DEPARTAMENTO DE HISTRIA PROGRAMA DE PS-GRADUAO EM HISTRIA SOCIAL
ANA CLIA RODRIGUES
Diplomtica contempornea como fundamento metodolgico da identificao de tipologia documental em arquivos
So Paulo 2008
UNIVERSIDADE DE SO PAULO FACULDADE DE FILOSOFIA, LETRAS E CINCIAS HUMANAS DEPARTAMENTO DE HISTRIA PROGRAMA DE PS-GRADUAO EM HISTRIA SOCIAL
Diplomtica contempornea como fundamento metodolgico da identificao de tipologia documental em arquivos
Ana Clia Rodrigues
Tese apresentada ao Departamento de Histria da Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas da Universidade de So Paulo, para a obteno do ttulo de Doutora em Histria Social.
Ao meu pai Geraldo (in memorian), minha me Neyde, minha av Alda (in memorian) e, em especial, aos meus filhos Pedro e Diego. Agradecimentos
Deixo aqui registrados os meus sinceros agradecimentos a todas as pessoas que, direta ou indiretamente, contriburam para a realizao deste trabalho. De maneira especial, agradeo
Aos meus amigos, Eliane, Lourdes e Silvio, que me acompanharam neste momento de minha vida, sem me pedirem para mudar de assunto!
Unesp, espao onde encontrei liberdade para a reflexo terica e aplicao prtica da metodologia da identificao de tipologias documentais, objeto desta pesquisa. Neste contexto, agradeo a todos os colegas do corpo docente e, particularmente, aos meus alunos, pelo apoio recebido ao longo desta trajetria.
Ao Jos Augusto Chaves Guimares, pela oportunidade de ingresso na carreira docente, com quem compartilhei reflexes e o interesse pela pesquisa em diplomtica, contribuies fundamentais para o xito desta pesquisa.
minha famlia, especialmente os meus filhos Pedro e Diego, por compreenderem meus logos perodos de ausncia.
Finalmente, Heloisa Bellotto, pelo carinho e pela generosidade, com quem aprendi tudo que sei. Sinto-me honrada por ter sido orientada por ela!
Si mantenemos que nuestro objeto es, junto al archivo, el documento de archivo, tipo documental es indispensable a la hora de reconocer y representar cualquier unidad documental. (Antonia Heredia Herrera, 2006)
Resumo
Estudo dos processos de identificao arquivstica, especialmente da identificao de documentos desenvolvidos nos parmetros da tipologia documental. A identificao uma tarefa de pesquisa de natureza intelectual, que versa sobre o documento de arquivo e o seu rgo produtor. desenvolvida no incio do tratamento documental para fundamentar as anlises para fins de produo, avaliao, classificao e descrio documental. Apresenta-se a evoluo histrica do termo e do conceito de identificao no campo da arquivstica. Aborda a trajetria de utilizao da diplomtica na identificao de tipologias documentais, uma das etapas da identificao arquivstica, discutindo a relao estabelecida entre a diplomtica e arquivstica e a origem da formulao do mtodo de anlise preconizado pela tipologia documental, campo de estudos prprio da arquivstica. Descrevem-se as experincias sobre a aplicabilidade desta metodologia e as tradies arquivsticas, tais como elas vm ocorrendo em pases ibero-americanos, assim como os modelos de processos e instrumentos publicados pela Espanha e Brasil. Como resultado, apresenta-se uma proposta de sistematizao de procedimentos de identificao de tipologias documentais, a partir de experincias desenvolvidas no mbito do ensino e a pesquisa em arquivstica.
This study presents the archival identification processes, especially about the identification of documents developed by documental typology parameters. The identification is a search procedure on the archival document and its producer entity that uses intelligence to search and records data with adequate instruments. This technique is developed in the beginning of the documental treatment to fundament the analysis related to the production, appraisal, classification and description of the document. The historical evolution of this term and the identification concept in archival science are presented in this study. It approaches the use of the diplomatic in the identification of documents, one of the stages of identification archival, discussing the relationship between the diplomatic and archival science and origin of the formulation of the method of analysis proposed by the typology documentary, field of study of archival science. It describes case studies of the application of this method and archival traditions in ibero-american countries as well as procedure models and instruments published in Spain and Brazil. As a result, presents a proposal for systematization of procedures for identifying typology of documentary, developed from experience in teaching and research in archival science.
Processos de identificao na Espanha (1986 2005)............................ 90 Processos de Identificao no Brasil (1975 2005)................................. 99 Diplomtica contempornea: anlise do conceito..................................... 171
Sumrio
Introduo ..................................................................................................... 09 Captulo 1 A dimenso terica dos procedimentos em arquivstica........... 18 1.1 - Pesquisa e mtodo como ferramenta de trabalho para a arquivstica ..............................................................................................
18 1.2 - Documento de arquivo: vnculo e estrutura ..................................... 33 Captulo 2 A identificao no contexto arquivstico ................................... 48 2.1 - O termo e o conceito ....................................................................... 48 2.2 - Identificao: objeto, caractersticas, operaes e instrumentos..... 65 Captulo 3 A diplomtica como referencial metodolgico para identificao da tipologia documental ...........................................................
118 3.1 - Trajetria da diplomtica e de seu objeto........................................ 118 3.2 - Da diplomtica clssica tipologia documental ............................. 131 3.3 - Tipologia documental: diplomtica contempornea? ..................... 152 Captulo 4 A aplicabilidade do mtodo da diplomtica contempornea .... 175 4.1 - Normalizao da identificao de tipos documentais: um procedimento necessrio ........................................................................
175 4.2 - Relao da identificao da tipologia documental com as funes arquivsticas..............................................................................................
202 Consideraes finais ..................................................................................... 229 Referncias ................................................................................................... 238 Anexos Instrumentos de identificao de tipos documentais (Espanha e Brasil) ............................................................................................................
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9 Introduo
O tema da identificao, particularmente o da identificao de documentos para realizar tarefas de classificao, avaliao e descrio em arquivos, reflete preocupaes que marcaram minha trajetria profissional, inicialmente na carreira de arquivista e depois na acadmica. Desde 1991 venho estudando a tipologia documental, experimentando sua aplicabilidade nos arquivos municipais de Ouro Preto (MG), Santos (SP), Campinas (SP), Campo Belo (MG), entre outros. Neste perodo, buscando solues para as repetidas situaes de acumulao de documentos diagnosticadas nestes arquivos municipais, e como aluna do Curso de Especializao em Organizao de Arquivos do IEB/USP, as respostas para muitas indagaes vieram do contato com os textos de diplomtica e de tipologia documental das aulas de Heloisa Bellotto. O interesse terico pelo tema vem se aguando e aumentando desde ento, sobretudo a partir das instigantes reflexes tericas compartilhadas com Heloisa Bellotto e Ana Maria Camargo, que tenho o privilgio de continuar desfrutando at hoje. Soma-se a isto, as leituras realizadas nos trabalhos de Antonia Heredia, de Vicenta Corts e, especialmente do Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, que contriburam para fundamentar teoricamente o tratamento realizado em fundos de arquivos municipais. A oportunidade de realizao de estgio no Arquivo Municipal de Alcobendas, com Julia Maria Rodriguez, assinala um importante momento desta trajetria, por permitir um contato efetivo com a proposta de identificao de tipologias documentais e os resultados alcanados pelos arquivistas municipais de Madri. Alm disto, possibilitou o contato com literatura produzida sobre o tema, de difcil acesso no Brasil. O modelo preconizado pelo grupo foi usado como referencia para os estudos de tipologias documentais desenvolvidos no Municpio de Campo Belo (MG), justificando a discusso terica sobre a pertinncia desta metodologia para a formulao de requisitos de gesto documental, na dissertao de mestrado defendida em 2003. 10 Ao ingressar na carreira docente, no momento de implantao do Curso de Arquivologia da Unesp de Marlia em 2003, como professora responsvel pelas disciplinas de produo, classificao, descrio e de diplomtica, senti necessidade da aprofundar a reflexo terica e sistematizar este referencial metodolgico, permitindo sua utilizao como instrumento de articulao entre o ensino e a pesquisa em arquivstica. Preocupaes decorrentes tambm da necessidade de instrumentalizar os alunos e ao mesmo tempo, incentivar o desenvolvimento cientfico induzindo-os pesquisa sobre o documento de arquivo. Estas questes vem sendo compartilhadas com Jos Augusto Guimares, de quem recebi significativo apoio para discutir a temtica proposta nesta pesquisa. A abordagem sobre as estreitas relaes estabelecidas historicamente entre a diplomtica e a arquivstica e as bases tericas que a sustentam, passaram a permear minhas inquietaes intelectuais. Em 2005, foi possvel discutir questes conceituais pertinentes a este tema com Luciana Duranti, durante suas aulas no curso realizado pelo Arquivo Nacional. No posso deixar de destacar as importantes contribuies, para esta pesquisa, vindas de conversas profissionais mantidas com parceiros da rea ao longo deste perodo. Com Renato Tarcisio Barbosa, Mrcia Pazin e Maria Rosngela da Cunha, sobre a pertinncia do debate sobre os aspectos que envolvem a identificao de tipologias documentais no campo da classificao, da avaliao e da gesto de documentos eletrnicos, temas que respectivamente vm sendo por eles tratados como objeto de investigao em arquivstica. Destaco tambm a presena de Maria Odila Fonseca em nossas noites de Braslia, onde encontrei a relevncia da reflexo sobre os processos de identificao no contexto da arquivstica. A busca da normalizao de parmetros para identificar e denominar a tipologia documental e o momento arquivstico da realizao desta pesquisa foi o assunto tratado com Antonia Heredia durante o VI Congresso de Arquivologia do Mercosul, em Campos do Jordo (SP). Se para Antonia nossa conversa motivou a elaborao do seu recente artigo sobre o tipo documental, para mim marcou decisivamente os rumos desta pesquisa. A identificao surgiu no mbito da arquivstica, nos anos 80, para designar as pesquisas desenvolvidas por grupos de arquivistas preocupados 11 com a formulao de metodologias para solucionar ou para solucionar o problema da acumulao irregular de documentos, que se contrapunha ao emergente desafio de implantar programas de gesto documental em pases ibero-americanos. As tarefas de classificao e avaliao de documentos exigiam dos profissionais solues que respondessem s situaes diagnosticadas, que eram semelhantes entre arquivos, embora apontassem algumas especificidades das administraes produtoras. Grupos de trabalhos se formaram entre arquivistas preocupados com a necessidade de identificar documentos acumulados em arquivos e seus rgos produtores, como premissa para o desenvolvimento de prticas de organizao, avaliao e descrio, o que se tornou objeto de reflexo terica. No mbito das experincias desenvolvidas em arquivos de pases ibero- americanos, contexto em que se insere Espanha e Brasil, nosso objeto de estudo, surgiu o termo identificao e iniciou-se a construo de uma tradio arquivstica para identificar tipologias documentais, contextos de produo e situao material dos arquivos. As publicaes daqueles resultados e das reflexes decorrentes desses trabalhos vm contribuindo para a construo terica da arquivstica, no campo das pesquisas cientficas sobre metodologias. Nesse momento, assistimos a uma reviso da diplomtica, cujas bases terico-metodolgicas passaram a serem utilizadas para a compreenso dos documentos contemporneos, aplicadas aos programas de gesto de documentos e de tratamento de fundos acumulados em arquivos. Colocava-se para a rea da arquivstica o desafio de identificar imensas massas de documentos que cresciam desordenadamente e deveriam ser organizadas e avaliadas para que o desnecessrio fosse eliminado, tarefas que se impunham para resolver o problema da superlotao dos arquivos. um momento de buscas pela cientificidade da rea, que reflete a preocupao com a formulao de metodologias aplicveis a qualquer sistema arquivstico. Era preciso dar nfase nas atividades de pesquisa para a elevao do nvel de qualidade e construo da arquivstica, enquanto cincia. As pesquisas da rea passaram focalizar o documento arquivstico, em busca de caractersticas que o identificassem e propiciassem a normalizao 12 necessria exigida para a gesto documental. Os estudos de identificao de tipologias documentais vm nutrindo o debate cientfico internacional sobre a formulao de requisitos para a gesto documental, sobretudo em ambiente eletrnico. Luciana Duranti introduz no Canad e Estados Unidos, esta nova abordagem do uso da diplomtica aplicada ao estudo dos documentos eletrnicos, discutindo especificamente o momento de sua produo. O conhecimento terico por ela divulgado como resultados de pesquisas cientficas, projeto cujo escopo era entender o conceito e o mtodo da diplomtica e suas interaes com os princpios e conceitos arquivsticos, a tornou um marco referencial na rea. Consolidando definitivamente o dilogo entre as duas reas, como base para o desenvolvimento de funes arquivsticas, passando a influenciar significativamente a arquivstica internacional. A arquivstica do Brasil recebeu a influncia desta nova corrente terica que se formou, disseminando entre os arquivistas este novo conceito de documento, cujo debate em torno de sua natureza sustentado pelo mtodo de anlise da diplomtica contempornea. Os parmetros conceituais propostos vm fornecendo aos arquivistas uma possibilidade de desenvolvimento de prticas normalizadas de planejamento da produo, avaliao, classificao e descrio dos documentos de arquivo. No mbito da produo cientfica da rea, a diplomtica tem se destacado como disciplina. A diplomtica revisitada pela arquivstica encontra na identificao arquivstica novo espao para o debate cientfico em torno do documento de arquivo, justificando uma extensa produo cientfica sobre os aspectos que as relacionam. Os artigos publicados revelam uma profunda reflexo sobre sua abordagem terica e pertinncia na aplicabilidade prtica do mtodo proposto para reconhecer e denominar o documento, constituindo-se na base sobre a qual se desenvolve o tratamento tcnico em qualquer fase do seu ciclo de vida documental. Entretanto, observa-se que a diplomtica ainda encontra certa resistncia na rea de arquivos, tanto professores quanto profissionais no vm olhando para a disciplina como ela merece. Prevalece a viso de uma diplomtica de uso restrito finalidade de conferir autenticidade s fontes 13 histricas, em detrimento de concepes modernas que vinculam a disciplina a arquivstica no campo do desenvolvimento terico de suas metodologias. A tipologia documental, enquanto tema estreitamente vinculado diplomtica, no vm sendo suficientemente estudado pela rea. Poucos autores trabalharam com as questes tericas, porque se trata de uma rea nova, que vm tentando se consolidar na arquivstica. A escassez de estudos tericos se contrape profuso de estudos de caso. Os modelos de processos e dos formulrios de identificao de tipologias documentais encontrados na literatura arquivstica, bastante numerosos, so produtos de estudos de caso, nos quais encontram-se fragmentos de contribuies tericas. Os aspectos tericos que envolvem a metodologia da identificao e, especificamente, da identificao de documentos realizadas nos parmetros da tipologia documental, esto pulverizados na literatura arquivstica, refletindo a necessidade de um esforo de sistematizao de idias para abordar a construo terica desta metodologia. Diante deste cenrio, algumas questes se colocam para a reflexo. Pode-se considerar a identificao, tarefa de pesquisa cientfica sobre o documento de arquivo e seus vnculos, como uma funo independente no mbito do tratamento documental? A identificao de documentos, uma das etapas da identificao, realizada nos parmetros da tipologia documental encontra seus fundamentos na diplomtica? possvel sistematizar os procedimentos para a identificao de tipologias documentais, a partir de parmetros normalizados, a fim de utilizar esta metodologia para realizao de praticas arquivsticas e para o ensino e pesquisa em arquivologia? No contexto da identificao, os estudos tericos desenvolvidos indicam que se trata de uma funo arquivstica, ainda sem sistematizao. Os procedimentos formulados para reconhecer os documentos de arquivos e seus vnculos de provenincia e organicidade, uma pesquisa preliminar desenvolvida que gera informaes registradas em instrumentos prprios e so a base das anlises para a avaliao, classificao, descrio e produo de documentos de arquivos. Na diplomtica e, especificamente, na chamada diplomtica contempornea ou tipologia documental, a arquivstica encontra o fundamento das pesquisas necessrias para o desenvolvimento das 14 metodologias de identificao dos documentos. A identificao de documentos de arquivo, realizada a partir de parmetros normalizados pela tipologia documental confere rigor cientfico s tarefas arquivsticas, contribuindo para formar o arquivista moderno. Em 1951, o italiano Giorgio Cencetti, em conferncia realizada no III Congresso Nacional Arquivstico Italiano, classificou a diplomtica como o preldio necessrio a arquivstica, enquanto cincia (apud DURANTI, 1995, p.01, grifo nosso). Se nessa dimenso podemos entender a palavra preldio, como o inicio do processo de desenvolvimento cientfico no campo da arquivstica, resta-nos saber de que maneira os parmetros conceituais propostos pela diplomtica foram e vm sendo utilizados para a construo de metodologias em arquivstica, fornecendo as bases para a formao e definio do perfil do arquivista hoje. Portanto, esta pesquisa aborda a trajetria de utilizao da diplomtica na identificao de tipologias documentais, uma das etapas da identificao arquivstica. Nesta perspectiva, buscou-se refletir sobre os fundamentos tericos e metodolgicos apresentados e publicados pelos atuais pesquisadores do tema, descrevendo experincias sobre a aplicabilidade desta metodologia e as tradies arquivsticas, tais como elas vm ocorrendo em pases ibero-americanos. Especificamente, tem-se buscado a discusso cientfica em torno da identificao aplicada a situaes arquivsticas de produo e acumulao de documentos. A insero desta nova perspectiva da diplomtica no campo da arquivstica, denominada tipologia documental, possibilitou a introduo de um processo de normalizao de parmetros metodolgicos para compreender e tratar o documento de arquivo, tema que ocupa hoje um considervel espao de reflexo na literatura internacional. Produto desta corrente terica que aplicou os princpios da diplomtica na identificao de tipologias documentais em arquivos, o tema da identificao foi conquistando um significativo espao na rea. A Espanha tem dado uma efetiva contribuio para a construo da identificao no campo da arquivstica, produzindo estudos tericos e aplicados que destacam o pas no cenrio internacional, cuja generosidade em disponibilizar os resultados cientficos atravs de publicaes, contribui ainda 15 mais para aumentar a influncia que vm exercendo na construo de tradies arquivstica ibero-americanas, contexto no qual se insere o Brasil. Acrescente-se a isto divulgao das idias de Luciana Duranti, quem abriu o debate sobre o dilogo entre a diplomtica e a arquivstica no campo da gesto de documentos, destacando a necessidade dos processos de identificao para o desenvolvimento das metodologias arquivsticas, marcadamente no planejamento da produo documental em suporte eletrnico. Entretanto, no Brasil este assunto permaneceu indito no campo do debate terico e metodolgico, sendo tratado por um reduzido nmero de estudiosos e por um, ainda inexpressivo, segmento profissional. Os processos de identificao desenvolvidos por arquivos brasileiros no foram suficientemente analisados e, sobretudo, os parmetros conceituais que fundamentam a identificao dos documentos no contexto destes procedimentos. Embora o Brasil tenha contribudo com suas experincias arquivsticas para a formulao do conceito de identificao nos anos 80, a tipologia documental no vm sendo aplicada a todos os processos de identificao de documentos de arquivos. Estas constataes do a dimenso da pertinncia de se proceder ao estudo terico e metodolgico da identificao de tipologias documentais no contexto da arquivstica espanhola, verificando a presena desta influncia na construo de uma tradio brasileira no campo da identificao arquivstica. Por outro lado, a literatura clssica e moderna da diplomtica, servir de base para traar as relaes e analisar as origens da formulao do mtodo preconizado pela tipologia documental. uma pesquisa de natureza documental, que busca na literatura arquivstica nacional e estrangeira, os aspectos que envolvem a identificao e a diplomtica contempornea ou tipologia documental. A possibilidade de acesso a esta literatura atravs de levantamento de fontes disponveis na Internet, sobretudo em sites da Espanha, garantiu o desenvolvimento desta pesquisa, justificando seu escopo. Os modelos de instrumentos de identificao de documentos de arquivo, localizados na literatura e nos sites pesquisados, constam dos anexos deste trabalho. No levantamento de dados fundamental ressaltar que a pesquisa bibliogrfica revelou fontes inditas, desconhecidas pelo meio arquivstico brasileiro, como a revista eletrnica 16 Scrineum, especializada em diplomtica. Nesta fase, importantes contribuies foram dadas pelos alunos, bolsistas BAAE, que integram o Grupo de Estudos de Identificao, criado para incentivar o debate e a pesquisa cientfica sobre o assunto no mbito do Curso de Arquivologia da Unesp. Foi um longo percurso, o rastreamento destas fontes. Alm da dificuldade imposta pela escassa produo terica sobre o tema no contexto internacional, alia-se o fato de que no Brasil pouco material bibliogrfico encontra-se disponvel aos pesquisadores da rea. Este trabalho, portanto, mais uma tentativa de apontar aspectos relevantes de uma discusso, apresentando sugestes que possam ser teis a outros profissionais que venham a se debruar sobre o estudo desta temtica. Espera-se que este estudo possa contribuir para a formao de profissionais com mais segurana no desenvolvimento das praticas arquivsticas, com nova imagem, aptos para responderem aos desafios impostos pelas necessidades da sociedade moderna. Que possa servir aos meus alunos, parceiros entusiasmados por estas idias a quem devo muitas destas reflexes. Que a identificao de tipologias documentais em arquivos se transforme em um instrumental simples e seguro para o desenvolvimento de suas prticas. As idias de Heloisa Bellotto, Antonia Heredia e de Luciana Duranti, influenciaram minha trajetria como arquivista, docente e como pesquisadora, fundamentando articulao de idias e, particularmente, a argumentao proposta. Neste sentido, esta pesquisa encontra-se estruturada em quatro captulos: No captulo 1, busca-se compreender a dimenso terica que envolve os procedimentos da arquivstica, para tanto, foi preciso recorrer metodologia cientfica, demonstrando a importncia da pesquisa e do mtodo para o desenvolvimento das funes pertinentes ao tratamento documental e aos conceitos de documento e tipo documental, analisando seu alcance no estabelecimento dos processos de identificao de tipologias documentais, pesquisa que confere cientificidade s praticas arquivsticas. No captulo 2, dedica-se anlise da identificao no contexto da arquivstica, apresentando os dados histricos sobre a utilizao do termo e formulao do conceito na arquivstica espanhola e brasileira. No estudo 17 destes processos de identificao, procurou-se definir os elementos que integram as propostas metodolgicas analisadas e os conceitos de documento e srie documental que nortearam o desenvolvimento destes processos. No captulo 3, trata-se de problematizar as questes que envolvem a diplomtica como referencial metodolgico para identificao da tipologia documental, traando o histrico da disciplina e o conceito de documento que norteou as correntes tericas que se formaram em mbito internacional. Demonstra-se que ao longo de sua evoluo, o mtodo proposto para analisar o objeto esteve associado prpria evoluo do conceito de documento, objeto compartilhado pela arquivstica e pela diplomtica. Apresenta-se uma discusso sobre as bases da tipologia documental, enquanto rea de estudos prpria da arquivstica, abordando o estudo da relao estabelecida entre as duas reas e as origens do mtodo de anlise, que encontra suas razes na metodologia da diplomtica. O captulo 4 tem um carter instrumental, onde se discute a aplicao do mtodo de identificao de tipologias documentais, relacionando-o s funes de classificao, avaliao, descrio e com a produo documental. Destaca- se a importncia da normalizao de parmetros para caracterizar e denominar os tipos documentais. Apresentam-se experincias de aplicao da tipologia documental no mbito do ensino e a pesquisa em arquivstica, que resultaram numa proposta de sistematizao dos procedimentos.
18 Captulo 1 Dimenso terica dos procedimentos em arquivstica
1.1 Pesquisa e mtodo como ferramenta de trabalho para a arquivstica
Para a cincia, a pesquisa uma atividade nuclear. Torna possvel uma aproximao e um entendimento da realidade a ser investigada. Processa-se atravs de aproximaes da realidade, fornecendo os subsdios para uma interveno no real. Para Gil (1999, p. 42), a pesquisa tem um carter pragmtico, um processo formal e sistemtico de desenvolvimento do mtodo cientfico. O objetivo fundamental da pesquisa cobrir respostas para problemas mediante o emprego de procedimentos cientficos. Pesquisa um conjunto de aes, propostas para encontrar a soluo para um problema, que tm por base procedimentos racionais e sistemticos. A pesquisa pressupe a construo de conhecimento original, resultado da aplicabilidade de exigncias cientifica que devem obedecer aos critrios de coerncia, consistncia, originalidade e objetivao. Para ser qualificada como cientifica, deve preencher os seguintes requisitos (GOLDEMBERG, 1999, p. 106): A existncia de uma pergunta que se deseja responder. A elaborao de um conjunto de passos que permitam chegar resposta; A indicao do grau de confiabilidade na resposta obtida. Do ponto de vista dos procedimentos tcnicos, as pesquisas cientficas podem ser classificadas em: Pesquisa aplicada: objetiva gerar conhecimentos para aplicao prtica, dirigidos soluo de problemas especficos. Pesquisa bibliogrfica: quando elaborada a partir de material j publicado, constitudo principalmente de livros, artigos de peridicos e atualmente com material disponibilizado na Internet. 19 Pesquisa documental: quando elaborada a partir de materiais que no receberam tratamento analtico. Pesquisa experimental: quando se determina um objeto de estudo, selecionam-se as variveis que seriam capazes de influenci-lo, definem-se as formas de controle e de observao dos efeitos que a varivel produz no objeto. Levantamento: quando a pesquisa envolve a interrogao direta das pessoas cujo comportamento se deseja conhecer. Estudo de caso: quando envolve o estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos de maneira que se permita o seu amplo e detalhado conhecimento. As pesquisas podem estar ao mesmo tempo, enquadradas em vrias classificaes, desde que obedea aos requisitos inerentes a cada tipo. A pesquisa realizada quando se tem um problema e no se tm informaes para solucion-lo. Pesquisar significa, de forma bem simples, procurar respostas para indagaes propostas, que so obtidas atravs dos mtodos de pesquisa. O mtodo se desenvolve atravs de instrumentos de coleta de dados, que refletem os objetivos da pesquisa e do objeto a ser investigado. A coleta de dados deve estar relacionada com o problema da pesquisa e tem por finalidade obter elementos para que os objetivos propostos na pesquisa possam ser alcanados. O instrumento de coleta de dados escolhido dever proporcionar uma interao efetiva entre o pesquisador, o informante e a pesquisa que est sendo realizada (GOLDEMBERG, 1999, p. 106). So exemplos de instrumentos de levantamento de dados: Formulrio: uma coleo de questes e anotadas por um entrevistador numa situao face a face com a outra pessoa (o informante). Entrevista: a obteno de informaes de um entrevistado, sobre determinado assunto ou problema. Observao: quando se utilizam os sentidos na obteno de dados de determinados aspectos da realidade. 20 Questionrio: uma srie ordenada de perguntas que devem ser respondidas por escrito pelo informante. Deve ser objetivo e vir acompanhado de instrues. Realizar uma pesquisa com rigor cientfico pressupe a escolha de um tema e a definio de um problema para ser investigado, a partir do qual se elabora um plano de trabalho e, aps sua execuo, um relatrio final apresentado de forma planejada e conclusiva. Pesquisa cientfica , portanto, a realizao concreta de uma investigao planejada e desenvolvida de acordo com as normas consagradas pela metodologia cientfica. A investigao cientfica depende de um conjunto de procedimentos intelectuais e tcnicos para que seus objetivos sejam atingidos: os mtodos cientficos (GIL, 1999, p. 26). Neste sentido, a metodologia cientfica entendida como um conjunto de etapas dispostas ordenadamente para investigar um fenmeno. Mtodo cientfico o conjunto de processos ou operaes mentais que se devem empregar na investigao. a linha de raciocnio adotada no processo de pesquisa (SILVA; MENEZES, 2001). Os parmetros da metodologia cientfica se aplicam s pesquisas desenvolvidas no campo de conhecimento de todas as cincias. Entretanto, no exista um mtodo nico, aplicvel para todo e qualquer tipo de anlise. O que determina qual a metodologia de pesquisa que ser utilizada o tipo de estudo e o objetivo da anlise. No campo da arquivstica, o termo pesquisa envolve questes e problemas relativos natureza, metodologia e finalidade no que se refere busca progressiva de conhecimento na rea. Uma forma de nos aproximarmos deste conceito compreendendo as perspectivas que se apresenta no campo do conhecimento cientfico para a rea. Por pesquisa em arquivstica, pode-se entender a que realizada sobre qualquer tema ou questo que se refere rea de conhecimento (formao profissional, conservao, avaliao, organizao, descrio, acesso, polticas publicas, gesto de documentos, histria dos arquivos) e a que se relaciona diretamente com as prticas vivenciadas pelo arquivista em sua rotina de 21 trabalho, desenvolvida no mbito institucional, abordagem que nos interessa para efeito deste trabalho. Todo trabalho arquivstico deve ser baseado na realidade documental e ela conhecida atravs do levantamento, uma pesquisa aplicada e orientada no sentido de possibilitar uma coleta de dados, fonte necessria para o conhecimento das principais caractersticas da situao.
O levantamento pode ser definido como sendo a pesquisa aplicada, a coleta de todos os elementos casuais necessrios ao conhecimento qualitativo e quantitativo dos fenmenos que desejamos bem conhecer depois de uma anlise da relao de causa e efeito capaz de identificar e caracterizar os aspectos tpicos da situao, possibilitando saber as suas peculiaridades, exigncias, tendncias e, principalmente, os vnculos e interdependncias com a conjuntura em que a organizao ir operar (FARIA, 1984, p.14).
A etapa de levantamento de dados e elaborao do diagnstico so fases preliminares ao planejamento e fundamentam a elaborao de projetos. Como pode ser verificada a literatura arquivstica apresenta apenas os parmetros tericos para esta metodologia e alguns indicativos dos elementos que devem ser observados na realidade dos arquivos.
De posse dos dados coletados o especialista estar em condies de analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo e a fazer seu diagnostico para formular e propor as alteraes e medidas mais indicadas em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. (...) O diagnstico seria, portanto, uma constatao de pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo (PAES, 2002, p. 36-37).
A fase de levantamento de dados o estgio inicial da elaborao de um diagnstico, etapa do processo de montagem de um projeto de arquivo. Esta fase de pesquisa para a coleta de informaes sobre a situao encontrada permite um estudo detalhado dos fatores determinantes daquilo que se pretende equacionar, orientando o processo de tomada de decises. Fornece os parmetros iniciais para o planejamento. O objetivo do levantamento de dados subsidiar uma tomada de deciso que seja vlida para a escolha da melhor soluo para um problema, situao ou fenmeno 22 Deve-se, portanto, conhecer a situao para depois definir onde se pretende chegar e qual a estratgia de como chegar soluo desejada. Trata-se, portanto, de um tipo de investigao cientfica particular que constitui uma ferramenta de trabalho para o arquivista. Uma metodologia de pesquisa que se desenvolve, nos parmetros do rigor cientfico, como tarefa preliminar e necessria s funes arquivsticas de classificao, avaliao, descrio e planejamento da produo documental. Fase de levantamento de dados denominada identificao, que consiste em estudar analiticamente o documento de arquivo e os vnculos que mantm com o rgo que o produziu, seja em fase de produo ou de acumulao. Neste sentido, um trabalho de pesquisa e de crtica sobre a gnese documental. A metodologia versa sobre os estudos institucionais, somados anlise documental, fundamentados na aplicao direta do princpio da provenincia e da ordem original. Este conhecimento sobre o rgo produtor combinado a um processo analtico dos documentos produzidos, a partir do conhecimento das suas caractersticas internas e externas, permite chegar identificao das sries documentais (LPEZ GMEZ, 1998, p. 39). Esta pesquisa pode ser desenvolvida durante todas as fases do ciclo de vida dos documentos, podendo, portanto, incidir sobre o momento de sua produo, para efeito de implantao de programas de gesto de documentos, ou no momento de sua acumulao, para controlar fundos transferidos ou recolhidos aos arquivos. A teoria arquivstica reconhece trs idades para os arquivos - arquivos correntes, arquivos intermedirios e arquivos permanentes pelas quais passam os documentos segundo sua vigncia e uso. Fazem parte de um processo 1 , denominado processo arquivstico, no qual variam os valores dos documentos, o tratamento que recebem e o servio que os documentos oferecem. Este fluxo constitui um sistema arquivstico 2 , que tem por finalidade
1 Processo o movimento que faz para realizar um trabalho, perguntas ou consultas que so feitas para realizar um procedimento (DURANTI, 2005).
2 Sistema de arquivos o conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, publica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas 23 administrar o ciclo de vida dos documentos no mbito de uma rede de arquivos. Nesta dimenso, o conhecimento cientfico produzido sobre o documento de arquivo na fase de identificao, constitui a base sobre a qual deve se fundamentar toda proposta de tratamento tcnico arquivstico 3 . Cabe ao arquivista, a partir do reconhecimento do ciclo de vida dos documentos, identificar em qual destes momentos os documentos se encontram e determinar o tratamento tcnico necessrio. A observao da situao que apresenta o documento de arquivo, especfica da fase do ciclo de vida em que encontra; o registro destas informaes em instrumentos e a anlise destes elementos um processo de pesquisa cientfica, que tem por finalidade conhecer e representar o documento e a realidade em que se encontra. Todo o processo tem inicio nesta fase da identificao, momento do trabalho arquivstico que permite ao pesquisador um dialogo com seu objeto de estudo, interagindo com ele, buscando respostas para os problemas diagnosticados. Nesta dimenso, o trabalho arquivstico reveste-se de cientificidade, contribuindo para a construo de um conhecimento terico que tenha utilidade prtica de aplicao. A arquivstica cientfica nasceu no sculo XIX como uma tcnica emprica voltada para a conservao e guarda dos arquivos, privilegiando os arquivos histricos. Nasceu unida a Diplomtica e Biblioteconomia, de onde se nutriu para sua linguagem inicial e das quais fez emprstimos metodolgicos que marcam suas origens. No momento em que se reconhece que os documentos deveriam ser organizados de acordo com o funcionamento do
respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns (DICIONRIO, 1996, p. 70).
3 O tratamento arquivstico caracteriza-se como um conjunto de operaes e de tarefas que se aplicam aos documentos em cada uma das suas idades e que tem como objetivo sua conservao, sua organizao e faz-los rapidamente acessveis e teis para suas diversas finalidades (DUPL DEL MORAL, s/d). Na arquivstica espanhola definido como um conjunto de operaes realizadas em cada uma das fases que compem o processo de controle intelectual e material dos fundos ao longo de seu ciclo do ciclo vital dos documentos (identificao, avaliao, descrio e difuso) (DICCIONRIO, 1993). No Dicionrio de Terminologia Arquivstica Brasileiro (2005, p. 129), processamento a expresso utilizada para indicar as atividades de identificao, classificao, arranjo, descrio e conservao de arquivos. Tambm referido como tratamento arquivstico ou tratamento tcnico.
24 rgo que os produziram, com quem mantm estreita e indissocivel relao, que a arquivstica encontra sua independncia como disciplina. Assim como outras disciplinas, seu processo de construo terica vem se desenvolvendo atravs da observao e experincia, resultando em sua delimitao conceitual e metodolgica, que a identifica e a distingue de outras cincias afins. Esta disciplina tem por objeto de estudos o documento, dimenso em que mantm um dilogo necessrio com outras cincias. Mas o documento de arquivo diferencia-se, enquanto integrante de conjuntos orgnicos provenientes de um contexto determinado, de outros tipos de conjuntos documentais, tais como as colees. Interessa aos estudos arquivsticos, um todo estruturado, resduo material de relaes estabelecidas no rgo de origem, que devem ser caracterizadas no mbito da estrutura e procedimento que determinou sua produo e acumulao. Antonia Heredia Herrera (1990, p. 29), afirma que a arquivstica cincia dos arquivos, no dos documentos, ainda que estes sejam produtos daqueles. A arquivstica sustenta-se em princpios estveis e em normas e ainda prescinde de ampla generalizao. A teorizao da rea recente, remonta h cerca de pouco mais de um sculo, em alguns pases e menos do que isto no Brasil. Como tal o resultado de um processo acumulativo de experincias e de estudos que foram incorporados ao debate cientifico, configurando-se em seu corpo terico. O conhecimento produzido envolve o desenvolvimento da teoria e metodologia, dos aspectos que regulamentam suas prticas e da formao de profissionais capazes de atuar com eficincia no mercado de trabalho (ROSALES BADA, s/d). Desde os anos 80, verifica-se em vrios pases que existe uma procura pela cientificidade da rea, caracterizada pela busca de seus fundamentos tericos, pautados na reflexo sobre seu objeto e mtodo. A expresso desta teoria arquivstica est registrada na produo de livros, artigos publicados em revistas especializadas e coletneas de estudos. Estados Unidos e Canad so os pases que mais tem investido na pesquisa, embora a Europa no esteja alheia a este processo de produo do conhecimento cientfico.
25 A procedncia dos artigos estrangeiros revela uma possvel influncia de duas correntes distintas de pensamento arquivstico: de um lado a europia (45% dos ttulos); e de outro, a norte-americana (45%). Estados Unidos e Espanha (30% dos ttulos cada um) so as duas maiores fontes de influncia. A relao com outros pases da Amrica Latina , porm, insignificante (10%). A ausncia de literatura francesa parece indicar um descenso na influncia do pensamento arquivstico da Frana entre ns (JARDIM, 1999, p. 104).
Na Espanha, a partir destes anos 80, assiste-se a uma considervel produo de estudos arquivsticos, onde preponderam os aspectos relacionados aos mtodos de trabalho de organizao, classificao e descrio. Entretanto, a preocupao com teorizao da rea se faz sentir nos trabalhos de Antonia Heredia Herrera, Vicenta Corts Alonso, Pedro Lpez Gmez, Olga Gallego, entre outros, referncias fundamentais da arquivstica espanhol. Neste contexto, o nome de Maria Luisa Conde Villaverde, demonstra que uma nova postura tambm comea a afirmar-se em Espanha, entendendo os arquivos de forma global, como sistemas coerentes e como uma realidade inserida no mundo da informao (RIBEIRO, s/d). Dos anos 80 aos 90, perodo marcado pelo pleno desenvolvimento da tecnologia, o tema que ocupou o centro dos debates tericos foi a normalizao. A adoo de procedimentos normalizados, requisito indispensvel para os processos de automao, vem preocupando os tericos da rea. Angelika Menne-Haritz, em comunicao apresentada ao XII Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Montral, em 1992, defende que nesta nova fase em que se encontra a Arquivstica se impor como cincia e que a anlise o mtodo a seguir no trabalho do arquivista (apud RIBEIRO, s/d, p. 15).
A assuno da Arquivstica como cincia, implica, por um lado, a caracterizao e representao do seu objecto, o qual, como vimos, se apresenta multifacetado, ou seja, com diferentes configuraes determinadas pela conjugao dos factores orgnico e funcional e por factores exgenos, como o caso dos arquivos especializados. Por outro lado, exige tambm um dispositivo de investigao adequado ao conhecimento da realidade arquivstica, representada como objecto cognoscvel, isto , um mtodo apropriado. O dispositivo metodolgico deve congregar a possibilidade de quantificao, j que existem aspectos (variveis) do objecto passveis de observao, de 26 experimentao e de medida, e a anlise qualitativa, em que se insere a interpretao/explicitao e a formulao de hipteses/teorias, em suma, a interveno do sujeito na construo do conhecimento arquivstico (RIBEIRO, s/d, p. 15).
Atualmente a rea passa por um momento de profundas transformaes, buscando novas dimenses no campo do seu saber e, segundo Jos Maria Jardim (1999, p. 88), encontra-se em vias de um profundo redimensionamento, num processo reestruturador dos seus espaos, espaos cientficos, tecnolgicos, sociais. Tais espaos, ao contemplarem o binmio, crise / crescimento, so definidos pelo autor como novos espaos de conhecimento arquivstico. Jardim (1999, p. 104-105), analisando a questo da produo do conhecimento cientfico na rea da Arquivologia, defende que a pesquisa a condio para a formao profissional e uma gesto da informao em altos nveis. Como tal, reconhecermos sob que paradigmas e parmetros conceituais atuam algo inerente ao fazer arquivstico. Por isso mais do que relevante discutirmos o que estamos hoje entendendo por Arquivologia em nvel internacional e no Brasil. A nfase que vem sendo colocada nas atividades de pesquisa, com vistas elevao do nvel de qualidade e construo da arquivstica enquanto cincia requer que as tarefas relacionadas investigao, sistematizao e disseminao do conhecimento fundamentem os trabalhos desenvolvidos pelos arquivistas em todo o mundo. A introduo da gesto de documentos nas prticas profissionais um importante elemento que vem contribuir para o incremento da pesquisa na rea. Vem permitir a consolidao de uma metodologia arquivstica para o tratamento documental que passou a considerar o documento desde a gneses at sua eliminao, ou incorporao a um depsito de custdia permanente, passando por todas as operaes relacionadas com seu uso, acesso, custdia fsica e intelectual, difuso e fomento (LPEZ GOMEZ, 1998, p. 38). O arquivista erudito, cuidadoso zelador dos documentos, cedeu lugar a um profissional de atitude aberta anlise, discusso e a crtica. Atitude pautada no rigor cientfico com a final para estudar e tratar o documento de 27 arquivo, revelando a essncia de sua natureza probatria. Isto favorece o continuo desenvolvimento de uma concepo comum de trabalho arquivstico, processo que tem inicio na prpria denominao do documento. Hoje, a natureza dos problemas com os quais o arquivista se defronta diariamente para a realizao dos trabalhos prticos muito complexa. Um dos desafios que se coloca para a rea consiste na formao de um profissional que seja capaz de refletir e tomar decises em contextos que apresentem complexidade no que diz respeito produo de documentos e sua acumulao em arquivos. O arquivista deve ser capaz de analisar criticamente a realidade que se coloca luz de conhecimentos tericos e de atuar com competncia de modo autnomo e conseqente. Nesta perspectiva, deve-se considerar que a pesquisa e o uso do conhecimento tcnico-cientfico so atividades permanentes na carreira do profissional. As necessidades da sociedade, hoje, so mais rpidas e o profissional de arquivos deve ser capaz de respond-las com a mesma agilidade de sua evoluo. As respostas a estas demandas e a maneira como os estudantes de arquivologia aprendem a formul-las dependem do tipo de ensino que oferecido, onde a pesquisa ocupa lugar central na formao do profissional de arquivos. Isto porque se observa hoje que o mercado no procura profissionais que se graduaram h alguns anos atrs e adquiriram experincia de trabalho: eles querem recm formados, sob a suposio de que eles acabaram de aprender os ltimos desenvolvimentos em nvel internacional (DURANTI, s/d, p. 2). O desenvolvimento profissional do arquivista esteve historicamente associado s funes atribudas aos arquivos e ao modelo de ensino que fundamenta sua formao. Jos Ramn Cruz Mundet (s/d) analisando a origem da situao que estabelece uma vinculao orgnica dos arquivos s bases histrico-culturais nas administraes pblicas, afirma que
at o fim do Antigo Regime existia uma concepo integral da funo arquivstica, enquanto que no se distinguiam arquivos para a gesto e arquivos para a histria, seno que se baseavam num continuum temporal e numa legitimidade jurdica- poltica ininterrupta, da qual derivava uma funo arquivstica nica, uma continuidade temporal documental, uma s profisso, se bem que pouco consciente de sua existncia, mas em nveis similares a de outras tantas profisses. 28
A dissoluo do Antigo Regime trouxe como conseqncia uma ruptura entre arquivos para a gesto e arquivos para a histria. Alm disto, o sistema liberal e a sociedade exigiu uma especializao profissional voltada para a documentao histrica, considerada agora como patrimnio da nao, enquanto que os documentos contemporneos ficavam diludos, desestruturados, como ilhas de informao para a gesto em distintas reas de poder. Estas demandas, urgentes e reais, de uma sociedade que buscava um novo conceito de nao apoiado em suas razes histricas, encontraram respostas tangveis na teoria e prtica arquivstica, transformando o arquivista em especialista no tratamento de papis antigos (CRUZ MUNDET, s/d). Nos Estados Unidos, aps o advento da Segunda Guerra Mundial, ocorre uma exploso documental no mbito das administraes pblicas e a conseqente necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais acumuladas em depsitos de arquivos. Inicia-se um processo de mudana, que se fez sentir na arquivstica pelo enunciado de uma nova concepo de arquivo, fundamentada na Teoria das Trs Idades, e a formulao do conceito de gesto de documentos. A prtica americana do record management inspira a aplicao dos princpios de economia e eficcia no campo dos arquivos, segundo o qual a informao deve estar disponvel no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possvel, como ressalta Jos Maria Jardim (1987).
Os managers of the records surgiram por causa da avalanche de papeis que os arquivos histricos sofreram na dcada de 50 do sculo XX. Reconheceu-se a necessidade de um programa permanente que melhorasse a tramitao dos expedientes nas oficinas, sua configurao lgica e descrio normalizada, que facilitassem a classificao, avaliao e descrio quase automtica dos arquivos histricos (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 38).
Posteriormente, esta metodologia passou a ser empregada para melhorar os aspectos administrativos da produo de documentos pblicos, entendendo esta ao como a relao estabelecida entre as reas e as atividades de trabalho de uma organizao, cujo resultado seja o registro desta informao em um suporte: o documento que circula e acumulado no arquivo. 29 A partir da dcada de 80, inicia-se um movimento de interesse dos governos em considerar os arquivos como instrumentos da gesto governamental e da conscincia nacional.
Gerir documentos, em seu sentido mais amplo significa no s racionalizar e controlar a produo documental, garantir o uso e a destinao adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao cidado o acesso pleno s informaes contidas nos documentos, tarefa por excelncia dos arquivos (BRASIL, 1995).
A aplicao dos procedimentos de gesto torna os arquivos colaboradores das administraes, uma atividade permanente que garante o controle da produo, bem como a utilizao e destinao adequada dos documentos, assegurando, assim, a preservao daqueles conjuntos considerados de valor de guarda permanente (BRASIL, 1995). Os arquivos e a profisso de arquivista passam a ser valorizadas no mbito das administraes, sobretudo da esfera publica. Nos anos 80, a administrao publica marcada pelo crescimento da burocracia e pelos avanos da tecnologia aplicados aos processos de trabalho. No mbito dos arquivos se observa a existncia de imensas massas de documentos acumuladas, sem identificao e tratamento adequado, situao que convive, em contraponto, com a introduo da tecnologia, determinante de uma produo documental indiscriminada que demanda planejamento e controle. Este quadro justifica um aumento de sensibilidade com relao aos arquivos, que se observa atravs de elementos de eficcia, eficincia e qualidade na prestao de servios de informao, incorporados a prtica e ao discurso terico da rea, valorizando o direito de acesso a documentos em fase corrente para o atendimento das necessidades dos cidados (RIBEIRO, s/d).
A interveno do arquivista, se antes restrita aos fundos permanentes, passou a ser requerida em todo o ciclo de vida dos documentos, exigindo um modelo de formao profissional voltado para a reflexo critica de seu objeto, como garantia de seu efetivo controle para a prestao de servios de informao a uma sociedade em acelerada evoluo. Entretanto, observa Cruz Mundet (s/d), nos primeiros momentos do ciclo de vida dos documentos, 30 precisamente onde mais necessria a interveno do arquivista, onde ele menos pode atuar: no desenho e controle dos documentos, na reengenharia dos procedimentos, na racionalizao e economia dos meios, na automatizao, na gesto eletrnica dos documentos (...). Nesta perspectiva cabe perguntar, diante destas novas funes atribudas ao arquivista hoje, o que falta para em sua formao que permita uma articulao entre sua capacidade e o desejo arquivstico de atuar profissionalmente? Acreditamos que na interao entre ensino e pesquisa que reside o fundamento necessrio para a construo do perfil do arquivista. Neste sentido a diplomtica se caracteriza como um instrumento imprescindvel para melhor reconhecer, conservar e servir os documentos do arquivo de gesto, intermedirio e histrico. Evidentemente, a anlise das caractersticas formais, internas e externas, imprescindvel quando se pretende melhorar e modernizar, de acordo com os princpios constitucionais, as relaes de uma administrao com os cidados. E tambm, diante da avalanche de documentos que produzem nossas complexas administraes, imprescindvel para identificar, definir e avaliar as sries (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 37). Existe a necessidade de estabelecer dentro dos programas arquivsticos um ou mais projetos de pesquisa que lidem com os desafios contemporneos, e envolva os estudantes profundamente no desenvolvimento de um novo conhecimento terico e/ou metodolgico, afirma DURANTI (s/d, p. 3). O objetivo que o aluno assimile o mecanismo de produo do conhecimento cientfico e o papel da metodologia como instrumento de enriquecimento da prtica arquivstica, mediante a aplicao dos princpios tericos. absolutamente vital que a educao arquivstica continue a focar a teoria como o principal ponto de referncia para entender e controlar novos e crescentes complexos de documentos, mas tal teoria est se desenvolvendo rapidamente como um resultado da pesquisa que tenta encontrar os desafios apresentados pela tecnologia da informao, e assim tambm so os mtodos, que mudam conforme a necessidade (DURANTI, s/d, p. 2). 31 A implantao de programas de gesto documental exige do arquivista, um perfil diferente do que lhe foi conferido historicamente. Hoje, as necessidades da sociedade so mais rpidas e o arquivista deve ser capaz de respond-las com a mesma agilidade de sua evoluo. As respostas a estas demandas e a maneira como os estudantes de arquivologia aprendem a formul-las dependem do tipo de ensino que oferecido, e neste contexto a pesquisa ocupa um lugar central na formao profissional do arquivista. Atravs da pesquisa possvel formar um profissional com competncia para compreender a essncia do documento e deliberar com autonomia e segurana sobre suas prticas, tornando-as objetivas; aperfeioar os instrumentos metodolgicos e introduzir inovaes necessrias, prprias do ambiente cientfico.
Num quadro de profundas transformaes, arquivista deve ser formado sobre o paradigma de aprender a aprender. Aprender a fazer no mais suficiente para o arquivista da era da informao. Como tal, no pode ser apenas um reprodutor de conhecimento, mas um produtor de conhecimento (JARDIM, 1999, p. 95).
Significa dizer que o arquivista para atuar profissionalmente precisa conhecer os documentos, o rgo que os produziram e, sobretudo, as estreitas relaes estabelecidas entre eles.
O arquivista um investigador por ofcio, mas no um investigador de qualquer assunto. pesquisador das instituies cujos documentos se encontram sob sua custdia e que deve organizar e descrever mediante uma metodologia arquivstica, que apresentando bases cientficas, lhe permite pisar em terreno firme e seguro (LPEZ GOMEZ, 1998, p. 39).
No mbito do ensino, isto permite uma aproximao entre teoria e prtica, colocando o profissional em contato com programas concretos de trabalho que lhes possibilita dispor de critrios para reconhecer e tratar os documentos de arquivo. Desenvolve sua capacidade de anlise e sntese, utilizando esta ferramenta como referencial para suas prticas profissionais, refletindo sobre a gnese do documento de arquivo, em qualquer contexto ou 32 situao arquivstica que se encontre, a fim de propor o tratamento tcnico adequado. Esse processo contribui decisivamente para a formao de arquivistas cujo perfil compreende o desenvolvimento de habilidades necessrias busca do conhecimento terico, utilizando-o adequadamente para a soluo dos problemas que se apresentem em seu fazer dirio, e elaborao de novos conhecimentos. A atitude cientfica deve ser eminentemente critica, um dos pressupostos bsicos para o ensino arquivstico. Essa atitude cientfica pode concretizar-se, por exemplo, quando se realiza a identificao. A identificao arquivstica uma ferramenta metodolgica que se fundamenta em anlise decorrente de diagnstico elaborado sobre o documento de arquivo e seu rgo produtor, com a finalidade de propor solues para o problema apresentado. Este tipo de pesquisa aplicada ao ensino do fazer arquivstico permite que o estudante aprenda a investigar sobre a gnese documental, revelando os elementos que caracterizam os documentos e registrando estas informaes em instrumentos especficos, como condio e fundamento para o desenvolvimento das funes arquivsticas de planejamento da produo, avaliao, classificao e descrio. Neste contexto, a diplomtica passou a ser valorizada e aplicada anlise de documentos organicamente acumulados em arquivo, dando suporte para as discusses sobre a construo cientfica da arquivstica.
Os princpios, conceitos e mtodos da diplomtica so universalmente vlidos e podem oferecer sistemas e objetividade ao estudo arquivstico das formas dos documentos, isto , uma maior qualidade cientfica (DURANTI, 1995, p. 3).
No contexto da identificao, a etapa da identificao de tipologias documentais encontra na abordagem da diplomtica contempornea seus fundamentos tericos e metodolgicos, demonstrando a efetiva contribuio desta disciplina para a construo terica da arquivstica e para o ensino da arquivologia, permitindo que o arquivista se revele um produtor de conhecimento cientfico. 33 As tipologias, entretanto, no so reconhecveis se no se conhecer o funcionamento da entidade produtora dos arquivos o que possibilitar o estabelecimento do vnculo arquivstico - e se no se conhecer os elementos externos, internos e a estrutura dos documentos que os compem.
1.2 Documento de arquivo: vnculo e estrutura
Por definio, segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica de So Paulo, documento, a unidade constituda pela informao e seu suporte e o documento de arquivo, aquele que independente de sua natureza ou suporte fsico so reunidos por acumulao natural, por pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas o privadas, no exerccio de suas atividades, caracterizando o conjunto de documentos acumulado pelo arquivo (DICIONRIO, 1986, p. 28; 5). Os arquivos conservam registros de aes e de fatos como prova da gesto que os produziram, dos quais so produtos naturais. Isto indica que a origem do arquivo obedece a imperativos de ordem prtica, corresponde necessidade de constituir e conservar registros das aes e de fatos, a ttulo de prova e de informao (CAMARGO; MACHADO, 2000). Etimologicamente o termo documento provm do latim documentum, derivado do verbo docere, que significa ensinar, instruir, significado que evoluiu at o de prova, como utilizado no vocabulrio legislativo, como informam Cruz Mundet e Mikelarena Pea (1998, p. 171). Do ponto de vista do direito, a prova expressa uma relao entre o fato a ser provado e o fato que prova, que registrada no documento. Esta perspectiva compartilhada tambm pela diplomtica e pela arquivstica ao se referir ao documento. (DURANTI, 1997). Para a diplomtica, concebida com a finalidade de provar atravs dos documentos a existncia de direitos patrimoniais da igreja, um documento a prova mais conclusiva de um fato jurdico quando esse se d (documento dispositivo), ou quando constitui prova requerida de um fato (um documento probatrio). A fora probatria do documento se revela a partir de elementos 34 que o configuram, aspecto tratado pela diplomtica clssica para o documento medieval, mas que permite sua aplicabilidade compreenso da gnese do documento produzido hoje, como resultado de procedimentos, como destaca Paola Carucci (1987, p. 28). So eles: o fato que deve tratar-se de um testemunho escrito; a natureza jurdica do ato contido no documento e a forma da redao que confere ao documento determinados requisitos. O arquivo se forma por um processo de acumulao natural, o que significa dizer que tem o atributo especial de ser um conjunto orgnico e estruturado, onde seu contedo e significado s podem ser compreendidos na medida em que se possa ligar o documento ao seu contexto mais amplo de produo, s suas origens funcionais. O conjunto orgnico porque refletindo o procedimento administrativo que lhe d origem, como parte integrante do processo, revela que os documentos esto relacionados entre si. (RODRIGUES, 2003). A organicidade uma qualidade, segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, as funes e as atividades da entidade acumuladora em suas relaes internas e externas (DICIONRIO, 1996, p. 57). Produzidos no decorrer de aes administrativas e conservados a ttulo de prova, os documentos so capazes de refletir, como um espelho fiel, o prprio curso dos atos que lhes deram origem. Atos e registros so elementos inseparveis (CAMARGO, 1998).
O documento de arquivo produzido de forma involuntria, criado no decurso de uma atividade. o resduo material da ao que lhe d origem. a prpria ao autodocumentada, como define Angelika Menne-Haritz (1998). Uma ao qualquer exerccio de vontade que objetiva criar, mudar, manter ou extinguir situaes, e constitui o ncleo do documento, ressalta Heather Mac Neil (2000, p. 93). Desta caracterstica essencial, inerente a sua gnese, decorre sua natureza probatria.
Se analisarmos cuidadosamente um documento arquivstico escrito, descobrimos que a muito mais nele do que um suporte, uma forma e um contedo. A circunstncia do escrito implica tanto a presena de um fato e uma vontade de manifest-lo, 35 como a vontade de dar origem ao ato 4 . Tambm indica um propsito (...). Por isso quando um documento criticamente analisado, a diplomtica estuda: o fato e a vontade que o origina, enquanto se relacionam ao propsito e a conseqncia; o desenvolvimento de seu processo gentico e o carter de sua forma fsica e intelectual (DURANTI, 1995, p. 19).
Para a arquivstica, o estatuto probatrio do documento de arquivo reside na relao estabelecida com o seu produtor, depende desta natureza contextual, como afirma Ana Maria Camargo (2003, p. 12). A contextualizao deve ser compreendida no apenas na dimenso da busca por uma genealogia do documento, estabelecendo um padro de relaes de parentesco entre eles, a partir de estruturas organizacionais e/ou funes. Esta caracterstica, prpria do documento de arquivo, que o distingue de todos os demais documentos, reside no vinculo natural e necessrio que mantm a titulo de prova, com o produtor/acumulador (CAMARGO, 2000, p. 5).
Documento de arquivo so testemunhos inequvocos da vida das instituies. Esto registradas nos arquivos as informaes sobre o estabelecimento, a competncia, as atribuies, as funes, as operaes e as atuaes levadas a efeito, por uma entidade pblica ou privada, no decorrer - e decorreram - as relaes administrativas, polticas e sociais por ela mantidas, tanto no mbito interno como no externo, sejam com outras entidades de seu mesmo nvel, ou com as que lhe so, hierarquicamente, superiores ou inferiores (BELLOTTO, 2007, p. 197).
Esta capacidade de provar o fato que lhe d origem resultado da especial relao que o documento tem com o rgo que o produz, o vinculo que se revela no contedo pela atividade registrada, que constitui o ncleo de sua identidade. O conceito de vnculo arquivstico, suficientemente discutido por Luciana Duranti (1997), refere-se a rede de relaes que cada documento tem com os documentos pertencentes a um mesmo conjunto 5 ", a relao que liga cada documento ao anterior ou posterior e a todos aqueles que participam da mesma atividade. (MACNEIL, 2000, p. 94). Surge no momento em que um
4 Luciana Duranti (2005) esclarece que um fato um acontecimento que no precisa do desejo para ocorrer (ex. terremoto), enquanto o ato sim precisa da determinao para que ocorra. Todo ato fato, mas nem todo fato ato. A ao originada pelo desejo de realiz-la.
36 documento se liga a outro no desenvolvimento de uma ao e aumenta, at que o conjunto do qual o documento pertence no seja mais objeto de expanso, ou seja, at que a atividade que produza tal conjunto esteja completa. Expressa o prprio desenvolvimento da atividade da qual o documento participa, e no o ato que o documento personifica, porque contm nele mesmo a direo da relao causa-efeito, explica Duranti (1997, grifo da autora). O vnculo arquivstico uma parte essencial do documento e principal componente identificador do documento, que tornam documentos idnticos em distintos, depois que o adquire. Esta relao que se manifesta no contedo do documento, que o transforma em documento de arquivo, salienta Duranti (1997) pode ser revelada na ordem fsica dos documentos, estabelecida pelo procedimento; em anotaes feitas no mesmo; no cdigo de classificao e tambm pelo nmero de protocolo, desde que ele reflita as relaes entre todos os documentos que entraram e saram da agencia. (MACNEIL, 2000, p. 94). Esta uma premissa fundamental para compreender o documento contemporneo que um fragmento de uma ao. O documento de hoje, elaborado no contexto de um processo documental, que a srie de fases em que sucessiva e ordenadamente se desenvolve a confeco de um documento (TAMAYO, 1996, p. 61). A identidade 6 pode ser definida como o conjunto das caractersticas que so prprias do documento de arquivo, que lhe confere a qualidade de nico 7 , distinto de outros. Atravs da identidade e da integridade, obtm-se a autenticidade, um atributo que diz respeito ao documento em si, ao documento como documento, uma responsabilidade atribuda ao gestor do documento e que deve ser protegida pelo controle do arquivamento. Integridade significa que o documento est intacto, a totalidade e a solidez de um documento. Um documento tem integridade se est intacto e incorrupto. A integridade
6 Segundo Luciana Duranti (2005), nos documentos tradicionais a identidade esta na face dos mesmos, onde estes elementos so identificados. Nos documentos eletrnicos, estas caractersticas no aparecem na imagem do documento, pois esto configuradas nos metadados (informao oral).
7 Os atributos que o documento deve ter para ser qualificado de nico so: nmero de registro, data, autor, destinatrio, assunto / ao, cdigo de classificao, forma (formulrio espcie), suporte (DURANTI, 1995, p.10). 37 garantida pela estabilidade da substncia, se no for alterada sua identidade. (DURANTI, 1995, p. 10). na anlise destas caractersticas peculiares que possuem o documento de arquivo, na sua natureza intrnseca de prova documental, que reside razo de sua produo e a justificativa de sua utilizao, pois sendo a transao petrificada ou congelada e preservada (...) torna possvel o retorno a elas posteriormente (MENNE-HARITZ, 1998). A identidade do documento de arquivo se mostra atravs dos elementos que o integram: sua estrutura e substncia. Esto representadas atravs de regras, que contm elementos intrnsecos e extrnsecos. Estes caracteres so estudados do ponto de vista da diplomtica e tambm da arquivstica, por autores como Luciana Duranti, Schellenberg e Vicenta Corts Alonso, entre outros. A estrutura do documento est relacionada com sua aparncia externa, enquanto a substncia refere-se ao seu contedo, elementos necessrios para que o documento possa cumprir seus objetivos. Um documento no existe enquanto seus componentes no estiverem juntos, e seu contedo no estiver articulado em uma forma fixa (MACNEIL, 2000, p. 92).
Os elementos externos, extrnsecos, fsicos, de estrutura ou formais tm a ver com a estrutura fsica e com a forma de apresentao do documento. De outro lado, os elementos internos, intrnsecos, substantivos ou de substancia tm a ver com o contedo substantivo do documento, seu assunto propriamente dito, assim como com a natureza de sua provenincia e funo (BELLOTTO, 2004, p. 54).
Para Luciana Duranti (1997), todo documento pode ser analisado, entendido e avaliado em termos de um sistema de elementos formais que so universais em sua aplicao e descontextualizao na natureza. O documento de arquivo, para Duranti (2005), apesar do seu contedo, apesar do seu contexto administrativo, contm os mesmos componentes fundamental: ao; autor (produtor), escritor (responsvel pela circulao) e destinatrio (para quem enviado), que so as pessoas; procedimentos e forma (estrutura). A ao para ser manifestada tem que recair sobre algum. Deve haver, portanto, um destinatrio. A forma (estrutura) deve reunir as aes, pessoas e procedimentos. 38 Esta estrutura formal, de acordo com a qual so formulados os documentos, formada por trs partes: protocolo, texto e protocolo final, as quais se subdividem e onde se encontram frmulas e elementos constantes. (CARUCCI, 1994, p. 68). Existe uma seqncia lgica destes elementos, agrupados nas referidas partes que integram a estrutura fsica do documento, mas nem sempre aparecem todos os elementos. Estas partes, ou sees como as denominam Luciana Duranti (2005) devem ser vistas como caixas, quando no apresentam os elementos, porque esta vazia. Os documentos se distinguem uns dos outros pelos elementos, ou caracteres, que se referem sua estrutura fsica, os caracteres externos, e os que se referem essncia do escrito, que so chamados caracteres internos. Para Paola Carucci, (1994, p. 68), os caracteres intrnsecos, relevantes do ponto de vista jurdico, podem ser divididos em trs grupos: 1. O primeiro compreende elementos que caracterizam o documento no momento da sua formao: autor, destinatrio, texto, subscrio e data. No texto, podemos encontrar a premissa que compreende prembulo, motivaes e narrao e o dispositivo. 2. O segundo grupo compreende elementos eventuais que so adicionados ao documento em uma fase posterior sua redao, por parte de oficinas distintas da responsvel pelo ato: envio e outras anotaes. 3. O terceiro grupo compreende elementos inerentes ao funcionamento do registro e do arquivo, que so identificados em cada documento e o integra na srie correspondente: classificao, registro e assinatura. Luciana Duranti (2005) detalha os elementos intrnsecos, ressaltando sua importncia para a identificao da ao na qual participa o documento participa no seu contexto de produo. Divide em trs grupos de elementos, denominados sees do documento, os quais apresentam as respectivas subdivises: 1. Protocolo: pessoas relacionadas ao contedo. Titulao (nome, endereo e titulo; autor do documento ou pessoa jurdica para quem o autor trabalha). Ttulo (nome do documento). Data (tpica e cronolgica). 39 Autor (subscrio: nome do autor no alto do documento; aparece na primeira pessoa, ex. Eu... certifico que). Inscrio (nome do destinatrio: pode ser nominal, com endereo ou pode ser geral, a quem interessar possa). A inscrio aparece sempre em documentos dispositivos, nunca probatrios. Saudao (ex. querido amigo). Assunto Apreciao (nos documentos novos pode estar em qualquer lugar do documento). Estes dois ltimos costumam aparecer no protocolo. 2. Texto: a parte central (identificao da ao). Prembulo (declarao de princpios, formalidades, varia no tempo e de acordo com a especificidade das culturas). Exposio (justificativa). Notificao (ex. todos sabem que...). Dispositivo ( a ao, razo de ser do documento, precedida de um advrbio). (grifo nosso). Clusulas (acompanham o dispositivo, advertncias). Corroborao (encontrado ou na clusula do texto ou no incio do escatocolo). a descrio dos meios utilizados para validar o documento. Apreciao (pode aparecer mais de uma vez no documento). Saudao Clusula complementar Atestao (validao do documento, nome do autor ou do escritor que pode ser constituda por uma subscrio; meno do nome, no sempre assinatura). 3. Escatocolo (partes relativas validao).
Os elementos extrnsecos podem ser examinados sem leitura do contedo. Devem ser avaliados no original, pois na cpia h perdas de muitos elementos. So eles, para a autora: 40 Suporte (colabora para atestar a autenticidade, ex. cores na borda, como era dobrado o pergaminho, marcas dgua, tamanho, elementos importantes no passado). Texto (paleogrfico: importante para compreender o ambiente cultural onde foi produzido o documento). Linguagem (frmulas estabelecidas de acordo com regras de ditame. ex. expresses, alguns tipos de saudaes). Cada profisso tem suas formulas de linguagem. No se trata de anlise lingstica, mas de observao de expresses padronizadas, cuja redao obedece a frmulas especficas (DURANTI, 2005). Sinais especiais (smbolos que identificam os documentos, ex. selos; carimbos, que indicam o produtor).
No campo da arquivstica, Schellenberg (1980, p. 230-233) definiu os caracteres a serem identificados nos documentos para efeitos de descrio, elementos que se referem tanto estrutura fsica (caracteres externos), como ao contedo substantivo (caracteres internos), dos documentos de arquivo. Com relao estrutura, ou natureza fsica dos documentos, os atributos so: Classe e tipo (espcie e tipo) Composio (unidade de arquivamento: pasta, livro, etc.) Quantidade (volume) Forma (tradio documental: original ou cpia) Os que se referem substncia, ou contedo dos documentos, so: Unidades da organizao: provenincia (quem?). Origens funcionais (como?). Funo: atos executados por entidade coletiva ou pessoa no desempenho de um projeto ou objetivo. Atividade: classe de aes praticadas no exerccio de uma funo determinada. Ato: operaes especficas. As atividades e operaes particulares se refletem nos documentos. Lugar e data da produo (quando e onde?). Assunto (tempo, pessoas, lugares, coisas, naturais, fenmenos). 41
Estrutura Substncia Classe e tipo Provenincia Composio Origens Funcionais Quantidade Lugar e data da produo Forma Assuntos
Vicenta Corts Alonso (1986a, p. 31), tomando por referencia a proposta de Schellenberg (1980), relaciona melhor os caracteres externos estrutura e os caracteres internos a substancia do documento, elementos que o define e os distinguem dos outros. O primeiro dos caracteres externos o da classe e do tipo, o segundo o formato (livro ou documento), o terceiro a quantidade (nmero de unidades, metros lineares ou cbicos) e o quarto a forma (originais ou cpias). Os caracteres internos se referem entidade produtora (provenincia), s origens funcionais (funo, atividade, operaes), data (data e lugar de produo) e ao contedo substantivo (assunto: tempo, pessoas, lugares, coisas, acontecimentos).
Caracteres Externos (estrutura) Caracteres Internos (substncia) Classe e tipo documental Entidade produtora Formato Origem funcional Volumes Data tpica e cronolgica Forma Contedo substantivo
Cruz Mundet e Mikelarena Pea (1998, p. 174-175) explicam os elementos que integram o esquema: I. Caracteres Externos Classe 8 : est determinada pelo procedimento empregado para transmitir a informao (textuais, iconogrficos, sonoros, audiovisuais, eletrnicos ou informticos).
8 No Brasil denominado gnero, configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo (audiovisual, fonogrfica, iconogrfica, multimeios, textual) (DICIONRIO, 1996, p. 41).
42 Tipo: uma caracterstica que vai alm do meramente fsico ou externo, pois revela tanto o contedo como sua estruturao no documento, e deriva da ao representada. Formato: est em funo da forma e do suporte de como se renem os documentos. Quantidade: refere-se ao nmero de unidades e ao espao que ocupam os documentos. Forma: mais conhecida como o termo diplomtico de tradio documental, consiste na ingenuidade, quer dizer, a condio de original ou cpia e suas diferentes variantes. II. Caracteres Internos Entidade produtora: quer dizer, o autor do documento, que pode ser uma pessoa fsica ou moral, pblica ou privada. Origens funcionais: as razes pelas quais os documentos foram produzidos, levando em conta, e nesta ordem, a funo, a atividade e o trmite pelos quais foi realizado. Data e o lugar de produo: tambm denominada datao crnica e tpica do documento, que o situa no tempo e no espao. Contedo substantivo: o assunto ou tema do qual trata o documento, ou seja, os fins e objetivos perseguidos com a sua redao.
Heloisa Bellotto (1988, p. 67) analisando o quadro dos caracteres internos e externos proposto por Schellenberg para identificao de documentos no mbito do arquivo permanentes, insiste que pode ser utilizado no s para efeitos de descrio (como o fez o autor), mas para documentos de primeira idade. As razes so didticas, enfatiza a autora, pois
Quer-se evidenciar que estrutura e substncia so fatores fundamentais a ser analisado, qualquer que seja a idade, a situao, a classe e a espcie do material de arquivo. Se so evidncias a serem levadas em conta na primeira idade, tambm o sero nas seguintes. As metamorfoses quanto aos documentos s se do sob o ngulo do uso e no no das caractersticas externas e internas (Idem, 1988, p. 67).
43 Schellenberg (1980, p. 76), chama a ateno para o fato de que os documentos de arquivo se revelam significativos em relao atividade e s secundariamente quanto ao assunto. Os documentos so as provas primordiais para as suposies ou concluses relativas a essas atividades e s situaes que elas contriburam para criar, eliminar, manter ou modificar. A partir desta prova, as intenes, aes, transaes e fatos podem ser comparados, analisados e avaliados, ressalta Luciana Duranti (1995, p. 2). O documento s de arquivo se os vnculos de provenincia e organicidade se preservarem autnticos em seu contedo. Esta estreita relao que mantm com o contexto onde foi produzido, se traduz nos elementos externos e internos que o caracterizam. Ser preciso identificar estes elementos que revelaro o perfil do documento, ou melhor, o perfil dos conjuntos documentais. Estrutura e substncia, no so assuntos (...), enfatiza Heloisa Bellotto (1988, p. 68, grifo nosso). Se estas premissas foram inicialmente norteadoras dos parmetros da descrio nos arquivos permanentes, ser igualmente a base de uma forte discusso em torno da necessidade de pesquisar as caractersticas do documento de arquivo para a realizao das demais tarefas arquivsticas. Este conjunto de informaes encontradas no documento de arquivo, que refletem o contexto onde foram produzidos, o somatrio dos elementos componentes da estrutura fsica e do contedo (substancia) e permite a definio das sries documentais, o objeto do arquivstica. A srie, unidade intermediria entre a pea documental e o seu conjunto orgnico maior, considerada como a seqncia de documentos da mesma tipologia e/ou da mesma funo. Revela significativos elementos substantivos que sustentam o conceito de documento de arquivo, pois na identificao de tais elementos se ressaltam as funes, atividade e operaes levadas a cabo por uma instituio para cumprir a competncia com a qual foi criada e que justifica sua existncia (BELLOTTO, 1988, p. 69-70). Isto remete ao prprio conceito de documento de arquivo e a necessidade de um parmetro cientfico para identific-lo, em qualquer situao que se apresente ao longo do ciclo vital. Por esta razo no podem ser reconhecidos pelo assunto, mas pela ao que determinou sua produo 44 em determinado contexto. O tipo documental, denominao dada ao documento de arquivo, sintetiza esta perspectiva. Os tipos documentais se distinguem tambm pelos caracteres externos e internos que apresentam, os quais dependem da atividade que determinou sua produo. Tipo um termo que significa modelo, referncia. No campo da arquivstica seu uso vem sendo aplicado para designar o modelo de documento de arquivo, criado como resultado do exerccio de uma atividade, o tipo documental. O termo aparece na literatura em 1961, utilizado por Schellenberg para referir-se ao primeiro dos caracteres fsicos que deve ser levado em conta na descrio dos documentos. Na Espanha, Vicenta Corts Alonso ao usar o termo tipologia documental para designar o conjunto dos documentos de arquivo, iniciou uma tradio em torno do assunto. A partir dos trabalhos de Vicenta Corts, o conceito passa a ser utilizado por Aurlio Tanodi e Manuel Vzquez, na Argentina; Grupo de Arquivistas Municipais de Madri e Antonia Heredia Herrera, na Espanha e por Helosa Bellotto, no Brasil, entre outros. Entretanto, na literatura, so mais numerosas as publicaes sobre os resultados de sua aplicabilidade nos arquivos, do que os aspectos tericos que envolvem a formulao do conceito e do mtodo. A finalidade deste estudo de tipologia documental fixar os modelos de unidades documentais, dando-lhes nome prprio e a partir deles, poder conhecer s unidades documentais semelhantes, permitindo ainda reconhecer e formar as respectivas sries documentais de qualquer fundo e represent-las, no momento da descrio, com o nome no plural do tipo das unidades documentais correspondentes. Este nome no pode subjetivo, exige consenso e para isto so necessrios os conhecimentos de diplomtica e dos procedimentos administrativos 9 (HEREDIA HERRERA, 2006).
A anlise das caractersticas formais e substanciais dos documentos indispensvel para identificar as sries, para reconduzir documentos singulares aos arquivos de origem, para entender em quais relaes se encontram os documentos
9 No sculo XIX, ocorre uma importante transformao no que tange ao processo documental com a introduo do procedimento administrativo, cujo resultado documental o processo, uma pea documental composta, que na arquivstica espanhola denominado expediente. (Cf. HEREDIA HERRERA, 2006). Procedimentos so os passos, as etapas para realizar as atividades.
45 referentes a um mesmo procedimento conservados em sries distintas. A anlise diplomtica do documento contemporneo tem tambm, quando comparado ao documento mais antigo, o objetivo de contribuir para a histria da administrao (CARUCCI, 1987, p. 30).
A identificao do tipo documental, processo que se realiza com base no reconhecimento dos elementos internos e externos do documento, a base para a definio das sries documentais e, portanto, do desenvolvimento de tarefas arquivsticas. Este termo, cujo uso prprio da diplomtica, est muito presente na arquivstica espanhola bastante ligada em suas razes a esta cincia. O estudo do termo e do conceito tipo, referido aos documentos nos remete necessariamente diplomtica, destaca Antonia Heredia Hererra (2006). Na arquivstica brasileira, o termo tipo documental vem sendo tambm utilizado por um segmento de profissionais que atuam na rea, assinalando a influncia recebida da arquivstica espanhola, embora prescinda de consenso sobre o conceito e a metodologia de sua aplicao. Na Espanha, segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado pela Direo de Arquivos Estatais, o tipo documental definido como a unidade documental produzida por um organismo no desenvolvimento de uma competncia concreta, regulada por uma norma de procedimento e cujo formato, contedo informativo e suporte so homogneos (por exemplo, o expediente pessoal) e a srie documental como um conjunto de documentos produzidos por um sujeito, no desenvolvimento de uma mesma atividade administrativa e regulamentado pela mesma norma jurdica e/ou procedimento (DICCIONARIO, 1993, p. 52; 49). Antonia Heredia Herrera (2006) em recente artigo compara as definies de tipo documental apresentados por autores nas respectivas tradies arquivsticas que representam no cenrio internacional, o que j havia sido anteriormente efetuado por Manuel Vzquez (1987) na escassa literatura produzida sobre o tema no perodo. Neste trabalho de Antonia Heredia, onde analisada uma ampla literatura, fica evidente que a Espanha um dos pases que mais tem contribudo com a reflexo terica sobre o tema da tipologia documental. Os arquivistas espanhis demonstram uma permanente preocupao com a normalizao, a fim de generalizar a aplicabilidade do mtodo de identificao de tipos documentais nos arquivos, mas ainda se 46 observa divergncias conceituais entre os autores no que se refere ao conceito e conseqentemente, ao mtodo usado para aplic-lo. Estas diferenas de conceitos sobre tipo e srie documental tambm podem ser verificadas na arquivstica brasileira, o que se ressalta na anlise preliminar das definies constantes dos dicionrios de terminologia arquivstica que servem de referncia para as prticas realizadas no pas. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado pela Associao de Arquivstas Brasileiros, Ncleo de So Paulo (1996, p. 34; 74), define espcie documental, como a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas e tipo documental como a configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Para o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, publicado pelo Arquivo Nacional (2005, p. 153; 77), tipo documental diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero, decretos-leis, decretos legislativos, daguerretipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras, enquanto a espcie documental definida como, a diviso de gnero documental que rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de estruturao da informao. So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia, memorando, ofcio, planta, relatrio. Entretanto, na arquivstica brasileira h certa concordncia no que se refere ao conceito de srie documental, embora seja importante a discusso sobre o principal elemento usado para caracteriz-la. Esta definida nos referidos dicionrios como uma seqncia de unidades de um mesmo tipo documental (DICIONRIO, 1996, p. 69) ou como uma subdiviso do quadro de arranjo, que corresponde a uma seqncia de documentos relativos mesma funo, atividade, tipo documental ou assunto (DICIONRIO, 2005, p. 142). Destas diferenas conceituais observadas decorrem os problemas de denominao dos documentos de arquivo e, conseqentemente, da definio das sries documentais, comprometendo a desejada padronizao dos 47 processos de identificao para a realizao das tarefas arquivsticas. Este parmetro que permite ao arquivista chegar essncia do documento, para defini-lo como prprio de arquivo e, portanto, planejar adequadamente seu tratamento documental, proposto de forma complementar pela diplomtica e tipologia documental (ou diplomtica contempornea), como ser tratado a seguir.
48 Captulo 2 A identificao no contexto arquivstico
2.1 O termo e o conceito
A introduo da gesto documental no campo da arquivstica, especificamente da avaliao, trouxe consigo a necessidade da formulao de metodologias para resolver os problemas observados nos arquivos. Neste ambiente surge o termo identificao, utilizado para designar as tarefas de pesquisas realizadas para resolver o problema posto. Grupos de trabalho se formaram em pases ibero-americanos, a fim de propor solues para os arquivos, de forma coordenada, marcando o desenvolvimento da histria dos arquivos e o incio de uma tradio arquivstica . Entre eles esto Espanha, Portugal, Brasil e Mxico, os quais com longa tradio administrativa e prtica diria no haviam se preocupado com a transferncia sistemtica de seus fundos documentais (CARMONA MENDO, 2004, p. 41). Muitas inovaes nos mtodos de trabalho arquivstico apareceram no perodo como resultado das experincias desenvolvidas. Os processos de identificao, seu objeto e metodologia foram alvo de debates em reunies profissionais e mereceram a ateno de pesquisadores da rea, por praticamente uma dcada. As experincias realizadas no mbito de sistemas de arquivos na Espanha geraram estudos tericos e aplicaes prticas que acabaram destacando o pas no panorama arquivstico internacional. Na Espanha, as discusses sobre a normalizao dos processos de identificao de documentos de arquivo, para o controle da acumulao ou planejamento da gesto, abriram perspectivas que influenciaram a arquivstica ibero-americana e, neste contexto, a do Brasil. Pedro Lpez Gmez (1998) relata as experincias e resultados obtidos na aplicabilidade desta metodologia, contextualizando historicamente e referenciando os modelos de identificao que conduziram a construo do conceito e a disseminao desta prtica na Espanha. 49 Merecem destaque os trabalhos desenvolvidos pela Direo de Arquivos Estatais do Ministrio de Cultura da Espanha, onde se formou os Grupos de Trabalho de Administrao Institucional de Servios Scio-Profissionais (antiga Organizao Sindical), Justia, Governos Civis, Fazenda e o Grupo de Arquivos Administrativos, este ltimo sob a coordenao de Maria Luisa Conde Villaverde 10 . O objetivo destes trabalhos era identificar e avaliar documentos acumulados a partir de 1958, pela Administrao Geral do Estado Espanhol, depositados no Arquivo Geral da Administrao, em Alcal Henares. Os resultados destas experincias foram apresentados nas Primeiras Jornadas de Metodologia para a Identificao e Avaliao de Fundos Documentais das Administraes Pblicas 11 , realizadas em Madri, em 1991, evento que consagrou a utilizao do termo e do conceito de identificao. A partir destas jornadas a metodologia da identificao passou a exercer grande influncia na arquivstica espanhola em geral. No mbito da Direo Geral dos Arquivos Estatais da Espanha foi criado um grupo de trabalho 12 com os objetivos de: Definir e consolidar uma metodologia para tratamento de fundos contemporneos, referindo-se a prpria tradio histrica, poltico- administrativa e arquivstica e, em conseqncia, desfazendo-se de todo tipo de influncias mais ou menos diretas de modelos procedentes de tradies radicalmente distintas. Posicionar estes princpios metodolgicos no lugar adequado dentro do marco da teoria arquivstica. Entretanto, relata Maria Luisa Conde Villaverde (1992, p.15), era preciso ter uma base emprica suficientemente ampla que permitisse a definio destes princpios tericos. Tal resultado implicava contrastar as experincias espanholas com as de outros pases de tradio semelhante. Assim surgiu o Grupo Ibero-Americano de Gesto de Documentos Administrativos, do qual
10 Cf. La Torre Merino; Martin-Palomino y Benito (2000, p. 11) e Carmona Mendo (2004, p. 41).
11 Cf. Actas de las Primeras Jornadas sobre Metodologa para la Identificacin y Valoracin de Fondos Documentales de las Administraciones Publicas, 1991. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992.
12 O grupo era composto por Enrique Borruel lpez, Ana Lavia Rodriguez e Maria Luisa Conde Villaverde (CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 15). 50 participavam Espanha, Portugal, Brasil e Mxico. Seu objetivo era definir e estabelecer um modelo de tratamento de fundos, perfeitamente diferenciado do ingls e do francs, que at o momento eram os nicos identificados no contexto internacional e os que determinavam o planejamento e objetivos do Comit de Arquivos Administrativos do CIA. As atividades do grupo passaram a ser realizada na dupla vertente espanhola e ibero-americana, atendendo os seguintes aspectos: Anlise da realidade administrativa e arquivstica para distinguir as caractersticas que lhes so prprias. Definio das bases metodolgicas que devem fundamentar o novo modelo que se pretende desenhar. Organizao dos distintos grupos de trabalho para aplicao das bases metodolgicas estabelecidas sobre fundos previamente definidos para o estudo. O problema comum compartilhado pela arquivstica ibero-americana era a acumulao de fundos. A metodologia proposta visava recuperar a fluidez do sistema de arquivos, enfocando a questo sob dois pontos de vista: controlar as sries documentais desde o momento de sua produo e quelas acumuladas nos arquivos, definindo um limite cronolgico como ponto de partida, denominada identificao e avaliao de fundos documentais. O grupo estabelece as bases metodolgicas da identificao e formula o conceito, caracterizando-a como fase independente no mbito das metodologias arquivsticas, antecedendo a avaliao e, ambas prvias a descrio no tratamento de fundos (CONDE VILLAVERDE, 1991, p.17-18). Em 1991, nas referidas jornadas, o conceito e o mtodo foram consolidados definitivamente, e a identificao passou a ser entendida como o processo de investigao e sistematizao de categorias administrativas e arquivsticas nas quais se sustenta a estrutura de um fundo, sendo um de seus objetivos principais assegurar atravs de seus resultados a avaliao das sries documentais (CARMONA MENDO, 2004, p. 41). Produto das experincias desenvolvidas em arquivos dos pases envolvidos, o conceito de identificao e o mtodo analtico que o sustenta foram construdos no interior do grupo ibero-americano, durante as reunies profissionais realizadas. A proposta metodolgica da identificao foi 51 encaminhada e assumida pelo Comit de Arquivos Administrativos do Conselho Internacional de Arquivos. Este enfoque da identificao, vista como funo arquivstica independente no mbito do processamento tcnico, marcou a arquivstica de pases ibero-americanos. Pode-se verificar a influncia desta corrente nos dicionrios de terminologia arquivstica e nas concepes de manuais de normas e procedimentos para a classificao e avaliao, publicados pelos arquivos nacionais do Mxico 13 e Colmbia 14 , para citar exemplos. O termo passa ento, a ser utilizado nos pases ibero-americanos, para designar a metodologia prpria aplicada ao tratamento de fundos acumulados em depsitos de arquivos, para fins de avaliao, classificao e descrio. Em 1992, Maria Luisa Conde Villaverde, divulga as bases do conceito, afirmando que se entende por identificao a fase do tratamento arquivstico que consiste na investigao e sistematizao das categorias administrativas e arquivsticas em que se sustenta a estrutura de um fundo (CONDE VILLAVERDE, 1991, p.18) e, um ano depois esta definio incorporada pelo Dicionrio de Terminologia Arquivstica espanhol (1993, p. 37). A partir daquela jornada dedicada s metodologias da identificao e avaliao, surge uma vasta bibliografia sobre o assunto servindo de meio para a divulgao dos resultados obtidos pelos grupos de trabalho ou para a
13 Cf. TRMINOS de Archivstica (Mxico). Disponvel em: http://adabi.org.mx/investigacion/glosario/archivistica.shtml. Acesso em: 20 jan. 2008, onde consta que a identificao a primeira fase da metodologia arquivstica, de tipo intelectual, cujo objetivo o conhecimento exaustivo da instituio que h produzido o documento, sua evoluo orgnica, competncias administrativas e tipos documentais nos quais se materializam o procedimento administrativo e demais normas que afetam a trmitao, elementos imprescindveis para a delimitao da srie documental. O resultado desta fase ser a organizao do fundo, com o estabelecimento do quadro de classificao e a ordenao de suas sries documentais, fixando as bases para sua posterior avaliao e descrio. A base da identificao a aplicao direta do principio de procedncia.
14 Cf. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Catalogo de disposicin documental. Mexico (DC): Archivo General de la Nacin. 2004. Disponvel em:: www.ifai.org.mx/obligacionesapf/5to- 2.pdf. Acesso em: 16 set. 2005. SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Guia metodolgica para la elaboracin de tablas de valoracion documental; el reto frente a la organizacin de los fondo acumulados. Bogot (Colmbia),2004.Disponvel em: www.sociedadcolombianadearchivistas.org/txt/GUIA%20FONDOS%20ACUMULADOS.pdf. Acesso em: 16 set. 2005 e CASILIMAS ROJAS, Clara Ins; RAMIREZ MORENO, Juan Carlos. Fondos acumulados, manual de organizacin. Mexico (DC): Archivo General de la Nacin.2004. Disponvel em: www.archivogeneral.gov.co/version2/all/MANUALFONDAC.pdf. Acesso em: 16 set. 2005. 52 reflexo terica sobre os fundamentos que a sustentam enquanto tarefa arquivstica. A apario do termo identificao na literatura, num primeiro momento deu origem a alguma confuso, j que no se localizava corretamente sua posio no contexto das tarefas arquivsticas. Alguns autores afirmaram que era uma fase de tratamento anterior classificao, como para dicionrio de termos arquivsticos do Servio Regional de Arquivos da Comunidade de Madri 15 , onde consta a definio elaborada por Ana Dupl Del Moral, quem a define como. uma operao prvia classificao que conduz ao conhecimento do rgo, das unidades administrativas, que produzem os documentos e suas funes, leis e atos normativos, que o originaram, tipos documentais e sries documentais produzidas no exerccio de suas funes.
Para outros como Molina Nortes e Leyva Palma (1996, p. 72),
Dentro desta fase da identificao se esta procedendo a classificao intelectual do fundo documental. Ou seja, com todo este material recolhido na fase da identificao, se pode elaborar um quadro de classificao que serve para dotar a documentao de uma estrutura sistemtica que seja reflexo do funcionamento do rgo produtor.
Merece ainda referncia neste sentido os trabalhos de La Torre Merino e Martn-Palomino y Benito (2000), Alberch i Fugueras (2004, p. 108) e Carmona Mendo (2004, p. 41), que a reconhecem como uma funo arquivstica independente 16 . . a fase de tratamento arquivstico que consiste na investigao e sistematizao das categorias administrativas e arquivsticas em que se sustentam a estrutura de um fundo, sendo um dos seus objetivos principais assegurar atravs de seus resultados a avaliao das sries documentais.
16 O manual de Jos Luis La Torre Merino e Mercedes Martn-Palomino y Benito, intitulado Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales, publicado em 2000, pela Escola Ibero-Americana de Arquivos, em Alcal Henares, sintetiza esta perspectiva: esta metodologia no significa uma mudana na tradio arquivstica espanhola, seno a individualizao e sistematizao de uma srie de tarefas, entre elas a identificao e avaliao de fundos documentais (p. 11). 53
Trata-se da primeira fase do tratamento tcnico, que tem por finalidade o tratamento de fundos (administrativos ou histricos) atravs do conhecimento dos elementos que constituem a srie documental, para estabelecer os critrios de organizao do fundo (estabelecimento do quadro de classificao e a ordenao de suas sries documentais) propondo as bases para a avaliao e descrio (CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 43; LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 14). Para estes autores, compete ao arquivo central a identificao de fundos, devendo compartilhar com o arquivo intermedirio a avaliao. A identificao se realizar preferencialmente sobre fundos administrativos, ainda que se possa realiz-la sobre fundos considerados histricos, destaca La Torre Merino e Martn-Palomino y Benito (2000, p.13). No incio a utilizao desta terminologia no implicou numa mudana de propostas arquivsticas, seno que simplesmente era usada pelos autores como sinal de modernidade, como ressalta Lpez Gmez (1998). O tempo foi consolidando esta prtica de trabalho, tornando-a definitiva no meio arquivstico espanhol. Os critrios iam sendo fixados em toda a legislao pertinente sobre sistemas de arquivos implantados no pas, tendo como exemplo mais expressivo o Sistema de Arquivos da Andaluzia. Entre os objetivos do projeto consta o
controle da produo documental desde sua gnesis at a sua eliminao, a normalizao dos distintos processos relacionados com a vida do documento, assegurar a planificao arquivstica desde os arquivos correntes (normalizao dos procedimentos e documentos, identificao de sries documentais, avaliao de sries documentais, que conduziro a propostas de transferncias, avaliao documental, conservao/eliminao, acesso, classificao, ordenao, descrio e servio), otimizar a qualidade do servio prestado como unidades de apoio a gesto administrativa e assegurar uma correta tutela do patrimnio documental (LPEZ GOMEZ, 1998, p. 6, grifo nosso).
No Decreto 97/2000, que estabelece o Regulamento do Sistema Andaluz de Arquivos, projeto coordenado por Antonia Heredia Herrera, a identificao reconhecida como a primeira fase do tratamento arquivstico, que consiste na anlise da organizao e das funes das pessoas fsicas ou 54 jurdicas, pblicas ou privadas e das sries documentais que produzem como base para a avaliao documental e para a organizao e descrio arquivsticas. A identificao obrigatria para qualquer fundo documental e dever se feita, preferencialmente, nas reas de produo documental (art. 27). No site do Arquivo Geral da Andaluzia, rgo gestor do sistema, fica evidente a importncia da identificao, como processo arquivstico,
Estas funes arquivsticas no apenas tem um papel fundamental na configurao do patrimnio documental histrico ao evitar a conservao do intil, racionalizando a conservao seno que ho de conjugar-se com a gesto administrativa, colaborando com esta na racionalizao, nos procedimentos administrativos e na implantao da sua gesto eletrnica.
Ali constam, ainda, os objetivos da identificao e avaliao na gesto documental, que permitir estabelecer as propostas de normalizao, realizadas pelo arquivista em colaborao com os organismos gestores que afetaro as nomenclaturas das sries acumuladas, examinando seus procedimentos administrativos, a sua descrio e seu tratamento informtico. (art. 30). Os formulrios que sero utilizados para os estudos de identificao e avaliao aprovados pela Comisso Andaluza Qualificadora de Documentos Administrativos. Em 1998, a Comisso Andaluza de Arquivos, encarregou o AGA de propor um modelo comum de formulrio para a identificao e avaliao documental, de redigir instrues para seu preenchimento e de coordenar os trabalhos nesta linha, no mbito dos arquivos centrais da Junta da Andaluzia. Nos ltimos anos, o arquivo vem trabalhando sistematicamente no Plano de Identificao e Avaliao de Sries Documentais dos Conselhos, partindo da prpria experincia e de outras existentes no pas. Esta tarefa da identificao vem sendo desenvolvida em colaborao com a Comisso Qualificadora, criada pelo referido regulamento. O modelo usado pelo arquivo o resultado de modificaes propostas ao formulrio que vinha sendo usado na Andaluzia, divulgado por Antonia Heredia Herrera, em 1998 17 .
17 Cf. HEREDIA HERRERA, Antonia. La identificacin y la valoracin de series documentales en el prtico de la gestin documental. Expedientes de Sesiones de rganos Colegiados, 55 Anterior aos trabalhos desenvolvidos pelos grupos de arquivistas da Direo de Arquivos Estatais encontra-se o trabalho pioneiro do Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, ncleo originrio da Mesa Nacional de Arquivos, que em 1981 criou um modelo de anlise para estudar a tipologia documental dos municpios 18 . Vicenta Corts Alonso, que coordenou as atividades do grupo, refere-se a este processo de identificao, como anlise documental, cujo foco das reflexes estava voltado para a formulao de parmetros normalizados para caracterizar, classificar e avaliar a documentao administrativa municipal. Diante da necessidade de implantar sistemas de gesto documental automatizados, o que supe normalizao, era imprescindvel que tivessem perfeitamente identificados, de maneira prvia, as sries documentais, o que exigia tambm previamente o estudo do tipo documental (LPEZ GMEZ, 1998). Na dimenso desta necessidade de caracterizar os tipos documentais, inicia-se o debate das relaes estabelecidas entre a arquivstica e a diplomtica. O resultado deste debate fica evidente nos vrios projetos que foram surgindo. A Espanha registra numerosas iniciativas de criao de grupos de trabalho para identificar e avaliar documentos de arquivo. No mbito municipal outras propostas se destacam, com forte personalidade, apresentando resultados que somados se traduzem numa verdadeira teoria da gesto de documentos em mbito local, como observa Pedro Lpez Gmez (1998). Os manuais de tipologia documental, elaborados com rigor pelo Grupo de Madri, passaram a servir de modelo para outros arquivistas e para outros conjuntos de documentos. Uma metodologia semelhante, mas com uma finalidade mais especifica avaliao - foi utilizada pela Comisso Nacional de Avaliao e Triagem de Documentos do Governo da Catalunha, criada em Barcelona, em 1990 19 . A
Boletn del Instituto Andaluz de Patrimonio Histrico. v. 23, p. 126-129, 1998 (apud. GARCA RUIPREZ, 2005).
18 Cf. CORTS ALONSO (1989; 2005).
19 Em 1997, a Comisso Nacional de Avaliao e Triagem de Documentos do Governo da Catalunha (Comissi Nacional de Avaluaci i Tra de la Documentaci da Generalitat de Catalua) publicava a obra Normas e Procedimentos ... (Normes i procediments ), onde constam as tabelas de temporalidade aprovadas, que apresentam 154 sries documentais analisadas. 56 comisso se refere ao mtodo de anlise de documentos como uma tcnica de gesto documental que permite um tratamento eficaz da informao e da documentao (GENERALITAT, 1997, p. 11). Entretanto, o instrumento produzido em forma de manual de tipologia documental, denominado tabela de avaliao documental (taules davaluaci documental). Em outras administraes, como a eclesistica e universitria, formaram-se grupos trabalho entre os arquivistas para estudar e normalizar sries documentais, cujos produtos so divulgados em formato de instrumentos ou na literatura produzida pelos arquivos 20 . Alm destes, merece meno os trabalhos realizados no mbito dos arquivos histricos espanhis, entre os quais se encontra o de Manuel Romero Tallafigo 21 , autor que discute os parmetros da identificao de documentos do ponto de vista da diplomtica contempornea. Demonstrar as caractersticas do processo de construo da tradio no Brasil em torno identificao de documentos de arquivo significa recuar a um pouco mais, aos anos 70, momento que registra o inicio das preocupaes sobre a avaliao no meio arquivstico brasileiro. A bibliografia aqui tratada inclui experincias de processos de identificao publicadas por arquivos brasileiros, nas quais se buscou elementos tericos decorrentes de reflexes sobre os resultados alcanados. Esto relacionadas por ordem cronolgicas das respectivas edies. Nilza Teixeira Soares (1975), fazendo um diagnstico da situao do Brasil no perodo, justificando a necessidade de eliminao da produo documental acumulada nos arquivos, afirma que da massa volumosa resultante da tramitao a que se obrigam os documentos em funo da burocracia, que movem a maquina administrativa brasileira, no mnimo 70% deste material poder facilmente ser descartado. (...) A nossa realidade a de um pas onde, ou se eliminam papis que devem ser preservados ou nada se elimina, pelo receio de se ocasionar prejuzos futuro, acarretando para as reparties o nus de depsitos de arquivos sem significado maior e sem objetividade, volumosos e de difcil acesso s informaes a aos documentos (SOARES, 1975, p. 8).
20 Ver descrio detalhada no artigo de Pedro Lpez Gmez, 1998.
21 ROMERO TALLAFIGO, Manuel. La cancilleria de los condes de Prades y Ribagorza (1341- 1414). Zaragoza: Institucin Fernando El Catlico, 1990 (apud LPEZ GMEZ, 1998). 57 O carter de modernidade da proposta da autora sobre a administrao de arquivos correntes pode ser verificado na nfase que d interveno do arquivista nesta fase, considerada por ela como condio sine qua non da arquivstica moderna. Os tcnicos devem intervir na fase dos arquivos em formao e no permitir que estes se formem e acumulem, obedecendo a tcnicas intuitivas (...). A administrao de documentos correntes, cada vez mais, determinar a qualidade dos arquivos de custdia (SOARES, 1975, p. 11). A sistemtica apontada para efeito de levantamento da produo documental corrente e o modelo de instrumento proposto, contribuem como referencial para as prticas de identificao e avaliao realizadas no Arquivo Nacional e nos arquivos brasileiros de maneira geral. Rose Marie Inojosa (1978, p. 37), em artigo publicado sobre a proposta de implantao de um sistema de arquivos para o Municpio de So Paulo, usa o termo anlise da produo documental. Este procedimento tem como finalidade situar a produo documental e verificar a massa intil de originais e cpias produzidos e guardados, desperdiando espao e tempo e diminuindo a agilidade da administrao. O Brasil participou do movimento internacional iniciado na dcada de 80, contribuindo com suas experincias e reflexes para construo de parmetros metodolgicos da identificao. Os projetos desenvolvidos pelo Arquivo Nacional, no perodo, dentro do Programa de Modernizao Institucional- Administrativa 22 , registram a mesma preocupao com a soluo do problema da acumulao de fundos e da implantao de programas de gesto documental no mbito da administrao pblica federal. Por outro lado, a situao de catica de documentos acumulados nos depsitos do Arquivo Nacional, e nos rgos que compe a estrutura do governo federal, justificou a criao de grupos de trabalho voltados para a soluo dos problemas detectados. Em 1981, criado o Grupo de Identificao de Fundos Internos (GIFI), com a finalidade de encaminhar uma soluo para identificar os documentos
22 Este programa teve inicio em 1980, durante a gesto de Celina Moreira Franco, frente a direo do Arquivo Nacional e foi objeto de convenio firmado entre o arquivo e a Fundao Getlio Vargas (ARQUIVO NACIONAL, 1985b, p. 7).
58 acumulados na sede do Rio de Janeiro, pois dos dois bilhes de documentos que compunham o acervo, 50% no estava identificado e nem era conhecido de seus usurios e dos funcionrios 23 , como afirma Celina Moreira Franco, ento Diretora Geral do Arquivo Nacional (BRASIL, 1985b, p. 5). O maior problema enfrentado pelo grupo, ao iniciar suas atividades, foi a ausncia de padres metodolgicos capazes de fazer frente ao desafio.
Os manuais arquivsticos internacionais no apresentavam solues para o problema colocado o de identificar grandes volumes documentais em arquivos pblicos -, pois nos pases que os elaboraram, detentores quase exclusivo da produo de conhecimento na rea de arquivologia, o desenvolvimento dos arquivos impediu que tal situao se configurasse (BRASIL, 1985a, p. 5).
Ainda no mesmo ano, criado outro grupo de trabalho, o Grupo de Identificao de Fundos Externos (GIFE), com o objetivo de fornecer ao Arquivo Nacional m quadro global da documentao para possibilitar a criao de uma poltica de recolhimento, o planejamento de uma poltica de transferncias, bem como a implantao de um arquivo intermedirio. A experincia do grupo foi apresentada no V Congresso Brasileiro de Arquivologia, realizado em 1982, no Rio de Janeiro. O carter inovador desta metodologia proposta para o levantamento e identificao dos acervos repercutiu no meio arquivstico brasileiro, servindo posteriormente como referencial para os trabalhos desenvolvidos pelos arquivos estaduais e municipais. (BRASIL, 1985b, p. 7-9). Atravs da Diviso de Pr-Arquivo, o Arquivo Nacional elaborou o Projeto de Gesto de Documentos 24 , com o objetivo de estabelecer uma organizao sistmica dos arquivos dos rgos pblicos federais. Entre 1984 e 1986, realizou-se uma experincia-piloto, no mbito do Ministrio da
23 O trabalho realizado pelo grupo teve durao de um ano e meio e como resultado, o reconhecimento de 1.500 metros lineares de documentos, provenientes da Seo do Poder Executivo, que integram o acervo da Diviso de Documentos Escritos do Arquivo Nacional. O projeto coordenado por Regina Celie Simes Marques e Vera Moreira Figueira foi idealizado por Maria Amlia Porto Miguez e Clia Camargo.
24 O projeto era coordenado por Jos Maria Jardim, ento Diretor da Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional, integrado pela seguinte equipe do arquivo: Norma de Ges Monteiro, supervisora geral na fase de implantao, e Eliana Furtado de Mendona e Ana Maria Varela Cascardo Campos, superviso tcnica. 59 Agricultura, cujos objetivos especficos previam as etapas do programa de gesto, ou seja, o controle da produo, a avaliao e o controle sistmico dos arquivos correntes e intermedirios, e por fim assegurar as condies adequadas para implantao de recursos automatizados (BRASIL, 1986, p. 7). Usando o termo levantamento da produo documental, os procedimentos e os instrumentos propostos revelam a importncia estudo prvio sobre o rgo produtor e seus documentos para efeitos de avaliao, perspectiva que caracteriza a metodologia da identificao, preconizada pela arquivstica espanhola. As propostas metodolgicas decorrentes do trabalho destes grupos transformaram-se em manuais, denominados publicaes tcnicas: Manual para identificao de acervos documentais para a transferncia e/ou recolhimento aos arquivos pblicos (1985b) do GIFE; Identificao de documentos em arquivos pblicos (1985a) do GIFI e o Manual de levantamento da produo documental (1986), resultado do projeto de gesto. Nos objetivos das referidas publicaes, o termo identificao aparece como fundamento do mtodo de anlise proposto para se iniciar o futuro tratamento dos fundos acumulados - cujo texto se destina aos arquivos pblicos do Brasil que desejam dispor de uma metodologia para identificao e registro de acervos documentais produzidos e acumulados pela administrao publica (MANUAL de identificao, 1985, p.5). De outro lado, para se enfrentar o desafiante trabalho de controlar os documentos no momento de sua produo, para efeito de avaliao dos conjuntos - auxiliar aqueles que pretendem identificar os mecanismos de produo e trmites documentais, tarefa essencial aplicao de princpios da gesto documental (BRASIL, 1986, p. 9). A utilizao do termo, a definio dos mtodos de trabalhos e a elaborao de instrumentos para se atingir as metas propostas, indicam que no Brasil esta fase de pesquisa estava sendo tratada como etapa independente e necessria ante as demais para o desenvolvimento das prticas profissionais.
Quando a documentao no sofreu nenhum tipo de tratamento, possvel que tambm no estejam fisicamente arranjadas (...). Deve-se ficar claro, no entanto, que isto no implica nenhuma organizao documental; na etapa da identificao, os documentos 60 no sofrem qualquer arranjo fsico. Esta uma etapa importante, pois atravs da anlise dos seus resultados podem-se retirar subsdios para a elaborao do modelo de arranjo (BRASIL, 1985a, p. 8, grifo nosso).
Ao se referirem especificamente identificao como fase do trabalho arquivstico, os integrantes do GIFI, no Arquivo Nacional, dizem que uma etapa necessria organizao de acervos que no tenham recebido tratamento arquivstico algum. Visa no s estabelecer maior controle sobre esta documentao, como fornecer indicadores que possam nortear a elaborao de um modelo de arranjo. Assim preciso reconhecer a documentao antes de organiz-la (BRASIL, 1985a, p. 7). As metodologias formuladas somaram-se s discusses internacionais e foram divulgadas atravs de manuais, que passaram a servir de modelo para as prticas desenvolvidas nos arquivos brasileiros. Este processo culminou com a formulao do conceito incorporado pelo Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005), onde a identificao vista como uma fase do processamento tcnico dos arquivos e definida como processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos, com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual. O controle intelectual refere-se s metodologias arquivsticas usadas para tratar tecnicamente documentos acumulados em arquivos. Trata-se de um levantamento de dados sobre as caractersticas dos documentos arquivsticos para efeitos de classificao e descrio. O controle fsico refere-se a dados matrias sobre documentos acumulados em depsitos de arquivos. A partir dos anos 80 e durante toda a dcada dos 90, enquanto os arquivistas brasileiros iniciavam suas reflexes tericas e metodolgicas e tambm o processo de sensibilizao para formulao de polticas de sistemas de arquivos, foi comum o uso dos diagnsticos de arquivo. No interior destas propostas, constavam tarefas especificas de identificao de documentos. O objetivo destes processos de identificao de documentos em fase de acumulao, preliminares elaborao de projetos, deu origem a uma tradio no Brasil. Ana Maria de Almeida Camargo (1996, p. 11), se refere a este processo de identificao de documentos acumulados em depsitos de arquivos, como um mapeamento necessrio, para a elaborao de 61 diagnstico. No mbito do projeto de gesto do Arquivo Nacional, a proposta de diagnstico, se justificava como metodologia para levantamento da situao dos arquivos correntes, para conhecer seu funcionamento, como informa Campos et al (1981, p. 14). No Arquivo do Estado de So Paulo, para a elaborao do diagnstico da situao dos arquivos das Secretarias de Estado, tarefa preliminar a implantao do sistema, o levantamento de dados, foi considerado tarefa imprescindvel realizao do diagnstico. O GIFE usa o termo identificao de acervos para referir-se ao procedimento, apontando como finalidade o levantamento e cadastramento de acervos documentais, para o estabelecimento de uma poltica nacional e uniforme de arquivos (BRASIL, 1985a, p. 31) e o GIFI, como identificao, etapa necessria organizao de acervos que no tenha recebido tratamento arquivstico algum (BRASIL, 1985b, p. 7). Belloto (2004, p. 127) contribui tambm com a discusso sobre tratamento de massas acumuladas, formulando requisitos para a identificao de fundos, tarefa preliminar, realizada antes de qualquer outro processamento tcnico, na organizao no arquivo permanente. A partir dos textos publicados por Heloisa Liberalli Bellotto em 1982, e com novas abordagens em 1990 25 , so divulgados no Brasil os estudos de anlise documental desenvolvidos pelo Grupo de Arquivistas Municipais de Madri e apresentados com originalidade os aspectos tericos que fundamentam a tipologia documental. Estas perspectivas abertas pela autora, considerada como referencial terico sobre o assunto, passaram igualmente a influenciar as prticas desenvolvidas em um segmento dos arquivos brasileiros, especificamente no que se refere identificao de documentos na fase de produo. Reflexo disto so os trabalhos desenvolvidos por Ana Clia Rodrigues (2003) no Arquivo Publico de Campo Belo, em MG e do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, SAESP (2005), os quais se referem ao procedimento como identificao e anlise dos tipos documentais. Para Rodrigues (2003, p. 8), a tarefa de identificao de documentos realizada utilizando-se como parmetro a tipologia documental e caracteriza-se como contribuio substancial para a gesto de documentos correntes e para
25 BELLOTTO (1982; 1990).
62 a identificao, organizao, eliminao e descrio de documentos acumulados. No SAESP, ainda aparece o termo identificao do contexto de produo, como tarefa preliminar identificao da srie documental, processos necessrios classificao e avaliao. Os procedimentos so detalhadamente descritos no manual usado para o treinamento dos envolvidos no sistema. Os parmetros conceituais da tipologia documental tambm esto presentes nos manuais de classificao de Janice Gonalves (1998) e de Mrcia Pazin (2005), ambos publicados pela Associao de Arquivistas de So Paulo. Gonalves (1998, p. 15), usa os termos identificao do documento e anlise documental e identificao do contexto de produo, para se referir a esta tarefa preliminar a organizao de documentos de arquivo. Afirma que a identificao dos documentos de arquivo o primeiro passo para sua organizao e guarda, adequadas. Na identificao fundamental que tenhamos como referncia os elementos caractersticos dos documentos. Pazin (2005, p. 9-10), designa a tarefa como diagnstico da produo documental, para definir o procedimento de levantamento de dados e anlise da sua estrutura administrativa e das funes dos documentos por ela gerados. Bernardes (1998, p. 18), em outro manual da Associao de Arquivistas de So Paulo, vai apontar a anlise documental como o procedimento que visa a anlise da rotina documental e das inter-relaes dos vrios conjuntos essencial para que se conhea o contexto de produo, evitando-se sentenciar peas isoladas de arquivo, requisitos necessarios avaliao documental. A preocupao com caracterizao de documentos na fase de produo para avaliao, incidindo posteriormente sobre os conjuntos acumulados em arquivos aparece nas propostas metodolgicas de Pagnocca e Barros (1986, p.34) e de Oliveira e Moura (2003, p. 7), as quais usam os termos identificao e avaliao da produo documental e identificao da produo e fluxo documental, respectivamente, para designar os procedimentos de identificao. As prticas de identificao de documentos tambm estiveram associadas a mtodos de identificao de rgos produtores, dando origem a modelos de instrumentos que foram utilizados em arquivos brasileiros, como o 63 do SAUSP 26 e discutidos no mbito acadmico, como produto de pesquisa cientifica de ps-doutorado. Exemplo desta aplicabilidade ltima o trabalho de Evandir Codato (1999, p. 3), sob orientao de Ana Maria de Almeida Camargo, que desenvolve uma metodologia dirigida identificao de massa documental acumulada, identificando a tipologia dos documentos produzidos pelo Poder Judicirio na rea trabalhista. O processo de identificao de tipologias documentais, que designado pela autora como estudo de tipologia documental, pressupe num primeiro momento o entendimento dos mecanismos de funcionamento da instituio, depois a tipologia documental. A definio de identificao como processo anterior classificao, apresentada pelo Servio Regional de Arquivos da Comunidade foi compilada por Dase Oliveira (2002, p. 24-25), que igualmente a posiciona na seqncia das trs operaes integradas que englobam a organizao do arquivo: identificao, classificao e avaliao, marcando a influncia da arquivstica espanhola nesta rea. No que diz respeito aos termos utilizados nos processos de identificao desenvolvidos no Brasil, entre 1975 e 2005, observamos que a literatura registra termos variados para operaes que so semelhantes, como se demonstra no quadro a seguir:
26 Cf. Instrumentos de gesto do SAUSP: o plano de classificao foi elaborado a partir da identificao das atividades correspondentes a cada tipo de documento acumulado nos arquivos e a tabela de temporalidade segue o mesmo modelo estrutural, vinculando estruturas, competncias, funes e atividades a documentos produzidos. Disponvel em: http://www.usp.br/sausp/versaoanterior/index.htm. Acesso em: 13 jan. 2008. 64 etapas da identificao variaes terminolgicas
1. Identificao de documentos (tipologias documentais)
Anlise da produo documental Diagnstico da produo documental Identificao da produo e fluxo documental Identificao de srie documental Identificao do documento e anlise documental Identificao e anlise da tipologia documental Identificao e anlise dos tipos documentais Identificao e avaliao da produo documental Identificao tipolgica do documento Levantamento da produo documental Estudo de tipologia documental
2. Identificao de rgo produtor (contexto de produo)
Identificao Identificao de fundos Identificao do contexto de produo
3. Identificao de arquivos
Diagnstico da situao dos arquivos Diagnstico de arquivo corrente Diagnstico de arquivos Identificao da massa acumulada Identificao de acervos
Isto indica que nos processos de identificao desenvolvidos no Brasil, ocorre uma fase a mais, que a identificao de arquivos. Entretanto, fica para uma pesquisa futura, os aspectos relacionados com a metodologia desta fase e tambm a de identificao de contexto de produo no campo da identificao arquivstica que vem sendo pensada e praticada no pas. Vista esta diferenciao terminolgica, torna-se possvel apresentar a sistematizao desta metodologia sob o ponto de vista da arquivstica 65 espanhola e demonstrar, especificamente, em que parmetros vm sendo construda uma tradio espanhola e brasileira sobre a identificao de documentos.
2.2 Identificao: objeto, caractersticas, operaes e instrumentos
Identificao o ato ou efeito de identificar; portanto de determinar a identidade, que o conjunto de caracteres prprios e exclusivos de uma pessoa (algo); uma relao de igualdade vlida para todos os valores das variveis envolvidas. Caracterizar por em evidencia o carter, assinalar, distinguir, descrever com propriedade assinalando os caracteres (elementos individualizadores) (Dicionrio Aurlio, 1988, p. 349; 127). Deslocando-se esta conceituao para o campo da arquivstica, identificao seria o ato de determinar a identidade do documento de arquivo, de caracterizar os caracteres prprios e exclusivos que conferem essa identidade. Significa determinar os elementos que o individualizam e o distinguem em seu conjunto. O processo de produo deste conhecimento implica em reunir informaes sobre o documento em seu contexto de produo e descrever estes elementos que formam sua identidade. O vnculo arquivstico, to bem discutido por Luciana Duranti (1997), o componente essencial do documento de arquivo, que revela sua verdadeira natureza, que determina sua identidade, pois definido pela sua ligao com o rgo produtor. Este conhecimento gerado no processo de identificao a base de todo o tratamento tcnico, desenvolvido ao longo do ciclo de vida dos documentos. Os instrumentos produzidos, que registram as informaes geradas, conferem uma atuao segura para o arquivista planejar as demais funes arquivsticas. No campo terico das metodologias arquivsticas, a necessidade desta pesquisa como premissa para a realizao das prticas profissionais sempre foi objeto de ateno dos autores. Schellenberg, comparando a atuao do 66 arquivista com a do historiador, chamava a ateno para a natureza desta pesquisa, prpria da arquivstica.
O trabalho do arquivista de natureza menos analtica do que o do historiador. Enquanto ordena e descreve os documentos, o arquivista deve executar uma soma aprecivel de trabalho analtico, mas este diz respeito principalmente averiguao de como foram criados os documentos. Pertence isto natureza do trabalho historiogrfico, mas a investigao histrica dirigida para a descoberta da origem dos documentos, no para seu significado. (...) O arquivista se certifica da origem dos documentos para arranj-los e descrev-los. A metodologia da arquivstica suscetvel de ser mais claramente definida do que a da histria (SCHELLENBERG, 1980, p. 81).
Luciana Duranti (1995, p. 2) reitera a necessidade de o profissional conhecer bem o elo que une o documento ao rgo que o produziu, afirmando que se o arquivo um todo constitudo por partes e impossvel entender e controlar o todo sem compreender e controlar suas partes ainda que as mais elementares. Discutindo a tarefa da identificao na abordagem da diplomtica enfatiza que essencial reconhecer como o contedo informativo do fundo arquivstico determinado pelas funes de seu criador, como a forma (a organizao de conjuntos de documentos dentro do fundo) determinada pela estrutura organizacional dentro da qual se produzem e como a forma e inter-relaes de seus documentos (dentro de cada conjunto) so determinadas pelas atividades e procedimentos que as geraram (DURANTI, 1995, p. 202).
Como exposto anteriormente, a literatura registra o uso do termo identificao, com suas variveis, para designar processos de trabalho realizados sobre os documentos, os rgo produtores e sobre arquivos. A identificao do documento de arquivo tema central da preocupao terica dos estudiosos da rea desde os anos 80 e vem sendo discutida na abordagem da arquivstica e da diplomtica. A literatura registra relatos de experincias e construes tericas sobre estes processos de identificao, descritos pelos autores com diferentes graus de detalhamento e abrangncia e nem sempre associados ao mesmo objeto. Na Espanha, o tema da identificao foi objeto de amplo debate nacional, ocupando as reflexes em mesas de debates profissionais, nas quais se discutiam formulao de princpios e padronizao dos procedimentos metodolgicos propostos. 67 Para uma corrente terica de autores 27 , esta fase do tratamento arquivstico denominada identificao, vista como a primeira fase da metodologia arquivstica, do tipo intelectual, definida como um processo de investigao e sistematizao das categorias administrativas e arquivsticas em que se sustenta a estrutura de um fundo. No modelo de identificao desenhado por Maria Luisa Conde Villaverde (1992, p. 42) para o Arquivo Geral da Administrao, o seu objeto o elemento orgnico (sujeito produtor) e o elemento funcional (tipo documental). Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica espanhol (1993, p. 37), o foco da identificao so as categorias administrativas e categorias arquivsticas. A identificao Consiste na pesquisa sobre os elementos implicados na gnese do fundo: o sujeito produtor e o objeto produzido. Entendendo por sujeito produtor, a pessoa fsica, famlia ou organismo que produziu e/ou acumulou o fundo e por objeto produzido, a totalidade do fundo e cada uma dos agrupamentos documentais que o integram (CARMONA MENDO, 2004, p. 42). A base metodolgica da identificao a aplicao de maneira direta dos princpios da provenincia e o da ordem original 28 , sua melhor ferramenta, pois estes princpios dirigem o tratamento dos documentos ao longo de toda sua vida, estabelecendo as operaes arquivsticas que so prprias de cada fase (LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 40-41).
O principio de provenincia determina a organicidade dos fundos e dos arquivos (...) e condiciona o agrupamento natural dos documentos determinando sua classificao (...). Junto ao principio de provenincia, existe um principio subsidirio, que tem estreita relao com aquele: o de respeito ordem natural. Tem a ver com a ordem seqencial e com a ordem de procedimental dos documentos, ou seja, reflete o procedimento administrativo que determina sua origem (HEREDIA HERRERA, 2003, p. 5-6).
27 Cf. Conde Villaverde (1992, p. 72); Diccionario de Terminologa Archivstica (1993, p. 37); La Torre Merino e Martin-Palomino y Benito (2000, p. 14) e Alberch i Fugueras (2004, p. 108).
28 Principio de provenincia quer dizer, no misturar os documentos gerados por diferentes rgos produtores e, conseqentemente o da ordem original, que significa no romper com a ordem natural de produo dos tipos documentais oriundos dos procedimentos administrativos que o determinaram (HEREDIA HERRERA, 2003, p. 5-6). 68 Entretanto, os problemas de aplicao destes princpios comeam quando se perde ou se desfaz esta sistematizao ao se armazenar e amontoar os documentos sem controle, como ressalta Antonia Heredia Herrera (2003, p. 5) Durante o processo de identificao, as caractersticas da provenincia e de organicidade devem ser recuperadas, se o objetivo for o tratamento de massas documentais acumuladas e garantidas, quando a identificao for efetuada em documentos na fase de produo.
A identificao e a avaliao, que eram compreendidas como fases prvias da descrio dos fundos histricos, necessrias para a elaborao dos quadros de classificao e para fixar a tipologia documental, so necessrias para a organizao e descrio e tambm para a fixao da permanncia dos documentos nos arquivos e dos prazos de transferncias e para a determinao das sries eliminveis. Representam a instrumentalizao necessria para se conseguir fluidez dos sistemas (LPEZ GMEZ, 1998, p. 7).
A aplicao dos princpios viabiliza-se a partir de atividades, como estudar as disposies que regulamentam cada tramite concreto e a circulao interna e externa que teve cada tipo documental na sua fase de produo. Conhecimento dos elementos que constituem a srie documental, para estabelecer os critrios da classificao e ordenao (CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 43). A identificao converte-se na primeira tarefa que o arquivista deve realizar, pois gera conhecimentos que sustentam as bases de todo o tratamento tcnico posterior que ser aplicado aos documentos, incio de um processo seqencial que vincula - estreita e especialmente a avaliao e a classificao, uma vez que necessita conhecer (ou seja, identificar e caracterizar) os fundos, as sees (grupos), as subsees (subgrupos), as sries, as tipologias documentais e, em ultimo lugar, os expedientes e as unidades documentais (ALBERCH i FUGUERAS, 2004, p. 109). Da aplicabilidade prtica dos referidos princpios da provenincia e da ordem original, decorrem as tarefas que so realizadas durante esta fase do tratamento tcnico. O procedimento da identificao realizado a partir de um conjunto de atividades integradas, com unidade metodolgica, cujas tarefas 69 so desenvolvidas a partir da seguinte ordem: primeiro identifica-se o organismo produtor (evoluo orgnica e competncias administrativas), depois o elemento funcional (competncias, funes e atividades), logo o tipo documental (procedimento administrativo e tramitao) e, por ltimo, a delimitao da srie documental. uma fase de estudo sobre gnese do fundo, realizada para tratar fundos administrativos ou histricos, cujo resultado ser a organizao do fundo propondo as bases para a avaliao e descrio. Tem por objetivo o conhecimento exaustivo da instituio que produziu os documentos, sua evoluo orgnica, competncias administrativas e tipos documentais nos quais se materializam (LA TORRE MERINO; MARTN- PALOMINO y BENITO, 2000, p. 14; 42). Esta pesquisa requer a busca de informaes em fontes especficas, sobre o rgo produtor (contexto) e sobre os documentos (tipologia documental), estejam eles em fase de produo ou de acumulao. Aquelas informaes so os elementos que caracterizam este contexto, no desempenho de competncias e funes especficas deste rgo produtor e da tipologia documental, que registra os procedimentos administrativos realizados para cumpri-las (CARMONA MENDO, 2004, p. 40). Os dados obtidos so registrados em instrumentos prprios de cada etapa que fornecem os parmetros tericos para as anlises que sero realizadas nas outras fases do procedimento arquivstico, ou seja, avaliao, organizao e descrio. A identificao pode ser aplicada em qualquer fase do ciclo de vida dos documentos, podendo, portanto, incidir sobre o momento de sua produo, para efeito de implantao de programas de gesto de documentos; ou no momento de sua acumulao, para controlar fundos transferidos ou recolhidos aos arquivos, no mbito dos sistemas de arquivo. O objetivo da identificao e os mtodos utilizados no variaro, ainda que possam se apoiar em diferentes fontes de informao, dependendo da situao em que se encontre o acervo. Para este grupo de autores, liderados por Maria Luiza Conde Villaverde, o processo de identificao realiza-se em duas fases consecutivas para tratar fundos acumulados em arquivos (organizar e avaliar): 70 Identificao do rgo produtor: elemento orgnico e elemento funcional
A identificao do elemento orgnico significa identificar o rgo produtor da documentao, diferenciando-o do remitente quando assim procede, o que pode no coincidir, pois h momentos em que a supresso de determinadas competncias determina que outro rgo acumule o fundo (MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996, p. 158). O estudo proposto versa sobre o rgo que produziu e transferiu o arquivo, portanto, o produtor, e no sobre o acumulador. Esta distino se faz necessria, pois podem surgir para a identificao do organismo produtor, entre os quais se podem citar apenas alguns exemplos ilustrativos: Documentos produzidos por um rgo, cuja custdia foi repassada a outro, por razes de abandono ou administrativa, que se encarrega de seu tratamento e difuso. Fundos que refletem as competncias de um rgo, que foram repassadas a outro. Documentos produzidos por titulares de cargos pblicos, que a incorporam em seus arquivos particulares, cujos fundos, ao retornarem ao arquivo, devem ser separados e identificados adequadamente (LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 16-17). O elemento funcional est representado pelas funes e atividades administrativas desempenhada pelo rgo, em virtude da competncia que tem a seu cargo e que compe a srie documental (MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996, p. 158). necessrio reunir todas as informaes existentes sobre a evoluo orgnica do sujeito produtor; disposies que regulam suas competncias, normas e procedimentos que condicionam a aplicao real destas competncias, normas que controlam a circulao interna e externa dos documentos na fase de produo, ou seja, toda a circunstancia que implica o estudo institucional (...). Este estudo permite o conhecimento da estrutura do rgo, seu funcionamento interno, suas competncias e suas transformaes histricas (ALBERCH i FUGUERAS, 2004, p. 108-109). Os elementos que devem ser considerados nesta pesquisa so: 71 Data de criao e de extino; Data de todas os textos normativos que determinaram uma mudana na estrutura; do organismo (mudana de nome do rgo, supresso e transferncias de competncias); rgos que tenham precedido o desenvolvimento das competncias anlogas e rgos que herdaram competncias semelhantes (CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 42-43). Este estudo das caractersticas que apresentam o rgo produtor dos documentos se viabiliza a partir os dados encontrados em vrios tipos de fontes de informaes, que variam de acordo com a natureza do rgo, se pblico ou privado ou em funo das caractersticas do fundo se permanente ou na fase de produo. A informao sobre os elementos orgnicos e funcionais obtm-se atravs da prpria documentao e da legislao. No caso de rgos pblicos, o estudo de todos os textos legais e normativos pertinentes estrutura e funcionamento durante sua existncia, permitir conhecer as competncias, funes e atividades desempenhadas que ficaram registradas nos documentos produzidos. So as normas oficiais que dispem sobre a estrutura e funcionamento do rgo produtor leis, decretos, portarias, entre outros mas podem existir problemas nesta pesquisa, decorrentes do momento em que se encontram os documentos. No caso dos documentos permanentes, pode haver inexistncia de legislao ou lacunas no perodo abrangido pela documentao. Neste caso necessrio recorrer a outros estudos histricos que tenham sido publicados sobre o rgo a ser analisado, a relatrios de servios e at mesmo a relatos de antigos funcionrios da municipalidade, que podem contribuir com elementos elucidativos para este estudo de contexto. Para os documentos produzidos, pode ocorrer que nas fontes legislativas no estejam previstas atividades informais ou seja mal redigidas, o que torna esta fonte de informao falha, fazendo com que seja necessrio entrevistas com os responsveis para o desenvolvimento dos procedimentos administrativos nos rgos que esto sendo estudados, a fim de coletar dados 72 sobre a realidade administrativa vigente (LA TORRE MERINO; MARTN- PALOMINO y BENITO, 2000, p. 16-17). Molina Nortes e Leyva Palma (1996, p. 159), relacionam os instrumentos que so elaborados, a partir do registro dos dados recolhidos nestas fontes de informaes. Estes tm por finalidade reunir toda a informao relacionada com as mesmas competncias que ao longo do tempo foram atribudas a determinados rgos produtores. So os seguintes: 1. ndice de organismos produtores (tambm chamado de fichrio de organismos 29 ) - estruturado hierarquicamente, no qual, mediante relaes cruzadas, seja possvel seguir a evoluo orgnica de cada unidade administrativa estudo de cada organismo produtor de documentos, que tem por finalidade registrar a sua evoluo administrativa durante o perodo de sua gesto administrativa. Apresenta os seguintes dados, em sua configurao: nome do rgo produtor, data de criao, data de supresso, especificao da legislao que dispem sobre a estrutura e funcionamento do rgo, nome dos organismos que precederam o atual cujas atribuies sejam as mesmas, nome dos organismos sucessores (herdeiros) de suas competncias, tipos documentais produzidos, cdigos de classificao. 2. Repertrios de organogramas - aps recolher a informao sobre o rgo produtor, procede-se a elaborao dos organogramas que permitem conhecer, de forma grfica, as mudanas estruturais que o organismo sofreu durante sua vigncia. Em cada organograma, anotar-se- a normativa de aprovao pertinente e a data que esta estrutura representa e sero elaborados tantos organogramas quantos sejam as mudanas estruturais ocorridas durante a gesto administrativa do rgo produtor analisado. Nasce paralelamente ao fichrio, onde esto as cpias dos referidos textos normativos descritos no instrumento acima (MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996, p. 159).
29 Os dados so registrados em fichas, cujos elementos considerados so: nome do organismo; datas-limites de vigncia do organismo; competncias, funes e atividades atribudas; datas de mudanas em sua estrutura e/ou funcionamento e organismos que sucederam e/ou antecederam; vnculos hierrquicos; relao dos tipos documentais produzidos. Cf. CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 43. 73 3. ndice legislativo (tambm chamado de Repertrio legislativo de rgos produtores 30 ) se forma a partir das fichas de coleta de dados sobre o rgo produtor, um instrumento que tem por objetivo o estudo de cada norma individualizada, referenciada no primeiro instrumento. Deve ser elaborada quando existem muitas fontes de informao legislativa e, portanto, a necessidade de um estudo mais detalhado sobre a evoluo administrativa do rgo. Deve possuir os seguintes elementos: nome do organismo (definido por lei); assunto (resumo do contedo da norma); data de aprovao; data de publicao; especificao da norma (se lei, decreto, etc); nome do antecedente e do sucessor do organismo.
Identificao do tipo e delimitao da srie documental
Esta fase da pesquisa pressupe o levantamento de informaes sobre os elementos que caracterizam os documentos de arquivo, o tipo documental. O vnculo estreito existente entre o documento e o procedimento que lhe d origem se revela atravs do mtodo de anlise de suas caractersticas. Neste momento quando se estuda os caracteres internos e externos que se referem a sua estrutura fsica (gnero, suporte, formato e forma) e ao seu contedo, para denominar o tipo e a srie documental. A srie constitui o objeto de estudo da arquivstica e sobre ela versa toda proposta de tratamento tcnico. Molina Nortes e Leyva Palma (1996, p.156; 160), denominam a identificao da documentao, como uma atividade intelectual que se caracteriza pela anlise e estudo pormenorizado da srie documental transferida e que consiste no levantamento de informaes sobre os elementos que caracterizam os documentos. A correta definio da srie documental permitir a realizao de estudos comparativos, com olhar retrospectivo, tornando segura a realizao do tratamento tcnico dos conjuntos durante a fase de seu ciclo de vida e a elaborao de instrumentos estveis que normalizem os procedimentos para o pleno funcionamento do sistema de arquivos. A identificao como processo,
30 CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 43. 74 realizado em fases consecutivas rgo produtor e documentos - tem como objetivo a caracterizao de cada um dos elementos que o caracterizam para se chegar a srie documental. Este grupo de autores parte de um parmetro conceitual normalizado de srie documental, representado pela seguinte frmula: srie = sujeito produtor + funo + tipo documental. Como regra geral sua denominao coincide com o do tipo documental e este com a atividade que se realiza (LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 22-24). Entende-se por tipo documental, a unidade produzida por um organismo no desenvolvimento de uma competncia concreta, regulamentada por uma norma de procedimento e cujo formato, contedo informativo e suporte so homogneos e por srie documental, o conjunto de documentos produzidos por um mesmo sujeito produtor no desenvolvimento da mesma funo e cuja atuao administrativa foi plasmada num mesmo tipo documental 31 . As fontes de informao, utilizadas nesta fase, alm das leis, decretos, portarias, regimentos e regulamentos internos, so as consultas diretas s pessoas que estejam tramitando e produzindo os documentos, ligando-os s funes e atividades que produzem os documentos,
quem alm de resolver qualquer duvida apresentada na interpretao das disposies legais, so as nicas que podem responder a dados to importantes como o ndice de freqncia de consulta nos momentos posteriores a finalizao do tramite (...) o conhecimento exaustivo dos elementos que constituem cada srie documental, o que permitir estabelecer os critrios adequados para a sua correta classificao e ordenao (Idem, 1992, p. 43).
Uma vez identificada a unidade administrativa e os tipos documentais em que se materializam de suas competncias, funes e atividades, ser necessrio estudar as normas que regulamentam os processo de tramitao que teve cada tipo documental na sua fase de produo.
31 Os mesmos conceitos de tipo documental e srie documental, so citados pelos autores LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 21 e 22; CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 79 e 78; DICCIONARIO, 1993, p. 52 e 49 e MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996, p. 30 e 31, respectivamente.
75 Isto permitir conhecer os documentos que conformam cada tipo documental, as unidades que intervm no trmite, o nmero de cpias que se produz, os que se conservam e onde, assim como a existncia de documentos cujos dados estejam registrados em outros documentos (CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 43).
Nesta fase, ser formatado o instrumento que registra os dados identificadores de cada srie documental, produzida ou acumulada. So as fichas de identificao e avaliao de sries, como a denomina Conde Villaverde (1996) e La Torre Merino e Martn-Palomino y Benito (2000) ou ficha de tipos documentais, nome dado por Molina Nortes e Leyva Palma (1996) O manual de La Torre Merino e Martn-Palomino y Benito, publicado em 2000, pela Escola Ibero-Americana de Arquivos, em Alcal Henares, sintetiza a teoria e metodologia da identificao, formulada como resultados da atuao dos arquivistas da Direo de Arquivos Estatais da Espanha, a partir de 88. Os grupos de trabalho que surgiram, obedecendo ao disposto na legislao espanhola, passaram a atuar a partir de critrios e propostas comuns, (...) pois deveriam enfrentar da mesma maneira o problema da acumulao e avaliao de fundos. Desde 1981, o Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, sob a coordenao de Vicenta Corts Alonso (1986, p. 420) vinha se dedicando a este estudo arquivstico de anlise documental, aplicando o procedimento documentao administrativa contempornea municipal. O objetivo proposto para a anlise era determinar o tipo documental, (...) para saber de que documentos se tratam e quais so seus iguais, para coloc-los juntos, portanto, formar as sries. O resultado das anlises fica registrado no manual de tipologia documental, cuja publicao servir de apoio para as unidades administrativas para sua tramitao, constituindo uma pea chave para a gesto documental e constituir um guia e instrumento normalizador para os arquivistas (LPEZ GMEZ, 1998, p. 7). O manual de tipologia documental apresenta os seguintes elementos: Srie documental: denominao, cdigo, caracteres externos (gnero, suporte, formato e forma) Entidade produtora Destinatrio 76 Legislao Tramitao Documentos bsicos que compe o processo Ordenao da srie Contedo Vigncia administrativa Prazos de destinao (CORTS ALONSO, 1986, p. 424-426). O grupo, associando o procedimento de identificao de documentos primeiramente classificao e descrio, logo passou a utiliz-lo para a avaliao. Sob este ponto de vista, as discusses naquele pas avanaram consideravelmente. Muitos modelos foram surgindo a partir das prticas realizadas por arquivistas em diferentes instituies do pas. Mesas de debates se formaram em busca da padronizao de parmetros. O aprimoramento do mtodo e dos instrumentos caminhou associado ao avano das discusses sobre a avaliao, que passou a olhar para o documento, cada vez mais, em seu momento de produo. A Comisso Nacional de Avaliao e Triagem de Documentos do Governo da Catalunha (Comissi Nacional dAvaluaci i Tria de Documentaci / Generalitat de Catalua) se refere ao procedimento de anlise dos documentos, como uma tcnica de gesto documental que permite um tratamento eficaz da informao e da documentao. O objetivo do mtodo verificar as caractersticas das funes e das atividades desenvolvidas pelo conjunto de suas unidades administrativas, com a finalidade de produzir informaes para a avaliao documental (GENERALITAT, 1997, p. 11; 23). Elaboram a tabela de temporalidade no formato do manual de tipologia documental, demonstrando a influencia do uso generalizado desta metodologia da identificao de documentos e das inovaes que vo surgindo na tradio arquivstica espanhola. Outras propostas de identificao de documentos merecem ser mencionadas como a do Servio Regional de Arquivos da Comunidade de Madri, coordenado por Ana Dupla Del Moral, citada por Ramn Alberch i Fugueras (2004, p. 110). Seu objeto de anlise o rgo produtor e seus documentos, para efeitos de tratamento de fundos documentais. Rene num 77 nico instrumento, a ficha de identificao, os elementos que caracterizam o rgo e seu funcionamento e o tipo documental: Instituio produtora e rgo produtor Tipo documental: denominao, definio, classe, suporte, formato e forma Funo Limites cronolgicos Normativa Trmite Documentos bsicos que compem o expediente Avaliao (valores) Acesso (condies): documentao Crescimento anual (metros) O modelo de identificao arquivstica do Sistema Andaluz de Arquivos o que melhor expressa a natureza da tarefa, reconhecendo-a como primeira fase do tratamento documental, obrigatria para qualquer fundo e que deve ser, preferencialmente, realizada nas reas de produo documental. Tem por finalidade a fixao da tipologia documental, necessria para a avaliao, organizao e descrio (Decreto 97/2000, art. 27). Os objetos de estudos so o rgo produtor e as sries documentais. Estes dados ficam registrados em formulrios especficos, que apresentam os seguintes elementos (LPEZ GOMEZ, 1998): rgo produtor Organizao Funes Sries documentais Dgitos da srie documental e denominao da srie Estudo da evoluo orgnica da instituio, com determinao das funes desempenhadas ao longo do tempo e seu vinculo orgnico Estudo das normativas especficas que regulamentam a origem da srie, procedimento e tipos documentais que a integram. 78 Estudo dos circuitos documentais gerados durante a tramitao do expediente, que permita estabelecer a srie principal, relacionada, frao de srie, etc, assim como os tipos documentais e sua tradio documental. Dados quantitativos e qualitativos da srie documental (volume, datas limites, ordenao, descrio, valores, acesso) No Brasil, os processos de identificao incidiram sobre rgos produtores, documentos e arquivos. Os modelos de anlise documental proposto para realizao de tarefas na rea estiveram associados a outros processos de identificao, como o de rgo produtor para efeito de organizao de massas acumuladas ou o de identificao de arquivos, para fins de definio de estratgias para implantao de sistemas de arquivos. Interessa para efeito desta abordagem, verificar na experincia brasileira, como os modelos destes processos de identificao e neste contexto, que parmetros vem norteando a identificao de documentos de arquivo e os instrumentos propostos para realizar esta tarefa de pesquisa. Nos anos 70, tem incio na arquivstica brasileira o uso da anlise documental, assinalando as preocupaes sobre os mtodos a serem aplicados na avaliao de documentos correntes e contrariando a tendncia de avaliao de documentos acumulados que vigorava na Europa neste perodo. Nilza Teixeira Soares (1975), assinala a importncia desta fase de coleta de informaes versarem sobre os documentos em curso de produo, para depois incidirem sobre as sries acumuladas em arquivos. Talvez parea estranho que, ao falar de avaliao de documentos cogitemos apenas documentos em processo de produo, salienta a autora, mas o fato que o conhecimento dos documentos produzidos hoje facilita o entendimento dos documentos produzidos no passado (SOARES, 1975, p. 10).
A sistemtica apontada para efeito de levantamento da produo documental corrente, preliminar do plano de destinao, pode-se dizer inspirada nos dois princpios arquivsticos, pouco divulgados entre ns: o princpio da organizao e o da competncia administrativa, pelos quais os arquivos em formao ou em processo de reclassificao devem refletir a estrutura interna e as competncias do organismo que produz ou produziu o fundo de arquivo (Idem, 1975, p. 12).
79 Para o levantamento da produo documental, termo usado para designar o procedimento preliminar avaliao, foi proposto quatro formulrios de coleta de dados sobre os documentos correntes. Estes instrumentos se fundamentam no principio de que os documentos provenientes de uma funo, mantm entre si relaes que necessitam ser levantadas no processo de avaliao, registrando elementos que os refletem como tal (SOARES, 1975, p. 9-10): Formulrio 1: funes da unidade (diplomas legais) Formulrio 2: atividades e rotinas (inter-relaes entre rgos) Formulrio 3: documentao produzida (documento, srie e conjunto) Forma fsica Ttulo Contedo informativo Importncia Forma de arquivamento Prazo de vida til Interesse de consulta Demais elementos para apreciao de valor. Esta proposta de Nilza Teixeira Soares passa a influenciar os processos de avaliao documental desenvolvidos em arquivos brasileiros, que adaptam o modelo s circunstncias analisadas. Em 1978, Rose Marie Inojosa, dentro do projeto de sistema de arquivos para a Prefeitura Municipal de So Paulo, prope um questionrio de levantamento da produo documental, para estudar as tipologias de processos produzidos e acumulados, com o objetivo de implantar o processo de avaliao documental (INOJOSA, 1978, p. 52). No manual do Projeto de Gesto de Documentos do Ministrio da Agricultura, usa igualmente um formulrio de levantamento da produo documental, para estudar os documentos produzidos pelo rgo, com a finalidade de visualizar o funcionamento de cada setor de atividade no tocante produo e ao tramite documentais, subsidiando a avaliao e a racionalizao dos documentos. Os elementos, rgo produtor, documento produzido, cpias e/ou vias do documento e destinao final, integram o 80 instrumento usado para analisar o documento, definido como o registro material dos atos surgidos em decorrncia do exerccio de atividade especfica. Refere-se a forma e contedo do documento, objeto do levantamento. (ex. termo de baixa de bens imveis). A srie, entretanto, se forma a partir da designao genrica relativa a funo-fim do rgo pesquisado (ex. rgo: Departamento de Administrao e Srie: Administrao-Geral (BRASIL,1986, p. 11-23). Outro modelo que se destaca no estudo de documentos para efeitos de avaliao, o desenvolvido pela Prefeitura Municipal de Rio Claro (SP), para montagem do plano de destinao e tabela de temporalidade (PAGNOCCA; BARROS, 1989, p. 34). Tendo por objeto de estudo o tipo documental, so elaboradas duas fichas para identificar a produo documental do municpio, uma para a fase de emisso e outra para estudar as vias do tipo documental acumuladas nos arquivos. So as seguintes (PAGNOCCA; BARROS, 1986, p. 43-46): (Ficha) Produo documental emisso Titulo Contedo Suporte Dimenses Autoridade que valida Dispositivo legal rgo emissor e subordinao Quantidade de documentos emitidos Destino das vias (Ficha) Produo documental acumulao Ttulo rgo de destino e subordinao Freqncia de uso Mtodo de arquivamento Instrumentos de acesso Acondicionamento Datas-limite 81 Quantidade Outros modelos de identificao de documentos foram propostos para estudar e organizar de massas acumuladas em arquivos. Merece referencia os trabalhos de Eliana Furtando de Mendona (1986, p. 5), na Diviso de Pr- Arquivo do Arquivo Nacional, que desenvolve um formulrio de identificao de documento, com a finalidade de definir critrios de organizao de massa documental acumulada, preparando-a para avaliao e recolhimento, com os seguintes elementos: Endereamento rgo de competncia Srie Subsrie Assunto Data-limite Observaes Localizao do acervo O elemento assunto caracteriza o contedo informativo do documento, refletindo uma atividade, fundamenta o conceito de documento, objeto da identificao. A srie documental, para o modelo, constituda pelos conjuntos documentais produzidos por um rgo em funo de suas atribuies, definidas em leis e regulamentos (MENDONA, 1986, p. 5). O assunto, tambm ser o elemento distintivo para reconhecer o documento no modelo de identificao proposto para avaliar documentos e elaborar a tabela de temporalidade e proposta de destinao dos documentos acumulados nos setores da Fundao Casa de Rui Barbosa, no Rio de Janeiro. Para as autoras do projeto, o documento, objeto da identificao, aquele arranjado segundo uma ordem intelectual, na busca por assunto, entendendo por este termo, o tema a que se refere o documento (OLIVEIRA; MOURA, 2003, p. 6; 10; 12). De acordo com estes parmetros, foram elaboradas duas fichas para coletar dados sobre os documentos correntes, produzidos e acumulados no rgo. Ficha de levantamento da produo e tramitao de documentos Tipos de documentos produzidos 82 Quantidade de cpias Fluxo documental Utilizao dos documentos Destinao final Ficha de levantamento da documentao acumulada Critrios de armazenamento e conservao Tipos documentais acumulados Assuntos Data-limite Quantificao Utilizao (OLIVEIRA; MOURA, 2003, p. 7-8). Em 1987, dentro da proposta de Diagnstico dos Arquivos das Secretarias do Governo do Estado de So Paulo, elaborada pelo Arquivo do Estado de So Paulo, a identificao arquivstica foi aplicada ao protocolo e arquivo. O projeto teve por finalidade de conhecer a situao das unidades orgnicas que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo e mapeamento dos depsitos de documentao custodiada e estabelecer as bases de implantao do sistema de arquivos (DIAGNSTICO, 1987, p. 18). Foram montados instrumentos de coletas de dados para estudar o rgo produtor e os documentos acumulados, unindo duas fases da identificao. Os autores referem-se aos questionrios de identificao das sries documentais de valor permanente, que tiveram como objeto de investigao, o acervo arquivstico para complementar dados sobre as sries de uso no corrente e a um de reconstituio da estrutura organizacional da administrao pblica, fase de pesquisa onde a coleta incidiu sobre a legislao pertinente e a bibliografia especfica. Estes dois instrumentos no foram publicados. No mesmo campo dos diagnsticos, merece referencia ainda o trabalho de Ana Maria Camargo (1996, p. 15), para caracterizao dos documentos acumulados nos depsitos da Faculdade de Filosofia, Cincias e Letras da USP, desenvolvido com a finalidade de Sugerir as estratgias e prioridades para implantao do sistema de arquivo. Alem da caracterizao do depsito em si, para a qual foi elaborada uma ficha de coleta de dados para o diagnstico dos arquivos, outra ficha registrava dados sobre os documentos, 83 conforme elementos listados a seguir. Para tal fim, recomendava-se que para a denominao do documento fosse mencionada preferencialmente a nomenclatura atribuda no rgo de origem (CAMARGO, 1996, p. 43-44). Conjunto de mesma espcie ou tipo Data-limite Critrio de ordenao Quantidade Acondicionamento Mobilirio Estado de conservao Janice Gonalves (1998, p. 15), refere-se identificao de documentos como o primeiro passo para sua organizao e guarda. A autora desenvolve dois modelos de anlise para estudar os documentos e seu contexto de produo, dados necessrios para organizar os documentos de arquivo (GONALVES, 1998, p. 19-20): Identificao do documento Suporte Forma Formato Gnero Espcie Tipo Contedo Contexto de produo Identificao de contexto Organismo produtor Funes Atividades Desde os anos 80, Heloisa Bellotto vem divulgando no Brasil a metodologia diplomtica aplicada arquivstica. A tipologia documental vista como uma extenso da diplomtica no campo da arquivstica foi apresentada preliminarmente na Revista do Arquivo Municipal de So Paulo (1982), sendo aquelas concepes revistas em artigo publicado na Revista do Arquivo de Rio 84 Claro (1990). No manual da mesma autora (2004), a anlise tipolgica apresentada segundo o modelo do Grupo de Arquivistas de Madri. No manual da autora, que trata da anlise diplomtica e da tipolgica, encontram-se os conceitos de espcie e tipo 32 , antes no muito discutidos no Brasil. Os modelos de anlise propostos so complementares e so usados para caracterizar e denominar a srie documental, razo pela uma metodologia til para a concretizao das tarefas arquivsticas bsicas, classificao, avaliao e descrio (BELLOTTO, 2002, p. 21). Identificao diplomtica O objeto a unidade arquivstica elementar, analisada enquanto espcie documental e definida como a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. A espcie documental diplomtica aquela que obedece a frmulas convencionadas, em geral estabelecidas pelo Direito administrativo ou notarial. A anlise diplomtica verifica os elementos da estrutura do documento, preconizados pela diplomtica clssica, ou seja, protocolo inicial, texto e protocolo final, com suas subdivises. Chega-se assim ao requerimento, ao decreto, portaria, entre outros formatos, que servindo aos propsitos da ao que o utiliza como veculo, gera o tipo documental, base para a formao das sries de arquivo (Idem, 2000, p. 17; 27). Identificao tipolgica Tem por objeto o tipo documental, que reflete a lgica orgnica dos conjuntos documentais, que por definio a configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou (BELLOTTO, 2002, p. 20). O modelo de anlise tipolgica acima referenciado foi o elaborado em 1981 por Vicenta Corts Alonso (1986) e o Grupo de Arquivistas Municipais de Madri (1988). Bellotto discute o modelo e frmula as bases tericas do mtodo, introduzindo no Brasil a tipologia documental, esta nova abordagem da identificao de documentos no campo da arquivstica.
32 Estas definies foram incorporadas no Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado pela Secretaria de Cultura do Governo do Estado de So Paulo, em 1996, de autoria de Heloisa Bellotto e Ana Maria Camargo, tornando-se obra de referencia na rea. 85 Influncia desta corrente terica fica evidente na nossa dissertao de mestrado 33 , que referencia a tipologia documental como ferramenta metodolgica para o desenvolvimento de prticas arquivsticas. A partir da denominao normalizada do tipo documental, so estabelecidas as sries documentais 34 , tomadas por referencia para o desenvolvimento de tarefas de gesto documental e de tratamento de massas documentais acumuladas em arquivos. Aplica-se a metodologia no estudo de documentos municipais produzidos e acumulados na Prefeitura de Campo Belo (MG), como fundamento para a gesto de documentos correntes e para a identificao, organizao, eliminao e descrio de documentos acumulados. So propostos dois formatos para coletas de dados, um para estudar o documento em fase de produo e definir sua avaliao e outro aplicado aos documentos acumulados, para efeito de classificao e descrio no arquivo permanente. Ambos so denominados ficha de identificao de tipologia documental e contemplam os seguintes elementos (RODRIGUES, 2003, p. 8): Fase de produo Tipo documental rgo produtor Competncias Atividade Objetivo da produo Legislao Tramitao Documentos anexos Contedo Tempo de arquivamento Destinao
33 Dissertao de mestrado intitulada Tipologia documental como parmetro para a gesto de documentos de arquivo: um manual para o municpio de Campo Belo (MG), defendida em 2003, junto Universidade de So Paulo, sob orientao da Profa. Dra. Helosa Liberalli Bellotto e Disponvel em: <teses.usp.br>, cujo extrato foi publicado no artigo: RODRIGUES, Ana Clia. Tipologia documental como parmetro de classificao e avaliao em arquivos municipais. Cadernos de Estudos Municipais. Universidade do Minho (Portugal): v.17/18, n.jun a dez, 2005.
34 Definida como a seqncia de unidades de um mesmo tipo documental (DICIONRIO, 1996, p. 69). 86 Fase de acumulao Notao das sries Dataslimite Entrada descritiva: tipologia da srie documental e contedo Dgitos do quadro de classificao Quantidade de documentos No Servio de Marinha do Brasil, para fins de avaliao documental, Maria Rosngela Cunha (s/d, p. 1; 38), utiliza a metodologia da identiticao, referindo-se ela como levantamento da produo documental, processo desenvolvido para cadastrar os dados da Organizao Militar. O objeto da anlise a tipologia documental produzida pela OM, entendendo por tipo a configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. a juno da espcie com a funo documental (p.38). Os elementos usados na referida coleta de dados sobre os documentos em fase de produo so: Setor Competncia Atividade Espcie Funo Assunto (CUNHA, s/d, p. 3). A pesquisa de Ivandir Codato (1999, p. 11) desenvolvida nos documentos do Poder Judicirio, rea Trabalhista, em Maring (PR), demonstra a influencia da tipologia documental no modelo de identificao arquivstica. Tal modelo se justifica para dar visibilidade s funes e atividades, deixando clara a ligao entre os documentos, explica a autora, ficando registrado num instrumento de pesquisa, elaborado para estudar o rgo produtor e seus documentos. Apresenta os seguintes elementos: Estrutura Competncias Atividades Documentos gerados 87 Esta mesma concepo terica sobre o documento de arquivo, estabelecida nos parmetros da tipologia documental, assinala os fundamentos dos manuais de Mrcia Pazin e do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo (SAESP), ambos publicados em 2005. Para Mrcia Pazin (2005, p. 9), o diagnstico da produo documental, termo usado para denominar a identificao, a primeira etapa para a organizao de documentos de arquivo e necessria para a avaliao. No modelo proposto pela autora, a anlise tem como objeto o organismo produtor e os tipos documentais e desenvolvem-se em dois momentos (PAZIN, 2005, p. 10-11): Arquivo administrativo: organismo produtor Setor Funes Atividades Documentos produzidos e acumulados Informaes gerais sobre o arquivamento Depsitos: anlise da produo documental (tipo) Estrutura Funo Tramitao O Decreto 48.897/2004, que institui o SAESP, estabelece o conceito de srie que ser objeto de identificao, definindo-a como o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo rgo, em decorrncia do exerccio da mesma funo, subfuno e atividade e que resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem mesma temporalidade e destinao (art.12). Entende-se por tipo documental a configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Boletim de Ocorrncia, Certido de Nascimento (DICIONRIO, 1996, p. 74). No manual de treinamento, a equipe responsvel pelo projeto desenvolve um modelo de identificao arquivstica para chegar a classificao e avaliao dos documentos produzidos pela Secretarias de Estado do Governo de So Paulo. Detalham os procedimentos para estudar o contexto de produo e as sries documentais. Primeira fase do processo 88 identificar o contexto de produo dos documentos, caracterizando os seguintes elementos: Funo Subfuno Atividade Srie documental Segue-se, identificar a srie documental cuja denominao definida obedecendo a seguinte frmula: documento (processo) + ao (aquisio) + objeto (material de consumo). O documento atrelado atividade / subfuno / funo / rea-fim / rgo produtor que o gerou d origem srie documental (BERNARDES, 2005, p. 45; 47). A anlise documental como premissa para a realizao de tarefas arquivsticas encontra suas razes em Schellenberg (1980, p. 199) que a discutiu nos parmetros da classificao e da descrio. Prope ele um modelo de identificao de unidades documentrias que deve ser realizado em trs nveis: Grupos documentais Sries documentais Papis individuais no interior das sries As qualidades que apresentam o documento de arquivo determinam sua distino entre os demais do conjunto e estes atributos ou caracteres, reportam-se tanto estrutura como a substncia. Os documentos so arranjados e descritos, de forma a revelar seu contedo e significado, razo pela qual o documento precisa ser representado pela funo e no pelo assunto. (...) A funo de grande significado, pois revela seu contedo. Os atributos dos documentos de arquivo revelam a organicidade caracterstica de sua natureza. So partes uns dos outros e perdem o significado se no forem tratados coletivamente. Todos os que surgiram de determinada operao acusam um carter coesivo (SCHELLENBERG, 1980, p. 204; 234; 217). Recomenda que se tratem as sries de arquivo como unidades integrais, pois como reflexo do ato, devem ser preservadas intactas como seu registro: devem ser guardadas parte, pois combinadas arbitrariamente num mao nico, quando relativas a diferentes sortes de aes, confundir o registro, que 89 elas constituem, do ato administrativo, e viciar a prova que deriva da maneira pela qual os documentos se reuniram no transcurso do ato em questo. J que elas refletem, em geral, o ato, mister se preservem intactas como um registro deste (Idem, 1980, p.114). As discusses sobre os processos de identificao de documentos avanaram consideravelmente na rea arquivstica, desde a dcada de 80. Espanha um pas deu grandes contribuies tericas para a construo desta metodologia da identificao, sobretudo da identificao de documentos de arquivo. No Brasil, entretanto, no h uma unidade de critrios sobre os processos de identificao. A realidade marcada pela diversidade de termos e de concepes, sobretudo sobre o conceito de documento que fundamentam os referidos modelos de identificao arquivstica. A sntese das idias apresentadas pelos autores espanhis e brasileiros, que demonstram o processo de construo desta metodologia nas duas tradies arquivsticas, so apresentados nos quadros demonstrados a seguir. Tais quadros, que registram separadamente as tradies que vem sendo construda na Espanha e no Brasil, refletem um esforo de sistematizao das abordagens analisadas sobre os processos de identificao, permitindo assim uma melhor visualizao e comparaes dos elementos da anlise que caracterizam os procedimentos. No mbito dos processos de identificao interessa verificar como a identificao de tipologias documentais esta relacionada com as atuais discusses em torno da teoria e da metodologia da diplomtica.
90 PROCESSOS DE IDENTIFICAO NA ESPANHA (1986-2005)
autores definio (natureza da anlise) objeto e finalidade instrumentos e elementos documento, tipo e srie (parmetro conceitual)
Vicenta Corts Alonso e Grupo de Arquivistas Municipais de Madri
(1986)
Determinar o tipo documental, parta saber de que documentos se tratam e quais so seus iguais, para colocar-los juntos, portanto, formar as sries. (p.420)
Estudo arquivstico de anlise documental
Municpios da Comunidade de Madri
Objeto: documentao administrativa contempornea e histrica
Fixao das sries. Uniformizar a maneira de trabalhar dos arquivistas: classificao, descrio e avaliao. (p.431)
Manual de tipologia documental
Srie documental: denominao, cdigo, caracteres externos (gnero, suporte, formato e forma) Entidade produtora Destinatrio Legislao Trmite Documentos bsicos que compe o processo Ordenao da srie Contedo Vigncia administrativa Prazos de destinao (p.424-426)
Documentos de arquivo: produzidos pelas administraes e pelos indivduos como resultados do seu viver cotidiano. A tipologia documental dos arquivos variada segundo quem, como e para que a produza. (p. 420) 91
Maria Luisa Conde Villaverde
(1992)
Fase do tratamento arquivstico que consiste na investigao e sistematizao das categorias administrativas e arquivsticas em que se sustenta a estrutura de um fundo. (p.72)
Aplicao dos princpios de procedncia e ordem original: estudar as disposies que regulamentam cada tramite concreto e a circulao interna e externa que teve cada tipo documental na sua fase de produo. Conhecimento dos elementos que constituem a srie documental, para estabelecer os critrios da classificao e ordenao. (p.43)
Identificao
Archivo General de la Administracin / Direccin de Archivos Estatales
Tratamento e controle de fundos documentais: Identificao, avaliao, descrio e difuso. Primeira fase, que cabe ao arquivo central sua elaborao. (p.41)
Ficha de identificao e avaliao de sries
Tipo documental Organismo produtor Funo Legislao Documentos bsicos Ordenao da srie Caracteres externos Instrumentos de descrio Elementos da avaliao (tradio documental, eliminao/anos) Condies do acesso, legislao e data final da restrio. (p.86)
Tipo documental: unidade produzida por um organismo no desenvolvimento de uma competncia concreta, regulamentada por uma norma de procedimento e cujo formato, contedo informativo e suporte so homogneos. (ex. expediente de pessoal) (p.79)
Srie: o conjunto de documentos produzidos por um sujeito produtor no desenvolvimento da mesma competncia e regulamentados pela mesma norma de procedimento. (p.78)
Diccionario de Terminologia Archivstica espanhol
Fase do tratamento arquivstico que consiste na investigao e sistematizao das
Objeto: rgo produtor e documentos
Categorias
Tipo: unidade documental produzida por um organismo no desenvolvimento de uma 92 (1993)
categorias administrativas e arquivsticas em que se sustenta a estrutura de um fundo. (p.37)
Identificao
administrativas Categorias arquivsticas (p.37)
(Classificao de fundos)
Classificao: operao intelectual que se encontra dentro da fase de tratamento arquivstico denominada identificao. (p.26) competncia concreta, regulada por uma norma de procedimento e cujo formato, contedo informativo e suporte so homogneos (por exemplo, o expediente pessoal). (p.52)
Srie: conjunto de documentos produzidos por um sujeito, no desenvolvimento de uma mesma atividade administrativa e regulamentado pela mesma norma jurdica e/ou procedimento. (p.49)
Juana Molina Nortes e Victoria Leyva Palma
(1996)
Atividade intelectual: anlise e estudo pormenorizado da srie documental transferida. (p.156)
Levantamento de informaes sobre os elementos que caracterizam os documentos. (p.160)
Nome do tipo documental e srie Cdigo de classificao Funo Datas limites Notao Organismo produtor Legislao Ordenao da srie
Tipo documental: unidade produzida por um organismo no desenvolvimento de uma competncia concreta, regulamentada por uma norma de procedimento e cujo formato, contedo informativo e suporte so homogneos.
Instrumentos de descrio Sries complementares Outros tipos de documentos onde se recolhem dados anlogos Antecedentes da srie Continuao da srie Caracteres externos (formato, suporte, estado de conservao) Acessibilidade do seu contedo informativo Avaliao (p.160)
Srie: o conjunto de documentos produzidos por um mesmo sujeito produtor no desenvolvimento da mesma atividade administrativa e regulamentado pela mesma norma jurdica e/ou procedimento. (p.30 e 31, apud DICCIONARIO, 1993, p.49 e 52)
Comisso Nacional de Avaliao do Governo da Catalunha
(Comissi Nacional dAvaluaci i Tria de Documentaci / Generalitat de Catalua)
(1997)
Tcnica de gesto documental que permite um tratamento eficaz da informao e da documentao. (p.11)
Analise dos documentos dos organismos, de acordo com as caractersticas das funes e das atividades
Arquivos da Generalitat de Catalua (normas e procedimentos de avaliao)
Objeto: documentao administrativa (p.17)
Produzir informaes para
Tabela de avaliao documental (formato de manual de tipologia)
Denominao da srie Funo administrativa (no informa) 94
desenvolvidas pelo conjunto de suas unidades administrativas. (p.23)
Anlise de documentos
avaliao documental. (p.17)
Marco legal Documentos que formam o expediente Series relacionadas Suporte Tramitao Prazo de conservao (p.35)
Jose Luis La Torre Merino e Mercedes Martn-Palomino y Benito
(2000)
Fase do tratamento arquivstico que consiste na investigao e sistematizao das categorias administrativas e arquivsticas em que se sustenta a estrutura de um fundo. (p.14)
a primeira fase da metodologia arquivstica; fase do tipo intelectual, a partir da qual se fundamentam a avaliao e a descrio do fundo documental. (p. 12-14)
Analisar os caracteres externos e internos dos documentos, que se referem tanto a sua
Escuela Iberoamericana de Archivos (manual)
Objeto: fundo (produo e acumulao)
Organismo produtor (evoluo orgnica e competncias administrativas) Elemento funcional (competncias, funes e atividades) Tipo documental (procedimento) (administrativo e trmite) Delimitao da srie documental (p.14)
Ficha de identificao e avaliao de sries
Tipo documental Organismo produtor Funo Legislao Documentos bsicos Ordenao da srie Caracteres externos Instrumentos de descrio Elementos da avaliao (tradio documental, eliminao/anos) Condies do acesso, legislao e data final da
Tipo documental: unidade produzida por um organismo no desenvolvimento de uma competncia concreta, regulamentada por uma norma de procedimento e cujo formato, contedo informativo e suporte so homogneos. (p.21, apud DICCIONARIO, 1993, p.52)
Srie: o conjunto de documentos produzidos por um mesmo sujeito produtor no desenvolvimento da mesma funo e cuja atuao administrativa foi 95 estrutura fsica (gnero, suporte, formato e forma) como a seu contedo. (p.21)
Identificao de fundos
(p.14)
Tratamento de fundos (administrativos ou histricos), cujo resultado ser a organizao do fundo propondo as bases para a avaliao e descrio. (p.14)
e data final da restrio. (p.86 apud CONDE VILLAVERDE, 1992, p.86)
atuao administrativa foi plasmada num mesmo tipo documental. Srie = sujeito produtor + funo + tipo documental Como regra geral sua denominao coincide com o do tipo documental e este com a atividade que se realiza. (p.22)
Antonia Heredia Herrera (coord)
(2000)
Primeira fase do tratamento arquivstico que consiste na anlise da organizao e das funes das pessoas fsicas ou jurdicas, publicas ou privadas e das sries documentais que produzem como base para a avaliao documental e para a organizao e descrio arquivsticas. A identificao obrigatria para qualquer fundo documental e dever se feita, preferencialmente, nas reas de produo documental. (Decreto 97/2000, art. 27)
Sistema Andaluz de Arquivos
Objeto: rgo produtor e sries documentais
Fixao da tipologia documental: necessria para a avaliao, organizao e descrio. (Decreto 97/2000, art. 27)
Formulrios
rgo produtor Organizao Funes
Sries documentais Dgitos da srie documental e denominao da srie Estudo da evoluo orgnica da instituio, com determinao das funes desempenhadas ao longo do tempo e seu vinculo orgnico
Unidade documental: o documento ou documentos que testemunham um ato, ao, e em geral qualquer fato.
Srie: conjunto de unidades documentais, testemunho continuo da mesma atividade.
(Decreto 97/2000, art. 28) 96
Identificao
Estudo das normativas especficas que regulamentam a origem da srie, procedimento e tipos documentais que a integram. Estudo dos circuitos documentais gerados durante a tramitao do expediente, que permita estabelecer a srie principal, relacionada, frao de srie, etc, assim como os tipos documentais e sua tradio documental. Dados quantitativos e qualitativos da srie documental (volume, datas limites, ordenao, descrio, valores, acesso) (LPEZ GOMEZ, 1998)
97
Ramn Alberch i Fugueras
(2004)
Processo de investigao e sistematizao das categorias administrativas e arquivsticas em que se sustenta a estrutura de um fundo. (p.108)
Conhecer (identificar e caracterizar): reunir informao para enfrentar a avaliao das series documentais, a classificao, descrio e recuperao dos documentos (p.108-109)
Instituio produtora e rgo produtor Tipo documental: denominao, definio, classe, suporte, formato e forma Funo Limites cronolgicos Normativa Trmite Documentos bsicos que compem o expediente Avaliao (valores) Acesso (condies): documentao Crescimento anual (metros) (Arquivo Regional de Madri / Ana Dupl de Moral, s/d)
98
Ana Dupl del Moral
(1991)
Operao prvia a classificao que conduz ao conhecimento do rgo e das unidades administrativas que produzem os documentos e suas funes, atravs da normativa que os origina e tambm dos tipos documentais produzidos como conseqncia e expresso das atuaes desse rgo no exerccio de suas funes.
Tratamento arquivstico: operaes de identificao e classificao, que se englobam dentro da organizao dos fundos de arquivo e as tarefas de ordenao, descrio e instalao.
Identificao
Servio Regional de Arquivos / Comunidade de Madri
Objeto: fundo
rgo produtor documentos
Organizao e descrio de fundos documentais.
Ficha de identificao
Instituio produtora e rgo produtor Tipo documental: denominao, definio, classe, suporte, formato e forma Funo Limites cronolgicos Normativa Trmite Documentos bsicos que compem o expediente Avaliao (valores) Acesso (condies): documentao Crescimento anual (metros)
(apud ALBERCH i FUGUERAS, 2004, p.110)
Srie: conjunto de documentos que correspondem a um mesmo tipo documental produzido por um mesmo rgo, seu antecedente e seu subseqente (sempre quando no forme parte de outro arquivo), no exerccio de uma funo determinada, dentro de uma instituio ou organismo.
Tipo: expresso tipificada de unidades documentais com caractersticas estruturais, geralmente homogneas, de atuaes nicas ou seqenciais, normalmente regulamentadas por uma norma de procedimento, derivadas do exerccio de uma mesma funo e realizadas por um determinado rgo, unidade ou pessoa com competncia para tal.
99 PROCESSOS DE IDENTIFICAO NO BRASIL (1975-2005)
autores definio (natureza da anlise) objeto e finalidade instrumentos e elementos documento, tipo e srie (parmetro conceitual)
Nilza Teixeira Soares
(1975)
A criao de papis deve ser controlada e estes identificados. O conhecimento da rotina documental oferece condies para uma administrao racional de papeis, fator de economia e eficincia. Saber como se processa a rotina documental nos vrios rgos, no desempenho das atividades pertinentes s funes que lhe competem, matria de interesse para a racionalizao dos arquivos. (p.8)
Anlise da produo documental
Objeto: documentos correntes
Colocamos como medida preliminar avaliao o levantamento da produo documental. O conhecimento dos documentos produzidos no desempenho das respectivas funes habilita a uma deciso criteriosa e fundamentada quanto eliminao, ou a guarda, em carter temporrio ou permanente. (p.7-8)
Formulrios de levantamento da produo documental
Formulrio 1: funes da unidade (diplomas legais)
Formulrio 2: atividades e rotinas (inter-relaes entre rgos)
Formulrio 3: documentao produzida (documento, srie e conjunto)
Forma fsica Ttulo Contedo informativo Importncia Forma de arquivamento Prazo de vida til Interesse de
O registro das atividades cotidianas envolve a criao de papis ou documentos ativos. Os documentos provenientes de uma funo, mantm entre si relaes que necessitam ser levantadas no processo de avaliao (p.8) 100 consulta Demais elementos para apreciao de valor. (p.9-10)
Rose Marie Inojosa (1978)
Conhecer a origem, natureza e destino da produo documental da administrao municipal. Medida preliminar, indispensvel para determinar exatamente o que e quanto se produz em documentao nos diversos rgos. (p.37-39)
Anlise da produo documental
Prefeitura Municipal de So Paulo, SP
Objeto: documentos (produzidos e acumulados)
Situar a produo documental e verificar a massa intil de originais e cpias produzidos e guardados, desperdiando espao e tempo e diminuindo a agilidade da administrao (p.37)
Questionrio de levantamento da produo documental
Tipo de documento Mdia anual da produo Nmero de cpias Informaes sobre a produo de processos Informaes sobre a utilizao de documentos acumulados (p.52)
(Refere-se a tipo de documento, mas no apresenta o conceito)
Grupo de Identificao de Fundos Internos (GIFI) do Arquivo Nacional
(1981)
A identificao uma etapa necessria organizao de acervos que no tenha recebido tratamento arquivstico algum. (p.7)
Descrio sistematizada dos fundos e sries
Fundos internos do Arquivo Nacional (manual)
Objeto: massas documentais acumuladas no arquivo
Formulrio de identificao
Seo Depsito Estante/caixa Nmero de volumes Observaes
Srie: rgo acumulador de segundo nvel hierrquico do Poder Executivo / Segunda maior unidade de reconhecimento da documentao. (p.10) 101 identificadas. (p.19)
Identificao
Visa no s estabelecer maior controle sobre a documentao, como fornecer elementos indicadores para nortear um modelo de arranjo. (p. 7)
Identificar a provenincia dos documentos e localiz- los nos depsitos. (p. 14)
Amostragem Fundo Perodo Srie Assunto Identificao por pesquisa Oficio de recolhimento Nmero da relao de remessa (p.14)
Grupo de Identificao de Fundos Externos (GIFE) do Arquivo Nacional
(1981)
Levantamento e cadastramento de acervos documentais, para o estabelecimento de uma poltica nacional e uniforme de arquivos. (p.31)
(Preliminar ao planejamento do sistema de arquivos)
Identificao de acervos
Fundos externos do Arquivo Nacional (manual)
Objeto: massa documental acumulada nos rgos produtores (p.17)
Poltica de recolhimento, de transferncia e implantao de arquivo intermedirio. (p.07)
Questionrio
Quantificao do acervo Caracterizao da natureza do acervo (documentao cartogrfica, especial, filmogrfica, iconogrfica, microgrfica e sonora) Condies de conservao dos depsitos e acervos (p. 71)
Documento de arquivo: aquele produzido e/ou recebido e acumulado por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitui elemento de prova ou de informao em um conjunto arquivstico. (p.72)
Srie: Designao dada s subdivises de um fundo, que refletem a natureza de sua composio, seja ela estrutural, funcional ou por espcie documental. Face a complexidade ou volume pode ser subdividida em subsrie. (p.74) 102
Ana Maria Varela C. Campos et all
(1981)
Metodologia para levantamento da situao dos arquivos correntes, para conhecer seu funcionamento. (p.14)
Diagnstico de arquivo corrente
Projeto de Gesto de Documentos / Arquivo Nacional / Ministrio da Agricultura
Objeto: arquivos correntes
Planejamento das atividades do sistema de arquivos, no projeto de gesto. Subsdio para estruturao e implantao do sistema de arquivos. (p.14)
Questionrio para diagnstico de arquivos correntes
rgo / setor Atividades de protocolo e arquivo Mtodos de arquivamento Instrumentos de pesquisa Transferncia e eliminao Automao Microfilmagem Guarda de documentos acumulados (escritos e especiais) Material e mobilirio Recursos humanos (p.15)
(Refere-se a documento, mas no apresenta o conceito.)
Jos Maria Jardim (coord)
(1986)
Identificar os mecanismos de produo e trmites documentais, tarefa essencial a aplicao dos princpios da gesto de documentos. (p.9)
Projeto de Gesto de Documentos / Arquivo Nacional / Ministrio da Agricultura (manual)
Objeto: documentos correntes
Formulrio de levantamento da produo documental
rgo Produtor Documento produzido
Documento: o registro material dos atos surgidos em decorrncia do exerccio de atividade especfica (forma e contedo: termo de baixa de bens imveis) (p.17) 103
Caractersticas intrnsecas e extrnsecas e funo no contexto das atividades. (p.11)
Levantamento da produo documental
correntes
A confeco dos relatrios de avaliao constitui o resultado final do levantamento da produo documental, posto que permite visualizar o funcionamento de cada setor de atividade no tocante produo e ao tramite documentais, subsidiando a avaliao e a racionalizao dos documentos. (p.14) Cpias e/ou vias do documento Destinao final (p. 11)
(p.17)
Srie: designao genrica relativa a funo-fim do rgo pesquisado.
rgo: Dep. de Admin. Srie: Admin.-Geral (p.23)
Tipo documental: (apenas exemplifica)
rgo: Dep. de Admin. Srie: Admin-Geral Subsrie: Admin Patrimnio Tipo documental: Alienao (p.23)
Eliana Resende Furtado de Mendona
(1986)
Identificar a massa documental de arquivos intermedirios, para proceder a organizao estrutural-funcional. Trabalho de localizao e
Diviso de Pr-Arquivo / Arquivo Nacional
Objeto: sries acumuladas no arquivo intermedirio
Listagem de localizao e etiquetas
Nmero do processo Depsito
Srie: constituda pelos conjuntos documentais produzidos por um rgo em funo de suas atribuies, definidas em leis e regulamentos. (p.05) 104 identificao de documentos. (p.4-5)
Atender s consultas feitas pelo rgo de origem dos documentos e organizao de massa documental acumulada, preparando-a para avaliao e recolhimento. (p.5) Estante Caixa Assunto
Formulrio de identificao de documento
Endereamento rgo de competncia Srie Subsrie Assunto Data-limite Observaes Localizao do acervo (p.5-6)
Assunto: elemento que caracteriza o contedo informativo do documento, refletindo uma atividade. (p.6)
Ana Maria Pagnocca e Clia Baldissera de Barros
(1986 / 1989)
Pesquisa realizada para conhecimento da documentao produzida. (1986, p.24)
Caracterizao: descrever os documentos na fase ativa, do ponto de vista da emisso e das vias identificadas, focalizando o documento desdobrado na acumulao. (1989, p.34)
Prefeitura Municipal de Rio Claro, SP
Objeto: tipo documental
Montagem do plano de destinao e tabela de temporalidade. (1989, p.34)
(Ficha) Produo documental emisso Titulo Contedo Suporte Dimenses Autoridade que valida Dispositivo legal rgo emissor e subordinao Quantidade de (Refere-se a tipo e srie documental, mas no apresenta o conceito.) 105 (Prefeitura Municipal de Rio Claro)
Identificao e avaliao da produo documental
documentos emitidos Destino das vias (1986, p.43-44)
Objeto: vias do tipo documental acumuladas
(Ficha) Produo documental acumulao
Ttulo rgo de destino e subordinao Freqncia de uso Mtodo de arquivamento Instrumentos de acesso Acondicionamento Datas-limite Quantidade (1986, p.45-46)
Arquivo do Estado de So Paulo
(1987)
A pesquisa incide sobre o universo das secretarias e se desenvolve atravs de visitas de observao e entrevistas com os responsveis sobre as atividades de protocolo e arquivo. (p.19)
Secretarias do Governo do Estado de So Paulo
Objeto: protocolo e arquivo
Questionrios de coletas de dados
Secretarias de estado e atividades de protocolo e arquivo.
Srie: conjunto de documentos que refletem a natureza da composio estrutural ou funcional de um fundo. Considera-se tambm como srie, conjuntos de documentos da mesma espcie. As 106 arquivo. (p.19)
Combinao de anlise documental (bibliografia, acervo, legislao); aplicao de questionrios; Entrevistas e vsitas de observao aos locais de trabalho. (p.17)
O levantamento de dados imprescindvel a realizao do diagnstico e para atingir este fim se estabeleceu os procedimentos. (p.19)
Diagnstico da situao dos arquivos
Conhecer a situao das unidades orgnicas que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo e mapeamento dos depsitos de documentao custodiada. (p.18)
Diagnstico da situao dos arquivos na administrao direta
Identificao das sries documentais de valor permanente Objeto de investigao: o acervo arquivstico para complementar dados sobre as sries de uso no corrente. (p.21) Reconstituio da estrutura organizacional da administrao pblica A coleta incidiu sobre a legislao pertinente e a bibliografia especfica. (p.21) (Estes dois ltimos instrumentos no foram publicados)
da mesma espcie. As sries podem subdividir-se em subsries. (p.191)
Heloisa Liberalli Bellotto
Trabalho que requer conhecimento da estrutura
Manual de arquivos permanentes
Modelo de anlise: para fixao de fundos
O princpio da provenincia, que consiste em deixar 107 (1991)
administrativa e das competncias (e suas mutaes) dos rgos produtores e documentao (p.134)
Anlise das caractersticas do ncleo documental no arquivo. (p.127)
Antes de qualquer outro processamento tcnico, na organizao no arquivo permanente. (p. 134)
Identificao de fundos
Objeto: fundo de arquivo permanente
Desse conhecimento depende o arranjo de um arquivo permanente, a descrio e o levantamento de contedo dos documentos (1991, p.134) Possuir nome, ter existencia juridica prevista resultante de lei, decreto (...) Ter atribuies precisas, tambm estabelecidas por lei Ter subordinao conhecida firmada por lei Ter um chefe com poder de deciso, dentro de sua area legal de ao Ter uma organizao interna fixa (p.132 apud DUCHIEN, 1976, p.13)
agrupados, sem misturar a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma administrao, de um estabelecimento ou de uma pessoa fsica ou juridica determinada: o que se chama de fundo de arquivo (...). (p.130)
Heloisa Liberalli Bellotto
(2002)
As anlises diplomtica e tipolgica so aplicaes prticas dos estudos tericos e metodolgicos da Diplomtica e da Tipologia Documental, reas das cincias documentrias que se concentram,
Manual de anlise diplomtica e tipolgica
Identificao diplomtica:
Objeto: a unidade arquivstica elementar,
Identificao diplomtica
Modelo de anlise:
Autenticidade relativamente espcie, ao contedo e
Espcie documental: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. A espcie documental diplomtica aquela que obedece a 108 respectivamente, no estudo formal do documento diplomtico, quando considerado individualmente, e no estudo de suas relaes com o contexto orgnico de sua produo e de atuao dos enunciados do seu contedo, quando considerados dentro dos conjuntos lgicos denominados sries arquivsticas. (p. 11)
Identificao diplomtica de documentos.
Identificao tipolgica do documento
analisada enquanto espcie documental. (p.17)
Identificao tipolgica:
Objeto: lgica orgnica dos conjuntos documentais. (2002, p.20)
teis para a concretizao das tarefas arquivsticas bsicas (classificao, avaliao e descrio). (2002, p.21)
finalidade Datao (datas tpica e cronolgica); Origem/provenincia Transmisso/tradi o documental; Fixao do texto. (2002, p.21)
Identificao tipolgica
Modelo de anlise:
Origem/provenincia Vinculao competncia e as funes da entidade acumuladora Associao entre a espcie em causa e o tipo documental Contedo Datao (2002, p.21)
frmulas convencionadas, em geral estabelecidas pelo Direito administrativo ou notarial. (p.27)
Tipo: configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. (p.19)
Ana Maria de Almeida Camargo
Mapeamento necessrio: o patamar inicial de um processo, que visa a adoo de um formato
Faculdade de Filosofia, Cincias e Letras da USP
Ficha de coleta de dados: diagnstico dos arquivos
Documento: mencionar preferencialmente a nomenclatura atribuda no rgo de origem. (p.44) 109 (1996)
adoo de um formato sistmico para as atividades de arquivo da Faculdade. (p.11)
Identificar os arquivos da faculdade, caracterizando- os quanto s condies de guarda e quanto ao contedo. (p.12)
Diagnstico de arquivos
Objeto: depsitos de documentos
Sugerir as estratgias e prioridades para implantao do sistema de arquivo. (p.15)
Caracterizao do depsito Identidade fisica e institucional Condies ambientais Instrumentos de acesso Caracterizao dos documentos acumulados Conjunto de mesma espcie ou tipo Data-limite Critrio de ordenao Quantidade Acondicionamento Mobilirio Estado de conservao (p.43-44)
rgo de origem. (p.44)
Janice Gonalves
(1998)
A identificao dos documentos tem como referncia os elementos caractersticos dos
Manual de classificao
Objeto: documentos e contexto de produo
Modelos de anlises:
Identificao do documento
O documento de arquivo o que um determinado organismo pessoa fsica ou jurdica produz no 110 documentos. Complementa a operao o estudo do contexto de produo (p.20)
Identificao do documento e anlise documental
Identificao do contexto de produo
A identificao dos documentos o primeiro passo para sua organizao e guarda. (p.15)
(Classificao e ordenao dos documentos)
Suporte Forma Formato Gnero Espcie Tipo Contedo Contexto de produo
Identificao de contexto
Organismo produtor Funes Atividades (p.19-20)
exerccio de sua atividade. (tipo documental) (p. 20)
Ieda Pimenta Bernardes
(1998)
A anlise da rotina documental e das inter- relaes dos vrios conjuntos essencial para que se conhea o contexto de produo, evitando-se sentenciar peas isoladas de arquivo. (p. 18)
Anlise da produo documental
Manual de avaliao
Objeto: sries documentais Os documentos produzidos no exerccio da mesma funo, competncia ou atividade constituem as sries documentais e sobre elas que deve incidir o trabalho de identificao de valores e definio de prazos de guarda. (p.18)
Srie: conjunto de documentos resultante do exerccio da mesma funo ou atividade, documentos estes que tem idntico modo de produo, tramitao e resoluo. (p.46) 111
Evandir Codato
(1999)
Metodologia dirigida identificao de massa documental acumulada. Num primeiro momento o entendimento dos mecanismos de funcionamento da instituio, depois a tipologia documental. (p.3)
A definio tipolgica dos documentos o primeiro passo para a identificao e sistematizao de fontes histricas. (p.4)
(antes da organizao)
Estudo de tipologia documental
Poder Judicirio / Trabalhista / Maring, PR
Objeto: rgo produtor e documentos
Aproximar o pesquisador do seu objeto de pesquisa, de forma organizada. (p.3)
Roteiro para a organizao de arquivos e proporcionar uso do acervo pelos historiadores. (p.4)
Dar visibilidade s funes e atividades, deixando clara a ligao entre os documentos. (p.11)
Tipo: configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. (p.11 apud DICIONRIO, 1996, p.74)
Daise Apparecida Oliveira
(2002)
Trs operaes integradas que englobam a organizao do arquivo: identificao, classificao e avaliao, as quais sucedem outras trs tarefas, a ordenao, a descrio e a instalao. uma operao previa classificao que conduz ao
Objeto: rgo produtor e tipos documentais
Elementos necessrios para o quadro de classificao de fundos e para a avaliao de documentos, atividades que se
Modelo de anlise:
rgo produtor Competncia Atribuio Funo Tipo documental. (p.25)
112 classificao que conduz ao conhecimento (...) (p.24-25)
Identificao
atividades que se desenvolvem quase que simultneamente. (p.27)
Lucia Veloso de Oliveira e Leila de Moura
(2003)
Pesquisar e analisar o processo documental em suas diferentes fases. (p.12)
Identificar a produo e a tramitao de documentos da instituio, para depois mapear os documentos acumulados nos setores. (p.7)
Identificao da produo e fluxo documental.
Fundao Casa de Rui Barbosa, RJ
Objeto: documentos correntes (produzidos e acumulados)
Elaborar a tabela de temporalidade e proposta de destinao dos documentos acumulados nos setores. (p.12)
Ficha de levantamento da produo e tramitao de documentos. : Tipos de documentos produzidos Quantidade de cpias Fluxo documental Utilizao dos documentos Destinao final (p. 7)
Ficha de levantamento da documentao acumulada
Critrios de armazenamento e conservao Tipos documentais acumulados Assuntos Data-limite Quantificao
Documento, arranjado segundo uma ordem intelectual, na busca por assunto, entendendo por este o termo usado para descrever o tema a que se refere o documento. (p.6 e 10) 113 Utilizao (p.8)
Ana Clia Rodrigues
(2003)
Estudo da relao entre a natureza da ao que gera o documento e a forma do documento. (p.8)
Identificao e anlise da tipologia documental
Prefeitura Municipal de Campo Belo, MG
Objeto: tipologias documentais (produo e acumulao)
Contribuio substancial para a gesto de documentos correntes e para a identificao, organizao, eliminao e descrio de documentos acumulados. (p.8) Ficha de identificao de tipologia documental
Fase de produo: Tipo documental rgo produtor Competncias Atividade Objetivo da produo Legislao Tramitao Documentos anexos Contedo Tempo de arquivamento Destinao
Fase de acumulao: Notao das sries Dataslimite
Tipo: configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Srie: seqncia de unidades de um mesmo tipo documental. (DICIONRIO, 1996, p.74 e 69) 114 Entrada descritiva: tipologia da srie documental e contedo Dgitos do quadro de classificao Quantidade de documentos
Maria Rosngela Cunha (coord)
(s/d)
Cadastrar dados da Organizao Militar.
Levantamento da produo documental
Marinha do Brasil / Servio de Documentao
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (manual)
Assunto: expresses apresentadas que do origem aos conjuntos documentais produzidos/recebidos, de acordo com as competncias e atividades desempenhadas pelo setor da OM (p.30).
Espcie: a designao do documento segundo seu aspecto formal: ata, carta, certido etc.(p.32).
Funo documental: a atribuio efetivamente desempenhada por uma espcie documental (p.33).
115
Tipo documental: configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. a juno da espcie com a funo documental (p.38).
Ieda Pimenta Bernardes (coord)
(2005)
Estudos sobre a estrutura e o funcionamento do rgo ou entidade. Recuperar o contexto de produo dos documentos, significa identificar qual atividade especfica exigiu a produo do documento e qual o papel desta ao em um contexto mais amplo das aes do rgo/entidade. (p.12 e 35)
Identificar a srie documental e no o assunto, ou seja, a ao ou o objeto de que trata o documento. (p.45)
Identificao do contexto de produo
Secretarias do Governo do Estado de So Paulo
Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo (SAESP)
Objeto: contexto de produo e sries documentais
(Classificao e avaliao)
Identificar o contexto de produo dos documentos
Funo Subfuno Atividade Srie documental
Identificar a srie documental
O documento atrelado atividade/subfuno/funo/ rea-fim / rgo produtor que o gerou d origem srie documental. (p.45 e 47)
Srie: o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo rgo, em decorrncia do exerccio da mesma funo, subfuno e atividade e que resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem mesma temporalidade e destinao. (Decreto 48.897/2004, art.12)
Tipo: configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Boletim de Ocorrncia, Certido de Nascimento. (apud DICIONRIO, 1996, p.74) 116
Identificao de srie documental
Mrcia Pazin
(2005)
A organizao do arquivo pressupe a anlise da sua estrutura administrativa e das funes dos documentos por ela gerados. Aps este levantamento das funes, verificar como essas funes so materializadas, portanto, quais documentos so gerados. A anlise da produo documental se realiza atravs de entrevistas e de mapeamento dos depsitos de documentos (p.9-10)
Diagnstico da produo documental
Manual de arquivos de empresa
Objeto: organismo produtor e tipos documentais
Primeira etapa para a organizao de documentos de arquivo o diagnstico (...) (p.9)
Organizao do arquivo (e avaliao) (p.9)
Arquivo administrativo: Organismo produtor
Setor Funes Atividades Documentos produzidos e acumulados Informaes gerais sobre o arquivamento
Depsitos: anlise da produo documental (tipo)
Estrutura Funo Trmite (p.10-11)
Srie: seqncia de unidades de um mesmo tipo documental. (p.69)
Dicionrio Brasileiro Terminologia Arquivstica
(2005)
Processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos, com vistas ao seu controle
Objeto: arquivos
(conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva,
Srie: subdiviso do quadro de arranjo, que corresponde a uma seqncia de documentos relativos mesma funo, atividade, 117 fsico e/ou intelectual. (p.94)
Controle fsico: sobre documentos acumulados em depsitos de arquivos (programas e sistemas).
Controle intelectual: dados sobre as caractersticas dos documentos arquivsticos. (organizao e descrio)
Identificao pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes.) (p.19)
Fase do processamento tcnico dos arquivos: expresso utilizada para indicar as atividades de identificao, classificao arranjo, descrio e conservao de arquivos. (tratamento arquivstico, tratamento tcnico) (p.129)
tipo documental ou assunto. (p.142)
Tipo documental: diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, decretos (...) (p.153)
118 Captulo 3 A diplomtica como referencial metodolgico para identificao da tipologia documental
3.1 Trajetria da diplomtica e de seu objeto
A diplomtica, segundo Luciana Duranti (2003), vista como uma cincia e uma disciplina, cujo escopo verificar a autenticidade de documentos e se sustenta em um conhecimento autnomo e auto-referencial que faz referencia a si mesmo, o tempo todo, cujo contedo reflete a idia do sculo XVII sobre as aquisies de conhecimento por meio da pesquisa emprica, sobre o documento como prova e sobre prova como inferncia ou deduo. uma cincia em si, mas s uma parcela afeta os arquivos, ficando excluda desta, a parte que determina as regras de publicao dos manuscritos. cincia, porque este corpo se baseia em uma metodologia e prtica que se articulam e funcionam de maneira integrada. A cincia compreende a teoria, o mtodo e a prtica. A teoria reaporta-se a natureza do documento e seus componentes (suporte, assinatura, pessoas competentes, ato administrativo, etc). O mtodo estabelece a maneira de proceder a critica do documento. Por metodologia, compreende-se os procedimentos usados para anlise e desenvolvimento da prtica, a aplicao dos mesmos procedimentos em situaes reais. A prtica, chamada de diplomtica especial, aplica a teoria e mtodo a situaes concretas. disciplina, porque possui um corpo de princpios tericos e regras que disciplinam a pesquisa e uma metodologia que regula os estudos; compreende o principio e a regra que guia a pesquisa que tem por objetivo verificar a autenticidade. A cincia diplomtica controla a disciplina, porque o princpio normatiza e guia a pesquisa do estudioso devendo ser coerente com a teoria do documento, e com a idia metodolgica na qual se embasa do processo de critica do documento (DURANTI, 2005b).
119 O resultado da aplicabilidade da metodologia diplomtica a situaes concretas de anlise documental, tem como resultado a diplomtica especial, que so os estudos de casos. A diplomtica geral um corpo de conceitos, cuja aplicabilidade a casos individuais constitui a funo da critica diplomtica, isto a diplomtica especial, que possibilita e amplia o mtodo comparativo, que reflete uma ampliao conceitual da Diplomtica, no espao e no tempo que corresponde a documentao, destacam Galende Daz e Garcia Ruiprez (2003, p. 18). A diplomtica especial um ramo da diplomtica, uma disciplina em que os princpios tericos formulados e analisados pela diplomtica se individualizam e so aplicados a documentos singulares, mas considerando a pluralidade e fragmentao destas fontes, quando se refere a documentos contemporneos (DURANTI, 1995, p. 6). Nesta perspectiva pode-se dizer que a diplomtica geral analisa o conceito, o objeto, mtodo e histria da diplomtica, junto com o conceito de sua gnese, transmisso e estrutura, incluindo tambm o estudo de outros caracteres internos ou externos como a data, os carimbos e a lngua. A diplomtica especial se ocupa da tipologia documental, ou seja, dos documentos e dos grupos documentais e do estudo das instituies produtoras (SANCHES PIETRO, p. 710). O termo diplomtica aplicado hoje a cincia dos documentos e a arte de suas formas, tem sua origem no que foi um dos primeiros suportes do contedo documental, o diploo 35 (...). As mudanas ocorridas desde ento, at os modernos mtodos magnticos de armazenagem de dados e documentos tem sido substanciais e a diplomtica como disciplina teve que ir assimilando e adaptando-se a essas novas propostas (ROMERO TALLAFIGO, 1992, p.14). Historicamente, a definio de diplomtica, esteve intimamente ligada ao conceito de documento que caracteriza seu objeto de estudo. Entendido como pea singular ou integrante de um conjunto, esta concepo vai ser distintiva
35 Na Antiguidade clssica, este termo referia-se a documentos escritos em duas tbuas, unidas por uma dobradia, dando origem a palavra diploma, que significa documento emitido pela autoridade soberana e de forma solene (GARCIA PIQUERAS, s/d, p. 196). O diploo, era utilizado pelos greco-romanos, para fixar dados de memria, para correspondncia, para apontar dados de negcios, como tambm para contratos ou ttulos em forma de diplomas, fechados e selados como garantia de no serem falsificados (ROMERO TALLAFIGO, 1992, p. 14).
120 para explicar as correntes tericas de estudiosos que se formaram em torno da matria em nvel internacional e como ocorre sua aproximao com a arquivstica. A diplomtica surgiu ligada ao direito patrimonial, desenvolvendo um estudo sistematizado do documento escrito para provar a autenticidade de ttulos de terras da Igreja, a com a meta final de averiguar a realidade dos direitos ou a veracidade dos fatos neles representados (DURANTI, 1995, p. 22). A questo da falsificao est presente na humanidade desde a criao dos primeiros documentos, mas at o sculo VI, eles no tinham como ser identificados. Num primeiro momento, a garantia da autenticidade se baseava no local onde os documentos eram preservados: se a entidade tivesse certos atributos, o documento ali conservado era considerado autntico. Isto ocorre at o sculo VI, quando ento a confiabilidade passou a ser verificada em funo de regras de existncia dos procedimentos. O foco de anlise passa do local onde eram preservados, para a entidade e suas caractersticas: se um documento possusse certos elementos, ele era considerado verdadeiro. Na Roma antiga, a autenticidade no era uma caracterstica inerente ao documento arquivstico. A fragilidade do suporte, pelo fato de serem produzidos em tbuas de cera, permitia que o contedo do documento pudesse ser manipulado, determinando que a responsabilidade da custdia, ou seja, onde e como eles eram conservados, fosse utilizado como critrio de garantia da sua autenticidade. A partir do sculo VI, os abusos cometidos na elaborao das cpias comearam a preocupar os legisladores. Durante o governo de Justiniano, so estabelecidas as regras de como o documento teria que ser para ser considerado autntico. Entretanto, a legislao romana passa a valer para os documentos contemporneos, ficando sem resoluo para os documentos antigos (DURANTI, 2005b). Na Alta Idade Mdia, durante o pontificado de Inocncio III (1198-1216) regulamentou-se a redao e transcrio dos documentos emanados da chancelaria do Papa. As disposies dadas pelo pontfice para a sua 121 chancelaria e a aplicao estrita das mesmas formas, fazem com que ele possa ser considerado o iniciador da crtica diplomtica (GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 10, grifo nosso) O conceito de Diplomtica experimentou um processo de mudana desde seu nascimento at o momento atual. No incio, o termo aplicado a essa cincia, era usado para designar objetos escritos que estavam pregados e fechados. Depois os humanistas italianos comeam a aplicar essa terminologia para designar peas documentais emanadas das mais altas autoridades civil ou eclesistica e, em um segundo momento, todo documento revestido em suas formas interna e externa de solenidades especiais. Essa acepo foi mantida nos sculos XVI e XVII, quando Jean Mabillon a consagrou definitivamente (GARCIA PIQUERAS, s/d, p. 192). No sculo XVII as guerras diplomticas travadas dentro da Igreja Catlica pelos Bolandistas e Dominicanos, deram nascimento a um grande numero de disciplinas tcnicas modernas que tendiam a determinar a confiabilidade dos documentos histricos, entre elas a Paleografia, a Sigilografia e a Diplomtica. Em 1675, a publicao do segundo volume do Acta Santorum pelos Bolandistas, sobre a vida dos santos, questionava a autenticidade dos documentos gerados pela ordem beneditina, colocando sobre dvida a prpria ordem religiosa. A obra continha um ensaio introdutrio de Daniel Papenbroeck que esboava critrios gerais para estabelecer a autenticidade dos diplomas (doaes, privilgios) Merovngios e outros papis da Frana antes do ano 1000. Com esses critrios Papenbroeck desonrou os diplomas Merovngios, os quais estavam, em sua maioria, preservados no Mosteiro Beneditino de Saint- Denis (MACNEIL, 2000, p. 20). At o Renascimento a palavra diploma no se identifica com documento. Somente se considerava diploma aqueles documentos mais antigos e solenes, provenientes dos soberanos e grandes senhores, isto daquelas autoridades de primeira ordem que em funo do seu cargo precisavam organizar as chancelarias e cria (GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 10). As palavras diploma e documento passaram a ser sinnimos, base sobre a qual diplomtica passaria a ser a cincia dos documentos. Mas de 122 quais documentos? Esta explicao no foi suficiente para designar quais tipos de documentos, nem to pouco que aspecto ou aspectos dos mesmos lhe interessa estudar (...), ressalta Maria Belm Garcia Piqueras (s/d, p. 192). Esta definio aceita pelos historiadores e juristas do sc. XVI e XVII foi consagrada por Jean Mabillon, um monge de Saint-Denis, que em seu tratado de Diplomtica De Re Diplomatica Libri VI, escrito seis anos depois como resposta ao tratado de Papenbroeck e publicado em 1681, estabelecia as regras fundamentais da critica textual, instituindo a cincia da Diplomtica e Paleografia. Uma das partes est dedicada anlise da escritura, razo pela qual considerada o primeiro tratado de Paleografia. Nesta obra, o autor destaca a vinculao jurdica dos documentos diplomticos, aspecto que constitua sua prpria essncia, considerando os aspectos histricos, literrios, paleogrficos ou lingsticos, como secundrios e subordinados a funo jurdica de sua essncia (GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 11) e define como objeto formal dos estudos a razo ou composio, frmulas e autoridade do documento como instrumento do homem na sociedade organizada (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 16). Mabillon quem efetua a primeira sistematizao rigorosa sobre a autenticidade dos documentos de arquivo. A sua metodologia foi usada para examinar individualmente cerca de duzentos documentos diferentes, de vrias pocas e os comparar. Verificou o que tinham em comum e qual era o procedimento do ambiente onde eles se encontravam. Os resultados obtidos neste estudo passaram a se configurar, como os pressupostos tericos da disciplina. As suposies fundamentais do tratado de Mabillon eram que o contexto em que o documento criado se manifesta na sua forma fsica e intelectual, e que esta forma pode ser separada do contedo do documento e examinada independentemente disto. Esse mtodo transformou fatos escritos em fontes histricas, e norteou a crena de que o conhecimento sobre o passado, que no era de direto acesso, podia, apesar de tudo, ser atingido ao serem examinadas as partes do documento (MACNEIL, 2000, p. 21-22). A partir deste momento, o mtodo comea a ser usado nos Tribunais e nas Faculdades de Direito. Diplomtica e Direito so duas cincias que se harmonizam, sempre foram ensinadas juntas e sem conflito, pois a Diplomtica 123 ajuda a compreender as dimenses e as conseqncias legais do documento de arquivo. Embora o estudo diplomtico que desenvolvem, tenha se centrado em documentos individuais, Mabillon escreveu tambm, posteriormente, sobre acumulaes de documentos: suas caractersticas, sua gnese e a maneira como deveriam ser tratados. Deste modo, estendeu seus fundamentos tericos aos arquivos, entendendo este termo como o conjunto orgnico de documentos e suas relaes (DURANTI, 1995, p.6). As pesquisas e publicaes posteriores da rea contriburam para o aperfeioamento dos critrios diplomticos, estruturando escolas que disseminaram conhecimento e formaram seguidores. Observam-se as contribuies dos estudos desenvolvidos na Alemanha, por Ficker, Sickel, Tessier, na LEcole ds Chartes, Frana, na Itlia, Cesari Paoli e na Espanha, os centros de estudos, como a Real Academia da Histria e o Instituto de Estudos Medievais, na Universidade Autnoma de Barcelona, entre outros. Na metade do sculo XVIII, entre 1750 e 1765, Ren Prosper Tassin e Charles Toustain, escrevem um novo tratado de Diplomtica, publicado em Paris, em seis volumes e intitulado Nouveau Trait de Diplomatique. Estes dois monges beneditinos reuniram documentos de toda a Europa e compararam, chegando a concluso de que a mesma funo e a mesma atividade geravam o mesmo documento em qualquer lugar e que a estrutura e que a forma estabelecida para lidar com os atos, sempre se repetia. A obra foi traduzida para seis idiomas, fato importante que demonstra que o ensino do mtodo diplomtico no dependia das culturas, observa Luciana Duranti (2005b) 36 . No sculo XIX, Teodor Von Sickel, comparando os documentos emitidos pela mesma chancelaria pde adaptar um mtodo rigoroso que, unido ao de Ficker, baseava a avaliao de um documento na anlise do processo de sua criao (DURANTI, 1995, p.16), distinguindo as partes que compem o contedo documental, aceitas por todos os diplomatistas at hoje: protocolo inicial, texto e protocolo final (PREZ HERRERO, 1999, p. 294).
36 Nos projetos da UBC, o mtodo utilizado por Luciana Duranti foi o mesmo. O escopo da pesquisa foi comparar e analisar os documentos eletrnicos produzidos em cinco continentes e chegaram a mesma concluso, que funo e ao administrativa so verificveis e independentemente da cultura, produzem documentos iguais (DURANTI, 2005b).
124 Pode-se definir o documento diplomtico como o testemunho escrito e redigido segundo uma forma determinada, varivel em relao ao lugar, poca, pessoa e ao tema, sobre um fato de natureza jurdica (BELLOTTO, 2004, p. 46). O austraco J. Ficker, dando-se conta de incoerncias entre a data de alguns documentos e o lugar onde haviam sido publicados props a distino conceitual entre o momento do ato jurdico e o momento do seu registro documental, definindo com nitidez estas duas fases principais do documento diplomtico, a actio e a conscriptio, o momento do ato e o momento da documentao. Aponta nos documentos diplomticos, seus aspectos histricos, valorizando alm da forma documental, o contedo do documento em funo dos dados jurdicos e institucionais que estejam presentes no mesmo. Em 1721, a Diplomtica passa a ser ensinada para historiadores, como uma disciplina menor, denominada cincia auxiliar da Histria. Sickel, criador junto com Ficker da diplomtica histrica, introduz o termo e o ensino da diplomtica no Instituto Austraco de Investigao Histrica, fundado em Viena, em 1854, e a disciplina perde o status que tinha no perodo anterior. Em 1831, Johan Friedrich Bhmer iniciou um perodo de febril descrio de documentos medievais e uma proliferao destacada dos estudos de diplomtica especial (DURANTI, 1995, p. 16). Na mesma linha dos alemes e austracos surgem os especialistas e escolas de Paleografia e Diplomtica na Frana e Itlia, destacando como centro pioneiro a LEcole des Chartes, criada em (1821), onde a Paleografia passa a desenvolver-se como disciplina autnoma e h um progresso na formulao dos princpios que regem a diplomtica. Em algumas reflexes sobre a diplomtica, o problema se apresenta na discusso sobre o objeto de investigao dessa disciplina. Nessas reflexes o elemento inovador resultou no propsito de ampliar o objeto ou o documento de natureza estritamente jurdica, e o mbito de investigao sobre a idade medieval. No final do sc. XIX e at grande parte do sc. XX, quando se d o surgimento da chamada crise da diplomtica, no existia ainda unidade de 125 critrios sobre o objeto de estudo da diplomtica, divergindo as opinies acerca de quais documentos deveriam ser estudados pelos diplomatistas. No comeo do sculo XX, j havia um impulso dos diplomatistas alemes, para uma ampliao no mbito material e cronolgico da Diplomtica. A definio mais ampla do objeto, as conseqentes novidades no mtodo e nos fins foram, portanto, temas discutidos com singular freqncia por quase um sculo (GHIGNOLI, 1991).
A revista Archiv for Urkunderforschunge, tenta superar o conceito de que um diplomatista apenas um discernidor do documento de contedo estritamente jurdico, verdadeiro e falso, conceito ligado estritamente palavra Diplomtica. Para seus promotores Brandi, Breslau e Tagl, enfatizando mais a perspectiva histrica, a Diplomtica devia estudar as formas de qualquer tipo de documento iniciador, instrutor ou de resoluo, que eram conservados em arquivos e acessados por historiadores (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 18).
Para Cesare Paoli, o documento diplomtico o testemunho escrito de um fato de natureza jurdica, redigido de modo a observar certas formas estabelecidas, as quais se destinam a dar-lhe f e fora probatria. (apud BELLOTTO, 2004, p. 46). Paoli inclui na categoria de documento, todas aquelas escrituras que tm em um tempo, carter histrico e jurdico e vo revestidas de formalidade externas especiais. (apud GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 13). Na dcada de 30, o francs Auguste Dumas, limita o objeto da diplomtica ao estudo dos documentos de carter jurdico e, enquanto cincia, a estabelecer sua autenticidade ou falsidade. Amplia seu campo ao incluir na rea aqueles documentos que, sem ser de natureza jurdica, so susceptveis de promover conseqncias dessa ndole (GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 13). Apresentando uma perspectiva jurdica, define a diplomtica como a cincia de aplicao das regras a que esto submetidas a redao e representao dos documentos (ROMERO TALLAFIGO, 1992, p.19; 1994, p. 18). Fichtenau (1962), defendendo a possibilidade de superar a crise sem modificar a vocao original da diplomtica, restrita ao estudo do documento medieval, propunha uma nova considerao: o documento sozinho pode ser 126 tomado como um fenmeno complexo nele mesmo e submeter-se a uma anlise global, colocando forma e contedo juntos, fazendo emergir aspectos sociolgicos nunca explorados a fundo pela rea. Prope ento, que o objeto da diplomtica, passe a ser o estudo do documento, analisado no contexto da mentalidade do homem medieval, examinando-o em todos seus aspectos, atendendo assim tanto s implicaes jurdicas, como as culturais (GHIGNOLI, 1991). Trata-se, de ver o documento como ele era visto pelo homem medieval, considerado em todos os seus aspectos, significados e fins. da conscincia dessa mais intima possibilidade de interpretao que cada pesquisa particular deve partir, para alcanar uma compreenso total da complexa manifestao de civilizao constituda da documentao medieval (PETRUCCI, 1963, p. 787).
A escola italiana representada por Armando Petrucci (1963, p. 794), se expressa a favor de um prosseguimento do tradicional, renovando a pesquisa, ao invs de assumir as direes indicadas por Bautier. Analisando as direes da pesquisa que deveria seguir a diplomtica, propostas por Bautier e Fichtenau, questiona deve agora a diplomtica renovar-se permanecendo essencialmente (mas no exclusivamente!) medieval, ou precisa transformar-se em cincia do documento escrito de qualquer poca ou civilizao? Criticando a postura dos franceses, defende que a diplomtica deve permanecer essencialmente cincia do medieval, j que nesta poca que o documento expressa alm de uma relao jurdica e administrativa, as crenas religiosas, conceitos polticos, entre outros aspectos de uma sociedade que se revela nos documentos, diante de uma trama de formulas tradicionais, artifcios de retrica na linguagem e smbolos grficos.
preciso ento escolher: e a nossa escolha a indicada por Fichtenau. O estudo do documento medieval (este de fato deve permanecer o objeto principal da pesquisa diplomtica) conduzido por um novo ponto de vista, fundado em conhecimento e conscincia - da mentalidade do homem medieval, e do seu modo de vida e de suas expresses (Idem, 1963, p. 794).
A concepo marxista que marca a historiografia na Europa Oriental neste perodo dos anos 60 influencia o pensamento de diplomatistas, como 127 Sbanek, o qual tambm no considerava a ampliao do objeto e do mbito cronolgico uma soluo. Para ele a pesquisa devia ultrapassar a critica da forma e do contedo, e da anlise da funo jurdica para a conscincia da funo social do documento. A maneira orgnica de aproximar-se do material documental representada pelo estudo da funo social dos documentos, que constitui o postulado terico da diplomtica marxista (GHIGNOLI, 1991). Neste sentido, a diplomtica, tem como objeto prioritrio a anlise dos aspectos sociais do documento, ainda que no exclua qualquer outro (GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 15). Os mtodos utilizados pela Diplomtica tradicional e histrica deviam avanar e descobrir na histria, a funo social que tinha o documento na configurao de um tecido social determinado em um momento dado (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 18). De acordo com Antonella Ghignoli (1991), esta metodologia se aplica na prtica, seguindo o seguinte princpio: o diplomatista preocupado em descobrir a funo social do material que estuda, deve examinar todas as condies nas quais, um membro de uma determinada classe social se dissipa, recebe, conserva e utiliza um ato diplomtico. Para o italiano Pratesi, o enfoque do social na anlise diplomtica dos documentos, uma das pticas de estudo, mas de modo algum o aspecto social exclusivo, no o nico possvel. Assim, a primeira ao do diplomatista estabelecer a tradio, a gnese e ingenuidade do documento e realizar o estudo critico do mesmo, a fim de determinar seu valor como testemunho histrico e no mais amplo sentido da palavra, abarcando desde a historia poltica, econmica e social at a historia da lngua (GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 15). Pratesi (apud BELLOTTO, 2004, p. 48) salienta as distines entre o documento lato sensu e o documento diplomtico, afirmando que: O documento diplomtico um documento escrito, excluindo-se qualquer outro tipo de documento; A natureza jurdico-administrativa de seu contedo exclui outro documento que no tenha sido gerado com a expressa finalidade de consignar um ato que comporte efeitos jurdicos concretos; 128 Sua forma de redao obedece a normas precisas, variveis segundo a poca em que se produz o documento, o lugar onde produzido e a pessoa da qual emana seu contedo. Este estudioso rejeita a idia de uma crise na diplomtica, concluindo que as diferentes posies surgidas nos ltimos anos sobre o mtodo diplomtico so uma prova da nova vitalidade dessa disciplina (GARCIA PIQUERAS, s/d, p. 195). No perodo compreendido entre 1960 e 1970, surge uma nova corrente diplomatista, formada por estudiosos que alargam o conceito de documento e as tradicionais fronteiras cronolgicas, ampliando o campo de estudo da diplomtica, at ento restrito aos documentos medievais. Surge a necessidade de aprofundar o estudo do contedo do documento e estabelecer um novo mtodo. Em Moscou, em 1970, durante o congresso realizado pelo Comit Internacional de Cincias Histricas, a Comisso Internacional de Diplomtica 37 , define a diplomtica, como a cincia que estuda a tradio, a forma e a elaborao das atas escritas. Seu objetivo fazer a crtica, julgar sobre sua autenticidade diplomtica, realizar uma valorizao da qualidade do texto, extrair das frmulas todos os elementos interessantes susceptveis de serem utilizados pelos historiadores, dat-los e em ltimo, edit-los, tendo por objeto, todo documento, independente da poca em que foi elaborado. A diplomtica passa a categoria de cincia autnoma, vinculada outras disciplinas que atuam mutuamente como auxiliares. Esta concepo moderna no que se refere ao conceito, mtodo e campo da diplomtica, a que h assumido a escola espanhola de diplomatistas deste sculo, entre os quais se destacam J. Gonzlez, F. Arribaz, Nuez Contreras (...), entre outros que integram uma ampla lista de docentes atuais das universidades espanholas (GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 16-17).
37 A origem desta comisso remonta 1965, quando Sbanek props sua criao ao Comit como resultado de reunies realizadas em Viena, momentos antes, das quais participaram Bautier, Cencetti, Battelli, Tessier, Vercauteren, Heinemeyer, Fichtenau, alm de Sbanek. Cf. CRCEL ORT, Maria Milagros. La enseanza de Paleografia y Diplomtica, centros e cursos. Valencia: Artes Graficas Soler, 1996, p.133-134 (apud GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ, 2003, p.15).
129 A escola francesa representada pelos diplomatistas da LEcole des Chartes, adota uma postura especfica, atribuindo a causa desta crise a um empobrecimento, no a um esgotamento do campo documental. Para Georges Tessier (1952, p. 13-15) diplomtica, o conhecimento racional das regras de forma que se aplicam s atas escritas e aos documentos similares e sua finalidade a descrio e explicao das formas do documento escrito, o que supe analisar no s a forma dos documentos, mas tambm a busca de uma explicao sobre as circunstancias de sua produo. Tessier, alargando o conceito de documento, de forma a aplicar os conceitos da disciplina a qualquer documento que fosse prova de ao, abre novos horizontes nos estudos de diplomtica.
A nova problemtica proposta pela escola de Tessier nasceu de uma reao substancialmente positiva quela crise de dessecamento e empobrecimento da diplomtica que em pouco de dez anos tratou de cortar fora da historiografia moderna uma disciplina que tambm, em certos perodos, representou o suporte necessrio do movimento histrico europeu. Era natural ento, tentar restituir diplomtica, da qual notificou-se o excessivo tecnicismo, um horizonte histrico: mas os diplomatistas franceses, obedecendo a uma tendncia comum a toda a historiografia do pas, escolheram a estrada oposta, pesquisado as razes de autonomia da disciplina fora da histria (PETRUCCI, 1963, p. 791).
Nos anos 60, Robert Henri Bautier insiste em uma renovao da Diplomtica, rompendo com a barreira do medievalismo, ao propor o estudo a todos os documentos de arquivo (pieces darchives) (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 19). Bautier (1962), em sua conferncia de abertura do curso de diplomtica da Lcole de Chartes, em 1960, prope ampliar o objeto da diplomtica a todas as peas do arquivo, sem distino de lngua, escrita, geografia ou tempo. Seu novo programa esboado a partir do estudo das diversas concepes da diplomtica elaboradas desde o sc. XVII, de Mabillon at o seu mestre Georges Tessier. Bautier desenha a nova fronteira da diplomtica convidando os novos pesquisadores a estudar os papis administrativos modernos (...) que so parte e trmite da documentao (PETRUCCI, 1963, p. 790). Nesta nova perspectiva, o que representa para Bautier o documento? 130 Para Tessier e Bautier a essncia do documento est em sua condio de prova. O termo forma 38 passa a ser a palavra chave da diplomtica, entendendo por ela no s os caracteres externos do documento, mas tambm sua disposio material e a ordenao interna do texto, o discurso diplomtico. (GALENDE DAZ; GARCIA RUIPREZ, 2003, p. 14). A diplomtica francesa de Tessier, j clareava nos termos acte instrumentaire, a noo de um documento atestador, seja declarao de vontade jurdica ou simples fatos materiais, susceptveis s de conseqncias jurdicas. Bautier identificou o objeto da diplomtica com os actes instrumentaires compreendendo na noo de documento os actes administratifs e os papiers administratifs. Ele estabelece uma identidade entre documento diplomtico e documento de arquivo, e define o novo objeto da critica diplomtica: todas as peas de arquivo (GHIGNOLI, 1991). Na verdade, os pressupostos para uma diplomtica mais ampla partiram da escola francesa, representada por Tessier e Bautier, afirma Luciana Duranti (2005b). Complementa Heloisa Bellotto (2001), que foi a partir dos anos 50 do sculo XX, com o apoio dos consagrados arquivistas e tericos da arquivstica inglesa e italiana, respectivamente, Hilary Jenkinson e Giorgio Cencetti, que a moderna diplomtica veio a encontrar seu pouso enriquecedor na arquivstica. Prximo aos 80, comea a se formar uma nova gerao de estudiosos de diplomtica especial, que aplicando os princpios tericos e metodolgicos da disciplina aos documentos de arquivo, estabeleceram um profcuo dilogo entre as reas, cujos estudos de natureza terica que vem exercendo profunda influncia no fazer arquivstico internacional, contribuindo para a construo terica em arquivstica.
Este conjunto de profissionais, professores e tericos da rea dos arquivos, que conferiram diplomtica o sentido de modernidade que ela tem hoje, dentro da teoria arquivstica, no importa se a denominem ainda diplomtica simplesmente, ou se diplomtica moderna, diplomtica especial, diplomtica aplicada a arquivstica ou tipologia documental (BELLOTTO, 2001).
38 Na terminologia arquivstica brasileira, forma esta relacionada com a tradio documental, ou seja, se ele pr-original, original ou cpia (Cf. DICIONRIO, 1996, p. 39). Para a acepo dada por Bautier e Tessier ao termo forma, os estudos diplomticos no Brasil preferem usar o termo estrutura. 131 A renovao desta matria e sua aplicabilidade no campo da arquivstica esto representadas pelas teorias formuladas na Itlia por Paola Carucci e Luciana Duranti, que desenvolve estudos no Canad; na Espanha, por Nuez Contreras, Manuel Romero Tallafigo, Vicenta Corts Alonso e Antonia Heredia Herrera e no Brasil, por Heloisa Liberalli Bellotto, autores cujas idias vm contribuindo para a consolidao de uma tradio arquivstica brasileira na rea, tanto no campo da construo terica, como na aplicabilidade dos princpios metodolgicos da nova diplomtica no mbito dos arquivos.
3.2 Da diplomtica clssica a tipologia documental
O mtodo de anlise usado para compreender o documento decorre historicamente do prprio conceito de documento, como foi verificado anteriormente. Significa dizer que os elementos que so considerados na anlise devem atender ao objetivo de comprovar o conceito de documento tomado p referncia e, a partir da, atingir os resultados esperados e explicitados na finalidade do uso da metodologia diplomtica. Tradicionalmente a diplomtica tem estudado o documento individual, produto do fato jurdico. A sua utilidade se limitou inicialmente a resolver uma disputa legal, sendo estendida para dar suporte a pesquisa histrica. A partir do sculo XVI as polmicas religiosas surgidas na Europa e as guerras de documentos contriburam para critica documental. Os documentos passaram a ser considerados elementos chave para resolver parte das citadas polmicas (GARCIA PIQUERAS, s/d, p. 196). No final do sculo XVII, surgem tratados de Diplomtica e de Paleografia 39 , em diversos pases da Europa. Mas ser no sculo XIX, no contexto do desenvolvimento e afirmao da Histria, enquanto cincia, que estas duas reas de saber prtico comeam definitivamente a se instaurar como disciplinas auxiliares do mtier de historiador, juntamente com outros
39 A Palaeographia Graeca, de D. Bernard de Montfaucon, editada em 1708, considerada a obra que institucionalizou o nome desta disciplina (RIBEIRO, s/d).
132 saberes igualmente instrumentais como a Arquivstica, a Codicologia, a Sigilografia, a Numismtica, a Epigrafia, entre outras (RIBEIRO, s/d, p. 2). Ao ser qualificada como cincia auxiliar da histria, seu mtodo foi utilizado para examinar a veracidade dos documentos antigos, dada prpria conformao da metodologia da histria positivista no sculo XIX, pois,
fornecia instrumentao para chegar-se autenticidade e fidedignidade de documentos, verdadeira obsesso dos historiadores da poca, a diplomtica, naturalmente, incorporou-se aos estudos arquivsticos, quando estes se tornaram sistemticos, no mesmo sculo XIX, sobretudo na Itlia, Frana e Alemanha. Entretanto, sua vinculao dava-se, mais que tudo, atravs da paleografia, uma vez que esta fornecia elementos seguros, como evidente, para a questo da autenticidade dos documentos, pelo exame da escrita. Mas, na ampliao de sua esfera de ao, a diplomtica viria a, pouco a pouco, distanciar-se da paleografia (BELLOTTO, 2001).
O interesse da Histria pelos arquivos, j se sentia desde o sculo XVIII, aps a Revoluo Francesa, mas no sculo XIX, com a valorizao da pesquisa em fontes histricas depositadas em arquivos, que as instituies arquivsticas passam a constituir-se em laboratrios de conhecimento histrico. Neste ambiente a arquivstica se insere como cincia auxiliar da Histria, relao que pode ser observada na preparao dos instrumentos de pesquisa, como a edio de fontes, na publicao dos documentos importantes do ponto de vista da pesquisa histrica. Ao lado da arquivstica, o ensino da diplomtica e da paleografia, ferramentas operativas, forneciam os parmetros indispensveis para o uso e a interpretao dos documentos de que o historiador no pode prescindir, contribuindo para a determinao da autenticidade dos documentos, necessria construo cientfica sobre o passado. Os arquivistas formados para atuar neste contexto, se confundiam com os prprios historiadores e o ensino da diplomtica, era visto como de vital importncia em sua formao (RIBEIRO, s/d). Na passagem do sculo XIX ao sculo XX, a diplomtica tratada exclusivamente como cincia auxiliar da histria, exceto quando no mbito da profisso arquivstica, ela foi usada como um mtodo de anlise para 133 estabelecer a provenincia do documento e compreender a sua natureza como um documento adequado como fonte histrica. Na segunda metade do sculo XX, estudiosos tentaram aplicar o mtodo da diplomtica aos documentos modernos, sem muito sucesso. O que se observa, analisando as discusses sobre o objeto da diplomtica e o seu campo de estudos, uma adaptao da metodologia da diplomtica s necessidades de sua aplicabilidade no campo das outras cincias que auxilia: num primeiro momento o direito, depois a histria e hoje, a arquivstica. nos anos 80, a partir dos modernos estudos arquivsticos que a diplomtica ressurge, reinventada, para alguns, ou adaptada, para outros, com o objetivo de aplicar os princpios tericos e metodolgicos aos documentos de arquivo, que em seu contexto de produo so por excelncia, coletivos. Uma nova abordagem do uso da metodologia preconizada pela diplomtica, bastante difundida na arquivstica, nacional e internacional, que deu origem a um novo campo de estudos, a tipologia documental. O documento diplomtico, na abordagem clssica da diplomtica o documento indivduo, escrito, o qual os diplomatistas analisam do ponto de vista da tradio ou transmisso, dos elementos da forma e do processo de elaborao, para se chegar a sua autenticidade no mbito do sistema jurdico vigente.O documento produzido pelas administraes atuais , muitas vezes, desprovido de requisitos formais e de determinados caracteres extrnsecos e intrnsecos exigidos pela lei ou pelos usos e costumes com valor de norma, que afetam a sua estrutura, teor, contedo, solenidade, validade, categoria e tipologia (RIESCO TERRERO, s/d, p. 91). Hoje o conceito do documento mais amplo do que no passado, porque se passou a entender que ele refletia a prpria complexidade do seu ambiente de produo, e para analis-lo era necessrio compreender a lgica de funcionamento do rgo que o produziu. Quais elementos considerar na anlise para caracterizar a natureza deste documento? Nesta perspectiva, as competncias, funes e atividades desempenhadas, que se articulam no procedimento de gesto, so elementos inovadores, introduzidos na metodologia da diplomtica contempornea para 134 identificar o documento de arquivo. Permite que o olhar do pesquisador diplomatista ou arquivista - v alm da decomposio das partes do documento jurdico, para determinar sua autenticidade ou valor como fonte para a histria. A finalidade desta anlise agora revelar estes vnculos de provenincia que o documento apresenta com sua origem, base de sustentao e perspectiva da crtica para a arquivstica. O mtodo diplomtico apresenta duas perspectivas: Analtico - crtico documental. Gentico - comparativo. O mtodo crtico foi desenvolvido para estudar o documento, com o objetivo de estabelecer sua autenticidade e seu valor como testemunho histrico em sentido amplo (GARCIA PIQUERAS, s/d, p. 196-198). Este valor, que se revela na anlise diplomtica, abordado em duas dimenses: O valor de testemunho e grau de credibilidade e autenticidade que merecem e tem os documentos enquanto testemunhos histricos de inter-relao, (...) e tambm, como instrumentos e escrituras jurdico- administrativa de titularidade e de prova e finalmente, Descobrir-se para mltiplos fins cientficos, culturais e sociais (...) indispensveis para a reconstruo cientfica da histria local e geral e (...) para o estabelecimento de valores objetivo das distintas fontes documentais escritas (RIESCO TERRERO, s/d, p. 91). A Diplomtica desenvolveu princpios metodolgicos prprios para efetuar a anlise diplomtica, que consiste em identificar 40 : 1. Os elementos da estrutura documental. Procedimento: estudar a frmula do documento, do ponto de vista de sua estrutura, seus caracteres internos e externos. Elementos considerados na anlise: partes do documento 41 .
40 A descrio destes princpios e das atividades desenvolvidas no procedimento da identificao, para a anlise do documento, uma sntese das abordagens de Angel Riesco Terrero (s/d, p. 9); Ana Belm Sanches Pietro (s/d, p. 349; 351) e Maria Belm Garca Piqueras (s/d, p. 198-199).
41 TAMAYO,1996, p. 63.
135
Protocolo Invocaes simblica e verbal Titulao Direo Saudao
Corpo ou texto Prembulo Notificao Dispositivo Clusulas Finais
Protocolo Final Data Validao
2. O modo de transmisso, a tradio documental. Procedimento: distinguir documentos originais de cpias. Elementos considerados na anlise: No original ou reproduo exata, determinar: a) Caracteres externos: o material, a escrita, o formato do material, os signos grficos especiais, at exame paleogrfico. No original ou cpia, determinar: b) Caracteres internos: teor documental e suas frmulas, a lngua e o discurso diplomtico ou modo de articulao do discurso documental.
3. O processo de elaborao, a gnese documental (a ao) Procedimento: determinar origem do documento e as fases pelas quais passou desde que foi criado por seu autor, at sua chegada ao destinatrio. Elementos considerados na anlise: origem, procedncia, poca (data), autoria e destinatrios dos documentos.
A prtica usual da critica diplomtica, sob a dupla perspectiva histrica e jurdica do documento, foi tradicionalmente a finalidade de aplicao do mtodo. Este uso que se faz da disciplina, continua valendo ainda que atualmente ela tenha sido empregada no campo de estudos da arquivstica.
136 A Diplomtica tambm uma disciplina forense, no apenas antiquada ou histrica, porque nas relaes humanas contemporneas muito importante possuir sistematizadas um conjunto de regras e condies cuidadosas, com as quais se possa discernir e contrastar os documentos legtimos dos falsos, os certos e genunos dos suspeitos e incertos. (...) Esse carter a converte sempre em atual, em cincia aplicada e tcnica jurdica, e a despe dos tons medievais e positivistas que mais se apresentam nas bibliografias e onde, sem dvida, alcanou os nveis mais famosos. (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 23)
Health McNeil (2000, p. 22; 90-91) descreve os enunciados da critica textual proposta no tratado de Mabillon, do sculo XVII, para avaliar a confiabilidade de um documento, texto que transcrevo, e que representa o ponto de partida para a reflexo dos mtodos mais recentes aplicados aos documentos arquivsticos. A anlise diplomtica traduziu o documento para um sistema interno de signos e partes que apontavam para uma realidade alm deles. Cada parte era uma pequena janela dentro do passado na qual o documento foi criado. Os mtodos antigos contavam com a evidencia externa, derivadas de consideraes e circunstancias fora do documento; diplomatistas, ao contrrio, contam com a evidencia interna (a evidncia imbuda dentro da forma fsica e intelectual do documento). Esse mtodo transformou fatos escritos em fontes histricas, e norteou a crena de que o conhecimento sobre o passado, que no era de direto acesso, podia apesar de tudo, ser atingido ao serem examinadas as partes dos documentos. Os diplomatistas antigos acreditavam que era possvel ir direto do documento para o fato inteiro ou o ato que o gerou. A metodologia deles pressupunha que h uma relao bilateral entre cada documento e o fato a que ele se refere, ento se um fato (A) manifestado na forma escrita, o documento que resultar disso (B) nos guiar diretamente ao fato: A-B-A. Essa relao direta, bilateral, exclusiva existe apenas para um numero limitado de documentos na burocracia moderna... Por isso aplicando a metodologia diplomtica aos documentos modernos e contemporneos ns nos encontraremos frente a relaes multilaterais, na qual cada fato manifesta-se em uma forma documentria fragmentada, e cada documento nos guia no apenas a uma pequena poro sobre o que o fato, mas possivelmente, a uma corrente de outros documentos e/ou fatos. O vnculo que liga o documento 137 ao ato que o produz ainda nico, mas no a nica relao que um documento tem. Os antigos diplomatistas perceberam que para compreender o mundo atravs do documento, era necessrio olhar o documento conceitualmente como personificando um sistema de elementos externos e internos. Ao faz-lo, eles descobriram que documento um todo composto de grupos de elementos inter-relacionados, mas muito diferentes, e isolaram esses grupos para analis- los. A identificao dos componentes de um documento um processo de abstrao e sistematizao, o qual o objetivo identificar os atributos essenciais ou ideais de um documento e torn-los transportveis para diferentes contextos histricos e documentais. Ao descontextualizar e universalizar os atributos de um registro ideal, os diplomatistas originais foram capazes de reconhecer e avaliar registros criados h sculos atrs e atravs de diferentes, e s vezes, em complicados sistemas jurdicos. Do mesmo modo, permite aos arquivistas contemporneos reconhecer e identificar documentos eletrnicos gerados dentro de diferentes e iguais ambientes transtornados de software e hardware. Afirma Paola Carucci (1987, p. 30), que para quem se ocupa dos arquivos contemporneos o estudo dos documentos singulares enquadra-se do estudo da reconstruo original dos arquivos anlise das relaes que intervm entre a atividade institucional do corpo corporativo, na produo dos documentos e nos critrios de classificao dos documentos para a organizao do arquivo. A anlise das caractersticas formais e substanciais dos documentos indispensvel para identificar as sries, para reconduzir documentos singulares aos arquivos de origem, para entender em quais relaes se encontram os documentos referentes a um mesmo procedimento conservados em sries distintas. A anlise diplomtica do documento contemporneo tem tambm, quando comparado ao documento mais antigo, o objetivo de contribuir para a histria da administrao. Se o vnculo arquivstico que o documento mantm com sua origem o enunciado desta nova perspectiva de anlise, os elementos que o representam passam a integrar o mtodo, agora denominado de anlise tipolgica. Ento, quais elementos considerar e qual a finalidade da identificao de tipologias 138 documentais para esta nova corrente de estudiosos de diplomtica aplicada arquivstica? A literatura registra significativas contribuies tericas sobre o processo de construo desta metodologia, produto de experincias e reflexes sobre sua aplicabilidade no campo das funes arquivsticas. Nestes relatos encontram-se os fundamentos para a sistematizao desta tarefa, embora no tenha sido suficientemente discutida pela rea para se chegar normalizao de parmetros. Nos anos 80, as experincias metodolgicas desenvolvidas na Espanha no campo da tipologia documental, como o de Vicenta Corts Alonso e o Grupo de Arquivistas Municipais de Madri para classificar e descrever documentos pblicos, tornaram-se referncia para estes estudos arquivsticos em pases latino-americanos e no Brasil. Vicenta Corts (1986, p. 421) aponta os elementos considerados no modelo utilizado pelo grupo, para estudar cinqenta tipos documentais, distribudas para estudo entre os membros e que resultou no seguinte esquema bsico 42 :
Tipo documental, que resulta da espcie documental aliada a atividade. 1. Sua definio (encontrada na legislao, em tratados de direito administrativo, em manuais de rotinas burocrticas, em glossrios em dicionrios terminolgicos ou no prprio documento) 2. Os caracteres externos: gnero, suporte formato e forma. O cdigo da srie, que corresponde ao tipo no plano de classificao e posio da srie no do fundo ou no conjunto maior. A entidade produtora / acumuladora e suas atribuies, com suas subdivises correspondentes, se for o caso.
42 Esta estrutura de anlise tipolgica foi transcrita e analisada por Heloisa Liberalli Bellotto (2004, p. 89-90) e o detalhamento de cada elemento e a justificativa de sua utilizao, foi anteriormente apresentada por Vicenta Crtes Alonso (1986, p. 423-426). 139 A atividade que gera o tipo documental em foco O destinatrio, se for o caso Legislao que cria a entidade e a funo / atividade que origina a srie. Tramitao dos documentos, que a seqncia das diligncias e aes (trmites) prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa at seu julgamento ou soluo. o procedimento que gera a tipologia e na qual ela atua. Os documentos bsicos que compe o processo, se for o caso. A ordenao, que a posio do documentos na srie. Contedo, no sentido dos dados repetitivos na tipologia analisada. Vigncia, que corresponde ao tempo de arquivamento no arquivo setorial. Prazos de destinao (eliminao ou preservao em arquivos permanente).
Este modelo tornou-se um clssico para trabalhos de avaliao com base na tipologia documental. O modelo do Grupo de Arquivistas Municipais de Madri foi usado, adaptado e inovado por vrios arquivistas e pesquisadores de arquivstica. Heloisa Liberalli Bellotto (2004) faz distino entre o objeto da diplomtica clssica e da nova diplomtica, a tipologia documental, e seu mtodo de anlise, que so complementares para a identificao dos documentos arquivsticos. Revisando a literatura clssica da diplomtica, apresenta a metodologia para a caracterizao do documento jurdico, a espcie documental, objeto e campo de estudos da diplomtica clssica. O mtodo de anlise tipolgica se tornou conhecido pela arquivstica brasileira, a partir dos estudos de Bellotto (1980 e 1990). A autora inova teorizando sobre o mtodo desenvolvido pelo Grupo de Arquivistas Municipais de Madri e apresentando os fundamentos da tipologia documental, aspecto que no havia sido tratado anteriormente por Vicenta Corts (1986) ao divulgar a metodologia. 140 Para efeitos de identificao da tipologia documental e seu tratamento tcnico, ambos os mtodos so necessrios por serem complementares. O primeiro, da diplomtica clssica, porque atravs dele se chega a espcie documental; o segundo, porque contextualiza a espcie no mbito da funo que determina sua produo, elemento que ser denominativo do tipo documental, objeto e campo de estudos da tipologia documental. Este tipo de anlise proposta pelo grupo de Madri foi pensada para a identificao de documentos de primeira idade, onde se dispe de todas as informaes sobre o documento em si e sobre o rgo que o produz, enquanto que a anlise diplomtica se aplica ao documento isolado. Por isso mesmo a anlise tipolgica mais arquivstica. Entretanto, as duas anlises so importantes para a o arquivista, defende Bellotto (2004, p. 91): a primeira, no seu labor de apoio ao pesquisador e nos trabalhos de descrio; a segunda, na sua ao de avaliao e tambm, secundariamente, na de descrio. Apresenta as perspectivas de aplicabilidade do mtodo analtico, da diplomtica e da arquivstica, para se chegar ao encontro desejado entre o documento e sua funo, da seguinte forma: Para introduzir os estudos tipolgicos preciso relembrar que espcie documental a configurao que assume o documento de acordo com a disposio e a natureza de sua informao e que tipo documental a espcie, no mais como frmula e, sim, j imbudo da atividade que o gerou. Assim, pode-se estabelecer dois pontos de partida para a anlise tipolgica: o da diplomtica ou o da arquivstica. 1. Quando se parte da diplomtica, o elemento inicial a decodificao do prprio documento, sendo suas etapas: da anatomia do texto ao discurso, do discurso espcie, da espcie ao tipo, do tipo atividade, da atividade ao produtor. 2. Quando se parte da arquivstica, o elemento inicial tem que ser necessariamente a entidade produtora, cujo percurso : da competncia estrutura, da estrutura ao funcionamento, do funcionamento atividade refletida no documento, da atividade ao tipo, do tipo espcie, da espcie ao documento. Na diplomtica, a anlise tipolgica parte da espcie. A identificao diplomtica de um documento, portanto, independe das caractersticas do 141 conjunto. Na arquivstica, a anlise tipolgica parte da provenincia. A anlise ou partio diplomtica realizada para efeitos de compreenso do documento do ponto de vista tanto da autenticidade jurdica, quanto da fidedignidade de contedo. A anlise tipolgica bastante vantajosa para a efetivao das operaes tcnicas que devem ser aplicadas aos documentos de arquivo (BELLOTTO, 2004, p. 61-63). A diplomtica acata a classificao estabelecida pelo direito administrativo para os atos administrativos, englobando as espcies com que costuma lidar na rea governamental, tendo-se a as chamadas categorias documentais. Elas so estipuladas pelas gradaes da representatividade jurdica dos contedos dos documentos que nelas se enquadram. Segundo o Manual Documentao e Arquivo (apud BELLOTTO, 2004, p. 49), os atos podem ser: normativos enunciativos de assentamento comprobatrios de ajuste de correspondncia Deduz-se dessa relao de categorias documentais que os documentos atinentes mesma problemtica jurdica tm a mesma estrutura. O primeiro trabalho da anlise diplomtica procurar discernir a categoria do documento, encaixando-a em algum desses seis compartimentos. A partir da preciso analisar diplomaticamente a espcie documental: os elementos fixos so os mesmos para a mesma espcie documental (BELLOTTO, 2004, p. 48-51). Foi a partir da introduo da gesto de documentos no campo profissional do arquivista, especificamente para atender as demandas de avaliao documental e planejamento da produo de documentos eletrnicos, que os estudos de identificao da gnese documental se tornaram mais recorrentes na rea. Nesta perspectiva, reiteramos ser fundamental destacar as contribuies de Luciana Duranti, pois as bases tericas por ela divulgadas vm inspirando e sustentando o debate internacional sobre a pertinncia da aplicabilidade desta 142 metodologia no campo da arquivstica, precisamente no contexto da gesto de documentos eletrnicos. O relato deste processo de construo do novo mtodo de anlise, desta nova diplomtica que a autora denomina diplomtica contempornea arquivstica, ilustrativo no sentido de demonstrar o novo uso que se faz desta antiga cincia. Luciana Duranti contratada pela UBC para ensinar diplomtica e como no possua documentos antigos para planejar a disciplina, observou em suas pesquisas preliminares, que outros autores j tinham ensaiado a aplicabilidade do mtodo em documentos recentes, como Tessier, que alarga o conceito de documento, de forma a aplicar os conceitos da disciplina a qualquer documento que fosse prova de ao. O mtodo antigo s se aplicava aos documentos qualificados como evidncia do ato jurdico, eliminando do conjunto todos os documentos que levavam a um ato ou ao e aqueles que registravam uma atividade, como por exemplo, a correspondncia. A diplomtica como sistema era rgida para contemplar documentos mais abertos, soltos. Era necessrio olhar para a disciplina em si, observa Duranti (2005b). A primeira autora que observa isto Paola Carucci (1987), que publica um livro de diplomtica sobre os documentos da administrao publica italiana.
Amplia o conceito de documento arquivstico, examina o procedimento administrativo de criao do documento, analisa o processo de produo do documento em sua relao com a administrao. Inova, olhando para o dossi, como produto do procedimento administrativo, cujo relacionamento com a administrao observado em vrios documentos. Os documentos modernos podem levar a uma compreenso fragmentada da Histria, pois o fato est refletido em vrios documentos e necessrio recuperar esta relao que existem entre eles, para que se possa verificar o fato representado. (DURANTI, 2005)
Em 1993, na UBC, tm incio as pesquisas arquivsticas para desenvolver meios que permitissem equacionar a questo dos documentos digitais. O enfoque metodolgico era observar a realidade americana e, a partir da, desenvolver o projeto. O mtodo dedutivo, que se pauta na observao da realidade para a formulao da teoria fundamentou estas investigaes iniciais, que tiveram durao de seis meses. 143 Entretanto, esta no era a linha que Luciana Duranti desejava, mas sim o indutivo, o inverso. Resolveu elaborar um sistema de projeo de documentos com certos componentes que seriam usados, para comparar com os sistemas existentes. A partir dos estudos da teoria diplomtica na literatura clssica, passaram a observar a realidade americana e como os documentos eletrnicos eram produzidos. Dois eixos tericos orientaram a pesquisa: primeiro, definiram os componentes necessrios para caracterizar um documento arquivstico, reunindo um conjunto de regras; segundo, analisaram todos os tipos de contextos que tinham influencia sobre o documento de arquivo. Construram um modelo de anlise, elencando todos os elementos que caracterizam um documento arquivstico e, a partir dele, passaram a observar onde estes componentes apareciam nos sistemas que estavam rodando. Um dos objetivos principais foi estabelecer exigncias conceituais para avaliar a autenticidade dos documentos eletrnicos, cuja metodologia principal consistia em analisar os sistemas eletrnicos arquivsticos, a partir do modelo preconizado que permitia comparaes entre as caractersticas dos sistemas.
Ao construir o modelo, que , o modelo ideal de um documento eletrnico, algumas das elaboraes que eu fiz sobre a diplomtica tradicional desde 1989 foram revisadas e corrigidas. (...) Assim, os resultados do modelo so compostos de quatro sesses: forma documental, anotaes, contexto e meio (DURANTI, s/d, p. 12).
O principio terico da metodologia diplomtica clssica, que consiste em identificar elementos que permitam comparaes, pode ser verificado no raciocnio da autora ao aplicar o mtodo de observao no desenvolvimento de suas pesquisas. Durante as aulas de seu curso ministrado no Brasil (2005), Luciana relata que sempre que se posiciona frente a algo novo, se pergunta: O que isto est tentando fazer? Como era feito no passado? Efetua comparaes e conclui. No projeto da UBC, intitulado The Preservation of the Integrity of Eletronic Records (A preservao da integridade dos documentos eletrnicos), Health MacNeil (2000, p. 89-90), assistente de pesquisa de Luciana Duranti, relata o processo de construo do mtodo desenvolvido pelos pesquisadores. 144 O grupo de pesquisa comeou seus trabalhos articulando um conjunto de premissas gerais em relao natureza de um documento em um moderno ambiente (e predominantemente de papel) de manter os documentos e as condies necessrias para assegurar sua confiabilidade e autenticidade. Este resultado foi ento interpretado dentro da estrutura dos documentos eletrnicos, gerando um grande numero de hipteses, expressando a necessidade e componentes suficientes de um completo, confivel e autntico registro eletrnico. As hipteses foram subseqentemente traduzidas em regras detalhadas para a criao e manuteno de confiveis e autnticos registros eletrnicos. Portanto, o princpio metodolgico que passou a fundamentar o projeto da UBC era comparar o que no conhecido, com o que conhecido, o documento de arquivo. Documento este formatado a partir de um conjunto de regras, verificveis atravs da anlise critica da diplomtica, cujos componentes serviram de base para a elaborao de um modelo comparativo para a realidade tecnolgica definida no escopo do projeto (DURANTI, 2005b). MacNeil (2000, p. 111) ressalta que as descobertas do projeto da UBC, ofereceram uma resposta imparcial e precisa sobre as caractersticas de um documento eletrnico, confivel e autentico em seu ambiente. O Ministrio da Defesa Americana estabeleceu uma parceria com o grupo de pesquisadores da universidade e se transformou num laboratrio de anlise da aplicabilidade dos princpios da cincia diplomtica na produo de documentos contemporneos.
Essa colaborao rendeu frutferos resultados ao permitir uma explorao terica e metodolgica ilimitada, enquanto transformava as hipteses em situaes reais, e um sistema de registro hbrido e muito complexo em uma organizao com requisitos operacionais e documentais extremamente rgidos (DURANTI, s/d, p. 5).
Refletindo sobre os resultados obtidos, para a continuidade das pesquisas, Luciana Duranti (2005b), pensou que no havia alcanado um acordo internacional sobre trs questes bsicas: o como proceder com os documentos arquivsticos eletrnicos, qual a metodologia de anlise e em qual 145 conceito de documento se fundamentariam, que permitisse tratar internacionalmente com as coisas novas que surgissem.
De um ponto de vista terico, esse trabalho produziu uma leve reviso e ajuste dos conceitos, mas, mais importante, integrou os conceitos diplomticos e arquivsticos. De um ponto de vista metodolgico, o projeto produziu regras para a criao e gerenciamento de documentos pelo criador, que so consistentes com os conceitos e princpios diplomticos e arquivsticos. Essas regras e suas implementaes serviram para demonstrar que a diplomtica pode ser usada no apenas para dirigir-se natureza dos documentos nos contextos da moderna organizao, mas tambm para desenvolver sistemas de produo e guarda de documentos que so eficazes nesses contextos. O principal resultado dessa pesquisa foi criao de um curso chamado diplomtica arquivstica no qual os conceitos arquivsticos e diplomticos de natureza, caractersticas, atributos e agregaes de documentos foram fundidos, e os documentos do sculo XV foram analisados junto aos e-mails e banco de dados (DURANTI, s/d, p. 6).
Esta idia, que fundamentou o projeto da UBC em parceria com o Pentgono, norteou a continuidade das pesquisas nos projetos que se seguiram, o InterPARES I e II (International Research on Permanent Authentic Records in Eletronic Systems). O InterPARES I teve inicio em 1997 e foram realizados 22 estudos de casos de diferentes sistemas digitais, utilizando a anlise diplomtica como metodologia primria. Teve por objetivo, desenvolver o conhecimento terico e metodolgico essencial para a preservao permanente de documentos autnticos gerados e/ou mantidos eletronicamente, como objetivo de formular polticas, modelos, estratgias e padres capazes de assegurar essa preservao (DURANTI, s/d, p. 7).
Para definir os requisitos de autenticidade, ns decidimos usar a diplomtica como um guia metodolgico. Embora se manifestem de maneira diferente, os mesmos elementos que esto presentes nos documentos tradicionais tambm existem explicitamente ou implicitamente nos documentos eletrnicos, e todos os documentos eletrnicos partilham dos mesmos elementos. Assim, ns criamos um modelo que permitiria uma anlise sistemtica dos documentos eletrnicos contidos em diferentes sistemas. O modelo uma decomposio do documento eletrnico nos seus elementos constituintes que define cada elemento, explica seu propsito, e indica se, e at 146 que ponto, aquele elemento instrumental para verificar a autenticidade do documento (DURANTI, s/d, p. 11).
Aplicando esta metodologia, encontraram resultados interessantes. Informa que apareceram documentos que no apresentavam as mesmas caractersticas preconizadas pelo modelo. Tratavam-se, portanto, de documentos artsticos e no governamentais, pois nestes os mesmos componentes se repetiam. Os resultados obtidos permitiram a identificao de elementos que caracterizam os documentos eletrnicos: forma fixa (significa que o contedo binrio precisa ser armazenado de tal forma que se mantenha completo e inalterado); elementos extrnsecos (caractersticas de apresentao) e intrnsecos (elevam a mensagem); contedo estvel (no pode ser modificado); a relao orgnica (que o relacionamento explicito com os outros documentos); contexto administrativo; pessoas; ao (DURANTI, 2005b). No meio eletrnico, os elementos externos e internos traduzem-se em oito fundamentais componentes de um documento eletrnico: meio, contedo, forma fsica, forma intelectual, ao, pessoa, vnculo arquivstico e contexto. No InterPARES II, o objeto de estudo foram os documentos mutveis, sem contedo estvel. Neste projeto, testaram outras metodologias para analisar os documentos eletrnicos: o mtodo aberto, a anlise textual, entre outros. O resultado a que chegaram aps trs anos de pesquisas, foi que o mtodo de anlise diplomtica se aplica a tudo e retornaram a ele.
Os princpios, conceitos e mtodo da Diplomtica so universalmente vlidos e podem oferecer sistematizao e objetividade ao estudo arquivstico das formas documentais. Isto da mais alta qualidade cientfica (...) apropriado para os arquivistas extrarem diretamente da cincia diplomtica original aqueles elementos e idias que podem ser usados para seu trabalho e desenvolvidos para que sejam aplicados s necessidades contemporneas (DURANTI, 1995, p. 3).
Para otimizar a aplicao da metodologia diplomtica, Duranti (2005b) faz as seguintes recomendaes: definio de documento; identificao dos componentes e dos elementos do documento deve ser bem detalhada e a interpretao das funes deve ser aprofundada e que a diplomtica especial 147 deve desenvolver-se embasada no tipo de entidade produtora e de suas funes. Na estrutura de anlise documental que prope Luciana Duranti 43 , so incorporados novos elementos de identificao, indo alm dos tradicionalmente utilizados pela diplomtica clssica. A crtica diplomtica, portanto, parte da forma do documento em direo ao iniciada ou qual o documento se refere. Esta anlise visa compreender o contexto jurdico, administrativo e processual em que os documentos sob anlise foram criados. Conforme o exposto, a identificao dos elementos extrnsecos e intrnsecos que compe a estrutura do documento, foi resultado de comparaes efetuadas entre documentos que foram produzidos em perodos, locais e por rgos diferentes, com finalidades diversas.
O objetivo imediato de tal identificao era o de colocar em relao direta os componentes simples da forma documental com os componentes especficos da transao administrativa, e as vrias combinaes daqueles componentes com determinados tipos de transao. O objetivo maior era o de alcanar a habilidade para verificar a funo dos documentos atravs de suas formas, aprender sobre as funes na medida em que eram realizadas por cada produtor de documentos, e assim adquirir o conhecimento necessrio para verificar a autenticidade dos documentos que pareciam ter sido criados por uma determinada pessoa jurdica enquanto desempenhava uma funo especfica (DURANTI, 1995, p.1 71).
Como apresentado anteriormente, este o modelo de anlise proposto por Luciana Duranti (1995, p. 172-173) para a identificao do documento de arquivo, cuja estrutura retomada da diplomtica clssica. Reflete uma progresso sistemtica do especfico para o genrico, direo possvel de ser tomada quando o contexto do documento sob anlise no conhecido (DURANTI, 1995, p.172).
Elementos extrnsecos Suporte Texto
Linguagem
Sinais especiais Selos
43 Para um detalhamento da proposta metodolgica da autora, ver DURANTI (1995). 148
Anotaes
Suporte
Elementos intrnsecos Protocolo e subsees
Texto e subsees Escatocolo e subsees
Pessoas Autor da ao Autor do documento
Destinatrio da ao
Destinatrio do documento
Escritor
Contra-assinatura (s)
Qualificao da assinatura
Ttulos e crditos das pessoas envolvidas
Tipo de ao Simples
Contratual
Coletiva Mltipla
Contnua
Nome da ao Venda, autorizao, solicitao (ex.)
Relao entre documento e procedimento
Especificao da fase do procedimento geral ao qual documento e os documentos se relacionam e, se resultado de uma norma de procedimento; a fase do procedimento especfico
Tipo de documento Nome (p.ex., letra, recuo de margem)
Natureza (pblico ou privado)
Funo (dispositivo, probatrio) Status (original, rascunho, ou cpia)
Ao (pessoas, ato) Documento (nome da forma, natureza, funo, status, suporte, quantidade)
Contexto (ano, ms, dia, local)
Comentrios conclusivos Qualquer comentrio que se refira ao documento
Como um todo em vez de a um elemento especfico da forma documental ou componente da anlise diplomtica 44
Para Luciana Duranti a diplomtica uma disciplina investigativa, que parte da anlise do objeto para produzir conhecimento arquivstico necessrio realizao das tarefas tcnicas. Para a autora, pelo documento, e no pelo estudo do rgo produtor, que tem incio o processo de identificao.
Dizer que nossa anlise deve comear desde os documentos no significa que podemos descuidar da primeira investigao histrico-jurdico-administrativa; somente queremos dizer que o processo arquivstico propriamente dito comea pelos documentos, depois que o trabalho histrico-jurdico tem preparado a base para o mesmo. E a investigao arquivstica propriamente dita feita em fontes inocentes e imparciais pode descobrir uma realidade que no coincide com a que havia revelado a investigao previa (DURANTI, 1995, p. 210, grifo da autora).
Sob este ponto de vista sustenta que a diplomtica e a gesto de documentos se vinculam inseparavelmente, pois quando se aplicam regras que regem a gnese, formas, caminho e classificao dos documentos, a diplomtica especial pode identificar as regras por meio da critica dos documentos (DURANTI, 1995, p. 7).
44 Neste modelo rgido, os comentrios que se referem a elementos nicos da forma documental sob anlise ou a componentes nicos da anlise diplomtica aparecem em notas de roda-p. So identificados por letras se os comentrios que contm forem de natureza diplomtica, e por nmeros se os comentrios forem de natureza histrico-jurdica. 150 Quando no encontramos regras definidas para a gesto dos documentos o estudo dos princpios e mtodos propostos pela tipologia documental, aponta com clareza os elementos mais significativos e que devem ser desenvolvidos. A recproca, influncia da gesto de documentos e da diplomtica, pode indicar o caminho a ser seguido no futuro. Nesta medida, fornecem subsdios importantes para o planejamento da produo de documentos em outros suportes, como os eletrnicos.
Portanto, se o conhecimento das estruturas administrativas, os procedimentos burocrticos, dos processos documentais e das formas permite aos arquivistas realizar uma anlise comparativa das sries arquivsticas para a seleo e aquisio, este mesmo conhecimento os possibilita participar com competncia na produo, mantendo o uso dos documentos correntes, iluminado-os quando se trata de determinar o perfil do documento, a simplificao de procedimentos burocrticos e a adoo de sistemas de classificao e recuperao (DURANTI, 1995, p. 5).
Para o tratamento de massas documentais acumuladas, a pesquisa da gnese documental iniciada pelo estudo do documento permite reconstruir os vnculos de provenincia e organicidade que possam ter sido rompidos em processos inadequados de acumulao.
Quando est diante de um documento, o arquivista trata de identificar os elementos externos e internos da forma e de sua provenincia, seu processo de criao e o procedimento superior em que participaram. Quando est frente a um conjunto de documentos, a pesquisa do arquivista deve dirigir-se primeiro para a identificao daqueles documentos que participaram da mesma transao e, a partir disto, do estabelecimento das relaes dos procedimentos existentes entre eles e das relaes anlogas entre eles e os documentos do mesmo grupo que participaram em outras transaes. Depois disto o arquivista pesquisa como o grupo de documentos que examina forma parte dos procedimentos e os classifica em termos absolutos e dentro do contexto (DURANTI, 1995, p. 178).
A metodologia diplomtica um mtodo analtico de investigao, que no se fixa preliminarmente no conhecimento dos rgos produtores, mas nos procedimentos administrativos de criao dos documentos, sem desconsiderar, entretanto, as estruturas organizacionais e a competncias a elas atribudas. O 151 estudo do documento tomado como referencia, porque ele fala por si mesmo, refletindo as relaes expressas entre a forma documental e o contexto administrativo de sua produo, conhecimento que fundamenta o desenvolvimento das funes arquivsticas em qualquer momento do ciclo de vida documental. O diplomatista, ao estudar a gnese e forma dos documentos contemporneos, obtm uma viso da administrao funcionando, e no atravs de regulamentos ou manuais. Os passos administrativos so vistos em cada caso concreto. Os quadros sinpticos, que muitas vezes se refletem em quadros de classificao, so uns dos documentos mais importantes para melhorar com fundamentos a organizao e mtodos de uma empresa (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 38).
Esta perspectiva aberta pela diplomtica, nesta nova abordagem denominada tipologia documental, fundamental para a realizao de tarefas arquivsticas. Quando se tem que analisar documentos produzidos em sistemas eletrnicos ou para identificar tipologias dispersas entre massas de documentos acumulados, pois a finalidade desta critica compreender a ao da qual participa o documento e o documento em si mesmo (DURANTI, 1995, p.179). O que se pode verificar que ao ampliar a discusso sobre o documento arquivstico, agora visto e analisado na perspectiva de seus slidos vnculos de inter-relacionamento no seu contexto de produo, o mtodo de anlise proposto passou a refletir os princpios da arquivstica, incorporando novos elementos para identificar o documento no interior do conjunto ao qual pertence. Neste sentido, cabe uma questo: existe uma nova diplomtica ou esta renovao significa a utilizao dos princpios tericos e metodolgicos da diplomtica clssica no campo da arquivstica, dando origem a uma nova rea de estudos: a tipologia documental?
Relativamente evoluo da diplomtica, e como j tivemos oportunidade de abordar anteriormente (RODRIGUES, 2003, p. 45-46), a tipologia documental, tambm chamada por alguns tericos de diplomtica contempornea, uma rea nova, produto de uma reviso do desenvolvimento e da atualizao dos princpios formulados pela diplomtica clssica. Os documentos diplomticos, objeto da diplomtica, se a disciplina for tomada de forma ortodoxa, so os de natureza jurdica que, refletem no ato escrito s relaes polticas, legais, sociais e administrativas entre o Estado e os cidados, cujos elementos semnticos so submetidos a frmulas preestabelecidas (BELLOTTO, 2001). No sentido moderno da diplomtica, os documentos so analisados na direo de seu contexto de produo, nas relaes entre as competncias / funes / atividades do rgo produtor e neste sentido, apresentam suas profundas relaes com a arquivstica. Como vimos anteriormente, a diplomtica nasceu no sculo XVII como uma tcnica analtica para determinar a autenticidade dos registros emitidos por autoridades soberanas em sculos anteriores. O seu principal propsito era apurar a realidade dos direitos ou segurana dos fatos contidos em alguns documentos. Mabillon cria a Diplomtica cientfica no sculo XVII, alternando duas perspectivas, a dos documentos medievais (arte antiqurio) com a lgica das prova judiciais (arte forense). (...) Essa Diplomtica cientfica desenvolvida em centros de investigao histrica, faculdades de histria e arquivos histricos, com muita incidncia em edies minuciosas e comentadas dos documentos medievais, e muito pouco nos documentos modernos (...) A Diplomtica medieval ficou consagrada e prestigiada no sculo XIX com a obra de Sickel e Ficker (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 18). Paleografia e diplomtica clssicas dos sculos XVI ao XIX eram disciplinas instrumentais, vistas como arte e tcnica do tipo prtica, com dois objetivos bem definidos: decifrar, ler e discernir a escritura e os demais signos grfico antigos, estampados em livros e documentos jurdicos administrativos e 153 julgar a autenticidade ou falsidade das escrituras publicas posteriores ao sculo XVI (RIESCO TERRERO, s/d, p. 89). No sculo XIX historiadores adotaram a diplomtica como uma ferramenta de critica documentria para avaliar a autoridade de registros medievais como fontes histricas. Ocorre seu desenvolvimento como disciplina, favorecido pela introduo dos estudos diplomticos na academia, no campo dos estudos histricos, o que contribuiu para o desenvolvimento de seus componentes metodolgicos, particularmente aos concernentes preservao e uso dos documentos, transformando-se em uma cincia estritamente medieval (DURANTI, 1995, p. 6; 36). No final do sculo XX, os arquivistas descobriram novos usos para esta velha cincia, baseados no seu potencial como um padro para assegurar a confiabilidade geralmente dos registros modernos e especificamente de registros eletrnicos. No campo da cincia arquivstica, a diplomtica tem sido reinventada, adaptada, como uma ferramenta para compreender o complexo processo de produo dos documentos da burocracia contempornea. Com a ampliao do campo da arquivstica, que passou a olhar para o documento em todo o seu ciclo de vida, e as necessidades de desenvolvimento de metodologias para sustentar os novos programas arquivsticos, incluindo a avaliao e o planejamento da produo documental, os arquivistas redescobrem a importncia do estudo critico do documento e volta diplomtica para provar os valores dos seus princpios e mtodos para documentos modernos e contemporneos (DURANTI, 1995, p. 36).
aqui onde se comea a ver a primeira forma sistematicamente organizada da cincia arquivstica, como um hbrido de idias tericas da diplomtica sobre os componentes, formas, criao, transmisso e efetividade dos documentos e de idias metodolgicas e processos sobre a ordenao, descrio, uso, armazenamento e segurana (Idem, 1995, p. 6).
Em 1970, Christopher Brooke chama os arquivistas para desenvolver uma diplomtica moderna. Em 1989, na II Conferencia Europia de Arquivos promovida pelo Conselho Internacional de Arquivos, Francis Blouin fala do crescente interesse dos arquivistas norte-americanos e europeus em reviver e 154 adaptar a tradio diplomtica europia modernizar os registros para enfrentar a massa e a complexidade de registros institucionais, especialmente aqueles eletrnicos. Ele antecipou que as prticas de manter os registros (recordkeeping) da moderna burocracia tornar-se-iam a diplomtica do sculo XX. Os delegados da conferencia recomendaram que o desenvolvimento da disciplina da diplomtica moderna seja promovido atravs de pesquisa na tipologia de documentos contemporneos e nos processos de criao de documentos nas instituies contemporneas (MACNEIL, 2000, p. 87). Na Europa, a resposta a este chamado dos arquivistas para a construo de uma diplomtica moderna, adaptvel aos documentos do sculo XX, vem principalmente da Itlia, destacando-se os estudos realizados por Paola Carucci. Esta arquivista italiana deu uma contribuio substancial, redefinindo o documento de um modo muito amplo e concentrando as atenes na provenincia administrativa que o gera antes de sua forma documental. Alarga desta forma o mbito da diplomtica, integrando-a com a arquivstica, incluindo uma relao de consideraes sobre o documento como produto do procedimento administrativo (DURANTI, 2005b). Carucci define a diplomtica como a disciplina que estuda o documento singular ou, se preferirmos, a unidade arquivstica elementar, o documento, mas tambm o arquivo, o registro, analisando, sobretudo, os aspectos formais para definir a natureza jurdica dos atos, tanto na sua formao quanto nos seus efeitos. A anlise diplomtica do documento associa-se, portanto ao conhecimento dos modos nos quais se forma a vontade expressa no ato jurdico e o conhecimento da forma na qual o ato se manifesta, isto , das caractersticas prprias do documento em cujo ato representado (CARUCCI, 1987, p. 27). A autora ressalta que os requisitos para os estudos diplomticos que foram identificados na critica os documentos medievais continuam vlidos para a diplomtica dos documentos modernos e contemporneos, sobretudo agora que no ambiente eletrnico exige a identificao do documento arquivstico no interior do sistema de informao (CARUCCI, 1994, p. 65). No Canad, Luciana Duranti examina os princpios e conceitos desenvolvidos pelos tericos diplomatistas para avaliar a autenticidade de documentos medievais, verificando se poderiam ser adaptados para analisar 155 documentos produzidos pela burocracia moderna. O foco de sua preocupao terica a aplicao do mtodo diplomtico para o planejamento da produo dos documentos eletrnicos e a anlise do valor probatrio que eles apresentam. A arquivista italiana radicada no Canad, a qualifica como diplomtica arquivstica, disciplina que estuda o que , e o que vem a ser os documentos, a relao estabelecida com o seu produtor e os fatos neles representados, conceituando-a como estudo das formas e dos processos de formao dos documentos de arquivo (DURANTI, 1995, p. 1). Segundo Luciana, a melhor definio a que formulou Cencetti: a diplomtica a disciplina que estuda a gnese, forma e transmisso de documentos arquivsticos e sua relao com os fatos representados neles e com seu criador, com o fim de identificar, avaliar e comunicar sua verdadeira natureza. (apud DURANTI, 1995, p. 21). Nesta perspectiva, tem por objeto de estudo o documento escrito, quer dizer, a prova (evidncie 45 ) que produzida sobre um suporte por meio de um instrumento de escritura ou de um aparelho que grava imagens, dados e/ou vozes. Portanto, seu objeto no qualquer documento escrito que se estuda, mas somente o documento arquivstico, quer dizer, um documento criado ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica no curso de uma atividade prtica (DURANTI, 1995, p. 17-18). Para a autora, um dos objetos especficos da diplomtica o estudo da relao entre a natureza da ao que gera o documento e a forma do documento (DURANTI, 1995, p. 9). O estudo atravs do exame das leis, regimentos e documentos arquivsticos (...) na Itlia funo especfica de uma disciplina chamada cincia arquivstica especial, que aplica a teoria
45 O documento de arquivo evidencia um fato jurdico, produzido por uma pessoa fsica ou jurdica durante uma atividade administrativa pratica, mantido para referencia ou prova por esta mesma pessoa ou por outra. A jurisprudncia no Direito define evidncia, como uma relao demonstrada por um Juiz, entre um fato que precisa ser provado e o fato que o prova, relao que se expressa no documento. Em pases de lei comum, somente se o documento for admissvel em tribunal ele considerado evidencia do fato, e a melhor evidncia o original. O conceito de evidncia mais amplo que o conceito de documento, porque incluem testemunhos orais, objetos, etc. Portanto, dizer que um documento uma evidencia incorreto, porque ele pode ser usado como evidncia, ligado a um caso especfico. No sculo XIX, a diplomtica classificada como cincia auxiliar da Histria e a palavra evidncia desaparece da definio de documento e, no seu lugar, aparece palavra testemunho, que remete ao documento de arquivo como fonte para algo (DURANTI, 2005b).
156 arquivstica a casos individuais. A cincia arquivstica a doutrina, enquanto que a cincia arquivstica especial a critica, que dirigida e controlada pela doutrina, representa a reao de uma mente cientifica que colocada em contato com sries e fundos (...). A linha entre ambas as disciplinas reside nas sries, nos fundos, na documentao como um complexo de documentos, como um todo, que constitui a rea da cincia arquivstica. O documento singular, a unidade arquivstica elementar a rea da diplomtica (Idem, 1995, p. 8).
Luciana Duranti comea a trabalhar com esta perspectiva. Entre 1982 a 1992, escreve alguns artigos os alunos, entre 1982 a 1992, que apareceram em seis edies da Revista Archivaria 46 , pois no havia material terico disponvel para as aulas. Nestas reflexes tericas o objetivo era estender os conceitos e mtodos diplomticos, a fim de faz-los relevantes e aplicveis aos documentos contemporneos de qualquer tipo e em qualquer meio (mdia). O trabalho foi escrito com base em duas certezas: Que a diplomtica uma cincia viva, no uma disciplina antiga, capaz de renovar-se sem comprometer seus princpios fundamentais; segundo, que os conceitos e princpios diplomticos podem ser usados para desenvolver sistemas, para criar e manter documentos. Os conceitos sobre o que documento arquivstico, vindos da diplomtica clssica, foram usados para entender o que j existia. O carter moderno de sua proposta foi utilizar as mesmas regras metodolgicas para algo novo, aplicveis de maneira retrospectiva (DURANTI, s/d, p. 4). A srie de artigos de Duranti resultou em uma preliminar elaborao de um discurso hbrido, que pode ser chamado contemporary archival diplomatics (diplomtica arquivstica contempornea), que integra princpios, mtodos e conceitos diplomticos e arquivsticos (MACNEIL, 2000, p. 89). Tambm se destacam os estudos realizados por Luciana Duranti, atravs do grupo de pesquisadores da Universidade da Columbia Britnica, em Vancouver, no Canad, associado ao projeto InterPARES que teve incio em
46 Posteriormente, foram reunidos e publicados sob o ttulo Diplomtica contempornea, novos usos para uma cincia antiga, na coleo Archivstica, pela Universidade Internacional Menendez Pelayo, em 2005. 157 1999, com o objetivo de produzir conhecimento terico e metodolgico e formular polticas, para a produo e preservao de documentos eletrnicos.
De um ponto de vista terico, esse trabalho produziu uma leve reviso e ajuste dos conceitos, mas, mais importante, integrou os conceitos diplomticos e arquivsticos. De um ponto de vista metodolgico, o projeto produziu regras para a criao e gerenciamento de documentos pelo criador, que so consistentes com os conceitos e princpios diplomticos e arquivsticos. Essas regras e suas implementaes serviram para demonstrar que a diplomtica pode ser usada no apenas para dirigir-se natureza dos documentos nos contextos da moderna organizao, mas tambm para desenvolver sistemas de produo e guarda de documentos que so eficazes nesses contextos. O principal resultado dessa pesquisa foi a criao de um curso chamado diplomtica arquivstica no qual os conceitos arquivsticos e diplomticos de natureza, caractersticas, atributos e agregaes de documentos foram fundidos, e os documentos do sculo XV foram analisados junto aos e-mails e banco de dados (DURANTI, 1995, p. 6).
A reviso da disciplina efetuada por Luciana Duranti e as idias por ela divulgadas, na construo da diplomtica arquivstica, vem nutrindo o debate terico sobre a produo de documentos em ambientes eletrnicos, orientando as prticas realizadas em arquivos de todo o mundo. Nestes anos 80 a Espanha tambm se destaca no movimento de renovao terica da diplomtica, produzindo importantes estudos tericos e de diplomtica especial aplicados aos documentos administrativos, Luis Nez Contreras, Riesco Terrero, Manuel Romero Tallafigo, Antonia Heredia Herrera, Vicenta Corts e do Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri, preocupados por definir o que entendemos por documento de arquivo e em identificar as partes que o integram, elencando seus caracteres internos e externos. Luiz Nues-Contreras (1981, p. 38), define a diplomtica como cincia que estuda os documentos. Essa denominao, por sua vez, aproxima-se dos documentos solenes, dispositivos, com fora de lei, hoje documento diplomtico. (apud BELLOTTO, 2001). Discute variantes da conceituao de documento diplomtico na idade contempornea, como as dos mais destacados diplomatistas europeus, concentrando-se na do austraco Theodor 158 Von Sickel (1868) e na do italiano Cesare Paoli (1942) (BELLOTTO, 2004, p. 46). Segundo Riesco Terrero (1991), diplomtica a disciplina cientfico- tcnica autnoma, dotada de mtodos prprios (gentico-comparativo e analtico-critico documental) e de campo bem delimitado: o documento, a documentao e as fontes documentais escritas de todos os tempos, enquanto provas e testemunhos fixados por escrito, de natureza e contedo variado e de carter historiogrfico e jurdico institucional. Do ponto de vista cientfico, a anlise diplomtica conduz ao conhecimento da natureza, contedo e estrutura do documento, elementos necessrios para identificar, descrever e estabelecer a tipologia que corresponde a um documento isolado, ou a um conjunto documental, coleo ou fundo (RIESCO TERRERO, 2005, p. 93). Para Manuel Romero Tallafigo (1994, p. 16; 20), a diplomtica a cincia que estuda e critica o documento escrito do ponto de vista das formas internas e externas. Formas que so planejadas para faz-lo compreensvel e ainda fidedigno e autentico para a sociedade a qual se destina. (...) O objeto da diplomtica para o autor, o documento que nunca pode ser uma realidade humana isolada das demais que formam a histria. O documento um fragmento da histria e tambm um tnel contnuo dentro da sinfonia total do homem atravs da civilizao. Cada documento singular no seno um ponto de uma linha contnua e ininterrupta. A diplomtica uma disciplina atual, uma cincia aplicada e tcnica jurdica no apenas antiquada ou histrica, porque nas relaes humanas contemporneas muito importante possuir sistematizadas um conjunto de regras e condies cuidadosas, com as quais se possa discernir e contrastar os documentos legtimos dos falsos, os certos e genunos dos suspeitos e incertos. Tambm usada para determinar o valor do documento como testemunho histrico, porque dispondo historicamente da arte de discernir e sistematizar os caracteres internos e externos dos documentos possui a arma que se bem utilizada e adaptada aos documentos contemporneos, podem fazer uma histria a fio das formas documentais, como espelhos das sociedades e seus homens na contemporaneidade. Observa tambm que o estudo das formas documentais pode ser realizado sem que seja til ao direito ou a histria, mas com a finalidade de realizar trabalhos arquivsticos, pois 159 atravs desta anlise pode-se conseguir melhor testemunho ou informao para administradores e administrados e, assim, melhor administrar e arquivar (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 21; 37). Antonia Heredia Herrera (1991, p. 61) define a diplomtica como a cincia que estuda o documento, sua estrutura, suas clausulas, para estabelecer as diferentes tipologias e sua gnese dentro das instituies escriturarias a fim de analisar sua autenticidade. Posiciona a diplomtica como cincia auxiliar da arquivstica, dizendo que a diplomtica um referencial terico-metodolgico importante para a identificao dos documentos porque contm em si todas as informaes indispensveis para a anlise, portanto os diplomatistas no dependem de uma organizao prvia do acervo, mas sim a Arquivologia retira desse mtodo de anlise fontes para a realizao da classificao, da descrio ou da avaliao. Neste sentido, o objeto da diplomtica continua sendo o documento jurdico, ainda que recentemente diplomatistas como Henri Bautier, Auguste Dumas, George Tessier e alguns seguidores, tenham ampliado o campo de ao desta cincia estendendo o conceito aos documentos administrativos de arquivo at os nossos dias, enquanto tenham a ver com a gnese do documento estritamente diplomtico ou jurdico. (...) O elemento jurdico definido no sculo passado por Sickel testemunho escrito de natureza jurdica redigido de acordo a determinadas formalidades variveis em relao ao lugar, tempo, pessoa e matria, destinadas a dar-lhe f e fora de prova na prtica o que hoje atrai e chama a ateno dos diplomatistas. Sua finalidade o estabelecimento do mtodo crtico para estudar o documento atravs dos seus caracteres internos e externos, a fim de fixar sua autenticidade, datao, origem, transmisso, e fixao do texto para determinar o valor do documento como testemunho histrico, para o qual necessariamente tem que se estabelecer sua especfica tipologia (HERREDIA HERRERA, 1991, p. 61). O objeto da arquivstica muito mais amplo em extenso e em limites cronolgicos, no se limita ao documento jurdico, mas alcana e ultrapassa os nossos dias (Idem, 1991, p. 62).
160 Antonia Heredia chega mesmo a aventar uma certa supremacia da tipologia documental sobre a diplomtica, quando o enfoque a doutrina arquivstica. A autora diz ainda que a tipologia, por suas caractersticas intrnsecas, atribui maior importncia ao procedimento administrativo, privilegiando o conjunto orgnico no qual o documento se situa e no o discurso de cada um. (BELLOOTTO, 2004, p. 53).
Feita esta distino, ressalta que a relao arquivstica-diplomtica, assim posta nos levar a uma normalizao documental necessria nos programas de gesto de documentos, sobretudo quando a o uso da nova tecnologia informtica obriga a um conhecimento profundo dos formulrios, das clausulas e dos dados informativos essenciais de cada srie documental delimitados claramente traz a determinao de cada tipologia (HERREDIA HERRERA, 1991, p. 61). Antonia Heredia Herrera (2006) reconhece a independncia dos campos de estudo das duas reas, da tipologia documental e da diplomtica, mas destaca a estreita relao estabelecida entre elas que pode ser verificada na influncia da formulao da metodologia da tipologia documental a partir dos parmetros metodolgicos da diplomtica.
A metodologia aplicada ao tipo documental vem sendo denominada anlise documental. Devemos muito a Vicenta Corts sobre este e outros temas, porque criou um modelo de analise documental partindo do modelo de anlise do tipo diplomtico, adequando-o s necessidades arquivsticas do momento. Passado o tempo surgem novos conceitos, como o da identificao (...) (HEREDIA HERRERA, 2006, grifo nosso).
A partir dos trabalhos publicados por estes autores, nos anos que se seguiram at a dcada dos 90, a arquivstica espanhola registra uma extensa produo bibliogrfica abordando o tema da metodologia diplomtica aplicada aos estudos de documentos produzidos e acumulados nos arquivos do pas. As relaes entre a diplomtica e a arquivstica conquistam um definitivo espao no debate terico dos estudiosos espanhis. A diplomtica passa a integrar os manuais de arquivstica na Espanha, como o de Jose Ramn Cruz Mundet, publicado em 2001. No captulo dedicado ao tema faz um breve relato 161 do histrico da diplomtica, do conceito e objeto, posicionando-a, assim como Antonia Heredia (1991), como uma cincia auxiliar da arquivstica. O autor define a diplomtica como o tratado do documento, que o analisa criticamente em todo seu conjunto, mas especialmente na sua forma, gnese, evoluo, tradio e conservao, dispondo dessa anlise para averiguar sua autenticidade, saber se verdadeiro ou falso, se o todo ou em partes, e estabelecer seu valor como fonte histrica. Para o autor, o objeto da diplomtica constitui todos os documentos, desde os mais antigos aos atuais, e no s os de origem medieval, ainda que estes tenham sido o objeto preferido dos estudiosos (CRUZ MUNDET, 2001, p. 81). Para Vicenta Corts Alonso, a disciplina que permite ler e transcrever corretamente os documentos manuscritos a Paleografia, a que explica a gnese documental e analisa os caracteres internos e externos a diplomtica e a que se encarrega de estudar os documentos desde o ponto de vista de sua funo administrativa, sua conservao, descrio e servio a arquivstica (CORTS ALONSO, 1986, p. 1). Esta arquivista espanhola distingue a anlise diplomtica deste estudo arquivstico, o qual considera um trabalho de pesquisa arquivstica, cujo objeto a documentao contempornea e o objetivo fixar a tipologia documental produzida e solicitada, para, sem erro, formar as sries documentais dos arquivos (...) (Idem, 1986, p. 419; 429; 420). Neste sentido a tipologia documental um campo de estudos novo, desenvolvido no mbito da arquivstica, adequadamente definido pela autora como estudos arquivsticos de anlise documental, onde se ultrapassam o interesse diplomtico e histrico, pois tem uma utilidade para o perodo ativo dos documentos que nos parece grande e novo, tanto para os arquivistas como para os administradores (CORTS ALONSO, 1986, p. 8). A autora inova ao destacar o processo de anlise da tipologia documental como campo de estudos da arquivstica, ligando-a aos interesses da administrao, abrindo mais uma perspectiva para a finalidade da anlise documental. Sempre adequado s necessidades de registro de dados sobre o documento arquivstico e considerando as informaes que sero usadas nas anlises posteriores efetuadas no campo das demais funes arquivsticas, este modelo metodolgico vai alem da caracterizao da estrutura documental, 162 campo de estudos da diplomtica clssica, buscando a contextualizao do documento, chave para a compreenso e tratamento do documento arquivstico, campo de estudos da tipologia documental. Corts Alonso, como j referido no captulo anterior, coordenou o Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, pioneiro em aplicar a metodologia para a identificao de tipologias de documentos pblicos para a realizao de tarefas arquivsticas 47 . Desenvolve um modelo de anlise documental para estudar as tipologias de documentos dos arquivos municipais, como fundamento para a classificao e descrio. O produto desta pesquisa ficou registrado no manual de tipologia documental, que passou a ser considerado como o instrumento tpico desta tarefa. O grupo tambm inova ao aplicar a perspectiva gentico- comparativa preconizada pela diplomtica clssica, para identificar as sries acumuladas em arquivos e a partir da comparao com as atuais, normalizar as sries documentais para efeitos de tratamento arquivstico. Mariano Garca Ruiprez (2005) discute os trabalhos desenvolvidos por diplomatistas espanhis sobre documentos municipais, cujos autores mencionados tem em comum sua vinculao com os departamentos de Paleografia e Diplomtica de distintas universidades do pas. O mtodo de anlise da diplomtica clssica aplicado a documentos simples, produzidos em municpios entre os sculos XIII e o sculo XVI. Esta anlise efetuada se detm na estrutura, desde a intitulao at a data e validao remarcando as diferenas e semelhanas entre eles (GARCA RUIPREZ, 2005) Agrupar documentos pela sua tipologia diplomtica uma caracterstica da prpria da Baixa Idade Mdia, informa o autor. A partir do sculo XVI os documentos simples relativos a um determinado assunto, passam a ser agrupados e costurados formando expedientes. Estes documentos compostos, em formato de expedientes, constituem na verdade a quase totalidade dos documentos conservados nos arquivos municipais da Espanha e para sua
47 O grupo, formado por arquivistas municipais de Alcobendas, Alcal de Henares, Alcorn, Getafe, Leganes, Madrid, Mstoles e San Sebastian de los Reyes e ANABAD, iniciou a pesquisa em 1981 e se reuniu durante cinco anos. Foram estudados 50 tipos documentais da produo atual das administraes municipais, cujo critrio de escolha foi a maior incidncia na vida dos cidados e na atividade do Municpio, com o objetivo de facilitar o trabalho da administrao e a custdia de documentos (CORTS ALONSO, 1986, p. 420).
163 organizao necessrio conhecer sua origem funcional, sua produo seriada, sua vigncia, o que no includo pelos diplomatistas nos seus estudos sobre documentos simples. Os arquivistas municipais de Madri tentaram resolver as deficincias apresentadas nestes estudos. Analisando documentao municipal produzida no sculo XX, chegaram a resultados normalizados sobre a estrutura e a denominao dos documentos. O mtodo de anlise de cada srie documental permitia afrontar com xito no apenas o estudo de um determinado diploma, seno a classificao, ordenao e descrio de quase a totalidade da documentao municipal contempornea gerada aps o estabelecimento do regime franquista. Garca Ruiprez (2005) enfatiza a diferena entre os referidos mtodos de anlise documental, ao dizer que
a quase totalidade destas sries estudadas so documentos compostos, como expedientes e os documentos simples se servem da anlise diplomtica clssica. Mais importante para os arquivistas deterem-se na legislao, na tramitao e nos documentos que compe o expediente, depois de adequadamente definido. Alem disto, cada srie esta perfeitamente integrada dentro do grupo e subgrupo correspondente (GARCA RUIPREZ, 2005).
A apario dos manuais de tipologia documental permitiu abrir um novo caminho de estudos da documentao local deste sculo, o que no era objeto de interesse dos estudos desenvolvidos pelos diplomatistas e daquelas utilizadas pelos administradores em suas publicaes. As influncias destas reas se fazem sentir na proposta elaborada pelo grupo de Madri, como se pode verificar examinando a bibliografia utilizada pelos arquivistas (GARCA RUIPREZ, 2005). O referido trabalho pioneiro de Vicenta Corts e do Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, mostra clara influncia de Schellenberg, aspecto para o qual Mariano Garcia Ruiprez (2005) chama ateno ao analisar as propostas que surgiram posteriormente, no mbito dos arquivos municipais. Schellenberg referindo-se a anlise documentria para efeito de descrio dos documentos recomenda que o tipo documental seja o primeiro dos caracteres a ser identificado nesta anlise e salienta ainda, que os estudos de tipologia documental constituem a continuidade dos estudos diplomticos 164 realizados sobre os documentos medievais, demonstrando a clara influncia da estrutura do mtodo diplomtico para a concepo da tipologia documental.
O termo tipo no denota apenas as caractersticas fsicas, revela, de costume, tanto a estrutura fsica quanto ao contedo da unidade documentaria; (...) os tipos refletem diversas espcies de ao. Cabe-lhe de ordinrio identificar primeiro, no tocante ao material que se esta descrevendo, os prprios tipos de documentos. Destes, o estudo dos que so de nossos dias constitui, grosso modo, o equivalente da diplomtica correspondente aos documentos antigos e medievais (SCHELLENBERG, 1980, p. 221; 228).
Verifica-se a influncia deste modelo proposto por Schellenberg, na proposta de identificao de documentos de Vicenta Corts e o Grupo de Arquivistas de Madri, que inauguraram uma tradio arquivstica em torno da identificao de tipologias documentais. A partir destes resultados divulgados pelo Grupo de Arquivistas de Madri 48 , inicia-se um movimento de formao de grupos de trabalhos na rea. Outras iniciativas foram surgindo, adaptando o modelo s circunstancias e especificidades das administraes estudadas. As experincias realizadas pelos grupos de arquivistas na rea de governo civil, fazenda, arquivos universitrios, da administrao local, entre outros, passam a ser discutidas em congressos e reunies de trabalho, sendo tratada como temtica em revistas especializadas da rea.
48 O modelo desenvolvido pelos arquivistas municipais de Madri, sob a coordenao de Vicenta Corts Alonso, foi apresentado comunidade arquivstica em 1986, sob o ttulo Nuestro modelo de analisis documental (Cf. CORTS ALONSO, 1986). Os resultados dos trabalhos desenvolvidos ficaram registrados em vrios instrumentos, objeto das seguintes publicaes: GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Cuadro de organizacin de fondos de archivos municipales: ayuntamientos con Secretaras de 1 a . Categora. Madrid: Consejera de Cultura y Deportes, 1984 (Archivos, Cuadernos, 1); GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Cuadro de organizacin de fondos de archivos municipales: ayuntamientos con Secretaras de 2 a . Categora. Madrid: Consejera de Cultura y Deportes, 1985. (Archivos, Cuadernos, 2); GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Cuadro de organizacin de fondos de archivos municipales: ayuntamientos con Secretaras de 3 a . Categora. Madrid: Consejera de Cultura y Deportes, 1985. (Archivos, Cuadernos, 3); GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Manual de tipologa documental de los municipios. Madrid: Consejera de Cultura, 1988. (Archivos, Estudios, 2); GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Tipologa documental municipal: 2. Arganda del Rey: Ayuntamiento de Arganda del Rey, 1992.; GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Tipologa documental municipal: 3. El Escorial: Ayuntamiento del Escorial, s.d. 165 Este conhecimento foi se disseminando entre os arquivistas de pases iberoamericanos, contribuindo para o incio da construo de tradies arquivsticas no campo da tipologia documental. Merece destaque os trabalhos desenvolvidos pelo Arquivo Geral da Nao da Colmbia para a rea dos municpios e, em nvel internacional, o trabalho de Louise Gagnon-Arguin (1998), direcionado rea das empresas privadas. No Brasil, conforme abordado anteriormente, os textos publicados por Helosa Liberalli Bellotto, primeiramente em 1982 e com novas abordagens em 1990, so considerados como referencial terico sobre tipologia documental e os conceitos abordados pela autora, foram incorporados literatura arquivstica e prtica desenvolvida nos arquivos do pas. Esta autora traz para os estudos diplomticos, a diferena entre espcie documental e tipo documental, o que no tinha sido abordado antes por outros autores. Esta diferena foi aplicada metodologicamente, nos trabalhos preparatrios de instrumentos de gesto, tais como as tabelas de temporalidade do Sistema de Arquivos da USP, do Estado de So Paulo e do j mencionado Arquivo Pblico Municipal de Campo Belo, com xito. Reiterando que a espcie documental a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas e o tipo a configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que ela representa (DICIONRIO, 1996, p. 27; 19), pode- se afirmar, que a espcie pode ser tomada isoladamente como expresso Diplomtica. Se tomada coletivamente, em sua expresso funcional, ela ser um tipo, objeto dos estudos de tipologia documental. A autora define este campo da arquivstica como estudos tipolgicos, cuja finalidade analisar a frmula (diplomtica) somada atividade que a gerou (tipologia) (BELLOTTO, 2002, p. 93).
As metodologias de tratamento documental num e noutro campo so distintas, porm, ao mesmo tempo, imbricadas. O campo de aplicao da Diplomtica gira em torno do verdico quanto estrutura e finalidade do ato jurdico. J o da Tipologia gira em torno da relao dos documentos com as atividades institucionais / pessoais (Idem, 2002, p. 21).
166 Para a arquivstica brasileira, a diplomtica e a tipologia documental so campos de estudos complementares, porm com mtodos prprios de estudo dos elementos do documento. Os modelos de anlise diplomtica e anlise tipolgica, amplamente divulgados pela autora 49 , so diferentes entre si, uma vez que para a diplomtica o grande interesse esta no teor documental e para a tipologia esta nas inter-relaes no interior do conjunto documental.
Ento, o objeto da tipologia a lgica orgnica dos conjuntos documentais. Utiliza-se a mesma construo diplomtica para assinalar o registro do que se quer dispor ou do que j foi cumprido sobre a mesma funo. Por isso mesmo, a ipologia pode ser chamada de diplomtica arquivstica ou, melhor ainda, de Diplomtica Contempornea, se se atentar o quanto o objeto e os objetivos de ambas podem ser amalgamados (...) (BELLOTTO, 2002, p. 20).
A tipologia documental, tambm chamada por alguns tericos de diplomtica contempornea, uma rea nova, produto de uma reviso do desenvolvimento e da atualizao dos princpios formulados pela diplomtica clssica. Tem como tem como parmetro conceitual identificao do tipo, cuja fixao depende primeiramente do reconhecimento da espcie. O mtodo de anlise proposto pela tipologia documental, invertendo a perspectiva metodolgica, se fundamenta no princpio de que no procedimento administrativo que reside contextualizao e a chave para compreender o tipo documental e logo, a srie documental. Como produto desta corrente ainda pode-se destacar as pesquisas realizadas por alunos da ps-graduao, do Departamento de Histria da Universidade de So Paulo, sob orientao de Ana Maria de Almeida Camargo e Helosa Liberalli Bellotto, cujas dissertaes e teses abordam as tipologias documentais de municpios, sindicatos, partidos polticos, cobrana de tributos no mbito do Governo Provincial de So Paulo, entre outros. Ainda convm salientar o fato de que a pesquisa em diplomtica tem permeado as preocupaes do Departamento de Cincias da Informao, ao qual estou vinculada como docente do Curso de Arquivologia, e das produes do Programa de Mestrado e Doutorado em Cincia da Informao da UNESP.
49 BELLOTTO, 2000. 167 Nesse contexto, cabe destacar as pesquisas orientadas por Jos Augusto Chaves Guimares (1998), notadamente sobre a aplicabilidade dos conceitos e do mtodo diplomtico a documentos no arquivsticos. Estas questes fundamentaram, particularmente, nossa atuao na rea dos arquivos municipais, justificando a elaborao da dissertao de mestrado intitulada Tipologia documental como parmetro para a gesto de documentos de arquivo: um manual para o municpio de Campo Belo (MG) 50 . Embora, os estudos sobre a aplicabilidade desta nova abordagem venham sendo recomendados nos congressos internacionais da rea, desde os anos 80, ainda no so muitos os exemplos de pesquisas realizadas empregando a metodologia de identificao e definio de tipologias aplicadas ao universo dos arquivos. Na Espanha as pesquisas envolvendo estudos de caso de tipologia documental so mais abundantes. A literatura registra uma grande produo sobre o tema. No Brasil, entretanto, ainda se faz necessrio um maior estimulo ao uso desta metodologia. Comea nesses anos 80, um movimento de construo terica sobre a tipologia documental, campo de estudos prprio da arquivstica e alguns autores iniciam uma discusso sobre o momento de desenvolvimento desta tarefa no mbito do processo documental, sustentando que se trata de uma pesquisa preliminar ao desenvolvimento da classificao, cujo processo passou a ser denominado de identificao. Na dcada dos 90, a identificao de tipologias documentais passou a ser discutida como tarefa necessria e preliminar para o desenvolvimento da avaliao documental e uma vasta bibliografia sobre o assunto foi surgindo na rea. Nesta perspectiva, convm destacar a importante contribuio dos tericos espanhis sobre o tema, cujas experincias revelam o interesse e esforo pela sistematizao das tarefas, a exemplo do que fez Luciana Duranti ao discutir esta metodologia no contexto da produo documental em ambiente eletrnico. Com as novas tecnologias, o arquivista deve propor uma normalizao priori, fundamentada na gnese diplomtica e tipolgica, unificando as
50 Cf. RODRIGUES (2003).
168 tipologias produzidas, principalmente, em meio eletrnico. A normalizao dos formatos e de seu contedo, proposto a partir dos estudos de tipologia documental, vem contribuindo para estreitar a colaborao e os vnculos profissionais entre arquivistas, informticos e administradores. Conforme se pde observar, divergem as opinies sobre o objeto e finalidade da diplomtica, fatos que justificam as correntes tericas que se formaram em torno da matria. Para alguns, como a diplomtica continua sendo a cincia que estuda o documento jurdico, mesmo no sendo restrito ao mundo medieval, chegando aos documentos produzidos hoje. Para Vicenta Corts Alonso e Antonia Heredia Herrera e Heloisa Bellotto, entre outros, este campo de estudos da diplomtica continua bem delimitado e surge desta reviso que se fez do uso da metodologia aplicada arquivstica, uma nova rea: a tipologia documental. O mtodo de identificao de tipologias documentais e a base terica que o sustenta, produto da reviso da diplomtica clssica, passam a influenciar a arquivstica dos pases de tradio ibrica em busca de parmetros normalizados para a realizao das tarefas arquivsticas. Torna-se, portanto, imprescindvel que o ensino e a pesquisa em arquivstica se utilizem destes parmetros para a formao profissional. Luciana Duranti, ao revisitar a diplomtica clssica e estabelecer um dilogo terico e metodolgico com a arquivstica, reconhece a diplomtica com um campo novo de estudos, o documento de hoje, e passa a denomin-la como diplomtica arquivstica contempornea. O fato , que embora a tipologia documental, enquanto campo terico esteja em processo de construo, se pode afirmar que entre a diplomtica e a arquivstica existem slidos vnculos de inter-relaes e complementaridade, estabelecidos em razo de compartilharem um objeto e campo comum: o documento. Ento, como delimitar as fronteiras entre estes campos de estudos? Bautier j colocava esse problema e o resolveu afirmando que a arquivstica no se interessa pelo documento em si, mas pelo conjunto de documentos, enquanto a diplomtica se atm ao documento de arquivo sozinho: sua forma de abordagem e sua gnese. Admite de fato que o 169 nico carter comum desses novos objetos de investigao diplomtica le fait que dans tous les cas il sagit de documents darchives - o fato que de todos os casos se trata de documentos de arquivo (apud PETRUCCI, 1963, p. 789). Embora, esteja disponvel um razovel numero de publicaes sobre relatos de experincias e discusses sobre a identificao de tipologias documentais, entre as quais algumas merecem destaque pelo esforo de sistematizao da tarefa. Porm, ainda no h suficiente literatura a respeito dos fundamentos tericos que possa subsidiar de forma segura grandes projetos de identificao, implantados de maneira eficiente O assunto continua merecendo uma maior ateno da rea para progredir rumo necessria normalizao. Na dimenso do que foi exposto, legitimo inferir que os mtodos de anlises de uma e outra disciplina so distintos, embora suas finalidades sejam parcialmente coincidentes e que a diplomtica segue tendo seus propsitos prprios, distintos da tipologia documental, uma nova rea de estudos do documento. A diplomtica foi reutilizada, reinventada para atender as necessidades da arquivstica na busca de parmetros normalizados para caracterizar e denominar o documento de arquivo, compreendendo-o em toda sua abrangncia e complexidade, em novos suportes, em situaes inadequadas de acumulao, porm em conjunto e no mais como pea isolada. Esta perspectiva vem influenciando a construo de uma tradio arquivstica brasileira na rea, postura da qual compartilhamos.
Por isso, a tipologia documental, ao incorporar todo o corpo terico e metodolgico da antiga diplomtica, pode ser chamada de diplomtica arquivstica ou, melhor ainda (se se atentar para o quanto o objeto e os objetivos de ambas podem ser amalgamados), de diplomtica contempornea, como quer Bruno Delmas, Para ele, a preocupao da diplomtica , agora, menos o estudo da estrutura, da forma, da gnese ou da tradio e mais da tipologia dos documentos (BELLOTTO, 2004, p. 53).
Nas experincias desenvolvidas na rea, a diversidade de formulrios de identificao de tipologias, usados nos processos de anlise dos documentos e 170 a finalidade desta pesquisa, demonstram o conceito de documento que norteia a prtica de tratamento dos documentos arquivsticos, revelando o processo de construo desta metodologia. Respeitados os parmetros conceituais que fundamentam as tradies arquivsticas dos pases que vem refletindo sobre a matria, interessa a partir daqui, apresentar as recentes discusses sobre o tema da identificao de tipologias documentais. Desta argumentao montamos um quadro que sintetiza as idias dos autores citados, os quais representam esta nova corrente de estudiosos de diplomtica contempornea, ou tipologia documental, e que vem influenciando a formao de uma nova gerao de pesquisadores na rea. Entretanto, ainda no se pode contar com uma normalizao oficial nestes procedimentos o que facilitaria os trabalhos de identificao de documentos, baseado na tipologia documental.
171 DIPLOMTICA CONTEMPORNEA: ANLISE DO CONCEITO
autor Definio natureza da anlise objeto finalidade
Itlia
Cencetti
(apud DURANTI, 1995, p.21)
Diplomtica: disciplina que estuda a gnese, forma e transmisso de documentos arquivsticos e sua relao com os fatos neles representados e com seu criador.
Com o fim de identificar, avaliar e comunicar sua verdadeira natureza.
Itlia
Paola Carucci
(1987, p. 27)
Diplomtica: disciplina que estuda o documento singular ou, se preferirmos, a unidade arquivstica elementar, o documento, mas tambm o arquivo.
Anlise dos aspectos formais para definir a natureza jurdica dos atos, tanto na sua formao quanto nos seus efeitos.
Canad
Luciana Duranti
(1995, p.17-18)
Diplomtica arquivstica: disciplina que estuda o que , e o que vem a ser os documentos.
Estudo das formas e dos processos de formao dos documentos de arquivo.
O documento escrito, quer dizer, a evidncia que produzida sobre um suporte por meio de um instrumento de escritura ou de um aparelho que grava imagens, dados e/ou vozes, mas o documento arquivstico um documento criado ou recebido por uma
Definir sua autenticidade e valor probatrio, sobretudo do documento eletrnico. 172 pessoa fsica ou jurdica no curso de uma atividade prtica.
Espanha
Luis Nuez-Contreras
(1981, p. 38)
Diplomtica: cincia que estuda os documentos.
Documentos solenes, dispositivos, com fora de lei, hoje documento diplomtico.
Espanha
Vicenta Crtes Alonso
(1986, p. 01)
Diplomtica: explica a gnese documental.
Analisa os caracteres internos e externos.
(Conjuntos)
Estudar os documentos, desde o ponto de vista de sua funo administrativa.
Espanha
Antonia Heredia Herrera
(1991, p. 61)
Diplomtica: cincia que estuda o documento.
Sua estrutura, suas clusulas para estabelecer as diferentes tipologias e sua gnese dentro das instituies escriturarias.
Analisar sua autenticidade.
Espanha
Manuel Romero Tallafigo
(1994, p. 16)
Diplomtica: cincia que estuda e critica o documento escrito.
Formas internas e externas. Formas que so planejadas para faz-lo compreensvel e ainda fidedigno e autentico para a sociedade a qual se destina.
O documento, que nunca pode ser uma realidade humana isolada das demais que formam a histria.
As categorias diplomticas so como um instrumento imprescindvel para melhor reconhecer, conservar e servir os documentos do arquivo de gesto (corrente), intermedirio e 173 histrico.
Espanha
ngel Riesco Terrero
(2005, p.93)
Diplomtica: estudo do documento.
Conhecimento da natureza, contedo e estrutura.
Documento isolado ou em conjunto.
Identificar, qualificar, descrever e estabelecer a tipologia que corresponde um documento isolado, a um conjunto ou coleo de documentos ou a um fundo documental.
Espanha
Maria Beln Garcia Piqueras
(s/d, p.196)
Diplomtica: cincia historiogrfica que, com mtodo e tcnicas prprios, estuda o documento.
Analisa-o criticamente em seu conjunto, quer dizer, fixando-se nos diferentes elementos e caracteres, para configura-lo especialmente em sua gnese, forma-estrutura, evoluo, tradio e conservao.
Conjunto, sem limites de poca, contedo, espao, procedncia ou solenidade.
Espanha
Jose Ramn Cruz Mundet
(2001, p.81)
Diplomtica: tratado do documento
Analisa criticamente em todo seu conjunto, mas especialmente na sua forma, gnese, evoluo, tradio e conservao.
Todos os documentos, desde os mais antigos aos atuais, e no s os de origem medieval.
Averiguar sua autenticidade, saber se verdadeiro ou falso, se o todo ou em partes, e estabelecer seu valor como fonte histrica.
Brasil
Heloisa Liberalli Bellotto
Diplomtica: ocupa-se da estrutura formal dos atos
O campo de aplicao da Diplomtica
Espcie documental a configurao que o
Anlises diplomtica e tipolgica: 174
(2002) escritos de origem governamental e/ ou notarial. (p.13)
Tipologia documental: a ampliao da diplomtica na direo da gnese documental e de sua contextualizao nas atribuies, competncias, funes e atividades da entidade geradora / acumuladora. (p.19)
gira em torno do verdico quanto estrutura e finalidade do ato jurdico. J o da Tipologia gira em torno da relao dos documentos com as atividades institucionais/pessoais (p.21)
documento assume de acordo com a disposio e a natureza de sua informao (e objeto da Diplomtica), bem como que o tipo documental a espcie documental, no mais como frmula, e sim j imbudo da atividade que o gerou (e objeto da Tipologia). (p.93)
metodologias e aplicaes so extremamente teis para a concretizao das tarefas arquivsticas bsicas (classificao, avaliao e descrio). (p.21)
175 Captulo 4 A aplicabilidade do mtodo da diplomtica contempornea
4.1 A normalizao da Identificao de tipos documentais: um procedimento necessrio
Nos anos 90, tm incio os debates sobre a normalizao no campo da arquivstica, impulsionados pelos processos de informatizao e pelas questes que apresentam os documentos produzidos em meio eletrnico. Se comparados com as bibliotecas, os processos de normalizao nos arquivos comeam tardiamente. Schellenberg (1980, p. 72-73), ainda nos anos 60, analisando a questo da construo terica sobre a normalizao dos mtodos de trabalho arquivstico chama a ateno para o fato de que no se deu a metodologia arquivstica, pelo menos at a presente data, a mesma cuidadosa considerao dada a biblioteconomia durante todo o sculo XIX. Ressalta que muitas tcnicas utilizadas pelos arquivistas foram resultados de improvisaes que respondiam a situaes cotidianas e que pouco se sabe sobre os motivos de se fazerem certas operaes de determinada forma. Exprime preocupao com a normalizao dos procedimentos arquivsticos, questionado: o que fazer para elevar a arquivstica ao nvel que a biblioteconomia atingiu? e responde, enfatizando a necessidade de padronizao e da realizao de trabalhos em parcerias.
O primeiro consiste em definir os princpios e as tcnicas da arquivstica; o segundo em normaliz-las. A sistematizao dos mtodos comporta contribuies individuais, mas no a normalizao, que h de ser efetuada em colaborao. A definio das tcnicas deve-se preceder-lhes padronizao (SCHELLENBERG, 1980, p. 73).
Neste processo de construo da arquivstica, a preocupao de Schellenberg adquire um carter de modernidade onde a normalizao vista como condio para a definio de requisitos metodolgicos que contribuam 176 para elevar a arquivstica como disciplina cientifica. Hoje, a busca de consenso para a realizao de prticas profissionais a meta a ser atingida e justifica os esforos envidados na realizao de parcerias para a reflexo e busca de solues para os problemas enfrentados pela rea.
Norma guia, padro, modelo ou pauta pr-estabelecida e mutuamente acordada que se usa par a realizao de qualquer trabalho ou a criao de qualquer produto. Para que seja norma deve ser previa a realizao do trabalho e com aceitao geral. A finalidade fundamental das normas permitir a cooperao de distintas pessoas ou grupos em distintas atividades. Pode haver normas de carter mais geral, que sugerem uma determinada prtica e normas em sentido muito mais estrito, que supe um consenso tcnico com especificaes mais precisas para tratar de obter o mesmo resultado por parte de todos na realizao do trabalho (GONZLEZ, 1991, p. 23).
A introduo da normalizao nas reflexes tericas em arquivstica se relaciona, no primeiro momento, com a disseminao da cultura do acesso e uso dos documentos e informaes neles registrada. Nos arquivos, a normalizao da descrio documental, que resultou na publicao da ISAD (G) e ISSAR (CPF), vem assegurar a criao de instrumentos apropriados que se explicam por si mesmos, facilitando a recuperao e o intercambio de dados. Alm da descrio, outros processos de trabalhos arquivsticos vm merecendo ateno dos debates internacionais como objeto de normalizao 51 . No que se refere identificao das tipologias documentais, concordam os autores sobre a necessidade de formulao de requisitos normativos que facilitem as rotinas arquivsticas e administrativas. Os estudos de tipologias documentais so imprescindveis para as administraes atuais, que ainda apresentam uma produo e acumulao descontrolada de documentos, situao que se agrava com a introduo das tecnologias aplicadas aos processos de trabalho. o mtodo para se encarar os desafios postos com rigor cientfico, pois se fundamenta no estudo do documento e de suas particulares e especiais caractersticas. A base conceitual do mtodo reside no estreito vnculo existente entre o documento e o contexto que lhe d origem, o qual se revela da anlise de suas caractersticas, o que exige um parmetro normalizado a ser utilizado como
51 DHERNT, 2000. 177 ferramenta de identificao. O procedimento tem inicio pela denominao do documento, utilizando formula padronizada para caracterizar a estrutura e o contedo do tipo documental. Tal anlise, fundamentada nos princpios da diplomtica e da arquivstica, permite no segundo momento, a realizao de estudos comparativos entre os tipos documentais identificados, a fim de formar as sries documentais.
Dentro da identificao das sries importante estabelecer uma normalizao para sua correta denominao, de maneira que todos os fragmentos cronolgicos da mesma srie documental recebam idntica denominao, afim de no dispersar a informao (MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996, p. 161, grifo nosso)
As sries documentais e os elementos que a identificam, ficam registrados em instrumentos de identificao de tipologias documentais, fundamentando prticas arquivsticas padronizadas para os programas de gesto documental e de tratamento de fundos acumulados em arquivos, voltados para os sistemas de qualidade. Com o advento das novas tecnologias, o arquivista deve propor uma normalizao a priori, fundamentada na gnese diplomtica e tipolgica, para unificar as tipologias produzidas, principalmente, em meio eletrnico. Esse assunto vem sendo amplamente debatido no campo da arquivstica e da diplomtica, destacado idias de estudiosos que divulgam a relevncia do tema da normalizao de parmetros para compreender e tratar o documento de arquivo. Os trabalhos de Luciana Duranti e Romero Tallafigo, entre outros j referenciados, demonstram as estreitas relaes entre as reas e a pertinncia da realizao de prticas arquivsticas fundamentadas na utilizao dessa metodologia.
possvel que o desafio da diplomtica seja bem mais significante do que uma simples adaptao dos conceitos e mtodos baseados na analogia da funo dos elementos formais do documento. Os componentes e caractersticas do documento precisam ser repensados a partir de uma perspectiva completamente diferente, a idia de olhar o documento isolado deve ser abandonada em favor de um exame diplomtico dos documentos agregados em seus contextos (DURANTI, s/d, p. 18).
178 A Espanha avanou muito nestes ltimos anos na aplicabilidade de prticas normalizadas de identificao de tipos documentais e tambm na reflexo terica sobre o assunto. O debate em torno da padronizao da identificao de tipologias ocupa um importante espao na literatura arquivstica, e isto pode ser verificado nos artigos publicados em revistas eletrnicas e nas paginas web dos arquivos. Apenas para exemplificar o avano nas discusses tericas sobre o assunto da identificao, que permeia as preocupaes dos tericos espanhis, o tema da identificao de tipos documentais foi amplamente pelo grupo de arquivistas que integram a Mesa de Trabalho de Arquivos da Administrao Local, pelo Grupo de Arquivistas de Universidades espanholas e aparece no Programa de Mestrado em Arquivstica, da Universidade Carlos III de Madri, como uma disciplina autnoma. Alm dos grupos de trabalhos referenciados anteriormente, entre os quais se destacam obrigatoriamente o Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, os Grupos de Arquivistas do Ministrio de Cultura da Espanha e o do Governo da Catalunha, cujos trabalhos mais recentes realizados no mbito dos arquivos municipais e dos arquivos universitrios, divulgados nos sites institucionais, demonstram a continua preocupao e comprometimento dos arquivistas espanhis com a questo. Entre 1997 e 2001, o grupo de arquivistas que integram a Mesa de Trabalho de Arquivos da Administrao Local, o assunto foi amplamente durante varias reunies profissional que foram realizadas 52 . Este grupo foi criado por iniciativa de Antonia Herrera Heredia no Congresso de ANABAD, realizado em La Corua (Espanha), em 1988. Em 1998, durante as IV Jornadas de Arquivos Universitrios da Espanha foi criado um grupo de trabalho para estudar as sries documentais produzidas nas universidades, a fim de chegar a propostas normalizadas de identificao e avaliao para os arquivos universitrios do pas. O Grupo de Trabalho de Identificao e Avaliao de Sries Administrativas de Arquivos de Universidades formado por arquivistas de onze universidades espanholas, pblicas e privadas, que desde 1998 vem elaborando propostas de
52 As atas das reunies encontram-se disponveis em: http://www.ssreyes.org/archivo/mesa/. Acesso em: 28 jun. 2006. 179 identificao e padronizao de sries documentais produzidas pelas universidades. O objetivo principal do grupo o estudo das sries administrativas produzidas pela Universidade, para se chegar a uma proposta comum de tabela de temporalidade. Os estudos se materializam em uma proposta de identificao e avaliao, utilizando um modelo de formulrio comum, denominado ficha descritiva.
A tarefa ardua, porque se admite de entrada que a normalizao total impossvel, devido s diferenas existentes entre as Universidades pblicas e privadas, com as particularidades prprias que vo adquirindo no exerccio de sua autonomia. A novidade da tarefa realizada pelo grupo apresentar um trabalho elaborado em conjunto, fruto da cooperao profissional de arquivistas de diferentes universidades e oferecer propostas de identificao e avaliao produto de consenso no grupo de trabalho (GARCA DAZ, 2003).
Neste perodo de trabalho, foram analisadas e padronizadas trinta e sete sries documentais de universidades e em 2002, publicam sua primeira obra 53 . Neste trabalho esto includas as experincias sobre a tramitao de documentos nas distintas universidades espanholas, refletindo o rigor metodolgico que norteia o trabalho desenvolvido pelos arquivistas. Os resultados alcanados nestas experincias demonstram a efetiva contribuio desta ferramenta metodolgica para a melhoria do funcionamento de sistemas administrativos, no contexto da gesto documental.
Para identificar e tratar os documentos das universidades com os mesmos critrios e mtodos foi elaborado os instrumentos pertinentes, alguns dos quais incorporam tcnicas de gesto documental, combinadas com a base arquivstica prpria. Estes instrumentos sempre contribuem de forma efetiva para a identificao, normalizao e processamento tcnico dos conjuntos documentais, como o caso do quadro de classificao, da tabela de temporalidade e do mtodo de descrio de documentos (BORRS, 1997).
53 Cf. GIL GARCA, Pilar (coord.) Grupo de trabajo de identificacin y valoracin de sries administrativas de archivos de universidades. Tipologa documental de universidades: propuestas de identificacin y valoracin. Cuenca: Ediciones de la Universidad de Castilla- La Mancha, 2002.
180 A preocupao com a normalizao da tarefa e sua divulgao no meio profissional, se reflete atualmente na rea do ensino arquivstico na Espanha. Aparece no Programa de Mestrado em Arquivstica (2005-2006), da Universidade Carlos III de Madri, configurando-se como uma disciplina oferecida no conjunto do mdulo de gesto de documentos, associada avaliao, denominada Identificao, Ingresso e Avaliao de Documentos 54 . No Brasil, so expressivos alguns exemplos de trabalhos arquivsticos realizados nos parmetros da tipologia documental, embora no sejam numerosos. Como exemplo, podemos citar o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo (SAESP), o Sistema de Arquivos da USP (SAUSP), os projetos desenvolvidos pela Fundao Patrimnio Histrico da Energia e Saneamento, entre outros. Particularmente, a preocupao com os aspectos tericos e metodolgicos da identificao de tipologias documentais marcou minha atuao profissional, como arquivista e como docente de curso graduao em arquivologia. A metodologia da identificao de tipologias documentais vem sendo aplicada ao tratamento tcnico de massas documentais acumuladas em arquivos, como base para o desenvolvimento das tarefas de classificao e descrio de tipologias documentais de arquivos permanentes. A utilizao de parmetros normalizados de identificao e denominao de tipologias documentais fundamentou a elaborao de planos de classificao e inventrios produzidos para fundos permanentes depositados em arquivos municipais e tambm no Arquivo do Estado de So Paulo: 1991: Prefeitura Municipal de Santos, SP 55 . Fundo Cmara Municipal de Santos (Sc. XVIII e XIX). 1995: Prefeitura Municipal de Ouro Preto, MG 56 . Fundo Cmara, Intendncia e Prefeitura Municipal de Ouro Preto (Sc. XVIII e XIX).
54 O programa do curso encontra-se Disponvel em:: http://www.uc3m.es/uc3m/gral/TC/ESMA/ESMA20/programa.html. Acesso em:: 28 jun 2006.
55 Cf. RODRIGUES (1998).
56 Cf. RODRIGUES, 2002.
181 1997: Arquivo do Estado de So Paulo, SP. Fundo Tesouro Provincial de So Paulo (Sc XIX) e Fundo Bolsa Oficial do Caf de Santos (Sc. XIX) 57 . 1997: Prefeitura Municipal de Campo Belo, MG 58 . Fundo Cmara, Intendncia e Prefeitura Municipal de Campo Belo (Sec. XIX e XX). 1999: Prefeitura Municipal de Campinas, SP 59 . Fundo Cmara, Intendncia e Prefeitura Municipal de Campinas (Sc. XIX e XX). 2003: Fundao Pr-Memria de Indaiatuba, SP. Fundo Cmara Municipal de Indaituba (Sec. XIX). No contexto da gesto documental, a identificao de tipologias documentais serviu de base para realizao das tarefas de classificao e avaliao, critrios que ficaram registrados no manual de tipologia documental, plano de classificao e na tabela de temporalidade, instrumentos utilizados para tratar os documentos acumulados nos arquivos correntes e no intermedirio, que integram a rede dos sistemas de arquivos institudos: 1997: Prefeitura Municipal de Campo Belo, MG 60 . 1998: Fundao para o Vestibular da Unesp (VUNESP), SP 61 . 2005: COCAL - Usina de lcool e Aucar, SP 62 . rea de Recursos Humanos. Tais aspectos tm levado a necessidade de investigar a aplicabilidade do mtodo de identificao de tipologias documentais no mbito da gesto documental, especialmente no que se refere a estudos de padronizao de
57 Projeto de estgio de um grupo de alunos do Curso de Especializao em Organizao de Arquivos do IEB/USP, sob nossa orientao.
58 Cf. RODRIGUES, 2003; 2005.
59 O projeto de tratamento tcnico obteve financiamento do Programa ADAI, do Ministrio de Cultura da Espanha.
60 Cf. RODRIGUES, 2003; 2005.
61 Cf. RODRIGUES, 2005a.
62 Estgio extracurricular dos alunos do Curso de Arquivologia, Lucas Martins de Paula e Karina C. Albuquerque, sob superviso da autora. 182 tipologias para produo de documentos e funcionamento de sistemas de gerenciamento eletrnico de documentos (GED) 63 . Comparando os resultados alcanados nestas experincias citadas, verifica-se a pertinncia da aplicabilidade desta metodologia, o que nos permitiu uma sistematizao de seus procedimentos e utilizao como ferramenta para a o ensino de Arquivologia. Desde 2004, no mbito da atuao docente do Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia 64 , notadamente como coordenadora de estgios supervisionados, venho utilizando a metodologia de identificao de tipologias documentais para a realizao de prticas pedaggicas desenvolvidas nos estgios supervisionados e extracurriculares. Os resultados prticos obtidos na aplicabilidade do mtodo na organizao e descrio de documentos permanentes e de classificao e avaliao de documentos correntes, fundamentados na tipologia documental, revelam sua pertinncia para uma interveno criteriosa e padronizada em todo o ciclo de vida do documento de arquivo. Esta ferramenta metodolgica usada como base para a realizao das tarefas arquivsticas nos estgios, vem permitindo ainda a integrao dos alunos num projeto de construo coletiva de tratamento documental. Os satisfatrios resultados obtidos na aplicao prtica do mtodo, tem despertado o interesse dos alunos pelos aspectos tericos que envolvem a sistematizao desta tarefa, resultando em pesquisas de iniciao cientfica. Estas contribuies do Grupo de Estudos de Identificao 65 , fundamentais para
63 2007: Projeto de Gesto de Documentos e Arquivos das Empresas do Grupo REDE de Distribuio de Energia Eltrica (Mato Grosso, Par, Paran, So Paulo e Tocantins), coordenado por Mrcia Pazin, no qual participei acompanhando tecnicamente as tarefas de identificao, classificao, avaliao e padronizao de tipologias documentais para o GED. 64 As menes que se fazem ao Curso de Arquivologia da Unesp ocorrem a titulo explicativo, pois foi ali que surgiram e floresceram algumas indagaes investigativas que, embora no seja objeto desta pesquisa, servem para ilustrar a discusso.
65 ALBUQUERQUE, Karina Cristiane de. Estudo da srie documental para a identificao de tipos documentais: subsdios para a formulao de um conceito. Marlia: Faculdade de Filosofia e Cincias da UNESP, 2007. Trabalho de Concluso de Curso de Arquivologia / ALMEIDA, Rafaela Augusta de. Identificao de tipologias documentais como parmetro para avaliao de documentos contbeis. Marlia: Faculdade de Filosofia e Cincias da UNESP, 2007. Trabalho de Concluso de Curso de Arquivologia. / MARTINS, Luiza Xavier. A classificao arquivstica do Grupo Diretoria de Administrao, Fundo Prefeitura Municipal de Marlia. Marlia: Faculdade de Filosofia e Cincias da UNESP, 2007. Trabalho de Concluso de Curso de Arquivologia. / RIBEIRO, Dbora Resstel. Identificao de tipologias documentais dos inquritos policiais da Delegacia de Polcia Federal em Marlia. Marlia: 183 o desenvolvimento desta pesquisa, ressaltam ainda mais a necessidade de divulgao desta metodologia no ambiente dos Cursos de Arquivologia do Brasil. Considerando que os cursos de graduao em arquivologia devem fornecer o referencial terico-metodolgico necessrio para uma formao adequada s necessidades de certo contexto social em um dado momento histrico, nos perguntamos: como formar profissionais capacitados para o exerccio profissional, cujos imperativos de ordem prtica pressupem conhecimentos voltados para a produo dos documentos e sua integrao s fases de seu ciclo vital? Que ferramentas fornecer ao aluno para uma tomada de deciso segura sobre a denominao do documento de arquivo e a metodologia a ser aplicada ao seu tratamento, em qualquer momento de seu ciclo de vida e qualquer situao que se encontre (gesto ou acumulao)? Na perspectiva do ensino, como articular os conhecimentos tericos adquiridos nas disciplinas do curso que integram um conjunto sobre as metodologias arquivsticas, usando a diplomtica como ferramenta metodolgica aplicada a situaes de prticas profissionais de gesto e de tratamento de documentos acumulados em arquivos? No Brasil, Helosa Bellotto (2001), analisando o espao que a diplomtica ocupa no ensino de arquivologia, afirma que o que importa que a crtica ou anlise diplomtica, metamorfoseada, agora pelo acrscimo da anlise tipolgica, conquistou definitivamente um importante lugar na rea profissional. O que preciso agora, portanto, que se posicione adequadamente no ensino arquivstico, nestes novos moldes.
metamorfose da diplomtica, que passa de um estudo quase que marginalizado dentro do ensino arquivstico, entendido como estudo da estrutura formal e da legitimidade dos documentos medievais e/ou modernos, para uma disciplina
Faculdade de Filosofia e Cincias da UNESP, 2007. Trabalho de Concluso de Curso de Arquivologia. / SILVA, Llian Mara da. A pertinncia da metodologia de identificao de tipos documentais para o tratamento de fundos acumulados. Marlia: Faculdade de Filosofia e Cincias da UNESP, 2007. Trabalho de Concluso de Curso de Arquivologia./ VIEIRA, Alice da Silva Leite. A identificao no processo de implantao do arquivo permanente: estudo de caso do Programa de Ps-Graduo em Cincias Sociais da Unesp-Marlia. Marlia: Faculdade de Filosofia e Cincias da UNESP, 2007. Trabalho de Concluso de Curso de Arquivologia.
184 voltada para entender a natureza e a funcionalidade dos teores informacionais dos documentos pblicos, dentro dos seus respectivos contextos de produo e de ao direcionada (BELLOTTO, 2001)
A autora questiona: como atingir o ponto ideal, ou, pelo menos, o razovel da formao do arquivista brasileiro? Para tanto, necessrio saber como os contedos esto focalizados e direcionados para a construo de um bom profissional (Idem, 2001). Entretanto, dados publicados pelo Conselho Internacional de Arquivos, em 1992, apontam elementos surpreendentes no que diz respeito ao ensino da diplomtica no mbito do ensino arquivstico em todo o mundo: dos 119 cursos citados, 35 no tem a disciplina e 84 dedicam-lhe diferentes cargas horrias em seus programas de estudos. Destes, 12 a consideram como disciplina autnoma e 72 citam-na conjuntamente com a paleografia, sendo 22 sob a rubrica (dentre outras do questionrio apresentado pelo comit de ensino do CIA) cincias auxiliares da histria e 50 sob a rubrica tipos e formas dos documentos (BELLOTTO, 2001). O pas possui, hoje, dez cursos regulares de formao de arquivistas em nvel de graduao, sendo que 50% destes foram criados ainda na dcada de 70 66 . A diplomtica constava do rol de matrias fixadas no currculo mnimo para os Cursos de Graduao de Arquivologia, associada ao ensino da Paleografia. Arquivo I - IV Documentao Histria Administrativa, Econmica e Social do Brasil Introduo Administrao Introduo Comunicao
66 O Curso de Graduao em Arquivologia, foi criado em 24 de janeiro de 1972, atravs de voto da Cmara de Ensino Superior e o currculo mnimo fixado pela Resoluo n. 28 de 1974, do Conselho Federal de Educao. Em 1977, foram criados os cursos da Universidade do Rio de Janeiro UNI-RIO e a Universidade Federal de Santa Maria e em 1978, o da Universidade Federal Fluminense (1978). Em 1991 foi implantado o da Universidade de Braslia (1991) e na segunda metade da dcada de 90, os da Universidade Federal da Bahia e o da Universidade Estadual de Londrina (PR) e da Universidade Federal do Esprito Santo (ES). Recentemente, foram institudos os cursos da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (RG), o da Universidade Estadual Paulista, Campus de Marilia (SP) e da Universidade Estadual da Paraba (PB). Nenhuma universidade privada oferece cursos na rea.
185 Introduo ao Estudo da Histria Introduo ao Estudo do Direito Noes de Contabilidade Noes de Estatstica Notariado Paleografia e Diplomtica Uma lngua estrangeira moderna O currculo mnimo foi substitudo pelas Diretrizes Curriculares para os Cursos de Arquivologia 67 , as quais devero orientar a formulao do projeto pedaggico dos referidos cursos. Esta Resoluo fixa, ainda, que o curso ser ministrado com um mnimo de 2.160 horas-aula, distribudas entre 3 e 5 anos, incluindo-se o estgio supervisionado em instituio especializada, com 10% do total das horas previstas e estabelece que cada Universidade poder criar habilitaes especficas, mediante a concentrao de estudos em reas determinadas (FONSECA, 1999). Segundo as Diretrizes, o projeto pedaggico de formao acadmica e profissional a ser oferecida pelo curso de Arquivologia dever explicitar: perfil dos formandos; as competncias e habilidades de carter geral e comum e aqueles de carter especfico; os contedos curriculares de formao geral e os contedos de formao especfica; o formato dos estgios; as caractersticas das atividades complementares; as estrutura do curso; as formas de avaliao. Dentre as competncias e habilidades dos graduados em Arquivologia enumeram-se as de carter geral e comum, tpicas desse nvel de formao, e quelas de carter especfico:
67 Aprovada pela Resoluo CNE/CES 20, de 13 de maro de 2002. 186 A) Gerais identificar as fronteiras que demarcam o respectivo campo de conhecimento; gerar produtos a partir dos conhecimentos adquiridos e divulga-los; formular e executar polticas institucionais; elaborar, coordenar, executar e avaliar planos, programas e projetos; desenvolver e utilizar novas tecnologias; traduzir as necessidades de indivduos, grupos e comunidades nas respectivas reas de atuao; desenvolver atividades profissionais autonmas, de modo a orientar, dirigir, assessorar, prestar consultoria, realizar percias e emitir laudos tcnicos e pareceres; responder a demandas de informao produzidas pelas transformaes que caracterizam o mundo contemporneo. B) Especficas compreender o estatuto probatrio dos documentos de arquivo; identificar o contexto de produo de documentos no mbito de instituies pblicas e privadas; planejar e elaborar instrumentos de gesto de documentos de arquivo que permitam sua organizao, avaliao e utilizao; realizar operaes de arranjo, descrio e difuso.
As matrias comuns para a rea de Cincia da Informao, apresentadas na proposta aprovada pela referida Resoluo, so as seguintes (VALENTIM, 2000, p. 16, grifo nosso): A construo do conhecimento Epistemologia Metodologia Heurstica O Estatuto do Documento Produo de evidncia versus atribuio de sentido A informao orgnica e inorgnica 187 As unidades fsicas de referncia: documento, pea, srie, coleo, arquivo e acervo (cartorial e operacional) As unidades intelectuais de referncia: assunto e funo O documento como indcio, prova e testemunho O Fluxo documental: da gnese ao acesso Produtores e usurios da informao (mediaes e interfaces) A contextualizao como ferramenta Seleo / avaliao Representao e comutao: polissemia e monossemia As instituies Funes pragmticas, cognitivas, estticas e vivenciais Gesto, custdia, conservao, depsito legal e curadoria Patrimnio, memria, herana, cultura
Coloca-se a competncia como sendo um composto de duas dimenses distintas: a primeira, um domnio de saberes e habilidades de diversas naturezas que permite a interveno prtica na realidade, e a segunda, uma viso crtica do alcance das aes e o compromisso com as necessidades mais concretas que emergem e caracterizam o atual contexto social (BELLUZZO, 2005, p. 37). A formao universitria, em todas as reas do conhecimento se faz, portanto, mediante a progressiva iniciao do aluno s prticas do trabalho intelectual, atividade central na vida acadmica. Essa iniciao compreende a aquisio gradativa de um conjunto de competncias (LEAL; FEUERSCHTTE, 2003).
Para desenvolver a competncia de identificar as fronteiras que demarcam o respectivo campo de conhecimento preciso que o estudante de arquivologia aprenda a reconhecer o seu objeto de estudos - o documento de arquivo - para sustentar o debate interdisciplinar e garantir a especificidade de sua rea de atuao. Isto pressupe o reconhecimento das caractersticas inerentes a sua natureza probatria, demonstrando a razo de sua produo e acumulao em um conjunto orgnico. Analisando os aspectos apontados nas diretrizes curriculares, verifica-se que no conhecimento sobre a natureza do documento de arquivo e sua 188 contextualizao para efeitos de realizao das tarefas arquivsticas, que reside o fundamento do perfil profissional desejado para o arquivista. O profissional a ser formado, deve ter o domnio dos contedos da Arquivologia e estar preparado para enfrentar com proficincia e criatividade os problemas de sua prtica profissional, particularmente as que demandem intervenes em arquivos (...) (Parecer CNE/CES 492/2001). O estudo de diplomtica, em sua abordagem clssica e contempornea, a base desse conhecimento e deve estar presente nos contedos curriculares dos projetos pedaggicos da rea. Entretanto, existem indicativos de que ainda h desconhecimento sobre a natureza abrangente e a base terico-metodolgica da diplomtica, sobretudo nesta nova abordagem, no mbito dos cursos de arquivologia do Brasil. Apenas para exemplificar, recorremos ao artigo publicado por Maria Teresa Navarro de Britto (1999, p. 70), que analisando as modificaes do currculo mnimo vigente para os cursos de arquivologia no perodo, tece a seguinte recomendao acerca do contedo da disciplina e conclui dizendo que a Paleografia e Diplomtica deva estar inserida, juntamente com Notariado, no contedo de uma nica disciplina, denominada Arquivstica:
A matria Paleografia e Diplomtica parece-nos importante, sobretudo se considerarmos o patrimnio documental brasileiro referente ao perodo colonial. No entanto, ser primordial que todo profissional de Arquivstica domine estes conhecimentos? O setor que teria grande necessidade de conhecimentos deste tipo seria o dos arquivos histricos pblicos. Logo, no deveria ser esta uma especificidade escolhida pelos estudantes de acordo com a especializao pretendida? Ou ser que essencial que todo profissional brasileiro de Arquivstica possa dominar a Paleografia e Diplomtica? Classificamos esta matria como complementar (BRITTO, 1999, p. 70).
Embora esta pesquisa no tenha por objetivo analisar a presena e a importncia da diplomtica na formao do arquivista brasileiro, estas questes vm sendo objeto de minha particular preocupao profissional como docente do Curso de Arquivologia da Unesp. Levam-me a refletir sobre como sero os modelos de formao arquivstica que prescindem destes parmetros 189 conceituais da diplomtica. Como sustentar o debate em torno das competncias e habilidades que devem permear o perfil do arquivista, atendendo ao disposto nas novas diretrizes curriculares para a rea da arquivologia, vigentes desde 2001, sem oferecer ferramentas que conduzam o aluno reflexo critica do objeto de estudos da arquivstica? na diplomtica que a arquivstica encontra os elementos que contribuem para a formao de profissionais com mais segurana no desenvolvimento das prticas arquivstivas, com nova imagem, aptos para responderem a estes desafios impostos pelas necessidades da sociedade moderna. Nessa proposta de formao, o objetivo que o aluno assimile o mecanismo de produo do conhecimento cientfico e o papel da metodologia como instrumento de enriquecimento da prtica arquivstica, mediante a aplicao dos princpios tericos. O aluno desenvolve sua capacidade de anlise e sntese, utilizando esta ferramenta como referencial para suas prticas profissionais. Isto permite otimizar a proximidade entre teoria e prtica, colocando o profissional em contato com programas concretos de trabalho que lhes possibilitam dispor de critrios para reconhecer e tratar documentos de arquivo. Pelo que foi exposto acima, podemos afirmar que esta disciplina apresenta uma importncia fundamental na formao do arquivista, tornando- se indispensvel para os cursos de graduao em arquivologia. Entretanto, seus contedos programticos devem ser abordados dentro de uma concepo moderna, numa viso ampliada da diplomtica clssica, o que possibilitar a formao do profissional voltado para a pesquisa cientfica aplicada a gesto de documentos e arquivos. Se antes o profissional de arquivos era visto como um silencioso conservador de papis histricos, de vertente tecnicista, hoje ele se transformou em um ativo sujeito dos programas de gesto documental. Assim, legitimo dizer que o reconhecimento da diplomtica como base para o desenvolvimento das metodologias pode contribuir para formar arquivistas com status de produtores de conhecimento? Os princpios tericos e a metodologia da diplomtica trazem novos elementos para o ensino da arquivologia, permitindo a formao de um 190 profissional muito mais conhecedor da matria prima, com o que desenvolver sua atuao profissional futura: (...) o poder identificar o indissolvel elo entre os documentos e sua gnese, contexto de produo e fatos/atos/aes/transaes que os originaram porque os estudos de diplomtica o tornam apto para isto (BELLOTTO, 2001). A diplomtica uma disciplina que apresenta uma importncia fundamental na formao do arquivista, tornando-se indispensvel sua maior valorizao no mbito do ensino e pesquisa acadmica. Deve ser abordada dentro desta concepo moderna e os estudos desenvolvidos no mbito da tarefa de identificao, o que possibilitar a formao do profissional voltado para a pesquisa cientfica aplicada gesto de documentos e arquivos.
Os princpios, conceitos e mtodo da Diplomtica so universalmente vlidos e podem oferecer sistema e objetividade ao estudo arquivstico das formas documentais. Isto , uma mais alta qualidade cientifica. apropriado para os arquivistas extrarem diretamente da cincia diplomtica original aqueles elementos e idias que podem ser usados para seu trabalho e desenvolvidos para que sejam aplicados s necessidades contemporneas (DURANTI, 1995, p. 3).
Diante dessas novas funes atribudas ao arquivista, o que falta para em sua formao que permita uma articulao entre sua capacidade e o desejo arquivstico de atuar profissionalmente? Nesta perspectiva, legtimo afirmar que o reconhecimento da diplomtica como base para o desenvolvimento das metodologias arquivsticas pode contribuir para formar arquivistas com status de produtores de conhecimento e no mais de meros reprodutores de modelos. A formao do profissional que atua nos arquivos, fazendo uma rpida leitura de sua evoluo, sempre esteve marcada pelo tecnicismo, refletindo um distanciamento entre a teoria e prtica, cujas tarefas prescindiam de perspectiva crtica. Se antes a Arquivologia se fundamentava na prtica da conservao dos documentos e o arquivista era formado para o desenvolvimento destas prticas, hoje ela uma rea que cobre o conjunto de princpios e mtodos que regem a criao, a avaliao, a aquisio, a 191 classificao, a descrio, a difuso e a conservao dos arquivos (COUTURE, 1992, p. 85). Mas o nosso futuro como arquivistas, diz Antonia Heredia, vai depender em boa medida, do dilogo profundo que sejamos capazes de estabelecer com os responsveis pela gesto administrativa e da atitude e medidas que se derivem em favor da racionalizao e simplificao dessa produo documental (HEREDIA HERRERA, 1997).
Num quadro de profundas transformaes, o arquivista deve ser formado sobre o paradigma de aprender a aprender. Aprender a fazer no mais suficiente para o arquivista da era da informao. Como tal, no pode ser apenas um reprodutor de conhecimento, mas um produtor de conhecimento (JARDIM, 1999, p. 95).
Luciana Duranti (s/d, p.3), ao relatar sua experincia como docente e pesquisadora da Universidade da Columbia Britnica, em Vancouver, Canad, afirma que existe a necessidade de estabelecer dentro dos programas arquivsticos, projetos de pesquisa que lidem com os desafios contemporneos, e envolva os estudantes profundamente no desenvolvimento de um novo conhecimento terico e/ou metodolgico. O resultado deste processo de ensino garante uma atuao eficaz, voltada para o atendimento das necessidades de uma sociedade em permanente evoluo. No modelo pedaggico de formao arquivstica da UBC, os estudantes de graduao colaboraram com as pesquisas que vem sendo desenvolvidas pelo grupo InterPARES sobre os documentos eletrnicos, tomando por referencia os estudos de diplomtica contempornea para identificar o documento de arquivo. Aos estudantes do programa de graduao foi atribuda a responsabilidade de analisar casos de sistemas informatizados de documentos. Primeiramente o grupo de pesquisa construiu um modelo de documento arquivstico, estabelecendo os requisitos para garantir sua autenticidade na forma proposta. Este modelo foi tomado como referncia para comparao com os documentos eletrnicos presentes nos sistemas estudados e a partir da verificao da presena dos elementos da forma documental proposta, foram 192 identificadas as discrepncias e falhas que seriam discutidas em aula antes de serem apresentadas a todo o grupo de pesquisa.
ns contratamos todos os alunos do segundo ano de graduao como assistentes de pesquisa em nossos projetos e pedimos que eles falem com os alunos do primeiro ano, uma vez por semana, sobre suas respectivas responsabilidades no projeto, como suas pesquisas progridem, e como todas as peas se encaixam. Ao mesmo tempo, os professores levam para dentro da sala de aula do primeiro ano todo o conhecimento que est sendo desenvolvido (...) Assim, os estudantes acumulariam informao que seria relevante para a redao dos requisitos conceituais para avaliar a autenticidade de documentos eletrnicos, e para o desenvolvimento de uma tipologia dos documentos eletrnicos baseada nesses requisitos (DURANTI, s/d, p. 3; 13).
A autora relata os aspectos relevantes deste modelo de pesquisa acadmica, focado na diplomtica: No planejamento e desenvolvimento de um projeto de pesquisa no contexto da educao arquivstica, h um desenvolvimento programtico e planejado das nossas disciplinas fundamentais que constantemente introduzido na sala de aula e l discutido, desafiado, revisado, testado e elaborado. No envolvimento de todos os estudantes nesse processo, h um ensino programado e planejado dos mtodos de pesquisa, resultados de pesquisa, identificao de novos desafios, e a habilidade de reunir os meios para encontr-los. Os estudantes aprendem que suas disciplinas esto vivas e vibrantes, que sua profisso, assim como seu conhecimento, est em constante evoluo, e que as coisas novas no devem nunca intimid-los, pois eles esto armados com a habilidade intelectual para entender e control-las. Isto demonstra como a mais tradicional das disciplinas arquivstica, a diplomtica, evoluiu atravs da pesquisa e da sua disseminao, e como esse processo de desenvolvimento contribui com meios fundamentais para a educao dos alunos de graduao na UBC. Os estudos tericos de diplomtica geral realizados pelos pesquisadores do InterPARES deram sua efetiva contribuio para a crtica dos documentos 193 eletrnicos e a nica maneira de ir mais adiante compreenso dos documentos gerados por tecnologias crescentemente complexas, desenvolver diplomticas especiais, no para criadores especficos de documentos como no passado, mas para tipos especficos de sistemas (DURANTI, s/d, p. 18). Cabe aqui ressaltar que a recomendao da autora sobre a pertinncia das pesquisas abordando estudos de caso, denominada diplomtica especial, deve ser considerada como premissa para o desenvolvimento cientfico da rea da arquivstica, pois proporciona a reflexo terico-metodolgica, base fundamental da formao do arquivista hoje.
Eu sei com certeza que os estudantes de Arquivologia que tm estado em contato prximo com os desafios apresentados pelos documentos contemporneos, e trabalham ao longo dos seus estudos atravessando a diviso entre teoria e prtica ao desenvolver o anterior atravs da anlise dos casos existentes e moldando o posterior com testes, tentativas e erros, esto dispostos. Porque eles tm o rigor da disciplina, uma compreenso de como usar o conhecimento de outras disciplinas para avanar na sua, uma convico firme de que crescimento e mudana so bons, e a coragem intelectual de quem j experimentou um desafio real e o resolveu ao usar a armadura da sua educao (DURANTI, s/d, p. 18).
O mtodo utilizado por Luciana Duranti foi o mesmo utilizado pelos diplomatistas clssicos: identificar os elementos caractersticos dos documentos e comparar documentos entre si. O escopo da pesquisa foi comparar e analisar os documentos eletrnicos produzidos em cinco continentes e chegou a mesma concluso, que funo e ao administrativa so verificveis e independentemente da cultura, produzem documentos iguais (DURANTI, 2005a). O ensino da diplomtica contempornea, articulado a prtica de pesquisa envolvendo estudos de caso, denominada diplomtica especial, considerado premissa no modelo de formao oferecido pela universidade, no contexto da educao arquivstica. Esta metodologia de ensino contribui por um lado para o desenvolvimento cientfico da rea e por outro, propicia o desenvolvimento da reflexo crtica, base fundamental da formao do arquivista hoje. 194 Se, a questo mais importante que para os arquivistas contemporneos saber o que constitui o ncleo do conhecimento que pertence e identifica sua profisso (DURANTI, 1995, p. 2), cabe rea do ensino fornecer os parmetros conceituais para o desenvolvimento das prticas profissionais. Esta a premissa dos estudos de identificao de tipologias documentais, base conceitual que sustenta minhas atividades integradas de ensino e pesquisa na proposta pedaggica do estgio supervisionado no Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia. Do ponto de vista da educao, as questes tericas que envolvem o estgio supervisionado nos cursos de graduao, esto presentes nas obras de muitos autores. A idia de formao continua do profissional, cujo modelo se fundamenta na prtica da investigao e na vivncia do cotidiano profissional, so discutidas nos projetos de implantao de projetos de estgios em vrios campos do saber 68 . No contexto do projeto pedaggico, o estgio o espao de construo da prtica. no estgio supervisionado que o aluno torna-se capaz de intervir na prxis pedaggica, pois utiliza como referencial terico os fundamentos tericos tratados em disciplinas do curso para iniciar o processo de tomada de decises sobre o trabalho a ser realizado. Professor e aluno se tornam sujeitos de um mesmo processo, de formao e de criao de um modelo de ensino articulado, estimulado pelo exerccio da observao e da anlise critica do seu objeto de estudo, o documento de arquivo. Isto pressupe pesquisa e a permanente indagao sobre sua relao com a prtica arquivstica. Neste momento, a tutela do professor para a tomada de decises do grupo contribui para despertar a segurana necessria para a vida profissional do futuro arquivista. Na experincia da relao estabelecida entre professor e aluno no estgio, a preocupao que norteia a construo da prxis pedaggica o desenvolvimento da capacidade de atuao autnoma e responsvel, alicerada em conhecimentos construdos, numa perspectiva de continuidade. Este processo comea no cotidiano das salas de aula, nas leituras realizadas,
68 Ver o artigo de Oliveira e Cunha (s/d), cujas bases tericas analisadas luz da pedagogia para a proposta de estagio supervisionado do Curso de Pedagogia a Distancia na Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ), fundamentaram nossa presente abordagem sobre o tema no Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia. 195 na troca de experincias entre os alunos e, sobretudo, neste comeo da vivncia profissional.
A educao o resultado do trabalho de milhares de pessoas que, em sua interao, ensinam e aprendem. Todo o ritual de uma sala de aula centra-se diariamente em torno do conhecimento, devendo todas as aes e prticas desse contexto orientar-se para a garantia do acesso s fontes de informao, estmulo ao trabalho intelectual, mobilizao das fronteiras prprias e coletivas do saber, colocando-o em circulao e incorporando-o gerao do novo conhecimento (BELLUZZO, 2005, p. 32).
Inicia-se o desenvolvimento de habilidades para o aluno atuar produzindo saberes e fazeres novos, com o objetivo de reafirmar a especificidade do documento de arquivo e a identidade do arquivista, aspectos relevantes nas discusses da rea nos dias de hoje. Conhecer significa buscar solues para determinados problemas. Neste sentido a relao estabelecida no processo de ensino e aprendizagem, deve ter a significao de adquirir conhecimentos, desenvolver habilidades, mudar comportamentos e descobrir o sentido das coisas e dos fatos [...] O papel essencial do professor ser orientar os alunos a buscar os caminhos e a produzir conhecimento, dentro do seu contexto prprio, partindo do que j sabem, dos saberes do senso comum (Martins, 2001,apud BELLUZZO, p. 34- 35).
O ensino deve ser transformado em uma busca daquilo que no se sabe e se deseja saber em pesquisa e investigao. evidente a importncia do papel do educador nesse ensino, mas essa importncia depende de sua qualificao na busca da modernidade pedaggica, da renovao de suas capacidades, da sua atualizao constante mediante aes de aperfeioamento profissional. O educador no deve esquecer que no mundo atual o que prevalece o conhecimento e as competncias que decorrem da renovao da educao e do uso de mtodos voltados para a descoberta e a investigao. O que se deseja um processo renovado de ensinar que esteja apoiado no questionamento como guia da descoberta de novos caminhos que representem uma nova atividade docente a metodologia investigativa (BELLUZZO, 2005, p. 35).
No campo da arquivologia, estas reflexes permeiam o debate em torno do perfil profissional desejado e o modelo de ensino oferecido para form-lo. 196 O Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia foi implantado em 2003, com o objetivo principal de formar um profissional que domine os contedos especficos e consiga enfrentar, de forma criativa e eficiente, os problemas inerentes sua atividade, conforme preconizado pelas diretrizes curriculares para a rea de Arquivologia. Na rea acadmica, por sua vez, busca-se formar arquivistas que tenham na pesquisa cientfica, uma das bases para pensar a sua atuao. Para atingir tal objetivo, constam da estrutura curricular um ncleo geral, comportando disciplinas obrigatrias e optativas, e atividades comuns aos cursos de Arquivologia e Biblioteconomia e um ncleo especfico, comportando disciplinas e atividades prprias do fazer arquivstico, alm de estgio obrigatrio e do desenvolvimento e defesa de um Trabalho de Concluso de Curso. Esta especificidade do saber e do fazer prprio de cada rea garantida no mbito do dilogo cientfico em torno do objeto de estudo da Biblioteconomia e Arquivologia, conferindo significado para a reflexo sobre o estatuto do documento como condio para realizao das prticas profissionais, onde a pesquisa ocupa um lugar de destaque na proposta pedaggica dos cursos. Alm da pesquisa cientfica desenvolvida nos trabalhos de concluso de curso, o estgio supervisionado o momento do aluno de desenvolver um projeto cientfico especifico de sua rea. As diretrizes curriculares para a rea de Arquivologia 69 caracterizam o estgio, como um mecanismo de interao do aluno com o mundo do trabalho em sua rea, onde os estgios so desenvolvidos no interior dos programas dos cursos, com intensidade varivel segundo a natureza das atividades acadmicas desenvolvidas, sob a responsabilidade imediata de cada docente. A proposta pedaggica do estgio se fundamenta na articulao entre teoria e prtica, viabilizada pela pesquisa sobre o documento e a situao em que se apresenta. Desta forma so estabelecidas relaes entre as aes propostas nos mdulos e o conhecimento abordado em um conjunto de disciplinas do ncleo especfico do curso. Sua base conceitual reside no estudo sobre o documento de arquivo, tomado como ponto de partida para realizao das prticas arquivsticas. Os estudantes realizam estudos de caso, utilizando
69 Aprovada pela Resoluo CNE/CES 20, de 13 de maro de 2002. 197 a metodologia de identificao de tipologia documental aplicada avaliao, classificao e descrio 70 de conjuntos de documentos no contexto da gesto documental (mdulo de arquivos correntes e intermedirios) e no tratamento de massas documentais acumuladas (mdulo de arquivos permanentes), definindo critrios para a preservao dos conjuntos documentais analisados (mdulo de conservao preventiva).
Mdulo de Arquivos Correntes e Intermedirios: realizado na Seo de Comunicaes da Faculdade de Filosofia e Cincias da Unesp-Marlia. Os estudantes desenvolvem tarefas orientadas sobre procedimentos de protocolo, distribuio (expedio e recepo) e arquivamento corrente e intermedirio, etapas de um programa de gesto de documentos, colaborando para a implantao do Sistema de Arquivos da Unesp (SAUnesp) 71 . Iniciam o estgio pelas atividades de observao de rotinas, atuando junto com os funcionrios da seo. Posteriormente, realizam estudos e desenvolvem tarefas de classificao, avaliao e eliminao de tipologias documentais, observando as diretrizes propostas pelo referido projeto. Analisam e/ou elaboram os instrumentos tpicos destas fases - como o modelo de verbete do manual de tipologia documental, plano de classificao, tabela de temporalidade e lista de eliminao de documentos - os quais integram o relatrio final do mdulo. As atividades de observao esto diretamente relacionadas com as disciplinas de Planejamento e Gesto de Arquivos e Arquivos Correntes e Intermedirios e as prticas de aplicao de metodologias esto articuladas com os fundamentos estudados nas disciplinas de Diplomtica, Classificao e Produo Documental.
Mdulo de Arquivos Especializados: realizado no Laboratrio de Conservao de Documentos, instalado no Centro de Documentao Histrica e Universitria de Marilia (CEDHUM). Os alunos realizam prticas de
70 A identificao de tipologia documental em arquivos foi tratada anteriormente em Rodrigues, 2003 e Rodrigues, 2005, servindo de referencial para as prticas realizadas pelos alunos no modelo de estgio do curso.
71 Este projeto vem sendo coordenado pelo Centro de Documentao e Memria (CEDEM), rgo vinculado a Vice-Reitoria da Unesp. 198 conservao preventiva em parcela dos conjuntos de documentos que tenham sido objeto de trabalho em outros mdulos e em outros documentos produzidos em suportes especiais, como fotografias e filmes. Realizam trabalhos de higienizao e de confeco de embalagens para acondicionamento das sries documentais. As atividades planejadas tambm se baseiam no estudo do documento, analisado do ponto de vista de sua preservao, e seguem o mesmo roteiro proposto para os outros mdulos de estgio. Os estudantes realizam um diagnstico sobre a situao do arquivo, elaborando uma proposta de preservao. Estas tarefas se articulam com os contedos das disciplinas de Conservao de Documentos, Reprografia e Documentao Audiovisual.
Mdulo de Arquivos Permanentes: oferecido no Centro de Documentao Histrica e Universitria de Marlia (CEDHUM) da Unesp. Os alunos atuam no Projeto de Tratamento Tcnico do Fundo Prefeitura Municipal de Marlia (1929-1960), realizando prticas de identificao, organizao e descrio. Trabalham com uma amostragem do fundo, iniciando a tarefa pela elaborao de um diagnstico, observando e descrevendo a situao arquivstica que se apresenta o conjunto documental. Ao final do estgio, os alunos elaboram um relatrio geral sobre as atividades desenvolvidas, os produtos obtidos e as consideraes tericas que nortearam sua elaborao, incorporando como apndice os instrumentos elaborados, prprios de cada uma destas fases da metodologia arquivstica proposta (identificao, classificao e descrio). So eles: Ficha de identificao de tipos documentais Lista de espcies e tipos documentais Ficha de identificao de rgo produtor Plano de classificao (parcial) Inventrio (parcial) Descrio no formato NOBRADE (parcial) Tabela de equivalncia (se necessrio) As atividades de observao de rotinas em instituies arquivsticas esto relacionadas com os contedos tratados nas disciplinas de Planejamento 199 e Gesto de Arquivos e Arquivos Permanentes e a aplicabilidade das metodologias para o tratamento do fundo em questo, so atividades que se relacionam com os contedos das disciplinas de Diplomtica, Classificao e Descrio. Na articulao entre o saber terico, decorrente das leituras realizadas anteriormente, e o saber prtico, produto do incio desta experincia de vivncia profissional, que se forma a base de novos conhecimentos. Todas as aes propostas visam proporcionar aos alunos a vivncia de experincias acadmicas, cientficas e de atuao profissional responsvel e cidad, despertando o interesse pelo trabalho em equipe, onde os alunos atuam coletivamente. uma experincia que enriquece os contedos tratados na grade curricular, aprimorando o processo de formao acadmica e profissional dos estudantes. Com estas caractersticas o estgio permite instrumentalizar o grupo para a discusso de paradigmas que nutrem os debates atuais da arquivstica, contribuindo para o seu desenvolvimento cientfico. Os trabalhos de pesquisa sobre identificao, por mim orientados no Curso de Arquivologia da Unesp, vem sendo desenvolvidos em uma dimenso terica, como temtica de TCCs e aplicada, como ferramenta metodolgica do estgio supervisionado. Neste modelo de estgio curricular interage o mtodo de pesquisa, fundamentado nos princpios preconizados pela diplomtica contempornea para caracterizar o documento de arquivo e a prtica profissional, onde os alunos observam e descrevem a situao arquivstica encontrada e intervm sobre esta realidade, apontando solues metodolgicas para realizar o tratamento das tipologias identificadas, seja em fase de produo ou de acumulao. A proposta de tratamento de massas acumuladas em arquivos, que fundamenta os trabalhos dos alunos no estgio supervisionado em arquivos permanentes, tem como resultado um estudo de caso arquivstico, que adquire uma dimenso cientifica ao se transformar em assunto tratado em projeto de pesquisa de iniciao cientifica, como exigncia para concluso de curso. A identificao de tipologia documental aplicada como fundamento das prticas realizada nos estgios de arquivos permanentes e gesto documental, 200 base para a aplicabilidade das metodologias de avaliao, classificao e descrio. Tambm objeto de pesquisa acadmica, como tema discutido no grupo de estudos de identificao, onde o aluno desperta o interesse pela produo no mbito da iniciao cientfica. O primeiro resultado desta proposta foram seis trabalhos de concluso de curso, defendidos em 2007, cujas temticas tratadas se articulam com este trabalho. As investigaes dos alunos demonstram a pertinncia desta iniciativa pedaggica em minha experincia docente, na qual busco a integrao de estudos tericos, realizados nas disciplinas sob minha atribuio 72 com a aplicabilidade prtica desta metodologia para a realizao de prticas profissionais, atividades mediadas pela pesquisa no campo da identificao da tipologia documental. A anlise do contedo, representado pela ao que registrada e da estrutura, a frmula que a valida, informao imprescindvel para determinar o contexto em que foi produzido o documento e seu fluxo posterior no ambiente dos sistemas, inclusive arquivstico. Os vnculos que o documento mantm na fase de produo e as relaes posteriores estabelecidas no momento de acumulao nos arquivos deve ser objeto de pesquisa e registro, pois fundamenta a atuao profissional do arquivista. A identificao, enquanto pesquisa realizada sobre os documentos de arquivo efetuada com metodologia, preconizada pela diplomtica contempornea, que confere ao trabalho arquivstico a dimenso da qualidade cientfica. O arquivista deve ser formado atravs da pesquisa, como maneira de estimul-lo a pensar e intervir na realidade que se apresenta em seu ambiente profissional. Estes estudos possibilitam o delineamento de um perfil profissional analtico, que fundamenta sua atuao na reflexo critica sobre a natureza e caractersticas do documento. No atua mais repetindo modelos e tcnicas consagrados pela literatura tradicional, cuja aplicabilidade nem sempre adequada realidade em que se encontra o objeto a ser tratado.
72 Junto ao Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia, venho atuando na rea das metodologias arquivsticas que conferem um conjunto de disciplinas do ncleo especifico do curso: Diplomtica (60 hs), Produo Documental (60 hs), Classificao e Arranjo Documental (60 hs), Descrio (60 hs), Estagio Supervisionado em Arquivos Permanentes (100 hs) e Praticas Profissionais (60 hs), contribuindo tambm na disciplina de Metodologia do Trabalho Cientfico, que tem por objetivo acompanhar o desenvolvimento e a defesa do TCC. 201 Neste perodo de atividade docente, pode-se verificar que o ensino e a pesquisa em diplomtica, dentro desta nova abordagem da tipologia documental, um recurso pedaggico que permite ao aluno apresentar resultados acadmicos, tanto tericos como prticos, que se traduzem em contribuio cientfica para a arquivstica, no campo do desenvolvimento de metodologias para o tratamento de arquivos. Do ponto de vista do ensino, confere ao estudante a segurana para a tomada de decises durante o seu processo de formao, que dispe de um referencial terico-metodolgico que lhe permite olhar para o documento em seu conjunto a partir de critrios cientficos, atingindo assim a normalizao necessria para o desenvolvimento de suas prticas profissionais.
Convm hoje que os arquivistas se aproximem dos estudos da gnese documental. Os estudos da diplomtica e tipologia levam a entender o documento desde o seu nascedouro, a compreender o porqu e o como ele estruturado no momento de sua produo (BELLOTTO, 2004, p. 45).
Atravs da diplomtica e, especificamente da chamada diplomtica contempornea ou tipologia documental, a arquivstica encontra os fundamentos para o desenvolvimento das pesquisas necessrias para as prticas de gesto documental e de tratamento de massas documentais acumuladas em arquivos. Vem crescendo o nmero de pesquisas realizadas empregando a metodologia de identificao de tipologias, aplicadas ao desenvolvimento de instrumentos que atendam s finalidades do amplo universo de usurios dos arquivos. Entretanto, necessrio enfatizar que no Brasil no existe uma discusso em torno do assunto, nem padronizao dos formatos utilizados para se proceder a identificao de documentos de arquivos, sobretudo nos parmetros da tipologia documental. Significa dizer que o tema da identificao arquivstica, e especificamente da identificao da tipologia documental, no vem recebendo da rea a ateno que merece, como vem sendo dedicada ao assunto no contexto da arquivstica internacional. Se o assunto encontra tal relevncia no cenrio arquivstico e a normalizao das tarefas tem contribudo para conferir cientificidade ao fazer 202 arquivstico, sustentando pesquisas como o InterPARES, correto afirmar que sua utilizao na rea do ensino em arquivologia pode contribuir para formar um novo perfil de profissional.
4.2 Relao da identificao da tipologia documental com as funes arquivsticas
O procedimento de identificao parte do conceito de documento, dos elementos constitutivos da sua estrutura, a relao do documento com o ato, dos elementos constitutivos de seu contedo, que expressam as atividades e a relao estabelecida com o seu rgo produtor. A caracterizao dos atributos que apresentam o rgo produtor, suas funes e atividades, e a maneira como estes vnculos estabelecidos se traduzem nas partes do documento arquivstico, integram o conhecimento gerado nesta fase e compem a base terica da identificao arquivstica. Nas atividades de orientao realizadas no mbito do Grupo de Estudos de Identificao 73 , as pesquisas tiveram por objetivo explorar as dimenses, tericas e prticas, desta relao estabelecida entre a identificao e as funes arquivsticas no contexto do tratamento tcnico. Foram discutidas as relaes da identificao com a produo, classificao e avaliao no mbito de programas de gesto documental e da classificao e descrio de fundos acumulados em arquivos. Os resultados da identificao so importante para todos os profissionais envolvidos com o trato documental e, especialmente, para aqueles que participam diretamente da gnese do documento. Ajudam no aprimoramento das tarefas realizadas pelos administradores envolvidos com os procedimentos de gesto documental, melhorando a tramitao, a produo e o controle do arquivamento de documentos junto aos rgos produtores. Na medida em que fornecesse informaes precisas sobre as caractersticas da ao administrativa e de seu produtor, registrados nos tipos documentais, as informaes produzidas sobre as sries documentais se tornam a base para a
73 Cf. ALMEIDA, 2007; MARTINS, 2007; RIBEIRO, 2007 e SILVA, 2007. 203 realizao das tarefas desenvolvidas pelo arquivista. A identificao condio sine qua non para o desenvolvimento das funes arquivsticas da avaliao, classificao, descrio e tambm da produo documental. Os resultados demonstram o aporte destes estudos arquivsticos para a gesto documental e para o tratamento de massas acumuladas em arquivos, justificando a elaborao de uma proposta de sistematizao de seus procedimentos.
Identificao e produo
O conhecimento arquivstico gerado na identificao determinante desde a fase de produo do documento. A partir da identificao das caractersticas que apresentam os tipos documentais, so definidas as regras para sua formatao e utilizao, tramitao. A incorreta aplicao dos procedimentos administrativos resulta, necessariamente, na falta de homogeneidade da produo documental. Entretanto, ainda observa-se no mbito das administraes o registro de procedimentos casusticos que acabam se transformando em regra, determinando uma proliferao de formulrios criados em funo da necessidade de administrar de acordo com critrios pessoais. Os estudos de identificao de tipologias documentais desenvolvidos no momento de produo dos documentos fornecem os parmetros para o dilogo profissional interdisciplinar, com o objetivo de simplificar os procedimentos administrativos e racionalizar os documentos resultantes dos mesmos; de definir normas para sua execuo e critrios para o desenho dos sistemas de informao, pois possui uma viso geral dos processos e da forma adequada de registr-los. No ambiente eletrnico, os princpios preconizados pela tipologia documental determinam as pautas para controlar a produo dos documentos, planificando o conjunto das tipologias que devero integrar o sistema e normalizando os elementos que devem ser registrados nos conjuntos de metadados. Este processo tem por finalidade revelar as relaes orgnicas 204 estabelecidas entre os documentos no contexto do procedimento de origem, garantindo a autenticidade necessria dentro do sistema jurdico vigente. Portanto, os arquivistas desempenham um papel importante nos sistemas administrativos ao estabelecer mtodos de produo e arquivamento de documentos, uniformes para todos os subsistemas da organizao. Podemos ento afirmar que
gerir documentos, em seu sentido mais amplo significa no s racionalizar e controlar a produo documental, garantir o uso e a destinao adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao cidado o acesso pleno s informaes contidas nos documentos, tarefa por excelncia dos arquivos (BRASIL, 1995).
Como afirma Borrs (2001, p. 2), a atuao do arquivista na etapa da produo do documento se fundamenta no
princpio da provenincia, segundo o qual os documentos de um fundo devem estar devidamente organizados segundo a estrutura originria ou a ordem natural de produo... Igualmente o princpio de respeito ao fundo tambm favorece claramente a recuperao da informao, j que o conhecimento do organismo ou da unidade produtora, suas funes e atividades, so fatores determinantes desde esta primeira fase do documento.
O arquivista, de posse deste conhecimento, d referncias e recomendaes para o produtor, participando do planejamento da produo documental. A tipologia documental instrumentaliza e torna apto tambm o administrador a realizar prticas arquivsticas, aproxima e une os dois profissionais. Dbora Resstel Ribeiro (2007), discutindo a padronizao de documentos na Delegacia de Polcia Federal em Marlia, SP, utilizou a identificao de tipologia documental como parmetro para identificar os inquritos policiais produzidos 74 . A pesquisa teve por objetivo verificar as discrepncias de elementos utilizados na produo do documento, decorrentes da aplicabilidade dos requisitos normativos que dispe sobre sua elaborao e da influncia da cultura administrativa do produtor.
74 Pesquisa de TCC do Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia, orientada pela autora.
205
Uma vez que a tem em seu efetivo nove Delegados competentes pelas instauraes de inquritos e, ainda, levando-se em considerao que cada um deles traz uma bagagem cultural diferente (Estado de origem, tempo de carreira policial, experincias anteriores), temos como conseqncia a variao do formato e contedo das tipologias produzidas durante as instauraes. Portanto, este estudo se prope a analisar os Inquritos Policiais instaurados pela Delegacia de Polcia Federal em Marlia no perodo de 2002 a 2006, onde foi constatado como problema tal variao de elementos nas principais tipologias documentais integrantes destes inquritos (RIBEIRO, 2007, p. 12).
Buscou-se demonstrar, tambm, a importncia da atuao do arquivista na fase de produo do documento, que dispondo da ferramenta da identificao, pode assegurar a adequada elaborao das tipologias documentais. A utilizao da identificao enquanto fase de pesquisa preliminar s funes arquivsticas pode auxiliar o arquivista no diagnstico do rgo produtor e das tipologias, tornando possvel visualizar as culturas nele existentes e sua influncia na produo documental, afirma Ribeiro (2007, p. 48, grifo nosso). No processo de identificao, constatou-se que apesar de existirem requisitos normativos claros sobre sua elaborao, dependendo da autoridade que elaborou o documento foi constatada a ausncia de determinado elemento no documento. Esta observao, produto da anlise comparativa dos inquritos policiais estudados, decorre das instrues que dispe sobre a produo dos documentos.
Na prpria apostila recebida pelos delegados no curso da Academia Nacional de Polcia, est especificado que a elaborao de tais documentos deve seguir aos requisitos da Instruo Normativa 11/2001 e do Cdigo de Processo Penal, mas que a autoridade livre para dar sua roupagem aos documentos fazendo com que eles se adaptem a seu estilo, o que acaba dando abertura para que no momento da produo sejam introduzidos elementos desnecessrios e suprimidos elementos obrigatrios segundo a normativa (RIBEIRO, 2007, p. 49).
Sobre a identificao, Ribeiro (2007, p. 47) conclui dizendo que uma importante para o desenvolvimento do trabalho arquivstico na etapa da 206 produo documental, pois proporciona o conhecimento detalhado do rgo produtor e das tipologias produzidas, permitindo que o arquivista contribua para a proposio da padronizao das tipologias para que cumpram devidamente os requisitos normativos que regem a instituio sem causar grandes choques culturais (RIBEIRO, 2007, p. 47, grifo da autora).
Identificao e avaliao
A avaliao consiste em estabelecer valores para os documentos a fim de determinar os prazos guarda e destinao final dos mesmos, eliminao ou guarda permanente. A avaliao tem como produto tabela de temporalidade, que um instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos (DICIONRIO, 1996, p. 72). A metodologia da avaliao demanda o conhecimento das competncias atribudas s reas e das atividades que justificam a tipologia documental produzida, para a correta atribuio de valores (jurdico, fiscal, administrativo e histrico), prazos de reteno (em cada unidade da rede dos arquivos) e destinao (eliminao ou guarda permanente) para os documentos.As operaes de avaliao devem versar sobre sries, portanto sobre os mesmos tipos de documentos produzidos no exerccio de uma atividade presente na gesto administrativa do rgo. Durante a fase de identificao, so reunidas informaes sobre os caracteres internos e externos dos documentos, sobre os mecanismos de produo e trmite documentais, elementos imprescindveis para a construo de tabelas de temporalidade. Este instrumento indispensvel para administrar eficaz e economicamente o volume documental de um rgo e proteger os conjuntos de valor histrico (permanente).
Existe uma relao direta entre a identificao e a avaliao, uma vez que para avaliar um fundo necessrio que esteja previamente identificado. Podemos identificar um fundo que no esteja avaliado ou que no vamos avaliar, o que no podemos fazer avaliar um fundo que no esteja identificado (LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 12). 207
A avaliao por tipologias vem reafirmar a natureza peculiar do documento de arquivo como elemento de prova, que obedecendo a frmulas, promove uma nica leitura, a da ao que o originou. O fato de ser possvel analisar o contexto de produo dos documentos, atravs da anlise do prprio documento, garante que o que ficou registrado corresponde com a realidade e nesta medida permite um olhar mais criterioso, nas leituras retrospectivas em matria de documentos e arquivo. O enfoque partir do conhecimento do tipo documental para chegar ao contexto de produo, como medida segura para tecer comparaes e tomar decises sobre a eliminao ou conservao das tipologias documentais produzidas e acumuladas em arquivos. Rafaela de Almeida (2007, p. 14), utilizando como laboratrio de pesquisa o Escritrio de Contabilidade Calil.Con Assessoria Contbil 75 , analisou a relao entre a identificao e a avaliao no contexto do tratamento documental, com vistas a definir critrios para a elaborao e aplicao da tabela de temporalidade, a fim de orientar o escritrio de contabilidade quanto destinao desses documentos 76 . Os escritrios de contabilidade so instituies criadas com o objetivo de controlar o patrimnio, atravs do registro dos dados que permitem oferecer informao sobre a constituio e as variaes da riqueza institucional, caractersticas que ficam registradas nas tipologias documentais. Fundamentada na literatura da rea e, especificamente, nos estudos sobre tipologia documental e diplomtica, selecionou elementos considerados necessrios para formatao da ficha de identificao do tipo documental:
75 Localiza-se Rua So Carlos, n 203, Bairro Alto Cafezal - Marlia (SP).
76 Pesquisa de TCC do Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia, orientada pela autora.
208 Fonte Adaptada: LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 86 e RODRIGUES, 2006, p. 48.
No processo de identificao, a autora teceu importantes consideraes sobre os parmetros metodolgicos preconizados pela tipologia documental:
Cada elemento adquire um valor importante na fase de identificao: a espcie garante um olhar sobre a forma e/ou estrutura do documento; a atividade, por sua vez, garante um olhar sobre a substncia, de modo a facilitar a compreenso da ao que levou a produo de determinado tipo, ou seja, o porqu foi gerado. Na unio desses dois elementos espcie mais atividade temos a formao do tipo documental, que diagnosticados possibilitam: separar suas partes, comparar com outros tipos e levantar o contexto de produo na sua totalidade caso os dados do rgo produtor no seja suficientes para o reconhecimento (ALMEIDA, 2007, p. 27).
Os resultados observados a partir da aplicao dos procedimentos de identificao para a construo das tabelas de temporalidade, que se trata de uma fase preliminar e necessria ao desenvolvimento da funo de avaliao, comprovando que a identificao e a avaliao se complementam, que se inter-relacionam, pois os dados levantados na fase de identificao para subsidiar a anlise dos valores que fundamentam o estabelecimento dos prazos de guarda, no contexto da funo de avaliao. Logo a avaliao busca subsdios na identificao para desenvolver seu mtodo (ALMEIDA, 2007, p. 74-75). Elementos Corresponde a Espcie A forma do documento que corresponde disposio das informaes no documento. Atividade Ao pela qual o documento foi criado (buscar o verbo que designa a ao) Tipo documental Denominao da espcie mais a atividade Equivalncia Termo equivalente ao da rea que se atua Objetivo da produo O objetivo final para qual o documento foi criado Elementos diplomticos Elementos que constituem o corpo formal do documento Fundamento legal Trecho da legislao com a referncia, esta que regulamenta a produo do documento. Documentos em anexo Demais documentos incorporados ao tipo documental Data - limite Data da produo do tipo documental Classificao Cdigo pr-estabelecido pelo rgo para organizao dos documentos Notao Nmero de documento pasta e caixa que se encontra o tipo documental. 209 Identificao e organizao
A organizao compreende a classificao e a ordenao. Significa separar, diferenciar, distinguir ou dividir um conjunto de elementos da mesma composio (rgo produtor, competncias, funes, atividades) em classes, subgrupos, grupos e fundo. o estudo das caractersticas que apresentam o rgo produtor e das competncias e funes a ele atribudas, permitido que se posicione cada uma e a totalidade das tipologias documentais produzidas na estrutura interna do fundo documental, ajustando-se a denominao das sries documentais a critrios normalizados para as mesmas funes nos distintos departamentos (LPEZ GOMEZ, 1998, p. 6-7). Estes dados ficam registrados no plano de classificao, que o instrumento que permite a enunciao lgica e hierrquica de um conjunto de documentos produzidos por um rgo.
A identificao do fundo uma tarefa de tipo intelectual, no fsica, e supem a sistematizao das sries documentais dentro do quadro de classificao (...) uma vez que estejam disponveis o repertrio de sries, o estudo das funes, assim como os organogramas que refletem a evoluo orgnica do produtor, temos condies de elaborar um quadro terico de classificao, que utilizaremos como ponto de partida para enfrentarmos a documentao. Isto no quer dizer que seja o quadro definitivo, uma vez que at que seja estudada toda a documentao, no estaremos em condies de elabor-lo (...) o quadro definitivo ser o que expressa todas e cada uma das caractersticas de nosso fundo (LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 23).
A fase da identificao tem como resultado imediato o conhecimento exaustivo dos elementos que constituem cada tipo documental. O estudo do rgo produtor e das competncias e funes a ele atribudas permitem que se posicione cada uma e a totalidade das sries documentais produzidas na estrutura interna do fundo, ajustando-se a denominao das sries documentais a critrios normalizados para as mesmas funes nos distintos departamentos, possibilitando a elaborao do quadro de classificao (LPEZ GOMEZ, 1998, p. 6-7; CARMONA MENDO, 2004, p. 45).
210 Dentro desta fase da identificao se esta procedendo a classificao intelectual do fundo documental. Ou seja, com todo este material recolhido na fase da identificao, se pode elaborar um quadro de classificao que serve para dotar a documentao de uma estrutura sistemtica que seja reflexo do funcionamento do rgo produtor (MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996, p. 72).
No tratamento de fundos depositados em arquivos permanentes, esta identificao tem se revelado uma ferramenta eficaz para recuperar a provenincia e a organicidade perdidas nos processos de acumulao de documentos. A identificao de tipos documentais, tomada como ponto de partida metodolgico para a elaborao de planos de classificao e de inventrios, abre uma perspectiva nova no campo da arquivstica. Possibilita a realizao de tarefas a partir de parmetros padronizados, permitindo que se chegue a resultados comparveis entre arquivos. Luzia Xavier Martins (2007) investigou a dimenso da identificao relacionada com a classificao, definindo procedimentos para construir planos de classificao para fundos, a partir de elementos identificados no processo de anlise tipolgica 77 . Trabalhou com uma amostragem do grupo Diretoria de Administrao, Fundo Prefeitura Municipal de Marlia, conjunto de documentos produzidos entre 1930-1970, constantes do Centro de Documentao Histrica e Universitria de Marlia (CEDHUM) da Unesp. Do ponto de vista terico, analisou duas perspectivas para construir planos de classificao: a tradicional, que se inicia pela fase de identificao do rgo produtor e uma metodologia inovadora, que parte da identificao das tipologias documentais para reconstruir o funcionamento do rgo produtor. A identificao pressupe as seguintes tarefas: identificao do rgo produtor, dos elementos funcionais que o caracterizam internamente e das tipologias documentais, que sero denominativas das sries documentais. Nesta perspectiva, o procedimento da identificao de tipologia documental teve por objetivo, localizar nos prprios documentos, dados que permitam a recuperao do contexto de produo da tipologia documental (MARTINS, 2007, p.14; 33). A autora descreve e exemplifica as atividades prticas realizadas.
77 Pesquisa de TCC do Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia, orientada pela autora. 211 A fase de identificao tipolgica teve incio com a abertura das caixas, para saber o que realmente havia l dentro. Assim, foi analisado documento por documento, com o objetivo de identificar, qual a espcie documental utilizada na produo de cada tipo documental; a atividade desempenhada pelo rgo produtor, que pode ser comprovada no contedo do documento; qual a sua data de produo e qual o setor que o produziu. Esses dados so encontrados nos prprios documentos, como possvel observar no Processo de Sepultamento, tomado como exemplo, o qual formado por duas tipologias: a Certido de bito e a Guia de pagamento de emolumentos.
212
Os dados identificados nos documentos foram transferidos para a ficha de identificao de tipologias documentais, modelo utilizado por Ana Clia Rodrigues (2003) no Arquivo Municipal de Campo Belo, cujos elementos registrados so usados para se iniciar o processo de identificao do rgo produtor da srie, ou seja, para se chegar ao contexto de produo dos documentos e definir, desta forma, sua classificao. Os estudos para a identificao do contexto de produo 78 foram realizados posteriormente, cujos resultados obtidos foram objeto de comparao com os elementos identificados na tipologia documental analisada, chegando-se ao plano de classificao final proposto para o grupo documental (MARTINS, 2007, p. 47).
Elementos da estrutura administrativa da Diretoria da Administrao / Prefeitura Municipal de Marlia identificados na tipologia documental
Gabinete do Diretor Expediente Servio de Pessoal Fiscalizao Urbana Inspetoria de Veculos Inspeo Escolar Estatstica e Publicidade Cemitrio
Quadro de classificao funcional parcial do Grupo Diretoria de Administrao do Fundo Prefeitura Municipal de Marlia (1930-1970) 79
(Fundo) Prefeitura Municipal de Marlia
(Grupo) Administrao
(Subgrupo) Gesto de Cemitrio
78 As fontes utilizadas para esta pesquisa foram os livros sobre a histria do municpio, artigos de jornais na biblioteca da Cmara Municipal e a lei Municipal 88, de 26 de dezembro de 1936, que dispe sobre organizao da Prefeitura Municipal de Marlia.
79 Elaborado por Luzia Xavier Martins e Lilian Mara da Silva, como resultado do Projeto de Bolsa BAAE Tratamento Tcnico do Fundo Prefeitura Municipal de Marlia (1929-1970), realizado entre 2004-2005, e discutido teoricamente nos Pesquisas de TCC do Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia, projetos sob orientao da autora. Cf. MARTINS (2007) e SILVA (2007) . 213
Processo de sepultamento (tipo = srie documental) Processo de exumao de corpos Oficio solicitando autorizao para traslado de corpos Relatrio mensal de sepultamento por distritos
Para estabelecer a classificao do conjunto documental, a partir dos dados extrados das tipologias documentais, Luzia Xavier Martins (2007, p. 47) descreve o roteiro de atividades adotado para a realizao do procedimento. Identificao dos elementos caractersticos do documento; Registro dos dados nas fichas de identificao tipolgica; Transferncia das informaes sobre o rgo produtor para um quadro demonstrativo de reas administrativas e suas atribuies. A autora conclui afirmando que os objetivos propostos foram alacanados, apresentando resultados positivos em relao aplicao de uma nova metodologia arquivstica, confirmando a possibilidade de se realizar o processo de classificao de fundos documentais, atravs da identificao tipolgica.
Identificao e descrio
A descrio consiste na elaborao de instrumentos de pesquisa que representam o arquivo e suas partes. Como funo arquivstica, tem por objetivo garantir o acesso aos conjuntos de documentos, porque perpetua e congela a relao entre os documentos, que uma evidencia do contexto de sua produo, como ressalta Luciana Duranti (2005). Descrio, o conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de contedo, permitem a identificao de documentos e a elaborao de instrumentos de pesquisa (DICIONRIO, 1996, p. 23).
Os instrumentos de pesquisa so em essncia, obras de referncia que identificam, resumem e localizam, em diferentes graus e amplitudes, os fundos, as sries documentais e/ou as unidades documentais existentes em um arquivo permanente (BELLOTTO, 2004, p. 180). 214
A exigncia para se proceder com uma boa descrio a de que os documentos se encontrem classificados e ordenados, facilitando, assim, a tarefa de retratar, por meio dos instrumentos de pesquisa, os dados que compem um fundo de arquivo. A identificao permite a padronizao do contedo destes instrumentos, pois na anlise tipolgica so apresentados os elementos formais e de contedo que caracterizam a tipologia documental e que fundamentam a referida tarefa (CARMONA MENDO, 2004, p. 45-46).
A identificao e a descrio esto intimamente relacionadas, j que para descrever um fundo necessrio que este esteja previamente identificado. Podemos identificar um fundo e no descrev-lo, mas no podemos descrever sem haver identificado (LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 12).
Estes aspectos evidenciam a pertinncia da identificao aplicada ao tratamento de documentos permanentes, como fundamento para a elaborao de instrumentos de descrio. Esta abordagem foi objeto da pesquisa de Lilian Mara da Silva (2007) 80 , a qual analisa a pertinncia da identificao arquivstica para o tratamento de massas documentais acumuladas em arquivos analisando uma situao caracterstica apresentada pelos arquivos municipais brasileiros, tratada anteriormente como problema de pesquisa por Ana Clia Rodrigues (2003, p. 1): como proceder diante do desafio de organizar uma enorme massa documental, de perodo abrangente e distante, com o agravante de no ser localizado nenhum texto legal referente estrutura e funcionamento dos rgos produtores para definir previamente sua classificao? No Projeto de Tratamento Tcnico do Fundo Prefeitura Municipal de Marlia (1929-1970) 81 , a autora apresenta a situao em que se encontra o acervo, cuja provenincia e organicidade fora rompida no momento de sua acumulao. Neste diagnstico, observa que
80 Pesquisa de TCC do Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia, orientada pela autora.
81 Atividade de extenso com alunos-bolsistas do Programa de Bolsa de Apoio Estudantil (BAE), coordenado pela autora. 215
Logo no comeo dos trabalhos, constatou-se que esses documentos haviam sido acumulados desordenadamente e que no havia documentos legislativos que revelasse a estrutura e o funcionamento da Prefeitura e, tambm, que nas intervenes tcnicas realizadas anteriormente no foi utilizada uma metodologia adequada aos padres arquivsticos, dificultando, assim, a recuperao do contexto de produo (SILVA, 2007, p. 12).
Sobre a situao observada naquele conjunto documental acumulado, acrescenta ainda, que: As intervenes no seguiram princpios arquivsticos, resultando na perda da organicidade dos documentos, pois muitos foram desmembrados de processos, perdendo sua ordenao original, dificultando o reconhecimento do seu processo de produo e tramitao. A classificao adotada no estava de acordo com a estabelecida pelas teorias arquivsticas, a qual prope que se use o mtodo estrutural, funcional ou orgnico-funcional para a classificao dos fundos, mas sim apresentava a adoo da classificao por assunto ou temtico, com a denominao de grupo, subgrupo e sries diferentes das propostas pelas teorias. As definies tipolgicas eram consideradas quelas referentes aos assuntos dos documentos, sem o estabelecimento de conjuntos documentais, muitas vezes chamadas de classificao de despesas. O fundo passou por varias reestruturaes ao longo desse perodo de funcionamento da Prefeitura, o que levou a mudanas nas denominaes das Secretarias, mas no a perda das suas funes. Compreendendo a dificuldade em se recuperar o contexto de produo de um rgo, como ponto de partida para se iniciar o tratamento dos documentos por ele acumulado em seu arquivo, deve-se utilizar uma nova proposta, fazendo um caminho inverso ao mtodo tradicional, onde a metodologia empregada a relao de baixo para cima [...] partindo do conhecimento do tipo documental, revelador das aes e 216 procedimentos que determinam a produo (RODRIGUES, 2003, p. 23). Esta argumentao da autora serviu de base para justificar o desenvolvimento das tarefas classificao e descrio do fundo, a partir da identificao das tipologias documentais acumuladas, seguindo o modelo proposto para idntica situao encontrada no Arquivo Publico Municipal de Campo Belo. RODRIGUES (2003). Reafirma o carter inovador desta proposta metodolgica, ao relatar os resultados, onde foi possvel evidenciar que a utilizao do mtodo de identificao de tipos documentais imprescindvel para a reconstruo do contexto de produo de fundos acumulados, que no apresentam fontes de informao suficientes para a recuperao do princpio de provenincia. Acrescenta ainda a identificao de tipologias documentais, tomada como referencia para o tratamento tcnico, permite a realizao simultnea de tarefas arquivsticas, facilitando a realizao das etapas classificao e descrio no tratamento tcnico, visando organizao e disponibilizao do acervo para a populao (SILVA, 2007, p. 49). Os resultados destas pesquisas do Grupo de Estudos de Identificao aqui referenciadas somam-se s perspectivas abertas sobre a aplicabilidade da identificao de tipologias documentais para a realizao de tarefas arquivsticas, divulgados anteriormente por Rodrigues (2003). No mbito dos estudos de identificao arquivstica, as contribuies destas anlises vm reafirmar a pertinncia da tipologia documental tomada como base terica e metodolgica para a identificao de documentos de arquivo. Este aspecto permite o esboo de uma proposta de sistematizao de procedimentos de identificao 82 , a serem aplicados s funes arquivsticas desenvolvidas no mbito dos programas de gesto documental e para o tratamento de massas acumuladas, para efeitos de implantao de sistemas de arquivos.
82 Adaptado e expandido de RODRIGUES (2003).
217 A) Gesto documental
A gesto de documentos se caracteriza como um conjunto de procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivsticos do momento da produo acumulao na primeira e segunda idade, ou seja, nos arquivos correntes e intermedirio. Segundo o estudo RAMP de James Rhoads (1983), o programa de gesto documental deve ser desenvolvido em trs fases: 1. Produo: fase em que se administram os elementos especficos de um programa de controle e criao de documentos, atravs da elaborao e gesto de formulrios; gesto da correspondncia e dos relatrios; sistemas de gesto da informao; gesto das diretrizes da preparao e difuso da informao sobre as polticas e procedimentos e aplicao das novas tecnologias a estes processos. 2. Utilizao e conservao: fase que corresponde ao controle, utilizao e armazenamento dos documentos necessrios para realizar ou facilitar as atividades de uma organizao. Compreende a implantao dos sistemas de arquivos e de recuperao da informao; a gesto dos correios e telecomunicaes; seleo e uso de equipamentos reprogrficos; anlise de sistemas; produo e manuteno de programas de documentos vitais administrao e uso de automao e reprografia nestes processos. 3. Destinao (eliminao) fase na qual se definem os procedimentos para implantar as propostas de eliminao de documentos, que envolve as atividades de identificao e descrio das sries documentais; avaliao das sries de valor permanente para os arquivos; eliminao peridica dos documentos sem valor de guarda permanente; transferncias e recolhimentos. So objetivos do programa de gesto de documentos: 1. Avaliao e seleo dos conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuzo de perda de informaes substanciais. 2. Coordenao do sistema de arquivos do rgo, definindo procedimentos para o funcionamento dos arquivos e garantindo as transferncias, recolhimentos e pleno acesso aos documentos. 218 3. Centralizao normativa dos aspectos que envolvem a produo documental do rgo. O funcionamento e a aplicabilidade cotidiana de um programa de gesto de documentos dependem em grande parte da existncia de um manual que regulamente suas funes. Os manuais de normas e procedimentos, constituem balizas de aplicao de princpios e normas enunciados pelas autoridades, no marco da legislao e das polticas que sustentam o programa e so o resultado e condio para a gesto da informao arquivstica em qualquer ambiente de produo e acumulao (DOYLE & FRNIRE, 1991). As funes arquivsticas da identificao, produo, avaliao e classificao documental sustentam a implantao dos programas de gesto, garantindo a normalizao de parmetros para o planejamento adequado da produo e controle da acumulao, seja para documentos produzidos em meio convencional (papel) ou digital (eletrnico). neste estudo prvio, de reconhecimento das caractersticas que apresentam a produo documental de um rgo administrativo que reside a base terica e metodolgica da gesto documental.
Roteiro de atividades para identificao, classificao e avaliao nos parmetros da tipologia documental:
Fonte de pesquisa: entrevistas, legislao e os prprios documentos. Tarefa desenvolvida em parceria com os administradores, produtores de documentos. 1. Constituio das equipes de trabalho e treinamento dos envolvidos.
Realizao de curso de treinamento. Programa: conceitos e objetivos da proposta; conceito e prtica de reconhecimento da espcie e tipo documental; preenchimento dos instrumentos de identificao para a avaliao.
219 2. Coleta de dados, anlise, redao dos instrumentos pertinentes de identificao e avaliao e aprovao dos resultados;
Definio dos instrumentos de coleta de dados, sobre o funcionamento das reas e os tipos documentais produzidos no cumprimento das funes / atividades.
1. Formulrio de levantamento de dados: Estrutura e Funcionamento da PMCB Unidade Subordinao Atividades Entrevistado Entrevistador Data
2. Formulrio de levantamento de dados: Tipologia Documental da PMCB Atividade Documento (tipo documental) Legislao Documentos anexos Tramitao rgo (via / cpias) Objetivo Destinao Eliminar ________ Preservar _________ Contedo
Entrevistado Entrevistador Data Fonte: RODRIGUES (2003) Visitas e entrevistas para o levantamento de dados sobre o funcionamento do rgo, documentos produzidos, legislao que fundamenta a produo e guarda dos documentos.
Ficha de Identificao de Tipo Documental rgo produtor Calil.Con Assessoria Contbil Funo (Servio) Servio de pessoal Espcie Expediente Atividade Pagamento de pessoal 220 Tipo documental Expediente de pagamento de pessoal Objetivo da produo Auxiliar o servio de pagamento de pessoal e efetuar o controle de funcionrios por empresa/departamento.
Documentos em anexos Folha de pagamento Resumo de folha de pagamento Relatrio de recolhimento de FGTS (SEFIP- GEFIP) Contedo Folha de pagamento: Nome da empresa; perodo analisado; identificao dos funcionrios; cdigo; situao; admisso; funo; salrio; benefcios; base de clculo de INSS-IRRF-FGTS; dedues; proventos. Resumo da folha de pagamento: Nome da empresa; perodo de anlise; lanamentos: proventos e descontos; total de funcionrios; FGTS E GPS. SEFIP- GEFIP: Nome da empresa; identificao dos funcionrios; data; hora; admisso; Depsito de FGTS; base de clculo de PIS/PASEP/CI.
Fundamento legal (vigncia) Decreto n 3.048, de 06 de maio de 1999, que aprova o Regulamento da Previdncia Social: O direito da seguridade social de cobrar seus crditos constitudos na forma do artigo anterior, prescreve em dez anos. (art.349) Tramitao As empresas enviam para o escritrio o relatrio descrevendo as horas extras e descontos sobre mercadorias; os dados so lanados nos programa CONTIMATIC, onde so realizados os clculos; o escritrio envia s empresas os holerites e as guias de pagamento; uma cpia impressa e arquivada; o SEFIP enviado para o INSS e para o Ministrio do Trabalho. Prazo de arquivamento 11 anos (1 ano de vigncia + 10 anos de prescrio) Destinao Eliminar Data limite 2007
Notao: Cx 1/ Pasta 1(vermelha) Informaes complementares O GFIP uma Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servios e Informaes Previdncia Social. Este documento enviado ao Ministrio do trabalho e Receita Previdenciria do INSS, para o qual o prazo de guarda de 10 anos. Fonte: ALMEIDA (2007) Elaborao do manual de tipologia documental, cujos verbetes devem ser elaborados a partir das tipologias documentais identificadas e precedidos de ndice alfabtico.
221 Modelo do verbete do Manual de Tipologia Documental da Prefeitura Municipal de Campo Belo (MG)
Requerimento de licena para construo
rgo produtor Setor de Fiscalizao e Urbanismo / Diviso de Urbanismo, Limpeza Urbana, Meio Ambiente e Paisagismo Competncia Expedir o alvar de aprovao, acompanhar os elementos indispensveis ao inicio da obra, inclusive cpia autntica da futura edificao. (art. 41, inc. III) Objetivo da produo Autorizao da licena de construo. Contedo Destinatrio, nome e endereo do requerente, assunto, local e data, assinatura do requerente, nmero do protocolo, assinatura do secretrio. Fundamento legal Lei Municipal Complementar n 17, de 17/09/1994. Documentos anexos Projeto arquitetnico Tramitao Elaborado em 02 vias. O interessado protocola o documento no Protocolo Geral que encaminha ao Setor de Fiscalizao e Urbanismo para anlise e concesso da licena. 1 via encaminhada ao requerente junto com o alvar de licena de construo. 2 via arquivado no setor. Prazo de arquivamento Permanente Destinao Preservar Fonte: RODRIGUES (2003)
Elaborao da tabela de espcies e tipos documentais e de equivalncia entre a denominao dada ao documento no rgo de origem e a sua correta denominao nos parmetros da tipologia documental.
Modelo da tabela de espcies e tipos documentais da Prefeitura Municipal de Campo Belo (MG)
Agenda Caderneta, caderno ou registro, em geral com data dia a dia, destinado a anotaes de compromissos, de encontros, de despesas. Agenda de compromissos do prefeito municipal (GPMA.SSG.02) Alvar Certificado ou autorizao de atos ou Alvar de habite-se (SMOUMA.SFU.01) 222 direitos, em geral, com validade pelo prazo de um ano. Alvar de licena para construo (SMOUMA.SFU.02) Alvar de licena para demolio (SMOUMA.SFU.03) Alvar de licena sanitria (SMS.DVSE.01) Fonte: RODRIGUES (2003)
Modelo da tabela de equivalncia de documentos informados e tipos documentais da Prefeitura Municipal de Campo Belo (MG)
denominao no rgo de origem denominao nos parmetros da tipologia documental Alvar de licena Alvar de licena para demolio Auto de infrao e embargo Auto de infrao e embargo Certido de confrontao Certido de confrontao de rea Certido de desmembramento Certido de desmembramento de rea Controle de caminhes e mquinas Tabela de controle dos servios de caminhes e mquinas Fonte: RODRIGUES (2003)
Reunies para anlise dos dados coletados sobre produo e vigncia dos documentos e elaborao do plano de classificao e tabela de temporalidade. Encaminhamento para discusso e aprovao da tabela de temporalidade, nos nveis hierrquicos do rgo produtor. Calil.con Assessoria Contbil Tabela de Temporalidade de Documentos
Tipo documental Arquivo corrente Arquivo intermedirio Prazo de guarda Destinao final Fundame nto legal Expediente declarando imposto de renda retido na fonte 2 6 8 eliminao Art. 174, Lei 5.172/66 Expediente de pagamento de pessoal 1 12 13 eliminao Art.349, Decreto n 3.048/99 Fonte: ALMEIDA (2007) 223
3. Divulgao dos resultados, treinamento e aplicao nos arquivos que integram a rede do sistema.
A aplicao destes procedimentos para o tratamento dos documentos acumulados nos arquivos deve seguir o modelo proposto a seguir.
B) Tratamento de massa acumulada em arquivos (MDA)
O referencial metodolgico usado para organizar e descrever conjuntos de documentos acumulados, tomando como ponto de partida a analise da tipologia documental, verificar se a lgica da produo e da acumulao foi preservada ou rompida no interior do conjunto, a fim de reconstru-la, se necessrio. O objetivo fornecer parmetros para identificar o tipo documental, denominando-o corretamente a partir da ao que justificou sua produo e caracteriz-lo, a partir dos elementos que integram sua estrutura e contedo. Estes elementos sero objeto de anlise comparativa com outros documentos semelhantes e sero usados para definir as series. Estes elementos registrados no processo de identificao revelam o vinculo que o documento mantm com a sua origem e so necessrios para as tarefas arquivsticas a serem desenvolvidas no mbito do tratamento tcnico, a classificao e a descrio.
Roteiro de atividades para organizao e descrio a partir da identificao da tipologia documental:
Fonte de pesquisa: os prprios documentos, como ponto de partida metodolgico; estudos histricos e legislao pertinente estrutura e funcionamento do rgo produtor no perodo.
1. Denominao do tipo 224 Manuseio e leitura individual das peas documentais; Caracterizao da espcie, a partir das definies apresentadas em dicionrios especializados; Ex: Guia Fixao do tipo documental, a partir da denominao da atividade registrada. Regra: identificar no texto do documento o verbo que explicita o incio da ao administrativa correspondente e a matria a que se refere a ao. Ex: Guia pagamento de emolumentos
225 2. Definio da srie documental Anlise comparativa da tipologia documental e agrupamento em conjuntos que registrem a mesma atividade. Definio da srie a partir da identificao de uma seqncia de tipos documentais. Ex: Guia de pagamento de emolumentos Elaborao da tabela de espcies e tipos documentais.
Tabela de espcies e tipos documentais do Grupo Diretoria de Administrao do Fundo Prefeitura Municipal de Marlia (1930-1970) espcies
tipos documentais
Auto Relato pormenorizado de um acontecimento com a finalidade, em geral de conduzir um processo a uma deciso ou um infrator a uma sano.
Auto de infrao de construo irregular Auto de infrao de demolio irregular Auto de infrao de trnsito
Boletim Relato breve e esquemtico de fatos ou ocorrncias, cuja composio semntica varia segundo a finalidade.
Boletim de freqncia de funcionrios Boletim de reviso de construo Fonte: SILVA (2007) 3. Classificao e descrio Identificao de elementos do contexto de produo. Regra: anotar nomes das estruturas administrativas e/ou funes localizadas no documento. Ordenao dos documentos, de acordo com os critrios estabelecidos para a recuperao das informaes contidas nas sries documentais; Atribuio da notao s peas documentais que integram a srie e acondicionamento em unidades de arquivamento; Elaborao da ficha de identificao de tipos documentais.
226 Ficha de identificao de tipos documentais
Data-limite Classificao
Entrada descritiva (tipo documental e descrio do contedo)
Notao quantidade
1870 1888 CM Fazenda Arrecadao
Requerimentos para concesso de licena de negcios e profisses Nome do requerido, assunto, local, data, assinatura do requerente.
Expediente de recolhimento de taxa para exumao de corpos (tipo = srie documental)
Cx 1 / P1 20 docs. Notao Quantidade Fonte: MARTINS (2007) Definio preliminar da classificao a partir dos elementos identificados na tipologia documental, que registram os vnculos do documento com o rgo que o produziu.
227 Elementos da estrutura administrativa da Diretoria da Administrao / Prefeitura Municipal de Marlia identificados na tipologia documental
Gabinete do Diretor Expediente Servio de Pessoal Fiscalizao Urbana Inspetoria de Veculos Inspeo Escolar Estatstica e Publicidade Cemitrio
Quadro de classificao funcional parcial do Grupo Diretoria de Administrao do Fundo Prefeitura Municipal de Marlia (1930-1970) 83
(Fundo) Prefeitura Municipal de Marlia
(Grupo) Administrao
(Subgrupo) Gesto de Cemitrio
Processo de sepultamento (tipo = srie documental) Processo de exumao de corpos Oficio solicitando autorizao para traslado de corpos Relatrio mensal de sepultamento por distritos
Arquivamento das fichas de identificao de tipos documentais, ordenadas alfabeticamente por tipo/srie, subgrupo e grupo documental. Transcrio dos dados da ficha para o formato de inventrio, cujos tipos documentais devem ser arrolados alfabeticamente, assim como os formulrios, uma vez preenchidos por subgrupo e grupo, respectivamente.
83 Elaborado por MARTINS (2007) e discutido por SILVA (2007). 228 INVENTRIO DOS DOCUMENTOS DO PODER PBLICO MUNICIPAL (Cmara / Intendncia / Prefeitura) Classificao Grupo: Fazenda Subgrupo: Arrecadao N
Tipo documental Fundo Data Limite Quantidade Notao Obs 1 Requerimentos de licena para o funcionamento de negcios e profisses
Nome do requerido, assunto, local, data, assinatura do requerente.
CM
IM 1879 88
1890 92 20 docs
10 docs P01/Cx10
P01/Cx10 Campo Belo e distritos de Cristais, Santana do Jacar e Porto dos Mendes
2 Requerimentos de baixa no lanamento de impostos
Nome do requerido, assunto, local, data, assinatura do requerente. CM 1886 89 50 docs P02/Cx10 Fonte: RODRIGUES (2003)
Inventrio do Fundo Prefeitura Municipal de Marlia (1929-1970) Classificao Grupo: Administrao Subgrupo: Cemitrio N Tipo documental Fundo Data Limite Quantidade Notao 1. Expediente de exumao de corpos PMM 1953-1965 12 docs
P7/ Cx5 2. Expediente de sepultamento PMM 1951-1965 2442 docs
Cx3 a 5 3. Expediente de sepultamento de indigente PMM 1967 15 docs
P17- 20/Cx.5 4. Expediente de sepultamento de natimortos PMM 1954-1965 458 docs
P9-16/ Cx5 5. Expediente de traslado de corpos PMM 1959-1965 17 docs
P8/Cx5 6. Oficio solicitando autorizao para traslado de corpos PMM 1965 1 doc
P8/Cx7 7. Recibo de pagamento de sepultamento PMM 1957-1965 400 docs
P6- 23/Cx9 8. Relatrio mensal de sepultamento por distritos PMM 1960-1963 85 docs
P29- 34/Cx9 Fonte: MARTINS (2007)
229 Consideraes finais
As novas questes que se apresentam para os arquivos tm conduzido a rea a refletir mais profundamente sobre o estatuto do documento, reafirmando as bases epistemolgicas da arquivstica. Neste sentido, a questo das metodologias sempre foi objeto de reflexo na rea. O caos da acumulao e da produo de documentos, que caracteriza a administrao moderna, levou a arquivstica a expressar preocupaes com a formulao de mtodos de trabalho. Em decorrncia do exposto, na dcada de 1980, se colocava para a arquivstica o desafio de identificar imensas massas documentais acumuladas em depsitos de arquivos os quais cresciam desordenadamente, exigindo urgentes propostas de organizao e avaliao para resolver o problema da superlotao dos arquivos. Hoje, as questes que se colocam para os documentos eletrnicos conduzem o arquivista a uma aproximao cada vez mais intensa e profcua com outras reas do conhecimento, a exemplo, da Administrao, do Direito e da Informtica, em busca de parmetros para o planejamento adequado da produo documental. A tcnica apenas no seria mais suficiente para resolver os novos problemas que esto surgindo. Disto decorre outro desafio para a rea, que passa a exigir a formao de um profissional capaz de refletir e tomar decises em contextos que apresentem complexidade no que tange produo e acumulao documental. O perfil do profissional que vem se delineando atualmente aponta para a necessidade de uso de metodologias cientficas, que sustentadas pelos princpios tericos da rea, forneam um referencial seguro para o arquivista refletir e tomar decises em contextos distintos sobre questes que apresentam o documento de arquivo. O arquivista diante destes novos desafios comea a se desvincular do perfil tecnicista, para assumir o de produtor de conhecimentos novos. O arquivista deve ser capaz de analisar criticamente a realidade que se coloca, luz de conhecimentos tericos e de atuar com 230 competncia de modo autnomo e conseqente. Nesta perspectiva, deve-se considerar que a pesquisa e o uso do conhecimento tcnico-cientfico so atividades permanentes na carreira do profissional. Nesta histrica busca por solues metodolgicas para resolver os problemas prticos diagnosticados em suas rotinas de trabalho, os resultados destas experincias ficaram registrados em uma parcela significativa da produo cientfica na rea. A publicao de artigos em revistas especializadas, em manuais e nas comunicaes apresentadas em congressos demonstra o interesse terico pela sistematizao das tarefas dentro dos parmetros do rigor cientfico. Esta trajetria na mudana do perfil do arquivista esta intimamente ligada ao prprio desenvolvimento dos arquivos e das novas situaes que foram surgindo. Como afirmou Luciana Duranti, a questo mais importante para os arquivistas contemporneos saber o que constitui o ncleo do conhecimento que pertence e identifica sua profisso (DURANTI, 1995, p. 2). Sem uma formao focalizada no estudo do documento, o objeto da arquivstica, o arquivista no desenvolver habilidades para atuar com as competncias exigidas pela sociedade contempornea. Os profissionais de arquivos devem ser preparados para aprender a aprender, como ressaltou Jos Maria Jardim (1999, p. 95), atravs de um modelo de formao que permita a identificao de novos desafios e o desenvolvimento da habilidade de propor solues a partir da reflexo, ultrapassando a diviso entre teoria e prtica. O arquivista deve ser capaz de reconhecer seu objeto de estudos em qualquer situao em que encontre e propor solues adequadas para o seu tratamento em qualquer situao ou momento do ciclo vital que se encontre. Intervir cientificamente na realidade que observa, significa dispor de mtodo e rigor cientfico para atingir resultados satisfatrios e comparveis. A prtica se transforma em novos conhecimentos quando se inicia a reflexo sobre seus resultados, sobre o processo do trabalho desenvolvido e quando se estabelece uma diretriz para o procedimento de como realizar novamente esta mesma prtica. Para tanto parece ser indispensvel que o profissional de arquivos, disponha de um instrumental terico-metodolgico que lhe possibilite o 231 progressivo domnio de suas prticas de trabalho, transformando-se em produtor de conhecimento cientfico. O procedimento de identificao de documentos, uma das tarefas realizadas no momento da identificao arquivstica, permite ao arquivista o reconhecimento das caractersticas do seu objeto de estudos. E foi na diplomtica que a arquivstica encontrou as bases para a formulao de seu mtodo de pesquisa para identificar os documentos de arquivos a partir de parmetros normalizados, conferindo cientificidade ao fazer arquivstico. A identificao de tipologias documentais encontra na abordagem da diplomtica contempornea, seus fundamentos tericos e metodolgicos, demonstrando a efetiva contribuio desta disciplina para a construo terica da arquivstica. A identificao como processo arquivstico tem suas origens nos anos 1980, quando o termo comeou a ser utilizado na Espanha por grupos de arquivistas, de incio na Direo de Arquivos Estatais do Ministrio da Cultura, para designar as tarefas de pesquisas realizadas sobre massas documentais acumuladas em arquivos, a fim de elaborar propostas de avaliao e classificao. Mas foi no mbito do Grupo Ibero-Americano de Gesto de Documentos Administrativos, no qual o Brasil estava representado por Jos Maria Jardim, que o conceito de identificao foi formulado e divulgado por Maria Luiza Conde Villaverde nas Primeiras Jornadas de Metodologia para a Identificao e Avaliao de Fundos Documentais das Administraes Pblicas, realizadas em Madri, em 1991. A partir deste momento o uso do termo e o conceito se consolidaram no meio arquivstico espanhol, sendo incorporados pelo Dicionrio de Terminologia Arquivstica daquele pas que a define como fase do tratamento arquivstico que consiste na investigao e sistematizao das categorias administrativas e arquivsticas em que se sustenta a estrutura de um fundo (DICCIONARIO, 1993, p. 37). Para a arquivstica espanhola, a identificao uma fase independente da metodologia arquivstica, qualificada como do tipo intelectual, a qual consiste em estudar analiticamente o rgo produtor e a tipologia documental por ele produzida e que antecede as demais funes (produo, avaliao, classificao e descrio). 232 Ainda nos anos 1980, o Brasil integrou o movimento internacional que se formava em busca de referenciais metodolgicos para resolver a superlotao dos arquivos, problema comum do qual compartilhavam os pases ibero- americanos. Os processos de identificao desenvolvidos no Arquivo Nacional, tanto para tratamento de fundos acumulados como para implantao de processo avaliao no contexto da gesto documental, passaram a servir de referencial para experincias semelhantes desenvolvidas em outros arquivos brasileiros. Neste contexto, destacam-se as metodologias propostas a partir das experincias desenvolvidas pelos Grupos de Identificao de Fundos Internos e o de Fundos Externos (GIFI e GIFE) para solucionar as questes de transferncias e recolhimentos de fundos, assim como a metodologia de levantamento da produo documental desenvolvida para fins de avaliao de documentos no Ministrio da Agricultura. Dessas experincias iniciais de identificao, sobretudo dos trabalhos desenvolvidos pelo GIFI e pelo GIFE, resultaram a definio posta no Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005) que tambm considera a identificao como uma fase do processamento tcnico dos arquivos, definindo-a como o processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos, com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual. No Brasil, o conceito de identificao remete tambm ao controle fsico dos arquivos, propondo a coleta de dados e registro de informaes sobre a situao de acumulao dos documentos. Muitas propostas de identificao foram surgindo no mbito dos arquivos brasileiros a partir da adaptao destes modelos, como se verifica do levantamento de dados realizado nesta pesquisa. Comparando as realidades arquivsticas da Espanha e do Brasil observa-se aspectos relevantes na formulao desta metodologia. Na construo terica do conceito de identificao, verifica-se que na Espanha o processo pressupe duas fases de levantamento de dados que se complementam para a realizao desta pesquisa, o rgo produtor e as tipologias documentais produzidas. No Brasil, as metodologias formuladas apontam mais um elemento a ser contemplado na identificao, mas que no se encontra na tradio arquivstica espanhola, a materialidade do depsito de 233 documentos como objeto de identificao, para fins de implantao de sistemas de arquivos. Na Espanha, um pas de arquivstica, notadamente influenciada pela diplomtica, o termo tipo documental vem sendo tradicionalmente usado na rea para designar o documento de arquivo, embora seu uso seja tpico da diplomtica, como bem salientou Antonia Heredia (2006). Decorrente do uso generalizado desta terminologia no meio arquivstico surge os estudos de identificao de documentos de arquivo a partir do mtodo de anlise da tipologia documental. No Brasil nem todos os processos de identificao chegaram ao nvel da identificao do documento e nas propostas que expressam esta preocupao, se comparadas entre si, observa-se uma disparidade de critrios usados para caracteriz-los. Este aspecto pode ser constatado na diversidade de instrumentos e de parmetros usados nos modelos de identificao desenvolvidos no Brasil. O termo e o conceito de tipo documental entram na arquivstica brasileira atravs dos artigos publicados por Heloisa Bellotto. Entretanto, sua aplicabilidade prtica ainda restrita e as discusses tericas, ainda inexpressivas, ocorreram dissociadas do debate em torno da identificao arquivstica, contrrio ao que ocorreu na Espanha. No Brasil a profuso de modelos e parmetros conceituais, usados para identificar documentos de arquivos, se explica pela ausncia de preocupaes quanto padronizao, questo que no vem sendo priorizada pela rea. Esta situao se agrava diante da confuso terminolgica e conceitual gerada pelo uso inadequado do termo assunto pelos arquivistas brasileiros e, sobretudo, da compreenso que se tem sobre ele, para identificar e denominar o documento de arquivo. Diferente da Espanha, que expressando preocupao com a normalizao de parmetros para compreender e tratar os documentos de arquivo, atravs da tipologia documental, alcanou significativos resultados tericos e prticos no campo da identificao que destacaram o pas no cenrio arquivstico internacional. O tema da identificao de tipos documentais vem sendo discutido no pas no mbito de vrios grupos profissionais. na reflexo conjunta de dados identificados, na tipologia documental de sistemas administrativos que os unem, que os arquivistas espanhis encontraram a frmula para a definio de requisitos normativos de gesto documental. 234 Deste modo, a literatura analisada revela que a identificao e, especialmente, os processos de identificao de tipologias documentais em arquivos vm sendo desenvolvidos no Brasil a partir das influncias recebidas da arquivstica espanhola, alm dos estudos de diplomtica desenvolvidos na Itlia e Canad. A necessidade de identificar documentos em seu contexto de produo conduziu a rea reflexo sobre a identificao como processo e s discusses sobre a posio que ocupa no contexto das metodologias arquivsticas. A perspectiva aberta pelo Grupo Ibero-Americano de Gesto de Documentos Administrativos, que a considerou como fase independente no tratamento documental, foi uma importante contribuio dada para a reflexo terica sobre o assunto no cenrio internacional. Hoje, esta idia permeia o discurso de renomados tericos da rea, como Luciana Duranti e Antonia Heredia Herrera, embora ainda no tenha sido objeto de sistematizao. Luciana Duranti (1995, p. 36, grifo nosso) ao referir-se utilidade dos mtodos diplomticos para os arquivistas, afirma que sua aplicabilidade traz benefcios especficos para as tarefas de identificar, selecionar, ordenar e descrever os documentos. Antonia Heredia (2006) reconhece a identificao como uma funo independente no tratamento documental ao afirmar que enquanto no havia aceitado a identificao como funo especfica, a anlise documental estava includa na descrio como uma fase prvia a mesma. Convicta desta afirmativa estabelece uma distino entre as funes arquivsticas, sem prejuzo da relao estabelecida entre ambas e delimita a finalidade das mesmas, afirmando que se a identificao reconhecimento (...), a descrio representao. Situa a anlise documental no contexto da identificao, afirmando que enquanto este estudo supe o reconhecimento genrico das unidades documentais, pode-se dizer que parte da identificao (HEREDIA HERRERA, 2006, grifo nosso). Reconhecer antes, analisar depois diz Antonia Heredia (2006), sintetizando a idia da independncia da identificao no contexto das metodologias arquivsticas que sustentam o tratamento documental. Nesta perspectiva, a sistematizao da identificao como funo arquivstica, viria suprir uma lacuna qualitativa e instrumental para a 235 uniformizao de procedimentos metodolgicos dos quais dispem o arquivista para tratar os documentos ao longo do seu ciclo vital, abordagem que merece ser analisada em pesquisa futura. Na construo terica sobre o processo de identificao de documentos desenvolvidos no contexto da identificao arquivstica, a formulao do mtodo est estreitamente associada a um conceito de documento que o fundamenta, como pode ser verificado ao longo deste trabalho. Por compartilharem de objeto comum o documento de arquivo - a diplomtica e a arquivstica sempre mantiveram um dilogo profcuo, razo pela qual a discusso sobre o conceito de documento e a metodologia de anlise documental permeia o debate terico entre diplomatistas e arquivistas no cenrio internacional. A necessidade da pesquisa sobre a gnese dos documentos, sobre o estudo dos seus caracteres internos e externos e de sua correta insero no contexto de produo, como fundamento para trat-lo tecnicamente, no nenhuma novidade terica e a literatura registra um sculo de discusses sobre o tema no campo da diplomtica. No mbito da arquivstica, os processos de identificao de documentos, denominado anlise documental, foram primeiramente estudados em sua relao com a descrio, reconhecendo a importncia da normalizao para o desenvolvimento da tarefa. Schellemberg, Antonia Heredia e Vicenta Cortes, representam esta corrente terica de autores que divulgaram estes conhecimentos no meio arquivstico. Depois, para atender a necessidade de organizao de massas acumuladas em arquivos, foram inicialmente explorados os vnculos entre a anlise documental e a classificao e logo, com a avaliao. No momento em que a gesto documental incorporada definitivamente pela arquivstica, a necessidade de identificao de documentos se torna ainda mais premente, como condio para a formulao de requisitos normalizados para a classificao e avaliao documental, desenvolvidos na fase de produo do documento. Os estudos de gnese documental encontram especial ateno de tericos da rea preocupados com o controle da produo dos documentos de arquivo, sobretudo em ambiente no convencional. 236 Estabelecendo parmetros normalizados para a produo de documentos eletrnicos, Luciana Duranti demonstra a pertinncia da anlise documental para a gesto, explorando teoricamente a funo da produo documental, tarefa at ento considerada fora do escopo da atuao profissional da rea. O termo tipo documental vem sendo usado tradicionalmente pela diplomtica e pela arquivstica com a finalidade de reconhecer o documento, objeto de estudos das referidas reas. Este fato assinala a influncia da diplomtica na base da construo terica da arquivstica, especialmente na formulao da tipologia documental, aspecto que fica demonstrado pela anlise da literatura. Como delimitar ento, as fronteiras entre as duas reas? Esta questo no esta resolvida e pode-se afirmar que h muito para discutir at alcanar o desejado consenso. Para alguns tericos da arquivstica, a diplomtica continua sendo a cincia originalmente criada para atribuir autenticidade ao documento, a pea documental produzida a partir de atos emanados pelo sistema jurdico. O princpio analtico-comparativo preconizado pela diplomtica clssica, aplicado arquivstica, constitui a base dos estudos de gnese documental, que tem por finalidade identificar os documentos produzidos por relaes estabelecidas em qualquer contexto de produo, para alm daquelas juridicamente validas. A arquivstica, ao olhar para o documento como conjunto e como resultado destas relaes, abrangendo inclusive quelas estabelecidas informalmente pelo rgo produtor, se inspirou no mtodo da diplomtica, adaptando-o para formular a metodologia proposta pela tipologia documental. O mtodo de identificao dos tipos documentais pressupe, primeiramente, a anlise do modelo, reconhecendo o tipo documental a partir da ao que representa, efetuando comparaes com os demais que integram o conjunto para formar a srie documental, objeto da arquivstica. Entretanto, esta diferena estabelecida entre a diplomtica e a tipologia documental, no aceita pelos diplomatistas, os quais reivindicam para a diplomtica este objeto de estudos, o documento produzido hoje, justificando que se trata de uma ampliao do conceito de documento e, portanto, uma conseqente evoluo do mtodo para examin-lo. Se for diplomtica arquivstica, como a define Luciana Duranti, ou diplomtica contempornea, como a denomina Manuel Romero Tallafigo, ou 237 ainda diplomtica e tipologia documental, como vem sendo tratada por Vicenta Corts Alonso, Antonia Heredia Herrera e Heloisa Bellotto, o que fica demonstrado o que o aspecto relevante desta discusso reside no conceito de documento tomado como referencia para a formulao da metodologia proposta. Hoje, o debate em torno da normalizao da identificao de tipologias, ocupa um importante espao na literatura arquivstica, sobretudo da Espanha e isto pode ser verificado nos artigos publicados em revistas eletrnicas e nas paginas web dos arquivos. Concordam os autores que existe uma necessidade de normalizar os estudos de tipologia documental, pois assim serviriam como instrumento para realizar os estudos comparativos que permitem estabelecer as sries documentais. Com as novas tecnologias, o arquivista deve propor uma normalizao para a produo da tipologia documental, principalmente em meio eletrnico. Os estudos de padronizao documental exigidos pelo ambiente tecnolgico contribuem para estreitar a colaborao e os vnculos entre arquivistas, informticos e administradores, os profissionais responsveis pela gesto de documentos. preciso tornar as prticas arquivsticas cada vez mais criteriosas e objetivas, porm desenvolvidas em rotinas simples, isto pressupe normalizao de parmetros para a atuao dos arquivistas e sistematizao para utilizao no ensino e na pesquisa cientfica acadmica da rea. Estas consideraes finais no esgotam todas as possibilidades de abordagem do tema, pois so muitos os dados levantados nesta pesquisa e certamente existem outros aspectos que merecem ser tratados. Nem mesmo nas questes abordadas se teve a pretenso de ser conclusiva. Ficam, aqui, esboadas apenas algumas idias iniciais para o comeo de um debate que se faz urgente e necessrio entre os arquivistas brasileiros.
238 Referncias
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258 Anexos Instrumentos de identificao de tipos documentais (Espanha e Brasil)