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A1-AA182

29/01/2009

ANATEL

Agncia Nacional de
Telecomuniaes
Tcnico Administrativo

Gesto Administrativa

Braslia

2009

2009 Vestcon Editora Ltda.


Todos os direitos autorais desta obra so reservados e protegidos pela Lei n 9.610,
de 19/2/1998. Proibida a reproduo de qualquer parte deste material, sem autorizao prvia expressa por escrito do autor e da editora, por quaisquer meios
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tambm editorao da obra, bem como s suas caractersticas grficas.
Ttulo da obra: Adendo ANATEL Tcnico Administrativo Gesto Administrativa
Autor:
Elvis Corra Miranda

DIRETORIA EXECUTIVA
Norma Suely A. P. Pimentel
DIREO DE PRODUO
Cludia Alcntara Prego de Arajo
SUPERVISO DE PRODUO
Julio Cesar Joveli

CAPA
Bertoni Design
Agnelo Pacheco
EDITORAO ELETRNICA
Antonio Gerardo Pereira
REVISO
Julio Csar M. de Frana

SEPN 509 Ed. Contag 3 andar CEP 70750-502 Braslia/DF


SAC: 0800 600 4399 Tel.: (61) 3034 9576 Fax: (61) 3347 4399

www.vestcon.com.br
Publicao em 29/1/2009
(A1-AA182)

GESTO ADMINISTRATIVA

Elvis Corra Miranda

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
Inseridos na documentao produzida e utilizada nos rgos pblicos,
os processos so documentos que exigem procedimentos especiais em sua
tramitao e manuseio. Estes procedimentos, denominados procedimentos administrativos estaro presentes nos Manuais de Procedimentos Administrativos
de cada instituio. Estes manuais obedecem a alguns parmetros comuns,
estabelecidos pelo Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, estabelecidos atravs de uma Portaria Ministerial de 2002, que apresenta, de forma
geral, os seguintes termos:
PROCEDIMENTOS COM RELAO A CORRESPONDNCIAS
Correspondncia: toda espcie de comunicao escrita, que circula nos
rgos ou entidades, exceo dos processos.
Classificao das correspondncias:
a) Interna e externa
A correspondncia interna mantida entre as unidades do rgo ou entidade.
A correspondncia externa mantida entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal.
b) Oficial e particular
A Correspondncia Oficial a espcie formal de comunicao mantida entre
os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal ou destes para outros
rgos pblicos ou empresas privadas.
A correspondncia particular a espcie informal de comunicao utilizada
entre autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica Federal.
c) Recebida e expedida
A correspondncia recebida aquela de origem interna ou externa recebida
pelo protocolo central ou setorial do rgo ou entidade.
A expedio a remessa da correspondncia interna ou externa no mbito
da Administrao Pblica Federal.

Recebimento e registro de correspondncias


Correspondncia Recebida
A correspondncia recebida ser entregue no protocolo central de cada rgo
ou entidade da Administrao Pblica Federal, para posterior distribuio.
O protocolo central receber a correspondncia e verificar se o destinatrio ou a
unidade pertencem ou no ao rgo ou entidade; em caso negativo, devolver a correspondncia ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devoluo.
As unidades de protocolo central remetero a correspondncia lacrada, ao protocolo setorial da unidade qual pertena o destinatrio, controlando por meio de
sistema prprio.
Nenhuma correspondncia poder permanecer por mais de 24h (vinte e quatro
horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas s sextas-feiras, vspera de feriados
ou pontos facultativos.
Expedio de Correspondncias
a) Toda correspondncia oficial expedida dever conter, para sua identificao
em sistema prprio, a espcie do documento e o rgo emissor, seguido da sigla da
unidade, do nmero de ordem, destinatrio, assunto e da data da emisso.
A correspondncia oficial expedida ser encaminhada por intermdio do protocolo central do rgo ou entidade, por meio dos servios da empresa de correios,
ou utilizando-se de meios prprios para efetuar a entrega.
A correspondncia oficial interna ser encaminhada por intermdio do protocolo setorial;
Toda correspondncia oficial expedida ser acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereo do destinatrio, a espcie
e nmero da correspondncia, bem como nome e endereo do remetente, a fim de,
em caso de devoluo, a empresa de correios o localize.
Ressalta-se que o documento oficial faz referncia ao cargo do destinatrio
e no pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for encaminhado para um destinatrio que no ocupe mais o cargo, dever ser aberto, para as
providncias cabveis.
b) A correspondncia particular no ser expedida pelas unidades de protocolo
central ou setorial do rgo ou entidade.
A correspondncia de carter particular recebida pelas unidades de protocolo
central ou setorial dever ser encaminhada diretamente ao destinatrio.
PROCEDIMENTOS COM RELAO A PROCESSOS
Processo o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo
mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas; assim,
o documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais
procedimentos.

Autuao ou Formao de Processo


A autuao, tambm chamada formao de processo, obedecer seguinte
rotina:
a) Prender a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes, obedecendo ordem cronolgica do mais antigo para o mais recente, isto ,
os mais antigos sero os primeiros do conjunto;
b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo nmero de protocolo;
c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo nmero
de protocolo;
d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (rgo, nmero da folha e
rubrica do servidor que estiver numerando o processo);
e) Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva;
f) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo ser encaminhado;
g) Registrar, em sistema prprio, identificando as principais caractersticas do
documento, a fim de permitir sua recuperao. Ex.: espcie, n, data, procedncia, interessado, assunto e outras informaes julgadas importantes,
respeitando as peculiaridades de cada rgo ou entidade;
h) Conferir o registro e a numerao das folhas;
i) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade
especfica correspondente, do rgo ou entidade;
j) O envelope encaminhando a correspondncia no ser pea do processo,
devendo ser descartado, anotando-se as informaes necessrias, referentes
ao endereo do remetente.
A correspondncia no autuada seguir as regras desta norma para ser registrada
em sistema prprio e encaminhada unidade de destino.
As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero
se constituir em peas de processo.
No sero autuados os documentos que no devam sofrer tramitao, tais como
convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido
de cpia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza,
no devam constituir processo.
A prioridade na autuao e movimentao de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes.
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no
entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cpia de documento, considerando-se
que o servidor tem f pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento
de firmas.
Numerao de Folhas e de Peas
As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras,
devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto
superior direito da pgina, recebendo, a primeira folha, o nmero 1.

O documento no encadernado receber numerao em seqncia cronolgica e individual para cada pea que o constituir.
A numerao das peas do processo iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numrica de autuao. As peas
subseqentes sero numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do
processo no ser numerada.
Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no
sendo admitido diferenciar pelas letras A e B, nem rasurar.
Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, ser
colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de peas de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo
referido carimbo.
Os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao
Pblica Federal s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao
no estiver correta; no havendo falhas, prosseguir com a seqncia numrica
existente;
Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de
despacho, a ser includa ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto
necessrio. Utilizar somente a frente da folha de despacho, no permitido-se a
incluso de novas folhas at seu total aproveitamento. No caso de insero de
novos documentos no processo, inutilizar o espao em branco da ltima folha
de despacho, apondo o carimbo Em branco.
Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo de
numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um X
sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras,
certificando-se da ocorrncia.

Juntada
A juntada de processos ser executada pelo protocolo central ou setorial da
unidade correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente.
Juntada por Anexao
A juntada por anexao ser feita somente quando houver dependncia entre
os processos a serem anexados.
A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como
principal e um ou mais como acessrios.

Exemplos que caracterizam os processos principais e acessrios:


Processo Principal
Inqurito Administrativo

Processo Acessrio
Recurso contra deciso de
Inqurito
Defesa contra Auto de Infrao
Prestao de Contas
Cancelamento de Licena

Auto de Infrao
Aquisio de Material
Licena sem vencimentos

Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas


a partir do processo acessrio.
A metodologia adotada para juntada por anexao :
a) Colocar em primeiro lugar a capa e o contedo do processo principal;
b) Retirar a capa do processo acessrio, sobrepondo-a a capa do processo
principal e manter os processos sobre as duas capas, formando um nico
conjunto;
c) Renumerar e rubricar as peas do processo acessrio, obedecendo a numerao j existente no principal;
d) Lavrar o TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO na ltima folha do
processo mais antigo;
e) Anotar, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que
foi juntado;
f) Registrar, em sistema prprio, a juntada por anexao.
Juntada por Anexao
Observar, na juntada por apensao, a seguinte metodologia:
a) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante,
conforme o nmero de pginas, ficando em segundo lugar o processo que
contenha o pedido de juntada;
b) manter as folhas de cada processo com sua numerao original;
c) lavrar o TERMO DE JUNTADA POR APENSAO na ltima folha do
processo mais antigo, o qual, no ato da apensao, ficar em primeiro lugar;
d) anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o nmero do processo
apensado;
e) Registrar, em sistema prprio, a juntada por apensao.
Desapensao
Aps a deciso final, os processos podero ser desapensados no protocolo
setorial da unidade onde se encontrarem.
A desapensao ocorrer antes do arquivamento.
A metodologia para a desapensao ser:
a) separar os processos;
b) lavrar o TERMO DE DESAPENSAO no processo que solicitou a
juntada;

c) tornar sem efeito a anotao da capa do processo feita poca da apensao;


d) apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;
e) registrar em sistema prprio, a desapensao.
A desapensao, bem como a juntada de processos, sero executadas pelo protocolo central ou pelo setorial da unidade correspondente, mediante determinao,
por despacho de seu dirigente.
Desentranhamento de Peas
A retirada de folhas ou peas ocorrer onde se encontrar o processo, mediante
despacho prvio da autoridade competente.
Sempre que houver retirada de folhas ou peas, lavrar, aps o ltimo despacho,
o TERMO DE DESENTRANHAMENTO.
Quando a retirada de folhas ou peas for a pedido de terceiros, usar o carimbo
de desentranhamento de pea, onde consta o recibo da parte interessada.
O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de
suas folhas ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s)
ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento.
vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo.
Desmembramento de Peas
A separao de parte da documentao de um processo, para formar outro,
ocorrer mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o TERMO
DE DESMEMBRAMENTO, conforme metodologia a seguir:
a) Retirar os documentos que constituiro outro processo;
b) Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no local onde foram retirados os documentos;
c) Proceder autuao dos documentos retirados, conforme esta norma, renumerando suas pginas.
Diligncia
Quando o processo envolver pessoas ou instituies estranhas Administrao
Pblica Federal, ser devolvido ao protocolo central do rgo ou da entidade, para
que convoque o interessado a fim de, no prazo mximo de trinta dias, cumprir a
exigncia.
A convocao do interessado para cumprir diligncia no pertencente Administrao Pblica Federal e ser feita atravs de correspondncia expedida pelo
setor de comunicao do rgo ou entidade que a solicitar.
Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigncia, o rgo responsvel
anexar ao processo cpia da convocao expedida e o remeter instituio que
determinou a diligncia.

Encerramento do Processo e Abertura do Volume Subseqente


Encerramento do Processo
O encerramento dos processos ser:
a) Por indeferimento do pleito;
b) Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados
ou dela decorrentes;
c) Pela expressa desistncia do interessado;
d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um
ano, por omisso da parte interessada.
Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixao dos
colchetes observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2cm.
Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado
nesta norma, a partir do prximo nmero, formar-se-o outros volumes.
No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de um documento que exceda as 200 folhas, esse documento abrir um novo volume.
Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo um documento contendo 50, encerrar-se- o volume com 180 e abrir-se- novo volume com
o referido documento de 50 folhas.
O encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados mediante a
lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numerao, sem soluo de continuidade, no volume subseqente.
A abertura do volume subseqente ser informada no volume anterior e no
novo volume, da seguinte forma:
No volume anterior, aps a ltima folha do processo, incluir-se- TERMO DE
ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado e no novo volume,
proceder conforme abaixo.
Abertura do volume subseqente
No novo volume, logo aps a capa, incluir-se- TERMO DE ABERTURA DE
VOLUME devidamente numerado, obedecendo-se seqncia do volume anterior.
A abertura de um novo volume ser executada diretamente pelo protocolo
central ou setorial das unidades correspondentes, que devero providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema de
protocolo correspondente. Os volumes devero ser numerados na capa do processo,
com a seguinte inscrio: 1 volume, 2 volume etc.
Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume,
sero apensados ao processo com a colocao da etiqueta de anexo contendo o
nmero do processo e a palavra anexo.
Reconstituio de Processos
Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro
tomar conhecimento do fato comunicar, sua chefia, o ocorrido.

A autoridade administrativa que tiver cincia do fato promover a sua apurao


imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar.
Independentemente das aes adotadas anteriormente, o servidor responsvel
pela reconstituio do processo observar o seguinte procedimento:
a) Ordenar a documentao que caracterize a busca de localizao do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado
conhecimento chefia, do desaparecimento ou extravio do processo;
b) Fazer representao ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem
compete autorizar a reconstituio do processo;
c) Reconstituir o processo, resgatando as suas informaes e obtendo cpias
de documentos que o constituam;
d) Apor uma folha inicial informando que aquele processo est sendo reconstitudo, constando o nmero do processo, procedncia, interessado e assunto
e outras informaes julgadas necessrias;
e) Atribuir nova numerao ao processo reconstitudo;
f) Registrar, no sistema prprio, a ocorrncia, citando o nmero do processo
extraviado e o atual.
CONCEITOS E DEFINIES
Para efeito desta norma, foram utilizados os seguintes conceitos e definies:
Autuao e/ou Formao de Processo o termo que caracteriza a abertura
do processo. Na formao do processo devero ser observados os documentos
cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras,
ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades
organizacionais de uma instituio.
Desapensao a separao fsica de processos apensados.
Desentranhamento de Peas a retirada de peas de um processo, que
poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do
interessado.
Desmembramento a separao de parte da documentao de um ou mais
processos para formao de novo processo; o desmembramento de processo
depender de autorizao e instrues especficas do rgo interessado.
Despacho deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que
lhe submetido apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel
pretenso solicitada pelo administrador, servidor pblico ou no.
Diligncia o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as
formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas
apontadas.
Distribuio a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a
matria nele tratada.
Documentos Urgentes: so os documentos cuja tramitao requer maior
celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informao oriundos do Po-

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der Executivo, do Poder Judicirio e das Casas do Congresso Nacional;


mandados de segurana; licitaes judiciais ou administrativas; pedidos
de exonerao ou dispensa; demisso; auxlio funeral; dirias para afastamento da Instituio; folhas de pagamento; outros que, por convenincia
da Administrao ou por fora de lei, exijam tramitao preferencial.
Documentos Ostensivos: so documentos cujo acesso irrestrito;
Folha do Processo: so as duas faces de uma pgina do processo.
Juntada a unio de um processo a outro, ou de um documento a um
processo; realiza-se por Anexao ou Apensao.
Juntada por Anexao a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou
mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado
principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham
o mesmo assunto.
Juntada por Apensao a unio provisria de um ou mais processos a
um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento
em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo
de solicitao de aposentadoria de servidor pblico federal, apensado ao
outro referente solicitao de reviso de percepo, constituir um nico
processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo
principal.
Numerao de Peas a numerao atribuda s partes integrantes do
processo.
Pgina do Processo cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
Pea do Processo o documento que, sob diversas formas, integra o
processo. Ex: Folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura,
termo de convnio, contrato, fita de vdeo, nota fiscal, entre outros.
Procedncia a instituio que originou o documento.
Processo Acessrio o processo que apresenta matria indispensvel
instruo do processo principal.
Processo Principal o processo que, pela natureza de sua matria, poder
exigir a anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso.
Protocolo Central a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada
dos procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de
documentos.
Protocolo Setorial a unidade localizada junto aos setores especficos
dos rgos ou entidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de documentos no mbito da rea a qual se vincula;
tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central.
Registro a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio,
destinado a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e
fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados.
Termo de Desentranhamento de Peas uma nota utilizada para informar sobre a retirada de pea(s) de um processo; pode ser por intermdio de
carimbo especfico.

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Termo de Desapensao uma nota utilizada para registrar a separao


fsica de dois ou mais processos apensados; pode ser por intermdio de
carimbo especfico.
Termo de Encerramento uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
Termo de Juntada de Folha ou Pea uma nota utilizada para registrar
a juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser por intermdio de
carimbo especfico.
Termo de Retirada de Folha ou Pea uma nota utilizada para registrar
a retirada de folha(s) ou pea(s) do processo; pode ser por intermdio de
carimbo especfico.
Termo de Ressalva uma nota utilizada para informar que uma pea
foi retirada do processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder
anexao foi constatada a ausncia de uma pea; pode ser por intermdio
de carimbo especfico.
Tramitao a movimentao do processo de uma unidade outra, interna
ou externa, atravs de sistema prprio.

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Formato
15x21cm
Mancha
11,5x17,5 cm
Papel
Offset
Gramatura
70 gr/m2
Nmero de pginas
16

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