O CIRCUITO DA CORRESPONDNCIA COMERCIAL ASSISTENTE ADMINSTRATIVO
O CIRCUITO DA CORRESPONDNCIA
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O QUE A CORRESPONDNCIA? Meio de comunicao escrita entre pessoas. o acto ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou mesmo fazer um acordo de uma pessoa com outra. uma comunicao que se efectua por meio de papis, cartas e documentos. Designa todo o conjunto de instrumentos de comunicao escrita, tais como bilhetes, cartas, circulares, memorandos, ofcios, requerimentos, telegramas.
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TIPOS DE CORRESPONDNCIA Pessoal Confidncial Comercial o Correspondncia Externa: correspondncia trocada entre uma Instituio e outras entidades e/ou pessoas fsicas, como ofcios, cartas, telegramas.
o Correspondncia Interna: correspondncia trocada entre rgos de
uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares.
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EXEMPLOS DE CORRESPONDNCIA COMERCIAL
o Cartas/Ofcios o Circulares e convocatrias o Memorandos e comunicaes internas o Relatrios o Certides e procuraes o Documentos bancrios o Faxes
o Correio electrnico
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COMO TRATADA A CORRESPONDNCIA COMERCIAL?
A correspondncia tratada de vrias formas, tendo em conta: A sua natureza Origem Contedo
O seu destino.
Difere de empresa para empresa consoante:
As suas dimenses; As sua estrutura organizacional.
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ANTES DA DESTINATRIO
CORRESPONDNCIA
CHEGAR
AO
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RECEPO DA CORRESPONDNCIA FORMAS DE RECEPO DA CORRESPONDNCIA: Tradicional: acto em que o carteiro, ou empresa de transporte de correspondncia entrega a correspondncia ao seu destinatrio; Atravez de fax: chegada da correspondncia empresa via fax; Correio electrnico: servio de correio utilizando por base a internet (e-mail).
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ABERTURA Existem certos cuidados a ter na abertura da correspondncia, para evitar a inutilizao do contedo, vejamos: 1 Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o contedo para um dos cantos dos sobrescritos; 2 Em seguida abre-se pelas arestas opostas. Porqu? As cartas so normalmente mal dobradas e quando so inseridas nos subscritos ficam, por vezes, mal coladas no seu interior.
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CLASSIFICAO DA CORRESPONDNCIA COMERCIAL
CLASSIFICAO: o acto pelo qual a pessoa responsvel pela correspondncia da empresa identifica a natureza, a origem, o contedo e o destino a dar mesma.
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REGISTO DAS ENTRADAS
Esta fase da correspondncia concentra-se num s departamento. Tiram-se cpias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respectivo destino. A tiragem das cpias no pode ser feita sem antes ser colocado o respectivo carimbo da entrada contendo a data e o nmero da entrada. Nos servios pblicos e nas empresas mas tradicionalistas, utiliza-se o Livro de Registo para a correspondncia recebida.
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DISTRIBUIO A distribuio da correspondncia pode ser feita de diversas formas, mas sempre de forma a poder ser controlada. Em empresas/insituies mais formais
ainda utilizado o Livro de Protocolo.
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RESPOSTA OU ARQUIVO Depois de ser lida, a correspondncia deve ser convenientemente tratada. O que significa que:
No necessrio dar sequncia ao assunto: a correspondncia vai imediatamente para o arquivo, com a devida indicao no canto superior esquerdo e a assinatura do ordenando; necessrio uma resposta: devem ser feitas as anotaes necessrias para a sua execuo ou, ento, se for o caso, o prprio destinatrio encarregar-se- de a escrever.
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Resposta Muito importante: Toda a correspondncia urgente deve ter uma resposta imediata.
No se deve adiar a resoluo de assuntos pendentes, tornando-os eternamente esquecidos.
No deixes para amanh o que podes fazer hoje.
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Resposta A execuo de uma carta resposta:
Implica disponibilidade de tempo e disponibilidade
mental.
A redaco da carta deve ser executada por uma
pessoa experiente, de forma a minimizar as perdas de tempo e conseguir uma boa qualidade de comunicao.
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RESPOSTA A resposta pode ser executada de diversas formas: Ditado directo: o dactilgrafo ou processador de texto executa directamente o texto que lhe transmitido; Ditado indirecto: o dactilgrafo ou o processador de texto executa o texto atravez de uma minuta ou um registo gravado.
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ASSINATURA Depois de finalizada a correspondncia deve ser de novo lida e em seguida assinada.
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REGISTO DE SADA Tal como na recepo da correspondncia, o registo das sadas tambm normalmente feito em livro prprio. Devem ser tiradas cpias aos originais, carimbadas com o carimbo de sada e encaminhadas devidamente.
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EXPEDIO Antes da correspondncia ser inserida no sobrescrito deve-se verificar se: A carta est datada e assinada;
Contm o material referido em anexo;
O endereo corresponde ao do sobrescrito.
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POR FIM... Toda a correspondncia que expedida da empresa deve possuir em arquivo a respectiva cpia; Quando a correspondncia for registada, juntamente com a cpia, deve ser arquivado um exemplar do talo de aceitao; No caso do registo ser com aviso de recepo, este, aps ser devolvido pelo destinatrio com a respectiva assinatura, deve tambm ser arquivado com a cpia da correspondncia.
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FIM O CIRCUITO DA CORRESPONDNCIA COMERCIAL ASSISTENTE ADMINSTRATIVO
