Apprendre bien grer son temps

Lacclration du rythme du travail exige plus que jamais de se proccuper de lamnagement de son temps. Dans le monde du travail, on ne raisonne aujourdhui plus sur le moyen et le long terme. Tout est urgent et le court terme se compte dsormais en journe, si ce nest en demi-journe. Cest ce que constate le professeur Marcel Lucien Goldschmid lors de ses interventions comme coach dans les entreprises. Tout doit dornavant tre fait non seulement plus vite, mais encore mieux, il faut faire plus et de plus pour moins cher reconnat-il en loccurrence ce sujet.

Par Pierre-Henri Badel

Pour ce professeur de management qui organise justement des cours sur la manire de bien grer son temps, Bien grer son temps est une comptence essentielle pour sa vie professionnelle et priv, poursuit-il. Sans compter que si lon narrive pas le grer de manire harmonieuse, cela peut dboucher sur des situations de stress, qui sont les maladies du sicle. Il souligne galement le rle capital de la planification de son travail, qui doit se faire de manire spcifique, mesurable, acceptable, raliste et dans le temps imparti.

Soigner la communication Trop de pertes de temps interviennent parce que les informations relatives au projet sur lequel on se lance na pas t expliqu de manire claire et succincte la fois. Le discours doit aller droit au but et la multiplication des runions ne va pas forcment amliorer la situation. Les runions o aucun ordre du jour nest fix et au cours desquelles les dbats senlisent sur des sujets qui nont aucun rapport avec lobjectif que lon sest fix sont nfastes. La personne qui demande de se runir doit dabord la prparer soigneusement, bien rflchir aux personnes inviter et faire tablir un compte rendu de la runion pour que chacun qui y a particip sache ce quil a faire dans le cadre de ce projet. Cest lors de telles runions que doivent ressortir tous les obstacles qui peuvent se trouver sur le chemin de sa russite. Dispose-t-on de lensemble des renseignements qui nous permettent davancer efficacement? Si aucun ordre du jour nest fix, aucun participant ne pourra se prparer apporter des rponses que lon attend de lui et il faudra en refaire une de plus pour enfin pouvoir aller de lavant. Cela se traduira immanquablement par une perte de temps considrable.

Savoir se fixer des priorits Parmi les autres enjeux de la gestion du temps, il sagit de dfinir les priorits et les relles urgences. Et si ncessaire agir en tirant sur le frein. Si tout est urgent parce que la personne qui donne les instructions est toujours en retard dans son travail de prparation des missions, il faut lui expliquer quil est matriellement impossible de rsoudre cette question en un aussi peu de temps et que ce nest pas par mauvaise volont quil en est ainsi. Une analyse ABC permet de ranger dans trois classes distinctes les tches accomplir. Si lon en dresse la liste, on saperoit rapidement o il faut concentrer ses efforts. Le principe de la mthode ABC est de classer les tches daprs leur importance en donnant limportance A celles qui le sont rellement, et daller ainsi decrescendo jusqu C. On saperoit aussi que trs souvent, le temps que lon doit y consacrer est inversement proportionnel leur importance. Cela signifie que ce sont les tches de la catgorie C qui prennent le plus de temps. Et celles de la classe A qui en demande le moins. Cette classification permet de se rendre compte rapidement o doivent porter ses efforts, mme si les tches de catgorie C ne doivent pas tre sous-values. Mais on peut les confier par exemple lun de ses collaborateurs.

Savoir se prserver des plages horaires durant la journe Le premier prcepte appliquer dans la manire de grer son temps pour excuter des tches dintrt primordial est didentifier quelles sont les raisons qui font que lon dilapide son temps durant sa journe de travail. Il sagit danalyser ses tches quotidiennes en les reprsentant sous forme graphique sous la figure dun triangle dont les trois angles, en loccurrence les objectifs, le temps et la qualit. On ne peut pas effectuer son travail de manire idale sans tenir compte de ces trois critres, et le temps nest que lun dentre eux. Vouloir tout focaliser sur le temps va automatiquement faire que les autres seront discrimins. Pour apprendre grer son temps, il faut travailler sur huit axes principaux souligne Marcel Lucien Goldschmid:

le choix de vie la gestion des relations (visites, tlphone, runions face face) lorganisation du travail quotidien laffirmation de soi (apprendre dire non) la dlgation des tches la gestion de son courriel (selon une charte sur lutilisation des e-mails) la planification (priorit des objectifs moyen et long terme) lorganisation des runions

Se prserver des perturbateurs et des dvoreurs de temps Tout le monde a eu souffrir du comportement de certaines personnes qui trouvent toujours un prtexte pour dranger les autres sans vritable raison. Cest souvent des personnes mal organises ou qui ne se donnent pas la peine (souvent par paresse) de trouver la solution leurs problmes. Il existe naturellement une multitude dexcuses pour sen dbarrasser. On peut bien leur dire que lon na pas le temps, mais quand cest son suprieur hirarchique, cest parfois dlicat. Dans de tels cas, on est oblig de lui apporter son aide. Dans bon nombre dautres cas, on peut les faire attendre jusqu ce quils trouvent par eux mme une solution leur problme, en leur suggrant une voie pour y arriver. Et lon peut aussi demander tous ceux qui nous sollicitent par courriel et par tlphone denvoyer un dossier par la poste. Une manire trs lgante de se dbarrasser rapidement des qumandeurs.

Laisser le temps au temps Il arrive parfois que certaines tches demandent de la rflexion et que la solution nmerge pas du premier coup. Rien ne sert donc de focaliser toute son attention sur ce problme et dy passer des heures sans que la solution merge. Il suffit parfois dun flash qui se produit nimporte quel moment de la journe ou de la nuit pour que celle-ci merge de manire vidente en une fraction de seconde. Si lon focalise toute son attention et son nergie un moment donn de la journe et que la solution ne veut pas venir, on aura perdu beaucoup de temps et la solution que lon trouve dans de tels cas nest souvent pas la bonne, ou tout au moins pas la solution optimale. Il est donc bon de se souvenir quil est parfois indispensable de laisser le temps au temps et de ne pas perdre de vue quil faut aussi parfois se mnager suffisamment de temps si lon veut atteindre un rsultat satisfaisant.

Prvoir une poire pour la soif Il faut aussi imprativement se librer des plages dans son agenda pour les consacre des tches prospectives indispensables pour la survie dune entreprise. Rester toute la semaine le nez dans son guidon va peut-tre permettre de rsoudre des problmes quotidiens, mais ne permet pas de se poser les bonnes questions sur le long terme, cest--dire sur lavenir de son entreprise. La visite de salons professionnels, ou dentreprises; la participation des dbats, sminaires, confrences sont tout autant doccasion de prendre le recul ncessaire pour rester

cratif, dynamique et efficace. Cest ce que vous finalement les responsables des finances dune entreprise. Pour en savoir plus sur le cours de gestion du temps du professeur Marcel Lucien Golschmid: www.management-training-coaching.ch