INACAP LA SERENA

Ingeniera en Informtica Taller de Proyecto Informtico I

Estudio de Factibilidad

Nombre Alumno (s): Ivn Daz Robinson Rojas Nombre Profesor: Carlos Luco Fecha: 04 de julio del 2012

Contenido
1. Introduccin ............................................................................................................. 3 1.1 Propsito del informe ............................................................................................. 3 1.2 Objetivos del proyecto ........................................................................................... 3 1.3 Vinculacin estrategia de negocio ......................................................................... 3 2. Organizacin del proyecto ....................................................................................... 4 2.1 Descripcin del problema ..................................................................................... 4 2.2 Procesos Involucrados .......................................................................................... 6 2.3 Funciones y personal afectado .............................................................................. 7 3. Alternativas de solucin ........................................................................................... 8 4. Evaluacin de alternativas ....................................................................................... 9 5. Recomendaciones ................................................................................................ 12

1. Introduccin

1.1

Propsito del informe

Este documento recopila y organiza datos importantes acerca del desarrollo del proyecto informtico que se desea implementar en la empresa agrcola TCV con el propsito de servir como instrumento para el anlisis y evaluacin de los recursos que dispone la empresa desde el punto de vista tcnico, operacional y econmico, de esta manera se verificara la viabilidad del proyecto y se determinarn las acciones para que este sea lo ms productivo posible.

1.2

Objetivos del proyecto

El proyecto informtico de Te Caste Verde (TCV) busca recuperar el potencial de negocios de la empresa al integrar una herramienta computacional que apoye a todas las unidades funcionales de la compaa en un sistema de informacin transversal. La empresa necesita incorporar un sistema informtico que apoye la gestin del proceso productivo con la finalidad de incrementar la rentabilidad a travs de la venta de un servicio de calidad a costos competitivos, basados en la estimacin precisa de los recursos y la trazabilidad de su proceso.

1.3

Vinculacin estrategia de negocio

La empresa TCV tiene definidos como objetivos estratgicos: a) Establecer un proceso productivo de calidad que anticipe con precisin los recursos de manera de ofrecer un servicio competitivo que garantice la rentabilidad de la empresa.
b)

Aumentar en un 20% su participacin de mercado incrementando su cartera de clientes a travs de la prestacin de servicios ajustados a las necesidades de los demandantes. Brindar un servicio de embalaje de frutas oportuno apoyado en informacin pertinente que facilite su seguimiento y control, con la finalidad de establecer procesos de mejora continua.

c)

Para alcanzar los objetivos estratgicos planteados por la nueva gerencia, la empresa se ha comprometido en un proceso de mejoras con la finalidad de cumplir las metas trazadas. El plan de accin contempla: Racionalizar el proceso productivo para disminuir los costos de operacin y ajustar los tiempos de procesos a los establecidos con sus clientes.

4 Establecer prcticas de planificacin que anticipen con precisin las exigencias de proceso de partidas y posibiliten el uso continuo de la lnea de produccin. Establecer un dispositivo que permita la trazabilidad del proceso productivo con el objeto de establecer indicadores de gestin que contribuyan a fortalecer la toma de decisiones. Incorporar al proceso productivo una estacin de control de calidad que garantice que el servicio se corresponda con las exigencias de los clientes.

A partir de lo expresado, es posible reconocer que un componente bsico y necesario para alcanzar las exigencias de la propuesta estratgica es disponer de un sistema informtico que permita un mejor control operacional y el acceso a informacin que apoye a la toma de decisiones operacional y administrativa. El sistema informtico ha sido declarado como el elemento catalizador del cambio organizacional que la empresa necesita para garantizar su sobrevivencia y generar una rentabilidad que justifique su funcionamiento.

2. Organizacin del proyecto

2.1 Descripcin del problema

Debido al aumento de la complejidad del entorno competitivo en la zona, la empresa se encuentra en serios problemas econmicos y financieros para continuar operando un servicio de packing. La llegada de nuevos competidores a la regin que entregan servicios de embalaje de frutas a menor costo y con un mayor margen de calidad ha trado como consecuencia la prdida de la posicin competitiva de la compaa y la fuga de algunos de los clientes habituales. Por otra parte, la empresa TCV no solo brinda este servicio a terceros sino que tambin procesa su propia produccin que ha visto con el tiempo el aumento de sus costos de comercializacin dado que el proceso de embalaje tiene que ser desarrollado por la propia planta especialmente dispuesta para estos efectos. El diagnstico realizado por la gerencia sobre la viabilidad del trabajo de la planta ha descrito una situacin crtica que requiere de una importante inversin para superar la situacin actual. La empresa debe reestructurar su proceso productivo y mejorar sus dispositivos de gestin con la finalidad de ajustar su estructura de costos a esquemas predecibles y capaces de ser gestionados. La empresa Te Caste Verde desarrolla sus actividades apoyada en las competencias de su personal de administracin, los cuales llevan a cabo sus funciones y procedimientos sin ayuda de tecnologa informtica. Solo algunas unidades funcionales posen computadores pero estos trabajan con los servicios de oficina bsicos y sin

5 conectividad entre ellos. Los procesos administrativos y productivos estn informalmente definidos y poseen niveles de estructuracin bsicos, sin contar con esquemas de trabajo documentados que sean sometidos a estudio o mejoras sistemticamente. A pesar de lo descrito, la empresa desarrolla sus operaciones con un alto nivel de incertidumbre, en donde la experiencia y compromiso de su personal de planta, permite desarrollar los trabajos y resolver los problemas que presentan en el da a da. La compaa dedica un 40% de su capacidad de atencin a los procesos de sus propios huertos y los otros 60% los ofrece a los clientes de la zona que no poseen instalaciones para procesar la fruta. A continuacin se describirn algunos de los rasgos del trabajo de la empresa que dan cuenta de su nivel de operacional y de administracin: Todo el trabajo administrativo se realiza a travs de formularios y notas que son generadas y puestas en circulacin de mano en mano para el trmite de trabajo corriente. La coordinacin de tareas se realiza con decisiones informadas de persona a persona sin quedar muchas veces un respaldo escrito que pueda ser sometido a consulta o anlisis. La toma de decisiones se lleva a cabo en base de la experiencia de cada empleado y no se dispone de histricos o de archivos estadsticos que faciliten este proceso. Toda la informacin que se genera desde la venta de un servicio hasta la facturacin del mismo queda en archivadores que son de difcil consulta y fuente de errores por no poseer estructuracin y manejo de versiones. Las estimaciones para realizar un presupuesto, planificar el proceso de una partida o el clculo de insumos comprometidos en la cadena de produccin, se basan en la experiencia de cada unos de los encargados de seccin de la empresa. Es frecuente que la cadena de produccin se paralice por la falta de un insumo o la escasez de un recurso que no fue correctamente estimado. La empresa ha tenido que pagar multas por retrasos en los procesos o prdidas clientes por no estar preparada a tiempo para ejecutar un proceso especfico. El pago de los servicios contratados, mano de obra, transporte, y servicios de soporte, es lento y dificultoso debido a la falta de informacin que ha sido registrada en papel en cada seccin del proceso productivo. La cuadratura de proceso de partida con frecuencia muestra que los pronsticos de costos son superados disminuyendo los mrgenes de utilidad esperada. Los embarques al extranjero poseen un riesgo de rechazo que alcanza el 10% debido a errores en el proceso de embalaje que no son detectados a tiempo.

6 Sobre costos en la contratacin de servicios de apoyo por no disponer de informacin para prever con anticipacin suficiente la demanda de proceso de cada partida. La compra de servicios de ltima hora ha significado asumir importantes prdidas.

Los problemas de no contar con procedimientos de planificacin eficaces y mecanismos eficientes de coordinacin justifican gran parte de los conflictos administrativos que posee la compaa. Es frecuente que la falta de insumos sea a causa de que no se compr a tiempo o que la bodega haya perdido una parte del material para procesar una partida. Por otra parte el descontrol en la contratacin de mano de obra temporal no permite acceder a trabajadores con experiencia y el aumento de mermas por mal manejo resiente las utilidades esperadas de los procesos.

2.2

Procesos Involucrados

En el funcionamiento de la empresa, estructurada en base a una divisin funcional, es posible reconocer los siguientes procesos: a) Planificacin: Conjunto de actividades dirigidas a pronosticar los recursos involucrados en la comercializacin de los servicios ofrecidos, permitiendo acceder a la adquisicin de insumos ajustados en tiempo y costos a las necesidades de la empresa.
b)

Programacin: Conjunto de actividades para prepara el proceso productivo de las partidas propias y contratadas, con la finalidad de desarrollar el servicio sin interrupciones. Proceso productivo: Conjunto de actividades necesarias para procesar una partida de frutas a travs de la cadena de produccin de la empresa, alimentando los circuitos de control para establecer la trazabilidad de los procesos. Cierre de proceso: Conjunto de actividades para agregar la informacin del proceso de una partida para habilitar el pago de servicio, la facturacin al cliente y la generacin de estadsticas que alimente los circuitos de control de gestin.

c)

d)

Los procesos involucrados aglutinan las diferentes actividades de la compaa ms all de las fronteras funcionales y permiten establecer cmo los insumos son convertidos en productos.

2.3

Funciones y personal afectado

El personal que trabaja con contratos indefinidos y que desarrolla sus actividades en los niveles de gestin y administracin son los siguientes: Gerente: Responsable de la gestin de la planta y el encargado del cumplimiento de los objetivos estratgicos y las metas de la empresa. Administrador de la planta: Responsable de los aspectos administrativos y operativos de la planta, el cual coordina las actividades de la compaa apoyado en los encargados de seccin. Encargados de seccin: Jefatura de cada unidad operacional que se encarga de administrar la seccin y controlar los aspectos operativos de la misma. En la cadena productiva son los jefes de cada seccin operativa: Recepcin, Seleccin, Palletizaje, Control de Calidad, Almacenamiento y Despacho. En la lnea de soporte administrativo los jefes de las reas de: Comercializacin, Finanzas, Recursos Humanos y Servicios Generales. Ayudantes operacionales: Empleados que secundan a las jefaturas de seccin en sus tareas administrativas y operativas de cada una de las secciones de la cadena productiva. Administrativos: Personal calificado que secunda a las jefaturas de las unidades administrativas de apoyo al proceso productivo (ventas, adquisiciones, contabilidad, contratos, remuneraciones, etc.)

3. Alternativas de solucin
Para solucionar los problemas de la gestin de la informacin presentes en la empresa se han presentado 2 alternativas de implementacin para automatizar los procesos: A) Mnimo suficiente: Consta de un router y un solo servidor que provee de servicios a una red interna nica, sin discriminar por mdulos o departamentos, adems de contar slo una cantidad mnima suficiente de equipos e impresoras dentro del packing para abaratar costos, con el riesgo de que en das de supervit de produccin y pedidos se entorpezca en cierta medida la gestin de los datos por parte del personal involucrado. B) Despliegue ideal: Se aumenta la capacidad del hardware, adems de la implementacin de una subred para la parte operacional y otra para el rea de administracin, tambin se cuenta la incorporacin de una red inalmbrica Wi-fi que le otorgar a los usuarios de la empresa a acceder a datos del sistema desde equipos mviles. Tambin cabe destacar el desarrollo e implementacin de un sitio web, en donde los clientes pueden cotizar, ver informacin de la empresa, realizar sus pedidos y hacer un seguimiento on-line de ste.

4. Evaluacin de alternativas
A) Factibilidad operacional:

Debido a que el sistema informtico que se desarrollar e implementar ser el primero en su especie en la empresa Te Caste Verde, se deber realizar una capacitacin al personal involucrado, sobre el uso y buen manejo del software del sistema. Est capacitacin abarcar los siguientes aspectos: Funcionalidades del software Tutoriales de manejo del software en sus distintos mdulos Explicacin bsica de cmo funciona una red compuesta por un servidor y varios equipos clientes. Explicacin sobre el Cdigo QR

Segn los datos recopilados en entrevistas y cuestionarios al personal, adems de la evaluacin de competencias realizada, la mayora del personal con acceso a los datos, y que se ver afectado con la implementacin de este proyecto, posee competencias bsicas en el uso del computador, por lo que se facilita el desarrollo de la capacitacin.

Considerando todo esto, y que se planea realizar 1 hora y media de capacitacin diaria, se estima que la capacitacin tendr una duracin de 5 das. Cabe destacar que la empresa carece de personal que posea conocimientos avanzados de mantencin de equipos y redes, por lo que la empresa debe contratar al menos una persona que pueda desempearse en dichas funciones.

B) Factibilidad Tcnica: Se desea implementar el siguiente Hardware y Software segn lo analizado: 4 Impresoras de Inyeccin de tinta Pistolas lectoras de cdigo 1 Impresora cdigo QR 1 Servidor 16 Computadores Multifuncionales 1 Impresora de alto rendimiento

10 1 Router Cable utp (1.000 metros)

Software: Sistema operativo Windows 7 y Windows Server 2008 MySql Foxit PDF Reader Office 2010 Visual studio professional

C) Factibilidad Econmica: Impresora gerente = $ 14.990 Impresora administrador = $ 14.990 Impresoras finanzas = $ 29.980 (14.990 c/u) Pistolas lectoras de cdigo = $ 34.900 c/u Impresoras cdigo QR = $ 229.000 c/u Impresora recepcin = $ 14.990 Impresora seleccin = $ 14.990 Impresora palletizado = $ 14.990 Impresora control de calidad = $ 14.990 Servidor = $ 479.990 Computadores = $ 236.890 c/u Multifuncionales = $ 44.890 c/u Impresoras de alto rendimiento = $600.000 c/u Router = $25.000 Cable utp (1.000 metros) = $745.000

COSTO DESARROLLO ________________________ -Ingenieros (desarrollo) = mnimo $1.250.000 Insumos= $200.000 (Resma de papel, tinta de impresora)

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COSTO INSTALACION ______________________

-Estudio de competencias=$200.000 -Licencia de software: Licencia Windows 7 = $112.990 Licencia MySql = $200.000 Licencia foxit = $79.300 Licencia office 2010 = $249.500 Licencia visual studio professional = $249.500 Licencia Windows server 2008 = $498.250

-Capacitacin personal= $200.000 (90 minutos diarios, durante 5 das seguidos)

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5. Recomendaciones
Con la implementacin del nuevo sistema y de nuevos equipamientos de infraestructura tecnolgica, se busca solucionar los problemas ms urgentes de la empresa, por lo que la alternativa escogida ser la mnima suficiente debido a las siguientes razones: El evidente ahorro de dinero. Segn lo analizado, lo ms urgente es corregir los errores que generan la inconsistencia y duplicidad de datos, que desencadenan varios problemas ms dentro del mbito productivo. A raz de ello la empresa ha quedado en una situacin vulnerable que le ha hecho perder prestigio en el mercado, por lo que implementar una solucin ms costosa podra ser riesgoso, puesto que la empresa no est 100% en condiciones para desembolsar una mayor cantidad de dinero. La implementacin de una red inalmbrica y la creacin de una pgina web, no tienen una importancia primordial parasolucionar los problemas anteriormente descritos.