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UNIDADE II

OLÁ, É BOM REVÊ-LOS!

UNIDADE II OLÁ, É BOM REVÊ-LOS! Esta unidade representa que o projeto pensado e planejado nas

Esta unidade representa que o projeto pensado e planejado nas unidades anteriores será posto em desenvolvimento.

Vamos entrar em ação!

A unidade III do curso corresponde à terceira etapa do ciclo de vida de um projeto e vai focar os seguintes tópicos:

- conceitos básicos do sistema organizacional;

- desenvolvimento da ação gerencial;

- método Balanced scorecard;

- planos: estratégico, tático e operacional;

- medidas de competência;

- gestão integrada;

- coordenação e comando;

- liderança;

- a dinâmica da negociação;

- inovação e criatividade;

- comunicação do projeto.

Ao concluir esta unidade de estudo, esperamos que você possa ter alcançado os seguintes objetivos:

Reavaliar o escopo do projeto e implantar a gestão estratégica para acompanhar, monitorar e assegurar o alcance dos objetivos.

Elaborar os planos: estratégico, tático e operacional do projeto com foco nas medidas de competência.

Criar um plano de comunicação do projeto em duas frentes, sendo uma digital e a outra impressa para os stakeholders.

3. Execução ou implementação

3. Execução ou implementação Este passo vai levar você a mais uma etapa do ciclo de

Este passo vai levar você a mais uma etapa do ciclo de vida do projeto, isto é, ao desenvolvimento que representa a execução ou implementação.

Caracteriza-se

pelo

trabalho

de

equipe

sob

a

coordenação geral do gerente do projeto.

 

Esta

é

a terceira etapa do

ciclo de

vida

de

um

projeto e consiste por em ação todas as tarefas planejadas.

Os resultados da execução devem ser documentados e constituem parte fundamental da gestão das comunicações.

Para entendermos o gerenciamento do projeto, precisamos entender a organização em que ele está inserido, o momento atual do mercado e suas exigências e, por que não nos estendermos um pouco mais para entender o momento de crise econômica da atual sociedade.

Primeiramente, instalou-se um profundo conflito de interesses que de latente explodiu e caiu bem no colo de todo cidadão deste planeta. Muitas teorias ruíram, outras foram repensadas e alguns pontos comuns entre as nações estão aflorando.

e alguns pontos comuns entre as nações estão aflorando. Por exemplo: - o mercado precisa de

Por exemplo:

- o mercado precisa de regulamentação;

- o financeiro precisa ser enxugado para expurgar as moedas podres;

-

o

político

trouxe

quebra

de

paradigmas muito

interessante,

no

que

diz

respeito,

às economias

autoritárias.

Ficou

claro

no

mundo

atual

que

o

desenvolvimento econômico não ocorre apenas em países democráticos;

- a globalização precisa ser depurada. As lições do atual

conflito são muito importantes e não podem se perder por embates de egos no cenário internacional;

- o meio ambiente precisa, urgentemente, de um novo

olhar das lideranças mundiais e novos projetos precisam ser pensados para reverter o desastre natural causado pelo industrial ismo que exauriu a natureza;

- a tese da sustentabilidade não pode se traduzir em mais um modismo da sociedade governada pelas mídias de massa.

A colocação destes elementos foi apenas para

salientar a importância de novos projetos, seu compromisso com a sociedade real, com a organização, os recursos e com as pessoas que estarão envolvidas neste processo.

Vamos recuperar alguns conceitos fundamentais para entendermos adequadamente o papel do gerente do projeto.

Sistema é um conjunto organizado da partes, de processos ou de elementos interdependentes que formam um complexo unitário. Está inserido num dado meio ambiente que é a circunvizinhança em que uma organização opera, incluindo o ar, a água, o solo, os recursos naturais, a flora, a fauna, os seres humanos e suas interrelações.

Processo é um conjunto interrelacionado de recursos e atividades que transformam entradas em saídas (inputs em outputs), isto é, uma série de ações que produz resultado. As partes interessadas e entidades com interesses na organização (os Stakeholders). Como, por exemplo, Normas brasileiras NBR 14001 e as Normas Internacionais.

Recursos são os meios necessários ao processo para que os resultados possam ser produzidos a partir das entradas e compreendem: - gerenciamento, serviços, pessoas, finanças, instalações, equipamentos, técnicas, métodos. Os recursos são humanos, materiais, financeiros e tecnológicos.

Atividades - qualquer ação ou trabalho específico exercido sobre as entradas ou provido pelos recursos do processo com a finalidade de obter as saídas. Entradas (inputs) são insumos/recursos. Tudo aquilo que é fornecido ao processo. Produtos (output) são saídas. É o resultado de atividades ou processos.

Organização é uma criação artificial que parte de uma missão e de objetivos que deve cumprir, como por exemplo, de um dado negócio que pretende realizar. Consistem em dispor os recursos, os meios materiais, as pessoas e em estabelecer a maneira de interação, de modo a constituir uma entidade pronta para funcionar com vistas a um objetivo determinado.

Desenvolvendo a ação gerencial

a um objetivo determinado. Desenvolvendo a ação gerencial Mas o que é gerenciar? Vamos colocar mais

Mas o que é gerenciar?

Vamos colocar mais um conceito para que você saiba que um gerente não poder deter conhecimentos apenas técnicos e administrativos. Ele vai trabalhar com pessoas.

Gerenciar é estabelecer ou interpretar objetivos e depois planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades e os recursos de uma organização de forma coordenada, visando o alcance dos objetivos previamente estabelecidos.

Olha quem chegou! È Jorge Pisante! Ele é o gerente do projeto que está sendo

Olha quem chegou!

È Jorge Pisante!

Olha quem chegou! È Jorge Pisante! Ele é o gerente do projeto que está sendo implementado

Ele é o gerente do projeto que está sendo implementado na organização.

O cenário organizacional onde Jorge trabalha, nós já conhecemos e o planejamento do seu projeto também já tomamos contato.

Agora vamos acompanhá-lo na implantação de seu plano de ação.

Você sabe o que o gerente Jorge precisa neste momento?

Será que uma luz no túnel vai resolver?

E se essa luz trouxer uma nova aprendizagem organizacional?

E se essa luz trouxer uma nova aprendizagem organizacional? E se for uma nova metodologia de

E se for uma nova metodologia de trabalho para que ele possa implementar o seu projeto?

Você já ouviu falar de Balanced Scorecard?

Vamos à definição do termo, para entendermos de que maneira irá ajudar o gerente na sua tarefa.

Balanced Scorecard é um método de gestão estratégica desenvolvida pelos profs. da Harvard Business School - Robert Kaplan e David Norton. Balanced Scorecard é uma metodologia de apoio que os gerentes utilizam para acompanhar, monitorar e assegurar que os objetivos sejam alcançados. O BSC apresenta quatro aspectos: Finanças, Processos internos, Clientes, Aprendizado e Crescimento. “BSC (Balanced Scorecard) “é uma sigla que pode ser traduzida como – “Indicadores Balanceados de Desempenho”.

Vamos entender os passos dessa metodologia de gestão estratégica. Sabemos que o gerenciamento de um
Vamos entender os passos dessa metodologia de gestão estratégica. Sabemos que o gerenciamento de um

Vamos entender os passos dessa metodologia de gestão estratégica.

Sabemos que o gerenciamento de um projeto depende da atuação de seu gestor principal como o grande facilitador e mediador da gestão, pois será ele que vai garantir o alcance de alvos e resultados.

Do gestor espera-se que as suas ações sejam desenvolvidas de forma eficiente, eficaz, ágil, participativa e transparente superando riscos e buscando a concretização de objetivos que possam transformar a realidade em direção a qualidade.

Uma característica que deverá estar presente na sua ação gerencial é a flexibilidade, pois facilitará o repensar de métodos e práticas.

O ponto forte do Balanced Scorecard é a sua capacidade de agrupar todos os outros modelos de controle financeiro e não financeiro permitindo ao gestor um indicador de desempenho, isto é ele vai permitir medir tudo.

Um projeto ao ser gerenciado pela metodologia da gestão estratégica está considerando que a organização tem muito bem definida os campos prioritários como, a sua missão (seu campo de atuação e sua abrangência) e a sua visão de futuro, isto é o rumo que a organização vai assumir em seu desempenho.

É o momento das perguntas:

É o momento das perguntas: O que fazer? Como? É, exatamente, neste ponto que o planejamento

O que fazer?

Como?

É, exatamente, neste ponto que o planejamento toma a forma de diferentes planos.

ponto que o planejamento toma a forma de diferentes planos. Só para reforçarmos, o plano é

Só para reforçarmos, o plano é o documento que contém as decisões tomadas e que visam à consecução dos objetivos.

Encontramos três níveis de planos que permitirão a nossa orientação no desenvolvimento e gerenciamento do projeto:

O plano estratégico que vai definir os caminhos e as prerrogativas. Está ligado à visão estratégica da organização.

O plano tático é um plano setorial e representa as partes do projeto.

O plano operacional se refere às ações que vão configurar as atividades para se atingir os objetivos propostos estrategicamente.

Vamos usar mais uma vez as imagens para exemplificar melhor a proposta colocada acima.

Abaixo, veremos

a descrição do sistema de competência

gerencial aliado aos três planos.

sistema de competência gerencial aliado aos três planos. Balanced Scorecard Administração por objetivos Painel de

Balanced Scorecard

Administração por objetivos

Painel de indicadores

São as ações que vão configurar as atividades no plano operacional para se atingir os objetivos propostos estrategicamente e onde encontramos as medidas de competência:

1. Eficiência corresponde à medtodologia organizacional do uso de recursos e expressa a perfeita compreensão do planejar, do

produzir, do administrar planos e do orçamento. É a descoberta de uma

maneira correta de coisas.

fazer as

2. Eficácia é uma medida organizacional que atinge os objetivos. É fazer a coisa certa com controle. É produzir alternativas criativas.

3. Efetividade esta relacionada ao atendimento de demandas. A organização efetiva é aquela que é relevante e está volta à qualidade dos objetivos. Ela é a responsável por manter a organização no ambiente.

que é relevante e está volta à qualidade dos objetivos. Ela é a responsável por manter

Funções gerenciais

EI! Você sabe quais são as funções gerenciais?
EI! Você sabe quais
são as funções
gerenciais?
EI! Você sabe quais são as funções gerenciais? 2. Organização – decidir os recursos e atividades

2. Organização decidir os recursos e atividades que serão necessários para atingir os objetivos. Criar uma equipe de trabalho.

Planejamento decidir ou escolher os objetivos organizacionais e estabelecer políticas, programas e estratégias a fim de alcançá-los.

1.

programas e estratégias a fim de alcançá-los. 1. 5. Controle – estabelecer padrões, medir o desempenho

5. Controle estabelecer padrões, medir o desempenho e agir corretivamente dentro do planejamento.

4. Direção obter dos empregados a adesão ao trabalho com boa comunicação, motivação e mantendo-os informados de suas atribuições de trabalho.

3. Preenchimento de vagas selecionar, treinar, desenvolver, colocar e orientar os empregados onde possam ser mais produtivos.

e orientar os empregados onde possam ser mais produtivos. Gerenciar é, portanto, orientar a dinâmica da

Gerenciar é, portanto, orientar a dinâmica da organização, do projeto, dos programas e dos planos.

Vou propor um exercício bem interessante!

Que tal transformar o esquema das funções gerenciais acima num mapa mental?

Vamos dar mais um passo e estudar o conjunto das gestões. Este diagrama aponta quais

Vamos dar mais um passo e estudar o conjunto das gestões.

Vamos dar mais um passo e estudar o conjunto das gestões. Este diagrama aponta quais gestões

Este diagrama aponta quais gestões devemos considerar implementação do projeto.

na

O

ponto

de

partida

é

a

integração

dos

diferentes

planos

elaborados para dar o suporte necessário à viabilidade do projeto.

O diagrama acima identifica no centro a integração que significa que o projeto apesar de ser um empreendimento altamente descentralizado apresenta, ao mesmo tempo, uma execução uniforme de todas as atividades do plano do projeto.

uniforme de todas as atividades do plano do projeto. O que o termo gestão lhe sugere?

O que o termo gestão lhe sugere?

mais uma vez,

colocaremos o conceito que atende aos interesses do nosso

estudo.

Vamos

simplificar

a

sua

pesquisa

e,

Gestão como sendo o ato de gerir ou gerenciar.

Isto quer dizer que a gestão da integração é responsável pela autorização de todas as entradas, recursos, atividades e saídas do projeto.

A gestão do escopo é responsável em definir o que o projeto se propõe a alcançar e de que maneira isto ocorrerá. Ela gerencia o ciclo de vida do projeto e cuida para que não ocorra nenhum desvio de rota.

A gestão do tempo expressa os prazos estabelecidos para a conclusão das atividades e o sucesso do projeto. Devemos lembrá- lo de que os prazos são restrições que devem ser cuidadas com muita atenção.

A gestão dos recursos é formada pelo processo que gera o fluxo de transformação de insumos em produtos, serviços etc.

A gestão dos custos representa que todos os insumos utilizados no projeto são avaliados em termos de custos, sendo distribuídos nas diferentes partes dos planos de atividades. Eles participam de um orçamento que, por sua vez, compõem o cronograma físico financeiro do projeto.

A gestão de suprimentos é responsável pela obtenção de recursos externos à organização que foram planejados anteriormente e em especial a administração de contratos.

A gestão de recursos humanos corresponde ao gerenciamento da equipe. Diz respeito ao desenvolvimento das competências, habilidades e atitudes para que os membros da equipe possam produzir melhor para o sucesso do projeto.

da equipe possam produzir melhor para o sucesso do projeto. Gostaria que você verificasse a relação

Gostaria que você verificasse a relação umbilical que existe entre as gestões de custos, suprimentos e recursos humanos.

Reflita sobre o seguinte questionamento:

De que maneira a gestão de custos influencia diretamente as decisões com relação ao pessoal e aos suprimentos e, quais as conseqüências para o gerenciamento e alcance dos objetivos propostos pelo projeto.

A gestão da qualidade incide sobre o produto ou serviço para garantir a satisfação do cliente, usuário, aprendiz, treinando ( os stakeholders), em todos os processos e atividades gerenciais em direção à eficiência e eficácia.

A gestão dos riscos é de extrema sensibilidade, pois requer por parte do gerente uma constante observação e análise dos diferentes cenários que envolvem o projeto, tais como: as exigências da competição no mercado, o desenrolar da crise econômica que assola a sociedade humana como um todo, o fator tempo, a administração dos conflitos internos, a preocupação com a qualidade e devemos considerar também o mau uso de oportunidades.

A gestão das comunicações é a gestão que vai garantir a aproximação ou afastamento dos interessados ao projeto. Envolve percepção e sensibilidade, força e destreza, suavidade e poder de negociação por parte do gerente do projeto.

e poder de negociação por parte do gerente do projeto. Vejamos como isso é possível! Ao

Vejamos como isso é possível!

Ao mesmo tempo em que, você trabalha as informações necessárias aos interessados do projeto, outro recurso deve ser desenvolvido pelo gerente para que se efetive o sucesso do planejamento. Este recurso é a negociação que tem uma dinâmica própria e envolve os cenários interno e externo que afeta diretamente o plano do projeto.

O projeto envolve diferentes clientes (internos e externos), públicos, interessados. O patrocinador do projeto, as equipes de apoio ao gerenciamento do projeto, as equipes de trabalho e os demais interessados.

O que realmente devemos realçar é como as informações serão repassadas, e qual o seu impacto.

Na realidade temos uma relação muito complexa que exige um tratamento que se preocupe em bem administrar os conflitos do dia a dia.

A coordenação e o comando estão nas mãos do gestor. A coordenação é a ação

A coordenação e o comando estão nas mãos do gestor.

A coordenação é a ação de integração. É gerar condições de reunir pessoas, cobrar agendas e envolver ações globais.

O coordenador é um mediador entre

pessoas, recursos,

objetivos e conflitos que orienta e facilita as ações.

Comando é a função gerencial propriamente dita. É a capacidade real de influenciar comportamentos. Influenciar os comportamentos depende do contexto geral onde as pessoas estão inseridas.

Vamos criar um quadro que contenha de um lado os desafios e, do outro lado, as qualidades necessárias ao gestor.

DESAFIOS

QUALIDADES

- a fragmentação de ações;

- a escassez de recursos;

- não planejar o crescimento da demanda;

- a criação de instrumentos e meios de sustentação de sua ação;

- necessidade de garantir a transparência de suas ações;

- necessidade de superar sua limitação administrativa e gerencial.

- capaz de comunicar-se com eficácia;

- capacidade de liderança, gerar interação e aglutinar esforços;

- capacidade de análise de cenários(externo e interno;

- promover a capacitação e atualização de sua equipe;

- buscar constantemente novas informações, ser criativo e flexível;

- capacidade de negociação e convencimento;

- ter sensibilidade para definir prioridades para decidir, ser intuitivo e assumir riscos;

- dar transparência à gestão.

Para completarmos as funções gerenciais, devemos explicar que

o controle é a ação pedagógica (isto é, a ação dialógica) que refaz

o caminho. Para tal, o gerente precisa de feedback constante, pois ele tem responsabilidade sobre pessoas e tarefas. Vamos detalhar este aspecto no último item do ciclo de vida do projeto.

No desenho abaixo, verificamos a importância da parceria entre líder e liderados.

a importância da parceria entre líder e liderados. Aglutinar esforços e talentos buscando sempre a eficiência

Aglutinar esforços e talentos buscando sempre a eficiência e a eficácia é construir e manter um ambiente saudável e altamente estimulante para motivar as pessoas e também comprometê-las com os desafios propostos pela liderança do gerente.

A liderança do gestor deve estar calcada no gerenciamento de riscos e conflitos atuando de forma a buscar constantemente as soluções.

Estas

devem

estar

baseadas

no

diálogo

que

gera

o

entendimento entre as partes com concessões equilibradas.

O cotidiano de todos nós envolve negociações, na vida doméstica, na intimidade familiar, nas relações de troca, nos serviços prestados e assim vamos obtendo (mais ou menos) resultados aos nossos interesses.

1 Abordagem 6 2 Reabordagem Argumentação A dinâmica da negociação 3 5 Superação de Reforço
1
Abordagem
6
2
Reabordagem
Argumentação
A dinâmica da
negociação
3
5
Superação de
Reforço
objeções
4
Acordo

Vamos entender um pouco mais da dinâmica da negociação com as suas possibilidades e algumas dicas para ajudá-lo a ser um bom negociador.

Cada item do diagrama tem o seu significado no conjunto das relações dos membros da equipe e nos diferentes níveis hierárquicos que compõem a distribuição de autoridade no processo de tomada de decisões.

1. Abordagem deve realçar a aproximação, a amizade e o companheirismo de “somos uma equipe”.

2. Argumentação deve levar em conta sempre os prós e os contras, Tudo deve ser esclarecido de maneira transparente.

3. Superação de objeções a relação deve se basear no “ganhar – ganhar ”.

4. Acordo tem a sua base na motivação.

6. Reabordagem é o aprofundamento do sentimento de “nós somos parceiros”.

O gestor deve saber negociar para convencer.

Os requisitos para uma boa negociação são:

Flexibilidade e tolerância saber ouvir e ponderar não quer dizer que você mudou de opinião, mas esta tomando fôlego para prosseguir.

Criatividade intelectual envolve a leitura de mundo, isto é, tudo aquilo que o cerca no momento e detectar nas entrelinhas de uma fala, discurso ou argumentação elementos subjetivos que possam ser usados na negociação.

elementos subjetivos que possam ser usados na negociação. Lembre-se de uma verdade explícita: O corpo fala!

Lembre-se de uma verdade explícita: O corpo fala!

O

corpo

indica

ou

antecipa

muitas

atitudes.

aprender a decifrar as pessoas!

Vamos

Capacidade de comunicação e síntese evitar a perda de tempo e a dispersão que poderão comprometer a negociação

Você vai ser o negociador de uma reunião, da qual o tema central é: As horas extras de sua equipe de trabalho.

DICAS
DICAS

DICAS

DICAS
DICAS

Prepare-se com vontade: sozinho e com o seu grupo. Levante e liste os pontos fortes e fracos de seus argumentos e da outra parte.

Procure se informar das características de seu interlocutor.

Tenha claros os objetivos e as estratégias que vai tratar na reunião.

Elabore uma agenda com os pontos principais que vai discutir leve material de apoio. Comece a discussão sempre pelos pontos convergentes.

Inspire e manifeste confiança.

Equilibre razão e emoção para manter o comportamento sob controle.

Use de persuasão. Seja explícito.

Tenha cuidado com acusações e intimidações. Procure conhecê-las para poder enfrentá-las.

Separe as pessoas do problema.

Esteja focado nos interesses e não nas posições.

 

Seja um bom ouvinte.

Seja pontual.

Faça o fechamento da negociação, registrando o seu resultado de forma objetiva e clara para ambas as partes. Sele, então, o acordo.

LEIA MAIS MELLO, José Carlos M. F. de em estratégia. 2. ed. \são Paulo: Atlas,

LEIA MAIS

MELLO, José Carlos M. F. de

em estratégia. 2. ed. \são Paulo: Atlas, 2007.

Negociação baseada

Não se esqueça!

Uma boa negociação sempre deixará aberta a

uma

possibilidade

nova negociação.

de ocorrer numa relação futura

nova negociação. de ocorrer numa relação futura Este passo nos leva para o futuro! Inovação e

Este passo nos leva para o futuro!

Inovação e Criatividade.

passo nos leva para o futuro! Inovação e Criatividade. O projeto só existe pela capacidade humana.

O projeto só existe pela capacidade humana. Já comentamos sobre o CHA. Preste atenção não é para beber, mas para entender e aplicar, vivenciar, transmitir e, principalmente, usar para o próprio desenvolvimento profissional.

Precisamos aprender a aprender.

Vamos relembrar de mais um elemento: a criatividade.

A criatividade precisa da imaginação. Nos mapas mentais vimos que a imaginação é uma ferramenta muito importante para a associação de idéias.

O projeto é uma criação humana que pode ser uma reprodução do que já existe no mercado característico de um ambiente conformista sem permitir novas idéias com posturas repressivas e um apego excessivo às regras e receio de assumir riscos. É a zona de conforto na qual as pessoas se refugiam e acabam tendo seu potencial totalmente inibido.

A criatividade é a ferramenta para a inovação que no desempenho do gestor desenvolve o estímulo para criar um ambiente receptivo ao debate, às mudanças e às novas idéias estabelecendo um campo propício às inovações, mobilizando pessoas e recursos, alterando o cotidiano, o velho modo de ver e

fazer as coisas e colocando no lugar o entusiasmo, a iniciativa e, também, o receio do que resultará a nova experiência.

Vivemos em uma sociedade de desconstrução e construção contínuas. A única certeza que temos é que a mudança é uma constante, portanto, estamos sempre diante de novas escolhas. Isto quer dizer que, o processo criativo aflora em cada momento que decidimos pela novidade, pela reformulação das experiências passadas em avaliar e descartar o que não tem mais sentido de continuidade.

e descartar o que não tem mais sentido de continuidade. Você cria novas idéias, processos e

Você cria novas idéias, processos e propõe ações inovadoras. Observe que este foi um trabalho individual, mas ao colocá-lo a disposição da empresa, da sua equipe, do seu patrocinador etc., ele tornou-se coletivo e a sua aceitação passa a fazer parte do institucional.

e a sua aceitação passa a fazer parte do institucional. Este é o momento de se

Este é o momento de se fazer algumas perguntas?

Como vai a sua criatividade?

Você tem pensado em mudar alguma coisa? Ou a dúvida de errar prevalece inibindo a sua iniciativa?

O que pensa a sua organização a respeito de uma nova idéia? Você conhece a posição da empresa?

O achismo faz parte do seu cotidiano?

Como vai a sua carreira?

O quê e como você tem investido para realimentá-la? Ou você

entrou em compasso de espera

para realimentá-la? Ou você entrou em compasso de espera Vamos ver algumas dicas importantes para que

Vamos ver algumas dicas importantes para que você inicie

espane o pó do tempo e retire as teias da

uma boa sacudidela, acomodação!

DICAS
DICAS

Usar a criatividade para favorecer a inovação

DICAS
DICAS

Vá conhecer outras experiências. Saia dos seus limites.

 

Relacione-se com pessoas e outras organizações inovadoras. Troque experiências.

 

Analise criticamente as regras e os procedimentos adotados em sua organização.

E

a sua vida pessoal como vai?

Desenvolva novos hábitos de leitura.

 

Leia sobre vários assuntos e selecione idéias que possam ser aplicáveis

e

adaptáveis à sua realidade.

Seja um explorador e esteja preparado para aceitar os erros, pois é conseqüência natural de quem investiga.

Adote a perspectiva globalista em todas as suas ações.

 

Procure alcançar flexibilidade nas suas propostas.

 

Destrua a armadilha dos hábitos.

 

Opte pelo desenvolvimento pessoal. Faça da atualização uma aliada.

 

Lá vamos nós em mais um exercício!

Seja criativo e projete para cinco anos as inovações na sua carreira e vida pessoal.

Especifique os pontos positivos e aqueles que você está implementando uma mudança de hábitos.

Vamos dar mais um passo interessante! O assunto é Comunicação! Como fazer um plano de

Vamos dar mais um passo interessante!

O assunto é

Comunicação!

Como fazer um plano de comunicação para o projeto?

Começamos analisando este diagrama!

para o projeto? Começamos analisando este diagrama! Observe a trajetória que começa com o acordo inicial
para o projeto? Começamos analisando este diagrama! Observe a trajetória que começa com o acordo inicial

Observe a trajetória que começa com o acordo inicial e termina com a auto suficiência da empresa.

Vamos elaborar um plano de comunicação com amplo material de divulgação das etapas do projeto para as partes interessadas. Estamos falando do projeto como instrumento comunicativo.

Precisamos visualizar o projeto como um todo, perceber as suas interrelações e interdependências, suas relações de causalidade e sua complexidade. É importante termos a arquitetura visual do projeto com o maior nível de detalhamento possível, permitindo uma perfeita compreensão de sua totalidade.

Temos em mãos os principais documentos do projeto, que são em número de três:

1. Termo de abertura do projeto (autoriza formalmente o projeto);

3. Plano de gerenciamento do projeto (determina como o trabalho será realizado).

Os

documentos

do

projeto

se

constituem

em

um

instrumento de comunicação com dois sentidos:

Um sentido interno, criando em todos os participantes o envolvimento com relação aos objetivos, metas, estratégias escolhidas, as ações necessárias, o processo de avaliação e demonstrando a todos as suas responsabilidades e seus compromissos com o projeto.

Um sentido externo, que corresponde à comunicação com o mundo exterior à organização onde precisamos captar recursos financeiros, humanos, materiais, políticos e informacionais. Este documento (o projeto) deve conter uma proposta auto explicativa para que eduque, convença e informe o financiador, o patrocinador e os demais parceiros da seriedade do projeto e consolidar a imagem positiva de responsabilidade social.

A comunicação deve ser encarada como um fator de

integração entre as partes e como força motivacional para ampliar as chances de sucesso do projeto.

O plano deve conter:

- a arquitetura visual do projeto;

- criar uma logomarca;

- criar um folder com os objetivos desejados;

- criar uma apresentação em Power point.

O seu exercício é criar um folder do projeto destacando a logomarca do mesmo.

Divirta-se!

A comunicação do documento ocorrerá em vários momentos:

1. Apresentação do escopo ( onde podem ocorrer adequações);

2. Reuniões de acompanhamento (discussões de problemas técnicos);

3. Reuniões do progresso do projeto (revisão do desempenho que gera a avaliação durante o processo de implementação do projeto);

4. Criação de um vídeo, ou CD ROM de apresentação.

4. Criação de um vídeo, ou CD ROM de apresentação. Os atualizados. documentos do projeto devem

Os

atualizados.

documentos

do

projeto

devem

estar

sempre

Devemos salientar que a comunicação visual é extremamente eficaz, pois se propõe a superar muitas barreiras.

fator muito

importante é a comunicação online que atualiza quase que instantaneamente os planos e os programas de atividades e, também facilitando a transmissão

de plantas e documentos o que permitirá com rapidez o entendimento e a tomada de decisão.

Outro

com rapidez o entendimento e a tomada de decisão. Outro Você concluiu mais uma unidade de

Você concluiu mais uma unidade de estudo referente elaboração de projetos.

à

Esperamos que, você reflita sobre os objetivos desta unidade

e,

em que medida, foram alcançados.

O

fator mais importante desta unidade que inseriu a parte prática do

projeto é ter permitido que você operacionalizasse os programas

propostos e assumisse o papel do gerente Jorge Pisante no desenvolvimento do projeto. Não deixe de completar o seu estudo com pesquisa, leituras e muitos exercícios nos sites de programas específicos para gerenciamento.

A seguir, colocamos mais um desafio para você refletir.

ponha

um tubarão no seu tanque e veja quão

longe você realmente pode chegar

Os japoneses sempre adoraram peixe fresco, porém as águas perto do Japão não produzem muitos peixes há décadas.

perto do Japão não produzem muitos peixes há décadas. Assim, para alimentar a sua população, os

Assim, para alimentar a sua população, os japoneses aumentaram

o tamanho dos navios pesqueiros e começaram a pescar mais

longe do que nunca. Quanto mais longe os pescadores iam, mais tempo levava para o peixe chegar.

Se a viagem de volta levasse mais do que alguns dias, os peixes já não eram mais frescos e os japoneses não gostavam do gosto destes peixes.

Para resolver este problema, as empresas de pesca instalaram congeladores em seus barcos. Eles pescavam e congelavam os peixes em alto-mar. Os congeladores permitiram que os pesqueiros fossem mais longe e ficassem em alto mar por muito mais tempo, porém os japoneses conseguiram notar a diferença entre peixe fresco e peixe congelado e é claro, eles não gostaram do peixe congelado.

Então as empresas de pesca instalaram tanques de peixe nos navios pesqueiros. Eles podiam pescar e enfiar esses peixes nos tanques, como “sardinhas”.

Depois de certo tempo, pela falta de espaço, eles paravam de se debater e não se moviam mais. Eles chegavam vivos, porém

cansados e abatidos. Infelizmente os japoneses ainda podiam notar

a diferença do gosto, pois por não se mexerem por dias, os peixes perdiam o gosto de frescor.

Os consumidores japoneses preferiam o gosto de peixe fresco e não o gosto de peixe apático.

Como os japoneses resolveram este problema? Como eles conseguiram trazer ao Japão peixes com gosto de puro frescor?

Se você estivesse dando consultoria para a empresa de pesca, o que você recomendaria?

Antes da resposta, leia o que vem abaixo:

Quando as pessoas atingem seus objetivos, tais como: quando encontram uma namorada maravilhosa, quando começam com sucesso numa empresa nova, quando pagam todas as suas dí- vidas, ou o que quer que seja elas podem perder as suas paixões.

Elas podem começar a pensar que não precisam mais trabalhar tanto, então, relaxam. Elas passam pelo mesmo problema dos ganhadores de loteria, que gastam todo seu dinheiro, o mesmo problema de herdeiros, que nunca crescem, e de donas-de-casa, entediadas, que ficam dependentes de remédios de tarja pretas.

Para esses problemas, inclusive no caso dos peixes dos japoneses, a solução é bem simples. L. Ron Hubbard observou, no começo dos anos 50: “O homem progride, estranhamente, somente perante a um ambiente desafiador”.

Quanto mais inteligente, persistente e competitivo você é mais você gosta de um bom problema.

Se seus desafios estão de um tamanho correto e você consegue, passo a passo, conquistar esses desafios, você fica muito feliz. Você pensa em seus desafios e se sente com mais energia. Você fica excitado e com vontade de tentar novas soluções. Você se diverte. Você fica vivo!

Para conservar o gosto de peixe fresco, as empresas de pesca japonesas ainda colocam os peixes dentro de tanques, nos seus barcos. Mas, eles também adicionam um pequeno tubarão em cada tanque. O tubarão come alguns peixes, mas a maioria dos peixes chega “muito vivo”. E fresco no desembarque. Tudo porque os peixes são desafiados.

Portanto, ao invés de evitar desafios, pule dentro deles. Massacre- os.

Curta o jogo. Se seus desafios são muito grandes e numerosos, não desista.

Se reorganize! Busque mais determinação, mais conhecimento e mais ajuda.

Se você alcançou seus objetivos, coloque objetivos maiores. Uma vez que suas necessidades pessoais ou familiares forem atingidas, vá ao encontro dos objetivos do seu grupo, da sociedade e, até mesmo, da humanidade. Crie seu sucesso pessoal e não se acomode nele.

Você tem recursos, habilidades e destrezas para fazer a diferença.

recursos, habilidades e destrezas para fazer a diferença. “Então, ponha um tubarão no seu tanque e

“Então, ponha um tubarão no seu tanque e veja quão longe você realmente pode chegar”.

Fonte: Pittsburgh University MBA.

Síntese da unidade III

O case sobre o tubarão foi mais uma oportunidade para que

você possa exercer o objetivo central desta unidade, que é gerenciar e, com esta última reflexão, encerramos a unidade II do

nosso curso.

de

possibilidades para se inovar e criar no desenvolvimento de um

Resumidamente,

a

unidade

III

abriu

um

leque

projeto.

A

gestão integrada é a representação da Responsabilidade

Social Empresarial. É o compromisso do gestor em executar o planejamento proposto. É o conjunto das competências, habilidades e atitudes.

Lembra-se do CHA!

competências, habilidades e atitudes. Lembra-se do CHA! Para Ricardo Vargas, diretor da consultoria Macrosolutions

Para Ricardo Vargas, diretor da consultoria Macrosolutions e, também o primeiro latino americano a presidir o Conselho Diretor do PMI (Project Management Institute) considera que devemos combater o mau hábito de deixar tudo para a última hora.

Planejamento é coisa séria e exige pessoas capacitadas com responsabilidade com os prazos e custos orçados.

O ponto crucial é ter gente qualificada para administrar e controlar.

Falhas de previsão e a má avaliação dos riscos constituem outra área que mina qualquer projeto. O problema central para este especialista é gente com capacidade de liderança.

Coordenação, monitoramento, controle e avaliação serão as nossas preocupações na unidade IV.

Complementem o estudo com pesquisas, leituras e exercícios.

Até mais pessoal!

Bibliográficas REFERÊNCIAS AGUILAR IDÁÑEZ, Maria José. Como animar um grupo: princípios básicos e técnicas.

Bibliográficas

REFERÊNCIAS

AGUILAR IDÁÑEZ, Maria José. Como animar um grupo: princípios básicos e técnicas. Petrópolis/RJ: Vozes, 2004.

ANDREWS, Susan. Stress a seu favor: como gerenciar sua vida em tempos de crise. São Paulo: Ágora, 2003.

DUTRA, Joel Souza. Gestão de pessoas: modelo, processos, tendências e perspectivas. São Paulo: Atlas, 2002.

GRACIOSO, Francisco. Marketing estratégico: planejamento

estratégico orientado para o mercado. 4. ed. São Paulo: Atlas,

2001.

GRAYSON, David; HODGES, Adrian. Compromisso social e gestão empresarial. São Paulo: Publifolha, 2002.

MELLO, José Carlos M. R. de 2. ed. São Paulo: Atlas, 2007.

Negociação baseada em estratégia.

RATH, Tom: CLIFTON, Donald O.

poder transformador das emoções positivas na vida profissional e

afetiva. Rio de Janeiro: Sextante, 2005.

Seu balde está cheio? - o

SENGE, Peter M. A quinta disciplina- arte e prática da organização que aprende: uma nova e revolucionária concepção de liderança e gerenciamento empresarial.São Paulo: Best Seller, 2004.

TRANJAN, Roberto A. Metanóia: uma história de tomada de decisão que fará você rever seus conceitos. São Paulo: Gente,

2002.

ZANDER, Rosamund S.; ZANDER, Benjamim. A arte da possibilidade: criando novas possibilidades para transformar sua vida. 6. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2001.

Diálogo empresarial sobre os princípios do Global Compact realização e publicação do Instituto Ethos de Responsabilidade Social Empresarial. Belo Horizonte/MG, 2001.

Revista Mundo Project Management. Ano 5, n27, jun/jul 2009.

Meios Eletrônicos Sites

Disponível em: www.mundopm.com.br

Disponível em:

Disponível em:

Estudo de caso 3

A pior situação possível.

Estudo de caso 3 A pior situação possível. A história de uma gerente, Sandra, e de

A história de uma gerente, Sandra, e de seu

subordinado, Matt, ilustra bem o que pode acontecer quando o reconhecimento não leva em consideração o modo de ser do funcionário. O caso a seguir ocorreu numa grande companhia de seguros para qual a Gallup prestou serviços de consultoria na década de 1980.

Ao ser promovida a gerente de divisão dessa organização, Sandra logo percebeu que seu sucesso dependeria diretamente da sua capacidade de estimular seus subordinados a melhorarem seu desempenho.

Sandra já havia trabalhado como atendente antes, e adorava ganhar prêmios importantes e ouvir os aplausos de uma multidão de colegas. Ao longo do dia ela costumava contemplar as plaquinhas com as homenagens que havia recebido e pendurado na parede e lembrar-se da alegria que sentira ao ganhá-las. Era o que a estimulava.

Assim, Sandra resolveu preparar uma grande cerimônia de premiação para homenagear seus subordinados. O evento para ocorreria no melhor hotel da cidade e para ele foi convidado todos os funcionários com as respectivas famílias, e contratados um palestrante famoso e outras atrações de primeira linha.

A parte final do programa seria a premiação daqueles que

haviam apresentado o melhor desempenho durante o ano. A fim de dar mais destaque a Matt, o melhor funcionário do serviço de atendimento ao cliente. Sandra deixou o seu prêmio para o final. Queria que a apresentação fosse o principal evento da noite. O cavalete colocado no meio do palco e coberto com um pano deu margem a muita especulação.

A intenção de Sandra era que o prêmio constituísse uma motivação para Matt durante o

A intenção de Sandra era que o prêmio constituísse uma motivação para Matt durante o ano seguinte. Assim, antes do anunciá-lo como o funcionário que havia apresentado os melhores resultados, Sandra enumerou uma longa lista de todas as suas realizações e cobriu-o de elogios. Depois, puxou o pano que cobria o prêmio e ergueu- o, anunciando o nome de Matt. Eis o momento planejado durante semanas. Sandra chegara a visualizar a expressão de prazer do seu funcionário.

a visualizar a expressão de prazer do seu funcionário. Para sua surpresa, porém, aconteceu exatamente o

Para sua surpresa, porém, aconteceu exatamente o contrário. Matt ficou furioso ! Seu ar de decepção e a hostilidade da sua expressão corporal eram indisfarçáveis.

Danado da vida. Matt pegou o microfone, agradeceu a homenagem reconheceu que a intenção era a melhor possível e acrescentou em alto e bom som que não queria aquele prêmio. Era só uma placa que não tinha o menor sentido para ele. Além disso, ele já tinha muitas, não precisava de mais nenhuma. Desculpou-se pela franqueza e desceu do palco de cara fechada.

Foi a pior noite da vida de Sandra. O acontecimento tinha abalado o moral do grupo e, ela precisava achar uma maneira de valorizar a atuação de Matt no futuro.

Analise este case e reflita:

O

faria?

que

você

realmente

Alguns

itens

desta

a

unidade

propor saídas.

podem

ajudá-lo

Bom trabalho!

case e reflita: O faria? que você realmente Alguns itens desta a unidade propor saídas. podem