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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS COORDENADORIA GERAL DA UNIVERSIDADE SISTEMA DE ARQUIVOS

ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS SERVIO DE INFORMAO E DOCUMENTOS DE GESTO Programa de Gesto de Documentos da Unicamp

MANUAL DE GESTO DE PROCESSOS E EXPEDIENTES NO MBITO DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS

Campinas Setembro/2012

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS

MANUAL DE GESTO DE PROCESSOS E EXPEDIENTES NO MBITO DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS


Compilao e complementao: Neire do Rossio Martins Colaborao: Cirlene Domingues Jos Ednilson Lima Pinto Maria Amlia Ferreira Viaes Maria Aparecida Forti Reviso: Cirlene Domingues Maria Aparecida Forti Diagramao: Aline Rodrigues da Silva Agradecimentos: Equipe Tcnica e Administrativa do Arquivo Central do Sistema de Arquivos Contatos: Telefone: 3521-6440 3521-6447 Site: http://www.siarq.unicamp.br/siarq/ E-mail: siarq@unicamp.br

FICHA CATALOGRFICA Manual de gesto de processos e expedientes no mbito da Universidade Estadual de Campinas / Campinas, SP: Arquivo Central Unicamp, 2012. 97f. Verso 3 revisada e atualizada. 1. Instruo Normativa 2. Processos. 3 Expedientes. I. Arquivo Central (SIARQ). II. Universidade Estadual de Campinas. III. Ttulo. CDD 025.21

M379

SUMRIO Apresentao Introduo Objetivo Histrico de Verses Glossrio de Termos Arquivsticos Instrues

Abertura/Autuao

01. Identificao de Processo e Expediente da Unicamp Estabelece critrios para identificao e controle de Processos e Expedientes da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 03. Abertura/Autuao de Processos/Expedientes Estabelece procedimentos para abertura de Expediente e autuao de Processo da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 03. Abertura de volumes de Processos e Expedientes Estabelece procedimentos para abertura de Volumes de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Trmite 04. Trmite de Processo/Expediente Estabelece procedimentos para trmite de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Regularizao 05. Identificao de Processo/Expediente Estabelece procedimentos para regularizao de identificao de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 06. Registro de Informaes, Manifestaes e Decises em Processo/Expediente. Estabelece procedimentos para registro de informaes, manifestaes e decises em Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

07. Juntada de documentos em Processos Estabelece procedimentos para juntada de documentos em Processos da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 08. Juntada de documentos em Expedientes Protocolados Estabelece procedimentos para juntada de documentos em expedientes protocolados da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 09. Juntada de um Processo ou Expediente a outro Processo ou Expediente Estabelece procedimentos para juntada de um processo ou expediente a outro processo ou expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 10. Desentranhamento de um Documento de um Processo/Expediente Estabelece procedimentos para o desentranhamento de documentos de um processo ou expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 11. Apensamento e Desapensamento de Expedientes e Processos Estabelece procedimentos para apensamento e desapensamento de processo e expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Arquivo 12. Encerramento Estabelece procedimentos para encerramento de processo e expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 13. Reativao Estabelece procedimentos para reativao de processo e expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 14. Arquivamento Estabelece procedimentos para arquivamento de processo e expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 15. Eliminao ou Guarda Permanente de Processo/Expediente Estabelece procedimentos para eliminao de processo e expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 16. Coleta de Amostragem e Recolhimento de Processo/Expediente Estabelece procedimentos para a seleo de Processo e Expediente visando coleta de amostragem e o recolhimento de processo e expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 17. Transferncia de Processo/Expediente Estabelece procedimentos para a transferncia de processo e expediente aos Arquivos Setoriais e Arquivo Central da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

18. Recebimento e arquivamento de Processo e Expediente Estabelece procedimentos para o recebimento e o arquivamento de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 19. Acesso a Processo/Expediente Estabelece procedimentos para o acesso s informaes contidas no acervo de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 20. Conservao de Processo/Expediente Estabelece procedimentos para a conservao do acervo de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). 21. Avaliao de Processo/Expediente Estabelece procedimentos para avaliao no acervo de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Extravio de Processo/Expediente e Abertura de Via Adicional 22. Extravio Estabelece procedimentos a serem adotados quando do extravio de processo e expediente ou de algum de seus volumes, bem como para abertura de via adicional de processos e expedientes da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Referncias Bibliogrficas Atos Legais Anexo: FAQs, tabela com algumas sries documentais separadas por tipo de assunto e modelos de assuntos padronizados no Sistema de Protocolo

Apresentao De acordo com o Artigo 11 da Deliberao CONSU-A-008/95, o Arquivo Intermedirio do Arquivo Central/SIARQ, rgo encarregado da orientao tcnica aos Arquivos Setoriais, das Comisses Setoriais de Arquivos, e da custdia de documentos semi-ativos, tem como atribuio especfica gesto de documentos que pode ser definida como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Lei Federal n 8159, de 08 de janeiro de 1991). Aprovado pela Portaria GR n 105, de 25-08-93, o Sistema de Protocolo gerencia parte do patrimnio arquivstico da Unicamp armazenando e fornecendo informaes que identifiquem a existncia e a localizao de Processos e Expedientes que envolvam o registro de atos e fatos de natureza administrativa/jurdica, de interesse da Unicamp. Suas principais funes so a abertura, a regularizao, o trmite, o arquivamento, o acesso e a destinao final de tais Processos e Expedientes. Rene informaes sobre Processos autuados na Unicamp durante o perodo de 1963 at a presente data, por razes administrativas, jurdicas ou acadmicas. Participam do Sistema de Protocolo da Unicamp, na condio de agentes diretos de sua operao: a) o Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP - SIARQ; b) o Protocolo Central, subordinado ao Arquivo Central do Sistema de Arquivos, c) os Protocolos Setoriais e Subsetoriais das unidades e rgos da Unicamp; d) os Arquivos Setoriais e Subsetoriais das unidades e rgos; e) As reas de recebimento, controle e expedio de documentos especficos das unidades e rgos ou entidades externas credenciadas pelo Protocolo Central da UNICAMP; f) as reas de produo de documentos das unidades e rgos. Coordenadoria do Sistema de Arquivos da Unicamp - SIARQ cabe coordenao geral do Sistema de Protocolo, orientando, treinando e definindo procedimentos, de forma a garantir a sua adequada operao. Aos Protocolos das Unidades cabem as providncias para o adequado entendimento dos procedimentos estabelecidos para o Sistema, envolvendo-se diretamente na sua divulgao, treinamento e cumprimento junto Unidade.

Introduo Entre 2005 e 2006, o AC/SIARQ assumiu a coordenao do Protocolo e instituiu como prioridade a descentralizao da gesto de processos a todas as unidades e rgos da universidade, dentro de um programa de melhoria da gesto de documentos, constante no Planejamento Estratgico da Unicamp. Foram contatadas as unidades e rgos que indicaram equipes para capacitao e habilitao nos procedimentos de protocolo e arquivo oferecidos por equipe do AC/SIARQ. O primeiro curso oferecido foi para os Centros e Ncleos ligados COCEN e o SIARQ assumiu a monitoria e a assessoria a 22 novos protocolos. No ano de 2006 foram revistos e atualizados os procedimentos contidos no Manual de gesto de processos e expediente no mbito da Universidade Estadual de Campinas no tocante ao tratamento de processos autuados e expedientes abertos na Unicamp. Nesta oportunidade foram distribudos exemplares do manual para os usurios do Sistema de Protocolo. Em 2007 foi promovido um encontro de protocolos e arquivos da rede do SIARQ com o objetivo de apresentar o andamento dos trabalhos da rede de protocolos e arquivos do SIARQ, as perspectivas de melhorias no servio e no sistema eletrnico e a necessidade de interao dos usurios. A rede de protocolos da Unicamp conta com 87 protocolos setoriais e 52 Protocolos subsetoriais (139 unidades de Informao arquivstica). A autuao de processos ficou 100% a cargo das unidades e rgos da Unicamp. Em 2012, o Manual de gesto de processos e expedientes no mbito da Universidade Estadual de Campinas foi atualizado, porm, sem sofrer alteraes substanciais em seu contedo.

Objetivo Este Manual de Gesto de Processos e Expedientes no mbito da Unicamp pretende normatizar/orientar os procedimentos estabelecidos para o Sistema de Protocolo e Arquivo da Unicamp. Trata-se das instrues relativas ao Sistema que gerencia atualmente parte do patrimnio arquivstico da Unicamp: os Processos e Expedientes. Essas Instrues complementam a Portaria GR 105/93, que aprova a implantao do Sistema de Protocolo da Unicamp, com operao e controle automatizados. Este manual poder sofrer modificaes e revises sempre que melhorias nos servios executados pelos Protocolos Setoriais e Subsetoriais de cada unidade e rgo da Unicamp sejam necessrias.

Histrico de Verses

Verses V.1 (mudana integral 1.1) V.2 (mudana circunstancial 2.1) V.3 (mudana substancial 3.1)

Publicaes 2006 2008 2012

Glossrio de Termos Arquivsticos Para efeito desta norma, foram utilizados os seguintes conceitos e definies: Abertura: Ato de abrir um novo volume do Processo ou Expediente sempre que atingir aproximadamente 300 folhas ou quando o manuseio estiver comprometido. Acervo: Totalidade dos documentos conservados num arquivo. Acondicionamento: Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. Agregar: Nome genrico utilizado no Sistema para designar as aes de juntadas e apensamentos e seus respectivos cancelamentos. Anexar: Ver Apensar. Apensar: Ao exclusiva do servio de protocolo, que rene um Processo a outro, em carter temporrio, mediante determinao de uma autoridade competente. Armazenamento: Guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios, em reas que lhe so destinadas. Arquivamento: Sequncia de operaes que visam o armazenamento e acondicionamento ordenado de documentos. Arquivo: Conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (Artigo 2 da Lei n 8.159/91, de 08 de janeiro de 1991). Arquivo Central: Unidade responsvel pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e servios de uma administrao e pelos procedimentos tcnicos a que devem ser submetidos, independentes da centralizao do armazenamento. Arquivo Corrente: Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades fim e atividades meio e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por eles consultados. Arquivo Intermedirio: Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes com uso pouco freqente, que aguardam em depsitos de armazenamento temporrio sua destinao final. Arquivo Permanente: Conjunto de documentos custodiados em carter definitivo em funo de seu valor, recolhidos dos arquivos correntes ou setoriais.

Arquivo Setorial: Unidade responsvel pelas atividades de arquivos semi-ativos, localizadas nas unidades administrativas e acadmicas da Unicamp, recebendo orientao tcnica e normativa do Arquivo Central do SIARQ/Unicamp. Arquivo Pblico: Conjuntos de documentos produzidos, recebidos e acumulados, por rgos pblicos, autarquias, fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, empresas pblicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos e organizaes sociais, no exerccio de suas funes e atividades. Assunto: Descrio sumria do assunto a ser objeto de decises e providncias, atravs da tramitao do Processo ou Expediente. Ata de Eliminao de Documentos: Ver Termo de Eliminao. Atividade Direta ou Essencial: Use Atividade-Fim. Atividade: Ao, encargo ou servio decorrente do exerccio de uma funo, que pode ser identificada como atividade-meio ou atividade-fim. Atividade-Fim: Ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos de carter substantivo e essencial para o seu funcionamento. Atividade Indireta ou Auxiliar: Use Atividade-Meio. Atividade-Meio: Ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio. Autor do Documento: Use Emissor. Autuao: Ao pela qual um documento recebido no protocolo passa a se constituir Processo reunindo documentos em seqncia e em ordem cronolgica, sempre de ordem de uma autoridade competente, em uma capa devidamente numerada. Autuao de Expediente: Ato de transformar um Expediente em Processo no Sistema de Protocolo. Autuao de Processo: Ato de reunir numa s pasta, para trmite generalizado, a coleo inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativa/jurdica relacionados a um mesmo assunto. Avaliao de Documentos: Processo de anlise que permite a identificao dos valores dos documentos, para fins de definio de seus prazos de guarda e de sua destinao. Cadastro: Registro sistemtico de informaes sobre entidades, lugares, pessoas e

bens, feito por instituies pblicas ou privadas. Categoria de Sigilo: Ver Documento Sigiloso. Ciclo vital dos documentos: Sucessivas fases por que passam os documentos arquivsticos da sua produo guarda permanente ou eliminao. Ver tambm Arquivo Corrente; Arquivo Intermedirio; Arquivo Permanente. Classe: Cada diviso que compe o sistema de classificao. Classificao: Ato ou efeito de analisar, identificar e codificar o contedo dos documentos arquivsticos em fase corrente, de acordo com as diferentes funes e atividades da instituio, com o objetivo de facilitar a sua captura, arquivamento, recuperao e destinao. Cdigo: Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante uma conveno, representam dados. Cdigo de Classificao: Sistema de cdigo derivado de um plano de classificao. Comisso Central de Avaliao de Documentos (CCAD): Criada pelo Conselho Universitrio em sua Deliberao A-39/89 e A-008/95, rgo de carter permanente do SIARQ/Unicamp, a ela compete orientar e normatizar a produo e o fluxo de documentos, a elaborao do plano de destinao de documentos, a incorporao de acervos ao Arquivo Central e a preservao do patrimnio documental da Unicamp. Comisses Setoriais de Arquivos (CSArqs): Prevista no artigo 26 e 27 da Deliberao CONSU-A-008/95, tem as atribuies de propor a CCAD prazos de guarda dos documentos, em funo dos valores que apresentem para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou tcnicos, elaborando as tabelas de temporalidade; assessorar a CCAD no Processo de avaliao de documentos sempre que convocada; assistir s atividades de seleo e destinao de documentos dos Arquivos Setoriais; e finalmente, propor e acompanhar a organizao de Arquivos Setoriais nas Unidades. Conservao de Documentos: Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao. Correio Eletrnico: Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrnica e outros documentos digitais por meio de redes de computadores. Ver tambm Mensagem Eletrnica. Correspondncia: Toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos Processos. Exemplos: requerimentos, ofcios, comunicados, memorandos, cartas e outras formas de comunicao. Cota: Endereo, no Sistema de Protocolo, para localizao de um Processo ou de um Expediente j arquivado.

Credencial de segurana: Um ou vrios atributos associados a um usurio que definem as categorias de segurana segundo as quais o acesso concedido. Datas-Limite: Elemento de identificao cronolgica em que so mencionados os anos de incio e trmino do perodo abrangido pelos documentos de um Processo, dossi, srie, fundo ou coleo. Desapensamento: Ato da retirada de Processo apensado de outro Processo por j terem se encerrado as aes pelas quais os mesmos foram apensados. Descarte: Use Eliminao. Desentranhamento: Retirada, ainda que transitria, de um determinado documento ou de qualquer folha juntada a um Expediente ou Processo. Desmembramento: Separao de parte da documentao de um ou mais Processos para formao de novo Processo. Esse ato mencionado no Processo pelo Termo de desmembramento. Despacho: Registro por escrito de uma deciso ou providncia relacionada ao assunto do Expediente ou do Processo. Destinao do Documento: Deciso decorrente da avaliao documental, que determina o seu encaminhamento para eliminao ou guarda permanente. Destinao Final: Conjunto de aes, baseados na tabela de temporalidade de documentos que permite a identificao, seleo, eliminao e/ou reproduo e guarda permanente dos documentos. Destinatrio: Entidade ou pessoa a quem se dirige um documento. Digitalizao: Processo de converso de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado como um scanner. Distribuio: Ato de distribuir os Processos/Expedientes, depois de registrados, s unidades que decidiro sobre a matria nele tratada. Documento: Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte. Documento Arquivstico: Ao registrada independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotada de organicidade que possui elementos constitutivos suficientes para servir de provas dessas atividades. Documento Arquivstico Digital: Documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. So exemplos de documentos arquivsticos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertrio de diversidade crescente. Ver tambm Documento arquivstico.

Documento Ativo: Aquele cuja ao no foi encerrada. Documento Base: Documento que servir como referncia formal para autuao/ abertura de um Processo ou de um Expediente. Documento de Origem: Ver Documento Base. Documento Digital: Unidade de registro de informaes, codificada em dgito binrio, acessvel por meio de sistema computacional. Documento Eletrnico: Unidade de registro de informaes, codificada em forma analgica ou em dgito binrio, acessvel por meio de um equipamento eletrnico. Documento Reservado: Ver Documento Sigiloso. Documento Semi-Ativo: aquele cuja ao foi encerrada. Tambm chamado de intermedirio. Documento Sigiloso: Documento que, pela natureza de seu contedo, requer medidas especiais de acesso, podendo ser classificado como ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado, de acordo com o grau de proteo que exige. Ver tambm Classificao. Documentos Urgentes: so os documentos cuja tramitao requer maior celeridade que a rotineira e que exijam tramitao preferencial. Dossi: Use Expediente. Eliminao: Ato de destruir ou descartar os documentos de um arquivo. Emissor: Pessoa ou entidade responsvel pela produo de um documento, independente de conter assinatura. Emprstimo: Procedimento de ceder temporariamente a rgos e entidades autorizadas, os documentos correntes e intermedirios de um arquivo que assume a responsabilidade pelo controle de devolues. Encerramento: Ato de autoridade responsvel, que determina a finalizao da ao que desencadeou o documento ou documentos, no sendo permitidas juntadas e despachos complementares. O registro, feito pelos responsveis do encerramento no Sistema, aciona a contagem da temporalidade permitindo a destinao final, isto , eliminao ou guarda permanente. Entranhamento: Use Juntada de Documento. Espcie documental: Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas.

Estrutura de arquivamento: Exibe a forma de organizao dos documentos/processos em nveis que representam a estrutura fsica e conceitual do arquivo. Expediente: Documentos ou conjuntos protocolados, que envolvam uma seqncia de decises e/ou providncias restritas unidade, que precisem ser rigorosamente documentadas e de fcil acesso para eventual comprovao futura, ou mesmo para o compartilhamento de informaes em nvel da Unicamp. Expediente: Unidade administrativa encarregada da recepo, registro, distribuio e expedio da correspondncia. Processos/Expedientes: Documentos, ou conjunto de documentos que envolvem registros de atos e fatos de natureza administrativa e/ou jurdica, cuja seqncia de decises e/ou providncias precisam ser rigorosamente documentadas. Extravio: Desaparecimento temporrio ou definitivo no explicado. Folha do processo: so as duas faces de uma pgina de um processo. Folha de Informao: Impresso padronizado onde so registrados os despachos, pareceres e demais informaes nos Processos. Fluxo: uma sequncia de passos necessrios para automatizar processos, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra. Gesto de documentos: Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente (Artigo 3 da Lei n 8.159/91, de 08 de janeiro de 1991). Guarda permanente: Ato de recolher guarda permanente documentos de valor informativo/histrico. Incorporar: Ao exclusiva do servio de protocolo que rene um Processo a outro, em carter definitivo, mediante determinao de uma autoridade competente. Incorporao: Ver Juntar. Informao em Processo/Expediente: Ver Folha de Informao. Interessado: Pessoa fsica, pessoa jurdica, rgo da Unicamp, rgo do Governo ou outra entidade que se caracterizem como diretamente interessado na conduo do assunto objeto. Juntada de Documento: Ato de anexar formalmente um documento ou folha contendo informaes, despachos, etc. a um Expediente ou a um Processo, podendo ser providenciado por qualquer rgo envolvido nas decises.

Juntada por Anexao: Use Juntada de Documento. Juntada por Apensao: Use Apensar. Juntar: Ao pela qual se insere documento em um Processo que, pela sua natureza, deva fazer parte integrante, em carter permanente ou provisrio mediante determinao de uma autoridade competente. Lista de Eliminao: Use Relao de Eliminao. Localizar: Ao de acessar no Sistema os documentos registrados que estejam em trmite ou em arquivo. Mensagem Eletrnica: Documento digital criado ou recebido via um sistema de correio eletrnico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem. Ver tambm Correio eletrnico. Minuta: Verso preliminar de documento sujeita aprovao. Monitoria do Sistema: Opes referentes ao controle geral da operao do Sistema. Movimentao: Ver Trmite. Notao: Identificao das unidades de arquivamento feita atravs de letras e nmeros ou combinao de letras e nmeros para permitir sua localizao nos depsitos. rgo de Procedncia: Unidade administrativa encarregada pelo registro do documento, ou a qual pertence o documento que originou este registro. rgo de Procedncia: Subdiviso do local de origem do documento. Original: Primeiro documento completo e efetivo. Pagina do processo: cada uma das faces de uma folha de papel do processo. Parentesco: Relacionamento entre Processos e/ou Expedientes formando um encadeamento, onde um constitui-se em documento base para a origem do outro. Parentesco ascendente: Processo/Expediente principal que origina outro Processo secundrio. Parentesco descendente: Processo/Expediente secundrio que se origina do outro Processo/Expediente principal. Plano de Classificao: Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.

Pea do processo: o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex. termo de convnio, contrato entre outros. Plano de Classificao de Documentos: Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. Pedido de Vista: Solicitao de acesso ao Processo/Expediente pelo interessado. Preservao de Documentos: Funo arquivstica destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, condicionamento e restaurao de documentos. Preservao Digital: Ao destinada a manter a integridade e a acessibilidade dos objetos digitais ao longo do tempo. Devem alcanar todas as caractersticas essenciais do objeto digital: fsicas, lgicas e conceituais. Procedncia: rgo da Unicamp que autuou Processo ou abriu o Expediente ou que solicitou a autuao ou abertura. Processo: Documento ou conjunto de documentos, protocolado e autuado, envolvendo o registro de atos e fatos de natureza administrativa/jurdica, cuja seqncia de decises e/ou providncias, necessitam ser rigorosamente documentadas de fcil acesso para comprovao futura, sendo o trmite generalizado e fora da Unidade de origem. Processo digital: Unidade arquivstica constituda de documentos digitais de natureza diversa, oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, formando um conjunto conceitualmente indivisvel. Processo/Expediente Apensado: Ver Apensar. Processo/Expediente Principal: Processo/Expediente que, pela natureza de sua matria, poder exigir o apensamento de um ou mais Expedientes/Processos como complemento sua deciso. Processo/Expediente Reconstitudo: Processo/Expediente composto a partir da reconstituio do original extraviado. Processo hbrido: Unidade arquivstica constituda de documentos digitais e no digitais de natureza diversa, oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, formando um conjunto conceitualmente indivisvel. Processo reservado: Aquele que ainda em trmite no deva ser imediatamente do conhecimento pblico, em geral para no comprometer as operaes ou objetivos nele previstos. Processo Secundrio: descende do processo principal e que tem sua tramitao independente do principal Produtor: Ver rgo de Procedncia.

Protocolar: Registrar Expediente ou Processo no Sistema de Protocolo, atribuindose um cdigo de identificao. Setor. Protocolo Central: Setor encarregado do recebimento, registro, distribuio e controle de tramitao de Processos e Expedientes. Registro dos atos pblicos. Ver tambm Expediente. Protocolo Setorial: rea da estrutura das Unidades e rgos, encarregada do recebimento, registro, distribuio e controle de tramitao de Processos e Expedientes e que tem subordinado sob sua orientao outras reas de protocolo e/ou expediente. Protocolo Subsetorial: Subrea da estrutura das Unidades e rgos, encarregada do recebimento, registro, distribuio e controle de tramitao de Processos e Expedientes e que tem subordinado sob sua orientao outras reas de protocolo e/ou expediente. Reativao: Ato de autoridade responsvel que determina a continuidade da ao j dada como encerrada. Permite as juntadas e despachos. Recolhimento: Passagem para a guarda permanente de documentos produzidos e acumulados por rgos, sendo assegurado ao Arquivo Central, conforme Deliberao CONSU A-008/95, promover o acesso, a divulgao e a publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado, no entanto, o emprstimo de originais, exceto em casos previstos em lei. Registro: Nmero e frmula atribudos aos documentos produzidos pelas Unidades e rgos ou recebidos pelas unidades de protocolo. Registro de documentos: (1) Atividade do setor de protocolo que consiste na elaborao de instrumento de controle da entrada de documentos e de sua tramitao. (2) Atividade de um arquivo que consiste na elaborao de instrumento de controle da entrada de documentos por transferncia, recolhimento, reintegrao, compra, arrematao, doao, legado ou depsito. Regularizao: Ato pelo qual um documento (Processo/Expediente) que no atendeu as formalidades legais ou no contenha informaes necessrias tomada de decises, devolvido para regularizao ou complementao. Relao de Eliminao de Documentos: Ver Termo de Eliminao. Relao de Remessa: Instrumento de controle de tramitao de documentos. Relao de Destinao de Documentos (RDD): Instrumento que em decorrncia da avaliao, encaminha os documentos guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou reproduo. Relao de Recolhimento de Documentos: Instrumento que tem por objetivo controlar a passagem de documentos considerados de guarda permanente, do Arquivo Corrente ou Intermedirio para o Arquivo Permanente.

Relao de Transferncia de Documentos: Instrumento que tem por objetivo controlar a passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermedirio. Relacionamento: Ao de informar se um documento est relacionado a outro na forma de parentesco ascendente e descendente, continuao ou restaurao de Processos extraviados. Ver tambm Parentesco. Relgio Datador: Usado para registrar a data e o horrio do documento recebido. Reproduo: Processo de gerao de uma cpia. Requisies: Solicitaes feitas pelas Unidades e rgos de documentos que esto registrados no Sistema. Retirada de Folha, Pea ou Documento: Use Desentranhamento. SAP: Formulrio de Solicitao de Autuao/ Abertura de Processo e Expediente. Srie Documental: Conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo rgo, em decorrncia do exerccio da mesma funo, subfuno e atividade e que resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem mesma temporalidade e destinao. Sistema de Arquivos: Conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns, visando gesto documental bem como a preservao e o acesso ao patrimnio documental pblico. Sistema (Automatizado) de Protocolo: Sistema desenvolvido pelo Centro de Computao (CCUEC) e implantado pela Portaria GR 105/93, que tem por objetivo armazenar e fornecer informaes que identifiquem a existncia e localizao de documentos (Processo/Expediente), de interesse da Unicamp. E tambm do fornecimento de informaes que permitam o acompanhamento das principais ocorrncias associadas movimentao fsica do documento, e encerra-se apenas quando o documento completar seu tempo de arquivamento. Sistema de Gesto de Documentos Arquivsticos: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas cuja interao, permite a eficincia e a eficcia na produo, tramitao, uso, avaliao e destinao (eliminao ou guarda permanente) de documentos arquivsticos correntes e intermedirios da organizao. Sistema eletrnico de gesto arquivstica de documentos: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto de documentos arquivsticos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos digitais e no digitais ao mesmo tempo.

Suporte: Material sobre o qual as informaes so registradas (disco, disco magntico, disco tico, filme, fita magntica, papel, papiro, pergaminho, vdeo disco e outros). Tabela de Temporalidade de Documentos: Instrumento de destinao aprovada por autoridade competente que determina prazo para a transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos. Termo de Abertura de Volume de Processo: Nota utilizada para informar a abertura de um volume de Processo. Termo de Apensamento: Nota utilizada para indicar o que se apensou ao Processo/Expediente principal. Termo de Desapensamento: Nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou mais Expedientes/Processos apensados. Termo de Desentranhamento: Nota utilizada para informar sobre a retirada de um ou mais documentos de um Processo/Expediente. Termo de Eliminao: Instrumento que rene informaes sucintas sobre os documentos que aps terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, foram eliminados. Termo de Emprstimo de Documentos: Instrumento que tem por objetivo registrar as informaes relativas cesso temporria de documentos para fins de consulta, reproduo ou exposio. Termo de Encerramento encerramento do Processo. de Processo: Nota utilizada para registrar o

Termo de Encerramento de Volume de Processo: Nota utilizada para registrar o encerramento de um volume de Processo. Termo de Incorporao: Nota utilizada para informar sobre a incorporao de um Processo a outro. Termo de Juntada: Nota utilizada para registrar a juntada de um ou mais documentos ao Processo/Expediente. Termo de Reabertura de Processo: Nota utilizada para informar a reabertura de um Processo. Termo de Recolhimento de Documentos: Instrumento que tem por objetivo registrar a passagem de documentos considerados de guarda permanente, do Arquivo Corrente ou Intermedirio para o Arquivo Permanente. Termo de Ressalva: Nota utilizada para informar a ausncia de um documento do Processo/Expediente quando do ato da juntada.

Termo de Retirada de Folha, Pea Ou Desentranhamento.

Documento:

Use Termo

de

Termo de Transferncia de Documentos: Instrumento que tem por objetivo registrar a passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermedirio. Tipo de Documento: Configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. Trmite: Sequncia de diligncia e aes prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa at seu julgamento ou soluo. Transferncia: Passagem de documentos produzidos e acumulados por rgos, assegurando a estes o direito de acesso e consulta, inclusive sob a forma de emprstimo. Unidade de Arquivamento: Menor unidade de acondicionamento de documentos dentro de um arquivo. Unidade de Procedncia: Local de origem do documento. Via adicional ou segunda via: Rplica parcial ou total de um Expediente ou Processo extraviado (ou de alguns de seus volumes), a qual montada a partir de uma folha de informao e de cpias dos documentos disponveis, que compunham o Processo/Expediente ou volume extraviado. Vias de um Processo: Exemplar que se obtm do Processo, com caractersticas exatamente iguais, constituindo-se, portanto, em rplica das folhas, um do outro. Volume: Abertura de nova pasta para Processo/Expediente quando a anterior atingir em mdia 300 folhas.

INSTRUES

INSTRUO SIARQ N 01 (Verso) v.3 Estabelece critrios para identificao e controle de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para identificao e controle de processo e expediente: 1.1 Os documentos, ou conjunto de documentos, que envolvam providncias ou solues restritas atuao do rgo que os detm, sero tratados como Expedientes comuns e devero ter seus registros de existncia e localizao limitados aos controles internos especficos do prprio rgo ou do Protocolo da unidade. 1.2 Os documentos, ou conjunto de documentos, que envolvam uma seqncia de decises e/ou providncias restritas unidade, que precisem ser rigorosamente documentadas e facilmente acessveis para eventual comprovao futura, ou mesmo para o compartilhamento de informaes ao nvel da Unicamp, devero ser protocolados no Sistema de Protocolo e Arquivos sob o ttulo de Expediente, adotando-se critrios uniformes de identificao e controle, vlidos para todas as unidades. 1.3 Os documentos, ou conjunto de documentos, cuja sequncia de decises e/ou providncias, alm de precisarem ser rigorosamente documentadas e facilmente acessveis para comprovao futura - envolvem trmite generalizado e fora da unidade de origem, devero ser autuados e protocolados no Sistema de Protocolo e Arquivo na condio de Processo. 1.4 Caber unidade/rgo que detiver o documento inicial para providncias avaliar se o assunto merece ser protocolado como Expediente ou como Processo e solicitar sua incluso no Sistema de Protocolo, ou ainda solicitar sua juntada a Expediente ou Processo j existente. 1.5 Os documentos protocolados como Expediente, podero ter seus assuntos solucionados e serem arquivados na condio de Expediente. Se, no entanto, no curso das decises e providncias precisarem transitar por outras unidades ou rgos da Reitoria, tornar-se-o de ordem geral e precisaro ser autuados, devendo ser convertidos em Processo junto ao Sistema de Protocolo e Arquivo. 1.6 Quando o andamento de um Processo tornar conveniente a formao de separatas com conjuntos distintos de documentos, para trmite temporrio, simultneo e independente, cada um desses conjuntos poder ser controlado no Sistema de Protocolo e Arquivo como Expediente. Cessada a necessidade de trmite independente, esses Expedientes devero ser juntados ao Processo de origem.

1.7 As decises e despachos registrados nos expedientes devero ter em conta todas as decises e despachos referentes ao Processo de que se originam. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 02 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para abertura de Expediente e autuao de Processo da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para abertura de expediente e autuao de processo: 2.1 Ao serem autuados e/ou abertos os Processos e os Expedientes devero ser identificados pelo que segue: a) Cdigo da unidade que efetuou o registro no Sistema de Protocolo. b) Letra indicando o tipo de documento "P" para Processo e "E" para Expediente c) Numerao sequencial d) Ano de protocolo e) Procedncia f) Interessado g) Assunto 2.2 Os dados citados nas alneas "a", "b", c", e "d" do item 1.1 comporo, na mesma sequncia, a codificao usual de um Processo ou Expediente, e sero apresentados em formato padronizado, de acordo com o exemplo abaixo: 15 P 01534/93 2.3 A numerao sequencial mencionada na alnea "c" do item 1.1 vlida para toda a Unicamp, aplicvel tanto para Processos como para Expedientes, e ser reiniciada em cada ano. 2.4 Por Procedncia, mencionada na alnea "e" item 1.1, entender-se- o rgo da Unicamp que autuou Processo ou abriu o Expediente ou que solicitou a autuao ou abertura. 2.5 Para efeito da alnea "f" do item 1.1, ser considerado Interessado do Processo ou Expediente a pessoa fsica, pessoa jurdica, rgo da Unicamp ou outras entidades que se caracterizem como diretamente interessados na conduo do assunto objeto, conforme tipos abaixo: I - Pessoas fsicas sero Interessadas em Processos e Expedientes que envolvam, entre outros assuntos: a) Assuntos de pessoal, tais como vida funcional, contagem de tempo, Afastamento; b) Contratos de prestao de servio;

c) Adiantamentos / prestao de conta; d) Assuntos relativos a causas judiciais, tais como acidentes, mandados de segurana; e) Assuntos da rea acadmica, tais como vida escolar de graduao e psgraduao, registro de diploma, expedio de ttulos universitrios, equiparao de ttulos. II - Pessoas jurdicas sero Interessadas em Processos e Expedientes que envolvam, entre outros assuntos: a) Pagamento de contas mensais, no caso de empresas de utilidade pblica; b) Aes judiciais em que seja requerida ou requerente a Unicamp. III - rgos da Unicamp sero Interessados em Processos e Expedientes que envolvam, entre outros assuntos: Aquisio de materiais ou servios; Incorporao, baixa ou transferncia de bem patrimonial; Convnios. a) Tipo A (aluno) quando o interessado for uma pessoa e o assunto do Processo ou Expediente referir-se sua vida acadmica na Unicamp. b) Tipo P (pessoal) quando o interessado for pessoa fsica e o assunto do Processo ou Expediente referir-se aos registros tpicos de controle de pessoal normatizados pela DGRH. c) Tipo O (rgo) quando o interessado for uma Unidade ou rgo da Unicamp. d) Tipo Z (outros) quando o interessado for uma empresa, um rgo do governo, pessoa sem vnculo empregatcio com a Unicamp ou qualquer outro caso que no se identifique com os tipos anteriores. d.1) Se o Interessado for mais que uma pessoa, dever ser enunciado um deles, seguido da expresso e outros ou quando houver dois ou mais rgos como Interessado o Sistema impedir a utilizao do tipo O. Nesse caso dever ser utilizado tipo Z. 2.6 O Assunto, mencionado na alnea "g" do item 1.1, dever constituir-se em descrio sumria do assunto a ser objeto de decises e providncias, atravs da tramitao do Processo ou Expediente. Na criao de texto sugerido: a) Ler o documento, a fim de extrair o assunto de forma sucinta, clara e objetiva; b) Usar palavras ou expresses particularmente associadas ao Processo ou Expediente que possam ser facilmente lembradas posteriormente (palavraschave);

c) Ao abreviar uma palavra ou usar uma sigla no Sistema de Protocolo, procurar faz-lo sempre da mesma forma, evitando, por exemplo, ora escrever, MANUTENCAO ora escrever MANUT. d) Digitar o assunto, suprimindo as preposies de, para e outras, sempre que o texto permitir. 2.7 O campo Documento Base servir como referncia formal para autuao de um Processo ou abertura de Expediente. 2.8 Para colocar a srie posicione o cursor em srie e digite Ctrl + U, e o Sistema abrir uma janela informando os nmeros de sries documentais existentes. a) Para visualizar todas, utilize as setas para cima/baixo, identifique a srie desejada, deixe o cursor em cima e clique em ESC. b) A srie documental definida pelo SIARQ e atravs dela que se estabelece temporalidade do Processo em arquivo (tempo de guarda para arquivo histrico ou descarte). 2.9 de responsabilidade das unidades/rgos solicitar a autuao ou abertura de Processo ou de Expediente, utilizando obrigatoriamente o formulrio Solicitao de Autuao/Abertura de Processo/Expediente SAP, exceto nos casos de aquisio, e outros, nos quais j se disponha, de forma clara, das informaes necessrias. 2.10 SAP devidamente preenchida e assinada por autoridade competente dever ter o nmero 2, visto que a folha de nmero 1 a prpria capa, a seguir viro os demais documentos que comporo o Processo ou Expediente. a) Se o Interessado do Processo for pessoa fsica, informar o nome, documento de identificao (RG) e a matrcula quando se tratar de servidor da Unicamp ou RA quando se tratar de aluno. b) Para a autuao de Processo de Convnio e Termo Aditivo encaminhar, anexada solicitao, a documentao (minuta) referente ao Convnio, a fim de facilitar na elaborao da descrio do Assunto. c) Solicitar abertura de Expedientes, mediante despacho na ltima folha, se constatada a necessidade de convert-lo em Processo. 2.11 de responsabilidade dos protocolos das unidades/rgos consultar o Sistema de Protocolo e Arquivo e verificar se j existe Processo autuado ou Expediente aberto, para as solicitaes de autuao ou abertura, com o mesmo tipo de Assunto e Interessado. a) Caso o Processo ou Expediente j exista pesquisar no Sistema a sua localizao, requisitando-o para a devida juntada e despachos de encaminhamento.

b) Existindo Processo autuado ou Expediente aberto sobre o mesmo Assunto, mas tratando-se de novo evento, situao sujeita a decises e providncias independentes do Processo ou Expediente j existentes ou para o bom andamento das providncias que se torne conveniente ter um novo Processo ou Expediente com trmite prprio, dever ser providenciada nova autuao de processo ou abertura de expediente. I - Podem enquadrar-se nessa situao, entre outros, os casos de: a) Acompanhamento da execuo de contrato, resultante de Processo ou Expediente que envolva mais de um fornecedor; b) Termos aditivos de convnios ou novos convnios ligados a convnios anteriores; c) Prestaes de contas de adiantamentos e suprimentos; d) Processos referentes a pagamento. II O assunto objeto dos Processos ou Expedientes autuados ou abertos nessas circunstncias dever discriminar o Processo ou Expediente original, do qual resultem. Autuar Processos, como segue: a) Afixar a etiqueta identificadora, emitida no Sistema de Protocolo, na capa do Processo; b) Repetir o nmero do Processo no canto superior esquerdo da capa, para facilitar a identificao quando em trmite ou em arquivo; c) Ordenar, pela data de apresentao, os documentos iniciais recebidos para a autuao e juntar ao Processo; d) Autenticar todas as folhas colocando no canto superior direito do anverso o n. sequencial da folha, o n. do Processo e a rubrica de autenticao e o nmero referente ao volume em andamento; ex.: vol. 1, 1.1, 2.1, etc. e) Formalizar a autuao do Processo, como segue: Providenciada a autuao (rgo/Carimbo e Assinatura) e.1) A assinatura acima deve ser do funcionrio credenciado a efetuar autuao. f) Registrar a juntada das demais folhas se houverem no verso da folha n 2, com o seguinte despacho: Segue juntada das folhas de N... a... (Data) / (rgo/Nome e Rubrica) g) Encaminhar o Processo ao solicitante ou ao rgo por ele indicado.

2.12 A Autuao de Processos classificados como secreto, ou reservado ser processada por servidor com competncia para tal, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, aps a autuao, lacrarem o envelope do Processo, apondo o nmero do Processo, o rgo de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo. So graus de sigilo: 1) Secreto: para documentos que requeiram elevadas medidas de segurana e cujo teor ou caractersticas s possam ser do conhecimento de pessoas que, embora sem ligao ntima com seu contedo e manuseio, sejam autorizadas a deles tomarem conhecimento em razo do desempenho de cargo ou funo; 2) Reservado: para os documentos que no devam ser do conhecimento do pblico em geral, no interesse do servio. 2.13 As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax e de termoimpresso (processo de impresso, p.ex. de cupons fiscais) sero fotocopiados para se constituir em peas de Processo, assim como as mensagens eletrnicas que registrem informaes e decises. 2.14 A prioridade na autuao e movimentao de Processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes. 2.15 Abrir Expedientes, inserindo os dados no Sistema de Protocolo e Arquivo e proceder como segue: a) Abrir pasta para guarda dos documentos, afixando a etiqueta identificadora emitida pelo Sistema; b) Ordenar, pela data de apresentao, os documentos iniciais recebidos para a abertura; c) Numerar sequencialmente todas as folhas, no canto superior direito, mencionando o nmero do Expediente; d) Formalizar a abertura do Expediente: Providenciada a Abertura (rgo/Carimbo e Assinatura) d.1) A assinatura acima deve ser do funcionrio credenciado a efetuar abertura; e, e) Encaminhar o Expediente ao solicitante ou ao rgo por ele indicado. 2.16 Autuar Expedientes, conforme abaixo: a) Acessar o Sistema, na opo autua, da tela Autuao de Expediente, confirmar a autuao desejada;

a.1) Confirmada a autuao, o Processo decorrente manter o mesmo nmero de Expediente, alterando-se apenas a letra indicadora de tipo E para P e, eventualmente, o cdigo da unidade, que passa a ser a da que est efetuando o registro de autuao. b) Providenciar capa para o novo Processo, procedendo da forma j descrita no item 1.12; c) Formalizar a autuao do Processo na ltima folha: Providenciada a Autuao (rgo e Assinatura) c.1) A assinatura acima deve ser do funcionrio credenciado a efetuar autuao; c.2) Encaminhar o Processo ao solicitante ou ao rgo por ele indicado. 2.17 Para os Processos recebidos de outros rgos pblicos, ser providenciada a autuao de Processo da Unicamp, formado por cpia da capa do Processo recebido e dos documentos de interesse. 2.18 Nenhum despacho dever ser exarado nos Processos provenientes de outros rgos que no pertenam Unicamp 2.18.1 Ao novo Processo ser apensado o recebido, mediante lavratura de termo, conforme Instruo Normativa SIARQ N 011/2012. 2.18.2 Solucionado o assunto, ser desapensado o Processo recebido e restitudo ao rgo de origem, lavrando-se o necessrio termo de desapensamento, conforme Instruo Normativa SIARQ N 011/2012. 2.19 Os Processos e Expedientes s podero ser autuados ou abertos por unidades/rgos previamente credenciados pelo Protocolo Central do SIARQ. 2.20 O credenciamento para abertura exclusivamente de Expedientes poder ser concedido a rgos da unidade que apresentem volumes que o justifique e que contem com estrutura suficiente para assumir essa responsabilidade. 2.21 O credenciamento para autuao de Processos, por envolver maiores cuidados quanto s providncias relativas a autuao, poder ser concedido apenas ao rgo que responde pelo Protocolo da unidade. 2.21.1 Excepcionalmente, o Protocolo da unidade poder solicitar ao Protocolo Central a extenso do credenciamento para autuao de Processos a algum outro rgo especfico, cuja atividade gere uma proporo significativa de Processos autuados.

2.22 Os rgos credenciados a efetuar autuao de Processos automaticamente credenciados a efetuar abertura de Expedientes.

estaro

2.23 Cabe ao Protocolo Central - no desempenho de sua funo de coordenao do Sistema de Protocolo e Arquivo - a responsabilidade por avaliar os pedidos de credenciamento, providenciar a sua efetivao, acompanhar os registros efetuados e providenciar os treinamentos e as reciclagens, sempre que necessrios. 2.24 O Protocolo da unidade, uma vez credenciado, poder efetuar autuaes de processos ou aberturas de Expedientes que tenham como Procedncia rgos da prpria unidade. Pargrafo nico - Os demais rgos credenciados na unidade s podero efetuar a autuao de Processos ou abertura de Expedientes de sua prpria Procedncia, ou de rgos que lhes sejam subordinados hierarquicamente. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 03 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para abertura de Volume de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para abertura de volume de processo e expediente:

3.1 Volumes constituem-se em novas pastas abertas, em continuidade a um determinado Processo ou Expediente - quando a pasta anterior tiver atingido em mdia 300 (trezentas) folhas, ou menos, se a gramatura ou o formato dos documentos estiverem dificultando o manuseio fsico. 3.2 Cada um dos volumes criados adicionalmente ser capeado, devendo a capa conter os mesmos dados de identificao da capa do Volume inicial, diferenciando-se apenas pela identificao do nmero do Volume a que se refere. 3.3 Por constiturem continuidade de folhas de nico Processo, os Volumes adicionais devero ter sempre a descrio do assunto exatamente igual do Volume 1 (um). 3.4 Se, por qualquer motivo for efetuada regularizao na descrio do assunto, ela dever ser objeto de termo na ltima folha do ltimo Volume, e dever ser feita alterao de forma idntica nas capas de todos os Volumes. 3.5 O novo Volume ter sua numerao de folhas iniciando-se de 1 (um), que corresponde a capa, e o primeiro documento juntado constituir-se-, portanto, em folha n 2. 3.6 A abertura de novo Volume deve necessariamente ser efetuada pelo Protocolo da unidade de Procedncia do Processo ou Expediente. 3.7 Ao ser aberto um novo Volume, dever ser lavrado termo no Volume que se encerra, indicando o encerramento e o nmero do Volume aberto. Adicionalmente, uma observao ser efetuada em capa, indicando a abertura do Volume seguinte. 3.8 A partir da lavratura do Termo de Encerramento do Volume, nenhum outro documento ou folha poder ser-lhe juntado, bem como nenhum outro despacho poder ser nele registrado, nem mesmo os referentes s sadas de arquivo para consulta.

3.9 Todas as juntadas de documentos ou folhas, ou qualquer despacho sero obrigatoriamente lavrados na ltima folha do ltimo Volume, ainda que se refira a atos e fatos registrados nos Volumes anteriores, cujo nmero e folha devero ento ser citados. 3.10 O trmite do Processo para decises e providncias dar-se- sempre com o conjunto de todos os seus volumes e, nos despachos efetuados, ser sempre assumido que o seu emitente est com pleno conhecimento do contedo dos volumes anteriores. a) Para evitar que um grande nmero de volumes sejam abertos e tendo em vista o disposto acima, recomenda-se que os processos sejam abertos e acompanhados por exerccio, ou seja, a cada ano. 3.11 O encerramento de Volume e abertura de outro devero ser efetuados com o encerramento simultneo do Volume anterior mediante despacho que expresse o fato e indique o nmero do novo Volume. 3.12 Sempre que ocorrer a necessidade de abertura de novo Volume o rgo de Protocolo dever: a) Assegurar-se de que todos os volumes do Processo ou Expediente estejam em mos; b) Verificar quanto formalizao de juntada, (nmero do Processo, folhas, rubrica) e providenciar correes caso existam erros; c) Lavrar o termo de encerramento no volume anterior, como segue: TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME Providenciada a abertura de novo Volume de n... (n do Volume novo), ficando encerrado o presente Volume. No juntar nenhum documento/folha de informao e nem efetuar qualquer despacho adicional neste Volume, conforme Portaria GR 105/93. (Data, rgo, nome do responsvel pelo termo, cargo e assinatura/carimbo ) d) Registrar a abertura do novo Volume no Sistema de Protocolo e Arquivo atravs da tela Abertura de volume e imprimir a etiqueta da capa; e) Juntar folha de informao, no novo Volume aberto, lavrando o termo de abertura, conforme abaixo: TERMO DE ABERTURA DE VOLUME Providenciada a abertura deste Volume, conforme solicitao em fls...(n da folha do volume anterior, que contm a solicitao de abertura de volume), do Volume... (n do Volume anterior), deste Processo. (Data, rgo, nome do responsvel pelo termo, cargo e assinatura/ carimbo)

f)

Nas juntadas de folhas posteriores, devero ser colocadas as indicaes referentes ao volume e via, conforme etiqueta.

3.13 Quando da abertura de novo Volume de Processos que, excepcionalmente, ultrapassaram o limite estipulado de 300 (trezentas) folhas, as excedentes devero ser desentranhadas, substituindo-se por cpia a ltima folha do Processo ou Expediente, para o devido despacho de desentranhamento, conforme Instruo Normativa SIARQ 010/2012. Nesse caso, o despacho deve conter a seguinte informao: TERMO DE DESENTRANHAMENTO Providenciado o Desentranhamento das folhas... (n das folhas retiradas do Volume anterior), para a abertura de novo Volume, de n... (n do novo Volume)..., ficando o presente encerrado. No juntar nenhum documento/folha de informao e nem efetuar qualquer despacho adicional neste Volume, conforme Portaria GR 105/93. (Data, rgo, nome do responsvel pelo termo, cargo e assinatura/carimbo). a) Gerar capa para o novo Volume, juntar as folhas desentranhadas do Volume anterior e uma folha de informao, para o devido despacho de identificao e encaminhamento, como segue: Os presentes documentos, constitudos pelas folhas... (mencionar o n das folhas)..., antigas fls... (mencionar o n das folhas anteriores), foram desentranhados do volume... (n do volume) do Processo (n do Processo ou Expediente de onde foram desentranhadas), atendendo solicitao constante em folha... (n da folha onde consta solicitao), para a abertura deste Volume. (Data, rgo, nome do responsvel pela informao, cargo assinatura/carimbo) 3.14 Quando for inconveniente dividir em Volumes, diferentes folhas contnuas de um mesmo documento, ou de um conjunto de documentos, podero ser tomadas as seguintes medidas: a) Manter todo o conjunto no Volume que est encerrando, ainda que se ultrapassem as 300 (trezentas) folhas, desde que no dificulte seu manuseio, nem inviabilize seu arquivamento; b) Manter todo o conjunto no novo Volume, ainda que o Volume que se est encerrando fique com menos que trezentas folhas. 3.15 Para facilidade de manuseio e controle, os Processos que puderem ter seus assuntos divididos por perodos, ao atingirem o limite de folhas, devero, sempre que possvel, ao invs da abertura de Volume, ter autuao de outro Processo em continuao ao anterior, identificando-se no assunto, o perodo correspondente.

3.16 A insero de qualquer correo/alterao nos dados de identificao (Procedncia, Interessado, Assunto) implicar, obrigatoriamente, na troca das etiquetas de todos os Volumes, para que os dados permaneam iguais. 3.17 A partir do despacho de encerramento do Volume anterior, nenhuma outra juntada ou despacho poder ser nele efetuado, nem mesmo os referentes s sadas de arquivo para consulta. Todas as novas juntadas e despachos devero ser feitas no Volume novo, ainda que seja preciso fazer referncia a Volumes anteriores. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 04. (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para trmite de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para trmite de processo e expediente: 4.1 Trmite o encaminhamento de E/P Expediente ou Processo de um rgo para outro, mediante despacho efetuado na ltima folha do ltimo volume, onde fique explicito o rgo a que se destina e a providncia dele esperada. Pode ser efetuado por qualquer funcionrio ou rgo envolvido em decises sobre o assunto do Expediente ou processo. 4.2 Quando necessrio ao andamento do assunto objeto, os Processos ou Expedientes sero solicitados diretamente aos rgos nos quais estejam localizados. 4.3 A localizao atual ser efetuada pelo prprio rgo interessado, mediante consulta ao Sistema de Protocolo e Arquivo. Na ausncia de condies de acesso ao Sistema de Protocolo e Arquivo, a localizao ser efetuada atravs do Protocolo da unidade ou ainda atravs do Protocolo Central do SIARQ. 4.4 Quando a requisio for efetuada por pessoa ou rgos externos Unicamp, o atendimento dar-se- atravs do Protocolo Central do SIARQ, ouvido a unidade de Procedncia, ou o rgo da Reitoria responsvel pela matria do assunto do Processo ou Expediente requisitado. Para os Processos de pessoal o atendimento dar-se- atravs da Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH). 4.5 O atendimento de requisies obedecer as Portarias GR 46/96, alterada pela Resoluo GR 77 de 14-11-02 e Portaria PRDU 01/2001 que regulam a requisio, vista e expedio de Processos. 4.6 de responsabilidade das unidades/rgos formalizar o Processo ou Expediente mediante despacho, data e assinatura do rgo remetente na ltima folha, onde fique explcito o rgo a que se destina e a providncia solicitada. 4.7 Os prprios rgos remetentes e de destino ou o Protocolo da unidade devero atualizar o Sistema de Protocolo e Arquivo, registrando nele os dados do envio e do recebimento, respectivamente.

4.8 Os rgos detentores de Processos ou Expedientes para providncias devero envidar esforos no sentido de minimizar o seu tempo de reteno. 4.9 O Protocolo Central do SIARQ, utilizando-se do Sistema de Protocolo e Arquivo, identificar os casos de reteno prolongada de Processos e Expedientes no encerrados e comunicar ao rgo envolvido, solicitando esclarecimentos e/ou providncias, quando necessrio. 4.10 de responsabilidade dos protocolos das unidades/rgos registrar no Sistema, de imediato, os recebimentos de Processo ou Expediente. Quando no houver registro de recebimento, o Sistema fornecer informaes de localizao atravs do encaminhamento. 4.11 Registrar os encaminhamentos do Processo ou Expediente indicando o rgo de destino e a providncia solicitada. 4.12 Emitir em impressora local, atravs do Sistema, o Documento de Remessa, em 2 vias. 4.13 Emitir manualmente, devido a problemas com impressoras, o Documento de Remessa, fazendo constar do mesmo a observao de que o trmite foi registrado no Sistema. 4.14 Requisitar Processo ou Expediente, obedecidas s restries contidas na Portaria GR 46/96, alterada pela Resoluo GR 77 14-11-02, procedendo como segue: a) Verificar se o rgo de localizao atende requisio via sistema; b) Registrar o nmero do Processo ou Expediente desejado na tela de requisies; c) Indicar o cdigo do rgo requisitante, o motivo da requisio e o nome do requisitante; d) Confirmar a requisio do documento. d1) As requisies so baixadas automaticamente pelo Sistema sempre que o Processo for encaminhado para o rgo requisitante. 4.15 Verificar, diariamente, a existncia de requisies pendentes e efetuar o atendimento com a maior brevidade possvel ou justificar, junto ao requisitante, quando da impossibilidade de atendimento, obedecidas as restries contidas na Portaria GR 46/96, alterada pela Resoluo GR 77 de 14-11-02. 4.16 de responsabilidade da Seo de Expedio/ASC da DGA devolver, de imediato, aos respectivos remetentes, os Documentos de Remessa emitidos pelo Sistema de Protocolo e Arquivo.

4.17 Se o rgo de destino for a FUNCAMP, no campo Para dever ser mencionado o cdigo do SIARQ/REDARQ (0102110100) e no campo PROVIDENCIA SOLICITADA, Encaminhado ou Encaminha -se para a FUNCAMP, seguido da providncia desejada. (Portaria GR 017/12, artigo 1, item I, 1.6). 4.18 Se o rgo de destino for o Hospital de Sumar, no campo Para dever ser mencionado o cdigo do SIARQ/PRODUC (0102110401) e no campo PROVIDENCIA SOLICITADA, Encaminhado ao Hospital de Sumar. 4.19 Os Servios de Protocolo podero obter, atravs do sistema, relatrios de Processos parados para controle de andamento. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 05. (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para regularizao de identificao de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para regularizao de identificao de processo e expediente: 5.1 A regularizao de identificao envolve alterao de dados na capa de um Processo ou Expediente. 5.2 A solicitao de regularizao deve ser formalmente registrada no Processo ou Expediente, atravs de despacho, por parte de rgo competente da Unicamp, assegurando que foram atendidos todos os requisitos legais necessrios. 5.3 A regularizao dever ser efetuada por rgos credenciados junto ao Sistema de Protocolo, e apenas no Processo ou Expediente de sua procedncia. 5.4 O Cdigo de rgo de autuao do Processo ou Expediente (cdigo da unidade/rgo e o seu nome) , em princpio, inaltervel. realizado em carter excepcional, cabendo ao Protocolo Central tal alterao. Compreendese essa alterao em situaes muito especficas tais como: a) Por ocasio da autuao/abertura de Processos/Expedientes, o Protocolo responsvel tenha feito constar um rgo indevido. b) Em caso de transferncia de responsabilidade, quando se altera o cdigo de rgo de autuao de determinado processo para o cdigo de rgo ao qual ele foi transferido. O Protocolo Setorial da unidade/rgo dever enviar um email para: protcent@unicamp.br, solicitando ao Protocolo Central/SIARQ, a alterao com as seguintes informaes: n do processo, interessado, assunto, novo cdigo de rgo de autuao e motivo da alterao. Aps a resposta do Protocolo Central/SIARQ, o Protocolo Setorial da unidade dever imprimir uma cpia do e-mail e juntar ao referido processo. c) Para juntada de Processo ou Expediente de cdigo de rgos distintos, o Protocolo Setorial da unidade/rgo dever enviar um e-mail para: protcent@unicamp.br para alterao do cdigo rgo de autuao do processo que foi aberto indevidamente em duplicidade. 5.5 Cabe a unidade que autuou o processo em duplicidade e efetuou trmite no Sistema de Protocolo; requisitar o processo e proceder regularizao fazendo a devida juntada e os despachos necessrios, conforme a Instruo Normativa SIARQ 001/12 e a Instruo Normativa SIARQ 009/12.

5.6 A regularizao do Interessado permitida quando, no decorrer do trmite do Processo, ocorrer situaes que torne necessria atualizao, tais como: a) Alterao de nome, em funo de casamento, divrcio, etc., quando se tratar de pessoa fsica; a1) Quando da alterao de nome do interessado, em Processos tipo Pessoal, devero ser regularizadas as capas de todos os Processos existentes para o interessado. b) Alterao da razo social, quando pessoa jurdica; c) Alterao de nome de rgo interessado, quando ocorrer reestruturao interna; d) Ocorrncia de erro quando da autuao do Processo ou abertura do Expediente, que possa ser comprovado pelos documentos da juntada inicial - neste caso dispensvel a formalizao do pedido; e) Juntada de um Processo ou Expediente a outro, ou desdobramento de um Processo ou Expediente em dois ou mais, em que se altere a amplitude ou o escopo de seu assunto de capa e, em decorrncia, tambm o Interessado. 5.7 A regularizao do assunto de capa permitida na ocorrncia de situaes formalmente registradas, em que a descrio existente no mais corresponda ao objetivo do Processo ou Expediente, tais como: a) Juntada de um Processo ou Expediente a outro, alterando o escopo ou objetivo do Processo ou Expediente que recebeu a juntada; b) Desdobramento de um Processo ou Expediente em dois ou mais, alterando o escopo ou objetivo do Processo ou Expediente desdobrado; c) Existncia de descrio mal elaborada na ocasio da autuao do Processo ou abertura do Expediente, dificultando o imediato entendimento do contedo, ou dificultando a busca no Sistema de Protocolo. 5.8 Os rgos de Protocolo credenciados no Sistema de Protocolo devero proceder como segue: a) Assegurar-se de que a Regularizao de Identificao na capa de um Processo ou Expediente foi formalmente solicitada por rgo da Unicamp com competncia de anlise e deciso sobre o tipo de alterao envolvida; b) Conferir ou juntar no Processo ou Expediente comprobatrios referentes Regularizao instruda; os documentos

c) Efetuar despacho na ltima folha do Processo ou Expediente, expondo a regularizao ocorrida, como segue:

Alterado o nome do Interessado, na capa do presente, de... (nome anterior) para... (nome atual), conforme... (mencionar o despacho de solicitao, documentos comprobatrios e a publicao do D.O.E. se houver). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo) do responsvel pela informao, cargo,

Alterado o Assunto, na capa do presente, de:... (descrio anterior) para:... (nova descrio, tendo em vista... (expor os motivos da alterao)). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo) do responsvel pela informao, cargo

Providenciada a correo do nome do rgo de Procedncia de:...(nome anterior) para:...(novo nome) por ter sido registrado incorretamente por ocasio da autuao do presente. (Data, rgo, nome assinatura/carimbo) do responsvel pela informao, cargo

d) Acessar o Sistema de Protocolo e registrar as alteraes ocorridas; e) Gerar nova etiqueta de identificao e afix-la na capa do Processo ou Expediente. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 06. (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para registro de informaes, manifestaes e decises em Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para registro de informaes, manifestaes e decises em processo e expediente: 6.1 As informaes e os despachos devem ser redigidos em aplicativo de editor de texto, caneta azul ou preta, em folha de informao, com linguagem clara e precisa, fundamentados e conclusivos, em especial com relao descrio dos fatos e seu objetivo. Devem conter assinatura com identificao da autoridade responsvel, seguida da designao do cargo ou funo. 6.2 Toda deciso, providncia ou informao referente a um Processo ou Expediente dever ser objeto de registro atravs de despachos ou lavratura de termos respectivos, fazendo-se constar a data, a assinatura e a identificao de quem assinou. 6.2.1 Os registros devero ser efetuados em sequncia e sempre na ltima folha juntada ao Processo ou Expediente. 6.3 Os despachos em Processos ou Expedientes devero ser feitos nos espaos em branco da ltima folha, inclusive de seu verso, ainda que se trate de ofcios, memorandos ou documentos correlatos. 6.3.1 Fica proibido o despacho ou informao quando se tratar de original de certides de qualquer origem, escrituras, documentos pblicos ou outro tipo de documento em relao ao qual se torne prefervel preservar as caractersticas iniciais. 6.4 Uma folha em branco dever ser juntada para novos despachos quando a ltima folha, incluindo o seu verso, estiver esgotando-se, ser juntada folha em branco destinada a novos despachos. 6.4.1 A folha em branco juntada dever ser numerada, consignando-se o nmero do Expediente ou Processo a que se refere, seguido da rubrica, neste ltimo caso. 6.4.2 A juntada da nova folha dever ser objeto de despacho na folha anterior, mencionando-se o seu nmero e data de juntada.

6.5 As pginas e espaos que no contenham informaes, quando no forem aproveitadas, devero ser inutilizados atravs de carimbo EM BRANCO, ou por meio de trao em diagonal. 6.6 As capas dos Processos no podero ser carimbadas ou receber notas ou escritos no previstos nestas normas. 6.7 Os Processos ou Expedientes com capas danificadas devero ser encaminhados ao Protocolo da Unidade de Procedncia a qual pertence o Processo ou Expediente para realizar a troca de capa. Se houver alguma dificuldade por conta da liberao do Sistema, ocasionada pela no execuo da transferncia de responsabilidade (alterao do cdigo de rgo de autuao/abertura do Processo/Expediente), o Protocolo da Unidade de Procedncia dever enviar e-mail para protcent@unicamp.br, solicitando a alterao do cdigo de rgo de autuao para que o Sistema de Protocolo possa liberar o usurio e autoriz-lo a fazer a troca de capa ou outras regularizaes pertinentes, conforme Instruo Normativa SIARQ n 005/2012.

6.8 Os Processos ou Expedientes com indcios de mutilao ou adulterao no podero tramitar, devendo ser remetidos ao Protocolo Central para anlise do ocorrido. 6.8.1 O Protocolo Central identificar a Diretoria na qual se originaram os fatos e a ela encaminhar o Processo ou Expediente para apurao de responsabilidades. 6.9 A alterao de dados contidos na capa de um Processo ou na identificao de um Expediente, assim como a regularizao de falhas de autuao, s poder ser efetuada pelo Protocolo da Unidade, ou pelo Protocolo Central.

Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 07. (Verso) v.3

Estabelece procedimentos para documentos em Processos da Estadual de Campinas (Unicamp).

juntada de Universidade

Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para juntada de documentos em Processos:

7.1 A juntada de documentos constitui-se no ato de incluir formalmente em um Processo, originais/cpias de documentos, ou folhas contendo instrues, registro de decises e informaes, relevantes para o assunto de que trata o Processo. 7.2 A juntada de documentos, aps a abertura do Expediente ou autuao do Processo, obedecer ordem de data de sua apresentao, e dever ser efetuada pelos prprios rgos envolvidos nas decises e providncias atinentes ao assunto do Processo. 7.3 Tratando-se de documentos de pessoal, a prpria unidade onde estiver lotado o funcionrio ou servidor encarregar-se- de efetuar as juntadas devidas, adotando critrios estabelecidos pela Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH). 7.4 Cada pessoa, ao efetuar Juntada de novos documentos, deve avaliar sua real relevncia para o assunto do Processo, de forma a evitar a incluso de informaes desnecessrias e documentos repetitivos, ou, em outro extremo, esquecer-se de incluir documentos ou informaes importantes. 7.5 A Juntada deve atender alguns procedimentos mnimos de segurana de forma que se possa prevenir e detectar a retirada indevida de documentos, ou a alterao de sua sequncia. 7.6 A Juntada de documentos em um Processo dever ser efetuada em ordem cronolgica de apresentao dos documentos, ou seja, na seqncia em que os documentos, informaes e decises se apresentarem como relevantes para o assunto em questo. 7.7 Ordenar as folhas que se deseja juntar, considerando sempre a tica de quem efetuar as consultas e a seqncia lgica mais adequada para o entendimento das informaes contidas.

7.8 A numerao deve ser por folha, e no por pgina, ou seja, embora ambas as pginas da folha, frente (ou anverso) e verso, devam ser utilizadas para registros e despachos, ter-se- apenas um nmero, o da folha. 7.9 As folhas so juntadas em ordem crescente sempre no fim do ltimo volume. 7.10 A primeira folha a ser juntada no Processo ser sempre a de nmero 2 (dois), pois a capa deve ser tratada como folha de nmero 1 (um). 7.11 O nmero da folha e o nmero completo do Processo seguido da identificao do nmero do volume correspondente (ex: 1.1; 1.2 etc.), devem ser escritos sempre no canto superior direito da pgina de frente. 7.12 Cada folha juntada deve ser autenticada, manualmente, com o nome ou rubrica do responsvel pela efetivao da juntada, no mesmo canto superior direito, logo abaixo do nmero do Processo. Exemplo: FLS. N 02 Proc. 01 - P 3067/1988 1.1 RUBRICA Lcia 7.13 Os documentos de tamanho mdio no precisam ser colados em outra folha para juntada no Processo, desde que contenham espao suficiente para perfurao e juntada no conjunto, (sem prejuzo da leitura do contedo do documento), bem como espao para a devida juntada de folhas, atravs do carimbo identificador. 7.14 Os documentos de tamanho pequeno, proceder da maneira abaixo, exceto para os documentos relativos aos adiantamentos, os quais j esto relacionados, em ordem cronolgica, na prestao de contas: a) Colar os documentos em folha de papel jornal, ou outras, com espao suficiente para permitir a identificao da juntada efetuada. b) Identificar os tipos e a quantidade de documentos colados. Exemplo: 3 depsitos do BANESPA de fevereiro a abril/2001 8 comprovantes de entrega de SEED nmeros de... A... c) Identificar, atravs de assinatura e carimbo, o responsvel pela colagem efetuada. 7.15 Havendo colagem de documentos no verso da folha juntada, os mesmos devero ser identificados.

7.16 A colagem de documentos no verso de fls. somente dever ser efetuada quando constituir documentos em ordem cronolgica e sequencial, e juntados pelo mesmo responsvel; e, 7.17 No permitida a colagem de documentos no verso de folhas anteriormente juntadas, apenas para aproveitamento de espaos vazios. 7.18 No verso da folha anteriormente juntada, indicar que estaro sendo juntadas novas folhas. Essa indicao deve ser feita atravs do seguinte despacho: Segue juntada das folhas de n... a... (Data, rgo, nome/rubrica) 7.19 O documento em Telefax ou Fac Smile, assim como aquele que resulta de termoimpresso (processo de impresso, p.ex. de cupons fiscais), em face de curta durao de seu contedo, dever ser reproduzido e sua cpia juntada em Processo. 7.20 Qualquer rgo que, ao consultar um Processo, perceber irregularidades na Juntada de suas folhas dever: a) Verificar no despacho da Juntada irregular que rgo a efetuou. b) Remeter o Processo ao rgo em questo, apontando o erro verificado e solicitando que o regularize. 7.21 Por razes de segurana, apenas o rgo que efetuou uma Juntada irregular ter autoridade para corrigi-la, e, em carter excepcional, o Protocolo da Unidade de Procedncia e o Protocolo Central/SIARQ. 7.22 So exemplos de Juntada irregular: a) Salto, troca, falta, ou repetio de nmero. b) Indicao de cdigo, Volume e Via, indevidos. c) Nmero ilegvel, ou letra ilegvel no preenchimento. d) Ausncia de rubrica. e) Ausncia de despacho de juntada. f) Falta da ltima folha mencionada no Termo de Juntada. g) Rasuras no nmero de folhas, nmero do Processo ou ano do mesmo, que dificultam a identificao da informao. 7.23 Para corrigir erros do tipo salto ou repetio de nmero, indicao de cdigo indevido do Processo, ou nmero ilegvel, o rgo responsvel dever avaliar o erro ocorrido examinando se no houve violao da segurana. a) Constatada a violao da segurana o Processo dever ser remetido ao Protocolo Central/SIARQ, com despacho expondo o motivo e as circunstncias

verificadas, para que se efetuem anlises e encaminhamento para apurao dos fatos, instaurando, se necessrio, sindicncia administrativa. b) Constatado erro sem violao de segurana, o rgo envolvido (aquele onde os enganos foram cometidos) dever cancelar com um X a autenticao de todas as folhas que estiverem irregulares. b.1) No dever ser utilizado corretivo lquido, por questes de segurana. b.2) No podero ser efetuadas correes, apagando-se erros e/ou alterando-se por cima da ocorrncia. b.3) No dobrar o canto superior direito da folha para fazer a juntada na dobra. c) Numerar novamente as folhas na forma devida. d) Efetuar o despacho, na folha anterior a (s) folha(s) corrigida(s), conforme abaixo: Regularizada a Juntada das folhas de n... (n das folhas que foram objeto de correo) (Data, rgo, nome do responsvel pela informao, cargo assinatura/carimbo). d.1) Caso a correo de folhas deva ocorrer a partir de fls. 02, o despacho acima dever ser colocado no verso de fls. 02. e) Repetir o mesmo despacho acima, na ltima folha do Processo. 7.24 Para corrigir ausncia de rubrica em alguma folha juntada, o rgo responsvel dever: a) Examinar o erro ocorrido verificando se a juntada autntica. b) Completar a autenticao da folha que est com a rubrica faltando. c) Efetuar o seguinte despacho na ltima folha do Processo: Regularizada a juntada das folhas de n. (n das folhas rubricadas), incluindo a rubrica faltante. (Data, rgo, nome do responsvel pela informao, cargo assinatura/carimbo). 7.25 Para corrigir ausncia de despacho de juntada o rgo responsvel dever: a) Examinar o erro ocorrido verificando se as juntadas das folhas em questo so de sua responsabilidade. b) Efetuar o (s) despacho (s) faltante (s).

c) Efetuar despacho adicional na ltima folha do Processo, mencionando a regularizao, como segue: Regularizada a juntada das folhas... (n das folhas juntadas sem despacho). (Data, rgo, nome do responsvel pela informao, cargo assinatura/carimbo). 7.26 Caso a irregularidade refira-se ausncia da ltima folha juntada, o rgo responsvel dever verificar se o erro no despacho de Juntada (onde se mencionou um intervalo de folhas indevido), esquecimento de incluso da folha, ou retirada indevida, violando a segurana, proceder como segue: a) Tratando-se de retirada indevida, remeter o Processo ao Protocolo Central/SIARQ para as providncias administrativas. b) Tratando-se de esquecimento de incluso da ltima folha, localiz-la e proceder a sua incluso no Processo, cuidando em identificar (nmero do Processo, Volume e Via) e autenticar. c) Caso tenha ocorrido erro no Termo de Juntada (intervalo indevido dos nmeros) efetuar outro despacho, prximo ao anterior, como segue: No Termo de juntada do dia... (data do despacho de juntada anterior), onde se l folhas de n... a..., leia-se folhas de n... (intervalo correto da numerao). (Data, rgo, nome do responsvel pela informao, cargo assinatura/carimbo). d) Efetuar sempre o despacho adicional na ltima folha do Processo, mencionando novamente a regularizao da juntada, como segue: Regularizada a juntada desta ltima folha, providenciando a sua incluso. (Data, rgo, nome do responsvel pela informao, cargo assinatura/carimbo). Ou: Regularizado o Termo de juntada que consta na folha... (Data, rgo, nome do responsvel pela informao, cargo assinatura/carimbo). 7.27 Ainda que as juntadas posteriores tenham ocorrido em vrios outros rgos, cabe ao rgo que efetuou o primeiro erro de juntada no Processo, regularizar todo o seu volume at o final, caso a numerao posterior fique incorreta em funo das correes efetuadas. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 08. (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para juntada documentos em expedientes protocolados Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). de da

Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para juntada de documentos em expedientes protocolados:

8.1 Toda deciso, providncia ou informao referente a um Expediente protocolado dever ser objeto de registro atravs de despachos efetuados pelos prprios rgos envolvidos nas decises e providncias atinentes ao assunto fazendo constar a data, a assinatura e a identificao do responsvel. 8.2 A juntada deve ocorrer atendendo-se a alguns procedimentos mnimos de segurana de forma que se possa prevenir e detectar a retirada indevida de documentos, ou a alterao de sua sequncia. 8.3 A juntada de documentos em um Expediente protocolado dever ser efetuada em ordem cronolgica de apresentao dos documentos, ou seja, na seqncia em que os documentos, informaes e decises se apresentarem como relevantes para o assunto em questo. 8.4 Ordenar as folhas que se deseja juntar, considerando sempre a tica de quem efetuar as consultas e a seqncia lgica mais adequada para o entendimento das informaes contidas. 8.5 As folhas sero numeradas no anverso, em seu canto superior direito, mencionando-se o nmero do Expediente. 8.6 Existindo a capa, a primeira folha a ser juntada no Expediente protocolado ser sempre a de nmero 2 (dois), pois a capa deve ser tratada como folha de nmero 1 (um). 8.7 Documento em Telefax ou Fac Smile, assim como aquele que result a de termoimpresso (processo de impresso, p. ex. de cupons fiscais), face a curta durao de seu contedo, dever ser reproduzido e sua cpia juntada ao Expediente. 8.8 Constatados erros sem violao de segurana, o rgo envolvido (aquele onde os enganos foram cometidos) dever cancelar com um X a numerao de todas as folhas que estiverem irregulares e enumerar novamente, registrando o fato.

8.9 Constatada a violao da segurana, Expediente dever ser remetido ao Protocolo Central/SIARQ, com despacho expondo o motivo e as circunstncias verificadas, para que se efetuem anlises e encaminhamento para apurao dos fatos, instaurando, se necessrio, sindicncia administrativa. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 09. (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para juntada de um processo ou expediente a outro processo ou expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para juntada de um processo ou expediente a outro processo ou expediente:

9.1 A juntada de Processo ou de Expediente a incorporao definitiva de um a outro, extinguindo-se aquele que for incorporado, com o intuito de agilizar e racionalizar a tomada de deciso e providncias em relao aos assuntos respectivos em andamento, permanecendo em trmite apenas aquele que recebeu a juntada. 9.2 A juntada de um Processo ou Expediente a outro Processo ou Expediente deve necessariamente ser efetuada pelo Protocolo da unidade de Procedncia do Processo ou Expediente. 9.3 Verificar se o rgo que solicitou a juntada efetuou despacho na ltima folha do ltimo volume de um dos Processos ou Expedientes envolvidos, mencionando quais devero ser juntados e se justificou a razo da solicitao. 9.4 Analisar o Assunto e Interessado envolvido em cada Processo ou Expediente, em confronto com o motivo apresentado pelo solicitante da Juntada, avaliando sua viabilidade. a) A juntada de dois ou mais Processo ou Expediente recomendada quando tratarem de assuntos iguais ou correlatos que, definitivamente, meream ser conduzidos em conjunto, transformando-se num nico Processo ou Expediente. b) Em caso de discordncia quanto convenincia da juntada, contatar o solicitante e/ou rgo de Procedncia do Processo ou Expediente envolvido, expondo as inconvenincias detectadas e seus esclarecimentos finais. 9.5 Conferir a numerao do Processo ou Expediente a serem juntados. a) Constatada a ausncia de alguma folha, verificar nos despachos qual foi o rgo que efetuou a juntada correspondente, e encaminhar-lhe o Processo ou Expediente para regularizao.

9.6 Verificar se o Processo ou Expediente a ser juntado contm documentos em duplicidade, sem despachos adicionais esclarecedores. a) Constatada a irregularidade, providenciar o Desentranhamento. 9.7 Proceder juntada das folhas, inclusive a capa, numerando as folhas do Processo ou Expediente juntado em sequncia numerao de folhas do Processo ou Expediente que sofreu a juntada. 9.8 Lavrar o termo de juntada por anexao e inserir antes da capa que precede o Processo ou Expediente juntado como segue: TERMO DE JUNTADA Providenciada a juntada do... (n do processo ou expediente juntado), folhas de n. a..., ao presente. (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

9.9 Repetir o despacho na ltima folha juntada, como segue: TERMO DE JUNTADA Providenciada a juntada do... (n do Processo ou Expediente juntado), folhas de n... a... (atuais), em atendimento ao solicitado na folha... (se no houve solicitao, descrever o motivo). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

9.10 Verificar se o Assunto e/ou Interessado descrito na capa necessita de alguma alterao ou complemento, de forma a refletir o novo contedo ou propsito do Processo ou Expediente que recebeu a juntada, se confirmada, acrescentar os seguintes despachos: TERMO DE ALTERAO Alterada a descrio do Assunto de ... (descrio anterior) para ... (nova descrio). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

TERMO DE ALTERAO Alterada a descrio do Interessado de ... (descrio anterior) para ... (nova descrio). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

9.11 Regularizar, no Sistema de Protocolo, a nova descrio do Assunto e/ou Interessado e providenciar a emisso de nova etiqueta de identificao para colar na capa do Processo. 9.12 Registrar a Juntada, no Sistema de Protocolo, no mesmo dia, caso contrrio a sua data ficar divergente do constante nos autos do Processo ou Expediente. 9.13 Um Processo poder receber a Juntada de um Expediente ou de outro Processo, contudo, um Expediente s poder receber a Juntada de outro Expediente. 9.14 Os Expedientes devero ser encerrados antes de serem juntados ao Processo especfico. 9.15 Ao se juntar dois Processos ou Expedientes, aquele com data de autuao/abertura mais antiga dever receber a juntada e permanecer com o seu nmero em vigor. Aquele (ou aqueles) que tiver a data de autuao/abertura mais recente ser considerado Juntado e no mais ter trmite independente. a) Constitui exceo regra acima a Juntada entre um Expediente e um Processo. Nesse caso, sempre ser o Processo que receber a juntada, mesmo que sua data de autuao seja mais recente. 9.16 Os rgos de Protocolo podero efetuar a juntada de Processo ou Expediente, independente de solicitao formal, desde que obedecidas s normas que tratam do assunto. 9.17 Uma vez extinto o expediente ou processo juntado, suas folhas sero renumeradas como folhas de continuao do processo ou expediente ao qual foi juntado. 9.18 Para a juntada de Processo ou Expediente de procedncias distintas, proceder conforme Instruo Normativa SIARQ 005/2012. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 10. (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para o desentranhamento de documentos de um processo ou expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para o desentranhamento de documentos de um processo ou expediente:

10.1 A retirada, ainda que transitria, de um determinado documento ou de qualquer folha juntada a um Processo ou Expediente constitui ato de desentranhamento. A retirada de documento ou qualquer outra folha do corpo dos autos de um processo far-se- vista de requerimento, devidamente despachado por autoridade competente. 10.2 O desentranhamento de documento de um processo constitui ato excepcional que s poder ser executado pelo Servio de Protocolo da unidade de Procedncia ou pelo SIARQ. O desentranhamento de documento de um Expediente poder ser executado pelos rgos citados ou por qualquer outro rgo que identifique essa necessidade. O desentranhamento dever ser efetivado em situaes como as que seguem: a) Necessidade de utilizar o original de um documento junto a terceiros (pessoas fsicas, jurdicas, rgos pblicos). b) Convenincia em utilizar o original de um documento em outro Processo ou Expediente j existente. c) Necessidade de desdobrar um Processo ou Expediente em dois, para conduo diferenciada das questes envolvidas. d) Eliminao de folhas ou cpias de documentos, juntadas em duplicidade. e) Retirada de folhas juntadas indevidamente. f) Retirada de folhas que ultrapassaram limite estipulado de 300 folhas para abertura de novo volume.

10.3 No podero ser desentranhados os documentos considerados indispensveis ao Processo ou Expediente. Nesses casos, ser emitida por rgo competente da Unicamp, ou seja, o responsvel pelo tipo de informao envolvida, uma Certido que reflita o teor dos documentos em questo, observando-se o disposto na Portaria GR 46, de 27-3-96, alterada pela Resoluo GR 77 de 1411-2002.

10.4 O Desentranhamento de documentos poder ser solicitado: a) Formalmente, por pessoa fsica ou jurdica interessada. b) Atravs de despacho no Processo ou Expediente, pelos rgos da Unicamp, se este estiver em seu poder. 10.5 A solicitao dever conter, no mnimo: a) Os nmeros das folhas a serem desentranhadas (caso no se disponha dos nmeros, dever ser mencionado o tipo de documento). b) A razo do Desentranhamento. c) Providncias a serem eventualmente adotadas em relao aos documentos desentranhados. d) Data e identificao do solicitante, seguidas de assinatura. 10.6 O atendimento da solicitao de Desentranhamento somente dever ocorrer depois de submetido apreciao e aprovao do rgo da Unicamp responsvel pelo Assunto do Processo ou Expediente em questo ou, especificamente, pelo assunto a que diz respeito o documento a ser desentranhado. 10.7 Em casos de documentos juntados indevidamente ou desnecessariamente em duplicidade, cuja constatao seja inequvoca, o Protocolo Central/SIARQ ou Protocolo da unidade de Procedncia poder efetuar seus Desentranhamentos independentes de requerimento, efetuando, no entanto, os registros devidos. 10.8 Certificar-se de que foram atendidas as formalizaes necessrias, relacionadas solicitao e sua aprovao pelo rgo competente. 10.9 Retirar do Processo ou Expediente as folhas a serem desentranhadas. a) Tratando-se de originais de documentos que sero entregues a terceiros, ou de documentos/ folhas julgadas importantes para o Processo ou Expediente, obter cpia e providenciar a substituio. 10.10 Verificar na solicitao aprovada que encaminhamento deve ser dado s folhas desentranhadas. 10.11 Efetuar despacho documentando o desentranhamento, na ltima folha do Processo ou Expediente onde conste: a) Folhas desentranhadas. b) Razo do desentranhamento (atendimento a requerimento, folha em duplicidade, etc.).

c) Encaminhamento dado s folhas desentranhadas. d) Data, rgo, assinatura e carimbo. 10.12 Caso a ltima folha do Processo ou Expediente seja uma das desentranhadas, substitu-la por uma cpia, na qual ser efetuado o despacho acima mencionado. 10.13 Modelos de Termo de Desentranhamento a serem utilizados: a) Desentranhamento de documentos para entrega a terceiros; Termo de Desentranhamento de Documentos Providenciado o Desentranhamento das folhas... (n das folhas desentranhadas), conforme solicitao folha... (n da folha onde est o despacho solicitando, se houver) Os documentos desentranhados foram entregues nesta data ao/a. (nome do destinatrio), tendo em vista... (razo do desentranhamento). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

b) Desentranhamento para juntada em outro Processo ou Expediente; Termo de Desentranhamento de Documentos Providenciado o desentranhamento das folhas... (n das folhas desentranhadas), conforme solicitao folha... (n da folha onde est o despacho solicitando, se houver). Os documentos desentranhados foram encaminhados nesta data ao... (rgo de destino), para juntada ao... (n do Processo ou Expediente que receber a juntada). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

c) Desentranhamento com autuao de novo Processo ou Expediente (Desdobramento de Processo ou Expediente); Termo de Desentranhamento de Documentos Providenciado o Desentranhamento das folhas... (n das folhas desentranhadas), conforme solicitao folha... (n da folha onde est o despacho solicitando, se houver). Os documentos desentranhados deram origem ao... (n do novo Processo ou Expediente). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

d) Desentranhamento de documentos que no se referem ao Assunto do Processo ou Expediente.

Termo de Desentranhamento de Documentos Providenciado o desentranhamento das folhas... (n das folhas desentranhadas), conforme solicitao folha... (n da folha onde est o despacho solicitando, se houver), por no se referirem ao Assunto do presente, tendo sido juntadas indevidamente. As folhas desentranhadas foram... (descrever o que ser feito com as folhas). (Data, rgo, nome do responsvel pela informao, cargo assinatura/carimbo). e) Desentranhamento de documentos em duplicidade. Termo de Desentranhamento de Documentos Providenciado o desentranhamento das folhas... (n das folhas desentranhadas), conforme solicitado folha... (n da folha onde est o despacho solicitando, se houver), por constiturem duplicidade das folhas... (n das folhas que permanecero no Processo ou Expediente ). As folhas desentranhadas foram... (descrever o que ser feito com as folhas). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

10.14 Caso seja mantida cpia no lugar das folhas desentranhadas, registrar esse fato, acrescentando uma frase logo em seguida ao termo de desentranhamento, como segue: Providenciado o desentranhamento, As folhas de n... (ou, Todas as folhas) foram substitudas por cpias. (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

10.15 Na folha anterior s que foram desentranhadas, efetuar a anotao indicando onde se encontra o despacho de registro de Desentranhamento a fim de permitir o entendimento do repentino salto de numerao. Termo de desentranhamento folha... (n da ltima folha, onde foi feito o despacho de desentranhamento). (Data, rgo, nome do responsvel pela informao, cargo assinatura/carimbo). a) Se as folhas desentranhadas no forem contnuas, a anotao no item 10.13 dever ocorrer repetidamente em cada folha que preceda os desentranhamentos. 10.16 Cancelar com um trao a numerao de cada uma das folhas. 10.17 Ordenar os documentos desentranhados, conforme descrito a seguir: a) Caso as folhas desentranhadas devam ser remetidas ao rgo solicitante;

Os presentes documentos, constitudos pelas folhas... (mencionar os n das folhas) foram desentranhados do... (n do Processo ou Expediente de onde foram desentranhadas), atendendo solicitao constante em sua folha... (n da folha onde consta a solicitao) (ao)... (identificar o rgo de endereamento). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

b) Caso as folhas desentranhadas estejam sendo utilizadas de imediato para autuao de novo Processo ou abertura de Expediente, alterar a redao do despacho, como segue; Providenciada a autuao deste Processo com os documentos desentranhados do... (n do Processo ou Expediente de onde foram desentranhados)..., atendendo solicitao constante na folha n... (n da folha onde consta a solicitao) (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

10.18 Providenciar o encaminhamento ou entrega das folhas desentranhadas ao destinatrio, atravs de documento de remessa. 10.19 Encaminhar o Processo ao rgo solicitante ou por ele indicado. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 11 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para apensamento e desapensamento de processo e expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para apensamento e desapensamento de processo e expediente: 11.1 O apensamento constitui-se na unio formal, porm temporria, de um ou vrios Processos ou Expedientes a outro, forando-os a tramitarem juntos durante certo perodo. 11.2 Recomenda-se, quando a deciso sobre uma questo exigir, que sejam formalmente consideradas as informaes e documentos contidos em dois ou mais Processos ou Expedientes apensados entre si. 11.3 O apensamento se dar se no houver prejuzo no andamento do Processo ou Expediente a ser apensado. 11.4 O apensamento e desapensamento de Processo ou Expediente deve necessariamente ser efetuado pelo Protocolo da Unidade de Procedncia do Processo ou Expediente. 11.5 Ao identificar-se a necessidade de apensar Processo ou Expediente, o rgo de Protocolo dever proceder como descrito nos itens seguintes. a) Instruir o rgo interessado no trmite conjunto para que efetue despacho no Processo ou Expediente que receber o Apensamento, explicitando quais Processos ou Expedientes deseja apensar-lhe. b) O Processo ou Expediente no poder estar encerrado, caso esteja dever ser providenciada a reativao. c) Efetuar os seguintes despachos: c.1) Nos Processos ou Expedientes que receber o Apensamento: TERMO DE APENSAMENTO Ao presente foi(ram) apensado(s), nesta data, o(s)... (n do(s) Processo ou Expediente apensado(s)), em atendimento ao solicitado na folha... (n da folha onde consta solicitao). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo,

c.2) Em cada um dos Processos ou Expedientes apensados: TERMO DE APENSAMENTO O presente foi apensado, nesta data, ao... (n do Processo ou Expediente que recebeu o apensamento), em atendimento determinao do... (sigla do rgo solicitante), folha... (n da folha onde consta solicitao). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo,

d) Unir atravs de colchetes latonados, os dois Processos, (de forma a mantlos juntos fisicamente) e liber-los para trmite. e) Registrar o Apensamento, no Sistema de Protocolo; utilizando a tela Apensamento e a partir desse momento, os trmites devero ser registrados sempre para o Processo ou Expediente que recebeu o Apensamento. O Sistema de Protocolo rejeitar registros de trmite para os demais. 11.6 Solucionada a questo que justificou a unio temporria dos Processos ou Expedientes, o rgo de Protocolo dever providenciar o Desapensamento, procedendo como descrito nos itens seguintes. a) Orientar o rgo que solicitou o Apensamento para que se manifeste quando cessar essa necessidade, solicitando atravs de despacho o Desapensamento dos Processos ou Expedientes. b) Providenciar o Desapensamento atravs dos seguintes despachos: b.1)No Processo ou Expediente que recebeu o Apensamento TERMO DE DESAPENSAMENTO Foi(ram) desapensado(s) do presente, nesta data, o(s)... (n dos(s) Processos ou Expedientes desapensado(s), em atendimento ao solicitado na folha... (n da folha onde consta a solicitao de desapensamento). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

b.2)Em cada Processo ou Expediente desapensado TERMO DE DESAPENSAMENTO O presente foi desapensado, nesta data, do... (n do Processo ou Expediente onde estava apensado), em atendimento determinao do... (sigla do rgo solicitante), folha... (n da folha onde consta solicitao). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

c) Registrar o Desapensamento, no Sistema de Protocolo, utilizando a tela Desapensa. d) Liberar os Processos ou Expedientes que estavam apensados, para trmites independentes. 11.7 Durante o perodo em que estiverem apensados os Processos ou Expedientes tero trmite idntico. O registro desse trmite ser efetuado nos autos do Processo ou Expediente que recebeu o Apensamento (ou seja, aquele cuja questo motivou o Apensamento). 11.8 Embora o trmite seja nico, os Processos ou Expedientes apensados podero, nesse perodo de Apensamento, receber despachos referentes aos seus prprios assuntos, bem como as juntadas necessrias de seus respectivos documentos. 11.9 Para efeito de arquivamento, devero ser providenciados o desapensamento e encerramento do Processo ou Expediente, ou a juntada dos Processos, se considerado apropriado. 11.10 Diferentemente da Juntada de Processo ou Expediente, no Apensamento no existem restries quanto data de autuao ou quanto ao fato de ser Expediente. Ou seja, tanto um Processo como um Expediente poder receber Apensamento livremente, importando apenas a questo que determinou a necessidade do trmite conjunto. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 12 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para encerramento de processo e expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para encerramento de processo e expediente:

12.1 O Encerramento constitui ato formal, expresso atravs de termo, que deve ocorrer quando tiverem sido tomadas e registradas todas as decises e providncias pertinentes a Ao/Assunto de um Processo ou Expediente considerando, evidentemente, a documentao at ento disponvel. a) Os Processos ou Expedientes apensados no sero encerrados. b) Nenhum Processo ou Expediente deve ser encerrado, sem despacho conclusivo de autoridade competente. c) No podero ser encerrados os Processos ou Expedientes que se encontrarem na condio de extravio. 12.2 O encerramento do Processo se dar por: a) Atendimento da solicitao e cumprimento e trmino das aes nele contidas. b) Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um ano. c) Quando o volume anterior tiver atingido 300 pginas, conforme Instruo Normativa SIARQ 002/2012. 12.3 Os Processos no devero exceder a 300 folhas em cada volume, quando isso ocorrer abrir-se-o outros volumes. 12.4 No ser permitido desmembrar documento, e se ocorrer incluso de um documento que exceda 300 folhas, esse documento abrir um novo volume. Exemplo: No caso de Processo contendo 280 folhas, ao qual ser includo um documento contendo 50, encerrar-se o volume com 280 e abrir-se novo volume com o referido documento de 50 folhas.

12.5 Aps o encerramento, a destinao dos Processos ou Expedientes ser de acordo com os critrios estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos que determina prazos para transferncia, eliminao ou recolhimento dos documentos. 12.6 O Termo de Encerramento do Processo deve ser emitido com a mesma data constante no termo da autoridade competente que determinou o arquivamento. 12.7 O Termo de Encerramento extremamente necessrio, pois a partir dele que se define: a) O arquivamento final do Processo ou Expediente. b) A contagem da quantidade de anos de arquivamento, para a eliminao ou para arquivamento histrico e permanente. 12.8 Cabe unidade/rgo de Procedncia, constante na capa do Processo ou Expediente, efetuar as verificaes necessrias ao Encerramento e o respectivo despacho de formalizao. 12.8.1 Constituem exceo os casos de Processos ou Expedientes que tratem de assuntos cujo controle seja centralizado num rgo especfico da Unicamp. Nesses casos, caber ao rgo normatizador em questo definir as condies para encerramento e indicar quem poder faz-lo. 12.9 O Protocolo Central encarregar-se- de obter as informaes que condicionam o encerramento de Processos ou Expedientes e efetuar a divulgao. 12.10 Os Processos de pessoal que tratem da vida funcional s podero ter despacho de encerramento, atravs da DGRH, depois que ocorrer o desligamento do funcionrio, por aposentadoria, demisso, ou outras causas correlatas. 12.11 Estando o Processo ou Expediente com o termo de Encerramento, no mais ser permitida a juntada de novos documentos e registros de decises/providncias. Ocorrendo essa necessidade, o Processo ou Expediente dever receber um termo prvio de reativao, lavrado pelo seu rgo de Procedncia ou por rgo responsvel pela matria do assunto objeto, obedecendo as regras de reativao, conforme Instruo Normativa SIARQ 013/2012. 12.11.1 Constituem exceo a essa norma acima: a) Os registros de trmite para simples consulta do Processo ou Expediente encerrado. b) A juntada de documentos recebidos tardiamente, que no alterem o contexto das decises j tomadas e registradas, constituindo-se apenas em documentao adicional.

12.12 Ao encerrar examinar os ltimos despachos, visando detectar possveis solicitaes ou instrues no atendidas, alm de verificar quanto formalizao de juntadas, (nmero do Processo, folhas, rubrica), e informaes datadas e assinadas com carimbo identificador. a) Caso existam, encaminhar o Processo ou Expediente ao rgo indicado, para que atenda a solicitao ou instruo pendente. 12.13 Examinar a documentao do Processo ou Expediente em relao ao seu Assunto/Atividade de capa, de forma a avaliar e decidir quanto possibilidade de seu Encerramento. 12.14 Verificar se o Processo contm apensado. a) Caso os Processos apensados sejam da prpria Unicamp, encaminhar os Processos rea que solicitou o apensamento, para verificao quanto ao desapensamento simples, e posterior arquivamento em separado, ou quanto juntada dos Processos, exceto em arquivamento de carter provisrio. b) Processos recebidos de rgos externos Unicamp devem obedecer ao disposto nos Artigos 78 a 80 do Captulo XIII, da Portaria GR-105/93. OBS: Os Processos de rgos externos, apensados anteriormente publicao da Portaria GR-105/93, devero ser enviados (com despacho no Processo Unicamp), unidade que solicitou o apensamento ou quela que tiver interesse no assunto, para verificar quanto convenincia em se extrair cpias do respectivo Processo. Havendo interesse a unidade dever providenciar as cpias e as devidas juntadas no Processo da Unicamp, e devolver os Processos para o SIARQ. O SIARQ dever efetuar o desapensamento e restituir o Processo ao rgo de origem. 12.15 Estando o Processo ou Expediente em condies de ser encerrado, registrar atravs de carimbo o termo de encerramento na ltima folha do ltimo Volume como segue: TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO Processo n..... com folhas numeradas at n..., e com... Volumes. _____/_____/____ carimbo, assinatura. Data limite: ________-__________ Autoridade competente da unidade que realizou o ltimo ato no Processo 12.16 Acessar o Sistema automatizado de Protocolo e registrar o encerramento do Processo ou Expediente, utilizando a tela apropriada do Sistema de Protocolo. 12.17 Encaminhar o Processo ou Expediente ao rgo de Protocolo, ou a outro rgo especfico responsvel pelo arquivamento, na unidade.

12.18 Tratando-se de expedientes descendentes, ou seja, cuja abertura esteve baseada em outro Processo ou outro Expediente j existente, poder ser constatada a convenincia de junt-lo ao Processo ou Expediente que lhe deu origem. Nesse caso, antes de efetuar a juntada, deve ser providenciado o encerramento do Processo ou Expediente, e as devidas anotaes no Sistema de Protocolo. 12.19 No podero ser recebidos pelo Arquivo Central do SIARQ, para custdia definitiva, os Processos ou Expedientes nos quais ainda no conste o termo de encerramento.

TIPOS DE PROCESSOS E EXPEDIENTES E RGOS RESPONSVEIS POR ENCERRAMENTO 1. MATERIAL DE CONSUMO rgo Liquidante 2. MATERIAL PERMANENTE ARCC/Controle Patrimonial 3. SEGURO OBRIGATRIO DE VECULO Subrea de Transportes (ASE/DGA) 4. SEGURO DE BENS MVEIS E IMVEIS Subrea de Controle Patrimonial (ASC/DGA) 5. ESTAGIRIOS das Unidades Assegurar que: Haja despacho indicando o encerramento do estgio. No haja saldo de verba a ser anulado. OBS: Estagirios (Patrulheiros) - encerramento pela DGRH 6. PROCESSOS QUE TRATAM DE EMPRSTIMO Subrea de Administrao de Contratos (FIN/DGA) Assegurar que haja declarao de que a dvida foi amortizada e os eventuais bens adquiridos tenham sido desalienados. 7. DOCUMENTAO DE PAGAMENTO DE PESSOAL (NE, etc.) Subrea de controle de Contas (ARCC/DGA) Assegurar que tenha ocorrido a baixa de saldos do exerccio encerrado. 8. FOLHA DE PAGAMENTO DE PESSOAL Subrea de Controle de Contas (ARCC/DGA) Assegurar o encerramento no trmino do exerccio. 9. CONSIGNAES REFERENTES PENSO JUDICIAL Subrea de Controle de Contas (ARCC/DGA) Assegurar o Encerramento no trmino do exerccio.

10. OUTRAS CONSIGNAES (IPESP, IAMSPE, ADUNICAMP, etc.). Subrea de Controle de Contas (ARCC/DGA) Assegurar o encerramento no trmino do exerccio. 11. DOCUMENTAO REFERENTE CONVNIO CECOM/PASS/UNIMED Subrea de Controle de Contas (ARCC/DGA) Assegurar o encerramento no trmino do exerccio. 12. DOCUMENTAO REFERENTE PREVIDNCIA SOCIAL Subrea de Controle de Contas (ARCC/DGA) Assegurar o encerramento no trmino do exerccio. 13. DOCUMENTAO REFERENTE RECOLHIMENTO FGTS Subrea de Controle de Contas (ARCC/DGA) Assegurar o Encerramento no trmino do exerccio. 14. DOCUMENTAO REFERENTE PAGAMENTO DE PESSOAL DE CONVNIO A unidade deve assegurar que toda documentao do exerccio tenha sido juntada e encerrar o mesmo no trmino do exerccio. 15. TERMOS DE CONVNIOS (geridos pela Unicamp e Funcamp) Subrea de Registros Contbeis (ARCC/DGA) Assegurar que haja encerramento formal do Convnio. 16. TERMOS ADITIVOS A CONVNIOS DE COOPERAO TCNICA, CIENTFICA ENTRE Unicamp/Funcamp. Subrea de Controle de Contas (ARCC/DGA) Assegurar que conste parecer sobre as prestaes de contas conferidas. 17. PAGAMENTO DE BOLSISTAS DE CONVNIOS A unidade deve assegurar que toda documentao do exerccio tenha sido juntada e encerrar o mesmo no trmino do exerccio. 18. MOVIMENTO FINANCEIRO DE ALMOXARIFADO Subrea de Almoxarifado (ASC/DGA) e unidades com Almoxarifado Seccional. Assegurar que haja documentao completa do exerccio. 19. CONTRATOS (administrados pela rea de Finanas) Subrea de Administrao de Contratos (AF/DGA) Assegurar que o contrato esteja devidamente encerrado.

20. APURAO RESPONSABILIDADE (casos de extravio ou danos em EXPEDIENTES E PROCESSOS) Autoridade que instaurou a Comisso. Assegurar que haja relatrio conclusivo da Comisso. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 13 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para reativao de processo e expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para reativao de processo e expediente:

13.1 A Reativao constitui-se em ato formal, expresso atravs de despacho, que pode ocorrer quando um Processo ou Expediente - anteriormente encerrado tiver seu Assunto de capa retomado para novas decises e providncias, em razo de fatos ou documentos novos, voltando, portanto, a tramitar entre os rgos envolvidos. 13.2 Documentos com o mesmo assunto, porm referentes a outro perodo, devem constituir um novo Processo, mencionando-se na discriminao o perodo de referncia. Exemplo: Pagamento Participao Banca Examinadora Concurso perodo 97, Assinatura jornal Folha So Paulo exerccio 97, Curso de extenso exerccio 96 13.3 A deciso e despacho de Reativao constituem atribuio da unidade/rgo de Procedncia, constante na capa do Processo ou Expediente, o qual avaliar essa necessidade conforme informaes disponveis. 13.4 Ocorrendo a Reativao do Processo ou Expediente, a contagem do tempo de arquivamento j transcorrido ser completamente anulada, reiniciando de zero quando ocorrer novo Encerramento. 13.5 Para que se proceda ao controle automtico do tempo de arquivamento, ou sua interrupo, os Processos ou Expedientes encerrados, ou reativados, devero ser encaminhados ao Protocolo da unidade (ou rgo credenciado), para o devido registro no Sistema automatizado de Protocolo. 13.6 Para reativar examinar se o Processo ou Expediente encontra-se encerrado, sem o que a deciso de Reativao no pertinente.

13.7 Examinar os despachos e juntadas, ocorridos aps o encerramento e avaliar se introduzem fatos novos para o Assunto/Atividade do Processo ou Expediente, que requeiram a tramitao adicional para novas decises e providncias. 13.8 Em caso negativo, rejeitar a reativao, uma vez que ela implicaria no cancelamento indevido do tempo de arquivamento j transcorrido e o desnecessrio reincio da contagem.

13.9 Sendo necessria a Reativao, registrar com carimbo o termo de reativao como segue: TERMO DE REATIVAO DE PROCESSO Atendendo a requerimento de (quem requereu), tendo em vista... (expor a razo) DESARQUIVE-SE.

_____/_____/____ carimbo e assinatura Autoridade competente da unidade que realizou o ltimo ato no Processo

13.10 Acessar o Sistema automatizado e registrar a Reativao, utilizando a tela apropriada do Sistema de Protocolo. 13.11 Efetuar o trmite para o Processo ou Expediente. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 14 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para arquivamento de processo e expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para arquivamento de processo e expediente:

14.1 Para fins de tratamento arquivstico, um Processo ou um Expediente dever ser tratado como documento mltiplo, composto de documentos diversos. Em funo disso a descrio, a preparao de instrumentos de recuperao da informao, a organizao em sries documentais e, em especial, a definio do prazo de guarda e destinao final levaro em conta as caractersticas do Processo ou do Expediente enquanto documento nico, independente das caractersticas arquivsticas dos documentos que o integram. 14.2 Os Processos e Expedientes gerados, cujos assuntos forem da mesma natureza, sero organizados em Sries documentais especficas. 14.3 As Sries documentais sero definidas distintamente para cada unidade de Procedncia e sero aplicveis apenas aos Processos e Expedientes respectivos. 14.4 A cada Srie documental ser previamente associado um prazo de arquivamento e o tipo de destinao final a ser dado aos documentos respectivos, ou seja, a eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente. 14.5 A definio das Sries documentais de cada unidade dar-se- nos termos das normas em vigor, envolvendo a unidade e a Comisso Central de Avaliao de Documentos, presidida pela Coordenadoria do Sistema de Arquivos da Unicamp (SIARQ). 14.6 A Coordenadoria do SIARQ manter atualizados os dados das Sries documentais junto ao Sistema de Protocolo, efetuando cadastramentos, excluses e alteraes necessrias. 14.7 Na autuao/abertura, os Processos e Expedientes sero associados a uma Srie documental, com base em seu assunto. 14.8 Ao ser encerrado, iniciar-se- para o Processo ou Expediente a contagem do tempo de guarda definido na Srie documental em que foi classificado.

14.9 No caso de reativao, a contagem do prazo de guarda ser cancelada, reiniciando-se por ocasio de novo encerramento. 14.10 Depois de encerrados, os Processos ou Expedientes devero ser arquivados na prpria unidade de Procedncia, pelo prazo mnimo de cinco anos. Completado esse perodo, podero ser encaminhados para custdia junto ao Arquivo Central, para proceder anlise para eliminao e/ou preservao, conforme tabela de temporalidade.

14.11 Ao receber os Processos e Expedientes, o Arquivo Central dever rever a classificao da Srie documental de cada um deles, assegurando que nenhum seja arquivado sem a classificao correta. 14.12 Caber ao Arquivo Central identificar os Processos e Expedientes que estiverem completando o prazo de arquivamento e providenciar a destinao final devida, mediante descarte ou recolhimento ao arquivo permanente. 14.13 Os Processos ou Expedientes encerrados que, ainda se encontrem na fase de arquivamento junto unidade de Procedncia ou que estejam no Arquivo Central, podero ser requisitados para consultas ou providncias adicionais. 14.14 No retorno do Processo ou Expediente, o rgo responsvel pelo arquivamento dever verificar se houve juntadas de folhas ou despachos que descaracterizem a condio de documento encerrado. Na ocorrncia de dvida, o Processo ou Expediente dever ser remetido unidade de Procedncia, para que ela avalie o ocorrido, efetue a reativao, se for o caso, ou o devolva ao arquivo, mantendo a condio de documento encerrado. 14.15 O encaminhamento de Processo ou Expediente ao Arquivo Central dever ser precedido de entendimentos, com vistas a considerar-se a quantidade de Processo ou Expediente envolvida, o espao demandado e as possibilidades de acolhida imediata dos referidos documentos. 14.16 A guarda dos Processos ou Expedientes pelas unidades dever estar cercada de cuidados na conservao e de medidas de segurana, de forma a prevenir e evitar os seguintes tipos de ocorrncia: a) Deteriorao fsica (por inundao, umidade, manuseio indevido, prateleiras ou arquivos inadequados, etc.). b) Desaparecimento (por acesso de pessoas no autorizadas, retiradas e devolues sem controle, etc.). c) Dificuldade de localizao no arquivo interno (guarda sem ordem prestabelecida). 14.17 Sempre que houver dvidas em relao s condies de guarda fsica dos Processos ou Expedientes, a unidade dever contatar o Arquivo Central para

discutir a melhor forma de proceder, com vistas a garantir a boa conservao dos documentos. 14.18 Independente do surgimento de dificuldades comunicadas pela unidade (em funo do item anterior), o Arquivo Central organizar visitas regulares a todas as unidades, com o intuito de examinar as condies locais do arquivo de Processo ou Expediente, e o andamento geral deste. 14.19 Aps cada visita, o Arquivo Central encaminhar ofcio ao ATU da unidade e Responsvel pela rea no Sistema de Protocolo e Arquivo, apontando de forma resumida e objetiva: a) Condies gerais verificadas e esforos empreendidos para melhoria. b) Deficincia verificada se for o caso (atribuveis ou no unidade). c) Impacto dessas deficincias na conservao dos documentos. d) Solues recomendadas. 14.20 O rgo encarregado do arquivamento na unidade, ao receber o Processo ou Expediente encerrado, dever proceder como segue: a) Certificar-se de que consta o despacho de Encerramento na ltima folha do ltimo Volume. b) Certificar-se de que o despacho de Encerramento foi efetuado pelo rgo de Procedncia, constante na capa do Processo ou Expediente. 14.21 Se na capa do Processo ou Expediente constar apenas o cdigo da unidade, sem especificar o rgo, o Encerramento dever ter sido efetuado pela rea ou pessoa da unidade responsvel pelo Assunto/Atividade do Processo ou Expediente em questo. 14.22 Rejeitar o arquivamento (na condio de Encerrado), se o despacho de Encerramento tiver sido efetuado por rgo no autorizado. 14.23 Acessar o Sistema automatizado de Protocolo e, atravs da tela apropriada do Sistema de Protocolo, assegurar-se de que o Encerramento foi devidamente registrado. Em caso negativo, providenciar o registro ou solicit-lo ao rgo credenciado a operar o Sistema. 14.24 Os Processos controlados pela DGA (ex: aquisies em geral, adiantamentos e prestao de contas, controle patrimonial, etc.), quando solicitados para inspeo do Tribunal de Contas, ou outros rgos, devero ser requisitados pelas reas controladoras (ARCC/AS/ ASC/AF), diretamente nas unidades onde estiverem arquivados ou tramitando.

14.25 Aps a verificao do Tribunal de Contas, os Processos devero ser devolvidos diretamente pelo rgo requisitante, s unidades onde estavam arquivados ou em trmite. OBS: Os Processos arquivados que esto sujeitos inspeo do Tribunal de Contas, ou outros rgos devero quando requisitados, ser encaminhados s reas solicitantes, com a maior brevidade possvel, sem necessidade de reativao, caso estiverem encerrados. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 15 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para eliminao de processo e expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para eliminao de processo e expediente:

15.1 A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade de documentos do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9. da Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991. 15.2 Eliminar documentos pblicos e definir normas que assegurem a preservao dos documentos produzidos pela administrao universitria como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elemento de prova e informao no mbito da Unicamp competncia privativa do Arquivo Central/SIARQ da Unicamp de acordo com o artigo 33 da Deliberao CONSU-A-008/95. 15.3 Todos as unidades e rgos devero transferir os seus Processos ou Expedientes de acordo com procedimentos determinados, conforme Instruo Normativa SIARQ 017/2012. 15.4 Todas as sries documentais dos rgos e das unidades devem estar representadas no Arquivo Permanente do Arquivo Central de modo a permitir o resgate das atividades desenvolvidas pela Unicamp, portanto, as sries consideradas eliminveis, devem ser amostradas. 15.5 Os Processos ou Expedientes devero estar classificados dentro de sries documentais que representam as atividades administrativas que lhes deram origem. 15.6 Para os procedimentos de eliminao ou recolhimento para o Arquivo Permanente, os Processos ou Expedientes devero estar encerrados, e com a temporalidade concluda de acordo com as tabelas de temporalidade de documentos e demais instrues pertinentes. 15.7 Os documentos sujeitos a eliminao devero ser reciclados. 15.8 Normas que regulamentam a eliminao ou a guarda permanente: a) Tabelas de Temporalidade de Processos - Portaria GR07/98 de 12/ mar 1998.

b) Tabela de Encerramento do Tribunal de Contas do Estado/SIARQ. c) Quadro de Perodo Histrico das Unidades. d) Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: atividades-meio - Decreto n 48.898, de 27 de agosto de 2004. 15.9 Confirmar se os Processos ou Expedientes esto, de fato, encerrados, com as suas respectivas datas; e se no h nenhum tipo de consulta que anule a indicao de eliminao. (Caso positivo mant-los por mais tempo at que haja segurana para a operao). 15.10 Considerar como encerramento, o cumprimento da ao que motivou a criao do (s) documento (s). Exemplo: - Uma compra encerrada, quando do recebimento do seu objeto, ou da sua negao. - Um concurso encerrado quando os atos estiverem homologados e publicados; ou quando da sua negao. 15.11 Examinar as normas que regulamentam a eliminao e selecionar do acervo as Sries de Processos ou Expedientes que devem ser analisados para eliminao. 15.12 Separar os Processos ou Expedientes por sries documentais e por unidades ou rgos de origem. 15.13 Ordenar os Processos ou Expedientes nos meses do ano de origem. 15.14 Extrair a amostragem de Processo ou Expediente para preservao, conforme Instruo Normativa SIARQ 016/2012. a) O Arquivo Intermedirio dever transferir os Processos ou Expedientes selecionados na amostragem ao Arquivo Permanente, no Sistema de Protocolo, utilizando a tela de Destinao Final; b) Acondicionar os Processos ou Expedientes em caixas e proceder ao recolhimento ao Arquivo Permanente; c) O Arquivo Permanente deve atribuir cota/notao e registrar no Sistema de Protocolo utilizando a tela apropriada do Sistema de Protocolo e proceder ao armazenamento. 15.15 Proceder eliminao dos Processos ou Expedientes no selecionados para amostragem.

15.16 O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio do formulrio de Relao de Eliminao de Documentos, com as assinaturas correspondentes, em especial do(s) responsvel (is) pela unidade ou rgo, e devidamente validado por autoridade competente do Arquivo Central/SIARQ. 15.17 Registrar a destinao final no Sistema de Protocolo do Processo ou Expediente utilizando a tela apropriada do Sistema de Protocolo. 15.18 Aps o retorno da Relao de Eliminao de Documentos validada, solicitar ordem de servio Diviso de Meio Ambiente da Prefeitura da Cidade Universitria Zeferino Vaz para agendamento da fragmentao dos documentos e preparar os Processos ou Expedientes para o transporte. Obs.: *Separe as pastas e outros invlucros que podem ser reutilizadas pela rea. 15.19 Encaminhar a cpia da Relao de eliminao de documentos anexa relao de remessa e os documentos a serem destinados eliminao para a fragmentao e reciclagem do papel. 15.20 Arquivar a Relao de Eliminao de Documentos com o despacho da Diviso de Meio Ambiente da Prefeitura da Cidade Universitria Zeferino Vaz. 15.21 A eliminao implica na destruio de documentos que, no processo de avaliao foram considerados sem valor para guarda permanente. O procedimento correto para a inutilizao de documentos a fragmentao manual ou mecnica do papel para reciclagem e nunca a incinerao, considerando as determinaes da Lei n. 9.605/98, que dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente. (SAESP e Resoluo CONARQ n 7, de 20 de maio de 1997, art. 6). 15.22 Na Unicamp, o picotamento de documentos no campus realizado pela Diretoria de Limpeza Urbana, subordinada Diviso de Meio Ambiente da Prefeitura da Cidade Universitria Zeferino Vaz, para tanto se faz necessrio apresentao da Relao de Eliminao de Documentos, devidamente assinada pelos responsveis da unidade/rgo e validada por autoridade competente do Arquivo Central/SIARQ. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 16 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para a seleo de Processo e Expediente visando coleta de amostragem e o recolhimento de processo e expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para a seleo de processos e expedientes visando a coleta de amostragem e o recolhimento de processo e expediente: 16.1 O recolhimento a passagem para a guarda permanente, no Arquivo Central, de Processos ou Expedientes produzidos e acumulados por unidades/rgos, sendo assegurado ao Arquivo Central, promover o acesso, a divulgao e a publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado, no entanto o emprstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei. 16.2 Os procedimentos a serem observados no ato do recolhimento incluem: I - Da parte do unidade/rgo produtor dos documentos: a) Comunicao oficial ao Arquivo Central quanto ao acervo que se pretende recolher, solicitando, se necessria, orientao tcnica. b) Separar os Processos ou Expedientes por Sries e por unidades ou rgos de origem. c) Acondicionar os Processos ou Expedientes em caixas-arquivo, colocando uma etiqueta de identificao com os seguintes dados: nomes da unidade e da atividade, descrio do contedo da caixa e as datas-limite. II - Da parte do Arquivo Central: a) Composio de grupo de trabalho, coordenado pelo Arquivo Central, para orientar as atividades inerentes ao recolhimento; b) Registrar o recolhimento ao Arquivo Permanente e a cota/notao no Sistema de Protocolo utilizando a tela apropriada do Sistema de Protocolo. c) Conferir os documentos e dados de identificao da capa do Processo ou Expediente e fazer as correes necessrias no Sistema de Protocolo, utilizando a tela apropriada do Sistema de Protocolo. d) Acompanhamento do ingresso dos documentos, orientando sua alocao nos depsitos previamente determinados.

16.3 O Arquivo Central/SIARQ conforme determina a Deliberao CONSU-A-008/95 de 26 de julho de 1995, recolhe documentos que devem ser preservados pela Unicamp, depois de cumprida a vigncia administrativa. 16.4 Para o procedimento de recolhimento para o Arquivo Permanente, os Processos ou Expedientes devero estar encerrados e com a temporalidade concluda de acordo com as Tabelas de Temporalidade de Documentos e demais instrues pertinentes. 16.5 Todas as unidades/rgos devero transferir os seus Processos ou Expedientes para o Arquivo Central, conforme Instruo Normativa SIARQ 017/2012. 16.6 De modo a garantir as informaes histricas que contextualizam a criao e instalao das unidades, foi preparado um quadro com perodos histricos para os arquivos. 16.7 Os avaliadores devem observar o perodo histrico relativo sua unidade, separar o conjunto de documentos correspondente e solicitar a anlise de tcnicos do Arquivo Central/SIARQ. 16.8 Examinar as Tabelas de Temporalidade de Processos, a Tabela de Encerramentos do Tribunal de Contas e o Quadro de Perodo Histrico das unidades e selecionar do acervo as Sries de Processo ou Expediente que devem ser analisadas para preservao e recolhimento ao Arquivo Permanente. 16.9 Considerar os Processos at 1994, dentro do Fundo Reitoria, independente da unidade ou rgo, uma vez que as atividades administrativas: compra, patrimnio etc., eram centralizadas, bem como o arquivamento de Processo ou Expediente. Aps 1994, considerar os Fundos documentais correspondentes. 16.10 Para coleta de amostragem retirar as amostras nos perodos: 1) Abril, maio e junho. 2) Setembro, outubro e novembro. 16.11 Separar cinco (5) Processos por unidades e rgos. 16.12 Recolher as amostras ao Arquivo Permanente, procedendo conforme item 16.2. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 17 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para a transferncia de processo e expediente aos Arquivos Setoriais e Arquivo Central da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para a transferncia de processo e expediente aos Arquivos Setoriais e Arquivo Central:

17.1 A transferncia a passagem para a guarda temporria, no Arquivo Intermedirio de Processos ou Expedientes, produzidos e acumulados por Unidades ou rgos, assegurados a estes o direito de acesso e consulta, inclusive sob a forma de emprstimo, por meio de solicitao formal ao Arquivo Intermedirio. A consulta de terceiros, excetuando-se os casos previstos em lei, somente ser permitida mediante expressa autorizao da Unidade ou rgo produtor (a). 17.2 A transferncia ocorre entre o Arquivo Ativo e o Semi-Ativo / Encerrado da unidade/rgo e o Arquivo Semi-Ativo da Unidade rgo e o Arquivo Central/SIARQ. 17.3 Encaminhar anualmente ao Arquivo Setorial os Processos ou Expedientes selecionados e organizados. 17.4 Acondicionar os Processos ou Expedientes em caixas e identific-las como segue: Nome da unidade/rgo: Srie: Ano abrangido: 17.5 Transferir os Processos ou Expedientes no Sistema de Protocolo utilizando a tela apropriada do Sistema de Protocolo. 17.6 O Arquivo Setorial aps receber os Processos ou Expedientes dos Arquivos Correntes/reas dever: a) Conferir e reacondicionar os Processos ou Expedientes, se for necessrio, identificando as novas caixas; b) Armazenar nas estantes por rea ou rgo remetente;

c) Listar os Processos ou Expedientes que, numa data fornecida podero ser transferidos para o Arquivo Central; utilizando tela apropriada do Sistema de Protocolo; d) Transferir os Processos ou Expedientes encerrados e com temporalidade concluda ao Arquivo Central, utilizando a tela apropriada do Sistema de Protocolo. 17.7 Os procedimentos a serem observados no ato da transferncia para o Arquivo Central incluem: I - Da parte do rgo ou Unidade produtor (a) dos documentos: a) Comunicao oficial ao Arquivo Central quanto ao acervo que se pretende transferir, solicitando, se necessria, orientao tcnica. b) Organizao do acervo, segundo critrios tcnicos de identificao, classificao e descrio. c) Higienizao do acervo, liberando-o de poeira e de outros resduos estranhos aos documentos. d) Acondicionamento dos documentos textuais em caixas-arquivo de tamanho padro. e) Identificao das unidades de acondicionamento com etiquetas contendo o nome da unidade/rgo datas-limite e nmero da unidade de acondicionamento em ordem sequencial. II - Da parte do Arquivo Central: a) Composio de grupo de trabalho, coordenado pelo Arquivo Central, para orientar as atividades inerentes transferncia. b) Definio, nos depsitos de guarda, do local e do mobilirio destinados a armazenar o acervo, procedendo respectiva sinalizao. c) Programao do perodo de transferncia, informando a unidade/rgo, que apoiar a entrada do acervo. d) Acompanhamento do ingresso dos documentos, orientando sua alocao nos depsitos previamente determinados. 17.8 Na transferncia para o Arquivo Central as Unidades e rgos devero sempre observar o Quadro de Perodo Histrico e proceder como segue: a) Identificar os Processos ou Expedientes que devem ser preservados. b) Organizar os Processos ou Expedientes em sries/atividades.

c) Ordenar os Processos ou Expedientes selecionados em ordem cronolgica. d) Arquivar em caixas, colocando uma etiqueta com o nome da unidade, breve contedo e ano abrangido. e) Registrar a transferncia dos Processos ou Expedientes no Sistema de Protocolo utilizando a tela apropriada do Sistema de Protocolo. f) Fazer o trmite de remessa pelo Sistema de Protocolo. g) Encaminhar pelo malote ou transporte especial. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 18 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para o recebimento e o arquivamento de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para o recebimento e o arquivamento de Processo e Expediente: 18.1 Os Processos ou Expedientes a serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Central devero estar organizados, avaliados, higienizados e acondicionados como determina este ato. 18.2 Os Processos ou Expedientes ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Central no devero estar apensados e nem terem documentos contracapa. Pargrafo 1 - Os documentos produzidos e/ou acumulados pelos rgos e Unidades da Unicamp devero ser transferidos ou recolhidos devidamente classificados e nos prazos previstos nas respectivas Tabelas. Pargrafo 2 - Os documentos acumulados nos rgos e Unidades produtores ou no Arquivo Intermedirio devero ser avaliados pelas respectivas Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo, institudas nos termos do Art. 28 da Deliberao CONSU-A-008/95. 18.3 Os procedimentos a serem observados no ato da transferncia ou recolhimento incluem: I - Da parte do rgo ou entidade produtor (a)/acumulador(a) dos documentos: a) Comunicao oficial ao Arquivo Central quanto ao acervo que se pretende transferir ou recolher, solicitando, se necessria, orientao tcnica. b) Avaliao dos documentos pela Comisso de Avaliao de Documentos. c) Organizao do acervo, segundo critrios tcnicos de identificao, classificao e descrio. d) Higienizao do acervo, liberando-o de poeira e de outros resduos estranhos aos documentos. e) Acondicionamento dos Processos ou Expedientes em caixas-arquivo. f) Documentos que excedam ao padro convencional devero ser acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses. Documentos audiovisuais, cartogrficos, microgrficos e informticos

devero ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez.

g) Identificao das unidades de acondicionamento com etiquetas contendo o nome do fundo/coleo, datas-limite e nmero da unidade de acondicionamento em ordem sequencial. h) Elaborao de Relao de Destinao de Documentos. II - Da parte do Arquivo Central: a) Composio de grupo de trabalho, coordenado pelo Arquivo Central, para orientar as atividades inerentes transferncia e recolhimento; b) Visita do grupo de trabalho ao local onde esto armazenados os documentos com o objetivo de emitir parecer tcnico relacionado organizao, avaliao, higienizao e acondicionamento. Para definio do cronograma de entrada no Arquivo Central dever ser considerada, tambm, a disponibilidade de espao fsico, bem como, os seguintes fatores: complementariedade e complementao de fundos documentais j custodiados e demanda de pesquisa; c) Elaborao da Relao de Destinao de Documentos - RDD a serem transferidos ou recolhidos, a ser emitido em 2 (duas) vias e assinado pelos representantes das partes. Aps a assinatura da RDD, uma via ser destinada ao rgo ou Unidade produtora e a segunda arquivada no Arquivo Central; d) Definio, nos depsitos de guarda, do local e do mobilirio destinados a armazenar o acervo, procedendo respectiva sinalizao. e) Programao do perodo de transferncia ou de recolhimento. f) Acompanhamento do ingresso dos documentos, orientando sua alocao nos depsitos previamente determinados. 18.4 A formalizao do ingresso de documentos no Arquivo Central dar-se- com a assinatura, pelas partes, do Termo de Transferncia ou de Recolhimento, ficando os documentos at essa data sob a responsabilidade do rgo ou Unidade que solicitou a transferncia ou recolhimento. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 19 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para o acesso s informaes contidas no acervo de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para o acesso s informaes contidas no acervo de Processo e Expediente:

19.1 De acordo com a Lei 8.159/1991 - Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. 19.2 Os Processos ou Expedientes considerados histricos, so recolhidos ao Arquivo permanente, no tramitam no Sistema de Protocolo e no so mais emprestados. Seu acervo aberto ao Pblico em Geral e suas consultas so somente in loco. 19.3 O recolhimento implica autorizao plena, permanente e geral para que o Servio de Arquivo Permanente do Arquivo Central proceda, nos termos da Lei n 8.159 de 8 de janeiro de 1991, ao acesso, divulgao e publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido. 19.4 Os Processos ou Expedientes devero ser solicitados a partir das referncias constantes no Sistema de Protocolo Arquivo Permanente. 19.5 O pesquisador deve identificar-se junto Recepo apresentando um documento de identidade, preencher o Cadastro de Pesquisador, fornecendo os seus dados pessoais, profissionais, juntamente com dados relativos ao objetivo de sua pesquisa e observar o seguinte regulamento: Os pertences, como bolsas, pastas e demais objetos devem ser deixados sob a responsabilidade do atendente. Ter em mos apenas lpis ou lapiseira, borracha, lupa, caderno de campo ou folhas de papel ou se for o caso notebook, netbook e demais equipamentos pertinentes.

Durante a consulta o usurio ser responsvel pela preservao e pela integridade dos documentos, respondendo por eventuais danos ao patrimnio pblico. Por isso, os documentos consultados, sob hiptese alguma, podero ser retirados da sala de trabalho, ou serem feitas quaisquer anotaes nos mesmos, us-lo como apoio dos cbitos, fazer ondulaes na borda inferior direita, enfim qualquer ato que cause dano ao documento. No permitido ingerir qualquer tipo de alimento no local de consulta. No contato direto com os documentos, durante a consulta, indispensvel o uso de luvas de algodo; na ausncia destas estar com as mos limpas. 19.6 O acesso s consultas dos Processos ou Expedientes na fase intermediaria s ser permitido, aos usurios internos e credenciados no Sistema de Protocolo. 19.7 Os processos devero ser requisitados atravs do Sistema de Protocolo, observada a Portaria GR - 46, de 27-3-96, alterada pela Resoluo GR n 77/02. 19.8 O Arquivo Central/SIARQ fornece cpias fotogrficas, digitalizadas, eletrostticas de documentos arquivsticos, desde que no acarretem prejuzo sua preservao nem aos direitos autorais ou das imagens. 19.9 A realizao das reprodues est sujeita a avaliao dos setores de Processamento Tcnico, e de Conservao, e at se for o caso da Coordenao, que decidiro sobre a convenincia e a modalidade da reproduo a ser cedida. 19.10 Esta avaliao visa preveno de possveis danos documentao obedecidos os critrios de conservao dos documentos ou at o estgio de organizao. 19.11 A modalidade e a execuo das reprodues esto condicionadas espcie, idade e s condies fsicas dos documentos. 19.12 As restries reproduo de documentos so aquelas previstas em contrato, e que variam de acordo com o fundo ou coleo, e as que se referem ao estado de conservao. 19.13 O Arquivo Central/SIARQ no autoriza o uso da reproduo de obras protegidas pela Lei do Direito Autoral para nenhum outro fim que no o de pesquisa, cabendo ao usurio a obteno da autorizao para quaisquer outros fins. 19.14 As imagens com fins comerciais passaro por anlise da Procuradoria Geral da Unicamp e tero custo adicional por cesso de uso da imagem.

19.15 Reprodues de documentos originais sero permitidas desde que observadas as normas de Preservao/Conservao do Arquivo Central/SIARQ, aps preenchimento do formulrio Solicitao de Reproduo de Documentos e assinatura do Termo de Compromisso de Uso dos Documentos. 19.16 A(s) reproduo(es) dever(o) ser retirada (s) no Setor de Atendimento do SIARQ. 19.17 Para atendimentos distncia necessrio o preenchimento do Cadastro de Requisio de Informaes e Documentos. 19.18 O Cadastro assinado deve ser encaminhado atravs do e-mail acervoac@unicamp.br, e em seguida dever ser remetida(s) por correio a expensas do solicitante ou via e-mail. 19.19 Para fins cientficos, o custo fica restrito ao ressarcimento dos materiais utilizados para a reproduo. 19.20 Pode tambm solicitar documentos ou informaes atravs do e-mail: acervoac@unicamp.br ou ligar para: (19) 3521-6457 19.21 O horrio de atendimento do Arquivo Central do Sistema de Arquivos - SIARQ de 2 a 6 feira - das 09h00 s 11h00 e das 13h00 s 17h00 horas. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 20 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para a conservao do acervo de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).

Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para a conservao do acervo de Processo e Expediente:

20.1 Para que os Processos ou Expedientes permaneam em condies de utilizao so necessrios cuidados especiais visando sua preservao. 20.2 Os responsveis pelos Processos ou Expedientes devem preocupar-se com a importncia da conservao do patrimnio pblico, histrico, comprobatrio e cultural da Unicamp e atentar para os seguintes cuidados: Manter as capas de Processo em ordem e quando danificadas, providenciar a imediata substituio. No usar grampo para fixar relaes de remessas. No juntar documentos grampeados nos Processos ou Expedientes, pois eles devem estar formalmente inseridos e numerados. No escrever ou colar recados ou lembretes. Evitar deixar os pacotes e o malote em qualquer lugar para aguardar o transporte; Procurar entregar os documentos em mos ao mensageiro/malote. Tratar adequadamente os documentos, observando cuidados de higiene no seu manuseio, fazendo furos centralizados, dobras necessrias com simetria, utilizar material adequado, como cola apropriada, evitar uso de grampos metlicos, clipes e preservar informaes ao colocar carimbos, etiquetas, etc. Evitar o uso de materiais que provoquem manchas de ferrugem, como clipes metlicos e grampos. Procurar usar clipes plsticos. Evitar guardar documentos, mapas ou outros objetos de grande tamanho, em forma de rolos ou em gavetas e caixas pequenas. Acondicionar em envelopes de papel neutro e, de preferncia, em mapotecas. Evitar fumar, beber ou se alimentar perto de documentos, evitando o perigo de manchas, queimaduras e atrativos para insetos. Evitar o uso indiscriminado do sistema de cpias xerogrficas, pois acarretam danos celulose, devido forte e brusca incidncia de luz. Para

documentos fragilizados pelo uso e pelo tempo, que necessitem de muitas reprodues, recomenda-se que as reprodues sejam feitas a partir de uma primeira cpia, reservada para esse fim, poupando o desgaste do original. Evitar materiais que derretam, tal como elsticos de ltex. Usar cadaros sarjados, disponveis no estoque do Almoxarifado Central. Evitar colas plsticas e em basto que favorecem a degradao. Substituir por metil celulose (a base de gua), que neutra e reversvel. Evitar o uso de fitas adesivas ou gomadas de qualquer espcie, pois as resinas empregadas se alteram e podem provocar manchas de difcil remoo. As mos devem estar sempre limpas e livres de sujeiras e gorduras. Sempre que possvel, utilizar luvas de algodo para manipular documentos, fotografias e gravuras. No usar caneta esferogrfica durante a leitura (tintas e grafites podem causar danos documentao, manchando, causando riscos, perfuraes ou rasgos). No fazer marcaes com lpis, canetas e marcadores de texto nos originais. No apoiar os cotovelos sobre os documentos. No apoiar folha de transcrio sobre os documentos. No dobrar o canto da folha para marcar pginas. Utilizar marcadores de pginas feitos com papis neutros. No folhear apressadamente. No umedecer o dedo com a saliva ao virar as folhas de um livro. Ela pode provocar o desenvolvimento de microorganismos na documentao. No retirar folhas das encadernaes, nem for-las, deformando-as. No deixar os documentos expostos luz direta. No permitir a entrada de objetos que possam causar danos aos documentos e instalaes, comprometer a segurana do acervo ou perturbar o silncio.

20.3 So considerados usurios externos do Arquivo Central todo e qualquer cidado que desejar informaes sobre a Unicamp e/ou ao acervo de documentos custodiados pelo Arquivo Central e ou Arquivos Setoriais da Rede de Arquivos SIARQ para fins de pesquisa. 20.4 So considerados usurios internos do Arquivo Central os funcionrios, alunos e professores da Unicamp que desejam informaes sobre e/ou documentos custodiados pelo Arquivo Central/SIARQ ou na Rede de Arquivos do Sistema.

20.5 De acordo com a LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 - Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 21 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos para avaliao no acervo de Processo e Expediente da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos para avaliao no acervo de Processo e Expediente: 21.1 So objetivos da avaliao de Processos e Expedientes: Eliminao de Processo e Expediente e consequente liberao de espao; Reaproveitamento peridico da rea ocupada com armazenamento de Processos ou Expedientes, atravs da transferncia regular ao Arquivo Central; Melhora da recuperao das informaes gerenciais; Garantia da preservao das informaes substantivas. 21.2 So instrumentos produzidos no Processo de avaliao: Tabela de Temporalidade de Documentos. Plano de Classificao de Atividades e Documentos. Formulrios de destinao. 21.3 Cabe as Comisses Setoriais de Arquivos - CSArq e a Comisso Central de Avaliao de Documentos - CCAD, a elaborao e aprovao das tabelas de temporalidade de documentos. 21.4 As CSArqs devero ser integradas por funcionrios responsveis pelas atividades de Arquivos indicadas pelos titulares das Unidades ou rgos administrativas e acadmicas, sendo compostas no mximo por cinco elementos indicados pela Direo da unidade/rgo atravs de instrues internas. 21.5 A implantao da avaliao de documentos dever ser feita aps a constituio formal da Comisso Setorial de Arquivos. 21.6 A Direo do rgo e a CSArq devem levantar os atos legais de constituio do rgo ou Unidade, de suas reas e a ligao dos mesmos com os Estatutos e Regimento da Unicamp. 21.7 A CSArq inicia o levantamento das atividades desempenhadas e dos Processos ou Expedientes autuados e ou abertos.

21.8 A partir do levantamento das atividades e dos Processos ou Expedientes autuados e ou abertos gerados em funo delas, sero determinados os prazos de guarda dos mesmos nos arquivos correntes das reas e no setorial/intermedirio, respeitando-se a vigncia, os valores legais e fiscais e a freqncia de uso. 21.9 A determinao dos prazos de guarda e da destinao final dos Processos ou Expedientes sero definidos pela prpria unidade/rgo, pela CSArq e pela CCAD. 21.10 Elaborada a pr-tabela a CSArq dever envi-la, assim, como os documentos constitutivos da Unidade (legislao, organogramas, etc.) e respectivos anexos (exemplares dos Processos ou Expedientes) ao Arquivo Central, para anlise e posteriormente ser submetida Comisso Central de Avaliao de Documentos do Sistema de Arquivos para aprovao e encaminhamento para publicao. 21.11 A equipe tcnica do SIARQ dever fazer a reviso e uniformizao das prtabelas de temporalidade juntamente com a CSArq e a elaborao das tabelas de temporalidade de documentos, onde os dados sero consolidados. 21.12 As tabelas devero ser aprovadas pela CCAD, submetidas ao Reitor, publicadas em Dirio Oficial do Estado e consideradas aprovadas 30 dias aps a data da publicao. 21.13 A CCAD, de acordo com o Artigo 21 da Deliberao CONSU-A-008/95, dever elaborar e acompanhar juntamente com as CSArq o processo de avaliao de documentos da Unicamp, competindo-lhe ainda orientar e normatizar a produo e o fluxo de documentos; a elaborao do plano de destinao de documentos; a incorporao de acervos e a preservao do patrimnio documental. 21.14 Aps a publicao das tabelas de temporalidade de documentos faz-se necessrio elaborao de um manual de aplicao das mesmas e de capacitao do pessoal envolvido para sua utilizao. 21.15 As tabelas de temporalidade de documentos devero ser atualizadas, anualmente, ou de acordo com as necessidades das Unidades. 21.16 Para os Processos ou Expedientes e atividades que no foram informados nas Tabelas, siga os procedimentos: a) Indique, mo, a competncia/atividade na tabela da rea correspondente, sugerindo prazo de arquivamento e destinao; b) Preencha todos os campos da Pr-Tabela de Temporalidade de Documentos e encaminhe ao Arquivo Central/SIARQ para incorporao e apreciao da Comisso Central de Documentos;

c) As tabelas atualizadas e aprovadas sero publicadas e encaminhadas s Unidades. 21.17 As tabelas de temporalidade de documentos retratam a Unidade ou rgo na sua atual estrutura funcional, devendo, portanto, serem revisadas sempre que houver modificao nas atividades ou na produo de documentos. 21.18 A destinao de documentos consiste na anlise das tabelas de temporalidade e dos documentos do arquivo corrente ou de gesto, objetivando selecionar para eliminao ou transferncia, os Processos ou Expedientes do arquivo das reas para um arquivo setorial ou para um intermedirio central ou permanente. 21.19 Os responsveis pelas Unidades e rgos - (diretores, coordenadores) tem a atribuio de supervisionar e autorizar a destinao dos Processos ou Expedientes de sua Unidade ou rgo. 21.20 Os responsveis e tcnicos dos servios de arquivos devem fazer a preparao, a triagem, os levantamentos e anlises necessrias para a destinao de documentos sob sua responsabilidade, utilizando procedimentos e formulrios especficos, submetendo-os a autorizao expressa dos responsveis e da Comisso Setorial de Arquivos. 21.21 A Comisso Setorial de Arquivos dever acompanhar o processo de destinao de documentos e assinar documentos e formulrios especficos e submeter aos responsveis pelas Unidades e rgos. 21.22 Para a destinao de documentos devero ser utilizados os Formulrios: Listagem de Eliminao de Documentos. Termo de Eliminao de Documentos Edital de Cincia de Eliminao de Documentos. Relao de Destinao de Documentos (RDD).

21.23 A Comisso Setorial juntamente com os Arquivos de Gesto ou Corrente e o Arquivo Setorial da unidade/rgo devem preparar um calendrio a fim de regularizar os procedimentos de destinao de Processos ou Expedientes para facilitar o gerenciamento dos arquivos, devendo constar a rea onde ser realizada a anlise e o perodo do ano. 21.24 Observada a legislao vigente, nenhum documento pblico poder ser eliminado, se no estiver contemplado na tabela de temporalidade de documentos devidamente aprovada por autoridade competente e publicada. 21.25 Eliminar documentos pblicos e definir normas que assegurem a preservao dos documentos produzidos pela administrao universitria como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elemento de prova e informao no mbito da Unicamp competncia privativa do Arquivo Central/SIARQ da Unicamp de acordo com o artigo 33 da Deliberao CONSU-A-008/95.

21.26 Os avaliadores devem selecionar amostras de documentos que representem os conjuntos de atividades/competncias da rea, conforme Instruo Normativa SIARQ 016/2012, que estabelece procedimentos para seleo de Processo e Expediente, visando coleta de amostragem e o recolhimento para o Arquivo Permanente do Arquivo Central da Unicamp. 21.27 Para recolhimento e transferncia de Processos ou Expedientes ao Arquivo Central e ou Arquivos Setoriais preceder conforme determina as Instrues Normativas SIARQ 017/2012 e 018/2012, respectivamente. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

INSTRUO SIARQ N 22 (Verso) v.3 Estabelece procedimentos a serem adotados quando do extravio de processo e expediente ou de algum de seus volumes, bem como para abertura de via adicional de processos e expedientes da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Tendo em vista a Resoluo GR-105/93, de 25/08/1993, que estabelece a gesto arquivstica de documentos que inclui ainda, o protocolo de documentos avulsos, processos e ou dossis/expedientes, produzidos e os recebidos pela UNICAMP, a Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP, no uso de suas atribuies legais, estabelece as seguintes orientaes e procedimentos a serem adotados quando do extravio de processo e expediente ou de algum de seus volumes, bem como para abertura de via adicional de processos e expedientes:

22.1 de responsabilidade das Unidades/rgos, no caso de localizao de Processos ou Expedientes extraviados, encaminhar de imediato ao SIARQ atravs de relao de remessa manual. 22.2 de responsabilidade do SIARQ: a) Registrar o extravio de Processos ou Expedientes no Sistema de Protocolo de acordo com a data do ltimo trmite do processo. b) Autuar o Processo de apurao de responsabilidade referente ao desaparecimento dos Processos ou Expedientes extraviados. 22.3 Efetuar consulta formal ao SIARQ, para os casos de Processos abertos antes da implantao do Sistema de Protocolo (outubro/1993). Emitir, mensalmente, listagens dos Processos autuados para apurao de responsabilidades e solicitar providncias para aqueles no concludos no prazo previsto. 22.4 Definir a unidade/rgo que dever proceder apurao para Processos extraviados, cujos registros no permitam a identificao do ltimo trmite. 22.5 Abrir via adicional, ao configurar-se necessidade e urgncia de juntadas, despachos ou registros de informaes em Processos ou Expedientes extraviados, providenciando a autuao, na primeira folha juntada, conforme abaixo: O presente constitui segunda via do(s) volume(s)... (indicar o n do volume ou volumes extraviados)... , do Processo (ou Expediente) n ... , que se encontra(m) extraviado(s). Segue Juntada das folhas n... (n das folhas)... (Data, rgo, nome do responsvel pela informao, cargo assinatura/carimbo).

a) Se o Processo ou Expediente possuir um ou mais Volumes, sendo que todos estejam extraviados, as segundas vias dos documentos disponveis podero constituir um s volume, o qual, nesse caso, dever ser tratado e registrado como segunda via do ltimo volume do Processo ou Expediente. Exemplo: Quantidade de volumes de Processo ou Expediente: 4 Volumes extraviados: todos Registro da via adicional: volume 4 a.1) Caso estejam disponveis muitos documentos, a ponto de tornar-se necessrio mais que um volume de vias adicionais, utilizar sempre para registro os nmeros mais altos dos volumes extraviados. No exemplo acima, seriam registradas vias adicionais para os volumes 3 e 4 (ou 2,3 e 4, se necessrio). b) Se o Processo ou Expediente possuir mais que um volume, onde o ltimo volume estiver localizado, mas alguns dos volumes anteriores (ou todos os anteriores) estiverem extraviados, abrir via adicional em um s volume, com os documentos de que se disponha para trmite temporrio, e registr-lo como via adicional do volume extraviado de nmero de ordem mais alto. Exemplo: Quantidade de volumes de Processo ou Expediente: 6 Volumes extraviados: 1, 3 e 5 Registro da via adicional: Volume 5 b.1) Caso estejam disponveis muitos documentos, a ponto de tornar-se necessrio mais que um volume de vias adicionais, utilizar sempre para registro os nmeros mais altos dos volumes extraviados. No exemplo acima, seriam registradas vias adicionais para os volumes 3 e 5 (ou mesmo 1,3 e 5, se necessrio e o despacho seria no volume 6). c) Se o Processo ou Expediente tiver mais que um volume, onde apenas algum ou alguns deles esteja(m) extraviado(s) e, dentre esses, esteja justamente o ltimo volume, abrir via adicional em um volume, com os documentos de que se disponha para trmite temporrio, e registr-lo como via adicional do ltimo volume do Processo (o qual tambm se encontra extraviado). Exemplo: Quantidade de volumes de Processo ou Expediente: 7 Volumes extraviados: 4, 5 e 7 Registro da via adicional: volume 7 c.1) Caso estejam disponveis muitos documentos, a ponto de tornar-se necessrio mais que um volume de via adicional, utilizar sempre para registro os nmeros de ordem mais altos dos volumes extraviados. No

exemplo acima seriam registradas vias adicionais para os volumes 5 e 7 (ou 4, 5 e 7, se necessrio e o despacho seria no volume 7). 22.6 No caso de localizao do processo extraviado a unidade/rgo interessada dever encaminhar para o Protocolo Central o processo de Sindicncia, caso este tenha sido autuado, juntamente com o processo extraviado para a as devidas formalizaes. 22.7 Registrar localizao de Processo ou Expediente Extraviado, como segue: a) Verificar se h registro de via adicional aberta para o(s) volume(s) localizado(s); b) Requisitar a via para verificar se ela pode ser eliminada;

c) Registrar no Sistema de Protocolo a data de localizao do Processo ou Expediente extraviado e eliminar, se possvel, a via adicional no Sistema; c.1) A via adicional no dever ser eliminada se contiver cpias de documentos referentes a outros volumes tambm extraviados e que ainda no tenham sido encontrados, nesse caso dever ser mantida em trmite, efetuando-se, no entanto, o desentranhamento formal das cpias de documentos do volume j localizado; d) Fisicamente juntar os documentos da via adicional que ainda no estejam no Processo ou Expediente localizado; e) Registrar no ltimo volume do Processo ou Expediente as informaes referentes localizao e eventual eliminao de via adicional fsica, atravs de despacho, como segue: Localizado em... (data da localizao) na/o (local onde o processo foi localizado) o(s) volume(s)... (n do(s) volume(s) encontrado(s)) do presente, o/os qual/is se encontrava/m extraviados, conforme Processo de Apurao de Responsabilidade N... Foi eliminada a 2 via do volume n... (n do volume da 2 via). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

f) Efetuar o desentranhamento formal das cpias dos documentos que tinham sido juntadas para trmite temporrio, mantendo as folhas que contenham despachos a partir da data em que a via adicional foi aberta; g) Juntar ao ltimo volume os documentos restantes da via adicional, que no estejam no Processo ou Expediente localizado, inclusive sua capa e as folhas numa sequncia numrica, conforme Instruo Normativa SIARQ 09/2012;

h) Remeter aos respectivos rgos de origem para que avaliem quanto duplicidade dos documentos para que procedam com o devido desentranhamento das cpias dos documentos, decidindo quanto sua eliminao ou guarda; Desentranhamento de documentos em duplicidade. Termo de Desentranhamento de Documentos Providenciado o desentranhamento das folhas... (n das folhas desentranhadas), conforme solicitado folha... (n da folha onde est o despacho solicitando, se houver), por constiturem duplicidade das folhas... (n das folhas que permanecero no Processo ou Expediente localizado). As folhas desentranhadas foram... (descrever o que ser feito com as folhas). (Data, rgo, nome assinatura/carimbo). do responsvel pela informao, cargo

i) Registrar no Processo de Sindicncia Administrativa a localizao, do Processo extraviado, bem como no Sistema de Protocolo; j) Encaminhar o Processo ou Expediente ao rgo de origem para cincia do registro de localizao e realizar o atendimento de requisies pendentes se houver; k) Cancelar requisies pendentes de Processos extraviados e no localizados, informando ao rgo requisitante, atravs do Processo de apurao. 22.8 De acordo com a Lei 8.159 - Art. 25: Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. 22.9 Proceder de acordo com a Portaria PRDU 1/2001, que fixa normas a serem adotadas quando do extravio de Expedientes ou Processos cadastrados no Sistema de Protocolo e observar o cumprimento do prazo para sua concluso, previsto no artigo 189 do ESUNICAMP. Cidade Universitria Zeferino Vaz Em 04/09/2012

Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ALVES, Ivone et al. Dicionrio de terminologia arquivstica. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993. AMORIM, Ricardo Gomes; CLARES, Cleide. Do Protocolo ao Arquivo: passo a passo. Ribeiro Preto: IBRAP, 2002. ARQUIVO NACIONAL. Conselho Nacional de Arquivos. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos. Glossrio de Documentos arquivsticos digitais. Disponvel em: <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/ctdegl ossariov22006.pdf> Acesso em: 24 set. 2007. ARQUIVO NACIONAL. Conselho Nacional de Arquivos. Legislao arquivstica. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm> Acesso em: 20 set.. 2007. ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 9578/86. So Paulo: ABNT, 1986. BELLOTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2. ed. rev. e amp. Rio de Janeiro: FVG, 2004. BELTRO, Odacir. Correspondncia: linguagem e comunicao. So Paulo: Atlas, 1985. BERNARDES, I. P. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial da Unio, Braslia, 09 jan. 1991. CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP/Departamento de Museus e Arquivos, 1996. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n. 14 de 24 de outubro de 2001. Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administrao Pblica. Dirio Oficial da Unio, Braslia, 08 fev. 2002.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n. 5 de 30 de setembro de 2006. Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. Dirio Oficial da Unio, Braslia, 11 out. 1996. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n. 7 de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Dirio Oficial da Unio, Braslia, 23 maio 1997. FERREIRA, Aurlio Buarque de Holanda. Novo dicionrio da lngua portuguesa. Rio de Janeiro: Editora Nova Fronteira S. A., 1986. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Secretaria-Adjunta de Logstica e Tecnologia da Informao. Portaria Normativa n. 5 de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG. Dirio Oficial da Unio, Braslia, 23 dez. 2002 (REP., 9 jan. 2003). PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e tcnica. Rio de Janeiro: FGV, 2004. SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DE SO PAULO. Coordenadoria Geral de Administrao. Manual de procedimentos: sistema de protocolo nico. 2. rev. So Paulo: SEFAZ, 2004. SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNICAMP. Arquivo Central do Sistema de Arquivos. Disponvel em: <http://www.unicamp.br/siarq> Acesso: 23 mar. 2005. SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SO PAULO. Disponvel em: <http://www.saesp.sp.gov.br> Acesso em: 23 mar. 2005.

Atos Legais Legislao Federal 1. Constituio Federal 2. Decreto-Lei n. 2.484, de 7 de dezembro de 1940 Cdigo Penal; 3. Lei n. 8.159 de 08/01/91 - Dispe sobre a poltica nacional de Arquivos Pblicos e Privados; 4. Lei n. 9.605, de fevereiro de 1998 5. Decreto Federal n. 1.799, de 30/01/96 6. Resoluo CONARQ n. 5, de 30/09/1996 7. Resoluo CONARQ n 7, de 20/05/1997 8. Resoluo CONARQ n 14, de 24 de outubro de 2001 9. Portaria Normativa N 05 de 19/12/2002 Legislao do Estado de So Paulo 1. Constituio do Estado de So Paulo 2. Decreto Estadual n. 22.789, de 19/10/84. Legislao da Unicamp 1. Portaria GR 105/93 publicada no DOE de 25/08/1993, que baixa normas relativas ao Sistema de Protocolo da Unicamp com processamento automatizado. 2. Deliberao CONSU-A-008/95, publicada no DOE de 26/07/1995, que reformula o Sistema de Arquivos da Unicamp. 3. Portaria GR 46/96 publicada no DOE de 27/03/1996, que dispe sobre a requisio, vista de Processo e a expedio de cpias e certides administrativas. 4. Portaria GR 07/98 publicada no DOE de 09/01/1998, que aprova a Tabela de Temporalidade de Documentos/Processos - Parte 2, da Diretoria Geral da Administrao (DGA) para a preservao e eliminao de seus documentos e d outras providncias. 5. Portaria PRDU-1/01 publicado no DOE de 02 de maro de 2001 que fixa normas a serem adotadas quando do extravio de Expedientes ou Processos cadastrados no Sistema de Protocolo 6. Deliberao CONSU-A-23/02, publicada no DOE de 12-11-2002, que dispe sobre a prestao de servio voluntrio por especialistas cuja admisso no acarrete nus para a Unicamp, e revoga as disposies em contrrio; 7. Resoluo GR 077/02 publicada no DOE de 14/12/2002 d nova redao ao artigo 2 da Portaria GR-46, de 27-3-96. 8. Resoluo GR 057/04 publicada no DOE de 05/10/2004, que regulamenta a tramitao de Processos de convnios e contratos a serem celebrados pela Unicamp, de interesse das Unidades de Ensino e Pesquisa, Centros, Ncleos e Colgios Tcnicos e demais rgos. 9. Resoluo GR 177/05 publicada no DOE de 20/12/2005, que designa membros da Comisso Central de Avaliao de Documentos da Unicamp. (Conforme Art. 21 da Del. Consu - A-8/95).

10. Deliberao CONSU - A-6/06, publicada no DOE de 02/08/2006, que dispe sobre o Programa de Professor Colaborador e de Pesquisador Colaborador. 11. Instruo DGA N 038/06 revisada em 28/01/2008, que estabelece procedimentos para abertura e autuao de Processos de pagamento a servidores e as pessoas jurdicas ou fsicas sem vnculo empregatcio com a Unicamp. 12. Instruo DGA N 34/07 de 22/08/2007, que estabelece regras e procedimentos para formalizao de Processos de compras, obras e servios por dispensa de licitao. 13. Instruo DGA N 030/02 revisada em 29/10/2007, que estabelece procedimentos para patrimoniamento de bens adquiridos com recursos da Fundao de Amparo Pesquisa do Estado de So Paulo (FAPESP). 14. Instruo DGA N 05/01 revisada em 04/12/2007, que estabelece procedimentos para formalizao de Processos de convnios/contratos e execuo de seus respectivos recursos.

ANEXO

FAQs

INFORMAES ADICIONAIS: Como solicito a autuao de Processo ou abertura de Expediente? Atravs do formulrio Solicitao de Autuao/Abertura de Processos e Expedientes SAP. Onde posso encontrar a SAP? http://www.siarq.unicamp.br/siarq/images/siarq/protocolos_e_arquivos/sap_old.pdf Como preencher a Solicitao de Autuao de Processos e Abertura Expedientes - SAP? a) Informar com x em Processo ou Expediente. b) Colocando, ou no, n na mesma. c) Informando o Protocolo de Destino, ou seja, aquele que ir providenciar a autuao do Processo ou abertura do Expediente. d) Informando o interessado do Processo: Se o interessado for a unidade/rgo, preencher a sigla e cdigo da(o) mesma(o). Se for Processo de um funcionrio da Unicamp, preencher com o nome, RG, a sigla do estado onde o mesmo foi emitido e matrcula funcional. Se o interessado for uma pessoa contratada temporariamente, estagirio ou voluntrio, portanto no pertencente ao quadro de funcionrios da Unicamp; preencher o campo Documento de Identificao; se o documento informado for o RG, colocar a sigla do estado onde o mesmo foi emitido. Tal medida visa verificao de homnimos, quando da consulta de existncia de Processos com o mesmo assunto para o mesmo interessado, ou em outras consultas. e) Assunto deve ser a descrio sumria do contedo a ser objeto de decises e providncias, atravs da tramitao do Processo ou Expediente. f) Encaminhamento Posterior/Outras Providncias Especificar para onde o Processo dever ser encaminhado ou quais providncias devero ser tomadas aps autuao. g) Informar com x se o Processo, depois de aberto, deve seguir via malote, ou, se urgente, o Protocolo de Destino deve avisar quando o mesmo estiver pronto (nesse caso no se esquecer de preencher o nome e ramal para contato).

h) Data da solicitao, sigla e cdigo da Unidade/rgo solicitante. i) Nome e ramal para contato, em caso de dvidas quanto ao contedo da mesma, ou para avisar quando pronto. j) Assinatura e carimbo do solicitante. Quem pode preencher a SAP? Qualquer pessoa com autoridade para tal, que, para o desenvolvimento de suas funes, necessite da autuao de um Processo ou abertura de um Expediente. Antes de autuar um Processo, devo tomar alguma providncia? Antes de autuar um Processo preciso ter certeza de que no existe Processo com o mesmo assunto, para o mesmo interessado e/ou perodo/exerccio, especialmente pessoal, estagirio e aluno. Tambm devem ser previamente consultados os casos de convnios, termos aditivos, contratos. Para isso voc dever fazer uma consulta no Sistema de Protocolo. de responsabilidade da Unidade/rgo que autuou o processo em duplicidade fazer a devida regularizao. Se aps consulta, encontrei Processo com o mesmo assunto e/ou perodo para o interessado, o que devo fazer? O processo dever ser requisitado, independente de ter sido aberto por outra unidade/rgo e juntar toda a documentao do interessado nele. O que fao se o Processo encontrado estiver encerrado? Se o Processo encontrado estiver encerrado, dever ser despachado de volta (a unidade/rgo que fez a autuao do mesmo), solicitando sua reativao para, s depois de receb-lo de volta devidamente reativado, efetuar a juntada de documentos ao mesmo. Qual o padro de preenchimento do RG? RG // nmero sem ponto ou trao // Sigla do estado emissor Ex: RG 115053062 SP Como devo preencher o assunto do Processo? O Assunto deve ser a descrio sumria do contedo a ser objeto de decises e providncias. Na criao de texto sugerido: a) Usar palavras ou expresses (palavras-chave), particularmente associadas ao Processo ou Expediente, que possam ser facilmente lembradas posteriormente. b) Ao abreviar uma palavra ou usar uma sigla, procurar faz-lo sempre da mesma forma. Deve-se evitar, por exemplo, ora escrever Convnio ora escrever Conv. Vale como padronizao escrever Conv, para convnio e T.A. para termos aditivos, procedendo da seguinte forma:

c) Em caso de contratos, escrever: CONTRATOS UNICAMP/FUNCAMP (se a mesma fizer parte do convnio)/outras instituies (sempre nesta ordem)-objetivo do contrato (que pode ser encontrado na minuta do mesmo). d) Em caso de convnios, escrever: CONV. UNICAMP/FUNCAMP (se a mesma fizer parte do convnio)/outras instituies (sempre nesta ordem)-objetivo do convnio (que pode ser encontrado na minuta do mesmo). e) Em caso de termos aditivos, escrever: T.A.01-CONV. UNICAMP/FUNCAMP (se a mesma fizer parte do convnio)/outras instituies (sempre nesta ordem)objetivo do termo aditivo (que pode ser encontrado na minuta do mesmo)-ref. Processo __-_-____/___(n do Processo do convnio a que se refere o T.A., sendo que o mesmo n dever tambm ser colocado no documento de origem, logo abaixo do assunto). f) Abertura rea prestao de servio pequena monta p/... - ref. Proc.... g) Quando o assunto refere-se a um Processo de mobilidade funcional, escrever: PROCESSO DE MOBILIDADE FUNCIONAL PARA A FUNCAO DE.. - EDITAL n.... h) Quando o Processo for de patrimoniamento de bens consultar a Instruo DGA 30/02, revisada em 29/10/2007. i) Em caso de Processos de Admisso como Estagirio, escreva no assunto: ADMISSAO COMO ESTAGIRIO. j) Sempre que o texto permitir deve-se suprimir as preposies: de, para e outras. k) Se o assunto for muito grande, procurar abreviar apenas as palavras que no sejam vitais compreenso do mesmo. l) Processos de pagamento/ajuda de custo, seguir a Instruo DGA 38/02, revisada em 20/01/2008. m) Processos de Pessoal Tipo P colocar o nome do funcionrio, a matrcula sem traos ou pontos, e o RG sem pontos ou traos, no se esquecer de colocar o estado emissor, ex.: RG 84942271 MG. n) Processo de Estagirio Tipo: Z - colocar o nome do estagirio, o RG sem pontos ou traos, no se esquecer de colocar o estado emissor, ex: RG 84942271 MG. o) Processos de Aluno Tipo A - colocar RA sem traos ou pontos e RG sem pontos ou traos, no se esquecer de colocar o estado emissor, ex.: RG 84942271 MG. Ao protocolar um Processo com assunto extenso (que ocupe as duas linhas do assunto, na tela de Protocolo) e, no final da primeira linha, eu tenha que escrever uma palavra que no caiba, posso separ-la com hfen (-)?

No possvel separ-la com hfen, pois a etiqueta tem quatro linhas, j a tela Protocolo, apesar de parecer ter duas linhas, por no caber inteira na tela e aparecer dividida, tem apenas uma. Onde encontro s normas para determinar o tipo do Processo? Os tipos dos Processos so encontrados na Instruo Normativa SIARQ N 001/12 Autuao/Abertura de Processos e Expedientes: Tipo A (aluno) quando o interessado for um aluno e o assunto do Processo ou Expediente referir-se sua vida acadmica na Unicamp; Tipo P (pessoal) quando o interessado for funcionrio e o assunto do Processo ou Expediente referir-se aos registros tpicos de controle de pessoal normatizados pela DGRH; Tipo O (rgo) quando o interessado for uma Unidade ou rgo da UNICAMP; e, Tipo Z (outros) quando o interessado for uma empresa, um rgo do governo, pessoa sem vnculo empregatcio com a Unicamp ou qualquer outro caso que no se identifique com os tipos contidos acima. Se o Interessado for mais que uma pessoa, dever ser iniciado pelo nome de uma delas, seguido da expresso e outros. Proceder do mesmo modo, quando houver dois ou mais rgos como Interessados, sendo que neste caso o Sistema impedir a utilizao do tipo O. Assim dever ser utilizado tipo Z. Se estiver abrindo um Processo tipo Z que no tem o RG e no tenho como obter o nmero do mesmo, deixar em branco, lembrando que o RG visa descartar homnimos na consulta de existncia, bem como facilitar outras consultas. Quando devo abrir volumes para processo ou Expediente? Quando a pasta (volume) atual tiver atingido em mdia 300 (trezentas) folhas, ou menos (quando a gramatura ou formato dos documentos dificultarem manuseio e conservao dos mesmos), um novo volume dever ser aberto. O encerramento de um volume e abertura de outro devero ser efetuados somente, pelo Protocolo Central ou pelo Protocolo da Unidade de Procedncia do Processo ou Expediente. Antes de encerrar um volume e abrir outro, o Protocolo da Unidade de Procedncia do Processo ou Expediente dever obedecer a Instruo Normativa SIARQ N 002/12 Abertura de volumes de Processos e Expedientes. Como deve ser o trmite de um Processo com mais de um volume? O trmite de um Processo ou Expediente com mais de um volume para decises e providncias dar-se- sempre com o conjunto de todos os seus volumes e despachos efetuados, ficando implcito que o seu emitente tem pleno conhecimento do contedo de todos os volumes, inclusive dos anteriores.

Como deve ser o trmite de um Processo com mais de um volume, com assuntos diferenciados, isto , abertos antes da implantao do Sistema Informatizado de Protocolo? Dever ter sua tramitao efetuada pelo Protocolo Central, atravs do Sistema SISPRO (controle de volumes antigos). Os Processos que estiverem ainda em andamento, continuaro transitoriamente em sua forma atual e oportunamente devero ser objeto de reordenao e adequao pelo Protocolo Central nas normas institudas. O que fazer quando a procedncia, ou o interessado ou o assunto de um Processo/Expediente estiverem errados, no tendo o mesmo tramitado no Sistema de Protocolo aps ter sido aberto? O Protocolo Central, ou o Protocolo que efetuou autuao/abertura poder fazer a alterao, sem que a mesma precise ser formalmente registrada no Processo ou Expediente, atravs de despacho. O que fazer quando a procedncia, o interessado ou o assunto de um Processo ou Expediente estiverem errados, sendo que esse j tem registro de tramitao? A alterao de dados na capa do Processo ou Expediente o procedimento que deve ser efetuado nesses casos. Entretanto, uma vez que a regularizao do mesmo s poder ser efetuada por rgos credenciados junto ao Sistema de Protocolo, e apenas no Processo ou Expediente de sua procedncia, preciso verificar quem autuou/abriu Processo ou Expediente e solicitar a esse rgo, as devidas providncias. Alm disso, deve-se verificar se a unidade/rgo que detectou o erro tem competncia de anlise e deciso sobre o tipo de alterao envolvida. - A solicitao de regularizao deve ser formalmente registrada no Processo ou Expediente, atravs de despacho, por parte de rgo competente da Unicamp, assegurando que foram atendidos todos os requisitos legais necessrios. Procedimentos do Protocolo Central ou da unidade/rgo de procedncia, quando efetuar a regularizao de identificao: - Conferir ou juntar no Processo ou Expediente os documentos comprobatrios referentes Regularizao em questo. - Efetuar despacho na ltima folha do Processo ou Expediente, expondo a regularizao efetuada. - Acessar o Sistema de Protocolo e registrar as alteraes ocorridas, emitir nova etiqueta de identificao e afix-la na capa. Outras informaes referentes a este assunto podero ser encontradas na Instruo Normativa SIARQ N 005/12 Regularizao de identificao de Processo/Expediente.

Como cancelar um trmite, efetuado por engano em um Processo ou Expediente, por outra unidade/rgo, quando, fisicamente, o mesmo no saiu de sua unidade/rgo? Somente a unidade/rgo que estiver com o Processo ou Expediente em mos poder solicitar a regularizao do trmite junto ao Protocolo Central. Como cancelar um encaminhamento? Somente a unidade/rgo que estiver com o Processo ou Expediente em mos poder cancelar um trmite, efetuado por engano, por outra unidade/rgo. Ao cancelar um encaminhamento certifique-se que o Processo, ainda esteja fisicamente na sua unidade/rgo. Entre ENCAMINHAMENTO, depois em Cancela_encaminhamento, verifique a data/nmero de RR e o destino antes de cancelar. Como cancelar um recebimento? Para cancelar um recebimento verifique o nmero do Processo recebido erroneamente, entre em RECEBIMENTO, depois em canceLa_recebimento, confirme a data/nmero da RR/Remetente, antes de cancelar. Cuidado para no cancelar recebimentos ou encaminhamentos alheios, pois a ao ficar registrada, atravs do login no dirio de log do Sistema. Como fazer juntada Processo/Expediente? e regularizao de juntada de folhas em

Atravs dos carimbos abaixo: Juntada de folhas, Termo de Juntada de Folhas e Termo de Regularizao de Juntada de Folhas.
Fls._____ P/E n ___-___-______/_______ Rubr.__________ ____-____

Segue juntada de fls._____ a _____ ______ ___/___/___. __________ (setor)... (rubrica)

Regularizada a juntada de fls._____ a _____. ____________ ___/___/___. _______________ (setor)... (rubrica)

Porque juntar cpia xerogrfica de FAX (de papel termo sensvel) em Processo ou Expediente, ao invs de juntar o original? Porque o FAX emitido em papel termo-sensvel tem curta durao, seu contedo apaga-se com o decorrer do tempo.

Como fao para juntar os documentos de tamanhos mdios e pequenos? Os documentos de tamanho mdio no precisam ser colados em outra folha, desde que contenham espao suficiente para perfurao e juntada sem prejuzo da leitura de seu contedo. Os documentos de tamanho pequeno devem ser colados em folha de papel jornal, ou outra em branco, com espao suficiente para permitir a identificao da juntada, tipo e a quantidade de documentos colados; no se esquecer de identificar o responsvel pela colagem, atravs de data, assinatura e carimbo. Como fao a juntada de folhas na autuao de um Processo? A capa considerada a folha 1, a primeira folha (normalmente a SAP) ser a folha 2 e, a partir da, quando for feita juntada de novos documentos, os mesmos seguiro a ordem a partir de 3. No verso da folha 2 ser colocado o carimbo de juntada de folhas de 3 a .... Cuidado para no cometer erros no carimbo de folhas ou no termo de juntada de folhas como, por exemplo: Rasuras no nmero de folhas, nmero do Processo ou ano do mesmo; Uso de corretivo lquido; Letra ilegvel no preenchimento; Troca, salto, falta ou duplicidade de numeraes; Colocao de carimbos em locais inadequados. Procurar sempre colocar o carimbo de folhas canto superior direito do anverso da folha juntada e termo de juntada de folhas canto inferior esquerdo no verso de folha que antecede a juntada. Sempre utilizar carimbos; no se deve fazer uso de etiquetas para informar a identificao de folhas, ou para fazer o termo de juntada; No dobrar o canto superior direito da folha para fazer a juntada na dobra. Se ocorrer erros no carimbo de folhas que devo fazer? Se a prpria pessoa que est efetuando a juntada perceber qualquer dos quatro primeiros erros apontados acima, ela deve simplesmente colocar um X sobre a juntada incorreta e refaz-la imediatamente. Se o erro foi efetuado por outra pessoa, que muitas vezes nem est mais no mesmo Departamento, algum daquele local dever efetuar a regularizao, riscando a juntada incorreta com um X e na folha que anteceder a junt ada regularizada dever conter o termo de regularizao, bem como a regularizao dever ser informada atravs de despacho na ltima folha.

Como juntar um Processo/Expediente a outro Processo/Expediente? A juntada de um Processo ou Expediente a outro Processo ou Expediente deve, obrigatoriamente, ser efetuada pelo Protocolo da Unidade de Procedncia do Processo ou Expediente. Tal procedimento constitui-se na incorporao definitiva de um Processo ou Expediente ao outro, extinguindo-se aquele que foi juntado (mais recente) e permanecendo em trmite apenas aquele que recebeu a juntada (mais antigo). A juntada de dois ou mais Processo ou Expediente s recomendada quando os mesmos tratarem de assuntos iguais ou correlatos que, definitivamente, meream ser conduzidos em conjunto, uma vez que, sero transformados em um nico Processo ou Expediente. O que desentranhamento? Desentranhamento a retirada, ainda que transitria, de documento juntado a um Processo ou Expediente. Quem pode desentranhar documentos em Processo ou Expediente? Nos Expedientes, tanto o Protocolo Central, como o Protocolo das Unidades/rgos ou qualquer outro rgo que identifique essa necessidade. J em Processos somente o Protocolo Central ou o Protocolo da unidade/rgo de procedncia. Quem pode solicitar um desentranhamento em um Processo ou Expediente? Pessoa fsica ou jurdica interessada, atravs de despacho no Processo ou Expediente, devendo conter: os nmeros das folhas a serem desentranhadas (caso no se disponha dos nmeros, dever ser mencionado o tipo do documento); a razo do desentranhamento; as providncias a serem adotadas, em relao aos documentos a serem desentranhados; data, nome, carimbo e assinatura do solicitante. O atendimento da solicitao de desentranhamento, somente dever ocorrer depois de apreciao e aprovao do rgo da Unicamp, responsvel pelo assunto do Processo ou Expediente em questo ou, especificamente, pelo assunto a que diz respeito o documento a ser desentranhado. Carimbar (ou escrever) o texto abaixo no verso da folha(s) que antecede o desentranhamento:
Termo de desentranhamento s fls. ____ ___/___/___ (carimbo e assinatura)

N da folha onde ser feito o despacho informando a realizao do desentranhamento

_________

O que o apensamento e desapensamento de Processo ou Expediente, e quem autorizado a efetuar? O apensamento constitui-se na unio formal, porm temporria, de um ou vrios Processos e Expedientes a outro, forando-os a tramitarem juntos durante certo perodo. Embora o trmite seja nico, os Processos e Expedientes apensados podero, nesse perodo de Apensamento, receber despachos referentes aos seus prprios assuntos, bem como as juntadas necessrias de seus respectivos documentos. Solucionada a questo que justificou o apensamento, dever ser feito o desapensamento. O apensamento e desapensamento de processos e Expedientes devem necessariamente ser efetuados pelo Protocolo da Unidade de Procedncia do Processo ou Expediente. O que fazer quando ocorre o Extravio de um Processo ou Expediente? Verificada a ocorrncia de extravio do Processo ou Expediente, as Unidades/rgos devero comunicar formalmente ao Arquivo Central/SIARQ, para que se efetue a divulgao do mesmo atravs da tela Notcias, do Sistema de Protocolo. Aps divulgao na Tela de Notcias do Sistema de Protocolo por 10 dias, ser autuado o Processo de apurao de responsabilidade (Sindicncia Administrativa). A 2 via poder ser solicitada, ao Protocolo Central antes da autuao do Processo de apurao de responsabilidade, quando configurar necessidade urgente de juntadas/despachos/registros de informaes. Tal necessidade dever ser mencionada no mesmo documento que identificar o extravio. Tambm poder ser aberta 2 via, atendendo solicitao da Comisso de Sindicncia em seu Relatrio Final. E se o Processo extraviado for encontrado, o que a Comisso deve fazer? Uma vez que o registro do extravio impede a tramitao no Sistema de Protocolo, o Processo/Expediente antes extraviado dever ser encaminhado ao Protocolo Central, atravs de relao de remessa manual, para registro de localizao constando do despacho onde e quando o mesmo foi localizado. Troca de capa de Expediente e processo, como proceder? O que devo fazer se tiver, em mos, um Processo ou Expediente com capas danificadas? Leia a Instruo Normativa SIARQ 006/2012 - Registro de Informaes, Manifestaes e Decises em Processo e Expediente (Despachos).

Sendo que, para os Processos autuados, em que o Sistema de Protocolo no libere o usurio para fazer a regularizao de troca de capa em razo do cdigo de rgo de autuao, o usurio dever enviar um e-mail referente troca do cdigo de rgo de autuao para que o Sistema de Protocolo possa liberar o usurio e autoriz-lo para efetuar a troca de capa, conforme Instruo Normativa SIARQ n 005/2012Regularizao de Identificao de Processo/Expediente. Qualquer pessoa pode solicitar a troca de capa? Sim, desde que a solicite para a unidade/rgo de procedncia que autuou o mesmo. Como ser meu despacho para troca de capa? O Despacho do Processo ou Expediente : UNIDADE x 1. Solicito a troca de capa 2. Aps volte. Em: ___/___/_______ (Carimbo e assinatura) Requisio de Processo ou Expediente, como proceder? Como fazer para consultar requisies pendentes no Sistema de Protocolo? Entre no Sistema de Protocolo, entre em trmite>requisies>rgo loc>coloque o cdigo de rgo a ser consultado e enter. Caso queira fazer consulta de vrios processos, ao invs de rgo loc, coloque imprime rgo loc. Se a consulta for para cdigos de rgos distintos, dentro da sua unidade/rgo coloque apenas o cdigo do maior e *. Exemplo: 010211* Como fao para cancelar uma requisio? Entre em REQUISIO, depois em cancela_requisio, e para cada item que digitar do processo d enter: Exemplo 01 (enter) P (enter) 0000 22222 (enter) 2011 (enter) verifique a requisio que foi solicitada e confirme o cancelamento (ateno para no cancelar outras requisies). Como devo proceder para atender requisies de processos e expedientes e outras informaes sobre este assunto? Ler a Instruo Normativa SIARQ n 004/12 Trmite de Processo ou Expediente.

Como fazer requisio de processo que est como Destinao Final? Os processos que esto com o trmite na destinao final (Arquivo Histrico ou descartado), no podero ser requisitados pelo Sistema de Protocolo, entrar em contato com Arquivo Central/SIARQ. Como consultar Processo ou Expediente no Sistema de Protocolo? Quais os caracteres que posso usar na pesquisa de Processo ou Expediente no Sistema de Protocolo? (*) asterisco indica que o usurio quer pesquisar tudo. (?) interrogao Indica que o usurio quer pesquisar uma palavra que pode ser digitada com mais de uma grafia. (:) Dois pontos ou (...) reticncia Indica que o usurio quer pesquisar entre dois pontos. Exemplos com (*): 1- Exemplo de pesquisa no assunto [*CAMPINAS* Pesquisa todo PROCESSO/EXPEDIENTE que contenha a palavra CAMPINAS no assunto, independente onde ela esteja. 2-Exemplo de pesquisa no assunto [CAMPINAS* Pesquisa somente Processo ou Expediente que comecem com a palavra CAMPINAS podendo ter, ou no, qualquer outra palavra DEPOIS da palavra CAMPINAS. 3-Exemplo de pesquisa no assunto: [*CAMPINAS Pesquisa somente Processo ou Expediente que tenham no assunto qualquer palavra antes da palavra CAMPINAS. Exemplos com (*) e (?): 1-Exemplo de pesquisa no assunto [*EMPRESA ISABEL LUI?A* Pesquisa todo Processo ou Expediente que tenha no assunto as palavras EMPRESA IZABEL LUIZA, ou EMPRESA ISABEL LUIZA, independente da maneira como foi escrita. 2-Exemplo de pesquisa no assunto: [*DOACAO*LUI?* Pesquisa todo o Processo ou Expediente que tenham no assunto as palavras DOACAO LUIS, ou DOACAO LUIZ, independente da maneira como foi escrita.

Exemplo com (:) ou (...) 1-Exemplo de pesquisa na data da abertura: [01012010:01062011] Pesquisa o Processo ou Expediente que foram abertos no perodo de 01/01/2010 01/06/2012. 2-Exemplo de pesquisa na data da abertura: [01062003...23122003] Pesquisa Processo ou Expediente que foram abertos no perodo de 01/06/2003 23/12/2003. Como consultar um processo de pessoal, que no tenho seu nmero? Entre no menu ABERTURA, depois PROTOCOLO e conSulta. D enter e pare o cursor na opo NOME digite o nome do interessado. Exemplo: NOME [JOSE MARIA DA SILVA*] (Nome completo seguido do (*) (asterisco)). NOME [MARIVALDO B*] (Nesse caso no necessrio digitar nome completo por tratar-se de um nome no muito comum). Como consultar Processo ou Expediente onde o interessado alguma unidade/rgo? Quando se tratar de Processo ou Expediente onde o interessado a unidade/rgo, importante saber, qual a unidade/rgo que autuou o processo, visando diminuir o nmero de ocorrncias (resultantes) da (s) pesquisa (s). Exemplo: Unidade de Procedncia [15] Hospital de Clnicas (digite 15 no campo Unidade de Procedncia). Quando o mesmo foi aberto (data ou ano aproximado). Exemplo: [01012011:30092011] (perodo de 01/01/2012 30/09/2012) Qual o assunto do processo (utilize palavras-chaves) Exemplos: [AQUIS*CADEIRA*] [CONV*PETROBRAS*]

[PATR*FAPESP*PROF*FULANO*] Problemas com a impressora, como proceder? Como consigo uma fila de impresso para utilizar o Sistema de Protocolo atravs de meu micro? Fale com seu administrador de Rede. Como Administrador de Rede, como fao para instalar uma impressora? Faa uma Ordem de Servio (O.S) atravs da pgina do CCUEC. Aps autorizao, voc dever instalar o Print Server atravs do repositrio de downloads da pgina da Unicamp (FTP) e realizar a configurao de acordo com as Orientaes Gerais que constam na pgina do SIARQ no menu Protocolos e Arquivos. Que tipo de etiqueta se deve utilizar? Elas so fornecidas no Almoxarifado? Etiqueta para impressora laser 50,8 x 101,6 mm; que pode ser adquirida no Almoxarifado Central, atravs do cdigo 495713. Como sei qual a posio (da etiqueta para impressora laser) que devo colocar quando aparecer a tela abaixo? CAPA I ----------------------------------------------I I Imprimir a partir da posio: [______] I-----------------------------------------------I I Escolha a posio que iniciar a impresso I I<ESCAPE>Encerra <ctrl-c> Cancela I Verifique o desenho abaixo:
Selecionar, no momento da Impresso, a impressora Laser, caso seja esta a sua impressora. Digitar a posio na qual se pretende iniciar a impresso. A folha composta de 10 etiquetas e para seu aproveitamento total, poder ser reemitida inmeras vezes, observando-se a posio no utilizada. Entende-se a posio 1 a de nmero 10, sequencialmente da direita para esquerda e de baixo para cima. Imprimindo da posio 10, 9, 8, 7 assim sucessivamente at a ltima etiqueta, ou seja, a posio 1. Emitir sempre da posio posterior para a anterior, pois se impresso e destacado da folha na outra sequencia, a impressora no conseguir puxar a folha adequadamente.

Solicitao de Abertura de Conta para acesso ao Sistema de Protocolo, como proceder? Quem pode fazer a solicitao de abertura de conta? O diretor ou o responsvel pelo colaborador, para quem a conta ser solicitada. Que perfil desejvel ao usurio para quem est sendo solicitada a nova conta? Categoria trmite que o colaborador seja algum pr-disposto a aprender as normas que regem a tramitao de documentos e o Sistema de Protocolo e Malote da Unicamp; seja atencioso ao executar suas atividades. Categoria autuao se possvel, que o colaborador, seja interessado e prdisposto a aprender as normas e legislaes que regem todos os servios relacionados categoria autuao; seja atencioso ao executar suas atividades, tenha acesso a e-mail e o leia com freqncia mnima de trs vezes ao dia (pois, a comunicao de possveis problemas de conferncia diria do Sistema, feita via email). Qual o procedimento para solicitao de conta de acesso ao Sistema de Protocolo? Entre na pgina do CCUEC (www.ccuec.unicamp.br), click em Administrao de Contas, depois em Solicitao de Servios, preencha os dados do novo usurio.

Quais as categorias de servios, para acesso ao Sistema de Protocolo? CATEGORIAS LIBERADAS PARA APROVAO/REPROVAO: PROT-CAT-3 Protocolo da Unidade - Autuao PROT-CAT-4 Protocolo, Subordinado ao Protocolo da Unidade Autuao. PROT-CAT-6 Trmite CATEGORIAS DE USO EXCLUSIVO DA: DAC SIARQ CONTROLE DE PROTOCOLO. PROT-CAT-1 - Controle de Protocolo PROT-CAT-2 - Controle de Protocolo PROT-CAT-4 - DAC (Tratamento de Processos) PROT-CAT-7 - SIARQ PROT-CAT-8 - SIARQ A conta , inicialmente, solicitada ao CCUEC, mas como isto ocorre? 1. O Diretor do Servio preenche a Solicitao de Servio e a envia ao CCUEC on-line. 2. O CCUEC, aps os procedimentos de rotina, informa ao Protocolo Central, atualmente, atravs de e-mail ao administrador de contas do

SIARQ. E depois o que acontece? 1. O Protocolo Central toma as devidas providncias com relao mesma, encaminhando um e-mail ao interessado com a senha provisria, orientaes bsicas, inclusive quanto a treinamento. 2. O interessado aps tomar as providncias iniciais e solicitar seu treinamento, atravs do e-mail: protcent@unicamp.br. O treinamento agendado na data e horrio que melhor convier a ambas as partes, para o mais breve possvel. 3. Caso o interessado tenha problemas no acesso de sua conta dever consultar as orientaes contidas nessa FAQ com o ttulo: Problemas no acesso do Sistema, como proceder?.

Problemas no acesso ao Sistema de Protocolo, como proceder?

No consigo acessar o Sistema de Protocolo pela primeira vez, o que devo fazer? Primeiro verifique se voc est colocando a senha com os caracteres maisculos e minsculos e se o num lock do teclado est ligado. Se o problema persistir, procure o administrador de rede/representante de sua unidade/rgo. Se eu demorei a utilizar o Sistema minha senha expirou? A senha no expira o que pode acontecer de o usurio estar digitando a senha ou algum dgito da senha errado. Porm, se o usurio no retirar a senha dentro de 45 dias, o sistema cancela a conta automaticamente. Neste caso entre em contato com seu representante. Se eu estou com dificuldade de acesso, o que devo fazer? A sua unidade/rgo pode estar sem conexo com a rede. (problema local) ou o programa no est instalado corretamente, ou seja, sem o SSH (procurar o servio de informtica de sua unidade/rgo). Como instalar ou reinstalar o SSH (SSH Secure Shell Client)? Se voc um usurio do Sistema, dever procurar o Administrador de Rede de sua unidade/rgo. Reforo protetor para trmite de processos Existe alguma forma de proteger os processos que so enviados via malote? Recomendamos envolver os processos com uma tira de cartolina antes de amarrlos. A mesma pode ser solicitada na Grfica Central, - Protetor 0 x 0 cores, formato 120 x 660 mm, em papel carto 180 g/m. Acabamento refilado - Protetor 0 x 0 cores, formato 50 x 660 mm, em papel carto 180 g/m. Acabamento refilado. Alm disso, utilizar os cadaros sarjados, que j esto disponveis no Almoxarifado Central, (Cadaro para costura de algodo sarjado, cdigo n 46406), ou ainda

utilizar capas transparentes protetoras que tambm j so item de almoxarifado (cdigo: n 71558 CAPA DE PROCESSO, EM PVC INCOLOR). Outra forma importante de preservao no grampear as relaes de remessa e outros documentos nas capas ou contra capas e sim utilizar clipes presos, preferencialmente sobre uma pequena tira de papel.

Tabela de rgos, onde encontrar? Como fao para consultar a Tabela de rgos na Internet? Atravs do endereo: http://www.unicamp.br/sipex/ Aps, ir consultas>outras>continuar neste site no recomendado>outras>rgos Neste ponto aparecer o formulrio para voc selecionar o rgo desejado. Voc pode colocar a sigla, o nome ou parte do nome da Unidade. Ateno! Nem sempre a sigla utilizada por ns reconhecida pelo sistema, nesse caso utilize uma palavra chave. Exemplo: Ao invs de Cepetro procure por (parte do nome): Petrleo aparecer tudo o que est relacionado palavra.

O que e como feita a conferncia do Sistema de Protocolo?

O Protocolo Central, na qualidade de rgo orientador, efetua diariamente a conferncia de todos os Processos autuados e Expedientes abertos no Sistema de Protocolo da Unicamp. Como feita esta conferncia? Atravs de escala, alguns colaboradores da Equipe de Protocolo (Protocolo Central) verificam o seguinte: 1. Em todos os processos de pessoal tipo P e nos tipo Z (s nos casos de Pesquisador Colaborador, Professor Colaborador, Prestao de Servio Voluntrio e Admisso como Estagirio) se j no foram a utuados anteriormente processos para o mesmo interessado e assunto, mesmo que por outra unidade/rgo. Em casos de duplicidade o primeiro dever ser utilizado. 2. Se o processo de pagamento (...) autuado segue a uma padronizao ou uma instruo, como o caso da Instruo Normativa DGA 38/02.

3. As irregularidades encontradas pelo conferente e os casos de urgncia, como duplicidade por falta de verificao prvia quanto existncia de processo com o mesmo assunto, so informados via telefone, ou e-mail, aos responsveis pela autuao do Processo, ou abertura de Expediente em questo.

Qual o objetivo da conferncia do Sistema? Alm do adequar os processos autuados aos padres e normas do Sistema de Protocolo da Unicamp, visa facilitar futuras consultas.

Srie documental, onde encontrar? Onde consigo a srie documental? Se voc estiver protocolando um processo posicione o cursor em srie e digite Ctrl + U, e o Sistema abrir uma janela informando os nmeros de sries documentais existentes. Para visualizar todas, utilize as setas para acima/abaixo, identifique a srie desejada, deixe o cursor em cima e clique em ESC. Quem define a srie documental? A srie documental definida pelo SIARQ e atravs dela que aquele rgo estabelece temporalidade do processo em arquivo (tempo de guarda para arquivo histrico ou descarte) Informaes SIARQ - Arquivo Central Ramais 16442/16451 Visando facilitar a visualizao de todas as sries por assunto, o SIARQ montou uma tabela, vide abaixo:

TABELA COM ALGUMAS SRIES DOCUMENTAIS SEPARADAS POR TIPO DE ASSUNTO

ASSUNTO REFERENTE A: FUNDO PROT. DOCS. DGRH DGA

ALMOXARIFADO

DESCRIO: N DA SRIE REPR. 04 AQUISICAO MAT. CONSUMO REC. ORCAMENTARIO 73 CONCORRNCIA PBLICA 52 CONTROLE DE ALMOXARIFADO

PROT. DOCS PROT. DOCS

REPR.

08

REPR.

09

DGA

53

APURAO DE RESPONSABILIDADE

PROCURADORI A GERAL

46 47

48

DOACOES CEDIDAS DE MATERIAL DE CONSUMO DOACOES RECEBIDAS DE MATERIAL DE CONSUMO MOVIMENTAAO FINANCEIRA DE ALMOXARIFADO PROCESSO ADMINISTRATIVO PROCESSO ADMINISTRATIVO DISCIPLINAR SINDICNCIA ADMINISTRATIVA AQUISICAO DE BENS MOVEIS AQUISICAO DE IMOVEIS/CONSTRUC AO AQUISICAO DE LIVROS AQUISICAO DE PASSAGENS AEREAS/HOSPEDAG EM AQUISICAO DE PERIDICOS AQUIS. MAT. CONSUMO REC. EXTRAORCAMENTARIO AQUIS. MAT. PERMANENTE REC. EXTRAORCAMENTARIO AQUISICAO MAT. CONSUMO REC. ORCAMENTARIO AQUIS. MAT. PERMANENTE REC. ORCAMENTARIO AQUIS.SERV.TERCEI ROSMANUTENCAO/LIMPE ZA

DGA AQUISIES

11 12

06 07

05 75

76

PROT. DOCS. DGA

REPR.

04

10

36

64 DGA 74

DGRH

73

AQUISICAO DE VECULOS BENS ADQUIRIDOS COM RECURSOS CNPQ/FASPESP CONCORRNCIA PBLICA ATOS DE CRIAO/INSTALA O/RGO/CURSO NOMEAO E INST. CONSELHOS E COMISSES AQUIS. MAT. CONSUMO REC. EXTRAORCAMENTARIO AQUIS. MAT. PERMANENTE REC. EXTRAORCAMENTARIO AQUIS. MAT. PERMANENTE REC. ORCAMENTARIO AQUISICAO DE LIVROS AQUISICAO DE BENS MOVEIS AQUISICAO DE IMOVEIS/CONSTRUC AO AQUISICAO DE VECULOS AQUIS.SERV.TERCEI ROSMANUTENCAO/LIMPE ZA AQUIS. MAT. CONSUMO REC. EXTRAORCAMENTARIO AQUISICAO DE PERIDICOS AQUISICAO DE PASSAGENS AEREAS/HOSPEDAG EM

ATOS DE CRIAO/NOMEAES

REITORIA

57

79

BENS PATRIMONIAIS E DE CONSUMO

75

76

10

06 11 12

DGA

64 36

DGA

75

PROT. DOCS

REPR.

05

07

70 DGA 74

71 DGRH DGRH DGA 72 73 13

14

54

55

PROT. DOCS

REPR.

08

09

DGA

15

53

DGA BENS PATRIMONIAIS E DE CONSUMO

16 17 18

BAIXA DE BENS PATRIMONIAIS BENS ADQUIRIDOS COM RECURSOS CNPQ/FAPESP CADASTRO DE FORNECEDORES CADASTRO DE FORNECEDORES CONCORRNCIA PBLICA DOACOES/COMODAT OS CEDIDOS MOVEIS/IMOVEIS DOACOES/COMODAT OS RECEBIDOS MOVEIS/IMOVEIS DOACOES RECEBIDAS MATERIAL BIBLIOGRAFICO DOACOES CEDIDAS MATERIAL BIBLIOGRAFICO DOACOES CEDIDAS DE MATERIAL DE CONSUMO DOACOES RECEBIDAS DE MATERIAL DE CONSUMO INVENTRIO PATRIMONIAL DE BENS MVEIS MOVIMENTAAO FINANCEIRA DE ALMOXARIFADO SEGURO SEGURO DE BENS IMVEIS SEGURO DE VECULOS CONTRATOS E CONVENIOS CONTRATOS DE LOCACAO DE EQUIPAMENTOS

CONTRATOS, CONVNIOS DGA E ADITIVOS DGA

37 39

DGA

40

DGA DGA

41 42

CONTRATOS DE LOCACAO DE BENS IMVEIS DESPESAS GERAIS DE CONVENIO TERMOS DE CONVENIO APOIO INSTITUCIONAL/FUN CAMP CONTROLE DE CONTAS CONTROLE ORAMENTRIO CONTROLE DE ALMOXARIFADO CONTROLE GERAL DE ADMINISTRAO CONTROLE DE PESSOAL EXTRAQUADRO RELATRIOS PARA CONTABILIZAO DESEMBARAO ALFANDEGRIO

CONTROLES

DGA

38

DGA DGA DGA DGA DGRH

20 49 52 68 72

DGA

23

DESEMBARAO ALFANDEGRIO

DGA

34

DOAES

PROT. DOCS

REPR.

08

09

13

14

54

55

DOACOES CEDIDAS DE MATERIAL DE CONSUMO DOACOES RECEBIDAS DE MATERIAL DE CONSUMO DOACOES/COMODAT OS CEDIDOS MOVEIS/IMOVEIS DOACOES/COMODAT OS RECEBIDOS MOVEIS/IMOVEIS DOACOES RECEBIDAS MATERIAL BIBLIOGRAFICO DOACOES CEDIDAS MATERIAL BIBLIOGRAFICO

EVENTOS E REUNIES

REITORIA

62

DGA

43.

ATAS E DOCUMENTOS DE REUNIES REALIZAO DE EVENTOS CONTROLE DE PESSOAL EXTRAQUADRO GESTO DE ARQUIVOS LEGISLAO E NORMAS NORMAS ACADMICAS NORMAS E PROCEDIMENTOS ACADMICOS NORMAS E PROCESSOS TCNICOADMINISTRATIVOS ADIANTAMENTO/SUP RIMENTO/PRESTA O DE CONTAS ADICIONAL DE INSALUBRIDADE DESPESAS COM MUDANAS DESP.SERV.UTIL.PUB LICA AGUA/LUZ/TELEF. PAGAMENTO DE PESSOAL/ENCARGO S PAGAMENTO DE BENS E SERVIOS RESSARCIMENTO DE DESPESAS ADICIONAL DE INSALUBRIDADE AJUDA DE CUSTO AUXLIO MORADIA CONCESSO DE BOLSA

ESTAGIRIOS E OUTROS EXTERNOS

DGRH

03

GESTO DE ARQUIVOS

SIARQ

77

LEGISLAO E NORMAS

REITORIA

56 61 59

58

RECEITAS/DESPESAS/ CONTABILIZAO

DGA

21

69 35 22

24

33 66

RECEITAS/DESPESAS/ CONTABILIZAO

DGA

69 25 26

27

28 29

30

31

32

23

CONSIGNACOES (IPESP,IAMSPE,FUNC AMP/PCA) CONSIGNACOES/PEN SO JUDICIAL CORRESP.REF.PAGA MENTO PESSOALMEMORANDOS FOLHA DE PAGAMENTO (VAX EXTRA) RECIBOS DE RESCISO DE CONTRATO RECOLHIMENTO DE ENCARGOS PREV. SOCIAL/FGTS RELATRIOS PARA CONTABILIZAO

RELATRIO/ INVENTRIO: REITORIA

50 60

51

DGA

78 23

RELATRIO DE ATIVIDADES RELATRIO DE ATIVIDADES TCNICOCIENTFICAS RELATRIO DE ATIVIDADES UNICAMP/RGOS RELATRIO DE AUDITORIA RELATRIOS PARA CONTABILIZAO SEGURO SEGURO DE BENS IMVEIS SEGURO DE VECULOS SEGURO DE VIDA SERVIOS GERAIS AQUIS.SERV.TERCEI ROSMANUTENCAO/LIMPE ZA

DGA SEGURO DGA DGA DGA SERVIOS DGA DGA

16 17 18 19 67 36

DGA VIDA ESCOLAR DIRETORIA ACADMICA DGA DIRETORIA ACADMICA

25 26 63 65 44

AJUDA DE CUSTO AUXLIO MORADIA CALENDRIO ESCOLAR CONCESSO DE BOLSA VIDA ESCOLAR DE ALUNOS DE GRADUAO VIDA ESCOLAR DE ALUNOS DE PSGRADUAO RECRUTAMENTO E SELEO VIDA FUNCIONAL DE PESSOAL SEGURO DE VIDA RECISO CONTRATO PAGAMENTO DE PESSOAL/ENCARGO S CORRESP.REF.PAGA MENTO PESSOALMEMORANDOS FOLHA DE PAGAMENTO (VAX EXTRA) RECIBOS DE RESCISO DE CONTRATO RECOLHIMENTO DE ENCARGOS PREV. SOCIAL/FGTS CONSIGNACOES (IPESP,IAMSPE,FUNC AMP/PCA) CONSIGNACOES/PEN SO JUDICIAL ADICIONAL DE INSALUBRIDADE

45

DGRH VIDA FUNCIONAL

01 02

DGA DGA DGA

19 31 24

DGA

29

DGA

30

DGA

31

DGA

32

DGA

27

DGA DGA

28 69

Como entro em contato com o Protocolo Central/SIARQ? Como e com quem falar? Nossos ramais para contato so: 16447, 16448, 16443, 16449 E-mail do Protocolo Central/SIARQ: protcent@unicamp.br Porm, alguns membros da Equipe efetuam servios especficos, como: Aprovao de Contas no Sistema de Protocolo: Ed (16447) Conferncia de Sistema: Ed (16447), Maria Amlia (16448) e Cirlene (16443). Treinamentos Ed e Maria Amlia Lembrando que na ausncia de algum da equipe, que cuida diretamente dos assuntos acima citados, os demais podero atend-los.

MODELOS DE ASSUNTOS PADRONIZADOS DO SISTEMA DE PROTOCOLO Modelos de Assuntos de Processos Protocolo TIPO O (Convnios/T. A) Convnio: Srie: 37 T.A: Srie: 42 CONV.UNICAMP/FUNCAMP/JANSSEN-CILAG FARMACEUTICA LTDAPROTOCOLO N.TMC125-C227-SUB-ESTUDO DO TMC125-C227 P/AVALIAR O PERFIL FARMACOCINETICO... CONV.UNICAMP/FUNCAMP/IEC-INSTITUTO DE EDUCACAO E CULTURA OBJETIVANDO OFERECIMENTO DE CURSOS DE EXTENSAO CONV.UNICAMP/UNICAMP TECNICA DE LISBOA-PORTUGALDESENVOLVIMENTO DE PESQUISAS E OUTRAS ATIVIDADE ACADEMICAS T.A.01-CONV.UNICAMP/UNIV.TEC.LISBOA INTERC, PROJETOS/PESQ.PUBL.ETC/CLE E C. DE LOGICA E COMPUT./INSTIT. SUP.TEC. REF.PROC.01P-24915-2003 T.A.02-CONV.UNICAMP/UNICAMP TECNICA DE LISBOA-PORTUGAL INTERCAMBIO DE ESTUDANTES REF. PROC. 01P-24915-2003 CONV.UNICAMP/UNQ-UNICAMP NACIONAL QUILMES-COOPERACAO TECNICA, CIENTIFICA ACADEMICA, INTERC.EXPERIENCIAS, CONSULTORIAS TECNICO-CIENTIFICAS T.A.01-CONV.UNICAMP/UNQ-UNICAMP NACIONAL QUILMESESTABELECER RELACOES CONSULTORIAS TECNICAS-CIENTIFICAS, PARCERIA PROJETOS 04P-15566/04 CONV.UNICAMP/RHODIA POLIAMIDA E ESPECIALIDADES LTDA APROFUNDAR CONHECIMENTOS DENTRO DAS DIFERENTES DISCIPLINAS CONSIDERADAS TERMO COMPROMISSO UNICAMP/RHODIA POLIAMIDA E ESPECIALIDADES LTDA APROFUNDAR CONHECIMENTOS DENTRO DAS DIF. DISCIPLINAS CONS. 01P-1125/2005 CONV.UNICAMP/UNICAMP INDUSTRIAL DE SANTANDER COLOMBIA INTERCAMBIO DE ESTUDANTES/PROFESSORES, DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS CONJUNTOS... T.A.01 CONV.UNICAMP/UNICAMP INDUSTRIAL DE SANTANDER COLOMBIA COLABORAR NA AREA DE ENGENHARIA QUIMICA REF PROC. 18P-022485/2005 CONV.UNICAMP/FUNCAMP/PROCEEDINGS COMERCIO E REPRESENTACAO LTDA DESENVOLVIMETNO DE NOVAS COMPOSICOES ALIMENTICIAS T.A.01 CONV.UNICAMP/FUNCAMP/PROCEEDINGS COM.REP.LTDAFORM.OTIMIZAR SENSORIALMENTE BEBIDA FERMENTADA EXTRATO HIDROSSOLUVEL SOJA 04P-26072/04 CONTRATO DE LICENCIAMENTO UNICAMP/FUNCAMP/PROCEEDINGS COMERCIO E REPRESENTACAO LTDA PATENTE PI 04041242-6 REF. PROC. 04P-26072/2004 TIPO O - VARIADOS CARTA ACORDO UNICAMP/FUNCAMP/ORGANIZACAO PAN AMERICANA DE SAUDE OPAS/ORGANIZACAO MUNDIA DE SAUDE OMS- REDE DE ENSINO PARA GESTAO SUS-REGESUS

CESSAO DE USO DE BENS EM COMODATO UNICAMP PARA A UNICAMP ESTADUAL DO NORTE FLUMINENSE PAGAMENTO DE ESTAGIARIOS RECURSO ORAMENTARIO EXERCIO 2010 PAGAMENTO DE ESTAGIRIOS RECURSO EXTRA ORAMENTARIO EXERCIO 2010 DESCONTO MENSAL EM FOLHA DE PAGAMENTO ATRAVS DA DETERMINACAO JUDICIAL EXERCCIO XXXX (OBSERVAO PARA PAGAMENTO DE UM OU MAIS SERVIDORES) SINDICANCIA ADMINISTRATIVA P/ APURAR DESAPARECIMENTO IMPRESSORA PI 22/3762 AQUISICAO SUPRIMENTOS INFORMATICA CONV.UEC/PRPG/CAPES/PROAP IMPRESSAO E ACABAMENTO DE LIVROS PATRIMONIAMENTO MICROONDAS RECEBIDO EM DOACAO DE JOICE APARECIDA MARTINS TEIXEIRA PROCESSO MOBILIDADE FUNCIONAL FUNCAO COMPRADOR AREA FINANCEIRA PROCESSO DE MOBILIDADE FUNCIONAL PARA FUNCAO DE COZINHEIRO EDITAL-13/2004 PROCESSO SELETIVO SUMARIO PARA CONTRATACAO TEMPORARIA DE ANALISTA DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS 01P-18547/05 PROCESSO SELETIVO SUMARIO PARA A FUNCAO DE OPERADOR DE CALDEIRAS PARA ATUAR JUNTO A UNIDADE 04P-26541/05 PROCESSO SELETIVO SUMARIO PARA ADMISSAO EMERGENCIAL DE DOCENTE NA AREA DE SINTAXE DL 21P-5325/06 CONCURSO PROFESSOR LIVRE-DOCENTE AREA GENETICA VEGETAL DISCIPLINA BG-280-GENETICA 1 PATRIMONIAMENTO BENS ADQUIRIDOS COM RECURSOS FAPESP PELO PROF. JOSE ANTONIO BRUM-PROC. FAPESP 01/01067-4 PATRIMONIAMENTO DE BENS ADQUIRIDOS COM RECURSOS DO CNPQ PELA PROFA. ANA CLAUDIA LESSINGER REF. PROC.540602/2001-9 PATRIMONIAMENTO MATERIAIS RECEBIDOS EM COMODATO DA FUNCAMP TC-3/10/2005 TOMBAMENTO DE LIVROS RECURSOS EM DOACAO DA FAPESP ATRAVES DA ALUNA THAIS DE MATTOS ALBIERI REF. PROC. 03/01523-5 DOACAO BENS DISPONIVEIS A EE PROFA. CECILIA PEREIRA CAMPINAS/SP SAVORDELLI INDUSTRIA E COMERCIO DE MOVEIS LTDA AQUISICAO DE CADEIRAS REF. PROC. 01P-20896/04 CELSO ANTONIO RODRIGUES-ME AQUISICAO CARTUCHO PARA IMPRESSORA REF. PROC.27P-25568/2004 16.418-ASPROCON ENGENHARIA LTDA-21/02/2006-CERTIFICADO DE REGISTRO CADASTRAL MOVIMENTO FINANCEIRO MS MARCO/2005, NOTA FISCAL MUTACAO PATRIMONIAL INDEPENDENTES DA EXECUCAO ORCAMENTARIA ALINEA 4552-34 MOVIMENTO FINANCEIRO MARCO/2005-SAIDA DE MATERIAL

LOCACAO ONIBUS VIAGEM DIDATICA P/MATA SANTA GENEBRACAMPINAS/SP, JAGUARIUNA/SP CONTRATACAO EMPRESA PARA DESCARTE DE TANQUE DE COMBUSTIVEL CONTRATACAO EMERGENCIAL TRANSPORTE DE DOCENTES, ALUNOS, ENFERMAGEM E FONO-FCM CONTRATACAO EMPRESA ESPECIALIZADA P/FORNECIMENTO E INSTALACAO FILME DE PROTECAO SOLAR-CONV.UEC/SUS/SP-24140 REPASSE DE VERBA AO CEMEQ REF.MONTAGEM DE MICROCOMPUTADORES EXERCICIO-2005 CREDENCIAMENTO PROFESSORES P/INTEGRAR CORPO DOCENTE DA POS-GRADUACAO EXERCICIO 2005 RENOVACAO DE ASSINATURA DO JORNAL FOLHA DE SO PAULO EXERCICIO 2005 AQUISICAO PASSAGEM AEREA EXERCICIO 2005 CONV.UNICAMP/PRPG/CAPES/PROAP CONSERTO VEICULO ESCORT PLACAS BPZ8329 SINDICNCIA ADMINISTRATIVA REFERENTE BENS NO LOCALIZADOS NA VERIFICAO FSICA EXERCCIO 2010 SINDICANCIA ADMINISTRATIVA REF. BENS NO ENCONTRADOS COORDENADORIA DE GRADUACAO INVENTARIO PATRIMONIAL 2010 PROCESSO SELETIVO PARA CONTRATACAO DE ESTAGIARIO DA AREA TAL... (Se no souber a rea de atuao concluir o assunto at a palavra ESTAGIARIO) PAGAMENTO DE DIARIA EXERCICIO - 2010

MODELOS DE ASSUNTOS DE PROCESSOS PROTOCOLO TIPO: P (PESSOAL) - MATRICULA E RG - Nome completo - Srie: 2 VIDA FUNCIONAL AFASTAMENTO CONTAGEM DE TEMPO PAGAMENTO EQUIVALENCIA DE TTULOS PENSO ALIMENTCIA A FAVOR DE... RESSARCIMENTO DE DESPESAS REF. AFASTAMENTO SEM PREJUIZO DE VENCIMENTOS PS: Consultar se o interessado j tem processo PS: Um processo por assunto MANDATO DE SEGURANA TIPO P PARA SERVIDOR E Z QUANDO FOR DEMITIDO ADMISSAO COMO MONITOR + MATRCULA + RG + TIPO Z APURACAO DE FALTAS DISCIPLINARES (QUANDO AUTUADO EM NOME DO SERVIDOR) AUTUADO UM PROCESSO POR FALTA DISCIPLINAR

MODELOS DE ASSUNTOS DE PROCESSOS PROTOCOLO TIPO: A (ALUNO) Tipo A Srie: 25 PAGAMENTO DESPESA PARA PARTICIPACAO EM EVENTOS/PROJETOS EXERCICIO 2005 EX1: 22P-26475/09 EX2. 02P-26884/09 Tipo A Srie: 59 PROGRAMA DE DOUTORADO NO PAS COM ESTAGIO NO EXTERIOR PDEE EXERCCIO 2005 MODELOS DE ASSUNTOS DE PROCESSOS PROTOCOLO TIPO Z Srie: 21 ADIANTAMENTOS MENSAIS ELEMENTO ECONMICO XXXXXX EXERCCIO 2005 PRESTAO DE CONTAS MARCO/2005 REF.PROC.01P-27221/2004 SUPRIMENTO PARA ATENDER DESPESAS DO CONV.UNICAMP/CEPETRO/PRH-ANP-MCT PS: em geral este tipo de processo tem validade de 2 meses MODELOS DE ASSUNTOS QUE CONSTAM NA INSTRUO 38 DGA, de 19 de novembro de 2002. Atualizada em 21/06/2006 (Consultar a Instruo que consta na pgina da DGA) PAGAMENTO DE SERVICOS PRESTADOS - Srie 3 - um processo por interessado PAGAMENTO PREVISTO NA RESOLUCAO GR 53/2000 EXERCICIO 2005 Srie 24 PAGAMENTO DE TAXA DE INSCRICAO/CURSO EXERCICIO 2005 (Interessado empresa que receber o pagamento Srie 33) Tipo Z Srie: 3 PROFESSOR COLABORADOR PESQUISADOR COLABORADOR PRESTACAO DE SERVICO VOLUNTARIO ADMISSAO COMO ESTAGIARIO PS1: Consultar se o interessado j tem processo PS2: Um processo por assunto