja, atender ao especificado e tratado entre as partes. Outros aspectos foram se agregando ao gerenciamento de projeto, tais como risco e comunicao. Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento desses riscos faz parte das atividades de gerenciamento do projeto. Comunicao tambm fator fundamental em um projeto. Sem a devida comunicao entre os envolvidos um projeto pode estar fadado ao insucesso. As informaes devem fluir no tempo, na profundidade e no contedo desejado por cada envolvido, de acordo com a sua necessidade ou grau de envolvimento. No devemos esquecer que os projetos so executados por pessoas. Ento o cuidado com o ser humano, a motivao da equipe, o recrutamento de pessoas especializadas para cada tipo de tarefa, o treinamento, a formao de time e outros aspectos so tambm fundamentais ao sucesso do projeto. Alguns projetos tm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento dessas aquisies tambm so importantes para a conduo de um projeto. Percebe-se ento que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento de vrios aspectos importantes. Esses aspectos so chamados na metodologia de disciplinas. Vimos ento que apoiam a administrao de projetos disciplinas de:
4

Gerenciamento de Integrao entre os elementos do projeto; Gerenciamento de Escopo de Projeto; Gerenciamento de Tempo do projeto; Gerenciamento do Custo; Gerenciamento da Qualidade; Gerenciamento de Recursos Humanos; Gerenciamento de Comunicao;

Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000. -9-

 Gerenciamento de Risco; Gerenciamento de Contratos. Estas disciplinas juntas, aliadas s tcnicas, mtodos e ferramentas de cada uma, apoiam a conduo do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados. Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses aspectos desde o incio do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do projeto, at a sua concluso. A Integrao dos processos tambm tratada como uma disciplina pelo PMI. Na perspectiva do MS Project, todas estas disciplinas ou reas de conhecimento podem e devem ser contempladas na realizao de um projeto. A metodologia de gerenciamento de projetos a base sobre a qual todos os trabalhos devero ser efetuados. O software apenas auxiliar o gerente a estruturar a metodologia a uma forma mais eficaz e integrada de trabalho.

1.5.

O Planejamento em Projetos

O planejamento em qualquer atividade de uma organizao sempre encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, gastase refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado. Costumeiramente, acredita-se que no preciso dizer que, com um enfoque em projetos para uma organizao, extremamente necessrio um planejamento criterioso de todas as possveis nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do princpio que todos os participantes de um projeto tem, como princpio, um claro entendimento de que planejar essencial. A realidade bem distante desta viso.

Em Projetos, Planejar FUNDAMENTAL!!! No objetivo deste curso mostrar ao aluno que essa premissa acima deve ser seguida a ferro e fogo em projetos. Mas o trabalho com o MS Project essencialmente, em grande parte, Planejar, Planejar e Planejar.

- 10 -

1.5.1. Etapas essenciais do Planejamento no MS Project

Neste curso bsico de MS Project, deveremos seguir uma estrutura simples, mas eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, so apresentadas as etapas essenciais para que se possa elaborar o escopo do projeto no MS Project. Durante o curso, cada etapa abaixo ser definida no software.

Planejamento do Escopo Formatao Inicial do Project Definio das Atividades Estimativa dos Custos Montagem da Equipe

Alocao dos Recursos

Planejamento dos Recursos Determinao do Tipo de Atividade Durao das Atividades

Definio do Cronograma

Sequenciamento das Atividades

Salvar Linha de Base

- 11 -

2. O MS PROJECT 2.1. Viso Geral:

O MS Project uma ferramenta automatizada de apoio Gerncia de Projetos, onde possvel planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais variveis de um projeto. O MS Project uma ferramenta for Windows e portanto utiliza os padres conhecidos dessa interface com o usurio. Se voc no est familiarizado com o Windows, a figura abaixo apresenta esta interface. 1 2 3 4 6

Caractersticas Windows: MS Project; Barra de menus; Barra de ferramentas; Barra de formatao; Barra de modos. Barras de rolagem.

- 12 -

2.1.1. Barra de Menus

A Barra de Menus do MS Project tem as seguintes opes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. ARQUIVO: Trata das operaes com arquivos. EDITAR: Cuida da edio. EXIBIR: Fornece as diversas vises do projeto. INSERIR: Trata da insero de dados, colunas etc. FORMATAR: Cuida da formatao de textos, tabelas, fontes, etc. FERRAMENTAS: Disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho. 7. PROJETO: Trata da insero e ordenamento das informaes relativas s tarefas e ao projeto. 8. JANELA: Trata da visualizao da tela, projetos, etc. 9. AJUDA: Permite tirar dvidas on-line.
BARRA DE MENUS

- 13 -

2.1.2.Barra de Ferramentas Padro

Destacada na figura abaixo, a Barra de Ferramentas Padro contm uma srie de botes que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela Barra de menus.

- 14 -

2.1.3.Barra de Formatao
Destacada na figura abaixo, a Barra de Formatao, possui botes que so atalhos para comandos de formatao de tarefas e de textos.

- 15 -

2.1.4.Barra de Modos
A Barra de modos exibe cones de atalho com os modos de exibio mais freqentemente usados no MS Project 2000, nos quais voc poder clicar para mostrar o modo desejado.
Barra de Modos

- 16 -

2.2.

Principais Vises:

Inicialmente, verificamos que o MS Project possui trs formatos bsicos para exibir as informaes. So eles: Os Grficos - Que representam graficamente as informaes. So grficos os modos de exibio Grficos de Gantt, Diagrama de Rede, Grfico de Recursos e Calendrio . As Planilhas - Que representam informaes em linhas e colunas. Cada linha contm informaes sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contm um campo onde voc insere informaes especficas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project so, em geral, chamadas de campos.) Os Formulrios Que representam informaes em um formato semelhante a um formulrio em papel. Eles mostram informaes sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

Entretanto, como o MS Project possui variadas formas de visualizar as informaes de um projeto e nem sempre estas so sempre necessrias, em nosso curso bsico iremos estudar as formas de visualizao que so essenciais para a elaborao e conduo de projetos. Desta forma, as principais vises so: O Grfico de Gantt; A Planilha de Recursos; O Grfico de Recursos; A Planilha de Uso do Recurso; A Planilha de Uso da Tarefa; Diagrama de Rede.

- 17 -

2.2.1.O Grfico de Gantt:

Na elaborao e conduo de projetos o Grfico de Gantt , sem dvida, o mais utilizado e a mais importante visualizao no MS Project. Ele o padro de visualizao quando inicializamos o software. O modo de exibio Grfico de Gantt exibe as informaes sobre as tarefas relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como grfico de barras. Todas as informaes que so inseridas como texto so tambm exibidas no formato de grfico de barras.
No lado esquerdo desse modo de exibio esto as colunas nas quais voc pode inserir e modificar os nomes, duraes, datas de incio e de trmino e outras informaes sobre as tarefas.

No lado direito desse modo de exibio, voc pode usar as barras de Gantt para exibir graficamente as duraes das tarefas e as datas de incio e de trmino em uma escala de tempo. A posio relativa das barras de Gantt mostra a seqncia na qual as tarefas do seu projeto esto agendadas para ocorrer.

- 18 -

Use o Grfico de Gantt para:

Criar e editar um projeto inserindo tarefas e duraes de tarefas; Estabelecer relaes seqenciais entre suas tarefas; Atribuir pessoal e outros recursos s tarefas; Controlar o andamento do seu projeto; Alterar as informaes exibidas; Alterar as unidades de tempo que so exibidas;

- 19 -

2.2.2.A Planilha de Recursos:

O modo de exibio Planilha de Recursos exibe as informaes sobre cada recurso do Projeto.

Use a Planilha de Recursos para:

Inserir e editar informaes sobre recursos do projeto; Analisar o nmero de horas de trabalho atribudas a cada recurso; Analisar os custos dos recursos; Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).

- 20 -

2.2.3.O Grfico de Recursos:

O modo de exibio Grfico de recursos exibe graficamente as informaes sobre a alocao, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Voc poder analisar as informaes sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo. Ao exibir esses dois tipos de informaes, voc ver dois grficos (um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados) de modo que possa compar-los.

Use o Grfico de Recursos para:

Ver quais recursos esto superalocados e a porcentagem de superalocao. Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar. Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha. Determinar quanto tempo um recurso tem disponvel para trabalho adicional. Analisar os custos dos recursos

- 21 -

2.2.4.A Planilha de Uso do Recurso:

A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas atribudas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso ao trabalho que eles tero que desempenhar no projeto.

Use a Planilha de Uso do Recurso para:

Inserir e editar informaes sobre as atribuies de tarefas de um recurso; Ver quais recursos esto superalocados e a porcentagem de superalocao. Distribuir as atribuies entre os recursos de maneira mais uniforme. Determinar quanto tempo cada recurso tem disponvel para atribuies de trabalho adicionais. Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas especficas. Analisar os custos do recurso em uma tarefa especfica. Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitaes do trabalho.

- 22 -

2.2.5.A Planilha de Uso da Tarefa:

O modo de exibio Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os recursos atribudos agrupados abaixo delas.

Use a Planilha de Uso da Tarefa Para:

Atribuir pessoas e outros recursos s tarefas. Inserir e editar informaes sobre tarefas e recursos, como, por exemplo, trabalho, datas de incio e de trmino, custo, alocao de trabalho e disponibilidade de trabalho. Distribuir as atribuies de tarefas de maneira mais uniforme entre os recursos. Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas especficas. Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitaes do trabalho. Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data posterior.

- 23 -

2.2.6.O Diagrama de Rede:

O Diagrama de Rede um modo de visualizao que mostra as dependncias entre as tarefas do projeto como um grfico de fluxo de rede. As tarefas so representadas por caixas ou ns e as dependncias de tarefa so representadas por linhas que conectam as caixas.

Use o Diagrama de Rede Para:

Criar e ajustar a sua agenda; Vincular tarefas para especificar a seqncia das tarefas e determinar as datas de incio e trmino; Mostrar graficamente tarefas concludas, em andamento ou ainda no iniciadas; Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas especficas.

- 24 -

3. Criao e Edio de Projetos 3.1. Viso Geral:

Neste curso, seguiremos um tutorial de aprendizado. Este tutorial, por sua vez, segue as nossas etapas essenciais de planejamento como visto abaixo.
Alocao dos Recursos Estimativa dos Custos Montagem da Equipe Definio do Cronograma

Planejamento do Escopo Formatao Inicial do Project Definio das Atividades

Planejamento dos Recursos Determinao do Tipo de Atividade Durao das Atividades

Sequenciamento das Atividades

Salvar Linha de Base

Se seguirmos o tutorial e o esquema acima, seremos capazes de elaborar e realizar modificaes necessrias em um projeto.

3.2.

O Tutorial:

4.2.1. Abra o MS Project em um novo projeto em Arquivo/Novo; 4.2.2. Crie um modelo de trabalho no software ; 4.2.3. Realize uma formatao inicial no seu modelo de trabalho; 4.2.4.Salve-o com outro nome (sugesto: nomedoprojeto@@@#.mpp, onde @@@ a verso do projeto e # assume valores p planejamento ou e execuo); 4.2.5. Defina um escopo bsico do seu projeto, ou seja, os objetivos do projeto, sua durao mxima prevista e recursos necessrios em Arquivo/Propriedades/Resumo/Comentrios ; 4.2.6. Defina a data de incio do projeto em Projeto/Informaes Sobre Projeto;
- 25 -

4.2.7. Defina a estrutura de eventos e a durao de cada evento do projeto no Grfico de Gantt/Exibir/Tabela/Entrada; 4.2.8. Defina os vnculos entre as tarefas, caso seja necessrio, no cone Vincular na Barra de Ferramentas; 4.2.9. Determine para cada atividade se esta de Durao Fixa, Unidade Fixa ou Trabalho Fixo; assim como se ou no Controlada pelo Empenho. Clicar duas vezes em cada atividade e pasta Avanado . 4.2.10. Defina os recursos de trabalho do projeto atravs da Planilha de Recurso; 4.2.11. Aloque cada recurso ao respectivo evento atravs do Grfico de Gantt/ Teclar Alt + F10; 4.2.12. Defina os recursos materiais, para cada atividade, aloque nas respectivas atividades atravs do Grfico de Gantt/ Teclar Alt + F10; ; 4.2.13. Verifique a existncia de possveis conflitos na alocao de recursos (Planilha de Recursos); 4.2.14. Caso haja conflito, depois de verificado quais recursos apresentam conflitos, verifique para cada recurso o tipo possvel de conflito ( no Grfico de Recursos e na planilha de Uso do Recurso e Uso da Tarefa) e realoque os recursos de modo a elimin-lo, voltando para o item anterior. No havendo conflito passe para o item seguinte; 4.2.15. Utilizando o Grfico de Gantt, analise o seu planejamento e faa, se preciso, os ajustes necessrios; 4.2.16. Salve o arquivo como arquivo de planejamento; 4.2.17. Salve a linha de base; 4.2.18. Salve como arquivo de execuo (sugesto: nomedoprojeto@@@#.mpp, onde @@@ a verso do projeto e # assume valores p planejamento ou e execuo);

- 26 -

3.2.1.Abrindo um Novo Arquivo no MS Project:

Ao abrir o MS Project pela primeira vez, ele apresentar uma janela com o software e outra com a sua ajuda.

Utilize-se da ajuda do prprio software sempre que precisar. Ela de grande auxlio em muitos questionamentos comuns durante o aprendizado. Feche ou minimize a ajuda. Em seqncia, vamos criar um modelo de trabalho.

- 27 -

3.2.2.Criando um Modelo de Arquivo no MS Project :

O MS Project possui, por padro, uma formatao prpria que nem sempre representa aquilo que queremos utilizar em nossos projetos. Alm disso a criao de um modelo facilitar nossos trabalho futuros. Como o MS Project aberto, siga os seguintes procedimentos: 3.2.2.1. 3.2.2.2. Clique, na Barra de Ferramentas, no cone Novo; Na janela Informaes sobre o projeto, clique em OK;

Dever abrir a seguinte janela:

Como estaremos trabalhando com um modelo, no se faz necessrio estabelecer a data de incio de projetos agora. Ento, basta apenas manter todas as informaes e clicar em OK. Oportunamente estaremos aprendendo mais sobre esta janela de Informaes sobre o projeto.

- 28 -

3.2.2.3.

Na Barra de Ferramentas, clique no cone Salvar;

Dever aparecer a seguinte janela:

Siga os procedimentos abaixo: No campo Nome do arquivo, digite o nome para seu modelo. No campo Salvar como tipo, selecione Modelo. Clique em salvar.

Nesta etapa, criamos um modelo de trabalho no MS Project, a etapa seguinte ser a de format-lo segundo as nossas necessidades.

- 29 -

3.2.3. Formatando o Modelo de Trabalho:

Com a janela do nosso modelo aberta, siga os seguintes procedimentos: 3.2.3.1. Defina o tipo de Cronograma Padro, na Barra de Ferramentas, em Ferramentas/Opes/Calendrio.

Na pasta Calendrio, na janela Opes, defina a estrutura padro de trabalho da sua organizao. Por exemplo, por padro, o MS Project define a Hora de incio padro como sendo 09:00, se na sua organizao o horrio de incio de trabalho for 08:00, digite este horrio na janela respectiva. Faa as alteraes necessrias aqui para definir o padro de calendrio da sua organizao. Quando estiver terminado clique no cone Definir como padro e em OK.

- 30 -

3.2.3.2. Defina a carga horria padro, os dias teis e os feriados ao longo da durao do projeto em Ferramentas/Alterar Perodo de Trabalho.

Nesta janela devemos alterar o padro do MS Project para o perodo de trabalho desejado. Por padro, este software no possui nenhum feriado marcado e o horrio padro de 09:00 s 13:00 e de 14:00 s 18:00. Como exemplo, vamos alterar o horrio padro, de segunda-feira a sextafeira, 08:00 s 12:00 e de 14:00 s 19:00. Para isso, na janela Alterar perodo de trabalho, no espao Data(s) selecionada(s), clique nas letras dos respectivos dias que queremos modificar, segure o boto direito clicado e arraste passando de S, T, Q, Q at S. Voc dever ter a janela na aparncia da figura acima. No espao Definir a(s) data(s) selecionada(s) como: Modifique o horrio para o nosso horrio sugerido como exemplo. Este nosso procedimento ir modificar o horrio para todos os dias da semana, de todos os meses e de todos os anos no MS Project. Caso voc possa precisar modificar um dia especfico, semana ou ms, basta clicar nos dias ou nas semanas ou no ms sem selecionar pelas letras da semana como feito acima.

- 31 -

Por exemplo: vamos adicionar um feriado no dia 25 de dezembro de 2005. Utilizando a barra de rolagem do campo Data(s) selecionada(s), clique na seta para baixo ou para cima at que o calendrio indique o ms de dezembro. Clique no dia 25 e em seqncia no espao Perodo de Folga, no campo Definir a(s) data(s) selecionada(s), como na figura abaixo.

Deste modo, podemos fazer qualquer adaptao no calendrio do MS Project para que ele reflita exatamente o calendrio que queremos. Ao final de sua formatao, clique em OK.

- 32 -

3.2.4.Trabalhando com um Novo Arquivo:

Aps ter criado um modelo de trabalho, salve o arquivo com o nome do seu projeto. Na Barra de Menu, clique em Arquivo e em Salvar como. Escolha uma pasta para guardar o arquivo do projeto e renomear o arquivo com o nome do seu projeto.

- 33 -

3.2.5. Defina o Escopo Bsico do seu Projeto

Cada projeto tem um conjunto envolvidas, as pessoas que as realizam alcanar. Para ajud-lo a se lembrar de voc pode inserir informaes sobre o quando necessrio. Siga os seguintes procedimentos: No menu Arquivo, clique em Propriedades. Na guia Resumo, insira as informaes para o seu projeto, tal como as pessoas que gerenciaro o projeto e mantero o arquivo do projeto, o objetivo do projeto, recursos, custo, qualquer limitao conhecida que possa dificultar a obteno do objetivo e outras anotaes gerais sobre o projeto. nico de componentes: as tarefas e o objetivo do projeto que esperam detalhes importantes e comunic-los, projeto e consult-las ou imprimi-las

- 34 -

3.2.6. Defina a Data de Incio do Projeto:

Aps a definio de um escopo bsico para o nosso projeto e criar um novo arquivo, devemos designar uma data de incio ou trmino provvel do projeto. Caso voc no queira ou no tenha certeza da data de incio ou trmino do projeto, o Microsoft Project usar automaticamente a data atual como a data de incio e voc poder inserir a data posteriormente. Para definir a data de incio do projeto, siga os seguintes procedimentos: Clique em Projeto e Informaes sobre projeto na barra de ferramentas Padro; No campo Agendar a partir de , selecione se voc deseja agendar a partir do fim ou do incio do projeto. O agendamento A partir da data de incio do projeto indisponibiliza que voc escolha a data final do projeto. Toda a durao do projeto ser calculada a partir do incio estipulado. O agendamento a partir da data de trmino do projeto indisponibiliza que voc selecione a data de incio do projeto. Toda a durao do projeto ser calculada a partir do final determinado. No campo Data de incio , selecione a data desejada se voc escolheu o agendamento a partir da data de incio do projeto; No campo Data de trmino, selecione a data desejada se voc escolheu o agendamento a partir da data de trmino do projeto; Clique em OK.

- 35 -

- 36 -

3.2.7. Definindo a Estrutura e os Vnculos de Tarefas do Projeto:

No MS Project, todas as aes, atividades (ou fases de um projeto), so denominadas Tarefas. Tarefa so atividade que tem incio e fim determinados e a concluso de uma tarefa pr-requisito para a concluso do projeto. Os projetos so constitudos de tarefas.

3.2.7.1. Inserindo Tarefas no Projeto:

Para inserir uma tarefa, siga os passos a seguir: No Grfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, digite as tarefas do seu projeto; Digite ENTER.

Lembre-se: A primeira tarefa de todas sempre ser o nome do prprio projeto!

- 37 -

3.2.7.2. Criando uma Estrutura de Tarefas:

Depois que voc inserir tarefas na lista de tarefas, organize o projeto e adicione estrutura ao mesmo recuando tarefas que compartilham caractersticas ou que sero concludas no mesmo intervalo de tempo em uma tarefa abrangente ou tarefa resumo. Voc pode usar as tarefas de resumo para mostrar as fases principais e as subfases do projeto. As tarefas de resumo sintetizam os dados de suas subtarefas, que so as tarefas agrupadas abaixo das tarefas de resumo. Voc pode recuar tarefas em quantos nveis precisar para refletir a organizao do seu projeto. Para criar uma estrutura de tarefas, siga os passos abaixo: Aps ter criado suas tarefas, selecione as tarefas que voc deseja e clique em Recuo na Barra de Formatao para recuar a(s) tarefa(s) para a direita abaixo da tarefa que ser a tarefa resumo.

Lembre-se: Todas as tarefas abaixo do nome do projeto precisam ser recuadas a direita!

- 38 -

3.2.7.3. Vinculando Tarefas:

Depois de decidir a ordem das suas tarefas, voc estar pronto para coloc-las em seqncia vinculando tarefas relacionadas. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma tarefa sucessora. Outras podem depender da data de incio de uma tarefa predecessora. Vincular um projeto, consiste em estabelecer uma dependncia entre tarefas. Quando voc vincula tarefas, definida uma dependncia entre as datas de incio e de trmino. Para Vincular tarefas, siga os passos abaixo: No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que desejar vincular. Clique em Vincular tarefas .

- 39 -

3.2.7.4. Tipo de Vnculos:

Vnculo a natureza da relao entre duas tarefas vinculadas. Voc vincula tarefas definindo uma dependncia entre as datas de incio e de trmino. Por exemplo, uma tarefa "Comprar Tinta" deve terminar antes do incio da tarefa "Pintar Parede". H quatro tipos de dependncia entre tarefas no Microsoft Project:

Trmino-a-incio (TI) A tarefa (B) no pode iniciar antes que a tarefa (A) termine.

Incio-a-incio (II) A tarefa (B) no pode iniciar antes que a tarefa (A) seja iniciada.

A B
Trmino-a-trmino (TT) A tarefa (B) no pode terminar antes que a tarefa (A) termine.

A B
Incio-a-trmino (IT) A tarefa (B) no pode terminar antes que a tarefa (A) seja iniciada.

A B

- 40 -

3.2.7.5. Alterando os Vnculos entre Tarefas:

H quatro tipos de dependncia entre tarefas: trmino-a-incio (TI), incio-a-incio (II), trmino-a-trmino (TT) e incio-a-trmino (IT). Para alterar o tipo de vnculo, siga os passos abaixo: No lado direito do Grfico de Gantt, na parte grfica, clique duas vezes sobre a linha de vnculo; Na janela Dependncia entre tarefas , no campo Tipo , selecione o tipo de vnculo desejado.

- 41 -

3.2.8.Definindo a Durao das Tarefas:

Durao o perodo total de trabalho ativo necessrio para a concluso de uma tarefa. geralmente o perodo de trabalho do incio ao trmino de uma tarefa, conforme definido pelo calendrio do projeto e de recursos. A durao decorrida o tempo que a tarefa levar para ser concluda, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser inseridos em uma durao decorrida. No se deve inserir datas nos campos Incio e Trmino de cada tarefa. O Microsoft Project calcula as datas de incio e de fim com base na durao da tarefa e em como elas so relacionadas. O valor de durao seguido de uma abreviao de unidade de tempo. Para inserir uma durao, em cada tarefa, no campo Durao, digite a quantidade de tempo que cada tarefa levar em meses, semanas, dias, horas ou minutos, sem contar o perodo de folga. Voc pode usar as abreviaes a seguir: meses = me semanas = s dias = d horas = h minutos = m

3.2.8.1. Durao Estimada?

Durao estimada uma durao para a qual voc tem informaes suficientes apenas para determinar um valor provisrio e no final. Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma durao estimada claramente marcada por um ponto de interrogao aps a unidade de durao.

- 42 -

3.2.9.Determinando o Tipo de Tarefa:

Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que so tarefas que possuem controle de empenho ou no possuem controle de empenho. O agendamento controlado pelo empenho indica que medida que voc adicionar recursos a uma atribuio de tarefa, o trabalho ser redistribudo entre todos os recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa. Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se voc remover recursos das mesmas, o trabalho ser redistribudo entre os recursos restantes, novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral. Por exemplo, em um tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para pintar esta sala um determinado pintor consegue pint-la em 08 (oito) horas, intuitivamente, sabemos que se em vez de um pintor ns tiver dois pintores, a tarefa de pintar esta sala dever demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a uma tarefa, a durao desta modificou. Ento esta uma atividade (pintar paredes) que possui controle de empenho. Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avio, se dissermos que em uma viagem de Braslia a So Paulo, com um piloto, o vo demora 1 hora e 30 minutos, no importa a quantidade de pilotos que pilotem o avio, a durao do vo ser a mesma. Ou seja, ao adicionarmos mais recursos tarefa, a durao desta no se modificou. Logo, esta uma atividade que no possui controle de empenho.

3.2.9.1. Unidades Fixas, Durao Fixa e Trabalho Fixo.

Devemos alm de determinar se a tarefa tem ou no controle de empenho, verificar se desejamos que ela tenha Unidades Fixas ou Durao Fixa ou Trabalho Fixo. A manuteno da quantidade de trabalho constante no agendamento controlado pelo empenho poder ocasionar vrios efeitos na durao e nas unidades dependendo do tipo de tarefa. Por padro, no MS Project as tarefas so de Unidades Fixas e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribudos a uma tarefa, menor ser o trabalho que cada recurso precisar executar. Como se trata de uma tarefa de unidade fixa, isso ter o efeito adicional de reduzir a durao. Se voc tiver uma tarefa de Durao Fixa e controlada pelo empenho, quanto mais recursos forem atribudos, menor ser o trabalho que cada recurso precisar fazer para concluir a quantidade
- 43 -

de trabalho reduzida da atribuio. Como se trata de uma tarefa de durao fixa, isso ter o efeito adicional de que cada recurso poder ter um esforo menor, isto , menos unidades de atribuio. Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo controlada pelo empenho. Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, se voc adicionar recursos, o trabalho ser distribudo entre as atribuies e a durao diminuir.

3.2.9.2. Como Escolher o Tipo de Atividade:

Para determinar o tipo de atividade, siga os seguinte passos: No Grfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes sobre ela; Na janela, Informaes sobre a tarefa, na pasta Avanado, selecione se a tarefa tem controle de empenho ou no; Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades Fixas ou Durao Fixa ou Trabalho Fixo.

- 44 -

3.2.10. Definindo os Recursos do Projeto:

A atribuio de recursos torna a sua agenda mais precisa. Como padro, o Microsoft Project calcula a durao de cada tarefa com base no nmero de recursos atribudos e na sua alocao tarefa. Alm disso, se voc atribuir recursos, o Microsoft Project poder fornecer informaes para ajud-lo a gerenci-los. Por exemplo, o Microsoft Project pode identificar os recursos que precisaro trabalhar com horas extras e informar o custo de cada recurso. Os recursos so responsveis pela concluso efetiva das tarefas do projeto. H dois tipos de recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho. Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que responsvel pela concluso das tarefas em sua agenda. Voc pode configurar recursos em seu projeto e atribu-los s tarefas. Use recursos em seu projeto quando sua meta for: Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos ou a quantidade de material usada na concluso das tarefas. Assegurar um alto nvel de responsabilidade e compreenso do projeto. Quando as responsabilidades esto claras, o risco de as tarefas no serem supervisionadas menor. Ser mais preciso ao agendar o tempo necessrio para as tarefas e a data de sua provvel concluso. Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribudo muito pouco ou bastante trabalho. Controlar o tempo e os custos dos recursos

3.2.10.1.Tipos de Recurso:
Recursos de Trabalho so equipamentos e pessoas que realizam trabalho para concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as tarefas. Recurso material so os suprimentos e outros itens de consumo usados para completar as tarefas de um projeto.

- 45 -

3.2.10.2.Criando uma Lista de Recursos:

Antes de comear a atribuir recursos, voc pode inserir todas as informaes sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez, criando uma lista de recursos. Isto economizar seu tempo ao atribuir recursos a suas tarefas. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o nmero mximo de unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso. Para criar uma lista de recursos, siga os passos abaixo: Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos; No campo Nome do recurso, digite os recurso; No campo Tipo, selecione se o recurso de trabalho ou material; Preencha as demais informaes sobre o recurso.

- 46 -

3.2.11. Alocando Recursos:

Para atribuir recursos, siga os passos a seguir: Na Barra de modos, clique em Grfico de Gantt. No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que ser atribuda um recurso Na Barra de Ferramentas, clique no cone Atribuir recursos . No campo Nome, selecione o recurso a ser atribudo tarefa. Clique em Atribuir.

Sugestes: Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100 no campo Unidades. Para atribuir vrios recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos no-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes. Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois
- 47 -

carpinteiros. Se necessrio, digite o nome de um novo recurso no campo Nome. Uma marca de seleo esquerda do campo Nome indica que o recurso est atribudo tarefa selecionada. O nome do recurso tambm aparece prximo barra de tarefas no Grfico de Gantt.

3.2.11.1.Alterar a agenda de trabalho de um recurso

Como padro, os dias livres e as horas de trabalho definidos pelo calendrio do projeto so os dias livres e as horas de trabalho padro para cada recurso. Caso seus recursos trabalhem nos mesmos dias e horas, voc pode usar esse calendrio para todos os recursos. Mas, se precisar especificar perodos de trabalho diferentes para recursos especficos, voc pode modificar calendrios de recursos individuais para tais recursos. No menu Ferramentas, clique em "Alterar o perodo de trabalho". Na caixa Para, clique no recurso cujo calendrio voc deseja alterar. No calendrio, selecione os dias que voc deseja alterar.

3.2.12. Superalocao de Recursos:

- 48 -

Os recursos so superalocados quando recebem mais trabalho do que podem concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer grfico ou planilha, a superalocao apresentada com o recurso ficando na cor vermelha. Antes de tentar resolver problemas de superalocao de recursos, ser necessrio determinar que recursos so superalocados, quando ficam superalocados e a quais tarefas esto atribudos em tais momentos. Para resolver o problema, os recursos devem ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve ser reagendada para um momento quando o recurso estiver disponvel. Para verificar superalocao, siga os passos abaixo: No menu Exibir, clique em Uso do recurso. O modo de exibio Uso do recurso mostra as horas totais em que o recurso est trabalhando, as horas totais em que o recurso est trabalhando em cada tarefa e as horas trabalhadas por perodo de tempo na escala de tempo. Recursos que ainda no tenham nenhuma tarefa atribuda no tm tarefas listadas sob seus nomes. Tarefas que no tenham recursos atribudos so listadas em No atribudo no campo Nome do recurso. No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Recursos superalocados. Todos os recursos de trabalho que estiverem superalocados sero exibidos e realados.

- 49 -

3.2.12.1.Para solucionar superalocao:

Podemos resolver superalocao de dois modos: Reduzindo o trabalho de um recurso ou Reatribuindo trabalho a outro recurso.

3.2.12.1.1.

Reduzir o trabalho de um recurso

Aps ter atribudo um recurso a uma tarefa, voc pode alterar os valores totais de trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um perodo de tempo especfico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A personalizao de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda fique mais precisa em um nvel mais detalhado. Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos esto agrupados embaixo das tarefas s quais esto atribudos. Na parte da escala de tempo do modo de exibio, altere os valores de trabalho individuais (ou horas) dos recursos atribudos. Ateno: Voc tambm pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuio de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho. Obs: Voc tambm pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais esto atribudos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.

3.2.12.1.2.

Reatribuir trabalho a outro recurso

Caso tenha tentado resolver uma superalocao de recursos usando outros mtodos e a superalocao persistir, pode estar na hora de reatribuir a tarefa a outro recurso mais disponvel. Este um mtodo alternativo de redistribuir manualmente sua agenda reatribuindo trabalho e no atrasando trabalho. Evite causar uma superalocao do recurso de substituio. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso. No menu Formatar, aponte para Detalhes e, em seguida, clique em Superalocao. Examine a escala de tempo direita para cada superalocao realada, examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia. Selecione a linha inteira da atribuio de tarefas que voc necessita reatribuir. Arraste a atribuio de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribu-la.

- 50 -

4. A Linha de Base: 4.1.que uma linha de base?

Uma linha de base um conjunto de estimativas-chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuies e custos inseridas no plano do projeto.

4.2.Por que devo criar uma linha de base?

A linha de base essencial para controlar o andamento. As estimativas originais que ela contm so pontos de referncia permanentes, com base nos quais voc poder comparar as informaes atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuies e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as informaes reais registradas. Alguns exemplos dessas informaes so as duraes reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho concludo em uma atribuio. Se voc criar uma linha de base, poder controlar o andamento exibindo as variaes entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por exemplo, se voc estimar o custo de uma tarefa em R$50,00, mas registrar um custo agendado de R$60,00, a variao de custo ser de R$10,00. Monitorando as variaes regularmente, voc poder tomar medidas para garantir que o projeto no se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe que voc s poder exibir as variaes dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de base. Por exemplo, se voc no inserir os custos dos recursos antes de salvar uma linha de base, no poder exibir as variaes de custo dos recursos.

4.3.Quando devo criar uma linha de base?

Teoricamente, voc cria uma linha de base aps concluir e ajustar o plano do projeto. Como a linha de base fornece pontos de referncia com base nos quais voc compara o andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores estimativas para a durao das tarefas, as datas de incio e de trmino, os custos e outras variveis do projeto que voc deseja monitorar. Informaes da linha de base que constantemente diferem dos dados atuais indicam que o seu plano original no preciso. Normalmente, essa diferena ocorrer se o escopo ou a natureza do projeto tiver sido alterada. Voc poder modificar ou refazer a linha de base a qualquer momento durante o projeto, se os investidores do projeto concordarem que a diferena justifica isso.

- 51 -

4.4.O que o Microsoft Project faz com os dados da linha de base?

Quando voc salva uma linha de base, o Microsoft Project salva os dados dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base no um arquivo separado. Por exemplo, quando voc salva uma linha de base, o Microsoft Project copia as informaes dos campos Incio e Trmino para os campos Incio da linha de base e Trmino da linha de base. Voc pode modificar os dados da linha de base para acomodar as alteraes efetuadas no projeto, como, por exemplo, a combinao, adio e excluso de tarefas. Tambm pode remover todos os dados limpando a linha de base, se, por exemplo, o projeto tiver terminado e voc desejar usar o plano do projeto como modelo para um projeto futuro.

4.5.Como criar uma linha de base?

Para criar uma linha de base, siga os passos a seguir: Na barra de ferramentas, clique no cone Salvar, Na janela Salvar Como, selecione a pasta a ser salva o projeto; Na mesma janela, renomeie o arquivo como sendo arquivo de execuo do projeto; Clique em OK; Na janela do Assistente de Planejamento, selecione Salvar com linha de base; Clique em OK.

5. Acompanhando o Projeto:
- 52 -

Quando voc gerencia um projeto, precisa monitorar os elementos do tringulo do projeto: tempo, dinheiro e escopo. Ajustar um desses elementos afeta os outros dois. Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alteraes de recursos podem causar problemas em sua agenda. Se voc mantiver as informaes do projeto atualizadas, voc sempre poder ver o status mais recente do projeto. Dessa forma, voc pode identificar mais cedo os problemas que podem prejudicar o xito do projeto e usar o Microsoft Project para encontrar solues. Para manter o seu projeto dentro da programao, certifique-se de que as tarefas iniciem e terminem no prazo final. O modo de exibio Gantt de controle ajuda a encontrar problemas, tarefas que variam do plano da linha de base. Voc pode ento ajustar a dependncia entre tarefas, reatribuir recursos ou excluir algumas tarefas para atender os seus prazos finais. O modo de exibio Gantt de controle combina a agenda atual com a agenda original de cada tarefa. Quando tiver salvo o projeto com uma linha de base, mas antes de ter inserido dados atuais sobre o andamento, o modo de exibio Gantt de controle mostra as tarefas com as barras da linha de base e as barras agendadas ou atuais sincronizadas. Para acompanhar um projeto no MS Project 2000, siga os passos abaixo: No menu Exibir, clique em Gantt de controle. Para exibir os campos de variao, no menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Variao. Se necessrio, pressione TAB para ver os campos de variao. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramenta e clique em Controle. Atualize o andamento das tarefas em seu projeto. Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e, em seguida, clique em Atualizar como agendado . Se a tarefa no estiver com o andamento agendado, No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em atualizar tarefas . Em Real, digite ou selecione uma data na caixa Incio ou Trmino. Se voc inserir uma data de trmino, certifique-se de que a tarefa esteja 100% concluda; o Microsoft Project assumir que a data est correta e reagendar as tarefas apropriadamente.

- 53 -

Clique em OK.

- 54 -

6. Anexo I - Exerccio Projeto de Reforma de Escritrio

Segundo as atividades abaixo relacionadas, Crie um projeto de Reforma de Escritrio.

ATIVIDADES
Incio do Projeto Planejamento Escrever proposta Contratar arquiteto Localizar nova instalao Apresentar a proposta Aprovao pela corporao Negociar novo aluguel Finalizar plantas Selecionar subcontratados Contratar empresa de mudanas Submeter plantas Permisso recebida Remodelagem Demolio do espao existente Estruturar paredes interiores Instalao eltrica Instalao de linhas telefnicas e de dados Terminar paredes Instalar portas e hardware Pintura Instalar carpetes no espao do escritrio Instalar vinil: sala do servidor Acabamento e fixao final Testar sistemas Retocagem Limpeza final Remodelao completada Mudana Espao do escritrio Desconectar computadores/equip. Desmontar mveis Mudar mveis/equip./caixas Montar mveis Reconectar computadores/equip. Espao do escritrio completado Sala do servidor Desconectar servidor Mover servidor Reconectar servidor Testar servidor Sala do servidor completada Reinaugurao do Escritrio

DURAO
0d 10d 3d 2d 1s 2d 0d 4d 2s 1,5s 3d 1,5s 0d 10d 3d 4d 6,5d 3d 2s 3d 4d 3d 3d 1s 2d 3d 2d 0d 2d 2d 2d 2d 4h 2d 2d 0d 2d 2d 4h 2d 1d 0d 0d

- 55 -

7. Bibliografia

1. Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000.

2. Cardoso, Marco Antonio Siqueira, Convergente, 1998.

3. Microsoft Project 2000; Step by Step, Makron Books, 2000.

4. Vargas, Ricardo Vianna Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos Rio de Janeiro, Brasport, 2000.

- 56 -