Estructura archivstica en Espaa

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PUBLICADO POR EVA EN ARCHIVO, DOCUMENTACIN

DomingoSEP 2012
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Archivstica, Archivos,Archivos pblicos,Archivos privados,Documentos, Espaa,Patrimonio Documental

La estructura de lo que se denomina red de archivos espaoles tiene como marco jurdico ineludible, aplicable a todo el Patrimonio Documental del Estado espaol, la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histrico Espaol. En efecto, en el artculo 49 de esta ley se indica que forman parte de este patrimonio: - Los documentos de cualquier poca generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquier organismo o entidad de carcter pblico, por las personas jurdicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades pblicas y por las personas privadas, fsicas o jurdicas, gestoras de servicios pblicos en lo relacionado con la gestin de dichos servicios.

- Los documentos con una antigedad superior a los cuarenta aos generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por las entidades y asociaciones de carcter poltico, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carcter privado.

- Por ltimo, se incluyen tambin los documentos con una antigedad superior a los cien aos generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fsicas.

Esta ley estatal es la que sirve de marco de referencia para toda la legislacin existente sobre Archivos y Patrimonio Documental elaborada por las diferentes Comunidades Autnomas.

Una vez indicadas las referencias legales, de carcter general, podemos considerar la siguiente clasificacin de los archivos espaoles, en funcin de los organismos o entidades de los que dependen y sobre los que tienen competencia.

ARCHIVOS PBLICOS 1. ARCHIVOS DE TITULARIDAD ESTATAL, son los dependientes de la Administracin Central del Estado, includos orgnicamente en el Ministerio de Educacin y Cultura. Adems de los archivos que a continuacin se indican, son de competencia estatal rganos como el Centro de Informacin Documental de Archivos, creado en 1979 como un centro de documentacin especializado en informacin sobre archivos; la Junta Superior de Archivos(1992), rgano de asesoramiento en materia archivstica; el Instituo de Conservacin y Restauracin de Bienes Culturales, en cuyo organigrama existe un servicio de Libros y

Documentos, especializado en conservfar, restaurar y asesorar. En cuanto a los archivos como centros dependientes del mbito estatal, se suele considerar la siguiente clasificacin. GENERALES * Histricos,

- Archivo de la Corona de Aragn, su origen data

de finales de

siglo XII. Su documentacin abarca los territorios de Aragn, Catalua, sur de Francia e Italia. Adems del archivo de la monarqua aragonesa, incluye otros archivos judiciales y notariales. - Archivo General de Simancas, creado por Carlos I en 1544. Es el Archivo de la Corona de Castilla, incluidas las posesiones europeas. Destaca la documentacin procedente de los Consejos Reales, de los rganos hacendsticos y contable y de las secretaras.

- Archivo General de Indias, creado en 1795 por Carlos III. Conserva la documentacin referente a la administracin de las posesiones espaolas de Ultramar. El archivo se fund para concentrar la documentacin indiana, dispersa entre otros centros, y para rebatir las obras histricas que criticaban la presencia espaola en Amrica.

- Archivo General del Patrimonio Nacional. Jos Bonaparte fund este archivo en 1808 con la documentacin de la Casa Real y de las administraciones patrimoniales.

- Archivo Histrico Nacional. Creado en 1866 inicialmente con los fondos procedentes de las desamortizaciones del siglo XIX incorporando con posterioridad la documentacin histrica de la Administracin del Estado, as como diversos de naturaleza privada o pblica. En 1979 se estableci la Seccin de Guerra Civil en este archivo, con sede en Salamanca.

Sus fondos, muy variados proceden en su mayor parte de la represin ejercida a nivel estatal sobre todo tipo de disidentes: religiosos, ideolgicos, sindicales, culturales, polticos. Las reciente es la creacin de una segunda seccin dedicado a la Nobleza espaola en Toledo. * Intermedios, - Archivo General de la Administracin Civil del Estado (Alcal de Henares). Creado en 1969, teniendo como precedente el creado en 1858, tambin en Alcal, que fue destruido durante la Guerra Civil. Tericamente la documentacin que adquiere carcter histrico debe transferirse al Archivo Histrico Nacional.

* Administrativos, - Son los archivos de instituciones activas como los de los Ministerios, Cortes Generales, Consejo de Estado, Tribunales Superiores de Justicia y de Cuentas, organismos y empresas autnomos del Estado, etc.

REGIONALES Y DE DISTRITO * Histricos, - De distrito, son los archivos con documentacin fundamentalmente judicial procedente de las antiguas chancilleras o audiencias reales de la Corona de Castilla, activas hasta 1834: son el Archivo de la Real Chancillera de Valladolid, cuyo origen institucional se remonta al siglo XIV, y el Archivo de la Real Chancillera de Granada, creado en 1505, al trasladarse a esta ciudad el tribunal de Ciudad Real, con jurisprudencia sobre los territorios castellanos al sur del Tajo. La gestin de este ltimo archivo est en la actualidad transferido a la Junta de Andaluca. - Regionales, estos archivos conservan la documentacin de los antiguos reinos peninsulares. Su gestin se ha transferido a las respectivas Comunidades Autnomas. Archivo del Reino de Valencia, originado en el siglo XV. Contiene fundamentalmente documentacin real y jurdica

Archivo del Reino de Galicia, iniciado igualmente en el siglo XV, a partir del establecimiento de la Real Audiencia de Galicia.

Archivo del Reino de Mallorca, cuyos orgenes se remonta al siglo XIII

Archivo General de Navarra, fundado en 1836 con fondos documentales procedentes de las antiguas instituciones navarras, as como de archivos civiles y eclesisticos navarros.

- Intermedio, Depsito Regional de Archivos de Cervera (Lrida), que cumple las funciones similares a la del Archivo de Alcal de Henares, pero reducidas al mbito territorial de Catalua. - Administrativos, Archivos de instituciones interprovinciales como los de las Audiencias Territoriales de Justicia y de las Universidades.

PROVINCIALES Al mbito provincial corresponden los Archivos Histricos Provinciales, que deben conservar las escrituras notariales con ms de cien aos, las contaduras de hipotecas as como la documentacin procedente de las delegaciones provinciales de Hacienda, Audiencias provinciales y de la Administracin general perifrica. Son archivos a la vez intermedios e histricos y hasta administrativos. Por ltimo podemos incluir tambin los archivos militares con documentacin estatal aunque no dependientes de la Administracin Civil del Estado de gran importancia histrica, como por ejemplo los Archivos Generales Militares de Segovia (1898)-

ARCHIVOS DE COMPETENCIA AUTONMICA Adems de los archivos de titularidad estatal gestionados por las Comunidades Autnomas mediante convenios, las administraciones tiene competencia sobre sus propias redes archivsticas, con legislacin y rganos derivados de su misma capacidad de autogobierno, en un proceso an no finalizado, basadas en los siguientes tipos de archivos.

* ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIN AUTONMICA, son los que conservan la documentacin originada y recibida por las diferentes instituciones y entidades administrativas, autonmicas, como Parlamento, rganos de gobierno, organismos y empresas pblicas, administracin autonmica perifrica y otras entidades incluidas en el Patrimonio Documental de cada Comunidad Autnoma. Al frente de cada red de Archivos se encuentra un Archivo General como cabeza de sistema. * ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIN LOCAL - Archivos de Diputaciones Provinciales, las Diputaciones nacieron a partir de la Constitucin emanada de las Cortes de Cdiz de 1808. Sus funciones fundamentales eran la fiscalizacin de las Corporaciones Municipales, las actividades de fomento en el mbito provincial y la creacin y mantenimiento de establecimientos de beneficencia. Los fondos de estos archivos suelen incluir documentacin datada a partir del siglo XIX, aunque algunos han incorporado otros archivos ms antiguos procedentes de organismos extinguidos (hospitales, centros religososo o de beneficencia, etc.) - Archivos Comarcales, son archivos pensados para conservar la documentacin producida o recibida en un mbito comarcal, evitando as la prdida de documentacin de archivos pblicos o privados mal atendidos. Este tipo de iniciativa ha sido ya puesto en marcha en Catalua. - Archivos Municipales, al formar parte documental de cada una de las Comunidades Autnomas, los Archivos Municipales quedan incluidos bajo la jurisdiccin y competencia de las respectivas legislaciones autonmicas. Son los que han conservado y conservan la documentacin producida y recibida por los antiguos Cabildos municipales y por los actuales Ayuntamientos. Aunque hay una gran diversidad de situaciones, los archivos municipales suelen poseer un rico fondo histrico y un volumen de documentacin adminstrativa de enorme crecimiento, testimonio de la antigedad e importancia y del nivel de competencias de la institucin municipal. ARCHIVOS PRIVADOS

- Archivos eclesisticos, los ms significativos son los catedralicios, diocesanos, parroquiales o conventuales o monacales y los derivados de otras instituciones o entidades eclesisticas. - Archivos particulares, ste constituye un campo muy amplio debido a la gran diversidad de archivos que incluye. Todos ellos tienen en comn su origen en organismos o personas ajenas y no vinculadas a la Administracin Pblica. El inters de estos conjuntos documentales explica su inclusin como parte integrante del patrimonio documental espaol y del correspondiente a la Comunidad Autnoma donde estn ubicados. A grandes rasgos se pueden distinguir los siguientes tipos: * Archivos personales, constitudos normalmente con la documentacin procedente de importantes personalidades de la vida poltica o cultural (p. ej. el Archivo Manuel de Falla de Granada). En muchos casos, estos archivos estn integrados junto a otras colecciones de carcter musestico. * Archivos nobiliarios, formados por la documentacin familiar y la procedente de la administracin patrimonial de los antiguos estados seoriales de la nobleza espaola. Son especialmente significativos los archivos de las Casas Ducales de Medinacelli (Sevilla), Medina Sidonia (Sanlcar de Barrameda) y Alba (Madrid), as como el del Ducado de Osuna, integrado desde 1919 en el Archivo Histrico Nacional, actualmente integrado en la Seccin Nobleza de este Archivo de Toledo.

* Archivos Mercantiles y de Empresas, son de una gran importancia para el estudio de la historia econmica y social, aunque normalmente suelen plantear problemas de acceso, solventando cuando se depositan en archivos pblicos, como es el caso de los archivos de la industria textil catalana depositados en el Archivo Municipal de Sabadell. * Archivos de instituciones privadas y corporaciones, en este heterogneo grupo podemos incluir archivos como los de las Academias y Sociedades culturales, fundaciones, colegios profesionales, Cmaras, asociaciones polticas y sindicales, etc.
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El Expediente Administrativo de los siglos XVII, XVIII y XIX y su catalogacin

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PUBLICADO POR EVA EN ARCHIVO

SbadoJUN 2012
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Archivstica,Catalogacin,Documentos,Expediente, Expediente administrativo, Tipologa documental

Es un conjunto de documentos producidos sobre un asunto determinado. Este asunto puede ser de temas variados: sobre la relacin de una persona con una institucin, un asunto de tipo administrativo de una institucin, etc.

Su aparicin est ligada al inicio y consolidacin del Estado Moderno. Este supone la complicacin de los rganos de gestin y del proceso de tramitacin de los asuntos.

Esta creciente complejidad crea dos necesidades en cuanto a la documentacin:

* La reunin de los documentos generados para poder controlar el proceso del trmite

* La normalizacin de las tipologas de los documentos para facilitar su aplicacin legal.

Estas dos caractersticas dan al expediente dos

valores fundamentales:

uno, administrativo para atender consultas, reclamaciones, etc. y un valor como fuente histrica ya que permite seguir con detalle el trmite para reconstruir el pasado. Se trata de una estructura terica ya que a menudo nos encontramos con expedientes desordenados e incluso fragmentados por prdidas, ordenaciones archivsticas errneas, etc. Para el trabajo de catalogacin es imprescindible conocer las diversas partes propias de todo expediente correctamente ordenado y conservado. Todo expediente se puede iniciar de dos formas: de oficio (lo indica la administracin) o de parte (lo inicia un particular). Las partes fundamentales son:

* Guarda o carpetilla, durante los siglos XVIII y XIX los documentos se conservan en un cuaderno de papel cosidos o no en el que suele aparecer la fecha y anotaciones sobre el asunto.

* Extracto o resumen, es lo que aparece en la guarda o carpetilla y lo que ha sido elaborado por el oficial correspondiente.

* Documentacin original, suelen ser los documentos recibidos por la oficina que tramita el asunto y que normalmente se han ido incluyendo en el expediente sin ninguna modificacin a no ser anotaciones marginales. Algunos rasgos para su reconocimiento son: papel timbrado para instancias, firmas autgrafas, etc.

* Documentacin no original, se trata de los documentos emanados de la oficina que tramita el asunto. Los tres tipos existentes reflejan las diversas etapas de la gnesis documental y que dan como resultado el original. Y entre ellos destacan:

- Borrador, es la primera redaccin del documento que sufre un largo proceso de correcciones en diversos ejemplares hasta que uno de ellos es aprobado y se transforma en la minuta.

- Minuta, es la redaccin definitiva del documento, a partir de la cual se confecciona el original y que suele ser el mismo borrador corregido.

- Copias, son los documentos reproducidos que interesa expedir sin que la oficina pierda el original. Segn su efecto legal se distinguen varios tipos: copias simples (son las que no van autentificadas, su carcter es meramente informativo) ; traslados (copias autentificadas por la misma oficina expendedora) ; certificados (tienen valor legal pero no reproducen el texto original. Se reconocen por emplear tamao folio, encabezamiento por la persona que lo suscribe, la palabra certifica en tercera persona y por no llevar ninguna direccin final) ; acta notarial

* Notas marginales y cdulas, constituyen documentos independientes ya que van provistos de fechas y firma. Hay que tenerlos muy en cuenta en la catalogacin ya que muchos actos administrativos se anotan as y pasaban a otra oficina. En el caso de las diligencias de aprobacin tienen valor decisorio, en el resto de los casos reciben el nombre de informes si ofrecen una informacin a la superioridad y de conforme si es la aprobacin de una autoridad.

Para el trabajo de catalogacin de expediente es necesario un conocimiento de la tipologa de los documentos ms usuales. Bsicamente pueden ser de tres clases: instancias, oficios y disposiciones.

* Instancia, es un documento que emana de un particular y se dirige a una autoridad administrativa. Los rasgos que permiten reconocerla son: va sobre papel timbrado, normalmente de tamao folio con expresin de su precio y ao, escrita con un amplio margen a la izquierda para posibles anotaciones, la direccin en la parte inferior del papel y la caracterstica estructura de presentacin o encabezamiento, exposicin, splica y despedida. Es difcil establecer los diversos tipos de instancias, pero, en general se distinguen cinco: peticin, splica, memorial, demanda o recurso y apelacin.

* Oficio, es una carta entre dos autoridades, instituciones o corporaciones escrita con carcter oficial. Va provisto de membrete en el margen superior izquierdo, deja lamitad del papel de margen, la direccin se consigna al final y presenta firma autgrafa. Los tipos son los siguientes: oficio, oficio de remisin, oficio de presentacin, oficio razonado que incluye un razonamiento persuasivo y a veces la copia literal del documento.

* Disposiciones, son documentos que incluyen un mandato o decisin de la autoridad. Segn el escalafn de sta presenta diferentes formas: Real Decreto, Real Orden, Orden Ministerial, Resolucin, Dictamen e Informe.

Por ltimo, las diligencias de aprobacin, informes y conformes que se presentan como notas marginales.

NORMAS DE CATALOGACIN Lo prinicipal es identificar el asunto administrativo del que se trata. Para el caso de documentos y expedientes no existen unas normas fijadas como s ocurre en cuanto al material librario y por eso es ms importante comprender totalmente el proceso administrativo que refleja el expediente. El primer paso es la correcta ordenacin de los documentos que no siempre es cronolgica sino lgica segn los trmites. As, muchas veces se colocarn antes documentos con una fecha posterior a otros. Una vez comprendido el asunto, se procede a la descripcin. Es recomendable que las regestas reflejen el contenido de cada documento y del expediente completo. Se debe huir de lo superficial, lo anecdtico y lo marginal. Lo ms importante de una ficha correcta es que resuma bien el cursus de la accin administrativa seguida, cuyo resultado debe reflejarse claramente. Para la redaccin de la ficha se debe tener en cuenta lo siguiente: perseguir una economa del lenguaje mediante el anlisis de la tipologa documental, no emplear verbos, claridad y propiedad de los vocablos escogidos. En resumen podemos decir que el objetivo perseguido en la catalogacin es clarificar y esquematizar la accin administrativa.

DATACION, este dato sita al expediente en el tiempo histrico y geogrfico (fecha y lugar). Se expresan el ao, mes, da y lugar del inicio del expediente y el ao, mes, da y lugar del cierre de mismo. Si se desconocen algunos de estos datos se puede indicar con (s.a.), (s.m.), (s.d.), (s.f.), aunque debe tratar de deducirse por su

contenido, por lo menos el siglo a travs del estudio de la letra o el papel. Si se tratan de datos deducidos se indican entre corchetes.

SIGNATURA, normalmente, nmero de caja o legajo y nmero de expediente.

ENCABEZAMIENTO, si se trata de expedientes personales se encabeza por un nombre propio. En otros casos pueden encabezarse por el asunto extractado en dos o tres palabras. Siempre se elegir lo que resulte de ms inters. Siempre es posible confeccionar fichas secundarias o si solo existe un fichero general en el archivo, hacer fichas de referencia que remitan a otras. Pero es ms til mantener ficheros diferentes: onomstico, geogrfico, materias, cronolgico, etc.

ASUNTO, se indica de manera concisa pero abarcando todo el contenido. Son tiles hacerse las siguientes preguntas: quin, a quin, qu.

RESOLUCIN, preferiblemente en indicacin aparte y no dentro del asunto, se sealar de manera clara si se ha resuelto favorablemente o no, si no consta resolucin, en qu condiciones, etc.

DATOS EXTERNOS, es conveniente aadir indicaciones de todo tipo que no ataen al contenido: original o copia, material, nmero de hojas, tamao, letra, lengua, sellos, miniaturas, dibujos, encuadernacin

CONTENIDO, se trata de una relacin de los documentos ordenada de forma lgica, como se ha indicado, y numerados. Cada uno de ellos recibir tambin la indicacin de su data crnica y tpica, calificacin documental, extracto e ingenuidad. En esta relacin es donde debe quedar claro el curso administrativo por lo que destacarn las oficinas emisoras y receptoras, autoridades, etc.

NDICES Y NOTAS, se incluirn tantas notas aclaratorias como se considere conveniente: datos dudosos, ampliacin de informacin, etc. pero siempre expresadas de una manera muy breve. Respecto a los ndices, se indicarn los trminos escogidos para ndices suplementarios onomsticos, geogrficos, materias, etc.

http://bibliotecas1978.wordpress.com/tag/archivistica/