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Organizao dos equipamentos e materiais de escritrio

META DA AULA
Apresentar os principais equipamentos de escritrio utilizados no dia-a-dia, assim como os diversos materiais de consumo.

OBJETIVOS
Ao final desta aula, voc dever ser capaz de: 1. identificar os instrumentos e os equipamentos de trabalho utilizados na rotina do escritrio; 2. identificar os equipamentos tecnolgicos usados nas tarefas dirias.

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Voc vai comear uma nova aula. Nela, voc vai conhecer como funciona o ambiente de trabalho, identificando diversos tipos de materiais de escritrio, mquinas e equipamentos e aprender como fazer bom uso deles. Os materiais e equipamentos tecnolgicos que voc ir utilizar para o desempenho de suas tarefas dirias so: agenda; mquina de escrever; computador e impressora; telefone; fax; mquina de xerox. Bom estudo! Antes de comear a trabalhar, vamos aprender como planejar sua rotina de trabalho? Planejar significa decidir antecipadamente o que deve ser feito, como e quando as tarefas devero ser executadas, comeando pelo que for mais urgente. Com o planejamento dirio das tarefas, voc poder utilizar, de forma mais eficiente, seu tempo de trabalho e desenvolver melhor cada uma das suas atividades. Voc deve seguir o seguinte passo-a-passo: definir uma lista de tarefas para fazer no dia; ordenar sua lista de tarefas do dia comeando pelas mais urgentes e importantes; analisar atentamente se voc ter tempo para fazer cada tarefa; separar e preparar o material de que necessitar para executar cada tarefa. O importante nas tarefas dirias seguir passo a passo. Alm disso, d uma certa margem de tempo para solucionar possveis imprevistos.

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Voc deve criar mtodos prticos e prprios para a execuo dos trabalhos, porque, com isso, alm de realizar seu trabalho de forma mais eficiente, tambm demonstrar ter iniciativa. Bem, agora que voc j se planejou, precisa organizar o local onde vai realizar suas tarefas. Mas como fazer? Primeiramente, vamos observar estes dois ambientes:

Em qual deles voc gostaria de trabalhar? Responda a seguir, dizendo os motivos pelos quais voc preferiu um dos ambientes ao outro. Provavelmente voc escolheu o segundo ambiente, pois trabalhar em um local organizado parece ser bem mais fcil e agradvel, no mesmo? Um bom ambiente de trabalho far com que voc se sinta bem e seguro para realizar suas tarefas. O auxiliar de escritrio no responsvel pela limpeza do ambiente (porque existem faxineiros, copeiras, jardineiros etc.), mas responsvel por transformar seu local de trabalho em um ambiente organizado. Se voc encontrar o ambiente de trabalho sujo, comunique ao pessoal da limpeza.

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Na organizao do ambiente, alguns cuidados devem ser observados, seguindo tambm um passo-a-passo. Veja, ento, quais so. arejar o ambiente: janelas abertas para renovao do ar ou arcondicionado em perfeito funcionamento e na temperatura ideal; organizar a mesa do chefe: papis arrumados, lpis apontados e canetas em perfeitas condies de uso, porta-clipes e portaelsticos reabastecidos etc.; organizar sua prpria mesa: colocar apenas o necessrio, ou seja, agenda, bloco de notas, canetas e rgua. Eles devem estar disposio em cima da mesa para que seu trabalho seja executado sem interrupes. Ao realizar as suas tarefas, voc percebeu que faltam alguns materiais no seu setor. E agora, como voc deve proceder? Para fazer o pedido dos materiais, voc deve preencher o Modelo de Requisio de Materiais.

Modelo de requisio de materiais


Requisio de Materiais Do setor de ____________________________ P/ setor de Almoxarifado N ________

___/___/___ Solicitamos materiais abaixo: Unid. Qtd. Descrio 10 Lpis preto n 2 30 Blocos s/ pauta 1 via Unit. 0,30 0,70 Total 3,00 21,00

Valor da Requisio........................ 24,00 Os materiais acima foram recebidos. __________________ Requisitante


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_________________ Recebimento

__/__/__ Data

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Esse um exemplo de modelo de requisio de materiais j preenchido. Existem vrios modelos, geralmente comprados em papelarias. A requisio de materiais um formulrio utilizado pelas empresas que possuem estoque em grandes quantidades, onde os materiais so mantidos sob controle.

Outros materiais
Para trabalhar, voc tambm vai precisar de alguns instrumentos auxiliares que devem estar guardados em lugares de fcil acesso. Vamos ver quais so: listas telefnicas (residencial, comercial, dentre outras); caderneta de endereos (de clientes e fornecedores); Cdigo de Endereamento Postal (CEP); dicionrios; lista de ramais da empresa; manuais de operao de mquinas e equipamentos; materiais de consulta de indicadores financeiros atualizados (taxa de cmbio, CPMF, salrio mnimo etc.).

Atividade 1
(Atende ao Objetivo 1) Relacione a coluna dos instrumentos auxiliares de trabalho (primeira coluna) com a coluna das funes dos instrumentos (segunda coluna). 1. listas telefnicas 2. cadernetas de endereos ( ) para o envio de cartas ( ) para contato com outros setores da empresa

3. cdigo de endereamen- ( ) para pesquisar nmeros de to postal CEP telefones 4. dicionrios ( ) registra os endereos dos clientes da empresa

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5. lista de ramais da empresa

( ) para o esclarecimento de dvidas sobre a Lngua Portuguesa

Atividade 2
(Atende ao Objetivo 1) Assinale somente os materiais que devem estar em cima da mesa de um auxiliar de escritrio. ( ) canetas ( ) impressora ( ) rgua ( ) mquina de xerox ( ) copos descartveis ( ) mquina de escrever ( ) bloco de notas ( ) manual de conserto de mquinas ( ) agenda

Vamos falar sobre um instrumento essencial para o auxiliar de escritrio?

Fonte: http://www.sxc.hu/photo/789077

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Agenda
um importante instrumento de trabalho que funciona como memria do auxiliar de escritrio, colocando em ordem seus compromissos dirios.

Imagem e ao
Imagine que um cliente ligou para a Construtora Maciel para deixar o nmero novo do telefone de sua empresa para que a auxiliar de escritrio envie alguns documentos por fax (vamos conhecer esse equipamento mais adiante). Esses documentos so necessrios para o fechamento de um grande contrato que a Construtora Maciel est esperando h muito tempo. Antes de serem enviados para o cliente, os documentos precisam ser assinados pelo chefe de Maria Auxiliadora. Como seu chefe no estava no momento, Maria Auxiliadora ficou com a responsabilidade de transmitir o novo nmero do telefone do cliente para seu chefe quando ele chegasse. Acontece que se tratava de um dia muito movimentado e, justamente naquele dia, todos os telefones resolveram tocar ao mesmo tempo, uma loucura! Maria Auxiliadora anotou o nome do cliente, o recado e o nmero do telefone novo em um papelzinho que estava disponvel sobre sua mesa. Ela deixou para anotar posteriormente na agenda pois sua mesa estava uma baguna, e no se achava nada nela. O dia transcorreu com muito trabalho e o chefe de Maria Auxiliadora retornou, ao final do expediente, solicitando o telefonedo cliente, pois o contrato deveria ser fechado at as 17: 00h e j eram 16:45.
Fonte: http://www.sxc.hu/photo/686558

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Maria Auxiliadora pensa: Onde coloquei o papelzinho nessa baguna toda? No consigo encontrar nada nessa mesa to desorganizada! Vou ter problemas com meu chefe, como fui to irresponsvel?! Viu como importante utilizar a agenda no dia-a-dia? Com ela, suas informaes ficam guardadas e em segurana. Talvez voc no tenha mais como recuperar anotaes perdidas no papelzinho. Imagine que o pessoal da faxina varreu sua sala, arrumou sua mesa e jogou fora todos os papeizinhos que, para eles, no tinham valor algum. So quase 17:00h. O horrio de expediente est acabando e parece que o contrato de Maria Auxiliadora com a Construtora Maciel tambm est prestes a acabar... Na agenda, as anotaes devero ser feitas a lpis (evitando transtornos com os papeizinhos). importante consultar e organizar a agenda mais de uma vez por dia. Agora, vamos aprender um pouco mais sobre cada equipamento tecnolgico que voc vai utilizar no seu dia-a-dia? mquina de escrever computador impressora telefone fax mquina de xerox

Mquina de escrever

Fonte: http://www.sxc.hu/photo/574346

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Equipamento utilizado para datilografar cartas e outros documentos. Na empresa, pode ser utilizada para preencher guias, formulrios (esses documentos sero estudados na aula sobre documentao) e cheques, dentre outros. No fim do sculo XX, tornou-se rara a utilizao de mquinas de escrever na maioria das empresas, sendo substitudas por uma nova tecnologia, o computador, que possibilita efetuar o mesmo trabalho de modo mais eficiente e rpido.

Computador

Fonte: http://www.sxc.hu/photo/700768

Mquina destinada a armazenar e processar informaes (tambm chamadas dados). O computador programado para obedecer as instrues dadas pela pessoa que o opera. Nas empresas, ele utilizado para: controlar sadas e entradas de produtos ou servios que a empresa utiliza; salvar arquivos de informaes; digitar documentos, cartas, memorandos; realizar pesquisas via internet.

Impressora

Fonte: http://www.sxc.hu/photo/226833

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Equipamento que trabalha em parceria com o computador e que registra graficamente dados que foram salvos e arquivados no computador. Existem trs tipos de impressoras: matricial; jato de tinta; a laser.

Figura 2.1: Impressora matricial.

Figura 2.2: Impressora a laser.

Figura 2.3: Impressora a jato de tinta.

As impressoras diferem quanto ao material que utilizam para imprimir. A impressora matricial usa um tipo de fita prpria para ela. A impressora a jato de tinta usa um ou dois cartuchos de tinta (preto e colorido). A impressora a laser usa um toner.

Para o bom funcionamento de uma impressora necessrio


que haja papel; que, periodicamente, se faa a troca da fita, dos cartuchos de tinta ou do toner. Viu como fcil? sua responsabilidade perceber quando a impressora precisa ser reabastecida de papel e fita ou de tinta ou toner. Voc sabia que o telefone tambm um importante instrumento de trabalho do auxiliar de escritrio?
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Telefone

Fonte: http://www.sxc.hu/photo/570575

Ele utilizado tanto para comunicao interna, com os diversos setores da empresa atravs dos ramais, quanto para comunicao externa, com os clientes e demais contatos. um meio de comunicao rpido, eficiente e prtico.

Fonte: http://www.sxc.hu

Pelo telefone, as empresas realizam diversos negcios, tratam dos mais variados assuntos relacionados ao trabalho. O telefone no deve ser utilizado para assuntos pessoais. Para efetuar ou atender chamadas telefnicas, o auxiliar de escritrio deve ter um bom tom de voz e atentar para alguns cuidados como:
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Atender prontamente, evitando que haja espera excessiva de quem realiza a chamada. Ter uma postura profissional, dizendo seu nome, o nome da empresa e cumprimentando Bom dia, Boa tarde ou Boa noite. Existem empresas que no pedem que seus funcionrios se identifiquem, mas no um procedimento correto. Ouvir o que a pessoa tem a dizer, anotando os recados em uma agenda e o nome da pessoa, data, hora em que ligou, telefone de contato, empresa, assunto e para quem o recado. No utilizar expresses vulgares ou o uso de gria para tentar ser simptico. Concluir a conversa sem pressa, deixando que a outra pessoa desligue primeiro. Evite ficar nervoso quando atender o telefone. Tenha calma e pacincia para atender uma ligao. Com o tempo, voc ficar mais vontade para realizar essa funo. Sabia que o telefone serve para outra funo alm de possibilitar conversas? Muitas informaes podem ser enviadas de forma impressa (escrita) atravs de linhas telefnicas. Vamos conhecer outro aparelho.

Fax
Veja esta foto. No parece um telefone?

Fonte: http://www.sxc.hu

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Este aparelho tem o nome de fac-smile, mais conhecido como fax; opera ligado linha telefnica, enviando textos, ilustraes, grficos ou outros tipos de materiais impressos. O aparelho de fax pode copiar documentos, mas s deve ser utilizado para isso quando no existir outra opo. Para essa funo especfica, existe outro equipamento que pode reproduzir em grandes quantidades e que se chama mquina de xerox.

Fonte: http://www.sxc.hu/photo/744186

Mquina de xerox
Muitas vezes, no escritrio, h necessidade de copiar documentos, e para isso utiliza-se mquina de xerox. Em muitas empresas existe o setor de reprografia, com um operador devidamente treinado para operar mquinas de xerox. Nesse caso, o auxiliar de escritrio necessitar de um pedido de xerox que pode ser preenchido por voc e dever ser assinado pelo responsvel pelo seu setor.
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Atividade 3
(Atende ao Objetivo 2) Relacione as colunas: 1. programado para receber instrues. 2. Registra graficamente qualquer documento digitado. 3. Utilizado para comunicao. 4. Mais conhecido como fax. 5. Mquina que reproduz documentos em quantidade. ( ) impressora ( ) telefone ( ) computador ( ) xerox ( ) fac-smile

Resumindo... Para planejar uma rotina de trabalho, necessrio decidir uma lista de tarefas do dia, ordenando o que mais urgente para executar primeiro. importante conservar o escritrio bem arrumado para o melhor funcionamento dirio do seu local de trabalho. A agenda um importante instrumento que serve para ordenar os compromissos dirios. O computador est na empresa para facilitar a organizao e as atividades de escritrio, armazenando e processando informaes. Existem trs tipos de impressora: matricial, jato de tinta e a laser. O telefone muito importante na empresa, no devendo ser utilizado para assuntos pessoais. O fax opera ligado linha telefnica e transmite arquivos impressos.

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Informao sobre a prxima aula


Na prxima aula, voc ver como funciona um arquivo e conhecer as tcnicas de arquivamento.

Respostas das Atividades


Atividade 1 3, 5, 1, 2, 4

Atividade 2 Canetas; rgua; bloco de notas; agenda.

Atividade 3 2, 3, 1, 5, 4

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