PT

CONSELHO DA UNIO EUROPEIA

SECRETARIADO-GERAL

DG H

UE Inventrio Schengen

Volume

EMISSO DE VISTOS:

recomendaes e melhores prticas

Maro de 2003

UE Inventrio Schengen
Volume

EMISSO DE VISTOS:

recomendaes e melhores prticas

Maro de 2003

Prefcio
A Grcia, que exerce a Presidncia do Conselho da Unio Europeia desde 1 de Janeiro de 2003, reconhece que o procedimento de concesso de vistos pelas misses diplomticas e postos consulares de carreira, juntamente com o correcto funcionamento da cooperao consular local, constituem factores de extrema importncia para avaliar a ameaa da imigrao ilegal. Tendo presente que os Conselhos Europeus de Tampere, Laeken e Sevilha, bem como a sesso extraordinria do Conselho (Justia, Assuntos Internos e Proteco Civil) de 20 de Setembro de 2001, apelaram aos Estados-Membros para que continuassem a desenvolver a sua poltica comum de vistos, usassem do maior rigor no processo de concesso de vistos e reforassem a cooperao consular local entre as suas representaes nos pases terceiros, a Grcia saudou a iniciativa da ento Presidncia Dinamarquesa de criar um subgrupo encarregado de identificar as melhores prticas em matria de concesso de vistos e de cooperao consular. O subgrupo assim constitudo, presidido pela ustria, redigiu o presente "Inventrio de recomendaes para a correcta aplicao do acervo de Schengen e melhores prticas". Este Inventrio no tem por objectivo dar uma definio exaustiva da totalidade do acervo de Schengen, mas sim clarificar e especificar o acervo e apontar recomendaes e melhores prticas, luz da experincia adquirida pelo Grupo de Avaliao de Schengen no s na verificao da correcta aplicao do acervo na Alemanha, na Frana, na Blgica, nos Pases Baixos e no Luxemburgo, mas tambm na avaliao da Grcia e dos pases nrdicos. com grande satisfao que o Conselho da Unio Europeia apresenta este instrumento de trabalho que, saliente-se, no pretende introduzir novos requisitos. Trata-se de um indicador da maneira como dever ser aplicado na prtica o acervo em matria de vistos e de cooperao consular, e, neste contexto, dever ser lido sempre em articulao com as Instrues Consulares Comuns. A Presidncia Grega gostaria de agradecer mais uma vez a todos os que participaram na redaco do presente Inventrio, e confia em que este ser mais um instrumento para assegurar que a integrao dos novos membros da Unio seja bem sucedida, atempada e adequada. Bruxelas, 16 de Maro de 2003

QUARTA PARTE: EMISSO DE VISTOS NDICE INTRODUO................................................................................................................................................ 7 RECOMENDAES/MELHORES PRTICAS ........................................................................................ 9 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. ACESSO AO CONSULADO.................................................................................................................. 9 SEGURANA DO EDIFCIO .............................................................................................................. 11 APRESENTAO DOS PEDIDOS..................................................................................................... 13 TRATAMENTO DO PEDIDO ............................................................................................................. 14 PREENCHIMENTO DA VINHETA DE VISTO................................................................................. 17 NOTIFICAO DE INDEFERIMENTO ............................................................................................ 18 SEGURANA (OS ASPECTOS RELATIVOS SEGURANA DO EDIFCIO SO TRATADOS NO CAPTULO 2) ................................................................................................................................ 19 EDUCAO E FORMAO .............................................................................................................. 22 TI EM GERAL ...................................................................................................................................... 23 EQUIPAMENTO DE DETECO DE DOCUMENTOS FALSOS................................................... 24 VISTOS CONCEDIDOS EM REPRESENTAO............................................................................. 25 COOPERAO CONSULAR.............................................................................................................. 26

Introduo
A lista de recomendaes e de melhores prticas constante do presente documento foi elaborada por especialistas em matria de vistos dos Estados Schengen (vd. infra) e da Comisso Europeia com base nas Instrues Consulares Comuns (ICC). Os resultados das recentes avaliaes de vrios consulados serviram tambm de valiosa base para este trabalho. O quadro jurdico para o tratamento dos pedidos de visto continua a ser as ICC, sendo o objectivo das "melhores prticas" o de aprofundar sempre que possvel a harmonizao das prticas e tambm quando as disposies das ICC tm um carcter mais genrico. As recomendaes e melhores prticas foram redigidas para uma representao consular fictcia, situada numa zona de alto risco, e qual apresentada uma grande quantidade de pedidos de visto. Embora possa ser difcil atingir em todo o Mundo o nvel preconizado, recomenda-se porm, tendo em conta as diversidades das circunstncias locais, que estas normas sejam o mais possvel observadas e mantidas. A questo do seguro obrigatrio, de sade ou de viagem, no consta desta lista, visto um estudo recente ter demonstrado que actualmente no existem melhores prticas neste domnio. Dado a cooperao consular local constituir uma importante fonte de informao, recomenda-se que as iniciativas levadas a cabo e a experincia adquirida com base nas presentes melhores prticas no mbito da cooperao consular local sejam comunicadas s autoridades centrais para que possam servir de base para a melhoria e a adaptao da actual legislao. Nas pginas que se seguem, entende-se por "Estados Schengen"/"Estados" os Estados que aplicam integralmente as disposies do acervo de Schengen.

Recomendaes/Melhores prticas
Recomendaes 1. Acesso ao consulado a) Informaes por escrito Para evitar que os pedidos de visto apresentados sejam incompletos e que os requerentes venham repetidas vezes seco de vistos, haver que divulgar o mais amplamente possvel as informaes pertinentes. Para alm de informao geral sobre vistos Schengen, dever ser disponibilizada informao em diversas lnguas, pelo menos na do pas de acolhimento e na do pas da misso, acerca do modo como os vistos so requeridos. Essa informao dever estar amplamente disponvel e ser afixada no exterior do edifcio ou suas imediaes. Nos principais pontos de contacto no pas de acolhimento encontram-se disponveis, em quantidade suficiente, prospectos que contm orientaes destinadas aos requerentes de visto, e que esto tambm publicados no website da misso, quando existe. Do informaes pormenorizadas sobre: as diferentes categorias de vistos a morada e n. de telefone/fax da seco de vistos o horrio de atendimento qual o pas responsvel pela concesso de cada categoria de vistos (em conformidade com as ICC) os emolumentos a pagar pelo tratamento de pedidos de visto, o respectivo montante e o momento em que devem ser pagos. expressamente indicado que no preciso pagar nenhum outro emolumento e que em caso de indeferimento do pedido o emolumento pago no ser reembolsado o horrio de atendimento da linha telefnica especfica de informaes sobre vistos, caso exista. Quando tecnicamente possvel, encontra-se instalado um sistema telefnico de escolha mltipla que permite s pessoas que telefonam solicitar informaes, em diferentes lnguas, adequadas aos seus planos especficos de viagem, quer por seleco das teclas do telefone quer por comando vocal. Nos pontos de contacto e nas instituies pertinentes no pas de acolhimento encontram-se disponveis formulrios de pedido de visto acessveis tambm on-line, de modo que os requerentes os possam preencher e enviar por via electrnica antes de se apresentarem pessoalmente na seco de vistos. Encontram-se afixados exemplos de formulrios correctamente preenchidos para orientao dos requerentes. Melhores prticas

b) Contacto telefnico Tanto quanto possvel, as informaes sobre vistos devero ser s dadas por pessoal da seco de vistos, quer atravs de uma linha especfica funcionando a horas fixas, quer atravs de um atendedor de chamadas que d informaes em diversas lnguas. c) Formulrios de pedido de visto Para evitar o comrcio de formulrios de pedido de visto, estes devero ser gratuita e amplamente disponibilizados nas agncias de viagens e nos balces das companhias areas, assim como nos escritrios de representao de associaes comerciais, institutos culturais, etc. Haver que afixar exemplos de formulrios correctamente preenchidos (e se possvel public-los na Internet).

Recomendaes d) Indicaes e avisos Haver que afixar avisos para informar os interessados que no tm outros encargos a pagar por exemplo pelos formulrios ou pela sua admisso para alm dos emolumentos pagos no guich de vistos. Devero tambm ser postas indicaes para orientar os interessados para a porta ou guich correcto.

Melhores prticas

entrada da representao e tambm entrada da seco de vistos, esto afixados mais avisos, na lngua do pas de acolhimento, com informao destinada aos interessados. A representao informa os requerentes sobre os emolumentos a pagar pelo tratamento do pedido de visto, respectivo montante e momento em que devem ser pagos. tambm expressamente indicado que no preciso pagar nenhum outro emolumento e que em caso de indeferimento do pedido o emolumento pago no ser reembolsado. Mediante indicaes, ou atravs dos funcionrios locais ou agentes da segurana da representao, os requerentes de visto so orientados para a porta correcta e, nas grandes seces, para a bicha adequada. Deve ser dada informao na imprensa local acerca dos perodos de ponta, para incitar os requerentes a apresentarem os pedidos de visto fora desses perodos de maior actividade.

e) Controlo preliminar dos pedidos Enquanto os requerentes aguardam a sua vez, os formulrios que vo entregar devero ser controlados por um funcionrio local da representao ou por um elemento da segurana, para confirmar que se encontram bem preenchidos, devidamente assinados e acompanhados da necessria documentao. Nas grandes seces de vistos feito um controlo preliminar dos pedidos a entregar pelos requerentes enquanto estes aguardam a sua vez. Nas seces de vistos mais pequenas com pessoal e instalaes suficientes, todos os requerentes que se apresentam durante as horas de expediente podem entregar eles prprios os seus pedidos. Nas seces de vistos de tamanho mdio h um sistema de nmeros, em que dado ao requerente um "nmero de entrevista" para e entrega do pedido. Esto a ser envidados grandes esforos no sentido de evitar o "comrcio" de nmeros. Quando tm que ser atendidos numerosos requerentes de visto, instaurado um sistema de marcao de entrevistas. O prazo de espera para obter uma entrevista acordado no mbito da cooperao consular local, para evitar o surgimento de "visa shopping".

Recomendaes f) Gesto do acesso Dever evitar-se a existncia de longas bichas fora da seco de vistos, assim como os "golpes" ou o "comrcio" de lugares na bicha.

Melhores prticas

O pessoal e as instalaes tcnicas so suficientes para permitir que todos os requerentes se apresentem pessoalmente durante as horas de expediente para entregar os seus pedidos, sem terem que esperar mais tempo do que hbito a nvel local.

2. Segurana do edifcio a) Particularidades da segurana

1. Exterior do edifcio Nas grandes seces de vistos sem sistema de entrevistas marcadas, podem ser usadas barreiras amovveis, por forma a obrigar as pessoas a manterem-se ordenadamente na bicha. Dever recorrer-se assistncia das foras policiais locais e estabelecer-se um sistema de rotao para estes agentes. Recomenda-se que o pessoal do servio possa entrar e sair do edifcio da seco de vistos por um acesso separado. 2. Sala de espera Nalguns casos as salas de espera podem situar-se no interior do edifcio da embaixada, sem entrada separada ou sem a possibilidade de um acesso separado ou supervisionado s diferentes partes do edifcio. Nestes casos, os visitantes e os seus haveres devem ser objecto de um controlo de segurana entrada. Sempre que possvel, os contactos entre o pessoal da seco de vistos e os requerentes devero ter lugar em guichs protegidos por vidro. No fim do perodo de funcionamento, a sala de espera dever ser inspeccionada por um agente da segurana para controlar quaisquer objectos a deixados. Aconselha-se, se possvel, que haja uma separao clara entre a sala de espera e os guichs. A sala de espera dos visitantes da seco de vistos facilmente acessvel por uma entrada separada.

Quando no dispe de entrada separada, a sala de espera no deve ter nenhuma porta de ligao com a seco de vistos.

Recomendaes 3. Guichs de vistos Os guichs devero estar equipados com uma separao de vidro de segurana, permitindo a passagem dos documentos sem qualquer perigo para os funcionrios e o estabelecimento fcil e discreto da comunicao. Dever haver um sistema para garantir que os requerentes sejam atendidos de acordo com a lista de marcaes ou por ordem de chegada. -

Melhores prticas

usado vidro anti-bala. A parte de baixo da separao de vidro dos guichs est equipada com gavetas de passagem estanques e anti-bala adequadas a documentos de formato A4. Est instalado equipamento adequado para permitir uma comunicao fcil e discreta, por ex. um sistema de intercomunicao com microfone e altifalante ou auscultadores para o funcionrio da seco de vistos, e microfone (incorporado no vidro para no ser tapado pelos documentos) e auscultador(es) para o visitante. Entre os guichs h divisrias de material absorvente de som situadas aproximadamente altura da cabea. Em frente a cada guich h uma zona de discrio claramente assinalada. Nalguns pases so tomadas medidas especiais para os casos que requerem particular discrio (cabine com porta prpria e assentos para os visitantes). Para garantir que os pedidos sejam tratados na devida ordem, os requerentes podem ser chamados por exemplo atravs de um altifalante instalado na sala de espera ou pelo aparecimento do nmero de senha num ecr comandado pelo funcionrio dos vistos. As janelas do rs-do-cho tm grades. Esto instalados sistemas de alarme adequados. O acesso efectua-se por sistema de porta nica ou dupla que s pode ser aberta por controlo distncia.

4.

Edifcio propriamente dito O edifcio dever estar protegido contra assaltos ou outros actos de violncia. Dever ser instalado entrada um sistema de fechadura com controlo de acesso. Dever haver equipamento para controlar os visitantes e seus haveres (vide supra). Os visitantes devero entrar por um prtico detector de metais ou pelo menos ser controlados com um detector porttil.

Recomendaes b) Controlos de segurana 1. Fora da seco de vistos

Melhores prticas

Os visitantes devero entrar por um prtico H agentes de segurana, recrutados directamente detector de metais ou pelo menos ser controlados ou a partir de uma empresa local de segurana, com um detector porttil. responsveis pela manuteno da ordem nas instalaes da seco de vistos. Devero ser feitos controlos de segurana dos visitantes e seus haveres, pelo menos por amostragem, na entrada principal antes da admisso. Devero estar funcionrios entrada para receber/encaminhar os funcionrios. 2. Acesso ao edifcio principal Dever haver funcionrios a receber os visitantes que entram nas instalaes. 3. Apresentao dos pedidos a) Comparncia pessoalmente Regra geral, todos os requerentes comparecem pessoalmente para a entrevista na representao consular. Esta regra aplica-se tambm aos menores e s pessoas sob custdia, bem como a todas as pessoas includas no passaporte do requerente principal. b) Vistos diplomticos e de servio Os vistos diplomticos e de servio s devem ser apostos em passaportes diplomticos e de servio para viagens oficiais. S nos casos em que no existam passaportes diplomticos e de servio que podem ser apostos vistos noutros tipos de passaportes.

Recomendaes 4. Tratamento do pedido a) Entrega dos pedidos Em 1.1.2003 entra em vigor a Deciso do Conselho relativa ao formulrio harmonizado de pedido de visto Schengen, vide ICC, Anexo XVI [vd. Deciso de 25 de Abril de 2002, do Conselho, relativa adaptao da parte III e criao de um Anexo XVI das Instrues Consulares Comuns (2002/354/CE)].

Melhores prticas

O formulrio harmonizado traduzido para as principais lnguas dos pases onde so entregues os pedidos. O formulrio traduzido no mbito da cooperao consular local. O formulrio harmonizado estar disponvel on-line. As representaes aceitaro formulrios harmonizados de outros Estados Schengen. O formulrio pormenorizadamente preenchido (p. ex. o requerente dever indicar a morada completa das pessoas de referncia). O formulrio assinado pessoalmente pelo requerente, que responsvel pela exactido da informao. Se o requerente for menor ou incapacitado, o formulrio assinado pelo seu representante legal. Procede-se verificao de que a fotografia entregue com o pedido ou que consta do passaporte: uma verdadeira fotografia do requerente a cores tem fundo claro uma fotografia de grande plano suficientemente clara para se verem os pormenores apanha a cara toda tem 3,5 x 4,5 cm recente foi tirada em cabelo permite ver claramente as principais caractersticas do rosto do indivduo. O queixo, o nariz, as mas do rosto, os olhos e as sobrancelhas no podem estar tapados. A testa dever estar a descoberto para que a forma da face seja visvel.

A durao da estada requerida dever corresponder finalidade da estada. As respostas s perguntas do formulrio devero ser completas e coerentes.

O formulrio incluir uma fotografia tipo passe do requerente de visto e indicar, na medida do possvel, o destino principal da estada.

No momento da entrega do pedido de visto preciso pagar um emolumento que cobre o tratamento do pedido. Entrega-se um recibo ao requerente e recorda-se que o indeferimento no d direito ao reembolso do emolumento.

Recomendaes b) Anlise dos pedidos de visto

Melhores prticas Verifica-se se o requerente permanece ou reside legalmente no pas no qual apresentado o pedido. dada especial ateno s pessoas: - cujo passaporte contenha um carimbo de pedido de visto, uma meno relativa a expulso, uma anulao de autorizao de residncia, um prazo para abandono de territrio ou uma sada registada. - que requeiram um visto de trnsito pelo territrio Schengen, quando a entrada no pas terceiro no est garantida ou quando no evidente que o trnsito se devia efectuar pelo territrio dos Estados Schengen. - que apresentem recomendaes ou convites de empresas, organizaes, associaes, etc. que no sejam conhecidas da representao ou cuja credibilidade no seja geralmente reconhecida. - em relao s quais se possa pressupor que no tm condies para pagar a estadia ou que no tenham quem lha oferea. - titulares de passaportes para estrangeiros, documentos para refugiados ou outros documentos de viagem que no sejam passaportes. - que requeiram um visto para uma durao superior que parece normal para a finalidade declarada da estada. - conhecidas por ou suspeitas de envolvimento em actividades criminosas e/ou em relao s quais se possa supor que cometero um crime ou se dedicaro prostituio aps a sua entrada. Em caso de dvida, solicitado aos requerentes que apresentem um certificado de registo criminal. - em relao s quais a representao, aps apreciao dos seus antecedentes, do objectivo da estada e da sua situao financeira, no possa afirmar que no haja o risco de perturbarem a ordem pblica e de no regressarem antes do fim da validade do visto. prestada ateno s relaes que o requerente tenha com o seu pas natal ou de residncia, por exemplo, relaes de parentesco, propriedade, trabalho.

Recomendaes c) Verificao dos documentos A misso dever apor uma marca nos documentos no oficiais para evitar que os mesmos voltem a ser utilizados.

Melhores prticas

Os documentos justificativos so minuciosamente controlados e os documentos (ou cpias dos mesmos) relacionados com a deciso de concesso do visto so conservados no processo. Sempre que pertinente, os documentos emitidos localmente so verificados pelas entidades locais competentes. Para melhorar a deteco de documentos falsos e falsificados, procede-se troca de informaes no mbito da cooperao consular local. Sempre que possvel e/ou oportuno, as representaes contactam as autoridades locais, os bancos, etc. quando so detectados documentos falsos e falsificados.

d) Tipos de vistos O visto concedido deve corresponder ao perfil e s necessidades do requerente, de forma a evitar o abuso do visto, precaver/evitar pedidos repetidos e desnecessrios, bem como a emisso desnecessria de VVTLs como procedimento de emergncia. Sempre que o perfil e as necessidades do requerente revelarem claramente que vo ser necessrias mais do que duas entradas dentro do perodo/validade, o visto concedido sob a forma de visto de entradas mltiplas com uma durao correspondente s necessidades do requerente. No so concedidos vistos de entradas mltiplas a quem requerer vistos pela primeira vez. Verifica-se tambm se os vistos Schengen concedidos anteriormente foram correctamente utilizados, bem como os carimbos de entrada e de sada. e) Arquivo Quando concedido um visto, o pedido dever ficar arquivado pelo menos um anos aps a sua data de expirao e quando o pedido indeferido, este dever ficar arquivado pelos menos cinco anos. Os pedidos de visto so arquivados nos registos da representao consular. So arquivadas todas as pginas do pedido de visto. Se o pessoal no tiver acesso electrnico aos ficheiros, quando concedido o visto guardada uma cpia da respectiva vinheta nos ficheiros da representao. Os documentos comprovativos (originais ou cpias) so guardados nos processos.

Recomendaes 5. Preenchimento da vinheta de visto a) Generalidades Regra geral, os vistos no podem ser concedidos com uma antecedncia superior a trs meses antes do incio da sua validade. A vinheta de visto dever ser preenchida antes de ser aposta no passaporte. O carimbo e a assinatura devero ser apostos na vinheta logo que esta tenha sido colada no passaporte ou no documento de viagem.

Melhores prticas

A impressora utilizada para imprimir a vinheta de visto deve permitir uma reproduo de alta qualidade da fotografia a cores (pelo menos a partir de 3.6.07). A vinheta de visto colocada no passaporte de forma a tapar o carimbo de identificao do pedido. Essa pgina no deve conter nenhumas outras menes nem carimbos.

Na zona reservada s menes nacionais, h uma Em caso de problemas tcnicos, a vinheta zona destinada a ser digitalizada. Esta zona preenchida manualmente. constituda por duas linhas de 36 caracteres. O tipo de letra utilizado (OCRB 1) permite a leitura ptica com equipamento prprio utilizado nas fronteiras externas para facilitar o controlo. S as misses diplomticas e as representaes consulares que tm o necessrio equipamento informtico que podem imprimir electronicamente a zona digitalizada. Nesta zona no se pode escrever ou apor nada. b) Zona de leitura ptica A zona de leitura ptica ser preenchida por todas as "representaes Schengen". O nmero de controlo dever ser inscrito na vinheta de visto de acordo com as recomendaes da ICAO. c) Utilizao do carimbo da autoridade emissora Caso seja utilizado, o carimbo dever ser aposto no rectngulo entre o lado esquerdo da vinheta e a zona "Averbamentos" e a zona de impresso calcogrfica a digitalizar. Quanto s vinhetas que contm uma fotografia, o carimbo dever ser colocado no lado direito da rubrica "Averbamentos"; uma parte do carimbo dever apanhar a pgina do passaporte ou do documento de viagem. O tamanho e o contedo do carimbo e a tinta a usar devero ser determinados pelas disposies nacionais dos Estados Schengen.

Recomendaes d) Assinatura Quando a legislao ou a prtica de um Estado Schengen exigirem uma assinatura, a vinheta afixada na pgina do passaporte dever ser assinada pelo funcionrio responsvel para o efeito. A assinatura colocada no lado direito da rubrica "Averbamentos"; uma parte da assinatura dever apanhar a pgina do passaporte ou do documento de viagem, mas no dever vir para cima da zona a digitalizar. e) Entrega de vistos concedidos

Melhores prticas

A administrao central do Estado-Membro em causa conserva espcimes das assinaturas dos funcionrios autorizados a assinar os vistos desde o incio do perodo de emprego desses funcionrios.

O passaporte ou o documento de viagem dever ser A misso diplomtica ou representao consular devolvido pessoalmente ao requerente ou entregue certifica-se de que o passaporte e os documentos pessoa ou agncia de viagem para o efeito de viagem so devolvidos ao seu legtimo titular. autorizada pelo requerente. f) Destruio do visto Sempre que um visto destrudo, haver que destruir o kinegrama OVD. Se se constatar um erro quando a vinheta tiver sido colada no passaporte, o kinegrama OVD dever tambm ser destrudo. 6. Notificao de indeferimento O requerente informado oralmente ou por escrito do indeferimento do seu pedido de visto, dentro de um prazo razovel, de acordo com as disposies da legislao nacional. Em conformidade com as ICC, so dadas as razes jurdicas e de fundo que levaram ao indeferimento do pedido de visto. facultada informao sobre as possibilidades de recurso (administrativo e judicial) e indicam-se os prazos para interposio do mesmo. dada informao sobre se um requerente a quem foi recusado o visto pode apresentar um segundo pedido caso tenha sido interposto recurso sobre o indeferimento do primeiro pedido e a deciso sobre esse recurso ainda esteja pendente. Todas as informaes sobre vistos invalidados ou destrudos devero ser registadas no registo de vistos. As informaes devero ficar disponveis no sistema comum de vistos.

Recomendaes

Melhores prticas No caso de a recusa se dever a "indicao no SIS", feita meno da existncia de uma "indicao no SIS". Se o requerente solicitar mais informaes sobre os seus dados pessoais constantes do SIS, -lhe facultada informao sobre a autoridade competente em matria de proteco de dados. As razes da recusa de visto a um familiar de um cidado da UE/do EEE so comunicadas ao interessado, a menos que a isso se oponham motivos respeitantes segurana do Estado (Directiva 221/64, artigo 6.).

7. Segurana (os aspectos relativos segurana do edifcio so tratados no captulo 2) a) Pessoal 1. Repartio de tarefas entre funcionrios expatriados e funcionrios locais As tarefas esto claramente repartidas entre pessoal expatriado e pessoal local: O pessoal local pode: atender ao guich e contactar com os requerentes sob superviso de um funcionrio expatriado verificar se os documentos apresentados esto completos preparar o tratamento electrnico do pedido (p. ex. inserir os dados na base) imprimir a vinheta entregar os vistos e receber as taxas e/ou emolumentos Por razes de segurana, dever ser instaurado um regime de rotatividade para o pessoal local. O pessoal expatriado e o pessoal local com nacionalidade da UE/do EEE pode: receber respostas negativas do SIS e das bases de dados nacionais receber respostas negativas s consultas do Anexo V das ICC decidir se so necessrias mais informaes ou entrevistas

Recomendaes O pessoal expatriado pode: decidir da concesso ou da recusa de um visto estabelecer contacto com os parceiros locais, se for necessrio em casos particulares 2. Verificaes no mbito do recrutamento e posterior avaliao

Melhores prticas

Todo o pessoal submetido a um controlo antes de ser recrutado, sendo pelo menos verificado o seu registo criminal, por parte dos servios nacionais do Estado que recruta. Em caso de dvida sobre a lealdade de um funcionrio, so feitos novos controlos. 3. Abuso da situao profissional O pessoal local que abusar da sua situao profissional ser retirado da seco de vistos ou licenciado, dependendo da gravidade da infraco. Se for possvel e/ou aplicvel, dever ser apresentada queixa s autoridades locais. O pessoal expatriado que abusar da sua situao profissional dever ser sancionado com processo disciplinar ou judicial, instaurado em cooperao com as respectivas autoridades nacionais. 4. Contactos no autorizados com as autoridades locais e relaes com organizaes criminosas Os contactos no autorizados com autoridades locais e as relaes com organizaes criminosas so comunicados ao funcionrio responsvel pela segurana da representao. 5. Proteco dos funcionrios Aquando do contacto com os requerentes, os funcionrios esto protegidos por uma separao fsica (vd. captulo 2). O pessoal local informado das consequncias de contactos no autorizados com as autoridades locais, organizaes criminosas, mfia local, etc. Se uma dada rea se tornar numa rea de risco, os funcionrios so retirados temporria ou permanentemente da rea perigosa.

Recomendaes b) Documentos 1. Transporte As vinhetas de visto devero ser transportadas por mala diplomtica. 2. Armazenagem Os vistos devero ser imediatamente armazenados num cofre quando chegam representao consular. S dever ser retirado o nmero necessrio para ser impresso. 3. Acesso Apenas um nmero restrito de pessoas da representao consular tem acesso ao referido cofre (p. ex. chanceler/chefe da seco de vistos e substituto). O restante pessoal apenas recebe a quantidade de vinhetas necessria para um dia de trabalho, devendo as vinhetas no utilizadas ser devolvidas no fim do dia de trabalho. 4. Controlo do stock O controlo do stock dever ser feito atravs de meios informticos. Dever ser possvel em qualquer momento determinar quantos vistos esto efectivamente armazenados na representao e quantos vistos foram usados e como. c) IT 1. Entrada no sistema (Login) As senhas devero ser alteradas regularmente.

Melhores prticas

A entrada no sistema TI de vistos faz-se atravs de um cdigo de identificao do utilizador e de uma senha O acesso ao sistema TI consular regulado pelas instrues nacionais A entrada no autorizada controlada atravs do sistema de entrada no sistema (login). As estaes de trabalho so colocadas em salas de servidores especialmente protegidas, dentro de uma zona controlada das representaes s quais o pblico no tem acesso. Todas as comunicaes devem ser cifradas por forma a garantir um elevado nvel de proteco da comunicao.

2. Entrada/acesso no autorizado

3. Cifragem

Recomendaes 4. Proteco de dados

Melhores prticas Todos os tratamentos de dados pessoais so registados num ficheiro de registo cronolgico que pode ser consultado em caso de suspeita de violao das orientaes nacionais ou da UE em matria de proteco de dados. Esses ficheiros de registo cronolgico so conservados pelo menos durante cinco anos.

8. Educao e formao a) Formao em servio 1. Pessoal expatriado: O pessoal expatriado poder ser formado a nvel local durante o exerccio das suas funes. Os futuros funcionrios a destacar para desempenharem funes relacionadas com a concesso de vistos devero ser formados pelo respectivo departamento da autoridade central. O pessoal expatriado formado pelas autoridades centrais. So ministrados ao pessoal expatriado programas de formao adaptados s circunstncias locais. Alm da formao normal, as autoridades centrais ministram ao pessoal expatriado uma formao "multidisciplinar" adaptada s circunstncias locais. Em zonas de risco, ministrada ao pessoal uma formao de base em matria de deteco de documentos falsos ou falsificados (por exemplo, como utilizar equipamento especializado) Nas zonas de risco, tambm recomendada a existncia ou a disponibilizao de peritos em documentao ou outro pessoal qualificado em matria de deteco de documentos falsos ou falsificados.

2. Pessoal local (incluindo nacionais da UE e do EEE) O pessoal expatriado dever formar o pessoal local. O pessoal local poder ser formado a nvel local durante o exerccio das suas funes. So ministrados ao pessoal local programas de formao adaptados s circunstncias locais. Alm da formao normal, as autoridades centrais ministram ao pessoal local uma formao "multidisciplinar" adaptada s circunstncias locais.

b) Formao em TI 1. Pessoal expatriado O pessoal expatriado dever conhecer o sistema de registo. O pessoal expatriado dever estar apto a entrar/consultar o SIS e as suas autoridades centrais. 2.Pessoal local (incluindo nacionais da UE e do EEE) O pessoal local dever estar apto a registar pedidos em bases de dados e a proceder a controlos sobre a situao.

Recomendaes 9. TI em geral a) Acesso a bases de dados, SIS A implementao de um sistema de informao que d apoio a um procedimento coerente e eficaz de processamento de dados devia ser organizada a partir de uma base de dados comum e ser bem integrada em sistemas adjacentes. Deve ser dado aos utilizadores acesso directo a informaes actualizadas da base de dados.

Melhores prticas

As ferramentas informticas de apoio comuns devem ter acesso directo base de dados SIS ou a partes da mesma e devem tambm ser integradas num sistema de gesto da remisso de vistos de acordo com as regras Vision. Um sistema informtico separado de gesto elabora estatsticas baseadas nas informaes da base de dados. Essas informaes so compiladas e enviadas s autoridades centrais.

b) Distribuio das informaes (CD-ROM, actualizaes, acesso directo, visualizao) Dever ser dado a todos os utilizadores acesso directo aos suportes informticos centrais comuns atravs de uma interface baseada na web, o que requer a instalao de um navegador web. c) Regras de acesso ao sistema O utilizador deve fazer parte de um grupo de autorizao da base de dados e ser identificado com o procedimento de entrada no sistema (login). O cdigo de identificao e as senhas do utilizador so pessoais e no podem ser comunicados a outras pessoas. Tm de ser conservados de modo a que nenhuma pessoa no autorizada a eles tenha acesso. As regras de autorizao devero ser aplicadas e dever ser criado um sistema de controlo das autorizaes. S os utilizadores autorizados devero ter acesso ao sistema. Um sistema de controlo das autorizaes regula aquilo que os diferentes grupos de utilizadores podem fazer e o que podem consultar na base de dados central sobre estrangeiros. O sistema contm diferentes grupos de autorizao para o pessoal das representaes diplomticas, a autoridade central responsvel pela Imigrao e a polcia. Cada nvel de autorizao d acesso a diferentes partes do sistema (pesquisa de informaes na base de dados, actualizao e aditamento de informaes base de dados, etc.). O acesso pode ser limitado ao nvel do campo de dados e a informaes relativas a uma misso diplomtica especfica. As informaes da base de dados so actualizadas pelo menos uma vez por ms. Em caso de problemas tcnicos, aconselhvel pedir assistncia no mbito da cooperao consular local.

d) Cpia de segurana (back-up) e situaes de emergncia

A estrutura das cpias de segurana tem de responder aos requisitos aplicveis, tais como a pesquisa nas bases de dados e a comunicao Vision.

Recomendaes

Melhores prticas A soluo das cpias de segurana deve apoiar as actividades pertinentes, tais como: Gesto de vistos Pesquisas na base de dados do SIS Impresso de vinhetas.

10. Equipamento de deteco de documentos falsos Em zonas de potencial de risco reduzido, o pessoal dever receber pelo menos uma formao de base. O equipamento necessrio dever incluir: fontes de raios uv (lmpadas ultravioletas portteis); ampliao/iluminao (lupas ou mesa de anlise transparncia equipamento de luz rasante e aparelhos combinados de anlise de documentos com funcionalidades de ampliao, anlise transparncia e anlise em luz rasante); aparelhos especiais de controlo (retroviewer para verificar materiais retro-reflectores e lentes de verificao, pelculas filtrantes, etc. para seguranas latentes nos documentos verificados in loco); e material de referncia (Manual da Unio Europeia de documentos autnticos de identidade, viagem e residncia e Boletim de Fraudes). Em zonas de potencial de risco mdio, o pessoal dever receber uma formao bsica, sendo igualmente necessria a existncia ou a disponibilizao de peritos em documentao ou outros funcionrios qualificados do servio de vistos para a deteco de documentos falsos ou falsificados. O equipamento necessrio dever incluir : fontes de raios ultravioleta (lmpadas portteis e fonte fixa de luz ultravioleta); ampliao (microscpio estereoscpico com "zoom" de baixa capacidade com fonte de iluminao com guia de luz flexvel de fibra ptica e caixa iluminada para exame transparncia; aparelhos especiais de controlo (retroviewer para verificar materiais retro-reflectores e lentes de verificao, pelculas filtrantes, etc. para seguranas latentes nos documentos verificados in loco); e material de referncia (Manual da Unio Europeia de documentos autnticos de identidade, viagem e residncia e Boletim de Fraudes). Em zonas de potencial de risco elevado, o pessoal dever ser constitudo por funcionrios altamente qualificados que possuam uma vasta experincia em matria de deteco de falsificaes e/ou de peritos em documentao que se encontrem permanentemente no local. O equipamento necessrio dever incluir: fontes de raios ultravioleta (lmpadas portteis e fontes fixas de luz ultravioleta); ampliao (microscpios estereoscpicos, fonte de iluminao com guia de luz flexvel de fibra ptica e caixa iluminada para

As representaes devem utilizar lmpadas de ultra-violetas e lupas para detectar falsificaes, pelo menos em pases com elevado risco de migrao. Devem estar disponveis modelos dos documentos mais frequentemente apresentados.

Alguns Estados tm "peritos ambulantes" que formam o pessoal expatriado na deteco de documentos falsificados procedendo a uma avaliao da situao in loco.

Recomendaes exame transparncia); aparelhos especiais de controlo (retroviewer para verificar materiais retro-reflectores e lentes de verificao, pelculas filtrantes, etc. para seguranas latentes nos documentos verificados in loco); equipamento de verificao por raios infravermelhos (aparelho de raios infravermelhos para verificao de documentos); aparelhos para o exame automtico de documentos (aparelhos de leitura ptica e de reconhecimento de caracteres (com verificao do nmero de controlo); aparelhos de controlo automtico da autenticidade (por ex,, para as estruturas de cinegramas); material de referncia (Manual da Unio Europeia de documentos autnticos de identidade, viagem e residncia e Boletim de Fraudes, sistemas de bases de dados sobre documentos autnticos e falsos e sistemas de pesquisa por tema destinados a identificar documentos roubados). 11. Vistos concedidos em representao

Melhores prticas

So elaboradas estatsticas sobre os vistos que foi impossvel conceder em representao, e essas informaes so intercambiadas com o Estado representado. Os vistos s podem ser concedidos em representao, mas no recusados: se o Estado representante considerar que no esto preenchidas as condies necessrias, so fornecidas ao requerente informaes por escrito sobre como apresentar um pedido de visto no posto consular permanente ou misso diplomtica mais prximas do Estado representado. As informaes devem sublinhar o facto de que o Estado representante no est apto a conceder o visto, mas que no se trata de uma recusa definitiva. O pedido no transmitido a um posto consular ou a uma misso diplomtica do Estado representado, nem s autoridades centrais desse Estado. O "carimbo de pedido de visto" sempre utilizado para mostrar que foi apresentado um pedido misso diplomtica ou ao posto consular do Estado representante. O carimbo tambm usado quando o Estado representante considere que no esto preenchidas as condies necessrias. O Estado representante informa o requerente acerca das regras aplicveis os emolumentos cobrados pelo tratamento dos pedidos (cf. pontos 1a), 1d) e 3a)).

Recomendaes 12. Cooperao consular a) Harmonizao dos documentos comprovativos para os pedidos de visto Devero ser implementadas iniciativas de harmonizao a nvel local, na medida em que necessrio, em cada caso, ter em conta as circunstncias especficas dos requerentes de visto. As iniciativas tomadas e a experincia adquirida devem ser comunicadas s autoridades centrais. Dado que as circunstncias locais variam de pas para pas, em certos casos necessrio exigir mais garantias que noutros.

Melhores prticas

A harmonizao dos documentos comprovativos a apresentar com os pedidos de visto, dependendo do objectivo da viagem e do tipo de visto, alcanada atravs da cooperao consular local.

Podero ser exigidos os seguintes documentos : * composio do agregado familiar * declaraes bancrias * licena * prova de actividade empresarial ou laboral * prova do estado civil * convite * garantia financeira * seguro de doena

b) Emolumentos a cobrar pelos vistos 1. Harmonizao dos emolumentos O objectivo dever ser a eliminao das diferenas de nvel dos emolumentos a cobrar pelos vistos (nos casos em que, de acordo com o Anexo XII das ICC, so autorizados emolumentos diferentes, ou se a taxa de cmbio do euro em relao moeda local variar demasiado). 2. Iseno de emolumentos Os emolumentos a pagar pela concesso de vistos so enumerados no Anexo XII. Em casos especficos, os emolumentos podem ser reduzidos ou podero no ser cobrados, de acordo com a legislao nacional, a fim de facilitar os intercmbios culturais ou no domnio da poltica externa ou do desenvolvimento ou noutros domnios de interesse pblico vital. Aos grupos de estudantes com menos de 18 anos de idade pode ser concedido um visto gratuito quando viajarem para fins educativos, culturais ou desportivos.

Recomendaes

Melhores prticas Para os titulares de passaportes diplomticos, oficiais ou de servio, caso o titular viaje a ttulo oficial, bem como para os membros do pessoal acreditado por uma misso diplomtica ou uma representao equivalente num Estado Schengen, e respectivos familiares, tambm possvel reduzir os emolumentos a cobrar ou renunciar totalmente sua cobrana. Para as pessoas que tenham direito a visto gratuito ao abrigo de um acordo internacional e para pessoas que participem em conferncias realizadas sob os auspcios das Naes Unidas ou das suas agncias especializadas, do Conselho da Europa, da Unio Europeia ou da OSCE, possvel reduzir ainda mais o montante dos emolumentos a cobrar ou renunciar totalmente sua cobrana. Tambm se recomenda uma reduo ou a anulao dos emolumentos por razes humanitrias nos casos de grandes acidentes ou outras emergncias comparveis. Os Estados Schengen devem conceder gratuitamente vistos aos familiares de nacionais da UE/do EEE (vd. Directiva 360/68, artigo 9., e Directiva 148/73, artigo 7.) e prestar-lhes todas as facilidades (Directiva 360/68, artigo 3., e Directiva 148/73, artigo 3.).

c) Tratamento dos pedidos de visto apresentados por agncias de viagem A cooperao consular local dever ser especialmente desenvolvida nos postos onde as agncias de viagem sejam autorizadas a introduzir pedidos de visto. d) Utilizao do "carimbo ICC" O carimbo, o contedo e a utilizao do "carimbo ICC" dever ser objecto de harmonizao por parte de todos os Estados.

Recomendaes e) Intercmbio regular de informaes A embaixada ou o consulado do Estado-Membro que exercer a presidncia do Conselho da Unio Europeia dever organizar regularmente intercmbios de informaes sobre questes pertinentes no posto em causa. f) Intercmbio de funcionrios entre representaes As representaes consulares devero, numa base bilateral, proceder a intercmbios de funcionrios no sentido de melhorar os conhecimentos sobre as prticas em matria de vistos e a sua harmonizao.

Melhores prticas

A Presidncia em exerccio elabora relatrios das reunies de cooperao consular local e envia-os aos outros Estados Schengen, tanto a nvel local como s autoridades centrais.

O procedimento de emisso de vistos pelas misses diplomticas e postos consulares, juntamente com o correcto funcionamento da cooperao consular local, so factores de extrema importncia para a avaliao da ameaa da imigrao ilegal. O inventrio no tem por objectivo dar uma definio exaustiva do acervo de Schengen no seu todo, mas sim clarific-lo e pormenoriz-lo e formular recomendaes e melhores prticas, luz da experincia adquirida pelo Grupo de Avaliao de Schengen, no mbito do Conselho. O inventrio constitui um indicador da forma como o acervo em matria de vistos e cooperao consular deve ser aplicado na prtica.