Outsourcing

Introduccin. Definicin de Outsourcing. Las cinco razones para adoptar Outsourcing Las cinco razones estratgicas ms importantes Sistemas Outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles y enseres Costos de comprar: 1. 2. 3. 4. 5. Costo del departamento de compras Costos de distribucin Costos de almacenamiento. Costos de contabilizacin y pagos Costo financiero

Ventajas: Beneficios Adquiridos : Entrevista Conclusin. Bibliografa. Apndice.

INTRODUCCION El Outsourcing es un tema de actualidad en el que el objetivo principal de la empresa es la reduccin de gastos directos, basados en la subcontratacin de servicios que no afectan la actividad principal de la empresa. En este tema desarrollaremos aspectos muy importantes como algunas razones para adoptar el Outsourcing as como tambin las razones estratgicas ms importantes. Se hizo un estudio basado en sistemas de Outsourcing de suministros de quipos de oficina, muebles y enseres. Destacndose las ventajas obtenidas, beneficios adquiridos. Finalmente se incluye una entrevista con una administradora en la cual se hace una serie de preguntas directas sobre los beneficios, alcances, servicios y beneficios que ve al utilizar el Outsourcing, sin dejar por un lado los riegos que ello conlleva. En fin es un tema sumamente interesante que si es bien aplicado puede reducir escandalosamente los costos directos de una empresa. Outsourcing Outsourcing es una mega tendencia que se est imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste bsicamente en la contratacin externa de recursos anexos, mientras la organizacin se dedica exclusivamente a la razn de su negocio. El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los ltimos aos ha demostrado ser una herramienta til para el crecimiento de las empresas.

LAS CINCO RAZONES PARA ADOPTAR OUTSOURCING

Reducir o controlar el gasto de operacin. En un estudio realizado por el Outsourcing Institute se encontr que las compaas redujeron costos en un 90 %. Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con al razn de ser de la compaa. Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor. Manejar ms fcilmente las funciones difciles o que estn fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema.

LAS CINCO RAZONES ESTRATEGICAS MS IMPORTANTES

Enfocar mejor la empresa. Permite a la compaa enfocarse en asuntos empresariales ms ampliamente. Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes. Acelerar los beneficios de reingeniera. Compartir riesgos. Destinar recursos para otros propsitos.

El Outsourcing es aplicable a diferentes reas de la organizacin, como por ejemplo, personal, compras, mercadeo etc. SISTEMAS OUTSOURCING DE SUMINISTROS DE EQUIPOS DE OFICINA, MUEBLES Y ENSERES. Segn estudios realizados por Booz Allen en el ao 1994 determin una serie de situaciones como las siguientes. El costo de comprar en las empresas flucta l entre un 15% y un 30% del costo total de las compras y que estn compuestas por los siguientes costos. 1. 2. Costos del departamento de compras: El proceso de elaboracin de rdenes de compra, atender vendedores, solicitar cotizaciones, realizar y coordinar el comit de compras, atender o solucionar problemas en cuanto a calidad o tiempos de entrega de los productos, escogencia de proveedores. 3. Costos de distribucin: Recepcin de los requerimientos por rea, separacin, empaque y distribucin de los artculos, actualizacin de las tarjetas de inventarios y el generado por el transporte y manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como nacional. 4. Costo de almacenamiento: Valor del arriendo del rea asignada, el personal que labora en el almacn y todos los procesos que se tienen que llevar a cabo para almacenar y despachar la mercanca. 5. Costo de contabilizacin y pagos: El que se genera en el departamento de Contabilidad al tener que revisar, archivar, generar cheques para las facturas para cada uno de los proveedores. 6. Costo financiero: Costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario. VENTAJAS:

Rebaja en los costos totales de los bienes y servicios adquiridos. Una mejora en la calidad del servicio obtenido, comparado con el que exista antes. Los trabajadores de la compaa pueden dedicar su tiempo al verdadero objeto de su negocio. Atencin especializada, permitiendo un trabajo en equipo con el departamento de organizacin y mtodos para mejoramiento o eliminacin de procesos. Suministrar al sitio que el cliente le indique. Un solo estado de cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o puesto de trabajo esto solo se hace posible mediante la implantacin del EDI, intercambio electrnico gracias a la conexin en red que posee. Alianzas estratgicas. Reduccin de espacio.

BENEFICIOS ADQUIRIDOS:

Seguridad y confianza: Seguridad de contar con un proveedor integral que mantendr un inventario, para realizar suministros de ms de 6000 referencias para aseo, cafetera equipos y muebles de oficina de las marcas ms preferidas en el mercado. Reduccin de costos: Disminuyendo de una manera significativa el costo de comprar entre estos se tienen los siguientes:

Costo de Almacenamiento, costo de distribucin, de contabilizacin y pagos, as como el costo financiero. Articulo entrevista a una administradora QUE ES OUTSOURCING? Es contratar y delegar a largo plazo uno o ms procesos no crticos para nuestro negocio, a un proveedor ms especializado que nosotros para conseguir una mayor efectividad que nos permita orientar nuestros mejores esfuerzos a las necesidades neurlgicas para el cumplimiento de una misin. QUE BUSCA UN SERVICIO DE OUTSOURCING? Un servicio de estos busca resolver problemas funcionales y/o financieros a travs de un enfoque que combina infraestructura, tecnolgica y fsica, recursos humanos y estructura financiera en un contrato definido a largo plazo. COMO ES EL SISTEMA DE CONTRATACION DE OUTSOURCING? La subcontratacin tiende a usarse para proyectos o componentes de proyectos especficos, normalmente para ser ejecutados en corto plazo los convenios de Outsourcing tiene mayor alcance puestos que son las delegacin de la administracin de actividades que tienden a firmarse por periodos entre 3 y 10 aos; no se orientan solo a labores de bajo nivel, eventualmente entregan actividades no esenciales y repetitivas, pero tambin pueden llegar a ser una asociacin donde se comparte el riego y utilidades. QUE LOGRA LA COMPAA CONTRATANTE CON EL OUTSOURCING?

La compaa contratante lograr en trminos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenia internamente con "Costos Inferiores" en la mayora de los casos, en virtud de la economa de escala que obtienen las compaas con su contratista. CUALES SON LOS ALCANCES DE OUTSOURCING? Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista. Outsourcing parcial: Solo se transfiere algunos de los elementos anteriores. CUALES SON LOS SERVICIOS DE OUTSOURCING? Infraestructura computacional. Operacin de telecomunicaciones. Diseo. Implantacin y administracin de redes. Administracin y atencin de contingencias de centros de computo. Administracin de datos y bases de datos. Recursos humanos.

Aplicaciones. consultora.

PORQUE UTILIZAR OUTSOURCING INFORMATICO? Actualizacin tecnolgica: La empresa prestataria del servicio asumir los costos y continuos cambios tecnolgicos. Soporte: La empresa prestataria del servicio se encargar de contar con personal especialista y calificado en el rea de sistemas. La empresa usuario de servicio: Se dedicar a especializar sus actividades de negocio. QUE BENEFICIOS TIENE OUTSOURCING? La empresa se preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las diferentes reas de su organizacin, dejando que la empresa de Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnolgicos, manejo de proyecto, implantacin, administracin y operacin de la infraestructura. Poseer lo mejor de la tecnologa sin enganchar y entrenar personal de la organizacin para manejarla. Disponer de servicios de informacin en forma rpida considerando las presiones competitivas. A travs de soluciones de Outsourcing se logra la contratacin de servicios con idntica funcionalidad y disminucin de costos. Aplicar el talento y los recursos de la organizacin a las reas claves. Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios. QUE RIESGOS PRESENTA EL OUTSOURCING?

No negociar el contrato adecuado. Eleccin del contratista. Puede quedar la empresa en mitad de camino si falla el contratista. Incrementa el nivel de dependencia de entes externos. Incrementa en el costo de la negociacin y monitoreo del contrato. Inexistente control sobre el personal del contratista.

El outsourcing o tercerizacin

El trmino outsourcing, tambin conocido como tercerizacin, refiere al proceso que ocurre cuando una organizacin contrata a otra para que realice parte de su produccin, preste sus servicios o se encargue de algunas actividades que le son propias. Las organizaciones recurren al outsourcing para abaratar costos, mejorar la eficiencia y concentrarse en aquellas actividades que dominan mejor y constituyen la base de su negocio. El outsourcing abarca una amplia gama de reas pero actualmente es ms en comn en recursos humanos (manejo de nminas), atencin al cliente, contabilidad, tele marketing, diseo grfico, generacin de contenido, manufactura e ingeniera. Por lo general, involucra especialidades ajenas a las funciones fundamentales de la organizacin contratante. En el outsourcing la organizacin cede al proveedor el control de los procesos necesarios para la prestacin del servicio. En cambio, cuando una empresa se relaciona con otra bajo la figura de la contratacin externa, mantiene ingerencia en todos y cada uno de los detalles de la actividad requerida. Tipos de outsourcing

Deslocalizacin: Tambin conocido como Off-shoring, Implica la contratacin de servicios a terceros radicados en pases que ofrecen costos menores a causa de la

legislacin laboral, entre otros factores. In-house: Es el outsourcing que se produce en las instalaciones de la organizacin contratante del servicio. Off-site: Cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la propia empresa que lo presta. Co-sourcing: Modalidad en la cual el prestador del servicio de outsourcing ofrece algn tipo de valor aadido a su cliente, como compartir los riesgos. Colaborativo: Se aplica a la utilizacin de la capacidad ociosa en las operaciones para producir artculos o prestar servicios a un tercero. El termino enfatiza las oportunidades de colaborar con jugadores en los que tradicionalmente no se haba pensado.

Evolucin del Outsourcing

Antes del fin de la segunda guerra mundial (1945) y salvo contadas excepciones, las compaas concentraban la mayor cantidad de actividades con la intencin de garantizar la eficiencia. Al pasar el tiempo, la estrategia se hizo obsoleta. La atencin a una demanda creciente, entre otros factores, hicieron que los departamentos de las empresas se vieran en dificultades para mantenerse tan afinados como las organizaciones especializadas. El concepto de Outsourcing se afianz cuando en la dcada de los 70, grandes compaas lo aplicaron con xito. Tras al acuacin del trmino a principios de los 80, la prctica muestra cifras importantes y un alcance global. Beneficios del Outsourcing

Abarata los costos de produccin. Facilita la obtencin de productos de mejor calidad. Reduce el nmero de tareas rutinarias. Permite a la organizacin dedicarse a tareas de mayor rentabilidad.

Desventajas del Outsourcing

Genera poca lealtad hacia la organizacin a la cual se presta el servicio. Fomenta irregularidades en la contratacin de los trabajadores. Elimina puestos de trabajo en el pas de origen de la organizacin contratante, especialmente cuando se aplica la deslocalizacin.

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Conclusin Podemos finalizar considerando que en la actualidad uno de los objetivos ms buscados por todas las empresas es la mayor eficiencia al menor costo, sin dejar por un lado los estndares de calidad y servicio al cliente. Tambin podemos concluir que debido a las diferentes posibilidades de Outsourcing de servicios o productos, las empresas deben elegir la que ms se acomode de acuerdo a sus recursos y necesidades.

Bibliografa Ofiexpress, Empresa dedicada a sistemas Outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles y enseres. Entrevista A Norma Esperanza Macias, Administradora De Arp Colmena Apndice

http://sedesur.uanarino.edu.co/~accesod/outsour.html

Autor: Gustavo Morales Gerente de Proyectos Cargo Expreso, S.A. Guatemala, C.A.