Você está na página 1de 73

Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only.

Arquivologia

1. Conceitos fundamentais de arquivologia.

2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e

intermediários; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes.

3. Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e

restauração de documentos.

ARQUIVOLOGIA

INTRODUÇÃO

Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso compreender o século XX sob um novo paradigma que atenda à rapidez da evolução tecnológica. É suficiente lembrar dos vários interlocutores, cada qual trazendo sua influência e moldando a sociedade com novos valores, inserindo novos cenários.

A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à chegada da fotocopiadora, da eletrônica, da

televisão, dos satélites, e, sobretudo dos computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou

seja, o computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudou profundamente as possibilidades de comunicação de documentos.

Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas de organização e nos métodos de trabalho no sentido de viabilizar com maior rapidez o acesso à informação e garantir formas de preservação e conservação de arquivos institucionais, pois por meio desses documentos podemos remontar uma nova história, não apenas com a versão hegemônica do poder.

O presente trabalho destina-se a subsidiar o estudo sobre noções de arquivologia e técnicas de

arquivo, com a apresentação de conceitos básicos da moderna arquivística, e compilação de teoria baseada nos maiores autores da área.

Além disso, dispõe de questões de concursos, legislação arquivística, norma ISAD(g) e glossário de termos arquivísticos.

ORIGEM DOS ARQUIVOS

A origem dos arquivos é incerta. Alguns afirmam ter surgido da antiga Grécia – arché, atribuída

ao palácio dos magistrados, evoluindo para archeion, local de guarda e depósito dos documentos.

Ramiz Galvão (1909) considera archivum o mesmo que arquivo, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos.

BREVE HISTÓRICO E EVOLUÇÃO DOS CONCEITOS DE ARQUIVO

As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos como depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos.

Estabeleciam ou reivindicavam direitos.

Quando não atendiam mais a estas exigências, eram transferidos para museus e bibliotecas.

Daí surge à idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico.

INFORMAÇÃO, ARQUIVO E INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS

Informação: não tem sido considerada como objeto privilegiado da Arquivologia, mas sim a conseqüência do documento de arquivo que, por sua vez, é visto como o elemento do arquivo.

Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), um arquivo é “o conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” (1984, p. 25).

O manual de Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em conjunto com a

Associação dos Arquivistas Franceses define arquivos como sendo “o conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha

automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades” (1970, p. 23).

Para a Lei nº 8.159, de 8/1/1991 – que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados:

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos

e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em

decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que

seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

A comparação de tais definições com o conceito de arquivo, vigente desde o final do século

XIX até meados deste século resulta no seguinte:

Conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia deste órgão ou funcionário. (Associação dos Arquivistas Holandeses, 1973, p. 13)

A partir da segunda metade do século XX, são referidos os dois pontos básicos:

a) uso, cada vez mais extensivo, de novos suportes documentais, eliminando da definição de arquivo

qualquer tentativa de delimitar os possíveis suportes dos registros arquivísticos;

b) o surgimento dos princípios da Gestão de Documentos, a partir de reformas administrativas,

ocorridas nos Estados Unidos e Canadá, no final da década de 40, buscam a economia e a eficácia na

produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos. Originários da impossibilidade de se lidar, de acordo com os moldes tradicionais, com as massas cada vez maiores de documentos produzidos pelas administrações, inauguram, entre outras, as práticas de avaliação, seleção e eliminação de documentos de arquivos.

É superada a idéia predominante de que os arquivos constituem conjuntos de documentos

destinados a permanecer sob custódia permanente das instituições, é estabelecida a noção de que os documentos de arquivo podem, de acordo com seus valores probatórios e informativos, ser eliminados.

Assim, o conceito de arquivo mantém inalteradas as suas características básicas de conjunto orgânico produzido por uma dada atividade jurídico-administrativa, salientando-se o caráter testemunhal do conjunto documental arquivístico, conservado em sua organicidade.

Nova visão:

Arquivos têm, conseqüentemente, uma estrutura, uma articulação e uma natural relação entre suas partes, as quais são essenciais para sua significação. A qualidade de um arquivo só sobrevive em sua totalidade se sua forma e relações originais forem mantidas. (JENKINSON apud LAROCHE, 1971, p. 8.)

DOIS NÍVEIS DE INFORMAÇÃO CONTIDOS NUM ARQUIVO

A informação contida no documento de arquivo isoladamente.

A contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobre a pessoa que o criou.

É entre os arquivistas canadenses que se vem consolidando o conceito de informação arquivística e preconiza-se uma maior relação entre a Arquivologia e Ciência da Informação.

Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades institucionais e pessoais, os documentos arquivísticos são fontes primordiais de informação e prova para as suposições e conclusões relativas a estas atividades, sua criação, manutenção, eliminação ou modificação.

Segundo Duranti (1994, p.51), dois pressupostos básicos determinam a habilitação probatória e informativa dos documentos arquivísticos:

os registros documentais atestam ações e transações;

sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação.

Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos, arquivo é: “O conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” (1984, p.25).

O Manual de arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em com conjunto a

Associação dos Arquivistas franceses, afirma que os arquivos são: “O conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha

automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades” (1970, p.23).

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS QUE DISTINGUEM OS ARQUIVOS

Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se

considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.

Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas.

Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto.

PRINCÍPIOS BÁSICOS DA ARQUIVOLOGIA

ARQUIVÍSTICA – CONCEITUAÇÃO E OBJETO

“É uma disciplina, também denominada Arquivologia, que tem por objetivo a natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização”5. Termos como equivalentes: archival science (Inglês), archivistique (Francês); archivística (Espanhol).

A Arquivologia tem como finalidade última o acesso à informação, objetiva a organização dos

dados com vistas à informação e possui como objeto a informação.

ARQUIVO

A Lei nº 8.159, de 8/1/1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Arquivo é o “conjunto de documentos que, independentemente da natureza do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. (Manual Interno de Gestão Documental – ArPDF, 1998.)

O termo arquivo pode também ser usado para designar:

- conjunto de documentos;

- móvel para guarda de documentos;

- local onde o acervo documental deverá ser conservado;

- órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação;

- órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação;

GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS

Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos estão sendo empregados, ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos.

Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. tudo o que vemos, fazemos, inventamos, construímos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos é informação. Usaremos aqui, portanto, uma definição abrangente, porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo, ou seja, informação são todos os dados que são organizados e comunicados.

O Valor da Informação

Como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir parâmetros capazes de quantificá-Io, o que não é uma tarefa trivial. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor, que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informação.

Sob esta perspectiva, o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos:

valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação;

valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado;

valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem;

valor de restrição, que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.

Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência

a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangível, o seu valor estará associado a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária.

Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado futuro, terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado pais ou região. Esta empresa, provavelmente, irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de informação, que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas, poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas informações assumirão um valor de restrição, para que se possa preservar o sigilo da aplicação.

Por outro lado, uma organização governamental ou não que realize censos demográficos, de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, deverá manter, por razões legais,

o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso. Neste caso, a informação terá um valor de propriedade.

O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. No primeiro deles, ela

deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilização da

informação deve satisfazer os seguintes requisitos:

• ser enviada à pessoa ou ao grupo certos;

• na hora certa e no local exato;

• na forma correta.

O segundo domínio é o da organização, que introduz questões a respeito da determinação do

valor da informação. Neste contexto, o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo

decisório. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um insumo da tomada de decisão. Entretanto, ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de decisão, o produto informacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da informação.

Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A porção majoritária, porém, cabe aos bens intermediários, que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. Neste caso, o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam.

Da mesma forma, a informação terá valor econômico para uma organização, se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepção de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores:

• identificação de custos;

• entendimento da cadeia de uso;

• incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação;

• dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos específicos;

• tradição de se tratar a informação como uma despesa geral;

• diferentes expectativas e percepções dos usuários;

• fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação.

Para concluir, é importante reconhecer que, de modo geral, poucas decisões são tomadas com informação perfeita, devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor, então ela terá valor. Caso contrário, ela terá pouco ou nenhum valor.

Documento é um termo também polissêmico, posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informações. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos, os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência, mapas, contratos privados ou públicos que são estudados pelos historiadores. A partir do momento em que se fortalece a idéia de que tudo é história, todos os registros, vestígios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato.

Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos, alguns mantidos no seu próprio local de produção (como as montanhas, solos e edificações), outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos, levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação.

Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informação está registrada, apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico, histórico e cultural.

Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada. Ou seja, os documentos são criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentação privada, um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório.

É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pública ou privada.

Em segundo lugar, os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criação, já ter um valor histórico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20, no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19, a produção da maioria dos documentos atende primeiramente às necessidades burocráticas, administrativas ou legais.

Divisão de documentação por natureza:

Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos.

Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são

diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhecê-Ios:

NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais.

NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro.

NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos próprios da administração, Federal, Estadual ou Municipal.

1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi

confeccionado:

Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.

2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das

informações nesse contidas.

Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma)

3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na

comunicação de seu conteúdo.

Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom)

4. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a

gerou.

Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.

GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

GESTÃO DE DOCUMENTOS: Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e eficiência dos arquivos.

A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos.

Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaços de guarda de documentos, desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidadãos. Conforme a Lei Federal n° 8.159, que se refere aos arquivos públicos, mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas, gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Contudo, a operacionalização da gestão de documentos, isto é, a organização interna do trabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trás das metodologias escolhidas e das normas

implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas, pensando

e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação.

NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratégico, o

tático e o operacional.

Documentação de Nível Estratégico

É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto nível e que deve

conter as informações mais gerais e abrangentes da organização, cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência.

Documentação de Nível Tático

É a documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos, quanto em termos de

gestão da organização. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da organização (por exemplo: compras, treinamento etc).

Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, entre outros.

Documentação de Nível Operacional

É a documentação de nível mais baixo, onde estão as preocupações imediatas, do curto prazo.

Ela contém todos os detalhes e informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc, para a operação segura dos processos de trabalho.

Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos citar: Instruções de Trabalho, Especificações, Guias de Trabalho, entre outros.

VALORES DOS DOCUMENTOS

Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes:

VALOR PRIMÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o documento a entidade que

o acumulou e;

VALOR SECUNDÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras entidades e pesquisadores.

O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja:

1. Valor Administrativo - documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a

execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc;

2. Valor Jurídico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo

ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convênios etc;

3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e

despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.

O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em:

1. Valor Histórico Probatório - documentos que retratam a origem, organização, reforma e história de

uma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc;

2. Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade

em função de suas atividades, são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas, fatos

ou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços, Indicadores Económicos etc.

Equipe de trabalho

A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho, mas por

uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuição profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo é maior que a soma das partes. Se não partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gestão de documentos estará, com certeza, aquém do desejável.

É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos

a uma ou outra área do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das

discussões e definições para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata da produção, tramitação e uso corrente dos documentos, podemos supor que é maior a influência do administrador, que identifica competências, subordinações e os fluxos de trabalho; e do técnico de informática, que propõe alternativas eletrônicas para a produção de formulários e fluxogramas.

Mas, neste momento, é importante também a presença do documentalista, o qual detendo noções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferece significativa contribuição para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador, que também integra a equipe de gestão de documentos, participa destas definições, pois orienta quanto ao valor histórico das informações registradas, valor este nem sempre considerado na análise de profissionais de outras áreas.

O conservador, cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes da

informação, propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do documento, tendo em vista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo. E o arquivista já pode elaborar métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das informações contidas nos documentos sobre as quais se define a produção, o trâmite e o uso.

A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. É a fase em que se

define a eliminação ou a guarda, temporária ou permanente, de um documento. É o momento em que também, mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formação multidisciplinar da equipe. Toda e qualquer observação de um componente da equipe merece respeito e atenção dos demais. Uma avaliação documental inadequada, por menor que seja, pode causar prejuízos administrativos, financeiros e histórico-culturais e, sob determinadas circunstâncias, irreparáveis. Desta forma, a equipe de gestão de documentos pode e deve contar, na fase da avaliação documental, com

outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes.

Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de documentos é a noção, por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão, do ciclo vital dos documentos, ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital.

O arquivo intermediário da empresa, que guarda os documentos que já não são de uso

corrente nos setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados, recebe a documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão, dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferência:

cronograma, acondicionamento, descrição e relação dos documentos a serem transferidos. Este conjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre os setores produtores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário. A construção deste elo, na verdade um feixe de relações que primordialmente devem ser institucionais e administrativas, mas que não perdem a sua dimensão humana e pessoal, se faz por meio da equipe de gestão.

O acervo de valor histórico, a ser guardado no arquivo permanente, também é fruto das

elaborações técnicas da gestão de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer parte de uma equipe de gestão, sobretudo nas instituições públicas. Sua função é garantir que documentos de valor histórico, alguns imbuídos deste valor já na sua produção, outros que o adquirem ao longo de sua

existência, após cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermediário, sejam recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o cumprimento de sua função de preservação da memória documental da instituição à qual pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente que, no Brasil, em geral é um historiador deve ser constante, pois este supostamente tem a experiência das demandas atuais no campo da pesquisa histórico-social

e, especificamente, dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se

necessário também uma constante atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos de seu

trabalho.

A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação, pois

muitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservação, que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação, o seu volume físico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratégias da conservação se dão a

partir e em conjunto com o trabalho da gestão.

Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gestão de documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bom desempenho da gestão. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da gestão - agilidade na recuperação das informações, racionalização da massa documental, economia de espaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos operacionais -, demonstrando os ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na melhoria da imagem institucional.

Uma vez implementada a gestão de documentos, a estratégia a ser seguida é a disseminação dos seus objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos da aplicação dos princípios arquivísticos no trato das informações registradas.

A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos se encontra na resistência às mudanças, nos hábitos arraigados, cuja justificativa se perdeu no tempo. Considere-se ainda que, no campo específico da gestão, freqüentemente o domínio físico de um conjunto de documentos ou o domínio de informações que permitam a sua localização no caos dos "arquivos", geram ou são usados nas disputas de poder interno na empresa. Neste momento, outras qualidades, além da formação técnica dos profissionais da equipe de gestão, devem se fazer presente:

a paciência e a percepção das relações interpessoais e da assimilação ou não das políticas administrativas pelo conjunto dos funcionários.

TÉCNICAS DE ARQUIVO

Diagnóstico

É a análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição,

de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoção de medidas que visem aumentar a eficiência do mesmo.

O diagnóstico proporciona informações como:

1. instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar, etc.);

2. condições ambientais (tempetratura, umidade, luminosidade);

3. condições de armazenamento;

4. estado de conservação do documento;

5. espaço físico ocupado;

6. volume documental;

7. controle de empréstimos (frequencia de consultas);

8. recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional);

9. acesso à informação;

10. gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos, micrográficos e informáticos);

11. arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados);

12. tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados etc.).

De posse dos dados acima citados, o Arquivista está habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo e fazer seu diagnóstico para propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.

ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO

O

que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, analisando estas duas

situações.

- DOUTORA, A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? - PERGUNTOU A SECRETÁRIA.

- ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA

MESA, POIS AINDA VOU CONSULTAR. JÁ ESSAS PASTAS, PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ

DA MINHA SALA.

- MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO NO BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO!

- VAMOS ENTÃO AO ARQUIVO NACIONAL? LÁ, COM CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE!

Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes, não é mesmo?

Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, geralmente de aço ou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional, que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal.

E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui,

pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante

relacionados entre si.

Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar, podemos analisar a origem da palavra, que ainda não está esclarecida.

Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché, que significa palácio dos registrados, tendo evoluído mais tarde para o termo archeion, que é o local de guarda e depósito de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa, também no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados.

Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck:

Arquivo

É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR

UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS.

Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo.

A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que

seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior:

servir à história, como fonte de pesquisa.

No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Provavelmente, vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora, não é?

O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela família de um amigo; o que foi

consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum

tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora.

E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Daí serem classificados em quatro grupos, de acordo com:

- a natureza da entidade que os criou;

- os estágios de sua evolução;

- a extensão da sua atenção;

- a natureza dos seus documentos.

Vamos analisar cada um desses grupos em separado.

De acordo com a entidade criadora

Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:

PÚBLICO - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal.

Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município.

INSTITUCIONAL - está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas, corporações não-lucrativas, sociedades e associações.

Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato.

COMERCIAL- arquivo de firmas, corporações e companhias.

Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritório de engenharia ou de um banco.

FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente.

Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certidões de nascimento e casamento; declarações de imposto de renda; documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.

De acordo com o estágio de evolução

Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um destes três estágios:

ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentação mais atual e freqüentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta.

Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento.

Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as requisições de material do ano em curso.

ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqüência. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios, e a sua permanência no arquivo é transitória, uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente.

Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.

ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente, é esporádico. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito.

Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século.

De acordo com a extensão da atenção

Os arquivos se dividem em:

ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de um arquivo corrente.

Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.

ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivo corrente são centralizadas.

Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade.

De acordo com a natureza de seus documentos

Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo, ele se classifica em:

ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas físicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação.

Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia.

ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campo específico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. São chamados, inadequadamente, de arquivos técnicos.

Exemplo: o arquivo de peças como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem.

Você percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja!

. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público, de âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. Pode ser ainda um arquivo central, que serve a todos os setores daquela secretaria.

Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, o documento de um arquivo?

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda.

Você, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, já que eles são bem variados. Só para exemplificar, apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista:

- cadastros de funcionários, de escolas, de clientes, de vendedores;

- histórico escolar de alunos, avaliação de desempenho de funcionários;

- discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros;

- notas fiscais, faturas, duplicatas, promissórias;

- relatórios variados, atas de reuniões, ofícios, cartas, memorandos;

- fichas, tabelas e formulários de qualquer natureza;

- certidões de um modo geral.

A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que você conclui a respeito do

que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão:

Documento

É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU

FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAÇÃO. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes. Daí eles serem classificados em dois grupos:

Quanto ao gênero

Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dos documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como você vê nestas figuras.

É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos

físicos ou espécies documentais. Alguns deles já foram até lembrados aqui, em exemplos anteriores:

contratos, folhas de pagamento, livros contábeis, requisições diversas, atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabelas, questionários e correspondências.

Quanto à natureza do assunto

Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:

OSTENSIVO - cuja divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de plantão de uma imobiliária.

SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular.

ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor científico; negociações para alianças militares e políticas; planos de guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível).

SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares); planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países

estrangeiros, e também, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior.

CONFIDENCIAL - seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do

conhecimento

de

pessoas

autorizadas,

para

não

prejudicar

um

indivíduo

ou

criar

embaraços

administrativos.

Exemplos: informações relativas a pessoal, finanças e material de uma entidade ou um indivíduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que são usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional.

RESERVADO - seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral.

Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

ORGANIZAÇÃO

A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o

desenvolvimento de várias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em:

- levantamento de dados;

- análise dos dados coletados;

- planejamento;

- implantação e acompanhamento.

Levantamento de dados

Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela

pública ou privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade

- sua estrutura e alterações, seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação.

O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,

organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação.

Assim sendo, é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as espécies de documentos mais freqüentes (cartas, faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados); existência de registros e protocolos (em fichas, em livro); média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processes adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc.

Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional); o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação); a localização física (extensão da Área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio).

Análise dos dados coletados

De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.

Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição

correspondem A sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem

o funcionamento eficiente do arquivo.

Planejamento

Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir.

Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo na estrutura da instituição; centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo; escolha de métodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas de funcionamento; recursos humanos; escolha das instalações e do equipamento; constituição de arquivos intermediário e permanente; recursos financeiros.

Posição do arquivo na estrutura da instituição

Embora não se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posição do órgão de arquivo na estrutura de uma instituição, recomenda-se que esta seja a mais elevada possível, isto é, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas.

Se a instituição já contar com um órgão de documentação, este será, em principio, o órgão mais adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos que tenham como matéria-prima a informação.

Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação - numa biblioteca, numa memória de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Daí a importância da constituição de sistemas de informação, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos técnicos e materiais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos.

Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo

Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo.

Centralização

Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle - recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição - de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominado similar.

Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:

treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos; nítida delimitação de responsabilidades; constituição de conjuntos arquivísticos mais completes; redução dos custos operacionais; economia de espaço e equipamentos.

A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As vezes em Áreas geográficas diferentes - agências, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.

Descentralização

Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda

O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição.

Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção, Comercialização e Transportes, Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções. Uma vez constatada a necessidade da descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada a nível de Departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas

divisões e seções que o compõem

para a documentação dos órgãos administrativos.

Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivo

A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:

- centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos;

- descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos órgãos.- de comunicações, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes.

a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos

Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas.

Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operações de arquivamento decorrentes, tais Como abertura de dossiês, controle de empréstimo, preparo para transferência etc.

Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão central de comunicações designe um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados.

A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.

b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos

Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.

O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, Como as demais atividades de

controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, classificação, tramitação dos documentos etc.

Neste caso, o órgão de comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona Como agente de recepção e de expedição, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da correspondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativo da instituição.

A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de

caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição A qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada.

Coordenação

Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência é imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercerá funções normativas, orientadoras e controladoras.

A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais;

estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais; determinar normas específicas de operação, a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo em vista a eficiência e a unidade de execução de serviço; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.

Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade, pois toda instituição, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes,. deverá contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, também chamado arquivo de terceira idade.

Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições, a fim de que os documentos ao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia.

Escolha de métodos de arquivamento

A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente.

Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e número.

Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando:

PATRIMÔNIO

Brasília

Rio de Janeiro

São Paulo

PESSOAL

ADMISSÃO

Aguiar, Celso

Bareta, Haydde

Borges, Francisco

Cardoso, Jurandir

Castro, Lúcia

Paes, Oswaldo

Paiva, Ernesto

Séllos, Zilda

Silva, Ana Maria

DEMISSÃO

FOLHAS DE PAGAMENTO

jan. a jul. de 1980

aço. a dez. de 1980

jan. a jul. de 1981

PROMOÇÃO

Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto Patrimônio

encontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundário, em ordem cronológica.

Como se vê, o método principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos métodos geográfico, alfabético e numérico cronológico, como auxiliares.

Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer.

Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos, por exemplo, a documentação pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenados

e arquivados pelo número de controle que lhe é atribuído ao dar entrada e que, daí por diante, irá lhe servir de referência - e o grupo constituído de todo o restante da documentação, ordenada por assuntos.

Estabelecimento de normas de funcionamento

Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação

é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em

seus diversos estágios de evolução, como também do protocolo, uma vez que esse serviço é, na

maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.

Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com modelos e formulários, rotinas, códigos de assunto e índices, integrar o Manual de Arquivo da instituição.

RECURSOS HUMANOS

Formação e regulamentação profissional

O arquivo possui, atualmente, importância capital em todos os ramos da atividade humana. No

entanto, ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da organização.

Teoricamente, o arquivamento de papéis é um serviço simples. Na prática, no entanto, essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classificação dos papéis.

Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito . trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separação dos papéis que possuem valor futuro, contendo informações valiosas, dos documentos inúteis.

Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. E a memória viva da instituição, fonte e base de informações; aproveita experiências anteriores, o que evita a repetição, simplifica e racionaliza o trabalho.

pessoal

especializado nas técnicas de arquivo.

"Em questão de arquivo, a experiência não substitui a instrução, pois 10 anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo.

Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundação Getúlio Vargas e outras instituições.

O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais, para a administração e para o

conhecimento de nossa História, passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. Assim

é que, a é de março de 1972, o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior de arquivos, e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitação profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi instituído o Curso Superior de Arquivologia, com duração de três anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a Lei nº 6.546, regulamentada pelo Decreto nº 82.590, de é de novembro do mesmo ano, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo.

Para

que

se

atinjam

esses

objetivos,

toma-se

necessária

a

preparação

de

Atributos

Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo, são necessárias, além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de

arquivamento, as seguintes características: saúde, habilidade em lidar com o público, espírito metódico, discernimento, paciência, imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder de síntese, discrição, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.

Escolha das instalações e equipamentos

De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado, quer pelas condições físicas que apresente - iluminação, limpeza, índices de umidade, temperatura, quer pela extensão de sua área, capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras.

Michel Duchein, especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga, tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria, os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A guarda de documentos. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume.

Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estão envolvidos com a organização dos arquivos.

Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis

A realização do trabalho arquivístico.

Material de consumo

Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. São as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outros.

Ficha - é um retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma informação. As dimensões variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor.

Guia divisória - é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento.

No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funções, conforme veremos em seguida.

Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele ser aplicada, sendo então de celulóide ou de metal.

A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela.

Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilha. Por este orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta.

Notação - é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica.

A notação pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o início da seção,

e fechada quando indica o princípio e o fim.

Posição - é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Daí a denominação de: primeira posição, segunda posição, terceira posição, quarta posição, quinta posição.

Quanto à sua função, a guia pode ser ainda:

- primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo;

- secundária - indica uma subdivisão da primária;

- subsidiária - indica uma subdivisão da secundária;

- especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.

O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidiaria ou especial é a notação e não a

projeção. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição, as secundárias

em segunda posição e assim por diante.

Guia-fora - é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo.

Tira de inserção - é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.

Pasta - é uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e

proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é, lisa, ou ter projeção. Elas se dividem

em:

- individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica;

- miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.

Material permanente

O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os seguintes requisites:

- economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências);

- conveniência do serviço (arrumação racional);

- capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades);

- invulnerabilidade (segurança);

- distinção (condições estáticas);

- resistência (conservação).

Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas especializadas, uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação. As mais tradicionais são os arquivos, fichários, caixas de transferência, boxes, armários de aço etc. As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos, bem como as estantes deslizantes.

Armário de aço - é um móvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes encadernados.

Arquivo - móvel de aço ou de madeira, com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimensões, onde são guardados os documentos.

Arquivo de fole - é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram guardados horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados verticalmente.

Arquivos horizontais antigos

- pombal (em forma de escaninhos);

- sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha).

Box - pequeno fichário que se coloca nas mesas. É usado para lembretes.

Caixa de transferência - caixa de aço ou papelão, usada especialmente nos arquivos permanentes.

Estante - móvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde são colocadas as caixas de transferência. Modernamente, é utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas suspensas laterais.

Fichário - É um móvel de aço próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas, ou conjugado com gavetas para fichas e documentos.

Fichário horizontal - aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal, umas sobre as outras - modelo KARDEX. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas as notações.

Fichário vertical - aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, umas atrás das outras, geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas ou bandejas comportam grande número de fichas.

Suporte - armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas.

Constituição de arquivos intermediários e permanentes

Toda organização, seja ela pública ou privada, de pequeno, médio ou grande porte, acumula através dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de análise,

avaliação e seleção rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por exigências legais, ou ainda por questões meramente históricas.

Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais.

Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários, estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade.

Em geral, existem em âmbito governamental, em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física.

As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no caso de instituições de grande porte, com filiais, escritórios, representações ou similares, disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentação.

Recursos financeiros

Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas para instalação dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manutenção.

Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas com- preendem a importância dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes a tais serviços. Toma-se necessária, então, uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los.

Considerados todos os elementos descritos, o especialista estará em condições de elaborar o projeto de organização, a ser dividido em três partes. A primeira constara de uma síntese da situação real encontrada. A segunda, de análise e diagnóstico da situação. A terceira será o plano propriamente dito, contendo as prescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implantação.

Implantação e acompanhamento. Manuais de arquivo

Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos.

Esta campanha, feita por meio de palestras e reuniões, objetiva informar as alterações a serem introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos, numa tentativa de neutralizar as resistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organização.

Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo, como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo, ou de cuja atuação dependerá, em grande parte, o êxito desses serviços.

A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omissões que venham a ocorrer.

Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas, modelos e formulários atendem as necessidades - é que deverá ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho de organização. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos.

Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais, uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. Entretanto, a experiência nos permite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. São eles:

- apresentação, objetivos e abrangência do manual;

- informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades; sua interação e subordinação;

- organogramas e fluxogramas;

- concertos gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento; terminologia;

- detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados; plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e índices;

- tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem ser apresentadas em separado.

Por ser o arquivo uma atividade dinâmica, o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado, a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria instituição.

ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc.

No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. Por isso, freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar.

Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho, pode-se distribuir em quatro setores distintos as atividades dos arquivos correntes:

1. Protocolo, incluindo recebimento e classificação; registro e movimentação

2. Expedição

3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito

4. Empréstimo e consulta

4.1 Protocolo

No que se refere às rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alterações indicadas para cada caso:

4.1.1 Recebimento e classificação

4.1.2 Registro e movimentação

Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos.

ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO

Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso, próximos a ela. Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa.

FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS:

- UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA, COM A ETIQUETA DE PESSOAL;

- VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA OS FUNCIONÁRIOS;

- DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UM MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA.

desses

documentos?

Agora pense:

que

tratamento

você acha que Fernanda

deve

dar

a cada

um

Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos.

Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal, indicando tratar-se de uma correspondência particular. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina, na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, não há qualquer preocupação com o seu arquivamento.

Quanto aos jornais, Fernanda também não precisa registrã-los, porque não são documentos oficiais. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e, após serem lidos, podem ser jogados fora.

Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. Eles precisam ser abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, à Assessoria jurídica, de acordo com os procedimentos adotados pela administração.

Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e, só após cumprirem suas finalidades, é que são arquivados. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos arquivos. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles podem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo.

Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu possível arquivamento. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que cada documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetirá mais tarde, quando for arquivado.

Portanto, num sistema de arquivos correntes, os serviços de recebimento, registro, controle de tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência, não podem ser desvin- culados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos.

As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo.

Então, não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. Daí ser comum, na estrutura organizacional das instituições, a existência de setores, normalmente denominados Arquivo e Protocolo, ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento.

Em relação aos serviços de arquivo e protocolo, é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição, obedecendo a um critério adequado às suas características. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir.

SERVIÇOS DE PROTOCOLO

Observe este ofício:

Para:Banco do Estado S.A.

Diretoria Financeira

Senhor Diretor,

Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e análise, cópia do Balanço Patrimonial de nossa empresa

Este ofício, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. Depois foi distribuído, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro.

Na diretoria, a secretária recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles específicos do órgão e encaminhou-o ao diretor. Esse, após conhecer o teor do ofício, despachou-o para um dos assessores, solicitando-lhe análise e parecer.

Concluída a solicitação, o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que, após analisar, pediu algumas providências, dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes Turismo S.A. Finalmente, ele devolveu a documentação à sua secretária - ofício, despachos, parecer -, solicitando-lhe o arquivamento.

A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao

Setor de Arquivo da empresa.

Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo tarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuição e movimentação; expedição de correspondência.

PROTOCOLO

É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO,

REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.

E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficiência?

Rotinas de recebimento e classificação

Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificação de documentos são:

- Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote,

- Correios ou entregue em mãos.

- Separação da correspondência oficial da particular.

- Distribuição da correspondência particular.

- Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.

- Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários.

- Abertura da correspondência ostensiva.

- Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existência de antecedentes.

- Requisição dos antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lã, o setor encarregado de registro e

movimentação informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita a juntada, isto é, agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.

- Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista.

- Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador datador do protocolo). Abaixo da data e do número, escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele, quando foi classificado.

- Elaboração do resumo do assunto tratado no documento.

- Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação.

Rotinas de registro e movimentação

Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. Ali os documentos chegam e são encaminhados aos setores, são devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra, de modo geral, elas compreendem:

- Preparação da ficha de protocolo, em duas vias, que podem ser de diferentes modelos, dentre os quais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas.

Observe que nos três modelos, há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de classificação colocado no documento, quando foi registrado no protocolo. E também há uma parte denominada dístribuíção, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitação do documento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento).

Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinação dele estiver para o arquivo, é possível sabermos sob que notação ele está arquivado, que é a mesma atribuída ao documento.

- Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhamento ao

seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e anotações,

devem ser anexados ao documento.

Quando o documento chegar ao seu destino, o responsável naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo, que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essa passagem do documento de um setor a outro, a redístribuição, deve ser feita através do setor responsável pelo registro e movimentação.

- Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto,

rearquivando-as em seguida. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a documentação que passa pelos serviços de protocolo como também, para facilitar a pesquisa do documento, quando necessário. Eis um exemplo de ficha de procedência

- Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo.

- Recebimento, dos vários setores da empresa, dos documentos a serem redistribuídos e anotação do novo destino nas respectivas fichas.

- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos.

Rotinas de expedição

Em geral, são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa:

- Recebimento da correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas cores e quantidades determinadas pela empresa.

Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para consulta imediata, devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem, após a expedição.

- Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas.

- Numeração e complementação de data, tanto no original como nas cópias.

- Separação do original das cópias.

- Expedição do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos.

- Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem.

SERVIÇOS DE ARQUIVO

Preste atenção a esta situação, bem comum em uma empresa:

- FLÁVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS QUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO.

- MAS DR. SANTANA, O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ DEVE ESTAR ARQUIVADO. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR DE ARQUIVO?

Como você vê, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do arquivo, no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de empréstimo.

E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa. Depois de

tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades, é arquivada. No arquivo fica guardada, podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituição.

Vemos, assim, que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: o arquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta, sempre que necessário.

E o que compreende cada uma dessas atividades?

Arquivamento da documentação

Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, deve haver a preocupação com o seu possível arquivamento. Por isso é que a classificação dada ao documento no serviço de protocolo, quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. E como esses documentos são classificados?

Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar os documentos.

Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelos técnicos responsáveis, em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. E esses métodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os métodos mais indicados e adequados às suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de empréstimos e consultas aos funcionários e setores da empresa.

Empréstimo e consulta de documentos do arquivo

Quantas vezes já não ouvimos alguém dizer:

- ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO! JÁ FOI PARA O ARQUIVO.

- AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO.

São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida, onde fica guardado tudo aquilo que não vamos mais precisar.

Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. Desde o recebimento da documentação até o seu arquivamento, o trabalho arquivístico precisa ser feito de modo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação.

Logo, é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso, facilitando o empréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que deles precisarem. Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança, para que nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca.

Assim, as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser:

- Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores.

- Preencher o formulário de recibo de documentação, em duas vias cujo modelo pode ser:

Esse recibo é muito importante, já que registra a saída do documento, permitindo informar, com segurança, onde ele se encontra.

- Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para empréstimo, juntamente com a guia-fora.

- Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes, em ordem cronológica, do mais atual para o mais antigo.

- Preencher o formulário de cobrança da documentação, sempre que a pasta emprestada não for devolvida no prazo estipulado.

Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra, embora possamos recomendar um período em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua reapresentação ao setor.

- Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante.

- Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da pasta retirada).

- Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi assinada pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim:

- Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Sistemas de arquivamento

Como é afirmamos anteriormente, a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenas arquivar, mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem solicitadas.

A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiras preocupações que deve ter a secretaria, unia vez que é sua responsabilidade assessorar a chefia. Para tanto, necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros relativos à empresa a que serve, como:

tipos físicos de documentos, clientela a que se destinam, grau de sigilosidade, volume, assuntos de que tratam etc.

Tecnicamente, o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com

a

finalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser:

Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada.

Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice

e

posteriormente no local arquivado.

• Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a uma tabela.

Como escolher o sistema adequado?

Para acertar, antes de mais nada é necessário o trabalho de análise e planejamento. Somente através do levantamento dos dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá, pode-se escolher um sistema adequado e seguro para a localização de informações. Por exemplo, podemos concluir que os

sistemas diretos de arquivamento só podem ser empregados em arquivos onde os documentos são de livre acesso a qualquer pessoa; os sistemas indiretos, como necessitam de índice para a localização dos documentos, resguardam mais a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos onde os usuários buscam as informações sem a orientação de uma pessoa, mas de uma tabela disposta no arquivo de forma a auxiliá-los.

Métodos de arquivamento

Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa A facilidade de guarda e pesquisa. Os métodos de arquivamento estão relacionados com os sistemas, o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos que a ele se adaptam.

Tanto na organização de arquivos como na de fichários, os elementos a serem considerados nos documentos, para efeito de classificação, são:

• Nome (do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem).

• Local (de expedição ou recebimento dos documentos).

• Data (de elaboração, validade ou referência dos documentos).

• Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos).

• Número (de ordem, código etc.).

A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo,

respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados.

No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comum são:

• Alfabético.

• Geográfico.

• Numérico (simples, cronológico, decimal

• Por assuntos.

Método alfabético

Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em seqüência alfabética.

As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas de alfabetação, separadas pelas guias alfabéticas que orientação a consulta. O número e o tipo de guias a serem utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados.

A confecção do arquivo é simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma

para cada nome ou correspondente), dentro das quais os documentos devem ser ordenados

cronologicamente.

Além das pastas individuais, utilizam-se também as pastas miscelâneas, para agrupar correspondentes avulsos. Recomenda-se um máximo de cinco documentos por correspondente dentro de cada miscelânea. O correspondente que ultrapassar este número deve receber pasta individual. A ordenação interna de correspondentes de uma miscelânea deve ser feita pela ordem alfabética de no- mes e, dentro desta, pela ordem cronológica.

O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta é

efetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. Contudo, o seu perfeito funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de determinações que comandam a ordenação alfabética de nomes de pessoas, firmas e instituições no arquivo, solu- cionando os casos duvidosos. Essas regras têm por finalidade:

• Uniformizar as entradas de nomes no arquivo, padronizando critérios que facilitem o arquivamento e a consulta.

• Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo, evitando entradas múltiplas e a conseqüente perda de informações.

A - Regras

1.

Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o último

nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece

a ordem do prenome.

Exemplos:

Barbosa, Anibal

Corrêa, Antônio

Corrêa, João Carlos

Correa, Paulo

2. As partículas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van, Vanden,

Van der, Von, Vonder etc.), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como parte integrante

do nome.

Exemplos:

Oliveira, Carlos Santos de

Von Johnson, Erick

Vonder Blun, Eduardo

3. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo, ligados ou não por hífen, não são separados.

Exemplos:

Castelo Branco, Sérgio

Villa-Lobos, Heitor

4. Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior. Exemplos:

Santa Rita, Válter

Santo lnácio, Ana

São Benito, Inácio

5. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são considerados na

ordenação alfabética. Exemplos:

Freitas Jr., Ary

Ribeiro Neto, Henrique

Vasconcelos Sobrinho, Alcides

Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplos:

Abreu Filho, Jorge

Abreu Neto, Jorge

Abreu Sobrinho, Jorge

6. Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do

nome e não são considerados na alfabetação.

Exemplos:

Araújo, Paulo (General)

Estado de São Paulo (O)

Pinto, Antônio Eduardo (Dr.)

7.

Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome, que corresponde ao da família do pai.

Exemplos:

Cervantes y Saavedra, Miguel de

Hemandes Xavier, José

8. Os nomes orientais, japoneses, chineses, Árabes etc. são registrados na ordem em que se apresentam. Exemplos:

Al

Ben Abib

Li

Yutang

Mao Tsé Tung

9. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos e arquivados como uma só palavra. Exemplo:

Sant'Ana, Armindo, lê-se e arquiva-se Santana

10. Os sinais gráficos, como crase, til, cedilha etc., não são considerados na alfabetação. Exemplos:

Campanha, Clodoaldo

Campanhã, Raul

11. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam.

Exemplos:

Álvaro Costa & Cia

Barbosa Souza Ltda

Comercial Santos Ltda

12. As expressões usadas no comércio, como Sociedade, Companhia, Empresa etc., devem ser consideradas na alfabetação. Exemplos:

Companhia Brasileira de Alimentos

Editora Abril Ltda.

Sociedade Espírita Alan Kardec

13. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas, com ou sem ponto entre as letras, devem

ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Exemplos:

CEEE

UFRGS

14. Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além de seu nome por extenso, também por

uma sigla, o arquivista deverá optar pela forma de entrada que melhor atenda há necessidades de seus consulentes, fazendo sempre uma remissiva para a forma não adotada como entrada no arquivo. Exemplo:

ADVB

ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil

• Se arquivado pelo nome por extenso, coloca-se a remissiva em:

ADVB veja Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil

• Se arquivado pela sigla, coloca-se a remissiva em:

Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB

15.

A correspondência recebida de seção, divisão ou departamento de uma empresa ou instituição

deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento, divisão, seção. Exemplos:

UFRGS - Departamento de Pessoal

UFRGS - Escola de Engenharia

16. As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa, seguido dos Estados

em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades. Se estiverem localizadas em uma mesma cidade, são colocados os endereços. Exemplos:

União S.A. - RJ, Rio de Janeiro

União S.A. - RS, Porto Alegre

17. Os nomes de instituições e órgãos governamentais brasileiros são considerados como se apresentam. Exemplos:

Banco Central do Brasil

Fundação Getúlio Vargas

18. Os nomes de órgãos governamentais ou instituições de países estrangeiros devem ser precedidos

do nome do país, em língua portuguesa. Exemplos:

Estados Unidos - The Library of Congress

Inglaterra - Red Cross

19. Nos títulos de congressos, conferências, simpósios etc., os números arábicos, romanos ou escritos

por extenso devem figurar entre parênteses ao final da entrada.)Exemplos:

Conferência Latino-americana de Pediatras (II).

Seminário Francês de Patologia (13º).

Encontro Brasileiro de Secretárias (Segundo).

20. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas; quer no inicio, meio ou fim, devem ser

alfabetados como se estivessem escritos por extenso.

Exemplos:

Ferragem 2 (dois) irmãos

Inseticida mata 7 (sete)

3 (três) M do Brasil

O conjunto de regras aqui apresentado é suficiente, normalmente, para organizar arquivos comerciais. Contudo, dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados, pode haver dúvidas. Neste caso, podem ser adotadas regras mais extensas, ou pode-se ampliar e modificar as já existentes, para atender a casos específicos, desde que sejam redigidas em linguagem clara e simples e que fiquem registradas por escrito.

B - Ordenando alfabeticamente

Quando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois critérios para a ordenação alfabética (feita letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos são corretos. Daí surgirem as confusões na busca e no arquivamento.

A definição de um único critério de alfabetação, com a conseqüente exclusão do outro, é de fundamental importância para o trabalho de arquivo. São eles:

Letra por letra

Palavra por palavra

Porta

Porta

Porta-algodão

Porta-algodão

Portada

Porta-discos

Porta-discos

Porta-espada

Portador

Portada

Porta-espada

Portador

Notou a diferença? Imagine a confusão e as discussões entre colegas de trabalho e usuários do seu arquivo se você misturar os dois critérios!

Método numérico

Quando o principal elemento de classificação de um documento é um número (por exemplo:

processes, legislação, documentos protocolados etc.), a melhor forma de organização para o arquivo é

o método numérico.

Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é, indireta, pois há necessidade de se recorrer

a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada.

O método numérico pode ser:

A - Simples

Quando atribuímos números aos correspondentes (pessoas ou instituições) pela ordem de chegada destes ao arquivo, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, pois teremos um índice para auxiliar na localização.

Este arquivo vai exigir como controles:

Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura de duas ou mais pastas para o mesmo correspondente.

Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome do correspondente para o número de sua pasta aberta no arquivo. O índice é, indispensável, pois, com o crescimento do arquivo, toma-se impossível localizar os documentos.

Nos arquivos empresariais que utilizam o método numérico simples, pode-se reaproveitar o número de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente, o

que já não deve ocorrer no serviço público, rede bancária, arquivos hospitalares etc., onde o número atribuído a um correspondente pode comprometer as operações a serem realizadas, pois nesses casos

o número passa a identificar permanentemente um cliente.

O método numérico simples é uma das formas mais versáteis para a organização de arquivos,

sendo utilizado em larga escala na indústria, comércio, escolas, rede bancaria etc.

Você já parou para pensar que é identificado através de números na escola em que está matriculado, nos clubes que freqüenta, na empresa em que trabalha? Tudo isso é método numérico de

arquivaniento!

B - Cronológico

Neste método numera-se o documento, e não a pasta. É o que ocorre nas repartições públicas

- o documento, depois de receber uma capa, onde são colocados o número de protocolo e outras

informações, passa a formar um processo. Este processo será acompanhado durante a tramitação, por

uma ficha numérica (ficha de protocolo), onde será indicada toda a movimentação do documento dentro da repartição. Paralelamente, são confeccionados índices alfabéticos para os nomes dos envolvidos, assunto e procedência dos documentos, a fim de agilizar as buscas.

Método geográfico

Neste método, o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência da informação. É importante salientar que a organização de um arquivo geográfico depende de uma estrutura geográfica bem definida, como, por exemplo:

a) Vários países: nome do país, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver documentos

procedentes de outras cidades que não a capital, deve-se ordená-los alfabeticamente no arquivo, após

a capital. Exemplos:

ARGENTINA

Buenos Aires

Maia Carraro, Alcides

Nunes Caldera, Manoelito

Córdoba

Hotel Las Palmas

Valdez Miranda, Carlos

Corrientes

Del Vale, Luis

Sanches de Vidal, Emílio

BRASIL

Brasília

Ministério da Educação

Ministério do Interior

Campinas

Delgado, Carlos

Monteiro, José Olalvo

Cuiabá

Chardon, Carlos Manuel

Santi, Manuel

Curitiba

Rosado, José (Dr.)

Transportes Valverde Ltda.

b) Um país: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa ordem

alfabética.

c) Estados: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes, também em ordem

alfabética.

d) Cidades: nomes das cidades, seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há cidades com o

mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes.

e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento), seguidos dos nomes dos correspondentes em ordem alfabética.

Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita diretamente no arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências em vários Estados, cidades e países, e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias etc.

Método por assuntos

Também conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo. Sua aplicação, no entanto, requer planejamento prévio, além de requisitos como:

• Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as atividades-fins da mesma.

• Análise minuciosa e interpretação da documentação.

Não existem planos de classificação por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos. Cabe a cada instituição, de acordo com suas características individuais, e após estudo detalhado, elaborar esse plano ou tabela de assuntos.

Para facilitar o trabalho, recomenda-se iniciar o plano de classificação com os seguintes procedimentos:

Agrupar os assuntos principais ou grandes classes.

 

Subdividir

os

assuntos

principais

em

títulos

específicos

(partindo sempre

do geral

para

os

particulares).

• Escolher e padronizar os termos adequados para a identificação dos itens (analisar a sinonímia e os termos técnicos).

• Definir a forma de ordenação dos assuntos no arquivo.

A - Ordenação dos assuntos de forma alfabética

Uma vez elaborada a tabela de classificação, pode-se organizar um arquivo alfabético de assuntos de duas maneiras:

a) Ordem dicionária: consiste em dispor em ordem alfabética os assuntos classificados, considerando-

se simplesmente a seqüência das letras. Exemplos:

• Artigos para calçados

• Calcados ortopédicos

• Calçados para crianças

• Calçados para homens

• Calçados para senhoras

• Calçados sob medida

• Conserto de calçados

• Fábricas de calçados

• Lojas de calçados

b) Ordem enciclopédica: consiste em agrupar em ordem alfabética os títulos gerais seguidos de suas

subdivisões, também em rigorosa ordem alfabética. Exemplos:

CALÇADOS

• Artigos

• Consertos

• Fábricas

• Lojas

• Ortopédicos

• Para crianças

• Para homens

• Para senhoras

• Sob medida

B - Ordenação dos assuntos de fornia numérica

Nesta modalidade, além do plano de classificação, deverá ser elaborado um índice alfabético remissivo, pois os itens classificados receberão números no arquivo e o índice auxilia na rápida localização.

a) Método duplex: a documentação após a divisão em classes, segundo o plano de classificação,

recebe uma numeração seqüencial simples para cada classe geral e as subdivisões dessas classes

seção ordenadas através de numerais decimais. Exemplo:

1 .BIBLIOTECA

1.1 Correspondência expedida

1.2 Correspondência recebida

1.3 Livros

1.3.1 Sugestões para aquisição

1.3.2 Orçamentos

1.4 Ponto dos funcionários

1.5 Estatísticas

1.5.1 Consultas

1.5.2 Empréstimos

1.5.3 Serviços técnicos

1.6 Relatórios anuais

2. NÚCLEO DE EXTENSÃO

2.1 Cadastro de professores

2.2 Certificados

2.3 Cursos

2.3.1 Atendente de livraria

2.3.2 Atualização para secretárias

2.3.3 Correspondência informatizada

2.3.4 Estenogratia

2.3.5 Técnicas de arquivo

2.4 Material didático

2.5 Propostas in company

2.6 Relatórios anuais

A vantagem é que a numeração não necessita de previsão antecipada. O plano de classificação inicial pode ser de apenas cinco assuntos. De acordo com as necessidades da empresa e a expansão das classes de assuntos, a numeração crescera também.

b) Método decimal: é baseado no Sistema Decimal de Dewey, que o criou para ser aplicado a bibliotecas. É universalmente conhecido como CDD (Classificação Decimal de Dewey). Esta classificação divide o conhecimento humano em dez grandes classes:

0 - Obras gerais

1 - Filosofia

2 - Religião

3 - Ciências Sociais

4 - Filologia

5 - Ciências Puras

6 - Ciências Aplicadas

7 - Belas Artes

8 - Literatura

9 - História e Geografia.

Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez, sucessivamente (partindo sempre do geral para o específico). Tomemos a classe é, de Ciências Aplicadas, como exemplo:

610

- Medicina

620

- Engenharia

630

- Agricultura

640

- Ciências e Artes Domésticas

650

- Serviços gerenciais

660

- Indústrias químicas

670

- Manufaturas

680

- Manufaturas, Miscelânea

690

- Construção

611 - Anatomia

612 - Fisiologia humana

613 - Higiene pessoal

614 - Saúde pública

615 - Terapêutica

616 - Clínica médica

617 - Cirurgia

618 - Ginecologia

619 - Pediatria

616.1 Cardiologia

616.2 Sistema respiratório

616.3 Sistema digestivo

616.4 Sistema endócrino

616.5 Dermatologia

616.6 Urologia

616.7 Sistema muscular

616.8 Neurologia

616.9 Doenças diversas

e assim por diante.

Esta classificação é acompanhada de um índice alfabético para auxiliar a rápida localização dos itens desejados.

A técnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptações. Requer o estudo

detalhado sobre a empresa e sua documentação e a seguir o estabelecimento de dez classes

principais de assuntos e suas subdivisões.

Avaliação de Documentos

É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos da instituição (eliminação ou guarda permanente). Na prática, é o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

A complexidade e abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliação de

documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios de valor, a participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais.

Como justificativa para essa exigência, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informações contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, devem-se constituir equipes técnicas integradas por profissionais que conheçam a estrutura e o funcionamento da instituição:

arquivista ou responsável pela guarda dos documentos;

autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do órgão a que esteja subordinado o setor responsável pela guarda dos documentos;

profissionais da área jurídica;

profissional da área financeira;

profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliação (historiador, economista, engenheiro, sociólogo, médico, estatístico, etc.).

Com base na Teoria das Três Idades, a aplicação dos critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nessa fase de arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista técnico e gerencial.

Vantagens da avaliação para a instituição:

- possibilita a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secundário, trazendo para a instituição ganho considerável de espaço físico;

- diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que não haverá necessidade de se conservar tantos documentos inúteis;

- facilita a recuperação das informações contidas no arquivo, uma vez que o volume de documentos guardados será menor, facilitando a busca.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL E SUPORTES FÍSICOS

Tipologia Documental

Tipologia Documental, como o próprio nome indica (tipo), diz respeito à multiplicidade da produção documental. São documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma função específica estando regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos, conteúdos e suportes semelhantes. De acordo com esta definição, de cada atividade e/ou função se deriva uma série de documentos. Como exemplo, podemos dizer que da função contábil, gera-se documentos como os livros diário, razão, balancete, etc. Da atividade policial, são gerados documentos tais como, exames de corpo de delito, ordens de serviços, peritagens, boletins de ocorrências, etc. Do poder Judiciário, intimações, citações, etc.

espécies

Portanto,

por

série

documental

tipológica

entendemos

o

agrupamento

de

documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras.

A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma

renovação teórica da arquivística. Como indicativo dessa transformação tem-se a própria evolução do conceito de tipo documental, anteriormente encontrado na literatura com inúmeras variações conceituais entre diversos autores. As definições aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gênero, espécie, formato etc, ou uma mescla desses conceitos. No entanto, os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituação que definisse o documento em sua essência arquivística, isto é, enquanto parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exercício das mesmas atividades. A particularidade do documento arquivístico, que é ao mesmo tempo único e múltiplo (quando inserido na série documental), representou um desafio a ser superado na tentativa de conceituação do tipo documental.

O texto da Prof a . Heloísa Bellotto, publicado em 1990, pode ser considerado um marco da

literatura arquivística nacional sobre tipologia documental. Os conceitos ali desenvolvidos são a reformulação de um texto seu anterior, de 1982, e acabaram por ser incorporados ao Dicionário de terminologia arquivística. A definição proposta de tipo documental passa a ser, então, a espécie documental somada à função que a produziu, criando séries tipológicas, isto é, cada tipo documental equivale a uma série documental. Essa nova conceituação, apesar de aparentemente modesta, é

fundamental para uma renovação dos procedimentos arquivísticos adotados no Brasil e para a solução de muitos problemas, frente aos quais os métodos tradicionais já começavam a apresentar sinais de esgotamento. O avanço dessa problemática - e a importância dos estudos de tipologia documental -, pode ser notado nos arquivos municipais espanhóis que, desde meados da década de 1980, fazem um trabalho conjunto buscando padronizar um arranjo documental tipológico.

A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de tipologias

documentais específicas a cada modalidade de acervo, de acordo com sua própria natureza; assim, por exemplo, os partidos e associações políticas deverão ter um instrumento metodológico próprio, que será diferente daqueles destinados, por exemplo, à organização dos acervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais.

A confecção de tal instrumento é complexa. Supõe uma identificação preliminar das funções desempenhadas, principalmente no nível formal/legal, para, a partir daí, identificar nos documentos as espécies presentes em cada função principal, bem como determinar outras funções além do nível formal/legal; com a conjunção desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e, por extensão, séries tipológicas.

Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituições (ou pessoas) ao longo da sua existência, revalorizando, para isto, os elementos informais, ao lado dos normativos, como único meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produção.

Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para explicitar sua diferença em relação às espécies documentais, já que essas características, muitas vezes, tendem a se assemelhar, podendo causar alguma confusão na organização arquivística. Assim, por exemplo, panfleto refere-se a uma espécie e não a um formato.

Este último pode variar desde um folheto, um cartaz a, até mesmo, um livro. Tome-se como

exemplo um manifesto contra a carestia, assinado por algum comitê municipal de Partido X, que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofício mimeografada. Qual a espécie de tal documento?

Panfleto?

formato documental ("documento constituído por uma folha simples ou dobrada" ou "publicação

ou será manifesto? Segundo o Dicionário do livro, folheto é apenas o

volante?

folheto?

maquinário da gráfica; porém nada impede, ainda de acordo com o Dicionário, que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou doutrinária que pode assumir caráter polêmico" ou "programa político ou religioso") possa ser também um panfleto ("pequeno folheto, normalmente de natureza controversa, política e escrito em tom satírico ou injurioso"). Esse exemplo serve para demonstrar que

dado o fato de a tipologia documental para arquivos de organizações político-partidárias ser específica, as espécies documentais (do mesmo modo que as funções) também serão, o que levou a um trabalho de definição terminológica de espécies documentais típicas de tais acervos. No caso específico dos arquivos de partidos e associações políticas optamos por considerar o documento do exemplo citado acima como um folheto (formato) cuja espécie, manifesto ou panfleto, será determinada de acordo com

a função documental. Assim poderemos ter, se for o caso, um panfleto de agitação política (tipo documental) cujo conteúdo é um manifesto.

A tipologia documental a que chegamos compõe-se de duas partes: um quadro de funções de

partidos e associações políticas complexas, hierarquizado por níveis de atuação; e uma relação das funções e espécies documentais encontradas. O quadro de funções é uma mescla das possibilidades arroladas no nível teórico, somadas às verificadas empiricamente durante a coleta, a análise dos dados

e o arranjo dos documentos de um acervo documental específico. O resultado mais significativo do

estabelecimento do quadro de funções é a possibilidade de visualizar o modo de implantação da tipologia documental nas atividades de arranjo e descrição de um fundo arquivístico. O quadro permite traçar a correspondência entre a entidade e o fundo, entre o nível hierárquico e o grupo, entre o organismo e o subgrupo e, por fim, entre o tipo documental e a série.

Exemplos de tipologias documentais

Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas:

* memorandos;

* ofícios;

* circulares.

Processos administrativos referentes:

* à doação de equipamentos;

* à certidão de subsídios de deputados.

* Registro técnico e político denominado:

* dossiê de atividades e/ou avaliação referente às contas da Prefeitura.

Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas:

* ofícios.

Processos administrativos referentes:

* à convênios

* à cessão de equipamentos.

Processos administrativos referentes:

* à cessão de instalações para eventos.

Registros técnicos e políticos denominados:

* moção;

* voto aberto e ético.

Formulários de gestão administrativa interna denominados:

* controle de trâmite de processos.

Processos administrativos referentes:

* à prestação de contas ao TCT;

* ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF;

Processos administrativos referentes:

* á cessão de equipamentos e instalações.

Processos legislativos denominados:

* mensagens.

Registros técnicos e políticos:

* dossiês de atividades e/ou de avaliação referentes às contas do governo do Estado.

Tipos de documentos quanto ao gênero

Quanto ao gênero, os documentos são classificados segundo a forma em que a informação foi registrada.

Podemos destacar:

- Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual. Ex.:

contratos, atas, relatórios, certidões.

- Documentos iconográficos: documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática. Ex.:

fotografias(que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotográficos), negativos,

diapositivos (slides), desenhos e gravuras.

- Documentos audiovisuais: documentos cuja informação esteja em forma de som e/ou imagem em

movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Nesse tipo de documento, encontram-se os documentos sonoros (cuja informação está em forma de som) e os filmográficos (cuja informação está representada por um filme).

- Documentos informáticos ou digitais: documentos que necessitam do computador para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.

- Documentos cartográficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior. Ex.:

mapas, plantas e perfis (tipo de planta).

- Documentos micrográficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas.

É importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos acima não

exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Alguns documentos possuem características que lhe permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo tempo em que é um documento digital, é também um documento fotográfico e, ainda, um documento iconográfico.

SUPORTE FÍSICO (Meio e Mensagem)

SUPORTE

Material sobre o qual as informações são registradas: papel, filme, fita magnética, cisco ótico, disquete etc.

É a parte visível e manipulável do documento, ou o documento propriamente dito, no senso

comum. É a sua coisificação ou expressão física como produto, mas que compreende todas as características constitutivas já discutidas anteriormente. Um mesmo documento original - digamos uma tese - pode apresentar-se em diferentes suportes, como sejam no suporte impresso, na microficha, no CD-ROM ou, mais recentemente, em rede eletrônica. E comercializável, armazenável, transferível e sujeito a todos os procedimentos administrativos, legais e demais considerações institucionalizantes próprias do mercado editorial.

Tradicionalmente, mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. Desde a antiga Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem.

O

suporte

físico

mais

largamente

utilizado

é

o

papel

(antigamente

o

pergaminho

e

anteriormente o barro cozido). Sobre ele são registradas informações (mensagens) diversas.

Os diferentes suportes da informação

Neste ponto pode valer à pena chamar a atenção para o aspecto da existência de diferentes meios ou suportes materiais da informação. Não se pode pensar apenas em documentos de papel. Há muitos outros tipos de suportes, como fotografia, vídeo, gravações de áudio, etc.

Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel, é importante lembrar que há informações que são mais adequadamente registradas sob outras formas. Uma gravação em vídeo ou em áudio de uma aula contém muitas informações sobre a aula que não estão contidas em um mero texto escrito: todo o modo de falar do professor, as reações dos alunos, etc. Uma fotografia de uma aparelhagem não pode ser substituída por uma descrição em palavras.

Portanto, outras formas de registro material, além de documentos verbais em papel, podem ser extremamente importantes.

Existe pouco cuidado em registrar informações sob forma de fotografias, áudio, vídeo ou outras semelhantes, nos órgãos públicos ou mesmo em universidades, Instituições e empresas. Apenas quando a própria imagem fará parte de um produto acabado (por exemplo, ilustrações que serão impressas em um trabalho) é que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas não há muita preocupação em registrar a rotina de trabalho, as aulas, as reuniões, as discussões, as etapas do trabalho de construção de um aparelho, as tentativas intermediárias, o grupo de trabalho, etc. Algumas vezes, faz-se gravações em vídeo de situações muito especiais (como cerimônias ou eventos) . Mas se alguém quiser saber, daqui a 50 ou 100 anos, como era o ambiente de trabalho, aulas em nossas universidades, como os professores interagiam com seus estudantes, etc., será impossível encontrar mesmo uma pequena amostra de gravações das aulas ministradas em nosso país.

É importante chamar a atenção, especialmente, para um tipo de suporte que ainda não tem

sido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informática). É claro que um arquivista bem informado já está ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados informatizados para a organização de seus arquivos. Mas ele ainda não pensa nas informações digitais como um objeto a ser preservado pelo arquivista. No entanto, em todas as grandes instituições, universidades e empresas, o papel da informatização é cada vez maior, e se não houver uma maior preservação das informações registradas, e se sob essa forma, serão totalmente perdidas muitas informações que não existem sob outra forma.

Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital em um disquete e também sob a forma de uma listagem, impressa, em papel. As duas formas contêm as mesmas informações, nos seus respectivos suportes. Mas o disquete permite a localização e manipulação de informações de uma forma que o papel não permite. Através de diversos tipos de programas, as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localização quase instantânea das informações buscadas.

Essas informações podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro; podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. Através de fitas magnéticas de "back up", pode-se armazenar atualmente um volume muito grande de informações (centenas de megabytes) em um único cartucho, a um preço de uma fração de dólar por megabyte. Um megabyte é, aproximadamente, o equivalente a 500 páginas de texto datilografado. Portanto, o custo da conservação das informações em fita magnética já é bastante inferior ao preço do papel em que essas informações poderiam ser escritas.

Pode-se questionar se a conservação de registros digitais cabe dentro do conceito da arquivologia, que se dedica essencialmente a documentos únicos. Um arquivo digital copiado em uma fita magnética ou CD pode parecer não ser mais um objeto digno da atenção de um arquivista, pois é uma mera cópia (como uma fotocópia). De fato, a comparação com a fotocópia é bastante boa e pode ser utilizada. A fotocópia de um livro, por exemplo, não tem muito valor. Mas a fotocópia de um manuscrito perdido pode ter valor inestimável. Da mesma forma, a cópia de uma fita magnética onde está gravada uma entrevista pode parecer "apenas" uma cópia, sem importância. Mas se o original desaparecer, essa "mera" cópia pode perfeitamente substituir o original. O mesmo se aplica a fotografias. E ninguém questiona a validade de preservação arquivística de cópias de fotografias e de fitas magnéticas. Certamente a preservação de cópias de registros digitais será uma das principais atividades arquivísticas do futuro próximo.

A preservação de registros digitais exigirá uma estratégia adequada de cópia periódica dos

conteúdos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos órgão públicos, das universidades e instituições, e sua conservação, eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que

não foram alterados entre duas operações de "back up" sucessivas) .

Isso é perfeitamente factível, com tecnologia atual e baixo custo. Como no caso de documentos em papel (suporte papel) , é também necessário um trabalho (que não é automático) de triagem dos arquivos digitais, destruição de uma parte deles, organização e preservação dos demais.

MICROFILMAGEM

Como foi visto anteriormente, os documentos de arquivo se apresentam em diversos tipos de suporte (papel, CD, disquete etc.). Ocorre que, eventualmente, há a necessidade de se alterar o suporte de determinados documentos de forma a garantir o acesso e a preservação dos mesmos. As principais técnicas de atualização de arquivo (mudança de suporte) são a microfilmagem e a digitalização.

Microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha).

em formato micrográfico (microfilme ou microficha). A adoção da microfilmagem exigirá da instituição
em formato micrográfico (microfilme ou microficha). A adoção da microfilmagem exigirá da instituição
em formato micrográfico (microfilme ou microficha). A adoção da microfilmagem exigirá da instituição

A adoção da microfilmagem exigirá da instituição

equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a geração

de

uma cópia em papel do documento microfilmado.

A

primeira e mais importante razão para justificar

o

uso do microfilme é a economia de espaço. O

microfilme é uma imagem reduzida de uma forma maior;

é, portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da

imagem de um documento qualquer.

Essa redução de espaço é garantida pelo valor legal do microfilme, que significa que ele possui o mesmo valor do documento original em papel, que serviu de base para sua criação, e poderá substituí-lo nos casos em que não tiver valor histórico.

Para organizar o arquivo de microfilme, há arquivos próprios, como mostrado na figura à esquerda. Para permitir a localização dos documentos, cada rolo deverá conter um índice. Por fora das gavetas, são marcados os códigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fácil a consulta. Naturalmente, deverá haver junto do arquivo um aparelho para a leitura dos microfilmes.

A Resolução nº 10 do Conarq apresenta os símbolos a serem utilizados em casos especiais durante a microfilmagem:

1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos.

Início do rolo.

Início do rolo.

Fim do rolo

Fim do rolo

2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha continuidade.

Continua em outro rolo Continuação de outro rolo
Continua em outro rolo Continuação de outro rolo

Continua em outro rolo

Continuação de outro rolo

3) Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a situação:

Original ilegível

Original ilegível

Texto deteriorado

Texto deteriorado

Encadernação defeituosa

Numeração incorreta

Numeração incorreta

Data incorreta

Original em cores

Original em cores

Repetição de imagem

Repetição de imagem

Páginas e/ou números em falta

Páginas e/ou números em falta

MICROFILMAGEM

A microfilmagem é uma técnica que propicia uma maneira prática fácil e econômica de registrar, distribuir e localizar dados manuscritos, registros impressos ou ilustrados. Seus principais benefícios são:

Validade Legal - a microfilmagem é um processo reprográfico autorizado pela Lei 5.433 de 08/05/1968

e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original.

Redução Sensível de Espaço - da ordem de até 98%, sempre em proporcionalidade ao grau de redução utilizado quando da microfilmagem;

Acesso Fácil e Rápido - conseqüência das pequenas dimensões das microformas, da eficiência de sua catalogação e indexação, comparativamente aos arquivos convencionais em papel;

Segurança - por se tratar de um material fotográfico, além de permitir reprodução com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurança), protegido de sinistros.

qualquer

informação;

Confidencialidade

das

Informações

-

visto

que

a

olho

nu

é

impossível

visualizar

Durabilidade - respeitando-se a determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os documentos microfilmados podem ser conservados indefinidamente.

LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968

Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono

a seguinte Lei:

Art. 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.

§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias

fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.

§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por

incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.

§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio.

§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.

§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente.

§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento.

§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser

microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.

Art. 2º Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.

Art. 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originárias de microfilmagem de documentos oficiais.

§ 1º O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos

capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que

a microfilmagem realizada por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem

autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dele, quer os microfilmes, quer os

seus traslados e certidões originárias.

§ 2º Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para a

autenticação de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos contra terceiros.

Art. 4º É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.

Art. 5º Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 6º Revogam-se as disposições em contrário.

DECRETO N° 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996

Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da

art.

de maio de 1968,

Constituição, e tendo em vista o disposto na

da

Lei

5.433, de 8

DECRETA:

Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

Art. 2° A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto.

Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Art. 4° A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.

Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada à titulação, à identificação e à numeração seqüencial, legíveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados à indexação.

Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.

§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.

§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de cópias.

§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.

Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:

I - identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;

II - número do microfilme, se for o caso;

III - local e data da microfilmagem;

IV

- registro no Ministério da Justiça;

V

- ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;

VI

- menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação

da

série contida em microfilme anterior;

VII

- identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;

VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos

a serem microfilmados;

IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou

empresa executora da microfilmagem.

Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:

I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;

II - informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;

III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;

IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme

posterior;

V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou

empresa executora da microfilmagem.

Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.

§ 1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos:

a) identificação do microfilme, local e data;

b) descrição das irregularidades constatadas;

c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou

empresa executora da microfilmagem.

§ 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos.

§ 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.

Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente,

ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.

Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação

ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser

emitido termo próprio, no qual constará que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a

autenticação far-se-á por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura.

Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.

Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16. As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:

I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;

II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;

III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.

Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando:

I - autenticados por autoridade estrangeira competente;

II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;

III - forem acompanhados de tradução oficial.

Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Art. 19. As infrações às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.

Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro para microfilmar será cassado definitivamente.

Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste Decreto.

Art. 21. Revoga-se o Decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969.

Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS

CONCEITOS

Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.

Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).

Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não com- prometer sua integridade e seu caráter histórico.

FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE ARQUIVOS

Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos, torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los.

Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições.

O papel, por mais variada que possa ser sua com posição, é formado basicamente por fibras

de celulose provenientes de diferentes origens.

e

estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que é o papel.

A degradação da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligações celulósicas,

rompendo-as ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que, uma vez instalados

na molécula, desencadeiam reações químicas que levam ao rompimento das cadeias celulósicas.

A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose.

Também há os agentes físicos de deterioração, responsáveis pelos danos mecânicos dos documentos. Os mais freqüentes são os insetos, os roedores e o próprio homem.

Resumindo, podemos dizer que consideramos agentes de deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e existência.

Embora, com muita freqüência, não possamos eliminar totalmente as causas do processo de deterioração dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre outros.

Antes de citar os principais fatores de degradação, torna-se indispensável dizer que existe estreita ligação entre eles, o que faz com que o processo de deterioração tome proporções devastado- ras.

Para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deterioração em Fatores Ambientais, Fatores Biológicos, Intervenções Impróprias, Agentes Bio- lógicos, Furtos e Vandalismo.

Cabe-nos,

portanto,