Clasificacin, nomenclatura y movimiento de las cuentas

INSTRUCTOR JOS FERNANDO RANGEL MORALES

COORDINACIN BANCA, SEGUROS, FIDUCIA Y PENSIONES

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

Cuentas

Estas representan las propiedades, derechos y deudas de la empresa, as mismo, los ingresos, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado.
CUENTAS

REALES

NOMINALES

CUENTAS DE ORDEN

ACTIVO

INGRESOS

DEUDORES

PASIVO PATRIMONIO

GASTOS COSTOS

ACREEDORES

Cuentas reales o de balance

Estas cuentas representan valores tangibles como las propiedades y las obligaciones con
terceros y los intangibles como el good will y el know how, forman parte del balance de una empresa.

ACTIVO: Bienes y derechos apreciables en dinero de propiedad de la empresa. Se entiende por bs, entre otros, el dinero en caja o bancos, mercancas, muebles y vehculo; por derechos, las cuentas por cobrar y crditos a favor. CUENTAS DE ACTIVO
DEBE HABER
Aqu disminuyen y se cancelan

Caractersticas:

Capacidad para generar beneficios o servicios Ser propiedad de la empresa

Aqu empiezan y aumentan

Generar un derecho de reclamacin, el cual debe estar causado Saldo dbito

Cuentas reales o de balance

Cuentas del activo

Ejemplo: En la cuenta de activo, la compra de un vehculo por $15.000.000, constituye el primer registro; la adquisicin de otro vehculo por la suma de $10.000.000 significa otro registro y aumenta la cuenta; sumando los dos valores da un movimiento debito de $25.000.000. Al realizar la venta del primer vehculo, se registra en el haber $15.000.000, lo que constituye una disminucin del activo, el movimiento crdito es de $15.000.000. Saldo de la cuenta del activo: $25.000.000 $15.000.000 = $10.000.000. Como es mayor el dbito, el saldo es dbito.

FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 1540 DEBE HABER

15.000.000 10.000.000 25.000.000 10.000.000
Saldo dbito

15.000.000

Cuentas reales o de balance

Cuentas del activo 1

Conforman la clase de cuentas del activo: Caja, bancos, clientes, acciones, terrenos, y otras detalladas en el PUC para su conocimiento y manejo.
16 17 18 19 INTANGIBLES,
know how)
(crdito mercantil, marcas, patentes,

11 12 13 14

DISPONIBLE, (Caja, bancos, cuentas de ahorro)

INVERSIONES, DEUDORES,
(Acciones, cuotas o partes de inters social, bonos, cedulas, certificados,..) (Clientes, cuentas ingresos por cobrar, provisiones) por cobrar,

DIFERIDOS,

(Gastos pagados por anticipado, seguros y fianzas, cargos diferidos, por correccin monetaria) (Bienes de arte y cultural, (Inversiones, de propiedades, diversos y provisiones) planta y equipos)

OTROS ACTIVOS,

INVENTARIOS,

(Productos terminados, mercancas no fabricadas por la empresa) (Terrenos, construcciones, equipos de oficina, maquinaria y equipo, equipos de computacin, flota y equipo de transporte,.)

VALORIZACIONES,

15

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOS,

Cuentas reales o de balance

Cuentas del pasivo

Representa las obligaciones contradas por la empresa, para su pago en el futuro; son las deudas a pagar por cualquier concepto y se conoce tambin como pasivo externo o con terceros.

CUENTAS DE PASIVO DEBE HABER

Aqu empiezan y aumentan Saldo crdito

Caractersticas:

La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago. Existe una deuda con un beneficiario cierto.

Aqu disminuyen
y se cancelan

Cuentas reales o de balance

Cuentas del pasivo 2

Conforman la clase de cuentas del pasivo: obligaciones con bancos nacionales, proveedores nacionales, salarios por pagar, y otras detalladas en el PUC para su conocimiento y manejo
(Bancos nacionales, bancos del exterior, )

21 22 23 24

OBLIGACIONES FINANCIERAS,

26 27

PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES,

(Para obligaciones laborales, )

PROVEEDORES, (Nacionales, del exterior,..) CUENTAS POR PAGAR,

por pagar, retenido,) Retencin en (Costos y gastos la fuente, IVA

DIFERIDOS, (Ingresos recibidos por antcipado)

IMPUESTOS GRAVAMENES Y TASAS,

(De renta y complementarios, IVA por pagar, )

25

OBLIGACIONES LABORALES,

(salarior por pagar, cesantas consolidadas, intereses sobre cesantas, prima de servicios, vacaciones consolidadas, prestaciones extralegales,.)

Cuentas reales o de balance

Cuentas del pasivo

Ejemplo: Una empresa contrae una deuda por $13.500.000, este valor constituye el primer registro en el haber de proveedores nacionales; otra deuda por $ 5.000.000 representa el aumento de la deuda; esto es otro registro crdito, que sumado al anterior dan $18.500.000. Al cancelar la primera deuda, proveedores se debita por este valor porque constituye una disminucin del pasivo. Saldo de la cuenta del pasivo: $18.500.000 - $13.500.000 = $5.000.000. Como es mayor el crdito, el saldo es crdito.

PROVEEDORES NACIONALES 2205 DEBE HABER

13.500.000

13.500.000 5.000.000 18.500.000 5.000.000

Saldo crdito

Cuentas reales o de balance

Patrimonio

Aporte del dueo o los dueos de la empresa, adems incluye supervit, reservas y resultados del ejercicio.

PATRIMONIO DEBE HABER

Aqu empiezan y aumentan Saldo crdito

Caractersticas:

Constituido por el aporte inicial y aportes adicionales de los dueos de la empresa. Se incrementa con las utilidades o ganancias y disminuye con las perdidas del ejercicio contable

Aqu disminuyen
y se cancelan

Cuentas reales o de balance

Patrimonio

Ejemplo: Para constituir o crear una empresa se renen 4 socios y aportan asi:

APORTES SOCIALES 3115 DEBE

20.000.000

Socio 1: $10.000.000 Socio 2: $20.000.000

HABER
10.000.000 20.000.000 10.000.000 5.000.000 45.000.000 25.000.000
Saldo crdito

Socio 3: $10.000.000
Socio 4: $ 5.000.000

El socio 2 se retira, por ser una disminucin del patrimonio se registra en el debe.

Saldo: $45.000.000 - $20.000.000 = $25.000.000

Cuentas reales o de balance

Patrimonio 3

Conforman la clase de cuentas del patrimonio: aportes sociales, supervit de capital, ajustes, utilidad, y otras detalladas en el PUC para su conocimiento y manejo
(Capital suscrito y pagado, aportes sociales, capital de personas naturales ) colocacin de acciones, know how.) (Reservas obligatorias, reservas estatutarias) (Ajustes por inflacin)

31 32 33 34

CAPITAL SOCIAL,
SUPERAVIT RESERVAS, DE

36 37 38

RESULTADOS DEL EJERCICIO,

ejercicio, perdida del ejercicio )

(Utilidad del

CAPITAL,

(Prima

en

RESULTADO ANTERIORES,
acumuladas)

DE
(Utilidades

EJERCICIOS
y perdidas (De

SUPERAVIT POR VALORIZACIONES,

inversiones, de propiedades planta y equipos,)

REVALORIZACION DEL PATRIMONIO, DIVIDENDOS O PARTICIPACIONES DECRETADAS EN ACCIONES, CUOTAS O PARTES DE INTERES SOCIAL

35

Cuentas nominales, de resultado o transitorias

Son llamadas tambin de resultado, porque al final de un ejercicio contable dan INGRESOS a conocer las utilidades o perdidas, ingresos, costos y gastos; son transitorias porque se cierran al final del periodo contable. DEBE HABER

INGRESOS: Valores que recibe la empresa por la venta de Bienes o prestacin de servicios.

Aqu disminuyen
y se cancelan

Ejemplo: Se reciben $2.500.000 por concepto de arrendamiento de local, por los meses de enero, febrero y marzo. Estos valores se registran en el haber porque representan aumento de ingresos. Al sumar los ingresos registrados en la columna del haber, se obtiene saldo crdito por valor de: $7.500.000

Aqu empiezan y aumentan Saldo crdito

ARRENDAMIENTOS 4220 DEBE HABER

2.500.000 Ene 2.500.000 Feb 2.500.000 Mar 7.500.000

Cuentas nominales, de resultado o transitorias CUENTAS DE GASTOS

GASTOS: Una empresa debe efectuar pagos por servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento, esto constituye un gasto, porque esos valores no son recuperables.

DEBE
Aqu empiezan y aumentan Saldo dbito

HABER
Aqu disminuyen y se cancelan

Ejemplo: Se pagan servicios pblicos del mes de marzo, as:

Energa: Agua: Telfono:

$120.000 $ 80.000 $ 95.000

Al sumar la columna del debe se obtiene un saldo de $295.000

GASTOS DE SERVICIOS 5135 DEBE HABER

120.000 80.000 95.000 295.000

Saldo dbito

Cuentas nominales, de resultado o CUENTAS DE COSTOS DE transitorias VENTAS

Costos de ventas: Representa el valor de adquisicin de los artculos destinados a la venta. Ejemplo: Se compran 20 vestidos por valor de $2.500.000 y 40 pares de zapatos por valor de $2.000.000 Al sumar el movimiento de la columna del debe, se obtiene un saldo $4.500.000

DEBE
Aqu empiezan y aumentan Saldo dbito

HABER
Aqu disminuyen y se cancelan

COMPRAS DE MERCANCIAS 6205 DEBE HABER

2.500.000 2.000.000
Saldo dbito

4.500.000

Cuentas nominales, de resultado o transitorias

Costo de produccin o de operacin: Agrupa el conjunto de cuentas que representan las erogaciones asociadas, clara y directamente, con la elaboracin y produccin de bienes, o la prestacin de servicios, de los cuales el ente econmico obtiene sus ingresos. El movimiento de estas cuentas se registra en forma similar a las cuentas de costos de ventas.

CUENTAS DE COSTOS DE PRODUCCION DEBE HABER

Aqu empiezan y aumentan Saldo dbito

Aqu disminuyen y se cancelan

Cuentas de orden

Agrupan valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa, asi como las cuentas que sirven para efectos de control interno o informacin general, adems las que se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de la empresa y declaraciones tributarias.

1.

Cuentas de orden deudoras: Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras, se manejan como las cuentas del activo; por tanto, su saldo es debito. Ej.: Bienes y valores entregados en custodia o en garanta. Cuentas de orden acreedoras: Bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociacin, constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras; estas se manejan como cuentas de pasivo, por lo cual su saldo es crdito. Ej.: Bienes y valores entregados en custodia o en garanta.

2.

PUC Plan nico de Cuentas para comerciantes.

Esta compuesto por un catalogo de cuentas, y la descripcin y dinmica para su aplicacin, el cual debe observarse en el registro contable de las operaciones o transacciones econmicas.
CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIARES CLASE 1 CLASE 2 CLASE 3 CLASE 4 El primer digito Los dos primeros dgitos Los cuatro primeros dgitos Los seis primeros dgitos Con siete o mas dgitos Activo Pasivo Patrimonio Ingreso

Balance General Estados Resultados Cuentas de orden

CLASE 5
CLASE 6 CLASE 7 CLASE 8 CLASE 9

Gastos
Costo de ventas Costos de produccin o de operacin Cuentas de orden deudoras Cuenta de orden acreedoras

La partida doble y la ecuacin patrimonial

1105 CAJA DEBE

7.400.000

La partida doble: La contabilidad solo podr llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujecin a las reglamentaciones que expida el gobierno. Ej1: Venta de contado de un terreno por $7.400.000. Al vender de contado se recibe dinero, significa que Caja, cuenta de activo aumenta; por ello se debita. Se recibe dinero y a cambio entrega un terreno, luego la cuenta Terrenos, que tambin es de activo, disminuye por tanto se acredita.

HABER

1504 TERRENOS DEBE HABER

7.400.000

La partida doble y la ecuacin patrimonial

Ej2: Compra de mercancas a crdito por $9.000.000 La cuenta de Compra de Mercancas aumenta, debitndose. Al recibir la mercanca debe pagarse ese valor, pero la mercanca es comprada a crdito, por lo que las deudas aumentan, luego la cuenta de pasivo, Proveedores Nacionales se acredita.
6205 COMPRA DE MERCANCIAS DEBE
9.000.000

2205 PROVEEDORES NACIONALES DEBE HABER

9.000.000

HABER

Los ejercicios anteriores ayudan a deducir el principio universal de la partida doble, base del sistema de la contabilidad moderna, segn la cual si se debita una o varias cuentas por un valor debe acreditarse otra u otras por igual valor. Lo que significa que en cualquier asiento contable, la suma de los dbitos debe ser igual a la suma de los crditos.

Asientos contables
Es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.

En el registro contable pueden presentarse dos tipos de asientos:

Asiento simple: Cuando solo se afectan dos cuentas correspondientes a un debito y a un crdito. Ej1: Se compra al contado, con cheque, un computador para uso de la empresa por $3.000.000

Las cuentas afectadas son dos: Equipo de Computacin y Comunicacin, cuenta de activo que por aumentar se debita; y Bancos, cuenta que de activo que por disminuir se acredita.
1528 EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION

1110 BANCOS DEBE HABER

3.000.000

DEBE
3.000.000

HABER

Asientos contables

Asiento compuesto: Cuando en el registro se afectan mas de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o mas cuentas acreedoras, o dos o mas cuentas deudoras y una acreedora. Ej1: Venta de mercancas por $8.200.000. Se recibe $2.000.000 de contado y el saldo a crdito. Las cuentas afectadas son tres: Caja, cuenta de activo, que por aumentar se debita; Clientes, cuenta que activo, que por aumentar se debita; y Comercio al por Mayor y al por Menor, cuenta de ingresos, que al aumentar se acredita.
1105 CAJA DEBE
2.000.000

1305 CLIENTES DEBE

6.200.000

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

HABER

HABER

DEBE

HABER
8.200.000

Procedimiento para registrar las operaciones mercantiles

Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, se cambia el esquema de la cuenta T por los asientos de Diario en forma horizontal. El ejercicio anterior se registra as:

CODIGO 1105 CAJA 1305 CLIENTES

CUENTAS

DEBE 2.000.000 6.200.000

HABER

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

8.200.000

Procedimiento para registrar las operaciones mercantiles

El proceso para registrar de manera correcta una operacin mercantil es el siguiente:

1. Identificar las cuentas que se afectan segn el tipo de transaccin; para ello se plantean dos interrogantes. Ejemplos:

Al comprar: qu se compra?, cmo se paga?

Al vender: qu se vende?, cmo se cobra su valor? Al pagar una deuda: qu tipo de deuda se paga?, cmo se paga su valor?
Qu se compra?: mercancas 6205 de Mercancas
Cmo se compra?: a crdito 2205 Nacionales DE MERCANCIAS: Cuenta de Costo de Ventas; aumenta DBITO NACIONALES: Cuenta de pasivo; aumenta CRDITO

Al comprar mercancas a crdito por $9.000.000 se debe preguntar:

Procedimiento para registrar las operaciones mercantiles

El proceso para registrar de manera correcta una operacin mercantil es el siguiente:

2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita: para ello, primero debe identificarse el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones; luego se procede a debitar o a acreditar cada una.
UNA CUENTA SE DEBITA
Cuando es de: Activo y aumenta Pasivo y disminuye Patrimonio y disminuye Costo de ventas y aumenta Gastos y aumenta Ingresos y disminuye

UNA CUENTA SE ACREDITA

Cuando es de: Activo y disminuye Pasivo y aumenta Patrimonio y aumenta Costo de ventas y disminuye Gastos y disminuye Ingresos y aumenta