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MODELO DE PROCESOS

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Especialistas de la UNCP y PUCP

MODELO DEL SISTEMA VIABLE Y LA GESTIN POR PROCESOS Marco histrico

El origen y significado actual de los conceptos de Modelo del Sistema Viable, es de algunos autores que se inician oficializando una comparacin desde la biologa hacia las organizaciones !no de ellos, Stafford "eer, bosque#a la idea de la e$istencia de abecedario de la gestin Esta idea se basa en la conceptualizacin de t%rminos cla&e para la e$plicacin de la misma en e$presiones m's biolgicas (c)stica, "iologa, *ibern%tica, +emografa, ,ngeniera -Engenieering., /luidos y 0en%tica son algunos de los aspectos en los que enfatiza este autor para e$plicar la forma de adaptacin de las organizaciones a sus diferentes entornos, especficamente el del medio ambiente "eer utilizo los conceptos de cibern%tica para desarrollar un modelo conocido como Sistema viable en el que representa1 la estructura, las acti&idades, las interrelaciones y flu#os de informacin en las organizaciones Este sistema lo que hace es permitir a las organizaciones obtener las fle$ibilidad que necesitan para sobre&i&ir en medios ambientes r'pidamente cambiantes y comple#os Sus principales conceptos son1 la comunicacin, la informacin, la retroalimentacin, la regulacin, y los principios deducidos de la obser&acin de los hilomorfismos entre el comportamiento de sistemas fsicos y sociales "eer, desarrollo criterios de efecti&idad organizacional en los modelos de sistema &iable Estos criterios son un con#unto de principios y leyes de organizacin, usando como referencia la 2ey de 3equisito de Variedad, en la que se plantea la capacidad para mantenerse dentro de un con#unto de ob#eti&os deseados El m%todo de dise4o se hace mediante el establecimiento de la ,dentidad 5rganizacional, el Modelamiento de los lmites organizacionales del sistema y de los ni&eles estructurales, el estudio de discrecin y autonoma y el estudio de los mecanismos de control 2o que permite la realizacin ptima de este modelo dentro de las empresas est' basado en que es una herramienta de comple#idad que rompe el esquema #er'rquico de entenderse dentro de la organizacin e in&olucra la realizacin de identidad organizacional !n segundo autor que plasm una analoga entre las organizaciones y los sistemas &i&os fue Eduardo ,llera, quien argumento la e$istencia de sistemas comple#os dentro de las mismas organizaciones asimil'ndolas como con#untos de funciones organizadas para cumplir con un propsito ben%fico para la organizacin en total

CYBERSYN: sinergia ci ern!tica

*ybersyn nace en *hile entre 6789 y 678:, ba#o la direccin cientfica del cibern%tico brit'nico Stafford "eer, moti&ado y sustentado por los esfuerzos de los pensadores polticos /ernando /lores -direccin poltica. y 3a)l Espe#o -coordinacin general. !no de los hechos m's importantes que nacieron gracias a este proyecto, fue la destacada contribucin de Stafford "eer al campo de la *,"E3;<=,*( 530(;,>(*,5;(2? el VSM -Viable System Model. o MSV -Modelo de Sistema Viable. fue la estructura conceptual de gestin y control de la informacin de *ybersyn Este modelo propona la recepcin y transferencia de informacin a tra&%s de una serie de 3obnesoy Marco =aipe *astro

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filtros y protocolos, los cuales optimizaban la transferencia de informacin en la gestin de empresas en todo *hile Esta especie de sistema ner&ioso an'logo@electrnico, tena como propsito ser usado para transmitir y recibir datos desde y hacia una sala de operaciones, emulando el sistema ner&ioso central y est%ticamente, a una pelcula de ciencia ficcin de los a4os 8A

E" MO#E"O #E S$STEMA %$AB"E &MS%'

El V,("2E SBS=EM M5+E2 -Modelo del Sistema Viable., es e$plicado en los siguientes libros del Crofesor Stafford "eer, Clatform for *hange, +esigning /reedom =he Deart of the Enterprise, =he "rain of the /irm, y +iagnosing the System for 5rganizations 2os sistemas sociales humanos no se diferencian en gran medida de los patrones e$istentes en los diferentes conte$tos de interaccin org'nica de la tierra, tanto animal como &egetalmente El orden natural que se configura en los diferentes estados sist%micos de la naturaleza, est' profundamente determinado por la relacin del organismo -persona, animal, &egetal. con su entorno Este hecho@concepto est' profundamente arraigado en nuestro inconsciente, y basamos -a &eces sin saber porque., nuestras decisiones en ancestrales patrones antes e$perimentados por otras especies en la naturaleza En este sentido, el MSV, es una interpretacin manifestada en un orden estructural grafico especfico, que se basa completamente en los rdenes recursi&os e$istentes en planos macro y micro representati&os de cualquier orden org'nico natural Es considerado una de las bases de la cibern%tica organizacional, y hoy en da es aplicado en diferentes sistemas sociales, tanto polticos como econmicos El sistema e$plica y representa una plataforma de relacin socio econmico cultural, &inculada por sus caractersticas de organizacin interna y e$terna con la teora de la (utopoiesis, desarrollada por los doctores /rancisco Varela -q e p d . y Dumberto Maturana +iferentes encuentros entre Stafford "eer y los dos cientficos chilenos se desarrollaron en esa %poca, incluso se desarrollaron talleres dictados por Maturana y Varela para los integrantes del grupo "'sica y muy generalmente se puede decir que est' compuesta por : diferentes estados que incuban la gestin de la informacin en1 El ambiente o entorno de la empresa, El 'rea de operacin y El meta sistema El modelo de sistema &iable, es un modelo que estructura la organizacin de cualquier sistema &iable !n sistema viable es cualquier sistema organizado de tal manera en cuanto a la reunin las demandas de sobre &i&encia en ambiente cambiante !na de las caractersticas primeras de los sistemas que sobre&i&en es que son adaptables El MSV e$presa un modelo para un sistema &iable, que es una descripcin cibern%tica abstracta aplicable a cualquier organizacin que sea un sistema &iable 2o primero que hay que tener en cuenta sobre la teora cibern%tica de las organizaciones encapsuladas en el MSV, es que los sistemas &iables son recursi&os? los sistemas &iables contienen sistemas &iables que se pueden modelar usando una descripcin cibern%tica como alta -y ba#a. en la #erarqua de la contencin -"eer e$presa esta caracterstica de sistemas &iables como isomorfismos cibern%ticos. 3obnesoy Marco =aipe *astro

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Componentes

el MSV

!n sistema &iable se compone de cinco subsistemas interacti&os que traba#an recprocamente y que pueden ser mapeados a tra&%s de los di&ersos aspectos de la estructura de cada organizacin En t%rminos amplios los sistemas 6E: GESTIN se refieren a el aqu y ahora de las ENTORNO POLTICA operaciones de la organizacin, el S$ sistema F se trata de all y INTELIGENCIA despu%sE las respuestas estrat%gicas S# a los efectos de las demandas OPTIMI ACIN S2 e$ternas, ambientales y del futuro en S!" la organizacin El sistema G se S! refiere a armonizar el aqu y ahora y el all y despu%s para dar directrices a la poltica, las cuales OPERACION mantienen la organizacin como una Actividad entidad &iable primaria o GESTIN misional 1 Sistema !" S6 -operacin. es un sistema que contiene &arias Actividad acti&idades primarias *ada acti&idad primaria o GESTIN misional 2 primaria del sistema 6 es en s mismo un sistema &iable, debido a la S1 naturaleza recurrente de sistemas seg)n lo antes descrito Esto se refiere con realizar una funcin que implementa por lo menos una parte cla&e de la transformacin de la organizacin Sistema #" S9 -coordinacin. 3epresenta los canales de informacin y los cuerpos que permiten las acti&idades primarias en el sistema 6 comunicarse entre s Esto permite que el sistema : super&ise y coordine las acti&idades dentro del sistema Sistema $" S: -cohesin, sinergia. est' enfocada en el presente y la organizacin interna a la que monitorea usando S:H 3epresenta las estructuras y controles dispuestos para establecer las reglas, recursos, derechos y responsabilidades del sistema 6, y para pro&eer de una interfaz con los sistemas F y G Sistema %" SF -inteligencia. est' enfocada en el futuro y el mundo e$terno de la organizacin? y es esto lo que monitorea 2os componentes del sistema F son responsables de obser&ar e$ternamente el ambiente para monitorear como la organizacin se adapta con %l para mantenerse &iable Sistema & Es responsable de las decisiones polticas dentro de la organizacin en su totalidad, esto con el ob#eti&o de balancear las demandas de las di&ersas partes de la organizacin y dirigir la organizacin en su totalidad (dem's de los subsistemas que componen el primer ni&el de la recursi&idad, el ambiente e$terior se represento en el modelo gr'fico a tra&%s de formas amorfas o nubes 2a presencia del ambiente e$terior en el modelo grafico es necesario para e$presar el dominio de la accin del modelo de sistema &iable, sin %l no hay manera en 3obnesoy Marco =aipe *astro

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la cual el modelo se conte$tualice con respecto a las interacciones internas de la organizacin En el paper escrito por Stafford "eer T'e Viable S(stem Mo el) its p*ovenan+e, evelopment, met'o olo-( an pat'olo-(./, se describe ampliamente las di&ersas formas de este modelo y su relacin con la sociedad, en el comienzo aparece el siguiente te$to que e$plica el traba#o de "eer1 30 aos tom al autor (Staffor !""r# "l "sarrollo "l Mo "lo " S$st"ma %$a&l" (%SM#' (ara ")(l$*ar *mo los s$st"mas so+ ,$a&l"s - "s "*$r' *a(a*"s " ")$st$r $+ "("+ $"+t"m"+t". /l 0u"r1a a*larar las l"2"s " la ,$a&$l$ a (ara fa*$l$tar las tar"as " la 3"st$+' 2 lo 4$5o a tra,6s " sus t")tos 2 " tr"s ( " sus $"5# l$&ros. Mu*4os mal"+t"+ $ os ")$st"+ so&r" "l MS% 2 su uso7 "s("*$alm"+t" sus fu+ a*$o+"s m"to ol3$*as s" 4a+ ol,$ a o "+ 3ra+ t")to r"fl"8a la 4$stor$a' la +atural"5a 2 "l a*tual "sta o "l MS%' s$+ $+t"+tar " +u",o ")(o+"r "l mo "lo "talla am"+t" o "mostrar su ,al$ "5' s$+ "m&ar3o' (ro(or*$o+a u+a s$+o(s$s' (r"s"+ta la m"to olo31a 2 "+fr"+ta al3u+as " $*$o+"s altam"+t" $s*ut$&l"s so&r" los (ara $3mas $r"*t$,os 2 *$"+t1f$*os9

GESTIN POR PROCESOS

!n p*o+eso es la sucesin de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada acti&idad o tarea *ontiene acti&idades que pueden realizar personas de diferentes departamentos con ob#eti&os comunes Es tambi%n, la sucesin de fenmenos que transforman una materia prima en un producto o ser&icio, para un cliente interno o e$terno Es decir es el con#unto de acti&idades secuenciales que realizan una transformacin de una serie de inputs -material, mano de obra, capital, informacin, etc . en los outputs deseados -bienes y@o ser&icios. a4adiendo &alorI

EFFECTIVENESS OF PROCESS = Ability to achieve desired results

In"ut Re#uire ents S"eci$ied %Includes resources&

Interrelated or interacting activities and control ethods

Out"ut Re#uire ents Satis$ied %Result o$ a "rocess&

!onitoring and !easuring

EFFICIENC' OF PROCESS = Results achieved vs( resources used

J*mo representar un procesoK 3obnesoy Marco =aipe *astro

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JLu% control necesitaK ,ngreso Salida

JLu% elemento-s. usa el procesoK JLui%n administra el procesoK

MSV me iante la Gesti0n po* P*o+esos 1Inte-*a+i0n2"

) 3ealizando una definicin sucinta de sistema se tiene1 Co+8u+to " "l"m"+tos 0u" $+t"ra*t:a+ arm+$*am"+t" * Elementos Crocesos * ,nteraccin Secuencia * (rmona 3eglas ; r"s(o+ " a los *am&$os $+t"r+os 2 ")t"r+os9. * Medicin, monitoreo *orreccin * Clanificacin (nticiparse

Cor tanto se puede afirmar que un PROCESOS sistema integra procesos -elementos. que ESTRAT'GICOS interact)an en forma armnica !n Sist%ma $ Sist%ma # proceso es un con#unto de acti&idades correlacionadas que transforman entradas en salidas PROCESOS &E En una gestin por procesos se traba#a en SOPORTE Sist%ma 2 funcin al mapa de procesos, y consta de1 Sist%ma ! * Crocesos Estrat%gicos1 Sist%ma !" "rindan directrices a la organizacin PROCESOS MISIONALES * Crocesos Misionales1 Sist%ma 1 Encargados de transformar Entradas las entradas en sus Salidas correspondientes salidas * Crocesos de Soporte1 +an el apoyo necesario para que los procesos misionales traba#en correctamente 0racias al Modelo del Sistema Viable se puede definir las recursiones necesarias para identificar a los procesos "'sicamente los procesos misionales cumplen el rol fundamental de un cuerpo humano el cual realiza las operaciones 2os procesos de soporte y estrat%gicos conforman el cerebro que 3obnesoy Marco =aipe *astro

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dirigen y regulan a todo el cuerpo En base a los conceptos de sistema &iable y procesos se obtiene una correspondencia entre ambos enfoques tal como se muestra1

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