MC-GC-003-03-2011 Manual de Calidad

CENTRO CULTURAL SANTA ISABEL
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD NORMA NTC-5555

MANUAL DE CALIDAD

Versin: 03 Fecha:15-03-2011 Cdigo:MC-GC-003-03-2011 Pgina 01 de 36


MANUAL DE CALIDAD

VERSION 3.0

Cdigo: MC-GC-003-03-20101

DIRECCION ADMINISTRATIVA
ABRIL 2011

MANUAL DE CALIDAD


Control del Documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor LEIDY LISSETH SIERRA H Coordinadora
SGC de calidad
Coordinacin de Calidad 20-02-2010
Revisin HUMBERTO SIERRA A. Director Direccin 20-04-2010
Aprobacin HUMBERTO SIERRA A Director Direccin 20-04-2010

Control de Cambios

Versin
No.
Fecha de
Aprobacin
Descripcin del Cambio Solicit
002 15/10/2010 Objetivos de calidad Humberto Sierra Alvarado
003 15/03/2011 Agregado en anexos los nuevos
documentos del SGC
Leidy Lisseth Sierra
Herrera.

MANUAL DE CALIDAD


TABLA DE CONTENIDO

CONTROL DEL DOCUMENTO ................................................................................................ 2
CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................................................... 2
TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................... 3
1. INTRODUCCION ................................................................................................................. 7
OBJETIVO ................................................................................................................................... 7
2. ALCANCE ............................................................................................................................ 7
2.2 NORMATIVIDAD .................................................................................................................. 8
3. REFERENTE TEORICO Y DEFINICIONES ........................................................................ 9
4. DESCRIPCION CUMPLIMIENTO REQUISITOS DE LA NORMA NTC-5555 ............. 12
MISION ...................................................................................................................................... 12
VISION ....................................................................................................................................... 13
4.1 REQUISITOS GENERALES .............................................................................................. 13
4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN ....................................................................... 14
4.2.1 GENERALIDADES................................................................................................................ 14
4.2.2 MANUAL DE CALIDAD ......................................................................................................... 14
4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS. ...................................................................................... 14
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS .................................................................................................. 14
4.3 REQUISITOS SOBRE LOS PROGRAMAS ................................................................. 15
4.3.1 REQUISITOS SOBRE LA DENOMINACIN DE LOS PROGRAMAS ...................................... 15
4.3.2 JUSTIFICACIN DE LOS PROGRAMAS ................................................................................ 15
4.3.3 REQUISITOS SOBRE LA ORGANIZACIN CURRICULAR ....................................................... 15
4.3.3.1 PERFILES DE INGRESO ................................................................................................... 16
4.3.3.2 PERFILES DE EGRESO .................................................................................................... 16
4.3.3.3 ENFOQUE PEDAGGICO Y METODOLGICO ................................................................... 16
4.3.3.4 PLANES DE ESTUDIO ....................................................................................................... 16
4.3.3.4.1 ORGANIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE FORMACIN ................................................. 16
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4.3.3.4.2 ESTRATEGIA METODOLGICA ...................................................................................... 17
4.3.3.4.3 CONTEXTOS DE APRENDIZAJE .................................................................................... 17
4.3.3.4.4 DISTRIBUCIN DEL TIEMPO DE TRABAJO FORMATIVO .................................................. 17
4.3.3.4.5 EVALUACIN DE LOS APRENDIZAJES ........................................................................... 17
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION ........................................................................ 18
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION. ............................................................................... 18
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE .................................................................................................... 18
5.2.1 REQUISITOS SOBRE EL PERSONAL DOCENTE .................................................................... 18
5.2.1 DISTRIBUCIN DE LA ASIGNACIN ACADMICA PARA EL PERSONAL DOCENTE. ................. 18
5.3 POLITICA DE LA CALIDAD .............................................................................................. 19
5.4 PLANIFICACION ................................................................................................................ 19
5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD. .............................................................................................. 19
5.4.1.1 OBJETIVO GENERAL. ..................................................................................................... 19
5.4.1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................................... 19
5.4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD .............................................. 19
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN ............................................. 20
5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. .................................................................................... 20
5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN. ................................................................................ 20
5.5.3 COMUNICACIN INTERNA .................................................................................................. 20
5.6 REVISION POR LA DIRECCION ...................................................................................... 20
5.6.1 GENERALIDADES ............................................................................................................... 20
5.6.2 INFORMACIN PARA LA REVISIN ..................................................................................... 20
5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIN ........................................................................................... 20
6. GESTION DE LOS RECURSOS ......................................................................................... 21
6.1 PROVISION DE LOS RECURSOS ................................................................................... 21
6.2 TALENTO HUMANO ......................................................................................................... 21
6.2.1 GENERALIDADES ............................................................................................................... 21
6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIN ....................................................... 21
6.2.3 EVALUACIN DE LOS DOCENTES ....................................................................................... 21
6.2.4 REQUISITOS SOBRE LOS PROCESOS RELACIONADOS CON LOS ESTUDIANTES Y
EGRESADOS ................................................................................................................................ 21
6.2.4.1 RECONOCIMIENTO DE APRENDIZAJES PREVIOS ............................................................. 21
6.2.4.2 CERTIFICADOS DE RECONOCIMIENTO DE LA FORMACIN RECIBIDA ............................... 22
6.2.4.3 SEGUIMIENTO DE EGRESADOS ....................................................................................... 22
6.3 INFRAESTRUCTURA ........................................................................................................ 22
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO ................................................................................................ 22
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7. REALIZACION DEL SERVICIO .......................................................................................... 23
7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL SERVICIO ............................................. 23
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ........................................................ 23
7.2.1 DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO ......................... 23
7.2.2 REVISIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO ..................................... 23
7.2.3 COMUNICACIN CON EL CLIENTE. ..................................................................................... 24
7.3 DISEO Y DESARROLLO ............................................................................................... 24
7.3.1 PLANIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO ..................................................................... 24
7.3.2 ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEO Y DESARROLLO. ............................................. 24
7.3.3 RESULTADOS DEL DISEO Y DESARROLLO. ...................................................................... 25
7.3.4 REVISIN DEL DISEO Y DESARROLLO ............................................................................. 25
7.3.5 VERIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO ....................................................................... 25
7.3.6 VALIDACIN DEL DISEO Y DESARROLLO. ........................................................................ 25
7.3.7 CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEO Y DESARROLLO .................................................. 25
7.4 COMPRAS .......................................................................................................................... 25
7.4.1 PROCESO DE COMPRAS ..................................................................................................... 26
7.4.2 INFORMACIN DE LAS COMPRAS ....................................................................................... 26
7.4.3 VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS ............................................................ 26
7.5 PROCESO EDUCATIVO Y PRESTACION DEL SERVICIO ......................................... 26
7.5.1 CONTROL DEL PROCESO EDUCATIVO Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO ....................... 26
7.5.2 VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO. ................................. 26
7.5.2.1 AUTOEVALUACIN INSTITUCIONAL ................................................................................. 27
7.5.2.2 EVALUACIN DE LOS PROGRAMAS ................................................................................ 27
7.5.2.3 MEJORAMIENTO CONTINO. ........................................................................................... 27
7.5.2.4 VINCULACIN CON EL SECTOR PRODUCTIVO.................................................................. 27
7.5.3 IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD ....................................................................................... 28
7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE. .................................................................................................. 28
7.5.5 PRESERVACIN DEL PRODUCTO EN LA INSTITUCIN. ........................................................ 28
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICION ................. 28
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA .................................................................................... 29
8.1 GENERALIDADES. ............................................................................................................ 29
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION ............................................................................................ 29
8.2.1 SATISFACCIN DEL CLIENTE. ............................................................................................ 29
8.2.2.1 EVALUACIN DE LA SATISFACCIN DEL CLIENTE. ........................................................... 29
8.2.2 AUDITORA INTERNA .......................................................................................................... 29
8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS .................................................................. 30
8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL SERVICIO. ......................................................................... 30
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8.3 CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES EN LOS PROCESOS DE LA
INSTITUCIN............................................................................................................................ 30
8.4 ANALISIS DE DATOS ........................................................................................................ 30
8.5 MEJORA. ............................................................................................................................ 30
8.5.1 MEJORA CONTINUA ........................................................................................................... 30
8.5.2 ACCIN CORRECTIVA ........................................................................................................ 31
8.5.3 ACCIN PREVENTIVA. ........................................................................................................ 31
A N E X O S ......................................................................................................................... 32

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1. INTRODUCCION
Este manual describe los criterios, compromisos y lineamientos para la aplicacin
del sistema de Gestin de la calidad de los procesos Estratgicos, misionales y de
apoyo del CENTRO CULTURAL SANTA ISABEL
A travs de este sistema, El Centro Cultural Santa Isabel, est comprometido a
entender y satisfacer los requisitos de los clientes (Estudiantes, docentes,
proveedores, padres de familia, egresados, asociados y entidades externas de
control). Est estructurado de conformidad con la norma NTC 5555

OBJETIVO

Disear el Sistema de Gestin de la Calidad para el Centro Cultural Santa Isabel,
que permita mejorar, evaluar y controlar todos los procesos de la institucin
articulando los planes de trabajo con las prioridades definidas, difundiendo y
facilitando la implantacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

2. ALCANCE
El continuo cambio al que est sometida nuestra sociedad y el papel que
desempean las Instituciones de Educacin para el Trabajo y el Desarrollo
Humano en ella, genera la necesidad de que el Centro Cultural Santa Isabel
disponga de un modelo de gestin de calidad.

El Sistema de Gestin de la Calidad generar los medios para obtener los
indicadores de eficiencia y eficacia que permitan medir la efectividad del Centro
Cultural Santa Isabel, mejorar la gestin y definir los mecanismos necesarios para
recopilar la informacin, para la toma de decisiones.

El Sistema de Gestin de la Calidad proporcionar una descripcin de los
procesos, el cual constituir el marco de referencia de las actividades,
relacionadas con cada uno de los procesos, suministrando un conocimiento claro
de cmo se encuentra el Centro Cultural Santa Isabel, de cmo se estn
desarrollando las diferentes funciones, permitiendo de esta forma apoyar el
direccionamiento para alcanzar el cumplimiento de la misin y visin de la
Institucin.

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EXCLUSIONES

Dentro de el Centro Cultural Santa Isabel no se excluye ningn numeral de la
norma NTC 5555 y NTC 5664, Normas Tcnicas Colombianas

2.2 NORMATIVIDAD

Articulo 3 de la ley 1064 de 2006 El proceso de Certificacin de calidades de las
instituciones y programas de educacin para el trabajo y el desarrollo humano,
queda comprendido en lo establecido actualmente dentro del sistema Nacional de
formacin para el trabajo.

Numeral 1.4 del articulo 1 del Decreto 2020 del 16 de junio de 2006.
Certificacin de calidad de la formacin para el trabajo. Es el acto mediante el
cual un organismo de tercera parte, conforme se define en este Decreto, verifica y
avala el cumplimiento de las normas tcnicas de calidad de formacin para el
trabajo por parte de los programas e instituciones..

Articulo 5 del Decreto 2020 de 2006 Para acceder a la certificacin de calidad
los programas e instituciones de formacin para el trabajo, diferentes al SENA,
debern someterse a un proceso de evaluacin en el cual un organismo de tercera
parte verifica y certifica el cumplimiento de las normas tcnicas de calidad, ya sea
de programas o de instituciones segn el caso, sin perjuicio de las autorizaciones
y certificaciones requeridas por las disposiciones vigentes. Los programas
tcnicos profesionales y tecnolgicos de educacin superior que sean de
formacin para el trabajo se entienden certificados una vez cuenten con el registro
calificado otorgado por el Ministerio de Educacin Nacional.

Decreto 4904 Diciembre 16 de 2009 por medio del cual se reglamenta la
creacin, organizacin y funcionamiento de las instituciones que ofrecen el
servicio educativo para el trabajo y el desarrollo humano, se establecen los
requisitos bsicos para el funcionamiento de los programas y se dictan otras
disposiciones.

Resolucin 0014 de 2005 y Resolucin 0094 de 2006 Por la cual se concede la
licencia de funcionamiento al Centro Cultural Santa Isabel.

Resolucin 053 de 23 de Marzo de 2010 Por medio de la cual se aprueban los
programas de formacin tcnico-laboral por competencias en msica en
instrumentos de cuerdas pulsadas, instrumentos de cuerdas frotadas,
instrumentos de percusin tradicional, instrumentos de viento y canto popular y/o
tradicional al Centro Cultural Santa Isabel.
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3. REFERENTE TEORICO Y DEFINICIONES
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD. Es la forma en la que una organizacin
dirige y controla todas las actividades que estn asociadas a la calidad. El sistema
de gestin de la calidad en una organizacin tiene como punto de apoyo el manual
de calidad, y se completa con una serie de documentos adicionales como
manuales, procedimientos, instrucciones tcnicas, registros y sistemas de
informacin.
El Sistema de Gestin de la Calidad implica enfocarse en los procesos internos
aplicando principios y metodologas sobre la manera de planear, gerenciar,
controlar y mejorar la forma como hacemos nuestro trabajo diario.
Para el Sistema de Gestin de la Calidad, la satisfaccin de los clientes es su
centro de atencin. Logramos la satisfaccin de los clientes cumpliendo con sus
necesidades y expectativas, mejorando continuamente nuestros procesos,
conociendo su opinin sobre los servicios que prestamos, brindando una
informacin oportuna de nuestra Institucin
MANUAL DE CALIDAD. En el Manual de Calidad se encuentran entre otras
cosas: la presentacin y descripcin de la empresa, la misin y visin, las lneas
generales que se plantea como estrategia para definir objetivos, en definitiva, todo
aquello que constituye la poltica de calidad de la empresa; tambin se incluye un
breve resumen de los procedimientos de calidad. El manual de Calidad debe ser
un documento de presentacin de la empresa, que se ensea a los clientes. Debe
tener una imagen cuidada.
CALIDAD .Es el grado en el que un conjunto de caractersticas cumple con los
requisitos. Las caractersticas son los rangos diferenciadores de un producto o
servicio y los requerimientos son las necesidades o expectativas, generalmente
implcitas u obligatorias.
EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO. Es un factor
esencial dentro del proceso educativo de las personas y componente dinamizador
en la formacin de tcnicos laborales y expertos en las artes y oficios.
NORMA NTC-5555 Es la norma que regula los sistemas de gestin de calidad
para instituciones de formacin para el Trabajo y el Desarrollo Humano. Fue
ratificada por el Consejo Directivo de ICONTEC el 12 de diciembre de 2007, esta
MANUAL DE CALIDAD


norma fue elaborada por la unidad sectorial de Normalizacin de Calidad de la
formacin para el Trabajo del Ministerio de Educacin Nacional.
NORMA NTC- 5664. Es la norma Tcnica Colombiana que establece los
requisitos de calidad de los programas de formacin para el trabajo en el rea de
formacin artstica y cultural, acorde con la legislacin vigente que rige a las
instituciones educativas que ofrecen este servicio educativo.
ARTE: Actividad creativa del ser humano que consiste en transformar y combinar
materiales. Imgenes, sonidos, para transmitir una idea o un sentimiento y
producir un efecto esttico, o para embellecer ciertos objetos o estructuras
funcionales, conjunto de obras resultantes de esta actividad que pertenecen a un
pas, una poca, un autor o una esttica determinada.
CERTIFICADO DE ACTITUD OCUPACIONAL: Es el documento otorgado por una
institucin educativa autorizada para ofrecer educacin para el Trabajo y el
Desarrollo Humano a aquellas personas que han cursado y finalizado programas
en las reas de formacin artstica.
COMPETENCIA LABORAL: Es la capacidad que una persona posee para
desempear una funcin productiva en escenarios laborales usando diferentes
recursos bajo ciertas condiciones que aseguran la calidad en el logro de los
resultados.
CLIENTE: Puede ser una organizacin o individuo que recibe un producto y/o
servicio.
DOCENTE O PROFESOR: Persona que planifica, acompaa, promueve y evala
el servicio de formacin del estudiante para la adquisicin de competencias
laborales de acuerdo con lo establecido en el P.E.I
EVIDENCIAS REQUERIDAS: Pruebas necesarias para evaluar y juzgar la
competencia laboral de una persona, definida en los criterios de desempeo y los
conocimientos y comprensiones esenciales y delimitadas por el rango de
aplicacin.
EGRESADO: Persona que sale de un establecimiento educativo despus de
haber terminado sus estudios.
OCUPACIONES: Corresponde a los mbitos institucionales o laborales en los
cuales el perfil que se est presentando tiene una movilidad laboral.
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EFICACIA: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan
los resultados planificados.
EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los
resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y
disponibles.
PRINCIPIOS Y VALORES .Son pautas de comportamiento establecida por la
institucin, para que sean compartidas y practicadas en la vida laboral cotidiana.
MISION. Es la razn de ser de la organizacin. Describe sus valores y prioridades.
Expresa el verdadero sentido de la institucin proyectando a la vez una imagen
clara de sus actividades esenciales.
VISION. Es la imagen o situacin deseada, que el Centro Cultural Santa Isabel
proyecta en un futuro.
POLITICA DE CALIDAD. Es un mensaje claro del compromiso de la direccin con
la calidad y con el cumplimiento de los requisitos de nuestros clientes que
persigue mejoras continuas para el suministro de un servicio. Este compromiso
debe ser compartido por todos.
OBJETIVO DE LA CALIDAD. Son los propsitos claros y medibles que permiten
lograr el cumplimiento de la Poltica de Calidad, con el fin de mejorar
continuamente la prestacin de los servicios a nuestros clientes.
PROCEDIMIENTO. Es la secuencia de acciones unidas entre s, que ordenadas
en forma lgica permite cumplir con el objetivo de satisfacer a nuestros clientes.
PROCESO. Es un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden
con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes. Es la
parte dinmica que muestra la manera como debemos ofrecer nuestros servicios.
ALTRUISMO: abnegacin, esmero complacencia en el bien ajeno aun a costa del
propio.

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4. DESCRIPCION CUMPLIMIENTO REQUISITOS DE LA NORMA NTC-5555
PRESENTACION DE LA INSTITUCION

El Centro Cultural Santa Isabel es una Institucin de Educacin para el Trabajo y el
Desarrollo Humano con licencia de funcionamiento expedida por la Secretaria de
Educacin del municipio de Sogamoso segn Resoluciones Nros. 0014 del 25 de abril de
2005 y. 094 de 2006, registro de programas resolucin No 053 del 23 de marzo de 2010.
Pertenecemos a una organizacin comunal de primer grado, contamos con un excelente
grupo de colaboradores siendo el altruismo y el trabajo en equipo la base fundamental de
nuestro xito.
Como institucin educativa pretendemos formar artistas integrales, que se puedan
desempear como difusores de los conocimientos recibidos, a la vez que les brinde la
posibilidad de utilizar sus conocimientos artsticos para desenvolverse laboralmente como
msicos o como gestores de sus propias empresas que estn relacionadas con la
actividad musical.
MISION

COMO ORGANIZACIN COMUNAL PRESTAR UN SERVICIO SOCIAL, APLICANDO EL
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD EN LA FORMACION MUSICAL DE NIOS, JOVENES
Y ADULTOS, BRINDANDO UNA ALTERNATIVA PARA EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO
LIBRE, FOMENTANDO EN NUESTROS ESTUDIANTES LA NECESIDAD DE PRACTICAR UNA
SANA CONVIVENCIA BASADOS EN LOS VALORES HUMANOS UTILIZANDO COMO
INSTRUMENTO LA MUSICA, DESARROLLANDO EN CADA UNO DE ELLOS COMPETENCIAS
LABORALES Y ARTISTICAS.

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VISION

SER UNA ORGANIZACIN COMUNAL CON UNA VOCACION ALTRUISTA, QUE
OFRECE SERVICIOS EDUCATIVOS ORIENTADOS AL FOMENTO DE LA SANA
CONVIVENCIA, CON UN SENTIDO DE PROYECCION DE ARTISTAS Y COMO
FORMADORES DE NUEVOS TALENTOS. A CORTO PLAZO (UN AO) IMPLEMENTAR
PROCESOS DE GESTION DE LA CALIDAD, A MEDIANO PLAZO (TRES AOS) SER
RECONOCIDA COMO UNA INSTITUCION EDUCATIVA DE FORMACION PARA EL
TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO LIDER EN LA FORMACION MUSICAL EN EL
DEPARTAMENTO DE BOYACA. A LARGO PLAZO (CINCO AOS) SER RECONOCIDA
A NIVEL NACIONAL AMPLIANDO NUESTROS SERVICIOS A OTRAS AREAS DEL
ARTE Y EL SABER
4.1 REQUISITOS GENERALES

El Centro Cultural Santa Isabel establece, documenta implementa y mantiene un sistema
de gestin de calidad en busca de la mejora continua aprovisionando recursos e
informacin neceara para la operacin y seguimiento de los procesos, de acuerdo a los
requisitos establecidos en la norma NTC-5555, para esto:
a) Identificamos los procesos de planeacin institucional, gestin de la calidad, gestin
acadmica, gestin a la comunidad, gestin administrativa y financiera, gestin del
talento humano y gestin de proyectos como prioritarios para el sistema de gestin de
calidad.
b) Determinamos la secuencia e interaccin de estos procesos.
c) Determinamos los criterios y mtodos necesarios para asegurarnos de que tanto la
operacin como el control de estos procesos sean eficaces.
d) Aseguramos la disponibilidad recursos e informacin necesarios para apoyar la
operacin y el seguimiento de estos procesos.
e) Realizamos el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos.
f) Implementamos las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la
mejora continua de estos procesos.
g) Nuestros programas de formacin para el trabajo deben cumplir los requisitos de
calidad relacionados con: denominacin del programa, justificacin, la organizacin
curricular, personal docente, procesos relacionados con los estudiantes y egresados,
organizacin administrativa, evaluacin y mejoramiento continuo, recursos especficos
para desarrollar el programa, sostenibilidad financiera e infraestructura.

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4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN
4.2.1 Generalidades
Los documentos del Sistema de gestin de calidad del Centro Cultural Santa Isabel, en
concordancia con por la norma NTC 5555 son:
a) Declaraciones documentadas de la poltica de calidad y de los objetivos de calidad.
b) El Manual de calidad
c) Los procedimientos documentados requeridos segn los procesos descritos en el
numeral 4.1.
d) Los documentos que requiere el Centro Cultural Santa Isabel para asegurar la
planificacin eficaz, operacin y control de sus procesos.
e) Los registros requeridos por la norma NTC-5555 en su numeral 4.2.4.
f) La documentacin puede estar en cualquier formato o tipo de medio.
4.2.2 Manual de calidad
El centro Cultural Santa Isabel, establece y mantiene el presente manual de calidad para
el manejo del sistema de gestin de calidad, el cual incluye.
a) El Alcance de nuestro sistema de gestin de la calidad y las interacciones entre los
procesos estratgicos, misionales y de apoyo.
b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin de la
calidad.
c) Descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin de la calidad.
d) La responsabilidad, la autoridad y las interrelaciones de los procesos.
4.2.3 Control de los documentos.
Para lograr el buen funcionamiento del sistema de Gestin de la calidad los documentos
se deben actualizar permanentemente y estarn disponibles para su uso. Para este fin el
Centro Cultural Santa Isabel establece el procedimiento de gestin documental que
describe:
a) Aprobacin de los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin.
b) Revisin y actualizacin de los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente.
c) Identificacin de los cambios y el estado de revisin actual de los documentos.
d) Verificacin de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso.
e) Asegurar que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables.
f) Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y se controla su
distribucin.
g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una
identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn:
4.2.4 Control de Registros
Teniendo en cuenta que los registros proporcionan evidencias sobe las actividades
realizadas por el Centro Cultural Santa Isabel, se establece un procedimiento
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documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el
almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de
los registros acorde con la legislacin o reglamentacin.
4.3 REQUISITOS SOBRE LOS PROGRAMAS

4.3.1 Requisitos sobre la denominacin de los programas

Para la denominacin de nuestros programas, se tendr en cuenta los siguientes
elementos:
a) las disposiciones legales vigentes.
b) La denominacin del programa debe estar relacionada con el rea de desempeo
referida en la clasificacin nacional de ocupaciones.
c) El conjunto de competencias laborales diseadas por la mesa sectorial de msica.
d) La coherencia entre el plan de estudios propuesto y la denominacin del
programa.
e) La homologacin y articulacin de los programas en la cadena de formacin con
programas de educacin superior de carcter tcnico, tecnolgico y profesional.
f) La coherencia entre la denominacin del programa y su correspondiente
certificado de actitud ocupacional.

4.3.2 Justificacin de los programas
La justificacin de los programas se planteara en relacin con las demandas reales de los
clientes potenciales.
a) Estudios de caracterizacin de la mesa sectorial de msica.
b) Normas de competencia laboral diseadas por la mesa sectorial de msica.
c) Lineamentos para la formacin en msicas tradicionales (Plan nacional de msica
para la convivencia, Plan nacional de educacin artstica y Plan nacional para las
artes).
d) Los factores diferenciadores del programa en relacin con la oferta educativa artstica
similar presente en el contexto local, regional y nacional.
4.3.3 Requisitos sobre la organizacin curricular
La organizacin curricular de los programas debe responder a los siguientes aspectos:
Perfiles de ingreso y egreso, competencias laborales a desarrollar, orientaciones
pedaggicas, los planes de estudio, los contextos de aprendizaje y los mecanismos de
articulacin con la educacin superior.

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4.3.3.1 Perfiles de Ingreso

La institucin define los perfiles de ingreso teniendo en cuenta que un alto nmero de
estudiantes son nios menores de 12 aos, los requisitos de ingreso son mnimos, edad
nueve aos, escolaridad cuarto de primaria.
4.3.3.2 Perfiles de egreso
El perfil de egreso del estudiante es dado por el campo artstico y laboral en el cual se
puede desempear el egresado que es el siguiente;
Interprete del repertorio de la msica popular y clsica.
Generar por si solo o en asocio con otras personas su propia empresa cultural.
Hacer parte de grupos musicales, del gnero de la msica tradicional o popular.
Realizarse como artista solista.
4.3.3.3 Enfoque Pedaggico y metodolgico
Los programas estn orientados bajo un enfoque pedaggico basado en la metodologa
presencial, la estrategia es la formacin musical aplicando el mtodo Cognitivo -
Psicomotriz, las Tcnicas didcticas activas ms utilizadas son la Demostracin y la
prctica
4.3.3.4 Planes de estudio
Los planes de estudio deben contener, denominacin del programa, duracin estimada,
competencia laboral, elementos de la competencia laboral, resultados de aprendizaje
esperados, conocimientos que adquiere el estudiante, criterios de evaluacin y perfil del
docente.
4.3.3.4.1 Organizacin de las actividades de formacin
El proceso de formacin est organizado por mdulos, los cuales se subdividen en
crditos acadmicos, el trabajo es 80% presencial y 20 % trabajo autnomo, la prctica se
realiza con el acompaamiento o tutoras de un docente, teniendo en cuenta que esta se
lleva a cabo en nuestros propios grupos musicales con los cuales cuenta la institucin.

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4.3.3.4.2 Estrategia metodolgica
La estrategia metodolgica utilizada es la formacin musical aplicando el mtodo
Cognitivo -Psicomotriz, las Tcnicas didcticas activas ms utilizadas son la
Demostracin y la prctica.
Lo anterior teniendo en cuenta que la msica requiere de un alto domino de de las
tcnicas de digitacin y pulsacin, la armona, el ritmo, compas entre otros factores que
solo se adquieren a travs de la practica.
4.3.3.4.3 Contextos de aprendizaje
Para el aprendizaje de nuestros estudiantes, contamos con una planta fsica adecuada,
con equipos (instrumentos musicales) para cada una de las modalidades musicales, con
un talento humano de alta calidad dentro de los cuales se encuentran nuestros docentes,
directivos y colaboradores.
Como valor agregado proyectamos a nuestros estudiantes en la medida que van
adquiriendo destrezas artsticas para que muestren su talento en diferentes escenarios a
travs de concursos, presentaciones, festivales entre otros.
4.3.3.4.4 Distribucin del tiempo de trabajo formativo
La distribucin del tiempo est dada en un 80% acompaamiento del docente y un 20 %
de trabajo autnomo, las practicas se realizan bajo la orientacin y tutoras de un docente,
en nuestros propios grupos musicales.
4.3.3.4.5 Evaluacin de los aprendizajes
La evaluacin de los aprendizajes se hace mediante pruebas de conocimiento y
desempeo, dentro de las pruebas de desempeo se tiene en cuenta las presentaciones,
la participacin en concursos, festivales entre otros,

MANUAL DE CALIDAD


5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION.
En el Centro Cultural Santa Isabel la alta direccin, se encuentra representada por el
director de la institucin quien proporciona su compromiso, con el desarrollo e
implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, a travs de:
a) Establecer, definir y divulgar la poltica de calidad.
b) Establecer y divulgar los objetivos de calidad
c) Asegurar la disponibilidad de los recursos para la implementacin y el logro de los
objetivos del sistema de gestin de la calidad.
d) Informar a la comunidad educativa mediante los medios de comunicacin
establecidos, la importancia de cumplir con los requisitos de la calidad de los
beneficiarios, as como con los requisitos legales y reglamentarios para la prestacin
del servicio.
e) Revisar peridicamente el estado del sistema de gestin de la calidad de la institucin
a partir de los indicadores, los resultados de las evaluaciones institucionales y de las
auditorias de la calidad, el estado de las acciones correctivas y preventivas, entre
otras.
f) Concientizar a todo el grupo de colaboradores sobre la importancia de satisfacer los
requisitos de los clientes
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
La direccin del Centro Cultural Santa Isabel, identifica los clientes y partes interesadas
en nuestra rea de influencia para determinar sus necesidades y expectativas y asegurar
su cumplimiento.
Cada proceso del Sistema de Gestin de la Calidad, establece los procedimientos que
hacen parte de su quehacer, los cuales son revisados, por la direccin quien verifica la
coherencia del documento con los parmetros establecidos por el sistema de Gestin de
la Calidad y los requisitos del cliente.
La medicin de la satisfaccin del cliente se evala de acuerdo a lo establecido en el
respectivo procedimiento, la direccin se asegura de analizar dicha informacin en sus
revisiones.
5.2.1 Requisitos sobre el personal Docente
Los requisitos y funciones del personal docente se encuentran debidamente documentado
en el manual de funciones
5.2.1 Distribucin de la asignacin acadmica para el personal docente.
El nmero de docentes se define teniendo en cuenta el nmero de estudiantes inscritos
en cada uno de los programas, el nmero de estudiantes por docente se realiza teniendo
en cuenta que los procesos artsticos demandan una formacin casi personalizada, por lo
cual cada uno de los grupos no podr ser inferior a diez ni superior a quince estudiantes
por docente. Se excepta la area de solfeo en donde el nmero de estudiantes puede
ser de mximo treinta.
MANUAL DE CALIDAD


5.3 POLITICA DE LA CALIDAD
En el Centro Cultural Santa Isabel nos dedicamos a la prestacin del servicio
educativo de formacin para el Trabajo y el Desarrollo humano de nios, jvenes y
adultos en el rea de la msica como una alternativa en el aprovechamiento del
tiempo libre. Por ser una organizacin comunal contamos con un excelente grupo
de colaboradores siendo el altruismo y el trabajo en equipo la base fundamental
de nuestra institucin lo que nos permite prestar un servicio social basado en
estndares de alta calidad, buscando la completa satisfaccin del cliente, y la
excelencia en la prestacin de nuestro servicio, aplicando los requisitos de las
normas Tcnicas Colombianas NTC-5555 Y 5664 y el cumplimiento de los
objetivos de calidad, realizando mejora continua a todos los procesos
establecidos.
5.4 PLANIFICACION

5.4.1 Objetivos de la calidad.

5.4.1.1 Objetivo General.
Implementar, mantener y realizar mejora continua al sistema de gestin de la Calidad del
Centro Cultural Santa Isabel como parte integral de la cultura organizacional de la
institucin.

5.4.1.2 Objetivos especficos

El centro Cultural Santa Isabel adopta los siguientes objetivos especficos de calidad.

Hacer planeamiento institucional e Implementar, mantener y realizar mejora continua
al Sistema de Gestin de calidad segn lo establecido en las normas NTC-5555 Y
5664.

Realizar una adecuada inversin de nuestros recursos econmicos que garanticen el
cumplimiento de nuestra misin.

Fortalecer la gestin para la consecucin de recursos aumentando nuestros ingresos
en un 5 % anualmente.

5.4.2 Planificacin del sistema de gestin de la calidad

La planeacin del Centro Cultural Santa Isabel, se realiza con el fin de cumplir los
requisitos citados en el numeral 4.1 de este manual, as como los objetivos de calidad, y
el cumplimiento de lo establecido en el Proyecto Educativo Institucional.
MANUAL DE CALIDAD


El Centro Cultural Santa Isabel define y documenta como se cumplirn los requisitos para
el Sistema de gestin de la calidad, garantizando el cumplimiento de la poltica y objetivos
de la calidad, definiendo mtodos de implementacin y evaluacin para satisfacer la
necesidades de los clientes.

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

5.5.1 Responsabilidad y autoridad.

El Centro Cultural Santa Isabel cuenta con el organigrama de la institucin, las
responsabilidades y autoridades son definidas en el manual de funciones, as como en
cada uno de los procedimientos se registra el responsable del mismo. De igual forma en
el manual de convivencia de la institucin se encuentran descritas las responsabilidades y
autoridad de cada una de las personas que hacen parte de la comunidad educativa del
Centro Cultural.

5.5.2 Representante de la Direccin.

La Junta Administradora ha asignado esta responsabilidad al Director del Centro Cultural
Santa Isabel.

5.5.3 Comunicacin Interna

Para la comunicacin Interna se emplean como medios de difusin, la cartelera, un
boletn mensual de noticias, la pagina WEB de la institucin, documentos escritos como
circulares y se realizan reuniones con docentes, estudiantes y padres de familia para
cumplir con este proceso.

5.6 REVISION POR LA DIRECCION

5.6.1 Generalidades

Para asegurar la adecuacin y eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad se realizan
revisiones semestrales por parte del Director de la Institucin.

5.6.2 Informacin para la revisin

La informacin de entrada para las revisiones son las contempladas en la norma NTC-
5555 y en el procedimiento para la revisin por la direccin.
5.6.3 Resultados de la revisin

Los resultados de la revisin del Sistema de Gestin de la calidad por parte del director
quedan consignados en actas y se realiza seguimiento a la correccin de las mejoras que
se deben implementar, teniendo en cuenta los parmetros establecidos en la norma
NTC-5555.

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6. GESTION DE LOS RECURSOS

6.1 PROVISION DE LOS RECURSOS

Los recursos a asignar para implementar y mantener el Sistema de Gestin de la calidad
y mejorar continuamente su eficacia y aumentar la satisfaccin de los clientes, se asignan
en el presupuesto que es aprobado en la Asamblea de Asociados que se lleva a cabo
todos los aos en el mes de marzo.

6.2 TALENTO HUMANO

6.2.1 Generalidades

El Centro Cultural Santa Isabel, por ser una organizacin comunal sin nimo de lucro,
cuenta con un equipo de colaboradores comprometidos, con un gran sentido de
pertenencia hacia la institucin y con una vocacin de trabajo en equipo, incluyendo a
nuestros Docentes que son personas calificadas con base en su formacin profesional
y experiencia que garantizan la excelencia en la prestacin del servicio.

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin

Para Garantizar la competencia e idoneidad del personal el Centro Cultural establece un
proceso de gestin del Talento humano en donde se establece;

a. Competencias necesarias para el personal Docente y Administrativo que afecta la
calidad del servicio.
b. La manera de proporcionar formacin o tomar otras acciones encaminadas a
desarrollar el talento humano
c. Los parmetros para evaluar la Gestin del desempeo del personal.
d. Las acciones encaminadas a propiciar la toma de conciencia, la importancia de sus
actividades para el logro de los objetivos del Sistema de Gestin de la calidad.
6.2.3 Evaluacin de los Docentes
La evaluacin de los docentes se realiza aplicando el formato diseado para tal fin que
hace parte del proceso de gestin del Talento Humano.
6.2.4 Requisitos sobre los procesos relacionados con los estudiantes y egresados
6.2.4.1 Reconocimiento de aprendizajes previos
Cuando un estudiante ingresa a la institucin y manifiesta tener un conocimiento previo
sobre el instrumento para el cual se matricula, el profesor encargado del respectivo
programa le realiza una audicin para evaluar esos conocimientos y de esta forma
ubicarlo en el nivel que le corresponde, a la vez que se disea un programa para mejorar
a aquellas debilidades que sea necesario fortalecer acorde a las exigencias y requisitos
de la institucin.
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6.2.4.2 Certificados de reconocimiento de la formacin recibida
El certificado que entrega la institucin es el de Tcnico Laboral por competencias en:
Instrumentos de cuerdas pulsadas, instrumentos de cuerdas frotadas, instrumentos de
percusin tradicional, instrumentos de viento y Canto popular y/o tradicional.
Estos certificados se entregan en concordancia a lo establecido en la clasificacin
nacional de ocupaciones, definidas por la mesa sectorial de msica, para lo cual el
estudiante debe cumplir con los requisitos de las normas de competencia laboral que
establece cada una de estas titulaciones,
6.2.4.3 Seguimiento de egresados
Para el seguimiento de egresados se cuenta con un formato diseado para tal fin que
hace parte de los documentos del Proceso de Gestin a la Comunidad. De igual forma se
tiene una base de datos actualizada con las direcciones y telfonos de cada uno de los
egresados para mantener contacto peridico.
6.3 INFRAESTRUCTURA
El Centro Cultural Santa Isabel Cuenta con la infraestructura necesaria para lograr la
conformidad con los requisitos del servicio, que incluye:
a. Instalaciones propias conformada por seis aulas de clase, baos para estudiantes y
docentes, patio de descanso.
b. Construccin en proceso que en la actualidad tienen habilitada una, oficina, almacn
y bao.
c. Equipo de computo
d. Vigilancia para las instalaciones fsicas.
e. Equipos para la enseanza y practica de los estudiantes (Instrumentos musicales)
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
Para asegurar un ambiente de trabajo adecuado y para lograr la conformidad de los
requisitos del servicio, el Centro Cultural Santa Isabel, desarrolla actividades al interior de
la institucin, especialmente dirigida a la participacin en festivales, encuentros y
concursos, se otorgan estmulos y Distinciones.
Dentro de la Gestin a la comunidad se realiza todos los aos el Concurso nacional ZUE
DE ORO.
Se cuenta con un plan de gestin de riesgos para actuar ante una emergencia generada
por fenmenos fsicos, ambientales o naturales.

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7. REALIZACION DEL SERVICIO
7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL SERVICIO
El Centro Cultural Santa Isabel, planifica la prestacin del servicio siendo coherentes con
el Sistema de Gestin de la calidad, y el Proyecto Educativo Institucional para lo cual los
procesos deben ser revisados por el director en cuanto a su ejecucin y cumplimiento de
los objetivos de calidad. Hace parte de la planificacin la asignacin de recursos acorde
con lo que sea aprobado en el plan de inversin de la institucin. Toda la planeacin se
hace pensando en influir directamente en la satisfaccin de los clientes. Se debe tener en
cuenta que las inquietudes de los clientes son el principal campo de mejora del sistema
de Gestin de la calidad.
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio
Cada uno de los procesos del Centro Cultura Santa Isabel que hacen parte del sistema de
Gestin de la calidad, determinan a travs de sus procedimientos:
a. Los requisitos de los clientes con relacin a la prestacin del servicio educativo.
b. Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para la prestacin del
servicio.
c. Los requisitos relacionados con la pertinencia de la oferta de formacin.
d. Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el servicio, segn la
normatividad vigente.
e. Otros requisitos estipulados por el Centro Cultural enmarcados en la normatividad
interna y en el Proyecto Educativo Institucional.
7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el servicio
El centro Cultural Santa Isabel, revisa los requisitos relacionados con los servicios al
cliente y se asegura de:
a. Tener los requisitos claramente definidos para la prestacin del servicio.
b. Establecer acuerdos previos con el cliente para resolver las diferencias entre los
requisitos del servicio y los solicitados previamente.
c. Determinar si se cuenta con la capacidad necesaria para cumplir con los requisitos del
servicio solicitado.
Los registros que se generen de la revisin, se controlan como lo establece el
procedimiento de control de registros.
Cuando se trate de una solicitud verbal del cliente aprobando el servicio, se debe
comprobar que los requisitos registrados all son los exigidos por l.
Cuando se cambian los requisitos del servicio la persona encargada de ejecutar el
procedimiento, se asegura que la documentacin pertinente sea modificada y que los
interesados se enteren de los requisitos modificados.

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7.2.3 Comunicacin con el Cliente.
Para tener una eficiente comunicacin con los clientes el Centro Cultural Santa Isabel,
dispone de canales de comunicacin tales como, pgina WEB, boletn mensual de
noticias, cartelera, correo electrnico correspondencia interna y atencin personalizada
para:
a. Suministrar informacin sobre el servicio
b. Consultas referentes al servicio
c. La orientacin a los estudiantes y la promocin de los servicios a la comunidad
educativa.
d. Retroalimentacin con el cliente y quejas.
Este ultimo inciso cuenta con el procedimiento de quejas y reclamos, relacionado con
recepcin y tramite.
7.3 DISEO Y DESARROLLO
7.3.1 Planificacin del diseo y Desarrollo
En el Centro Cultural Santa Isabel, la planificacin y control en el diseo y desarrollo del
servicio, se encuentra a cargo del Director, quien verifica que la planeacin se realice
teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas,
as como del proyecto educativo Institucional P.E.I y la legislacin vigente. Tambin debe
tener en cuenta:
a. Las etapas del diseo y desarrollo
b. La revisin, verificacin y validacin, apropiadas para cada etapa del diseo y
desarrollo.
c. Establecer las actividades de verificacin del diseo de la oferta de formacin para el
trabajo para comprobar si los resultados estn cumpliendo los requisitos.
d. Las responsabilidades y autoridades para el diseo y desarrollo.
Los resultados de la planificacin, se actualizan en caso de ser necesario, a medida que
se progresa en el diseo, desarrollo y elaboracin, mediante reuniones de
retroalimentacin peridicas.
7.3.2 Elementos de entrada para el diseo y desarrollo.
Los elementos de entrada relacionados con los requisitos especficos para el diseo y
desarrollo del servicio, se determinan mediante las necesidades de los clientes y la
experiencia de la institucin en la prestacin del servicio, para esto se debe recoger
informacin de distintas fuentes como comunidad educativa, autoridades
gubernamentales, gremios, asociaciones educativas, comunidad aledaa y sector
productivo. Se deben considerar como elementos de entrada los siguientes:
a. Proyecto Educativo Institucional (P.E.I)
b. Sector Productivo en lo relacionado a las competencias a desarrollar.
c. Caractersticas de los estudiantes.
d. Marco normativo vigente.
e. Especificaciones del cliente
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f. Requisitos tecnolgicos
g. Caractersticas socioculturales
h. La informacin proveniente de diseos previos similares, cuando sea aplicable.
i. Cualquier otro requisito esencial para el diseo y desarrollo.
7.3.3 Resultados del Diseo y Desarrollo.
Para verificar la correspondencia entre los resultados del diseo y desarrollo con respecto
a lo planificado, se hace un seguimiento al proceso teniendo en cuenta los siguientes
factores:
a. Se cumplen los requisitos de los elementos de entrada para el diseo y desarrollo.
b. Se proporciona informacin apropiada para la prestacin del servicio.
c. Contiene o hace referencia a los criterios de aceptacin del servicio
d. Especifica las caractersticas del servicio que son esenciales.
7.3.4 Revisin del Diseo y Desarrollo
Se hacen revisiones al diseo y desarrollo del servicio con retroalimentacin mediante
reuniones peridicas con el personal involucrado en el proceso para:
a. Evaluar la capacidad de los resultados del diseo y desarrollo para cumplir los
requisitos.
b. Identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias.
Se mantienen registros del resultado de dichas reuniones y de las acciones tomadas
7.3.5 Verificacin del diseo y desarrollo
La verificacin se realiza durante el proceso segn lo establecido en los numerales 7.3.3 y
7.3.4 del presente manual, con el fin de que los resultados cumplan con los requisitos de
entrada.
7.3.6 Validacin del Diseo y Desarrollo.
La validacin se realiza teniendo en cuenta el procedimiento de diseo y desarrollo, se
realiza antes de iniciarse a prestar el servicio con el fin de hacer los ajustes que se
requieran y cumplir con los requisitos exigidos por el cliente.
7.3.7 Control de los cambios del diseo y desarrollo
Cuando se realiza un cambio en el diseo y desarrollo, se registra y justifica e incorpora
en el respectivo documento. As mismo, dichos cambios se revisan, verifican y validan
como se menciona en los numerales 7.3.4, 7.3.5 y 7.3.6 del presente manual. Se
mantienen registros de los resultados de la revisin de los cambios.
7.4 COMPRAS
Las compras en el Centro Cultural Santa Isabel, se realizan de acuerdo al proceso
establecido para tal fin. La seleccin y seguimiento de los proveedores, se establece de
acuerdo al tipo de compra que se realice.
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7.4.1 Proceso de compras
Las compras de productos o servicios que tengan efecto sobre la calidad del servicio o en
los procesos de prestacin del servicio deben cumplir con requisitos especficos. Este
requisito solamente es aplicable para las compras de la institucin, acerca de las cuales
se considere que una falta de conformidad o de disponibilidad puede afectar la calidad en
la prestacin del servicio. Para esto nos apoyamos en el procedimiento de compras.

Para la seleccin, evaluacin y seguimiento de los proveedores, se tendr en cuenta el
procedimiento y la herramienta diseada para tal fin.

7.4.2 Informacin de las compras

Se debe describir las caractersticas del insumo o servicio por comprar antes de informar
al proveedor, teniendo en cuenta que este llene las necesidades y expectativas de la
institucin,

7.4.3 Verificacin de los Productos comprados

Se realiza una inspeccin al producto comprado para verificar que cumple con los
requisitos de compra especificados.

7.5 PROCESO EDUCATIVO Y PRESTACION DEL SERVICIO
7.5.1 Control del proceso educativo y de la prestacin del servicio
Los aspectos relacionados con el control de la prestacin del servicio se encuentran
enunciados en cada proceso, adems la institucin establece controles generales con
base en reglamentos, acuerdos, manuales entre otros.
Cada proceso que hace parte del sistema de Gestin de la calidad dispone para la
prestacin del servicio de:
a. Procedimientos que hacen parte de los procesos en los que se describen las
actividades y controles necesarios para la prestacin del servicio.
b. Instrucciones de trabajo para el personal.
c. Equipo necesario para la prestacin del servicio, a los cuales se les hace
mantenimiento.
d. Indicadores de gestin con los cuales se mide la actividad ejecutada.
e. Actividades para la implementacin del seguimiento y medicin del servicio.
f. Formato de seguimiento a egresados.
g. Evaluacin de los estudiantes.
h. Actividades de promocin, graduacin y certificacin de la formacin recibida.
7.5.2 Validacin de los procesos de la prestacin del servicio.
El Centro Cultural Santa Isabel, establece elaborar encuestas para evaluar la prestacin
del servicio una vez finalizado cada uno de los trimestres acadmicos que permiten
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detectar las deficiencias, despus de haberse prestado el servicio y que no fueron
detectadas durante los procesos de planificacin y ejecucin.
Con base en los resultados obtenidos con la medicin de estos resultados, se validan las
acciones tomadas.
7.5.2.1 Autoevaluacin Institucional
La autoevaluacin institucional se realiza todos los aos y para esto se conforma un
equipo de trabajo conformado por un docente, un directivo, un representante de los
padres de familia y un representante de los estudiantes. Para cumplir con su funcin la
institucin pone a disposicin de este equipo de trabajo de los formatos que contienen las
listas de chequeo, mtodo de evaluacin entre otros.
7.5.2.2 Evaluacin de los programas
Los programas que ofrece la institucin deben ser evaluados por el Consejo Acadmico,
para la verificacin de los siguientes aspectos:
a) Vigencia de las normas de competencia que sirven de referente del programa.
b) Conveniencia de los contextos de aprendizaje, infraestructura y equipos con relacin a
los avances tecnolgicos del sector.
c) Impacto general de la comunidad educativa a nivel de mejoramiento de aspectos
como es el aprovechamiento del tiempo libre.
d) Evaluacin del diseo curricular
7.5.2.3 Mejoramiento contino.
A partir de la autoevaluacin institucional, evaluacin de los programas, encuestas, no
conformidades detectadas y las respectivas acciones correctivas, las auditorias internas,
la revisin por la direccin, el seguimiento a indicadores de gestin y el seguimiento a la
herramienta de administracin de riesgos, se elabora el plan de mejoramiento, el cual
contiene, objetivos, metas, indicadores, acciones, responsables y plazos.
7.5.2.4 Vinculacin con el sector productivo
El centro cultural Santa Isabel, establece acuerdos y convenios con entidades pblicas y
privadas que nos puedan apoyar en los siguientes aspectos:
Como espacio consultivo al momento de establecer el perfil de egreso esperado y en
el diseo del programa.
En acciones de formacin en espacios productivos reales.
En el prstamo o intercambio de instalaciones o equipos.
En la actualizacin de docentes.
En los procesos de evaluacin de los aprendizajes facilitando escenarios y situaciones
reales para que estos se realicen
En espacios de prctica para los estudiantes.
En la evaluacin de los programas
En la puesta en marcha de los planes de mejoramiento contino.

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7.5.3 Identificacin y Trazabilidad
Cada proceso que hace parte del sistema de Gestin de la Calidad del Centro Cultural
Santa Isabel identifica y da trazabilidad al servicio que presta por medio de los registros
que hacen parte del procedimiento de control.
7.5.4 Propiedad del cliente.
Se considera propiedad del cliente externo, los documentos con la informacin
proporcionada por el mismo, necesario para prestar el servicio y de los clientes internos,
lo aportes sociales de los asociados.
Los documentos se protegen y salvaguardan bajo archivo al cual solo tiene acceso el
personal involucrado y designado para tal fin.
Para el caso de los aportes sociales, estos se protegen mediante una correcta inversin,
dando cumplimiento a lo establecido en el reglamento de aportes sociales aprobados por
la Junta Administradora del Centro Cultural Santa Isabel.
Tambin hacen parte los instrumentos y dems elementos recibidos en calidad de
prstamo.
7.5.5 Preservacin del producto en la institucin.
Para la preservacin de los documentos acadmicos, materiales impresos, discos
magnticos entre otros, se cuenta con un manual de archivo y con el instructivo de
elaboracin y codificacin de documentos y el instructivo de control de registros definido
dentro del sistema de gestin de calidad.
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICION

La medicin del servicio se realiza mediante la aplicacin de encuestas a estudiantes y
padres de familia, de igual forma se tiene en cuenta los resultados obtenidos en
encuentros, festivales y concursos a nivel local, departamental y nacional, que permiten
analizar el grado de aprendizaje y competencia artstica de los estudiantes.
Para la correcta prestacin del servicio, se realiza seguimiento a los instrumentos
musicales que se utilizan en la formacin de los estudiantes, los cuales influyen
directamente en la prestacin del servicio. Cada uno de los instrumentos debe tener su
respectiva hoja de vida que contiene los registros de seguimiento.
Para la afinacin de los instrumentos, Se cuenta con afinadores cromticos, los cuales
dada su caracterstica tcnica no permiten realizarles calibracin, una vez cumplen su
vida til deben ser reemplazados por un equipo nuevo.

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8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.1 GENERALIDADES.
El Centro cultural Santa Isabel planifica e implementa los procesos de seguimiento,
medicin, anlisis y mejora para:
a. Demostrar la conformidad del servicio
b. Asegurarse de la conformidad del sistema de la gestin de la Calidad.
c. Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION
8.2.1 Satisfaccin del Cliente.
Como una de las medidas de desempeo del sistema de gestin de la calidad, los
procesos del Centro Cultural Santa Isabel, realizan el seguimiento de la informacin
relativa a la percepcin del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos.
8.2.2.1 Evaluacin de la satisfaccin del cliente.
La institucin evala peridicamente la satisfaccin del cliente los cuales pueden ser:
Estudiantes
Gremios, otras instituciones educativas o empresas que contratan o realizan convenios
para la formacin artstica musical de su personal.
Instituciones de educacin superior, entidades gubernamentales, empresas privadas con
quienes se establecen convenios de apoyo o de articulacin con las cadenas de
formacin.
Para llevar a cabo se aplican las encuestas, se reciben las quejas, reclamos, sugerencias
y oportunidades de mejora de acuerdo a los formatos establecidos en el proceso de
Gestin de la Calidad.
8.2.2 Auditora Interna
El Centro Cultural Santa Isabel, realiza a intervalos auditoras internas por procesos para
determinar si el sistema de gestin de la calidad se est aplicando conforme a las
disposiciones planificadas y si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Se
establece un procedimiento documentado de auditorias internas de calidad en donde se
define las responsabilidades, requisitos para la planificacin y la realizacin de auditoras,
informacin de resultados y mantenimiento de los registros asociados.

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8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos
El Centro Cultural Santa Isabel realiza el seguimiento y medicin de los procesos que
hacen parte del Sistema de Gestin de la Calidad para determinar si estos estn
cumpliendo con los objetivos planteados.
Para ello se han establecidos indicadores dentro de cada proceso, que deben ser
medidos de manera especfica por los responsables del proceso, en caso de no cumplir
las metas definidas, se toman las acciones correctivas pertinentes.
8.2.4 Seguimiento y medicin del servicio.
Cada uno de los procesos que hacen parte del sistema de gestin de la calidad, realiza el
seguimiento y medicin a las solicitudes de servicio, incluida la evaluacin de:
a) Los logros de aprendizaje de los estudiantes, de acuerdo con el programa de
formacin.
b) El cumplimiento en el desarrollo del Currculo.
c) El cumplimiento de las disposiciones del marco legal vigente
d) La idoneidad y desempeo de los docentes.
As mismo, la realizacin del servicio, no se lleva a cabo hasta no ser completada
satisfactoriamente las disposiciones planificadas que se describen en cada uno de los
procedimientos.
8.3 CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES EN LOS PROCESOS DE LA INSTITUCIN.
El sistema de gestin de la calidad del Centro Cultural Santa Isabel, para el control del
servicio no conforme cuenta con un procedimiento que describe las actividades a seguir
en el caso en que se identifique un servicio que no cumple con las caractersticas de
calidad y para evitar el uso no intencionado del mismo.
8.4 ANALISIS DE DATOS
El Centro Cultural Santa Isabel, para el sistema de gestin de la calidad determina,
recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad, eficacia eficiencia y
efectividad del sistema de gestin de la calidad. Entre los datos que se analizan se
encuentran: Satisfaccin del cliente, conformidad de los requisitos del servicio y la
informacin de cada proceso relacionada con la eficacia, eficiencia y efectividad del
sistema de gestin de la calidad previamente analizada incluyendo el anlisis de
indicadores,
8.5 MEJORA.
8.5.1 Mejora Continua
El Centro Cultural Santa Isabel, mejorara continuamente la eficacia, eficiencia y
efectividad del sistema de gestin de la calidad mediante el uso de la poltica de calidad,
los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, el anlisis de datos, las
acciones preventivas y correctivas y la revisin por parte del Director.
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8.5.2 Accin Correctiva
Para realizar las acciones correctivas se establece el procedimiento de acciones
correctivas, preventivas y de mejora para revisar las no conformidades de los clientes,
determinar las causas de la no conformidad, la adopcin de acciones para asegurarse de
que las no conformidades no vuelvan a ocurrir y registrar las acciones tomadas.
8.5.3 Accin Preventiva.
Con el fin de eliminar las causas de no conformidades potenciales o bien para prevenir su
ocurrencia se establece el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora
que detalla las acciones necesarias que se deben realizar.
Tambin se realizan anlisis de causas de no conformidades potenciales y oportunidades
de mejora del sistema de gestin de la calidad y del proceso de formacin tales como:
a) Tendencias e indicadores de aprendizaje de los estudiantes y desempeo de los
docentes.
b) Valoracin de riesgos en cada uno de los procesos de gestin que inciden con el
logro de los objetivos de la calidad propuestos.
c) Los objetivos de la calidad alcanzados
d) Anlisis de costos relacionados con el logro de los objetivos de la calidad.
e) Encuestas de satisfaccin de los clientes y de otras partes interesadas.
f) Resultados de las evaluaciones internas y externas, las auditorias y de la revisin por
la direccin.
g) El marco legal vigente

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A N E X O S

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ANEXO A: Documentos relacionados al proceso.
1. Partituras
2. PEI
3. Contabilidad
4. Caracterizacin de procesos
5. Mapa de procesos Centro Cultural Santa Isabel
6. Acuerdo de representacin y presentaciones exclusivas del estudiante becado.
7. Indicadores autoevaluacin
8. Formato de planilla asistencia a clase
9. Formato estructura curricular
10. Formato Gua de Aprendizaje
11. Formato plan de aula
12. Formato planilla prstamo instrumentos musicales
13. Formato constancia de matricula
14. Formato matricula Casa de la cultura
15. Cronograma de actividades
16. Formato Aplazamiento Matricula
17. Formato Cancelacin de matricula
18. Formato Evaluacin estudiantes
19. Formato de conocimientos previos
20. Formato de repeticin
21. Formato Desercin estudiantil
22. Formato control de matriculas
23. Formato informe de novedades
24. Formato listado estudiantes por programa
25. Formato resultados evaluacin final trimestre
26. Formato matriculas
27. Formato difusin de documentos
28. Formato difusin masiva de documentos
29. Formato distribucin documentos
30. Formato documentos en archivo inactivo
31. Formato Lomo carpetas
32. Formato solicitud creacin, modificacin o eliminacin de documentos
33. Objetivos de calidad
34. Poltica de calidad
35. Principios institucionales
36. Formato acciones preventivas, correctivas y de mejora
37. Formato cambio de versin de documentos
38. Encuesta para evaluar la percepcin del cliente
39. Formato acta de revisin por la direccin
40. Formato control de servicio no conforme
41. Formato Informe Auditoria
42. Formato Informe de revisin por la direccin
43. Formato listado maestro de documentos externos
44. Formato listado maestro de documentos internos
45. Formato listado maestro de registros
46. Formato Plan Auditorias
47. Formato plan comunicacin
MANUAL DE CALIDAD


48. Formato Programas Auditorias de calidad
49. Formato sugerencias quejas y reclamos
50. Formato lista de verificacin
51. Formato para reporte y seguimiento de observaciones y no conformidades detectadas
52. Formato registro documentos archivo
53. Formato encuesta de evaluacin
54. Formato reporte resultados encuesta satisfaccin
55. Formato encuesta de instalaciones
56. Tabla de resultados autoevaluacin
57. Formato encuesta para estudiantes
58. Formato acta
59. Formato retencin en la fuente
60. Formato de resolucin
61. Formato contrato prestacin del servicio educativo.
62. Pagar
63. Formato practica empresarial
64. Formato contrato prestacin servicios profesionales
65. Formato para medir la eficacia de las capacitaciones
66. Formato tareas asignadas a colaboradores
67. Instrumento para evaluacin desempeo de Docentes
68. Formato Memorndum
69. Tareas generales pendientes
70. Formato Minuta Centro Cultural Santa Isabel
71. Formato planilla asistencia
72. Seguimiento a egresados
73. Formato inscripcin concurso de la cancin Zue de oro
74. Diagnostico clientes o usuarios
75. Diagnostico de personal
76. Compras seleccin y evaluacin de proveedores
77. Herramientas componentes de comunicacin
78. Tablero mando de indicadores
79. Herramientas administracin de riesgos
80. Herramienta evaluacin de clima organizacional
81. Herramienta modelo de competencias
82. Herramientas evaluacin de competencias
83. Base de datos egresados
84. Panorama de riesgos
85. Instructivo para el control de registros
86. Instructivo para la elaboracin y codificacin de documentos
87. Manual calidad
88. Manual sobre control y organizacin de archivos
89. Manual de funciones
90. Manual poltica de comunicacin interna y externa
91. Manual de procesos y procedimientos
92. Procedimiento elaboracin estructura curricular de programas
93. Procedimiento atencin sugerencias, quejas y reclamos
94. Procedimiento auditorias internas de calidad
95. Procedimiento control servicio no conforme
96. Procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora
97. Procedimiento para definir el direccionamiento estratgico
98. Procedimiento para la elaboracin de caracterizaciones
MANUAL DE CALIDAD


99. Procedimiento medicin de la satisfaccin del cliente
100. Procedimiento revisin por la direccin
101. Procedimiento contabilidad
102. Procedimiento de compras
103. Procedimiento seleccin y evaluacin de proveedores
104. Procedimiento evaluacin docentes
105. Procedimiento para definir y evaluar competencias
106. Procedimiento para la seleccin de personal
107. Plan evaluacin desempeo docentes
108. Plan de mantenimiento
109. Plan estratgico 2010-2011
110. Plan bienestar estudiantil
111. Plan de compras
112. Plan Gestin Riesgos
113. Plan concurso ZUE DE ORO
114. Plan operativo CENCUSAI
115. Plan de mejoramiento auditorias
116. Formato Control asistencia
117. Plan de mejoramiento

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