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O arquivo e as técnicas de arquivamento

META

Definir arquivo e apresentar ao aluno os tipos de arquivos utilizados.

OBJETIVOS

Ao final desta aula, você deve ser capaz de:

  • 1. identificar o tipo de arquivo que é utilizado nos escritórios;

  • 2. identificar documentos e os métodos de arquivamento;

  • 3. destacar a importância da conservação dos documentos.

Aula 3

O arquivo e as técnicas de arquivamento

Imagem e ação

Lendo o texto a seguir, você irá perceber porque é importante um bom arquivamento na rotina de um auxiliar de escritório.

A Caçada

Seis meses atrás, na Construtora Maciel, houve uma seleção para o cargo de programador de computadores. Durante o processo seletivo, três profissionais se destacaram. Como só havia uma vaga, o programador mais qualificado foi chamado para trabalhar.

A auxiliar de escritório Maria Auxiliadora ficou encarregada de arquivar os currículos dos outros dois programadores que não foram chamados. Ela pensou: “Para que devo guardar esses cur- rículos, se a vaga já foi preenchida? Como minha empresa gosta de guardar papéis inúteis!”

Durante o arquivamento, como Maria Auxiliadora estava muito distraída, acabou cometendo um erro muito usual: colocou os currículos dos programadores na pasta errada. O que ela não esperava é que o programador contratado pela construtora Maciel quatro meses depois recebesse uma proposta urgente de emprego fora do Brasil. Como a proposta era muito vantajosa, o programa- dor decidiu sair da construtora. O chefe de Maria Auxiliadora solicitou os currículos arquivados dos outros dois programadores, pois não haveria tempo para fazer outro processo seletivo e os candidatos eram muito qualificados.

Como Maria Auxiliadora havia feito o arquivamento de maneira errada, ela passou um dia inteiro revirando todas as pastas do arquivo até encontrar os currículos. O chefe ficou muito descontente com a atitude de Maria Auxiliadora, e ela, muito envergonhada de sua irresponsabilidade. Mais uma vez, Maria Auxiliadora quase foi despedida da Construtora Maciel, mas como era nova na função e tinha muito a aprender, seu chefe resolveu dar a ela mais uma chance.

A história anterior mostra como, algumas vezes, os fun- cionários de uma empresa realizam uma verdadeira caçada quan- do buscam determinada informação que não parecia ter muita importância no momento em que foi arquivada.

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Aula 3

A longa procura de um documento pode significar falta de controle na empresa. Analisando esse tipo de situação, obser- vamos que o problema pode ser o resultado de uma orientação errada dos métodos de arquivamento. Caso isso ocorra com muita freqüência, é possível que haja uma terrível falta de organização nesse setor de trabalho.

O problema pode ser resolvido pelos integrantes da equipe de trabalho junto ao responsável pelo setor, que deverá determi- nar algumas regras básicas.

Nesta aula, você terá uma abordagem clara e precisa de como trabalhar bem com arquivamento de documentos.

O que é arquivo?

Diferentes coisas têm o nome de arquivo. Em nosso curso, quando falarmos de arquivo, estaremos nos remetendo ao móvel que contém gavetas com pastas organizadas em ordem alfabética, numérica, pelos meses do ano ou por assunto. Ele é utilizado para o armazenamento de documentos que servem como fonte de con- sulta para os funcionários da empresa.

Nessas pastas encontram-se documentos que possuem in- formações importantes para a empresa. O auxiliar de escritório deve manter o arquivo sempre organizado para o fácil acesso às informações que forem solicitadas.

Arquivo também pode ser:

• o conjunto de documentos sobre determinado assunto, geralmente armazenados em uma pasta. Por exemplo: na sua escola deve existir um arquivo pessoal sobre você, com docu- mentos como seu histórico escolar, uma foto 3 x 4 sua etc.;

• o recinto onde documentos são guardados. O setor de Arquivo (que estudaremos na aula sobre departamentos e setores de uma empresa) pode também ser chamado, apenas, Arquivo;

• o arquivo de computador, que é um conjunto de dados digitalizados.

O arquivo e as técnicas de arquivamento Aula 3 A longa procura de um documento pode

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O que são documentos?

São registros de informações em condições de serem utiliza- das para consulta, estudo ou prova, ou seja, que podem ajudar a provar a verdade ou inverdade sobre determinado assunto.

Todos os documentos importantes para a empresa devem ser arquivados. Eles podem ser sobre as relações comerciais de com- pra, venda, pagamentos ou recebimentos (que você vai conhecer na aula de documentação) ou exigidos por lei (esses asseguram que a empresa pode funcionar legalmente).

Para o auxiliar de escritório realizar um bom arquivamento, deverá seguir os seguintes passos:

• receber os documentos a serem arquivados; • registrar em livros apropriados os docu- mentos recebidos;

• classifi car (segundo o critério da empresa) os documentos recebidos;

• arquivar os documentos já classifi cados;

Aula 3 O arquivo e as técnicas de arquivamento O que são documentos? São registros de

• um arquivamento bem-feito vai possibilitar a localização dos documentos quando forem solicitados.

Saiba mais ...

O Brasil é considerado pio- neiro em leis gerais de arqui- vos. A Lei Federal n.º
O Brasil é considerado pio- neiro em leis gerais de arqui- vos. A Lei Federal n.º

O Brasil é considerado pio- neiro em leis gerais de arqui- vos. A Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, fala sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

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Uma maneira prática de registrar assuntos com prazos deter- minados é o fichário de controle. Você conhece um fichário de controle? Observe esta figura.

O arquivo e as técnicas de arquivamento Aula 3 Uma maneira prática de registrar assuntos com

O fichário (conjunto das fichas) de controle deve ser or- ganizado em um arquivo de mesa (uma caixinha geralmente de plástico, metal, madeira ou papelão) contendo fichas de controle individuais para cada documento. A mesa de um auxiliar de escritório deve possuir um fichário.

O que são fichas de controle?

O arquivo e as técnicas de arquivamento Aula 3 Uma maneira prática de registrar assuntos com

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São cartões de papelão branco normalmente em forma retangular (medindo aproximadamente 15cm x 10cm), utilizados para o registro das providências que devem ser tomadas.

Observe:

Data

Providência

Assunto

Responsável

5/5

Pagar

Aluguel da loja

Setor de contas a pagar

5/5

Reunião às 14 horas

Compra de

Sr. Antônio

computadores

5/5

Telefonar para banco

Abertura de conta para a empresa

Setor financeiro

Essas fichas de controle podem ser numeradas na seqüên- cia de 1 a 31 (correspondendo a cada dia do mês) ou de 1 a 12 (correspondendo a cada mês do ano) com a finalidade de controlar dia a dia os assuntos pendentes. Quando numeradas de 1 a 31, cada ficha conterá as atividades que devem ser feitas no mês. Quando numeradas de 1 a 12, cada uma conterá as atividades que deverão ser realizadas ao longo do mês (o dia deve ser registrado também junto à atividade).

As fichas serão organizadas com os seguintes dados:

Data – dia em que a tarefa deverá ser realizada.

Providência – é a tarefa ou atividade que deve ser feita por alguém, que pode ser o auxiliar de escritório ou outra pessoa da empresa.

Assunto – do que trata a providência a ser tomada. • Responsável – pessoa que responde pelo assunto que deverá ser tratado. O auxiliar de escritório é o profissional que está na em- presa para ajudar nos serviços. É preciso consultar diariamente as fichas e, nas datas em que as providências deverão ser tomadas, é necessário lembrar aos responsáveis, antecipadamente, sobre os assuntos a serem resolvidos. Quando todos os assuntos das fichas de controle estiverem solucionados, ou seja, resolvidos, elas perderão sua função, devendo ser eliminadas do fichário.

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As classifi cações dos documentos

Os documentos podem ser classifi cados quanto ao meio em que estão registrados:

informático: guarda as informações em meio eletrônico. É um documento eletrônico.

O arquivo e as técnicas de arquivamento Aula 3 As classifi cações dos documentos Os documentos

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textual: são os manuscritos, datilografados ou impressos. Podem ser as cartas, os pedidos de compra e demais documentos que a empresa utiliza no seu dia-a-dia. É um documento em papel.

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Podemos também classificar os documentos quanto à fonte:

Fontes internas: são cópias de correspondências enviadas da sua empresa para outras empresas e pessoas. Fontes externas: são correspondências recebidas pela sua empresa de outras empresas e pessoas.

Agora que você já classificou os documentos, adote um mé- todo único e que seja eficiente para o seu setor de trabalho. Deve ser uma forma fácil de guardar os documentos para que sejam logo encontrados, quando necessário.

Dentre os principais métodos de arquivamento, podemos destacar os seguintes:

  • a. alfabético – a ordem alfabética é utilizada quando o ele- mento principal a ser considerado é o nome;

    • b. geográfico – a busca é realizada por local (cidades ou

bairros) onde as empresas estão situadas;

  • c. numérico – este método deve ser utilizado quando o

elemento principal é a data do documento. Pode ser por dia, mês ou ano;

  • d. por assunto – ordenação pelo assunto dos documentos.

Exemplo: uma pasta para cartas comerciais, uma para recibos de

pagamentos, uma para recibos de depósitos etc. Este método é bastante utilizado.

Saiba mais ...

Arquivo corrente – é aquele em que os documen- tos são consultados diariamente. Arquivo intermediário –

Arquivo corrente – é aquele em que os documen- tos são consultados diariamente.

Arquivo intermediário – é aquele em que os documentos estão guardados para consulta ocasional.

Arquivo permanente – é aquele em que os documentos não são mais utilizados mas são guardados por muito tempo e só serão consultados para provar alguma coisa.

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Atividade 1
Atividade 1
O arquivo e as técnicas de arquivamento Aula 3 Atividade 1 (Atende ao Objetivo 1) Assinale

(Atende ao Objetivo 1) Assinale a alternativa correta.

Quando falamos de arquivo em nosso curso, estamos nos refe- rindo a:

  • a. ) pastas individuais que uma escola mantém sobre o históri- co de seus alunos;

(

  • b. ) um móvel com gavetas e pastas organizadas contendo docu-

(

mentos;

  • c. ) arquivo de computador;

(

  • d. ) setor de arquivo de uma empresa.

(

Atividade 2
Atividade 2
O arquivo e as técnicas de arquivamento Aula 3 Atividade 1 (Atende ao Objetivo 1) Assinale

(Atende ao Objetivo 2)

Relacione as colunas:

  • 1. documentos

  • 2. fichário de controle

  • 3. fichas de controle

(

) caixa que guarda os registros dos

(

assuntos com prazos determina- dos; ) cartões de papelão branco de forma

(

retangular (15cm x 10cm) para o registro de providências; ) registros de informações utilizados para consulta.

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Atividade 3
Atividade 3
Aula 3 O arquivo e as técnicas de arquivamento Atividade 3 (Atende ao Objetivo 2) Identifique

(Atende ao Objetivo 2) Identifique no caça-palavras os quatro métodos de arquivamento.

Aula 3 O arquivo e as técnicas de arquivamento Atividade 3 (Atende ao Objetivo 2) Identifique

Como preservar os documentos?

Antes de começar a arquivar os documentos, devemos obser- var algumas regras para que eles durem muito mais. São elas:

• As mãos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras.

Aula 3 O arquivo e as técnicas de arquivamento Atividade 3 (Atende ao Objetivo 2) Identifique

• Tintas e grafites podem causar danos à documentação, manchando, causando riscos, perfurando ou rasgando.

• O canto da folha não deve ser dobrado para marcar páginas. Essa dobra, no futuro, poderá causar o rompi- mento do papel.

• Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, danos nas capas e lombadas segu- rando-o corretamente na parte do meio da encadernação.

• Não use clipes e grampos metálicos. Utilize clipes plásti- cos ou proteja os documentos com um pequeno pe- daço de papel na área de contato com o clipe. Veja na foto:

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O arquivo e as técnicas de arquivamento Aula 3 Fonte: http://www.sxc.hu • Não utilize fitas adesivas.

Fonte: http://www.sxc.hu

• Não utilize fitas adesivas. Elas causam manchas de difícil remoção e se soltam do papel rapidamente.

• Disquetes e outros meios eletrônicos devem ficar longe de poeira, umidade e temperaturas altas.

• Não coma nem beba próximo de livros e de documentos, pois pequenos restos de alimentos podem atrair insetos ou outros bichos.

• Não fume em áreas de armazenagem de documentos e livros.

• Se o mobiliário for de madeira, verificar, sempre que possível, a ocorrência de infestação de cupins ou brocas.

• Não esqueça que um documento produzido hoje merece todo o cuidado, pois poderá ser primordial no futuro.

Quais os princípios éticos no arquivamento?

Para conservar, organizar, controlar e administrar os arqui- vos é preciso seguir alguns procedimentos:

1. Garantir a integridade dos arquivos e sua boa conservação para que eles possam servir como provas jurídicas, caso necessário.

2. Quando as informações não forem confidenciais ou restri- tas, assegurar sempre a facilidade de acesso aos documentos para o maior número de usuários.

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Atividade 4
Atividade 4
Aula 3 O arquivo e as técnicas de arquivamento Atividade 4 (Atende ao Objetivo 3) Assinale

(Atende ao Objetivo 3)

Assinale as alternativas que prejudicam a boa conservação dos documentos:

  • a. ) As mãos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras.

(

  • b. ) Dobrar os cantos do documento para marcar as páginas.

(

  • c. ) Usar clipes e grampos.

(

  • d. ) Não utilizar fitas adesivas.

(

  • e. ) Fumar em áreas de armazenagem de documentos e livros.

(

Resumindo ...

• Arquivo é um móvel com gavetas com pastas con- tendo documentos, organizadas em ordem alfabé-

• Arquivo é um móvel com gavetas com pastas con- tendo documentos, organizadas em ordem alfabé- tica ou numérica ou por datas. É utilizado para a guarda de documentos que servem como fonte de consulta para os funcionários da empresa.

• Documentos são registros de informações para consulta, estudo ou prova, ou seja, que podem ajudar a provar a ver- dade ou inverdade sobre determinado assunto.

• Fichas de controle são cartões de papelão branco normal- mente em forma retangular (medindo aproximadamente 15cm x 10cm), utilizadas para o registro das providências que devem ser tomadas no dia.

• As fichas de controle deverão conter os seguintes dados:

data, providência, assunto e responsável.

• Os documentos podem ser classificados como textual (em papel) e informático (digitalizado).

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• Os métodos de arquivamento são: alfabético, numérico, geográfico e por assunto.

• Um dos princípios éticos do arquivamento é garantir a integridade dos arquivos e sua boa conservação para que possam servir como provas jurídicas, caso necessário.

Informação sobre a próxima aula

Na próxima aula, você verá quais são os departamentos que compõem uma empresa.

Respostas das Atividades

O arquivo e as técnicas de arquivamento Aula 3 • Os métodos de arquivamento são: alfabético,

Atividade 1

b.

Atividade 2

2; 3; 1.

Atividade 3

O arquivo e as técnicas de arquivamento Aula 3 • Os métodos de arquivamento são: alfabético,

Atividade 4

b; c; e.

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