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BENCHMARKING

Benchmarking um processo contnuo de comparao dos produtos, servios e prticas empresarias entre os mais fortes concorrentes ou empresas reconhecidas como lderes. Benchmarking. surgiu como uma necessidade de informaes e desejo de aprender depressa, como corrigir um problema empresarial. A competitividade mundial aumentou, acentuadamente nas ltimas dcadas, obrigando as empresas um contnuo aprimoramento de seus processos, produtos e servios, visando oferecer alta qualidade com baixo custo e assumir uma posio de liderana no mercado onde atua. Na maioria das vezes o aprimoramento exigido, sobretudo pelos clientes dos processos, produtos e servios, ultrapassa a capacidade das pessoas envolvidas, por estarem elas presas aos seus prprios paradigmas. Inicialmente empregada pela Xerox Corporation a fim de enfrentar o desafio competitivo japons dos anos 70, o Benchmarking incorpora a busca da excelncia, o desejo de ser "o melhor dos melhores". A tcnica de benchmarking visa portanto, o desenvolvimento de estudos que comparem o desempenho com a concorrncia e com referenciais de excelncia, objetivando o atingimento de uma posio de liderana em Qualidade. Estes estudos, organizados em projetos, devem identificar servios e processos de alto nvel de Qualidade em outras empresas, ou setores da prpria empresa, avaliar como tais resultados so obtidos, e incorporar o conhecimento, quando aplicvel seus processos e servios. Trata-se de um foco externo nas atividades, funes ou operaes internas, de modo a alcanar a melhoria contnua. Pode ser estabelecido a qualquer nvel da organizao, em qualquer rea funcional. O Benchmarking deve ter uma metodologia estruturada para assegurar a concluso com sucesso de investigaes abrangentes e precisas. Entretanto, ele precisa ser flexvel para incorporar formas novas e inovadoras de coleta de informaes, as quais normalmente so difceis de serem obtidas. O Benchmarking comeou como uma necessidade de informaes e desejo de aprender depressa, como corrigir um problema empresarial. A competitividade mundial aumentou, acentuadamente nas ltimas dcadas, obrigando as empresas um contnuo aprimoramento de seus processos, produtos e servios, visando oferecer alta qualidade com baixo custo e assumir uma posio de liderana no mercado onde atua. Na maioria das vezes o aprimoramento exigido, sobretudo pelos clientes dos processos, produtos e servios, ultrapassa a capacidade das pessoas envolvidas, por estarem elas presas aos seus prprios paradigmas. Para assumir a liderana do mercado, necessrio considerar a tcnica de Benchmarking como um processo contnuo de medio e de implementao de melhorias. Normalmente no basta empreg-la uma nica vez para alcanar a primeira posio, pois uma vez aplicado o Benchmarking, s necessidades iro exigir a contnua aplicao do mesmo para manter a liderana da empresa. O sucesso do processo de mudana medido atravs da criao de valor a vista do investidor. O benchmarking orientado externamente e deve coletar reformulaes

sobre os meios mais criativos de reestruturao dos processos e recursos da empresa, com o intuito de atender as necessidades dos investidores. Para que seja obtido tais resultados, o benchmarking precisa atender um conjunto definido de critrios como comparabilidade, objetividade, adaptabilidade e continuidade. No caso de no ocorrer um nvel de comparabilidade entre as empresas estudadas e a patrocinadora conforme definido e medido pelos propulsores de desempenho, e pelas restries bsicas, o estudo no pode pretender chegar a resultados utilizveis . Os critrios desse processo de correspondncia mudam com as diferentes abordagens de benchmarking. Entretanto, em todas elas, a equipe de benchmarking precisa escolher para depois tornar vlida as organizaes ou funes includas na amostragem alvo, de modo aguardarem suficiente semelhana para que a anlise possa ir em frente. A anlise dedicada e os mtodos usados em um estudo de benchmarking eficaz so objetivos. Ainda que a intuio tenha seus mritos em certas circunstncias, o poder Benchmarking emana de sua incontestvel relao com a verdade. Assim, ao se projetar um estudo de benchmarking, as medidas escolhidas, o projeto dos instrumentos junto com a anlise e o relato dos resultados, no podem ser tendenciosos. A objetividade resulta da execuo judiciosa do processo de benchmarking. O Benchmarking tem por meta a eliminao dos processos que esto prejudicando a organizao ou gastando recursos excessivos, com uma gerao de valor questionvel. Enquanto todos os processos podem se aperfeioados, a preocupao predominante continua sendo obter o mximo de benefcio de cada centavo gasto com a melhoria de processos.

DEFINIES E PROCESSOS
1 Definies Estabelecendo Padres e Objetivos Sem dvida, o benchmarking requer duas coisas: Estabelecer metas usando padres objetivos externos e;

Aprender de outros; Aprender quanto e;

Aprender como. Esta a mais simples definio de benchmarking. Ele no apenas um exerccio de nmeros que estabelece notas quantitativas e qualitativas. Ele tambm estabelece metas comparveis e procura entender os processos subjacentes que capacitam as melhores empresas a conseguir seus melhores resultados. Entender como as empresas conseguem seus melhores resultados mais importante que algumas medies quantificadas. O benchmarking est se tornando to amplamente praticado por trs razes fundamentais: Ele a maneira mais eficiente de se fazer melhorias. Os gerentes podem eliminar o antigo processo de aprendizagem na base da tentativa e erro. Os gerentes podem usar processos que outros j provaram ser efetivos e podem concentrar seu pensamento em melhorar processos ou adapt-los s necessidades de sua empresa.

Benchmarking propicia melhorias organizacionais mais rapidamente. O tempo tornou-se um fator to importante na concorrncia atual que os gerentes de muitas empresas so compelidos a encontrar maneiras de fazer as coisas melhor e mais rapidamente. Uma competncia madura de benchmarking em uma organizao possibilitar que ela faa as coisas melhor e de forma mais rpida ao trabalhar ao longo do processo de benchmarking em menos tempo. Benchmarking tem o potencial para elevar significativamente o desempenho coletivo das empresas americanas e de outras que o desenvolvem. 2 O Processo de Benchmarking: Os Passos Chave do Processo As aplicaes do benchmarking so infinitas. Supondo-se, porm, uma quantidade limitada de recursos a serem aplicados a projetos de benchmarking, a maioria das organizaes estabelece algumas diretrizes para determinar quais funes, atividades ou processos sero estudados como parte de seu programa de benchmarking. Existem muitas maneiras de se praticar o benchmarking. A maioria das organizaes que implantou a benchmarking teve como objetivo o processo bsico para satisfazer suas necessidades especficas; quer dizer, cada processo de benchmarking deve ser elaborado de acordo com as necessidades de cada empresa. Na aplicao do benchmarking, preciso respeitar e seguir algumas regras e procedimentos para que os objetivos sejam alcanados e exista uma constante melhoria do mesmo. De acordo com Robert C. Camp - in Benchmarking - O caminho da Qualidade Total, o processo de benchmarking consiste em cinco fases bsicas. Inicia-se com uma fase de planejamento e prossegue atravs de anlise, integrao, ao e finalmente maturidade. Planejamento 1 Identificar o que marcar para referncia 2 Identificar empresas que servem como referncias 3 Determinar o mtodo de coleta de dados e efetuar a coleta Anlise 4 Determinar a atual falha de desempenho 5 Projetar futuros nveis de desempenho Integrao 6 Comunicar as descobertas do benchmarking e obter aceitao 7 Estabelecer metas funcionais 8 Desenvolver planos de ao Ao 9 Implementar aes especficas e monitorar progressos 10 Recalibrar os marcos de referncia (benchmarking) Maturidade 11 - Posio de liderana atingida 12 - Prticas plenamente integradas aos processos.

APLICAES E VANTAGENS DO BENCHMARKING


1 Aplicaes do Benchmarking Com a velocidade das informaes e das mudanas hoje no mundo globalizado, nenhuma organizao pode isolada e sozinha dominar e controlar todas as prticas e processos operacionais que visam a garantir o seu progresso e melhoria contnua. Assim: A utilizao do benchmarking como instrumento de auxlio nos processos de melhoria contnua pode ser aplicada em todos os nveis da organizao, e em seus vrios contextos. O mais importante a organizao no perder tempo reinventando aquilo que os outros j fazem melhor. Definir qual o melhor momento de aplicar o benchmarking na organizao, muitas vezes uma ao que surge da necessidade da organizao de encontrar novas prticas para superar um momento difcil. Benchmarking como ferramenta de trabalho e extremamente verstil, pois aplicado em todos os nveis e funes da organizao, vem atravs dos seus processos, auxiliar na retomada da competitividade da empresa no mercado. E sua aplicao tem como base:

Melhoramento dos processos; Melhoramento do desempenho; Melhoramento das estratgias da organizao, atravs da busca de melhores prticas naquelas empresas do seu ramo ou no, que so consideradas excelentes no seu negcio.

O estudo dos processos, busca conhecer e identificar as prticas operacionais eficazes de outras empresas, com objetivo de melhorar nossos processos bsicos, e atravs deste estudo criar melhoramentos em escala dentro da organizao. Podemos citar como exemplo a melhoria no sistema de custos, que podem trazer aumento na lucratividade e maior poder de competitividade para a organizao. A aplicao do benchmarking para melhoria do desempenho, visa comparar os nveis competitivos dos seus produtos e servios, como qualidade, preos e agregados.

O benchmarking estratgico visa conhecer como se d a competio das empresas no mercado. Geralmente as organizaes buscam identificar as estratgias competitivas que tem levado outras empresas a obter sucesso em suas operaes. Muitas vezes as melhores estratgicas nem sempre esto no mesmo segmento da indstria da organizao. O que muitas vezes dificulta a adaptao das estratgias competitivas de sucessos, so as necessidades de curto prazo das organizaes de melhorar os seus processos, e neste caso o melhor a focalizao no benchmarking de processos, pois muitas estratgias somente podero trazer resultados a mdio longo prazo. A aplicao do benchmarking alm de melhorar o desempenho, os processos e as estratgias das organizaes, cria uma cultura de aprendizagem rpida e constante em toda organizao. Fazendo com que as pessoas compreendam a necessidade das mudanas, aceitando-as como importantes e necessrias, e que iro trazer benefcios no s para a empresa mas para todos os envolvidos. 2 Benefcios do Benchmarking Depois de conhecer todos os conceitos a respeito do benchmarking, discutir suas aplicaes, analisar os seus processos, e conhecer os resultados positivos que muitas organizaes no mundo inteiro tem conseguido com sua utilizao, podendo sem dvida ter a certeza que uma ferramenta que agrega e cria muitos benefcios. Temos em muitos livros, os depoimentos de vrios executivos de organizaes que so consideradas referncias em excelncia no mundo dos negcios; grupos empresariais como: 3M Company, American Express Company, Toyota, General Electric, Jhonson & Johnson, e a Xerox Company, que talvez foi uma das organizaes que mais divulgou os benefcios que consegui com a utilizao do benchmarking. Listar todos os benefcios que benchmarking proporciona as organizaes, uma tarefa extremamente difcil, pois o benchmarking uma ferramenta de melhorias contnuas, e busca capacitar as pessoas a um aprendizado rpido, onde a busca de melhores idias deve ser uma constante dentro das

organizaes; podemos dizer que o benchmarking tornou-se uma das principais ferramentas no gerenciamento de processos de qualidade total. Mas talvez um dos maiores benefcios que o benchmarking veio trazer as organizaes foi a capacidade de reao e adaptao diante das mudanas, pois com o advento da globalizao, o tempo considerado um fator de extrema importncia para que as organizaes mudem suas estratgias e continuem competitivas e lucrativas diante desse mercado sem fronteiras. Isto quer dizer que a cada inovao j se inicia um novo ciclo de aprendizagem, melhoria. esta contnua renovao do processo que propcia o desenvolvimento de uma empresa e seus objetivos. Bogan e English in Benchmarking Aplicaes Prticas e Melhoria Contnua, cita as vantagens de Benchmarking, consideradas por ele:

Melhora a qualidade organizacional. Conduz a operaes de baixo custo. Facilita o processo de mudana. Expe as pessoas a novas idias. Amplia a perspectiva operacional da organizao. Cria uma cultura aberta a novas idias. Serve como catalisador para o processo de aprendizagem. Aumenta a satisfao dos funcionrios da linha de frente atravs do envolvimento, aumento de sua autoridade e um senso de domnio sobre o trabalho.

Testa o rigor das metas operacionais internas. Vence a natural descrena dos funcionrios da linha de frente sobre a possibilidade de melhoria do desempenho.

Cria uma viso externa para a empresa. Aumenta o nvel organizacional de mximo.

Benchmarking - Estudo de Caso XEROX


Durante os anos 80, o grupo industrial Xerox tinha um programa de melhoria contnua, alcanando um aumento de produtividade de 8% durante vrios anos. Todavia, numa tarde de domingo, Charles Christ, presidente do grupo, leu um anncio no New York Times que oferecia copiadoras essencialmente iguais as de sua empresa, em termos de funo e desempenho, exatamente s que estava fabricando em Webster, Nova York. As copiadoras do anncio estavam sendo vendidas no varejo por menos do que lhe custava fabric-las! A fabricante das novas copiadoras era a Cannon. Mais ou menos na mesma poca, um artigo na Fortune citou a pretenso do presidente da Cannon de mover uma guerra total contra a Xerox e venc-la. Esse foi um momento crtico. Foi percebido que a empresa tinha problemas maiores do que haviam previsto. A Xerox teve grande sucesso no final dos anos 60, e desenvolveu um produto de destaque - a copiadora 914 - detendo 80% da participao do mercado em meados dos anos 70. Era exatamente esse o mercado que agora estavam perdendo. As aes da Xerox desceram ao nvel mais baixo e a participao do mercado cara para meros 30% Em resposta, Christ enviou uma equipe operacional ao Japo para estudar, nos mnimos detalhes, o processo, o produto e o material. As suas palavras de despedida equipe foram : "Eu preciso de um referencial (Benchmark), algo com o qual eu possa me comparar para entender para onde devemos caminhar, a apartir de agora." Esse benchmarking competitivo resultou em metas de desempenho especficos, e no no palpite ou na intuio de algum sobre o que precisa ser feito - que o verdadeiro poder do processo. A qualidade melhorou de 91 defeitos a cada 100 mquinas para 14. As falhas de linha (definidas como as peas defeituosas na linha) caram de 30.000 para cada um milho de peas para 1.300. Houve ainda uma reduo de 66% no tempo de desenvolvimento do equipamento. Ainda nas palavras do presidente do grupo: "O propsito do benchmarking adquirir uma vantagem competitiva sustentvel. Especificamente, conhea a si mesmo. Conhea os concorrentes e as empresa lderes. Estude-os. Aprenda com eles e esteja pronto para adaptar-se s suas melhores prticas - como eles fazem as coisas." O processo de benchmarking virou desde ento uma prtica comum em todo o grupo. A Xerox do Brasil implantou um processo de benchmarking baseado nas experincias de servios bancrios, ou seja, assim como nos bancos existe uma diferenciao de atendimento quanto ao porte do cliente (o de grande porte, por adquirir uma quantidade maior do produto, requer um melhor atendimento e mais abrangente, com diferenciais) a Xerox tambm subdividiu a sua carteira de clientes em "grandes contas" e "pequenas e mdias contas" fazendo com que houvesse um atendimento diferenciado aos grandes consumidores, sem deixar de fornecer um atendimento de qualidade aos demais.

Pede-se : Participao de todos os membros do grupo 1 Explique o Processo de Benchmarking 2 Explique o Case e como o processo de Benchmarking foi importante para a Xerox (Detalhe em nmeros) 3 Aplicaes e possveis Restries(Reflita) 4 Vantagens e Desvantagens (Reflita) 5 Veja se voc identifique empresas dentro ou fora de seu ramo de atuao que podem ser identificadas como benchmark (cite qual processo, se possvel detalhe)