QU ES LA CAJA MENOR? ACTIVIDAD 1. Qu es la caja menor y que caractersticas tiene?

La caja es un fondo fijo que se crea en las empresas para manejar pequeos desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. Para el manejo de fondo de caja menor, se requiere la implementacin de cierta polticas, como por ejemplo, que por este se harn pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar sus monto, no se deben realizar por caja menor. 2. Como y quien establece el monto de la caja menor en la empresa? La gerencia general el monto de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $ 1.000.000 ser suficiente, en otras ser necesario disponer de un fondo varios millones. 3. Mediante un ejemplo supuesto realice la contabilizacin de la apertura de una caja menor. CODIGO 110510 111005 CUENTA Caja Banco DEBE 500.000 HABER 500.000

4. Que funcin tiene el departamento de control interno de una empresa con respecto a la caja menor? El departamento de control interno debe efectuar arqueos sorpresivos a todos los fondos de caja menor. Velar que los recursos se encuentren segn las polticas establecidas en la organizacin. 5. Que cualidades debe poseer la persona que va a manejar la caja menor? Debe ser: Una persona de entera confianza. Una persona responsable. Honesta Viabilidad Conocimiento contable bsico

6. Que documentos debo tener en cuenta al efectuar desembolsos cargados a la caja menor explquelos? Los documentos utilizados son: El recibo de caja menor El libro de control de caja menor 7. Elabore cada uno de los formatos de la pregunta anterior. RECIBO DE CAJA

FECHA PAGADO A POR CONCEPTO DE

POR

SON IMPUTACION APROBADO FIRMA RECIBIDO C.C O NIT

LIBRO DE CONTROL DE CAJA MENOR Da Mes Ao Recibo n Pagado a NIT Otras subcuentas Nombre Valor Desembolso Parcial Acum.

8. Que documentos debo tener en cuenta para solicitar el rembolso de la caja menor, explquelos? Planilla de rembolso de la caja menor. Comprobante de egresos.

9. Los fondos de las cajas menores se pueden manejar a travs de cuentas corrientes o de ahorros o montos superiores a? y como es su procedimiento? y cuanto debe ser la disponibilidad del efectivo de dicha caja menor? Los fondos de las cajas menores se pueden manejar a travs de cuentas corrientes o de ahorros o montes superiores a $1.500.000 La disponibilidad en efectivo ser del 10% del valor total de la caja menor sin superar la suma de $ 1.500.000 Procedimiento: Se deben manejar los siguientes controles: Un control de bancos para registrar y contabilizar diariamente los desembolsos que afecten el saldo de la caja menor. Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados. Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronolgico con base en los documentos que respalden cada operacin.

10. Como se pueden distribuir los recursos asignados a las cajas menores? Hacerlo mediante un ejemplo supuesto.

Los recursos asignados a las cajas menores se deben distribuir de la siguiente manera. 50% para atender por pago de estos servicios. 15% de Mantenimiento equipos de oficina. 15% mantenimiento de edificios 10% de mantenimiento de equipo de transporte. 10% comunicacin y transporte.

30% para atender los gastos por compra. 5% combustibles. 10% papeleras y tiles de escritorio 5% de elementos de aseo y cafetera 5% impresos y publicaciones. 5% otros materiales y suministros.

20% atender gastos de personal por viticos y gastos de viaje.

11. Cual es el monto mximo permitido para pagos en efectivo o giro de cheques del valor de la caja menor? El monto mximo permitido para pagos en efectivos o giros de cheques es equivalente al 10% del valor de la caja menor. 12. Cuando se requiera atender gastos de mantenimiento pagados con recursos de la caja menor, estos solo se aceptan si? Cuando se requiere atender gastos de mantenimiento, estos solo se aceptan si no estn contemplados en los contratos de mantenimiento celebrados. 13. Cuales son los requisitos de las facturas segn lo establecido en el articulo 617 del Estatuto Tributario? Segn el artculo 617 del Estatuto Tributario: Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre o razn o NIT del vendedor o de quien presta el servicio Apellidos y nombre o razn social u NIT del adquiriente de los bienes o servicio, junto con la discriminacin del IVA pagado. Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de ventas. Fecha de su expedicin Descripcin especifica y genrica de los artculos vendidos o servicios prestado Valor total de la operacin Nombre de razn social y el NIT del impresor de la factura Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

14. En que momento se deben hacer reembolsos y legalizaciones? Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o cuando hayan transcurrido tres meses de constitucin el fondo de caja menor o de haber tramitado el ultimo reembolso, previo arqueo de la caja menor, se debe presentar a la Gerencia Administrativa y Financiera, una relacin totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del Puc, para su correspondiente tramite de reembolso y registro.

Cuando se trate de la legalizacin definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio de responsable del manejo cancelacin de la misma, se debe realizar un arqueo fsico por parte de los funcionarios que para tal efecto designe la Gerencia Administrativa y Financiera con rl fin de garantizar que se efectu el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deber coordinar lo pertinente con la Gerencia Administrativa y Financiera con 15. Que requisitos se deben tener en cuenta en la legalizacin de los gastos para efectos del reembolso de caja menor? En la legalizacin de los gastos para efectos del reembolso, se exigir el cumplimiento de los requisitos que a continuacin se enfocan: Que los gastos estn agrupados por rubros del Puc, bien sea en el comprobante o en la relacin anexa. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificacin del nombre o razn social y el nmero del documento de identidad o NIT, objeto y cuanta. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se esta legalizando. Que el gasto se haya efectuado despus de haberse constituido o reembolso la caja menor segn el caso. Que se haya expedido la comunicacin de reconocimiento del gasto. Que se haya dado ingreso al Almacn, de los elementos comprados.

16. Quien y como se debe hacer los arqueos de caja menor? Se realizara arqueos peridicos y sorpresiva por funcionarios designados por los administradores, diferentes de quienes manejan las cajas menores, con el fon de garantizar que las operaciones estn debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo fsico, el control y seguimiento a cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones de apertura, independientemente de la verificacin por parte de la auditoria 17. En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes en los arqueos de caja menor que se debe hacer? En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la Gerencia Administrativa y Financiera informara de ser pertinente, a la Gerencia para las investigaciones administrativas a que haya lugar a contabilidad para los registros correspondientes.

18. Mediante un ejemplo explique cada una de las prohibiciones para el manejo de la caja menor. Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de la caja menor: Atender gastos personales o prstamos. Adquirir elementos que existan en el almacn. Adquirir elementos devolutivos. Fraccionar pagos de un mismo elemento o servicio. Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creacin de la caja menor. Atender pagos por compromiso que deben constar por escrito. Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nmina Girar cheques en descubierto. Permitir demoras mayores provisionales. dos das hbiles para la legalizacin de recibos