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EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE DUITAMA S.A. E.S.P. EMPODUITAMA S.A. E.S.P. INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Perodo evaluado: Con corte al 12/11/2013 YOLANDA STELLA Interno, o quien haga SOSSA VIVAS Fecha de elaboracin: Noviembre de 2013 sus veces: Subsistema de Control Estratgico Avances .- El ajuste documental de los procesos ha sido una labor permanente en el marco de la implementacin del Sistema Integrado de Gestin (MECI-Calidad-SISTEDA). .- Se ha adelantado la difusin de los postulados estratgicos contenidos en la visin, misin y poltica de calidad a travs de su publicacin en sitios visibles de la entidad y mediante la distribucin entre los servidores pblicos del plegable denominado jornada de interiorizacin del componente estratgico cdigo de tica y buen gobierno Empoduitama S.A. E.S.P. .- Se ha avanzado en el cumplimiento del disfrute de los tiempos acumulados de vacaciones. .- La entidad, desde el ao 2008, a travs del programa de impacto regional denominado POMCA Plan de Ordenamiento y Manejo de la Cuenca Alta del Rio Chicamocha, articul los proyectos del Plan Maestro de Alcantarillado y del Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos, lo cuales se han seguido ejecutando. .- La Empresa, conjuntamente con la Alcalda Municipal, a travs del programa SAVER (Saneamiento de Vertimientos) liderado por el Viceministerio de Ambiente, ha continuado la gestin del proyecto de la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales PTAR ante el gobierno Suizo a travs del Programa de Cooperacin al Desarrollo Econmico en Colombia _ Secretara de Estado para Asuntos Econmicos (SECO). .- Actualmente se est desarrollando en conjunto con la Uniboyaca el convenio interadministativo del plan de saneamiento y manejo de vertimientos, lo que conllevar a la actualizacin de todos los proyectos de saneamiento bsico a corto mediano y largo plazo de los colectores e interceptores de la ciudad de Duitama, mejorando as la calidad de vida de los ciudadanos. .- Se realizo la reformulacin del proyecto de obras adicionales del interceptor canal Vargas I, colector Nario I y Nario II, hasta donde se construir la Planta de Tratamiento. .- Se gestion ante el Ministerio de Vivienda Ciudad y Terrritorio, los recursos para financiar la construccin de un pozo profundo mediante la utilizacin de sondeos elctricos verticales, con una profundidad de 550 mts., lo que garantizar el recurso hdrico en la ciudad.

.- La entidad sigue revisando y ajustando el Plan de Mejoramiento Institucional que consolida los hallazgos de perodos anteriores. .- Se evidenci la concertacin de Acuerdos de Gestin entre los Gerentes Pblicos y el Superior Jerrquico para la vigencia 2013. .- En Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno y Calidad fueron aprobadas las polticas operativas de Talento Humano. Est pendiente su incorporacin al M-DE 04 y su divulgacin a travs de la red interna. Dificultades .- No se evidenci que se haya tratado los niveles de cumplimiento de metas e indicadores establecidos en los objetivos de las polticas de desarrollo administrativo las cuales se determinaron para el logro de la visin ni el establecimiento de planes de accin para tratar las causas detectadas. .- No se evidenci la evaluacin al Plan de Gestin y Resultados ni la medicin ni consolidacin de indicadores para determinar el estado de cumplimiento tanto de lo programado a nivel empresarial como de lo ejecutado en los procesos. .- De igual manera, pese a existir el P.G.R., no se garantiza adecuadamente la trazabilidad de la planeacin a corto, mediano y largo plazo con el pensamiento estratgico (visin, misin y objetivos estratgicos, etc.) de la Alta Direccin. .- Existe cultura de autocontrol incipiente; debe hacerse una labor permanente de interiorizacin y/o mantenimiento de los principios, valores y postulados contenidos en el Cdigo de tica y del pensamiento estratgico gerencial contenido en el Cdigo de Buen Gobierno mediante actividades ldicas, dinmicas e integraciones, entre otras. .- An no se constituyen formalmente los comits de Bienestar e Incentivos ni se cumple a cabalidad lo documentado en los planes de bienestar e incentivos (no pecuniarios) ni en el programa de salud ocupacional. .- Sigue sin implementarse un sistema de evaluacin del desempeo laboral. .- Se presentan falencias en cuanto al logro de un ambiente laboral seguro y cmodo bajo un criterio eminentemente preventivo, incumpliendo el objetivo previsto en el O-TH-02 en materia de salud ocupacional. .- A pesar de tener documentado el Panorama de Factores de Riesgo e Informe de Inspeccin de Seguridad ambos elaborados por la antigua ARP Liberty Seguros-, persisten deficiencias en los controles y medidas de proteccin y seguridad en las diferentes reas de la empresa. .- No se evidencia una metodologa para evaluar el impacto de las acciones de formacin y capacitacin sobre la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin.

.- An no se evidencia la implementacin de un Plan de Contingencias (Plan de Reaccin a eventos positivos o negativos) ni acciones que busquen minimizar el impacto de los riesgos existentes. .- A pesar de existir una poltica de Administracin de Riesgos y de tener documentada informacin relativa al mapa de riesgos, an no se revisa, actualiza ni gestiona adecuadamente. .- Respecto del Plan Anticorrupcin y Atencin al Ciudadano, no se encuentran suficientemente definidos los siguientes aspectos, los cuales se requieren para efectuar el adecuado seguimiento conforme a la competencia de Oficina de Control Interno Identificar, analizar, valorar los riesgos de corrupcin conforme a la metodologa establecida siguiendo las recomendaciones de la OCI y documentar las medidas de control que propendan por su mitigacin, reduccin y/o eliminacin (Mapa de Riesgos de Corrupcin), todo enmarcado dentro de una poltica de administracin de riesgos de corrupcin. Documentar e implementar la estrategia antitrmites concreta en cuanto a requisitos y celeridad en la respuesta a solicitudes de derechos de conexin, expedicin de certificaciones, cambio de medidores y dems trmites. Documentar e implementar mecanismos de fortalecimiento de los canales de atencin al ciudadano con acciones concretas y plazos definidos para su seguimiento. Revisar e implementar el Reglamento de P.Q.R. y mecanismos de autocontrol y seguimiento a la oportuna y efectiva respuesta a los requerimientos de los ciudadanos. Subsistema de Control de Gestin Avances .- Se ha venido gestionando por parte de la Gerencia General el posicionamiento de la imagen institucional y cultura corporativa. .- Se cuenta con un adecuado control sobre la correspondencia mediante el uso del software SADE-NET implementado desde al ao 2010. .- La empresa, dentro de sus sistemas de informacin, cuenta con el software integrado HAS SQL. .- Se genera la informacin suficiente para medir los indicadores mnimos fijados por la CRA y se dispone del Sistema nico de Informacin, SUI para su reporte por medios electrnicos. .- La entidad cuenta con disponibilidad de informacin hacia el usuario. .- Se cuenta con facturacin en sitio con perodos de lectura al tiempo actual. .- Se cuenta con reglamento interno de Peticiones, Quejas y Recursos en concordancia con el C.C.A. as como con formularios que facilitan su diligenciamiento por parte de los usuarios. .- Los trmites estn definidos y publicados en la pgina web para conocimiento de usuarios y

partes interesadas y se cuenta con un espacio para el contacto de estos con la entidad. .- La entidad ha gestionado ante el S.U.I.T. el registro de sus trmites; a la fecha sigue pendiente la culminacin de este proceso. .- Se ha efectuado seguimiento a la percepcin del cliente mediante encuestas de satisfaccin y buzn de sugerencias, entre otras herramientas. .- Se ha avanzado en un 97.1% de cargue de informacin al Sistema nico de Informacin SUI de la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios. .- Se ha avanzado en la articulacin del software HAS entre Almacn y Contabilidad para la conciliacin de saldos, terceros e inventario y propiedad, planta y equipo. Dificultades .- An no se evidencia la consolidacin del mapa de riesgos por parte de la Secretara de Salud, como lo dispone la legislacin aplicable que busque una adecuada planificacin por parte de la empresa para el control de la produccin desde la fuente hasta antes de la entrada a las plantas relacionada con la prctica de anlisis fsico, qumico y microbiolgico por muestreo. .- En las actividades de planificacin para la produccin, las responsabilidades en la realizacin de los anlisis de laboratorio correspondientes al control de las caractersticas fsico - qumicas del producto durante el proceso de produccin as como las actividades de dosificacin basadas en los resultados obtenidos de dichos anlisis corresponden al operario de planta; existe el riesgo de que se genere conflicto de inters que afecte la independencia de juicio e integridad en relacin con las actividades de ensayo y la garanta de la eficacia de la medicin del producto en proceso para la toma de decisiones. .- No se ha fortalecido el recurso humano necesario para garantizar la eficacia, eficiencia y efectividad del proceso de ensayo y resultados que realiza el laboratorio, a fin de que sea una labor permanente. .- No se ha evidenciado en los registros correspondientes del S.I.G. la identificacin y el tratamiento del producto y/o servicio No Conforme necesario para prevenir su uso o entrega no intencionales; se ha verificado que solo se ha implementado para el caso de los resultados obtenidos del buzn de sugerencias. .- Sigue sin evidenciarse un catastro de usuarios de los servicios con su trazabilidad al catastro de redes de acueducto y alcantarillado cuya informacin permita el control de caractersticas de cobertura por POT y cota de servicio, necesario para la expedicin de existencia de redes de acueducto y alcantarillado y aprobacin de planos hidrosanitarios. .- Aunque se ha evidenciado avance en la elaboracin del catastro de medidores an no se ha llegado a un porcentaje de cobertura total.

.- Aunque se ha evidenciado avance en las acciones correctivas respecto a suspensiones, moras con tiempos prolongados, reconexiones, conexiones fraudulentas, manipulacin de medidores y otras novedades, an falta fortalecer las labores de seguimiento a este respecto as como acciones contundentes que garanticen su control. .- Pese a adelantarse la labor de cobro persuasivo, contina sin implementarse polticas efectivas de recuperacin de cartera y sin gestionar acciones contundentes contra usuarios fraudulentos y/o irregulares; no obstante, ya se tienen identificados los deudores de los servicios pblicos domiciliarios. .- Sigue sin evidenciarse tanto las acciones efectivas de corte del servicio de acueducto y alcantarillado de que trata la Ley 142 de 1994 a los usuarios incursos en las causales previstas como las gestiones posteriores (cobro al usuario de lo reglamentado, acciones jurdicas y depuracin en la base de datos). .- An no se implementa un programa permanente de revisin, reparacin y mantenimiento de medidores a fin de evitar lecturas reiterativas y cobros estimados; sin embargo, se evidenci que se ha estudiado el mecanismo para desarrollar e implementar dicho programa. .- Hay falencias en el control, seguridad y/o almacenamiento de materiales, insumos qumicos y elementos tanto en la bodega de almacn como en los alrededores de la misma. .- Pese a los avances en materia de organizacin documental, an se evidencian deficiencias en la adecuacin fsica del archivo dada su ubicacin. .- A pesar de tener documentados manuales de operacin y mantenimiento de los sistemas de acueducto y alcantarillado, an no se implementan programas de mantenimiento preventivo. De igual manera, faltan recursos (humanos y logsticos) que permita garantizar la eficacia, eficiencia y efectividad del proceso de mantenimiento. .- An no se aplica lo previsto en la resolucin 05 de 1996 del entonces Ministerio de Desarrollo en cuanto a desarrollar criterios, indicadores, modelos de evaluacin de gestin y resultados y metodologa para la evaluacin de la viabilidad empresarial de la entidad. .- Verificado el IANC mensual durante lo corrido de 2013 se evidencia que ste siempre ha estado por encima del 30% de que trata la Resolucin CRA 18 de 1996 incumpliendo el nivel mximo aceptable y su disminucin al mnimo posible como meta impuesta. .- Pese a que se realiza el flujo contable de manera aceptable, an falta documentar aspectos contenidos en la resolucin interna nmero 685 de 2008 por medio de la cual se adopta el manual de procedimientos de control interno contable, especialmente en lo referente a valoracin de riesgos de ndole contable y sus controles. .- Aunque la empresa cuenta con rea donde se ubica el Administrador del Sistema, esta no est plenamente acondicionada en cuanto a ventilacin, seguridad y vigilancia lo que es preciso

atender, dada la trascendencia de la funcin en el contexto de informacin. .- No se evidencia una poltica de asignacin de claves y permisos ni su seguimiento segn las situaciones administrativas presentadas. Subsistema de Control de Evaluacin Avances .- La Oficina de Control Interno elabor y puso a consideracin del Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno y Calidad la programacin de Auditoras Internas 2013 la cual fue aprobada mediante el acta 02_2013. .- Se ha adelantado la labor de auditora interna por parte de la Oficina de Control Interno de acuerdo a lo plasmado en el Sistema Integrado de Gestin. .- El Modelo Estndar de Control Interno y el Sistema Gestin de Calidad son instrumentos oportunos para subsanar omisiones y fallas en que han incurrido las diferentes administraciones y propender por el mejoramiento y fortalecimiento del sistema de control interno y de la gestin de calidad de los procesos. Dificultades .- An no se evala el cumplimiento de los objetivos, planes, polticas y metas del P.G.R. ni de los instrumentos de ejecucin de la planeacin empresarial. .- Sigue siendo pertinente reiterar lo ya expresado en informes anteriores como una debilidad del Sistema de Control Interno, que las funciones y responsabilidades de la Oficina se concentran en una sola persona, lo que ha restringido el rendimiento al humanamente posible al carecerse de un equipo multidisciplinario que aumente su funcionalidad, acreciente sus ndices de efectividad y le permita mantener una actitud dinmica e innovadora que redunde en el mejoramiento de la gestin institucional de la empresa de manera oportuna. Consecuente a lo anterior, la labor de auditora interna se ve afectada por la acumulacin de labores. .- Aunque el alcance de los informes generados por la Oficina de Control Interno es razonable, hay que dejar salvedad en cuanto a la labor frente a aspectos tcnicos y operativos que demandan conocimientos especficos ya que no se cuenta con el equipo multidisciplinario de apoyo, independiente a todas las reas, lo que tambin ha generado incumplimiento a la programacin de auditoras internas. .- Es incipiente la medicin, seguimiento, monitoreo y/o gestin al interior de los procesos como medida de autocontrol, autoevaluacin y autogestin. Se ha evidenciado incumplimientos reiterados a las acciones de mejora resultantes de la labor de auditora interna. .- El Control Social por parte de las veeduras ciudadanas no opera; es incipiente su participacin en la Junta Directiva y no se aplica el reconocimiento de su rol conforme a lo dispuesto en el artculo 35 de la Ley 489 de 1998.

Estado general del Sistema de Control Interno El Sistema Integrado de Gestin presenta un estancamiento en su implementacin y desarrollo; contina en proceso la consolidacin y aprobacin de un Plan de Mejoramiento Institucional y por Procesos para su correspondiente control y seguimiento. Recomendaciones A corte de este informe se han efectuado las siguientes recomendaciones: 1. SISTEMAS DE INFORMACIN 1.1 PETICIONES QUEJAS Y RECURSOS Dar cumplimiento a lo establecido en el O-BS-03 Reglamento de Peticiones, Quejas y Recursos particularmente en lo referente a los tiempos de respuesta. Dar cumplimiento a lo dispuesto en el P-SI-03 Recepcin y Envo de Correspondencia en cuanto al procedimiento que debe surtirse para el trmite de las peticiones, quejas y recursos presentados a la entidad. Efectuar seguimiento a la labor de los funcionarios usuarios del sistema de informacin SAD respecto de los pasos dados a las P.Q.R.s escritas y a la administracin de sus respectivas bandejas, a fin de que se garantice el flujo de informacin por esta va. Establecer niveles de prioridad en la atencin de P.Q.R.s -recibidas por cualquier mediorelacionados directamente con el servicio para lo cual debe tenerse en cuenta el impacto de la situacin presentada frente a lo urgente e inmediato de su respuesta. Mantener un control a la atencin de las rdenes de trabajo entregadas al Jefe de Redes a fin de determinar los requerimientos de usuarios que han sido atendidos y los que estn pendientes, y propender porque se cumplan en su totalidad. Verificar por parte de quienes reciben el reporte de rdenes de trabajo atendidas, especialmente de la Auxiliar Administrativa de la Subgerencia General Tcnica y Operativa, que stas estn debidamente diligenciadas en todos sus campos de manera clara y precisa a fin de que se evidencie la labor realizada, el responsable del trabajo, el conocimiento del usuario y el tiempo de interrupcin del servicio, en caso de requerirse, entre otra informacin. Mantener monitoreo permanente al desarrollo del proceso a travs del seguimiento a la acciones de mejora e indicadores, entre otras herramientas de autoevaluacin. 1.2 SISTEMA NICO DE INFORMACIN_S.U.I. Mantener actualizada la informacin por esta va a fin de evitar eventuales sanciones y/o acciones por parte de la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios, dada su relevancia y trascendencia en la gestin de la empresa. Monitorear, por parte del responsable del proceso respectivo, aspectos como diligencia, oportunidad, calidad, soporte documental y remisin formal de la informacin que suministran los responsables de los diferentes tpicos, dada su relevancia y trascendencia al ser objeto de control y seguimiento por la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios, so pena de eventuales acciones disciplinarias ante incumplimientos, negligencia, omisin y/o envo de informacin de mala calidad.

Mantener el monitoreo y seguimiento peridico por parte del proceso responsable a fin de medir el estado de cargue de la informacin por tpico, la gestin de los responsables segn les competa, las dificultades que se pueden presentar y los requerimientos hechos de manera oportuna. Programar y efectuar capacitaciones y/o reuniones de seguimiento peridicas -lideradas por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin segn el numeral 13 de sus funciones- con los responsables de suministrar informacin de los diferentes tpicos a fin de revisar conjuntamente la informacin, resolver inquietudes, detectar falencias y/o corregir oportunamente errores que se puedan presentar. Garantizar, por parte del responsable segn sus funciones, la actualizacin, difusin y aplicacin del normograma con la legislacin y normatividad vigente que atae tanto al S.U.I. como a otras reas (numeral 22 de las funciones del Jefe de la Oficina Asesora de Jurdica contenidas en el Manual de Funciones y Competencia Laborales para los empleados Pblicos). 1.3 ADMINISTRACIN DEL SISTEMA Implementar acciones de seguridad y proteccin tanto para el personal como para los equipos computacionales en los siguientes aspectos:
Proteccin contra partculas de polvo y deshechos voltiles a fin de evitar desperfectos en los sistemas computacionales y medios de almacenamiento as como el deterioro de los activos informticos del rea de Almacn General y los que se encuentran en reas operativas, principalmente. Proteccin contra la esttica e imantacin producidas por fibras sintticas, metales, algunos plsticos y por el cabello humano que pueden repercutir en el funcionamiento de los sistemas computacionales de la empresa. La repercusin de aspectos de carcter ergonmico por ubicacin, postura y mal manejo de la visin tanto en el rea de sistemas como en los diferentes puestos de trabajo que operan equipos de cmputo. Anlisis de la regulacin de temperatura, aire acondicionado y/o ventilacin en Sistemas para evitar recalentamiento de equipos y afectacin en la salud de los funcionarios que permanecen all. Proteccin contra riesgos presentados por tormentas elctricas en reas como la Bodega de Almacn, que no tiene instalaciones elctricas adecuadas y las plantas El Surba y La Milagrosa, las cuales se encuentran vulnerables ante estos eventos. Sealizacin de las reas restringidas y de accesos exclusivos en el rea de Sistemas principalmente para evitar el acceso de particulares a zonas de almacenamiento de informacin, datos y software institucional. Vigilancia y/o mayor seguridad (cmaras y/o chapas de seguridad) del mobiliario, equipo y activos informticos que se encuentran en el rea de sistemas.

La clave del Administrador del Sistema slo es conocida por el Profesional especializado de Sistemas de tal manera que en el evento de olvidarla, se complica el acceso al sistema. Se recomienda guardar la clave vigente en sobre cerrado en la caja fuerte ante la eventualidad de que el Administrador del Sistema no pueda suministrarla o considerar que exista un reemplazo que tenga acceso al sistema y suplir estas funciones cuando las circunstancias lo ameriten. Adoptar una poltica para la asignacin y control de claves de forma controlada y oficial que exija la solicitud por escrito al Administrador del sistema para que este asigne calves y permisos

a otros funcionarios. Mantener actualizados los formatos R-SI-01 Hoja de Vida Equipos de Cmputo, R-SI-03 Creacin de Cuentas de Correo, R-SI-04 Control Usuarios Red Lan y R-SI-34 Control de Usuarios Software administrativo, que permita mantener un control y seguimiento. Adquirir la licencia del Antivirus que garantice la deteccin y eliminacin de virus informticos, en caso de encontrarse. Actualmente se maneja licencia gratuita y, aunque sirve para detectarlos, no garantiza su eliminacin. Descargar y socializar la ltima versin del software HAS en sus diferentes componentes. Solicitar al proveedor del software la implementacin de la herramienta de auditora en el mdulo de Contratacin; se evidenci que el mdulo de Inventarios y Activo Fijo, aunque tiene auditora de informacin, no funciona como mecanismo de auditora como tal. Dar cumplimiento al P-MT-08 Mantenimiento Preventivo de Equipos y Sistemas de Informacin el cual incluye la elaboracin y divulgacin de un cronograma trimestral de mantenimiento preventivo de los equipos de cmputo. Se verific que actualmente solo se hace mantenimiento correctivo y se toman medidas cuando los equipos presentan daos, excepto para el caso de las impresoras y PDA a las que se les hace revisin preventiva. Poner en marcha y socializar proyectos como la Intranet y el Chat Interno; de igual manera, considerar otros que propendan por el mejoramiento de la red tecnolgica y la velocidad de transmisin de datos tales como la operacin de mdulos de manera automatizada y en lnea lo que minimizara la vulnerabilidad del sistema a la manipulacin de datos que puede ocurrir por interface. Mantener actualizada la informacin contenida en la pgina web de la empresa en todos los links para lo cual debe solicitarse la informacin a los servidores respectivos. Mantener personal del SENA como apoyo operativo a la labor del Administrador del Sistema en cuanto a actualizacin de la pgina web, las hojas de vida de los equipos y el mantenimiento de los mismos, entre otras actividades. 2. ADMINISTRACIN Y ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS Depurar y mantener actualizado el inventario de bienes de la entidad buscando que sea siempre coherente con las existencias fsicas. Mantener legalizados documentos tales como salidas de almacn, traslado de bienes entre funcionarios y requisiciones tan pronto como ocurra el trmite de tal manera que siempre exista un responsable. Identificar los bienes y servicios que afectan la calidad del producto y servicio con sus caractersticas, condiciones de almacenamiento y preservacin hasta su entrega final, a fin de organizarlos adecuadamente en la bodega de almacn. Efectuar el cerramiento de la bodega de almacn para la seguridad y proteccin de los materiales y bienes existentes; de igual forma, implementar controles para los bienes que se encuentran fuera del Almacn y que estn expuestos a la intemperie y dems factores climticos as como a la inseguridad. Controlar por parte del Almacn General el consumo de las sustancias qumicas para consolidar el consumo real del mes manteniendo la coherencia de los movimientos y saldos. Implementar bsculas para pesar y controlar el consumo del cloro gaseoso. Mantener la conciliacin mensual de los elementos que ingresan en la cuenta de inventarios

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frente a sus salidas para que exista coherencia en cuanto a movimientos y saldo. Designar un servidor de planta responsable de la operatividad de la contratacin de la entidad, el cual qued documentado en el P-BS-01, a fin de centralizar la informacin, establecer controles, velar por el cumplimiento de requisitos y aplicar lo documentado en el Sistema Integrado de Gestin para esta actividad, ya que se trata de una labor permanente fundamental y lgida dentro del proceso. Cuando se trate de suministro, debe elaborarse tanto la requisicin de materiales o bienes como el estudio de conveniencia y oportunidad por parte del rea que lo solicita cuyo responsable es quien conoce las condiciones y/o caractersticas tcnicas para que el Almacn General contine el procedimiento en lo que le compete. Revisar el proceso de Administracin y Adquisicin de Bienes y Servicios, ajustar lo pertinente e implementar controles con el fin de hacer ms gil y expedito el proceso contractual minimizando los tiempos de respuesta especialmente en la etapa contractual que inicia con la formalizacin del contrato. Mantener actualizado el registro de la contratacin de la entidad en el mdulo CONTRATACIN HAS con el fin de que se encuentre absolutamente toda la informacin en materia de contratos. Emitir el correspondiente acto administrativo para la designacin de interventores o supervisores de los contratos (que no sea directamente en los mismos) tal como lo prev el inciso segundo del artculo dcimo primero de la resolucin 064 de febrero 25 de 2011 o Reglamento de Interventora y Supervisin que a la letra dice: El interventor o supervisor ser designado mediante acto administrativo expedido por la Gerencia, si ste es interno (). Cumplir lo establecido en el artculo sexto del Reglamento de Interventora y Supervisin que a la letra dice: El interventor o Supervisor debe ser un profesional que posea una vasta experiencia en el campo objeto de la interventora o supervisin, con el suficiente juicio crtico y conocimiento para que cuantifique, valorice y confronte los diseos, las propuestas, las necesidades y los requerimientos que motivaron el contrato; en tal sentido, para el caso de los suministros, esta funcin no debera recaer en la Almacenista General ya que a juicio de esta oficina, se estara generando conflicto de inters al concentrar las funciones de seleccin, administracin y supervisin en una misma funcionaria, lo que podra transgredir su objetividad. De acuerdo a lo anterior, es preciso que se seleccione a los interventores y supervisores internos con fundamento en su perfil, idoneidad y conocimientos tcnicos y especficos respecto del objeto contratado. Reconsiderar la designacin del funcionario responsable del proceso Administracin y Adquisicin de Bienes y Servicios ya que, dadas las actividades del mismo las cuales giran en torno a la contratacin de bienes y servicios prevalentemente, debe tenerse en cuenta el cargo que por funciones tenga un mayor control de los procesos contractuales de adquisicin tanto de bienes como de servicios con el fin de monitorear directa y permanentemente las labores propias de este proceso. El inciso segundo del artculo segundo de la resolucin 064 del 25/02/2011 o Reglamento de Interventora y Supervisin prev que los informes deben incluir aspectos administrativos, tcnicos, financieros y aplicacin de la legislacin colombiana vigente al momento en que se desarrolla el proceso contractual. En tal sentido, dichos informes deben abordar en su totalidad este contexto como se advierte en los registros documentados para este fin y ahondar ms en los aspectos tcnicos desarrollados en el marco de su ejecucin.

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Verificar la coherencia y concordancia entre las condiciones de las invitaciones efectuadas a los diferentes oferentes en cualquier proceso contractual, el Reglamento Interno de Contratacin, los dems anexos y documentos que hacen parte del proceso Administracin y Adquisicin de Bienes y Servicios y el contrato mismo con el fin de evitar ambigedades y discrepancias. Dejar el suficiente soporte descriptivo en la actas que se generen del Comit de Compras principalmente en cuanto a los aspectos de evaluacin que descartan o hacen viable una propuesta; de igual manera, verificar las evaluaciones en todo su contexto (jurdico, tcnico y financiero) antes de firmarlas con el fin de evitar discordancias que puedan afectar la seleccin objetiva. Revisar los formatos R-BS-19 Y R-BS-20 referentes a evaluacin y calificacin de propuestas de suministro y obra respectivamente y ajustarlos considerando incluir como factores de ponderacin la experiencia y/o los aspectos tcnicos adems del precio buscando que se surta una seleccin ms objetiva. Constituir el comit de contratacin a fin de determinar quienes deben intervenir en las evaluaciones, de tal manera que los cargos que se registran en los formatos sean quienes efectivamente suscriben las actas. Incluir dentro del formato de evaluacin, en los documentos de carcter jurdico, la inscripcin en el Registro Interno de Proveedores de la empresa en concordancia con lo previsto en el artculo 10 del Reglamento Interno de Contratacin (Resolucin 053_2011) que establece su obligatoriedad para contratar. De igual manera, incluir el cumplimiento del pago de aportes en concordancia con lo previsto en el artculo 50 ley 789 de 2002. Pese al rgimen privado de contratacin que rige a esta empresa, hay que revisar y/o ajustar el Reglamento Interno de Contratacin y los procedimientos respectivos en virtud del Decreto 734 del 13/04/2012 y las normas actuales vigentes en materia de Contratacin Pblica, en lo que tenga que aplicarse. Se ha evidenciado algunos contratos suscritos desde el mes de julio no estn siendo visados por la Jefe de la Oficina Asesora de Jurdica para lo cual esta oficina recomiendas tener en cuenta lo establecido en el Manual de Funciones y Competencia Laborales de los empleados pblicos adoptado mediante la resolucin 405 del 22/12/2011 respecto de las funciones de la Oficina Asesora de Jurdica que en su numeral 17 expresa lo siguiente: 17. Revisar y dar visto bueno a las minutas de contrato que celebre la Empresa, atendiendo las directrices establecidas en el Reglamento Interno de Contratacin. (Cursiva fuera de texto) Mantener la unidad documental de cada expediente contractual de tal manera que se evidencien todos los documentos relacionados al momento de revisar y/o auditar. Efectuar seguimiento a la actualizacin de documentos de los proveedores en el tiempo requerido, tal como lo dispone el literal b del pargrafo segundo del artculo dcimo del Reglamento Interno de Contratacin adoptado mediante la resolucin 053 de febrero 21 de 2011. Dar cumplimiento a lo establecido en el inciso segundo del artculo vigsimo primero respecto del trmino para suscribir el contrato, una vez seleccionado el contratista. Dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 4 del artculo dcimo noveno respecto del acta de evaluacin que debe elaborarse cuando se presenta ms de una oferta. Documentar e implementar las acciones de mejora pertinentes con el fin subsanar y/o evitar falencias.

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3. PLANEACIN EMPRESARIAL Mantener, a travs de la oficina Asesora de Planeacin, actualizado y socializado el Plan de Gestin y Resultados y sus instrumentos de ejecucin Plan Operativo Anual de Inversiones, Plan Indicativo, Plan de Accin- as como efectuar su medicin peridica a travs de los indicadores de gestin definidos como insumo para su posterior evaluacin y seguimiento. Garantizar la trazabilidad de la planeacin a corto, mediano y largo plazo con el pensamiento estratgico contenido en la visin, misin, objetivos institucionales, estrategias y polticas de desarrollo administrativo. Consolidar y mantener actualizada la medicin de la operatividad de los procesos con los indicadores contenidos en el cuadro de mando segn la periodicidad documentada. Monitorear peridicamente el cumplimiento a los Acuerdos de Gestin que se concer tan entre los Gerentes Pblicos y el Gerente General segn lo establecido en el decreto 1227 de 2005 reglamentario de la Ley 909 de 2004. Protocolizar, mediante acto administrativo o documento del S.I.G., cualquier ajuste y/o modificacin efectuada al Plan de Gestin y Resultados y sus instrumentos de ejecucin, a fin de establecer la lnea base vigente objeto de medicin, evaluacin y seguimiento. Adoptar formalmente, por parte del Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno y Calidad, el Plan de Mejoramiento consolidado por la Oficina de Control Interno con los hallazgos acumulados desde vigencias anteriores y con las acciones y plazos dispuestos por los diferentes procesos. Monitorear y evaluar peridicamente el Plan de Mejoramiento Instit ucional. De igual manera, evidenciar el monitoreo a las acciones de mejora que el proceso ha generado a fin de garantizar la autoevaluacin bajo el liderazgo del responsable. Articular la documentacin del proceso Planeacin Empresarial con su aplicacin prctica para que sea coherente lo documentado con lo registrado, elaborado y/o aplicado. Revisar y/o ajustar el procedimiento de rendicin de cuentas a la comunidad, de tal manera que sea coherente con lo que en la realidad se aplica. 4. GESTIN COMERCIAL Continuar el levantamiento del catastro de medidores en las zonas faltantes incluyendo la hoja de vida, el serial, la ubicacin, el usuario, entre otra informacin. Fortalecer la labor de seguimiento por parte del responsable del proceso, a las suspensiones con atrasos prolongados, conexiones fraudulentas, manipulacin de medidores y dems novedades y tomar las medidas correctivas a que haya lugar para subsanar este tipo de comportamiento por parte del usuario. Socializar e ingresar a la documentacin del S.I.G. la metodologa para codificacin de las zonas para un adecuado manejo de las mismas. Adelantar acciones efectivas de corte del servicio de acueducto como lo establece el artculo 141 de la Ley 142 de 1994 y gestionar las medidas posteriores de cobro, acciones jurdicas y depuracin de la base de datos. Continuar con el anlisis de lecturas permanente y efectiva mediante la precrtica y la crtica, que permita depurar la base de datos de usuarios y adelantar acciones contundentes en los

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casos que lo ameritan de manera oportuna. Realizar autoevaluacin, monitoreo y seguimiento al proceso a fin de ser proactivos en la verificacin y depuracin permanente del estado de las conexiones, lo usuarios y las novedades que se generan. 5. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Dar cumplimiento a la secuencia de actividades establecidas en el P-TH-01 para seleccin y vinculacin de personal. Coordinar y dejar evidencia de actividades como induccin, reinduccin y formalizacin en la entrega de cargos por traslados internos y retiro e ingreso de nuevos funcionarios. Cumplir con los planes y/o programas de Salud Ocupacional, Bienestar e Incentivos mediante un cronograma anual debidamente planificado. Monitorear el cumplimiento al Plan Anual de Capacitacin el cual debe fundamentarse en insumos como encuestas, necesidades de las reas, Plan de Gestin y Resultados, evaluaciones del desempeo, autoevaluaciones de gestin, entre otros. Efectuar la medicin del impacto posterior a las actividades de capacitacin y formacin para determinar su pertinencia y eficacia. Adoptar e implementar un sistema de evaluacin del desempeo de los trabajadores de la entidad con fundamento las metas institucionales contenidas en el Plan de Gestin y Resultados as como en los contratos de trabajo, y aplicarlo peridicamente con el fin de documentar planes de mejora individual segn se requiera. Monitorear el cumplimiento a la matriz de reemplazos garantizando que sean atendidas las diversas situaciones administrativas presentadas y evidenciar soporte en los casos en que por alguna razn deba modificarse. Crear conciencia en el personal acerca de la importancia y trascendencia de la accin disciplinaria, la cual se ve truncada dado el dbil soporte de las quejas y/o la ineficacia de las pruebas allegadas. El Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial en su artculo 7 establece que permanecer exhibido en, por lo menos dos lugares visibles de los lugares de trabajo, junto con la resolucin aprobatoria cuyos contenidos se dan a conocer a todos los trabajadores en el momento de su ingreso; respecto de la resolucin aprobatoria, mediante el artculo 55 de la Ley 962 de 2005 desapareci la obligacin de tramitar la aprobacin de este reglamento ante el entonces Ministerio de Proteccin Social; por lo tanto, se recomienda su actualizacin y el cumplimiento con la publicacin y divulgacin solicitadas. Documentar el Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo como parte del O -TH-02 Programa de Salud Ocupacional, tal como lo prev el artculo 3 del Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. Efectuar por parte del rea de Gestin Humana un anlisis de ausentismo especficamente en lo relacionado con incapacidades del personal y determinar si corresponden a causas de origen profesional o comn para as tomar las acciones preventivas y/o correctivas a que haya lugar. Implementar las acciones de mejora que impliquen actualizacin y socializacin del Programa de Salud Ocupacional y del Panorama de Factores de Riesgo, la realizacin de jornadas de salud ocupacional e identificacin de riesgos y peligros, la incorporacin de los conceptos de autocuidado, la utilizacin de elementos de proteccin personal y la disposicin del tiempo

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necesario para las pausas activas. Implementar una poltica en materia de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional que involucre el compromiso de la administracin y de los trabajadores de todos los frentes de trabajo de la empresa. Fijar dentro del presupuesto de futuras vigencias, la partida necesaria en el rubro 212216 Salud Ocupacional e Higiene y Seguridad Industrial o en el que en su momento corresponda, en la que se ejecuten adems de los aspectos ya cubiertos, otros tales como programas de prevencin y control de riesgos, mejoras de infraestructura, capacitacin al personal, actividades de socializacin, manejo de condiciones ergonmicas, primeros auxilios, entre otros, como lo ha recomendado la A.R.P. Liberty Seguros tanto en el Panorama de Factores de Riesgos como en el Informe de Inspeccin de Seguridad; en general, se sugiere implementar las recomendaciones dadas por la A.R.P. en los documentos mencionados y en los que hayan remitido a la empresa. Con ocasin de las recientes renuncias y consecuentes retiros de funcionarios de la empresa y para que en lo sucesivo se tenga en cuenta, aplicar lo previsto en la Ley 1071 de julio 31 de 2006 respecto del pago de las cesantas definitivas o parciales a los servidores pblicos dentro del tiempo establecido, a fin de evitar eventuales sanciones y/o pago de intereses moratorias. Asignar por parte de la Direccin, el equipo multidisciplinario necesario y requerido por la Oficina de Control Interno que dinamice y haga ms efectiva la labor de esta dependencia en actividades como la auditora interna, tal como lo exigen las leyes 87 de 1993 y 1474 de 2011 o Nuevo Estatuto Anticorrupcin. 6. ENSAYO Y RESULTADOS DE LABORATORIO Dar cumplimiento por parte del proceso a las acciones de mejora establecidas en auditoras anteriores especficamente en cuanto a la revisin por la Direccin, manejo de conflictos de inters con la Subgerencia Tcnica y Operativa, implementacin de planes de formacin de personal de apoyo y realizacin de encuestas de satisfaccin a sus clientes internos. Dotar al Laboratorio Central del recurso humano necesario para garantizar la eficacia, eficiencia y efectividad del proceso. Atender los requerimientos hechos por el Profesional Especializado del rea en aos anteriores, en cuanto a: -.Las acciones correctivas para subsanar las No Conformidades. -.La implementacin de acciones de formacin y capacitacin del personal. -.La instalacin de un extractor de vapores y ducha de emergencia lavaojos. Continuar el proceso de acreditacin del Laboratorio Central conforme a la Norma ISO/IEC 17025:2005. Garantizar el transporte permanente para la labor de muestreo que permita realizar anlisis y ensayos con la frecuencia establecida en la Resolucin 2115 de 2007 de acuerdo al rango de poblacin atendida por la empresa.

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7. GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CONTROL INTERNO CONTABLE 7.1 CONTROL INTERNO CONTABLE Mantener depurado y ajustado el inventario de elementos a partir del conteo fsico realizado y el monitoreo mensual de entradas y salidas de almacn. Monitorear el cumplimiento al Manual de Polticas de Operacin M-DE-04 as como dar continuidad y hacer seguimiento a la aplicacin de la resolucin 685 de 2008 que adopta internamente el Manual de Procedimientos de Control Interno Contable con fundamento en el expedido por la Contadura General de la Nacin mediante la resolucin 357 de 2008. Continuar el proceso de aplicacin de la resolucin 05 de 1996 expedida por el Mindesarrollo sobre la metodologa para la evaluacin de la viabilidad empresarial de las entidades de servicios pblicos domiciliarios de acueducto y saneamiento bsico, de lo cual ya se evidencian avances. Monitorear conjuntamente con el Profesional Especializado de Sistemas (quien tiene dentro de sus funciones coordinar y orientar el mapa de riesgos y las herramientas relacionadas con el proceso de gestin de seguridad de la informacin) el back up de la informacin financiera y contable y su aseguramiento en el espacio en disco arrendado por la empresa para conservacin de la informacin institucional. Garantizar las medidas de seguridad para la guarda y custodia de documentos tales como escrituras, plizas, cartas de propiedad de vehculos y otros que respalden la existencia de activos fijos mediante archivo fsico seguro y/o microfilmacin, tanto en la empresa como en un lugar distinto a la entidad. Comprobar peridicamente el saldo de la cuenta 1408 mediante cruce de cuentas para verificar el saldo respecto del que registra facturacin. Mantener la operatividad mensual del comit de sostenibilidad para garantizar el monitoreo y mantenimiento de las cuentas del balance. Adoptar una poltica referente a la titularizacin de las inversiones con recursos de transferencias, reflejadas en los activos registrados en cuentas de orden. 7.2 CAJA MENOR Mantener diligenciado y actualizado el formato R-GF-13 CONTROL EFECTIVO CAJA MENOR con todos los desembolsos debidamente firmados por los beneficiarios con el fin de controlar el tiempo de legalizacin de los mismos as como la entrega de efectivo a los diferentes servidores. Mantener numeracin consecutiva preimpresa del documento equivalente a la factura que se utiliza para legalizar compras efectuadas al rgimen simplificado (O-GF-01 Reglamento de Administracin de Caja Menor, artculo 3 decreto 3050 de 1997 y artculo 3 del decreto reglamentario 522-2003. Mantener actualizado el control mensual de cada rubro de acuerdo al formato R-BS-04. Ajustar los cdigos y/o contenido de los formatos R-GF-01 y R-GF-14. 8. ASESORA JURDICA - GESTIN DE COBRO COACTIVO Coordinar los mecanismos de cobro jurdico a travs de la jurisdiccin ordinaria y/o

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recuperacin de saldos de cartera por deudas acumuladas. Implementar las acciones a que haya lugar para los usuarios que incurran en conducta s dolosas y/o fraudulentas e infrinjan el Contrato de Condiciones Uniformes. Monitorear mensualmente los acuerdos de pago suscritos y propiciar las medidas pertinentes e inmediatas a quienes los incumplan, segn las condiciones pactadas. Verificar la firma de los documentos anexos a los acuerdos de pago que se suscriben con los usuarios por parte de todos los funcionarios intervinientes. 9. DERECHOS DEL SERVICIO Elaborar el catastro de usuarios de los servicios articulado al catastro de redes de ac ueducto y alcantarillado para garantizar el control de las caractersticas de cobertura, lo que es necesario para la expedicin de certificados de existencia de redes de acueducto y alcantarillado y aprobacin de planos hidrosanitarios. Consolidar la informacin referente a la prestacin del servicio por usuario desde el momento de la solicitud hasta la fecha actual, para garantizar la trazabilidad en la prestacin del servicio. Implementar acciones oportunas desde el momento en que se autoriza la conex in del usuario hasta su incorporacin al sistema de facturacin para garantizar el control en la prestacin del servicio, la medicin inicial en ceros, los consumos reales y evitar que se cometan fraudes en la red de distribucin. Trabajar conjuntamente con Planeacin Municipal y/o Curadura Urbana solicitando peridicamente la relacin de licencias de construccin otorgadas con el fin de establecer las nuevas conexiones que deben ser objeto de legalizacin, ingreso al catastro de usuarios, medicin y facturacin. Revisar y/o depurar, de ser necesario, los requisitos exigibles a los usuarios para tramitar sus derechos de conexin ante la empresa; de igual manera, verificar que estos sean adjuntados en su totalidad a las solicitudes. Identificar, reportar y realizar tratamiento al producto y/o servicio no conforme para prevenir su uso o entrega no intencionales, conforme a lo establecido en el S.I.G. Implementar, como una medida de control y requisito, la solicitud al usuario por parte del Jefe del Departamento de Redes del comprobante de pago de los aportes por derechos de conexin con el fin de comprobar la legalizacin del trmite para as proceder a la conexin fsica a la red principal bajo las condiciones aprobadas. Efectuar, por parte del proceso, seguimiento mensual a las solicitudes presentadas y aprobadas pero an no legalizadas en el o los meses anteriores, con el fin de determinar el estado de las conexiones y evitar posibles irregularidades o fraudulencias que puedan cometer los potenciales usuarios. Ingresar al sistema de facturacin a los potenciales usuarios con solicitudes mayores a 1 mes desde su aprobacin sin trmite de legalizacin expidindoles factura con el cobro de los aportes por derechos de conexin e instalndoles el medidor para iniciar cobro de consumos. Recopilar las pruebas en los casos en que se evidencie fraudulencia por parte de los usuarios y junto con el acta de visita remitirlas a la Oficina Asesora de Jurdica para lo de su competencia ante la Fiscala General de la Nacin dada la configuracin de la defraudacin de fluidos como delito contemplado en el Cdigo Penal Colombiano. Verificar y efectuar los cambios de uso resultado de las verificaciones, monitoreo y reporte

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por parte de los operarios del rea de Comercializacin con el fin de garantizar el cobro de los consumos de manera adecuada. Dejar soporte suficiente de las modificaciones efectuadas a la facturacin mediante rdenes de trabajo debidamente argumentadas y consignadas en el sistema. Mantener la precrtica y crtica al 100% de los usuarios (actualmente se hace a lecturas de 40 m3 en adelante). Efectuar inspeccin fsica a los usuarios que reportan permanentemente lecturas en ceros. Socializar e ingresar en la documentacin del S.I.G. la reglamentacin respecto de la liquidacin cuando se presentan fugas determinando si son perceptibles o imperceptibles o si ocurren en la conexin domiciliaria o en la red externa, ya que los cobros por aquellas que pueden ser controladas de manera oportuna por los usuarios no deberan ser asumidas por la empresa; en todo caso, con fundamento en la normatividad. Dar cumplimiento a las acciones de mejora que se documenten con el fin de subsanar los hallazgos generados y propender por la mejora continua del proceso. 10. SISTEMA HDRICO APROVECHABLE Implementar el Plan Maestro de Acueducto y el Programa de Uso Eficiente y Ahorro del Agua mediante la ejecucin de los proyectos enunciados en el mismo. Implementar un programa de micromedicin tendiente a evitar conexiones directas, clandestinas y/o fraudulentas, lecturas erradas o reiterativas y/o usuarios sin medicin, lo que hace que se presenten prdidas comerciales que incrementan el ndice de Agua No Contabilizada. Implementar un programa de control de prdidas nocturnas a travs de equipos especializados para esta actividad como el gefono detectando desviaciones del fluido. Implementar un Programa de Mantenimiento, Reparacin y/o Reposicin de redes y accesorios de tal manera que se garantice la calidad de la distribucin sin desperdicios de fluido en ningn tramo. Documentar planes de accin para el mantenimiento y ptimo funcionamiento de los pozos profundos de tal manera que se garantice el suministro, tratamiento y distribucin del agua captada de una manera adecuada y eficiente.

YOLANDA STELLA SOSSA VIVAS Jefe Oficina de Control Interno EMPODUITAMA S.A. E.S.P.