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Colgio Pedro II

Rio de Janeiro

Ministrio da Educao Colgio Pedro II


Prof. WILSON CHOERI Diretor Geral

Comisso encarregada de elaborar as Normas e Atos Oficiais do Colgio Pedro II (Portaria n 172 de 17/03/1999 e Portaria n 246 de 06/04/2000) - CARMEM LUISA BITTENCOURT DE ANDRADE DA COSTA (Organizao) - CELSO GIRO ALVES - EDSON MARTINS DA SILVA - GILDA SANTOS DO ROSRIO PEREIRA - JACQUELINE BATHOMARCO CORRA - JOIL PIMENTEL DIAS (Presidente) - RICARDO JOS BENTIM SOARES Digitao/Programao Visual: - RODRIGO DA MATA TINI - SANDRO PEREIRA VRABL Reviso: - Prof. CLUDIA REGINA MANZOLILLO MADEIRA Coordenao Geral: - Dr. RAUL CHOERI
Este Manual foi organizado e editado a partir das publicaes:

Normas sobre Correspondncia e Atos Oficiais, Ministrio da Educao, 1986 Manual de Redao da Presidncia da Repblica; Gilmar Ferreira Mendes [et al.] . Braslia: Presidncia da Repblica, 1991

SUMRIO Apresentao PARTE I As Comunicaes Oficiais CAPTULO I 1. Caractersticas da Redao Oficial 1.1 A impessoalidade 1.2 A Linguagem 1.3 Formalidade e Padronizao 1.4 Conciso e clareza CAPTULO II As Comunicaes Oficiais 2. Introduo 2.1 Pronomes de Tratamento 2.1.1 Breve Histrico 2.1.2 Concordncia com os Pronomes de Tratamento 2.1.3 Emprego dos Pronomes de Tratamento 2.2 Fechos para comunicaes 2.3 Identificao do Signatrio 3. O Padro Ofcio 3.1 Conceitos Bsicos 3.1.1 Sinais de Pontuao 3.1.2 Separao de Slabas PARTE II 4. Correspondncia e Atos Administrativos 4.1 Ata 4.2 Carta 4.3 Comunicado 4.4 Edital 4.5 FAX 4.6 Memorando 4.7 Ofcio 4.8 Ordem de Servio 4.9.Telegrama 19 19 20 21 22 23 24 25 26 27 7 7 7 7 8 8 11 11 12 14 14 14 3 4 5 6 6 Pg. II

Apresentao

Ao longo dos ltimos 15 anos, o Colgio Pedro II pode retomar sua posio mpar como paradigma de escola pblica de ensino fundamental e mdio, em nosso pas. A dinmica das alteraes didtico pedaggicas introduzidas impe a implantao de uma adequada infra-estrutura de apoio acadmico que seja capaz de absorver o aumento significativo de sua clientela e do trfego de informaes e processos administrativos vitais ao seu funcionamento. Com intuito de otimizar o trabalho de todos os segmentos administrativos do Colgio Pedro II, foi criada uma comisso para rever, atualizar, uniformizar e simplificar as rotinas e os documentos de comunicao interna e externa. Os componentes dessa comisso foram estrategicamente designados de modo a representarem as principais reas de sua estrutura administrativo-pedaggica: Direo Geral, Secretaria de Ensino, Assessoria Jurdica, Departamento de Administrao e Coordenadoria de Recursos Humanos. Aps alguns meses de atividade, apresentamos nossa primeira contribuio: Manual de Normas sobre Correspondncia e Atos Oficiais do Colgio Pedro II, sob a forma de um livreto, e que estar tambm disponibilizado na Intranet do CPII, acessvel a todos os servidores e professores. O prximo passo , em breve, divulgarmos, atravs de outros manuais, os principais fluxos processuais administrativos do Colgio Pedro II. Esperamos e, desde j, agradecemos todas as sugestes que venham a contribuir para o aprimoramento do nosso trabalho.

A comisso

II

CAPTULO I
Caractersticas da Redao Oficial

1. O que Redao Oficial ?


De acordo com o Manual de Redao da Presidncia da Repblica, de Gilmar Ferreira Mendes e outros (Braslia: Presidncia da Repblica; 1991 Imprensa Nacional), a redao oficial : a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes. A redao oficial tem como caractersticas: a a a a impessoalidade; linguagem dos atos e comunicaes oficiais; formalidade e a padronizao; conciso e a clareza.

Esses atributos decorrem da Constituio, que dispe, no artigo 37: A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade(...). Um ato normativo de qualquer natureza no deve ser redigido de forma que dificulte ou impossibilite sua compreenso. Alm de atender Constituio, a forma dos Atos Normativos obedece a uma certa tradio. H normas para sua elaborao que vm desde o perodo de nossa histria imperial, como, por exemplo, a obrigatoriedade estabelecida por decreto imperial de 10 de dezembro de 1822. Esses mesmos princpios (impessoalidade, clareza, uniformidade, conciso e uso de linguagem formal) aplicam-se s comunicaes oficiais: elas devem sempre permitir uma nica interpretao sendo estritamente impessoais e uniformes. Outros procedimentos rotineiros na redao de comunicaes oficiais foram incorporados ao longo do tempo, como as formas de tratamento e de cortesia, certos clichs1 de redao, a estrutura dos expedientes, etc. Como por exemplo, a fixao dos fechos2 para comunicaes oficiais, regulados pela Portaria n 1 do Ministrio da Justia, de 1937, que, aps mais de meio sculo de vigncia, foi revogada por decreto em 1991. A redao oficial tem, portanto, como finalidade bsica, comunicar com impessoalidade e mxima clareza e alm de impor certos parmetros ao uso
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clich = chavo, lugar-comum fecho = trmino; fim

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lingstico, os quais diferenciam o texto oficial dos textos literrios, jornalsticos, da correspondncias particular, etc.

1.1. A Impessoalidade
A finalidade da lngua comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicao, so necessrios: a) algum que comunique; b) algo a ser comunicado; c) algum que receba essa comunicao.

No caso da redao oficial, quem comunica sempre o Servio Pblico (este ou aquele Ministrio, Secretaria, Departamento, Diviso, Servio, Seo); o que se comunica sempre algum assunto relativo s atribuies do rgo que comunica; o destinatrio dessa comunicao ou o pblico, o conjunto de cidados, ou outro rgo pblico. O tratamento impessoal a ser dado aos assuntos que constam das comunicaes oficiais decorre3: a) ausncia de impresses individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por chefe de determinada seo, sempre em nome do Servio Pblico que feita a comunicao. Obtm-se, assim, uma desejvel padronizao, de tal forma que comunicaes elaboradas em diferentes setores da Administrao guardem entre si certa uniformidade; b) impessoalidade de quem possibilidades, a saber: b.1. b.2. recebe a comunicao, com duas

o destinatrio um cidado, sempre concebido como pblico;ou outro rgo pblico

Nos dois casos, temos um destinatrio concebido de forma homognea e impessoal. c) impessoalidade do prprio assunto tratado: se o tema das comunicaes oficiais se restringe a questes que dizem respeito ao interesse pblico, natural no permitir tom particular ou pessoal. Desta maneira, no h lugar na redao oficial para impresses pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literrio. A redao oficial deve ser isenta de tudo que denote informalidade ou quebra de hierarquia.

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decorre = origina-se

A conciso, a clareza, a objetividade e a formalidade contribuem para que seja alcanada a necessria impessoalidade.

1.2. A Linguagem
Os Atos Oficiais estabelecem regras para a conduta dos cidados ou regulam o funcionamento dos rgos os expedientes tm a finalidade de informar com clareza e objetividade. As comunicaes que partem dos rgos pblicos federais devem ser compreendidas por todos. Para que isto acontea, o uso de uma linguagem restrita a certos grupos, a gria, os regionalismos vocabulares ou o jargo tcnico devem ser evitados. Ressaltamos que h uma distncia entre a lngua falada e a escrita. Enquanto uma extremamente dinmica, refletindo de forma imediata qualquer alterao de costumes eventualmente contando com outros elementos que auxiliem a sua compreenso, como os gestos, a entoao, etc; a outra incorpora mais lentamente as transformaes, tendo maior vocao para a permanncia e valendo-se apenas de si mesma para comunicar. Tanto a lngua escrita como a falada, compreendem diferentes nveis, de acordo com o uso que dela se faa. Por exemplo, em uma carta a um amigo, podemos nos valer de determinada linguagem que incorpore expresses pessoais ou coloquiais; em um parecer jurdico, o vocabulrio tcnico. Nos dois casos h um padro de linguagem prprio ao uso que se faz da lngua, a finalidade com que a empregamos. O mesmo ocorre com os textos oficiais: por seu carter impessoal, eles requerem o padro culto da lngua, que aquele em que: a) as regras da gramtica formal so observadas; b) um vocabulrio comum aos usurios empregado. O padro culto est acima das diferenas regionais e dos modismos, portanto, permite a compreenso por todos. O padro culto no implica em empregar linguagem rebuscada e nada tem contra a simplicidade da expresso, desde que no seja confundida com pobreza de expresso. Podemos concluir, ento, que no existe propriamente um padro oficial de linguagem; o que h o uso do padro culto nos atos e comunicaes oficiais. O jargo4 burocrtico, como todo jargo, deve ser evitado, j que ter pois ter sempre sua compreenso limitada.
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jargo = gria profissional

1.3. Formalidade e Padronizao


A formalidade de tratamento e a padronizao (clareza datilogrfica, papis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramao) so caractersticas que conferem uniformidade aos textos s comunicaes oficiais.

1.4. Conciso e Clareza


O texto conciso aquele que consegue transmitir um mximo de informao com um mnimo de palavras. Para se redigir com essa qualidade necessrio: conhecimento do assunto sobre o qual se escreve; tempo para revisar o texto depois de pronto. nessa reviso que percebemos onde podemos melhorar o texto. A conciso no tem nada a ver com o tamanho do texto. No devemos fazer economia de pensamento mas sim cortar palavras inteis, redundncias, passagens que nada acrescentem ao que j foi dito; ou seja, devemos cortar os excessos. A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial, como foi dito anteriormente, uma vez que texto claro quando possibilita imediata compreenso pelo leitor. Observando-se as caractersticas da redao oficial (impessoalidade; uso do padro culto de linguagem, formalidade, padronizao e conciso) que se redige com clareza.

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CAPITULO II
As Comunicaes Oficiais

2. Introduo
Alm do que j foi mencionado, a redao das comunicaes oficiais obedece a caractersticas especficas para cada tipo de expediente. Outros aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicao oficial so: o emprego dos pronomes de tratamento; a forma dos fechos; a identificao do signatrio.

2.1 Pronomes de tratamento 2.1.1. Breve Histrico


O uso de pronomes e locues pronominais de tratamento tem larga tradio na lngua portuguesa. De acordo com Said Ali5, aps serem incorporados ao portugus os pronomes latinos tu e vos, como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra, passou-se a empregar, como expediente lingstico de distino e de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento de pessoas de hierarquia superior. Prossegue o autor: Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se dirigia a palavra a um atributo ou qualidade eminente da pessoa de categoria superior, e no a ela prpria. Assim aproximavam-se os vassalos de seu rei com o tratamento de vossa merc, vossa senhoria (...); assim usou-se o tratamento ducal de vossa excelncia e adotaram-se na hierarquia eclesistica vossa reverncia , vossa paternidade, vossa eminncia, vossa santidade.6 A partir do final do sculo XVI, esse modo de tratamento indireto j estava em voga tambm para os ocupantes de certos cargos pblicos. Vossa merc evoluiu para vosmec , e, depois, para o coloquial voc. E o pronome vs, com o tempo, caiu em desuso. dessa tradio que provm o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmo-nos s autoridades civis, militares e eclesisticas.

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Said Ali, Manoel. Gramtica secundria histrica da lngua portuguesa. 3 ed. Braslia, Ed. Universidade de Braslia, 1964, p.93 e 94.

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2.1.2.Concordncia com os Pronomes de Tratamento


Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto concordncia verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram segunda pessoa gramatical ( pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicao), levam a concordncia para a terceira pessoa. que o verbo concorda com o substantivo que integra a locuo como seu ncleo sinttico: Vossa Senhoria nomear o substituto (e no Vossa ... vosso ... ). J quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a locuo. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto Vossa Excelncia est atarefado, Vossa Senhoria deve estar satisfeito; se for mulher, Vossa Excelncia est atarefada, Vossa Senhoria deve estar satisfeita.

2.1.3. Emprego dos Pronomes de Tratamento


Como vimos, o emprego dos pronomes de tratamento obedece secular tradio. So de uso consagrado: Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo: Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica; Ministros de Estado; Secretrio-Geral da Presidncia da Repblica; Consultor-Geral da Repblica; Chefe do Estado-Maior das Foras Armadas; Chefe do Gabinete Militar da Presidncia da Repblica; Chefe do Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica; Secretrios da Presidncia da Repblica; Procurador-Geral da Repblica; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Chefes de Estado-Maior das Trs Armas; Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores; Secretrio Executivo e Secretrio Nacional de Ministrios; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. b)do Poder Legislativo: Presidente, Vice-Presidente e Membros da Cmara dos Deputados e do Senado Federal; Presidente e Membros do Tribunal de Contas da Unio; Presidentes e Membros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes e Membros das Assemblias Legislativas Estaduais; Presidentes das Cmaras Municipais. -8-

c) do Poder Judicirio: Presidente e Membros do Supremo Tribunal Federal; Presidente e Membros do Superior Tribunal de Justia; Presidente e Membros do Superior Tribunal Militar; Presidente e Membros do Tribunal Superior Eleitoral; Presidente e Membros do Tribunal Superior do Trabalho; Presidente e Membros dos Tribunais de Justia; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Federais; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Eleitorais; Presidente e Membros dos Tribunais Regionais do Trabalho; Juzes e Desembargadores; Auditores da justia Militar.

O vocativo7 a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal, As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas autoridades tratadas por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma: Excelentssimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justia 70.064 Braslia/ DF Excelentssimo Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal 70.160 Braslia/ DF Excelentssimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10 Vara Cvel Rua ABC, n 123, 01010 So Paulo/ SP
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vocativo termo da orao que expressa chamamento, invocao ao destinatrio da comunicao

Em comunicaes oficiais, fica abolido o uso do tratamento dignssimo (DD.) s autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao. Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado : Senhor Fulano de Tal, (...) No envelope, deve constar do endereamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, n 123 70.123 Curitiba/ PR Como se deduz do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnfico Reitor, (...) Os pronomes de tratamento para religiosos com a hierarquia eclesistica, so: Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente : Santssimo Padre, (...) Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal, (....)
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Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos; Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, clrigos e demais religiosos.

2.2. Fechos para Comunicao


O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar texto, a de saudar o destinatrio. O Manual de Redao da Presidncia da Repblica estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores (Braslia, 1988, p. 33-4).

2.3 Identificao do signatrio8


Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais comunicaes oficiais devem trazer digitados o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. Esse procedimento facilita a identificao da origem das comunicaes.

A forma da identificao deve ser a seguinte: (espao para assinatura) NOME (em maisculas) Secretrio-Geral da Presidncia da Repblica

-11Signatrio quem assina um documento

(espao para assinatura) NOME (em maisculas) Ministro de Estado da Justia

(espao para assinatura) NOME (em maisculas) Diretor do Departamento de Servios Gerais da Secretaria da Administrao Federal Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.

3. O Padro Ofcio
Com a finalidade de uniformizar os documentos, adotaremos uma diagramao nica que seguir o que chamaremos de padro ofcio. Os documentos devem conter as seguintes partes: a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede: Ofcio n 123/00 CRH/DG/CPII b)local e data em que foi assinado, digitado por extenso, com alinhamento direita: Rio de Janeiro, em 15 de maro de 2000. c)vocativo, que invoca o destinatrio (v. 2.1 Pronomes de Tratamento), seguido de vrgula: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Senhora Ministra, Senhor Chefe de Gabinete, d)texto. Nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve apresentar a seguinte estrutura: - introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, no qual apresentado o assunto que motiva a comunicao. Evite o uso de frasesfeitas para iniciar o texto. No lugar de :Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta: Informo Vossa Excelncia de que, Submeto apreciao de Vossa Excelncia, Encaminho a Vossa Senhoria. - desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que confere maior clareza exposio;

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- concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio recomendada sobre o assunto. No texto, exceo do primeiro pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados, como maneira de facilitar-se a remisso9. e)fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicaes; e f)assinatura do autor da comunicao; e g)identificao do signatrio (v. 2.3 Identificao do Signatrio) Alm dessas partes, todas as trs modalidades de comunicao devem trazer, a partir da pgina dois de seu texto, e em todas as pginas de seus anexos, no alto da folha, a pelo menos 1cm de sua borda, o seguinte cabealho: Fl. (indicar n) do processo, ou do ofcio, ou do despacho e datar. Ou Fl. (indicar n) do Anexo ao processo, ou ao ofcio, ou ao despacho e datar. Nas folhas em que houver cabealho, o texto deve iniciar a 2,5cm deste. A diagramao tambm deve ser comum, seguindo as especificaes abaixo indicadas. Ressalte-se que as distncias esto em centmetro por motivo de padronizao. No sentido horizontal, 1 cm corresponde a cerca de 4 toques datilogrficos (1 toque = 2,5 mm). No sentido vertical, 1 cm equivale, aproximadamente, a um espao dois (espao um = 0,5 cm). A correspondncia necessariamente aproximada devido variedade de modelos de mquinas de escrever. Se processador de texto for utilizado, empregue as medidas em centmetro: a) Margem esquerda: a 2,5 cm ou dez toques da borda esquerda do papel; b) Margem direita: a 1,5 cm ou seis toques da borda direita do papel; c) Tipo e nmero do expediente: horizontalmente, no incio da margem esquerda (a 2,5 cm ou dez toques da borda do papel), e verticalmente a 5,5 cm ou 6 espaos duplos (espao dois) da borda superior do papel; d) Local e data: horizontalmente, o trmino da data deve coincidir com a margem direita, e verticalmente deve estar a 6,5 cm ou sete espaos duplos (espao dois) da borda superior do papel.
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remisso ao ou efeito de remeter

A formatao deve ser a seguinte: a) Vocativo: a 10 cm ou dez espaos duplos da borda superior do papel; horizontalmente, com avano de pargrafo (2,5 cm ou dez toques); b) Avano de pargrafos do texto: equivalente a 2,5 cm ou dez toques; o texto inicia a 1,5 cm ou a trs espaos simples do vocativo; c) Espao entre os pargrafos do texto: 1 cm ou um espao duplo (espao dois); d) Fecho: centralizado, a 1 cm ou um espao duplo (espao dois) do final do texto; e) Identificao do signatrio: 2,5 cm ou trs espaos duplos (espao dois) do fecho.

3.1. Conceitos Bsicos 3.1.1. Sinais de Pontuao


Vrgula e ponto-e-vrgula: utilizar 1 espao para palavra. Ex: Aqui, trabalha-se CERTO Aqui ,trabalha-se ERRADO registrar a prxima

Ponto de interrogao, ponto de exclamao, dois pontos e reticncias: utilizar 2 espaos para registrar a prxima palavra. Ex: Alegro-me por v-la assim to feliz! CERTO Alegro-me por v-la assim to feliz ! ERRADO Colchetes, aspas e parnteses: registrar a palavra imediatamente aps sua colocao. Ex: Ab initio CERTO Ab initio - ERRADO

3.1.2. Separao de Slabas


Sinais como hfen, apstrofo, reticncias, marco de separao, etc. devem ser evitados; no final da linha, deve-se colocar o trao de separao da slaba embaixo da ltima letra da slaba ou aps a colocao desta. Exemplo: .......................................regis- - CERTO tro. .......................................regis-/ - ERRADO tro.

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Nas palavras separadas por hfen, deve-se repetir o trao-de-unio na linha seguinte. Exemplo: ...................................... auto- - CERTO -sugesto. ...................................... auto- - ERRADO sugesto. Tanto no incio como no final da linha, deve-se evitar o registro de apenas uma vogal. Exemplos: ........................................democracia. .......................................democracia. .......................................apresentao. ...................................................apresentao.

- CERTO - ERRADO - CERTO - ERRADO

Deve-se evitar a separao de slabas de palavras que formam hiato. Exemplo: .................... ................pas. CERTO .......................................pa- - ERRADO s. Os nmeros no devem ser separados; em caso de cifra, coloca-se o cifro numa linha e o nmero em outra. Exemplo: .............................., no valor de R$ .......................... CERTO 8.543.021, ................................... ............, no valor de R$ 8.543 ................................... ERRADO 021, ................................... A separao de palavras de lngua estrangeira deve obedecer s normas da respectiva lngua; em caso de dvida, deve-se evitar a separao; Deve-se procurar evitar a separao das slabas de vocbulo que constituam nova palavra com sentido completo e, muitas das vezes, inadequado a uma redao oficial. Exemplos: ................................... eficin- - CERTO cia. ......................................... efi- - ERRADO cincia.

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.....................................federao. .......................................fede rao.

- CERTO - ERRADO

Deve-se evitar o uso de expresses que formem cacfatos, rimas etc. Exemplo: Visitei a escola X e a biblioteca dela. O coordenador dava grande valor a seu supervisor.

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4. Correspondncias e Atos Administrativos 4.1. ATA


Finalidade e Definio: a ata constitui um registro sucinto10 de fatos, resolues e decises de uma Assemblia, Sesso, Reunio, Comisso ou Grupo de Trabalho, lavrada em modelo prprio, com suas pginas rubricadas pela autoridade que a redigiu. Competncia: cabe sua expedio aos Presidentes ou Responsveis de Assemblia, Sesso, Reunio, Comisso ou Grupo de Trabalho. MODELO MINISTRIO DA EDUCAO Colgio Pedro II

ATA DA___________________________
(n da ordem)

___________________________________
(identificao da reunio)

do(a)_______________________________
(nome da entidade)

4,0 cm Aos___ dias do ms de____________ do ano de _____________________________, no(a) ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ nada mais havendo a tratar, o_________________________________________________ declarou encerrada a reunio, da qual eu,____________________________________________, na qualidade de secretrio(a), lavrei a presente Ata, que dato e assino, aps ser assinada pelo ____________________________________________e pelos demais membros presentes.
(finalidade da reunio) (local) (extenso)

-1910

sucinto com poucas palavras

4.2. CARTA
Finalidade e Definio: trata-se de forma de correspondncia com personalidades pblicas ou particulares utilizada para fazer solicitaes, convites, ordenar agradecimentos ou transmitir informaes. Competncia: cabe a expedio de carta s mesmas autoridades competentes para a expedio de memorandos (ocupantes de Cargo de Chefia ou Responsvel; Presidentes de Comisses e da Junta Mdica). MODELO MINISTRIO DA EDUCAO Colgio Pedro II
5,5 cm 6,5 cm

2,5 cm

C/UETII/n 001/99 10 cm Rio de Janeiro, 4 de maio de 1999 1,5 cm

Senhor NOME Assessor de Comunicao do Jornal Folha Dirigida

Caro Senhor, 1,5 cm 5 cm Como todos os anos, o Colgio Pedro II realiza a SEMANA CULTURAL, integrando os vrios Departamentos Pedaggicos e os alunos de diversas sries e turnos. Com o intuito de divulgar este evento, solicitamos a V.S que insira em sua pauta de notcias a data e o local da SEMANA CULTURAL 2000 de 10 a 17 de outubro, de 8 s 18h, no Complexo Escolar So Cristvo. Contando com sua colaborao, colocamo-nos disposio para os esclarecimentos que se fizerem necessrios. 1 cm Atenciosamente 2,5 cm

(nome e cargo do signatrio)

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4.3. COMUNICADO
Finalidade e Definio: trata-se de expediente administrativo interno. modalidade de Comunicao Geral, para transmisso de fato, informao, resoluo ou deciso a ser afixada em locais de grande circulao nos prdios do CPII, que dever ser, sempre, assinada pela autoridade competente. Competncia: cabe sua expedio ao Diretor Geral, Chefe de Gabinete, Diretores das Unidades Escolares, Secretrio de Ensino, Diretor do Departamento de Administrao, Coordenador de Recursos Humanos, Procurador Chefe e do Centro de Informtica Administrativa. MODELO
MINISTRIO DA EDUCAO COLGIO PEDRO II 5,5 cm 6,5 cm

COMUNICADO

6,5 cm

N.001/99/ASJUR 2,5 cm Em 4 de maio de 1999 1,5 cm 4 cm

O Centro de Informtica Administrativa do Colgio Pedro II informa a todos os servidores do Colgio Pedro II que em breve, todas as Unidades desta Autarquia Federal estaro interligadas via rede, tanto para telefonia quanto para dados. Outrossim, informamos ainda, que qualquer dvida em relao ao uso correto do sistema de rede de telefonia e de informtica, dever ser encaminhada ao CIAD, situado no prdio da Diretoria Geral, 2 andar, sala 206. 1 cm Atenciosamente, 2,5 cm (Nome e cargo do signatrio)

5 cm

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4.4. EDITAL
Finalidade e Definio: o edital constitui um instrumento de comunicao utilizado pela administrao para dar conhecimento a interessados sobre diversos assuntos, tais como, abertura de licitao, provimento de cargos pblicos, convocao de servidor etc. Deve ser publicado no Dirio Oficial da Unio e, quando necessrio, na imprensa privada. Obs: Numerao nica, fornecida pelo Departamento de Administrao. Competncia: cabe somente ao Diretor Geral do Colgio Pedro II a sua expedio, podendo delegar tais poderes s demais Unidades Administrativas e Pedaggicas do Colgio Pedro II, desde que expressamente. MODELO
MINISTRIO DA EDUCAO Colgio Pedro II 5,5 cm

EDITAL N 010/99, de 01 de janeiro de 1999. 2,5 cm 5,0 cm O DIRETOR GERAL DO COLGIO PEDRO II, no uso de suas atribuies legais, torna pblica para conhecimento dos interessados a abertura de novas vagas para o processo seletivo da ascenso funcional, aberto pelo Edital de n 05, de dezembro de 1999. 2,5 cm (Nome e cargo do signatrio)

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4.5. FAX
Finalidade e Definio: uma comunicao no oficial, que visa transmisso de mensagens urgentes e envio antecipado de documentos. Competncia: todas as Unidades Administrativas e Pedaggicas. MODELO

COLEGIO PEDRO II
Secretaria de Ensino
Campo de So Cristvo, 177 So Cristvo CEP 20921-440 Tel.: (021) 580-7872 R. 1109 Fax: (021) 580-4497

FAX
Destinatrio: N do FAX: N de Paginas: ESTA + Data: N do Documento:

MENSAGEM
Informamos que o Manual de Normas sobre Correspondncia e Atos Oficiais do Colgio Pedro II estar disponvel para as Unidades Escolares no prximo ms.

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4.6. MEMORANDO
Finalidade e Definio: uma modalidade de comunicao interna, ou seja, entre Unidades Administrativas (Departamento, Sees, Unidades Escolares, etc.) de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nvel diferente. Competncia: cabe somente a expedio de memorando somente aos ocupantes de Cargo de Chefia ou Responsveis; Presidentes de Comisses e da Junta Mdica; alm das autoridades competentes para expedies de ofcio. MODELO
MINISTRIO DA EDUCAO COLGIO PEDRO II

Memorando n 001/99/SE

Em 05 de Maio de 2000

Ao Sr. Chefe da Assessoria Jurdica Assunto: Modelos de ofcios e memorandos.

4 cm

Conforme solicitao de Vossa Senhoria, encaminho para apreciao da Comisso que trata da reestruturao do Sistema de Protocolo os modelos de ofcio e memorando. 1 cm Atenciosamente,

4 cm

(Nome e cargo do signatrio)

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4.7. OFCIO
Finalidade e Definio: uma modalidade de comunicao oficial que tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e tambm com particulares. Competncia: cabe a expedio de ofcio somente ao Diretor Geral, Chefe de Gabinete, Diretores das Unidades Escolares, Secretrio de Ensino, Diretor do Departamento de Administrao, Coordenador de Recursos Humanos e Procurador Chefe. MODELO
MINISTRIO DA EDUCAO COLGIO PEDRO II 5,5 cm 10 cm 2,5 cm Ofcio n 001/00/DG Rio de Janeiro, 04 de novembro de 2000 1,5 cm Senhor Presidente da Embratur, 1,5 cm 5 cm Solicitamos a Vossa Senhoria o envio de cartazes alusivos Cidade do Rio de Janeiro, se possvel, referentes ao Centro, Humait, Engenho Novo, Tijuca e So Cristvo. A presente solicitao se deve comemorao dos 163 anos do Colgio Pedro II, tradicional instituio federal de ensino, cujas razes remontam ao sculo passado, ao Rio Antigo. 2. Os cartazes, alm de embelezarem o local das festividades, funcionaro como referencial para os bairros em que as Unidades Escolares do CPII se situam, uma vez que nossa escola faz parte da cidade h mais de um sculo. 3. Aproveitamos para convida-lo e sua equipe para referida solenidade no prximo dia 02 de dezembro, s 17 horas, quando haver a apresentao do nosso Coral de Alunos, seguida de um coquetel, no Espao Cultural 177, no prdio da Direo Geral. Cordialmente, Nome Cargo do Signatrio Ao Senhor Presidente da Embratur Nome Endereo 2 cm -256,5 cm

4.8. ORDEM DE SERVIO


Finalidade e Definio: trata-se de expediente interno, das Unidades Administrativas e Pedaggicas, das Comisses e da Junta Mdica, mediante o qual o seu titular regula procedimentos para execuo de servios, fixa comandos de ao ou estabelece normas para o cumprimento de determinado servio. Competncia: cabe sua expedio aos ocupantes de cargo de Chefia ou Responsveis, Presidentes de Comisses e da Junta Mdica. MODELO
MINISTRIO DA EDUCAO COLGIO PEDRO II 5,5 cm 2,5 cm Ordem de Servio n.001/CRH/00 Em, 05 de Janeiro de 2000. 6,5 cm

5 cm

Tendo em vista a Resoluo n.xxxx, de 01 de dezembro de 1998, editada pelo Ministrio da Educao, publicada no Dirio Oficial da Unio no dia 25 de novembro de 1999, fica estabelecido, a partir desta data, que todos os servidores desta direo devero receber bonificao referente ao ms de fevereiro.
2,5 cm

(Nome do signatrio)

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4.9. TELEGRAMA
Finalidade e Definio: uma comunicao oficial com o intuito de uniformizar e simplificar os procedimentos burocrticos. Por tratar-se de forma de comunicao dispendiosa aos cofres pblicos, deve restringir-se o uso do telegrama apenas quelas ocasies em que a urgncia justifique sua utilizao, ou em casos de dificuldade de expedir-se a comunicao por via postal ou malote. Competncia: cabe a expedio aos ocupantes de cargo de Chefia ou Responsveis, Presidentes de Comisses e da Junta Mdica.ata. Dever constar no corpo do telegrama fonado: a) Destinatrio do telegrama - quando se tratar de uma pessoa, esta deve ser indicada pelo cargo que ocupa: Ao Exmo. Sr. Ministro da Justia Ou: Ao Sr. Joo da Silva

b) Endereo do destinatrio - preencher no caso de a comunicao ser expedida por meio da Empresa de Correios e Telgrafos: Ministrio da Justia Esplanada dos Ministrios 70.064 Braslia DF

c) Identificao da origem (Colgio Pedro II Seo/ Unidade): DP/35 (rgo de origem: Diviso de Pessoal, nmero do documento: 35).

d)

Assunto - descrio sucinta do teor da mensagem:

Administrao. Ponto Facultativo. Horrio de funcionamento das reparties pblicas.

e) Texto - todos os pargrafos devem ser numerados, excetuados o primeiro e o fecho. Na redao do corpo do texto do telegrama, deve-se evitar o uso de abreviaturas do tipo PT, em lugar do ponto (.); VG, em lugar da
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vrgula (,); PT / VG, em lugar do ponto-e-vrgula (;) e outras, pois elas dificultam a leitura do expediente, e at impossibilitam sua compreenso.

f) Fecho: Atenciosamente, ou Respeitosamente, conforme o caso (v. 2.2. Fechos para Comunicaes)

g) Nome e cargo do signatrio:

Nome Chefe do Departamento de Administrao do MEC

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