SOFTWARE PARA LA ORGANIZACIN, REGISTRO, CONTROL Y BSQUEDA DE DOCUMENTOS EN LAS EMPRESAS

SAMARIS ALEJANDRA PINZN COGUA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERA DE SISTEMAS TEORA DEL CONOCIMIENTO IBAGU TOLIMA II SEMESTRE 2012
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SOFTWARE PARA LA ORGANIZACIN, REGISTRO, CONTROL Y BSQUEDA DE DOCUMENTOS EN UNA EMPRESA

SAMARIS ALEJANDRA PINZN COGUA Cd. 307025

Docente Luis Alfonso Cruz

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERA DE SISTEMAS TEORA DEL CONOCIMIENTO IBAGU TOLIMA II SEMESTRE 2012
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TABLA DE CONTENIDO

Pg.

INTRODUCCIN JUSTIFICACIN DESCRIPCIN DEL PROBLEMA FORMULACIN DEL PROBLEMA OBJETIVOS GENERALES OBJETIVOS ESPECFICOS 1. MARCO TERICO 2. DISEO METODOLGICO 2.1. METODOLOGA 2.1.1. Tipo de investigacin 2.1.2. Tcnicas e instrumentos 2.2. PROCEDIMIENTO 3. ESTUDIO DE VIABILIDAD 3.1. FACTIBILIDAD 3.1. ALTERNATIVAS 4. DESCRIPCIN DE PROCESOS DE NEGOCIO 4.1. ALCANCE DEL PROYECTO 5. REQUERIMIENTOS 5.1. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES 5.2. REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES 6. PRESENTACIN E INTERPRETACIN DE DATOS 6.1. DEMOGRAFA DE ACTORES 7. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

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INTRODUCCIN

Tomando como base que el manejo documental es una situacin de orden no controlado que se presenta en la gran mayora de las empresas cuyo archivo fsico se ve agobiado por el total de documentos generados durante vigencias enteras, esta investigacin propone una solucin desde el punto de vista tecnolgico, usando como herramienta principal un sistema de computo, y un software con una interfaz grafica agradable a la hora de su uso.

Desde el momento en que comienzan a generarse archivos fsicos sin ningn control dentro de la empresa, comienza tambin a crearse una dificultad que dentro del tiempo en que lleva funcionando la misma, se ha convertido en un problema cotidiano que viene siendo manejado con diferentes polticas, criterios y disposiciones, no concordantes, sin ninguna relacin entre ellas y que solo ha contribuido a agilizar el caos documental. Cada vez que por algn motivo se genera un cambio en la administracin de la empresa, se generan tambin cambios en la forma como se procesan, archiva y se da seguimiento a los documentos. Muy pocas veces se intenta implementar una solucin sistematizada que permita lidiar los cambios de personal y disposiciones y que al mismo tiempo exija que se respeten las normas previamente establecidas para su ptimo funcionamiento.

Se puede decir, que este proyecto es pionero solucionara problemticas de gestin y control de documentos. Hay que tener en cuenta que cada uno de los documentos existentes dentro de la empresa, es una ventana abierta con informacin muchas veces confidencial, y que no puede ser vista por cualquier persona. Es por esto que es tan importante el control absoluto sobre los documentos, tener fcil acceso a ellos y al mismo tiempo ejercer el control sobre las personas que tienen este acceso.

JUSTIFICACIN

El orden y concordancia de los documentos, sus secuencias, su disponibilidad y la prontitud para accesarlos, editarlos o simplemente revisarlos, se ha convertido en una de las prioridades que las empresas grandes y pequeas tienen como objetivo dentro del funcionamiento de las mismas. Para alcanzar una certificacin ISO en cualquiera de sus modalidades, uno de los aspectos ms relevantes es el orden y disponibilidad del archivo documental. La mayora de las empresas busca dentro de sus objetivos a corto plazo, una organizacin documental sistematizada que le permita acelerar el proceso de certificacin ante ICONTEC. Existen actualmente empresas que no cuenta con un software ni con un proceso implementado que les facilite llevar a cabo esta organizacin.

Como beneficiario en este proyecto, se encuentran todas aquellas empresas que deseen acceder al software con el fin de mejorar el procesamiento de informacin, los desarrolladores de dicho programa y la Universidad Cooperativa de Colombia, que es aquella que provee los conocimientos y da las pautas a los desarrolladores para que estos puedan llevar a cabo la investigacin correspondiente.

PLANTE AMIENTO DEL PROBLEMA

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA Normalmente las empresas estn conformadas por una Gerencia que recibe el apoyo de un Asesor financiero y un Asesor Jurdico. Tambin cuentan con una Asistencia Administrativa y una Coordinacin para las actividades del Sistema de Gestin de Calidad, que les permite llevar a cabo de manera exitosa, sus funciones administrativas. El manejo de documentos, representa para las empresas, innumerables situaciones que no son las ms adecuadas. En trminos generales, existen problemas de dificultad y costo del acceso a los documentos que manejan algunas organizaciones y el riesgo de prdida de estos. Desde el momento en que se genera o se recibe un documento hasta su archivador se hace necesario ejercer un control total sobre los mismos.

Como no hay un control cuando se recibe un archivo, a la hora de buscarlo, el trabajo se hace bastante tedioso porque no se sabe en realidad donde esta o quien lo tiene debido a que no hay un control del documento. Solo estn all pero no se sabe cul es ni de donde sali. Esto genera una prdida de tiempo y una falta de respeto ante una persona que llegue preguntando por algn documento. Las posibles causas de esta situacin estn bsicamente resumidas en que no existe un criterio de archivo que se haya establecido. Cada usuario del documento genera su propia forma de guardar lo que imposibilita una buena bsqueda. La no existencia de un registro y un control sobre los diferentes archivos de la empresa, generan una serie de consecuencias, entre las cuales se destacar las siguientes: Para el almacenaje de documentos fsicos, se cuenta con archivadores verticales de gavetas que hoy en da no son suficientes para almacenar el volumen de documentos generados.

 Para el manejo y accesibilidad de documentos, as como problemas de deterioro de documentos debido a las condiciones a las que han estado expuestos. Un mismo documento es fotocopiado varias veces dentro de la empresa, se encuentra en diferentes escritorios. Su flujo en el proceso de negocio implica no solo el traslado de un rea a otra, sino de una oficina a otra e inclusive de una ciudad a otra. Esto confirma que el manejo de documentos fiscos implica una consulta lenta e ineficiente, adems de altos riesgos relacionados con el extravi y resguardo de informacin confidencial. En otros casos, al consultar un documento no se encuentra y resulta que no lleg al archivo por haberse quedado en el cajn del escritorio de algn empleado. Ante una posible Auditora Interna, la bsqueda de un documento en esta situacin, conlleva a una No Conformidad mayor.

Para evitar que estas situaciones se sigan presentando, es necesario buscar una alternativa que presente soluciones concretas a cada uno de los inconvenientes generados por la falta de control. Es por esto que se presentara una solucin detallada que responde a cada una de las necesidades anteriormente planteadas. Esta solucin propiamente dicha, es la implementacin de un software a medida, diseado partiendo de los requerimientos de una situacin pero aplicado a estndares internacionales.

FORMULACIN DEL PROBLEMA Cmo optimizar los procesos de registro, bsqueda y control de los archivos en las empresas?

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Desarrollar y construir un software que optimice los procesos de registro, bsqueda y control de documentos en las empresas.

OBJETIVOS ESPECFICOS De investigacin Conocer a fondo las necesidades de organizacin documental que una empresa puede estar generando en el uso inadecuado de los documentos.

Metodolgicos Analizar procesos relacionados con el registro, control y bsqueda de archivos a travs de entrevistas y observaciones para poder identificar correctamente la situacin y poder justificar el diseo del proyecto. Establecer pautas de organizacin documental dentro de la empresa que permitan la retroalimentacin de la base de datos.

Tcnicos Identificar los requerimientos del sistema para interpretar el entorno del problema. Disear los modelos informticos que permitan presentar y comprender cada uno de los procesos que conforman el sistema y sus requerimientos.

Construir un prototipo que permita representar los servicios y funciones que el

sistema ofrece a sus usuarios con el fin de validar y aprobar los requerimientos del sistema.

1. MARCO TERICO

Dada que toda investigacin tiene un propsito llamado solucin, esta, no se dara a plenitud o parcial si el investigador no buscara referencias o conceptos anteriores frente a su problema en este caso los conceptos que se han abstrado para desarrollar la solucin plena o parcial frente al problema dado son los siguientes divididos as, en disciplinares (anlisis de requerimiento, ingeniera de requisitos, estudio de viabilidad, requerimientos funcionales y no funcionales, diagrama de casos de usos, descripcin de casos de usos, metodologa del desarrollo de software, procesos del desarrollo de software, metodologa del proceso del desarrollo de software, procesos del desarrollo del software) y temticos (documentos, archivos, gestin documental), los primeros son los conceptos bases para desarrollar la solucin, los ltimos son los conceptos del espacio o entorno en el cual se va a investigar.

En el mbito de la informtica y los sistemas de informacin basada en aplicativos y sistemas software existe un mundo de necesidades y requerimientos por solucionar, por tal motivo existen pasos para el desarrollo de un sistema software. En esto procesos existen conceptos que denotan los intereses a resolver como los siguientes a tratar. El requerimiento se define como condicin o capacidad que un usuario necesita para poder resolver un problema o lograr un objetivo (Instituto of Elctrica and Electrnicos Engieres o IEEE), condicin o capacidad que debe exhibir o poseer un sistema para satisfacer un contrato, estndar, especificacin, u otra documentacin formalmente impuesta (IEEE). Una condicin o capacidad que debe ser conformada por el sistema (RUP). Algo que el sistema debe hacer o una cualidad que el sistema debe poseer (Wikimedia Foundation, 2008).

Entonces se entiende por anlisis de requerimiento todo el proceso y anlisis que se le hace a las condiciones que da un usuario, con relacin a esto existe la ingeniera de requisitos la cual hace parte del anlisis de requerimiento, el IEEE define requisito como condicin o aptitud necesaria para resolver un problema o alcanzar un objetivo. Este concepto se ve reflejado en la ingeniera de requisitos lo cual se define por el IEEE como proceso de estudio y refinamiento de un sistema, aqu entrar todas las formas de recoleccin de informacin para adaptarla a los requerimientos y requisitos del sistema y usuario. Luego de esto se definen los requisitos del sistema o mejor los requisitos funcionales los cuales se definen y relacionan con los no funcionales como comportamiento interno del software: clculos, detalles tcnicos, manipulacin de datos y otras funcionalidades especficas que muestran cmo los casos de uso sern llevados a la prctica. Son complementados por los requerimientos no funcionales, que se enfocan en cambio en el diseo o la implementacin.(Wikimedia Foundation, 2008)

Despus de haber investigado y referenciado y examinado fuentes y tener fijos los requisitos y requerimientos del problema, se llega al punto del estudio de la viabilidad la cual es la condicin que hace posible el funcionamiento del sistema, proyecto o idea al que califica, atendiendo a sus caractersticas tecnolgicas y a las leyes de la naturaleza involucradas. (Wikimedia Foundation, 2008)

Este estudio debe ser en el mbito legal, econmico y de la empresa para su validacin, este paso dice en pocas palabras si se hace o no el proyecto en este caso el software. Como se dijo antes en este punto el proyecto es decisivo en su terminacin, luego de una viabilidad aceptada en todos los aspectos antes mencionados viene el paso de un lenguaje tcnico a uno casto entendible por el usuario de lo que va a hacer el software, en pocas palabras un manual de usuario que comprenden los casos de usos sus descripciones previas, un caso de uso es una tcnica para la captura de requisitos potenciales de un nuevo sistema o una
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actualizacin de software. Cada caso de uso proporciona uno o ms escenarios que indican cmo debera interactuar el sistema con el usuario o con otro sistema para conseguir un objetivo especfico. Normalmente, en los casos de usos se evita el empleo de jergas tcnicas, prefiriendo en su lugar un lenguaje ms cercano al usuario final.

En ocasiones, se utiliza a usuarios sin experiencia junto a los analistas para el desarrollo de casos de uso (Wikimedia Foundation, 2008). Estos se representan por medio de diagramas que facilitan la lectura de usuario y la traduccin del lenguaje tcnico para esto los casos de usos se complementa con la descripcin de los casos de usos , que o es ms que el simple proceso o procedimiento que hace el caso de uso entre el sistema y el usuario.

Los anteriores conceptos dados por pasos pueden ser rgidos sin una metodologa del desarrollo de software, cuando los proyectos que se van a desarrollar son de mayor envergadura, ah si toma sentido el basarse en una metodologa de desarrollo, y empezar a buscar cual sera la ms apropiada para el caso. Lo cierto es que muchas veces no se encuentra la ms adecuada y se termina por hacer o disear una propia metodologa, algo que por supuesto no est mal, siempre y cuando cumpla con el objetivo. Muchas veces realizamos el diseo de nuestro software de manera rgida, con los requerimientos que el cliente nos solicit, de tal manera que cuando el cliente en la etapa final (etapa de prueba), solicita un cambio se nos hace muy difcil realizarlo, pues si lo hacemos, altera muchas cosas que no habamos previsto, y es justo ste, uno de los factores que ocasiona un atraso en el proyecto y por tanto la incomodidad del desarrollador por no cumplir con el cambio solicitado y el malestar por parte del cliente por no tomar en cuenta su pedido. Obviamente para evitar estos incidentes debemos haber llegado a un acuerdo formal con el cliente, al inicio del proyecto, de tal manera que cada cambio o modificacin no perjudique al desarrollo del mismo.
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Por experiencia, muchas veces los usuarios finales, se dan cuenta de las cosas que dejaron de mencionar, recin en la etapa final del proyecto, pese a que se les mostr un prototipo del software en la etapa inicial del proyecto.

Los proyectos en problemas son los que salen del presupuesto, tienen importantes retrasos, o simplemente no cumplen con las expectativas del cliente. Una de las metodologas ms importantes son: RUP, XP y MSF. El RUP La metodologa RUP, llamada as por sus siglas en ingls Racional Iniciad Procesos, divide en 4 fases el desarrollo del software:

Inicio, El Objetivo en esta etapa es determinar la visin del proyecto. Elaboracin, En esta etapa el objetivo es determinar la arquitectura ptima. Construccin, En esta etapa el objetivo es llevar a obtener la capacidad operacional inicial. Transmisin, El objetivo es llegar a obtener el relase del proyecto.

Cada una de estas etapas es desarrollada mediante el ciclo de iteraciones, la cual consiste en reproducir el ciclo de vida en cascada a menor escala. Los Objetivos de una iteracin se establecen en funcin de la evaluacin de las iteraciones precedentes.(Wikimedia Foundation, 2008) El XP, Extreme Programing: Es una de las metodologas de desarrollo de software ms exitosas en la actualidad utilizadas para proyectos de corto plazo, corto equipo y cuyo plazo de entrega era ayer. La metodologa consiste en una programacin rpida o extrema, cuya particularidad es tener como parte del equipo, al usuario final, pues es uno de los requisitos para llegar al xito del proyecto (Wikimedia Foundation, 2008). En conclusin para estas dos metodologas, la metodologa RUP es ms adaptable para proyectos de largo plazo y la metodologa XP en cambio, se recomienda para proyectos de corto plazo. Luego de definir conceptos disciplinarios
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pasamos a los temticos que abarcan el espacio en el cual se va a investigar, comenzaremos desde un mbito general a o particular, los conceptos del problema que nos interesan. Por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtencin de utilidades, o bien, la prestacin de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para la consecucin de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital(Wikimedia Foundation, 2008).

Entendido lo que es una empresa tomaremos el camino a nuestro problema a tratar que es la gestin de informacin documentada o la gestin documental, definamos documento como es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnticos, pelculas, fotografas, etctera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte(Wikimedia Foundation, www.wikipedia.org, 2008).

Este es nuestro concepto ms importante a tratar en nuestra investigacin ya que nos genera una gestin documental que debe ser administrada por el sistema, definimos entonces gestin documental como el conjunto de normas, tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.

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Plantados y entendidos los conceptos disciplinares y temticos que refleja la investigacin de la gestin de documentos y la creacin de un software que aplique estas caractersticas, concluimos que solo se dar solucin a una parte de nuestro entorno o espacio de investigacin que es la empresa. Actualmente en la ingeniera de sistemas y en el desarrollo de software se estn utilizando patrones de abstraccin de problemas como son la programacin orientada a objetos el anlisis y desarrollo orientados a objetos es un dato en comn en la actualidad es un en foque de la ingeniera de software que modela un sistema como un grupo de objetos que interactan entre s. Este enfoque representa un dominio en trminos de conceptos compuestos por verbos y sustantivos, clasificados de acuerdo a su dependencia funcional.

En ste mtodo de anlisis y diseo se crea un conjunto de modelos utilizando una notacin acordada como, por ejemplo, el lenguaje unificado de modelado (UML). ADOO aplica tcnicas de modelado de objetos para analizar los requerimientos para un contexto por ejemplo, un sistema de negocio, un conjunto de mdulos de software y para disear una solucin para mejorar los procesos involucrados. No est restringido al diseo de programas de computadora, sino que cubre sistemas enteros de distinto tipo. Las metodologas de anlisis y diseo ms modernas son casos de uso guiados a travs de requerimientos, diseo, implementacin, pruebas, y despliegue. El lenguaje unificado de modelado se ha vuelto el lenguaje de modelado estndar usado en anlisis y diseo orientado a objetos. La arquitectura de software, tiene que ver con el diseo y la implementacin de estructuras de software de alto nivel. Es el resultado de ensamblar un cierto nmero de elementos arquitectnicos de forma adecuada para satisfacer la mayor funcionalidad y requerimientos de desempeo de un sistema, as como requerimientos no funcionales, como la confiabilidad, escalabilidad, portabilidad, y disponibilidad. De tal modo se tiene que implementar una arquitectura novedosa y
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robusta para nuestra aplicacin dicha arquitectura es la MVC (Modelo vista controlador), es un patrn de arquitectura de software que separa los datos de una aplicacin, la interfaz de usuario, y la lgica de control en tres componentes distintos. El patrn MVC se ve frecuentemente en aplicaciones web, donde la vista es la pgina HTML y el cdigo que provee de datos dinmicos a la pgina. El modelo es el Sistema de Gestin de Base de Datos y la Lgica de negocio, y el controlador es el responsable de recibir los eventos de entrada desde la vista.

Siendo que los datos se expresan en un modelo, y que su pertinencia necesitamos una base de datos que se define como banco de datos (en ingls: database) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados

sistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de datos estn en formato digital (electrnico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. La pertinencia de esos datos se debe modelar para llegar a una relacin entre datos los datos para que se puedan ver como una informacin coherente, entonces hablamos de un modelo relacional definido como En este modelo todos los datos son almacenados en relaciones, y como cada relacin es un conjunto de datos, el orden en el que estos se almacenen no tiene mayor relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerrquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es ms fcil de entender y de utilizar por un usuario no experto. La informacin puede ser recuperada o almacenada por medio de consultas que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la informacin.

Este modelo considera la base de datos como una coleccin de relaciones. De manera simple, una relacin representa una tabla que no es ms que un conjunto de
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filas, cada fila es un conjunto de campos y cada campo representa un valor que interpretado describe el mundo real. Cada fila tambin se puede denominar tupla o registro y a cada columna tambin se le puede llamar campo o atributo.

Para manipular la informacin utilizamos un lenguaje relacional, actualmente se cuenta con dos lenguajes formales el lgebra relacional y el Clculo relacional. El lgebra relacional permite describir la forma de realizar una consulta, en cambio, el Clculo relacional slo indica lo que se desea devolver.

El lenguaje ms comn para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, StructuredQueryLanguage o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estndar implementado por los principales motores o sistemas de gestin de bases de datos relacionales

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2. DISEO METODOLGICO

2.1. METODOLOGA Para la gestin documental, el nivel de estudio en este documento sern exploratorios; ya que el tema de gestin documental por sistemas informticos en la ltima dcada no ha sido muy documentado y practicado ya que es un tema muy extenso, aunque ya se hayan hechos estudios con anterioridad la gestin documental viene desde los principios de la escritura, y el problema de organizar y hacer consultas rpidas de un escrito es lo primordial a tratar.

Para el nivel de estudio descriptivo, se buscara la forma de encontrar el entorno de la problemtica, haciendo caracterizaciones de hechos o situaciones como por ejemplo el prstamo de un documento en la empresa, o el registro manual y fsico que no es eficiente de un documento, como se ha visto y explicado la investigacin est basada en dos niveles de estudio que son la de exploratoria y descriptiva.

2.1.1. Tipo de Investigacin La tipologa de investigacin utilizada para desarrollar este proyecto va encaminada a la observacin, ya que en la gestin documental existen procesos como los prstamos y registros que deben ser de observacin y compresin del comportamiento de la entidad, toda vez que no existe un procedimiento documentado sobre la forma cmo se viene realizando esta actividad.

La mayora de las veces se hace a criterio de la persona que autoriza el prstamo. Adicionalmente se utilizarn formas de investigacin inductiva y deductiva que guiarn a los principales procesos que se pueden establecer para el manejo de los documentos generalizando as la gestin documental en las empresas.

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Finalmente y aplicando la investigacin de anlisis se lograr establecer con claridad cules y cuntos deben ser los pasos a seguir en el esquema de gestin documental a aplicar en esta empresa.

2.1.2. Tcnicas e Instrumentos Se basa en una entrevista hecha a funcionarios de las empresas, que estn completamente relacionado con el proceso polmico y la gestin documental, y observando los procesos de prstamos y registros de documentos, de forma simple o participante para entender la forma y las molestias al momento de ejecutar estos procesos manuales.

2. 2. PROCEDIMIENTO Para la elaboracin del software que plantea este proyecto, se utilizara la tcnica de programacin orientada a objetos (POO). Este estilo de programacin, es el ms adecuado para este caso ya que a travs de l, se puede abstraer de la realidad, las diferentes entidades de negocio, y convertirlas en objetos que posteriormente sern la base fundamental del programa.

3. ESTUDIO DE VIABILIDAD

3.1. FACTIBILIDAD La realizacin de esta investigacin, no lleva un recurso econmico que represente mayor problema. Esta parte se ve ms marcada a la hora de implementar el software producto de este proyecto, y cumplir con las exigencias que este demanda. De igual manera el proyecto tiene el apoyo de la empresa que est siendo objeto de investigacin para la realizacin de la misma. Adems, en la parte legal, el proyecto se desenvuelve bajo el parmetro de software libre lo que quiere decir que se enmarca en normas internacionales ya establecidas y que son aplicables en Colombia donde no existe una normatividad acerca de estos. Como todo
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procedimiento nuevo, la parte operativa se ver algo complicada al principio debido a la falta de costumbre y a que es primera vez que el software se pondr en marcha.

No obstante la misma facilidad de navegacin a travs del programa permitir la fcil adaptacin de sus usuarios. Para el desarrollo del programa, la parte tecnolgica es una de las cosas a favor. Existen disponibles 3 equipos de computo, con muy buenas caractersticas como son gran velocidad en procesador, espacio en memoria superior o igual a 1GB y suficiente espacio en disco duro como para guardar toda la informacin necesaria. Adems, estos equipos se encuentran disponibles las 24 horas del da y los 7 das de la semana.

3.1. ALTERNATIVAS Existen en el mercado diferentes programas que dan solucin a los problemas de tipo documental, pero la mayora de ellos no responden a las necesidades de empresas especficas. Basado en los requerimientos funcionales obtenidos, se puede lograr una aplicacin que rena en forma amigable todas las inquietudes del usuario final.

4. DESCRIPCIN DE PROCESOS DE NEGOCIO

Llegada de un nuevo documento en la empresa: Un funcionario interno o ajeno a la empresa hace llegar un documento nuevo, ste se entrega a la archivadora la cual verifica su estado y pone sus datos en una planilla y realiza todos los procesos de gestin documental necesarios antes de archivarlo, luego de esto la archivista le genera un cdigo llamado consecutivo el cual lo identifica y lo diferencia de los dems documentos, finalmente se guarda en el gabinete deseado. Ejemplo: el ultimo consecutivo fue A1AZ3F5P4 este nuevo llevara A1AZ3F5P5 y se pondr encima de este.

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Prstamo de un documento fsico en la empresa: Un funcionario de cualquier dependencia solicita un archivo ya existente en los gabinetes administrados por la archivista, este funcionario lo busca y se lo entrega. Luego de que el funcionario solicitante haya terminado de usar este archivo lo devuelve a la archivista la cual lo pone en la ubicacin correspondiente, si el documento o archivo solicitado por el funcionario al momento de entregarlo a la archivista viene con otro documento esta engrapa y agrupa los documentos anexos y pone un solo consecutivo a este grupo y lo guarda en su lugar.

4.1. ALCANCE DEL PROYECTO La Gestin Documental no se detiene en la organizacin de los archivos fsicos, va mucho ms all al pretender que el contenido de ste sea accesible a todos los usuarios desde cualquier computador conectado al servidor de la empresa. Con niveles de seguridad previamente establecidos, el software pretende regular y controlar de manera ordenada la adicin, sustraccin, modificacin y/o eliminacin de registros en la base de datos. Debe concordar en todo momento con el contenido fsico de los archivadores y el movimiento de los mismos debe ser previamente validado por el software. Una vez obtenido este control, la base de datos documental crecer en forma paralela con la empresa, permitiendo en todo momento un absoluto manejo organizado y responsable de los documentos. Mirando hacia el futuro y contando con una plataforma tecnolgica dentro de la empresa que permite la conectividad al servidor va Internet, se tendr una aplicacin que permitir la consulta documental desde cualquier lugar.

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5. REQUERIMIENTOS

5.1. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES El sistema debe gestionar el nivel de acceso de los usuarios por medio de perfiles ya sea funcionario o administrador:

Iniciar sesin: Todo usuario debe iniciar sesin para entrar al sistema.

Registrar usuario: solo un administrador tendr permiso para registrar un usuario nuevo al sistema.

Consultar usuario: todos los usuarios podrn consultar el perfil de otros usuarios, pero la informacin ser mostrada dependiendo del nivel de acceso que tenga, es decir, si es un administrador, sern mostrados todos los datos, desde el nombre hasta la contrasea de acceso. Pero si es un usuario normal, solo ser mostrado un perfil correspondiente al nombre, apellidos, cargo en la empresa, e-mail y telfonos.

Eliminar usuario: solo un administrador tendr el acceso para eliminar del sistema a un usuario.

Suspender usuario: solo un administrador, tendr acceso para suspender por un tiempo determinado, a un usuario para que este no tenga acceso desde ningn punto, al sistema.

El sistema debe gestionar los procesos y la informacin relacionada con los documentos:

Registrar documento: Cualquier usuario podr registrar un documento en el software, convirtindose as en un archivista por un lapso de tiempo.
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Consultar documento por caractersticas: Cualquier usuario que cumpla el papel de archivista, podr consultar los documentos que su nivel de acceso le permita, adems de que este podr ser consultado por ttulo o nombre, ubicacin, fecha de ingreso, fecha del documento o consecutivo.

Cantidad de documentos prestados: Una persona que accede al sistema en forma de administrador, tendr el permiso de ver la cantidad de documentos prestados en un lapso de tiempo determinado, con el fin de llevar una cuenta o control sobre la cantidad de documentos activos prestados dentro de la empresa. Esta consulta mostrara como resultado, no solo la cantidad numrica de cuantos documentos se prestaron, sino que como aadido, se mostraran los tipos de documentos y el nmero de veces que fueron prestados y las personas que prestaron ese tipo de documento.

El sistema debe gestionar las salida o prstamo y entrada de los documentos dentro de la empresa.

Registrar prstamo: Cualquier usuario que tenga de acceso a los documentos y que cumpla el papel de archivista, podr prestarlos siempre y cuando su nivel de acceso se lo permita. Este prstamo se debe registrar para llevar un control de quien tiene el documento, en qu estado se lo llevo y saber cuntos documentos hay fuera de la empresa, en caso de que este salga.

Registrar devolucin: Cualquier usuario que tenga acceso a los documentos y que cumpla el papel de archivista, podr registrar una devolucin, siempre y cuando el documento haya sido prestado en ese departamento. Este registro se hace con el fin de llevar un control sobre los documentos y saber que aquellos que han sito prestados, ya regresaron. En la devolucin se tendr en cuenta la fecha en que llega, el estado y la cantidad de hojas de ms o de menos en el documento.
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Consultar prstamos: Cualquier usuario que tenga de acceso a los documentos y que cumpla el papel de archivista, podr hacer una consulta de los prstamos hechos, con el fin de llevar un control sobre estas prestaciones y saber cules son los documentos que ms se prestan. Esta consulta no solo arrojara el dato numrico de los prestamos, sino que tambin dejara saber de qu tipo son los documentos, por quienes fueron prestados, en qu fecha se prestaron y en qu estado se encuentran si devueltos o aun prestados.

Consultar devolucin: Cualquier usuario que tenga de acceso a los documentos y que cumpla el papel de archivista, podr hacer una consulta de las devoluciones hechas, con el fin de llevar un control sobre estos retornos. Esta consulta no solo arrojara el dato numrico de las devoluciones, sino que tambin dejara saber de qu tipo son los documentos, por quienes fueron devueltos y en qu fecha.

Ultimo documento prestado: Cualquier usuario que tenga de acceso a los documentos ya sea administrador o archivista, podr consultar el ltimo documento prestado, con el fin de tener un acceso rpido a este.

5.2. REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

Gestor de base de datos. Escner. 300 Gigabyte mnimo de disco duro. Conexin a Internet. Maquina virtual JAVA

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6. PRESENTACIN E INTERPRETACIN DE DATOS

6.1. DEMOGRAFA DE ACTORES Archivista (dor): Persona encargada de manejar el software y archivar los documentos fsicos en su gabinetes, gestionando la informacin digital de los documento en el software. Esta puede ser algn administrador, o un usuario con estos derechos.

Administrador: Usuario que tiene mayor nivel de acceso al sistema, es el encargado de administrar la gestin de usuarios y ver estadsticas para la toma de decisiones.

Usuario: Generalizacin de funcionario, administrador y archivista que puede tener acceso al software obteniendo un nivel de acceso a la informacin que provee el sistema al momento de su registro.

Solicitante: Usuario cualquiera que este registrado en el sistema, que solicita prstamos de documentos fsicos para su ptimo desempeo en la empresa.

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7. DI AGRAM A DE ACTIVIDADES (Modelo dinmico)

Hacer prstamo:

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Devolver prstamo:

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CONCLUSIONES

De la mano con la tecnologa, la administracin de una empresa lleva consigo el manejo ptimo de toda la documentacin.

Se hace necesaria la participacin de todo el personal de la empresa que de una u otra forma tenga acceso a los documentos.

La gestin documental requiere en forma inminente un software capaz de identificar usuarios, niveles de acceso, manejo de la informacin reportes y casos de uso, as como ser capaz de retroalimentarse con los nuevos documentos generados.

El acceso a la informacin no puede ni debe encontrarse restringido por distancias ni espacios. Tan importante como el manejo de la base de datos, lo es el archivo fsico como tal.

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REFERENCIA BIBLIOGRFICA

JOYANES AGUILAR, Louis. Fundamentos de programacin, y estructura de datos, ed., Espaa, Mc Gran Hill Interamericana, c 1998.

Wikimedia Foundation, I. (2 de Octubre de 2008). www.wikipedia.org. Recuperado el 10 de Mayo de 2012, de http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa Wikimedia Foundation, I. (2 de Octubre de 2008). www.wikipedia.org. Recuperado el 12 de Mayo de 2012, de http://es.wikipedia.org/wiki/Documento

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