INTRODUCCIN

Una de las dificultades que con el tiempo se ha presentado en las Instituciones educativas a nivel administrativo es llevar el control efectivo sobre sus archivos o documentos ocasionando perdida de material, recarga de trabajo y retardo a estudiantes. La propuesta ms indicada para esta dificultad es adaptar en cada institucin un sistema automatizado que pueda generar una informacin oportuna, precisa y confiable siendo capaz de realizar la bsqueda, recoleccin y ordenamiento de los datos segn sea el requerimiento. En el siguiente trabajo se pretende disear una base de datos para el Departamento de Investigacin la cual contendr una serie de tems descriptivos que permitirn clasificar los trabajos de grados recibidos en este departamento.

CAPTULO I

Planteamiento del Problema

Adaptados a las exigencias sociales, tecnolgicas, cientficas y de innovacin, el Departamento de Investigacin y Postgrado del Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario Extensin Maturn, tiene como objetivo la formacin de recursos humanos, capaces de generar conocimientos, investigar y evaluar problemas en el mbito educacional u otro rango conceptual. Mediante el Departamento de Investigacin y Postgrado, se desarrollan proyectos de ciencia y tecnologa para la inclusin social, donde los actores de la sociedad venezolana sean sujetos de accin en la formulacin de estos trabajos y partcipes del nuevo pensamiento cientfico que se gesta en el pas. El departamento de Investigacin cuenta con sus principales funciones: elaboracin y evaluacin. En la evaluacin se dan varios subprocesos, inscripcin de VP (Versin Preliminar), nombramiento de jurados, seguimiento a los tomos, regreso de tomos al departamento, Pre-defensa si es necesario y por ltimo la defensa de la tesis. En cuanto al control de todos los tomos hace falta una herramienta informtica que permita hacer el seguimiento a los tomos de Versin Preliminar (TESIS) entregados por los estudiantes y que son asignados a diferentes jurados, y en un trmino de 10 das hbiles deben estar de regreso, ha sido muy difcil lograrlo ya que manualmente, muchas veces se pierde el control y no se monitorea a tiempo, desplazando la entrega hasta un mes, lo que perturba el avance hacia las metas de graduando en cada lapso acadmico.

Despus de la entrega de la Versin Preliminar, se procede a guardar en cada archivador las tesis de las diferentes especialidades anotndolas en una carpeta donde se va llevando el control de cada una de las tesis con su especialidad ya que no existe una base de datos donde estn resguardadas cada tesis con su respectiva especialidad. Para el mejoramiento y orden de todos estos documentos que no tienen un lugar fijo donde se guardarn, se realizara una base de datos que permita tener cada uno de los Trabajos de Grados que se vayan recibiendo en el Departamento, teniendo en cuenta que se debe dar un orden por especialidad, con el fin de tener una visin ms precisa de todos los trabajos que se tengan pudindole dar fecha de defensa a cada uno de los alumnos en un menor tiempo.

Objetivo General

Diseo de una base de datos para el control de los Trabajos Especial de Grado en el departamento de Investigacin en el Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario en Maturn Edo. Monagas, con el fin de mejorar el orden y almacenamiento de toda la informacin.

Objetivos Especficos

1. Establecer los problemas que tiene el Departamento de Investigacin del Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario a travs de un anlisis FODA con el fin de tener una visin ms amplia de las dificultades que existen. 2. Determinar el software que se va a implantar para la realizacin de la base de datos. 3. Recopilar toda la informacin necesaria para la realizacin de la base de datos. 4. Proponer el Diseo de una base de datos para el control de los Trabajos Especial de Grado en el departamento de Investigacin en el Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario en Maturn Edo. Monagas.

CAPTULO II

Desarrollo del Tema

Se define como una base de datos a una serie de datos organizados y relacionados entre s, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de informacin de una empresa o negocio en particular. Entre las principales caractersticas de los sistemas de base de datos podemos mencionar: Independencia lgica y fsica de los datos. Redundancia mnima. Acceso concurrente por parte de mltiples usuarios. Integridad de los datos. Consultas complejas optimizadas. Seguridad de acceso y auditora. Respaldo y recuperacin. Acceso a travs de lenguajes de programacin estndar.

Tipos de Bases de Datos

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se est manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que satisfagan.

Segn la variabilidad de los datos almacenados

Bases de datos estticas Son bases de datos de slo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos histricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a travs del tiempo,

realizar proyecciones y tomar decisiones.

Bases de datos dinmicas stas son bases de datos donde la informacin almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualizacin, borrado y adicin de datos, adems de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de informacin de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa.

Segn el contenido

Bases de datos bibliogrficas Slo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro tpico de una base de datos bibliogrfica contiene informacin sobre el autor, fecha de publicacin, editorial, ttulo, edicin, de una determinada publicacin, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicacin original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaramos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias ver ms abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o nmeros. Por ejemplo, una coleccin de resultados de anlisis de laboratorio, entre otras.

Bases de datos de texto completo Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una coleccin de revistas cientficas.

Las variables de las bases de datos.

Las variables son datos que recopilamos de los individuos en los que estamos interesados. De acuerdo al tipo de informacin que estemos registrando existen cinco escalas para medirlas: Nominal, ordinal, absoluta, intervalo y razn.

Primer base de datos en Excel

Excel es una herramienta de hoja de clculo de fcil acceso y que cuenta con las suficientes herramientas para que elaboremos bases de datos, pero existe una gran cantidad de software especializado para tal motivo. En esta prctica elaboraremos un archivo de Excel el cual exportaremos posteriormente al programa SPSS el cual es un software especializado para el anlisis estadstico de bases de datos. Cuando hacemos uso del programa Excel, el primer rengln de la hoja de clculo se usar para indicar el nombre de las variables en cada columna. Existen variables cuyos nombres exceden 8 caracteres o bien estn formadas por varias palabras, para estos casos se recomienda emplear abreviaturas del nombre, sin olvidar que estas abreviaturas debern ser reconocidas por las personas que consultarn el archivo. En el nombre de las variables no debern ir las unidades de medicin, ya que formaran parte del nombre de la variable y por otro lado el uso de parntesis para indicarlas (cm) provocar errores de lectura al importar el archivo desde programas como el SPSS. Para aquellas variables que representan mediciones en escalas nominal u ordinal, las categoras se pueden etiquetar con letras o con nmeros, y estas etiquetas debern ser conocidas por las personas que consultarn el archivo y saber cul corresponde a cada categora, por ejemplo la variable Sexo, puede representarse: H=Hembras y M=Machos, o bien, 0=Machos y 1=Hembras. De esta forma, el nombre completo de las variables as como su abreviacin, sus unidades de medicin, y las etiquetas para las categoras de las variables se recomienda colocarlas en otra hoja de Excel del mismo archivo.

Anlisis FODA

Para poder definir y buscar las deficiencias de una empresa u organizacin y darle la solucin necesaria, el anlisis FODA es una de las herramientas esenciales que provee de los insumos necesarios al proceso de planeacin estratgica proporcionando la informacin necesaria para la implantacin de acciones y medidas correctivas y la generacin de nuevos y mejores proyectos de mejoras. Conforma un cuadro de la situacin actual de la empresa u organizacin, permitiendo de esta manera obtener un diagnostico preciso que podamos en funcin de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y polticas formulados. Este anlisis se utiliza para identificar y analizar fortalezas y debilidades de la organizacin, as como las oportunidades y amenazas reveladas por la informacin obtenida del contexto externo. Establece el diagnostico estratgico y su objetivo consiste en concretar, en un grfico o una tabla los puntos fuertes y dbiles propios del programa, con las amenazas y oportunidades externas, en coherencia con la lgica de que la estrategia debe lograr un adecuado ajuste entre su capacidad interna y su posicin competitiva externa. Para una mejor comprensin de dicha herramienta estratgica, definiremos las siglas de la siguiente manera: Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posicin privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc. Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas. Debilidades: son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable frente a la competencia. recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc. Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organizacin.

El anlisis de esta herramienta, consiste en evaluar las Fortalezas y Debilidades que estn relacionadas con el ambiente interno (recursos humanos, tcnicos, financieros, tecnolgicos, etctera) y Oportunidades y Amenazas que se refieren al entorno externo (Microambiente: Proveedores, competidores, los canales de distribucin, los consumidores) (Macroambiente: economa, ecologa, demografa, etctera) de la empresa. La importancia en la realizacin de este anlisis, consiste en poder determinar de forma objetiva, en que aspectos la empresa o institucin tiene ventajas respecto de su competencia y que necesita mejorar para poder ser competitiva. Se realizara el anlisis FODA del departamento de Investigacin del Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario para proporcionar mejoras y un buen rendimiento a la hora de ordenar y verificar todos los Trabajos Especiales de Grado que se entregaran durante todo el semestre de estudio, realizando un sistema de informacin donde estar resguardado toda la informacin del alumno con sus respectivos tutores.

RESULTADOS Matriz FODA

A continuacin se mostrara un anlisis FODA del Departamento de Investigacin del Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario, con el fin de ver la situacin actual del departamento permitiendo obtener un diagnstico preciso que permita en funcin de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y tratar de darle soluciones a los problemas que se estn presentando. Fortalezas - El departamento est conformado por gente responsable y capacitada para resolver cualquier inconveniente que se presente. - Amplio conocimiento de todo lo relacionado con el Trabajo Especial de Grado. Debilidades - Deficiencias en la organizacin de las tesis. - No poder conseguir jurados a la hora de la defensa de Tesis. - Aumento en el tiempo de respuesta a las peticiones realizadas por los alumnos en cuanto a sus tesis. - Deficiencias en los procesos del departamento. Estrategias FO Estrategias DO - Realizar un inventario -Realizar un registro que de las tesis existentes permita controlar la para su mejor ubicacin o movilizacin organizacin y control. de los tomos. -Definir fechas para realizar solicitudes al departamento y tiempos lmite para su entrega. Estrategias FA - Realizar registros de las tesis indicando el status de las mismas. -Determinar fechas lmite para la entrega de las tesis al departamento. Estrategias DA -Llamar a los jurados el da de la exposicin para confirmar su asistencia y tomar acciones en caso de no poder asistir.

Oportunidades Relacin directa estudiante-profesor. - Relacin estudiante con la empresa a la cual se realice la tesis. - Diversidad de trabajos de grado, los cuales sirven de base terica a futuros tesistas. Amenazas - Posible prdida de las Tesis. - Retraso a la hora de defender las tesis. - Retraso en el proceso de correccin de tesis.

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Para la realizacin de la base de datos, se utilizo el programa Microsoft Office Excel 2007, en cada una de las hojas de coloc el nombre de cada especialidad que tiene el Instituto Universitario Santiago Mario, y en cada especialidad bien especificado tendr la cdula de identidad del alumno, nombre, Ttulo del Trabajo Especial de Grado, fecha de defensa con sus respectivos jurados. Esta base de datos se realiz con el fin de tener un orden en cuanto a todos los trabajos que a un futuro y en la actualidad se estarn recibiendo para la culminacin de cada carrera.

Figura N 1: Base de datos para la especialidad de Sistemas.

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A continuacin se mostrar en la figura 2 la base de datos realizada para la especialidad de elctrica:

Figura N 2: Base de datos para la especialidad de Elctrica.

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Se visualizar en la Figura 3 la base de datos realizada para la especialidad de electrnica.

Figura N 3: Base de datos para la especialidad de Electrnica.

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CONCLUSIONES

Mediante la implementacin de las facilidades que nos ofrece la informtica se pueden poner en prctica actividades que requieran menos tiempo con un resultado satisfactorio, haciendo que el trabajo se haga ms eficiente. Una base de datos realizada con una aplicacin como Microsoft Office Excel nos permite la implementacin de una base de datos permitiendo recopilar y mantener informacin relevante ordenada y de fcil acceso, lo cual se hace necesario cuando se maneja mucha informacin. El Departamento de Investigacin del Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario, con la implementacin de esta propuesta podr tener un mejor acceso a toda la informacin ya que estar clasificada por especialidad y en cada una de ellas se especifican a detalle los datos de cada Trabajo Especial de Grado permitiendo as que cada consulta requiera menos tiempo y la actividad se haga ms eficiente.

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RECOMENDACIONES

Para el I.U.P.S.M

1. Esforzarse cada da ms por ofrecer una educacin de mayor y mejor calidad para los estudiantes. 2. Ofrecer perspectivas ms amplias acerca del campo laboral a los estudiantes para que posean una base ms firme y de esta manera poder adaptarse rpidamente al mbito de trabajo. 3. Dedicarse a brindar mayor cantidad y calidad de conocimientos tecnolgicos que sean el soporte y cultura general para la autonoma de los alumnos.

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BIBLIOGRAFA

http://www.maestrosdelweb.com/principiantes/%C2%BFque-son-las-bases-dedatos/ [Documento en lnea]. C.J. Date. Introduccin a los Sistemas de Bases de Datos. Editorial Pearson. Zambrano B. Adalberto. (2007). Planificacin Estratgica: Presupuesto y control de la gestin pblica. Caracas, Venezuela. http://es.scribd.com/doc/3462515/Analisis-FODA [Documento en lnea].

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