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PCP

CONTROLE DE ESTOQUE
Roteiro adaptado de Daniel A. Moreira1

1. Conceito e Importncia dos Estoques...........................................................................1 2. Detalhamento dos Objetivos Operacionais dos Estoques.............................................2 3. Estrutura de Custos em Estoques.................................................................................2 4. Demanda Independente e Demanda Dependente........................................................4 5. Os Estoques a serem Controlados: A Curva ABC.........................................................5

1. Conceito e Importncia dos Estoques Entende-se por estoque quaisquer quantidades de bens fsicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo; constituem estoques tanto os produtos acabados que aguardam venda ou despacho, como matrias-primas e componentes que aguardam utilizao na produo. Para muitas pessoas, quando se fala em estoques, acorre imediatamente a idia de uma indstria qualquer. No entanto, sem negar a importncia da administrao de estoques para os segmentos industriais, eles no so nem de longe os nicos setores interessados. segundo Krajewski e Ritzman perto de um trilho de dlares foram investidos em estoques na economia norte-americana em 1987. Deste total, 37% pertenciam indstria de transformao, 22% ao comrcio varejista, 21 % ao comrcio atacadista, 12% ao setor agropecurio e 12% aos segmentos restantes da economia. Como se v, embora a importncia dos estoques seja fundamental para a indstria, no deixa de s-lo para os outros setores. Para sermos um pouco mais especficos, til citar que os investimentos em estoque englobam itens dos mais diversos. Entretanto, possvel classificar esses itens em alguns grandes grupos, podendo o estoque total de uma determinada empresa ser constitudo de qualquer combinao desses tipos bsicos. Genericamente, esses tipos so os seguintes: matrias-primas peas e outros itens comprados de terceiros peas e outros itens fabricados internamente material em processo (produtos semi-acabados ou montagens parciais) produtos acabados.

H dois pontos de vista principais segundo os quais a gesto de estoques adquire brande importncia e merece cuidados especiais: o operacional e o financeiro. Do ponto de vista operacional os estoques permitem certas economias na produo e tambrn regulam as diferenas de ritmo entre os fluxos principais de uma empresa, mormente se ela for do ramo industrial: o fluxo de entrega de matrias-primas e componentes, o fluxo de produo e o fluxo com que os produtos so entregues para a distribuio ou o consumo, ou seja, a taxa de demanda. Com freqncia, a produo no consegue responder rapidamente a aumentos bruscos da demanda, havendo necessidade de estoques de produtos acabados para atender a esse aumentos; em outras ocasies, a entrega de matrias-primas no acompanha as necessidades da produo, pelo que tambm se justificam os seus estoques. Por outro lado, acumulam-se estoques de produtos acabados, material em processo ou matrias-primas sempre que as suas demandas mostrarem-se abaixo das expectativas. De uma forma geral, pois, o estoque faz o papel de elemento regulador de velocidade de fluxo para a produo. Do ponto de vista financeiro, basta lembrar que estoque investimento e conta como parte do capital da empresa. Quanto maiores os estoques, maior o capital total. Como a taxa de retorno computada como o quociente dos lucros brutos (antes da deduo do Imposto de Renda) pelo capital, claro que, quanto maiores os estoques, sendo as outras condies idnticas, menor ser a taxa de retorno, que o indicador mais usado de eficincia na gesto. Tambm sob a tica financeira, outro conceito bsico o de ndice de rotao dos estoques, definido como o quociente do valor da produo anual pelo valor
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Ver MOREIRA, Daniel A. Administrao da Produo e Operaes 3 ed. So Paulo: Pioneira,1998.

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mdio empatado em estoques de matrias-primas, componentes e material em processo. Se esse ndice for de 20, por exemplo, isso indica que o estoque "gira" 20 vezes por ano. Um estudo intitulado "Manufatura de Classe Mundial no Brasil" conduzido pela empresa de consultoria Ernst & Young e publicado em 1991 pela Cmara Americana de Comrcio para o Brasil mostra que a empresa brasileira no chega, em mdia, a girar o seu estoque 10 vezes durante o ano. Por outro lado, o nvel mundial de classe C mostra 25 a 30 como ndice de giro para as matrias-primas e material em processo. Para as empresas classe A esse nmero chega a 80/100 vezes de giro por ano. Embora no seja esse ponto o nico em que as empresas brasileiras levam ntida desvantagem em relao aos padres de excelncia mundial, ele mostra que a gerncia de estoques de importncia fundamental para essas empresas. 2. Detalhamento dos Objetivos Operacionais dos Estoques J dissemos que os objetivos bsicos dos estoques so o de ligar vrios fluxos entre si e tambm proporcionar determinadas economias na produo. De uma forma mais detalhada, essas grandes funes podem ser repartidas nos seguintes objetivos parciais: a) os estoques cobrem mudanas previstas no suprimento e na demanda H vrios tipos de mudanas que podem aqui ser considerados. Assim, por exemplo, a empresa pode adquirir maiores quantidades de mercadorias para as quais se acredita num aumento indesejvel de preo ou, alternativamente, para as quais se espera alguma dificuldade de abaste cimento num futuro prximo. Algumas vezes a empresa estoca esperando os frutos de uma campanha promocional junto aos clientes, embora o contrrio (campanha promocional para diminuir estoques) tambm seja comum. b) os estoques protegem contra incertezas Essas incertezas dizem respeito ao momento em que se necessita de um determinado item. Contam-se como incertezas, por exemplo, as faltas temporrias ou dificuldades na obteno de matriasprimas e outros insumos necessrios produo; variaes bruscas e no previstas na demanda de produtos acabados podem ocorrer em outros momentos. Alm disso, dificuldades operacionais podem interromper o fluxo normal de produo. No tocante s matrias-primas e insumos para a produo, bom no esquecer tambm que existe um certo tempo entre o pedido feito aos fornecedores e a entrega das mercadorias. Esse tempo, chamado de tempo de espera, com freqncia sujeito a alguma indeterminao, forando manuteno de estoques. Por todos esses motivos, alm do estoque que se mantm devido a variaes planejadas, habitual deixar-se uma quantidade adicional, chamada estoque de segurana ou estoque de reserva, cuja funo servir de anteparo (proteo) a quaisquer mudanas no previstas, seja no suprimento, seja na demanda ou no tempo de espera. c) os estoques permitem produo ou compra econmicas Com alguma freqncia, torna-se mais econmico para a empresa produzir ou comprar em certas quantidades ou lotes que so excessivos para as necessidades de momento, o que fatalmente levar manuteno de estoques. No caso da produo interna de mercadorias, os lotes propiciam a facilidade de se usar as mesmas mquinas para vrios produtos, ou seja, adotar-se a chamada produo intermitente por lotes de fabricao. Cada novo produto ou item produzido numa dada mquina pode exigir um tempo de preparao pondervel; produzindo-se em lotes, o custo dessa preparao dividido por muitas unidades de mercadorias. No caso de materiais comprados pela empresa, a compra feita em lotes pode ensejar o aproveitamento de descontos oferecidos em funo da quantidade comprada. Dentro de certos limites, pode ser mais interessante comprar uma quantidade maior. Alm disso, a parcela inflexvel dos custos de transporte pode ser dividida por uma quantidade maior de mercadoria, abaixando o custo unitrio de aquisio. Para muitas empresas, os estoques tm tambm uma ltima funo: a de assegurar o emprego uniforme da mo-de-obra. Tanto quanto possvel, no conveniente alterar o quadro de mo-deobra em funo da demanda: embora s vezes a demanda seja pequena, a empresa deseja conservar seus funcionrios. Neste momento, a produo continua e os estoques se acumulam. Eles sero consumidos to logo a demanda se elevar acima da capacidade de produo. 3. Estrutura de Custos em Estoques Essencial a todos os sistemas de gesto de estoque que sero vistos mais adiante neste texto o conhecimento dos custos incorridos pela mera existncia de estoques dentro da empresa. A racionalidade na gesto desses custos justamente o esperado dos responsveis pelo controle de estoques.

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Distinguem-se os seguintes custos associados aos estoques:

a) Custo do item tambm chamado de custo unitrio ou preo unitrio; o custo de comprar ou produzir internamente uma unidade do item, dependendo do caso. Ver-se- mais tarde que o tratamento dos estoques no tocante aos custos que acarretam independe do fato de ser a mercadoria comprada externamente ou fabricada dentro da prpria empresa, O custo do item ser medido em $ e indicado pela letra p. b) Custo do pedido o custo de se encomendar a mercadoria, no caso de que seja comprada externamente. Ser indicado por Cp, e medido em $/pedido. 0 custo por pedido a soma de todos os custos incorridos desde o momento em que o pedido feito at o momento em que a mercadoria estocada. Esses custos incluem: - a manuteno de toda a estrutura da rea de compras, como os custos de pessoal, aluguel, despesas de escritrio, etc.; - custos de transporte da mercadoria; - custos de inspecionar a mercadoria antes de remet-la ao estoque. A apropriao desses custos no evidentemente muito fcil, dado o fato de que as compras, no caso geral, no se referem a uma s mercadoria. Alm disso, o mesmo pedido pode englobar vrias mercadorias diferentes, sendo necessrio imaginar-se uma forma de se ratear o custo de transporte entre essas mercadorias. Por ltimo, muitas vezes o custo de transporte vem embutido no prprio preo do material, sendo muito difcil a sua individualizao. A teoria elementar dos estoques admite geralmente que o custo do pedido no depende da quantidade comprada. Esse fato leva concluso de que, considerando apenas o custo do pedido, mais interessante encomendar em grandes quantidades, justamente para ratear esse custo por um maior nmero de unidades. Na prtica, o custo de transporte no totalmente independente da quantidade comprada, mas, felizmente, como ser possvel demonstrar, os erros na apropriao dos custos no se revestem de uma importncia excessiva. Existe uma contrapartida para o custo do pedido no caso da fabricao interna de mercadorias - o custo de preparao de mquinas, sobre o qual falaremos mais adiante. c) Custo unitrio de manuteno o custo de se manter uma unidade de uma dada mercadoria em estoque por um tempo determinado, geralmente um ano. Os componentes do custo unitrio de manuteno so os seguintes: - custo do capital - estando o item em estoque, o capital correspondente no poder ser aplicado, gerando custos de oportunidade. Em outras palavras, o investimento em estoque uma soma de dinheiro indisponvel para quaisquer atividades fora da produo. O custo de capital diretamente proporcional ao investimento em estoque do item. - custo de armazenagem - inclui o custo do espao ocupado pela mercadoria, seguros, taxas, perdas, obsolescncia do material ou sua deteriorao. Dito de uma forma bem simples, o custo de armazenagem aquele que existe apenas porque o material foi estocado. De uma forma aproximada, admite-se geralmente que o custo de armazenagem , tal como o custo de capital, diretamente proporcional ao investimento em estoque. Tal como acontece como custo do pedido, no muito fcil a apropriao do custo unitrio de manuteno, embora certos limites de erro sejam tolerareis. O custo unitrio de manuteno ser indicado por C", e a sua unidade de medida, um tanto complicada, expressa-se cm $ por unidade da mercadoria por unidade de tempo considerada, Exemplificando, se uma mercadoria medida em toneladas e. o tempo base o ano, o custo de manuteno seria dado cm $ por tonelada e por ano, significando o que se gasta para manter urna tonelada da mercadoria em estoque por um ano. d) Custo de falta de estoque: reflete as conseqncias econmicas da falta de estoque, tais como as vendas perdidas ou perda de imagem e futuros negcios quando o material no est disponvel ou demorar a se entregue ao consumidor. Nas noes introdutrias sobre estoques, geralmente o custo de falta de estoque no considerado. indicado por Cf e medido em $ por unidade no disponvel ou ordem no cumprida. Sua apropriao e bem mais difcil que a dos custos anteriores.

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Logo mais adiante, os custos apresentados sero combinados para fornecer uma medida de custo total associado aos estoques, o qual ser a base para a apresentao do mais simples sistema de controle de estoque, qual seja, o Lote econmico de compra. 4. Demanda Independente e Demanda Dependente Existem dois padres bsicos de consumo de um item ao longo do tempo. Esses padres chamados de demanda dependente e demanda independente. importante entender a dinmica desses padres, j que conduzem a estratgias diferenciadas de controle de estoques. Dizemos que a demanda de um item independente se ela depender das condies de mercado, fora do controle imediato da empresa. Embora a empresa possa estimular essa demanda, atravs de promoes e redues de preo, a quantidade final demandada do item ainda assim depender do mercado. So itens de demanda independente: - os produtos acabados - as peas e outros materiais para reposio fcil ao leitor entender que qualquer instituio que se dedique apenas venda de produtos, como lojas e distribuidores, ter em seus estoques somente itens de demanda independente. O consumo desses itens pode ser objeto de uma previso da demanda, sujeita a riscos e a incertezas. uma situao totalmente diferente do caso em que a empresa pode programar o consumo de quantias bem determinadas de pelo menos alguns dos seus itens. Um item dito de demanda dependente se o seu consumo puder ser programado internamente. Os itens de demanda dependente so usados na produo interna de outros itens. A quantidade programada para consumo, no mais das vezes, depende das expectativas da empresa em relao ao comportamento do mercado. Uma vez estimado esse comportamento, atravs de uma previso de demanda de um ou mais itens de demanda independente, a programao da produo fixada. Os itens de demanda dependente dependem, pois, da previso de consumo dos itens de demanda independente. So itens de demanda dependente: as matrias-primas componentes dos produtos peas para montagem

Os comportamentos das demandas dependente e independente so radicalmente diferentes. No caso de produtos finais e peas de reposio, a demanda contnua, ainda que sujeita influncia de efeitos tais como tendncia, sazonalidade, ciclo de negcios e variaes aleatrias. Por outro lado, as matrias-primas e peas para montagem tm um comportamento do tipo "tudo ou nada" sempre que a produo seja feita em lotes: uma certa quantidade demandada diariamente durante o tempo que durar a fase produtiva dos lotes; entre duas dessas fases produtivas, nenhuma quantidade demandada. A Figura 1 ilustra esses comportamentos diferenciados. Como dissemos, a gerncia de estoques requer abordagens diferentes quer se trate de itens pertencentes a um ou outro padro de consumo. Para itens de demanda independente, a abordagem de reposio do estoque: medida em que o item usado, ele reposto para se ter sempre material mo para os consumidores. Ser fundamenta conhecer pelo menos uma estimativa da demanda futura, para que se possa dizer o momento de reposio e tambm a quantidade a adquirir ou fabricar para o estoque.

Figura 1 - Demanda Independente e Demanda Dependente

Para itens de demanda dependente, ao contrrio, a abordagem a seguir a de requisio, onde a quantidade pedida e o momento em que ela deve estar disponvel na produo so funo de previses de mercado ou encomendas j efetuadas por clientes. Repare-se que a matria-prima no pedida para a produo em andamento e sim para a prxima corrida de fabricao.

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Neste texto o sistema de controle de estoque que estaremos estudando (o Lote Econmico de Compra ou Fabricao) destinado a itens de demanda independente; um sistema, pois, baseado numa poltica de reposio de mercadoria.

5. Os Estoques a serem Controlados: A Curva ABC Normalmente, uma companhia mantm centenas e, com freqncia, milhares de itens em estoque. Gerenciar os estoques de todos esses itens com a mesma ateno e os mesmos mtodos pode ser bastante dispendiosa, obrigando a que se encontre alguma forma de dar ateno diferenciada a certos itens. Para isso, necessrio que se adote um critrio, que permita distinguir claramente a importncia da mercadoria segundo esse critrio. Focalizando a ateno mais de perto sobre as matrias-primas e componentes, necessrios manufatura dos produtos, tem-se que o mais evidente de todos os critrios possveis o investi mento que se faz de cada um deles. Itens que demandam altos investimentos durante o ano (ou outro perodo base qualquer) merecem ateno especial, porque quaisquer economias obtidas no estoque significam disponibilidade de recursos para investimentos em outras necessidades da empresa. Outros critrios podem existir (como por exemplo a importncia tcnica do item na produo) mas deteremos a ateno apenas sobre o investimento feito no item. Tudo o que se segue, ou seja, a metodologia ABC, aplicvel em qualquer caso de classificao de itens, de quaisquer naturezas e sob qualquer critrio. O que se observa empiricamente que uma pequena parte dos itens responsvel pela maior parte dos investimentos. Assim, ser provvel que menos de 20% dos itens respondam por at 70/80% do investimento. H uma classe intermediria de itens, onde aproximadamente 20% dos itens respondem por 20% dos investimentos e, finalmente, h uma classe, contendo a maior parte dos itens (CO a 70%) que contribuem com cerca de 10% do investimento total. Esses nmeros podem variar, e de fato o fazem, de forma mais ou menos livre. Devem ser tomados apenas como uma ilustrao. De qualquer forma, se os itens forem colocados em ordem da proporo ou porcentagem do investimento total que representam, ou seja, ao item 1 corresponder a maior porcentagem, ao item 2 a segunda maior e assim por diante, possvel construir o diagrama seguinte (Figura 2), conhecido como Curva ABC. Em abscissas temos os itens ordenados da esquerda para a direita, da maior para a menor porcentagem de investimento que representam. A porcentagem acumulada do investimento colocada em ordenadas. Figura 2 Curva ABC 0 que se observa que a curva sobe rapidamente, devido ao fato de que os primeiros itens so os mais importantes em termos de investimento. posteriormente, o crescimento lento, at atingir a ordenada de 100% que corresponde ao ltimo item (o menos importante). O nome dado curva deriva do fato de que ela pode ser dividida em trs grandes regies ou classes: - a regio A corresponde a um pequeno nmero de itens, responsveis pela maior porcentagem acumulada dos investimentos. So os itens mais importantes, que devem receber ateno especial; - a regio B corresponde a um nmero intermedirio de itens, responsareis por uma porcentagem acumulada tambm intermediaria dos investimentos. Devem receber ateno, porm menos que os itens da regio A; - a regio C corresponde ao maior nmero de itens, responsveis por pequena parte dos investimentos. Devem ser controlados com menos rigor relativo que os itens das classes ou regies anteriores. No preciso que seja construda a curva para se determinar as regies A, B e C. Dada uma srie de itens que se quer classificar, o procedimento o seguinte:

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a) para cada item, determina-se o investimento que ele acarreta; b) ordenam-se os itens, do maior para o menor investimento; c) calcula-se a porcentagem que cada item representa no investimento total e, em seguida, as porcentagens acumuladas; d) faz-se a diviso em classes A, B e C de maneira tentativa. No h uma frmula definida de se categorizar os itens. Deve-se ir pelo bom senso, tendo como base apenas a importncia relativa das trs classes em relao ao investimento.