Você está na página 1de 16

Os diversos departamentos de uma empresa

META DA AULA
Apresentar ao aluno os principais departamentos e setores que formam a estrutura de uma empresa.

OBJETIVOS
Ao final desta aula, voc dever ser capaz de: 1. identificar os diversos departamentos de uma empresa; 2. identificar os setores de uma empresa.

Aula 4

Os diversos departamentos de uma empresa

Imagem e ao
Vamos imaginar que voc acaba de ser contratado pela Construtora Maciel na funo de auxiliar de escritrio. Como estamos no comeo deste curso, voc ainda no sabe bem como funciona uma empresa. Mas no se preocupe! Paloma, a gerente de setor de Recursos Humanos vai apresentar todos os departamentos a voc e explicar como funcionam.
Vamos comear conhecendo quem ocupa um cargo de honra na empresa, quem dirige ou preside, ou seja, quem orienta todos os departamentos e setores da empresa.

Diretoria geral

A diretoria ou presidncia decide os rumos da empresa, toma as decises importantes que sero repassadas aos departamentos. Se for uma pequena empresa, ter somente um diretor ou presidente. Se for de mdio ou grande porte, poder ser formada por um ou mais diretores.
52

Os diversos departamentos de uma empresa

Aula 4

O que so departamentos e setores? Departamentos: divises administrativas com diferentes funes que controlam uma empresa. So subdivididos em setores menores. Setores: sees menores de um departamento. Vamos entender melhor observando o organograma a seguir:

Modelo de Organograma

Diretoria

Departamento Administrativo

Departamento Comercial

Departamento Financeiro

Setor de Pessoal

Setor de Compras

Setor de Contabilidade Setor de Contas a Pagar Setor de Contas a Receber

Setor de Planejamento Setor de Arquivo Setor de Protocolo Setor de Reprografia

Setor de Vendas

Setor de Estoque

Setor de Expedio

Setor de Tesouraria

O organograma a representao grfica que permite que voc visualize a posio dos setores dentro dos departamentos de uma empresa, bem como a relao de hierarquia que existe entre eles.

Hierarquia
Ordem de subordinao dos poderes (cargos), onde quem est em cima manda e quem est embaixo obedece.

53

Aula 4

Os diversos departamentos de uma empresa

Autoridade
Direito ou poder de fazer-se obedecer, de dar ordens, de tomar decises; enfim, agir.

As relaes de autoridade so representadas pelas linhas verticais e as relaes de responsabilidade so representadas pelas linhas horizontais. Agora que voc j sabe que uma empresa formada por departamentos e setores, vamos saber o que eles fazem. Uma pequena empresa deve ser constituda por, no mnimo, trs departamentos, que so: Departamento Administrativo Departamento Comercial Departamento Financeiro Agora voc ver quais so os setores que formam cada um dos departamentos e suas funes.

Responsabilidade
Ato de responder por voc ou por outras pessoas.

Vamos conhecer o departamento que organiza e administra a empresa?

Voc vai conhecer o setor em que eu trabalho. Ele lida com o que h de mais importante dentro da empresa: os recursos humanos!

Departamento Administrativo
Administrar significa estabelecer princpios, normas e funes para cada pessoa que trabalha em uma empresa. dar uma responsabilidade para cada um e observar se todos esto cumprindo a sua parte para que a empresa cresa.

O Departamento Administrativo composto pelos seguintes setores:


54

Os diversos departamentos de uma empresa

Aula 4

Setor de Pessoal neste setor que so realizados o recrutamento, a seleo, a admisso e o treinamento para atender as reas que necessitam de mo-de-obra na empresa. responsvel tambm pela demisso de pessoal. (Na Aula 5 apresentaremos a voc todo o processo de seleo na empresa.)

Setor de Planejamento Este setor cuida dos bens da empresa (mveis, carros, prdio, dinheiro etc.), planeja a distribuio do dinheiro que vai moviment-la e tambm faz os pedidos de materiais necessrios para os trabalhos da empresa.

55

Aula 4

Os diversos departamentos de uma empresa

Setor de Arquivo A funo do setor de Arquivo receber, registrar, classificar e guardar documentos temporrios e permanentes. Tambm tarefa deste setor localizar e resgatar um documento, quando necessrio.

Setor de Protocolo o local onde se registra a entrada na empresa de documentos, formulrios, processos administrativos e judiciais. Neste setor existe um livro de registro de correspondncias (o livro de protocolo), informando o seu destino (de onde vieram e para onde esto indo). A seguir, voc ver um modelo de protocolo de correspondncias:

Modelo de protocolo de correspondncias


No Data do Tipo recebimento Origem ou remetente Data do Nome do encaminhamento destinatrio Recibo do destinatrio

56

Os diversos departamentos de uma empresa

Aula 4

Setor de Reprografia ou Xerox Este setor responsvel pelas cpias dos documentos, organizando e mantendo um arquivo prprio independente das xerox feitas.

Ateno! Este arquivo muito importante porque, em caso de perda de um documento em qualquer um dos setores da empresa, existe a possibilidade de se encontrar, nele, uma cpia do documento que est sendo procurado.

Esse setor zela pela manuteno e conservao das mquinas e equipamentos que esto sob sua responsabilidade.

57

Aula 4

Os diversos departamentos de uma empresa

Como j falamos anteriormente, uma empresa uma unidade econmica. As empresas vendem algum produto ou servio e compram o que necessitam para produzir, e, dessa maneira, movimentam dinheiro. Esse movimento vital para elas.

Agora voc vai saber quem faz as atividades comerciais nas empresas.

58

Os diversos departamentos de uma empresa

Aula 4

Departamento Comercial
Cabe a ele as tarefas ligada a compras, vendas, estoque e expedio de produtos. subdividido em quatro setores: Setor de Compras Compra as matrias-primas e outros materiais necessrios ao desenvolvimento das atividades da empresa. Nesse setor pesquisamse preos e estudam-se formas de pagamento.

Setor de Vendas Competem a este setor as vendas da empresa, o estudo do mercado para planejar as vendas e a pesquisa dos preos dos concorrentes. Ele tambm organiza as equipes de vendedores, a fim de fazer a promoo dos produtos e realizar as vendas.

Setor de Estoque O setor de Estoque controla os bens de consumo (papel, lpis, borracha etc.). nele que so guardados os materiais que sero usados no trabalho dirio. Tambm faz relatrios sobre a entrada, a sada ou a falta de materiais.
59

Aula 4

Os diversos departamentos de uma empresa

Ateno! funo do auxiliar de escritrio fazer a requisio (aquele que vimos na Aula 3) quando houver falta de materiais.

Setor de Expedio O setor de Expedio recebe, prepara, controla o setor de Compras e envia as mercadorias, correspondncias, cartas ou documentos para fora da empresa. Utiliza encomenda normal ou servio de encomenda expressa atravs dos correios. Esse setor tambm trabalha na distribuio das correspondncias para os outros setores da empresa.

Vamos ver quem mexe com o dinheiro da empresa.

60

Os diversos departamentos de uma empresa

Aula 4

Departamento Financeiro
O Departamento Financeiro responsvel pela movimentao do dinheiro da empresa. Por exemplo: controla as contas bancrias, pagamentos e recebimentos de faturas, as duplicatas e aplica o dinheiro com o propsito de obter lucro. Tambm controla o dinheiro para a folha de pagamento dos funcionrios e o pagamento de despesas como luz, gs, telefone etc. Vamos ver como essas atividades acontecem em seus devidos setores. Setor de Contabilidade Neste setor apenas faz-se o registro em livros de todas as transaes financeiras que foram citadas anteriormente, para prestar contas administrao da empresa. Setor de Contas a Pagar Este setor tem a responsabilidade de efetuar o pagamento de todas as contas que a empresa fizer, como, por exemplo: impostos, taxas, pagamentos de funcionrios etc. (sada de dinheiro da empresa). Setor de Contas a Receber Este setor tem a responsabilidade de receber todas as dvidas que os clientes e as outras empresas tm com a sua empresa. a entrada de dinheiro, cheques, entre outros. Setor de Tesouraria Este setor administra e cuida das finanas (dinheiro) da empresa. Ele controla as entradas (recebimentos) e as sadas (faz pagamentos) de dinheiro da empresa. Depois que o dinheiro entra no Setor de Contas a Receber, ele vai para a Tesouraria. Antes de o Setor de Contas a Pagar fazer um pagamento, ele solicita o dinheiro Tesouraria.
Fonte: http://www.sxc.hu/photo/59724

61

Aula 4

Os diversos departamentos de uma empresa

Para voc entender melhor


As vendas vista (ou seja, de pagamento imediato), as cobranas, os emprstimos e quaisquer outras entradas de dinheiro aumentam a quantidade de dinheiro da empresa. Os pagamentos a fornecedores e funcionrios, pagamentos de impostos (obrigaes por lei como, por exemplo, taxas de luz, telefone etc.) e quaisquer outras sadas de dinheiro indicam diminuio da quantidade de dinheiro da empresa.

Ateno! O auxiliar de escritrio no trabalha em todos os departamentos ao mesmo tempo. Ele precisa conhecer todos os departamentos de uma empresa pois no trabalha sozinho, e sim em conjunto. Cada setor geralmente possui um auxiliar de escritrio. Ele precisa conhecer os setores para poder transitar dentro da empresa e saber a quem deve procurar. Esta aula teve como objetivo a ampliao de sua viso sobre o funcionamento dos setores de uma empresa.

Atividade 1
(Atende ao Objetivo 1) Relacione as colunas: 1. Departamento Financeiro ( ) Fazem parte deste departamento os setores de Compras e de Vendas. ( ) Um de seus setores cuida do arquivo.

2. Departamento Comercial

3. Departamento Administrativo ( ) Registra entrada e sada de dinheiro.

62

Os diversos departamentos de uma empresa

Aula 4

Atividade 2
(Atende ao Objetivo 1) Cruzadinha: 1. Cargo de honra e que orienta todos os departamentos e setores da empresa. 2. Divises da empresa que a fazem funcionar. 3. Sees menores de um departamento.
1 4. Mnimo de departamentos que formam uma pequena empresa.

Atividade 3
(Atende ao Objetivo 2) Relacione os setores a seguir com seus departamentos. 1. Departamento Administrativo ( ) Estoque ( ) Tesouraria ( ) Protocolo ( ) Contas a Receber 2. Departamento Comercial ( ) Vendas ( ) Arquivo ( ) Planejamento
63

Aula 4

Os diversos departamentos de uma empresa

3. Departamento Financeiro

( ) Expedio ( ) Contas a Pagar ( ) Compras ( ) Xerox ( ) Contabilidade ( ) Pessoal

b. Agora, encontre os treze setores citados no caa-palavras.

Resumindo... Em uma pequena empresa existe somente um diretor ou presidente, que ocupa um lugar de honra e orienta todos os departamentos. J em uma empresa mdia, pode existir mais de um diretor. Os departamentos de uma empresa so divididos em sees menores chamadas setores. O organograma uma forma de representar as linhas de autoridade de uma empresa, e voc pode perceber que a diretoria ou presidncia est acima dos departamentos, que esto acima dos setores.

64

Os diversos departamentos de uma empresa

Aula 4

O Departamento Administrativo estabelece princpios, normas e funes para cada funcionrio e tambm responsabilidades, observando se todos esto cumprindo sua parte. O Departamento Comercial movimenta a empresa, vendendo produtos ou servios e comprando tambm o que necessita para que ela produza. O setor de Pessoal recruta, seleciona, admite, treina e demite os funcionrios; est situado no Departamento Administrativo. No Departamento Financeiro encontra-se o setor de Tesouraria, que controla as entradas e sadas de dinheiro da empresa.

Informao sobre a prxima aula


Na prxima aula, voc ver qual a importncia do recrutamento e seleo dentro de uma empresa e como acontece esse processo.

Respostas das Atividades


Atividade 1 2; 3; 1 Atividade 2
1

65

Aula 4

Os diversos departamentos de uma empresa

Atividade 3 2 3 1 3 2 1 1 2 3 2 1 3 1. Setores: 1. Pessoal 2. Planejamento 3. Arquivo 4. Protocolo 5. Xerox 6. Compras 7. Vendas 8. Estoque 9. Expedio 10. Contabilidade 11. Contas a pagar 12. Contas a receber 13. Tesouraria

66