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UNIVERSIDADE DE SO PAULO

FACULDADE DE FILOSOFIA, LETRAS E CINCIAS HUMANAS


DEPARTAMENTO DE HISTRIA
PROGRAMA DE PS-GRADUAO EM HISTRIA SOCIAL









ANA CLIA RODRIGUES







Diplomtica contempornea
como fundamento metodolgico da identificao
de tipologia documental em arquivos



















So Paulo
2008

UNIVERSIDADE DE SO PAULO
FACULDADE DE FILOSOFIA, LETRAS E CINCIAS HUMANAS
DEPARTAMENTO DE HISTRIA
PROGRAMA DE PS-GRADUAO EM HISTRIA SOCIAL








Diplomtica contempornea
como fundamento metodolgico da identificao
de tipologia documental em arquivos





Ana Clia Rodrigues



Tese apresentada ao Departamento
de Histria da Faculdade de
Filosofia, Letras e Cincias Humanas
da Universidade de So Paulo, para
a obteno do ttulo de Doutora em
Histria Social.



Orientadora: Profa. Dra. Helosa Liberalli Bellotto.







So Paulo
2008

Dedicatria





























Ao meu pai Geraldo (in memorian), minha me Neyde,
minha av Alda (in memorian) e, em especial, aos meus filhos Pedro e Diego.
Agradecimentos



Deixo aqui registrados os meus sinceros agradecimentos a todas as pessoas
que, direta ou indiretamente, contriburam para a realizao deste trabalho. De
maneira especial, agradeo

Aos meus amigos, Eliane, Lourdes e Silvio, que me acompanharam neste
momento de minha vida, sem me pedirem para mudar de assunto!

Unesp, espao onde encontrei liberdade para a reflexo terica e aplicao
prtica da metodologia da identificao de tipologias documentais, objeto desta
pesquisa. Neste contexto, agradeo a todos os colegas do corpo docente e,
particularmente, aos meus alunos, pelo apoio recebido ao longo desta
trajetria.

Ao Jos Augusto Chaves Guimares, pela oportunidade de ingresso na
carreira docente, com quem compartilhei reflexes e o interesse pela pesquisa
em diplomtica, contribuies fundamentais para o xito desta pesquisa.

minha famlia, especialmente os meus filhos Pedro e Diego, por
compreenderem meus logos perodos de ausncia.

Finalmente, Heloisa Bellotto, pelo carinho e pela generosidade, com quem
aprendi tudo que sei. Sinto-me honrada por ter sido orientada por ela!



















































Si mantenemos que nuestro objeto es, junto al archivo,
el documento de archivo, tipo documental es indispensable a la hora de
reconocer y representar cualquier unidad documental.
(Antonia Heredia Herrera, 2006)


Resumo

Estudo dos processos de identificao arquivstica, especialmente da
identificao de documentos desenvolvidos nos parmetros da tipologia
documental. A identificao uma tarefa de pesquisa de natureza intelectual,
que versa sobre o documento de arquivo e o seu rgo produtor.
desenvolvida no incio do tratamento documental para fundamentar as anlises
para fins de produo, avaliao, classificao e descrio documental.
Apresenta-se a evoluo histrica do termo e do conceito de identificao no
campo da arquivstica. Aborda a trajetria de utilizao da diplomtica na
identificao de tipologias documentais, uma das etapas da identificao
arquivstica, discutindo a relao estabelecida entre a diplomtica e arquivstica
e a origem da formulao do mtodo de anlise preconizado pela tipologia
documental, campo de estudos prprio da arquivstica. Descrevem-se as
experincias sobre a aplicabilidade desta metodologia e as tradies
arquivsticas, tais como elas vm ocorrendo em pases ibero-americanos,
assim como os modelos de processos e instrumentos publicados pela Espanha
e Brasil. Como resultado, apresenta-se uma proposta de sistematizao de
procedimentos de identificao de tipologias documentais, a partir de
experincias desenvolvidas no mbito do ensino e a pesquisa em arquivstica.

Palavras-chave: Arquivstica - Metodologia arquivstica - Identificao
arquivstica - Tipologia documental - Diplomtica contempornea.


Abstract

This study presents the archival identification processes, especially about the
identification of documents developed by documental typology parameters. The
identification is a search procedure on the archival document and its producer
entity that uses intelligence to search and records data with adequate
instruments. This technique is developed in the beginning of the documental
treatment to fundament the analysis related to the production, appraisal,
classification and description of the document. The historical evolution of this
term and the identification concept in archival science are presented in this
study. It approaches the use of the diplomatic in the identification of documents,
one of the stages of identification archival, discussing the relationship between
the diplomatic and archival science and origin of the formulation of the method
of analysis proposed by the typology documentary, field of study of archival
science. It describes case studies of the application of this method and archival
traditions in ibero-american countries as well as procedure models and
instruments published in Spain and Brazil. As a result, presents a proposal for
systematization of procedures for identifying typology of documentary,
developed from experience in teaching and research in archival science.

Keywords: Archival science - Archival methodology - Archival identification -
Typology documentary - Diplomatic contemporary.


Lista de quadros



Processos de identificao na Espanha (1986 2005)............................ 90
Processos de Identificao no Brasil (1975 2005)................................. 99
Diplomtica contempornea: anlise do conceito..................................... 171






































Sumrio



Introduo ..................................................................................................... 09
Captulo 1 A dimenso terica dos procedimentos em arquivstica........... 18
1.1 - Pesquisa e mtodo como ferramenta de trabalho para a
arquivstica ..............................................................................................

18
1.2 - Documento de arquivo: vnculo e estrutura ..................................... 33
Captulo 2 A identificao no contexto arquivstico ................................... 48
2.1 - O termo e o conceito ....................................................................... 48
2.2 - Identificao: objeto, caractersticas, operaes e instrumentos..... 65
Captulo 3 A diplomtica como referencial metodolgico para
identificao da tipologia documental ...........................................................

118
3.1 - Trajetria da diplomtica e de seu objeto........................................ 118
3.2 - Da diplomtica clssica tipologia documental ............................. 131
3.3 - Tipologia documental: diplomtica contempornea? ..................... 152
Captulo 4 A aplicabilidade do mtodo da diplomtica contempornea .... 175
4.1 - Normalizao da identificao de tipos documentais: um
procedimento necessrio ........................................................................

175
4.2 - Relao da identificao da tipologia documental com as funes
arquivsticas..............................................................................................

202
Consideraes finais ..................................................................................... 229
Referncias ................................................................................................... 238
Anexos Instrumentos de identificao de tipos documentais (Espanha e
Brasil) ............................................................................................................

258




9
Introduo



O tema da identificao, particularmente o da identificao de
documentos para realizar tarefas de classificao, avaliao e descrio em
arquivos, reflete preocupaes que marcaram minha trajetria profissional,
inicialmente na carreira de arquivista e depois na acadmica.
Desde 1991 venho estudando a tipologia documental, experimentando
sua aplicabilidade nos arquivos municipais de Ouro Preto (MG), Santos (SP),
Campinas (SP), Campo Belo (MG), entre outros. Neste perodo, buscando
solues para as repetidas situaes de acumulao de documentos
diagnosticadas nestes arquivos municipais, e como aluna do Curso de
Especializao em Organizao de Arquivos do IEB/USP, as respostas para
muitas indagaes vieram do contato com os textos de diplomtica e de
tipologia documental das aulas de Heloisa Bellotto.
O interesse terico pelo tema vem se aguando e aumentando desde
ento, sobretudo a partir das instigantes reflexes tericas compartilhadas com
Heloisa Bellotto e Ana Maria Camargo, que tenho o privilgio de continuar
desfrutando at hoje. Soma-se a isto, as leituras realizadas nos trabalhos de
Antonia Heredia, de Vicenta Corts e, especialmente do Grupo de Arquivistas
Municipais de Madri, que contriburam para fundamentar teoricamente o
tratamento realizado em fundos de arquivos municipais. A oportunidade de
realizao de estgio no Arquivo Municipal de Alcobendas, com Julia Maria
Rodriguez, assinala um importante momento desta trajetria, por permitir um
contato efetivo com a proposta de identificao de tipologias documentais e os
resultados alcanados pelos arquivistas municipais de Madri. Alm disto,
possibilitou o contato com literatura produzida sobre o tema, de difcil acesso
no Brasil. O modelo preconizado pelo grupo foi usado como referencia para os
estudos de tipologias documentais desenvolvidos no Municpio de Campo Belo
(MG), justificando a discusso terica sobre a pertinncia desta metodologia
para a formulao de requisitos de gesto documental, na dissertao de
mestrado defendida em 2003.
10
Ao ingressar na carreira docente, no momento de implantao do Curso
de Arquivologia da Unesp de Marlia em 2003, como professora responsvel
pelas disciplinas de produo, classificao, descrio e de diplomtica, senti
necessidade da aprofundar a reflexo terica e sistematizar este referencial
metodolgico, permitindo sua utilizao como instrumento de articulao entre
o ensino e a pesquisa em arquivstica. Preocupaes decorrentes tambm da
necessidade de instrumentalizar os alunos e ao mesmo tempo, incentivar o
desenvolvimento cientfico induzindo-os pesquisa sobre o documento de
arquivo. Estas questes vem sendo compartilhadas com Jos Augusto
Guimares, de quem recebi significativo apoio para discutir a temtica proposta
nesta pesquisa.
A abordagem sobre as estreitas relaes estabelecidas historicamente
entre a diplomtica e a arquivstica e as bases tericas que a sustentam,
passaram a permear minhas inquietaes intelectuais. Em 2005, foi possvel
discutir questes conceituais pertinentes a este tema com Luciana Duranti,
durante suas aulas no curso realizado pelo Arquivo Nacional.
No posso deixar de destacar as importantes contribuies, para esta
pesquisa, vindas de conversas profissionais mantidas com parceiros da rea
ao longo deste perodo. Com Renato Tarcisio Barbosa, Mrcia Pazin e Maria
Rosngela da Cunha, sobre a pertinncia do debate sobre os aspectos que
envolvem a identificao de tipologias documentais no campo da classificao,
da avaliao e da gesto de documentos eletrnicos, temas que
respectivamente vm sendo por eles tratados como objeto de investigao em
arquivstica. Destaco tambm a presena de Maria Odila Fonseca em nossas
noites de Braslia, onde encontrei a relevncia da reflexo sobre os processos
de identificao no contexto da arquivstica.
A busca da normalizao de parmetros para identificar e denominar a
tipologia documental e o momento arquivstico da realizao desta pesquisa foi
o assunto tratado com Antonia Heredia durante o VI Congresso de Arquivologia
do Mercosul, em Campos do Jordo (SP). Se para Antonia nossa conversa
motivou a elaborao do seu recente artigo sobre o tipo documental, para mim
marcou decisivamente os rumos desta pesquisa.
A identificao surgiu no mbito da arquivstica, nos anos 80, para
designar as pesquisas desenvolvidas por grupos de arquivistas preocupados
11
com a formulao de metodologias para solucionar ou para solucionar o
problema da acumulao irregular de documentos, que se contrapunha ao
emergente desafio de implantar programas de gesto documental em pases
ibero-americanos.
As tarefas de classificao e avaliao de documentos exigiam dos
profissionais solues que respondessem s situaes diagnosticadas, que
eram semelhantes entre arquivos, embora apontassem algumas
especificidades das administraes produtoras. Grupos de trabalhos se
formaram entre arquivistas preocupados com a necessidade de identificar
documentos acumulados em arquivos e seus rgos produtores, como
premissa para o desenvolvimento de prticas de organizao, avaliao e
descrio, o que se tornou objeto de reflexo terica.
No mbito das experincias desenvolvidas em arquivos de pases ibero-
americanos, contexto em que se insere Espanha e Brasil, nosso objeto de
estudo, surgiu o termo identificao e iniciou-se a construo de uma tradio
arquivstica para identificar tipologias documentais, contextos de produo e
situao material dos arquivos. As publicaes daqueles resultados e das
reflexes decorrentes desses trabalhos vm contribuindo para a construo
terica da arquivstica, no campo das pesquisas cientficas sobre metodologias.
Nesse momento, assistimos a uma reviso da diplomtica, cujas bases
terico-metodolgicas passaram a serem utilizadas para a compreenso dos
documentos contemporneos, aplicadas aos programas de gesto de
documentos e de tratamento de fundos acumulados em arquivos. Colocava-se
para a rea da arquivstica o desafio de identificar imensas massas de
documentos que cresciam desordenadamente e deveriam ser organizadas e
avaliadas para que o desnecessrio fosse eliminado, tarefas que se impunham
para resolver o problema da superlotao dos arquivos.
um momento de buscas pela cientificidade da rea, que reflete a
preocupao com a formulao de metodologias aplicveis a qualquer sistema
arquivstico. Era preciso dar nfase nas atividades de pesquisa para a elevao
do nvel de qualidade e construo da arquivstica, enquanto cincia.
As pesquisas da rea passaram focalizar o documento arquivstico, em
busca de caractersticas que o identificassem e propiciassem a normalizao
12
necessria exigida para a gesto documental. Os estudos de identificao de
tipologias documentais vm nutrindo o debate cientfico internacional sobre a
formulao de requisitos para a gesto documental, sobretudo em ambiente
eletrnico. Luciana Duranti introduz no Canad e Estados Unidos, esta nova
abordagem do uso da diplomtica aplicada ao estudo dos documentos
eletrnicos, discutindo especificamente o momento de sua produo. O
conhecimento terico por ela divulgado como resultados de pesquisas
cientficas, projeto cujo escopo era entender o conceito e o mtodo da
diplomtica e suas interaes com os princpios e conceitos arquivsticos, a
tornou um marco referencial na rea. Consolidando definitivamente o dilogo
entre as duas reas, como base para o desenvolvimento de funes
arquivsticas, passando a influenciar significativamente a arquivstica
internacional.
A arquivstica do Brasil recebeu a influncia desta nova corrente terica
que se formou, disseminando entre os arquivistas este novo conceito de
documento, cujo debate em torno de sua natureza sustentado pelo mtodo
de anlise da diplomtica contempornea. Os parmetros conceituais
propostos vm fornecendo aos arquivistas uma possibilidade de
desenvolvimento de prticas normalizadas de planejamento da produo,
avaliao, classificao e descrio dos documentos de arquivo.
No mbito da produo cientfica da rea, a diplomtica tem se
destacado como disciplina. A diplomtica revisitada pela arquivstica encontra
na identificao arquivstica novo espao para o debate cientfico em torno do
documento de arquivo, justificando uma extensa produo cientfica sobre os
aspectos que as relacionam. Os artigos publicados revelam uma profunda
reflexo sobre sua abordagem terica e pertinncia na aplicabilidade prtica do
mtodo proposto para reconhecer e denominar o documento, constituindo-se
na base sobre a qual se desenvolve o tratamento tcnico em qualquer fase do
seu ciclo de vida documental.
Entretanto, observa-se que a diplomtica ainda encontra certa
resistncia na rea de arquivos, tanto professores quanto profissionais no
vm olhando para a disciplina como ela merece. Prevalece a viso de uma
diplomtica de uso restrito finalidade de conferir autenticidade s fontes
13
histricas, em detrimento de concepes modernas que vinculam a disciplina a
arquivstica no campo do desenvolvimento terico de suas metodologias.
A tipologia documental, enquanto tema estreitamente vinculado
diplomtica, no vm sendo suficientemente estudado pela rea. Poucos
autores trabalharam com as questes tericas, porque se trata de uma rea
nova, que vm tentando se consolidar na arquivstica. A escassez de estudos
tericos se contrape profuso de estudos de caso.
Os modelos de processos e dos formulrios de identificao de
tipologias documentais encontrados na literatura arquivstica, bastante
numerosos, so produtos de estudos de caso, nos quais encontram-se
fragmentos de contribuies tericas. Os aspectos tericos que envolvem a
metodologia da identificao e, especificamente, da identificao de
documentos realizadas nos parmetros da tipologia documental, esto
pulverizados na literatura arquivstica, refletindo a necessidade de um esforo
de sistematizao de idias para abordar a construo terica desta
metodologia.
Diante deste cenrio, algumas questes se colocam para a reflexo.
Pode-se considerar a identificao, tarefa de pesquisa cientfica sobre o
documento de arquivo e seus vnculos, como uma funo independente no
mbito do tratamento documental? A identificao de documentos, uma das
etapas da identificao, realizada nos parmetros da tipologia documental
encontra seus fundamentos na diplomtica? possvel sistematizar os
procedimentos para a identificao de tipologias documentais, a partir de
parmetros normalizados, a fim de utilizar esta metodologia para realizao de
praticas arquivsticas e para o ensino e pesquisa em arquivologia?
No contexto da identificao, os estudos tericos desenvolvidos indicam
que se trata de uma funo arquivstica, ainda sem sistematizao. Os
procedimentos formulados para reconhecer os documentos de arquivos e seus
vnculos de provenincia e organicidade, uma pesquisa preliminar
desenvolvida que gera informaes registradas em instrumentos prprios e so
a base das anlises para a avaliao, classificao, descrio e produo de
documentos de arquivos. Na diplomtica e, especificamente, na chamada
diplomtica contempornea ou tipologia documental, a arquivstica encontra o
fundamento das pesquisas necessrias para o desenvolvimento das
14
metodologias de identificao dos documentos. A identificao de documentos
de arquivo, realizada a partir de parmetros normalizados pela tipologia
documental confere rigor cientfico s tarefas arquivsticas, contribuindo para
formar o arquivista moderno.
Em 1951, o italiano Giorgio Cencetti, em conferncia realizada no III
Congresso Nacional Arquivstico Italiano, classificou a diplomtica como o
preldio necessrio a arquivstica, enquanto cincia (apud DURANTI, 1995,
p.01, grifo nosso). Se nessa dimenso podemos entender a palavra preldio,
como o inicio do processo de desenvolvimento cientfico no campo da
arquivstica, resta-nos saber de que maneira os parmetros conceituais
propostos pela diplomtica foram e vm sendo utilizados para a construo de
metodologias em arquivstica, fornecendo as bases para a formao e
definio do perfil do arquivista hoje.
Portanto, esta pesquisa aborda a trajetria de utilizao da diplomtica
na identificao de tipologias documentais, uma das etapas da identificao
arquivstica. Nesta perspectiva, buscou-se refletir sobre os fundamentos
tericos e metodolgicos apresentados e publicados pelos atuais
pesquisadores do tema, descrevendo experincias sobre a aplicabilidade desta
metodologia e as tradies arquivsticas, tais como elas vm ocorrendo em
pases ibero-americanos. Especificamente, tem-se buscado a discusso
cientfica em torno da identificao aplicada a situaes arquivsticas de
produo e acumulao de documentos.
A insero desta nova perspectiva da diplomtica no campo da
arquivstica, denominada tipologia documental, possibilitou a introduo de um
processo de normalizao de parmetros metodolgicos para compreender e
tratar o documento de arquivo, tema que ocupa hoje um considervel espao
de reflexo na literatura internacional. Produto desta corrente terica que
aplicou os princpios da diplomtica na identificao de tipologias documentais
em arquivos, o tema da identificao foi conquistando um significativo espao
na rea.
A Espanha tem dado uma efetiva contribuio para a construo da
identificao no campo da arquivstica, produzindo estudos tericos e aplicados
que destacam o pas no cenrio internacional, cuja generosidade em
disponibilizar os resultados cientficos atravs de publicaes, contribui ainda
15
mais para aumentar a influncia que vm exercendo na construo de
tradies arquivstica ibero-americanas, contexto no qual se insere o Brasil.
Acrescente-se a isto divulgao das idias de Luciana Duranti, quem abriu o
debate sobre o dilogo entre a diplomtica e a arquivstica no campo da gesto
de documentos, destacando a necessidade dos processos de identificao
para o desenvolvimento das metodologias arquivsticas, marcadamente no
planejamento da produo documental em suporte eletrnico.
Entretanto, no Brasil este assunto permaneceu indito no campo do
debate terico e metodolgico, sendo tratado por um reduzido nmero de
estudiosos e por um, ainda inexpressivo, segmento profissional. Os processos
de identificao desenvolvidos por arquivos brasileiros no foram
suficientemente analisados e, sobretudo, os parmetros conceituais que
fundamentam a identificao dos documentos no contexto destes
procedimentos. Embora o Brasil tenha contribudo com suas experincias
arquivsticas para a formulao do conceito de identificao nos anos 80, a
tipologia documental no vm sendo aplicada a todos os processos de
identificao de documentos de arquivos.
Estas constataes do a dimenso da pertinncia de se proceder ao
estudo terico e metodolgico da identificao de tipologias documentais no
contexto da arquivstica espanhola, verificando a presena desta influncia na
construo de uma tradio brasileira no campo da identificao arquivstica.
Por outro lado, a literatura clssica e moderna da diplomtica, servir de base
para traar as relaes e analisar as origens da formulao do mtodo
preconizado pela tipologia documental.
uma pesquisa de natureza documental, que busca na literatura
arquivstica nacional e estrangeira, os aspectos que envolvem a identificao e
a diplomtica contempornea ou tipologia documental. A possibilidade de
acesso a esta literatura atravs de levantamento de fontes disponveis na
Internet, sobretudo em sites da Espanha, garantiu o desenvolvimento desta
pesquisa, justificando seu escopo. Os modelos de instrumentos de
identificao de documentos de arquivo, localizados na literatura e nos sites
pesquisados, constam dos anexos deste trabalho. No levantamento de dados
fundamental ressaltar que a pesquisa bibliogrfica revelou fontes inditas,
desconhecidas pelo meio arquivstico brasileiro, como a revista eletrnica
16
Scrineum, especializada em diplomtica. Nesta fase, importantes contribuies
foram dadas pelos alunos, bolsistas BAAE, que integram o Grupo de Estudos
de Identificao, criado para incentivar o debate e a pesquisa cientfica sobre o
assunto no mbito do Curso de Arquivologia da Unesp.
Foi um longo percurso, o rastreamento destas fontes. Alm da dificuldade
imposta pela escassa produo terica sobre o tema no contexto internacional,
alia-se o fato de que no Brasil pouco material bibliogrfico encontra-se
disponvel aos pesquisadores da rea.
Este trabalho, portanto, mais uma tentativa de apontar aspectos
relevantes de uma discusso, apresentando sugestes que possam ser teis a
outros profissionais que venham a se debruar sobre o estudo desta temtica.
Espera-se que este estudo possa contribuir para a formao de
profissionais com mais segurana no desenvolvimento das praticas
arquivsticas, com nova imagem, aptos para responderem aos desafios
impostos pelas necessidades da sociedade moderna. Que possa servir aos
meus alunos, parceiros entusiasmados por estas idias a quem devo muitas
destas reflexes. Que a identificao de tipologias documentais em arquivos se
transforme em um instrumental simples e seguro para o desenvolvimento de
suas prticas.
As idias de Heloisa Bellotto, Antonia Heredia e de Luciana Duranti,
influenciaram minha trajetria como arquivista, docente e como pesquisadora,
fundamentando articulao de idias e, particularmente, a argumentao
proposta. Neste sentido, esta pesquisa encontra-se estruturada em quatro
captulos:
No captulo 1, busca-se compreender a dimenso terica que envolve os
procedimentos da arquivstica, para tanto, foi preciso recorrer metodologia
cientfica, demonstrando a importncia da pesquisa e do mtodo para o
desenvolvimento das funes pertinentes ao tratamento documental e aos
conceitos de documento e tipo documental, analisando seu alcance no
estabelecimento dos processos de identificao de tipologias documentais,
pesquisa que confere cientificidade s praticas arquivsticas.
No captulo 2, dedica-se anlise da identificao no contexto da
arquivstica, apresentando os dados histricos sobre a utilizao do termo e
formulao do conceito na arquivstica espanhola e brasileira. No estudo
17
destes processos de identificao, procurou-se definir os elementos que
integram as propostas metodolgicas analisadas e os conceitos de documento
e srie documental que nortearam o desenvolvimento destes processos.
No captulo 3, trata-se de problematizar as questes que envolvem a
diplomtica como referencial metodolgico para identificao da tipologia
documental, traando o histrico da disciplina e o conceito de documento que
norteou as correntes tericas que se formaram em mbito internacional.
Demonstra-se que ao longo de sua evoluo, o mtodo proposto para analisar
o objeto esteve associado prpria evoluo do conceito de documento, objeto
compartilhado pela arquivstica e pela diplomtica. Apresenta-se uma
discusso sobre as bases da tipologia documental, enquanto rea de estudos
prpria da arquivstica, abordando o estudo da relao estabelecida entre as
duas reas e as origens do mtodo de anlise, que encontra suas razes na
metodologia da diplomtica.
O captulo 4 tem um carter instrumental, onde se discute a aplicao do
mtodo de identificao de tipologias documentais, relacionando-o s funes
de classificao, avaliao, descrio e com a produo documental. Destaca-
se a importncia da normalizao de parmetros para caracterizar e denominar
os tipos documentais. Apresentam-se experincias de aplicao da tipologia
documental no mbito do ensino e a pesquisa em arquivstica, que resultaram
numa proposta de sistematizao dos procedimentos.













18
Captulo 1
Dimenso terica dos procedimentos em arquivstica




1.1 Pesquisa e mtodo como ferramenta de trabalho para a
arquivstica


Para a cincia, a pesquisa uma atividade nuclear. Torna possvel uma
aproximao e um entendimento da realidade a ser investigada. Processa-se
atravs de aproximaes da realidade, fornecendo os subsdios para uma
interveno no real. Para Gil (1999, p. 42), a pesquisa tem um carter
pragmtico, um processo formal e sistemtico de desenvolvimento do
mtodo cientfico. O objetivo fundamental da pesquisa cobrir respostas para
problemas mediante o emprego de procedimentos cientficos. Pesquisa um
conjunto de aes, propostas para encontrar a soluo para um problema, que
tm por base procedimentos racionais e sistemticos.
A pesquisa pressupe a construo de conhecimento original, resultado
da aplicabilidade de exigncias cientifica que devem obedecer aos critrios de
coerncia, consistncia, originalidade e objetivao. Para ser qualificada como
cientifica, deve preencher os seguintes requisitos (GOLDEMBERG, 1999, p.
106):
A existncia de uma pergunta que se deseja responder.
A elaborao de um conjunto de passos que permitam chegar
resposta;
A indicao do grau de confiabilidade na resposta obtida.
Do ponto de vista dos procedimentos tcnicos, as pesquisas cientficas
podem ser classificadas em:
Pesquisa aplicada: objetiva gerar conhecimentos para aplicao
prtica, dirigidos soluo de problemas especficos.
Pesquisa bibliogrfica: quando elaborada a partir de material j
publicado, constitudo principalmente de livros, artigos de peridicos
e atualmente com material disponibilizado na Internet.
19
Pesquisa documental: quando elaborada a partir de materiais que
no receberam tratamento analtico.
Pesquisa experimental: quando se determina um objeto de estudo,
selecionam-se as variveis que seriam capazes de influenci-lo,
definem-se as formas de controle e de observao dos efeitos que a
varivel produz no objeto.
Levantamento: quando a pesquisa envolve a interrogao direta das
pessoas cujo comportamento se deseja conhecer.
Estudo de caso: quando envolve o estudo profundo e exaustivo de
um ou poucos objetos de maneira que se permita o seu amplo e
detalhado conhecimento.
As pesquisas podem estar ao mesmo tempo, enquadradas em vrias
classificaes, desde que obedea aos requisitos inerentes a cada tipo. A
pesquisa realizada quando se tem um problema e no se tm informaes
para solucion-lo. Pesquisar significa, de forma bem simples, procurar
respostas para indagaes propostas, que so obtidas atravs dos mtodos de
pesquisa.
O mtodo se desenvolve atravs de instrumentos de coleta de dados,
que refletem os objetivos da pesquisa e do objeto a ser investigado. A coleta de
dados deve estar relacionada com o problema da pesquisa e tem por finalidade
obter elementos para que os objetivos propostos na pesquisa possam ser
alcanados. O instrumento de coleta de dados escolhido dever proporcionar
uma interao efetiva entre o pesquisador, o informante e a pesquisa que est
sendo realizada (GOLDEMBERG, 1999, p. 106).
So exemplos de instrumentos de levantamento de dados:
Formulrio: uma coleo de questes e anotadas por um entrevistador
numa situao face a face com a outra pessoa (o informante).
Entrevista: a obteno de informaes de um entrevistado, sobre
determinado assunto ou problema.
Observao: quando se utilizam os sentidos na obteno de dados de
determinados aspectos da realidade.
20
Questionrio: uma srie ordenada de perguntas que devem ser
respondidas por escrito pelo informante. Deve ser objetivo e vir
acompanhado de instrues.
Realizar uma pesquisa com rigor cientfico pressupe a escolha de um
tema e a definio de um problema para ser investigado, a partir do qual se
elabora um plano de trabalho e, aps sua execuo, um relatrio final
apresentado de forma planejada e conclusiva.
Pesquisa cientfica , portanto, a realizao concreta de uma
investigao planejada e desenvolvida de acordo com as normas consagradas
pela metodologia cientfica. A investigao cientfica depende de um conjunto
de procedimentos intelectuais e tcnicos para que seus objetivos sejam
atingidos: os mtodos cientficos (GIL, 1999, p. 26).
Neste sentido, a metodologia cientfica entendida como um conjunto
de etapas dispostas ordenadamente para investigar um fenmeno. Mtodo
cientfico o conjunto de processos ou operaes mentais que se devem
empregar na investigao. a linha de raciocnio adotada no processo de
pesquisa (SILVA; MENEZES, 2001).
Os parmetros da metodologia cientfica se aplicam s pesquisas
desenvolvidas no campo de conhecimento de todas as cincias. Entretanto,
no exista um mtodo nico, aplicvel para todo e qualquer tipo de anlise. O
que determina qual a metodologia de pesquisa que ser utilizada o tipo de
estudo e o objetivo da anlise.
No campo da arquivstica, o termo pesquisa envolve questes e
problemas relativos natureza, metodologia e finalidade no que se refere
busca progressiva de conhecimento na rea. Uma forma de nos aproximarmos
deste conceito compreendendo as perspectivas que se apresenta no campo
do conhecimento cientfico para a rea.
Por pesquisa em arquivstica, pode-se entender a que realizada sobre
qualquer tema ou questo que se refere rea de conhecimento (formao
profissional, conservao, avaliao, organizao, descrio, acesso, polticas
publicas, gesto de documentos, histria dos arquivos) e a que se relaciona
diretamente com as prticas vivenciadas pelo arquivista em sua rotina de
21
trabalho, desenvolvida no mbito institucional, abordagem que nos interessa
para efeito deste trabalho.
Todo trabalho arquivstico deve ser baseado na realidade documental e
ela conhecida atravs do levantamento, uma pesquisa aplicada e orientada
no sentido de possibilitar uma coleta de dados, fonte necessria para o
conhecimento das principais caractersticas da situao.

O levantamento pode ser definido como sendo a pesquisa
aplicada, a coleta de todos os elementos casuais necessrios ao
conhecimento qualitativo e quantitativo dos fenmenos que
desejamos bem conhecer depois de uma anlise da relao de
causa e efeito capaz de identificar e caracterizar os aspectos
tpicos da situao, possibilitando saber as suas peculiaridades,
exigncias, tendncias e, principalmente, os vnculos e
interdependncias com a conjuntura em que a organizao ir
operar (FARIA, 1984, p.14).

A etapa de levantamento de dados e elaborao do diagnstico so
fases preliminares ao planejamento e fundamentam a elaborao de projetos.
Como pode ser verificada a literatura arquivstica apresenta apenas os
parmetros tericos para esta metodologia e alguns indicativos dos elementos
que devem ser observados na realidade dos arquivos.

De posse dos dados coletados o especialista estar em
condies de analisar objetivamente a real situao dos servios
de arquivo e a fazer seu diagnostico para formular e propor as
alteraes e medidas mais indicadas em cada caso, a serem
adotadas no sistema a ser implantado. (...) O diagnstico seria,
portanto, uma constatao de pontos de atrito, de falhas ou
lacunas existentes no complexo administrativo, enfim das razes
que impedem o funcionamento eficiente do arquivo (PAES,
2002, p. 36-37).

A fase de levantamento de dados o estgio inicial da elaborao de
um diagnstico, etapa do processo de montagem de um projeto de arquivo.
Esta fase de pesquisa para a coleta de informaes sobre a situao
encontrada permite um estudo detalhado dos fatores determinantes daquilo
que se pretende equacionar, orientando o processo de tomada de decises.
Fornece os parmetros iniciais para o planejamento. O objetivo do
levantamento de dados subsidiar uma tomada de deciso que seja vlida
para a escolha da melhor soluo para um problema, situao ou fenmeno
22
Deve-se, portanto, conhecer a situao para depois definir onde se pretende
chegar e qual a estratgia de como chegar soluo desejada.
Trata-se, portanto, de um tipo de investigao cientfica particular que
constitui uma ferramenta de trabalho para o arquivista. Uma metodologia de
pesquisa que se desenvolve, nos parmetros do rigor cientfico, como tarefa
preliminar e necessria s funes arquivsticas de classificao, avaliao,
descrio e planejamento da produo documental.
Fase de levantamento de dados denominada identificao, que consiste
em estudar analiticamente o documento de arquivo e os vnculos que mantm
com o rgo que o produziu, seja em fase de produo ou de acumulao.
Neste sentido, um trabalho de pesquisa e de crtica sobre a gnese
documental.
A metodologia versa sobre os estudos institucionais, somados
anlise documental, fundamentados na aplicao direta do princpio da
provenincia e da ordem original. Este conhecimento sobre o rgo produtor
combinado a um processo analtico dos documentos produzidos, a partir do
conhecimento das suas caractersticas internas e externas, permite chegar
identificao das sries documentais (LPEZ GMEZ, 1998, p. 39).
Esta pesquisa pode ser desenvolvida durante todas as fases do ciclo de
vida dos documentos, podendo, portanto, incidir sobre o momento de sua
produo, para efeito de implantao de programas de gesto de documentos,
ou no momento de sua acumulao, para controlar fundos transferidos ou
recolhidos aos arquivos.
A teoria arquivstica reconhece trs idades para os arquivos - arquivos
correntes, arquivos intermedirios e arquivos permanentes pelas quais
passam os documentos segundo sua vigncia e uso. Fazem parte de um
processo
1
, denominado processo arquivstico, no qual variam os valores dos
documentos, o tratamento que recebem e o servio que os documentos
oferecem. Este fluxo constitui um sistema arquivstico
2
, que tem por finalidade

1
Processo o movimento que faz para realizar um trabalho, perguntas ou consultas que so
feitas para realizar um procedimento (DURANTI, 2005).

2
Sistema de arquivos o conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de
uma mesma entidade, publica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas
23
administrar o ciclo de vida dos documentos no mbito de uma rede de
arquivos.
Nesta dimenso, o conhecimento cientfico produzido sobre o
documento de arquivo na fase de identificao, constitui a base sobre a qual
deve se fundamentar toda proposta de tratamento tcnico arquivstico
3
. Cabe
ao arquivista, a partir do reconhecimento do ciclo de vida dos documentos,
identificar em qual destes momentos os documentos se encontram e
determinar o tratamento tcnico necessrio.
A observao da situao que apresenta o documento de arquivo,
especfica da fase do ciclo de vida em que encontra; o registro destas
informaes em instrumentos e a anlise destes elementos um processo de
pesquisa cientfica, que tem por finalidade conhecer e representar o documento
e a realidade em que se encontra.
Todo o processo tem inicio nesta fase da identificao, momento do
trabalho arquivstico que permite ao pesquisador um dialogo com seu objeto de
estudo, interagindo com ele, buscando respostas para os problemas
diagnosticados. Nesta dimenso, o trabalho arquivstico reveste-se de
cientificidade, contribuindo para a construo de um conhecimento terico que
tenha utilidade prtica de aplicao.
A arquivstica cientfica nasceu no sculo XIX como uma tcnica
emprica voltada para a conservao e guarda dos arquivos, privilegiando os
arquivos histricos. Nasceu unida a Diplomtica e Biblioteconomia, de onde
se nutriu para sua linguagem inicial e das quais fez emprstimos metodolgicos
que marcam suas origens. No momento em que se reconhece que os
documentos deveriam ser organizados de acordo com o funcionamento do

respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na
consecuo de objetivos tcnicos comuns (DICIONRIO, 1996, p. 70).

3
O tratamento arquivstico caracteriza-se como um conjunto de operaes e de tarefas que se
aplicam aos documentos em cada uma das suas idades e que tem como objetivo sua
conservao, sua organizao e faz-los rapidamente acessveis e teis para suas diversas
finalidades (DUPL DEL MORAL, s/d). Na arquivstica espanhola definido como um conjunto
de operaes realizadas em cada uma das fases que compem o processo de controle
intelectual e material dos fundos ao longo de seu ciclo do ciclo vital dos documentos
(identificao, avaliao, descrio e difuso) (DICCIONRIO, 1993). No Dicionrio de
Terminologia Arquivstica Brasileiro (2005, p. 129), processamento a expresso utilizada
para indicar as atividades de identificao, classificao, arranjo, descrio e conservao de
arquivos. Tambm referido como tratamento arquivstico ou tratamento tcnico.

24
rgo que os produziram, com quem mantm estreita e indissocivel relao,
que a arquivstica encontra sua independncia como disciplina. Assim como
outras disciplinas, seu processo de construo terica vem se desenvolvendo
atravs da observao e experincia, resultando em sua delimitao conceitual
e metodolgica, que a identifica e a distingue de outras cincias afins. Esta
disciplina tem por objeto de estudos o documento, dimenso em que mantm
um dilogo necessrio com outras cincias. Mas o documento de arquivo
diferencia-se, enquanto integrante de conjuntos orgnicos provenientes de um
contexto determinado, de outros tipos de conjuntos documentais, tais como as
colees. Interessa aos estudos arquivsticos, um todo estruturado, resduo
material de relaes estabelecidas no rgo de origem, que devem ser
caracterizadas no mbito da estrutura e procedimento que determinou sua
produo e acumulao. Antonia Heredia Herrera (1990, p. 29), afirma que a
arquivstica cincia dos arquivos, no dos documentos, ainda que estes
sejam produtos daqueles.
A arquivstica sustenta-se em princpios estveis e em normas e ainda
prescinde de ampla generalizao. A teorizao da rea recente, remonta h
cerca de pouco mais de um sculo, em alguns pases e menos do que isto no
Brasil. Como tal o resultado de um processo acumulativo de experincias e
de estudos que foram incorporados ao debate cientifico, configurando-se em
seu corpo terico. O conhecimento produzido envolve o desenvolvimento da
teoria e metodologia, dos aspectos que regulamentam suas prticas e da
formao de profissionais capazes de atuar com eficincia no mercado de
trabalho (ROSALES BADA, s/d).
Desde os anos 80, verifica-se em vrios pases que existe uma procura
pela cientificidade da rea, caracterizada pela busca de seus fundamentos
tericos, pautados na reflexo sobre seu objeto e mtodo. A expresso desta
teoria arquivstica est registrada na produo de livros, artigos publicados em
revistas especializadas e coletneas de estudos. Estados Unidos e Canad
so os pases que mais tem investido na pesquisa, embora a Europa no
esteja alheia a este processo de produo do conhecimento cientfico.



25
A procedncia dos artigos estrangeiros revela uma possvel
influncia de duas correntes distintas de pensamento
arquivstico: de um lado a europia (45% dos ttulos); e de
outro, a norte-americana (45%). Estados Unidos e Espanha
(30% dos ttulos cada um) so as duas maiores fontes de
influncia. A relao com outros pases da Amrica Latina ,
porm, insignificante (10%). A ausncia de literatura francesa
parece indicar um descenso na influncia do pensamento
arquivstico da Frana entre ns (JARDIM, 1999, p. 104).

Na Espanha, a partir destes anos 80, assiste-se a uma considervel
produo de estudos arquivsticos, onde preponderam os aspectos
relacionados aos mtodos de trabalho de organizao, classificao e
descrio. Entretanto, a preocupao com teorizao da rea se faz sentir nos
trabalhos de Antonia Heredia Herrera, Vicenta Corts Alonso, Pedro Lpez
Gmez, Olga Gallego, entre outros, referncias fundamentais da arquivstica
espanhol. Neste contexto, o nome de Maria Luisa Conde Villaverde,
demonstra que uma nova postura tambm comea a afirmar-se em Espanha,
entendendo os arquivos de forma global, como sistemas coerentes e como
uma realidade inserida no mundo da informao (RIBEIRO, s/d).
Dos anos 80 aos 90, perodo marcado pelo pleno desenvolvimento da
tecnologia, o tema que ocupou o centro dos debates tericos foi a
normalizao. A adoo de procedimentos normalizados, requisito
indispensvel para os processos de automao, vem preocupando os tericos
da rea. Angelika Menne-Haritz, em comunicao apresentada ao XII
Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Montral, em 1992,
defende que nesta nova fase em que se encontra a Arquivstica se impor
como cincia e que a anlise o mtodo a seguir no trabalho do arquivista
(apud RIBEIRO, s/d, p. 15).

A assuno da Arquivstica como cincia, implica, por um lado, a
caracterizao e representao do seu objecto, o qual, como
vimos, se apresenta multifacetado, ou seja, com diferentes
configuraes determinadas pela conjugao dos factores
orgnico e funcional e por factores exgenos, como o caso dos
arquivos especializados. Por outro lado, exige tambm um
dispositivo de investigao adequado ao conhecimento da
realidade arquivstica, representada como objecto cognoscvel,
isto , um mtodo apropriado. O dispositivo metodolgico deve
congregar a possibilidade de quantificao, j que existem
aspectos (variveis) do objecto passveis de observao, de
26
experimentao e de medida, e a anlise qualitativa, em que se
insere a interpretao/explicitao e a formulao de
hipteses/teorias, em suma, a interveno do sujeito na
construo do conhecimento arquivstico (RIBEIRO, s/d, p. 15).


Atualmente a rea passa por um momento de profundas
transformaes, buscando novas dimenses no campo do seu saber e,
segundo Jos Maria Jardim (1999, p. 88), encontra-se em vias de um profundo
redimensionamento, num processo reestruturador dos seus espaos, espaos
cientficos, tecnolgicos, sociais. Tais espaos, ao contemplarem o binmio,
crise / crescimento, so definidos pelo autor como novos espaos de
conhecimento arquivstico. Jardim (1999, p. 104-105), analisando a questo da
produo do conhecimento cientfico na rea da Arquivologia, defende que a
pesquisa a condio para a formao profissional e uma gesto da
informao em altos nveis. Como tal, reconhecermos sob que paradigmas e
parmetros conceituais atuam algo inerente ao fazer arquivstico. Por isso
mais do que relevante discutirmos o que estamos hoje entendendo por
Arquivologia em nvel internacional e no Brasil.
A nfase que vem sendo colocada nas atividades de pesquisa, com
vistas elevao do nvel de qualidade e construo da arquivstica enquanto
cincia requer que as tarefas relacionadas investigao, sistematizao e
disseminao do conhecimento fundamentem os trabalhos desenvolvidos pelos
arquivistas em todo o mundo.
A introduo da gesto de documentos nas prticas profissionais um
importante elemento que vem contribuir para o incremento da pesquisa na
rea. Vem permitir a consolidao de uma metodologia arquivstica para o
tratamento documental que passou a considerar o documento desde a
gneses at sua eliminao, ou incorporao a um depsito de custdia
permanente, passando por todas as operaes relacionadas com seu uso,
acesso, custdia fsica e intelectual, difuso e fomento (LPEZ GOMEZ, 1998,
p. 38).
O arquivista erudito, cuidadoso zelador dos documentos, cedeu lugar a
um profissional de atitude aberta anlise, discusso e a crtica. Atitude
pautada no rigor cientfico com a final para estudar e tratar o documento de
27
arquivo, revelando a essncia de sua natureza probatria. Isto favorece o
continuo desenvolvimento de uma concepo comum de trabalho arquivstico,
processo que tem inicio na prpria denominao do documento.
Hoje, a natureza dos problemas com os quais o arquivista se defronta
diariamente para a realizao dos trabalhos prticos muito complexa. Um dos
desafios que se coloca para a rea consiste na formao de um profissional
que seja capaz de refletir e tomar decises em contextos que apresentem
complexidade no que diz respeito produo de documentos e sua
acumulao em arquivos. O arquivista deve ser capaz de analisar criticamente
a realidade que se coloca luz de conhecimentos tericos e de atuar com
competncia de modo autnomo e conseqente. Nesta perspectiva, deve-se
considerar que a pesquisa e o uso do conhecimento tcnico-cientfico so
atividades permanentes na carreira do profissional.
As necessidades da sociedade, hoje, so mais rpidas e o profissional
de arquivos deve ser capaz de respond-las com a mesma agilidade de sua
evoluo. As respostas a estas demandas e a maneira como os estudantes de
arquivologia aprendem a formul-las dependem do tipo de ensino que
oferecido, onde a pesquisa ocupa lugar central na formao do profissional de
arquivos. Isto porque se observa hoje que o mercado no procura profissionais
que se graduaram h alguns anos atrs e adquiriram experincia de trabalho:
eles querem recm formados, sob a suposio de que eles acabaram de
aprender os ltimos desenvolvimentos em nvel internacional (DURANTI, s/d,
p. 2).
O desenvolvimento profissional do arquivista esteve historicamente
associado s funes atribudas aos arquivos e ao modelo de ensino que
fundamenta sua formao. Jos Ramn Cruz Mundet (s/d) analisando a origem
da situao que estabelece uma vinculao orgnica dos arquivos s bases
histrico-culturais nas administraes pblicas, afirma que

at o fim do Antigo Regime existia uma concepo integral da
funo arquivstica, enquanto que no se distinguiam arquivos
para a gesto e arquivos para a histria, seno que se
baseavam num continuum temporal e numa legitimidade jurdica-
poltica ininterrupta, da qual derivava uma funo arquivstica
nica, uma continuidade temporal documental, uma s profisso,
se bem que pouco consciente de sua existncia, mas em nveis
similares a de outras tantas profisses.
28

A dissoluo do Antigo Regime trouxe como conseqncia uma ruptura
entre arquivos para a gesto e arquivos para a histria. Alm disto, o sistema
liberal e a sociedade exigiu uma especializao profissional voltada para a
documentao histrica, considerada agora como patrimnio da nao,
enquanto que os documentos contemporneos ficavam diludos,
desestruturados, como ilhas de informao para a gesto em distintas reas de
poder. Estas demandas, urgentes e reais, de uma sociedade que buscava um
novo conceito de nao apoiado em suas razes histricas, encontraram
respostas tangveis na teoria e prtica arquivstica, transformando o arquivista
em especialista no tratamento de papis antigos (CRUZ MUNDET, s/d).
Nos Estados Unidos, aps o advento da Segunda Guerra Mundial, ocorre
uma exploso documental no mbito das administraes pblicas e a
conseqente necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes
massas documentais acumuladas em depsitos de arquivos. Inicia-se um
processo de mudana, que se fez sentir na arquivstica pelo enunciado de uma
nova concepo de arquivo, fundamentada na Teoria das Trs Idades, e a
formulao do conceito de gesto de documentos.
A prtica americana do record management inspira a aplicao dos
princpios de economia e eficcia no campo dos arquivos, segundo o qual a
informao deve estar disponvel no lugar certo, na hora certa, para as pessoas
certas e com o menor custo possvel, como ressalta Jos Maria Jardim (1987).

Os managers of the records surgiram por causa da avalanche de
papeis que os arquivos histricos sofreram na dcada de 50 do
sculo XX. Reconheceu-se a necessidade de um programa
permanente que melhorasse a tramitao dos expedientes nas
oficinas, sua configurao lgica e descrio normalizada, que
facilitassem a classificao, avaliao e descrio quase
automtica dos arquivos histricos (ROMERO TALLAFIGO,
1994, p. 38).

Posteriormente, esta metodologia passou a ser empregada para
melhorar os aspectos administrativos da produo de documentos pblicos,
entendendo esta ao como a relao estabelecida entre as reas e as
atividades de trabalho de uma organizao, cujo resultado seja o registro desta
informao em um suporte: o documento que circula e acumulado no arquivo.
29
A partir da dcada de 80, inicia-se um movimento de interesse dos
governos em considerar os arquivos como instrumentos da gesto
governamental e da conscincia nacional.

Gerir documentos, em seu sentido mais amplo significa no s
racionalizar e controlar a produo documental, garantir o uso e
a destinao adequados dos mesmos, mas principalmente
assegurar ao governo e ao cidado o acesso pleno s
informaes contidas nos documentos, tarefa por excelncia dos
arquivos (BRASIL, 1995).

A aplicao dos procedimentos de gesto torna os arquivos
colaboradores das administraes, uma atividade permanente que garante o
controle da produo, bem como a utilizao e destinao adequada dos
documentos, assegurando, assim, a preservao daqueles conjuntos
considerados de valor de guarda permanente (BRASIL, 1995).
Os arquivos e a profisso de arquivista passam a ser valorizadas no
mbito das administraes, sobretudo da esfera publica.
Nos anos 80, a administrao publica marcada pelo crescimento da
burocracia e pelos avanos da tecnologia aplicados aos processos de trabalho.
No mbito dos arquivos se observa a existncia de imensas massas de
documentos acumuladas, sem identificao e tratamento adequado, situao
que convive, em contraponto, com a introduo da tecnologia, determinante de
uma produo documental indiscriminada que demanda planejamento e
controle.
Este quadro justifica um aumento de sensibilidade com relao
aos arquivos, que se observa atravs de elementos de eficcia,
eficincia e qualidade na prestao de servios de informao,
incorporados a prtica e ao discurso terico da rea, valorizando
o direito de acesso a documentos em fase corrente para o
atendimento das necessidades dos cidados (RIBEIRO, s/d).


A interveno do arquivista, se antes restrita aos fundos permanentes,
passou a ser requerida em todo o ciclo de vida dos documentos, exigindo um
modelo de formao profissional voltado para a reflexo critica de seu objeto,
como garantia de seu efetivo controle para a prestao de servios de
informao a uma sociedade em acelerada evoluo. Entretanto, observa Cruz
Mundet (s/d), nos primeiros momentos do ciclo de vida dos documentos,
30
precisamente onde mais necessria a interveno do arquivista, onde ele
menos pode atuar: no desenho e controle dos documentos, na reengenharia
dos procedimentos, na racionalizao e economia dos meios, na
automatizao, na gesto eletrnica dos documentos (...).
Nesta perspectiva cabe perguntar, diante destas novas funes
atribudas ao arquivista hoje, o que falta para em sua formao que permita
uma articulao entre sua capacidade e o desejo arquivstico de atuar
profissionalmente?
Acreditamos que na interao entre ensino e pesquisa que reside o
fundamento necessrio para a construo do perfil do arquivista. Neste sentido
a diplomtica se caracteriza como um instrumento imprescindvel para melhor
reconhecer, conservar e servir os documentos do arquivo de gesto,
intermedirio e histrico. Evidentemente, a anlise das caractersticas formais,
internas e externas, imprescindvel quando se pretende melhorar e
modernizar, de acordo com os princpios constitucionais, as relaes de uma
administrao com os cidados. E tambm, diante da avalanche de
documentos que produzem nossas complexas administraes, imprescindvel
para identificar, definir e avaliar as sries (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p.
37).
Existe a necessidade de estabelecer dentro dos programas
arquivsticos um ou mais projetos de pesquisa que lidem com os desafios
contemporneos, e envolva os estudantes profundamente no desenvolvimento
de um novo conhecimento terico e/ou metodolgico, afirma DURANTI (s/d, p.
3).
O objetivo que o aluno assimile o mecanismo de produo do
conhecimento cientfico e o papel da metodologia como instrumento de
enriquecimento da prtica arquivstica, mediante a aplicao dos princpios
tericos.
absolutamente vital que a educao arquivstica
continue a focar a teoria como o principal ponto de
referncia para entender e controlar novos e crescentes
complexos de documentos, mas tal teoria est se
desenvolvendo rapidamente como um resultado da
pesquisa que tenta encontrar os desafios apresentados
pela tecnologia da informao, e assim tambm so os
mtodos, que mudam conforme a necessidade
(DURANTI, s/d, p. 2).
31
A implantao de programas de gesto documental exige do arquivista,
um perfil diferente do que lhe foi conferido historicamente. Hoje, as
necessidades da sociedade so mais rpidas e o arquivista deve ser capaz de
respond-las com a mesma agilidade de sua evoluo. As respostas a estas
demandas e a maneira como os estudantes de arquivologia aprendem a
formul-las dependem do tipo de ensino que oferecido, e neste contexto a
pesquisa ocupa um lugar central na formao profissional do arquivista.
Atravs da pesquisa possvel formar um profissional com competncia
para compreender a essncia do documento e deliberar com autonomia e
segurana sobre suas prticas, tornando-as objetivas; aperfeioar os
instrumentos metodolgicos e introduzir inovaes necessrias, prprias do
ambiente cientfico.

Num quadro de profundas transformaes, arquivista deve ser
formado sobre o paradigma de aprender a aprender. Aprender
a fazer no mais suficiente para o arquivista da era da
informao. Como tal, no pode ser apenas um reprodutor de
conhecimento, mas um produtor de conhecimento (JARDIM,
1999, p. 95).

Significa dizer que o arquivista para atuar profissionalmente precisa
conhecer os documentos, o rgo que os produziram e, sobretudo, as estreitas
relaes estabelecidas entre eles.

O arquivista um investigador por ofcio, mas no um
investigador de qualquer assunto. pesquisador das instituies
cujos documentos se encontram sob sua custdia e que deve
organizar e descrever mediante uma metodologia arquivstica,
que apresentando bases cientficas, lhe permite pisar em terreno
firme e seguro (LPEZ GOMEZ, 1998, p. 39).

No mbito do ensino, isto permite uma aproximao entre teoria e
prtica, colocando o profissional em contato com programas concretos de
trabalho que lhes possibilita dispor de critrios para reconhecer e tratar os
documentos de arquivo. Desenvolve sua capacidade de anlise e sntese,
utilizando esta ferramenta como referencial para suas prticas profissionais,
refletindo sobre a gnese do documento de arquivo, em qualquer contexto ou
32
situao arquivstica que se encontre, a fim de propor o tratamento tcnico
adequado.
Esse processo contribui decisivamente para a formao de arquivistas
cujo perfil compreende o desenvolvimento de habilidades necessrias busca
do conhecimento terico, utilizando-o adequadamente para a soluo dos
problemas que se apresentem em seu fazer dirio, e elaborao de novos
conhecimentos. A atitude cientfica deve ser eminentemente critica, um dos
pressupostos bsicos para o ensino arquivstico. Essa atitude cientfica pode
concretizar-se, por exemplo, quando se realiza a identificao.
A identificao arquivstica uma ferramenta metodolgica que se
fundamenta em anlise decorrente de diagnstico elaborado sobre o
documento de arquivo e seu rgo produtor, com a finalidade de propor
solues para o problema apresentado. Este tipo de pesquisa aplicada ao
ensino do fazer arquivstico permite que o estudante aprenda a investigar sobre
a gnese documental, revelando os elementos que caracterizam os
documentos e registrando estas informaes em instrumentos especficos,
como condio e fundamento para o desenvolvimento das funes
arquivsticas de planejamento da produo, avaliao, classificao e
descrio.
Neste contexto, a diplomtica passou a ser valorizada e aplicada
anlise de documentos organicamente acumulados em arquivo, dando suporte
para as discusses sobre a construo cientfica da arquivstica.

Os princpios, conceitos e mtodos da diplomtica so
universalmente vlidos e podem oferecer sistemas e objetividade
ao estudo arquivstico das formas dos documentos, isto , uma
maior qualidade cientfica (DURANTI, 1995, p. 3).

No contexto da identificao, a etapa da identificao de tipologias
documentais encontra na abordagem da diplomtica contempornea seus
fundamentos tericos e metodolgicos, demonstrando a efetiva contribuio
desta disciplina para a construo terica da arquivstica e para o ensino da
arquivologia, permitindo que o arquivista se revele um produtor de
conhecimento cientfico.
33
As tipologias, entretanto, no so reconhecveis se no se conhecer o
funcionamento da entidade produtora dos arquivos o que possibilitar o
estabelecimento do vnculo arquivstico - e se no se conhecer os elementos
externos, internos e a estrutura dos documentos que os compem.


1.2 Documento de arquivo: vnculo e estrutura


Por definio, segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica de So
Paulo, documento, a unidade constituda pela informao e seu suporte e o
documento de arquivo, aquele que independente de sua natureza ou suporte
fsico so reunidos por acumulao natural, por pessoas fsicas ou jurdicas,
pblicas o privadas, no exerccio de suas atividades, caracterizando o conjunto
de documentos acumulado pelo arquivo (DICIONRIO, 1986, p. 28; 5). Os
arquivos conservam registros de aes e de fatos como prova da gesto que
os produziram, dos quais so produtos naturais. Isto indica que a origem do
arquivo obedece a imperativos de ordem prtica, corresponde necessidade
de constituir e conservar registros das aes e de fatos, a ttulo de prova e de
informao (CAMARGO; MACHADO, 2000).
Etimologicamente o termo documento provm do latim documentum,
derivado do verbo docere, que significa ensinar, instruir, significado que
evoluiu at o de prova, como utilizado no vocabulrio legislativo, como
informam Cruz Mundet e Mikelarena Pea (1998, p. 171). Do ponto de vista do
direito, a prova expressa uma relao entre o fato a ser provado e o fato que
prova, que registrada no documento. Esta perspectiva compartilhada
tambm pela diplomtica e pela arquivstica ao se referir ao documento.
(DURANTI, 1997).
Para a diplomtica, concebida com a finalidade de provar atravs dos
documentos a existncia de direitos patrimoniais da igreja, um documento a
prova mais conclusiva de um fato jurdico quando esse se d (documento
dispositivo), ou quando constitui prova requerida de um fato (um documento
probatrio). A fora probatria do documento se revela a partir de elementos
34
que o configuram, aspecto tratado pela diplomtica clssica para o documento
medieval, mas que permite sua aplicabilidade compreenso da gnese do
documento produzido hoje, como resultado de procedimentos, como destaca
Paola Carucci (1987, p. 28). So eles: o fato que deve tratar-se de um
testemunho escrito; a natureza jurdica do ato contido no documento e a forma
da redao que confere ao documento determinados requisitos.
O arquivo se forma por um processo de acumulao natural, o que
significa dizer que tem o atributo especial de ser um conjunto orgnico e
estruturado, onde seu contedo e significado s podem ser compreendidos na
medida em que se possa ligar o documento ao seu contexto mais amplo de
produo, s suas origens funcionais. O conjunto orgnico porque refletindo
o procedimento administrativo que lhe d origem, como parte integrante do
processo, revela que os documentos esto relacionados entre si.
(RODRIGUES, 2003). A organicidade uma qualidade, segundo a qual os
arquivos refletem a estrutura, as funes e as atividades da entidade
acumuladora em suas relaes internas e externas (DICIONRIO, 1996, p.
57).
Produzidos no decorrer de aes administrativas e conservados
a ttulo de prova, os documentos so capazes de refletir, como
um espelho fiel, o prprio curso dos atos que lhes deram origem.
Atos e registros so elementos inseparveis (CAMARGO, 1998).

O documento de arquivo produzido de forma involuntria, criado no
decurso de uma atividade. o resduo material da ao que lhe d origem. a
prpria ao autodocumentada, como define Angelika Menne-Haritz (1998).
Uma ao qualquer exerccio de vontade que objetiva criar, mudar, manter
ou extinguir situaes, e constitui o ncleo do documento, ressalta Heather
Mac Neil (2000, p. 93). Desta caracterstica essencial, inerente a sua gnese,
decorre sua natureza probatria.

Se analisarmos cuidadosamente um documento arquivstico
escrito, descobrimos que a muito mais nele do que um suporte,
uma forma e um contedo. A circunstncia do escrito implica
tanto a presena de um fato e uma vontade de manifest-lo,
35
como a vontade de dar origem ao ato
4
. Tambm indica um
propsito (...). Por isso quando um documento criticamente
analisado, a diplomtica estuda: o fato e a vontade que o origina,
enquanto se relacionam ao propsito e a conseqncia; o
desenvolvimento de seu processo gentico e o carter de sua
forma fsica e intelectual (DURANTI, 1995, p. 19).

Para a arquivstica, o estatuto probatrio do documento de arquivo
reside na relao estabelecida com o seu produtor, depende desta natureza
contextual, como afirma Ana Maria Camargo (2003, p. 12). A contextualizao
deve ser compreendida no apenas na dimenso da busca por uma genealogia
do documento, estabelecendo um padro de relaes de parentesco entre
eles, a partir de estruturas organizacionais e/ou funes. Esta caracterstica,
prpria do documento de arquivo, que o distingue de todos os demais
documentos, reside no vinculo natural e necessrio que mantm a titulo de
prova, com o produtor/acumulador (CAMARGO, 2000, p. 5).

Documento de arquivo so testemunhos inequvocos da vida das
instituies. Esto registradas nos arquivos as informaes
sobre o estabelecimento, a competncia, as atribuies, as
funes, as operaes e as atuaes levadas a efeito, por uma
entidade pblica ou privada, no decorrer - e decorreram - as
relaes administrativas, polticas e sociais por ela mantidas,
tanto no mbito interno como no externo, sejam com outras
entidades de seu mesmo nvel, ou com as que lhe so,
hierarquicamente, superiores ou inferiores (BELLOTTO, 2007, p.
197).

Esta capacidade de provar o fato que lhe d origem resultado da
especial relao que o documento tem com o rgo que o produz, o vinculo
que se revela no contedo pela atividade registrada, que constitui o ncleo de
sua identidade.
O conceito de vnculo arquivstico, suficientemente discutido por Luciana
Duranti (1997), refere-se a rede de relaes que cada documento tem com os
documentos pertencentes a um mesmo conjunto
5
", a relao que liga cada
documento ao anterior ou posterior e a todos aqueles que participam da
mesma atividade. (MACNEIL, 2000, p. 94). Surge no momento em que um

4
Luciana Duranti (2005) esclarece que um fato um acontecimento que no precisa do
desejo para ocorrer (ex. terremoto), enquanto o ato sim precisa da determinao para que
ocorra. Todo ato fato, mas nem todo fato ato. A ao originada pelo desejo de realiz-la.


36
documento se liga a outro no desenvolvimento de uma ao e aumenta, at
que o conjunto do qual o documento pertence no seja mais objeto de
expanso, ou seja, at que a atividade que produza tal conjunto esteja
completa. Expressa o prprio desenvolvimento da atividade da qual o
documento participa, e no o ato que o documento personifica, porque contm
nele mesmo a direo da relao causa-efeito, explica Duranti (1997, grifo da
autora).
O vnculo arquivstico uma parte essencial do documento e principal
componente identificador do documento, que tornam documentos idnticos em
distintos, depois que o adquire. Esta relao que se manifesta no contedo do
documento, que o transforma em documento de arquivo, salienta Duranti
(1997) pode ser revelada na ordem fsica dos documentos, estabelecida pelo
procedimento; em anotaes feitas no mesmo; no cdigo de classificao e
tambm pelo nmero de protocolo, desde que ele reflita as relaes entre
todos os documentos que entraram e saram da agencia. (MACNEIL, 2000, p.
94). Esta uma premissa fundamental para compreender o documento
contemporneo que um fragmento de uma ao. O documento de hoje,
elaborado no contexto de um processo documental, que a srie de fases em
que sucessiva e ordenadamente se desenvolve a confeco de um documento
(TAMAYO, 1996, p. 61).
A identidade
6
pode ser definida como o conjunto das caractersticas que
so prprias do documento de arquivo, que lhe confere a qualidade de nico
7
,
distinto de outros. Atravs da identidade e da integridade, obtm-se a
autenticidade, um atributo que diz respeito ao documento em si, ao documento
como documento, uma responsabilidade atribuda ao gestor do documento e
que deve ser protegida pelo controle do arquivamento. Integridade significa que
o documento est intacto, a totalidade e a solidez de um documento. Um
documento tem integridade se est intacto e incorrupto. A integridade

6
Segundo Luciana Duranti (2005), nos documentos tradicionais a identidade esta na face dos
mesmos, onde estes elementos so identificados. Nos documentos eletrnicos, estas
caractersticas no aparecem na imagem do documento, pois esto configuradas nos
metadados (informao oral).

7
Os atributos que o documento deve ter para ser qualificado de nico so: nmero de registro,
data, autor, destinatrio, assunto / ao, cdigo de classificao, forma (formulrio espcie),
suporte (DURANTI, 1995, p.10).
37
garantida pela estabilidade da substncia, se no for alterada sua identidade.
(DURANTI, 1995, p. 10).
na anlise destas caractersticas peculiares que possuem o
documento de arquivo, na sua natureza intrnseca de prova documental, que
reside razo de sua produo e a justificativa de sua utilizao, pois sendo a
transao petrificada ou congelada e preservada (...) torna possvel o retorno a
elas posteriormente (MENNE-HARITZ, 1998).
A identidade do documento de arquivo se mostra atravs dos elementos que o
integram: sua estrutura e substncia. Esto representadas atravs de regras, que
contm elementos intrnsecos e extrnsecos. Estes caracteres so estudados do
ponto de vista da diplomtica e tambm da arquivstica, por autores como Luciana
Duranti, Schellenberg e Vicenta Corts Alonso, entre outros.
A estrutura do documento est relacionada com sua aparncia externa,
enquanto a substncia refere-se ao seu contedo, elementos necessrios para
que o documento possa cumprir seus objetivos. Um documento no existe
enquanto seus componentes no estiverem juntos, e seu contedo no estiver
articulado em uma forma fixa (MACNEIL, 2000, p. 92).

Os elementos externos, extrnsecos, fsicos, de estrutura ou
formais tm a ver com a estrutura fsica e com a forma de
apresentao do documento. De outro lado, os elementos
internos, intrnsecos, substantivos ou de substancia tm a ver
com o contedo substantivo do documento, seu assunto
propriamente dito, assim como com a natureza de sua
provenincia e funo (BELLOTTO, 2004, p. 54).

Para Luciana Duranti (1997), todo documento pode ser analisado,
entendido e avaliado em termos de um sistema de elementos formais que so
universais em sua aplicao e descontextualizao na natureza. O documento
de arquivo, para Duranti (2005), apesar do seu contedo, apesar do seu
contexto administrativo, contm os mesmos componentes fundamental: ao;
autor (produtor), escritor (responsvel pela circulao) e destinatrio (para
quem enviado), que so as pessoas; procedimentos e forma (estrutura). A
ao para ser manifestada tem que recair sobre algum. Deve haver, portanto,
um destinatrio. A forma (estrutura) deve reunir as aes, pessoas e
procedimentos.
38
Esta estrutura formal, de acordo com a qual so formulados os
documentos, formada por trs partes: protocolo, texto e protocolo final, as
quais se subdividem e onde se encontram frmulas e elementos constantes.
(CARUCCI, 1994, p. 68). Existe uma seqncia lgica destes elementos,
agrupados nas referidas partes que integram a estrutura fsica do documento,
mas nem sempre aparecem todos os elementos. Estas partes, ou sees como
as denominam Luciana Duranti (2005) devem ser vistas como caixas, quando
no apresentam os elementos, porque esta vazia.
Os documentos se distinguem uns dos outros pelos elementos, ou
caracteres, que se referem sua estrutura fsica, os caracteres externos, e os
que se referem essncia do escrito, que so chamados caracteres internos.
Para Paola Carucci, (1994, p. 68), os caracteres intrnsecos, relevantes
do ponto de vista jurdico, podem ser divididos em trs grupos:
1. O primeiro compreende elementos que caracterizam o documento no
momento da sua formao: autor, destinatrio, texto, subscrio e data.
No texto, podemos encontrar a premissa que compreende prembulo,
motivaes e narrao e o dispositivo.
2. O segundo grupo compreende elementos eventuais que so adicionados
ao documento em uma fase posterior sua redao, por parte de
oficinas distintas da responsvel pelo ato: envio e outras anotaes.
3. O terceiro grupo compreende elementos inerentes ao funcionamento do
registro e do arquivo, que so identificados em cada documento e o
integra na srie correspondente: classificao, registro e assinatura.
Luciana Duranti (2005) detalha os elementos intrnsecos, ressaltando
sua importncia para a identificao da ao na qual participa o documento
participa no seu contexto de produo. Divide em trs grupos de elementos,
denominados sees do documento, os quais apresentam as respectivas
subdivises:
1. Protocolo: pessoas relacionadas ao contedo.
Titulao (nome, endereo e titulo; autor do documento ou pessoa
jurdica para quem o autor trabalha).
Ttulo (nome do documento).
Data (tpica e cronolgica).
39
Autor (subscrio: nome do autor no alto do documento; aparece na
primeira pessoa, ex. Eu... certifico que).
Inscrio (nome do destinatrio: pode ser nominal, com endereo ou
pode ser geral, a quem interessar possa). A inscrio aparece
sempre em documentos dispositivos, nunca probatrios.
Saudao (ex. querido amigo).
Assunto
Apreciao (nos documentos novos pode estar em qualquer lugar do
documento).
Estes dois ltimos costumam aparecer no protocolo.
2. Texto: a parte central (identificao da ao).
Prembulo (declarao de princpios, formalidades, varia no tempo e
de acordo com a especificidade das culturas).
Exposio (justificativa).
Notificao (ex. todos sabem que...).
Dispositivo ( a ao, razo de ser do documento, precedida de um
advrbio). (grifo nosso).
Clusulas (acompanham o dispositivo, advertncias).
Corroborao (encontrado ou na clusula do texto ou no incio do
escatocolo). a descrio dos meios utilizados para validar o
documento.
Apreciao (pode aparecer mais de uma vez no documento).
Saudao
Clusula complementar
Atestao (validao do documento, nome do autor ou do escritor
que pode ser constituda por uma subscrio; meno do nome, no
sempre assinatura).
3. Escatocolo (partes relativas validao).

Os elementos extrnsecos podem ser examinados sem leitura do
contedo. Devem ser avaliados no original, pois na cpia h perdas de muitos
elementos. So eles, para a autora:
40
Suporte (colabora para atestar a autenticidade, ex. cores na borda,
como era dobrado o pergaminho, marcas dgua, tamanho,
elementos importantes no passado).
Texto (paleogrfico: importante para compreender o ambiente
cultural onde foi produzido o documento).
Linguagem (frmulas estabelecidas de acordo com regras de ditame.
ex. expresses, alguns tipos de saudaes). Cada profisso tem
suas formulas de linguagem. No se trata de anlise lingstica, mas
de observao de expresses padronizadas, cuja redao obedece a
frmulas especficas (DURANTI, 2005).
Sinais especiais (smbolos que identificam os documentos, ex. selos;
carimbos, que indicam o produtor).

No campo da arquivstica, Schellenberg (1980, p. 230-233) definiu os
caracteres a serem identificados nos documentos para efeitos de descrio,
elementos que se referem tanto estrutura fsica (caracteres externos), como
ao contedo substantivo (caracteres internos), dos documentos de arquivo.
Com relao estrutura, ou natureza fsica dos documentos, os atributos so:
Classe e tipo (espcie e tipo)
Composio (unidade de arquivamento: pasta, livro, etc.)
Quantidade (volume)
Forma (tradio documental: original ou cpia)
Os que se referem substncia, ou contedo dos documentos, so:
Unidades da organizao: provenincia (quem?).
Origens funcionais (como?).
Funo: atos executados por entidade coletiva ou pessoa no
desempenho de um projeto ou objetivo.
Atividade: classe de aes praticadas no exerccio de uma funo
determinada.
Ato: operaes especficas.
As atividades e operaes particulares se refletem nos documentos.
Lugar e data da produo (quando e onde?).
Assunto (tempo, pessoas, lugares, coisas, naturais, fenmenos).
41

Estrutura Substncia
Classe e tipo Provenincia
Composio Origens Funcionais
Quantidade Lugar e data da produo
Forma Assuntos

Vicenta Corts Alonso (1986a, p. 31), tomando por referencia a proposta
de Schellenberg (1980), relaciona melhor os caracteres externos estrutura e
os caracteres internos a substancia do documento, elementos que o define e
os distinguem dos outros. O primeiro dos caracteres externos o da classe e
do tipo, o segundo o formato (livro ou documento), o terceiro a quantidade
(nmero de unidades, metros lineares ou cbicos) e o quarto a forma (originais
ou cpias). Os caracteres internos se referem entidade produtora
(provenincia), s origens funcionais (funo, atividade, operaes), data
(data e lugar de produo) e ao contedo substantivo (assunto: tempo,
pessoas, lugares, coisas, acontecimentos).

Caracteres Externos (estrutura) Caracteres Internos (substncia)
Classe e tipo documental Entidade produtora
Formato Origem funcional
Volumes Data tpica e cronolgica
Forma Contedo substantivo


Cruz Mundet e Mikelarena Pea (1998, p. 174-175) explicam os
elementos que integram o esquema:
I. Caracteres Externos
Classe
8
: est determinada pelo procedimento empregado para transmitir
a informao (textuais, iconogrficos, sonoros, audiovisuais, eletrnicos
ou informticos).

8
No Brasil denominado gnero, configurao que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo (audiovisual, fonogrfica,
iconogrfica, multimeios, textual) (DICIONRIO, 1996, p. 41).

42
Tipo: uma caracterstica que vai alm do meramente fsico ou externo,
pois revela tanto o contedo como sua estruturao no documento, e
deriva da ao representada.
Formato: est em funo da forma e do suporte de como se renem os
documentos.
Quantidade: refere-se ao nmero de unidades e ao espao que ocupam
os documentos.
Forma: mais conhecida como o termo diplomtico de tradio
documental, consiste na ingenuidade, quer dizer, a condio de original
ou cpia e suas diferentes variantes.
II. Caracteres Internos
Entidade produtora: quer dizer, o autor do documento, que pode ser uma
pessoa fsica ou moral, pblica ou privada.
Origens funcionais: as razes pelas quais os documentos foram
produzidos, levando em conta, e nesta ordem, a funo, a atividade e o
trmite pelos quais foi realizado.
Data e o lugar de produo: tambm denominada datao crnica e
tpica do documento, que o situa no tempo e no espao.
Contedo substantivo: o assunto ou tema do qual trata o documento, ou
seja, os fins e objetivos perseguidos com a sua redao.

Heloisa Bellotto (1988, p. 67) analisando o quadro dos caracteres
internos e externos proposto por Schellenberg para identificao de
documentos no mbito do arquivo permanentes, insiste que pode ser utilizado
no s para efeitos de descrio (como o fez o autor), mas para documentos
de primeira idade. As razes so didticas, enfatiza a autora, pois

Quer-se evidenciar que estrutura e substncia so fatores
fundamentais a ser analisado, qualquer que seja a idade, a
situao, a classe e a espcie do material de arquivo. Se so
evidncias a serem levadas em conta na primeira idade, tambm
o sero nas seguintes. As metamorfoses quanto aos
documentos s se do sob o ngulo do uso e no no das
caractersticas externas e internas (Idem, 1988, p. 67).

43
Schellenberg (1980, p. 76), chama a ateno para o fato de que os
documentos de arquivo se revelam significativos em relao atividade e s
secundariamente quanto ao assunto. Os documentos so as provas
primordiais para as suposies ou concluses relativas a essas atividades e s
situaes que elas contriburam para criar, eliminar, manter ou modificar. A
partir desta prova, as intenes, aes, transaes e fatos podem ser
comparados, analisados e avaliados, ressalta Luciana Duranti (1995, p. 2).
O documento s de arquivo se os vnculos de provenincia e
organicidade se preservarem autnticos em seu contedo. Esta estreita relao
que mantm com o contexto onde foi produzido, se traduz nos elementos
externos e internos que o caracterizam. Ser preciso identificar estes
elementos que revelaro o perfil do documento, ou melhor, o perfil dos
conjuntos documentais. Estrutura e substncia, no so assuntos (...), enfatiza
Heloisa Bellotto (1988, p. 68, grifo nosso).
Se estas premissas foram inicialmente norteadoras dos parmetros da
descrio nos arquivos permanentes, ser igualmente a base de uma forte
discusso em torno da necessidade de pesquisar as caractersticas do
documento de arquivo para a realizao das demais tarefas arquivsticas.
Este conjunto de informaes encontradas no documento de arquivo,
que refletem o contexto onde foram produzidos, o somatrio dos elementos
componentes da estrutura fsica e do contedo (substancia) e permite a
definio das sries documentais, o objeto do arquivstica. A srie, unidade
intermediria entre a pea documental e o seu conjunto orgnico maior,
considerada como a seqncia de documentos da mesma tipologia e/ou da
mesma funo. Revela significativos elementos substantivos que sustentam o
conceito de documento de arquivo, pois na identificao de tais elementos se
ressaltam as funes, atividade e operaes levadas a cabo por uma
instituio para cumprir a competncia com a qual foi criada e que justifica sua
existncia (BELLOTTO, 1988, p. 69-70).
Isto remete ao prprio conceito de documento de arquivo e a
necessidade de um parmetro cientfico para identific-lo, em qualquer
situao que se apresente ao longo do ciclo vital. Por esta razo no podem
ser reconhecidos pelo assunto, mas pela ao que determinou sua produo
44
em determinado contexto. O tipo documental, denominao dada ao
documento de arquivo, sintetiza esta perspectiva.
Os tipos documentais se distinguem tambm pelos caracteres externos
e internos que apresentam, os quais dependem da atividade que determinou
sua produo. Tipo um termo que significa modelo, referncia. No campo
da arquivstica seu uso vem sendo aplicado para designar o modelo de
documento de arquivo, criado como resultado do exerccio de uma atividade, o
tipo documental. O termo aparece na literatura em 1961, utilizado por
Schellenberg para referir-se ao primeiro dos caracteres fsicos que deve ser
levado em conta na descrio dos documentos. Na Espanha, Vicenta Corts
Alonso ao usar o termo tipologia documental para designar o conjunto dos
documentos de arquivo, iniciou uma tradio em torno do assunto. A partir dos
trabalhos de Vicenta Corts, o conceito passa a ser utilizado por Aurlio Tanodi
e Manuel Vzquez, na Argentina; Grupo de Arquivistas Municipais de Madri e
Antonia Heredia Herrera, na Espanha e por Helosa Bellotto, no Brasil, entre
outros. Entretanto, na literatura, so mais numerosas as publicaes sobre os
resultados de sua aplicabilidade nos arquivos, do que os aspectos tericos que
envolvem a formulao do conceito e do mtodo.
A finalidade deste estudo de tipologia documental fixar os modelos de
unidades documentais, dando-lhes nome prprio e a partir deles, poder
conhecer s unidades documentais semelhantes, permitindo ainda
reconhecer e formar as respectivas sries documentais de qualquer fundo e
represent-las, no momento da descrio, com o nome no plural do tipo das
unidades documentais correspondentes. Este nome no pode subjetivo, exige
consenso e para isto so necessrios os conhecimentos de diplomtica e dos
procedimentos administrativos
9
(HEREDIA HERRERA, 2006).

A anlise das caractersticas formais e substanciais dos
documentos indispensvel para identificar as sries, para
reconduzir documentos singulares aos arquivos de origem, para
entender em quais relaes se encontram os documentos

9
No sculo XIX, ocorre uma importante transformao no que tange ao processo documental
com a introduo do procedimento administrativo, cujo resultado documental o processo,
uma pea documental composta, que na arquivstica espanhola denominado expediente. (Cf.
HEREDIA HERRERA, 2006). Procedimentos so os passos, as etapas para realizar as
atividades.

45
referentes a um mesmo procedimento conservados em sries
distintas. A anlise diplomtica do documento contemporneo
tem tambm, quando comparado ao documento mais antigo, o
objetivo de contribuir para a histria da administrao
(CARUCCI, 1987, p. 30).

A identificao do tipo documental, processo que se realiza com base no
reconhecimento dos elementos internos e externos do documento, a base
para a definio das sries documentais e, portanto, do desenvolvimento de
tarefas arquivsticas.
Este termo, cujo uso prprio da diplomtica, est muito presente na
arquivstica espanhola bastante ligada em suas razes a esta cincia. O
estudo do termo e do conceito tipo, referido aos documentos nos remete
necessariamente diplomtica, destaca Antonia Heredia Hererra (2006). Na
arquivstica brasileira, o termo tipo documental vem sendo tambm utilizado por
um segmento de profissionais que atuam na rea, assinalando a influncia
recebida da arquivstica espanhola, embora prescinda de consenso sobre o
conceito e a metodologia de sua aplicao.
Na Espanha, segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica,
publicado pela Direo de Arquivos Estatais, o tipo documental definido como
a unidade documental produzida por um organismo no desenvolvimento de uma
competncia concreta, regulada por uma norma de procedimento e cujo formato,
contedo informativo e suporte so homogneos (por exemplo, o expediente pessoal)
e a srie documental como um conjunto de documentos produzidos por um sujeito, no
desenvolvimento de uma mesma atividade administrativa e regulamentado pela
mesma norma jurdica e/ou procedimento (DICCIONARIO, 1993, p. 52; 49).
Antonia Heredia Herrera (2006) em recente artigo compara as definies
de tipo documental apresentados por autores nas respectivas tradies
arquivsticas que representam no cenrio internacional, o que j havia sido
anteriormente efetuado por Manuel Vzquez (1987) na escassa literatura
produzida sobre o tema no perodo. Neste trabalho de Antonia Heredia, onde
analisada uma ampla literatura, fica evidente que a Espanha um dos pases
que mais tem contribudo com a reflexo terica sobre o tema da tipologia
documental. Os arquivistas espanhis demonstram uma permanente
preocupao com a normalizao, a fim de generalizar a aplicabilidade do
mtodo de identificao de tipos documentais nos arquivos, mas ainda se
46
observa divergncias conceituais entre os autores no que se refere ao conceito
e conseqentemente, ao mtodo usado para aplic-lo.
Estas diferenas de conceitos sobre tipo e srie documental tambm
podem ser verificadas na arquivstica brasileira, o que se ressalta na anlise
preliminar das definies constantes dos dicionrios de terminologia
arquivstica que servem de referncia para as prticas realizadas no pas.
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado pela Associao de
Arquivstas Brasileiros, Ncleo de So Paulo (1996, p. 34; 74), define espcie
documental, como a configurao que assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nele contidas e tipo documental como a
configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a
gerou.
Para o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, publicado pelo
Arquivo Nacional (2005, p. 153; 77), tipo documental diviso de espcie
documental que rene documentos por suas caractersticas comuns no que diz
respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro,
tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem
nmero, decretos-leis, decretos legislativos, daguerretipos, litogravuras,
serigrafias, xilogravuras, enquanto a espcie documental definida como, a
diviso de gnero documental que rene tipos documentais por suas
caractersticas comuns de estruturao da informao. So exemplos de
espcies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia, memorando,
ofcio, planta, relatrio.
Entretanto, na arquivstica brasileira h certa concordncia no que se
refere ao conceito de srie documental, embora seja importante a discusso
sobre o principal elemento usado para caracteriz-la. Esta definida nos
referidos dicionrios como uma seqncia de unidades de um mesmo tipo
documental (DICIONRIO, 1996, p. 69) ou como uma subdiviso do quadro
de arranjo, que corresponde a uma seqncia de documentos relativos
mesma funo, atividade, tipo documental ou assunto (DICIONRIO, 2005, p.
142).
Destas diferenas conceituais observadas decorrem os problemas de
denominao dos documentos de arquivo e, conseqentemente, da definio
das sries documentais, comprometendo a desejada padronizao dos
47
processos de identificao para a realizao das tarefas arquivsticas. Este
parmetro que permite ao arquivista chegar essncia do documento, para
defini-lo como prprio de arquivo e, portanto, planejar adequadamente seu
tratamento documental, proposto de forma complementar pela diplomtica e
tipologia documental (ou diplomtica contempornea), como ser tratado a
seguir.





48
Captulo 2
A identificao no contexto arquivstico



2.1 O termo e o conceito


A introduo da gesto documental no campo da arquivstica,
especificamente da avaliao, trouxe consigo a necessidade da formulao de
metodologias para resolver os problemas observados nos arquivos.
Neste ambiente surge o termo identificao, utilizado para designar as
tarefas de pesquisas realizadas para resolver o problema posto. Grupos de
trabalho se formaram em pases ibero-americanos, a fim de propor solues
para os arquivos, de forma coordenada, marcando o desenvolvimento da
histria dos arquivos e o incio de uma tradio arquivstica
.
Entre eles esto
Espanha, Portugal, Brasil e Mxico, os quais com longa tradio administrativa
e prtica diria no haviam se preocupado com a transferncia sistemtica de
seus fundos documentais (CARMONA MENDO, 2004, p. 41).
Muitas inovaes nos mtodos de trabalho arquivstico apareceram no
perodo como resultado das experincias desenvolvidas. Os processos de
identificao, seu objeto e metodologia foram alvo de debates em reunies
profissionais e mereceram a ateno de pesquisadores da rea, por
praticamente uma dcada. As experincias realizadas no mbito de sistemas
de arquivos na Espanha geraram estudos tericos e aplicaes prticas que
acabaram destacando o pas no panorama arquivstico internacional.
Na Espanha, as discusses sobre a normalizao dos processos de
identificao de documentos de arquivo, para o controle da acumulao ou
planejamento da gesto, abriram perspectivas que influenciaram a arquivstica
ibero-americana e, neste contexto, a do Brasil.
Pedro Lpez Gmez (1998) relata as experincias e resultados obtidos
na aplicabilidade desta metodologia, contextualizando historicamente e
referenciando os modelos de identificao que conduziram a construo do
conceito e a disseminao desta prtica na Espanha.
49
Merecem destaque os trabalhos desenvolvidos pela Direo de Arquivos
Estatais do Ministrio de Cultura da Espanha, onde se formou os Grupos de
Trabalho de Administrao Institucional de Servios Scio-Profissionais (antiga
Organizao Sindical), Justia, Governos Civis, Fazenda e o Grupo de
Arquivos Administrativos, este ltimo sob a coordenao de Maria Luisa Conde
Villaverde
10
. O objetivo destes trabalhos era identificar e avaliar documentos
acumulados a partir de 1958, pela Administrao Geral do Estado Espanhol,
depositados no Arquivo Geral da Administrao, em Alcal Henares.
Os resultados destas experincias foram apresentados nas Primeiras
Jornadas de Metodologia para a Identificao e Avaliao de Fundos
Documentais das Administraes Pblicas
11
, realizadas em Madri, em 1991,
evento que consagrou a utilizao do termo e do conceito de identificao. A
partir destas jornadas a metodologia da identificao passou a exercer grande
influncia na arquivstica espanhola em geral.
No mbito da Direo Geral dos Arquivos Estatais da Espanha foi criado
um grupo de trabalho
12
com os objetivos de:
Definir e consolidar uma metodologia para tratamento de fundos
contemporneos, referindo-se a prpria tradio histrica, poltico-
administrativa e arquivstica e, em conseqncia, desfazendo-se de todo
tipo de influncias mais ou menos diretas de modelos procedentes de
tradies radicalmente distintas.
Posicionar estes princpios metodolgicos no lugar adequado dentro do
marco da teoria arquivstica.
Entretanto, relata Maria Luisa Conde Villaverde (1992, p.15), era preciso
ter uma base emprica suficientemente ampla que permitisse a definio destes
princpios tericos. Tal resultado implicava contrastar as experincias
espanholas com as de outros pases de tradio semelhante. Assim surgiu o
Grupo Ibero-Americano de Gesto de Documentos Administrativos, do qual

10
Cf. La Torre Merino; Martin-Palomino y Benito (2000, p. 11) e Carmona Mendo (2004, p. 41).

11
Cf. Actas de las Primeras Jornadas sobre Metodologa para la Identificacin y Valoracin de
Fondos Documentales de las Administraciones Publicas, 1991. Madrid: Direccin de Archivos
Estatales, 1992.

12
O grupo era composto por Enrique Borruel lpez, Ana Lavia Rodriguez e Maria Luisa Conde
Villaverde (CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 15).
50
participavam Espanha, Portugal, Brasil e Mxico. Seu objetivo era definir e
estabelecer um modelo de tratamento de fundos, perfeitamente diferenciado do
ingls e do francs, que at o momento eram os nicos identificados no
contexto internacional e os que determinavam o planejamento e objetivos do
Comit de Arquivos Administrativos do CIA.
As atividades do grupo passaram a ser realizada na dupla vertente
espanhola e ibero-americana, atendendo os seguintes aspectos:
Anlise da realidade administrativa e arquivstica para distinguir as
caractersticas que lhes so prprias.
Definio das bases metodolgicas que devem fundamentar o novo
modelo que se pretende desenhar.
Organizao dos distintos grupos de trabalho para aplicao das bases
metodolgicas estabelecidas sobre fundos previamente definidos para o
estudo.
O problema comum compartilhado pela arquivstica ibero-americana era
a acumulao de fundos. A metodologia proposta visava recuperar a fluidez do
sistema de arquivos, enfocando a questo sob dois pontos de vista: controlar
as sries documentais desde o momento de sua produo e quelas
acumuladas nos arquivos, definindo um limite cronolgico como ponto de
partida, denominada identificao e avaliao de fundos documentais.
O grupo estabelece as bases metodolgicas da identificao e formula o
conceito, caracterizando-a como fase independente no mbito das
metodologias arquivsticas, antecedendo a avaliao e, ambas prvias a
descrio no tratamento de fundos (CONDE VILLAVERDE, 1991, p.17-18).
Em 1991, nas referidas jornadas, o conceito e o mtodo foram
consolidados definitivamente, e a identificao passou a ser entendida como o
processo de investigao e sistematizao de categorias administrativas e
arquivsticas nas quais se sustenta a estrutura de um fundo, sendo um de seus
objetivos principais assegurar atravs de seus resultados a avaliao das
sries documentais (CARMONA MENDO, 2004, p. 41).
Produto das experincias desenvolvidas em arquivos dos pases
envolvidos, o conceito de identificao e o mtodo analtico que o sustenta
foram construdos no interior do grupo ibero-americano, durante as reunies
profissionais realizadas. A proposta metodolgica da identificao foi
51
encaminhada e assumida pelo Comit de Arquivos Administrativos do
Conselho Internacional de Arquivos.
Este enfoque da identificao, vista como funo arquivstica
independente no mbito do processamento tcnico, marcou a arquivstica de
pases ibero-americanos. Pode-se verificar a influncia desta corrente nos
dicionrios de terminologia arquivstica e nas concepes de manuais de
normas e procedimentos para a classificao e avaliao, publicados pelos
arquivos nacionais do Mxico
13
e Colmbia
14
, para citar exemplos.
O termo passa ento, a ser utilizado nos pases ibero-americanos, para
designar a metodologia prpria aplicada ao tratamento de fundos acumulados
em depsitos de arquivos, para fins de avaliao, classificao e descrio.
Em 1992, Maria Luisa Conde Villaverde, divulga as bases do conceito,
afirmando que se entende por identificao a fase do tratamento arquivstico
que consiste na investigao e sistematizao das categorias administrativas e
arquivsticas em que se sustenta a estrutura de um fundo (CONDE
VILLAVERDE, 1991, p.18) e, um ano depois esta definio incorporada pelo
Dicionrio de Terminologia Arquivstica espanhol (1993, p. 37).
A partir daquela jornada dedicada s metodologias da identificao e
avaliao, surge uma vasta bibliografia sobre o assunto servindo de meio para
a divulgao dos resultados obtidos pelos grupos de trabalho ou para a

13
Cf. TRMINOS de Archivstica (Mxico). Disponvel em:
http://adabi.org.mx/investigacion/glosario/archivistica.shtml. Acesso em: 20 jan. 2008, onde
consta que a identificao a primeira fase da metodologia arquivstica, de tipo intelectual,
cujo objetivo o conhecimento exaustivo da instituio que h produzido o documento, sua
evoluo orgnica, competncias administrativas e tipos documentais nos quais se
materializam o procedimento administrativo e demais normas que afetam a trmitao,
elementos imprescindveis para a delimitao da srie documental. O resultado desta fase ser
a organizao do fundo, com o estabelecimento do quadro de classificao e a ordenao de
suas sries documentais, fixando as bases para sua posterior avaliao e descrio. A base da
identificao a aplicao direta do principio de procedncia.

14
Cf. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Catalogo de disposicin documental. Mexico
(DC): Archivo General de la Nacin. 2004. Disponvel em:: www.ifai.org.mx/obligacionesapf/5to-
2.pdf. Acesso em: 16 set. 2005. SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Guia metodolgica para
la elaboracin de tablas de valoracion documental; el reto frente a la organizacin de los
fondo acumulados. Bogot (Colmbia),2004.Disponvel em:
www.sociedadcolombianadearchivistas.org/txt/GUIA%20FONDOS%20ACUMULADOS.pdf.
Acesso em: 16 set. 2005 e CASILIMAS ROJAS, Clara Ins; RAMIREZ MORENO, Juan Carlos.
Fondos acumulados, manual de organizacin. Mexico (DC): Archivo General de la
Nacin.2004. Disponvel em: www.archivogeneral.gov.co/version2/all/MANUALFONDAC.pdf.
Acesso em: 16 set. 2005.
52
reflexo terica sobre os fundamentos que a sustentam enquanto tarefa
arquivstica.
A apario do termo identificao na literatura, num primeiro momento
deu origem a alguma confuso, j que no se localizava corretamente sua
posio no contexto das tarefas arquivsticas. Alguns autores afirmaram que
era uma fase de tratamento anterior classificao, como para dicionrio de
termos arquivsticos do Servio Regional de Arquivos da Comunidade de
Madri
15
, onde consta a definio elaborada por Ana Dupl Del Moral, quem a
define como.
uma operao prvia classificao que conduz ao
conhecimento do rgo, das unidades administrativas, que
produzem os documentos e suas funes, leis e atos
normativos, que o originaram, tipos documentais e sries
documentais produzidas no exerccio de suas funes.

Para outros como Molina Nortes e Leyva Palma (1996, p. 72),

Dentro desta fase da identificao se esta procedendo a
classificao intelectual do fundo documental. Ou seja, com todo
este material recolhido na fase da identificao, se pode elaborar
um quadro de classificao que serve para dotar a
documentao de uma estrutura sistemtica que seja reflexo do
funcionamento do rgo produtor.

Merece ainda referncia neste sentido os trabalhos de La Torre Merino e
Martn-Palomino y Benito (2000), Alberch i Fugueras (2004, p. 108) e Carmona
Mendo (2004, p. 41), que a reconhecem como uma funo arquivstica
independente
16
.
.
a fase de tratamento arquivstico que consiste na investigao e
sistematizao das categorias administrativas e arquivsticas em
que se sustentam a estrutura de um fundo, sendo um dos seus
objetivos principais assegurar atravs de seus resultados a
avaliao das sries documentais.

15
Disponvel em: http://www.madrid.org/clas_artes/archivos/conceptos/conceptos.html,. Acesso
em: 16 set. 2005.

16
O manual de Jos Luis La Torre Merino e Mercedes Martn-Palomino y Benito, intitulado
Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales, publicado em 2000,
pela Escola Ibero-Americana de Arquivos, em Alcal Henares, sintetiza esta perspectiva: esta
metodologia no significa uma mudana na tradio arquivstica espanhola, seno a
individualizao e sistematizao de uma srie de tarefas, entre elas a identificao e
avaliao de fundos documentais (p. 11).
53

Trata-se da primeira fase do tratamento tcnico, que tem por finalidade o
tratamento de fundos (administrativos ou histricos) atravs do conhecimento
dos elementos que constituem a srie documental, para estabelecer os
critrios de organizao do fundo (estabelecimento do quadro de classificao
e a ordenao de suas sries documentais) propondo as bases para a
avaliao e descrio (CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 43; LA TORRE
MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 14).
Para estes autores, compete ao arquivo central a identificao de
fundos, devendo compartilhar com o arquivo intermedirio a avaliao. A
identificao se realizar preferencialmente sobre fundos administrativos, ainda
que se possa realiz-la sobre fundos considerados histricos, destaca La
Torre Merino e Martn-Palomino y Benito (2000, p.13).
No incio a utilizao desta terminologia no implicou numa mudana de
propostas arquivsticas, seno que simplesmente era usada pelos autores
como sinal de modernidade, como ressalta Lpez Gmez (1998).
O tempo foi consolidando esta prtica de trabalho, tornando-a definitiva
no meio arquivstico espanhol. Os critrios iam sendo fixados em toda a
legislao pertinente sobre sistemas de arquivos implantados no pas, tendo
como exemplo mais expressivo o Sistema de Arquivos da Andaluzia. Entre os
objetivos do projeto consta o

controle da produo documental desde sua gnesis at a sua
eliminao, a normalizao dos distintos processos relacionados
com a vida do documento, assegurar a planificao arquivstica
desde os arquivos correntes (normalizao dos procedimentos e
documentos, identificao de sries documentais, avaliao de
sries documentais, que conduziro a propostas de
transferncias, avaliao documental, conservao/eliminao,
acesso, classificao, ordenao, descrio e servio), otimizar
a qualidade do servio prestado como unidades de apoio a
gesto administrativa e assegurar uma correta tutela do
patrimnio documental (LPEZ GOMEZ, 1998, p. 6, grifo
nosso).

No Decreto 97/2000, que estabelece o Regulamento do Sistema
Andaluz de Arquivos, projeto coordenado por Antonia Heredia Herrera, a
identificao reconhecida como a primeira fase do tratamento arquivstico,
que consiste na anlise da organizao e das funes das pessoas fsicas ou
54
jurdicas, pblicas ou privadas e das sries documentais que produzem como
base para a avaliao documental e para a organizao e descrio
arquivsticas. A identificao obrigatria para qualquer fundo documental e
dever se feita, preferencialmente, nas reas de produo documental (art.
27).
No site do Arquivo Geral da Andaluzia, rgo gestor do sistema, fica
evidente a importncia da identificao, como processo arquivstico,

Estas funes arquivsticas no apenas tem um papel
fundamental na configurao do patrimnio documental histrico
ao evitar a conservao do intil, racionalizando a conservao
seno que ho de conjugar-se com a gesto administrativa,
colaborando com esta na racionalizao, nos procedimentos
administrativos e na implantao da sua gesto eletrnica.


Ali constam, ainda, os objetivos da identificao e avaliao na gesto
documental, que permitir estabelecer as propostas de normalizao,
realizadas pelo arquivista em colaborao com os organismos gestores que
afetaro as nomenclaturas das sries acumuladas, examinando seus
procedimentos administrativos, a sua descrio e seu tratamento informtico.
(art. 30). Os formulrios que sero utilizados para os estudos de identificao e
avaliao aprovados pela Comisso Andaluza Qualificadora de Documentos
Administrativos.
Em 1998, a Comisso Andaluza de Arquivos, encarregou o AGA de
propor um modelo comum de formulrio para a identificao e avaliao
documental, de redigir instrues para seu preenchimento e de coordenar os
trabalhos nesta linha, no mbito dos arquivos centrais da Junta da Andaluzia.
Nos ltimos anos, o arquivo vem trabalhando sistematicamente no Plano
de Identificao e Avaliao de Sries Documentais dos Conselhos, partindo
da prpria experincia e de outras existentes no pas. Esta tarefa da
identificao vem sendo desenvolvida em colaborao com a Comisso
Qualificadora, criada pelo referido regulamento. O modelo usado pelo arquivo
o resultado de modificaes propostas ao formulrio que vinha sendo usado na
Andaluzia, divulgado por Antonia Heredia Herrera, em 1998
17
.

17
Cf. HEREDIA HERRERA, Antonia. La identificacin y la valoracin de series documentales
en el prtico de la gestin documental. Expedientes de Sesiones de rganos Colegiados,
55
Anterior aos trabalhos desenvolvidos pelos grupos de arquivistas da
Direo de Arquivos Estatais encontra-se o trabalho pioneiro do Grupo de
Arquivistas Municipais de Madri, ncleo originrio da Mesa Nacional de
Arquivos, que em 1981 criou um modelo de anlise para estudar a tipologia
documental dos municpios
18
. Vicenta Corts Alonso, que coordenou as
atividades do grupo, refere-se a este processo de identificao, como anlise
documental, cujo foco das reflexes estava voltado para a formulao de
parmetros normalizados para caracterizar, classificar e avaliar a
documentao administrativa municipal. Diante da necessidade de implantar
sistemas de gesto documental automatizados, o que supe normalizao,
era imprescindvel que tivessem perfeitamente identificados, de maneira
prvia, as sries documentais, o que exigia tambm previamente o estudo do
tipo documental (LPEZ GMEZ, 1998).
Na dimenso desta necessidade de caracterizar os tipos documentais,
inicia-se o debate das relaes estabelecidas entre a arquivstica e a
diplomtica. O resultado deste debate fica evidente nos vrios projetos que
foram surgindo. A Espanha registra numerosas iniciativas de criao de grupos
de trabalho para identificar e avaliar documentos de arquivo. No mbito
municipal outras propostas se destacam, com forte personalidade,
apresentando resultados que somados se traduzem numa verdadeira teoria da
gesto de documentos em mbito local, como observa Pedro Lpez Gmez
(1998). Os manuais de tipologia documental, elaborados com rigor pelo Grupo
de Madri, passaram a servir de modelo para outros arquivistas e para outros
conjuntos de documentos.
Uma metodologia semelhante, mas com uma finalidade mais especifica
avaliao - foi utilizada pela Comisso Nacional de Avaliao e Triagem de
Documentos do Governo da Catalunha, criada em Barcelona, em 1990
19
. A

Boletn del Instituto Andaluz de Patrimonio Histrico. v. 23, p. 126-129, 1998 (apud.
GARCA RUIPREZ, 2005).

18
Cf. CORTS ALONSO (1989; 2005).

19
Em 1997, a Comisso Nacional de Avaliao e Triagem de Documentos do Governo da
Catalunha (Comissi Nacional de Avaluaci i Tra de la Documentaci da Generalitat de
Catalua) publicava a obra Normas e Procedimentos ... (Normes i procediments ), onde
constam as tabelas de temporalidade aprovadas, que apresentam 154 sries documentais
analisadas.
56
comisso se refere ao mtodo de anlise de documentos como uma tcnica
de gesto documental que permite um tratamento eficaz da informao e da
documentao (GENERALITAT, 1997, p. 11). Entretanto, o instrumento
produzido em forma de manual de tipologia documental, denominado tabela
de avaliao documental (taules davaluaci documental).
Em outras administraes, como a eclesistica e universitria,
formaram-se grupos trabalho entre os arquivistas para estudar e normalizar
sries documentais, cujos produtos so divulgados em formato de instrumentos
ou na literatura produzida pelos arquivos
20
. Alm destes, merece meno os
trabalhos realizados no mbito dos arquivos histricos espanhis, entre os
quais se encontra o de Manuel Romero Tallafigo
21
, autor que discute os
parmetros da identificao de documentos do ponto de vista da diplomtica
contempornea.
Demonstrar as caractersticas do processo de construo da tradio no
Brasil em torno identificao de documentos de arquivo significa recuar a um
pouco mais, aos anos 70, momento que registra o inicio das preocupaes
sobre a avaliao no meio arquivstico brasileiro. A bibliografia aqui tratada
inclui experincias de processos de identificao publicadas por arquivos
brasileiros, nas quais se buscou elementos tericos decorrentes de reflexes
sobre os resultados alcanados. Esto relacionadas por ordem cronolgicas
das respectivas edies.
Nilza Teixeira Soares (1975), fazendo um diagnstico da situao do
Brasil no perodo, justificando a necessidade de eliminao da produo
documental acumulada nos arquivos, afirma que
da massa volumosa resultante da tramitao a que se obrigam
os documentos em funo da burocracia, que movem a maquina
administrativa brasileira, no mnimo 70% deste material poder
facilmente ser descartado. (...) A nossa realidade a de um pas
onde, ou se eliminam papis que devem ser preservados ou
nada se elimina, pelo receio de se ocasionar prejuzos futuro,
acarretando para as reparties o nus de depsitos de arquivos
sem significado maior e sem objetividade, volumosos e de difcil
acesso s informaes a aos documentos (SOARES, 1975, p.
8).


20
Ver descrio detalhada no artigo de Pedro Lpez Gmez, 1998.

21
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. La cancilleria de los condes de Prades y Ribagorza (1341-
1414). Zaragoza: Institucin Fernando El Catlico, 1990 (apud LPEZ GMEZ, 1998).
57
O carter de modernidade da proposta da autora sobre a administrao
de arquivos correntes pode ser verificado na nfase que d interveno do
arquivista nesta fase, considerada por ela como condio sine qua non da
arquivstica moderna. Os tcnicos devem intervir na fase dos arquivos em
formao e no permitir que estes se formem e acumulem, obedecendo a
tcnicas intuitivas (...). A administrao de documentos correntes, cada vez
mais, determinar a qualidade dos arquivos de custdia (SOARES, 1975, p.
11).
A sistemtica apontada para efeito de levantamento da produo
documental corrente e o modelo de instrumento proposto, contribuem como
referencial para as prticas de identificao e avaliao realizadas no Arquivo
Nacional e nos arquivos brasileiros de maneira geral.
Rose Marie Inojosa (1978, p. 37), em artigo publicado sobre a proposta
de implantao de um sistema de arquivos para o Municpio de So Paulo, usa
o termo anlise da produo documental. Este procedimento tem como
finalidade situar a produo documental e verificar a massa intil de originais e
cpias produzidos e guardados, desperdiando espao e tempo e diminuindo a
agilidade da administrao.
O Brasil participou do movimento internacional iniciado na dcada de 80,
contribuindo com suas experincias e reflexes para construo de parmetros
metodolgicos da identificao. Os projetos desenvolvidos pelo Arquivo
Nacional, no perodo, dentro do Programa de Modernizao Institucional-
Administrativa
22
, registram a mesma preocupao com a soluo do problema
da acumulao de fundos e da implantao de programas de gesto
documental no mbito da administrao pblica federal. Por outro lado, a
situao de catica de documentos acumulados nos depsitos do Arquivo
Nacional, e nos rgos que compe a estrutura do governo federal, justificou a
criao de grupos de trabalho voltados para a soluo dos problemas
detectados.
Em 1981, criado o Grupo de Identificao de Fundos Internos (GIFI),
com a finalidade de encaminhar uma soluo para identificar os documentos

22
Este programa teve inicio em 1980, durante a gesto de Celina Moreira Franco, frente a
direo do Arquivo Nacional e foi objeto de convenio firmado entre o arquivo e a Fundao
Getlio Vargas (ARQUIVO NACIONAL, 1985b, p. 7).

58
acumulados na sede do Rio de Janeiro, pois dos dois bilhes de documentos
que compunham o acervo, 50% no estava identificado e nem era conhecido
de seus usurios e dos funcionrios
23
, como afirma Celina Moreira Franco,
ento Diretora Geral do Arquivo Nacional (BRASIL, 1985b, p. 5).
O maior problema enfrentado pelo grupo, ao iniciar suas atividades, foi a
ausncia de padres metodolgicos capazes de fazer frente ao desafio.

Os manuais arquivsticos internacionais no apresentavam
solues para o problema colocado o de identificar grandes
volumes documentais em arquivos pblicos -, pois nos pases
que os elaboraram, detentores quase exclusivo da produo de
conhecimento na rea de arquivologia, o desenvolvimento dos
arquivos impediu que tal situao se configurasse (BRASIL,
1985a, p. 5).

Ainda no mesmo ano, criado outro grupo de trabalho, o Grupo de
Identificao de Fundos Externos (GIFE), com o objetivo de fornecer ao
Arquivo Nacional m quadro global da documentao para possibilitar a criao
de uma poltica de recolhimento, o planejamento de uma poltica de
transferncias, bem como a implantao de um arquivo intermedirio. A
experincia do grupo foi apresentada no V Congresso Brasileiro de
Arquivologia, realizado em 1982, no Rio de Janeiro. O carter inovador desta
metodologia proposta para o levantamento e identificao dos acervos
repercutiu no meio arquivstico brasileiro, servindo posteriormente como
referencial para os trabalhos desenvolvidos pelos arquivos estaduais e
municipais. (BRASIL, 1985b, p. 7-9).
Atravs da Diviso de Pr-Arquivo, o Arquivo Nacional elaborou o
Projeto de Gesto de Documentos
24
, com o objetivo de estabelecer uma
organizao sistmica dos arquivos dos rgos pblicos federais. Entre 1984 e
1986, realizou-se uma experincia-piloto, no mbito do Ministrio da

23
O trabalho realizado pelo grupo teve durao de um ano e meio e como resultado, o
reconhecimento de 1.500 metros lineares de documentos, provenientes da Seo do Poder
Executivo, que integram o acervo da Diviso de Documentos Escritos do Arquivo Nacional. O
projeto coordenado por Regina Celie Simes Marques e Vera Moreira Figueira foi idealizado
por Maria Amlia Porto Miguez e Clia Camargo.

24
O projeto era coordenado por Jos Maria Jardim, ento Diretor da Diviso de Pr-Arquivo do
Arquivo Nacional, integrado pela seguinte equipe do arquivo: Norma de Ges Monteiro,
supervisora geral na fase de implantao, e Eliana Furtado de Mendona e Ana Maria Varela
Cascardo Campos, superviso tcnica.
59
Agricultura, cujos objetivos especficos previam as etapas do programa de
gesto, ou seja, o controle da produo, a avaliao e o controle sistmico dos
arquivos correntes e intermedirios, e por fim assegurar as condies
adequadas para implantao de recursos automatizados (BRASIL, 1986, p. 7).
Usando o termo levantamento da produo documental, os procedimentos e os
instrumentos propostos revelam a importncia estudo prvio sobre o rgo
produtor e seus documentos para efeitos de avaliao, perspectiva que
caracteriza a metodologia da identificao, preconizada pela arquivstica
espanhola.
As propostas metodolgicas decorrentes do trabalho destes grupos
transformaram-se em manuais, denominados publicaes tcnicas: Manual
para identificao de acervos documentais para a transferncia e/ou
recolhimento aos arquivos pblicos (1985b) do GIFE; Identificao de
documentos em arquivos pblicos (1985a) do GIFI e o Manual de
levantamento da produo documental (1986), resultado do projeto de gesto.
Nos objetivos das referidas publicaes, o termo identificao aparece
como fundamento do mtodo de anlise proposto para se iniciar o futuro
tratamento dos fundos acumulados - cujo texto se destina aos arquivos
pblicos do Brasil que desejam dispor de uma metodologia para identificao e
registro de acervos documentais produzidos e acumulados pela administrao
publica (MANUAL de identificao, 1985, p.5). De outro lado, para se enfrentar
o desafiante trabalho de controlar os documentos no momento de sua
produo, para efeito de avaliao dos conjuntos - auxiliar aqueles que
pretendem identificar os mecanismos de produo e trmites documentais,
tarefa essencial aplicao de princpios da gesto documental (BRASIL,
1986, p. 9).
A utilizao do termo, a definio dos mtodos de trabalhos e a
elaborao de instrumentos para se atingir as metas propostas, indicam que no
Brasil esta fase de pesquisa estava sendo tratada como etapa independente e
necessria ante as demais para o desenvolvimento das prticas profissionais.

Quando a documentao no sofreu nenhum tipo de
tratamento, possvel que tambm no estejam
fisicamente arranjadas (...). Deve-se ficar claro, no
entanto, que isto no implica nenhuma organizao
documental; na etapa da identificao, os documentos
60
no sofrem qualquer arranjo fsico. Esta uma etapa
importante, pois atravs da anlise dos seus resultados
podem-se retirar subsdios para a elaborao do modelo
de arranjo (BRASIL, 1985a, p. 8, grifo nosso).

Ao se referirem especificamente identificao como fase do trabalho
arquivstico, os integrantes do GIFI, no Arquivo Nacional, dizem que uma
etapa necessria organizao de acervos que no tenham recebido
tratamento arquivstico algum. Visa no s estabelecer maior controle sobre
esta documentao, como fornecer indicadores que possam nortear a
elaborao de um modelo de arranjo. Assim preciso reconhecer a
documentao antes de organiz-la (BRASIL, 1985a, p. 7).
As metodologias formuladas somaram-se s discusses internacionais e
foram divulgadas atravs de manuais, que passaram a servir de modelo para
as prticas desenvolvidas nos arquivos brasileiros. Este processo culminou
com a formulao do conceito incorporado pelo Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica (2005), onde a identificao vista como uma fase
do processamento tcnico dos arquivos e definida como processo de
reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos, com
vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual.
O controle intelectual refere-se s metodologias arquivsticas usadas
para tratar tecnicamente documentos acumulados em arquivos. Trata-se de um
levantamento de dados sobre as caractersticas dos documentos arquivsticos
para efeitos de classificao e descrio. O controle fsico refere-se a dados
matrias sobre documentos acumulados em depsitos de arquivos.
A partir dos anos 80 e durante toda a dcada dos 90, enquanto os
arquivistas brasileiros iniciavam suas reflexes tericas e metodolgicas e
tambm o processo de sensibilizao para formulao de polticas de sistemas
de arquivos, foi comum o uso dos diagnsticos de arquivo. No interior destas
propostas, constavam tarefas especificas de identificao de documentos.
O objetivo destes processos de identificao de documentos em fase de
acumulao, preliminares elaborao de projetos, deu origem a uma tradio
no Brasil. Ana Maria de Almeida Camargo (1996, p. 11), se refere a este
processo de identificao de documentos acumulados em depsitos de
arquivos, como um mapeamento necessrio, para a elaborao de
61
diagnstico. No mbito do projeto de gesto do Arquivo Nacional, a proposta
de diagnstico, se justificava como metodologia para levantamento da
situao dos arquivos correntes, para conhecer seu funcionamento, como
informa Campos et al (1981, p. 14). No Arquivo do Estado de So Paulo, para a
elaborao do diagnstico da situao dos arquivos das Secretarias de Estado,
tarefa preliminar a implantao do sistema, o levantamento de dados, foi
considerado tarefa imprescindvel realizao do diagnstico.
O GIFE usa o termo identificao de acervos para referir-se ao
procedimento, apontando como finalidade o levantamento e cadastramento de
acervos documentais, para o estabelecimento de uma poltica nacional e
uniforme de arquivos (BRASIL, 1985a, p. 31) e o GIFI, como identificao,
etapa necessria organizao de acervos que no tenha recebido
tratamento arquivstico algum (BRASIL, 1985b, p. 7).
Belloto (2004, p. 127) contribui tambm com a discusso sobre
tratamento de massas acumuladas, formulando requisitos para a identificao
de fundos, tarefa preliminar, realizada antes de qualquer outro processamento
tcnico, na organizao no arquivo permanente.
A partir dos textos publicados por Heloisa Liberalli Bellotto em 1982, e
com novas abordagens em 1990
25
, so divulgados no Brasil os estudos de
anlise documental desenvolvidos pelo Grupo de Arquivistas Municipais de
Madri e apresentados com originalidade os aspectos tericos que
fundamentam a tipologia documental. Estas perspectivas abertas pela autora,
considerada como referencial terico sobre o assunto, passaram igualmente a
influenciar as prticas desenvolvidas em um segmento dos arquivos brasileiros,
especificamente no que se refere identificao de documentos na fase de
produo. Reflexo disto so os trabalhos desenvolvidos por Ana Clia
Rodrigues (2003) no Arquivo Publico de Campo Belo, em MG e do Sistema de
Arquivos do Estado de So Paulo, SAESP (2005), os quais se referem ao
procedimento como identificao e anlise dos tipos documentais.
Para Rodrigues (2003, p. 8), a tarefa de identificao de documentos
realizada utilizando-se como parmetro a tipologia documental e caracteriza-se
como contribuio substancial para a gesto de documentos correntes e para

25
BELLOTTO (1982; 1990).

62
a identificao, organizao, eliminao e descrio de documentos
acumulados.
No SAESP, ainda aparece o termo identificao do contexto de
produo, como tarefa preliminar identificao da srie documental,
processos necessrios classificao e avaliao. Os procedimentos so
detalhadamente descritos no manual usado para o treinamento dos envolvidos
no sistema.
Os parmetros conceituais da tipologia documental tambm esto
presentes nos manuais de classificao de Janice Gonalves (1998) e de
Mrcia Pazin (2005), ambos publicados pela Associao de Arquivistas de So
Paulo. Gonalves (1998, p. 15), usa os termos identificao do documento e
anlise documental e identificao do contexto de produo, para se referir a
esta tarefa preliminar a organizao de documentos de arquivo. Afirma que a
identificao dos documentos de arquivo o primeiro passo para sua
organizao e guarda, adequadas. Na identificao fundamental que
tenhamos como referncia os elementos caractersticos dos documentos.
Pazin (2005, p. 9-10), designa a tarefa como diagnstico da produo
documental, para definir o procedimento de levantamento de dados e anlise
da sua estrutura administrativa e das funes dos documentos por ela
gerados. Bernardes (1998, p. 18), em outro manual da Associao de
Arquivistas de So Paulo, vai apontar a anlise documental como o
procedimento que visa a anlise da rotina documental e das inter-relaes dos
vrios conjuntos essencial para que se conhea o contexto de produo,
evitando-se sentenciar peas isoladas de arquivo, requisitos necessarios
avaliao documental.
A preocupao com caracterizao de documentos na fase de produo
para avaliao, incidindo posteriormente sobre os conjuntos acumulados em
arquivos aparece nas propostas metodolgicas de Pagnocca e Barros (1986,
p.34) e de Oliveira e Moura (2003, p. 7), as quais usam os termos identificao
e avaliao da produo documental e identificao da produo e fluxo
documental, respectivamente, para designar os procedimentos de identificao.
As prticas de identificao de documentos tambm estiveram
associadas a mtodos de identificao de rgos produtores, dando origem a
modelos de instrumentos que foram utilizados em arquivos brasileiros, como o
63
do SAUSP
26
e discutidos no mbito acadmico, como produto de pesquisa
cientifica de ps-doutorado. Exemplo desta aplicabilidade ltima o trabalho de
Evandir Codato (1999, p. 3), sob orientao de Ana Maria de Almeida
Camargo, que desenvolve uma metodologia dirigida identificao de massa
documental acumulada, identificando a tipologia dos documentos produzidos
pelo Poder Judicirio na rea trabalhista. O processo de identificao de
tipologias documentais, que designado pela autora como estudo de tipologia
documental, pressupe num primeiro momento o entendimento dos
mecanismos de funcionamento da instituio, depois a tipologia documental.
A definio de identificao como processo anterior classificao,
apresentada pelo Servio Regional de Arquivos da Comunidade foi compilada
por Dase Oliveira (2002, p. 24-25), que igualmente a posiciona na seqncia
das trs operaes integradas que englobam a organizao do arquivo:
identificao, classificao e avaliao, marcando a influncia da arquivstica
espanhola nesta rea.
No que diz respeito aos termos utilizados nos processos de identificao
desenvolvidos no Brasil, entre 1975 e 2005, observamos que a literatura
registra termos variados para operaes que so semelhantes, como se
demonstra no quadro a seguir:












26
Cf. Instrumentos de gesto do SAUSP: o plano de classificao foi elaborado a partir da
identificao das atividades correspondentes a cada tipo de documento acumulado nos
arquivos e a tabela de temporalidade segue o mesmo modelo estrutural, vinculando
estruturas, competncias, funes e atividades a documentos produzidos. Disponvel em:
http://www.usp.br/sausp/versaoanterior/index.htm. Acesso em: 13 jan. 2008.
64
etapas da identificao variaes terminolgicas

1. Identificao de documentos
(tipologias documentais)


Anlise da produo documental
Diagnstico da produo
documental
Identificao da produo e fluxo
documental
Identificao de srie documental
Identificao do documento e
anlise documental
Identificao e anlise da tipologia
documental
Identificao e anlise dos tipos
documentais
Identificao e avaliao da
produo documental
Identificao tipolgica do
documento
Levantamento da produo
documental
Estudo de tipologia documental


2. Identificao de rgo produtor
(contexto de produo)


Identificao
Identificao de fundos
Identificao do contexto de
produo



3. Identificao de arquivos


Diagnstico da situao dos
arquivos
Diagnstico de arquivo corrente
Diagnstico de arquivos
Identificao da massa
acumulada
Identificao de acervos



Isto indica que nos processos de identificao desenvolvidos no Brasil,
ocorre uma fase a mais, que a identificao de arquivos. Entretanto, fica para
uma pesquisa futura, os aspectos relacionados com a metodologia desta fase e
tambm a de identificao de contexto de produo no campo da identificao
arquivstica que vem sendo pensada e praticada no pas.
Vista esta diferenciao terminolgica, torna-se possvel apresentar a
sistematizao desta metodologia sob o ponto de vista da arquivstica
65
espanhola e demonstrar, especificamente, em que parmetros vm sendo
construda uma tradio espanhola e brasileira sobre a identificao de
documentos.


2.2 Identificao: objeto, caractersticas, operaes e instrumentos


Identificao o ato ou efeito de identificar; portanto de determinar a
identidade, que o conjunto de caracteres prprios e exclusivos de uma
pessoa (algo); uma relao de igualdade vlida para todos os valores das
variveis envolvidas. Caracterizar por em evidencia o carter, assinalar,
distinguir, descrever com propriedade assinalando os caracteres (elementos
individualizadores) (Dicionrio Aurlio, 1988, p. 349; 127).
Deslocando-se esta conceituao para o campo da arquivstica,
identificao seria o ato de determinar a identidade do documento de arquivo,
de caracterizar os caracteres prprios e exclusivos que conferem essa
identidade. Significa determinar os elementos que o individualizam e o
distinguem em seu conjunto. O processo de produo deste conhecimento
implica em reunir informaes sobre o documento em seu contexto de
produo e descrever estes elementos que formam sua identidade. O vnculo
arquivstico, to bem discutido por Luciana Duranti (1997), o componente
essencial do documento de arquivo, que revela sua verdadeira natureza, que
determina sua identidade, pois definido pela sua ligao com o rgo
produtor. Este conhecimento gerado no processo de identificao a base de
todo o tratamento tcnico, desenvolvido ao longo do ciclo de vida dos
documentos. Os instrumentos produzidos, que registram as informaes
geradas, conferem uma atuao segura para o arquivista planejar as demais
funes arquivsticas.
No campo terico das metodologias arquivsticas, a necessidade desta
pesquisa como premissa para a realizao das prticas profissionais sempre
foi objeto de ateno dos autores. Schellenberg, comparando a atuao do
66
arquivista com a do historiador, chamava a ateno para a natureza desta
pesquisa, prpria da arquivstica.

O trabalho do arquivista de natureza menos analtica do que o
do historiador. Enquanto ordena e descreve os documentos, o
arquivista deve executar uma soma aprecivel de trabalho
analtico, mas este diz respeito principalmente averiguao de
como foram criados os documentos. Pertence isto natureza do
trabalho historiogrfico, mas a investigao histrica dirigida
para a descoberta da origem dos documentos, no para seu
significado. (...) O arquivista se certifica da origem dos
documentos para arranj-los e descrev-los. A metodologia da
arquivstica suscetvel de ser mais claramente definida do que
a da histria (SCHELLENBERG, 1980, p. 81).

Luciana Duranti (1995, p. 2) reitera a necessidade de o profissional
conhecer bem o elo que une o documento ao rgo que o produziu, afirmando
que se o arquivo um todo constitudo por partes e impossvel entender e
controlar o todo sem compreender e controlar suas partes ainda que as mais
elementares. Discutindo a tarefa da identificao na abordagem da diplomtica
enfatiza que
essencial reconhecer como o contedo informativo do fundo
arquivstico determinado pelas funes de seu criador, como a
forma (a organizao de conjuntos de documentos dentro do
fundo) determinada pela estrutura organizacional dentro da
qual se produzem e como a forma e inter-relaes de seus
documentos (dentro de cada conjunto) so determinadas pelas
atividades e procedimentos que as geraram (DURANTI, 1995, p.
202).

Como exposto anteriormente, a literatura registra o uso do termo
identificao, com suas variveis, para designar processos de trabalho
realizados sobre os documentos, os rgo produtores e sobre arquivos.
A identificao do documento de arquivo tema central da preocupao
terica dos estudiosos da rea desde os anos 80 e vem sendo discutida na
abordagem da arquivstica e da diplomtica. A literatura registra relatos de
experincias e construes tericas sobre estes processos de identificao,
descritos pelos autores com diferentes graus de detalhamento e abrangncia e
nem sempre associados ao mesmo objeto.
Na Espanha, o tema da identificao foi objeto de amplo debate
nacional, ocupando as reflexes em mesas de debates profissionais, nas quais
se discutiam formulao de princpios e padronizao dos procedimentos
metodolgicos propostos.
67
Para uma corrente terica de autores
27
, esta fase do tratamento
arquivstico denominada identificao, vista como a primeira fase da
metodologia arquivstica, do tipo intelectual, definida como um processo de
investigao e sistematizao das categorias administrativas e arquivsticas
em que se sustenta a estrutura de um fundo. No modelo de identificao
desenhado por Maria Luisa Conde Villaverde (1992, p. 42) para o Arquivo
Geral da Administrao, o seu objeto o elemento orgnico (sujeito produtor)
e o elemento funcional (tipo documental). Segundo o Dicionrio de
Terminologia Arquivstica espanhol (1993, p. 37), o foco da identificao so as
categorias administrativas e categorias arquivsticas.
A identificao Consiste na pesquisa sobre os elementos implicados na
gnese do fundo: o sujeito produtor e o objeto produzido. Entendendo por
sujeito produtor, a pessoa fsica, famlia ou organismo que produziu e/ou
acumulou o fundo e por objeto produzido, a totalidade do fundo e cada uma
dos agrupamentos documentais que o integram (CARMONA MENDO, 2004, p.
42).
A base metodolgica da identificao a aplicao de maneira direta
dos princpios da provenincia e o da ordem original
28
, sua melhor
ferramenta, pois estes princpios dirigem o tratamento dos documentos ao
longo de toda sua vida, estabelecendo as operaes arquivsticas que so
prprias de cada fase (LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO,
2000, p. 40-41).

O principio de provenincia determina a organicidade dos fundos
e dos arquivos (...) e condiciona o agrupamento natural dos
documentos determinando sua classificao (...). Junto ao
principio de provenincia, existe um principio subsidirio, que
tem estreita relao com aquele: o de respeito ordem natural.
Tem a ver com a ordem seqencial e com a ordem de
procedimental dos documentos, ou seja, reflete o procedimento
administrativo que determina sua origem (HEREDIA HERRERA,
2003, p. 5-6).


27
Cf. Conde Villaverde (1992, p. 72); Diccionario de Terminologa Archivstica (1993, p. 37); La
Torre Merino e Martin-Palomino y Benito (2000, p. 14) e Alberch i Fugueras (2004, p. 108).

28
Principio de provenincia quer dizer, no misturar os documentos gerados por diferentes
rgos produtores e, conseqentemente o da ordem original, que significa no romper com a
ordem natural de produo dos tipos documentais oriundos dos procedimentos administrativos
que o determinaram (HEREDIA HERRERA, 2003, p. 5-6).
68
Entretanto, os problemas de aplicao destes princpios comeam
quando se perde ou se desfaz esta sistematizao ao se armazenar e
amontoar os documentos sem controle, como ressalta Antonia Heredia
Herrera (2003, p. 5)
Durante o processo de identificao, as caractersticas da provenincia e
de organicidade devem ser recuperadas, se o objetivo for o tratamento de
massas documentais acumuladas e garantidas, quando a identificao for
efetuada em documentos na fase de produo.

A identificao e a avaliao, que eram compreendidas como
fases prvias da descrio dos fundos histricos, necessrias
para a elaborao dos quadros de classificao e para fixar a
tipologia documental, so necessrias para a organizao e
descrio e tambm para a fixao da permanncia dos
documentos nos arquivos e dos prazos de transferncias e para
a determinao das sries eliminveis. Representam a
instrumentalizao necessria para se conseguir fluidez dos
sistemas (LPEZ GMEZ, 1998, p. 7).

A aplicao dos princpios viabiliza-se a partir de atividades, como
estudar as disposies que regulamentam cada tramite concreto e a
circulao interna e externa que teve cada tipo documental na sua fase de
produo. Conhecimento dos elementos que constituem a srie documental,
para estabelecer os critrios da classificao e ordenao (CONDE
VILLAVERDE, 1992, p. 43).
A identificao converte-se na primeira tarefa que o arquivista deve
realizar, pois gera conhecimentos que sustentam as bases de todo o
tratamento tcnico posterior que ser aplicado aos documentos, incio de um
processo seqencial que vincula - estreita e especialmente a avaliao e a
classificao, uma vez que necessita conhecer (ou seja, identificar e
caracterizar) os fundos, as sees (grupos), as subsees (subgrupos), as
sries, as tipologias documentais e, em ultimo lugar, os expedientes e as
unidades documentais (ALBERCH i FUGUERAS, 2004, p. 109).
Da aplicabilidade prtica dos referidos princpios da provenincia e da
ordem original, decorrem as tarefas que so realizadas durante esta fase do
tratamento tcnico. O procedimento da identificao realizado a partir de um
conjunto de atividades integradas, com unidade metodolgica, cujas tarefas
69
so desenvolvidas a partir da seguinte ordem: primeiro identifica-se o
organismo produtor (evoluo orgnica e competncias administrativas),
depois o elemento funcional (competncias, funes e atividades), logo o tipo
documental (procedimento administrativo e tramitao) e, por ltimo, a
delimitao da srie documental. uma fase de estudo sobre gnese do
fundo, realizada para tratar fundos administrativos ou histricos, cujo resultado
ser a organizao do fundo propondo as bases para a avaliao e descrio.
Tem por objetivo o conhecimento exaustivo da instituio que produziu os
documentos, sua evoluo orgnica, competncias administrativas e tipos
documentais nos quais se materializam (LA TORRE MERINO; MARTN-
PALOMINO y BENITO, 2000, p. 14; 42).
Esta pesquisa requer a busca de informaes em fontes especficas,
sobre o rgo produtor (contexto) e sobre os documentos (tipologia
documental), estejam eles em fase de produo ou de acumulao. Aquelas
informaes so os elementos que caracterizam este contexto, no
desempenho de competncias e funes especficas deste rgo produtor e da
tipologia documental, que registra os procedimentos administrativos realizados
para cumpri-las (CARMONA MENDO, 2004, p. 40).
Os dados obtidos so registrados em instrumentos prprios de cada
etapa que fornecem os parmetros tericos para as anlises que sero
realizadas nas outras fases do procedimento arquivstico, ou seja, avaliao,
organizao e descrio.
A identificao pode ser aplicada em qualquer fase do ciclo de vida dos
documentos, podendo, portanto, incidir sobre o momento de sua produo,
para efeito de implantao de programas de gesto de documentos; ou no
momento de sua acumulao, para controlar fundos transferidos ou recolhidos
aos arquivos, no mbito dos sistemas de arquivo.
O objetivo da identificao e os mtodos utilizados no variaro, ainda
que possam se apoiar em diferentes fontes de informao, dependendo da
situao em que se encontre o acervo. Para este grupo de autores, liderados
por Maria Luiza Conde Villaverde, o processo de identificao realiza-se em
duas fases consecutivas para tratar fundos acumulados em arquivos (organizar
e avaliar):
70
Identificao do rgo produtor: elemento orgnico e elemento
funcional

A identificao do elemento orgnico significa identificar o rgo
produtor da documentao, diferenciando-o do remitente quando assim
procede, o que pode no coincidir, pois h momentos em que a supresso de
determinadas competncias determina que outro rgo acumule o fundo
(MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996, p. 158).
O estudo proposto versa sobre o rgo que produziu e transferiu o
arquivo, portanto, o produtor, e no sobre o acumulador. Esta distino se faz
necessria, pois podem surgir para a identificao do organismo produtor,
entre os quais se podem citar apenas alguns exemplos ilustrativos:
Documentos produzidos por um rgo, cuja custdia foi repassada a
outro, por razes de abandono ou administrativa, que se encarrega de
seu tratamento e difuso.
Fundos que refletem as competncias de um rgo, que foram
repassadas a outro.
Documentos produzidos por titulares de cargos pblicos, que a
incorporam em seus arquivos particulares, cujos fundos, ao retornarem
ao arquivo, devem ser separados e identificados adequadamente (LA
TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 16-17).
O elemento funcional est representado pelas funes e atividades
administrativas desempenhada pelo rgo, em virtude da competncia que tem
a seu cargo e que compe a srie documental (MOLINA NORTES; LEYVA
PALMA, 1996, p. 158).
necessrio reunir todas as informaes existentes sobre a evoluo
orgnica do sujeito produtor; disposies que regulam suas competncias,
normas e procedimentos que condicionam a aplicao real destas
competncias, normas que controlam a circulao interna e externa dos
documentos na fase de produo, ou seja, toda a circunstancia que implica o
estudo institucional (...). Este estudo permite o conhecimento da estrutura do
rgo, seu funcionamento interno, suas competncias e suas transformaes
histricas (ALBERCH i FUGUERAS, 2004, p. 108-109). Os elementos que
devem ser considerados nesta pesquisa so:
71
Data de criao e de extino;
Data de todas os textos normativos que determinaram uma mudana na
estrutura; do organismo (mudana de nome do rgo, supresso e
transferncias de competncias);
rgos que tenham precedido o desenvolvimento das competncias
anlogas e
rgos que herdaram competncias semelhantes (CONDE
VILLAVERDE, 1992, p. 42-43).
Este estudo das caractersticas que apresentam o rgo produtor dos
documentos se viabiliza a partir os dados encontrados em vrios tipos de
fontes de informaes, que variam de acordo com a natureza do rgo, se
pblico ou privado ou em funo das caractersticas do fundo se permanente
ou na fase de produo.
A informao sobre os elementos orgnicos e funcionais obtm-se
atravs da prpria documentao e da legislao. No caso de rgos pblicos,
o estudo de todos os textos legais e normativos pertinentes estrutura e
funcionamento durante sua existncia, permitir conhecer as competncias,
funes e atividades desempenhadas que ficaram registradas nos documentos
produzidos. So as normas oficiais que dispem sobre a estrutura e
funcionamento do rgo produtor leis, decretos, portarias, entre outros mas
podem existir problemas nesta pesquisa, decorrentes do momento em que se
encontram os documentos.
No caso dos documentos permanentes, pode haver inexistncia de
legislao ou lacunas no perodo abrangido pela documentao. Neste caso
necessrio recorrer a outros estudos histricos que tenham sido publicados
sobre o rgo a ser analisado, a relatrios de servios e at mesmo a relatos
de antigos funcionrios da municipalidade, que podem contribuir com
elementos elucidativos para este estudo de contexto.
Para os documentos produzidos, pode ocorrer que nas fontes
legislativas no estejam previstas atividades informais ou seja mal redigidas, o
que torna esta fonte de informao falha, fazendo com que seja necessrio
entrevistas com os responsveis para o desenvolvimento dos procedimentos
administrativos nos rgos que esto sendo estudados, a fim de coletar dados
72
sobre a realidade administrativa vigente (LA TORRE MERINO; MARTN-
PALOMINO y BENITO, 2000, p. 16-17).
Molina Nortes e Leyva Palma (1996, p. 159), relacionam os instrumentos
que so elaborados, a partir do registro dos dados recolhidos nestas fontes de
informaes. Estes tm por finalidade reunir toda a informao relacionada
com as mesmas competncias que ao longo do tempo foram atribudas a
determinados rgos produtores. So os seguintes:
1. ndice de organismos produtores (tambm chamado de fichrio de
organismos
29
) - estruturado hierarquicamente, no qual, mediante relaes
cruzadas, seja possvel seguir a evoluo orgnica de cada unidade
administrativa estudo de cada organismo produtor de documentos, que tem por
finalidade registrar a sua evoluo administrativa durante o perodo de sua
gesto administrativa. Apresenta os seguintes dados, em sua configurao:
nome do rgo produtor, data de criao, data de supresso, especificao da
legislao que dispem sobre a estrutura e funcionamento do rgo, nome dos
organismos que precederam o atual cujas atribuies sejam as mesmas, nome
dos organismos sucessores (herdeiros) de suas competncias, tipos
documentais produzidos, cdigos de classificao.
2. Repertrios de organogramas - aps recolher a informao sobre o
rgo produtor, procede-se a elaborao dos organogramas que permitem
conhecer, de forma grfica, as mudanas estruturais que o organismo sofreu
durante sua vigncia. Em cada organograma, anotar-se- a normativa de
aprovao pertinente e a data que esta estrutura representa e sero
elaborados tantos organogramas quantos sejam as mudanas estruturais
ocorridas durante a gesto administrativa do rgo produtor analisado. Nasce
paralelamente ao fichrio, onde esto as cpias dos referidos textos normativos
descritos no instrumento acima (MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996, p.
159).

29
Os dados so registrados em fichas, cujos elementos considerados so: nome do
organismo; datas-limites de vigncia do organismo; competncias, funes e atividades
atribudas; datas de mudanas em sua estrutura e/ou funcionamento e organismos que
sucederam e/ou antecederam; vnculos hierrquicos; relao dos tipos documentais
produzidos. Cf. CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 43.
73
3. ndice legislativo (tambm chamado de Repertrio legislativo de
rgos produtores
30
) se forma a partir das fichas de coleta de dados sobre o
rgo produtor, um instrumento que tem por objetivo o estudo de cada norma
individualizada, referenciada no primeiro instrumento. Deve ser elaborada
quando existem muitas fontes de informao legislativa e, portanto, a
necessidade de um estudo mais detalhado sobre a evoluo administrativa do
rgo. Deve possuir os seguintes elementos: nome do organismo (definido por
lei); assunto (resumo do contedo da norma); data de aprovao; data de
publicao; especificao da norma (se lei, decreto, etc); nome do
antecedente e do sucessor do organismo.

Identificao do tipo e delimitao da srie documental

Esta fase da pesquisa pressupe o levantamento de informaes sobre
os elementos que caracterizam os documentos de arquivo, o tipo documental.
O vnculo estreito existente entre o documento e o procedimento que lhe d
origem se revela atravs do mtodo de anlise de suas caractersticas.
Neste momento quando se estuda os caracteres internos e externos
que se referem a sua estrutura fsica (gnero, suporte, formato e forma) e ao
seu contedo, para denominar o tipo e a srie documental. A srie constitui o
objeto de estudo da arquivstica e sobre ela versa toda proposta de tratamento
tcnico.
Molina Nortes e Leyva Palma (1996, p.156; 160), denominam a
identificao da documentao, como uma atividade intelectual que se
caracteriza pela anlise e estudo pormenorizado da srie documental
transferida e que consiste no levantamento de informaes sobre os
elementos que caracterizam os documentos.
A correta definio da srie documental permitir a realizao de
estudos comparativos, com olhar retrospectivo, tornando segura a realizao
do tratamento tcnico dos conjuntos durante a fase de seu ciclo de vida e a
elaborao de instrumentos estveis que normalizem os procedimentos para o
pleno funcionamento do sistema de arquivos. A identificao como processo,

30
CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 43.
74
realizado em fases consecutivas rgo produtor e documentos - tem como
objetivo a caracterizao de cada um dos elementos que o caracterizam para
se chegar a srie documental. Este grupo de autores parte de um parmetro
conceitual normalizado de srie documental, representado pela seguinte
frmula: srie = sujeito produtor + funo + tipo documental. Como regra geral
sua denominao coincide com o do tipo documental e este com a atividade
que se realiza (LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p.
22-24).
Entende-se por tipo documental, a unidade produzida por um organismo
no desenvolvimento de uma competncia concreta, regulamentada por uma
norma de procedimento e cujo formato, contedo informativo e suporte so
homogneos e por srie documental, o conjunto de documentos produzidos
por um mesmo sujeito produtor no desenvolvimento da mesma funo e cuja
atuao administrativa foi plasmada num mesmo tipo documental
31
.
As fontes de informao, utilizadas nesta fase, alm das leis, decretos,
portarias, regimentos e regulamentos internos, so as consultas diretas s
pessoas que estejam tramitando e produzindo os documentos, ligando-os s
funes e atividades que produzem os documentos,

quem alm de resolver qualquer duvida apresentada na
interpretao das disposies legais, so as nicas que podem
responder a dados to importantes como o ndice de
freqncia de consulta nos momentos posteriores a
finalizao do tramite (...) o conhecimento exaustivo dos
elementos que constituem cada srie documental, o que
permitir estabelecer os critrios adequados para a sua correta
classificao e ordenao (Idem, 1992, p. 43).

Uma vez identificada a unidade administrativa e os tipos documentais
em que se materializam de suas competncias, funes e atividades, ser
necessrio estudar as normas que regulamentam os processo de tramitao
que teve cada tipo documental na sua fase de produo.


31
Os mesmos conceitos de tipo documental e srie documental, so citados pelos autores LA
TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 21 e 22; CONDE VILLAVERDE,
1992, p. 79 e 78; DICCIONARIO, 1993, p. 52 e 49 e MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996,
p. 30 e 31, respectivamente.


75
Isto permitir conhecer os documentos que conformam cada tipo
documental, as unidades que intervm no trmite, o nmero de
cpias que se produz, os que se conservam e onde, assim como
a existncia de documentos cujos dados estejam registrados em
outros documentos (CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 43).

Nesta fase, ser formatado o instrumento que registra os dados
identificadores de cada srie documental, produzida ou acumulada. So as
fichas de identificao e avaliao de sries, como a denomina Conde
Villaverde (1996) e La Torre Merino e Martn-Palomino y Benito (2000) ou ficha
de tipos documentais, nome dado por Molina Nortes e Leyva Palma (1996)
O manual de La Torre Merino e Martn-Palomino y Benito, publicado em
2000, pela Escola Ibero-Americana de Arquivos, em Alcal Henares, sintetiza a
teoria e metodologia da identificao, formulada como resultados da atuao
dos arquivistas da Direo de Arquivos Estatais da Espanha, a partir de 88. Os
grupos de trabalho que surgiram, obedecendo ao disposto na legislao
espanhola, passaram a atuar a partir de critrios e propostas comuns, (...) pois
deveriam enfrentar da mesma maneira o problema da acumulao e avaliao
de fundos.
Desde 1981, o Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, sob a
coordenao de Vicenta Corts Alonso (1986, p. 420) vinha se dedicando a
este estudo arquivstico de anlise documental, aplicando o procedimento
documentao administrativa contempornea municipal. O objetivo proposto
para a anlise era determinar o tipo documental, (...) para saber de que
documentos se tratam e quais so seus iguais, para coloc-los juntos, portanto,
formar as sries. O resultado das anlises fica registrado no manual de
tipologia documental, cuja publicao servir de apoio para as unidades
administrativas para sua tramitao, constituindo uma pea chave para a
gesto documental e constituir um guia e instrumento normalizador para os
arquivistas (LPEZ GMEZ, 1998, p. 7). O manual de tipologia documental
apresenta os seguintes elementos:
Srie documental: denominao, cdigo, caracteres externos (gnero,
suporte, formato e forma)
Entidade produtora
Destinatrio
76
Legislao
Tramitao
Documentos bsicos que compe o processo
Ordenao da srie
Contedo
Vigncia administrativa
Prazos de destinao (CORTS ALONSO, 1986, p. 424-426).
O grupo, associando o procedimento de identificao de documentos
primeiramente classificao e descrio, logo passou a utiliz-lo para a
avaliao. Sob este ponto de vista, as discusses naquele pas avanaram
consideravelmente. Muitos modelos foram surgindo a partir das prticas
realizadas por arquivistas em diferentes instituies do pas. Mesas de debates
se formaram em busca da padronizao de parmetros. O aprimoramento do
mtodo e dos instrumentos caminhou associado ao avano das discusses
sobre a avaliao, que passou a olhar para o documento, cada vez mais, em
seu momento de produo.
A Comisso Nacional de Avaliao e Triagem de Documentos do
Governo da Catalunha (Comissi Nacional dAvaluaci i Tria de Documentaci /
Generalitat de Catalua) se refere ao procedimento de anlise dos documentos,
como uma tcnica de gesto documental que permite um tratamento eficaz da
informao e da documentao. O objetivo do mtodo verificar as
caractersticas das funes e das atividades desenvolvidas pelo conjunto de
suas unidades administrativas, com a finalidade de produzir informaes para
a avaliao documental (GENERALITAT, 1997, p. 11; 23). Elaboram a tabela
de temporalidade no formato do manual de tipologia documental,
demonstrando a influencia do uso generalizado desta metodologia da
identificao de documentos e das inovaes que vo surgindo na tradio
arquivstica espanhola.
Outras propostas de identificao de documentos merecem ser
mencionadas como a do Servio Regional de Arquivos da Comunidade de
Madri, coordenado por Ana Dupla Del Moral, citada por Ramn Alberch i
Fugueras (2004, p. 110). Seu objeto de anlise o rgo produtor e seus
documentos, para efeitos de tratamento de fundos documentais. Rene num
77
nico instrumento, a ficha de identificao, os elementos que caracterizam o
rgo e seu funcionamento e o tipo documental:
Instituio produtora e rgo produtor
Tipo documental: denominao, definio, classe, suporte, formato e
forma
Funo
Limites cronolgicos
Normativa
Trmite
Documentos bsicos que compem o expediente
Avaliao (valores)
Acesso (condies): documentao
Crescimento anual (metros)
O modelo de identificao arquivstica do Sistema Andaluz de Arquivos
o que melhor expressa a natureza da tarefa, reconhecendo-a como primeira
fase do tratamento documental, obrigatria para qualquer fundo e que deve
ser, preferencialmente, realizada nas reas de produo documental. Tem por
finalidade a fixao da tipologia documental, necessria para a avaliao,
organizao e descrio (Decreto 97/2000, art. 27).
Os objetos de estudos so o rgo produtor e as sries documentais.
Estes dados ficam registrados em formulrios especficos, que apresentam os
seguintes elementos (LPEZ GOMEZ, 1998):
rgo produtor
Organizao
Funes
Sries documentais
Dgitos da srie documental e denominao da srie
Estudo da evoluo orgnica da instituio, com determinao
das funes desempenhadas ao longo do tempo e seu vinculo
orgnico
Estudo das normativas especficas que regulamentam a origem
da srie, procedimento e tipos documentais que a integram.
78
Estudo dos circuitos documentais gerados durante a tramitao
do expediente, que permita estabelecer a srie principal,
relacionada, frao de srie, etc, assim como os tipos
documentais e sua tradio documental.
Dados quantitativos e qualitativos da srie documental (volume,
datas limites, ordenao, descrio, valores, acesso)
No Brasil, os processos de identificao incidiram sobre rgos
produtores, documentos e arquivos. Os modelos de anlise documental
proposto para realizao de tarefas na rea estiveram associados a outros
processos de identificao, como o de rgo produtor para efeito de
organizao de massas acumuladas ou o de identificao de arquivos, para
fins de definio de estratgias para implantao de sistemas de arquivos.
Interessa para efeito desta abordagem, verificar na experincia
brasileira, como os modelos destes processos de identificao e neste
contexto, que parmetros vem norteando a identificao de documentos de
arquivo e os instrumentos propostos para realizar esta tarefa de pesquisa.
Nos anos 70, tem incio na arquivstica brasileira o uso da anlise
documental, assinalando as preocupaes sobre os mtodos a serem
aplicados na avaliao de documentos correntes e contrariando a tendncia de
avaliao de documentos acumulados que vigorava na Europa neste perodo.
Nilza Teixeira Soares (1975), assinala a importncia desta fase de coleta
de informaes versarem sobre os documentos em curso de produo, para
depois incidirem sobre as sries acumuladas em arquivos. Talvez parea
estranho que, ao falar de avaliao de documentos cogitemos apenas
documentos em processo de produo, salienta a autora, mas o fato que o
conhecimento dos documentos produzidos hoje facilita o entendimento dos
documentos produzidos no passado (SOARES, 1975, p. 10).

A sistemtica apontada para efeito de levantamento da produo
documental corrente, preliminar do plano de destinao, pode-se
dizer inspirada nos dois princpios arquivsticos, pouco
divulgados entre ns: o princpio da organizao e o da
competncia administrativa, pelos quais os arquivos em
formao ou em processo de reclassificao devem refletir a
estrutura interna e as competncias do organismo que produz ou
produziu o fundo de arquivo (Idem, 1975, p. 12).

79
Para o levantamento da produo documental, termo usado para
designar o procedimento preliminar avaliao, foi proposto quatro formulrios
de coleta de dados sobre os documentos correntes. Estes instrumentos se
fundamentam no principio de que os documentos provenientes de uma funo,
mantm entre si relaes que necessitam ser levantadas no processo de
avaliao, registrando elementos que os refletem como tal (SOARES, 1975, p.
9-10):
Formulrio 1: funes da unidade (diplomas legais)
Formulrio 2: atividades e rotinas (inter-relaes entre rgos)
Formulrio 3: documentao produzida (documento, srie e conjunto)
Forma fsica
Ttulo
Contedo informativo
Importncia
Forma de arquivamento
Prazo de vida til
Interesse de consulta
Demais elementos para apreciao de valor.
Esta proposta de Nilza Teixeira Soares passa a influenciar os processos
de avaliao documental desenvolvidos em arquivos brasileiros, que adaptam
o modelo s circunstncias analisadas.
Em 1978, Rose Marie Inojosa, dentro do projeto de sistema de arquivos
para a Prefeitura Municipal de So Paulo, prope um questionrio de
levantamento da produo documental, para estudar as tipologias de
processos produzidos e acumulados, com o objetivo de implantar o processo
de avaliao documental (INOJOSA, 1978, p. 52).
No manual do Projeto de Gesto de Documentos do Ministrio da
Agricultura, usa igualmente um formulrio de levantamento da produo
documental, para estudar os documentos produzidos pelo rgo, com a
finalidade de visualizar o funcionamento de cada setor de atividade no tocante
produo e ao tramite documentais, subsidiando a avaliao e a
racionalizao dos documentos. Os elementos, rgo produtor, documento
produzido, cpias e/ou vias do documento e destinao final, integram o
80
instrumento usado para analisar o documento, definido como o registro
material dos atos surgidos em decorrncia do exerccio de atividade
especfica. Refere-se a forma e contedo do documento, objeto do
levantamento. (ex. termo de baixa de bens imveis). A srie, entretanto, se
forma a partir da designao genrica relativa a funo-fim do rgo
pesquisado (ex. rgo: Departamento de Administrao e Srie:
Administrao-Geral (BRASIL,1986, p. 11-23).
Outro modelo que se destaca no estudo de documentos para efeitos de
avaliao, o desenvolvido pela Prefeitura Municipal de Rio Claro (SP), para
montagem do plano de destinao e tabela de temporalidade (PAGNOCCA;
BARROS, 1989, p. 34). Tendo por objeto de estudo o tipo documental, so
elaboradas duas fichas para identificar a produo documental do municpio,
uma para a fase de emisso e outra para estudar as vias do tipo documental
acumuladas nos arquivos. So as seguintes (PAGNOCCA; BARROS, 1986,
p. 43-46):
(Ficha) Produo documental emisso
Titulo
Contedo
Suporte
Dimenses
Autoridade que valida
Dispositivo legal
rgo emissor e subordinao
Quantidade de documentos emitidos
Destino das vias
(Ficha) Produo documental acumulao
Ttulo
rgo de destino e subordinao
Freqncia de uso
Mtodo de arquivamento
Instrumentos de acesso
Acondicionamento
Datas-limite
81
Quantidade
Outros modelos de identificao de documentos foram propostos para
estudar e organizar de massas acumuladas em arquivos. Merece referencia os
trabalhos de Eliana Furtando de Mendona (1986, p. 5), na Diviso de Pr-
Arquivo do Arquivo Nacional, que desenvolve um formulrio de identificao de
documento, com a finalidade de definir critrios de organizao de massa
documental acumulada, preparando-a para avaliao e recolhimento, com os
seguintes elementos:
Endereamento
rgo de competncia
Srie
Subsrie
Assunto
Data-limite
Observaes
Localizao do acervo
O elemento assunto caracteriza o contedo informativo do documento,
refletindo uma atividade, fundamenta o conceito de documento, objeto da
identificao. A srie documental, para o modelo, constituda pelos conjuntos
documentais produzidos por um rgo em funo de suas atribuies,
definidas em leis e regulamentos (MENDONA, 1986, p. 5).
O assunto, tambm ser o elemento distintivo para reconhecer o
documento no modelo de identificao proposto para avaliar documentos e
elaborar a tabela de temporalidade e proposta de destinao dos documentos
acumulados nos setores da Fundao Casa de Rui Barbosa, no Rio de
Janeiro. Para as autoras do projeto, o documento, objeto da identificao,
aquele arranjado segundo uma ordem intelectual, na busca por assunto,
entendendo por este termo, o tema a que se refere o documento (OLIVEIRA;
MOURA, 2003, p. 6; 10; 12). De acordo com estes parmetros, foram
elaboradas duas fichas para coletar dados sobre os documentos correntes,
produzidos e acumulados no rgo.
Ficha de levantamento da produo e tramitao de documentos
Tipos de documentos produzidos
82
Quantidade de cpias
Fluxo documental
Utilizao dos documentos
Destinao final
Ficha de levantamento da documentao acumulada
Critrios de armazenamento e conservao
Tipos documentais acumulados
Assuntos
Data-limite
Quantificao
Utilizao (OLIVEIRA; MOURA, 2003, p. 7-8).
Em 1987, dentro da proposta de Diagnstico dos Arquivos das
Secretarias do Governo do Estado de So Paulo, elaborada pelo Arquivo do
Estado de So Paulo, a identificao arquivstica foi aplicada ao protocolo e
arquivo. O projeto teve por finalidade de conhecer a situao das unidades
orgnicas que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo e mapeamento
dos depsitos de documentao custodiada e estabelecer as bases de
implantao do sistema de arquivos (DIAGNSTICO, 1987, p. 18). Foram
montados instrumentos de coletas de dados para estudar o rgo produtor e os
documentos acumulados, unindo duas fases da identificao. Os autores
referem-se aos questionrios de identificao das sries documentais de valor
permanente, que tiveram como objeto de investigao, o acervo arquivstico
para complementar dados sobre as sries de uso no corrente e a um de
reconstituio da estrutura organizacional da administrao pblica, fase de
pesquisa onde a coleta incidiu sobre a legislao pertinente e a bibliografia
especfica. Estes dois instrumentos no foram publicados.
No mesmo campo dos diagnsticos, merece referencia ainda o trabalho
de Ana Maria Camargo (1996, p. 15), para caracterizao dos documentos
acumulados nos depsitos da Faculdade de Filosofia, Cincias e Letras da
USP, desenvolvido com a finalidade de Sugerir as estratgias e prioridades
para implantao do sistema de arquivo. Alem da caracterizao do depsito
em si, para a qual foi elaborada uma ficha de coleta de dados para o
diagnstico dos arquivos, outra ficha registrava dados sobre os documentos,
83
conforme elementos listados a seguir. Para tal fim, recomendava-se que para a
denominao do documento fosse mencionada preferencialmente a
nomenclatura atribuda no rgo de origem (CAMARGO, 1996, p. 43-44).
Conjunto de mesma espcie ou tipo
Data-limite
Critrio de ordenao
Quantidade
Acondicionamento
Mobilirio
Estado de conservao
Janice Gonalves (1998, p. 15), refere-se identificao de documentos
como o primeiro passo para sua organizao e guarda. A autora desenvolve
dois modelos de anlise para estudar os documentos e seu contexto de
produo, dados necessrios para organizar os documentos de arquivo
(GONALVES, 1998, p. 19-20):
Identificao do documento
Suporte
Forma
Formato
Gnero
Espcie
Tipo
Contedo
Contexto de produo
Identificao de contexto
Organismo produtor
Funes
Atividades
Desde os anos 80, Heloisa Bellotto vem divulgando no Brasil a
metodologia diplomtica aplicada arquivstica. A tipologia documental vista
como uma extenso da diplomtica no campo da arquivstica foi apresentada
preliminarmente na Revista do Arquivo Municipal de So Paulo (1982), sendo
aquelas concepes revistas em artigo publicado na Revista do Arquivo de Rio
84
Claro (1990). No manual da mesma autora (2004), a anlise tipolgica
apresentada segundo o modelo do Grupo de Arquivistas de Madri. No manual
da autora, que trata da anlise diplomtica e da tipolgica, encontram-se os
conceitos de espcie e tipo
32
, antes no muito discutidos no Brasil.
Os modelos de anlise propostos so complementares e so usados
para caracterizar e denominar a srie documental, razo pela uma
metodologia til para a concretizao das tarefas arquivsticas bsicas,
classificao, avaliao e descrio (BELLOTTO, 2002, p. 21).
Identificao diplomtica
O objeto a unidade arquivstica elementar, analisada enquanto
espcie documental e definida como a configurao que assume um
documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele
contidas. A espcie documental diplomtica aquela que obedece a frmulas
convencionadas, em geral estabelecidas pelo Direito administrativo ou notarial.
A anlise diplomtica verifica os elementos da estrutura do documento,
preconizados pela diplomtica clssica, ou seja, protocolo inicial, texto e
protocolo final, com suas subdivises. Chega-se assim ao requerimento, ao
decreto, portaria, entre outros formatos, que servindo aos propsitos da ao
que o utiliza como veculo, gera o tipo documental, base para a formao das
sries de arquivo (Idem, 2000, p. 17; 27).
Identificao tipolgica
Tem por objeto o tipo documental, que reflete a lgica orgnica dos
conjuntos documentais, que por definio a configurao que assume uma
espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou (BELLOTTO,
2002, p. 20). O modelo de anlise tipolgica acima referenciado foi o elaborado
em 1981 por Vicenta Corts Alonso (1986) e o Grupo de Arquivistas Municipais
de Madri (1988). Bellotto discute o modelo e frmula as bases tericas do
mtodo, introduzindo no Brasil a tipologia documental, esta nova abordagem da
identificao de documentos no campo da arquivstica.

32
Estas definies foram incorporadas no Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado
pela Secretaria de Cultura do Governo do Estado de So Paulo, em 1996, de autoria de
Heloisa Bellotto e Ana Maria Camargo, tornando-se obra de referencia na rea.
85
Influncia desta corrente terica fica evidente na nossa dissertao de
mestrado
33
, que referencia a tipologia documental como ferramenta
metodolgica para o desenvolvimento de prticas arquivsticas. A partir da
denominao normalizada do tipo documental, so estabelecidas as sries
documentais
34
, tomadas por referencia para o desenvolvimento de tarefas de
gesto documental e de tratamento de massas documentais acumuladas em
arquivos. Aplica-se a metodologia no estudo de documentos municipais
produzidos e acumulados na Prefeitura de Campo Belo (MG), como
fundamento para a gesto de documentos correntes e para a identificao,
organizao, eliminao e descrio de documentos acumulados. So
propostos dois formatos para coletas de dados, um para estudar o documento
em fase de produo e definir sua avaliao e outro aplicado aos documentos
acumulados, para efeito de classificao e descrio no arquivo permanente.
Ambos so denominados ficha de identificao de tipologia documental e
contemplam os seguintes elementos (RODRIGUES, 2003, p. 8):
Fase de produo
Tipo documental
rgo produtor
Competncias
Atividade
Objetivo da produo
Legislao
Tramitao
Documentos anexos
Contedo
Tempo de arquivamento
Destinao

33
Dissertao de mestrado intitulada Tipologia documental como parmetro para a gesto de
documentos de arquivo: um manual para o municpio de Campo Belo (MG), defendida em
2003, junto Universidade de So Paulo, sob orientao da Profa. Dra. Helosa Liberalli
Bellotto e Disponvel em: <teses.usp.br>, cujo extrato foi publicado no artigo: RODRIGUES,
Ana Clia. Tipologia documental como parmetro de classificao e avaliao em arquivos
municipais. Cadernos de Estudos Municipais. Universidade do Minho (Portugal): v.17/18,
n.jun a dez, 2005.

34
Definida como a seqncia de unidades de um mesmo tipo documental (DICIONRIO,
1996, p. 69).
86
Fase de acumulao
Notao das sries
Dataslimite
Entrada descritiva: tipologia da srie documental e contedo
Dgitos do quadro de classificao
Quantidade de documentos
No Servio de Marinha do Brasil, para fins de avaliao documental,
Maria Rosngela Cunha (s/d, p. 1; 38), utiliza a metodologia da identiticao,
referindo-se ela como levantamento da produo documental, processo
desenvolvido para cadastrar os dados da Organizao Militar. O objeto da
anlise a tipologia documental produzida pela OM, entendendo por tipo a
configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade
que a gerou. a juno da espcie com a funo documental (p.38). Os
elementos usados na referida coleta de dados sobre os documentos em fase
de produo so:
Setor
Competncia
Atividade
Espcie
Funo
Assunto (CUNHA, s/d, p. 3).
A pesquisa de Ivandir Codato (1999, p. 11) desenvolvida nos
documentos do Poder Judicirio, rea Trabalhista, em Maring (PR),
demonstra a influencia da tipologia documental no modelo de identificao
arquivstica. Tal modelo se justifica para dar visibilidade s funes e
atividades, deixando clara a ligao entre os documentos, explica a autora,
ficando registrado num instrumento de pesquisa, elaborado para estudar o
rgo produtor e seus documentos. Apresenta os seguintes elementos:
Estrutura
Competncias
Atividades
Documentos gerados
87
Esta mesma concepo terica sobre o documento de arquivo,
estabelecida nos parmetros da tipologia documental, assinala os fundamentos
dos manuais de Mrcia Pazin e do Sistema de Arquivos do Estado de So
Paulo (SAESP), ambos publicados em 2005.
Para Mrcia Pazin (2005, p. 9), o diagnstico da produo documental,
termo usado para denominar a identificao, a primeira etapa para a
organizao de documentos de arquivo e necessria para a avaliao. No
modelo proposto pela autora, a anlise tem como objeto o organismo produtor
e os tipos documentais e desenvolvem-se em dois momentos (PAZIN, 2005, p.
10-11):
Arquivo administrativo: organismo produtor
Setor
Funes
Atividades
Documentos produzidos e acumulados
Informaes gerais sobre o arquivamento
Depsitos: anlise da produo documental (tipo)
Estrutura
Funo
Tramitao
O Decreto 48.897/2004, que institui o SAESP, estabelece o conceito de
srie que ser objeto de identificao, definindo-a como o conjunto de
documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo rgo, em
decorrncia do exerccio da mesma funo, subfuno e atividade e que
resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem mesma
temporalidade e destinao (art.12). Entende-se por tipo documental a
configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade
que a gerou. Exemplos: Boletim de Ocorrncia, Certido de Nascimento
(DICIONRIO, 1996, p. 74). No manual de treinamento, a equipe responsvel
pelo projeto desenvolve um modelo de identificao arquivstica para chegar a
classificao e avaliao dos documentos produzidos pela Secretarias de
Estado do Governo de So Paulo. Detalham os procedimentos para estudar o
contexto de produo e as sries documentais. Primeira fase do processo
88
identificar o contexto de produo dos documentos, caracterizando os
seguintes elementos:
Funo
Subfuno
Atividade
Srie documental
Segue-se, identificar a srie documental cuja denominao definida
obedecendo a seguinte frmula: documento (processo) + ao (aquisio) +
objeto (material de consumo). O documento atrelado atividade / subfuno /
funo / rea-fim / rgo produtor que o gerou d origem srie documental
(BERNARDES, 2005, p. 45; 47).
A anlise documental como premissa para a realizao de tarefas
arquivsticas encontra suas razes em Schellenberg (1980, p. 199) que a
discutiu nos parmetros da classificao e da descrio. Prope ele um modelo
de identificao de unidades documentrias que deve ser realizado em trs
nveis:
Grupos documentais
Sries documentais
Papis individuais no interior das sries
As qualidades que apresentam o documento de arquivo determinam sua
distino entre os demais do conjunto e estes atributos ou caracteres,
reportam-se tanto estrutura como a substncia. Os documentos so
arranjados e descritos, de forma a revelar seu contedo e significado, razo
pela qual o documento precisa ser representado pela funo e no pelo
assunto. (...) A funo de grande significado, pois revela seu contedo. Os
atributos dos documentos de arquivo revelam a organicidade caracterstica de
sua natureza. So partes uns dos outros e perdem o significado se no forem
tratados coletivamente. Todos os que surgiram de determinada operao
acusam um carter coesivo (SCHELLENBERG, 1980, p. 204; 234; 217).
Recomenda que se tratem as sries de arquivo como unidades integrais,
pois como reflexo do ato, devem ser preservadas intactas como seu registro:
devem ser guardadas parte, pois combinadas arbitrariamente num mao
nico, quando relativas a diferentes sortes de aes, confundir o registro, que
89
elas constituem, do ato administrativo, e viciar a prova que deriva da maneira
pela qual os documentos se reuniram no transcurso do ato em questo. J que
elas refletem, em geral, o ato, mister se preservem intactas como um registro
deste (Idem, 1980, p.114).
As discusses sobre os processos de identificao de documentos
avanaram consideravelmente na rea arquivstica, desde a dcada de 80.
Espanha um pas deu grandes contribuies tericas para a construo desta
metodologia da identificao, sobretudo da identificao de documentos de
arquivo. No Brasil, entretanto, no h uma unidade de critrios sobre os
processos de identificao. A realidade marcada pela diversidade de termos
e de concepes, sobretudo sobre o conceito de documento que fundamentam
os referidos modelos de identificao arquivstica. A sntese das idias
apresentadas pelos autores espanhis e brasileiros, que demonstram o
processo de construo desta metodologia nas duas tradies arquivsticas,
so apresentados nos quadros demonstrados a seguir. Tais quadros, que
registram separadamente as tradies que vem sendo construda na Espanha
e no Brasil, refletem um esforo de sistematizao das abordagens analisadas
sobre os processos de identificao, permitindo assim uma melhor visualizao
e comparaes dos elementos da anlise que caracterizam os procedimentos.
No mbito dos processos de identificao interessa verificar como a
identificao de tipologias documentais esta relacionada com as atuais
discusses em torno da teoria e da metodologia da diplomtica.







90
PROCESSOS DE IDENTIFICAO NA ESPANHA (1986-2005)




autores definio
(natureza da anlise)
objeto e finalidade instrumentos e
elementos
documento, tipo e srie
(parmetro conceitual)

Vicenta Corts Alonso e
Grupo de Arquivistas
Municipais de Madri

(1986)


Determinar o tipo
documental, parta saber de
que documentos se tratam
e quais so seus iguais,
para colocar-los juntos,
portanto, formar as sries.
(p.420)

Estudo arquivstico
de anlise
documental


Municpios da Comunidade
de Madri

Objeto: documentao
administrativa
contempornea e histrica


Fixao das sries.
Uniformizar a maneira de
trabalhar dos arquivistas:
classificao, descrio e
avaliao. (p.431)

Manual de tipologia
documental

Srie documental:
denominao,
cdigo, caracteres
externos (gnero,
suporte, formato e
forma)
Entidade produtora
Destinatrio
Legislao
Trmite
Documentos
bsicos que
compe o processo
Ordenao da srie
Contedo
Vigncia
administrativa
Prazos de
destinao
(p.424-426)


Documentos de arquivo:
produzidos pelas
administraes e pelos
indivduos como resultados
do seu viver cotidiano.
A tipologia documental dos
arquivos variada
segundo quem, como e
para que a produza. (p.
420)
91

Maria Luisa Conde
Villaverde

(1992)


Fase do tratamento
arquivstico que consiste
na investigao e
sistematizao das
categorias administrativas
e arquivsticas em que se
sustenta a estrutura de um
fundo. (p.72)

Aplicao dos princpios de
procedncia e ordem
original: estudar as
disposies que
regulamentam cada tramite
concreto e a circulao
interna e externa que teve
cada tipo documental na
sua fase de produo.
Conhecimento dos
elementos que constituem
a srie documental, para
estabelecer os critrios da
classificao e ordenao.
(p.43)

Identificao


Archivo General de la
Administracin / Direccin
de Archivos Estatales

Objeto: documentao
administrativa

Elemento orgnico
(sujeito produtor)
Elemento funcional
(tipo documental)
(p.42)


Tratamento e controle de
fundos documentais:
Identificao, avaliao,
descrio e difuso.
Primeira fase, que cabe ao
arquivo central sua
elaborao. (p.41)

Ficha de identificao e
avaliao de sries

Tipo documental
Organismo produtor
Funo
Legislao
Documentos
bsicos
Ordenao da srie
Caracteres
externos
Instrumentos de
descrio
Elementos da
avaliao (tradio
documental,
eliminao/anos)
Condies do
acesso, legislao
e data final da
restrio. (p.86)


Tipo documental: unidade
produzida por um
organismo no
desenvolvimento de uma
competncia concreta,
regulamentada por uma
norma de procedimento e
cujo formato, contedo
informativo e suporte so
homogneos. (ex.
expediente de pessoal)
(p.79)

Srie: o conjunto de
documentos produzidos
por um sujeito produtor no
desenvolvimento da
mesma competncia e
regulamentados pela
mesma norma de
procedimento. (p.78)



Diccionario de
Terminologia Archivstica
espanhol


Fase do tratamento
arquivstico que consiste
na investigao e
sistematizao das

Objeto: rgo produtor e
documentos

Categorias




Tipo: unidade documental
produzida por um
organismo no
desenvolvimento de uma
92
(1993)

categorias administrativas
e arquivsticas em que se
sustenta a estrutura de um
fundo. (p.37)

Identificao

administrativas
Categorias
arquivsticas
(p.37)


(Classificao de fundos)

Classificao: operao
intelectual que se encontra
dentro da fase de
tratamento arquivstico
denominada identificao.
(p.26)
competncia concreta,
regulada por uma norma
de procedimento e cujo
formato, contedo
informativo e suporte so
homogneos (por exemplo,
o expediente pessoal).
(p.52)

Srie: conjunto de
documentos produzidos
por um sujeito, no
desenvolvimento de uma
mesma atividade
administrativa e
regulamentado pela
mesma norma jurdica e/ou
procedimento. (p.49)


Juana Molina Nortes e
Victoria Leyva Palma

(1996)


Atividade intelectual:
anlise e estudo
pormenorizado da srie
documental transferida.
(p.156)

Levantamento de
informaes sobre os
elementos que
caracterizam os
documentos. (p.160)

Segunda tarefa
arquivstica, realizada no

Manual de arquivos
administrativos

Objeto: arquivos
administrativos

Elemento orgnico
(rgo produtor)
Elemento funcional
(atividade
administrativa,
competncia, tipo
documental, srie)

Ficha de tipos documentais

Nome do tipo
documental e srie
Cdigo de
classificao
Funo
Datas limites
Notao
Organismo produtor
Legislao
Ordenao da srie

Tipo documental: unidade
produzida por um
organismo no
desenvolvimento de uma
competncia concreta,
regulamentada por uma
norma de procedimento e
cujo formato, contedo
informativo e suporte so
homogneos.

93
arquivstica, realizada no
arquivo central.
(tratamento tcnico
documental: recepo,
identificao, classificao,
ordenao, avaliao,
descrio).
(p.155-156)

Identificao da
documentao


Proceder classificao,
avaliao e descrio.
(p.156)


Instrumentos de
descrio
Sries
complementares
Outros tipos de
documentos onde
se recolhem dados
anlogos
Antecedentes da
srie
Continuao da
srie
Caracteres
externos (formato,
suporte, estado de
conservao)
Acessibilidade do
seu contedo
informativo
Avaliao
(p.160)

Srie: o conjunto de
documentos produzidos
por um mesmo sujeito
produtor no
desenvolvimento da
mesma atividade
administrativa e
regulamentado pela
mesma norma jurdica e/ou
procedimento. (p.30 e 31,
apud DICCIONARIO, 1993,
p.49 e 52)


Comisso Nacional de
Avaliao do Governo da
Catalunha

(Comissi Nacional
dAvaluaci i Tria de
Documentaci /
Generalitat de Catalua)

(1997)

Tcnica de gesto
documental que permite
um tratamento eficaz da
informao e da
documentao. (p.11)

Analise dos documentos
dos organismos, de acordo
com as caractersticas das
funes e das atividades

Arquivos da Generalitat de
Catalua (normas e
procedimentos de
avaliao)

Objeto: documentao
administrativa
(p.17)

Produzir informaes para

Tabela de avaliao
documental
(formato de manual de
tipologia)

Denominao da
srie
Funo
administrativa
(no informa)
94


desenvolvidas pelo
conjunto de suas unidades
administrativas. (p.23)

Anlise de
documentos

avaliao documental.
(p.17)



Marco legal
Documentos que
formam o
expediente
Series relacionadas
Suporte
Tramitao
Prazo de
conservao
(p.35)


Jose Luis La Torre
Merino e Mercedes
Martn-Palomino y Benito

(2000)


Fase do tratamento
arquivstico que consiste
na investigao e
sistematizao das
categorias administrativas
e arquivsticas em que se
sustenta a estrutura de um
fundo. (p.14)

a primeira fase da
metodologia arquivstica;
fase do tipo intelectual,
a partir da qual se
fundamentam a avaliao
e a descrio do fundo
documental. (p. 12-14)

Analisar os caracteres
externos e internos dos
documentos, que se
referem tanto a sua

Escuela Iberoamericana de
Archivos (manual)

Objeto: fundo (produo e
acumulao)

Organismo produtor
(evoluo orgnica
e competncias
administrativas)
Elemento funcional
(competncias,
funes e
atividades)
Tipo documental
(procedimento)
(administrativo e
trmite)
Delimitao da
srie documental
(p.14)

Ficha de identificao e
avaliao de sries

Tipo documental
Organismo produtor
Funo
Legislao
Documentos
bsicos
Ordenao da srie
Caracteres
externos
Instrumentos de
descrio
Elementos da
avaliao (tradio
documental,
eliminao/anos)
Condies do
acesso, legislao
e data final da

Tipo documental: unidade
produzida por um
organismo no
desenvolvimento de uma
competncia concreta,
regulamentada por uma
norma de procedimento e
cujo formato, contedo
informativo e suporte so
homogneos. (p.21, apud
DICCIONARIO, 1993,
p.52)

Srie: o conjunto de
documentos produzidos
por um mesmo sujeito
produtor no
desenvolvimento da
mesma funo e cuja
atuao administrativa foi
95
estrutura fsica (gnero,
suporte, formato e forma)
como a seu contedo.
(p.21)

Identificao de
fundos

(p.14)


Tratamento de fundos
(administrativos ou
histricos), cujo resultado
ser a organizao do
fundo propondo as bases
para a avaliao e
descrio. (p.14)

e data final da
restrio. (p.86
apud CONDE
VILLAVERDE,
1992, p.86)

atuao administrativa foi
plasmada num mesmo tipo
documental.
Srie = sujeito produtor +
funo + tipo documental
Como regra geral sua
denominao coincide com
o do tipo documental e
este com a atividade que
se realiza. (p.22)


Antonia Heredia Herrera
(coord)

(2000)




Primeira fase do
tratamento arquivstico que
consiste na anlise da
organizao e das funes
das pessoas fsicas ou
jurdicas, publicas ou
privadas e das sries
documentais que
produzem como base para
a avaliao documental e
para a organizao e
descrio arquivsticas. A
identificao obrigatria
para qualquer fundo
documental e dever se
feita, preferencialmente,
nas reas de produo
documental.
(Decreto 97/2000, art. 27)

Sistema Andaluz de
Arquivos

Objeto: rgo produtor e
sries documentais


Fixao da tipologia
documental: necessria
para a avaliao,
organizao e descrio.
(Decreto 97/2000, art. 27)


Formulrios

rgo produtor
Organizao
Funes

Sries documentais
Dgitos da srie
documental e
denominao da
srie
Estudo da evoluo
orgnica da
instituio, com
determinao das
funes
desempenhadas ao
longo do tempo e
seu vinculo
orgnico

Unidade documental: o
documento ou documentos
que testemunham um ato,
ao, e em geral qualquer
fato.

Srie: conjunto de
unidades documentais,
testemunho continuo da
mesma atividade.

(Decreto 97/2000, art. 28)
96

Identificao

Estudo das
normativas
especficas que
regulamentam a
origem da srie,
procedimento e
tipos documentais
que a integram.
Estudo dos circuitos
documentais
gerados durante a
tramitao do
expediente, que
permita estabelecer
a srie principal,
relacionada, frao
de srie, etc, assim
como os tipos
documentais e sua
tradio
documental.
Dados quantitativos
e qualitativos da
srie documental
(volume, datas
limites, ordenao,
descrio, valores,
acesso)
(LPEZ GOMEZ,
1998)



97

Ramn Alberch i
Fugueras

(2004)

Processo de investigao e
sistematizao das
categorias administrativas
e arquivsticas em que se
sustenta a estrutura de um
fundo. (p.108)

Conhecer (identificar e
caracterizar): reunir
informao para enfrentar
a avaliao das series
documentais, a
classificao, descrio e
recuperao dos
documentos (p.108-109)

Identificao



Manual de Arquivstica

Objeto: fundo

Fundos
Sees (grupos)
Subsees
(subgrupos)
Sries
Tipologias
documentais
Expedientes
Unidades
documentais
(p.109)


Avaliao e classificao
de fundos. (p.110)

Ficha de identificao

Instituio
produtora e rgo
produtor
Tipo documental:
denominao,
definio, classe,
suporte, formato e
forma
Funo
Limites
cronolgicos
Normativa
Trmite
Documentos
bsicos que
compem o
expediente
Avaliao (valores)
Acesso
(condies):
documentao
Crescimento anual
(metros)
(Arquivo Regional
de Madri / Ana
Dupl de Moral,
s/d)



98

Ana Dupl del Moral

(1991)




Operao prvia a
classificao que conduz
ao conhecimento do rgo
e das unidades
administrativas que
produzem os documentos
e suas funes, atravs da
normativa que os origina e
tambm dos tipos
documentais produzidos
como conseqncia e
expresso das atuaes
desse rgo no exerccio
de suas funes.

Tratamento arquivstico:
operaes de identificao
e classificao, que se
englobam dentro da
organizao dos fundos de
arquivo e as tarefas de
ordenao, descrio e
instalao.

Identificao


Servio Regional de
Arquivos / Comunidade de
Madri

Objeto: fundo

rgo produtor
documentos



Organizao e descrio
de fundos documentais.

Ficha de identificao

Instituio
produtora e rgo
produtor
Tipo documental:
denominao,
definio, classe,
suporte, formato e
forma
Funo
Limites
cronolgicos
Normativa
Trmite
Documentos
bsicos que
compem o
expediente
Avaliao (valores)
Acesso
(condies):
documentao
Crescimento anual
(metros)

(apud ALBERCH i
FUGUERAS, 2004, p.110)


Srie: conjunto de
documentos que
correspondem a um
mesmo tipo documental
produzido por um mesmo
rgo, seu antecedente e
seu subseqente (sempre
quando no forme parte de
outro arquivo), no exerccio
de uma funo
determinada, dentro de
uma instituio ou
organismo.

Tipo: expresso tipificada
de unidades documentais
com caractersticas
estruturais, geralmente
homogneas, de atuaes
nicas ou seqenciais,
normalmente
regulamentadas por uma
norma de procedimento,
derivadas do exerccio de
uma mesma funo e
realizadas por um
determinado rgo,
unidade ou pessoa com
competncia para tal.


99
PROCESSOS DE IDENTIFICAO NO BRASIL (1975-2005)



autores definio
(natureza da anlise)
objeto e finalidade instrumentos e
elementos
documento, tipo e srie
(parmetro conceitual)

Nilza Teixeira Soares

(1975)



A criao de papis deve
ser controlada e estes
identificados. O
conhecimento da rotina
documental oferece
condies para uma
administrao racional de
papeis, fator de economia e
eficincia. Saber como se
processa a rotina
documental nos vrios
rgos, no desempenho
das atividades pertinentes
s funes que lhe
competem, matria de
interesse para a
racionalizao dos arquivos.
(p.8)



Anlise da produo
documental

Objeto: documentos
correntes


Colocamos como medida
preliminar avaliao o
levantamento da produo
documental.
O conhecimento dos
documentos produzidos no
desempenho das
respectivas funes habilita
a uma deciso criteriosa e
fundamentada quanto
eliminao, ou a guarda,
em carter temporrio ou
permanente. (p.7-8)


Formulrios de
levantamento da produo
documental

Formulrio 1: funes da
unidade (diplomas legais)

Formulrio 2: atividades e
rotinas (inter-relaes entre
rgos)

Formulrio 3:
documentao produzida
(documento, srie e
conjunto)

Forma fsica
Ttulo
Contedo
informativo
Importncia
Forma de
arquivamento
Prazo de vida til
Interesse de

O registro das atividades
cotidianas envolve a criao
de papis ou documentos
ativos. Os documentos
provenientes de uma
funo, mantm entre si
relaes que necessitam
ser levantadas no processo
de avaliao (p.8)
100
consulta
Demais elementos
para apreciao de
valor.
(p.9-10)


Rose Marie Inojosa
(1978)


Conhecer a origem,
natureza e destino da
produo documental da
administrao municipal.
Medida preliminar,
indispensvel para
determinar exatamente o
que e quanto se produz em
documentao nos diversos
rgos. (p.37-39)

Anlise da produo
documental


Prefeitura Municipal de So
Paulo, SP

Objeto: documentos
(produzidos e acumulados)


Situar a produo
documental e verificar a
massa intil de originais e
cpias produzidos e
guardados, desperdiando
espao e tempo e
diminuindo a agilidade da
administrao (p.37)

Questionrio de
levantamento da produo
documental

Tipo de documento
Mdia anual da
produo
Nmero de cpias
Informaes sobre a
produo de
processos
Informaes sobre a
utilizao de
documentos
acumulados
(p.52)


(Refere-se a tipo de
documento, mas no
apresenta o conceito)


Grupo de Identificao de
Fundos Internos (GIFI) do
Arquivo Nacional

(1981)



A identificao uma etapa
necessria organizao
de acervos que no tenha
recebido tratamento
arquivstico algum. (p.7)

Descrio sistematizada
dos fundos e sries

Fundos internos do Arquivo
Nacional (manual)

Objeto: massas
documentais acumuladas
no arquivo



Formulrio de identificao

Seo
Depsito
Estante/caixa
Nmero de volumes
Observaes

Srie: rgo acumulador de
segundo nvel hierrquico
do Poder Executivo /
Segunda maior unidade de
reconhecimento da
documentao. (p.10)
101
identificadas. (p.19)

Identificao

Visa no s estabelecer
maior controle sobre a
documentao, como
fornecer elementos
indicadores para nortear um
modelo de arranjo. (p. 7)

Identificar a provenincia
dos documentos e localiz-
los nos depsitos. (p. 14)

Amostragem
Fundo
Perodo
Srie
Assunto
Identificao por
pesquisa
Oficio de
recolhimento
Nmero da relao
de remessa
(p.14)


Grupo de Identificao de
Fundos Externos (GIFE)
do Arquivo Nacional

(1981)



Levantamento e
cadastramento de acervos
documentais, para o
estabelecimento de uma
poltica nacional e uniforme
de arquivos. (p.31)

(Preliminar ao planejamento
do sistema de arquivos)


Identificao de
acervos

Fundos externos do Arquivo
Nacional (manual)

Objeto: massa documental
acumulada nos rgos
produtores
(p.17)

Poltica de recolhimento, de
transferncia e implantao
de arquivo intermedirio.
(p.07)

Questionrio

Quantificao do
acervo
Caracterizao da
natureza do acervo
(documentao
cartogrfica,
especial,
filmogrfica,
iconogrfica,
microgrfica e
sonora)
Condies de
conservao dos
depsitos e acervos
(p. 71)

Documento de arquivo:
aquele produzido e/ou
recebido e acumulado por
uma pessoa fsica ou
jurdica, pblica ou privada,
no exerccio de suas
atividades, constitui
elemento de prova ou de
informao em um conjunto
arquivstico. (p.72)

Srie: Designao dada s
subdivises de um fundo,
que refletem a natureza de
sua composio, seja ela
estrutural, funcional ou por
espcie documental. Face a
complexidade ou volume
pode ser subdividida em
subsrie. (p.74)
102

Ana Maria Varela C.
Campos et all

(1981)



Metodologia para
levantamento da situao
dos arquivos correntes,
para conhecer seu
funcionamento. (p.14)

Diagnstico de
arquivo corrente


Projeto de Gesto de
Documentos / Arquivo
Nacional / Ministrio da
Agricultura

Objeto: arquivos correntes


Planejamento das
atividades do sistema de
arquivos, no projeto de
gesto. Subsdio para
estruturao e implantao
do sistema de arquivos.
(p.14)

Questionrio para
diagnstico de arquivos
correntes

rgo / setor
Atividades de
protocolo e arquivo
Mtodos de
arquivamento
Instrumentos de
pesquisa
Transferncia e
eliminao
Automao
Microfilmagem
Guarda de
documentos
acumulados
(escritos e
especiais)
Material e mobilirio
Recursos humanos
(p.15)


(Refere-se a documento,
mas no apresenta o
conceito.)

Jos Maria Jardim (coord)

(1986)



Identificar os mecanismos
de produo e trmites
documentais, tarefa
essencial a aplicao dos
princpios da gesto de
documentos. (p.9)

Projeto de Gesto de
Documentos / Arquivo
Nacional / Ministrio da
Agricultura (manual)

Objeto: documentos
correntes

Formulrio de levantamento
da produo documental

rgo Produtor
Documento
produzido

Documento: o registro
material dos atos surgidos
em decorrncia do exerccio
de atividade especfica
(forma e contedo: termo de
baixa de bens imveis)
(p.17)
103

Caractersticas intrnsecas e
extrnsecas e funo no
contexto das atividades.
(p.11)

Levantamento da
produo
documental

correntes


A confeco dos relatrios
de avaliao constitui o
resultado final do
levantamento da produo
documental, posto que
permite visualizar o
funcionamento de cada
setor de atividade no
tocante produo e ao
tramite documentais,
subsidiando a avaliao e a
racionalizao dos
documentos. (p.14)
Cpias e/ou vias do
documento
Destinao final
(p. 11)

(p.17)

Srie: designao genrica
relativa a funo-fim do
rgo pesquisado.

rgo: Dep. de
Admin.
Srie: Admin.-Geral
(p.23)

Tipo documental: (apenas
exemplifica)

rgo: Dep. de
Admin.
Srie: Admin-Geral
Subsrie: Admin
Patrimnio
Tipo documental:
Alienao
(p.23)





Eliana Resende Furtado
de Mendona

(1986)



Identificar a massa
documental de arquivos
intermedirios, para
proceder a organizao
estrutural-funcional.
Trabalho de localizao e

Diviso de Pr-Arquivo /
Arquivo Nacional

Objeto: sries acumuladas
no arquivo intermedirio


Listagem de localizao e
etiquetas

Nmero do processo
Depsito

Srie: constituda pelos
conjuntos documentais
produzidos por um rgo
em funo de suas
atribuies, definidas em
leis e regulamentos. (p.05)
104
identificao de
documentos. (p.4-5)

Atender s consultas feitas
pelo rgo de origem dos
documentos e
organizao de massa
documental acumulada,
preparando-a para
avaliao e recolhimento.
(p.5)
Estante
Caixa
Assunto

Formulrio de identificao
de documento

Endereamento
rgo de
competncia
Srie
Subsrie
Assunto
Data-limite
Observaes
Localizao do
acervo
(p.5-6)

Assunto: elemento que
caracteriza o contedo
informativo do documento,
refletindo uma atividade.
(p.6)


Ana Maria Pagnocca e
Clia Baldissera de
Barros

(1986 / 1989)


Pesquisa realizada para
conhecimento da
documentao produzida.
(1986, p.24)

Caracterizao: descrever
os documentos na fase
ativa, do ponto de vista da
emisso e das vias
identificadas, focalizando o
documento desdobrado na
acumulao. (1989, p.34)

Prefeitura Municipal de Rio
Claro, SP

Objeto: tipo documental


Montagem do plano de
destinao e tabela de
temporalidade. (1989, p.34)

(Ficha) Produo
documental emisso
Titulo
Contedo
Suporte
Dimenses
Autoridade que
valida
Dispositivo legal
rgo emissor e
subordinao
Quantidade de
(Refere-se a tipo e srie
documental, mas no
apresenta o conceito.)
105
(Prefeitura Municipal de Rio
Claro)

Identificao e
avaliao da
produo
documental

documentos
emitidos
Destino das vias
(1986, p.43-44)

Objeto: vias do tipo
documental acumuladas

(Ficha) Produo
documental acumulao

Ttulo
rgo de destino e
subordinao
Freqncia de uso
Mtodo de
arquivamento
Instrumentos de
acesso
Acondicionamento
Datas-limite
Quantidade
(1986, p.45-46)


Arquivo do Estado de So
Paulo

(1987)


A pesquisa incide sobre o
universo das secretarias e
se desenvolve atravs de
visitas de observao e
entrevistas com os
responsveis sobre as
atividades de protocolo e
arquivo. (p.19)

Secretarias do Governo do
Estado de So Paulo

Objeto: protocolo e arquivo

Questionrios de coletas de
dados

Secretarias de estado e
atividades de protocolo e
arquivo.


Srie: conjunto de
documentos que refletem a
natureza da composio
estrutural ou funcional de
um fundo. Considera-se
tambm como srie,
conjuntos de documentos
da mesma espcie. As
106
arquivo. (p.19)

Combinao de anlise
documental (bibliografia,
acervo, legislao);
aplicao de questionrios;
Entrevistas e vsitas de
observao aos locais de
trabalho. (p.17)

O levantamento de dados
imprescindvel a realizao
do diagnstico e para atingir
este fim se estabeleceu os
procedimentos. (p.19)

Diagnstico da
situao dos
arquivos

Conhecer a situao das
unidades orgnicas que
desenvolvem atividades de
protocolo e arquivo e
mapeamento dos depsitos
de documentao
custodiada. (p.18)

Diagnstico da situao dos
arquivos na administrao
direta

Identificao das sries
documentais de valor
permanente
Objeto de
investigao: o
acervo arquivstico
para complementar
dados sobre as
sries de uso no
corrente. (p.21)
Reconstituio da estrutura
organizacional da
administrao pblica
A coleta incidiu
sobre a legislao
pertinente e a
bibliografia
especfica. (p.21)
(Estes dois ltimos
instrumentos no foram
publicados)

da mesma espcie. As
sries podem subdividir-se
em subsries. (p.191)

Heloisa Liberalli Bellotto


Trabalho que requer
conhecimento da estrutura

Manual de arquivos
permanentes

Modelo de anlise: para
fixao de fundos

O princpio da provenincia,
que consiste em deixar
107
(1991)

administrativa e das
competncias (e suas
mutaes) dos rgos
produtores e documentao
(p.134)

Anlise das caractersticas
do ncleo documental no
arquivo. (p.127)

Antes de qualquer outro
processamento tcnico, na
organizao no arquivo
permanente. (p. 134)

Identificao de
fundos


Objeto: fundo de arquivo
permanente


Desse conhecimento
depende o arranjo de um
arquivo permanente, a
descrio e o levantamento
de contedo dos
documentos (1991, p.134)
Possuir nome, ter
existencia juridica
prevista resultante
de lei, decreto (...)
Ter atribuies
precisas, tambm
estabelecidas por lei
Ter subordinao
conhecida firmada
por lei
Ter um chefe com
poder de deciso,
dentro de sua area
legal de ao
Ter uma
organizao interna
fixa
(p.132 apud DUCHIEN,
1976, p.13)

agrupados, sem misturar a
outros, os arquivos
(documentos de qualquer
natureza) provenientes de
uma administrao, de um
estabelecimento ou de uma
pessoa fsica ou juridica
determinada: o que se
chama de fundo de arquivo
(...). (p.130)

Heloisa Liberalli Bellotto

(2002)


As anlises diplomtica e
tipolgica so aplicaes
prticas dos estudos
tericos e metodolgicos da
Diplomtica e da Tipologia
Documental, reas das
cincias documentrias que
se concentram,

Manual de anlise
diplomtica e tipolgica


Identificao diplomtica:

Objeto: a unidade
arquivstica elementar,

Identificao diplomtica

Modelo de anlise:

Autenticidade
relativamente
espcie, ao
contedo e

Espcie documental: a
configurao que assume
um documento de acordo
com a disposio e a
natureza das informaes
nele contidas. A espcie
documental diplomtica
aquela que obedece a
108
respectivamente, no estudo
formal do documento
diplomtico, quando
considerado
individualmente, e no
estudo de suas relaes
com o contexto orgnico de
sua produo e de atuao
dos enunciados do seu
contedo, quando
considerados dentro dos
conjuntos lgicos
denominados sries
arquivsticas. (p. 11)


Identificao
diplomtica de
documentos.

Identificao
tipolgica do
documento

analisada enquanto espcie
documental. (p.17)


Identificao tipolgica:

Objeto: lgica orgnica dos
conjuntos documentais.
(2002, p.20)



teis para a concretizao
das tarefas arquivsticas
bsicas (classificao,
avaliao e descrio).
(2002, p.21)

finalidade
Datao (datas
tpica e
cronolgica);
Origem/provenincia
Transmisso/tradi
o documental;
Fixao do texto.
(2002, p.21)


Identificao tipolgica

Modelo de anlise:

Origem/provenincia
Vinculao
competncia e as
funes da entidade
acumuladora
Associao entre a
espcie em causa e
o tipo documental
Contedo
Datao
(2002, p.21)


frmulas convencionadas,
em geral estabelecidas pelo
Direito administrativo ou
notarial. (p.27)

Tipo: configurao que
assume a espcie
documental de acordo com
a atividade que a gerou.
(p.19)



Ana Maria de Almeida
Camargo


Mapeamento necessrio: o
patamar inicial de um
processo, que visa a
adoo de um formato

Faculdade de Filosofia,
Cincias e Letras da USP


Ficha de coleta de dados:
diagnstico dos arquivos


Documento: mencionar
preferencialmente a
nomenclatura atribuda no
rgo de origem. (p.44)
109
(1996)

adoo de um formato
sistmico para as atividades
de arquivo da Faculdade.
(p.11)

Identificar os arquivos da
faculdade, caracterizando-
os quanto s condies de
guarda e quanto ao
contedo. (p.12)

Diagnstico de
arquivos

Objeto: depsitos de
documentos


Sugerir as estratgias e
prioridades para
implantao do sistema de
arquivo. (p.15)

Caracterizao do depsito
Identidade fisica e
institucional
Condies
ambientais
Instrumentos de
acesso
Caracterizao dos
documentos acumulados
Conjunto de mesma
espcie ou tipo
Data-limite
Critrio de
ordenao
Quantidade
Acondicionamento
Mobilirio
Estado de
conservao
(p.43-44)

rgo de origem. (p.44)

Janice Gonalves

(1998)


A identificao dos
documentos tem como
referncia os elementos
caractersticos dos

Manual de classificao

Objeto: documentos e
contexto de produo


Modelos de anlises:

Identificao do documento

O documento de arquivo
o que um determinado
organismo pessoa fsica
ou jurdica produz no
110
documentos. Complementa
a operao o estudo do
contexto de produo (p.20)

Identificao do
documento e anlise
documental

Identificao do
contexto de
produo




A identificao dos
documentos o primeiro
passo para sua organizao
e guarda. (p.15)

(Classificao e ordenao
dos documentos)

Suporte
Forma
Formato
Gnero
Espcie
Tipo
Contedo
Contexto de
produo

Identificao de contexto

Organismo produtor
Funes
Atividades
(p.19-20)

exerccio de sua atividade.
(tipo documental) (p. 20)

Ieda Pimenta Bernardes

(1998)




A anlise da rotina
documental e das inter-
relaes dos vrios
conjuntos essencial para
que se conhea o contexto
de produo, evitando-se
sentenciar peas isoladas
de arquivo. (p. 18)


Anlise da produo
documental

Manual de avaliao

Objeto: sries documentais
Os documentos produzidos
no exerccio da mesma
funo, competncia ou
atividade constituem as
sries documentais e
sobre elas que deve incidir
o trabalho de identificao
de valores e definio de
prazos de guarda. (p.18)

Srie: conjunto de
documentos resultante do
exerccio da mesma funo
ou atividade, documentos
estes que tem idntico
modo de produo,
tramitao e resoluo.
(p.46)
111

Evandir Codato

(1999)



Metodologia dirigida
identificao de massa
documental acumulada.
Num primeiro momento o
entendimento dos
mecanismos de
funcionamento da
instituio, depois a
tipologia documental. (p.3)

A definio tipolgica dos
documentos o primeiro
passo para a identificao e
sistematizao de fontes
histricas. (p.4)

(antes da organizao)

Estudo de tipologia
documental


Poder Judicirio /
Trabalhista / Maring, PR

Objeto: rgo produtor e
documentos


Aproximar o pesquisador do
seu objeto de pesquisa, de
forma organizada. (p.3)

Roteiro para a organizao
de arquivos e proporcionar
uso do acervo pelos
historiadores. (p.4)

Dar visibilidade s funes
e atividades, deixando clara
a ligao entre os
documentos. (p.11)



Instrumento de pesquisa

Estrutura
Competncias
Atividades
Documentos
gerados
(p.11)



Tipo: configurao que
assume uma espcie
documental, de acordo com
a atividade que a gerou.
(p.11 apud DICIONRIO,
1996, p.74)


Daise Apparecida Oliveira

(2002)


Trs operaes integradas
que englobam a
organizao do arquivo:
identificao, classificao e
avaliao, as quais
sucedem outras trs
tarefas, a ordenao, a
descrio e a instalao.
uma operao previa
classificao que conduz ao

Objeto: rgo produtor e
tipos documentais


Elementos necessrios para
o quadro de classificao
de fundos e para a
avaliao de documentos,
atividades que se

Modelo de anlise:

rgo produtor
Competncia
Atribuio
Funo
Tipo documental.
(p.25)



112
classificao que conduz ao
conhecimento (...) (p.24-25)

Identificao

atividades que se
desenvolvem quase que
simultneamente. (p.27)


Lucia Veloso de Oliveira e
Leila de Moura

(2003)


Pesquisar e analisar o
processo documental em
suas diferentes fases. (p.12)

Identificar a produo e a
tramitao de documentos
da instituio, para depois
mapear os documentos
acumulados nos setores.
(p.7)

Identificao da
produo e fluxo
documental.

Fundao Casa de Rui
Barbosa, RJ

Objeto: documentos
correntes (produzidos e
acumulados)


Elaborar a tabela de
temporalidade e proposta
de destinao dos
documentos acumulados
nos setores. (p.12)

Ficha de levantamento da
produo e tramitao de
documentos.
:
Tipos de
documentos
produzidos
Quantidade de
cpias
Fluxo documental
Utilizao dos
documentos
Destinao final
(p. 7)

Ficha de levantamento da
documentao acumulada

Critrios de
armazenamento e
conservao
Tipos documentais
acumulados
Assuntos
Data-limite
Quantificao

Documento, arranjado
segundo uma ordem
intelectual, na busca por
assunto, entendendo por
este o termo usado para
descrever o tema a que se
refere o documento. (p.6 e
10)
113
Utilizao
(p.8)


Ana Clia Rodrigues

(2003)

Estudo da relao entre a
natureza da ao que gera
o documento e a forma do
documento. (p.8)

Identificao e
anlise da tipologia
documental

Prefeitura Municipal de
Campo Belo, MG

Objeto: tipologias
documentais (produo e
acumulao)


Contribuio substancial
para a gesto de
documentos correntes e
para a identificao,
organizao, eliminao e
descrio de documentos
acumulados. (p.8)
Ficha de identificao de
tipologia documental

Fase de produo:
Tipo documental
rgo produtor
Competncias
Atividade
Objetivo da
produo
Legislao
Tramitao
Documentos anexos
Contedo
Tempo de
arquivamento
Destinao

Fase de acumulao:
Notao das sries
Dataslimite

Tipo: configurao que
assume uma espcie
documental, de acordo com
a atividade que a gerou.
Srie: seqncia de
unidades de um mesmo tipo
documental.
(DICIONRIO, 1996, p.74 e
69)
114
Entrada descritiva:
tipologia da srie
documental e
contedo
Dgitos do quadro de
classificao
Quantidade de
documentos


Maria Rosngela Cunha
(coord)


(s/d)



Cadastrar dados da
Organizao Militar.


Levantamento da
produo
documental

Marinha do Brasil / Servio
de Documentao

Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos
(manual)


Objeto: tipologias
documentais


(classificao e avaliao)

Sistema: Produo
documental (tela)

Setor
Competncia
Atividade
Espcie
Funo
Assunto
(p.3)

Assunto: expresses
apresentadas que do
origem aos conjuntos
documentais
produzidos/recebidos, de
acordo com as
competncias e atividades
desempenhadas pelo setor
da OM (p.30).

Espcie: a designao do
documento segundo seu
aspecto formal: ata, carta,
certido etc.(p.32).

Funo documental: a
atribuio efetivamente
desempenhada por uma
espcie documental (p.33).

115

Tipo documental:
configurao que assume
uma espcie documental de
acordo com a atividade que
a gerou. a juno da
espcie com a funo
documental (p.38).


Ieda Pimenta Bernardes
(coord)


(2005)


Estudos sobre a estrutura e
o funcionamento do rgo
ou entidade.
Recuperar o contexto de
produo dos documentos,
significa identificar qual
atividade especfica exigiu a
produo do documento e
qual o papel desta ao em
um contexto mais amplo
das aes do
rgo/entidade. (p.12 e 35)

Identificar a srie
documental e no o
assunto, ou seja, a ao ou
o objeto de que trata o
documento. (p.45)


Identificao do
contexto de
produo

Secretarias do Governo do
Estado de So Paulo

Sistema de Arquivos do
Estado de So Paulo
(SAESP)

Objeto: contexto de
produo e sries
documentais


(Classificao e avaliao)


Identificar o contexto de
produo dos documentos

Funo
Subfuno
Atividade
Srie documental

Identificar a srie
documental



O documento atrelado
atividade/subfuno/funo/
rea-fim / rgo produtor
que o gerou d origem
srie documental.
(p.45 e 47)


Srie: o conjunto de
documentos do mesmo tipo
documental produzido por
um mesmo rgo, em
decorrncia do exerccio da
mesma funo, subfuno e
atividade e que resultam de
idntica forma de produo
e tramitao e obedecem
mesma temporalidade e
destinao.
(Decreto 48.897/2004,
art.12)

Tipo: configurao que
assume uma espcie
documental, de acordo com
a atividade que a gerou.
Exemplos: Boletim de
Ocorrncia, Certido de
Nascimento.
(apud DICIONRIO, 1996,
p.74)
116

Identificao de
srie documental




Mrcia Pazin

(2005)



A organizao do arquivo
pressupe a anlise da sua
estrutura administrativa e
das funes dos
documentos por ela
gerados. Aps este
levantamento das funes,
verificar como essas
funes so materializadas,
portanto, quais documentos
so gerados. A anlise da
produo documental se
realiza atravs de
entrevistas e de
mapeamento dos depsitos
de documentos (p.9-10)

Diagnstico da
produo
documental


Manual de arquivos de
empresa

Objeto: organismo produtor
e tipos documentais


Primeira etapa para a
organizao de documentos
de arquivo o diagnstico
(...) (p.9)

Organizao do arquivo (e
avaliao) (p.9)

Arquivo administrativo:
Organismo produtor

Setor
Funes
Atividades
Documentos
produzidos e
acumulados
Informaes gerais
sobre o
arquivamento

Depsitos: anlise da
produo documental (tipo)

Estrutura
Funo
Trmite
(p.10-11)


Srie: seqncia de
unidades de um mesmo tipo
documental. (p.69)

Dicionrio Brasileiro
Terminologia Arquivstica

(2005)

Processo de
reconhecimento,
sistematizao e registro de
informaes sobre arquivos,
com vistas ao seu controle

Objeto: arquivos

(conjunto de documentos
produzidos e acumulados
por uma entidade coletiva,



Srie: subdiviso do quadro
de arranjo, que corresponde
a uma seqncia de
documentos relativos
mesma funo, atividade,
117
fsico e/ou intelectual. (p.94)

Controle fsico: sobre
documentos acumulados
em depsitos de arquivos
(programas e sistemas).

Controle intelectual: dados
sobre as caractersticas dos
documentos arquivsticos.
(organizao e descrio)

Identificao
pblica ou privada, pessoa
ou famlia, no desempenho
de suas atividades,
independente da natureza
dos suportes.) (p.19)


Fase do processamento
tcnico dos arquivos:
expresso utilizada para
indicar as atividades de
identificao, classificao
arranjo, descrio e
conservao de arquivos.
(tratamento arquivstico,
tratamento tcnico) (p.129)

tipo documental ou assunto.
(p.142)

Tipo documental: diviso de
espcie documental que
rene documentos por suas
caractersticas comuns no
que diz respeito frmula
diplomtica, natureza de
contedo ou tcnica do
registro, tais como
cartas precatrias, cartas
rgias, decretos (...) (p.153)

118
Captulo 3
A diplomtica como referencial metodolgico para
identificao da tipologia documental



3.1 Trajetria da diplomtica e de seu objeto


A diplomtica, segundo Luciana Duranti (2003), vista como uma
cincia e uma disciplina, cujo escopo verificar a autenticidade de documentos
e se sustenta em um conhecimento autnomo e auto-referencial que faz
referencia a si mesmo, o tempo todo, cujo contedo reflete a idia do sculo
XVII sobre as aquisies de conhecimento por meio da pesquisa emprica,
sobre o documento como prova e sobre prova como inferncia ou deduo.
uma cincia em si, mas s uma parcela afeta os arquivos, ficando
excluda desta, a parte que determina as regras de publicao dos
manuscritos. cincia, porque este corpo se baseia em uma metodologia e
prtica que se articulam e funcionam de maneira integrada. A cincia
compreende a teoria, o mtodo e a prtica. A teoria reaporta-se a natureza do
documento e seus componentes (suporte, assinatura, pessoas competentes,
ato administrativo, etc). O mtodo estabelece a maneira de proceder a critica
do documento. Por metodologia, compreende-se os procedimentos usados
para anlise e desenvolvimento da prtica, a aplicao dos mesmos
procedimentos em situaes reais. A prtica, chamada de diplomtica especial,
aplica a teoria e mtodo a situaes concretas.
disciplina, porque possui um corpo de princpios tericos e regras que
disciplinam a pesquisa e uma metodologia que regula os estudos; compreende
o principio e a regra que guia a pesquisa que tem por objetivo verificar a
autenticidade.
A cincia diplomtica controla a disciplina, porque o princpio
normatiza e guia a pesquisa do estudioso devendo ser coerente
com a teoria do documento, e com a idia metodolgica na qual
se embasa do processo de critica do documento (DURANTI,
2005b).

119
O resultado da aplicabilidade da metodologia diplomtica a situaes
concretas de anlise documental, tem como resultado a diplomtica especial,
que so os estudos de casos. A diplomtica geral um corpo de conceitos,
cuja aplicabilidade a casos individuais constitui a funo da critica
diplomtica, isto a diplomtica especial, que possibilita e amplia o mtodo
comparativo, que reflete uma ampliao conceitual da Diplomtica, no espao
e no tempo que corresponde a documentao, destacam Galende Daz e
Garcia Ruiprez (2003, p. 18). A diplomtica especial um ramo da
diplomtica, uma disciplina em que os princpios tericos formulados e
analisados pela diplomtica se individualizam e so aplicados a documentos
singulares, mas considerando a pluralidade e fragmentao destas fontes,
quando se refere a documentos contemporneos (DURANTI, 1995, p. 6).
Nesta perspectiva pode-se dizer que a diplomtica geral analisa o
conceito, o objeto, mtodo e histria da diplomtica, junto com o conceito de
sua gnese, transmisso e estrutura, incluindo tambm o estudo de outros
caracteres internos ou externos como a data, os carimbos e a lngua. A
diplomtica especial se ocupa da tipologia documental, ou seja, dos
documentos e dos grupos documentais e do estudo das instituies
produtoras (SANCHES PIETRO, p. 710).
O termo diplomtica aplicado hoje a cincia dos documentos e a arte de
suas formas, tem sua origem no que foi um dos primeiros suportes do contedo
documental, o diploo
35
(...). As mudanas ocorridas desde ento, at os
modernos mtodos magnticos de armazenagem de dados e documentos tem
sido substanciais e a diplomtica como disciplina teve que ir assimilando e
adaptando-se a essas novas propostas (ROMERO TALLAFIGO, 1992, p.14).
Historicamente, a definio de diplomtica, esteve intimamente ligada ao
conceito de documento que caracteriza seu objeto de estudo. Entendido como
pea singular ou integrante de um conjunto, esta concepo vai ser distintiva

35
Na Antiguidade clssica, este termo referia-se a documentos escritos em duas tbuas,
unidas por uma dobradia, dando origem a palavra diploma, que significa documento emitido
pela autoridade soberana e de forma solene (GARCIA PIQUERAS, s/d, p. 196). O diploo, era
utilizado pelos greco-romanos, para fixar dados de memria, para correspondncia, para
apontar dados de negcios, como tambm para contratos ou ttulos em forma de diplomas,
fechados e selados como garantia de no serem falsificados (ROMERO TALLAFIGO, 1992, p.
14).


120
para explicar as correntes tericas de estudiosos que se formaram em torno da
matria em nvel internacional e como ocorre sua aproximao com a
arquivstica.
A diplomtica surgiu ligada ao direito patrimonial, desenvolvendo um
estudo sistematizado do documento escrito para provar a autenticidade de
ttulos de terras da Igreja, a com a meta final de averiguar a realidade dos
direitos ou a veracidade dos fatos neles representados (DURANTI, 1995, p.
22).
A questo da falsificao est presente na humanidade desde a criao
dos primeiros documentos, mas at o sculo VI, eles no tinham como ser
identificados. Num primeiro momento, a garantia da autenticidade se baseava
no local onde os documentos eram preservados: se a entidade tivesse certos
atributos, o documento ali conservado era considerado autntico.
Isto ocorre at o sculo VI, quando ento a confiabilidade passou a ser
verificada em funo de regras de existncia dos procedimentos. O foco de
anlise passa do local onde eram preservados, para a entidade e suas
caractersticas: se um documento possusse certos elementos, ele era
considerado verdadeiro.
Na Roma antiga, a autenticidade no era uma caracterstica inerente ao
documento arquivstico. A fragilidade do suporte, pelo fato de serem produzidos
em tbuas de cera, permitia que o contedo do documento pudesse ser
manipulado, determinando que a responsabilidade da custdia, ou seja, onde e
como eles eram conservados, fosse utilizado como critrio de garantia da sua
autenticidade.
A partir do sculo VI, os abusos cometidos na elaborao das cpias
comearam a preocupar os legisladores. Durante o governo de Justiniano, so
estabelecidas as regras de como o documento teria que ser para ser
considerado autntico. Entretanto, a legislao romana passa a valer para os
documentos contemporneos, ficando sem resoluo para os documentos
antigos (DURANTI, 2005b).
Na Alta Idade Mdia, durante o pontificado de Inocncio III (1198-1216)
regulamentou-se a redao e transcrio dos documentos emanados da
chancelaria do Papa. As disposies dadas pelo pontfice para a sua
121
chancelaria e a aplicao estrita das mesmas formas, fazem com que ele
possa ser considerado o iniciador da crtica diplomtica (GALENDE DAZ;
GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 10, grifo nosso)
O conceito de Diplomtica experimentou um processo de mudana
desde seu nascimento at o momento atual. No incio, o termo aplicado a essa
cincia, era usado para designar objetos escritos que estavam pregados e
fechados. Depois os humanistas italianos comeam a aplicar essa terminologia
para designar peas documentais emanadas das mais altas autoridades civil
ou eclesistica e, em um segundo momento, todo documento revestido em
suas formas interna e externa de solenidades especiais. Essa acepo foi
mantida nos sculos XVI e XVII, quando Jean Mabillon a consagrou
definitivamente (GARCIA PIQUERAS, s/d, p. 192).
No sculo XVII as guerras diplomticas travadas dentro da Igreja
Catlica pelos Bolandistas e Dominicanos, deram nascimento a um grande
numero de disciplinas tcnicas modernas que tendiam a determinar a
confiabilidade dos documentos histricos, entre elas a Paleografia, a
Sigilografia e a Diplomtica.
Em 1675, a publicao do segundo volume do Acta Santorum pelos
Bolandistas, sobre a vida dos santos, questionava a autenticidade dos
documentos gerados pela ordem beneditina, colocando sobre dvida a prpria
ordem religiosa. A obra continha um ensaio introdutrio de Daniel Papenbroeck
que esboava critrios gerais para estabelecer a autenticidade dos diplomas
(doaes, privilgios) Merovngios e outros papis da Frana antes do ano
1000. Com esses critrios Papenbroeck desonrou os diplomas Merovngios, os
quais estavam, em sua maioria, preservados no Mosteiro Beneditino de Saint-
Denis (MACNEIL, 2000, p. 20).
At o Renascimento a palavra diploma no se identifica com
documento. Somente se considerava diploma aqueles documentos mais
antigos e solenes, provenientes dos soberanos e grandes senhores, isto
daquelas autoridades de primeira ordem que em funo do seu cargo
precisavam organizar as chancelarias e cria (GALENDE DAZ; GARCIA
RUIPREZ, 2003, p. 10).
As palavras diploma e documento passaram a ser sinnimos, base
sobre a qual diplomtica passaria a ser a cincia dos documentos. Mas de
122
quais documentos? Esta explicao no foi suficiente para designar quais
tipos de documentos, nem to pouco que aspecto ou aspectos dos mesmos
lhe interessa estudar (...), ressalta Maria Belm Garcia Piqueras (s/d, p. 192).
Esta definio aceita pelos historiadores e juristas do sc. XVI e XVII foi
consagrada por Jean Mabillon, um monge de Saint-Denis, que em seu tratado
de Diplomtica De Re Diplomatica Libri VI, escrito seis anos depois como
resposta ao tratado de Papenbroeck e publicado em 1681, estabelecia as
regras fundamentais da critica textual, instituindo a cincia da Diplomtica e
Paleografia. Uma das partes est dedicada anlise da escritura, razo pela
qual considerada o primeiro tratado de Paleografia.
Nesta obra, o autor destaca a vinculao jurdica dos documentos
diplomticos, aspecto que constitua sua prpria essncia, considerando os
aspectos histricos, literrios, paleogrficos ou lingsticos, como secundrios
e subordinados a funo jurdica de sua essncia (GALENDE DAZ; GARCIA
RUIPREZ, 2003, p. 11) e define como objeto formal dos estudos a razo ou
composio, frmulas e autoridade do documento como instrumento do
homem na sociedade organizada (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 16).
Mabillon quem efetua a primeira sistematizao rigorosa sobre a
autenticidade dos documentos de arquivo. A sua metodologia foi usada para
examinar individualmente cerca de duzentos documentos diferentes, de vrias
pocas e os comparar. Verificou o que tinham em comum e qual era o
procedimento do ambiente onde eles se encontravam. Os resultados obtidos
neste estudo passaram a se configurar, como os pressupostos tericos da
disciplina.
As suposies fundamentais do tratado de Mabillon eram que o
contexto em que o documento criado se manifesta na sua forma fsica e
intelectual, e que esta forma pode ser separada do contedo do documento e
examinada independentemente disto. Esse mtodo transformou fatos escritos
em fontes histricas, e norteou a crena de que o conhecimento sobre o
passado, que no era de direto acesso, podia, apesar de tudo, ser atingido ao
serem examinadas as partes do documento (MACNEIL, 2000, p. 21-22).
A partir deste momento, o mtodo comea a ser usado nos Tribunais e
nas Faculdades de Direito. Diplomtica e Direito so duas cincias que se
harmonizam, sempre foram ensinadas juntas e sem conflito, pois a Diplomtica
123
ajuda a compreender as dimenses e as conseqncias legais do documento
de arquivo.
Embora o estudo diplomtico que desenvolvem, tenha se centrado em
documentos individuais, Mabillon escreveu tambm, posteriormente, sobre
acumulaes de documentos: suas caractersticas, sua gnese e a maneira
como deveriam ser tratados. Deste modo, estendeu seus fundamentos tericos
aos arquivos, entendendo este termo como o conjunto orgnico de documentos
e suas relaes (DURANTI, 1995, p.6).
As pesquisas e publicaes posteriores da rea contriburam para o
aperfeioamento dos critrios diplomticos, estruturando escolas que
disseminaram conhecimento e formaram seguidores. Observam-se as
contribuies dos estudos desenvolvidos na Alemanha, por Ficker, Sickel,
Tessier, na LEcole ds Chartes, Frana, na Itlia, Cesari Paoli e na Espanha,
os centros de estudos, como a Real Academia da Histria e o Instituto de
Estudos Medievais, na Universidade Autnoma de Barcelona, entre outros.
Na metade do sculo XVIII, entre 1750 e 1765, Ren Prosper Tassin e
Charles Toustain, escrevem um novo tratado de Diplomtica, publicado em
Paris, em seis volumes e intitulado Nouveau Trait de Diplomatique. Estes dois
monges beneditinos reuniram documentos de toda a Europa e compararam,
chegando a concluso de que a mesma funo e a mesma atividade geravam
o mesmo documento em qualquer lugar e que a estrutura e que a forma
estabelecida para lidar com os atos, sempre se repetia. A obra foi traduzida
para seis idiomas, fato importante que demonstra que o ensino do mtodo
diplomtico no dependia das culturas, observa Luciana Duranti (2005b)
36
.
No sculo XIX, Teodor Von Sickel, comparando os documentos
emitidos pela mesma chancelaria pde adaptar um mtodo rigoroso que, unido
ao de Ficker, baseava a avaliao de um documento na anlise do processo de
sua criao (DURANTI, 1995, p.16), distinguindo as partes que compem o
contedo documental, aceitas por todos os diplomatistas at hoje: protocolo
inicial, texto e protocolo final (PREZ HERRERO, 1999, p. 294).

36
Nos projetos da UBC, o mtodo utilizado por Luciana Duranti foi o mesmo. O escopo da
pesquisa foi comparar e analisar os documentos eletrnicos produzidos em cinco continentes e
chegaram a mesma concluso, que funo e ao administrativa so verificveis e
independentemente da cultura, produzem documentos iguais (DURANTI, 2005b).

124
Pode-se definir o documento diplomtico como o testemunho escrito e
redigido segundo uma forma determinada, varivel em relao ao lugar,
poca, pessoa e ao tema, sobre um fato de natureza jurdica (BELLOTTO,
2004, p. 46).
O austraco J. Ficker, dando-se conta de incoerncias entre a data de
alguns documentos e o lugar onde haviam sido publicados props a distino
conceitual entre o momento do ato jurdico e o momento do seu registro
documental, definindo com nitidez estas duas fases principais do documento
diplomtico, a actio e a conscriptio, o momento do ato e o momento da
documentao. Aponta nos documentos diplomticos, seus aspectos
histricos, valorizando alm da forma documental, o contedo do documento
em funo dos dados jurdicos e institucionais que estejam presentes no
mesmo. Em 1721, a Diplomtica passa a ser ensinada para historiadores,
como uma disciplina menor, denominada cincia auxiliar da Histria. Sickel,
criador junto com Ficker da diplomtica histrica, introduz o termo e o ensino
da diplomtica no Instituto Austraco de Investigao Histrica, fundado em
Viena, em 1854, e a disciplina perde o status que tinha no perodo anterior. Em
1831, Johan Friedrich Bhmer iniciou um perodo de febril descrio de
documentos medievais e uma proliferao destacada dos estudos de
diplomtica especial (DURANTI, 1995, p. 16).
Na mesma linha dos alemes e austracos surgem os especialistas e
escolas de Paleografia e Diplomtica na Frana e Itlia, destacando como
centro pioneiro a LEcole des Chartes, criada em (1821), onde a Paleografia
passa a desenvolver-se como disciplina autnoma e h um progresso na
formulao dos princpios que regem a diplomtica.
Em algumas reflexes sobre a diplomtica, o problema se apresenta na
discusso sobre o objeto de investigao dessa disciplina. Nessas reflexes o
elemento inovador resultou no propsito de ampliar o objeto ou o documento
de natureza estritamente jurdica, e o mbito de investigao sobre a idade
medieval.
No final do sc. XIX e at grande parte do sc. XX, quando se d o
surgimento da chamada crise da diplomtica, no existia ainda unidade de
125
critrios sobre o objeto de estudo da diplomtica, divergindo as opinies acerca
de quais documentos deveriam ser estudados pelos diplomatistas.
No comeo do sculo XX, j havia um impulso dos diplomatistas
alemes, para uma ampliao no mbito material e cronolgico da Diplomtica.
A definio mais ampla do objeto, as conseqentes novidades no mtodo e
nos fins foram, portanto, temas discutidos com singular freqncia por quase
um sculo (GHIGNOLI, 1991).

A revista Archiv for Urkunderforschunge, tenta superar o
conceito de que um diplomatista apenas um discernidor do
documento de contedo estritamente jurdico, verdadeiro e falso,
conceito ligado estritamente palavra Diplomtica. Para seus
promotores Brandi, Breslau e Tagl, enfatizando mais a
perspectiva histrica, a Diplomtica devia estudar as formas de
qualquer tipo de documento iniciador, instrutor ou de resoluo,
que eram conservados em arquivos e acessados por
historiadores (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 18).

Para Cesare Paoli, o documento diplomtico o testemunho escrito de
um fato de natureza jurdica, redigido de modo a observar certas formas
estabelecidas, as quais se destinam a dar-lhe f e fora probatria. (apud
BELLOTTO, 2004, p. 46). Paoli inclui na categoria de documento, todas
aquelas escrituras que tm em um tempo, carter histrico e jurdico e vo
revestidas de formalidade externas especiais. (apud GALENDE DAZ;
GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 13).
Na dcada de 30, o francs Auguste Dumas, limita o objeto da
diplomtica ao estudo dos documentos de carter jurdico e, enquanto cincia,
a estabelecer sua autenticidade ou falsidade. Amplia seu campo ao incluir na
rea aqueles documentos que, sem ser de natureza jurdica, so susceptveis
de promover conseqncias dessa ndole (GALENDE DAZ; GARCIA
RUIPREZ, 2003, p. 13). Apresentando uma perspectiva jurdica, define a
diplomtica como a cincia de aplicao das regras a que esto submetidas a
redao e representao dos documentos (ROMERO TALLAFIGO, 1992,
p.19; 1994, p. 18).
Fichtenau (1962), defendendo a possibilidade de superar a crise sem
modificar a vocao original da diplomtica, restrita ao estudo do documento
medieval, propunha uma nova considerao: o documento sozinho pode ser
126
tomado como um fenmeno complexo nele mesmo e submeter-se a uma
anlise global, colocando forma e contedo juntos, fazendo emergir aspectos
sociolgicos nunca explorados a fundo pela rea. Prope ento, que o objeto
da diplomtica, passe a ser o estudo do documento, analisado no contexto da
mentalidade do homem medieval, examinando-o em todos seus aspectos,
atendendo assim tanto s implicaes jurdicas, como as culturais (GHIGNOLI,
1991).
Trata-se, de ver o documento como ele era visto pelo homem
medieval, considerado em todos os seus aspectos, significados
e fins. da conscincia dessa mais intima possibilidade de
interpretao que cada pesquisa particular deve partir, para
alcanar uma compreenso total da complexa manifestao de
civilizao constituda da documentao medieval (PETRUCCI,
1963, p. 787).


A escola italiana representada por Armando Petrucci (1963, p. 794), se
expressa a favor de um prosseguimento do tradicional, renovando a pesquisa,
ao invs de assumir as direes indicadas por Bautier. Analisando as direes
da pesquisa que deveria seguir a diplomtica, propostas por Bautier e
Fichtenau, questiona deve agora a diplomtica renovar-se permanecendo
essencialmente (mas no exclusivamente!) medieval, ou precisa transformar-se
em cincia do documento escrito de qualquer poca ou civilizao? Criticando
a postura dos franceses, defende que a diplomtica deve permanecer
essencialmente cincia do medieval, j que nesta poca que o documento
expressa alm de uma relao jurdica e administrativa, as crenas religiosas,
conceitos polticos, entre outros aspectos de uma sociedade que se revela nos
documentos, diante de uma trama de formulas tradicionais, artifcios de retrica
na linguagem e smbolos grficos.

preciso ento escolher: e a nossa escolha a indicada por
Fichtenau. O estudo do documento medieval (este de fato deve
permanecer o objeto principal da pesquisa diplomtica)
conduzido por um novo ponto de vista, fundado em
conhecimento e conscincia - da mentalidade do homem
medieval, e do seu modo de vida e de suas expresses (Idem,
1963, p. 794).

A concepo marxista que marca a historiografia na Europa Oriental
neste perodo dos anos 60 influencia o pensamento de diplomatistas, como
127
Sbanek, o qual tambm no considerava a ampliao do objeto e do mbito
cronolgico uma soluo. Para ele a pesquisa devia ultrapassar a critica da
forma e do contedo, e da anlise da funo jurdica para a conscincia da
funo social do documento. A maneira orgnica de aproximar-se do material
documental representada pelo estudo da funo social dos documentos, que
constitui o postulado terico da diplomtica marxista (GHIGNOLI, 1991).
Neste sentido, a diplomtica, tem como objeto prioritrio a anlise dos
aspectos sociais do documento, ainda que no exclua qualquer outro
(GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 15).
Os mtodos utilizados pela Diplomtica tradicional e histrica deviam
avanar e descobrir na histria, a funo social que tinha o documento na
configurao de um tecido social determinado em um momento dado
(ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 18). De acordo com Antonella Ghignoli
(1991), esta metodologia se aplica na prtica, seguindo o seguinte princpio: o
diplomatista preocupado em descobrir a funo social do material que estuda,
deve examinar todas as condies nas quais, um membro de uma determinada
classe social se dissipa, recebe, conserva e utiliza um ato diplomtico.
Para o italiano Pratesi, o enfoque do social na anlise diplomtica dos
documentos, uma das pticas de estudo, mas de modo algum o aspecto
social exclusivo, no o nico possvel. Assim, a primeira ao do
diplomatista estabelecer a tradio, a gnese e ingenuidade do documento e
realizar o estudo critico do mesmo, a fim de determinar seu valor como
testemunho histrico e no mais amplo sentido da palavra, abarcando desde a
historia poltica, econmica e social at a historia da lngua (GALENDE DAZ;
GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 15).
Pratesi (apud BELLOTTO, 2004, p. 48) salienta as distines entre o
documento lato sensu e o documento diplomtico, afirmando que:
O documento diplomtico um documento escrito, excluindo-se
qualquer outro tipo de documento;
A natureza jurdico-administrativa de seu contedo exclui outro
documento que no tenha sido gerado com a expressa finalidade de
consignar um ato que comporte efeitos jurdicos concretos;
128
Sua forma de redao obedece a normas precisas, variveis segundo a
poca em que se produz o documento, o lugar onde produzido e a
pessoa da qual emana seu contedo.
Este estudioso rejeita a idia de uma crise na diplomtica, concluindo
que as diferentes posies surgidas nos ltimos anos sobre o mtodo
diplomtico so uma prova da nova vitalidade dessa disciplina (GARCIA
PIQUERAS, s/d, p. 195).
No perodo compreendido entre 1960 e 1970, surge uma nova corrente
diplomatista, formada por estudiosos que alargam o conceito de documento e
as tradicionais fronteiras cronolgicas, ampliando o campo de estudo da
diplomtica, at ento restrito aos documentos medievais. Surge a
necessidade de aprofundar o estudo do contedo do documento e estabelecer
um novo mtodo. Em Moscou, em 1970, durante o congresso realizado pelo
Comit Internacional de Cincias Histricas, a Comisso Internacional de
Diplomtica
37
, define a diplomtica, como a cincia que estuda a tradio, a
forma e a elaborao das atas escritas. Seu objetivo fazer a crtica, julgar
sobre sua autenticidade diplomtica, realizar uma valorizao da qualidade do
texto, extrair das frmulas todos os elementos interessantes susceptveis de
serem utilizados pelos historiadores, dat-los e em ltimo, edit-los, tendo por
objeto, todo documento, independente da poca em que foi elaborado.
A diplomtica passa a categoria de cincia autnoma, vinculada outras
disciplinas que atuam mutuamente como auxiliares. Esta concepo moderna
no que se refere ao conceito, mtodo e campo da diplomtica, a que h
assumido a escola espanhola de diplomatistas deste sculo, entre os quais se
destacam J. Gonzlez, F. Arribaz, Nuez Contreras (...), entre outros que
integram uma ampla lista de docentes atuais das universidades espanholas
(GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 16-17).

37
A origem desta comisso remonta 1965, quando Sbanek props sua criao ao Comit
como resultado de reunies realizadas em Viena, momentos antes, das quais participaram
Bautier, Cencetti, Battelli, Tessier, Vercauteren, Heinemeyer, Fichtenau, alm de Sbanek. Cf.
CRCEL ORT, Maria Milagros. La enseanza de Paleografia y Diplomtica, centros e cursos.
Valencia: Artes Graficas Soler, 1996, p.133-134 (apud GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ,
2003, p.15).

129
A escola francesa representada pelos diplomatistas da LEcole des
Chartes, adota uma postura especfica, atribuindo a causa desta crise a um
empobrecimento, no a um esgotamento do campo documental.
Para Georges Tessier (1952, p. 13-15) diplomtica, o conhecimento
racional das regras de forma que se aplicam s atas escritas e aos documentos
similares e sua finalidade a descrio e explicao das formas do
documento escrito, o que supe analisar no s a forma dos documentos, mas
tambm a busca de uma explicao sobre as circunstancias de sua produo.
Tessier, alargando o conceito de documento, de forma a aplicar os conceitos
da disciplina a qualquer documento que fosse prova de ao, abre novos
horizontes nos estudos de diplomtica.

A nova problemtica proposta pela escola de Tessier nasceu de
uma reao substancialmente positiva quela crise de
dessecamento e empobrecimento da diplomtica que em pouco
de dez anos tratou de cortar fora da historiografia moderna uma
disciplina que tambm, em certos perodos, representou o
suporte necessrio do movimento histrico europeu. Era natural
ento, tentar restituir diplomtica, da qual notificou-se o
excessivo tecnicismo, um horizonte histrico: mas os
diplomatistas franceses, obedecendo a uma tendncia comum a
toda a historiografia do pas, escolheram a estrada oposta,
pesquisado as razes de autonomia da disciplina fora da histria
(PETRUCCI, 1963, p. 791).

Nos anos 60, Robert Henri Bautier insiste em uma renovao da
Diplomtica, rompendo com a barreira do medievalismo, ao propor o estudo a
todos os documentos de arquivo (pieces darchives) (ROMERO TALLAFIGO,
1994, p. 19). Bautier (1962), em sua conferncia de abertura do curso de
diplomtica da Lcole de Chartes, em 1960, prope ampliar o objeto da
diplomtica a todas as peas do arquivo, sem distino de lngua, escrita,
geografia ou tempo. Seu novo programa esboado a partir do estudo das
diversas concepes da diplomtica elaboradas desde o sc. XVII, de Mabillon
at o seu mestre Georges Tessier. Bautier desenha a nova fronteira da
diplomtica convidando os novos pesquisadores a estudar os papis
administrativos modernos (...) que so parte e trmite da documentao
(PETRUCCI, 1963, p. 790).
Nesta nova perspectiva, o que representa para Bautier o documento?
130
Para Tessier e Bautier a essncia do documento est em sua condio
de prova. O termo forma
38
passa a ser a palavra chave da diplomtica,
entendendo por ela no s os caracteres externos do documento, mas tambm
sua disposio material e a ordenao interna do texto, o discurso diplomtico.
(GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 14).
A diplomtica francesa de Tessier, j clareava nos termos acte
instrumentaire, a noo de um documento atestador, seja declarao de
vontade jurdica ou simples fatos materiais, susceptveis s de conseqncias
jurdicas. Bautier identificou o objeto da diplomtica com os actes
instrumentaires compreendendo na noo de documento os actes
administratifs e os papiers administratifs. Ele estabelece uma identidade entre
documento diplomtico e documento de arquivo, e define o novo objeto da
critica diplomtica: todas as peas de arquivo (GHIGNOLI, 1991). Na verdade,
os pressupostos para uma diplomtica mais ampla partiram da escola francesa,
representada por Tessier e Bautier, afirma Luciana Duranti (2005b).
Complementa Heloisa Bellotto (2001), que foi a partir dos anos 50 do
sculo XX, com o apoio dos consagrados arquivistas e tericos da arquivstica
inglesa e italiana, respectivamente, Hilary Jenkinson e Giorgio Cencetti, que a
moderna diplomtica veio a encontrar seu pouso enriquecedor na arquivstica.
Prximo aos 80, comea a se formar uma nova gerao de estudiosos
de diplomtica especial, que aplicando os princpios tericos e metodolgicos
da disciplina aos documentos de arquivo, estabeleceram um profcuo dilogo
entre as reas, cujos estudos de natureza terica que vem exercendo profunda
influncia no fazer arquivstico internacional, contribuindo para a construo
terica em arquivstica.

Este conjunto de profissionais, professores e tericos da rea
dos arquivos, que conferiram diplomtica o sentido de
modernidade que ela tem hoje, dentro da teoria arquivstica, no
importa se a denominem ainda diplomtica simplesmente, ou se
diplomtica moderna, diplomtica especial, diplomtica aplicada
a arquivstica ou tipologia documental (BELLOTTO, 2001).


38
Na terminologia arquivstica brasileira, forma esta relacionada com a tradio documental, ou
seja, se ele pr-original, original ou cpia (Cf. DICIONRIO, 1996, p. 39). Para a acepo
dada por Bautier e Tessier ao termo forma, os estudos diplomticos no Brasil preferem usar o
termo estrutura.
131
A renovao desta matria e sua aplicabilidade no campo da arquivstica
esto representadas pelas teorias formuladas na Itlia por Paola Carucci e
Luciana Duranti, que desenvolve estudos no Canad; na Espanha, por Nuez
Contreras, Manuel Romero Tallafigo, Vicenta Corts Alonso e Antonia Heredia
Herrera e no Brasil, por Heloisa Liberalli Bellotto, autores cujas idias vm
contribuindo para a consolidao de uma tradio arquivstica brasileira na
rea, tanto no campo da construo terica, como na aplicabilidade dos
princpios metodolgicos da nova diplomtica no mbito dos arquivos.


3.2 Da diplomtica clssica a tipologia documental

O mtodo de anlise usado para compreender o documento decorre
historicamente do prprio conceito de documento, como foi verificado
anteriormente. Significa dizer que os elementos que so considerados na
anlise devem atender ao objetivo de comprovar o conceito de documento
tomado p referncia e, a partir da, atingir os resultados esperados e
explicitados na finalidade do uso da metodologia diplomtica.
Tradicionalmente a diplomtica tem estudado o documento individual,
produto do fato jurdico. A sua utilidade se limitou inicialmente a resolver uma
disputa legal, sendo estendida para dar suporte a pesquisa histrica.
A partir do sculo XVI as polmicas religiosas surgidas na Europa e as
guerras de documentos contriburam para critica documental. Os documentos
passaram a ser considerados elementos chave para resolver parte das citadas
polmicas (GARCIA PIQUERAS, s/d, p. 196).
No final do sculo XVII, surgem tratados de Diplomtica e de
Paleografia
39
, em diversos pases da Europa. Mas ser no sculo XIX, no
contexto do desenvolvimento e afirmao da Histria, enquanto cincia, que
estas duas reas de saber prtico comeam definitivamente a se instaurar
como disciplinas auxiliares do mtier de historiador, juntamente com outros

39
A Palaeographia Graeca, de D. Bernard de Montfaucon, editada em 1708, considerada a obra que
institucionalizou o nome desta disciplina (RIBEIRO, s/d).

132
saberes igualmente instrumentais como a Arquivstica, a Codicologia, a
Sigilografia, a Numismtica, a Epigrafia, entre outras (RIBEIRO, s/d, p. 2).
Ao ser qualificada como cincia auxiliar da histria, seu mtodo foi
utilizado para examinar a veracidade dos documentos antigos, dada prpria
conformao da metodologia da histria positivista no sculo XIX, pois,

fornecia instrumentao para chegar-se autenticidade e
fidedignidade de documentos, verdadeira obsesso dos
historiadores da poca, a diplomtica, naturalmente,
incorporou-se aos estudos arquivsticos, quando estes se
tornaram sistemticos, no mesmo sculo XIX, sobretudo na
Itlia, Frana e Alemanha. Entretanto, sua vinculao dava-se,
mais que tudo, atravs da paleografia, uma vez que esta
fornecia elementos seguros, como evidente, para a questo
da autenticidade dos documentos, pelo exame da escrita. Mas,
na ampliao de sua esfera de ao, a diplomtica viria a,
pouco a pouco, distanciar-se da paleografia (BELLOTTO,
2001).


O interesse da Histria pelos arquivos, j se sentia desde o sculo XVIII,
aps a Revoluo Francesa, mas no sculo XIX, com a valorizao da
pesquisa em fontes histricas depositadas em arquivos, que as instituies
arquivsticas passam a constituir-se em laboratrios de conhecimento histrico.
Neste ambiente a arquivstica se insere como cincia auxiliar da Histria,
relao que pode ser observada na preparao dos instrumentos de pesquisa,
como a edio de fontes, na publicao dos documentos importantes do ponto
de vista da pesquisa histrica. Ao lado da arquivstica, o ensino da diplomtica
e da paleografia, ferramentas operativas, forneciam os parmetros
indispensveis para o uso e a interpretao dos documentos de que o
historiador no pode prescindir, contribuindo para a determinao da
autenticidade dos documentos, necessria construo cientfica sobre o
passado. Os arquivistas formados para atuar neste contexto, se confundiam
com os prprios historiadores e o ensino da diplomtica, era visto como de vital
importncia em sua formao (RIBEIRO, s/d).
Na passagem do sculo XIX ao sculo XX, a diplomtica tratada
exclusivamente como cincia auxiliar da histria, exceto quando no mbito da
profisso arquivstica, ela foi usada como um mtodo de anlise para
133
estabelecer a provenincia do documento e compreender a sua natureza como
um documento adequado como fonte histrica.
Na segunda metade do sculo XX, estudiosos tentaram aplicar o mtodo
da diplomtica aos documentos modernos, sem muito sucesso.
O que se observa, analisando as discusses sobre o objeto da
diplomtica e o seu campo de estudos, uma adaptao da metodologia da
diplomtica s necessidades de sua aplicabilidade no campo das outras
cincias que auxilia: num primeiro momento o direito, depois a histria e hoje, a
arquivstica.
nos anos 80, a partir dos modernos estudos arquivsticos que a
diplomtica ressurge, reinventada, para alguns, ou adaptada, para outros,
com o objetivo de aplicar os princpios tericos e metodolgicos aos
documentos de arquivo, que em seu contexto de produo so por excelncia,
coletivos. Uma nova abordagem do uso da metodologia preconizada pela
diplomtica, bastante difundida na arquivstica, nacional e internacional, que
deu origem a um novo campo de estudos, a tipologia documental.
O documento diplomtico, na abordagem clssica da diplomtica o
documento indivduo, escrito, o qual os diplomatistas analisam do ponto de
vista da tradio ou transmisso, dos elementos da forma e do processo de
elaborao, para se chegar a sua autenticidade no mbito do sistema jurdico
vigente.O documento produzido pelas administraes atuais , muitas vezes,
desprovido de requisitos formais e de determinados caracteres extrnsecos e
intrnsecos exigidos pela lei ou pelos usos e costumes com valor de norma, que
afetam a sua estrutura, teor, contedo, solenidade, validade, categoria e
tipologia (RIESCO TERRERO, s/d, p. 91).
Hoje o conceito do documento mais amplo do que no passado, porque
se passou a entender que ele refletia a prpria complexidade do seu ambiente
de produo, e para analis-lo era necessrio compreender a lgica de
funcionamento do rgo que o produziu.
Quais elementos considerar na anlise para caracterizar a natureza
deste documento?
Nesta perspectiva, as competncias, funes e atividades
desempenhadas, que se articulam no procedimento de gesto, so elementos
inovadores, introduzidos na metodologia da diplomtica contempornea para
134
identificar o documento de arquivo. Permite que o olhar do pesquisador
diplomatista ou arquivista - v alm da decomposio das partes do documento
jurdico, para determinar sua autenticidade ou valor como fonte para a histria.
A finalidade desta anlise agora revelar estes vnculos de provenincia que o
documento apresenta com sua origem, base de sustentao e perspectiva da
crtica para a arquivstica.
O mtodo diplomtico apresenta duas perspectivas:
Analtico - crtico documental.
Gentico - comparativo.
O mtodo crtico foi desenvolvido para estudar o documento, com o
objetivo de estabelecer sua autenticidade e seu valor como testemunho
histrico em sentido amplo (GARCIA PIQUERAS, s/d, p. 196-198).
Este valor, que se revela na anlise diplomtica, abordado em duas
dimenses:
O valor de testemunho e grau de credibilidade e autenticidade que
merecem e tem os documentos enquanto testemunhos histricos de
inter-relao, (...) e tambm, como instrumentos e escrituras jurdico-
administrativa de titularidade e de prova e finalmente,
Descobrir-se para mltiplos fins cientficos, culturais e sociais (...)
indispensveis para a reconstruo cientfica da histria local e geral e
(...) para o estabelecimento de valores objetivo das distintas fontes
documentais escritas (RIESCO TERRERO, s/d, p. 91).
A Diplomtica desenvolveu princpios metodolgicos prprios para
efetuar a anlise diplomtica, que consiste em identificar
40
:
1. Os elementos da estrutura documental.
Procedimento: estudar a frmula do documento, do ponto de vista
de sua estrutura, seus caracteres internos e externos.
Elementos considerados na anlise: partes do documento
41
.

40
A descrio destes princpios e das atividades desenvolvidas no procedimento da
identificao, para a anlise do documento, uma sntese das abordagens de Angel Riesco
Terrero (s/d, p. 9); Ana Belm Sanches Pietro (s/d, p. 349; 351) e Maria Belm Garca Piqueras
(s/d, p. 198-199).

41
TAMAYO,1996, p. 63.

135

Protocolo Invocaes simblica e
verbal
Titulao
Direo
Saudao

Corpo ou texto Prembulo
Notificao
Dispositivo
Clusulas Finais

Protocolo Final Data
Validao

2. O modo de transmisso, a tradio documental.
Procedimento: distinguir documentos originais de cpias.
Elementos considerados na anlise:
No original ou reproduo exata, determinar:
a) Caracteres externos: o material, a escrita, o formato do material,
os signos grficos especiais, at exame paleogrfico.
No original ou cpia, determinar:
b) Caracteres internos: teor documental e suas frmulas, a lngua e o
discurso diplomtico ou modo de articulao do discurso documental.

3. O processo de elaborao, a gnese documental (a ao)
Procedimento: determinar origem do documento e as fases pelas
quais passou desde que foi criado por seu autor, at sua chegada ao
destinatrio.
Elementos considerados na anlise: origem, procedncia, poca
(data), autoria e destinatrios dos documentos.

A prtica usual da critica diplomtica, sob a dupla perspectiva histrica e
jurdica do documento, foi tradicionalmente a finalidade de aplicao do
mtodo. Este uso que se faz da disciplina, continua valendo ainda que
atualmente ela tenha sido empregada no campo de estudos da arquivstica.

136
A Diplomtica tambm uma disciplina forense, no apenas antiquada
ou histrica, porque nas relaes humanas contemporneas muito
importante possuir sistematizadas um conjunto de regras e condies
cuidadosas, com as quais se possa discernir e contrastar os
documentos legtimos dos falsos, os certos e genunos dos suspeitos e
incertos. (...) Esse carter a converte sempre em atual, em cincia
aplicada e tcnica jurdica, e a despe dos tons medievais e positivistas
que mais se apresentam nas bibliografias e onde, sem dvida,
alcanou os nveis mais famosos. (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 23)

Health McNeil (2000, p. 22; 90-91) descreve os enunciados da critica
textual proposta no tratado de Mabillon, do sculo XVII, para avaliar a
confiabilidade de um documento, texto que transcrevo, e que representa o
ponto de partida para a reflexo dos mtodos mais recentes aplicados aos
documentos arquivsticos.
A anlise diplomtica traduziu o documento para um sistema interno de
signos e partes que apontavam para uma realidade alm deles. Cada parte era
uma pequena janela dentro do passado na qual o documento foi criado.
Os mtodos antigos contavam com a evidencia externa, derivadas de
consideraes e circunstancias fora do documento; diplomatistas, ao contrrio,
contam com a evidencia interna (a evidncia imbuda dentro da forma fsica e
intelectual do documento).
Esse mtodo transformou fatos escritos em fontes histricas, e norteou a
crena de que o conhecimento sobre o passado, que no era de direto acesso,
podia apesar de tudo, ser atingido ao serem examinadas as partes dos
documentos.
Os diplomatistas antigos acreditavam que era possvel ir direto do
documento para o fato inteiro ou o ato que o gerou. A metodologia deles
pressupunha que h uma relao bilateral entre cada documento e o fato a que
ele se refere, ento se um fato (A) manifestado na forma escrita, o
documento que resultar disso (B) nos guiar diretamente ao fato: A-B-A. Essa
relao direta, bilateral, exclusiva existe apenas para um numero limitado de
documentos na burocracia moderna... Por isso aplicando a metodologia
diplomtica aos documentos modernos e contemporneos ns nos
encontraremos frente a relaes multilaterais, na qual cada fato manifesta-se
em uma forma documentria fragmentada, e cada documento nos guia no
apenas a uma pequena poro sobre o que o fato, mas possivelmente, a
uma corrente de outros documentos e/ou fatos. O vnculo que liga o documento
137
ao ato que o produz ainda nico, mas no a nica relao que um
documento tem.
Os antigos diplomatistas perceberam que para compreender o mundo
atravs do documento, era necessrio olhar o documento conceitualmente
como personificando um sistema de elementos externos e internos. Ao faz-lo,
eles descobriram que documento um todo composto de grupos de elementos
inter-relacionados, mas muito diferentes, e isolaram esses grupos para analis-
los. A identificao dos componentes de um documento um processo de
abstrao e sistematizao, o qual o objetivo identificar os atributos
essenciais ou ideais de um documento e torn-los transportveis para
diferentes contextos histricos e documentais. Ao descontextualizar e
universalizar os atributos de um registro ideal, os diplomatistas originais foram
capazes de reconhecer e avaliar registros criados h sculos atrs e atravs de
diferentes, e s vezes, em complicados sistemas jurdicos. Do mesmo modo,
permite aos arquivistas contemporneos reconhecer e identificar documentos
eletrnicos gerados dentro de diferentes e iguais ambientes transtornados de
software e hardware.
Afirma Paola Carucci (1987, p. 30), que para quem se ocupa dos
arquivos contemporneos o estudo dos documentos singulares enquadra-se do
estudo da reconstruo original dos arquivos anlise das relaes que
intervm entre a atividade institucional do corpo corporativo, na produo dos
documentos e nos critrios de classificao dos documentos para a
organizao do arquivo. A anlise das caractersticas formais e substanciais
dos documentos indispensvel para identificar as sries, para reconduzir
documentos singulares aos arquivos de origem, para entender em quais
relaes se encontram os documentos referentes a um mesmo procedimento
conservados em sries distintas. A anlise diplomtica do documento
contemporneo tem tambm, quando comparado ao documento mais antigo, o
objetivo de contribuir para a histria da administrao.
Se o vnculo arquivstico que o documento mantm com sua origem o
enunciado desta nova perspectiva de anlise, os elementos que o representam
passam a integrar o mtodo, agora denominado de anlise tipolgica. Ento,
quais elementos considerar e qual a finalidade da identificao de tipologias
138
documentais para esta nova corrente de estudiosos de diplomtica aplicada
arquivstica?
A literatura registra significativas contribuies tericas sobre o processo
de construo desta metodologia, produto de experincias e reflexes sobre
sua aplicabilidade no campo das funes arquivsticas. Nestes relatos
encontram-se os fundamentos para a sistematizao desta tarefa, embora no
tenha sido suficientemente discutida pela rea para se chegar normalizao
de parmetros.
Nos anos 80, as experincias metodolgicas desenvolvidas na Espanha
no campo da tipologia documental, como o de Vicenta Corts Alonso e o Grupo
de Arquivistas Municipais de Madri para classificar e descrever documentos
pblicos, tornaram-se referncia para estes estudos arquivsticos em pases
latino-americanos e no Brasil.
Vicenta Corts (1986, p. 421) aponta os elementos considerados no
modelo utilizado pelo grupo, para estudar cinqenta tipos documentais,
distribudas para estudo entre os membros e que resultou no seguinte
esquema bsico
42
:

Tipo documental, que resulta da espcie documental aliada a
atividade.
1. Sua definio (encontrada na legislao, em tratados de direito
administrativo, em manuais de rotinas burocrticas, em
glossrios em dicionrios terminolgicos ou no prprio
documento)
2. Os caracteres externos: gnero, suporte formato e forma.
O cdigo da srie, que corresponde ao tipo no plano de
classificao e posio da srie no do fundo ou no conjunto
maior.
A entidade produtora / acumuladora e suas atribuies, com
suas subdivises correspondentes, se for o caso.

42
Esta estrutura de anlise tipolgica foi transcrita e analisada por Heloisa Liberalli Bellotto
(2004, p. 89-90) e o detalhamento de cada elemento e a justificativa de sua utilizao, foi
anteriormente apresentada por Vicenta Crtes Alonso (1986, p. 423-426).
139
A atividade que gera o tipo documental em foco
O destinatrio, se for o caso
Legislao que cria a entidade e a funo / atividade que origina
a srie.
Tramitao dos documentos, que a seqncia das diligncias
e aes (trmites) prescritas para o andamento de documentos
de natureza administrativa at seu julgamento ou soluo. o
procedimento que gera a tipologia e na qual ela atua.
Os documentos bsicos que compe o processo, se for o caso.
A ordenao, que a posio do documentos na srie.
Contedo, no sentido dos dados repetitivos na tipologia
analisada.
Vigncia, que corresponde ao tempo de arquivamento no
arquivo setorial.
Prazos de destinao (eliminao ou preservao em arquivos
permanente).

Este modelo tornou-se um clssico para trabalhos de avaliao com
base na tipologia documental. O modelo do Grupo de Arquivistas Municipais de
Madri foi usado, adaptado e inovado por vrios arquivistas e pesquisadores de
arquivstica.
Heloisa Liberalli Bellotto (2004) faz distino entre o objeto da
diplomtica clssica e da nova diplomtica, a tipologia documental, e seu
mtodo de anlise, que so complementares para a identificao dos
documentos arquivsticos. Revisando a literatura clssica da diplomtica,
apresenta a metodologia para a caracterizao do documento jurdico, a
espcie documental, objeto e campo de estudos da diplomtica clssica.
O mtodo de anlise tipolgica se tornou conhecido pela arquivstica
brasileira, a partir dos estudos de Bellotto (1980 e 1990). A autora inova
teorizando sobre o mtodo desenvolvido pelo Grupo de Arquivistas Municipais
de Madri e apresentando os fundamentos da tipologia documental, aspecto que
no havia sido tratado anteriormente por Vicenta Corts (1986) ao divulgar a
metodologia.
140
Para efeitos de identificao da tipologia documental e seu tratamento
tcnico, ambos os mtodos so necessrios por serem complementares. O
primeiro, da diplomtica clssica, porque atravs dele se chega a espcie
documental; o segundo, porque contextualiza a espcie no mbito da funo
que determina sua produo, elemento que ser denominativo do tipo
documental, objeto e campo de estudos da tipologia documental.
Este tipo de anlise proposta pelo grupo de Madri foi pensada para a
identificao de documentos de primeira idade, onde se dispe de todas as
informaes sobre o documento em si e sobre o rgo que o produz, enquanto
que a anlise diplomtica se aplica ao documento isolado. Por isso mesmo a
anlise tipolgica mais arquivstica. Entretanto, as duas anlises so
importantes para a o arquivista, defende Bellotto (2004, p. 91): a primeira, no
seu labor de apoio ao pesquisador e nos trabalhos de descrio; a segunda, na
sua ao de avaliao e tambm, secundariamente, na de descrio.
Apresenta as perspectivas de aplicabilidade do mtodo analtico, da
diplomtica e da arquivstica, para se chegar ao encontro desejado entre o
documento e sua funo, da seguinte forma:
Para introduzir os estudos tipolgicos preciso relembrar que espcie
documental a configurao que assume o documento de acordo com a
disposio e a natureza de sua informao e que tipo documental a espcie,
no mais como frmula e, sim, j imbudo da atividade que o gerou. Assim,
pode-se estabelecer dois pontos de partida para a anlise tipolgica: o da
diplomtica ou o da arquivstica.
1. Quando se parte da diplomtica, o elemento inicial a decodificao
do prprio documento, sendo suas etapas: da anatomia do texto ao discurso,
do discurso espcie, da espcie ao tipo, do tipo atividade, da atividade ao
produtor.
2. Quando se parte da arquivstica, o elemento inicial tem que ser
necessariamente a entidade produtora, cujo percurso : da competncia
estrutura, da estrutura ao funcionamento, do funcionamento atividade
refletida no documento, da atividade ao tipo, do tipo espcie, da espcie ao
documento.
Na diplomtica, a anlise tipolgica parte da espcie. A identificao
diplomtica de um documento, portanto, independe das caractersticas do
141
conjunto. Na arquivstica, a anlise tipolgica parte da provenincia. A anlise
ou partio diplomtica realizada para efeitos de compreenso do documento
do ponto de vista tanto da autenticidade jurdica, quanto da fidedignidade de
contedo. A anlise tipolgica bastante vantajosa para a efetivao das
operaes tcnicas que devem ser aplicadas aos documentos de arquivo
(BELLOTTO, 2004, p. 61-63).
A diplomtica acata a classificao estabelecida pelo direito
administrativo para os atos administrativos, englobando as espcies com que
costuma lidar na rea governamental, tendo-se a as chamadas categorias
documentais. Elas so estipuladas pelas gradaes da representatividade
jurdica dos contedos dos documentos que nelas se enquadram. Segundo o
Manual Documentao e Arquivo (apud BELLOTTO, 2004, p. 49), os atos
podem ser:
normativos
enunciativos
de assentamento
comprobatrios
de ajuste
de correspondncia
Deduz-se dessa relao de categorias documentais que os documentos
atinentes mesma problemtica jurdica tm a mesma estrutura. O primeiro
trabalho da anlise diplomtica procurar discernir a categoria do documento,
encaixando-a em algum desses seis compartimentos. A partir da preciso
analisar diplomaticamente a espcie documental: os elementos fixos so os
mesmos para a mesma espcie documental (BELLOTTO, 2004, p. 48-51).
Foi a partir da introduo da gesto de documentos no campo
profissional do arquivista, especificamente para atender as demandas de
avaliao documental e planejamento da produo de documentos eletrnicos,
que os estudos de identificao da gnese documental se tornaram mais
recorrentes na rea.
Nesta perspectiva, reiteramos ser fundamental destacar as contribuies
de Luciana Duranti, pois as bases tericas por ela divulgadas vm inspirando e
sustentando o debate internacional sobre a pertinncia da aplicabilidade desta
142
metodologia no campo da arquivstica, precisamente no contexto da gesto de
documentos eletrnicos. O relato deste processo de construo do novo
mtodo de anlise, desta nova diplomtica que a autora denomina diplomtica
contempornea arquivstica, ilustrativo no sentido de demonstrar o novo uso
que se faz desta antiga cincia.
Luciana Duranti contratada pela UBC para ensinar diplomtica e como
no possua documentos antigos para planejar a disciplina, observou em suas
pesquisas preliminares, que outros autores j tinham ensaiado a aplicabilidade
do mtodo em documentos recentes, como Tessier, que alarga o conceito de
documento, de forma a aplicar os conceitos da disciplina a qualquer documento
que fosse prova de ao.
O mtodo antigo s se aplicava aos documentos qualificados como
evidncia do ato jurdico, eliminando do conjunto todos os documentos que
levavam a um ato ou ao e aqueles que registravam uma atividade, como por
exemplo, a correspondncia. A diplomtica como sistema era rgida para
contemplar documentos mais abertos, soltos. Era necessrio olhar para a
disciplina em si, observa Duranti (2005b). A primeira autora que observa isto
Paola Carucci (1987), que publica um livro de diplomtica sobre os documentos
da administrao publica italiana.

Amplia o conceito de documento arquivstico, examina o
procedimento administrativo de criao do documento, analisa o
processo de produo do documento em sua relao com a
administrao. Inova, olhando para o dossi, como produto do
procedimento administrativo, cujo relacionamento com a
administrao observado em vrios documentos. Os
documentos modernos podem levar a uma compreenso
fragmentada da Histria, pois o fato est refletido em vrios
documentos e necessrio recuperar esta relao que existem
entre eles, para que se possa verificar o fato representado.
(DURANTI, 2005)

Em 1993, na UBC, tm incio as pesquisas arquivsticas para
desenvolver meios que permitissem equacionar a questo dos documentos
digitais. O enfoque metodolgico era observar a realidade americana e, a partir
da, desenvolver o projeto. O mtodo dedutivo, que se pauta na observao da
realidade para a formulao da teoria fundamentou estas investigaes iniciais,
que tiveram durao de seis meses.
143
Entretanto, esta no era a linha que Luciana Duranti desejava, mas sim
o indutivo, o inverso. Resolveu elaborar um sistema de projeo de
documentos com certos componentes que seriam usados, para comparar com
os sistemas existentes. A partir dos estudos da teoria diplomtica na literatura
clssica, passaram a observar a realidade americana e como os documentos
eletrnicos eram produzidos.
Dois eixos tericos orientaram a pesquisa: primeiro, definiram os
componentes necessrios para caracterizar um documento arquivstico,
reunindo um conjunto de regras; segundo, analisaram todos os tipos de
contextos que tinham influencia sobre o documento de arquivo.
Construram um modelo de anlise, elencando todos os elementos que
caracterizam um documento arquivstico e, a partir dele, passaram a observar
onde estes componentes apareciam nos sistemas que estavam rodando. Um
dos objetivos principais foi estabelecer exigncias conceituais para avaliar a
autenticidade dos documentos eletrnicos, cuja metodologia principal consistia
em analisar os sistemas eletrnicos arquivsticos, a partir do modelo
preconizado que permitia comparaes entre as caractersticas dos sistemas.

Ao construir o modelo, que , o modelo ideal de um documento
eletrnico, algumas das elaboraes que eu fiz sobre a
diplomtica tradicional desde 1989 foram revisadas e corrigidas.
(...) Assim, os resultados do modelo so compostos de quatro
sesses: forma documental, anotaes, contexto e meio
(DURANTI, s/d, p. 12).

O principio terico da metodologia diplomtica clssica, que consiste em
identificar elementos que permitam comparaes, pode ser verificado no
raciocnio da autora ao aplicar o mtodo de observao no desenvolvimento de
suas pesquisas. Durante as aulas de seu curso ministrado no Brasil (2005),
Luciana relata que sempre que se posiciona frente a algo novo, se pergunta: O
que isto est tentando fazer? Como era feito no passado? Efetua comparaes
e conclui.
No projeto da UBC, intitulado The Preservation of the Integrity of
Eletronic Records (A preservao da integridade dos documentos eletrnicos),
Health MacNeil (2000, p. 89-90), assistente de pesquisa de Luciana Duranti,
relata o processo de construo do mtodo desenvolvido pelos pesquisadores.
144
O grupo de pesquisa comeou seus trabalhos articulando um conjunto
de premissas gerais em relao natureza de um documento em um moderno
ambiente (e predominantemente de papel) de manter os documentos e as
condies necessrias para assegurar sua confiabilidade e autenticidade. Este
resultado foi ento interpretado dentro da estrutura dos documentos
eletrnicos, gerando um grande numero de hipteses, expressando a
necessidade e componentes suficientes de um completo, confivel e autntico
registro eletrnico. As hipteses foram subseqentemente traduzidas em
regras detalhadas para a criao e manuteno de confiveis e autnticos
registros eletrnicos.
Portanto, o princpio metodolgico que passou a fundamentar o projeto
da UBC era comparar o que no conhecido, com o que conhecido, o
documento de arquivo. Documento este formatado a partir de um conjunto de
regras, verificveis atravs da anlise critica da diplomtica, cujos
componentes serviram de base para a elaborao de um modelo comparativo
para a realidade tecnolgica definida no escopo do projeto (DURANTI, 2005b).
MacNeil (2000, p. 111) ressalta que as descobertas do projeto da UBC,
ofereceram uma resposta imparcial e precisa sobre as caractersticas de um
documento eletrnico, confivel e autentico em seu ambiente.
O Ministrio da Defesa Americana estabeleceu uma parceria com o
grupo de pesquisadores da universidade e se transformou num laboratrio de
anlise da aplicabilidade dos princpios da cincia diplomtica na produo de
documentos contemporneos.

Essa colaborao rendeu frutferos resultados ao permitir uma
explorao terica e metodolgica ilimitada, enquanto
transformava as hipteses em situaes reais, e um sistema de
registro hbrido e muito complexo em uma organizao com
requisitos operacionais e documentais extremamente rgidos
(DURANTI, s/d, p. 5).


Refletindo sobre os resultados obtidos, para a continuidade das
pesquisas, Luciana Duranti (2005b), pensou que no havia alcanado um
acordo internacional sobre trs questes bsicas: o como proceder com os
documentos arquivsticos eletrnicos, qual a metodologia de anlise e em qual
145
conceito de documento se fundamentariam, que permitisse tratar
internacionalmente com as coisas novas que surgissem.

De um ponto de vista terico, esse trabalho produziu uma leve
reviso e ajuste dos conceitos, mas, mais importante, integrou
os conceitos diplomticos e arquivsticos. De um ponto de vista
metodolgico, o projeto produziu regras para a criao e
gerenciamento de documentos pelo criador, que so
consistentes com os conceitos e princpios diplomticos e
arquivsticos. Essas regras e suas implementaes serviram
para demonstrar que a diplomtica pode ser usada no apenas
para dirigir-se natureza dos documentos nos contextos da
moderna organizao, mas tambm para desenvolver sistemas
de produo e guarda de documentos que so eficazes nesses
contextos. O principal resultado dessa pesquisa foi criao de
um curso chamado diplomtica arquivstica no qual os
conceitos arquivsticos e diplomticos de natureza,
caractersticas, atributos e agregaes de documentos foram
fundidos, e os documentos do sculo XV foram analisados junto
aos e-mails e banco de dados (DURANTI, s/d, p. 6).

Esta idia, que fundamentou o projeto da UBC em parceria com o
Pentgono, norteou a continuidade das pesquisas nos projetos que se
seguiram, o InterPARES I e II (International Research on Permanent Authentic
Records in Eletronic Systems).
O InterPARES I teve inicio em 1997 e foram realizados 22 estudos de
casos de diferentes sistemas digitais, utilizando a anlise diplomtica como
metodologia primria. Teve por objetivo, desenvolver o conhecimento terico e
metodolgico essencial para a preservao permanente de documentos
autnticos gerados e/ou mantidos eletronicamente, como objetivo de formular
polticas, modelos, estratgias e padres capazes de assegurar essa
preservao (DURANTI, s/d, p. 7).

Para definir os requisitos de autenticidade, ns decidimos usar a
diplomtica como um guia metodolgico. Embora se manifestem
de maneira diferente, os mesmos elementos que esto
presentes nos documentos tradicionais tambm existem
explicitamente ou implicitamente nos documentos eletrnicos, e
todos os documentos eletrnicos partilham dos mesmos
elementos. Assim, ns criamos um modelo que permitiria uma
anlise sistemtica dos documentos eletrnicos contidos em
diferentes sistemas. O modelo uma decomposio do
documento eletrnico nos seus elementos constituintes que
define cada elemento, explica seu propsito, e indica se, e at
146
que ponto, aquele elemento instrumental para verificar a
autenticidade do documento (DURANTI, s/d, p. 11).

Aplicando esta metodologia, encontraram resultados interessantes.
Informa que apareceram documentos que no apresentavam as mesmas
caractersticas preconizadas pelo modelo. Tratavam-se, portanto, de
documentos artsticos e no governamentais, pois nestes os mesmos
componentes se repetiam.
Os resultados obtidos permitiram a identificao de elementos que
caracterizam os documentos eletrnicos: forma fixa (significa que o contedo
binrio precisa ser armazenado de tal forma que se mantenha completo e
inalterado); elementos extrnsecos (caractersticas de apresentao) e
intrnsecos (elevam a mensagem); contedo estvel (no pode ser modificado);
a relao orgnica (que o relacionamento explicito com os outros
documentos); contexto administrativo; pessoas; ao (DURANTI, 2005b).
No meio eletrnico, os elementos externos e internos traduzem-se em
oito fundamentais componentes de um documento eletrnico: meio, contedo,
forma fsica, forma intelectual, ao, pessoa, vnculo arquivstico e contexto.
No InterPARES II, o objeto de estudo foram os documentos mutveis,
sem contedo estvel. Neste projeto, testaram outras metodologias para
analisar os documentos eletrnicos: o mtodo aberto, a anlise textual, entre
outros. O resultado a que chegaram aps trs anos de pesquisas, foi que o
mtodo de anlise diplomtica se aplica a tudo e retornaram a ele.

Os princpios, conceitos e mtodo da Diplomtica so
universalmente vlidos e podem oferecer sistematizao e
objetividade ao estudo arquivstico das formas documentais. Isto
da mais alta qualidade cientfica (...) apropriado para os
arquivistas extrarem diretamente da cincia diplomtica original
aqueles elementos e idias que podem ser usados para seu
trabalho e desenvolvidos para que sejam aplicados s
necessidades contemporneas (DURANTI, 1995, p. 3).

Para otimizar a aplicao da metodologia diplomtica, Duranti (2005b)
faz as seguintes recomendaes: definio de documento; identificao dos
componentes e dos elementos do documento deve ser bem detalhada e a
interpretao das funes deve ser aprofundada e que a diplomtica especial
147
deve desenvolver-se embasada no tipo de entidade produtora e de suas
funes.
Na estrutura de anlise documental que prope Luciana Duranti
43
, so
incorporados novos elementos de identificao, indo alm dos tradicionalmente
utilizados pela diplomtica clssica. A crtica diplomtica, portanto, parte da
forma do documento em direo ao iniciada ou qual o documento se
refere. Esta anlise visa compreender o contexto jurdico, administrativo e
processual em que os documentos sob anlise foram criados.
Conforme o exposto, a identificao dos elementos extrnsecos e
intrnsecos que compe a estrutura do documento, foi resultado de
comparaes efetuadas entre documentos que foram produzidos em perodos,
locais e por rgos diferentes, com finalidades diversas.

O objetivo imediato de tal identificao era o de colocar em
relao direta os componentes simples da forma documental
com os componentes especficos da transao administrativa, e
as vrias combinaes daqueles componentes com
determinados tipos de transao. O objetivo maior era o de
alcanar a habilidade para verificar a funo dos documentos
atravs de suas formas, aprender sobre as funes na medida
em que eram realizadas por cada produtor de documentos, e
assim adquirir o conhecimento necessrio para verificar a
autenticidade dos documentos que pareciam ter sido criados por
uma determinada pessoa jurdica enquanto desempenhava uma
funo especfica (DURANTI, 1995, p.1 71).

Como apresentado anteriormente, este o modelo de anlise proposto
por Luciana Duranti (1995, p. 172-173) para a identificao do documento de
arquivo, cuja estrutura retomada da diplomtica clssica. Reflete uma
progresso sistemtica do especfico para o genrico, direo possvel de ser
tomada quando o contexto do documento sob anlise no conhecido
(DURANTI, 1995, p.172).

Elementos extrnsecos
Suporte
Texto

Linguagem

Sinais especiais
Selos

43
Para um detalhamento da proposta metodolgica da autora, ver DURANTI (1995).
148

Anotaes

Suporte

Elementos intrnsecos
Protocolo e subsees

Texto e subsees
Escatocolo e subsees


Pessoas
Autor da ao
Autor do documento

Destinatrio da ao

Destinatrio do documento


Escritor

Contra-assinatura (s)


Qualificao da
assinatura

Ttulos e crditos das pessoas
envolvidas


Tipo de ao
Simples

Contratual

Coletiva
Mltipla

Contnua


Nome da ao
Venda, autorizao, solicitao
(ex.)


Relao entre
documento e
procedimento

Especificao da fase do
procedimento geral ao qual
documento e os documentos
se relacionam e, se
resultado de uma norma de
procedimento; a fase do
procedimento especfico


Tipo de documento
Nome (p.ex., letra, recuo de
margem)

Natureza (pblico ou privado)

Funo (dispositivo,
probatrio)
Status (original, rascunho, ou
cpia)


149
Descrio
diplomtica
Contexto (ano, ms, dia, local)

Ao (pessoas, ato)
Documento (nome da forma,
natureza, funo, status,
suporte, quantidade)

Contexto (ano, ms, dia, local)


Comentrios
conclusivos
Qualquer comentrio que se
refira ao documento

Como um todo em vez de a
um elemento especfico da
forma documental ou
componente da anlise
diplomtica
44




Para Luciana Duranti a diplomtica uma disciplina investigativa, que
parte da anlise do objeto para produzir conhecimento arquivstico necessrio
realizao das tarefas tcnicas. Para a autora, pelo documento, e no pelo
estudo do rgo produtor, que tem incio o processo de identificao.

Dizer que nossa anlise deve comear desde os documentos
no significa que podemos descuidar da primeira investigao
histrico-jurdico-administrativa; somente queremos dizer que o
processo arquivstico propriamente dito comea pelos
documentos, depois que o trabalho histrico-jurdico tem
preparado a base para o mesmo. E a investigao arquivstica
propriamente dita feita em fontes inocentes e imparciais pode
descobrir uma realidade que no coincide com a que havia
revelado a investigao previa (DURANTI, 1995, p. 210, grifo da
autora).

Sob este ponto de vista sustenta que a diplomtica e a gesto de
documentos se vinculam inseparavelmente, pois quando se aplicam regras
que regem a gnese, formas, caminho e classificao dos documentos, a
diplomtica especial pode identificar as regras por meio da critica dos
documentos (DURANTI, 1995, p. 7).

44
Neste modelo rgido, os comentrios que se referem a elementos nicos da forma
documental sob anlise ou a componentes nicos da anlise diplomtica aparecem em notas
de roda-p. So identificados por letras se os comentrios que contm forem de natureza
diplomtica, e por nmeros se os comentrios forem de natureza histrico-jurdica.
150
Quando no encontramos regras definidas para a gesto dos
documentos o estudo dos princpios e mtodos propostos pela tipologia
documental, aponta com clareza os elementos mais significativos e que devem
ser desenvolvidos. A recproca, influncia da gesto de documentos e da
diplomtica, pode indicar o caminho a ser seguido no futuro. Nesta medida,
fornecem subsdios importantes para o planejamento da produo de
documentos em outros suportes, como os eletrnicos.

Portanto, se o conhecimento das estruturas administrativas, os
procedimentos burocrticos, dos processos documentais e das
formas permite aos arquivistas realizar uma anlise comparativa
das sries arquivsticas para a seleo e aquisio, este mesmo
conhecimento os possibilita participar com competncia na
produo, mantendo o uso dos documentos correntes,
iluminado-os quando se trata de determinar o perfil do
documento, a simplificao de procedimentos burocrticos e a
adoo de sistemas de classificao e recuperao (DURANTI,
1995, p. 5).

Para o tratamento de massas documentais acumuladas, a pesquisa da
gnese documental iniciada pelo estudo do documento permite reconstruir os
vnculos de provenincia e organicidade que possam ter sido rompidos em
processos inadequados de acumulao.

Quando est diante de um documento, o arquivista trata de
identificar os elementos externos e internos da forma e de sua
provenincia, seu processo de criao e o procedimento superior
em que participaram. Quando est frente a um conjunto de
documentos, a pesquisa do arquivista deve dirigir-se primeiro
para a identificao daqueles documentos que participaram da
mesma transao e, a partir disto, do estabelecimento das
relaes dos procedimentos existentes entre eles e das relaes
anlogas entre eles e os documentos do mesmo grupo que
participaram em outras transaes. Depois disto o arquivista
pesquisa como o grupo de documentos que examina forma parte
dos procedimentos e os classifica em termos absolutos e dentro
do contexto (DURANTI, 1995, p. 178).

A metodologia diplomtica um mtodo analtico de investigao, que
no se fixa preliminarmente no conhecimento dos rgos produtores, mas nos
procedimentos administrativos de criao dos documentos, sem desconsiderar,
entretanto, as estruturas organizacionais e a competncias a elas atribudas. O
151
estudo do documento tomado como referencia, porque ele fala por si
mesmo, refletindo as relaes expressas entre a forma documental e o
contexto administrativo de sua produo, conhecimento que fundamenta o
desenvolvimento das funes arquivsticas em qualquer momento do ciclo de
vida documental.
O diplomatista, ao estudar a gnese e forma dos documentos
contemporneos, obtm uma viso da administrao
funcionando, e no atravs de regulamentos ou manuais. Os
passos administrativos so vistos em cada caso concreto. Os
quadros sinpticos, que muitas vezes se refletem em quadros de
classificao, so uns dos documentos mais importantes para
melhorar com fundamentos a organizao e mtodos de uma
empresa (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 38).

Esta perspectiva aberta pela diplomtica, nesta nova abordagem
denominada tipologia documental, fundamental para a realizao de tarefas
arquivsticas. Quando se tem que analisar documentos produzidos em
sistemas eletrnicos ou para identificar tipologias dispersas entre massas de
documentos acumulados, pois a finalidade desta critica compreender a ao
da qual participa o documento e o documento em si mesmo (DURANTI, 1995,
p.179).
O que se pode verificar que ao ampliar a discusso sobre o documento
arquivstico, agora visto e analisado na perspectiva de seus slidos vnculos de
inter-relacionamento no seu contexto de produo, o mtodo de anlise
proposto passou a refletir os princpios da arquivstica, incorporando novos
elementos para identificar o documento no interior do conjunto ao qual
pertence.
Neste sentido, cabe uma questo: existe uma nova diplomtica ou esta
renovao significa a utilizao dos princpios tericos e metodolgicos da
diplomtica clssica no campo da arquivstica, dando origem a uma nova rea
de estudos: a tipologia documental?





152
3.3 Tipologia documental: diplomtica contempornea?


Relativamente evoluo da diplomtica, e como j tivemos
oportunidade de abordar anteriormente (RODRIGUES, 2003, p. 45-46), a
tipologia documental, tambm chamada por alguns tericos de diplomtica
contempornea, uma rea nova, produto de uma reviso do desenvolvimento
e da atualizao dos princpios formulados pela diplomtica clssica.
Os documentos diplomticos, objeto da diplomtica, se a disciplina for
tomada de forma ortodoxa, so os de natureza jurdica que, refletem no ato
escrito s relaes polticas, legais, sociais e administrativas entre o Estado e
os cidados, cujos elementos semnticos so submetidos a frmulas
preestabelecidas (BELLOTTO, 2001). No sentido moderno da diplomtica, os
documentos so analisados na direo de seu contexto de produo, nas
relaes entre as competncias / funes / atividades do rgo produtor e
neste sentido, apresentam suas profundas relaes com a arquivstica.
Como vimos anteriormente, a diplomtica nasceu no sculo XVII como
uma tcnica analtica para determinar a autenticidade dos registros emitidos
por autoridades soberanas em sculos anteriores. O seu principal propsito era
apurar a realidade dos direitos ou segurana dos fatos contidos em alguns
documentos.
Mabillon cria a Diplomtica cientfica no sculo XVII, alternando duas
perspectivas, a dos documentos medievais (arte antiqurio) com a lgica das
prova judiciais (arte forense). (...) Essa Diplomtica cientfica desenvolvida
em centros de investigao histrica, faculdades de histria e arquivos
histricos, com muita incidncia em edies minuciosas e comentadas dos
documentos medievais, e muito pouco nos documentos modernos (...) A
Diplomtica medieval ficou consagrada e prestigiada no sculo XIX com a obra
de Sickel e Ficker (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 18).
Paleografia e diplomtica clssicas dos sculos XVI ao XIX eram
disciplinas instrumentais, vistas como arte e tcnica do tipo prtica, com dois
objetivos bem definidos: decifrar, ler e discernir a escritura e os demais signos
grfico antigos, estampados em livros e documentos jurdicos administrativos e
153
julgar a autenticidade ou falsidade das escrituras publicas posteriores ao sculo
XVI (RIESCO TERRERO, s/d, p. 89).
No sculo XIX historiadores adotaram a diplomtica como uma
ferramenta de critica documentria para avaliar a autoridade de registros
medievais como fontes histricas. Ocorre seu desenvolvimento como disciplina,
favorecido pela introduo dos estudos diplomticos na academia, no campo
dos estudos histricos, o que contribuiu para o desenvolvimento de seus
componentes metodolgicos, particularmente aos concernentes preservao
e uso dos documentos, transformando-se em uma cincia estritamente
medieval (DURANTI, 1995, p. 6; 36).
No final do sculo XX, os arquivistas descobriram novos usos para esta
velha cincia, baseados no seu potencial como um padro para assegurar a
confiabilidade geralmente dos registros modernos e especificamente de
registros eletrnicos.
No campo da cincia arquivstica, a diplomtica tem sido reinventada,
adaptada, como uma ferramenta para compreender o complexo processo de
produo dos documentos da burocracia contempornea. Com a ampliao do
campo da arquivstica, que passou a olhar para o documento em todo o seu
ciclo de vida, e as necessidades de desenvolvimento de metodologias para
sustentar os novos programas arquivsticos, incluindo a avaliao e o
planejamento da produo documental, os arquivistas redescobrem a
importncia do estudo critico do documento e volta diplomtica para provar
os valores dos seus princpios e mtodos para documentos modernos e
contemporneos (DURANTI, 1995, p. 36).

aqui onde se comea a ver a primeira forma sistematicamente
organizada da cincia arquivstica, como um hbrido de idias
tericas da diplomtica sobre os componentes, formas, criao,
transmisso e efetividade dos documentos e de idias
metodolgicas e processos sobre a ordenao, descrio, uso,
armazenamento e segurana (Idem, 1995, p. 6).

Em 1970, Christopher Brooke chama os arquivistas para desenvolver
uma diplomtica moderna. Em 1989, na II Conferencia Europia de Arquivos
promovida pelo Conselho Internacional de Arquivos, Francis Blouin fala do
crescente interesse dos arquivistas norte-americanos e europeus em reviver e
154
adaptar a tradio diplomtica europia modernizar os registros para enfrentar
a massa e a complexidade de registros institucionais, especialmente aqueles
eletrnicos. Ele antecipou que as prticas de manter os registros
(recordkeeping) da moderna burocracia tornar-se-iam a diplomtica do sculo
XX. Os delegados da conferencia recomendaram que o desenvolvimento da
disciplina da diplomtica moderna seja promovido atravs de pesquisa na
tipologia de documentos contemporneos e nos processos de criao de
documentos nas instituies contemporneas (MACNEIL, 2000, p. 87).
Na Europa, a resposta a este chamado dos arquivistas para a
construo de uma diplomtica moderna, adaptvel aos documentos do sculo
XX, vem principalmente da Itlia, destacando-se os estudos realizados por
Paola Carucci.
Esta arquivista italiana deu uma contribuio substancial, redefinindo o
documento de um modo muito amplo e concentrando as atenes na
provenincia administrativa que o gera antes de sua forma documental. Alarga
desta forma o mbito da diplomtica, integrando-a com a arquivstica, incluindo
uma relao de consideraes sobre o documento como produto do
procedimento administrativo (DURANTI, 2005b). Carucci define a diplomtica
como a disciplina que estuda o documento singular ou, se preferirmos, a
unidade arquivstica elementar, o documento, mas tambm o arquivo, o
registro, analisando, sobretudo, os aspectos formais para definir a natureza
jurdica dos atos, tanto na sua formao quanto nos seus efeitos. A anlise
diplomtica do documento associa-se, portanto ao conhecimento dos modos
nos quais se forma a vontade expressa no ato jurdico e o conhecimento da
forma na qual o ato se manifesta, isto , das caractersticas prprias do
documento em cujo ato representado (CARUCCI, 1987, p. 27). A autora
ressalta que os requisitos para os estudos diplomticos que foram identificados
na critica os documentos medievais continuam vlidos para a diplomtica dos
documentos modernos e contemporneos, sobretudo agora que no ambiente
eletrnico exige a identificao do documento arquivstico no interior do
sistema de informao (CARUCCI, 1994, p. 65).
No Canad, Luciana Duranti examina os princpios e conceitos
desenvolvidos pelos tericos diplomatistas para avaliar a autenticidade de
documentos medievais, verificando se poderiam ser adaptados para analisar
155
documentos produzidos pela burocracia moderna. O foco de sua preocupao
terica a aplicao do mtodo diplomtico para o planejamento da produo
dos documentos eletrnicos e a anlise do valor probatrio que eles
apresentam. A arquivista italiana radicada no Canad, a qualifica como
diplomtica arquivstica, disciplina que estuda o que , e o que vem a ser os
documentos, a relao estabelecida com o seu produtor e os fatos neles
representados, conceituando-a como estudo das formas e dos processos de
formao dos documentos de arquivo (DURANTI, 1995, p. 1). Segundo
Luciana, a melhor definio a que formulou Cencetti: a diplomtica a
disciplina que estuda a gnese, forma e transmisso de documentos
arquivsticos e sua relao com os fatos representados neles e com seu
criador, com o fim de identificar, avaliar e comunicar sua verdadeira natureza.
(apud DURANTI, 1995, p. 21).
Nesta perspectiva, tem por objeto de estudo o documento escrito, quer
dizer, a prova (evidncie
45
) que produzida sobre um suporte por meio de um
instrumento de escritura ou de um aparelho que grava imagens, dados e/ou
vozes. Portanto, seu objeto no qualquer documento escrito que se estuda,
mas somente o documento arquivstico, quer dizer, um documento criado ou
recebido por uma pessoa fsica ou jurdica no curso de uma atividade prtica
(DURANTI, 1995, p. 17-18).
Para a autora, um dos objetos especficos da diplomtica o estudo da
relao entre a natureza da ao que gera o documento e a forma do
documento (DURANTI, 1995, p. 9).
O estudo atravs do exame das leis, regimentos e documentos
arquivsticos (...) na Itlia funo especfica de uma disciplina
chamada cincia arquivstica especial, que aplica a teoria

45
O documento de arquivo evidencia um fato jurdico, produzido por uma pessoa fsica ou
jurdica durante uma atividade administrativa pratica, mantido para referencia ou prova por esta
mesma pessoa ou por outra. A jurisprudncia no Direito define evidncia, como uma relao
demonstrada por um Juiz, entre um fato que precisa ser provado e o fato que o prova, relao
que se expressa no documento. Em pases de lei comum, somente se o documento for
admissvel em tribunal ele considerado evidencia do fato, e a melhor evidncia o original. O
conceito de evidncia mais amplo que o conceito de documento, porque incluem
testemunhos orais, objetos, etc. Portanto, dizer que um documento uma evidencia
incorreto, porque ele pode ser usado como evidncia, ligado a um caso especfico. No sculo
XIX, a diplomtica classificada como cincia auxiliar da Histria e a palavra evidncia
desaparece da definio de documento e, no seu lugar, aparece palavra testemunho, que
remete ao documento de arquivo como fonte para algo (DURANTI, 2005b).

156
arquivstica a casos individuais. A cincia arquivstica a
doutrina, enquanto que a cincia arquivstica especial a critica,
que dirigida e controlada pela doutrina, representa a reao de
uma mente cientifica que colocada em contato com sries e
fundos (...). A linha entre ambas as disciplinas reside nas sries,
nos fundos, na documentao como um complexo de
documentos, como um todo, que constitui a rea da cincia
arquivstica. O documento singular, a unidade arquivstica
elementar a rea da diplomtica (Idem, 1995, p. 8).

Luciana Duranti comea a trabalhar com esta perspectiva. Entre 1982 a
1992, escreve alguns artigos os alunos, entre 1982 a 1992, que apareceram
em seis edies da Revista Archivaria
46
, pois no havia material terico
disponvel para as aulas. Nestas reflexes tericas o objetivo era estender os
conceitos e mtodos diplomticos, a fim de faz-los relevantes e aplicveis aos
documentos contemporneos de qualquer tipo e em qualquer meio (mdia). O
trabalho foi escrito com base em duas certezas:
Que a diplomtica uma cincia viva, no uma disciplina antiga, capaz
de renovar-se sem comprometer seus princpios fundamentais; segundo,
que os conceitos e princpios diplomticos podem ser usados para
desenvolver sistemas, para criar e manter documentos.
Os conceitos sobre o que documento arquivstico, vindos da
diplomtica clssica, foram usados para entender o que j existia. O
carter moderno de sua proposta foi utilizar as mesmas regras
metodolgicas para algo novo, aplicveis de maneira retrospectiva
(DURANTI, s/d, p. 4).
A srie de artigos de Duranti resultou em uma preliminar elaborao de
um discurso hbrido, que pode ser chamado contemporary archival diplomatics
(diplomtica arquivstica contempornea), que integra princpios, mtodos e
conceitos diplomticos e arquivsticos (MACNEIL, 2000, p. 89).
Tambm se destacam os estudos realizados por Luciana Duranti,
atravs do grupo de pesquisadores da Universidade da Columbia Britnica, em
Vancouver, no Canad, associado ao projeto InterPARES que teve incio em

46
Posteriormente, foram reunidos e publicados sob o ttulo Diplomtica contempornea, novos
usos para uma cincia antiga, na coleo Archivstica, pela Universidade Internacional
Menendez Pelayo, em 2005.
157
1999, com o objetivo de produzir conhecimento terico e metodolgico e
formular polticas, para a produo e preservao de documentos eletrnicos.

De um ponto de vista terico, esse trabalho produziu uma leve
reviso e ajuste dos conceitos, mas, mais importante, integrou
os conceitos diplomticos e arquivsticos. De um ponto de vista
metodolgico, o projeto produziu regras para a criao e
gerenciamento de documentos pelo criador, que so
consistentes com os conceitos e princpios diplomticos e
arquivsticos. Essas regras e suas implementaes serviram
para demonstrar que a diplomtica pode ser usada no apenas
para dirigir-se natureza dos documentos nos contextos da
moderna organizao, mas tambm para desenvolver sistemas
de produo e guarda de documentos que so eficazes nesses
contextos. O principal resultado dessa pesquisa foi a criao de
um curso chamado diplomtica arquivstica no qual os
conceitos arquivsticos e diplomticos de natureza,
caractersticas, atributos e agregaes de documentos foram
fundidos, e os documentos do sculo XV foram analisados junto
aos e-mails e banco de dados (DURANTI, 1995, p. 6).


A reviso da disciplina efetuada por Luciana Duranti e as idias por ela
divulgadas, na construo da diplomtica arquivstica, vem nutrindo o debate
terico sobre a produo de documentos em ambientes eletrnicos, orientando
as prticas realizadas em arquivos de todo o mundo.
Nestes anos 80 a Espanha tambm se destaca no movimento de
renovao terica da diplomtica, produzindo importantes estudos tericos e
de diplomtica especial aplicados aos documentos administrativos, Luis Nez
Contreras, Riesco Terrero, Manuel Romero Tallafigo, Antonia Heredia Herrera,
Vicenta Corts e do Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri,
preocupados por definir o que entendemos por documento de arquivo e em
identificar as partes que o integram, elencando seus caracteres internos e
externos.
Luiz Nues-Contreras (1981, p. 38), define a diplomtica como cincia
que estuda os documentos. Essa denominao, por sua vez, aproxima-se dos
documentos solenes, dispositivos, com fora de lei, hoje documento
diplomtico. (apud BELLOTTO, 2001). Discute variantes da conceituao de
documento diplomtico na idade contempornea, como as dos mais
destacados diplomatistas europeus, concentrando-se na do austraco Theodor
158
Von Sickel (1868) e na do italiano Cesare Paoli (1942) (BELLOTTO, 2004, p.
46).
Segundo Riesco Terrero (1991), diplomtica a disciplina cientfico-
tcnica autnoma, dotada de mtodos prprios (gentico-comparativo e
analtico-critico documental) e de campo bem delimitado: o documento, a
documentao e as fontes documentais escritas de todos os tempos, enquanto
provas e testemunhos fixados por escrito, de natureza e contedo variado e de
carter historiogrfico e jurdico institucional. Do ponto de vista cientfico, a
anlise diplomtica conduz ao conhecimento da natureza, contedo e
estrutura do documento, elementos necessrios para identificar, descrever e
estabelecer a tipologia que corresponde a um documento isolado, ou a um
conjunto documental, coleo ou fundo (RIESCO TERRERO, 2005, p. 93).
Para Manuel Romero Tallafigo (1994, p. 16; 20), a diplomtica a
cincia que estuda e critica o documento escrito do ponto de vista das formas
internas e externas. Formas que so planejadas para faz-lo compreensvel e
ainda fidedigno e autentico para a sociedade a qual se destina. (...) O objeto da
diplomtica para o autor, o documento que nunca pode ser uma realidade
humana isolada das demais que formam a histria. O documento um
fragmento da histria e tambm um tnel contnuo dentro da sinfonia total do
homem atravs da civilizao. Cada documento singular no seno um ponto
de uma linha contnua e ininterrupta.
A diplomtica uma disciplina atual, uma cincia aplicada e tcnica
jurdica no apenas antiquada ou histrica, porque nas relaes humanas
contemporneas muito importante possuir sistematizadas um conjunto de
regras e condies cuidadosas, com as quais se possa discernir e contrastar
os documentos legtimos dos falsos, os certos e genunos dos suspeitos e
incertos. Tambm usada para determinar o valor do documento como
testemunho histrico, porque dispondo historicamente da arte de discernir e
sistematizar os caracteres internos e externos dos documentos possui a arma
que se bem utilizada e adaptada aos documentos contemporneos, podem
fazer uma histria a fio das formas documentais, como espelhos das
sociedades e seus homens na contemporaneidade. Observa tambm que o
estudo das formas documentais pode ser realizado sem que seja til ao direito
ou a histria, mas com a finalidade de realizar trabalhos arquivsticos, pois
159
atravs desta anlise pode-se conseguir melhor testemunho ou informao
para administradores e administrados e, assim, melhor administrar e arquivar
(ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 21; 37).
Antonia Heredia Herrera (1991, p. 61) define a diplomtica como a
cincia que estuda o documento, sua estrutura, suas clausulas, para
estabelecer as diferentes tipologias e sua gnese dentro das instituies
escriturarias a fim de analisar sua autenticidade. Posiciona a diplomtica como
cincia auxiliar da arquivstica, dizendo que a diplomtica um referencial
terico-metodolgico importante para a identificao dos documentos porque
contm em si todas as informaes indispensveis para a anlise, portanto os
diplomatistas no dependem de uma organizao prvia do acervo, mas sim a
Arquivologia retira desse mtodo de anlise fontes para a realizao da
classificao, da descrio ou da avaliao.
Neste sentido, o objeto da diplomtica continua sendo o documento
jurdico, ainda que recentemente diplomatistas como Henri Bautier, Auguste
Dumas, George Tessier e alguns seguidores, tenham ampliado o campo de
ao desta cincia estendendo o conceito aos documentos administrativos de
arquivo at os nossos dias, enquanto tenham a ver com a gnese do
documento estritamente diplomtico ou jurdico. (...) O elemento jurdico
definido no sculo passado por Sickel testemunho escrito de natureza jurdica
redigido de acordo a determinadas formalidades variveis em relao ao lugar,
tempo, pessoa e matria, destinadas a dar-lhe f e fora de prova na
prtica o que hoje atrai e chama a ateno dos diplomatistas. Sua finalidade
o estabelecimento do mtodo crtico para estudar o documento atravs dos
seus caracteres internos e externos, a fim de fixar sua autenticidade, datao,
origem, transmisso, e fixao do texto para determinar o valor do documento
como testemunho histrico, para o qual necessariamente tem que se
estabelecer sua especfica tipologia (HERREDIA HERRERA, 1991, p. 61).
O objeto da arquivstica muito mais amplo em extenso e em limites
cronolgicos, no se limita ao documento jurdico, mas alcana e ultrapassa os
nossos dias (Idem, 1991, p. 62).

160
Antonia Heredia chega mesmo a aventar uma certa supremacia
da tipologia documental sobre a diplomtica, quando o enfoque
a doutrina arquivstica. A autora diz ainda que a tipologia, por
suas caractersticas intrnsecas, atribui maior importncia ao
procedimento administrativo, privilegiando o conjunto orgnico
no qual o documento se situa e no o discurso de cada um.
(BELLOOTTO, 2004, p. 53).


Feita esta distino, ressalta que a relao arquivstica-diplomtica,
assim posta nos levar a uma normalizao documental necessria nos
programas de gesto de documentos, sobretudo quando a o uso da nova
tecnologia informtica obriga a um conhecimento profundo dos formulrios, das
clausulas e dos dados informativos essenciais de cada srie documental
delimitados claramente traz a determinao de cada tipologia (HERREDIA
HERRERA, 1991, p. 61).
Antonia Heredia Herrera (2006) reconhece a independncia dos campos
de estudo das duas reas, da tipologia documental e da diplomtica, mas
destaca a estreita relao estabelecida entre elas que pode ser verificada na
influncia da formulao da metodologia da tipologia documental a partir dos
parmetros metodolgicos da diplomtica.

A metodologia aplicada ao tipo documental vem sendo
denominada anlise documental. Devemos muito a Vicenta
Corts sobre este e outros temas, porque criou um modelo de
analise documental partindo do modelo de anlise do tipo
diplomtico, adequando-o s necessidades arquivsticas do
momento. Passado o tempo surgem novos conceitos, como o da
identificao (...) (HEREDIA HERRERA, 2006, grifo nosso).

A partir dos trabalhos publicados por estes autores, nos anos que se
seguiram at a dcada dos 90, a arquivstica espanhola registra uma extensa
produo bibliogrfica abordando o tema da metodologia diplomtica aplicada
aos estudos de documentos produzidos e acumulados nos arquivos do pas.
As relaes entre a diplomtica e a arquivstica conquistam um definitivo
espao no debate terico dos estudiosos espanhis. A diplomtica passa a
integrar os manuais de arquivstica na Espanha, como o de Jose Ramn Cruz
Mundet, publicado em 2001. No captulo dedicado ao tema faz um breve relato
161
do histrico da diplomtica, do conceito e objeto, posicionando-a, assim como
Antonia Heredia (1991), como uma cincia auxiliar da arquivstica.
O autor define a diplomtica como o tratado do documento, que o
analisa criticamente em todo seu conjunto, mas especialmente na sua forma,
gnese, evoluo, tradio e conservao, dispondo dessa anlise para
averiguar sua autenticidade, saber se verdadeiro ou falso, se o todo ou em
partes, e estabelecer seu valor como fonte histrica. Para o autor, o objeto da
diplomtica constitui todos os documentos, desde os mais antigos aos atuais,
e no s os de origem medieval, ainda que estes tenham sido o objeto
preferido dos estudiosos (CRUZ MUNDET, 2001, p. 81).
Para Vicenta Corts Alonso, a disciplina que permite ler e transcrever
corretamente os documentos manuscritos a Paleografia, a que explica a
gnese documental e analisa os caracteres internos e externos a diplomtica
e a que se encarrega de estudar os documentos desde o ponto de vista de sua
funo administrativa, sua conservao, descrio e servio a arquivstica
(CORTS ALONSO, 1986, p. 1). Esta arquivista espanhola distingue a anlise
diplomtica deste estudo arquivstico, o qual considera um trabalho de
pesquisa arquivstica, cujo objeto a documentao contempornea e o
objetivo fixar a tipologia documental produzida e solicitada, para, sem erro,
formar as sries documentais dos arquivos (...) (Idem, 1986, p. 419; 429; 420).
Neste sentido a tipologia documental um campo de estudos novo,
desenvolvido no mbito da arquivstica, adequadamente definido pela autora
como estudos arquivsticos de anlise documental, onde se ultrapassam o
interesse diplomtico e histrico, pois tem uma utilidade para o perodo ativo
dos documentos que nos parece grande e novo, tanto para os arquivistas como
para os administradores (CORTS ALONSO, 1986, p. 8). A autora inova ao
destacar o processo de anlise da tipologia documental como campo de
estudos da arquivstica, ligando-a aos interesses da administrao, abrindo
mais uma perspectiva para a finalidade da anlise documental.
Sempre adequado s necessidades de registro de dados sobre o
documento arquivstico e considerando as informaes que sero usadas nas
anlises posteriores efetuadas no campo das demais funes arquivsticas,
este modelo metodolgico vai alem da caracterizao da estrutura documental,
162
campo de estudos da diplomtica clssica, buscando a contextualizao do
documento, chave para a compreenso e tratamento do documento
arquivstico, campo de estudos da tipologia documental.
Corts Alonso, como j referido no captulo anterior, coordenou o Grupo
de Arquivistas Municipais de Madri, pioneiro em aplicar a metodologia para a
identificao de tipologias de documentos pblicos para a realizao de tarefas
arquivsticas
47
. Desenvolve um modelo de anlise documental para estudar as
tipologias de documentos dos arquivos municipais, como fundamento para a
classificao e descrio. O produto desta pesquisa ficou registrado no manual
de tipologia documental, que passou a ser considerado como o instrumento
tpico desta tarefa. O grupo tambm inova ao aplicar a perspectiva gentico-
comparativa preconizada pela diplomtica clssica, para identificar as sries
acumuladas em arquivos e a partir da comparao com as atuais, normalizar
as sries documentais para efeitos de tratamento arquivstico.
Mariano Garca Ruiprez (2005) discute os trabalhos desenvolvidos por
diplomatistas espanhis sobre documentos municipais, cujos autores
mencionados tem em comum sua vinculao com os departamentos de
Paleografia e Diplomtica de distintas universidades do pas.
O mtodo de anlise da diplomtica clssica aplicado a documentos
simples, produzidos em municpios entre os sculos XIII e o sculo XVI. Esta
anlise efetuada se detm na estrutura, desde a intitulao at a data e
validao remarcando as diferenas e semelhanas entre eles (GARCA
RUIPREZ, 2005)
Agrupar documentos pela sua tipologia diplomtica uma caracterstica
da prpria da Baixa Idade Mdia, informa o autor. A partir do sculo XVI os
documentos simples relativos a um determinado assunto, passam a ser
agrupados e costurados formando expedientes. Estes documentos compostos,
em formato de expedientes, constituem na verdade a quase totalidade dos
documentos conservados nos arquivos municipais da Espanha e para sua

47
O grupo, formado por arquivistas municipais de Alcobendas, Alcal de Henares, Alcorn,
Getafe, Leganes, Madrid, Mstoles e San Sebastian de los Reyes e ANABAD, iniciou a
pesquisa em 1981 e se reuniu durante cinco anos. Foram estudados 50 tipos documentais da
produo atual das administraes municipais, cujo critrio de escolha foi a maior incidncia
na vida dos cidados e na atividade do Municpio, com o objetivo de facilitar o trabalho da
administrao e a custdia de documentos (CORTS ALONSO, 1986, p. 420).

163
organizao necessrio conhecer sua origem funcional, sua produo
seriada, sua vigncia, o que no includo pelos diplomatistas nos seus
estudos sobre documentos simples.
Os arquivistas municipais de Madri tentaram resolver as deficincias
apresentadas nestes estudos. Analisando documentao municipal produzida
no sculo XX, chegaram a resultados normalizados sobre a estrutura e a
denominao dos documentos. O mtodo de anlise de cada srie documental
permitia afrontar com xito no apenas o estudo de um determinado diploma,
seno a classificao, ordenao e descrio de quase a totalidade da
documentao municipal contempornea gerada aps o estabelecimento do
regime franquista. Garca Ruiprez (2005) enfatiza a diferena entre os
referidos mtodos de anlise documental, ao dizer que

a quase totalidade destas sries estudadas so documentos
compostos, como expedientes e os documentos simples se
servem da anlise diplomtica clssica. Mais importante para os
arquivistas deterem-se na legislao, na tramitao e nos
documentos que compe o expediente, depois de
adequadamente definido. Alem disto, cada srie esta
perfeitamente integrada dentro do grupo e subgrupo
correspondente (GARCA RUIPREZ, 2005).

A apario dos manuais de tipologia documental permitiu abrir um novo
caminho de estudos da documentao local deste sculo, o que no era objeto
de interesse dos estudos desenvolvidos pelos diplomatistas e daquelas
utilizadas pelos administradores em suas publicaes. As influncias destas
reas se fazem sentir na proposta elaborada pelo grupo de Madri, como se
pode verificar examinando a bibliografia utilizada pelos arquivistas (GARCA
RUIPREZ, 2005).
O referido trabalho pioneiro de Vicenta Corts e do Grupo de Arquivistas
Municipais de Madri, mostra clara influncia de Schellenberg, aspecto para o
qual Mariano Garcia Ruiprez (2005) chama ateno ao analisar as propostas
que surgiram posteriormente, no mbito dos arquivos municipais.
Schellenberg referindo-se a anlise documentria para efeito de
descrio dos documentos recomenda que o tipo documental seja o primeiro
dos caracteres a ser identificado nesta anlise e salienta ainda, que os estudos
de tipologia documental constituem a continuidade dos estudos diplomticos
164
realizados sobre os documentos medievais, demonstrando a clara influncia da
estrutura do mtodo diplomtico para a concepo da tipologia documental.

O termo tipo no denota apenas as caractersticas fsicas,
revela, de costume, tanto a estrutura fsica quanto ao contedo
da unidade documentaria; (...) os tipos refletem diversas
espcies de ao. Cabe-lhe de ordinrio identificar primeiro, no
tocante ao material que se esta descrevendo, os prprios tipos
de documentos. Destes, o estudo dos que so de nossos dias
constitui, grosso modo, o equivalente da diplomtica
correspondente aos documentos antigos e medievais
(SCHELLENBERG, 1980, p. 221; 228).

Verifica-se a influncia deste modelo proposto por Schellenberg, na
proposta de identificao de documentos de Vicenta Corts e o Grupo de
Arquivistas de Madri, que inauguraram uma tradio arquivstica em torno da
identificao de tipologias documentais.
A partir destes resultados divulgados pelo Grupo de Arquivistas de
Madri
48
, inicia-se um movimento de formao de grupos de trabalhos na rea.
Outras iniciativas foram surgindo, adaptando o modelo s circunstancias e
especificidades das administraes estudadas. As experincias realizadas
pelos grupos de arquivistas na rea de governo civil, fazenda, arquivos
universitrios, da administrao local, entre outros, passam a ser discutidas em
congressos e reunies de trabalho, sendo tratada como temtica em revistas
especializadas da rea.

48
O modelo desenvolvido pelos arquivistas municipais de Madri, sob a coordenao de Vicenta
Corts Alonso, foi apresentado comunidade arquivstica em 1986, sob o ttulo Nuestro
modelo de analisis documental (Cf. CORTS ALONSO, 1986). Os resultados dos trabalhos
desenvolvidos ficaram registrados em vrios instrumentos, objeto das seguintes publicaes:
GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Cuadro de
organizacin de fondos de archivos municipales: ayuntamientos con Secretaras de 1
a
.
Categora. Madrid: Consejera de Cultura y Deportes, 1984 (Archivos, Cuadernos, 1); GRUPO
DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Cuadro de organizacin de
fondos de archivos municipales: ayuntamientos con Secretaras de 2
a
. Categora. Madrid:
Consejera de Cultura y Deportes, 1985. (Archivos, Cuadernos, 2); GRUPO DE TRABAJO DE
ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Cuadro de organizacin de fondos de archivos
municipales: ayuntamientos con Secretaras de 3
a
. Categora. Madrid: Consejera de Cultura y
Deportes, 1985. (Archivos, Cuadernos, 3); GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS
MUNICIPALES DE MADRID. Manual de tipologa documental de los municipios. Madrid:
Consejera de Cultura, 1988. (Archivos, Estudios, 2); GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS
MUNICIPALES DE MADRID. Tipologa documental municipal: 2. Arganda del Rey:
Ayuntamiento de Arganda del Rey, 1992.; GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS
MUNICIPALES DE MADRID. Tipologa documental municipal: 3. El Escorial: Ayuntamiento
del Escorial, s.d.
165
Este conhecimento foi se disseminando entre os arquivistas de pases
iberoamericanos, contribuindo para o incio da construo de tradies
arquivsticas no campo da tipologia documental. Merece destaque os trabalhos
desenvolvidos pelo Arquivo Geral da Nao da Colmbia para a rea dos
municpios e, em nvel internacional, o trabalho de Louise Gagnon-Arguin
(1998), direcionado rea das empresas privadas.
No Brasil, conforme abordado anteriormente, os textos publicados por
Helosa Liberalli Bellotto, primeiramente em 1982 e com novas abordagens em
1990, so considerados como referencial terico sobre tipologia documental e
os conceitos abordados pela autora, foram incorporados literatura arquivstica
e prtica desenvolvida nos arquivos do pas. Esta autora traz para os estudos
diplomticos, a diferena entre espcie documental e tipo documental, o que
no tinha sido abordado antes por outros autores. Esta diferena foi aplicada
metodologicamente, nos trabalhos preparatrios de instrumentos de gesto,
tais como as tabelas de temporalidade do Sistema de Arquivos da USP, do
Estado de So Paulo e do j mencionado Arquivo Pblico Municipal de Campo
Belo, com xito.
Reiterando que a espcie documental a configurao que assume um
documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele
contidas e o tipo a configurao que assume a espcie documental de
acordo com a atividade que ela representa (DICIONRIO, 1996, p. 27; 19), pode-
se afirmar, que a espcie pode ser tomada isoladamente como expresso
Diplomtica. Se tomada coletivamente, em sua expresso funcional, ela ser
um tipo, objeto dos estudos de tipologia documental. A autora define este
campo da arquivstica como estudos tipolgicos, cuja finalidade analisar a
frmula (diplomtica) somada atividade que a gerou (tipologia) (BELLOTTO,
2002, p. 93).

As metodologias de tratamento documental num e noutro campo
so distintas, porm, ao mesmo tempo, imbricadas. O campo de
aplicao da Diplomtica gira em torno do verdico quanto
estrutura e finalidade do ato jurdico. J o da Tipologia gira em
torno da relao dos documentos com as atividades
institucionais / pessoais (Idem, 2002, p. 21).

166
Para a arquivstica brasileira, a diplomtica e a tipologia documental so
campos de estudos complementares, porm com mtodos prprios de estudo
dos elementos do documento. Os modelos de anlise diplomtica e anlise
tipolgica, amplamente divulgados pela autora
49
, so diferentes entre si, uma
vez que para a diplomtica o grande interesse esta no teor documental e para
a tipologia esta nas inter-relaes no interior do conjunto documental.

Ento, o objeto da tipologia a lgica orgnica dos conjuntos
documentais. Utiliza-se a mesma construo diplomtica para
assinalar o registro do que se quer dispor ou do que j foi
cumprido sobre a mesma funo. Por isso mesmo, a ipologia
pode ser chamada de diplomtica arquivstica ou, melhor ainda,
de Diplomtica Contempornea, se se atentar o quanto o objeto
e os objetivos de ambas podem ser amalgamados (...)
(BELLOTTO, 2002, p. 20).

A tipologia documental, tambm chamada por alguns tericos de
diplomtica contempornea, uma rea nova, produto de uma reviso do
desenvolvimento e da atualizao dos princpios formulados pela diplomtica
clssica. Tem como tem como parmetro conceitual identificao do tipo,
cuja fixao depende primeiramente do reconhecimento da espcie. O mtodo
de anlise proposto pela tipologia documental, invertendo a perspectiva
metodolgica, se fundamenta no princpio de que no procedimento
administrativo que reside contextualizao e a chave para compreender o
tipo documental e logo, a srie documental.
Como produto desta corrente ainda pode-se destacar as pesquisas
realizadas por alunos da ps-graduao, do Departamento de Histria da
Universidade de So Paulo, sob orientao de Ana Maria de Almeida Camargo
e Helosa Liberalli Bellotto, cujas dissertaes e teses abordam as tipologias
documentais de municpios, sindicatos, partidos polticos, cobrana de tributos
no mbito do Governo Provincial de So Paulo, entre outros.
Ainda convm salientar o fato de que a pesquisa em diplomtica tem
permeado as preocupaes do Departamento de Cincias da Informao, ao
qual estou vinculada como docente do Curso de Arquivologia, e das produes
do Programa de Mestrado e Doutorado em Cincia da Informao da UNESP.

49
BELLOTTO, 2000.
167
Nesse contexto, cabe destacar as pesquisas orientadas por Jos Augusto
Chaves Guimares (1998), notadamente sobre a aplicabilidade dos conceitos e
do mtodo diplomtico a documentos no arquivsticos.
Estas questes fundamentaram, particularmente, nossa atuao na rea
dos arquivos municipais, justificando a elaborao da dissertao de mestrado
intitulada Tipologia documental como parmetro para a gesto de documentos
de arquivo: um manual para o municpio de Campo Belo (MG)
50
.
Embora, os estudos sobre a aplicabilidade desta nova abordagem
venham sendo recomendados nos congressos internacionais da rea, desde
os anos 80, ainda no so muitos os exemplos de pesquisas realizadas
empregando a metodologia de identificao e definio de tipologias aplicadas
ao universo dos arquivos. Na Espanha as pesquisas envolvendo estudos de
caso de tipologia documental so mais abundantes. A literatura registra uma
grande produo sobre o tema. No Brasil, entretanto, ainda se faz necessrio
um maior estimulo ao uso desta metodologia.
Comea nesses anos 80, um movimento de construo terica sobre a
tipologia documental, campo de estudos prprio da arquivstica e alguns
autores iniciam uma discusso sobre o momento de desenvolvimento desta
tarefa no mbito do processo documental, sustentando que se trata de uma
pesquisa preliminar ao desenvolvimento da classificao, cujo processo passou
a ser denominado de identificao.
Na dcada dos 90, a identificao de tipologias documentais passou a
ser discutida como tarefa necessria e preliminar para o desenvolvimento da
avaliao documental e uma vasta bibliografia sobre o assunto foi surgindo na
rea. Nesta perspectiva, convm destacar a importante contribuio dos
tericos espanhis sobre o tema, cujas experincias revelam o interesse e
esforo pela sistematizao das tarefas, a exemplo do que fez Luciana Duranti
ao discutir esta metodologia no contexto da produo documental em ambiente
eletrnico.
Com as novas tecnologias, o arquivista deve propor uma normalizao
priori, fundamentada na gnese diplomtica e tipolgica, unificando as

50
Cf. RODRIGUES (2003).

168
tipologias produzidas, principalmente, em meio eletrnico. A normalizao dos
formatos e de seu contedo, proposto a partir dos estudos de tipologia
documental, vem contribuindo para estreitar a colaborao e os vnculos
profissionais entre arquivistas, informticos e administradores.
Conforme se pde observar, divergem as opinies sobre o objeto e
finalidade da diplomtica, fatos que justificam as correntes tericas que se
formaram em torno da matria. Para alguns, como a diplomtica continua
sendo a cincia que estuda o documento jurdico, mesmo no sendo restrito ao
mundo medieval, chegando aos documentos produzidos hoje. Para Vicenta
Corts Alonso e Antonia Heredia Herrera e Heloisa Bellotto, entre outros, este
campo de estudos da diplomtica continua bem delimitado e surge desta
reviso que se fez do uso da metodologia aplicada arquivstica, uma nova
rea: a tipologia documental.
O mtodo de identificao de tipologias documentais e a base terica
que o sustenta, produto da reviso da diplomtica clssica, passam a
influenciar a arquivstica dos pases de tradio ibrica em busca de
parmetros normalizados para a realizao das tarefas arquivsticas. Torna-se,
portanto, imprescindvel que o ensino e a pesquisa em arquivstica se utilizem
destes parmetros para a formao profissional.
Luciana Duranti, ao revisitar a diplomtica clssica e estabelecer um
dilogo terico e metodolgico com a arquivstica, reconhece a diplomtica
com um campo novo de estudos, o documento de hoje, e passa a denomin-la
como diplomtica arquivstica contempornea.
O fato , que embora a tipologia documental, enquanto campo terico
esteja em processo de construo, se pode afirmar que entre a diplomtica e a
arquivstica existem slidos vnculos de inter-relaes e complementaridade,
estabelecidos em razo de compartilharem um objeto e campo comum: o
documento. Ento, como delimitar as fronteiras entre estes campos de
estudos?
Bautier j colocava esse problema e o resolveu afirmando que a
arquivstica no se interessa pelo documento em si, mas pelo conjunto de
documentos, enquanto a diplomtica se atm ao documento de arquivo
sozinho: sua forma de abordagem e sua gnese. Admite de fato que o
169
nico carter comum desses novos objetos de investigao diplomtica le fait
que dans tous les cas il sagit de documents darchives - o fato que de todos os
casos se trata de documentos de arquivo (apud PETRUCCI, 1963, p. 789).
Embora, esteja disponvel um razovel numero de publicaes sobre
relatos de experincias e discusses sobre a identificao de tipologias
documentais, entre as quais algumas merecem destaque pelo esforo de
sistematizao da tarefa. Porm, ainda no h suficiente literatura a respeito
dos fundamentos tericos que possa subsidiar de forma segura grandes
projetos de identificao, implantados de maneira eficiente O assunto continua
merecendo uma maior ateno da rea para progredir rumo necessria
normalizao.
Na dimenso do que foi exposto, legitimo inferir que os mtodos de
anlises de uma e outra disciplina so distintos, embora suas finalidades sejam
parcialmente coincidentes e que a diplomtica segue tendo seus propsitos
prprios, distintos da tipologia documental, uma nova rea de estudos do
documento.
A diplomtica foi reutilizada, reinventada para atender as necessidades
da arquivstica na busca de parmetros normalizados para caracterizar e
denominar o documento de arquivo, compreendendo-o em toda sua
abrangncia e complexidade, em novos suportes, em situaes inadequadas
de acumulao, porm em conjunto e no mais como pea isolada. Esta
perspectiva vem influenciando a construo de uma tradio arquivstica
brasileira na rea, postura da qual compartilhamos.

Por isso, a tipologia documental, ao incorporar todo o corpo
terico e metodolgico da antiga diplomtica, pode ser chamada
de diplomtica arquivstica ou, melhor ainda (se se atentar para
o quanto o objeto e os objetivos de ambas podem ser
amalgamados), de diplomtica contempornea, como quer
Bruno Delmas, Para ele, a preocupao da diplomtica , agora,
menos o estudo da estrutura, da forma, da gnese ou da
tradio e mais da tipologia dos documentos (BELLOTTO, 2004,
p. 53).

Nas experincias desenvolvidas na rea, a diversidade de formulrios de
identificao de tipologias, usados nos processos de anlise dos documentos e
170
a finalidade desta pesquisa, demonstram o conceito de documento que norteia
a prtica de tratamento dos documentos arquivsticos, revelando o processo de
construo desta metodologia. Respeitados os parmetros conceituais que
fundamentam as tradies arquivsticas dos pases que vem refletindo sobre a
matria, interessa a partir daqui, apresentar as recentes discusses sobre o
tema da identificao de tipologias documentais.
Desta argumentao montamos um quadro que sintetiza as idias dos
autores citados, os quais representam esta nova corrente de estudiosos de
diplomtica contempornea, ou tipologia documental, e que vem influenciando
a formao de uma nova gerao de pesquisadores na rea. Entretanto, ainda
no se pode contar com uma normalizao oficial nestes procedimentos o que
facilitaria os trabalhos de identificao de documentos, baseado na tipologia
documental.




171
DIPLOMTICA CONTEMPORNEA: ANLISE DO CONCEITO



autor Definio natureza da anlise objeto finalidade

Itlia

Cencetti

(apud DURANTI, 1995,
p.21)

Diplomtica: disciplina que
estuda a gnese, forma e
transmisso de
documentos arquivsticos e
sua relao com os fatos
neles representados e com
seu criador.


Com o fim de identificar,
avaliar e comunicar sua
verdadeira natureza.

Itlia

Paola Carucci

(1987, p. 27)

Diplomtica: disciplina que
estuda o documento
singular ou, se preferirmos,
a unidade arquivstica
elementar, o documento,
mas tambm o arquivo.


Anlise dos aspectos
formais para definir a
natureza jurdica dos atos,
tanto na sua formao
quanto nos seus efeitos.





Canad

Luciana Duranti

(1995, p.17-18)

Diplomtica arquivstica:
disciplina que estuda o
que , e o que vem a ser
os documentos.

Estudo das formas e dos
processos de formao
dos documentos de
arquivo.

O documento escrito, quer
dizer, a evidncia que
produzida sobre um
suporte por meio de um
instrumento de escritura ou
de um aparelho que grava
imagens, dados e/ou
vozes, mas o documento
arquivstico um documento
criado ou recebido por uma

Definir sua autenticidade e
valor probatrio, sobretudo
do documento eletrnico.
172
pessoa fsica ou jurdica no
curso de uma atividade
prtica.


Espanha

Luis Nuez-Contreras

(1981, p. 38)


Diplomtica: cincia que
estuda os documentos.

Documentos solenes,
dispositivos, com fora de
lei, hoje documento
diplomtico.


Espanha

Vicenta Crtes Alonso

(1986, p. 01)


Diplomtica: explica a
gnese documental.

Analisa os caracteres
internos e externos.

(Conjuntos)

Estudar os documentos,
desde o ponto de vista de
sua funo administrativa.

Espanha

Antonia Heredia Herrera

(1991, p. 61)


Diplomtica: cincia que
estuda o documento.

Sua estrutura, suas
clusulas para estabelecer
as diferentes tipologias e
sua gnese dentro das
instituies escriturarias.


Analisar sua autenticidade.

Espanha

Manuel Romero Tallafigo

(1994, p. 16)

Diplomtica: cincia que
estuda e critica o
documento escrito.

Formas internas e
externas. Formas que so
planejadas para faz-lo
compreensvel e ainda
fidedigno e autentico para
a sociedade a qual se
destina.

O documento, que nunca
pode ser uma realidade
humana isolada das
demais que formam a
histria.

As categorias diplomticas
so como um instrumento
imprescindvel para melhor
reconhecer, conservar e
servir os documentos do
arquivo de gesto
(corrente), intermedirio e
173
histrico.


Espanha

ngel Riesco Terrero

(2005, p.93)


Diplomtica: estudo do
documento.

Conhecimento da
natureza, contedo e
estrutura.


Documento isolado ou em
conjunto.


Identificar, qualificar,
descrever e estabelecer a
tipologia que corresponde
um documento isolado, a
um conjunto ou coleo de
documentos ou a um fundo
documental.


Espanha

Maria Beln Garcia
Piqueras

(s/d, p.196)


Diplomtica: cincia
historiogrfica que, com
mtodo e tcnicas
prprios, estuda o
documento.

Analisa-o criticamente em
seu conjunto, quer dizer,
fixando-se nos diferentes
elementos e caracteres,
para configura-lo
especialmente em sua
gnese, forma-estrutura,
evoluo, tradio e
conservao.


Conjunto, sem limites de
poca, contedo, espao,
procedncia ou solenidade.



Espanha

Jose Ramn Cruz
Mundet

(2001, p.81)

Diplomtica: tratado do
documento

Analisa criticamente em
todo seu conjunto, mas
especialmente na sua
forma, gnese, evoluo,
tradio e conservao.


Todos os documentos,
desde os mais antigos aos
atuais, e no s os de
origem medieval.


Averiguar sua
autenticidade, saber se
verdadeiro ou falso, se o
todo ou em partes, e
estabelecer seu valor como
fonte histrica.

Brasil

Heloisa Liberalli Bellotto

Diplomtica: ocupa-se da
estrutura formal dos atos

O campo de
aplicao da Diplomtica

Espcie documental a
configurao que o

Anlises diplomtica
e tipolgica:
174

(2002)
escritos de origem
governamental e/ ou
notarial. (p.13)

Tipologia documental:
a ampliao da
diplomtica na direo da
gnese documental e de
sua contextualizao nas
atribuies, competncias,
funes e atividades da
entidade geradora /
acumuladora. (p.19)

gira em torno do verdico
quanto estrutura e
finalidade do ato jurdico.
J o da Tipologia gira em
torno da relao
dos documentos com as
atividades
institucionais/pessoais
(p.21)

documento assume de
acordo com a disposio e
a natureza de
sua informao (e objeto
da Diplomtica), bem como
que o tipo
documental a espcie
documental, no mais
como frmula, e
sim j imbudo da atividade
que o gerou (e objeto da
Tipologia). (p.93)

metodologias e aplicaes
so extremamente
teis para a concretizao
das tarefas arquivsticas
bsicas (classificao,
avaliao e descrio).
(p.21)



175
Captulo 4
A aplicabilidade do mtodo da diplomtica contempornea



4.1 A normalizao da Identificao de tipos documentais: um
procedimento necessrio


Nos anos 90, tm incio os debates sobre a normalizao no campo da
arquivstica, impulsionados pelos processos de informatizao e pelas
questes que apresentam os documentos produzidos em meio eletrnico.
Se comparados com as bibliotecas, os processos de normalizao nos
arquivos comeam tardiamente. Schellenberg (1980, p. 72-73), ainda nos anos
60, analisando a questo da construo terica sobre a normalizao dos
mtodos de trabalho arquivstico chama a ateno para o fato de que no se
deu a metodologia arquivstica, pelo menos at a presente data, a mesma
cuidadosa considerao dada a biblioteconomia durante todo o sculo XIX.
Ressalta que muitas tcnicas utilizadas pelos arquivistas foram resultados de
improvisaes que respondiam a situaes cotidianas e que pouco se sabe
sobre os motivos de se fazerem certas operaes de determinada forma.
Exprime preocupao com a normalizao dos procedimentos arquivsticos,
questionado: o que fazer para elevar a arquivstica ao nvel que a
biblioteconomia atingiu? e responde, enfatizando a necessidade de
padronizao e da realizao de trabalhos em parcerias.

O primeiro consiste em definir os princpios e as tcnicas da
arquivstica; o segundo em normaliz-las. A sistematizao dos
mtodos comporta contribuies individuais, mas no a
normalizao, que h de ser efetuada em colaborao. A
definio das tcnicas deve-se preceder-lhes padronizao
(SCHELLENBERG, 1980, p. 73).

Neste processo de construo da arquivstica, a preocupao de
Schellenberg adquire um carter de modernidade onde a normalizao vista
como condio para a definio de requisitos metodolgicos que contribuam
176
para elevar a arquivstica como disciplina cientifica. Hoje, a busca de consenso
para a realizao de prticas profissionais a meta a ser atingida e justifica os
esforos envidados na realizao de parcerias para a reflexo e busca de
solues para os problemas enfrentados pela rea.

Norma guia, padro, modelo ou pauta pr-estabelecida e
mutuamente acordada que se usa par a realizao de qualquer
trabalho ou a criao de qualquer produto. Para que seja norma
deve ser previa a realizao do trabalho e com aceitao geral.
A finalidade fundamental das normas permitir a cooperao de
distintas pessoas ou grupos em distintas atividades. Pode haver
normas de carter mais geral, que sugerem uma determinada
prtica e normas em sentido muito mais estrito, que supe um
consenso tcnico com especificaes mais precisas para tratar
de obter o mesmo resultado por parte de todos na realizao do
trabalho (GONZLEZ, 1991, p. 23).


A introduo da normalizao nas reflexes tericas em arquivstica se
relaciona, no primeiro momento, com a disseminao da cultura do acesso e
uso dos documentos e informaes neles registrada. Nos arquivos, a
normalizao da descrio documental, que resultou na publicao da ISAD
(G) e ISSAR (CPF), vem assegurar a criao de instrumentos apropriados que
se explicam por si mesmos, facilitando a recuperao e o intercambio de
dados. Alm da descrio, outros processos de trabalhos arquivsticos vm
merecendo ateno dos debates internacionais como objeto de normalizao
51
.
No que se refere identificao das tipologias documentais, concordam
os autores sobre a necessidade de formulao de requisitos normativos que
facilitem as rotinas arquivsticas e administrativas.
Os estudos de tipologias documentais so imprescindveis para as
administraes atuais, que ainda apresentam uma produo e acumulao
descontrolada de documentos, situao que se agrava com a introduo das
tecnologias aplicadas aos processos de trabalho. o mtodo para se encarar
os desafios postos com rigor cientfico, pois se fundamenta no estudo do
documento e de suas particulares e especiais caractersticas. A base
conceitual do mtodo reside no estreito vnculo existente entre o documento e
o contexto que lhe d origem, o qual se revela da anlise de suas
caractersticas, o que exige um parmetro normalizado a ser utilizado como

51
DHERNT, 2000.
177
ferramenta de identificao. O procedimento tem inicio pela denominao do
documento, utilizando formula padronizada para caracterizar a estrutura e o
contedo do tipo documental. Tal anlise, fundamentada nos princpios da
diplomtica e da arquivstica, permite no segundo momento, a realizao de
estudos comparativos entre os tipos documentais identificados, a fim de formar
as sries documentais.

Dentro da identificao das sries importante estabelecer uma
normalizao para sua correta denominao, de maneira que
todos os fragmentos cronolgicos da mesma srie documental
recebam idntica denominao, afim de no dispersar a
informao (MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996, p. 161,
grifo nosso)

As sries documentais e os elementos que a identificam, ficam
registrados em instrumentos de identificao de tipologias documentais,
fundamentando prticas arquivsticas padronizadas para os programas de
gesto documental e de tratamento de fundos acumulados em arquivos,
voltados para os sistemas de qualidade. Com o advento das novas tecnologias,
o arquivista deve propor uma normalizao a priori, fundamentada na gnese
diplomtica e tipolgica, para unificar as tipologias produzidas, principalmente,
em meio eletrnico.
Esse assunto vem sendo amplamente debatido no campo da arquivstica
e da diplomtica, destacado idias de estudiosos que divulgam a relevncia do
tema da normalizao de parmetros para compreender e tratar o documento
de arquivo. Os trabalhos de Luciana Duranti e Romero Tallafigo, entre outros j
referenciados, demonstram as estreitas relaes entre as reas e a pertinncia
da realizao de prticas arquivsticas fundamentadas na utilizao dessa
metodologia.

possvel que o desafio da diplomtica seja bem mais
significante do que uma simples adaptao dos conceitos e
mtodos baseados na analogia da funo dos elementos formais
do documento. Os componentes e caractersticas do documento
precisam ser repensados a partir de uma perspectiva
completamente diferente, a idia de olhar o documento isolado
deve ser abandonada em favor de um exame diplomtico dos
documentos agregados em seus contextos (DURANTI, s/d, p.
18).

178
A Espanha avanou muito nestes ltimos anos na aplicabilidade de
prticas normalizadas de identificao de tipos documentais e tambm na
reflexo terica sobre o assunto. O debate em torno da padronizao da
identificao de tipologias ocupa um importante espao na literatura
arquivstica, e isto pode ser verificado nos artigos publicados em revistas
eletrnicas e nas paginas web dos arquivos.
Apenas para exemplificar o avano nas discusses tericas sobre o
assunto da identificao, que permeia as preocupaes dos tericos
espanhis, o tema da identificao de tipos documentais foi amplamente pelo
grupo de arquivistas que integram a Mesa de Trabalho de Arquivos da
Administrao Local, pelo Grupo de Arquivistas de Universidades espanholas e
aparece no Programa de Mestrado em Arquivstica, da Universidade Carlos III
de Madri, como uma disciplina autnoma.
Alm dos grupos de trabalhos referenciados anteriormente, entre os
quais se destacam obrigatoriamente o Grupo de Arquivistas Municipais de
Madri, os Grupos de Arquivistas do Ministrio de Cultura da Espanha e o do
Governo da Catalunha, cujos trabalhos mais recentes realizados no mbito dos
arquivos municipais e dos arquivos universitrios, divulgados nos sites
institucionais, demonstram a continua preocupao e comprometimento dos
arquivistas espanhis com a questo.
Entre 1997 e 2001, o grupo de arquivistas que integram a Mesa de
Trabalho de Arquivos da Administrao Local, o assunto foi amplamente
durante varias reunies profissional que foram realizadas
52
. Este grupo foi
criado por iniciativa de Antonia Herrera Heredia no Congresso de ANABAD,
realizado em La Corua (Espanha), em 1988.
Em 1998, durante as IV Jornadas de Arquivos Universitrios da Espanha
foi criado um grupo de trabalho para estudar as sries documentais produzidas
nas universidades, a fim de chegar a propostas normalizadas de identificao e
avaliao para os arquivos universitrios do pas. O Grupo de Trabalho de
Identificao e Avaliao de Sries Administrativas de Arquivos de
Universidades formado por arquivistas de onze universidades espanholas,
pblicas e privadas, que desde 1998 vem elaborando propostas de

52
As atas das reunies encontram-se disponveis em: http://www.ssreyes.org/archivo/mesa/.
Acesso em: 28 jun. 2006.
179
identificao e padronizao de sries documentais produzidas pelas
universidades. O objetivo principal do grupo o estudo das sries
administrativas produzidas pela Universidade, para se chegar a uma proposta
comum de tabela de temporalidade. Os estudos se materializam em uma
proposta de identificao e avaliao, utilizando um modelo de formulrio
comum, denominado ficha descritiva.

A tarefa ardua, porque se admite de entrada que a
normalizao total impossvel, devido s diferenas existentes
entre as Universidades pblicas e privadas, com as
particularidades prprias que vo adquirindo no exerccio de sua
autonomia. A novidade da tarefa realizada pelo grupo
apresentar um trabalho elaborado em conjunto, fruto da
cooperao profissional de arquivistas de diferentes
universidades e oferecer propostas de identificao e avaliao
produto de consenso no grupo de trabalho (GARCA DAZ,
2003).


Neste perodo de trabalho, foram analisadas e padronizadas trinta e sete
sries documentais de universidades e em 2002, publicam sua primeira obra
53
.
Neste trabalho esto includas as experincias sobre a tramitao de
documentos nas distintas universidades espanholas, refletindo o rigor
metodolgico que norteia o trabalho desenvolvido pelos arquivistas.
Os resultados alcanados nestas experincias demonstram a efetiva
contribuio desta ferramenta metodolgica para a melhoria do funcionamento
de sistemas administrativos, no contexto da gesto documental.

Para identificar e tratar os documentos das universidades com
os mesmos critrios e mtodos foi elaborado os instrumentos
pertinentes, alguns dos quais incorporam tcnicas de gesto
documental, combinadas com a base arquivstica prpria. Estes
instrumentos sempre contribuem de forma efetiva para a
identificao, normalizao e processamento tcnico dos
conjuntos documentais, como o caso do quadro de
classificao, da tabela de temporalidade e do mtodo de
descrio de documentos (BORRS, 1997).


53
Cf. GIL GARCA, Pilar (coord.) Grupo de trabajo de identificacin y valoracin de sries
administrativas de archivos de universidades. Tipologa documental de universidades:
propuestas de identificacin y valoracin. Cuenca: Ediciones de la Universidad de Castilla-
La Mancha, 2002.

180
A preocupao com a normalizao da tarefa e sua divulgao no meio
profissional, se reflete atualmente na rea do ensino arquivstico na Espanha.
Aparece no Programa de Mestrado em Arquivstica (2005-2006), da
Universidade Carlos III de Madri, configurando-se como uma disciplina
oferecida no conjunto do mdulo de gesto de documentos, associada
avaliao, denominada Identificao, Ingresso e Avaliao de Documentos
54
.
No Brasil, so expressivos alguns exemplos de trabalhos arquivsticos
realizados nos parmetros da tipologia documental, embora no sejam
numerosos. Como exemplo, podemos citar o Sistema de Arquivos do Estado
de So Paulo (SAESP), o Sistema de Arquivos da USP (SAUSP), os projetos
desenvolvidos pela Fundao Patrimnio Histrico da Energia e Saneamento,
entre outros. Particularmente, a preocupao com os aspectos tericos e
metodolgicos da identificao de tipologias documentais marcou minha
atuao profissional, como arquivista e como docente de curso graduao em
arquivologia.
A metodologia da identificao de tipologias documentais vem sendo
aplicada ao tratamento tcnico de massas documentais acumuladas em
arquivos, como base para o desenvolvimento das tarefas de classificao e
descrio de tipologias documentais de arquivos permanentes. A utilizao de
parmetros normalizados de identificao e denominao de tipologias
documentais fundamentou a elaborao de planos de classificao e
inventrios produzidos para fundos permanentes depositados em arquivos
municipais e tambm no Arquivo do Estado de So Paulo:
1991: Prefeitura Municipal de Santos, SP
55
. Fundo Cmara Municipal de
Santos (Sc. XVIII e XIX).
1995: Prefeitura Municipal de Ouro Preto, MG
56
. Fundo Cmara,
Intendncia e Prefeitura Municipal de Ouro Preto (Sc. XVIII e XIX).

54
O programa do curso encontra-se Disponvel em::
http://www.uc3m.es/uc3m/gral/TC/ESMA/ESMA20/programa.html. Acesso em:: 28 jun 2006.

55
Cf. RODRIGUES (1998).

56
Cf. RODRIGUES, 2002.

181
1997: Arquivo do Estado de So Paulo, SP. Fundo Tesouro Provincial de
So Paulo (Sc XIX) e Fundo Bolsa Oficial do Caf de Santos (Sc.
XIX)
57
.
1997: Prefeitura Municipal de Campo Belo, MG
58
. Fundo Cmara,
Intendncia e Prefeitura Municipal de Campo Belo (Sec. XIX e XX).
1999: Prefeitura Municipal de Campinas, SP
59
. Fundo Cmara,
Intendncia e Prefeitura Municipal de Campinas (Sc. XIX e XX).
2003: Fundao Pr-Memria de Indaiatuba, SP. Fundo Cmara
Municipal de Indaituba (Sec. XIX).
No contexto da gesto documental, a identificao de tipologias
documentais serviu de base para realizao das tarefas de classificao e
avaliao, critrios que ficaram registrados no manual de tipologia documental,
plano de classificao e na tabela de temporalidade, instrumentos utilizados
para tratar os documentos acumulados nos arquivos correntes e no
intermedirio, que integram a rede dos sistemas de arquivos institudos:
1997: Prefeitura Municipal de Campo Belo, MG
60
.
1998: Fundao para o Vestibular da Unesp (VUNESP), SP
61
.
2005: COCAL - Usina de lcool e Aucar, SP
62
. rea de Recursos
Humanos.
Tais aspectos tm levado a necessidade de investigar a aplicabilidade
do mtodo de identificao de tipologias documentais no mbito da gesto
documental, especialmente no que se refere a estudos de padronizao de

57
Projeto de estgio de um grupo de alunos do Curso de Especializao em Organizao de
Arquivos do IEB/USP, sob nossa orientao.

58
Cf. RODRIGUES, 2003; 2005.

59
O projeto de tratamento tcnico obteve financiamento do Programa ADAI, do Ministrio de
Cultura da Espanha.

60
Cf. RODRIGUES, 2003; 2005.

61
Cf. RODRIGUES, 2005a.

62
Estgio extracurricular dos alunos do Curso de Arquivologia, Lucas Martins de Paula e
Karina C. Albuquerque, sob superviso da autora.
182
tipologias para produo de documentos e funcionamento de sistemas de
gerenciamento eletrnico de documentos (GED)
63
.
Comparando os resultados alcanados nestas experincias citadas,
verifica-se a pertinncia da aplicabilidade desta metodologia, o que nos
permitiu uma sistematizao de seus procedimentos e utilizao como
ferramenta para a o ensino de Arquivologia.
Desde 2004, no mbito da atuao docente do Curso de Arquivologia da
Unesp-Marlia
64
, notadamente como coordenadora de estgios
supervisionados, venho utilizando a metodologia de identificao de tipologias
documentais para a realizao de prticas pedaggicas desenvolvidas nos
estgios supervisionados e extracurriculares. Os resultados prticos obtidos na
aplicabilidade do mtodo na organizao e descrio de documentos
permanentes e de classificao e avaliao de documentos correntes,
fundamentados na tipologia documental, revelam sua pertinncia para uma
interveno criteriosa e padronizada em todo o ciclo de vida do documento de
arquivo. Esta ferramenta metodolgica usada como base para a realizao das
tarefas arquivsticas nos estgios, vem permitindo ainda a integrao dos
alunos num projeto de construo coletiva de tratamento documental.
Os satisfatrios resultados obtidos na aplicao prtica do mtodo, tem
despertado o interesse dos alunos pelos aspectos tericos que envolvem a
sistematizao desta tarefa, resultando em pesquisas de iniciao cientfica.
Estas contribuies do Grupo de Estudos de Identificao
65
, fundamentais para

63
2007: Projeto de Gesto de Documentos e Arquivos das Empresas do Grupo REDE de
Distribuio de Energia Eltrica (Mato Grosso, Par, Paran, So Paulo e Tocantins),
coordenado por Mrcia Pazin, no qual participei acompanhando tecnicamente as tarefas de
identificao, classificao, avaliao e padronizao de tipologias documentais para o GED.
64
As menes que se fazem ao Curso de Arquivologia da Unesp ocorrem a titulo explicativo,
pois foi ali que surgiram e floresceram algumas indagaes investigativas que, embora no
seja objeto desta pesquisa, servem para ilustrar a discusso.

65
ALBUQUERQUE, Karina Cristiane de. Estudo da srie documental para a identificao
de tipos documentais: subsdios para a formulao de um conceito. Marlia: Faculdade de
Filosofia e Cincias da UNESP, 2007. Trabalho de Concluso de Curso de Arquivologia /
ALMEIDA, Rafaela Augusta de. Identificao de tipologias documentais como parmetro
para avaliao de documentos contbeis. Marlia: Faculdade de Filosofia e Cincias da
UNESP, 2007. Trabalho de Concluso de Curso de Arquivologia. / MARTINS, Luiza Xavier. A
classificao arquivstica do Grupo Diretoria de Administrao, Fundo Prefeitura
Municipal de Marlia. Marlia: Faculdade de Filosofia e Cincias da UNESP, 2007. Trabalho de
Concluso de Curso de Arquivologia. / RIBEIRO, Dbora Resstel. Identificao de tipologias
documentais dos inquritos policiais da Delegacia de Polcia Federal em Marlia. Marlia:
183
o desenvolvimento desta pesquisa, ressaltam ainda mais a necessidade de
divulgao desta metodologia no ambiente dos Cursos de Arquivologia do
Brasil.
Considerando que os cursos de graduao em arquivologia devem
fornecer o referencial terico-metodolgico necessrio para uma formao
adequada s necessidades de certo contexto social em um dado momento
histrico, nos perguntamos: como formar profissionais capacitados para o
exerccio profissional, cujos imperativos de ordem prtica pressupem
conhecimentos voltados para a produo dos documentos e sua integrao s
fases de seu ciclo vital? Que ferramentas fornecer ao aluno para uma tomada
de deciso segura sobre a denominao do documento de arquivo e a
metodologia a ser aplicada ao seu tratamento, em qualquer momento de seu
ciclo de vida e qualquer situao que se encontre (gesto ou acumulao)?
Na perspectiva do ensino, como articular os conhecimentos tericos
adquiridos nas disciplinas do curso que integram um conjunto sobre as
metodologias arquivsticas, usando a diplomtica como ferramenta
metodolgica aplicada a situaes de prticas profissionais de gesto e de
tratamento de documentos acumulados em arquivos?
No Brasil, Helosa Bellotto (2001), analisando o espao que a
diplomtica ocupa no ensino de arquivologia, afirma que o que importa que a
crtica ou anlise diplomtica, metamorfoseada, agora pelo acrscimo da
anlise tipolgica, conquistou definitivamente um importante lugar na rea
profissional. O que preciso agora, portanto, que se posicione
adequadamente no ensino arquivstico, nestes novos moldes.

metamorfose da diplomtica, que passa de um estudo quase
que marginalizado dentro do ensino arquivstico, entendido
como estudo da estrutura formal e da legitimidade dos
documentos medievais e/ou modernos, para uma disciplina

Faculdade de Filosofia e Cincias da UNESP, 2007. Trabalho de Concluso de Curso de
Arquivologia. / SILVA, Llian Mara da. A pertinncia da metodologia de identificao de
tipos documentais para o tratamento de fundos acumulados. Marlia: Faculdade de
Filosofia e Cincias da UNESP, 2007. Trabalho de Concluso de Curso de Arquivologia./
VIEIRA, Alice da Silva Leite. A identificao no processo de implantao do arquivo
permanente: estudo de caso do Programa de Ps-Graduo em Cincias Sociais da
Unesp-Marlia. Marlia: Faculdade de Filosofia e Cincias da UNESP, 2007. Trabalho de
Concluso de Curso de Arquivologia.

184
voltada para entender a natureza e a funcionalidade dos teores
informacionais dos documentos pblicos, dentro dos seus
respectivos contextos de produo e de ao direcionada
(BELLOTTO, 2001)

A autora questiona: como atingir o ponto ideal, ou, pelo menos, o
razovel da formao do arquivista brasileiro? Para tanto, necessrio saber
como os contedos esto focalizados e direcionados para a construo de um
bom profissional (Idem, 2001).
Entretanto, dados publicados pelo Conselho Internacional de Arquivos,
em 1992, apontam elementos surpreendentes no que diz respeito ao ensino da
diplomtica no mbito do ensino arquivstico em todo o mundo: dos 119 cursos
citados, 35 no tem a disciplina e 84 dedicam-lhe diferentes cargas horrias em
seus programas de estudos. Destes, 12 a consideram como disciplina
autnoma e 72 citam-na conjuntamente com a paleografia, sendo 22 sob a
rubrica (dentre outras do questionrio apresentado pelo comit de ensino do
CIA) cincias auxiliares da histria e 50 sob a rubrica tipos e formas dos
documentos (BELLOTTO, 2001).
O pas possui, hoje, dez cursos regulares de formao de arquivistas em
nvel de graduao, sendo que 50% destes foram criados ainda na dcada de
70
66
. A diplomtica constava do rol de matrias fixadas no currculo mnimo
para os Cursos de Graduao de Arquivologia, associada ao ensino da
Paleografia.
Arquivo I - IV
Documentao
Histria Administrativa, Econmica e Social do Brasil
Introduo Administrao
Introduo Comunicao

66
O Curso de Graduao em Arquivologia, foi criado em 24 de janeiro de 1972, atravs de voto da
Cmara de Ensino Superior e o currculo mnimo fixado pela Resoluo n. 28 de 1974, do Conselho
Federal de Educao. Em 1977, foram criados os cursos da Universidade do Rio de Janeiro UNI-RIO e
a Universidade Federal de Santa Maria e em 1978, o da Universidade Federal Fluminense (1978). Em
1991 foi implantado o da Universidade de Braslia (1991) e na segunda metade da dcada de 90, os da
Universidade Federal da Bahia e o da Universidade Estadual de Londrina (PR) e da Universidade Federal
do Esprito Santo (ES). Recentemente, foram institudos os cursos da Universidade Federal do Rio
Grande do Sul (RG), o da Universidade Estadual Paulista, Campus de Marilia (SP) e da Universidade
Estadual da Paraba (PB). Nenhuma universidade privada oferece cursos na rea.

185
Introduo ao Estudo da Histria
Introduo ao Estudo do Direito
Noes de Contabilidade
Noes de Estatstica
Notariado
Paleografia e Diplomtica
Uma lngua estrangeira moderna
O currculo mnimo foi substitudo pelas Diretrizes Curriculares para os
Cursos de Arquivologia
67
, as quais devero orientar a formulao do projeto
pedaggico dos referidos cursos. Esta Resoluo fixa, ainda, que o curso ser
ministrado com um mnimo de 2.160 horas-aula, distribudas entre 3 e 5 anos,
incluindo-se o estgio supervisionado em instituio especializada, com 10%
do total das horas previstas e estabelece que cada Universidade poder criar
habilitaes especficas, mediante a concentrao de estudos em reas
determinadas (FONSECA, 1999).
Segundo as Diretrizes, o projeto pedaggico de formao acadmica e
profissional a ser oferecida pelo curso de Arquivologia dever explicitar:
perfil dos formandos;
as competncias e habilidades de carter geral e comum e aqueles de
carter especfico;
os contedos curriculares de formao geral e os contedos de
formao especfica;
o formato dos estgios;
as caractersticas das atividades complementares;
as estrutura do curso;
as formas de avaliao.
Dentre as competncias e habilidades dos graduados em Arquivologia
enumeram-se as de carter geral e comum, tpicas desse nvel de formao, e
quelas de carter especfico:

67
Aprovada pela Resoluo CNE/CES 20, de 13 de maro de 2002.
186
A) Gerais
identificar as fronteiras que demarcam o respectivo campo de
conhecimento;
gerar produtos a partir dos conhecimentos adquiridos e divulga-los;
formular e executar polticas institucionais;
elaborar, coordenar, executar e avaliar planos, programas e projetos;
desenvolver e utilizar novas tecnologias;
traduzir as necessidades de indivduos, grupos e comunidades nas
respectivas reas de atuao;
desenvolver atividades profissionais autonmas, de modo a orientar,
dirigir, assessorar, prestar consultoria, realizar percias e emitir laudos
tcnicos e pareceres;
responder a demandas de informao produzidas pelas transformaes
que caracterizam o mundo contemporneo.
B) Especficas
compreender o estatuto probatrio dos documentos de arquivo;
identificar o contexto de produo de documentos no mbito de
instituies pblicas e privadas;
planejar e elaborar instrumentos de gesto de documentos de arquivo
que permitam sua organizao, avaliao e utilizao;
realizar operaes de arranjo, descrio e difuso.

As matrias comuns para a rea de Cincia da Informao,
apresentadas na proposta aprovada pela referida Resoluo, so as seguintes
(VALENTIM, 2000, p. 16, grifo nosso):
A construo do conhecimento
Epistemologia
Metodologia
Heurstica
O Estatuto do Documento
Produo de evidncia versus atribuio de sentido
A informao orgnica e inorgnica
187
As unidades fsicas de referncia: documento, pea, srie, coleo,
arquivo e acervo (cartorial e operacional)
As unidades intelectuais de referncia: assunto e funo
O documento como indcio, prova e testemunho
O Fluxo documental: da gnese ao acesso
Produtores e usurios da informao (mediaes e interfaces)
A contextualizao como ferramenta
Seleo / avaliao
Representao e comutao: polissemia e monossemia
As instituies
Funes pragmticas, cognitivas, estticas e vivenciais
Gesto, custdia, conservao, depsito legal e curadoria
Patrimnio, memria, herana, cultura

Coloca-se a competncia como sendo um composto de duas dimenses
distintas: a primeira, um domnio de saberes e habilidades de diversas
naturezas que permite a interveno prtica na realidade, e a segunda, uma
viso crtica do alcance das aes e o compromisso com as necessidades mais
concretas que emergem e caracterizam o atual contexto social (BELLUZZO,
2005, p. 37).
A formao universitria, em todas as reas do conhecimento se
faz, portanto, mediante a progressiva iniciao do aluno s
prticas do trabalho intelectual, atividade central na vida
acadmica. Essa iniciao compreende a aquisio gradativa de
um conjunto de competncias (LEAL; FEUERSCHTTE, 2003).

Para desenvolver a competncia de identificar as fronteiras que
demarcam o respectivo campo de conhecimento preciso que o estudante de
arquivologia aprenda a reconhecer o seu objeto de estudos - o documento de
arquivo - para sustentar o debate interdisciplinar e garantir a especificidade de
sua rea de atuao. Isto pressupe o reconhecimento das caractersticas
inerentes a sua natureza probatria, demonstrando a razo de sua produo e
acumulao em um conjunto orgnico.
Analisando os aspectos apontados nas diretrizes curriculares, verifica-se
que no conhecimento sobre a natureza do documento de arquivo e sua
188
contextualizao para efeitos de realizao das tarefas arquivsticas, que
reside o fundamento do perfil profissional desejado para o arquivista. O
profissional a ser formado, deve ter o domnio dos contedos da Arquivologia
e estar preparado para enfrentar com proficincia e criatividade os problemas
de sua prtica profissional, particularmente as que demandem intervenes em
arquivos (...) (Parecer CNE/CES 492/2001).
O estudo de diplomtica, em sua abordagem clssica e contempornea,
a base desse conhecimento e deve estar presente nos contedos
curriculares dos projetos pedaggicos da rea. Entretanto, existem indicativos
de que ainda h desconhecimento sobre a natureza abrangente e a base
terico-metodolgica da diplomtica, sobretudo nesta nova abordagem, no
mbito dos cursos de arquivologia do Brasil.
Apenas para exemplificar, recorremos ao artigo publicado por Maria
Teresa Navarro de Britto (1999, p. 70), que analisando as modificaes do
currculo mnimo vigente para os cursos de arquivologia no perodo, tece a
seguinte recomendao acerca do contedo da disciplina e conclui dizendo
que a Paleografia e Diplomtica deva estar inserida, juntamente com
Notariado, no contedo de uma nica disciplina, denominada Arquivstica:

A matria Paleografia e Diplomtica parece-nos importante,
sobretudo se considerarmos o patrimnio documental brasileiro
referente ao perodo colonial. No entanto, ser primordial que
todo profissional de Arquivstica domine estes conhecimentos?
O setor que teria grande necessidade de conhecimentos deste
tipo seria o dos arquivos histricos pblicos. Logo, no deveria
ser esta uma especificidade escolhida pelos estudantes de
acordo com a especializao pretendida? Ou ser que
essencial que todo profissional brasileiro de Arquivstica possa
dominar a Paleografia e Diplomtica? Classificamos esta
matria como complementar (BRITTO, 1999, p. 70).

Embora esta pesquisa no tenha por objetivo analisar a presena e a
importncia da diplomtica na formao do arquivista brasileiro, estas questes
vm sendo objeto de minha particular preocupao profissional como docente
do Curso de Arquivologia da Unesp. Levam-me a refletir sobre como sero os
modelos de formao arquivstica que prescindem destes parmetros
189
conceituais da diplomtica. Como sustentar o debate em torno das
competncias e habilidades que devem permear o perfil do arquivista,
atendendo ao disposto nas novas diretrizes curriculares para a rea da
arquivologia, vigentes desde 2001, sem oferecer ferramentas que conduzam o
aluno reflexo critica do objeto de estudos da arquivstica?
na diplomtica que a arquivstica encontra os elementos que
contribuem para a formao de profissionais com mais segurana no
desenvolvimento das prticas arquivstivas, com nova imagem, aptos para
responderem a estes desafios impostos pelas necessidades da sociedade
moderna. Nessa proposta de formao, o objetivo que o aluno assimile o
mecanismo de produo do conhecimento cientfico e o papel da metodologia
como instrumento de enriquecimento da prtica arquivstica, mediante a
aplicao dos princpios tericos. O aluno desenvolve sua capacidade de
anlise e sntese, utilizando esta ferramenta como referencial para suas
prticas profissionais. Isto permite otimizar a proximidade entre teoria e prtica,
colocando o profissional em contato com programas concretos de trabalho que
lhes possibilitam dispor de critrios para reconhecer e tratar documentos de
arquivo.
Pelo que foi exposto acima, podemos afirmar que esta disciplina
apresenta uma importncia fundamental na formao do arquivista, tornando-
se indispensvel para os cursos de graduao em arquivologia. Entretanto,
seus contedos programticos devem ser abordados dentro de uma concepo
moderna, numa viso ampliada da diplomtica clssica, o que possibilitar a
formao do profissional voltado para a pesquisa cientfica aplicada a gesto
de documentos e arquivos.
Se antes o profissional de arquivos era visto como um silencioso
conservador de papis histricos, de vertente tecnicista, hoje ele se
transformou em um ativo sujeito dos programas de gesto documental. Assim,
legitimo dizer que o reconhecimento da diplomtica como base para o
desenvolvimento das metodologias pode contribuir para formar arquivistas com
status de produtores de conhecimento?
Os princpios tericos e a metodologia da diplomtica trazem novos
elementos para o ensino da arquivologia, permitindo a formao de um
190
profissional muito mais conhecedor da matria prima, com o que desenvolver
sua atuao profissional futura: (...) o poder identificar o indissolvel elo entre
os documentos e sua gnese, contexto de produo e
fatos/atos/aes/transaes que os originaram porque os estudos de
diplomtica o tornam apto para isto (BELLOTTO, 2001).
A diplomtica uma disciplina que apresenta uma importncia
fundamental na formao do arquivista, tornando-se indispensvel sua maior
valorizao no mbito do ensino e pesquisa acadmica. Deve ser abordada
dentro desta concepo moderna e os estudos desenvolvidos no mbito da
tarefa de identificao, o que possibilitar a formao do profissional voltado
para a pesquisa cientfica aplicada gesto de documentos e arquivos.

Os princpios, conceitos e mtodo da Diplomtica so
universalmente vlidos e podem oferecer sistema e objetividade
ao estudo arquivstico das formas documentais. Isto , uma mais
alta qualidade cientifica. apropriado para os arquivistas
extrarem diretamente da cincia diplomtica original aqueles
elementos e idias que podem ser usados para seu trabalho e
desenvolvidos para que sejam aplicados s necessidades
contemporneas (DURANTI, 1995, p. 3).

Diante dessas novas funes atribudas ao arquivista, o que falta para
em sua formao que permita uma articulao entre sua capacidade e o desejo
arquivstico de atuar profissionalmente?
Nesta perspectiva, legtimo afirmar que o reconhecimento da
diplomtica como base para o desenvolvimento das metodologias arquivsticas
pode contribuir para formar arquivistas com status de produtores de
conhecimento e no mais de meros reprodutores de modelos.
A formao do profissional que atua nos arquivos, fazendo uma rpida
leitura de sua evoluo, sempre esteve marcada pelo tecnicismo, refletindo um
distanciamento entre a teoria e prtica, cujas tarefas prescindiam de
perspectiva crtica. Se antes a Arquivologia se fundamentava na prtica da
conservao dos documentos e o arquivista era formado para o
desenvolvimento destas prticas, hoje ela uma rea que cobre o conjunto de
princpios e mtodos que regem a criao, a avaliao, a aquisio, a
191
classificao, a descrio, a difuso e a conservao dos arquivos
(COUTURE, 1992, p. 85).
Mas o nosso futuro como arquivistas, diz Antonia Heredia, vai depender
em boa medida, do dilogo profundo que sejamos capazes de estabelecer com
os responsveis pela gesto administrativa e da atitude e medidas que se
derivem em favor da racionalizao e simplificao dessa produo
documental (HEREDIA HERRERA, 1997).

Num quadro de profundas transformaes, o arquivista deve
ser formado sobre o paradigma de aprender a aprender.
Aprender a fazer no mais suficiente para o arquivista da
era da informao. Como tal, no pode ser apenas um
reprodutor de conhecimento, mas um produtor de
conhecimento (JARDIM, 1999, p. 95).

Luciana Duranti (s/d, p.3), ao relatar sua experincia como docente e
pesquisadora da Universidade da Columbia Britnica, em Vancouver, Canad,
afirma que existe a necessidade de estabelecer dentro dos programas
arquivsticos, projetos de pesquisa que lidem com os desafios
contemporneos, e envolva os estudantes profundamente no desenvolvimento
de um novo conhecimento terico e/ou metodolgico. O resultado deste
processo de ensino garante uma atuao eficaz, voltada para o atendimento
das necessidades de uma sociedade em permanente evoluo.
No modelo pedaggico de formao arquivstica da UBC, os estudantes
de graduao colaboraram com as pesquisas que vem sendo desenvolvidas
pelo grupo InterPARES sobre os documentos eletrnicos, tomando por
referencia os estudos de diplomtica contempornea para identificar o
documento de arquivo.
Aos estudantes do programa de graduao foi atribuda a
responsabilidade de analisar casos de sistemas informatizados de documentos.
Primeiramente o grupo de pesquisa construiu um modelo de documento
arquivstico, estabelecendo os requisitos para garantir sua autenticidade na
forma proposta. Este modelo foi tomado como referncia para comparao
com os documentos eletrnicos presentes nos sistemas estudados e a partir da
verificao da presena dos elementos da forma documental proposta, foram
192
identificadas as discrepncias e falhas que seriam discutidas em aula antes de
serem apresentadas a todo o grupo de pesquisa.

ns contratamos todos os alunos do segundo ano de graduao
como assistentes de pesquisa em nossos projetos e pedimos
que eles falem com os alunos do primeiro ano, uma vez por
semana, sobre suas respectivas responsabilidades no projeto,
como suas pesquisas progridem, e como todas as peas se
encaixam. Ao mesmo tempo, os professores levam para dentro
da sala de aula do primeiro ano todo o conhecimento que est
sendo desenvolvido (...) Assim, os estudantes acumulariam
informao que seria relevante para a redao dos requisitos
conceituais para avaliar a autenticidade de documentos
eletrnicos, e para o desenvolvimento de uma tipologia dos
documentos eletrnicos baseada nesses requisitos (DURANTI,
s/d, p. 3; 13).

A autora relata os aspectos relevantes deste modelo de pesquisa
acadmica, focado na diplomtica:
No planejamento e desenvolvimento de um projeto de pesquisa no
contexto da educao arquivstica, h um desenvolvimento programtico
e planejado das nossas disciplinas fundamentais que constantemente
introduzido na sala de aula e l discutido, desafiado, revisado, testado
e elaborado.
No envolvimento de todos os estudantes nesse processo, h um ensino
programado e planejado dos mtodos de pesquisa, resultados de
pesquisa, identificao de novos desafios, e a habilidade de reunir os
meios para encontr-los.
Os estudantes aprendem que suas disciplinas esto vivas e vibrantes,
que sua profisso, assim como seu conhecimento, est em constante
evoluo, e que as coisas novas no devem nunca intimid-los, pois
eles esto armados com a habilidade intelectual para entender e
control-las.
Isto demonstra como a mais tradicional das disciplinas arquivstica, a
diplomtica, evoluiu atravs da pesquisa e da sua disseminao, e como esse
processo de desenvolvimento contribui com meios fundamentais para a
educao dos alunos de graduao na UBC.
Os estudos tericos de diplomtica geral realizados pelos pesquisadores
do InterPARES deram sua efetiva contribuio para a crtica dos documentos
193
eletrnicos e a nica maneira de ir mais adiante compreenso dos
documentos gerados por tecnologias crescentemente complexas,
desenvolver diplomticas especiais, no para criadores especficos de
documentos como no passado, mas para tipos especficos de sistemas
(DURANTI, s/d, p. 18).
Cabe aqui ressaltar que a recomendao da autora sobre a pertinncia
das pesquisas abordando estudos de caso, denominada diplomtica especial,
deve ser considerada como premissa para o desenvolvimento cientfico da rea
da arquivstica, pois proporciona a reflexo terico-metodolgica, base
fundamental da formao do arquivista hoje.

Eu sei com certeza que os estudantes de Arquivologia que tm
estado em contato prximo com os desafios apresentados pelos
documentos contemporneos, e trabalham ao longo dos seus
estudos atravessando a diviso entre teoria e prtica ao
desenvolver o anterior atravs da anlise dos casos existentes e
moldando o posterior com testes, tentativas e erros, esto
dispostos. Porque eles tm o rigor da disciplina, uma
compreenso de como usar o conhecimento de outras
disciplinas para avanar na sua, uma convico firme de que
crescimento e mudana so bons, e a coragem intelectual de
quem j experimentou um desafio real e o resolveu ao usar a
armadura da sua educao (DURANTI, s/d, p. 18).


O mtodo utilizado por Luciana Duranti foi o mesmo utilizado pelos
diplomatistas clssicos: identificar os elementos caractersticos dos
documentos e comparar documentos entre si. O escopo da pesquisa foi
comparar e analisar os documentos eletrnicos produzidos em cinco
continentes e chegou a mesma concluso, que funo e ao administrativa
so verificveis e independentemente da cultura, produzem documentos iguais
(DURANTI, 2005a).
O ensino da diplomtica contempornea, articulado a prtica de
pesquisa envolvendo estudos de caso, denominada diplomtica especial,
considerado premissa no modelo de formao oferecido pela universidade, no
contexto da educao arquivstica. Esta metodologia de ensino contribui por
um lado para o desenvolvimento cientfico da rea e por outro, propicia o
desenvolvimento da reflexo crtica, base fundamental da formao do
arquivista hoje.
194
Se, a questo mais importante que para os arquivistas contemporneos
saber o que constitui o ncleo do conhecimento que pertence e identifica sua
profisso (DURANTI, 1995, p. 2), cabe rea do ensino fornecer os
parmetros conceituais para o desenvolvimento das prticas profissionais.
Esta a premissa dos estudos de identificao de tipologias
documentais, base conceitual que sustenta minhas atividades integradas de
ensino e pesquisa na proposta pedaggica do estgio supervisionado no Curso
de Arquivologia da Unesp-Marlia.
Do ponto de vista da educao, as questes tericas que envolvem o
estgio supervisionado nos cursos de graduao, esto presentes nas obras
de muitos autores. A idia de formao continua do profissional, cujo modelo
se fundamenta na prtica da investigao e na vivncia do cotidiano
profissional, so discutidas nos projetos de implantao de projetos de estgios
em vrios campos do saber
68
.
No contexto do projeto pedaggico, o estgio o espao de construo
da prtica. no estgio supervisionado que o aluno torna-se capaz de intervir
na prxis pedaggica, pois utiliza como referencial terico os fundamentos
tericos tratados em disciplinas do curso para iniciar o processo de tomada de
decises sobre o trabalho a ser realizado. Professor e aluno se tornam sujeitos
de um mesmo processo, de formao e de criao de um modelo de ensino
articulado, estimulado pelo exerccio da observao e da anlise critica do seu
objeto de estudo, o documento de arquivo. Isto pressupe pesquisa e a
permanente indagao sobre sua relao com a prtica arquivstica. Neste
momento, a tutela do professor para a tomada de decises do grupo contribui
para despertar a segurana necessria para a vida profissional do futuro
arquivista.
Na experincia da relao estabelecida entre professor e aluno no
estgio, a preocupao que norteia a construo da prxis pedaggica o
desenvolvimento da capacidade de atuao autnoma e responsvel,
alicerada em conhecimentos construdos, numa perspectiva de continuidade.
Este processo comea no cotidiano das salas de aula, nas leituras realizadas,

68
Ver o artigo de Oliveira e Cunha (s/d), cujas bases tericas analisadas luz da pedagogia para a
proposta de estagio supervisionado do Curso de Pedagogia a Distancia na Universidade do Estado do
Rio de Janeiro (UERJ), fundamentaram nossa presente abordagem sobre o tema no Curso de
Arquivologia da Unesp-Marlia.
195
na troca de experincias entre os alunos e, sobretudo, neste comeo da
vivncia profissional.

A educao o resultado do trabalho de milhares de pessoas
que, em sua interao, ensinam e aprendem. Todo o ritual de
uma sala de aula centra-se diariamente em torno do
conhecimento, devendo todas as aes e prticas desse
contexto orientar-se para a garantia do acesso s fontes de
informao, estmulo ao trabalho intelectual, mobilizao das
fronteiras prprias e coletivas do saber, colocando-o em
circulao e incorporando-o gerao do novo conhecimento
(BELLUZZO, 2005, p. 32).

Inicia-se o desenvolvimento de habilidades para o aluno atuar
produzindo saberes e fazeres novos, com o objetivo de reafirmar a
especificidade do documento de arquivo e a identidade do arquivista, aspectos
relevantes nas discusses da rea nos dias de hoje.
Conhecer significa buscar solues para determinados problemas. Neste
sentido a relao estabelecida no processo de ensino e aprendizagem, deve
ter a significao de adquirir conhecimentos, desenvolver habilidades, mudar
comportamentos e descobrir o sentido das coisas e dos fatos [...] O papel
essencial do professor ser orientar os alunos a buscar os caminhos e a
produzir conhecimento, dentro do seu contexto prprio, partindo do que j
sabem, dos saberes do senso comum (Martins, 2001,apud BELLUZZO, p. 34-
35).

O ensino deve ser transformado em uma busca daquilo que no
se sabe e se deseja saber em pesquisa e investigao.
evidente a importncia do papel do educador nesse ensino, mas
essa importncia depende de sua qualificao na busca da
modernidade pedaggica, da renovao de suas capacidades,
da sua atualizao constante mediante aes de
aperfeioamento profissional. O educador no deve esquecer
que no mundo atual o que prevalece o conhecimento e as
competncias que decorrem da renovao da educao e do
uso de mtodos voltados para a descoberta e a investigao. O
que se deseja um processo renovado de ensinar que esteja
apoiado no questionamento como guia da descoberta de novos
caminhos que representem uma nova atividade docente a
metodologia investigativa (BELLUZZO, 2005, p. 35).

No campo da arquivologia, estas reflexes permeiam o debate em torno
do perfil profissional desejado e o modelo de ensino oferecido para form-lo.
196
O Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia foi implantado em 2003, com
o objetivo principal de formar um profissional que domine os contedos
especficos e consiga enfrentar, de forma criativa e eficiente, os problemas
inerentes sua atividade, conforme preconizado pelas diretrizes curriculares
para a rea de Arquivologia. Na rea acadmica, por sua vez, busca-se formar
arquivistas que tenham na pesquisa cientfica, uma das bases para pensar a
sua atuao.
Para atingir tal objetivo, constam da estrutura curricular um ncleo geral,
comportando disciplinas obrigatrias e optativas, e atividades comuns aos
cursos de Arquivologia e Biblioteconomia e um ncleo especfico, comportando
disciplinas e atividades prprias do fazer arquivstico, alm de estgio
obrigatrio e do desenvolvimento e defesa de um Trabalho de Concluso de
Curso. Esta especificidade do saber e do fazer prprio de cada rea
garantida no mbito do dilogo cientfico em torno do objeto de estudo da
Biblioteconomia e Arquivologia, conferindo significado para a reflexo sobre o
estatuto do documento como condio para realizao das prticas
profissionais, onde a pesquisa ocupa um lugar de destaque na proposta
pedaggica dos cursos. Alm da pesquisa cientfica desenvolvida nos trabalhos
de concluso de curso, o estgio supervisionado o momento do aluno de
desenvolver um projeto cientfico especifico de sua rea.
As diretrizes curriculares para a rea de Arquivologia
69
caracterizam o
estgio, como um mecanismo de interao do aluno com o mundo do trabalho
em sua rea, onde os estgios so desenvolvidos no interior dos programas
dos cursos, com intensidade varivel segundo a natureza das atividades
acadmicas desenvolvidas, sob a responsabilidade imediata de cada docente.
A proposta pedaggica do estgio se fundamenta na articulao entre
teoria e prtica, viabilizada pela pesquisa sobre o documento e a situao em
que se apresenta. Desta forma so estabelecidas relaes entre as aes
propostas nos mdulos e o conhecimento abordado em um conjunto de
disciplinas do ncleo especfico do curso. Sua base conceitual reside no estudo
sobre o documento de arquivo, tomado como ponto de partida para realizao
das prticas arquivsticas. Os estudantes realizam estudos de caso, utilizando

69
Aprovada pela Resoluo CNE/CES 20, de 13 de maro de 2002.
197
a metodologia de identificao de tipologia documental aplicada avaliao,
classificao e descrio
70
de conjuntos de documentos no contexto da gesto
documental (mdulo de arquivos correntes e intermedirios) e no tratamento de
massas documentais acumuladas (mdulo de arquivos permanentes),
definindo critrios para a preservao dos conjuntos documentais analisados
(mdulo de conservao preventiva).

Mdulo de Arquivos Correntes e Intermedirios: realizado na Seo de
Comunicaes da Faculdade de Filosofia e Cincias da Unesp-Marlia. Os
estudantes desenvolvem tarefas orientadas sobre procedimentos de protocolo,
distribuio (expedio e recepo) e arquivamento corrente e intermedirio,
etapas de um programa de gesto de documentos, colaborando para a
implantao do Sistema de Arquivos da Unesp (SAUnesp)
71
.
Iniciam o estgio pelas atividades de observao de rotinas, atuando
junto com os funcionrios da seo. Posteriormente, realizam estudos e
desenvolvem tarefas de classificao, avaliao e eliminao de tipologias
documentais, observando as diretrizes propostas pelo referido projeto.
Analisam e/ou elaboram os instrumentos tpicos destas fases - como o modelo
de verbete do manual de tipologia documental, plano de classificao, tabela
de temporalidade e lista de eliminao de documentos - os quais integram o
relatrio final do mdulo.
As atividades de observao esto diretamente relacionadas com as
disciplinas de Planejamento e Gesto de Arquivos e Arquivos Correntes e
Intermedirios e as prticas de aplicao de metodologias esto articuladas
com os fundamentos estudados nas disciplinas de Diplomtica, Classificao e
Produo Documental.

Mdulo de Arquivos Especializados: realizado no Laboratrio de
Conservao de Documentos, instalado no Centro de Documentao Histrica
e Universitria de Marilia (CEDHUM). Os alunos realizam prticas de

70
A identificao de tipologia documental em arquivos foi tratada anteriormente em Rodrigues, 2003 e
Rodrigues, 2005, servindo de referencial para as prticas realizadas pelos alunos no modelo de estgio
do curso.

71
Este projeto vem sendo coordenado pelo Centro de Documentao e Memria (CEDEM), rgo
vinculado a Vice-Reitoria da Unesp.
198
conservao preventiva em parcela dos conjuntos de documentos que tenham
sido objeto de trabalho em outros mdulos e em outros documentos produzidos
em suportes especiais, como fotografias e filmes. Realizam trabalhos de
higienizao e de confeco de embalagens para acondicionamento das sries
documentais.
As atividades planejadas tambm se baseiam no estudo do documento,
analisado do ponto de vista de sua preservao, e seguem o mesmo roteiro
proposto para os outros mdulos de estgio. Os estudantes realizam um
diagnstico sobre a situao do arquivo, elaborando uma proposta de
preservao. Estas tarefas se articulam com os contedos das disciplinas de
Conservao de Documentos, Reprografia e Documentao Audiovisual.

Mdulo de Arquivos Permanentes: oferecido no Centro de
Documentao Histrica e Universitria de Marlia (CEDHUM) da Unesp.
Os alunos atuam no Projeto de Tratamento Tcnico do Fundo Prefeitura
Municipal de Marlia (1929-1960), realizando prticas de identificao,
organizao e descrio. Trabalham com uma amostragem do fundo, iniciando
a tarefa pela elaborao de um diagnstico, observando e descrevendo a
situao arquivstica que se apresenta o conjunto documental.
Ao final do estgio, os alunos elaboram um relatrio geral sobre as
atividades desenvolvidas, os produtos obtidos e as consideraes tericas que
nortearam sua elaborao, incorporando como apndice os instrumentos
elaborados, prprios de cada uma destas fases da metodologia arquivstica
proposta (identificao, classificao e descrio). So eles:
Ficha de identificao de tipos documentais
Lista de espcies e tipos documentais
Ficha de identificao de rgo produtor
Plano de classificao (parcial)
Inventrio (parcial)
Descrio no formato NOBRADE (parcial)
Tabela de equivalncia (se necessrio)
As atividades de observao de rotinas em instituies arquivsticas
esto relacionadas com os contedos tratados nas disciplinas de Planejamento
199
e Gesto de Arquivos e Arquivos Permanentes e a aplicabilidade das
metodologias para o tratamento do fundo em questo, so atividades que se
relacionam com os contedos das disciplinas de Diplomtica, Classificao e
Descrio.
Na articulao entre o saber terico, decorrente das leituras realizadas
anteriormente, e o saber prtico, produto do incio desta experincia de
vivncia profissional, que se forma a base de novos conhecimentos. Todas
as aes propostas visam proporcionar aos alunos a vivncia de experincias
acadmicas, cientficas e de atuao profissional responsvel e cidad,
despertando o interesse pelo trabalho em equipe, onde os alunos atuam
coletivamente. uma experincia que enriquece os contedos tratados na
grade curricular, aprimorando o processo de formao acadmica e profissional
dos estudantes. Com estas caractersticas o estgio permite instrumentalizar o
grupo para a discusso de paradigmas que nutrem os debates atuais da
arquivstica, contribuindo para o seu desenvolvimento cientfico.
Os trabalhos de pesquisa sobre identificao, por mim orientados no
Curso de Arquivologia da Unesp, vem sendo desenvolvidos em uma dimenso
terica, como temtica de TCCs e aplicada, como ferramenta metodolgica do
estgio supervisionado.
Neste modelo de estgio curricular interage o mtodo de pesquisa,
fundamentado nos princpios preconizados pela diplomtica contempornea
para caracterizar o documento de arquivo e a prtica profissional, onde os
alunos observam e descrevem a situao arquivstica encontrada e intervm
sobre esta realidade, apontando solues metodolgicas para realizar o
tratamento das tipologias identificadas, seja em fase de produo ou de
acumulao.
A proposta de tratamento de massas acumuladas em arquivos, que
fundamenta os trabalhos dos alunos no estgio supervisionado em arquivos
permanentes, tem como resultado um estudo de caso arquivstico, que adquire
uma dimenso cientifica ao se transformar em assunto tratado em projeto de
pesquisa de iniciao cientifica, como exigncia para concluso de curso.
A identificao de tipologia documental aplicada como fundamento das
prticas realizada nos estgios de arquivos permanentes e gesto documental,
200
base para a aplicabilidade das metodologias de avaliao, classificao e
descrio. Tambm objeto de pesquisa acadmica, como tema discutido no
grupo de estudos de identificao, onde o aluno desperta o interesse pela
produo no mbito da iniciao cientfica. O primeiro resultado desta proposta
foram seis trabalhos de concluso de curso, defendidos em 2007, cujas
temticas tratadas se articulam com este trabalho. As investigaes dos alunos
demonstram a pertinncia desta iniciativa pedaggica em minha experincia
docente, na qual busco a integrao de estudos tericos, realizados nas
disciplinas sob minha atribuio
72
com a aplicabilidade prtica desta
metodologia para a realizao de prticas profissionais, atividades mediadas
pela pesquisa no campo da identificao da tipologia documental.
A anlise do contedo, representado pela ao que registrada e da
estrutura, a frmula que a valida, informao imprescindvel para determinar
o contexto em que foi produzido o documento e seu fluxo posterior no ambiente
dos sistemas, inclusive arquivstico. Os vnculos que o documento mantm na
fase de produo e as relaes posteriores estabelecidas no momento de
acumulao nos arquivos deve ser objeto de pesquisa e registro, pois
fundamenta a atuao profissional do arquivista.
A identificao, enquanto pesquisa realizada sobre os documentos de
arquivo efetuada com metodologia, preconizada pela diplomtica
contempornea, que confere ao trabalho arquivstico a dimenso da qualidade
cientfica. O arquivista deve ser formado atravs da pesquisa, como maneira de
estimul-lo a pensar e intervir na realidade que se apresenta em seu ambiente
profissional.
Estes estudos possibilitam o delineamento de um perfil profissional
analtico, que fundamenta sua atuao na reflexo critica sobre a natureza e
caractersticas do documento. No atua mais repetindo modelos e tcnicas
consagrados pela literatura tradicional, cuja aplicabilidade nem sempre
adequada realidade em que se encontra o objeto a ser tratado.

72
Junto ao Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia, venho atuando na rea das metodologias
arquivsticas que conferem um conjunto de disciplinas do ncleo especifico do curso:
Diplomtica (60 hs), Produo Documental (60 hs), Classificao e Arranjo Documental (60 hs),
Descrio (60 hs), Estagio Supervisionado em Arquivos Permanentes (100 hs) e Praticas
Profissionais (60 hs), contribuindo tambm na disciplina de Metodologia do Trabalho Cientfico,
que tem por objetivo acompanhar o desenvolvimento e a defesa do TCC.
201
Neste perodo de atividade docente, pode-se verificar que o ensino e a
pesquisa em diplomtica, dentro desta nova abordagem da tipologia
documental, um recurso pedaggico que permite ao aluno apresentar
resultados acadmicos, tanto tericos como prticos, que se traduzem em
contribuio cientfica para a arquivstica, no campo do desenvolvimento de
metodologias para o tratamento de arquivos.
Do ponto de vista do ensino, confere ao estudante a segurana para a
tomada de decises durante o seu processo de formao, que dispe de um
referencial terico-metodolgico que lhe permite olhar para o documento em
seu conjunto a partir de critrios cientficos, atingindo assim a normalizao
necessria para o desenvolvimento de suas prticas profissionais.

Convm hoje que os arquivistas se aproximem dos estudos da
gnese documental. Os estudos da diplomtica e tipologia levam
a entender o documento desde o seu nascedouro, a
compreender o porqu e o como ele estruturado no momento
de sua produo (BELLOTTO, 2004, p. 45).


Atravs da diplomtica e, especificamente da chamada diplomtica
contempornea ou tipologia documental, a arquivstica encontra os
fundamentos para o desenvolvimento das pesquisas necessrias para as
prticas de gesto documental e de tratamento de massas documentais
acumuladas em arquivos.
Vem crescendo o nmero de pesquisas realizadas empregando a
metodologia de identificao de tipologias, aplicadas ao desenvolvimento de
instrumentos que atendam s finalidades do amplo universo de usurios dos
arquivos. Entretanto, necessrio enfatizar que no Brasil no existe uma
discusso em torno do assunto, nem padronizao dos formatos utilizados para
se proceder a identificao de documentos de arquivos, sobretudo nos
parmetros da tipologia documental. Significa dizer que o tema da identificao
arquivstica, e especificamente da identificao da tipologia documental, no
vem recebendo da rea a ateno que merece, como vem sendo dedicada ao
assunto no contexto da arquivstica internacional.
Se o assunto encontra tal relevncia no cenrio arquivstico e a
normalizao das tarefas tem contribudo para conferir cientificidade ao fazer
202
arquivstico, sustentando pesquisas como o InterPARES, correto afirmar que
sua utilizao na rea do ensino em arquivologia pode contribuir para formar
um novo perfil de profissional.

4.2 Relao da identificao da tipologia documental com as
funes arquivsticas


O procedimento de identificao parte do conceito de documento, dos
elementos constitutivos da sua estrutura, a relao do documento com o ato,
dos elementos constitutivos de seu contedo, que expressam as atividades e a
relao estabelecida com o seu rgo produtor. A caracterizao dos atributos
que apresentam o rgo produtor, suas funes e atividades, e a maneira
como estes vnculos estabelecidos se traduzem nas partes do documento
arquivstico, integram o conhecimento gerado nesta fase e compem a base
terica da identificao arquivstica.
Nas atividades de orientao realizadas no mbito do Grupo de Estudos
de Identificao
73
, as pesquisas tiveram por objetivo explorar as dimenses,
tericas e prticas, desta relao estabelecida entre a identificao e as
funes arquivsticas no contexto do tratamento tcnico. Foram discutidas as
relaes da identificao com a produo, classificao e avaliao no mbito
de programas de gesto documental e da classificao e descrio de fundos
acumulados em arquivos.
Os resultados da identificao so importante para todos os
profissionais envolvidos com o trato documental e, especialmente, para
aqueles que participam diretamente da gnese do documento. Ajudam no
aprimoramento das tarefas realizadas pelos administradores envolvidos com os
procedimentos de gesto documental, melhorando a tramitao, a produo e
o controle do arquivamento de documentos junto aos rgos produtores. Na
medida em que fornecesse informaes precisas sobre as caractersticas da
ao administrativa e de seu produtor, registrados nos tipos documentais, as
informaes produzidas sobre as sries documentais se tornam a base para a

73
Cf. ALMEIDA, 2007; MARTINS, 2007; RIBEIRO, 2007 e SILVA, 2007.
203
realizao das tarefas desenvolvidas pelo arquivista. A identificao condio
sine qua non para o desenvolvimento das funes arquivsticas da avaliao,
classificao, descrio e tambm da produo documental.
Os resultados demonstram o aporte destes estudos arquivsticos para a
gesto documental e para o tratamento de massas acumuladas em arquivos,
justificando a elaborao de uma proposta de sistematizao de seus
procedimentos.

Identificao e produo

O conhecimento arquivstico gerado na identificao determinante
desde a fase de produo do documento. A partir da identificao das
caractersticas que apresentam os tipos documentais, so definidas as regras
para sua formatao e utilizao, tramitao. A incorreta aplicao dos
procedimentos administrativos resulta, necessariamente, na falta de
homogeneidade da produo documental. Entretanto, ainda observa-se no
mbito das administraes o registro de procedimentos casusticos que
acabam se transformando em regra, determinando uma proliferao de
formulrios criados em funo da necessidade de administrar de acordo com
critrios pessoais.
Os estudos de identificao de tipologias documentais desenvolvidos no
momento de produo dos documentos fornecem os parmetros para o dilogo
profissional interdisciplinar, com o objetivo de simplificar os procedimentos
administrativos e racionalizar os documentos resultantes dos mesmos; de
definir normas para sua execuo e critrios para o desenho dos sistemas de
informao, pois possui uma viso geral dos processos e da forma adequada
de registr-los.
No ambiente eletrnico, os princpios preconizados pela tipologia
documental determinam as pautas para controlar a produo dos documentos,
planificando o conjunto das tipologias que devero integrar o sistema e
normalizando os elementos que devem ser registrados nos conjuntos de
metadados. Este processo tem por finalidade revelar as relaes orgnicas
204
estabelecidas entre os documentos no contexto do procedimento de origem,
garantindo a autenticidade necessria dentro do sistema jurdico vigente.
Portanto, os arquivistas desempenham um papel importante nos
sistemas administrativos ao estabelecer mtodos de produo e arquivamento
de documentos, uniformes para todos os subsistemas da organizao.
Podemos ento afirmar que

gerir documentos, em seu sentido mais amplo significa no s
racionalizar e controlar a produo documental, garantir o uso e a
destinao adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar
ao governo e ao cidado o acesso pleno s informaes contidas nos
documentos, tarefa por excelncia dos arquivos (BRASIL, 1995).


Como afirma Borrs (2001, p. 2), a atuao do arquivista na etapa da
produo do documento se fundamenta no

princpio da provenincia, segundo o qual os documentos de um
fundo devem estar devidamente organizados segundo a estrutura
originria ou a ordem natural de produo... Igualmente o princpio de
respeito ao fundo tambm favorece claramente a recuperao da
informao, j que o conhecimento do organismo ou da unidade
produtora, suas funes e atividades, so fatores determinantes
desde esta primeira fase do documento.


O arquivista, de posse deste conhecimento, d referncias e
recomendaes para o produtor, participando do planejamento da produo
documental. A tipologia documental instrumentaliza e torna apto tambm o
administrador a realizar prticas arquivsticas, aproxima e une os dois
profissionais.
Dbora Resstel Ribeiro (2007), discutindo a padronizao de
documentos na Delegacia de Polcia Federal em Marlia, SP, utilizou a
identificao de tipologia documental como parmetro para identificar os
inquritos policiais produzidos
74
. A pesquisa teve por objetivo verificar as
discrepncias de elementos utilizados na produo do documento, decorrentes
da aplicabilidade dos requisitos normativos que dispe sobre sua elaborao e
da influncia da cultura administrativa do produtor.

74
Pesquisa de TCC do Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia, orientada pela autora.

205

Uma vez que a tem em seu efetivo nove Delegados competentes
pelas instauraes de inquritos e, ainda, levando-se em
considerao que cada um deles traz uma bagagem cultural
diferente (Estado de origem, tempo de carreira policial,
experincias anteriores), temos como conseqncia a variao
do formato e contedo das tipologias produzidas durante as
instauraes. Portanto, este estudo se prope a analisar os
Inquritos Policiais instaurados pela Delegacia de Polcia
Federal em Marlia no perodo de 2002 a 2006, onde foi
constatado como problema tal variao de elementos nas
principais tipologias documentais integrantes destes inquritos
(RIBEIRO, 2007, p. 12).

Buscou-se demonstrar, tambm, a importncia da atuao do arquivista
na fase de produo do documento, que dispondo da ferramenta da
identificao, pode assegurar a adequada elaborao das tipologias
documentais. A utilizao da identificao enquanto fase de pesquisa
preliminar s funes arquivsticas pode auxiliar o arquivista no diagnstico do
rgo produtor e das tipologias, tornando possvel visualizar as culturas nele
existentes e sua influncia na produo documental, afirma Ribeiro (2007, p.
48, grifo nosso).
No processo de identificao, constatou-se que apesar de existirem
requisitos normativos claros sobre sua elaborao, dependendo da autoridade
que elaborou o documento foi constatada a ausncia de determinado elemento
no documento. Esta observao, produto da anlise comparativa dos
inquritos policiais estudados, decorre das instrues que dispe sobre a
produo dos documentos.

Na prpria apostila recebida pelos delegados no curso da
Academia Nacional de Polcia, est especificado que a
elaborao de tais documentos deve seguir aos requisitos da
Instruo Normativa 11/2001 e do Cdigo de Processo Penal,
mas que a autoridade livre para dar sua roupagem aos
documentos fazendo com que eles se adaptem a seu estilo, o
que acaba dando abertura para que no momento da produo
sejam introduzidos elementos desnecessrios e suprimidos
elementos obrigatrios segundo a normativa (RIBEIRO, 2007, p.
49).

Sobre a identificao, Ribeiro (2007, p. 47) conclui dizendo que uma
importante para o desenvolvimento do trabalho arquivstico na etapa da
206
produo documental, pois proporciona o conhecimento detalhado do rgo
produtor e das tipologias produzidas, permitindo que o arquivista contribua
para a proposio da padronizao das tipologias para que cumpram
devidamente os requisitos normativos que regem a instituio sem causar
grandes choques culturais (RIBEIRO, 2007, p. 47, grifo da autora).

Identificao e avaliao

A avaliao consiste em estabelecer valores para os documentos a fim
de determinar os prazos guarda e destinao final dos mesmos, eliminao ou
guarda permanente. A avaliao tem como produto tabela de temporalidade,
que um instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente,
que determina prazos de transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo
de documentos (DICIONRIO, 1996, p. 72).
A metodologia da avaliao demanda o conhecimento das competncias
atribudas s reas e das atividades que justificam a tipologia documental
produzida, para a correta atribuio de valores (jurdico, fiscal, administrativo e
histrico), prazos de reteno (em cada unidade da rede dos arquivos) e
destinao (eliminao ou guarda permanente) para os documentos.As
operaes de avaliao devem versar sobre sries, portanto sobre os mesmos
tipos de documentos produzidos no exerccio de uma atividade presente na
gesto administrativa do rgo.
Durante a fase de identificao, so reunidas informaes sobre os
caracteres internos e externos dos documentos, sobre os mecanismos de
produo e trmite documentais, elementos imprescindveis para a construo
de tabelas de temporalidade. Este instrumento indispensvel para administrar
eficaz e economicamente o volume documental de um rgo e proteger os
conjuntos de valor histrico (permanente).

Existe uma relao direta entre a identificao e a avaliao,
uma vez que para avaliar um fundo necessrio que esteja
previamente identificado. Podemos identificar um fundo que no
esteja avaliado ou que no vamos avaliar, o que no podemos
fazer avaliar um fundo que no esteja identificado (LA TORRE
MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 12).
207

A avaliao por tipologias vem reafirmar a natureza peculiar do
documento de arquivo como elemento de prova, que obedecendo a frmulas,
promove uma nica leitura, a da ao que o originou. O fato de ser possvel
analisar o contexto de produo dos documentos, atravs da anlise do prprio
documento, garante que o que ficou registrado corresponde com a realidade e
nesta medida permite um olhar mais criterioso, nas leituras retrospectivas em
matria de documentos e arquivo. O enfoque partir do conhecimento do tipo
documental para chegar ao contexto de produo, como medida segura para
tecer comparaes e tomar decises sobre a eliminao ou conservao das
tipologias documentais produzidas e acumuladas em arquivos.
Rafaela de Almeida (2007, p. 14), utilizando como laboratrio de
pesquisa o Escritrio de Contabilidade Calil.Con Assessoria Contbil
75
,
analisou a relao entre a identificao e a avaliao no contexto do tratamento
documental, com vistas a definir critrios para a elaborao e aplicao da
tabela de temporalidade, a fim de orientar o escritrio de contabilidade quanto
destinao desses documentos
76
.
Os escritrios de contabilidade so instituies criadas com o objetivo
de controlar o patrimnio, atravs do registro dos dados que permitem oferecer
informao sobre a constituio e as variaes da riqueza institucional,
caractersticas que ficam registradas nas tipologias documentais.
Fundamentada na literatura da rea e, especificamente, nos estudos
sobre tipologia documental e diplomtica, selecionou elementos considerados
necessrios para formatao da ficha de identificao do tipo documental:

75
Localiza-se Rua So Carlos, n 203, Bairro Alto Cafezal - Marlia (SP).

76
Pesquisa de TCC do Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia, orientada pela autora.


208
Fonte Adaptada: LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 86 e
RODRIGUES, 2006, p. 48.

No processo de identificao, a autora teceu importantes
consideraes sobre os parmetros metodolgicos preconizados pela tipologia
documental:

Cada elemento adquire um valor importante na fase de
identificao: a espcie garante um olhar sobre a forma e/ou
estrutura do documento; a atividade, por sua vez, garante um
olhar sobre a substncia, de modo a facilitar a compreenso da
ao que levou a produo de determinado tipo, ou seja, o
porqu foi gerado. Na unio desses dois elementos espcie mais
atividade temos a formao do tipo documental, que
diagnosticados possibilitam: separar suas partes, comparar com
outros tipos e levantar o contexto de produo na sua totalidade
caso os dados do rgo produtor no seja suficientes para o
reconhecimento (ALMEIDA, 2007, p. 27).


Os resultados observados a partir da aplicao dos procedimentos de
identificao para a construo das tabelas de temporalidade, que se trata de
uma fase preliminar e necessria ao desenvolvimento da funo de avaliao,
comprovando que a identificao e a avaliao se complementam, que se
inter-relacionam, pois os dados levantados na fase de identificao para
subsidiar a anlise dos valores que fundamentam o estabelecimento dos
prazos de guarda, no contexto da funo de avaliao. Logo a avaliao busca
subsdios na identificao para desenvolver seu mtodo (ALMEIDA, 2007, p.
74-75).
Elementos Corresponde a
Espcie A forma do documento que corresponde disposio das
informaes no documento.
Atividade Ao pela qual o documento foi criado (buscar o verbo que designa
a ao)
Tipo documental Denominao da espcie mais a atividade
Equivalncia Termo equivalente ao da rea que se atua
Objetivo da produo O objetivo final para qual o documento foi criado
Elementos diplomticos Elementos que constituem o corpo formal do documento
Fundamento legal Trecho da legislao com a referncia, esta que regulamenta a
produo do documento.
Documentos em anexo Demais documentos incorporados ao tipo documental
Data - limite Data da produo do tipo documental
Classificao Cdigo pr-estabelecido pelo rgo para organizao dos
documentos
Notao Nmero de documento pasta e caixa que se encontra o tipo
documental.
209
Identificao e organizao

A organizao compreende a classificao e a ordenao. Significa
separar, diferenciar, distinguir ou dividir um conjunto de elementos da mesma
composio (rgo produtor, competncias, funes, atividades) em classes,
subgrupos, grupos e fundo.
o estudo das caractersticas que apresentam o rgo produtor e das
competncias e funes a ele atribudas, permitido que se posicione cada uma
e a totalidade das tipologias documentais produzidas na estrutura interna do
fundo documental, ajustando-se a denominao das sries documentais a
critrios normalizados para as mesmas funes nos distintos departamentos
(LPEZ GOMEZ, 1998, p. 6-7). Estes dados ficam registrados no plano de
classificao, que o instrumento que permite a enunciao lgica e
hierrquica de um conjunto de documentos produzidos por um rgo.

A identificao do fundo uma tarefa de tipo intelectual, no
fsica, e supem a sistematizao das sries documentais dentro
do quadro de classificao (...) uma vez que estejam disponveis
o repertrio de sries, o estudo das funes, assim como os
organogramas que refletem a evoluo orgnica do produtor,
temos condies de elaborar um quadro terico de classificao,
que utilizaremos como ponto de partida para enfrentarmos a
documentao. Isto no quer dizer que seja o quadro definitivo,
uma vez que at que seja estudada toda a documentao, no
estaremos em condies de elabor-lo (...) o quadro definitivo
ser o que expressa todas e cada uma das caractersticas de
nosso fundo (LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y
BENITO, 2000, p. 23).

A fase da identificao tem como resultado imediato o conhecimento
exaustivo dos elementos que constituem cada tipo documental. O estudo do
rgo produtor e das competncias e funes a ele atribudas permitem que se
posicione cada uma e a totalidade das sries documentais produzidas na
estrutura interna do fundo, ajustando-se a denominao das sries
documentais a critrios normalizados para as mesmas funes nos distintos
departamentos, possibilitando a elaborao do quadro de classificao
(LPEZ GOMEZ, 1998, p. 6-7; CARMONA MENDO, 2004, p. 45).



210
Dentro desta fase da identificao se esta procedendo a
classificao intelectual do fundo documental. Ou seja, com todo
este material recolhido na fase da identificao, se pode elaborar
um quadro de classificao que serve para dotar a
documentao de uma estrutura sistemtica que seja reflexo do
funcionamento do rgo produtor (MOLINA NORTES; LEYVA
PALMA, 1996, p. 72).

No tratamento de fundos depositados em arquivos permanentes, esta
identificao tem se revelado uma ferramenta eficaz para recuperar a
provenincia e a organicidade perdidas nos processos de acumulao de
documentos. A identificao de tipos documentais, tomada como ponto de
partida metodolgico para a elaborao de planos de classificao e de
inventrios, abre uma perspectiva nova no campo da arquivstica. Possibilita a
realizao de tarefas a partir de parmetros padronizados, permitindo que se
chegue a resultados comparveis entre arquivos.
Luzia Xavier Martins (2007) investigou a dimenso da identificao
relacionada com a classificao, definindo procedimentos para construir planos
de classificao para fundos, a partir de elementos identificados no processo
de anlise tipolgica
77
. Trabalhou com uma amostragem do grupo Diretoria de
Administrao, Fundo Prefeitura Municipal de Marlia, conjunto de documentos
produzidos entre 1930-1970, constantes do Centro de Documentao Histrica
e Universitria de Marlia (CEDHUM) da Unesp.
Do ponto de vista terico, analisou duas perspectivas para construir
planos de classificao: a tradicional, que se inicia pela fase de identificao
do rgo produtor e uma metodologia inovadora, que parte da identificao das
tipologias documentais para reconstruir o funcionamento do rgo produtor. A
identificao pressupe as seguintes tarefas: identificao do rgo produtor,
dos elementos funcionais que o caracterizam internamente e das tipologias
documentais, que sero denominativas das sries documentais. Nesta
perspectiva, o procedimento da identificao de tipologia documental teve por
objetivo, localizar nos prprios documentos, dados que permitam a
recuperao do contexto de produo da tipologia documental (MARTINS,
2007, p.14; 33). A autora descreve e exemplifica as atividades prticas
realizadas.

77
Pesquisa de TCC do Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia, orientada pela autora.
211
A fase de identificao tipolgica teve incio com a abertura das caixas,
para saber o que realmente havia l dentro. Assim, foi analisado documento
por documento, com o objetivo de identificar, qual a espcie documental
utilizada na produo de cada tipo documental; a atividade desempenhada pelo
rgo produtor, que pode ser comprovada no contedo do documento; qual a
sua data de produo e qual o setor que o produziu. Esses dados so
encontrados nos prprios documentos, como possvel observar no Processo
de Sepultamento, tomado como exemplo, o qual formado por duas tipologias:
a Certido de bito e a Guia de pagamento de emolumentos.





212

Os dados identificados nos documentos foram transferidos para a ficha
de identificao de tipologias documentais, modelo utilizado por Ana Clia
Rodrigues (2003) no Arquivo Municipal de Campo Belo, cujos elementos
registrados so usados para se iniciar o processo de identificao do rgo
produtor da srie, ou seja, para se chegar ao contexto de produo dos
documentos e definir, desta forma, sua classificao. Os estudos para a
identificao do contexto de produo
78
foram realizados posteriormente, cujos
resultados obtidos foram objeto de comparao com os elementos identificados
na tipologia documental analisada, chegando-se ao plano de classificao final
proposto para o grupo documental (MARTINS, 2007, p. 47).

Elementos da estrutura administrativa da Diretoria da Administrao / Prefeitura
Municipal de Marlia identificados na tipologia documental

Gabinete do Diretor
Expediente
Servio de Pessoal
Fiscalizao Urbana
Inspetoria de Veculos
Inspeo Escolar
Estatstica e Publicidade
Cemitrio

Quadro de classificao funcional parcial do Grupo Diretoria de Administrao do Fundo
Prefeitura Municipal de Marlia (1930-1970)
79


(Fundo) Prefeitura Municipal de Marlia

(Grupo) Administrao

(Subgrupo) Gesto de Cemitrio

78
As fontes utilizadas para esta pesquisa foram os livros sobre a histria do municpio, artigos
de jornais na biblioteca da Cmara Municipal e a lei Municipal 88, de 26 de dezembro de 1936,
que dispe sobre organizao da Prefeitura Municipal de Marlia.

79
Elaborado por Luzia Xavier Martins e Lilian Mara da Silva, como resultado do Projeto de
Bolsa BAAE Tratamento Tcnico do Fundo Prefeitura Municipal de Marlia (1929-1970),
realizado entre 2004-2005, e discutido teoricamente nos Pesquisas de TCC do Curso de
Arquivologia da Unesp-Marlia, projetos sob orientao da autora. Cf. MARTINS (2007) e
SILVA (2007) .
213

Processo de sepultamento (tipo = srie documental)
Processo de exumao de corpos
Oficio solicitando autorizao para traslado de corpos
Relatrio mensal de sepultamento por distritos

Para estabelecer a classificao do conjunto documental, a partir dos
dados extrados das tipologias documentais, Luzia Xavier Martins (2007, p. 47)
descreve o roteiro de atividades adotado para a realizao do procedimento.
Identificao dos elementos caractersticos do documento;
Registro dos dados nas fichas de identificao tipolgica;
Transferncia das informaes sobre o rgo produtor para um
quadro demonstrativo de reas administrativas e suas atribuies.
A autora conclui afirmando que os objetivos propostos foram
alacanados, apresentando resultados positivos em relao aplicao de
uma nova metodologia arquivstica, confirmando a possibilidade de se realizar
o processo de classificao de fundos documentais, atravs da identificao
tipolgica.


Identificao e descrio

A descrio consiste na elaborao de instrumentos de pesquisa que
representam o arquivo e suas partes. Como funo arquivstica, tem por
objetivo garantir o acesso aos conjuntos de documentos, porque perpetua e
congela a relao entre os documentos, que uma evidencia do contexto de
sua produo, como ressalta Luciana Duranti (2005).
Descrio, o conjunto de procedimentos que, a partir de elementos
formais e de contedo, permitem a identificao de documentos e a elaborao
de instrumentos de pesquisa (DICIONRIO, 1996, p. 23).

Os instrumentos de pesquisa so em essncia, obras de referncia
que identificam, resumem e localizam, em diferentes graus e
amplitudes, os fundos, as sries documentais e/ou as unidades
documentais existentes em um arquivo permanente (BELLOTTO,
2004, p. 180).
214

A exigncia para se proceder com uma boa descrio a de que os
documentos se encontrem classificados e ordenados, facilitando, assim, a
tarefa de retratar, por meio dos instrumentos de pesquisa, os dados que
compem um fundo de arquivo.
A identificao permite a padronizao do contedo destes
instrumentos, pois na anlise tipolgica so apresentados os elementos
formais e de contedo que caracterizam a tipologia documental e que
fundamentam a referida tarefa (CARMONA MENDO, 2004, p. 45-46).

A identificao e a descrio esto intimamente relacionadas, j
que para descrever um fundo necessrio que este esteja
previamente identificado. Podemos identificar um fundo e no
descrev-lo, mas no podemos descrever sem haver identificado
(LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p.
12).

Estes aspectos evidenciam a pertinncia da identificao aplicada ao
tratamento de documentos permanentes, como fundamento para a elaborao
de instrumentos de descrio.
Esta abordagem foi objeto da pesquisa de Lilian Mara da Silva (2007)
80
,
a qual analisa a pertinncia da identificao arquivstica para o tratamento de
massas documentais acumuladas em arquivos analisando uma situao
caracterstica apresentada pelos arquivos municipais brasileiros, tratada
anteriormente como problema de pesquisa por Ana Clia Rodrigues (2003, p.
1): como proceder diante do desafio de organizar uma enorme massa
documental, de perodo abrangente e distante, com o agravante de no ser
localizado nenhum texto legal referente estrutura e funcionamento dos rgos
produtores para definir previamente sua classificao?
No Projeto de Tratamento Tcnico do Fundo Prefeitura Municipal de
Marlia (1929-1970)
81
, a autora apresenta a situao em que se encontra o
acervo, cuja provenincia e organicidade fora rompida no momento de sua
acumulao. Neste diagnstico, observa que

80
Pesquisa de TCC do Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia, orientada pela autora.

81
Atividade de extenso com alunos-bolsistas do Programa de Bolsa de Apoio Estudantil
(BAE), coordenado pela autora.
215

Logo no comeo dos trabalhos, constatou-se que esses
documentos haviam sido acumulados desordenadamente e que
no havia documentos legislativos que revelasse a estrutura e o
funcionamento da Prefeitura e, tambm, que nas intervenes
tcnicas realizadas anteriormente no foi utilizada uma
metodologia adequada aos padres arquivsticos, dificultando,
assim, a recuperao do contexto de produo (SILVA, 2007, p.
12).

Sobre a situao observada naquele conjunto documental acumulado,
acrescenta ainda, que:
As intervenes no seguiram princpios arquivsticos, resultando na
perda da organicidade dos documentos, pois muitos foram
desmembrados de processos, perdendo sua ordenao original,
dificultando o reconhecimento do seu processo de produo e
tramitao.
A classificao adotada no estava de acordo com a estabelecida pelas
teorias arquivsticas, a qual prope que se use o mtodo estrutural,
funcional ou orgnico-funcional para a classificao dos fundos, mas sim
apresentava a adoo da classificao por assunto ou temtico, com a
denominao de grupo, subgrupo e sries diferentes das propostas
pelas teorias.
As definies tipolgicas eram consideradas quelas referentes aos
assuntos dos documentos, sem o estabelecimento de conjuntos
documentais, muitas vezes chamadas de classificao de despesas.
O fundo passou por varias reestruturaes ao longo desse perodo de
funcionamento da Prefeitura, o que levou a mudanas nas
denominaes das Secretarias, mas no a perda das suas funes.
Compreendendo a dificuldade em se recuperar o contexto de produo
de um rgo, como ponto de partida para se iniciar o tratamento dos
documentos por ele acumulado em seu arquivo, deve-se utilizar uma
nova proposta, fazendo um caminho inverso ao mtodo tradicional, onde
a metodologia empregada a relao de baixo para cima [...] partindo
do conhecimento do tipo documental, revelador das aes e
216
procedimentos que determinam a produo (RODRIGUES, 2003, p.
23).
Esta argumentao da autora serviu de base para justificar o
desenvolvimento das tarefas classificao e descrio do fundo, a partir da
identificao das tipologias documentais acumuladas, seguindo o modelo
proposto para idntica situao encontrada no Arquivo Publico Municipal de
Campo Belo. RODRIGUES (2003). Reafirma o carter inovador desta proposta
metodolgica, ao relatar os resultados, onde foi possvel evidenciar que a
utilizao do mtodo de identificao de tipos documentais imprescindvel
para a reconstruo do contexto de produo de fundos acumulados, que no
apresentam fontes de informao suficientes para a recuperao do princpio
de provenincia. Acrescenta ainda a identificao de tipologias documentais,
tomada como referencia para o tratamento tcnico, permite a realizao
simultnea de tarefas arquivsticas, facilitando a realizao das etapas
classificao e descrio no tratamento tcnico, visando organizao e
disponibilizao do acervo para a populao (SILVA, 2007, p. 49).
Os resultados destas pesquisas do Grupo de Estudos de Identificao
aqui referenciadas somam-se s perspectivas abertas sobre a aplicabilidade da
identificao de tipologias documentais para a realizao de tarefas
arquivsticas, divulgados anteriormente por Rodrigues (2003). No mbito dos
estudos de identificao arquivstica, as contribuies destas anlises vm
reafirmar a pertinncia da tipologia documental tomada como base terica e
metodolgica para a identificao de documentos de arquivo. Este aspecto
permite o esboo de uma proposta de sistematizao de procedimentos de
identificao
82
, a serem aplicados s funes arquivsticas desenvolvidas no
mbito dos programas de gesto documental e para o tratamento de massas
acumuladas, para efeitos de implantao de sistemas de arquivos.





82
Adaptado e expandido de RODRIGUES (2003).

217
A) Gesto documental

A gesto de documentos se caracteriza como um conjunto de
procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivsticos do
momento da produo acumulao na primeira e segunda idade, ou seja, nos
arquivos correntes e intermedirio.
Segundo o estudo RAMP de James Rhoads (1983), o programa de
gesto documental deve ser desenvolvido em trs fases:
1. Produo: fase em que se administram os elementos especficos de
um programa de controle e criao de documentos, atravs da elaborao e
gesto de formulrios; gesto da correspondncia e dos relatrios; sistemas de
gesto da informao; gesto das diretrizes da preparao e difuso da
informao sobre as polticas e procedimentos e aplicao das novas
tecnologias a estes processos.
2. Utilizao e conservao: fase que corresponde ao controle, utilizao
e armazenamento dos documentos necessrios para realizar ou facilitar as
atividades de uma organizao. Compreende a implantao dos sistemas de
arquivos e de recuperao da informao; a gesto dos correios e
telecomunicaes; seleo e uso de equipamentos reprogrficos; anlise de
sistemas; produo e manuteno de programas de documentos vitais
administrao e uso de automao e reprografia nestes processos.
3. Destinao (eliminao) fase na qual se definem os procedimentos
para implantar as propostas de eliminao de documentos, que envolve as
atividades de identificao e descrio das sries documentais; avaliao das
sries de valor permanente para os arquivos; eliminao peridica dos
documentos sem valor de guarda permanente; transferncias e recolhimentos.
So objetivos do programa de gesto de documentos:
1. Avaliao e seleo dos conjuntos de documentos que devem ser
preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuzo
de perda de informaes substanciais.
2. Coordenao do sistema de arquivos do rgo, definindo
procedimentos para o funcionamento dos arquivos e garantindo as
transferncias, recolhimentos e pleno acesso aos documentos.
218
3. Centralizao normativa dos aspectos que envolvem a produo
documental do rgo.
O funcionamento e a aplicabilidade cotidiana de um programa de gesto
de documentos dependem em grande parte da existncia de um manual que
regulamente suas funes. Os manuais de normas e procedimentos,
constituem balizas de aplicao de princpios e normas enunciados pelas
autoridades, no marco da legislao e das polticas que sustentam o programa
e so o resultado e condio para a gesto da informao arquivstica em
qualquer ambiente de produo e acumulao (DOYLE & FRNIRE, 1991).
As funes arquivsticas da identificao, produo, avaliao e
classificao documental sustentam a implantao dos programas de gesto,
garantindo a normalizao de parmetros para o planejamento adequado da
produo e controle da acumulao, seja para documentos produzidos em
meio convencional (papel) ou digital (eletrnico).
neste estudo prvio, de reconhecimento das caractersticas que
apresentam a produo documental de um rgo administrativo que reside a
base terica e metodolgica da gesto documental.

Roteiro de atividades para identificao, classificao e avaliao
nos parmetros da tipologia documental:

Fonte de pesquisa: entrevistas, legislao e os prprios documentos.
Tarefa desenvolvida em parceria com os administradores, produtores de
documentos.
1. Constituio das equipes de trabalho e treinamento dos envolvidos.

Realizao de curso de treinamento. Programa: conceitos e objetivos
da proposta; conceito e prtica de reconhecimento da espcie e tipo
documental; preenchimento dos instrumentos de identificao para a
avaliao.

219
2. Coleta de dados, anlise, redao dos instrumentos pertinentes de
identificao e avaliao e aprovao dos resultados;

Definio dos instrumentos de coleta de dados, sobre o
funcionamento das reas e os tipos documentais produzidos no
cumprimento das funes / atividades.

1. Formulrio de levantamento de dados: Estrutura e Funcionamento da PMCB
Unidade
Subordinao
Atividades
Entrevistado Entrevistador Data

2. Formulrio de levantamento de dados: Tipologia Documental da PMCB
Atividade
Documento (tipo documental)
Legislao Documentos anexos
Tramitao
rgo (via / cpias) Objetivo
Destinao
Eliminar ________ Preservar _________
Contedo

Entrevistado Entrevistador Data
Fonte: RODRIGUES (2003)
Visitas e entrevistas para o levantamento de dados sobre o
funcionamento do rgo, documentos produzidos, legislao que
fundamenta a produo e guarda dos documentos.

Ficha de Identificao de Tipo Documental
rgo produtor
Calil.Con Assessoria Contbil
Funo (Servio)
Servio de pessoal
Espcie
Expediente
Atividade
Pagamento de pessoal
220
Tipo documental
Expediente de pagamento de pessoal
Objetivo da produo
Auxiliar o servio de pagamento de pessoal e efetuar o controle de funcionrios por
empresa/departamento.

Documentos em anexos
Folha de pagamento
Resumo de folha de pagamento
Relatrio de recolhimento de FGTS (SEFIP- GEFIP)
Contedo
Folha de pagamento: Nome da empresa; perodo analisado; identificao dos funcionrios;
cdigo; situao; admisso; funo; salrio; benefcios; base de clculo de INSS-IRRF-FGTS;
dedues; proventos.
Resumo da folha de pagamento: Nome da empresa; perodo de anlise; lanamentos:
proventos e descontos; total de funcionrios; FGTS E GPS.
SEFIP- GEFIP: Nome da empresa; identificao dos funcionrios; data; hora; admisso;
Depsito de FGTS; base de clculo de PIS/PASEP/CI.

Fundamento legal (vigncia)
Decreto n 3.048, de 06 de maio de 1999, que aprova o Regulamento da Previdncia
Social: O direito da seguridade social de cobrar seus crditos constitudos na forma do
artigo anterior, prescreve em dez anos. (art.349)
Tramitao
As empresas enviam para o escritrio o relatrio descrevendo as horas extras e descontos
sobre mercadorias; os dados so lanados nos programa CONTIMATIC, onde so realizados
os clculos; o escritrio envia s empresas os holerites e as guias de pagamento; uma cpia
impressa e arquivada; o SEFIP enviado para o INSS e para o Ministrio do Trabalho.
Prazo de arquivamento
11 anos (1 ano de vigncia + 10 anos de prescrio)
Destinao
Eliminar
Data limite
2007

Notao: Cx 1/ Pasta 1(vermelha)
Informaes complementares
O GFIP uma Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servios e
Informaes Previdncia Social. Este documento enviado ao Ministrio do trabalho e
Receita Previdenciria do INSS, para o qual o prazo de guarda de 10 anos.
Fonte: ALMEIDA (2007)
Elaborao do manual de tipologia documental, cujos verbetes devem
ser elaborados a partir das tipologias documentais identificadas e
precedidos de ndice alfabtico.


221
Modelo do verbete do Manual de Tipologia Documental da Prefeitura Municipal de
Campo Belo (MG)

Requerimento de licena para construo

rgo produtor
Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza Urbana, Meio Ambiente e
Paisagismo
Competncia
Expedir o alvar de aprovao, acompanhar os elementos indispensveis ao inicio da obra,
inclusive cpia autntica da futura edificao. (art. 41, inc. III)
Objetivo da produo
Autorizao da licena de construo.
Contedo
Destinatrio, nome e endereo do requerente, assunto, local e data, assinatura do requerente,
nmero do protocolo, assinatura do secretrio.
Fundamento legal
Lei Municipal Complementar n 17, de 17/09/1994.
Documentos anexos
Projeto arquitetnico
Tramitao
Elaborado em 02 vias. O interessado protocola o documento no Protocolo Geral que
encaminha ao Setor de Fiscalizao e Urbanismo para anlise e concesso da licena. 1 via
encaminhada ao requerente junto com o alvar de licena de construo. 2 via arquivado no
setor.
Prazo de arquivamento
Permanente
Destinao
Preservar
Fonte: RODRIGUES (2003)

Elaborao da tabela de espcies e tipos documentais e de equivalncia
entre a denominao dada ao documento no rgo de origem e a sua
correta denominao nos parmetros da tipologia documental.

Modelo da tabela de espcies e tipos documentais da
Prefeitura Municipal de Campo Belo (MG)

Agenda
Caderneta, caderno ou registro, em geral
com data dia a dia, destinado a anotaes
de compromissos, de encontros, de
despesas.
Agenda de compromissos do prefeito
municipal
(GPMA.SSG.02)
Alvar
Certificado ou autorizao de atos ou
Alvar de habite-se
(SMOUMA.SFU.01)
222
direitos, em geral, com validade pelo prazo
de um ano.
Alvar de licena para construo
(SMOUMA.SFU.02)
Alvar de licena para demolio
(SMOUMA.SFU.03)
Alvar de licena sanitria (SMS.DVSE.01)
Fonte: RODRIGUES (2003)

Modelo da tabela de equivalncia de documentos informados e tipos documentais da
Prefeitura Municipal de Campo Belo (MG)

denominao no rgo de origem
denominao nos parmetros da tipologia
documental
Alvar de licena Alvar de licena para demolio
Auto de infrao e embargo Auto de infrao e embargo
Certido de confrontao Certido de confrontao de rea
Certido de desmembramento Certido de desmembramento de rea
Controle de caminhes e mquinas
Tabela de controle dos servios de caminhes e
mquinas
Fonte: RODRIGUES (2003)

Reunies para anlise dos dados coletados sobre produo e vigncia
dos documentos e elaborao do plano de classificao e tabela de
temporalidade.
Encaminhamento para discusso e aprovao da tabela de
temporalidade, nos nveis hierrquicos do rgo produtor.
Calil.con Assessoria Contbil Tabela de Temporalidade de Documentos

Tipo documental Arquivo
corrente
Arquivo
intermedirio
Prazo de
guarda
Destinao
final
Fundame
nto legal
Expediente declarando
imposto de renda retido
na fonte
2 6 8 eliminao Art. 174,
Lei
5.172/66
Expediente de
pagamento de pessoal
1 12 13 eliminao Art.349,
Decreto
n
3.048/99
Fonte: ALMEIDA (2007)
223

3. Divulgao dos resultados, treinamento e aplicao nos arquivos que
integram a rede do sistema.

A aplicao destes procedimentos para o tratamento dos
documentos acumulados nos arquivos deve seguir o modelo
proposto a seguir.

B) Tratamento de massa acumulada em arquivos (MDA)

O referencial metodolgico usado para organizar e descrever conjuntos
de documentos acumulados, tomando como ponto de partida a analise da
tipologia documental, verificar se a lgica da produo e da acumulao foi
preservada ou rompida no interior do conjunto, a fim de reconstru-la, se
necessrio.
O objetivo fornecer parmetros para identificar o tipo documental,
denominando-o corretamente a partir da ao que justificou sua produo e
caracteriz-lo, a partir dos elementos que integram sua estrutura e contedo.
Estes elementos sero objeto de anlise comparativa com outros documentos
semelhantes e sero usados para definir as series.
Estes elementos registrados no processo de identificao revelam o
vinculo que o documento mantm com a sua origem e so necessrios para as
tarefas arquivsticas a serem desenvolvidas no mbito do tratamento tcnico, a
classificao e a descrio.

Roteiro de atividades para organizao e descrio a partir da
identificao da tipologia documental:

Fonte de pesquisa: os prprios documentos, como ponto de partida
metodolgico; estudos histricos e legislao pertinente estrutura e
funcionamento do rgo produtor no perodo.

1. Denominao do tipo
224
Manuseio e leitura individual das peas documentais;
Caracterizao da espcie, a partir das definies apresentadas em
dicionrios especializados;
Ex: Guia
Fixao do tipo documental, a partir da denominao da atividade
registrada. Regra: identificar no texto do documento o verbo que
explicita o incio da ao administrativa correspondente e a matria a
que se refere a ao.
Ex: Guia pagamento de emolumentos

225
2. Definio da srie documental
Anlise comparativa da tipologia documental e agrupamento em
conjuntos que registrem a mesma atividade.
Definio da srie a partir da identificao de uma seqncia de tipos
documentais.
Ex: Guia de pagamento de emolumentos
Elaborao da tabela de espcies e tipos documentais.

Tabela de espcies e tipos documentais do Grupo Diretoria de Administrao do Fundo
Prefeitura Municipal de Marlia (1930-1970)
espcies

tipos documentais

Auto
Relato pormenorizado de um acontecimento
com a finalidade, em geral de conduzir um
processo a uma deciso ou um infrator a uma
sano.



Auto de infrao de construo irregular
Auto de infrao de demolio irregular
Auto de infrao de trnsito

Boletim
Relato breve e esquemtico de fatos ou
ocorrncias, cuja composio semntica varia
segundo a finalidade.



Boletim de freqncia de funcionrios
Boletim de reviso de construo
Fonte: SILVA (2007)
3. Classificao e descrio
Identificao de elementos do contexto de produo. Regra: anotar
nomes das estruturas administrativas e/ou funes localizadas no
documento.
Ordenao dos documentos, de acordo com os critrios estabelecidos
para a recuperao das informaes contidas nas sries documentais;
Atribuio da notao s peas documentais que integram a srie e
acondicionamento em unidades de arquivamento;
Elaborao da ficha de identificao de tipos documentais.



226
Ficha de identificao de tipos documentais


Data-limite Classificao

Entrada descritiva
(tipo documental e descrio do contedo)


Notao quantidade


1870 1888 CM
Fazenda
Arrecadao

Requerimentos para concesso de licena de negcios e profisses
Nome do requerido, assunto, local, data, assinatura do requerente.

P 01 / Cx 10 20 docs


1930-32 Classificao
Data-limite (F) PMM
(G) Diretoria da
Administrao
(SG) Cemitrio

Expediente de recolhimento de taxa para exumao de corpos
(tipo = srie documental)



Cx 1 / P1 20 docs.
Notao Quantidade
Fonte: MARTINS (2007)
Definio preliminar da classificao a partir dos elementos identificados
na tipologia documental, que registram os vnculos do documento com o
rgo que o produziu.

227
Elementos da estrutura administrativa da Diretoria da Administrao / Prefeitura
Municipal de Marlia identificados na tipologia documental

Gabinete do Diretor
Expediente
Servio de Pessoal
Fiscalizao Urbana
Inspetoria de Veculos
Inspeo Escolar
Estatstica e Publicidade
Cemitrio

Quadro de classificao funcional parcial do Grupo Diretoria de Administrao do Fundo
Prefeitura Municipal de Marlia (1930-1970)
83



(Fundo) Prefeitura Municipal de Marlia

(Grupo) Administrao

(Subgrupo) Gesto de Cemitrio

Processo de sepultamento (tipo = srie documental)
Processo de exumao de corpos
Oficio solicitando autorizao para traslado de corpos
Relatrio mensal de sepultamento por distritos

Arquivamento das fichas de identificao de tipos documentais,
ordenadas alfabeticamente por tipo/srie, subgrupo e grupo documental.
Transcrio dos dados da ficha para o formato de inventrio, cujos tipos
documentais devem ser arrolados alfabeticamente, assim como os
formulrios, uma vez preenchidos por subgrupo e grupo,
respectivamente.



83
Elaborado por MARTINS (2007) e discutido por SILVA (2007).
228
INVENTRIO DOS DOCUMENTOS DO
PODER PBLICO MUNICIPAL
(Cmara / Intendncia / Prefeitura)
Classificao
Grupo: Fazenda
Subgrupo: Arrecadao
N

Tipo documental Fundo Data Limite Quantidade Notao Obs
1 Requerimentos de
licena para o
funcionamento de
negcios e profisses

Nome do requerido,
assunto, local, data,
assinatura do
requerente.

CM


IM
1879 88


1890 92
20 docs


10 docs
P01/Cx10


P01/Cx10
Campo
Belo e
distritos
de
Cristais,
Santana
do Jacar
e Porto
dos
Mendes

2 Requerimentos de
baixa no lanamento
de impostos

Nome do requerido,
assunto, local, data,
assinatura do
requerente.
CM 1886 89 50 docs P02/Cx10
Fonte: RODRIGUES (2003)

Inventrio do Fundo Prefeitura
Municipal de Marlia (1929-1970)
Classificao
Grupo: Administrao
Subgrupo: Cemitrio
N Tipo documental Fundo Data Limite Quantidade Notao
1. Expediente de exumao de corpos PMM 1953-1965 12 docs

P7/ Cx5
2. Expediente de sepultamento PMM 1951-1965 2442 docs

Cx3 a 5
3. Expediente de sepultamento de
indigente
PMM 1967 15 docs

P17-
20/Cx.5
4. Expediente de sepultamento de
natimortos
PMM 1954-1965 458 docs

P9-16/
Cx5
5. Expediente de traslado de corpos PMM 1959-1965 17 docs

P8/Cx5
6. Oficio solicitando autorizao para
traslado de corpos
PMM 1965 1 doc

P8/Cx7
7. Recibo de pagamento de
sepultamento
PMM 1957-1965 400 docs

P6-
23/Cx9
8. Relatrio mensal de sepultamento
por distritos
PMM 1960-1963 85 docs

P29-
34/Cx9
Fonte: MARTINS (2007)

229
Consideraes finais



As novas questes que se apresentam para os arquivos tm conduzido
a rea a refletir mais profundamente sobre o estatuto do documento,
reafirmando as bases epistemolgicas da arquivstica.
Neste sentido, a questo das metodologias sempre foi objeto de reflexo
na rea. O caos da acumulao e da produo de documentos, que caracteriza
a administrao moderna, levou a arquivstica a expressar preocupaes com
a formulao de mtodos de trabalho.
Em decorrncia do exposto, na dcada de 1980, se colocava para a
arquivstica o desafio de identificar imensas massas documentais acumuladas
em depsitos de arquivos os quais cresciam desordenadamente, exigindo
urgentes propostas de organizao e avaliao para resolver o problema da
superlotao dos arquivos.
Hoje, as questes que se colocam para os documentos eletrnicos
conduzem o arquivista a uma aproximao cada vez mais intensa e profcua
com outras reas do conhecimento, a exemplo, da Administrao, do Direito e
da Informtica, em busca de parmetros para o planejamento adequado da
produo documental. A tcnica apenas no seria mais suficiente para resolver
os novos problemas que esto surgindo. Disto decorre outro desafio para a
rea, que passa a exigir a formao de um profissional capaz de refletir e tomar
decises em contextos que apresentem complexidade no que tange
produo e acumulao documental.
O perfil do profissional que vem se delineando atualmente aponta para a
necessidade de uso de metodologias cientficas, que sustentadas pelos
princpios tericos da rea, forneam um referencial seguro para o arquivista
refletir e tomar decises em contextos distintos sobre questes que
apresentam o documento de arquivo. O arquivista diante destes novos desafios
comea a se desvincular do perfil tecnicista, para assumir o de produtor de
conhecimentos novos. O arquivista deve ser capaz de analisar criticamente a
realidade que se coloca, luz de conhecimentos tericos e de atuar com
230
competncia de modo autnomo e conseqente. Nesta perspectiva, deve-se
considerar que a pesquisa e o uso do conhecimento tcnico-cientfico so
atividades permanentes na carreira do profissional.
Nesta histrica busca por solues metodolgicas para resolver os
problemas prticos diagnosticados em suas rotinas de trabalho, os resultados
destas experincias ficaram registrados em uma parcela significativa da
produo cientfica na rea. A publicao de artigos em revistas
especializadas, em manuais e nas comunicaes apresentadas em congressos
demonstra o interesse terico pela sistematizao das tarefas dentro dos
parmetros do rigor cientfico. Esta trajetria na mudana do perfil do arquivista
esta intimamente ligada ao prprio desenvolvimento dos arquivos e das novas
situaes que foram surgindo.
Como afirmou Luciana Duranti, a questo mais importante para os
arquivistas contemporneos saber o que constitui o ncleo do conhecimento
que pertence e identifica sua profisso (DURANTI, 1995, p. 2). Sem uma
formao focalizada no estudo do documento, o objeto da arquivstica, o
arquivista no desenvolver habilidades para atuar com as competncias
exigidas pela sociedade contempornea. Os profissionais de arquivos devem
ser preparados para aprender a aprender, como ressaltou Jos Maria Jardim
(1999, p. 95), atravs de um modelo de formao que permita a identificao
de novos desafios e o desenvolvimento da habilidade de propor solues a
partir da reflexo, ultrapassando a diviso entre teoria e prtica.
O arquivista deve ser capaz de reconhecer seu objeto de estudos em
qualquer situao em que encontre e propor solues adequadas para o seu
tratamento em qualquer situao ou momento do ciclo vital que se encontre.
Intervir cientificamente na realidade que observa, significa dispor de mtodo e
rigor cientfico para atingir resultados satisfatrios e comparveis. A prtica se
transforma em novos conhecimentos quando se inicia a reflexo sobre seus
resultados, sobre o processo do trabalho desenvolvido e quando se estabelece
uma diretriz para o procedimento de como realizar novamente esta mesma
prtica.
Para tanto parece ser indispensvel que o profissional de arquivos,
disponha de um instrumental terico-metodolgico que lhe possibilite o
231
progressivo domnio de suas prticas de trabalho, transformando-se em
produtor de conhecimento cientfico.
O procedimento de identificao de documentos, uma das tarefas
realizadas no momento da identificao arquivstica, permite ao arquivista o
reconhecimento das caractersticas do seu objeto de estudos. E foi na
diplomtica que a arquivstica encontrou as bases para a formulao de seu
mtodo de pesquisa para identificar os documentos de arquivos a partir de
parmetros normalizados, conferindo cientificidade ao fazer arquivstico. A
identificao de tipologias documentais encontra na abordagem da diplomtica
contempornea, seus fundamentos tericos e metodolgicos, demonstrando a
efetiva contribuio desta disciplina para a construo terica da arquivstica.
A identificao como processo arquivstico tem suas origens nos anos
1980, quando o termo comeou a ser utilizado na Espanha por grupos de
arquivistas, de incio na Direo de Arquivos Estatais do Ministrio da Cultura,
para designar as tarefas de pesquisas realizadas sobre massas documentais
acumuladas em arquivos, a fim de elaborar propostas de avaliao e
classificao. Mas foi no mbito do Grupo Ibero-Americano de Gesto de
Documentos Administrativos, no qual o Brasil estava representado por Jos
Maria Jardim, que o conceito de identificao foi formulado e divulgado por
Maria Luiza Conde Villaverde nas Primeiras Jornadas de Metodologia para a
Identificao e Avaliao de Fundos Documentais das Administraes
Pblicas, realizadas em Madri, em 1991. A partir deste momento o uso do
termo e o conceito se consolidaram no meio arquivstico espanhol, sendo
incorporados pelo Dicionrio de Terminologia Arquivstica daquele pas que a
define como fase do tratamento arquivstico que consiste na investigao e
sistematizao das categorias administrativas e arquivsticas em que se
sustenta a estrutura de um fundo (DICCIONARIO, 1993, p. 37).
Para a arquivstica espanhola, a identificao uma fase independente
da metodologia arquivstica, qualificada como do tipo intelectual, a qual
consiste em estudar analiticamente o rgo produtor e a tipologia documental
por ele produzida e que antecede as demais funes (produo, avaliao,
classificao e descrio).
232
Ainda nos anos 1980, o Brasil integrou o movimento internacional que se
formava em busca de referenciais metodolgicos para resolver a superlotao
dos arquivos, problema comum do qual compartilhavam os pases ibero-
americanos. Os processos de identificao desenvolvidos no Arquivo Nacional,
tanto para tratamento de fundos acumulados como para implantao de
processo avaliao no contexto da gesto documental, passaram a servir de
referencial para experincias semelhantes desenvolvidas em outros arquivos
brasileiros. Neste contexto, destacam-se as metodologias propostas a partir
das experincias desenvolvidas pelos Grupos de Identificao de Fundos
Internos e o de Fundos Externos (GIFI e GIFE) para solucionar as questes de
transferncias e recolhimentos de fundos, assim como a metodologia de
levantamento da produo documental desenvolvida para fins de avaliao de
documentos no Ministrio da Agricultura.
Dessas experincias iniciais de identificao, sobretudo dos trabalhos
desenvolvidos pelo GIFI e pelo GIFE, resultaram a definio posta no
Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005) que tambm considera
a identificao como uma fase do processamento tcnico dos arquivos,
definindo-a como o processo de reconhecimento, sistematizao e registro de
informaes sobre arquivos, com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual.
No Brasil, o conceito de identificao remete tambm ao controle fsico dos
arquivos, propondo a coleta de dados e registro de informaes sobre a
situao de acumulao dos documentos. Muitas propostas de identificao
foram surgindo no mbito dos arquivos brasileiros a partir da adaptao destes
modelos, como se verifica do levantamento de dados realizado nesta pesquisa.
Comparando as realidades arquivsticas da Espanha e do Brasil
observa-se aspectos relevantes na formulao desta metodologia.
Na construo terica do conceito de identificao, verifica-se que na
Espanha o processo pressupe duas fases de levantamento de dados que se
complementam para a realizao desta pesquisa, o rgo produtor e as
tipologias documentais produzidas. No Brasil, as metodologias formuladas
apontam mais um elemento a ser contemplado na identificao, mas que no
se encontra na tradio arquivstica espanhola, a materialidade do depsito de
233
documentos como objeto de identificao, para fins de implantao de
sistemas de arquivos.
Na Espanha, um pas de arquivstica, notadamente influenciada pela
diplomtica, o termo tipo documental vem sendo tradicionalmente usado na
rea para designar o documento de arquivo, embora seu uso seja tpico da
diplomtica, como bem salientou Antonia Heredia (2006). Decorrente do uso
generalizado desta terminologia no meio arquivstico surge os estudos de
identificao de documentos de arquivo a partir do mtodo de anlise da
tipologia documental. No Brasil nem todos os processos de identificao
chegaram ao nvel da identificao do documento e nas propostas que
expressam esta preocupao, se comparadas entre si, observa-se uma
disparidade de critrios usados para caracteriz-los. Este aspecto pode ser
constatado na diversidade de instrumentos e de parmetros usados nos
modelos de identificao desenvolvidos no Brasil. O termo e o conceito de tipo
documental entram na arquivstica brasileira atravs dos artigos publicados por
Heloisa Bellotto. Entretanto, sua aplicabilidade prtica ainda restrita e as
discusses tericas, ainda inexpressivas, ocorreram dissociadas do debate em
torno da identificao arquivstica, contrrio ao que ocorreu na Espanha.
No Brasil a profuso de modelos e parmetros conceituais, usados para
identificar documentos de arquivos, se explica pela ausncia de preocupaes
quanto padronizao, questo que no vem sendo priorizada pela rea. Esta
situao se agrava diante da confuso terminolgica e conceitual gerada pelo
uso inadequado do termo assunto pelos arquivistas brasileiros e, sobretudo, da
compreenso que se tem sobre ele, para identificar e denominar o documento
de arquivo. Diferente da Espanha, que expressando preocupao com a
normalizao de parmetros para compreender e tratar os documentos de
arquivo, atravs da tipologia documental, alcanou significativos resultados
tericos e prticos no campo da identificao que destacaram o pas no cenrio
arquivstico internacional. O tema da identificao de tipos documentais vem
sendo discutido no pas no mbito de vrios grupos profissionais. na reflexo
conjunta de dados identificados, na tipologia documental de sistemas
administrativos que os unem, que os arquivistas espanhis encontraram a
frmula para a definio de requisitos normativos de gesto documental.
234
Deste modo, a literatura analisada revela que a identificao e,
especialmente, os processos de identificao de tipologias documentais em
arquivos vm sendo desenvolvidos no Brasil a partir das influncias recebidas
da arquivstica espanhola, alm dos estudos de diplomtica desenvolvidos na
Itlia e Canad.
A necessidade de identificar documentos em seu contexto de produo
conduziu a rea reflexo sobre a identificao como processo e s
discusses sobre a posio que ocupa no contexto das metodologias
arquivsticas. A perspectiva aberta pelo Grupo Ibero-Americano de Gesto de
Documentos Administrativos, que a considerou como fase independente no
tratamento documental, foi uma importante contribuio dada para a reflexo
terica sobre o assunto no cenrio internacional. Hoje, esta idia permeia o
discurso de renomados tericos da rea, como Luciana Duranti e Antonia
Heredia Herrera, embora ainda no tenha sido objeto de sistematizao.
Luciana Duranti (1995, p. 36, grifo nosso) ao referir-se utilidade dos
mtodos diplomticos para os arquivistas, afirma que sua aplicabilidade traz
benefcios especficos para as tarefas de identificar, selecionar, ordenar e
descrever os documentos.
Antonia Heredia (2006) reconhece a identificao como uma funo
independente no tratamento documental ao afirmar que enquanto no havia
aceitado a identificao como funo especfica, a anlise documental estava
includa na descrio como uma fase prvia a mesma. Convicta desta
afirmativa estabelece uma distino entre as funes arquivsticas, sem
prejuzo da relao estabelecida entre ambas e delimita a finalidade das
mesmas, afirmando que se a identificao reconhecimento (...), a descrio
representao. Situa a anlise documental no contexto da identificao,
afirmando que enquanto este estudo supe o reconhecimento genrico das
unidades documentais, pode-se dizer que parte da identificao (HEREDIA
HERRERA, 2006, grifo nosso). Reconhecer antes, analisar depois diz Antonia
Heredia (2006), sintetizando a idia da independncia da identificao no
contexto das metodologias arquivsticas que sustentam o tratamento
documental.
Nesta perspectiva, a sistematizao da identificao como funo
arquivstica, viria suprir uma lacuna qualitativa e instrumental para a
235
uniformizao de procedimentos metodolgicos dos quais dispem o arquivista
para tratar os documentos ao longo do seu ciclo vital, abordagem que merece
ser analisada em pesquisa futura.
Na construo terica sobre o processo de identificao de documentos
desenvolvidos no contexto da identificao arquivstica, a formulao do
mtodo est estreitamente associada a um conceito de documento que o
fundamenta, como pode ser verificado ao longo deste trabalho. Por
compartilharem de objeto comum o documento de arquivo - a diplomtica e a
arquivstica sempre mantiveram um dilogo profcuo, razo pela qual a
discusso sobre o conceito de documento e a metodologia de anlise
documental permeia o debate terico entre diplomatistas e arquivistas no
cenrio internacional.
A necessidade da pesquisa sobre a gnese dos documentos, sobre o
estudo dos seus caracteres internos e externos e de sua correta insero no
contexto de produo, como fundamento para trat-lo tecnicamente, no
nenhuma novidade terica e a literatura registra um sculo de discusses
sobre o tema no campo da diplomtica.
No mbito da arquivstica, os processos de identificao de documentos,
denominado anlise documental, foram primeiramente estudados em sua
relao com a descrio, reconhecendo a importncia da normalizao para o
desenvolvimento da tarefa. Schellemberg, Antonia Heredia e Vicenta Cortes,
representam esta corrente terica de autores que divulgaram estes
conhecimentos no meio arquivstico. Depois, para atender a necessidade de
organizao de massas acumuladas em arquivos, foram inicialmente
explorados os vnculos entre a anlise documental e a classificao e logo,
com a avaliao.
No momento em que a gesto documental incorporada definitivamente
pela arquivstica, a necessidade de identificao de documentos se torna ainda
mais premente, como condio para a formulao de requisitos normalizados
para a classificao e avaliao documental, desenvolvidos na fase de
produo do documento. Os estudos de gnese documental encontram
especial ateno de tericos da rea preocupados com o controle da produo
dos documentos de arquivo, sobretudo em ambiente no convencional.
236
Estabelecendo parmetros normalizados para a produo de documentos
eletrnicos, Luciana Duranti demonstra a pertinncia da anlise documental
para a gesto, explorando teoricamente a funo da produo documental,
tarefa at ento considerada fora do escopo da atuao profissional da rea.
O termo tipo documental vem sendo usado tradicionalmente pela
diplomtica e pela arquivstica com a finalidade de reconhecer o documento,
objeto de estudos das referidas reas. Este fato assinala a influncia da
diplomtica na base da construo terica da arquivstica, especialmente na
formulao da tipologia documental, aspecto que fica demonstrado pela anlise
da literatura. Como delimitar ento, as fronteiras entre as duas reas? Esta
questo no esta resolvida e pode-se afirmar que h muito para discutir at
alcanar o desejado consenso.
Para alguns tericos da arquivstica, a diplomtica continua sendo a
cincia originalmente criada para atribuir autenticidade ao documento, a pea
documental produzida a partir de atos emanados pelo sistema jurdico. O
princpio analtico-comparativo preconizado pela diplomtica clssica, aplicado
arquivstica, constitui a base dos estudos de gnese documental, que tem por
finalidade identificar os documentos produzidos por relaes estabelecidas em
qualquer contexto de produo, para alm daquelas juridicamente validas.
A arquivstica, ao olhar para o documento como conjunto e como
resultado destas relaes, abrangendo inclusive quelas estabelecidas
informalmente pelo rgo produtor, se inspirou no mtodo da diplomtica,
adaptando-o para formular a metodologia proposta pela tipologia documental.
O mtodo de identificao dos tipos documentais pressupe, primeiramente, a
anlise do modelo, reconhecendo o tipo documental a partir da ao que
representa, efetuando comparaes com os demais que integram o conjunto
para formar a srie documental, objeto da arquivstica.
Entretanto, esta diferena estabelecida entre a diplomtica e a tipologia
documental, no aceita pelos diplomatistas, os quais reivindicam para a
diplomtica este objeto de estudos, o documento produzido hoje, justificando
que se trata de uma ampliao do conceito de documento e, portanto, uma
conseqente evoluo do mtodo para examin-lo.
Se for diplomtica arquivstica, como a define Luciana Duranti, ou
diplomtica contempornea, como a denomina Manuel Romero Tallafigo, ou
237
ainda diplomtica e tipologia documental, como vem sendo tratada por Vicenta
Corts Alonso, Antonia Heredia Herrera e Heloisa Bellotto, o que fica
demonstrado o que o aspecto relevante desta discusso reside no conceito
de documento tomado como referencia para a formulao da metodologia
proposta.
Hoje, o debate em torno da normalizao da identificao de tipologias,
ocupa um importante espao na literatura arquivstica, sobretudo da Espanha e
isto pode ser verificado nos artigos publicados em revistas eletrnicas e nas
paginas web dos arquivos. Concordam os autores que existe uma necessidade
de normalizar os estudos de tipologia documental, pois assim serviriam como
instrumento para realizar os estudos comparativos que permitem estabelecer
as sries documentais.
Com as novas tecnologias, o arquivista deve propor uma normalizao
para a produo da tipologia documental, principalmente em meio eletrnico.
Os estudos de padronizao documental exigidos pelo ambiente tecnolgico
contribuem para estreitar a colaborao e os vnculos entre arquivistas,
informticos e administradores, os profissionais responsveis pela gesto de
documentos. preciso tornar as prticas arquivsticas cada vez mais
criteriosas e objetivas, porm desenvolvidas em rotinas simples, isto pressupe
normalizao de parmetros para a atuao dos arquivistas e sistematizao
para utilizao no ensino e na pesquisa cientfica acadmica da rea.
Estas consideraes finais no esgotam todas as possibilidades de
abordagem do tema, pois so muitos os dados levantados nesta pesquisa e
certamente existem outros aspectos que merecem ser tratados. Nem mesmo
nas questes abordadas se teve a pretenso de ser conclusiva. Ficam, aqui,
esboadas apenas algumas idias iniciais para o comeo de um debate que se
faz urgente e necessrio entre os arquivistas brasileiros.







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Anexos
Instrumentos de identificao de tipos documentais
(Espanha e Brasil)