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PROCEDIMIENTO
Cdigo: P-GAD.IE-40
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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD ............................................................................................... 4 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4 6. CONTENIDO ..................................................................................................... 5 7. REGISTROS DE CALIDAD ............................................................................... 8 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 8 9. ANEXOS ........................................................................................................... 8
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1. OBJETO Establecer los lineamientos internos para la rendicin de informes a la Contralora General del Quindo de acuerdo con el cronograma y condiciones previstas por esa entidad.
2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la lectura y anlisis de la resolucin expedida por la Contralora General del Quindo para rendicin de cuentas de entidades pblicas, contina con la elaboracin de los formatos y anexos, revisin y termina con el cargue en el sistema establecido por la Contralora y entrega en medio fsico del informe.
3. DEFINICIONES 3.1 CUENTA: Se entiende por cuenta la informacin que deben presentar a la Contralora General de la Repblica los respectivos responsables, sobre las actuaciones legales, tcnicas, contables, financieras y de gestin, que hayan realizado en la administracin, manejo y rendimientos de los fondos, bienes o recursos pblicos. 3.2 RENDICIN DE CUENTA: Es la accin, como deber legal y tico que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administracin, manejo y rendimientos de fondos, bienes o recursos pblicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. 3.3RESPONSABLES DE RENDIR LA CUENTA CONSOLIDADA POR ENTIDAD: El jefe de entidad, el representante legal, o quien haga sus veces en los sujetos de control de la Contralora General de la Repblica, son responsables de rendir la cuenta consolidada por entidad sobre su gestin financiera, operativa, ambiental y de resultados, la cual para su presentacin deber estar firmada por el representante legal, el jefe de entidad o quien haga sus veces de la misma, conforme a lo establecido en el Ttulo II de la presente resolucin.
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DEL
PLAN
DE
El jefe de entidad, el representante legal, o quien haga sus veces en los sujetos de control, donde la Contralora General de la Repblica haya realizado un proceso de Auditora Gubernamental con Enfoque Integral, debern suscribir y presentar un Plan de Mejoramiento Consolidado por Entidad, con base en los resultados del respectivo proceso auditor, conforme a lo establecido en el Ttulo III, de la presente resolucin. 3.5 SIA Sistema Integral de Auditoras. 3.6 SIFPED Sistema de Informacin para la formulacin, evaluacin y seguimiento a los Planes de Desarrollo. 4. NORMATIVIDAD - Constitucin Poltica de Colombia, artculos 268 y 272. - Ley 42 de 1993, Control fiscal. - Resolucin 009 de 2009, Contralora General del Quindo.
5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBPROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Dependencias de la Institucin Educativa CLIENTE: Comunidad Educativa, Contralora General del Quindo
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5.3.2 Puntos de control Establecer un filtro de autocontrol a los formatos y anexos diligenciados antes y despus del cargue de la informacin en el sistema SIA, COVI y entrega en medio fsico
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Revisar y analizar la Resolucin expedida por la CGQ, por la cual se reglamenta la rendicin electrnica de la Resolucin cuenta; y las dems que las lleguen a modificar. El Rector, despus de la revisin de la resolucin realiza la distribucin de los formatos, segn la competencia de los responsables incluido el Contador. Y se fija un cronograma Recopilar la informacin de las diferentes fuentes e instrumentos de la Institucin Educativa Distribucin de funcionarios y responsabilidades Informacin recopilada
1 da
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Estructurar y consolidar informacin para Estructura el diligenciamiento de formatos y anexos informativa Realizar el proceso de cargue de la contratacin en el COVI dispuesto por la Contralora Realizar un filtro a la informacin registrada en el COVI contra los datos registros en el formato F13 y contra la ejecucin presupuestal de Egresos y Soportes contables y contractuales. Realizar ajustes en el cargue y obtener el reporte del sistema COVI alimentado Informacin filtrada
Rector, Auxiliar Administrativo y Contador Rector, Auxiliar Administrativo y Contado Auxiliar Administrativo Rector y Contador
5 das
5 das
5 das
1 da
7 8 9
COVI ajustado y reporte obtenido Realizar un autocontrol a la informacin Formatos revisados registrada en los formatos
Auxiliar Administrativo Rector y contador Directivos Docentes y Auxiliar Administrativo Directivos Docentes Rector, Auxiliar Administrativo y Contador Auxiliar Administrativo y Contador
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1 da
2 das
11
2 das
2 horas
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Auxiliar Administrativo
2 horas
14 15
1 hora 1 da
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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN
Cdigo N.A. Nombre Informe
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN
Recoleccin Indizacin Clasificacin Alfabtico
ACCESO
Personal Autorizado Auxiliar Administrativo
CONSERVACIN
Tiempo de Retencin 5 aos
DISPOSICIN FINAL
Mtodo Seleccin y eliminacin
9. ANEXOS 9.1 Planes de mejoramiento suscrito con la Contralora General del Quindo 9.3 Datos Estadsticos 9.4 Autoevaluacin Institucional