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Arquivologia

Prof.: Ana Paula Abruzzi


Ministrio Pblico da Unio
Tcnico
Arquivologia MPU
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DOCUMENTAO

Conceito
Documentao um conjunto de tcnicas cujo objetivo primordial a produo,
sistematizao, distribuio e utilizao de documentos. Em seu conceito mais amplo,
documentao envolve todas as tcnicas de controle de informaes, anlise da
produo bibliogrfica, mecanizao das informaes, reproduo de documentos,
controle e produo de tradues, trabalhos de referncia em todas suas formas,
publicao e divulgao de informaes.
A legislao arquivstica nacional, atravs da Lei n 8.159/1991, define gesto de
documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s
atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos.

Importncia
Devido ao desenvolvimento e crescimento de vrios setores tanto nos rgos
pblicos como nas empresas necessrio cada vez mais estabelecer servios
especializados com o objetivo de facilitar a obteno e localizao de informaes e
dados atualizados.

Natureza
A documentao pode ter natureza comercial, cientfica ou oficial, conforme sua
organizao, utilizao e finalidade.
A documentao apresenta natureza comercial quando , principalmente,
organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais.
A natureza cientfica da documentao est presente quando o objetivo principal
o de proporcionar informaes cientficas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o
lucro.
A documentao assume natureza oficial quando sua organizao e utilizao tm
por finalidade auxiliar e assessorar a Administrao Pblica, atual e futura,
pressupondo a coleta e classificao de documentos oficiais, como, por exemplo: Leis,
Leis complementares, Decretos, Tratados, Convnios, Convenes, Portarias,
Resolues e demais atos normativos prprios da Administrao, Federal, Estadual ou
Municipal.

Finalidade
A documentao tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que
o homem adquiriu atravs dos tempos e com isso permitir sua divulgao e utilizao,
proporcionando o desenvolvimento da cincia e da tecnologia. Procura, tambm,
facilitar o acesso e a obteno de dados atualizados de modo que oferea melhor
rendimentos dos estudos e trabalhos. Numa abordagem restrita, a finalidade da
documentao, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de
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como utilizada. Assim, quando elaborada e usada nas empresas, tem finalidade
comercial. A documentao oficial, por sua vez, tem por objetivo auxiliar e assessorar a
Administrao Pblica em todos os nveis: federal, estadual e municipal. Na
documentao de natureza cientfica ou didtica, a finalidade a obteno de dados
para a realizao de pesquisa tcnica-cientfica ou pedaggica. Sem dvida, porm a
principal finalidade a de auxiliar e influir, direta ou indiretamente, na tomada de
deciso pelo administrador de empresa, ou pela autoridade pblica, ou pelo
pesquisador.

Caractersticas
No passado, a documentao era tipicamente esttica, j que significava uma
coletnea de dados histricos, de papis e documentos disposio de poucos, ou
funcionava apenas como simples arquivo. Nos dias atuais, porm, a documentao
assume uma caracterstica predominantemente dinmica, que a impulsiona a alcanar
com amis rapidez e eficcia sua principal finalidade, pois, atendendo de imediato s
inmeras exigncias da pesquisa, levantamento de dados e informaes, direta ou
indiretamente, auxilia e influi na tomada de decises.

Fases do processo de documentao
A documentao basicamente dinmica. Nos dias de hoje, perdeu seu carter
esttico de simples arquivo e adquiriu um sentido muito mais amplo de apoio ao
estudo, pesquisa, ao planejamento e tomada de deciso.
O processo de documentao desenvolve-se em trs fases principais: recolhimento,
leitura e classificao.
Recolhimento: para constituir um servio de documentao, exige-se senso de
julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, alm de discernimento para
recolher o que til, imparcialidade na seleo de documentos.
Leitura: a leitura fundamental, pois somente com base nela poder tomar
qualquer deciso quanto utilidade e aplicao do documento.
Classificao: a classificao deve seguir uma orientao terica e, ao mesmo
tempo, antecipar sua utilidade prtica.

Classificao
Com o surpreendente aumento do nmero de bibliotecas e arquivos atravs dos
anos e em todas as partes do mundo, ficou provado ser mais conveniente a utilizao
de sistemas padronizados e aceitos internacionalmente do que criar e construir um
sistema prprio de classificao.



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A classificao mais famosa e difundida a de Melvil Dewey, que publicou sua
Classificao Decimal em 1876. O Plano de Dewey divide os ramos do conhecimento
em 10 grupos, que so, por sua vez, subdivididos inmeras vezes, a fim de que
possam proporcionar grupos especficos de assuntos. Cada subdiviso recebe um
nmero decimal, da o nome de Sistema. Esse nmero usado nas lombadas dos
livros e nas fichas catalogrficas para facilitar a localizao.
Organizar documentos na empresa uma atividade de grande importncia,
principalmente quando for simples, dinmica e eficiente.
A classificao representa um agrupamento de documentos distribudos em classes,
que designam grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de pessoas ou de pessoas. Os
procedimentos utilizados para a catalogao baseiam-se na semelhana do contedo das
palavras dos documentos. De modo geral, determina-se que certos documentos
pertencem mesma classe se forem semelhantes entre si, dependendo das palavras que
tm em comum. Pode-se, portanto, dizer que a classificao procura dar ordem aos
documentos que se encontram desordenados.
Levando em considerao que a organizao de documentos mais comumente se
baseia em nome, assunto, origem, destino, ordem cronolgica e local, os principais
sistemas de classificao so:
Alfabtico;
Numrico;
Alfanumrico;
Assunto em ordem alfabtica;
Assunto em ordem de codificao;
Cronolgico;
Origem ou destino em ordem alfabtica;
Origem ou destino em ordem de codificao;
Geogrfico;
Natureza do documento.


Alfabtico: o sistema mis simples e mais utilizado. Os documentos podem ser
ordenados por nome, assunto, origem, destino ou por local.

Numrico: esse mtodo classifica os documentos pela ordem de entrada, sem considera
sua ordem alfabtica. Ignora qualquer outro tipo de planejamento. O sistema, para
funcionar a contento, exigia antigamente organizao de dois ndices, preferencialmente
em fichas. Num deles, as fichas eram dispostas em ordem alfabtica, e no outro de acordo
com a ordem numrica que o documento recebia ao dar-se entrada dele no fichrio.
Modernamente, tudo isso pode ser arquivado eletronicamente em disquetes. Esse sistema
tambm chamado de cronolgico, pois a classificao vai-se desenvolvendo
numericamente, conforme a entrada de novos documentos. A nica exceo ocorre
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quando se aproveita algum nmero baixo que ficou vago devido ao cancelamento do
documento antigo, ou invasivo, ou em desuso. O sistema realmente econmico, no
pressupes qualquer planejamento, porm sua utilizao morosa, j que exige a
consulta prvia a um ou aos dois ndices.

Alfanumrico: esse sistema procura aproveitar as vantagens dos sistemas alfabtico e
numrico.

Assunto em ordem alfabtica: esse sistema uma derivao do sistema alfabtico e j
foi analisado.

Assunto em ordem de codificao: esse sistema pressupe a organizao de um
ndice. Assim, por exemplo:
1. Pedidos A
2. Contratos B
3. Correspondncia C
4. Catlogos D
5. Reclamaes E

Naturalmente, a organizao do ndice, dos assuntos e dos catlogos correspondentes
no obedece a nenhum outro critrio que no seja o de facilitar o trabalho. A principal
vantagem do sistema que ele dificulta o acesso aos documentos, pois h necessidade de
consultar previamente o ndice. Uma carta em que se faz um pedido de mercadorias ser
classificada em A e poder receber um nmero que significa uma ordem de chegada.

Cronolgico: o sistema tambm conhecido como numrico.

Origem ou destino em ordem alfabtica: esse sistema deriva do sistema
alfabtico, e j foi analisado.

Origem ou destino em ordem de codificao: sistema semelhante ao assunto em
ordem de codificao.

Geogrfico: os documentos so classificados conforme diviso geogrfica
previamente estabelecida. Assim, o critrio ser determinado pela prpria empresa,
no havendo uma regra uniforme para todos os casos. claro que uma empresa
dedicada principalmente exportao de seus produtos precisar de uma classificao
que inclua os pases importadores. Outra que esteja voltada para o mercado interno,
com relaes e negcios em todos os Estados da federao, dever possuir
classificao por estados, por cidades, talvez por regies. Outra empresa, menor e com
negcios apenas em um outro Estado, sem dvida ter classificao por Estados,
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cidades, mas dificilmente por regio. No caso de uma empresa com grande atividade
numa cidade, provvel que ela tenha classificao por distrito, por zona, por bairro.

Natureza do documento: esse sistema bastante parecido com o de assunto em
ordem de codificao. Por natureza do documento entende-se distinguir documentos,
como, por exemplo, um contrato, um traslado, uma certido, um ofcio, um
requerimento, um relatrio, uma vistoria, um certificado, at mesmo uma carta.

Todos os sistemas so bons e proporcionam vantagens e desvantagens. A escolha
de qualquer deles depende fundamentalmente do tipo de atividade, do porto e dos
objetivos da empresa, assim como da frequncia, da utilizao e do sigilo dos
documentos.


ARQUIVO

O documento, por si s, no pode ser encarado como um entrave ao correto
desempenho da administrao pblica, por isso sua guarda e eliminao devem seguir
critrios para evitar o aniquilamento de nossa memria nacional, por isso a importncia do
arquivo nas instituies.

Importncia
A importncia dos arquivos to evidente que a prpria Constituio Federal, em seus
arts. 215 e 216, determina:
Artigos n 215 e 216 da Constituio Federal
CAPTULO III
Da Educao, da Cultura e do Desporto
SEO II
Da Cultura
Art. 215. O Estado garantir a todos o pleno exerccio dos direitos culturais e acesso s fontes da cultura
nacional, e apoiar e incentivar a valorizao e a difuso das manifestaes culturais.
1. O Estado proteger as manifestaes das culturas populares, indgenas e afro-brasileiras, e das de
outros grupos participantes do processo civilizatrio nacional.
2. A lei dispor sobre a fixao de datas comemorativas de alta significao para os diferentes segmentos
tnicos nacionais
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Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados
individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes
grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
I - as formas de expresso;
II - os modos de criar, fazer e viver;
III - as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas;
IV - as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes artstico-
culturais;
V - os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueolgico, paleontolgico,
ecolgico e cientfico.
1. O poder pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrimnio cultural
brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tombamento e desapropriao, e de outras formas
de acautelamento e preservao.
2. Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as
providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
3. A lei estabelecer incentivos para a produo e o conhecimento de bens e valores culturais.
4. Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na forma da lei.
5. Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores de reminiscncias histricas dos antigos
quilombos.
No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituio de 1824, foi criado em 1836.

No passado, a preservao do patrimnio documental era encarada principalmente
por seu valor histrico, Aps a segunda Guerra Mundial, comearam a aparecer as
primeiras preocupaes comum a nova concepo arquivstica, em que o documento
perdia seu exclusivo enfoque histrico. Surgiam outros aspectos relevantes, como a
racionalizao da informao, a eficincia administrativa e a finalidade prtica na toma da
de decises.

Organizao
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione de:
- Segurana
- Preciso
- Simplicidade
- Flexibilidade
- Acesso

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O arquivo no se reduz apenas a guardar documentos; significa tambm uma fonte
inesgotvel de informaes, que pretende atender a todos e a todas as questes.

Conceitos fundamentais de arquivologia
Vamos comear diferenciando os acervos de ARQUIVO, Biblioteca e Museu:
ARQUIVO Biblioteca Museu
Origem/funo Documentos produzidos e
conservados com objetivos
funcionais
Documentos
produzidos e
conservados com
objetivos culturais
e/ou de pesquisa
Documentos
produzidos e
conservados com
objetivos culturais.
Aquisio ou
custdia
Os documentos no so
objeto de coleo; provm
to s das atividades pblicas
ou privadas. Ou os
documentos so produzidos
num nico exemplar ou em
limitado nmero de cpias.
H uma significao orgnica
entre os documentos.
Os documentos so
colecionados de fontes
diversas, adquiridos
por compra, doao ou
permuta.
Os documentos so
colecionados de
fontes diversas,
adquiridos por
compra, doao.
Mtodo de
avaliao
Preserva-se a documentao
referente a uma atividade,
como um conjunto, e no
como unidades isoladas.
Os julgamentos so finais e
irrevogveis.
A documentao no raro
existe em via nica.

Aplica-se a unidades
isoladas.
O julgamento no tem
carter irrevogvel.
O julgamento envolver
questes de
convenincia, e no de
preservao.
Finalidade de
conservar, estudar e
colocar disposio
do pblico.
Mtodo de
classificao
Estabelece classificao
especfica para cada
instituio, ditada pelas suas
particularidades.
Exige conhecimento da
relao entre as unidades, a
organizao e o
funcionamento dos rgos.
Utiliza mtodos
predeterminados.
Exige conhecimento do
sistema, do contedo e
da significao dos
documentos a
classificar.

Mtodos
descritivo
Aplica-se a conjuntos de
documentos.
As sries (rgos e suas
subdivises, atividades
funcionais ou grupos
documentais da mesma
espcie) so considerados
unidades para fins de
descrio.
Aplica-se a unidades
discriminadas. Os
documentos (anurios,
peridicos, etc.) so
unidades isoladas para
catalogao.
Aplica-se a conjuntos
e unidades de peas e
objetos de valor
cultural (escultura
exclusiva, coleo de
quadros)
Tabela adaptada: REIS, J.T.L. Arquivologia facilitada, Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.
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Concluindo: os acervos das bibliotecas e museus so essencialmente culturais, o arquivo
at poder ter carter cultural, mas isso ocorrer aps transcorrer um tempo, pois alguns
documentos do arquivo podero ser considerados posteriormente como parte da memria
da organizao.

Conceito de ARQUIVO
Arquivos so conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e
preservados por instituies pblicas ou privadas, ou mesmo pessoas fsicas, na
constncia e em decorrncia de seus negcios, de suas atividades especficas e no
cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informao.

A Lei n 8.159/91 dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e
uma fonte primria para os estudos de arquivologia para concurso pblico.
De acordo com artigo 2 da Lei 8.159/91:
Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Os documentos de arquivos so gerados, recebidos e acumulados, devido as funes
naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou famlia, podendo estar
registrados em diversos suportes informacionais.

















CONCEITOS
ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica
ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da
natureza do suporte.
ARQUIVO CENTRAL: arquivo responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos
aplicados aos arquivos de uma administrao, podendo ou no assumir a centralizao do
armazenamento. Tambm chamado arquivo geral. Em alguns pases, a expresso designa o
arquivo nacional.
Dicionrio de terminologia Arquivstica, 2005
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PRINCPIOS DE ARQUIVOLOGIA

Os princpios tericos-metodolgicos da terias arquivstica podem ser definidos em
cinco:
1 Provenincia: os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos,
de modo a respeitar a origem dos documentos, e no podem ser misturados a outros
fundos.
2 Organicidade: reflete a estrutura, as funes e as atividades da entidade
produtora, em suas relaes internas e externas.
3 Indivisibilidade: determina que os fundos arquivsticos devem ser
preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio ou acrscimos indevidos ou
no autorizados.
4 Unicidade: conservam o carter nico em funo do contexto em que foram
produzidos.
5 Cumulatividade: os arquivos constituem uma formao progressiva e natural
decorrente das funes e atividades de um organismo.





FUNDO FECHADO FUNDO ABERTO
Quando o rgo gerador da documentao no
mais produz ou acumula documentos em virtude
geralmente da cessao de suas atividades. Por
exemplo: uma instituio governamental que
deixou de funcionar e foi extinta.
Quando o organismo produtor e acumulador da
documentao ainda se encontra em atividade,
continuando a gerar documentos arquivsticos.
FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questes comentadas.
Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

Arquivos pblicos: so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
rgos governamentais, em nvel federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas
atividades administrativas, judicirias ou legislativas.

Arquivos privados: so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
instituies no pblicas, ou por pessoas fsicas, devido a suas atividades especficas.
Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, seu porte e seus
objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados com outros objetivos, no
devem misturar-se com o arquivo principal, j que o tratamento que a eles se deve dar
diferente.



FUNDO: conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Termo que equivale a arquivo.
Dicionrio de terminologia Arquivstica, 2005
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Ciclo vital arquivstico ou Teoria das Trs Idades
O gerenciamento dos documentos seguem trs etapas e o objetivo aqui classificar os
estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituio: corrente,
intermediria e permanente.

Correntes Temporrios Permanente
Conjuntos de
documentos atuais,
em curso, que so
objeto de consultas
e pesquisas
frequentes.

Conjunto de documentos
oriundos de arquivos
correntes e que ainda
podem ser consultados
pelos rgos que o
produziram.

So conjuntos de documentos de
valor histrico, cientfico ou
cultural que devem ser
apreensivos ser preservados
indefinidamente. E podero vir a
ser consultados por terceiros.


GESTO DE DOCUMENTOS (administrao de documentos)

A lei 8.159/91 define gesto de documentos como o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou
recolhimento.

Objetivos da gesto de documentos:
- Assegurar, de modo eficiente, a produo, a administrao e a destinao de
documentos;
- Garantir que a informao arquivstica esteja disponvel em tempo hbil, isto ,
quando e onde for solicitada.
- Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de
dados e outras tcnicas avanadas, econmicas e eficientes de gesto da informao.
- Assegurar a eliminao do documentos que no apresentem valor primrio
administrativo, fiscal, tcnico, legal ou valor secundrio, ou seja, importncia histrica
para a pesquisa cientfica.
- Contribuir para o acesso e a preservao dos documentos que merecem guarda
permanente por seus valores histricos e cientficos.

Gesto de documentos correntes
Conjuntos de documentos atuais, em curso, que so objeto de consultas e
pesquisas frequentes. Estes arquivos esto localizados no local em que foram produzidos
os documentos.


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Gesto de documentos intermedirios
Conjunto de documentos que no so consultados com tanta frequncia por quem
os produziu. Os arquivos intermedirios geralmente so centralizados. Os documentos so
mantidos por razes legais e de acordo com os prazos prescricionais e precaucionais
previstos na Tabela de temporalidade e de destinao de documentos.
Os documentos no arquivo intermedirio s podem ser consultados pelo rgo que o
gerou e por terceiros desde que tenham autorizao do rgo.

Fases da gesto de documentos
Conforme Paes (2005), as fases bsicas da gesto de documentos so:
1. Produo de Documentos: refere-se elaborao dos documentos em decorrncia
das atividades de um rgo. So projetados tambm modelos de formulrios e
demais documentos que devem ser utilizados pela instituio, de acordo com as
necessidades dos rgos. Evita-se, portanto, a proliferao de documentos inteis ou
de duplicatas, de modo a otimizar e disciplinar tambm os servios de reprografia e
automao arquivstica.
2. Utilizaco de Documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento,
classificao, registro, distribuio, tramitao), de organizao e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria, bem como a elaborao de normas de
acesso documentao (emprstimo, consulta) e recuperao de informaes,
indispensveis ao desenvolvimento das funes administrativas das instituies.
3. Avaliaco e destinaco de documentos: geralmente considerada a mais complexa
das trs fases da gesto de documentos, desenvolve-se mediante a anlise e
avaliao dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus
prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e
os que devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao
para a instituio.

Diagnstico arquivstico
a anlise detalhada dos vrios aspectos relacionados a estrutura e ao
funcionamento do arquivo na empresa.
O processo de diagnstico analisa:
- existncia de normas e manuais de arquivo;
- localizao e instalaes fsicas;
- volume documental e espao fsico ocupado;
- condies ambientais e de armazenamento dos documentos;
- recursos humanos;
- gnero e natureza dos arquivos
- classificao/arranjo dos documentos, identificados os mtodos de arquivamento adotado;
- procedimentos e formas de acesso informao;
- controle de consultas, emprstimos e processos de reprografia e automao utilizados;
- estado de preservao e conservao dos documentos.

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Avaliao documental
A avaliao de documentos consiste, fundamentalmente, em identificar seus
valores e definir seus prazos de guarda. O processo de avaliao vinculado a legislao e
em alguns casos tambm segue definies das empresas.







ESTRUTURA DE UMA TABELA DE TEMPORARIEDADE


FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questes comentadas. Rio de Janeiro:
Elsevier, 2011.


PROTOCOLOS
Podemos dizer que o protocolo executa as seguintes aes:
- recebimento de correspondncia (malotes, etc)
- separao da correspondncia oficial da particular
- colocao de carimbo ou etiqueta de protocolo, com dados como data, hora do
recebimento e outras informaes pertinentes.
- elaborao de resumo do assunto.
- encaminhamento ao indivduo ou rgo destinatrio.
- controlam os documentos que ainda tramitam no rgo.
- expedio de correspondncias.






TABELA DE TEMPORARIEDADE: instrumento de destinao, aprovado por autoridade
competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, o
recolhimento, o descarte ou a eliminao de documentos.
Fonte: Dicionrio de terminologia Arquivstica, 2005
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As atividades e suas respectivas caractersticas no setor de protocolo:

1. Recebimento
Nesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de vrias
origens. Por exemplo, recebe correspondncias advindas do correio, de malotes, assim
como outros documentos encaminhados por terceiros instituio. , nesse sentido, a
porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros instituio.

2. Registro e Autuao
o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de
controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero codificado de
acompanhamento. A autuao, utilizada geralmente para processos, tambm conhecida
como protocolizao. O protocolo tambm responsvel pela autuao de documentos
advindos dos prprios setores da organizao, dando incio a processos administrativos
internos.
3. Classificao
Etapa em que o protocolo efetua a anlise do documento a fim de identificar o
assunto do mesmo, classificando-os de acordo com o plano de classificao da instituio.
importante enfatizar que, nesta etapa, os envelopes das correspondncias devem ser
abertos pelo setor de protocolo, para que seja efetuada a classificao efetiva dos
mesmos, desde que no sejam sigilosos ou particulares. Esses documentos de carter
confidencial s devem ser abertos por seus destinatrios.
4. Expedio/Distribuio
a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se
de distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio.
5. Controle da Tramitao/Movimentao
O protocolo dever fazer o controle da tramitao dos documentos, mediante sistema
manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam
os documentos. Tal controle sobre a movimentao dos documentos importante para se
saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem
como para se consultar os ltimos andamentos realizados na sua tramitao.


Documentos Sigilosos e Ostensivos
Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
OSTENSIVOS ou ordinrio: documentos cuja divulgao no prejudica a
administrao.
SIGILOSOS: devem ser de conhecimento restrito e precisam de guarda especial.
Os sigilosos se classificam em quatro tipos: ultrassecretos, secretos, confidenciais
e reservados.

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No Brasil, a atribuio dos graus de sigilo e controle de documentos sigilosos so
regulamentados pelo Decreto Federal n. 4.553/2002.


FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questes comentadas. Rio de Janeiro:
Elsevier, 2011.

Procedimentos Administrativos
No assunto relacionado aos protocolos, merecem ateno tambm os termos utilizados
com relao a procedimentos administrativos executados nas operaes de tratamento e
tramitao de processos:
Veja as definies dos termos na Portaria n05 de 19 de dezembro de 2002, do
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, em anexo.


TIPOLOGIA DOCUMENTAL
A classificao se d por seis categorias, quanto:
1 Entidade Arquivstica;
2 ao Gnero dos Arquivos;
3 Espcie dos Arquivos;
4 Natureza dos Arquivos;
5 ao Suporte da Informao;
6 aos Valores dos Arquivos.

1 Classificao quanto Entidade Arquivstica
Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos.
O conceito de entidade neste caso tratado como sinnimo de empresa, instituio ou
organizao administrativa. Entidade arquivstica pode ser pessoa jurdica ou pessoa fsica
que produz e acumula, de forma natural, documentos as longo de suas atividades. Por
isso, os documentos arquivsticos podem ser pblicos ou privados.

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Arquivos pblicos: so criados e mantidos por entidade de carter pblico, seja na
esfera federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas funes administrativas,
legislativas e judicirias. Exemplo: Arquivo do Supremo Tribunal Federal, Arquivo da
Prefeitura Municipal do RJ.
Arquivos privados: so aqueles criados e mantidos por instituies de
carter particular. Exemplo: arquivo do banco Itau.
IMPORTANTE: o conceito de entidade arquivstica est atrelado natureza jurdica
da entidade que gera os documentos: instituio de direito pblico ou de direito privado.

2 Genro dos Arquivos
Os documentos podem ser classificados quanto ao gnero, segundo o modo em que a
informao foi registrada no mesmo. Classificao quanto ao gnero:
Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em modo
escrito ou textual. Os documentos textuais se apresentam, basicamente, manuscritos,
datilografados e impressos. Exemplo: contratos, atas, relatrios, certides,
Documentos iconogrficos: so os que tm suas informaes em forma
de imagem esttica (que no estejam em movimento) Exemplo: fotografia, negativos,
diapositivos, slides, desenhos e gravuras. Exemplo de arquivo iconogrfico: arquivo
fotogrfico de uma revista.
Documentos sonoros: aqueles cuja informao esteja em formato de som.
Exemplo: fitas k7, discos de vinil, CDs musicais.
Documentos filmogrficos: todos que possuem suas informaes
representadas por um filme. Exemplo: filmes antigos sem tecnologia sonora.
Documentos audiovisuais: so os que tm suas informaes em forma de
som e imagem em movimento. A juno de documentos sonoros com de documentos
filmogrficos resulta nos documentos Audiovisuais. Exemplo: programas de Tv.
Documentos informticos: so os que necessitam do computador
para que sejam lidos. Essa leitura se d atravs de um software, que tem a capacidade
de decifrar as informaes em linguagem de mquina (bits e bytes) contidas num
hardware e traduzi-las para a linguagem humana. Esse hardware (ou suporte) que
comporta as informaes pode ser um HD (disco rgido), um CD- ROM, um CD-R, um CD-
RW etc. Eles so tambm denominados documentos digitais, uma vez que so
constitudos por dgitos binrios (Zeros e Uns - 0 e 1). Ex.: um arquivo do processador de
texto MSWord, da planilha MSExcel, um arquivo de udio do formato MP3, etc. Tambm
conhecido como documentos eletrnicos.
Documentos cartogrficos: aqueles que representam, de forma
reduzida, uma rea maior. Apresentam-se em formatos e dimenses variveis, contendo
representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Exemplo: mapas, plantas.
Documentos Microgrficos: arquivos em suporte flmico resultante da
microrreproduo de documentos. Eles se apresentam como microformas, tais como os
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microfilmes e as microfichas. A microfilmagem, por exemplo, a tcnica de reproduo
de documentos aplicada para a gerao desse tipo documental.

3 Espcie dos Arquivos
Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a
finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Exemplo: medidas provisrias,
decretos, estatutos, regimentos, regulamentos, resolues, portarias, instrues
normativas, acrdos.
Atos enunciativos: so aqueles de carter opinativo, que esclarecem os
assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Exemplo: pareceres, relatrios.
Atos assentamentos: so os configurados por registros, consubstanciando
assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Exemplo: apostila, atas, termos.
Atos comprobatrios: so documentos que comprovam assentamentos,
decises etc. Como o prprio nome sugere, so direcionados a certificar ou atestar
determinadas situaes. Exemplo: traslados, certides, atestados, cpias autnticas.
Atos de ajuste: so representados por acordos em que a Administrao
Pblica Federal, Estadual ou Municipal parte. Exemplo: tratados, convnios, contratos,
termos aditivos.
Atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos em
sentido amplo. Exemplo: avisos, cartas ofcios, memorando, edital, intimao, notificao,
telegrama, alvar, circular.

4 Natureza dos Arquivos
Quanto natureza, os documentos arquivsticos so classificados em especiais eu
especializados.







Arquivos especiais: aquele que tem sob sua guarda documentos de
formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas, microformas, slides, disquetes, Cds, etc.
e que , por essa razo, merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao
seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle e
conservao.
Arquivo especializado: aquele que tem sob sua custdia os documentos
resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma
fsica que apresentem, como, por exemplo, os arquivos mdicos ou hospitalares, os
arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia, arquivos jurdicos.
ATENO no confunda natureza do assunto com a natureza dos documentos de
arquivos.
Natureza do assunto: ostensivos e sigilosos. E sigilosos em ultrassecretos, secretos,
confidenciais e reservados.
Natureza dos documentos de arquivos: especial ou especializado
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5 - Suportes de Informao
a base em que a informao registrada, ou seja, suporte qualquer meio
utilizado para gravar ou registrar a informao. Exemplo: papel, HD, CDs, pendrives, etc.
Importante ressaltar que o suporte sozinho no documento, preciso que nele contenha
uma informao significativa para que adquira tal status.

Suporte de informao + dados e informaes = DOCUMENTO

6 Valores dos Arquivos
A utilidade que um documento pode ter para uma instituio pode ser
administrativa ou histrica.
Valor primrio ou administrativo: qualidade inerente s razes de criao de
todo documento, em decorrncia das atividades de uma instituio. O mesmo que valor
imediato do documento, tambm conhecido por valor funcional. So documentos de valor
imediato e de guarda temporria aqueles que podem ser eliminados, sem prejuzo para a
coletividade ou memria de uma instituio.
Valor secundrio ou histrico: qualidade informativa que um documento pode
possuir depois de esgotada sua utilizao primria ( vigncia administrativa). O mesmo
que valor mediato do documento. So documentos de valor mediato e de guarda
permanente aqueles que devem ser preservados por fora das informaes neles contidas,
como fonte de pesquisa para a histria e memria de uma instituio.


FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada:
teoria e questes comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.


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MICROFILMAGEM

Introduo Microfilmagem
A necessidade de alterao de suporte em algumas instituies tambm conhecida
como atualizao de arquivo, isto , a informao de documentos originais migrada para
outros tipos de suporte, como o microfilme, por exemplo.

Definio
Microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em
gnero microgrfico (microfilme ou microficha).
A microfilmagem surgiu para ajudar na reduo e racionalizao da produo de
documentos, bem como sua conservao e arquivamento.

O microfilme um processo de reproduo fotogrfica reduzida, chegando a
quase 95% do documento original

A microfilmagem pode ser usada se necessrio:
- devolver s pessoas os originais;
- conservar os documentos por mais de cinco anos;
- conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanente;
- proteger os documentos dos riscos de incndio, inundao ou furto.

Aspecto legal da microfilmagem
A legislao brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou
indefinidamente. A reproduo de um microfilme no formato do documento exige, para
sua validade, que seja autenticado em cartrio e vista do documento original. Portanto,
a microfilmagem no deve ser entendida apenas como substituidora de documentos
originais.

IMPORTANTE: antes de qualquer alterao de suporte de arquivo, devem ser
considerados fatores relacionados a questes legais e tambm do estudo de viabilidade
econmica desta mudana.

Processos de reproduo por microfilmagem:

1 Estratgia - Microfilmagem de Substituio - aplicada quando o objetivo
microfilmar documentos tendo-se em vista a eliminao futura dos mesmos, com a
finalidade de reduo de espao. Como o prprio termo diz, substituem-se os
arquivos de outro suporte (por exemplo, papel) pelo microfilme. aplicada no
mbito dos arquivos correntes e intermedirios. Essa estratgia perfeitamente
possvel porque a legislao brasileira autoriza a microfilmagem e reconhece que o
microfilme possui a mesma fora probante dos originais inclusive em juzo.
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2 Estratgia - Microfilmagem de Preservao - aplicada quando o objetivo
microfilmar documentos tendo-se em vista a conservao dos originais, com a
finalidade de preserv-los dos desgastes relacionados a consultas, por exemplo.
aplicada principalmente na esfera dos arquivos permanentes, pois nesta idade que
so arquivados os documentos histricos. Os originais dos documentos considerados
de valor permanente jamais podero ser eliminados, por fora da legislao em
vigor. Portanto, mesmo j microfilmados, tais documentos devero permanecer
arquivados tambm em sua forma original.


Chama-se de microfilme de segurana, aquele que serve de cpia de segurana,
devendo ser armazenado em local distinto daquele dos originais, de preferncia em
cmara de segurana.
Na microfilmagem, principalmente na estratgia de preservao, utilizam-se rolos de
filmes constitudos por sais de prata, uma espcie de material qumico destinado a
prolongar o tempo de vida til dos microfilmes. Esse tipo de filme, de acordo com
pesquisas cientficas, possui uma expectativa de vida til de at 500 (quinhentos) anos,
se for conservado em condies adequadas de armazenamento (20C e 40% UR -
umidade relativa).
O microfilme, aps produzido, s poder ser lido por mquina especfica que tambm
permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado.

So vrias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos:
1) Validade legal: a microfilmagem um processo de reprografia autorizado pela
Lei Federal n
Q
5.433/1968 e pelo Decreto Federal n
Q
1.799/1996. Isto confere ao
microfilme o mesmo valor legal do documento original, inclusive em juzo.
2) Reduo de espao: no modal de substituio, a microfilmagem capaz de anular a
necessidade de serem mantidos os arquivos em suportes convencionais, como o papel.
Uma vez microfilmados, os documentos podero ser eliminados, desde que no sejam
arquivos histricos.
3) Segurana: por determinao legal, para cada microfilme produzido dever ser
extrado um filme cpia, que dever ser armazenado em local distinto do filme original.
Isto contribui para a segurana da informao microfilmada.
4) Preservao longa: respeitando-se as normas tcnicas da microfilmagem e
observando-se medidas adequadas de acondicionamento, conservao e manuseio, os
microfilmes podem perdurar por longos tempos.
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A desvantagem que se v no primeiro momento o alto custo exigido por toda a cadeia
do processo (desde a aquisio de mquinas de microfilmagem at a manuteno das
mquinas leitoras). Porm, a relao custo/ benefcio pode ser bastante interessante e
favorvel para a instituio de acordo com a anlise das vantagens que passar a ter.

AUTOMAO/GED
Introduo Automao Arquivstica
A partir do advento da informtica, as tcnicas de tratamento dos arquivos vm
contando cada vez mais com solues automatizadas de gesto documental.
Dessa forma, deve-se entender que o computador eficaz ao extremo para a gesto
exata e rpida de grandes massas de informao, assim como para implantar novos
sistemas de organizao e gesto da informao, bases de dados e de conhecimentos.

Nesse sentido, no campo da gesto informatizada ou automatizada, surge o conceito
de GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos. O GED, que por muitos chamado
tambm de Gesto Eletrnica de Documentos, um conjunto de tecnologias que
permite o gerenciamento de forma eletrnica ou digital de documentos. Tais
documentos podem ser das mais variadas origens e mdias, como papel, microfilme, som,
imagem e mesmo arquivos j criados na forma digital.

O GED formado por uma gama de tecnologias, das quais, por ora, podem ser
destacadas:
1) Document Management (DM)
2) Document Imaging (DI)
3) Records and Information Management (RIM)

O GED, dessa forma, um conjunto de procedimentos informatizados com a
finalidade de otimizar e racionalizar a gesto documental.
Vantagens para a instituio, atravs da implantao do GED:
Reduo de custos com cpias.
Maior rapidez na localizao de documentos.
Mltiplo acesso para a mesma informao.
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Aproveitamento de espao fsico.
Aumento da produtividade.
Mais agilidade nas transaes entre organizaes.

Tecnologias de Automao Arquivstica
1) DM - Document Management
Gerenciamento de documentos digitais. Todos os documentos criados eletronicamente
precisam ser gerenciados. O DM controla o acesso aos documentos, ensejando maior
segurana e atribuindo localizadores lgicos, como a indexao. O foco o controle das
verses dos documentos, as datas das alteraes feitas pelos respectivos usurios e o
histrico da vida do documento da empresa. A tecnologia automatizada DM,
implementada pela GED, uma grande contribuio arquivstica, inclusive com relao
automao do setor de protocolo.
2) DI - Document Imaging
Gerenciamento da imagem dos documentos, isto , documentos digitalizados. O grande
nmero de documentos em papel ou microfilme se utiliza da tecnologia de imagem para
agilizar os processos de consulta, processamento e distribuio de documentos. O DI usa
programas de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos. Emprega
equipamentos especficos para a captao, armazenamento, visualizao, distribuio e
impresso das imagens dos documentos.
importante tambm diferenciar digitalizao de digitao. A tecnologia de DI consiste na
imagem do documento captada atravs de scanners, como j observado anteriormente.
Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme, por
exemplo, para uma mdia digital. A imagem gerada um mapa de bits (dgitos binrios),
no existindo uma codificao por caracteres, diferentemente da digitao, em que h
codificao de cada letra do texto por um teclado.
A digitalizao, processo constante do conceito de DI, pode ser definida como a
reproduo, por varredura eletrnica, de documentos j existentes em outros suportes,
permitindo a visualizao do documento em um terminal ou sua impresso em papel. Esta
tcnica permite instituio novas possibilidades de acesso informao, pois os
documentos podero ser disponibilizados na Intranet
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ou at mesmo na Internet, podendo ser acessados simultaneamente por diversos
usurios, sem a necessidade de se buscar o documento original no local em que est
arquivado. A digitalizao, assim, foca primordialmente a questo do acesso mais gil aos
arquivos.
Os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento tcnico
preliminar, caso contrrio seria digitalizada uma documentao em estado catico, fato
que decisivamente implicaria o aumento de despesa e problemas futuros para a
instituio.
Por fim, as imagens digitais dos documentos digitalizados so indexadas, atravs
de descritores e metadados, e arquivadas eletronicamente no sistema de GED, tornando-
se acessveis para os usurios .




O GED no permite que a instituio elimine completamente seus arquivos em
suporte papel. Mesmo digitalizados, os originais em suporte papel devem ser arquivados
para fins de prova em juzo, pois a digitalizao no totalmente aceita pela legislao
brasileira vigente. Alm disso, os documentos considerados de valor histrico, mesmo
digitalizados, no podem ser objeto de eliminao, de forma semelhante ao que acontece
no mbito da microfilmagem.
3) RIM - Records and Information Management
o gerenciamento do ciclo de vida do documento, de forma automatizada por meio
de softwares especficos, independentemente da mdia em que ele se encontra. O
gerenciamento informatizado da criao, armazenamento, processamento, manuteno,
disponibilizao e at descarte dos documentos so controlados pela categorizao de
documentos e tabelas de temporalidade.
4) Workflow
a gesto dos fluxos de trabalho. a tecnologia que permite gerenciar de forma
proativa qualquer processo de negcio das empresas. Garante o acompanhamento
constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e
METADADOS: Dados estruturados e codificados que descrevem e permitem
acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do
tempo.
Fonte: Dicionrio de Terminologia Arquivstica - 2005.


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segurana. O worhflow tambm atua como um integrador de vrios sistemas e
tecnologias especficas.

Preservao, Conservao e Restaurao
De acordo com Cassares (2000), a preservao um conjunto de medidas e estratgias
de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente
para a preservao da integridade dos materiais.
O conceito de preservao envolve as atividades de conservao, armazenamento e
restaurao dos documentos. Preservao abrange todas as medidas necessrias para a
salvaguarda da integridade dos documentos arquivsticos pelo tempo que for necessrio.
No caso de documentao permanente, isto , de guarda definitiva, a preservao assume
papel de primordial importncia dentre os procedimentos arquivsticos, j que as
informaes devero ser preservadas por meio das vrias pocas.
A conservao um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o
processo de degradao de documentos por meio de controle ambiental e de tratamentos
especficos. A conservao busca, assim, estender a vida til do documento, procurando
mant-lo o mais prximo possvel do estado fsico em que foi criado.
A restaurao um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso
de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,
intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu carter histrico.




Agentes Danosos aos Documentos
Os agentes exteriores que danificam os documentos podem ser classificados, em
trs grupos:
1) Agentes Fsicos (luminosidade, temperatura e umidade);
2) Agentes Qumicos (poluio atmosfrica, tintas, gordura e objetos metlicos);
3) Agentes Biolgicos (insetos, micro-organismos, roedores e humanos).


RESTAURAO Conjunto de procedimentos especficos para recuperao e
reforo de documentos deteriorados e danificados.
Fonte: Dicionrio de Terminologia Arquivstica - 2005.
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1) Agentes Fsicos
Luminosidade: Qualquer exposio luz, mesmo que por pouco tempo,
nociva e o dano cumulativo, A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial,
proveniente de lmpadas incandescentes (tungstnio) e fluorescentes (vapor de
mercrio). Deve-se evitar a luz natural e as lmpadas fluorescentes, que so fontes
geradoras de radiao ultravioleta (UV). importante salientar tambm que devem
ser evitadas as reprodues de documentos em mquinas de xerox, por causa da
alta emisso de luz nesse processo, bem como a exposio dos arquivos a flashs de
cmeras fotogrficas, A intensidade da luz medida atravs de um aparelho
denominado luxmetro ou fotmetro.
Temperatura e umidade: temperaturas muito altas ou baixas aceleram a
degradao dos documentos, Por isso, tanto a umidade relativa do ar quanto a
temperatura devem ser controladas. Todos os materiais encontrados nos acervos
so higroscpicos, isto , absorvem e liberam umidade muito facilmente e, por-
tanto, expandem-se e contraem-se com as variaes de temperatura e umidade
relativa do ar. Essas variaes dimensionais aceleram o processo de deteriorao e
provocam danos visveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas,
ondulaes nos papis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas
emulses de fotos ete. O mais recomendado manter a temperatura o mais
prximo possvel de 22C e a umidade relativa de 45% a 55%, evitando-se de todas
as formas as oscilaes de temperatura e umidade relativa do ar. A medio da
temperatura se faz com uso de termmetro, a da umidade ocorre por meio de
higrmetro, podendo-se utilizar tambm o termo-higrmetro (aparelho medidor da
umidade e temperatura simultaneamente), O termo-higrmetro tambm chamado
de termo-higrgrafo.

'"
2) Agentes Qumicos
Poluio atmosfrica: O controle da qualidade do ar essencial num programa de
conservao de acervos. Os poluentes contribuem fortemente para a deteriorao de
arquivos. H dois tipos de poluentes: os gases e as partculas slidas - que podem ter
duas origens: os que vm do ambiente externo e os gerados no prprio ambiente. Os
poluentes externos so principalmente o dixido de enxofre (50), xidos de nitrognio
(NO e N0
2
) e o Oznio (0
3
), So gases que provocam reaes qumicas, com formao de
cidos que causam danos srios e irreversveis aos materiais.
Tintas: a prpria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para a
deteriorao dos mesmos. Devem ser evitadas as tintas ferroglicas, bem como as
hidrogrficas e esferogrficas. Em vez das tintas, recomenda-se a adoo de lpis macio
para inscrio de dados nos arquivos.
Gorduras e oleosidade: O manuseio inadequado dos documentos um fator de
degradao muito frequente em qualquer tipo de acervo. O manuseio abrange todas as
aes de tocar no documento, sejam elas durante a higienizao pelos funcionrios da
instituio, na remoo das estantes ou arquivos para uso do pesquisador, nas
fotorreprodues, na pesquisa pelo usurio etc. O manuseio inadequado dos arquivos
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acaba por danific-los, pois as mos tambm deixam oleosidade e sujidades nos suportes.
Para evitar esse tipo de problema, devem ser utilizadas luvas durante o manuseio dos
documentos.
Objetos metlicos: grampos, clipes e colchetes metlicos devem ser evitados, pois os
mesmos tendem a enferrujar e danificar os documentos. O que acontece, nesse sentido,
o processo qumico da oxidao. A opo a adoo de clipes e colchetes (hastes) e
presilhas plsticas, que no causam esse problema.


3) Agentes Biolgicos
Insetos e roedores: Podem-se destacar as baratas, traas e brocas como os
insetos que mais atacam os documentos; tambm h os ratos, que causam a
degradao dos documentos.
Micro-organismos: so representados principalmente pelos fungos. Os fungos
consistem em um grupo grande de organismos, sendo conhecidos mais de 100.000
tipos que atuam em diferentes ambientes.
Humanos: Alguns consulentes dos documentos podem ser prejudiciais
integridade dos acervos. Alm do furto, o vandalismo muito frequente.
necessrio, ento, que seja implantada uma poltica de proteo dos arquivos contra
tais ameaas, mesmo que seja por meio de um sistema de segurana simples.

Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos minimizando drasticamente
os efeitos desses agentes, a comear por:
treinamento e atualizao dos profissionais na rea da conservao e
preservao;
monitorao do ambiente - temperatura e umidade relativa em nveis aceitveis;
uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos;
adoo de poltica de higienizao do ambiente e dos acervos.
Fonte: Cassares & Moi (2000)

Principais operaes de conservao:

Alisamento consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-
os ao do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em
uma cmara de umidificao. Em seguida so passados a ferro, folha por folha, em
mquinas eltricas
Desinfestao: Processo de destruio ou inibio da atividade de insetos.
Encapsulao: Processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas de
polister transparente, cujas bordas so seladas.
Encolagem: Aplicao interna ou superficial de substncia adesiva em papel ou carto.
Fumigao: Exposio de documentos a vapores qumicos, geralmente em cmaras
especiais, a vcuo ou no, para destruio de insetos, fungos e outros micro-organismos.
higienizao - ou limpeza - a retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira,
sujidades e outros resduos.
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Laminao: (Mesmo que Silhing): Processo de restaurao que consiste no reforo de
documentos deteriorados ou frgeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa
gramatura, fixadas por adesivo natural, semissinttico ou sinttico, por meio de diferentes
tcnicas, manuais ou mecnicas.
Velatura: Processo de restaurao que consiste na aplicao de reforo de papel ou tecido
em qualquer face de uma folha.


SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO

Um arquivo moderno, bem estruturado, um centro atuante de informaes, um
instrumento de controle para a atividade administrativa, que auxilia na correta tomada de
deciso.
Sistema um conjunto de princpios interligados, que orienta o que deve ser feito
para atingir um fim especfico. So trs sistemas:

Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessidade de recorrer a
um ndice. Usa-se mtodo alfabtico de arquivamento e suas variaes.
Indireto: depende de um ndice para ser consultado. Usa-se o mtodo numrico e
suas variaes.
Semi-indireto: pode ser consultado sem auxlio de ndices, mas com uso de
tabelas em forma de carto. Mtodo automtico, variedade do mtodo alfanumrico.

Sistemas de arquivamento em rgos pblicos
Nas instituies pblicas, predomina um modelo de sistema de organizao de
arquivos em que o documento pblico controlado desde sua produo. Ele conhecido
como a teoria das trs idades, concepo moderna de arquivstica, em que se
distinguem trs etapas quanto aos documentos:
- Corrente: os documentos circulam pelos canais decisrios, buscando soluo ou
resposta.
- Temporria: os documentos apresentam interesse e so objeto de consulta,
embora os assuntos neles contidos j tenham sido solucionados ou as respostas, obtidas.
- Permanente: os documentos passam a ter valor cultural ou cientfico.

Mtodos de arquivamento
Arquivamento: conjunto de operaes destinada ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos.
O mtodo estabelece o que preciso fazer para alcanar o fim desejado pelo sistema
de arquivamento. Um plano previamente estabelecido para a colocao e guarda de
documentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informaes e proporciona
uma correta tomada de deciso.
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O importante a deciso quanto ao mtodo leve em considerao o tamanho, a
estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do rgo pblico; as pessoas
normalmente envolvidas; os servios prestados; as informaes comumente solicitadas; e
os tipos de documento que devem ser arquivados.

So trs os principais mtodos de arquivamento:
1. Mtodo alfabtico
- especfico ou por assunto;
- geogrfico
- mnemnico
- variadex
2. Mtodo numrico
- simples
- dplex
3. Mtodo alfanumrico
- decimal
- automtico
- automtico moderno

1. Mtodo alfabtico
o mtodo mais simples e utilizado, refere-se ao nome das pessoas, empresas ou
razes sociais.

a) Em primeiro lugar deve constar o sobrenome, ou, no caos de mais de um , o
ltimo sobrenome, em segundo o prenome, em terceiro o outro prenome e/ou
sobrenome.

NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO
Joo Barbosa Barbosa Joo
Pedro lvares Cabral Cabral Pedro lvares
Maria Luisa Vasconcelos Vasconcelos Maria Luisa


b) Os ttulos e graus de parentesco, abreviados ou no, ou acadmicos, que
antecedem ou seguem o nome, no so considerados no arquivamento, sendo
colocados no fim, entre parnteses.
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO
Dr. Roberto de Lavor Medeiros Medeiros Roberto de Lavor (Dr.)
Pedro Miquelino Filho Miquelino Pedro (Filho)
Joo Pederneiras Jr. Pederneiras Joo (Jr.)
Ministro Raul Soares Soares Raul (Jr.)
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Prof. Francisco Simrio Simrio Francisco (Prof.)

Ou ainda, fica:

NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO
Antnio Almeida Filho Almeida Filho Antonio
Paulo Ribeiro Jnior Ribeiro Jnior Paulo
Joaquim Vasconcelos Sobrinho Vasconcelos Sobrinho Joaquim
Henrique Viana Neto Viana Neto Henrique

c) No caso de sobrenome que vm precedidos de prefixo ou preposio, em letras
maisculas, fazendo parte integrante do sobrenome, arquiva-se pela letra do
prefixo ou preposio.
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO
Menotti Del Picchia Del Picchia Menotti
Pierre La Fontaine La Fontaine Pierre
Hans Von Stukert Von Stukert Hans


d) Sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo deve permanecer
inseparvel.
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO
Humberto Alencar Castelo Branco Castelo Branco Humberto Alencar
Felipe Casa Grande Casa Grande Felipe
Dulce Coelho Dourado Coelho Dourado Dulce


No arquivamento por nome de empresa ou razo social, existem algumas regras:

a) A ordem de arquivamento normal, direta, mesmo quando a razo social se
inicia por nome de pessoa.
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO
Banco Nacional do Norte AS Banco Nacional do Norte AS
Samuel da Silva e Cia Ltda. Comercial So Jos
Instituto Filhos Unidos SC Instituto Filhos Unidos SC
Comercial So Jos Nivaldo de Sousa e Filhos Ltda
Nivaldo de Sousa e Filho Ltda. Samuel da Silva e Cia Ltda.

b) Os nmeros so escritos por extenso:
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO
2 Irmos Confeces Ltda Dois Irmos Confeces
3 Armazm de Secos e Molhados Retfica Cinco Irmos Ltda
Retfica 5 Irmos Ltda. Terceiro Armazm de Secos e
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Molhados

c) As instituies identificadas por siglas devem ser arquivadas como se fossem
palavras.
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO
VASP IBM
IBM Petrobrs
Petrobrs VASP

d) Quando o nome comear por artigo (o, a, os, as), o arquivamento deve
desprezar o artigo, que ser colocado no fim, entre parnteses.

NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO
O Estado de S. Paulo Estado S. Paulo (O)
Os Pequenos Princpes Ltda. Lanterna Mgica (A)
A Lanterna Mgica SA Pequenos Princpes Ltda (Os)

e) No caso de nomes de empresas iguais, muito com um com agncias bancrias,
devemos considerar o estado em que a empresa est localizada, seguida por
cidade, bairro, rua.
Bradesco Canoas (RS)
Bradesco Porto Alegre (RS)

A ordem de arquivamento :
Considerando os estados
Varig Recife (PE)
Varig Teresina (PI)
Varig Assis (SP)

Considerando as cidades
Varig Assis (SP)
Varig Recife (PE)
Varig Teresina (PI)

Considerando as cidades
Bradesco Igara Canoas (RS)
Bradesco Centro Canoas (RS)

Considerando o nome das ruas
Bradesco Av. Guilherme Schell Canoas (RS)
Bradesco Av. Inconfidncia Canoas (RS)

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Considerando o nome das Agncias
Bradesco Agncia Pq. Redeno Porto Alegre (RS)
Bradesco Agncia Santana Porto Alegre (RS)


Regras de alfabetizao (Esquematizada), conforme o autor TIAGO (2011)
1 Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo
sobrenome e depois o prenome.
2 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hfen no se separam.
3 Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So
seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e
um substantivo.
4 As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na
classificao de sobrenomes iguais.
5 Os artigos e preposies, tais como a, o de, d, da, do, e, um,
uma, no so considerados.
6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,
Jnior, Neto, sobrinho, so considerados parte integrante do
ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao
alfabtica.
7 Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados
aps nome completo entre parnteses.
8 Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo
sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais.
9 As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser
considerados. O mais comum consider-las como parte
integrante do nome quando escritas com letras maisculas.
10 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo
sobrenome, que corresponde ao sobrenome da famlia do pai.
11 Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so
registrados como se apresentam.
12 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam,
no se considerando, porm para fins de ordenao, os artigos
e as preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre
parnteses aps o nome.
13 Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias
e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por
extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.




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Mtodo especfico ou por assunto
um dos mtodos mais difceis de arquivamento, j que se prope organizar as
pastas por assunto. A grande dificuldade reside em escolher a melhor palavra para definir
o assunto.
Suponhamos uma Agncia de Viagens de porte mdio, operando em todos os
setores permitidos para essa atividade. O mtodo de arquivamento escolhido foi o
especfico. Dividindo e subdidvidindo, por exemplo, dois assuntos relevantes, como:

Viagens internacionais - Areas
- Martimas
- Rodovirias
-documentao
- excurses
- hotis
- promoo
- vendas a crdito
- vendas a vista
Viagens nacionais - Areas
- Martimas
- Rodovirias
- Rodoareas
- excurses
- hotis
- promoo
- vendas a crdito
- vendas a vista


Mtodo geogrfico
Mtodo muito utilizado quando h preferncia de documentos segundo uma diviso
geogrfica, que pode ser: Pases, estados, regies, distritos, zonas, cidades, bairros, etc.

Regio SUL => RS => Canoas => Marechal Rondon
Regio Sudeste => MG => BH => Floresta => Rua Pouso Alegre

Mtodo mnemnico
um mtodo alfabtico que procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a
memria. Inicialmente, relacionamos as 23 letras (ou menos) do alfabeto, dando
significado a cada uma, por meio de uma palavra-chave.
Exemplo:
Empresa: Imobiliria
1 passo:
A ALUGUEL
B ADMINISTRAO
C COMPRA
F FINANCIAMENTO
V VENDA

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2 passo
A ALUGUEL
A Apartamento
C- Casa
E Escritrio



Mtodo variadex
um mtodo alfabtico moderno, de uso direto, que pode ser facilmente aumentado, de
acordo com a necessidade. Consiste em dar cores aos diversos grupos de letras, o que
auxilia a localizao e o manuseio. A cor das guias dada pela segunda letra da palavra
chave: Cinco cores e as respectivas letras:

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y
z
laranja amarelo ou
rosa
verde azul Violeta


2. Mtodo numrico
Esse mtodo mais fcil de ser organizado e propicia mais rapidez ao arquivamento. O
documento classificado recebe um nmero, conforme a ordem de chegada e, ao
mesmo tempo, esse nmero transcrito numa guia que, colocada na pasta, que
ocupar lugar correspondente no arquivo.

2.1 Mtodo numrico simples
Segundo esse mtodo, so numerados assuntos, clientes, outros, pela ordem de
entrada dos documentos, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica.
1 passo:
100 ALUGUEL
200 ADMINISTRAO
300 COMPRA
400 FINANCIAMENTO
500 VENDA

2 passo
A ALUGUEL
110 Apartamento
120- Casa
130 Escritrio
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3 passo
A ALUGUEL
110 Apartamento
111 Apartamento JK
112 Apartamento 1 quarto


3. Mtodo alfanumrico

Esse mtodo procura utilizar as vantagens dos mtodos alfabtico e numrico.
necessrio planejamento prvio das divises que sero feitas do alfabeto. A diviso livre,
no obedecendo a nenhum critrio rigoroso. Exemplo: as letras A, B, e H podem ser
divididas da seguinte forma: Aa-Am, An-Az, Ba-Bm, Bn-Bz, Ha-Hm, Hn-Hz. Em seguida,
procedemos numerao:

Aa-Am 1 Ba-Bm 3 Ha-Hm 15
An-Az 2 Bn-Bz 4 Hn-Hz 16

3.1 Mtodo decimal
O mtodo foi inspirado na Classificao Decimal de Dewey, que determina a
organizao de livros por assunto.
000 Obras gerais
600 Cincias aplicadas
900 Histria, geografia

3.2 Mtodo automtico
Usado para arquivamento de pessoas e/ou firmas comerciais.

Arquivos de Prosseguimento
Esses arquivos so muito importantes para a empresa, j que por meio deles se podem
acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providncias: cartas que esperam
respostas; duplicatas a cobrar, faturas a pagar, aplices de seguro que devem ser
renovadas, lembretes ou controles para renovao de assinaturas de jornais ou revistas,
contratos a serem assinados, enfim, inmeros assuntos que no devem ser simplesmente
arquivados e fatalmente esquecidos.
1. Mtodo cronolgico: em primeiro lugar, preparamos um jogo de doze guias com
os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas de 1 a 31,
representando os dias do ms.
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2. Mtodo alfabtico: esses mtodos tambm possibilita o uso de pastas ou
cartes. As pastas so colocadas em ordem alfabtica.
3. Mtodos modernos: surgiram com o prprio desenvolvimento das empresas e da
tecnologia, notadamente da informtica. Existem, entretanto oferecem fichas j
preparadas para os diversos controles, como, por exemplo, de pessoal, de estoque
e outros. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visveis e
os dados principais so lanados tambm na margem superior das fichas, vista do
manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.


Referncias cruzadas
A expresso referncias cruzadas largamente usada pelas pessoas que lidam com
arquivos, enquanto entre os bibliotecrios a palavra mais empregada remissivo.
A principal finalidade das referncias cruzadas ade informar a quem for consultar que
determinado assunto ou nome est arquivado em tal pasta.
Exemplo: nome fantasia da empresa e sua razo social.

No caso de siglas, devemos fazer uma referncia cruzada.
Exemplo: Instituto Mdico Legal => IML

Transferncia
H documentos que esto sujeitos ao fator do tempo, isto , h aqueles que tm
valor de um ano; outros de dois, etc. e ainda h documentos que possuem valor
permanente e nunca podero ser destrudos.

Os documentos tambm podem ser analisados pela frequncia de sua utilizao:
alguns so muito procurados, outros so consultados poucas vezes, ou quase nunca, e
ainda existem aqueles que, aps a concluso do fato que os criou, no serviro para mais
nada.

A transferncia a operao que visa separar os documentos que ainda esto em
uso, ou so bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prtica, mas no
seu valor.

Tipos de arquivo
No que se refere frequncia do uso ou consulta, existem 3 tipos de arquivos:
Arquivo ativo: mantm arquivados os documentos e papis de uso, consulta e
referncias constantes e atuais, ou que se encontram em fase de concluso.
Arquivo inativo: guarda documentos e papis que oferecem menor frequncia de
uso, consulta e referncia.
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Arquivo morto: armazena documentos de frequncia de uso, consulta ou referncias
quase nulas.


Atualizao de arquivo
Existem trs tipos de transferncias de documentos ou papis de um arquivo para
outro:
1. Transferncias peridicas: as transferncias so efetuadas em intervalos
predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo da
frequncia de uso.
2. Transferncias permanentes: so transferncias realizadas em intervalos
irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acontecem quando o
acmulo de papis no arquivo ativo to grande que chega a atrapalhar o bom
andamento do servio.
3. Transferncias dirias: so as mais recomendveis, porque mantm em
ordem os arquivos ativos.
4.
Regras prticas para manter o arquivo atualizado
A funo do arquivo preservar, organizar e classificar a documentao. Por isso,
seja rigorosa quanto seleo dos documentos ou papis que devem ou no ser
arquivados.
Algumas regras:
- No empilhe papis
- Defina dia e hora para organizar o arquivo
- Trabalhe com dois arquivos: ativo e inativo
- No use clipes para juntar documentos, mais seguro grampos.














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BIBLIOGRAFIA
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Arquivo Nacional, 2005. Disponvel em: http.z/wwwconarq.arquivonacional. gov.
br/Media/pu blicacoes/ dicionrio _ de_terminolo gia_arquivstica. pdb-.Acesso em:
19/01/2013.

BARBATI, Rodrigo. Resposta certa, vol. 18 Arquivologia. So Paulo: Editora Saraiva,
2012.

BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de
Janeiro: FGY, 2004.

BRASIL. Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n 5.433, de 08
de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras
providncias. Disponvel em:
http://www.planalto.gov.br/cciviL03/decreto/Antigos/D1799.htm>. Acesso em:
15/01/2013.

BRASIL. Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei Federal n 8.159,
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privados e d outras providncias.
Disponvel:http://www2.camara.leg.br/legin/fed/decret/2002/decreto-4073-3-janeiro-
2002-430431-publicacaooriginal-1-pe.html em Acesso em: 22/01/2013

BRASIL. Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Dispe sobre a salvaguarda de
dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da
sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal e d outras
providncias. Disponvel em <http://www.planalto.gov.br/cciviL03/decreto/2002/
D4553.htm>. Acesso em: 30/07/2010.

BRASIL. Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos
oficiais e d outras providncias. Disponvel em
http://www.planalto.gov.br/cciviL03/LEIS/L5433.htm>. Acesso em: 20/01/2013.

BRASIL. Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de
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http.z/www.planalto.gov.br/cciviL03/LEIS/L8159.htm>. Acesso em: 22/01/2013.

BRASIL. Ministrio do Planejamento Oramento e Gesto. Dispe sobre os procedimentos
gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica
Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG.
Portaria n 05, de 19 de dezembro de 2002. Disponvel em:
http://www.comprasnet.gov.br/legislacao/portarias/pn05_02.pdf Acesso em: 21/01/2013.

CASSARES, Norma C.; MOI, Cludia. Como fazer conservao preventiva em arquivos e
bibliotecas. So Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000.
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CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resoluo n 10, de 06 de dezembro de 1999.
Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de
microfilmagem de documentos arquivsticos. Disponvel em:
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=47&sid=48&tp
l=printerview. Acesso em: 22/01/2013.

BRASIL. Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Dispe sobre o Cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, e
os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da
Administrao Pblica. Disponvel em:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid=46
Acesso em: 20/01/2013.

MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Snia. Manual da Secretria: tcnicas de
trabalho. So Paulo: Atlas, 2009.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

PRADO, Helosa Almeida. A tcnica de arquivar. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questes
comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

SANTOS, Joo Tiago. Automao de unidades de informao arquivstica. Salvador:
AABA, 2009.

VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. Rio de Janeiro: Campus, 2012











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Questes de Concursos

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e
questes comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

171. (Cesgranrio - 2010 - IBGE) Todos os documentos de arquivo esto vinculados a um
ciclo vital que compreende trs idades. Na segunda idade, so mantidos os papis
que ultrapassaram seu prazo de validade jurdico-administrativo, e que ainda podem
ser utilizados, mas apenas pelo seu:
a) acumulador;
b) orientador;
c) produtor;
d) pesquisador;
e) diretor.
172. (FCCjTj-PI - Analista judicirio 2009) Levando em considerao a ordem hierrquica
dos nveis de classificao, segue-se ao guia, no programa descritivo de uma
instituio de custdia de arquivos permanentes:
a) o catlogo;
b) a edio fac-similar de documentos;
c) o inventrio;
d) o ndice;
e) o repertrio.
173. (FCCjTRT - 3" Regio - MG - Analista judicirioj2009) Os documentos que
apresentam valor primrio e que so indispensveis manuteno das atividades
cotidianas de uma pessoa fsica oujurdica constituem, segundo jean-Vves Rousseau
e Carol Couture, os chamados:
a) arquivos intermedirios;
b) sistemas de protocolo;
c) arquivos correntes;
d) processos e expedientes;
e) sistemas de gesto informacional.
174. (Cespe-UnB/TRE-MT - Tcnico judicirio - rea Administrativa/2010) O princpio de
respeito aos fundos ou princpio da provenincia um dos pilares da arquivologia.
Com relao a esse princpio, assinale a opo correta.
a) A aplicao do princpio de respeito aos fundos separa o arquivo em trs fases: a
corrente, a intermediria e a permanente.
b) Esse princpio designa um conjunto de operaes que, a partir da avaliao de
documentos, promove a guarda temporria ou permanente dos documentos.
c) Esse princpio permite a elaborao de um instrumento de pesquisa destinado
orientao dos usurios no conhecimento e utilizao dos fundos que integram o
acervo de um arquivo permanente.
d) Esse princpio um elemento de identificao das unidades de arquivamento,
constitudo de nmeros, letras ou combinao de nmeros e letras, que permite a
localizao dos documentos.
e) Esse princpio determina que os documentos provenientes de uma mesma fonte
geradora de arquivo devem ser mantidos reunidos.
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175. (Cespe-UnB/Anac - Tcnico Administrativo/2009) O fundo de arquivo resultado da
aplicao da teoria das trs idades.
176. (FCC/Tj-PI - Analista judicirio/2009) A divulgao das atividades e do acervo de um
arquivo junto comunidade, por meio de publicaes, exposies, cursos,
conferncias e outras iniciativas, faz parte do chamado servio de:
a) referncia;
b) apoio cultural;
c) consulta;
d) processamento tcnico;
e) reprografia.
177. (FCC/TRT - 3;> Regio - MG - Analista judicirio/2009) Um documento autntico
quando preenche os requisitos necessrios para que se reconhea:
a) seu valor histrico;
b) sua provenincia;
c) a inteno de seu signatrio;
d) seu teor informativo;
e) a identidade de seu destinatrio.
178. (FCC/TRT - 3 Regio-MG - Analista judicirio/2009) Para que sejam considerados de
arquivo, de acordo com Schellenberg, os documentos devem obedecer a uma dupla
condio: terem sido produzidos ou acumulados na consecuo de um determinado
objetivo e:
a) manterem o arranjo que Ihes foi dado pelo rgo que os produziu ou acumulou;
b) serem preservados na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio
das partes que os integram;
c) seguirem uma linha imaculada de custdia ininterrupta e responsvel;
d) apresentarem regularidade e uniformidade de espcies, tipos, formatos e
suportes;
e) possurem valor para fins outros que no aqueles para os quais foram
produzidos ou acumulados.
179. (FCCjTRT - 3" Regio-MG - Analista Judicirioj2009) Caderno e livro so
exemplos de:
a) formato;
b) tipo;
c) espcie;
d) suporte;
e) forma.
180. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socia1j2008) A respeito de conceitos
fundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir. A justificativa para
organizao de arquivos de rgos pblicos est na ordem direta do interesse
de trs tipos de usurios que deles fazem uso: o administrador, o cidado e o
pesquisador.
181. (Cespe-UnBj Antaq - Tcnico Administrativoj2009) Acerca de arquivamento e
procedimentos administrativos, julgue o item a seguir. Os documentos de
arquivo no so objeto de coleo, mas produtos e subprodutos das funes e
das atividades de uma organizao pblica ou
privada e das atividades de uma pessoa fsica.
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182. (Cespe-UnBjDPF - Escrivo da Polcia Federalj2009) O princpio de respeito aos
fundos fundamental para a ordenao dos acervos arquivsticos de terceira
idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da
administrao so os elementos que guiam o arranjo dos documentos.
183. (Esaf - Analista Administrativoj2009) O desentranhamento a:
a) juntada definitiva de um processo a outro;
b) juntada provisria de um processo a outro;
c) separao de processos aps a juntada provisria;
d) retirada de folhas do processo;
e) abertura de um novo volume do mesmo processo.
184. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socia1j2008) Acerca dos arquivos
correntes, intermedirios e da avaliao de documentos, julgue o item a seguir.
Os documentos podem passar pelas trs idades documentais, mas,
obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.
185. (Cespe-UnB/TRT - 17 Regio-ES - Analista judicirio/2009) Acerca dos arquivos
correntes e intermedirios, julgue os itens a seguir. Apensar um processo junt-Io
em definitivo a outro processo, por necessidade do servio .
186. (Cespe-UnB/TRT - 1 7 Regio-ES - Analista judicirio/2009) A instalao de arquivos
setoriais uma forma de centralizao dos arquivos correntes da organizao como
um todo.
187. (Cespe-UnB/TRT - 1 7 Regio-ES - Analista judicirio/2009) Os documentos podem
passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo permanente, sem
necessidade de armazenamento no arquivo intermedirio.
188. (Cespe-UnB/ Antaq - Tcnico Administrativo/2009) Acerca de arquivamento e
procedimentos administrativos, julgue o item a seguir. O arquivo intermedirio
constitudo de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa.
189. (Esaf/ Aneel - Tcnico Administrativo/2006) Quanto ao arquivo intermedirio
podemos afirmar que:
a) subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo corrente;
b) a economia a razo principal para sua criao;
c) os documentos nessa fase tm uma classificao diferente da que Ihes foi dada
nos arquivos correntes;
d) armazenam, principalmente, documentos de valor histrico e secundrio;
e) o acesso aos documentos pblico, no havendo nenhuma restrio ao seu uso.








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190. (Cesgranrio/IBGE/2010) O arquivista. de uma universidade recebe documentao de
vrias unidades acadmicas e verifica que, devido s suas caractersticas, os
documentos recebidos so para a guarda permanente. Desse modo, a partir da
identificao dos rgos que enviaram a documentao, ser possvel colocar os
documentos recolhidos no quadro de:
a) descrio;
b) arranjo;
c) levantamento;
d) avaliao;
e) temporalidade.

191. (Cespe-UnB/Tj-DF - Analista judicirio/2008) Os documentos pertencentes a
um mesmo fundo guardam relao orgnica entre s], constituindo uma
unidade distinta, no podendo seus componentes ser separados, para constituir
outros agrupamentos aleatoriamente.
192. (Cespe-UnB/T j-DF - Analista judicirio/2008) Os documentos de um rgo
pblico extinto formam, at a data da extino, um fundo fechado, com data
inicial e final.
193. (Cespe-UnB/T j-DF - Analista judicirio/2008) A organizao do fundo de
arquivo deve ser feita a partir da anlise da provenincia, da histria da
entidade, das origens funcionais, do contedo e dos tipos de material.
194. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Socia1f2008) Os arquivos de um rgo
pblico devem atender fundamentalmente s necessidades da administrao, o
que no impede a sua utilizao, por exemplo, como meio didtico e de
pesquisa.
195. (Esaf/ANA - Analista Administrativo/2009) Evitar o congestionamento dos
arquivos permanentes com documentos que ainda no chegaram idade de
serem custodiados ou que sero destrudos ao fim dos prazos indicados para a
eliminao um objetivo do arquivo:
a) corrente;
b) inativo;
c) intermedirio;
d) de gesto;
e) ativo.











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196. (Cesgranrio/BNDES - Tcnico de Arquivo/2008) Em uma reunio de trabalho, o
arquivista orienta os Tcnicos de Arquivo sobre o entendimento conceitual a
respeito da teoria arquivstica. Inicia, comentando que nos arquivos correntes
que se mantm os documentos durante seu uso funcional; nos arquivos
intermedirios, os papis quej ultrapassaram seu prazo de validade jurdico-
administrativo mas que ainda podem ser utilizados pelo produtor; e, nos
arquivos permanentes, os documentos conduzidos para a preservao
definitiva. Aps a reunio, os Tcnicos em Arquivos concluem corretamente
que o tema central referia-se (ao):
a) categoria de arranjo dos arquivos;
b) anlise diplomtica de documentos;
c) tipologia central dos arquivos;
d) cdigo de classificao de documentos;
e) ciclo vital de documentos.

201. (Cespe-UnB/MPS - Agente Administrativo/201 O) Julgue os itens subsequen- tes,
relativos s rotinas de tratamento documental em arquivos correntes. As atividades
que compem as rotinas de classificao so as seguintes: receber o documento; ler
o contedo do documento identificando a data e o assunto; localizar o cdigo no
inventrio de temporal idade e assuntos; anotar o cdigo no verso do documento;
preencher uma folha de identificao com a data e o cdigo.
202. (Cespe-UnB/MPS - Agente Administrativo/20 10) O arquivamento consiste em
inspecionar o documento para verificar se est assinado e se original; formar
dossis, agrupando os documentos pela data em que foram emi-tidos em uma pasta
suspensa. Dentro da pasta, deve-se anotar o nmero de protocolo; fora da pasta,
deve-se colocar uma etiqueta com a data.
203. (Cespe-UnB/MPS - Agente Administrativo/201 O) O cdigo de classificao um
instrumento utilizado nos rgos federais para agrupar os documentos de arquivo
em classes e subclasses, segundo as funes e atividades desempenhadas pelo
rgo. Tambm so identificados espcies e tipos documentais, que so chamados
de assuntos e recebem cdigos numricos.
204. (Cespe-UnB/TRE-MG - Tcnico Judicirio - rea Administrativa/2009) Acerca do
gerenciamento da informao e das trs idades documentais, assinale a opo
correta.
a) O arquivo corrente constitudo de documentos com grande possibilidade de uso
e com valor primrio.
b) Os documentos de idade intermediria so os que so consultados
frequentemente e aos quais se tem livre acesso.
c) O arquivo permanente formado por documentos de valor administrativo, legal
ou fiscal.
d) O arquivo intermedirio, conhecido tambm como arquivo inativo, resultante da
transferncia de documentos do arquivo corrente.
e) O recolhimento de documentos no arquivo intermedirio deve ser feito aps o
encerramento do valor probatrio desses documentos.



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205. (Cespe-UnB/MTE - Agente Administrativo/2008) Acerca do arquivo, julgue o item a
seguir. As correspondncias - ofcios, memorandos, cartas - mantidas no setor de
trabalho, isto , prximas de quem trata dos assuntos relacionados a esses
documentos, e que aguardam a transferncia ao arquivo intermedirio, o
recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminao, so consideradas
de arquivo corrente.
206. (FCC/TRE-RN - Tcnico judicirio - rea Administrativa/200S) Na administrao de
documentos correntes tem-se a preocupao de conserv-Ios de maneira ordenada
e acessvel. Para atingir esses objetivos torna-se necessrio que os documentos
sejam bem:
a) classificados e manuseados;
b) classificados e arquivados;
c) selecionados e arquivados;
d) selecionados e classificados;
e) selecionados e manuseados,
207. (Cespe-UnB/TSE - Tcnico judicirio - rea Administrativa/2007) julgue o item a
seguir, acerca da fase corrente do ciclo de vida dos documentos.
I - Uma boa organizao dos arquivos correntes permite aumentar a elimi- nao
dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total.
II - Prevalece, nessa fase, o valor secundrio dos documentos, pela im- portncia
administrativa que eles tm.
III - A ausncia de normas que guiam a organizao dos arquivos correntes pode
provocar a m utilizao do espao e do equipamento.
Assinale a opo correta:
a) Nenhum item est certo;
b) Apenas os itens I e 11 esto certos;
c) Apenas os itens I e 111 esto certos;
d) Todos os itens esto certos,
208. (Cespe-UnB/TRE-MA - Tcnico judicirio - rea Administrativa/2009) A respeito dos
arquivos intermedirios, assinale a opo correta.
a) O acesso aos documentos no arquivo intermedirio aberto ao pblico,
b) As caractersticas provisrias do arquivamento intermedirio impedem a aplicao
da tabela de temporal idade,
c) Os arquivos intermedirios so constitudos, fundamentalmente, por documentos
com valor informativo,
d) Os documentos do arquivo intermedirio so mantidos por conta dos prazos
prescricionais e precaucionais e aguardam a destinao final: eliminao ou
guarda permanente,
e) Os arquivos intermedirios so formados por documentos que perderam a
vigncia administrativa, mas so providos de valor histrico-culturaL
209. (Cespe-UnB/TRE-MA - Tcnico judicirio - rea Administrativa/200S) No mbito do
gerenciamento da informao e da gesto de documento, as funes realizadas nos
arquivos intermedirios incluem o(a):
a) descrio de documentos arquivsticos;
b) acompanhamento do trmite dos documentos;
c) atendimento aos usurios internos para consulta aos documentos e emprstimo
ao rgo produtor dos mesmos;
d) elaborao dos instrumentos de pesquisa do acervo arquivstico;
e) elaborao do quadro de arranjo do acervo arquivistico,
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223. (Cespe-UnB/TRE-BA - Tcnico judicirio - rea Administrativa/2010) O estgio de
evoluo dos arquivos conhecido como princpio de respeito aos fundos, que o
principal fundamento da arquivologia.
224. (FCC/TRE-AM - Tcnico judicirio - rea Administrativa/201 O) Os arquivos
acumulados por determinada instituio devem manter, a todo custo, sua
individualidade, sem que seus documentos sejam misturados aos de origem diversa.
Tal recomendao conhecida, no mbito da Arquivologia,
como princpio da:
a) ordem original;
b) destinao;
c) temporalidade;
d) territorialidade;
e) provenincia.
225. (Cespe-UnB/MTE - Agente Administrativo/2008) Acerca do arquivo, julgue o item a
seguir. O conjunto documental produzido e(ou) recebido pelo MTE em decorrncia
de suas funes administrativas considerado arquivo pblico, diferentemente dos
conjuntos documentais produzidos e recebidos por instituies de carter pblico ou
por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos, que so
considerados arquivos privados.
233. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Social/2008) Acerca dos arquivos correntes,
intermedirios e da avaliao de documentos, julgue os itens a seguir.
conhecido como prazo de prescrio o intervalo de tempo durante o qual o poder
pblico, a empresa ou qualquer interessado guardam o documento por precauo,
antes de elimin-Io ou encaminh-Io para guarda definitiva no arquivo permanente.
234. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Social/2008) No que se refere ao documento,
valor mediato corresponde a valor primrio ou administrativo.
235. (Cesgranrio/BNDES - Tcnico de Arquivo/2008) Os dossis do Departamento de
Pessoal do Banco Valparaso esto completamente desorganizados, e vrios usurios
desse departamento precisam de informaes vinculadas s suas vidas funcionais.
Sabe-se que somente por meio dos dossis ser possvel recuperar as informaes
que no esto disponveis em nenhum outro suporte. Uma sugesto para a
organizao da documentao citada utilizar o mtodo alfabtico, seguindo as
regras de alfabetao. Dessa forma, as pastas dos funcionrios com os seguintes
nomes: (1) Jorge AIberto da Silva Neto; (2) Robson Ferreira de Marcedo; (3) Dr.
Moyss Souza Fraga Sobrinho, (4) Professora Georgete Alves da Silveira e (5)
Deputado Joo de Macedo Filho tero a seguinte ordenao:
a) 3,5,2,1,4.
b) 3,2,5,4,1.
c) 2,5,3,4, l.
d) 1,5,4,2,3.
e) 1,3,2,5,4.






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239. (FCC/Tj-PI - Analista judicirio/2009) Com o desenvolvimento das novas tecnologias
da informao e da comunicao, fala-se em "desmaterializao" dos arquivos, porque:
a) a web garante a integridade dos dados veiculados;
b) as ideias e pensamentos deixaram de se expressar por meio de palavras;
c) a legibilidade dos textos depende agora de expertise em criptografia;
d) os documentos no so mais tributrios de um suporte nico e estvel;
e) os gneros sonoros, iconogrficos e audiovisuais sobrepujaram, em nmero, os
textuais.
240. (FCC/TRT - 3" Regio-MG - Analista judicirio/2009) Os mtodos diretos de
arquivamento:
a) baseiam-se em sistemas numricos;
b) dispensam o uso de instrumentos de localizao;
c) supem a indexao coordenada;
d) s podem ser utilizados em empresas privadas;
e) dependem de recursos informatizados.
241. (FCC/TRT - 3 Regio-MG - Analista judicirio/2009) Com as mudanas tecnolgicas
e a rpida obsolescncia dos recursos computacionais, os documentos armazenados
em meio digital so transferidos de determinados suportes, plataformas ou formatos
para outros mais modernos. Esse processo, conhecido como migrao, pode ser
feito por trs procedimentos:
a) reprografia, termografia ou revelao;
b) microfilmagem, digitalizao ou estereografia;
c) leitura ptica, cpia fotosttica ou fotografia;
d) converso, atualizao ou reformatao;
e) macerao, velatura ou magnificao.

242. (Cespe-UnB/STj - Tcnico judicirio - Area Administrativa/2008) O mtodo de
ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado
conhecido como Duplex.
243. (Cespe-UnB/Antaq - Tcnico Administrativo/2009) O mtodo numrico simples
determina a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs
grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.
244. (Cespe-UnB/ Antaq - Tcnico Administrativo/2009) Uma das vantagens apresentadas
pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de
documentos.
245. (Cespe-UnB/Anac - Tcnico Administrativo/2009) A localizao dos documentos de
arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice ou
de um cdigo.
246. (Cespe-UnBjAnac - Tcnico Administrativoj2009) possvel encontrar vrios
esquemas padronizados de classificao por assunto em arquivos, entre eles o
esquema dgito-cronolgico.
247. (Cespe-UnBjMEC - Tcnico Administrativoj2009) Arquivamento o conjunto das
operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos.

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248. (Cespe-UnBjMEC - Agente Administrativoj2009) possvel, na escolha do mtodo
de arquivamento, definir um mtodo principal e mtodos auxiliares para a
organizao da documentao.
249. (CesgranriojBNDES - Tcnico de Arquivoj2008) No mundo moderno, a informao
analisada adquire enorme valor como um recurso caro, de poder, e que
esgotvel. Em uma instituio privada ou pblica, necessrio identificar as
informaes que devem ser preservadas, classificadas, compartilhadas ou
resguardadas. Assim, alguns mtodos de arquivamento so basicamente
codificaes para o acesso s informaes contidas nos documentos, pois
somente a partir de um ndice remissivo possvel recuperar documentos em
sistemas indiretos, como no mtodo:
a) alfabtico.
b) enciclopdico.
c) numrico.
d) dicionrio.
e) geogrfico.
250. (Cespe-UnBjAntaq - Analista Administrativoj2009) A adoo do sistema
descentralizado de arquivos corrents mais adequada para pequenas
organizaes, ao passo que o sistema centralizado compatvel com as
organizaes mais complexas e fisicamente grandes.
252. (Cespe-UnBjDPF - Escrivo da Polcia Federalj2009 ) A respeito do ge-
renciamento da informao e da gesto de documentos, julgue os itens seguintes.
As informaes contidas nos documentos de arquivo so produzidas no ambiente
interno da organizao ou so recebidas do ambiente externo e tm uma relao
direta ou indireta com a misso dessa organizao.

259. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socialj2008) O documento que entra no
rgo por meio de malote ou de servio de entrega deve seguir diretamente ao
destinatrio, sendo prescindvel registr-Io no setor de protocolo do rgo.
260. (Cespe-UnBjTRT - 17 Regio-ES - Analista judicirioj2009) Os processos devem
ser autuados nos setores de protocolo, onde devem receber um nmero para seu
controle e terem os seus dados includos em um sistema manual ou informatizado.
261. (Cespe-UnBjMEC - Agente Administrativoj2009) A respeito dos procedimentos
administrativos, julgue os itens subsequentes. A correspondncia oficial, com
indicaes de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta
para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatrio.
262. (Cespe-UnBjMEC - Agente Administrativoj2009) Para que ocorra a expedio de
documentos, os setores de trabalho devem encaminhar o original, acompanhado
de uma cpia, ao setor de protocolo, que faz o devido registro, arquiva o original
e expede a cpia do documento ao destinatrio.

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263. (Cespe-UnBjTRT - 16 Regio - Tcnico judicirio - rea de Servios Geraisj2005)
No mtodo geogrfico, quando se adota a ordenao geogrfica - nome do
estado, cidade e correspondente -, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro
lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais
cidades, que devero estar dispostas aps as capitais.
264. (FCCjTRE-MS - Tcnico judicirio - rea Administrativaj2007) No processo de
anlise dos arquivos, com vistas sua destinao final, levam-se em conta, entre
outros:
a) valores administrativos, isto , qualidades pelas quais os documentos demonstram
a aquisio, manuteno, transferncia, modificao ou extino de direitos;
b) valores fiscais, isto , qualidades inerentes aos documentos a partir da presena
de sinais de validao;
c) valores probatrios, isto , qualidades pelas quais os documentos permitem
conhecer a estrutura e o funcionamento da instituio que os acumulou;
d) valores histricos, isto , referncias a grandes personagens da vida poltica,
econmica e social de uma nao;
e) valores jurdicos, isto , qualidades pelas quais os documentos servem ao
desempenho das atividades meio e das atividades-fim de uma instituio.

275. (Cespe-UnB/TRE-MG - Tcnico judicirio - rea Administrativa/2009) A poltica
arquivstica brasileira reconhece a gesto de documentos como um dos principais
instrumentos de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico.
A respeito da gesto de documentos, assinale a opo correta.
a) A criao, o arquivamento e a eliminao de documentos so as trs fases bsicas
da gesto de documentos.
b) A gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes produo, tramitao, ao uso e ao arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediria.
c) A elaborao dos documentos decorrente das atividades de um rgo ou setor,
apesar da sua relevncia, no se inclui entre as atribuies da gesto de
documentos.
d) Na avaliao dos documentos, aplica-se o cdigo de classificao de documentos
de arquivo.
e) Com a gesto eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor
secundrio sejam conservados permanentemente.
276. (Cespe-UnB/TRE-BA - Tcnico judicirio - rea Administrativa/2010) Os ofcios
datilografados ou impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gnero de
documentos escritos ou textuais e so muito comuns nos arquivos permanentes.
277. (Cespe-UnB/TRE-MT - Tcnico judicirio - rea Administrativa/2005) Os
procedimentos operacionais adotados no tratamento dos documentos de cunho
arquivstico acumulados pelo TRE/MT devem atender aos ditames da teoria
arquivstica. Assinale a opo correta quanto organizao dos acervos
arquivsticos.
a) Cada setor e(ou) departamento definir os prazos de guarda para os documentos
produzidos internamente.
b) A gesto de documentos atende, fundamentalmente, aos documentos da fase
corrente.
c) Os documentos encaminhados ao arquivo intermedirio devem ser devidamente
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identificados, incluindo o prazo de guarda e a destinao final.
d) Na fase intermediria, os documentos sero reclassificados a fim de atender aos
procedimentos operacionais internos.
e) No que se refere ao acompanhamento do nvel de crescimento do acervo
arquivstico, indicada a eliminao a qualquer momento, desde que o
documento no atenda mais as exigncias administrativas e legais para a
instituio.
281. (FCC/Casa Civil-SP - Executivo Pblico/20 1 O) Convnios, memorandos, atas,
pareceres e ordens de servio so exemplos, respectivamente, de documentos:
a) comprobatrios, enunciativos, de ajuste, informativos e testemunhais;
b) enunciativos, comprobatrios, dispositivos, de ajuste e informativos;
c) dispositivos, de ajuste, informativos, opinativos e pactuais;
d) pactuais, de correspondncia, de assentamento, enunciativos e normativos;
e) informativos, testemunhais, pactuais, de assentamento e de correspondncia;
282. (Cespe-UnB/TRE-BA - Tcnico judicirio - rea Administrativa/201 O) Acerca de
arquivologia, julgue o item a seguir.
O arquivo constitudo de documentos em variados suportes, entre outros: papel;
papel fotogrfico; pelcula fotogrfica; mdias digitais.
283. (FCC/TRE-AP - Tcnico judicirio - rea Administrativa/2006) Os critrios de prazo
utilizados na elaborao de uma Tabela de Temporalidade de Documentos
baseiam-se:
a) no arquivamento sequencial numrico;
b) na legislao em vigor;
c) no tipo de documento;
d) na disponibilidade de espao;
e) no interesse pblico.
284. (FCC/TRE-RN - Tcnico judicirio - rea Administrativa/2005) Para definir os
prazos de reteno e ter um instrumento norteador do destino dos documentos na
empresa necessria a Tabela:
a) Cronolgica.
b) PHA.
c) de Temporalidade Documental.
d) de Temporalidade Assessoral.
e) Cutter.
285. (Cespe-UnB/TSE - Tcnico judicirio - rea Administrativa/2007) O instrumento de
destinao que determina prazos e condies de guarda o(a):
a) plano de classificao;
b) listagem de eliminao;
c) tabela de temporalidade;
d) plano de preservao.
286. (FCC/TRE-AM - Tcnico judicirio - rea Administrativa/201 O) No processo de
avaliao, entende-se por transferncia a passagem dos documentos para o:
a) arquivo corrente;
b) arquivo permanente;
c) arquivo intermedirio;
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d) servio de protocolo;.
e) setor de descarte.
287. (EsafjANA - Analista Administrativoj2009) O fundamento da avaliao de
documentos de arquivo dado pela (pelo):
a) teoria das trs idades;
b) princpio da provenincia;
c) princpio da pertinncia;
d) aplicao do conceito de fundo de arquivo;
e) princpio da naturalidade.
288. (Cespe-UnBjTJ-DF - Analista Judicirioj2008) Arquivo a guarda sistemtica de
informaes que serviro de base para pesquisas futuras. A esse respeito, julgue
o item que se segue.
Reservado, confidencial, secreto e ultrassecreto so graus de sigilo aplicados a
documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao.
289. (Cespe-UnBjMEC - Agente Administrativoj2009) A respeito dos procedimentos
administrativos, julgue o item subsequente.
As correspondncias consideradas ostensivas so classificadas, pelo grau de sigilo,
em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas.
290. (FCC - 2010 - DNOCS - Agente Administrativo) Dentro do gnero de documentos
escritos, a correspondncia merece tratamento especial, podendo ser, quanto
natureza do assunto, ostensiva ou sigilosa. A respeito de natureza do assunto de
uma correspondncia ser ostensivo, analise: I- a
classificao de ostensivo dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a
administrao. II - a classificao de ostensivo dada aos documentos que, por
sua natureza, no necessitam ser de conhecimento restrito. III - a classificao de
ostensivo dada aos assuntos que requeiram
excepcional grau de segurana. IV - a classificao de ostensivo dada aos
assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento
por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um indivduo. V - a classificao
de ostensivo dada aos documentos que podem ser de
conhecimento pblico. correto o que consta apenas em:
a) 11, IV e V.
b) 1,11 e 111.
c) 11, 111, IV e V.
d) 111, IV e V.
e) 1,11 e V.
291. (Cespe-UnBjMTE - Agente Administrativoj2008) Acerca do arquivo, julgue os
itens a seguir.
A entrada de um documento em um ministrio, por exemplo, exige registro em
um sistema de protocolo manual ou informatizado. Esse registro realizado com o
objetivo de se extrair informaes especficas acesso (data, nmero do
documento, destinatrio, origem, assunto) do documento para seu controle.




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292. (Cespe-UnBjMTE - Agente Administrativoj2008) Para se garantir o controle da
tramitao de documentos dentro do MTE, necessrio que os setores de
trabalho registrem o andamento dos mesmos no sistema de protocolo - manual
ou informatizado. Entretanto, isso deve ser feito apenas para os processos que
exigem tal formalidade.
293. (Cespe-UnBjTSE - Tcnico judicirio - rea Administrativaj2007) As atividades
tpicas do protocolo no incluem o(a):
a) recebimento de correspondncia;
b) abertura de processo;
c) distribuio de documentos;
d) preparao de instrumento de descrio.
e)
294. (FCCjTj-PI- Analista judicirio - Arquivologiaj2009) Diz-se que um fundo aberto
quando: .
a) contm apenas documentos permanentes;
b) seus documentos so de livre acesso;
c) o rgo produtor ainda est em atividade;
d) submetido a processo de classificao;
e) dispe de instrumentos de pesquisa.
295. (FCCjTj-PI - Analista judicirio - Arquivologiaj2009) Os documentos pertencentes a
um determinado fundo tm como caracterstica essencial o fato de:
a) guardarem relaes orgnicas entre si;
b) apresentarem-se sob um nico gnero;
c) perderem rapidamente seu valor informativo;
d) no possurem instrumentos de busca;
e) serem todos da mesma espcie e tipo.
296. (FCCjTj-PI - Analista judicirio - Arquivologiaj2009) Levando em considerao a
ordem hierrquica dos nveis de classificao, segue-se ao guia, no programa
descritivo de uma instituio de custdia de arquivos permanentes:
a) o catlogo;
b) a edio fac-similar de documentos;
c) o inventrio;
d) o ndice;
e) o repertrio.
297. (FCC/TRT - 3" Regio-MG - Analista Judicirio/2009) Edital, edital de citao,
cdice e rascunho so, respectivamente:
a) espcie, tipo, formato e forma;
b) formulrio, espcie, forma e gnero;
c) espcie diplomtica, espcie jurdica, tipo e linguagem;
d) tipo, espcie, srie e suporte;
e) formato, assunto, suporte e tcnica de registro.





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298. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Social/2008 ) O guia oferece a
possibilidade de se descreverem os documentos com grande nvel de
profundidade e com satisfatria quantidade de informao para os usurios.
299. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Socia1/2008) Considerando-se que, na
elaborao de instrumentos de pesquisa, deve-se partir do geral para o particular,
o inventrio deve ser o primeiro instrumento a ser elaborado, visto que ele
fornece uma viso plena dos fundos e de todos os conjuntos documentais que
fazem parte do arquivo.
300. (Cespe-UnB/TRT - 17" Regio-ES - Analista Judicirio/2009) Acerca dos conceitos-
fundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir.
O conhecimento arquivstico tributrio da expanso das empresas priva- das com
suas complexas necessidades informacionaise tambm vinculado a essa mesma
expanso.

318. (FCCjTJ-PI - Analista Judicirio - Arquivologiaj2009) Nas recomendaes
elaboradas pelo Arquivo Nacional sobre a matria e submetidas a consulta pblica,
em maio de 2009, a digitalizao dos arquivos tem como justificativa principal:

a) substituir a microfilmagem como meio de preservao.
b) permitir a aplicao das normas internacionais de descrio.
c) encapsular bases de dados.
d) garantir amplo acesso aos documentos.
e) promover a reduo da massa documental acumulada.

320. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socia1j2008) A microfilmagem indicada
para documentos com prazos de guarda entre um e trs anos.
321. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socialj2008) A baixa velocidade de
recuperao, o acesso individual e a perda de resoluo devido a cpias
sucessivas constituem desvantagens da microfilmagem.
333. (Cespe-UnB/Tj-DF - Analista judicirio/200S) Acerca da poltica, do planejamento
e das tcnicas de preservao, conservao e restaurao de documentos
arquivsticos, julgue os itens que se seguem.
O papel moderno tem uma forte tendncia a se tornar cido, devido lignina
presente na madeira, cola de alume e s resinas utilizadas na impresso.
334. (Cespe-UnB/T j-DF - Analista judicirio/200S) O uso do papel de pH neutro uma
das medidas mais importantes para eliminar ou diminuir as causas da deteriorao
sofrida pelo documento.
335. (Cespe-UnB/Tj-DF - Analista judicirio/200S) A higienizao de documentos em
papel deve ser feita com um pano macio ou esponja levemente umedecida com
gua destilada ou deionizada.
336. (Cespe-UnB/Tj-DF - Analista judicirio/200S) O acondicionamento uma das
etapas do planejamento de conservao preventiva de documentos.
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337. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Social/200S ) Acerca da preservao,
conservao e restaurao de documentos arquivsticos, julgue os itens a seguir.
A despeito da importncia da utilizao dos equipamentos de proteo individual
na tarefa de higienizao de documentos, inexiste norma regulamentadora sobre
esse assunto.

345. (Cespe-UnBjSTj - Tcnico judicirio - rea Administrativaj2008) Os arquivos
correntes de um rgo so formados pelas correspondncias recebidas e
expedidas, diferentemente do arquivo intermedirio, que responsvel pela
guarda de processos administrativos.
346. (Cespe-UnBjSTj - Tcnico judicirio - rea Administrativaj2008) As atividades
de registro, expedio, distribuio e movimentao so tpicas do protocolo,
apesar de esta ltima ter uma participao importante dos setores de
trabalho do rgojinstituio.
347. (Cespe-UnBjSTj - Tcnico judicirio - rea Administrativaj2008) Quando
entra no rgojinstituio, o documento deve ser registrado, o que significa
identific-Io em um formulrio prprio ou em um sistema informatizado que
deve conter a origem, a espcie, o destino, o nmero e a data do
documento, entre outros elementos.
348. (Cespe-UnBjST j - Tcnico judicirio - rea Administrativaj2008) Os
documentos consultados com pouca frequncia fazem parte do arquivo
corrente.
349. (Cespe-UnBjSTj - Tcnico judicirio - rea Administrativaj2008) O protocolo
deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a
correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso.
350. (Cespe-UnBjTRE-MA - Tcnico judicirio - rea Administrativaj2009) Quanto
preservao, conservao e restaurao de documentos, assinale a
opo correta.
a) A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e no se
refere ao local de guarda.
b) A luz do dia e a umidade so prejudiciais conservao do acervo
documental.
c) A desinfestao e o alisamento so tcnicas de restaurao de documentos.
d) A higienizao dos documentos consiste em mergulhar o documento em
banho
de gelatina.
e) O silking um mtodo de desinfestao que combate os insetos e apresenta
maior eficincia que a fumigao.
351. (Cespe-UnBjTRE-MG - Tcnico judicirio - rea Administrativa 2009) A
respeito da preservao, conservao e restaurao de documentos, assinale
a opo correta.
a) Todos os documentos transferidos ao arquivo intermedirio devem ser
higienizados e restaurados.
b) A laminao uma das tcnicas de higienizao mais utilizada na
conservao de documentos.
c) A umidade mais alta e a baixa temperatura so condies ideais para a
preservao dos documentos arquivsticos em papel.
d) As principais operaes de conservao dos documentos so: desinfestao,
limpeza, alisamento e restaurao.

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e) A luz solar menos nociva que a luz artificial na conservao e na
preservao dos documentos de arquivo.



COMENTRIOS DAS QUESTES DO ANEXO DO LIVRO

171. O foco desta questo est na utilizao dos documentos. Os arquivos in-
termedirios s podem ser acessados por seu produtor, isto , pelo rgo que
produziu a documentao. Observe que a letra "a" est errada, pois
independentemente de os arquivos estarem localizados num local distinto como
num arquivo central, por exemplo -, somente o rgo que os gerou poder utiliz-
los.
172. Importante questo que versa sobre os instrumentos de pesquisa elaborados no
mbito dos arquivos permanentes. Devemos sempre lembrar que h o
estabelecimento de uma hierarquia no programa descritivo dos arquivos
permanentes, e o primeiro instrumento a ser elaborado deve sempre ser o guia,
seguindo do inventrio. Como sabemos, o inventrio o instrumento de pesquisa
que descreve conjuntos documentais ou partes do fundo arquivstico. Portanto, a
alternativa correta a letra "c".
173. Questo de interpretao. Nela devemos lembrar da teoria das trs idades. Em tal
teoria, os documentos que apresentam valor primrio e que so in- dispensveis
manuteno das atividades cotidianas dos organismos so os arquivos correntes.
Nesse sentido, a alternativa correta a letra "c", arquivos correntes. Observe que
a alternativa "a" est errada porque, de acordo com a teoria arquivstica, os
arquivos intermedirios so acessados e utilizados de forma bastante espordica,
no sendo, portanto, indispensveis ao desenvolvimento das atividades cotidianas
dos organismos.
174. Essa questo importante porque aborda o princpio terico-metodolgico
fundamental da teoria arquivstica, isto , o princpio da provenincia. Como
sabemos, de acordo com esse princpio os fundos arquivsticos no podem ser
misturados a outros fundos, isto , devem ser organizados pela
origem dos arquivos. Assim, a letra "e" est correta.
175. Deve-se ter ateno ao contido na afirmao deste item. A afirmao est errada
porque a existncia do fundo arquivstico independe da aplicao da teoria das
trs idades. O fundo arquivstico resultado das funes naturais desenvolvidas
por um organismo no decorrer de sua existncia.
176. Nessa questo abordada a vertente cultural dos arquivos. Vimos, inicialmente,
que os arquivos possuem, principalmente, uma finalidade administrativa, mas que
tambm podem ser teis para o conhecimento da histria, de modo a servir
tambm como uma entidade cultural. As atividades explicitadas no enunciado
dessa questo so, portanto, consideradas de apoio cultural, objeto da letra "b".
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177. Essa questo requer uma anlise sobre o conceito de autenticidade. Um
documento arquivstico autntico aquele livre de adulteraes ou qualquer outro
tipo de corrupo. A autenticidade est ligada transmisso do documento e
sua preservao e custdia. Nessa perspectiva, um documento autntico aquele
que se mantm da mesma forma como foi produzido. Desse modo, o
reconhecimento da provenincia importante para que os arquivos sejam
considerados autnticos. Assim, a letra "b" a alternativa correta.
178. De acordo com Schellenberg, autor clssico da rea da Arquivologia, para que os
documentos sejam considerados de arquivo, isto de guarda permanente, eles
devem possuir valor para outras finalidades alm daquelas para as quais foram
produzidos ou acumulados. Observe que, nas obras deste autor, o termo "arquivo"
se relaciona mais fortemente terceira fase do ciclo vital, isto , aos documentos
de guarda permanente, que possuem o valor secundrio. Portanto, a letra "e" a
alternativa correta.
179. De acordo com as possibilidades de classificao dos arquivos, sabemos que
caderno e livro so exemplos de formato. Importante no confundir formato com
forma. Portanto, a alternativa correta letra "a".
180. Perfeito raciocnio contido na afirmao deste item. Observe que os arquivos de
rgos pblicos deve atender a trs tipos de usurios: o administrador, que o
principal de todos eles pelo fato de a finalidade maior dos arquivos ser
administrativa; o cidado, interessado muitas vezes em seus direitos ou apenas na
conhecimento do acervo da instituio; e o pesquisador, que faz pesquisa
acadmica ou historiogrfica a partir das fontes primrias representadas pelos
arquivos. importante nessa questo lembrar do direito estabelecido na
Constituio e na legislao infraconstitucional sobre o direito de todos
informao.
181. Necessrio lembrar da diferenciao existente entre os acervos arquivsticos e os
de outras instituies custodiadoras de documentao. Lembre-se de que os
documentos de arquivo no so objetos de coleo, assim como acontece nas
bibliotecas e nos museus. Portanto, a afirmao contida neste item est correta
pois, como sabemos, os arquivos so gerados e acumulados a partir das
atividades dos organismos.
182. Est correta a afirmao do item. Importante lembrar da importncia do princpio
da provenincia, que se refere ao respeito aos fundos arquivsticos. Observe que
essa afirmao tambm diz que a estrutura e o funcionamento da organizao so
os elementos que efetivamente conduzem a elaborao do quadro de arranjo dos
documentos, de modo a organizar os arquivos permanentes de maneira
adequada.
183. Alm dos conceitos de juntada por anexao e por apensao, como vimos neste
livro, ateno deve ser dada tambm ao conceito de desentranhamento. O
desentranhamento a retirada de peas ou folhas de um processo, que poder
ocorrer quando houver interesse da administrao ou a pedido do interessado.
Portanto, a letra "d" a alternativa correta.
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184. Perfeito raciocnio contido na afirmao. Essa interpretao est correta sobre a
teoria das trs idades. No ciclo vital dos documentos, todos eles sero
necessariamente correntes. No possvel dizer que eles sero obrigatoriamente
intermedirios e permanentes porque, como sabemos, os documentos podem ser
eliminados tanto na fase corrente quanto na intermediria, e somente
alguns sero considerados de valor secundrio.
185. A afirmao deste item falsa. Ela diz que a juntada por apensao a juno
definitiva a outro processo. Como observamos no estudo do livro, a apensao
tem um carter provisrio, isto , o processo apensado pode ser desapensado no
futuro. Por outro lado, existe o conceito de anexao, que uma juntada de
documentos em carter definitivo.
186. Observe que, como abordado no assunto relacionado centralizao e
descentralizao, a instalao de arquivos setoriais caracterstica do modelo de
descentralizao dos arquivos correntes. Esses arquivos setoriais correntes so os
arquivos contidos em cada departamento da instituio. Portanto, a afirmao
contida no item falsa.
187. Correta a afirmao contida no item. Como vimos na teoria das trs idades, os
documentos correntes podem passar diretamente para os arquivos per- manentes
sem haver necessidade de serem armazenados obrigatoriamente nos arquivos
intermedirios. Importante lembrar, nessa ocasio, que o processo de passagem
dos documentos da fase corrente para a permanente chamado de recolhimento.
188. Este item falso, uma vez que, como sabemos, os arquivos intermedirios
abrigam documentos com valor administrativo, por questes de vigncia
administrativa ou jurdica, enquanto aguardam sua destinao final, isto ,
eliminao ou arquivamento permanente.
189. Questo da Esaf muito importante a respeito dos arquivos intermedirios. A
criao e implantao de arquivos intermedirios nas organizaes so
justificadas, principalmente, por razes econmicas. Isto porque torna-se
insustentvel, principalmente em termos econmicos, a manuteno de arquivos
semiativos nos espaos geralmente limitados dos setores administrativos
organizacionais, que geralmente esto localizados em locais ou regies nas quais
o metro quadrado caro. Nesse sentido, a letra "b" representa a alternativa
correta com relao aos arquivos intermedirios.
190. Essa questo da Cesgranrio versa sobre a elaborao do quadro de arranjo nos
arquivos permanentes. No devemos esquecer que o quadro de arranjo a
prpria classificao e organizao dos documentos no mbito dos arquivos
permanentes. Portanto, a letra "b" est correta.
191. Perfeito raciocnio contido na afirmao deste item. Observe que sempre h, no
acervo arquivstico, uma relao orgnica entre os documentos. necessrio
tambm, na anlise deste item, lembrar-se dos princpios da provenincia e da
indivisibilidade, que determinam o respeito aos fundos arquivsticos, no sentido de
eles no serem separados ou organizados aleatoriamente.
192. A afirmao contida neste item est correta. Observe que os fundos fecha- dos
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so aqueles gerados por um organismo que no mais produzem ou recebem
documentos em funo da cessao de suas atividades.
193. Est correta a afirmao deste item, pois o fundo arquivstico deve ser organizado
de acordo com a prpria estrutura e as prprias funes da entidade geradora dos
documentos. Portanto, a organizao deve ser feita a partir principalmente da
anlise da provenincia, isto , da origem dos arquivos, alm dos elementos
citados nessa afirmao.


194. Correta a afirmao do Cespe. Como sabemos, o arquivo tem a finalidade principal
de servir administrao, mas tambm, num segundo mornento, podem servir de
base para o conhecimento da histria. Devemos nos atentar para a possibilidade
de utilizao dos arquivos para fins de apoio
cultural e de representao da memria ou histria dos seus organismos
produtores.
195. Importante questo sobre as idades do ciclo de vida documental. Nesse. sentido,
a letra "c" est correta porque o arquivo intermedirio funciona tambm como
uma espcie de filtro para os arquivos permanentes, isto , nessa idade que
ficam arquivados vrios tipo de documentos, tanto aqueles que sero eliminados,
quanto arquivos que sero definitivamente preservados. Se no houvesse a figura
do arquivo intermedirio, haveria uma grande dificuldade nesse sentido.
196. Aps a anlise do enunciado dessa questo da Cesgranrio, percebemos
claramente que ela se refere ao ciclo vital dos documentos, alternativa contida na
letra "e".

201. Item perigoso, muita ateno no que ele diz. Ele diz que na rotina de
classificao de documentos deve-se localizar o cdigo no inventrio de
temporalidade e assuntos. Observe que, no mbito dos instrumentos de gesto
arquivstica, no h nada de inventrio de temporalidade. Sabemos que o que
existem so o plano de classificao e a tabela de temporalidade, principalmente,
sendo que o inventrio um dos instrumentos de pesquisa constituintes dos
instrumentos de pesquisa nos arquivos permanentes. Portanto, o item falso.
202. Observe que esse item tambm falso. Perceba que a afirmao de carter
taxativo. Ela diz, por exemplo, que na atividade de arquivamento os documentos
devem ser agrupados pela data em que foram emitidos em uma pasta suspensa.
Observe que ela se refere apenas a um mtodo de arquivamento, o numrico
cronolgico. Como sabemos, vrios so os mtodos de arquivamento que podem
ser utilizados.
203. Correta a afirmao contida neste item do Cespe. O cdigo de classificao, que
se relaciona ao plano de classificao da instituio, tem o objetivo de, agrupar os
documentos em divises hierrquicas denominadas classes e subclasses.
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204. Questo importante sobre o ciclo vital dos documentos. Observe, aps a leitura de
todas as alternativas, que a letra correta a "a", pois os arquivos correntes so
possuidores do valor primrio e so constitudos de documentos com grande
possibilidade de uso. importante lembrar que os arquivos intermedirios no
apresentam essa grande possibilidade de uso prpria dos arquivos correntes.
205. A afirmao contida neste item correta. No estudo do assunto, vimos que
correspondncias so comunicaes escritas, que geralmente esto relacionadas
ao tratamento das atividades correntes de um organismo. Por isso, elas so
consideradas de arquivo corrente. Importante lembrar aqui que as
correspondncias so objeto de tratamento tambm pelo setor de protocolo das
instituies, e essas prprias atividades de protocolo so tambm prprias de
arquivo corrente.
206. Importante questo que versa sobre a organizao dos documentos. Para que
sejam bem organizados e ordenados no sentido de estarem acessveis quando
necessrio, preciso que os arquivos sejam corretamente classificados e
arquivados. Observe que a classificao deve ocorrer antes do arquivamento. A
classificao o ato intelectual de identificar a classe correta a que pertence um
determinado de documento, de acordo com um plano de classificao. J o
arquivamento possui a finalidade de acondicionar e armazenar os documentos de
acordo com mtodos predefinidos, de forma a tambm orden-Ias de maneira
adequada para futura recuperao das informaes. A alternativa correta, assim,
a apresentada na letra "b".
207. A questo do Cespe pergunta sobre o arquivo corrente. Apresenta trs itens, mas
apenas dois esto corretos, isto , os itens 1 e 3 apenas, objeto da letra "c". O
item 1 est correto porque, como vimos na teoria das trs idades, h a
possibilidade de determinados arquivos correntes j serem eliminados na fonte
geradora dos documentos, isto , nos prprios setores organizacionais. Isto
bastante eficiente na instituio, uma vez que diminui o volume geral dos
documentos, a partir da eliminao de documentos destitudos de valor nos
prprios departamentos da empresa, de acordo com a tabela de temporalidade
institucional. O item 2 est errado porque diz que nos arquivos correntes
prevalece o valor secundrio dos documentos. Sabemos que nos arquivos
correntes h documentos com valor primrio. O item 3, por fim, est correto, uma
vez que afirma corretamente que a falta de normatizao para regulamentar a
utilizao dos arquivos na empresa pode gerar a m utilizao de espaos, bem
como de equipamentos destinados, por exemplo, ao tratamento e guarda dos
documentos.
208. Essa questo aborda o assunto dos arquivos intermedirios, do ciclo de vida
documental. A esse respeito, aps a leitura de todas as alternativas, percebemos
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que a letra "d" est correta, uma vez que representa a prpria finalidade dos
arquivos intermedirios, isto , a reteno dos documentos arquivsticos devido a
questes de vigncia administrativa ou legal tendo-se em vista a destinao final
dos mesmos, isto , eliminao ou guarda permanente. Observe que o prazo
prescricional contido em uma tabela de temporalidade refere-se ao que
determinado por lei, e o prazo precaucional um aditivo que se faz, relativamente
ao prazo prescricional, por raes de interesse administrativo.
209. Nessa questo, o Cespe tambm pergunta sobre as atividades desenvolvi- das
pelo arquivo intermedirio. Observamos que a alternativa contida na letra "c" est
correta, pois faz parte das funes do arquivo intermedirio atender aos usurios
internos e emprestar documentos ao rgo produtor dos mesmos. Lembre-se de
que os documentos depositados no arquivo intermedirio so ainda de
propriedade dos respectivos departamentos que os produziram, por isso esses
documentos s podem ser emprestados para esses mesmos setores.

223 A afirmao contida neste item est falsa, pois, como sabemos, o princpio de
respeito aos fundos o princpio da provenincia, que no est relacionado ao
conceito do estgio de evoluo dos arquivos, ideia esta relativa teoria das trs
idades.
224 Essa questo da Fundao Carlos Chagas versa sobre o conceito de princpio da
provenincia, que diz que os arquivos de um rgo no devem ser misturados aos
de outras origens. Portanto, a alternativa correta a contida na letra "e".
225 Observe e analise este item. A afirmao est errada. Observe que o conceito
correto de arquivos pblicos est contido na Lei Federal n 8.159/1991, em seu
art. 7. Nesse sentido, os documentos arquivsticos pblicos so os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos ao longo das funes administrativas,
legislativas e judicirias de todas as esferas do Poder Pblico. Alm disso, so
tambm considerados pblicos os documentos produzidos por empresas pblicas,
sociedades de economia mista e por organizaes sociais pblicas. necessrio
lembrar que so tambm pblicos os arquivos gerados por entidades privadas
encarregadas da gesto de servios pblicos, como dispe a Lei
Federaln8.159/1991, no 1 do seu art. 7.

233. A afirmao contida neste item falsa, porque confunde o prazo de prescrio
com o prazo de precauo. Nesse sentido importante diferenciar o prazo
prescricional do prazo precaucional contido nas tabelas de temporalidade. O
primeiro est vinculado legislao vigente, e determinados documentos devem
obrigatoriamente ser retidos pelas instituies para o cumprimento desses prazos.
J o prazo precaucional estabelecido de acordo com o interesse administrativo
de cada instituio. Importante lembrar que todos esses prazos so analisados no
momento do processo da avaliao documental, tendo-se em vista a elaborao
da tabela de temporalidade do rgo.

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234. Este item falso. Necessrio observar a diferena existente entre os conceitos de
valor imediato e valor mediato. O valor imediato se refere ao valor primrio do
documenta, isto , administrativo, fiscal, jurdico etc., enquanto o mediato
relativo ao valor secundrio do documento, ou seja, ao valor histrico, cultural e
informativo.
235. Observe que essa questo aborda o mtodo alfabtico, perguntando qual a
alternativa representa a ordenao correta dos itens apresentados no enunciado,
de acordo com as regras de alfabetao. Percebemos, ento, que a letra "a" est
correta, conforme o assunto das regras de alfabetao.
238.
239. Essa questo da Fundao Carlos Chagas exige maior anlise e interpretao. Ela
diz, em seu enunciado, que a partir do advento das novas tecnologias da
informao e comunicao fala-se em desmaterializao dos arquivos. Quando
analisamos todos os itens, constatamos que a letra "d" a alternativa correta,
uma vez que os arquivos j no so mais constitudos apenas de suportes nicos
e estveis, como o papel, por exemplo. Isso s ratifica ainda mais o conceito de
arquivo, que diz que a informao orgnica produzida independentemente do
seu suporte.
240. Como estudamos na matria referente aos mtodos de arquivamento, h dois
grandes sistemas para a organizao dos documentos: o sistema de arquivamento
direto e o indireto. Como podemos lembrar os mtodos diretos no utilizam
instrumentos de referncia para a localizao dos documentos. Portanto, a letra
"b" est correta.
241. Essa questo versa sobre a obsolescncia tecnolgica. Sabemos que esse
fenmeno ameaa a preservao e o acesso futuro das informaes armazenadas
em meio digital. Para combater isso, necessrio que sejam realizadas estratgias
de migrao, em que so transferidas as informaes de determinados suportes,
plataformas ou formatos para outros mais modernos, em um processo contnuo.
Tal migrao, como estudamos no captulo referente automao, pode ser feita
por converso, atualizao ou reformatao. Portanto, a letra "d" representa a
alternativa correta.
242. A afirmao contida neste item falsa, pois, como sabemos, o mtodo de
ordenao que considera nomes de cidades ou de estados o geogrfico.
243. Item falso. Ele afirma erroneamente que o mtodo numrico simples considera a
ordenao a partir de trs grupos de dois dgitos cada um. Como sabemos, isso se
refere ao mtodo numrico dgito terminal.
244. Esta afirmao est correta. Observamos que o mtodo duplex um mtodo de
ordenao que tem por eixo a distribuio dos documentos em grandes classes
por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em
classes subordinadas mediante o uso de nmeros justa- postos com traos de
unio. Uma das caractersticas e vantagens do mtodo duplex que, com ele, h
a possibilidade de serem criadas novas classes de forma infinita.
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245. A afirmao contida neste item est falsa. Isto porque o sistema direto de
arquivamento dispensa a necessidade de serem utilizados ndices ou instrumentos
de referncia para a localizao de documentos.
246. Item errado, uma vez que mistura vrios conceitos. Na parte final do item, chega-
se a afirmar que h um esquema denominado dgito-cronolgico. Sabemos que
isso no verdade, pois sabemos que existem, dentre os mtodos numricos, as
variveis cronolgica e dgito terminal, de formas independentes.
247. A afirmao do item est correta, pois se refere exatamente ao conceito de
arquivamento.
248. Item tambm correto. Devemos lembrar que, para a organizao dos documentos,
pode ser utilizado um mtodo principal e, de forma auxiliar, mtodos secundrios.
249. Importante questo da Cesgranrio, que versa sobre o sistema indireto de
arquivamento. O enunciado pergunta qual a alternativa que representa exemplo
de mtodo constante do sistema indireto de arquivamento. A alternativa correta,
nesse sentido, a letra "c", pois o mtodo numrico representa exemplo do
sistema indireto.
250. A afirmao contida neste item est falsa porque bastante generalista e por
possuir um carter taxativo. A opo pela centralizao ou descentralizao dos
arquivos deve ser efetivada relativamente realidade de cada instituio, devendo
ser fundamentada em critrios tcnicos, conhecimento da instituio, suas
atividades, seus tipos e volumes de documentos, a
localizao fsica de suas unidades administrativas etc., no sentido de ser definida
a melhor poltica a ser adotada. A parte final da afirmao est errada, uma vez
que desaconselhvel a centralizao para as organizaes mais complexas e
fisicamente grandes.
252. Perfeito raciocnio contido neste item. sempre importante lembrar que o arquivo
da instituio constitudo por documentos produzidos e tambm recebidos no
desenvolvimento de suas atividades e funes.
258.
259. Falsa a afirmao contida neste item, pois necessrio que o protocolo registre a
recepo dos documentos na instituio antes de entreg-los aos seus
destinatrios.
260. Correta a afirmao contida neste item. Ele afirma que os processos de- vem ser
autuados nos setores de protocolo. Lembremos que a autuao o termo que
caracteriza a abertura do processo numa determinada instituio. Observe que um
sistema administrativo de protocolo pode ser manual ou informatizado, apesar de
percebermos que na atualidade a tendncia de que haja sistemas protocolares
informatizados, devido aos avanos da tecnologia da informao nas organizaes
contemporneas.
261. Item falso. Como estudamos no assunto referente aos protocolos organizacionais,
vimos que, dentre o universo de correspondncias recebidas pelo setor protocolar,
existem as correspondncias oficiais de carter sigiloso, que muitas vezes contm
as indicaes de sigiloso, confidencial, entre outras semelhantes. No ato de
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recepo dessas correspondncias, o setor de protocolo no poder abri-Ias, pois
essas correspondncias no possuem o carter ostensivo.
262. A afirmao contida neste item errada, pois o documento em sua forma original
que deve ser expedido ao destinatrio.
263. Correta a afirmao deste item. O exposto representa corretamente, portanto,
uma das regras mais importantes do mtodo geogrfico. Lembre-se de que a
precedncia das capitais em relao a outras cidades tambm acontece quando a
organizao do arquivamento se refere a pases, no sendo realizada somente
com relao a estados.
264. Nessa questo, destaca-se o processo da avaliao documental. Nesse processo,
devem ser analisados, em termos gerais, os valores intrnsecos aos documentos
arquivsticos, isto , os valores administrativos, fiscais, probatrios, histricos e
jurdicos, principalmente. A alternativa correta a letra "c" porque o valor
probatrio dos documentos permite conhecer a estrutura e o funcionamento da
instituio de os gerou e acumulou no desenvolvimento de suas atividades. Como
podemos perceber, as outras alternativas esto erradas porque as qualidades ou
referncias explicitadas no condizem com os valores apresentados nas
respectivas alternativas.

275. A questo faz uma abordagem sobre a gesto de documentos. A alternativa
contida na letra "b" est correta, pois apresenta o conceito correto da gesto
documental. Observe que este o mesmo conceito contido no art. 3 da Lei
Federal n 8.159/1991. Sempre importante lembrar que a gesto documental
ocorre nas fases corrente e intermediria, tendo-se em vista a correta destinao
final dos documentos, isto , eliminao ou guarda permanente.
276. Falsa essa afirmao porque diz que os mapas e as plantas fazem parte do gnero
de documentos escritos ou textuais. necessrio lembrar que os mapas e as
plantas fazem parte do gnero cartogrfico.
277. Importante questo que aborda procedimentos relacionados gesto documental.
A alternativa contida na letra "c" est correta porque necessrio que, quando da
transferncia dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios, os
documentos estejam previamente identificados, inclusive com seus prazos de
guarda e a destinao final explcitos na listagem da transferncia, de acordo com
as determinaes da tabela de temporalidade e destinao documental.
281. Questo importante da Fundao Carlos Chagas sobre a classificao dos arquivos
quanto espcie documental. De acordo com o estudo dessa matria,
percebemos que a alternativa correta nessa questo a representada pela letra
"d", pois os convnios so exemplos de atos de ajuste ou pactuais,
memorandos so exemplos de atos de correspondncia, atas so exemplos de
atos de assentamento, pareceres so exemplos de atos enunciativos e, por fim,
ordens de servio representam os atos normativos.
282. Correto o item, pois, como j sabemos, vrios so os suportes que constituem os
arquivos.
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283. Como podemos perceber, dentre as alternativas contidas nessa questo, a letra
"b" est correta. Sempre importante considerar que, para a elaborao da tabela
de temporalidade de documentos, deve ser analisada a legislao em vigor, entre
outros fatores que fundamentaro a definio dos prazos de guarda nas fases
corrente e intermediria e a destinao final dos documentos arquivsticos.
284. Questo de fcil resoluo. A letra "c" representa a alternativa correta.
285. Questo de fcil resoluo. A letra "c" representa a alternativa correta.
286. Importante questo que pergunta sobre o termo correto da arquivstica que
designa a passagem dos documentos da fase corrente para a fase intermediria.
Portanto, a letra "c" est correta. Lembremos sempre que recolhimento o termo
correto da arquivstica que designa a passagem dos documentos das fases
corrente ou intermediria para a fase permanente do ciclo vital dos documentos.
287. Questo mais complexa e de interpretao, que requer maior ateno. O processo
de avaliao documental baseia-se, fundamentalmente, na teoria das trs idades,
uma vez que tal teoria norteia o prprio ciclo de vida dos documentos, em termos
prticos. Assim, na avaliao documental, so definidos os prazos de reteno dos
documentos nas primeiras duas fases do ciclo, bem como so definidos os
documentos que sero preservados na ltima idade do tratamento documental
arquivstico. Portanto, a letra "a" representa a alternativa correta.
288. Importante item sobre os documentos sigilosos. Nesse sentido, observa-se que no
Decreto Federal n 4.553/2002, em seu artigo quinto, esto apresentadas as
categorias de sigilo dos documentos arquivsticos. Desse modo, podemos afirmar
que os documentos sigilosos so considerados ultrassecretos, secretos,
confidenciais e reservados. Portanto, a letra "c" est correta. Sempre necessrio
lembrar que os documentos sigilosos so diferentes dos documentos de carter
ostensivo.
289. A afirmao contida neste item est errada, pois os documentos ostensivos so
aqueles cuja divulgao de seu contedo no apresenta qualquer restrio. Isto se
ope aos documentos de carter sigiloso.
290. Questo importante sobre classificao ostensiva. Observemos os itens: o item 1
est correto, pois sabemos que os documentos ostensivos so aqueles cuja
divulgao no prejudica a administrao. O item 2 tambm est cor- reto porque
os documentos ostensivos no necessitam ser de conhecimento restrito. Ao
contrrio, os itens 3 e 4 esto errados, pois sabemos que os documentos
ostensivos no requerem excepcional ou alto grau de segurana e, alm disso,
no prejudicam a administrao ou qualquer indivduo. Por fim, o item 5 est
certo, pelas mesmas razes comentadas anteriormente. Por isso, a letra "e"
representa a alternativa correta, pois apenas os itens 1, 2 e 5 esto corretos.
291. Item importante de interpretao. A afirmao est correta, pois, em sntese,
numa concluso geral, o protocolo objetiva fazer o registro do documento e
controlar sua tramitao a partir do registro feito anteriormente. Nesse registro,
devem ser observados os dados intrnsecos a cada documento para efeito de
controle de sua movimentao na instituio .
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292. Questo importante sobre o controle da tramitao dos documentos na instituio.
Observe que no somente os processos que devem ser objeto de registro e
controle pelos setores de protocolo. Portanto, a afirmao contida neste item
falsa.
293. A questo pergunta sobre a alternativa que no faz parte das atividades tpicas
dos setores protocolares. Dentre todas as alternativas, percebemos que a
preparao de instrumentos de descrio arquivstica no faz parte das funes do
protocolo. Lembremos aqui que o arquivo permanente que elabora os
instrumentos de pesquisa, tais como os guias, os inventrios, os catlogos etc.
Portanto, a letra "d" est correta.
294. Questo que aborda os tipos de fundos. O que determina se um fundo aberto
ou fechado a continuidade ou no das atividades ou funes geradoras dos
arquivos. Portanto, a alternativa correta est representada na letra "c", pois o
fundo arquivstico considerado aberto quando o rgo produtor ainda est
atividade.
295. Importante questo que pergunta sobre a alternativa que representa
corretamente uma caracterstica essencial do fundo arquivstico. Dentre todas as
alternativas, constatamos que a letra "a" est correta, pois guarda relao com o
princpio da organicidade.
296. Sabemos que, na elaborao dos instrumentos de pesquisa nos arquivos
permanentes, deve ser obedecida uma determinada hierarquia, em que o primeiro
instrumento a ser elaborado deve ser o guia, seguido dos inventrios. Portanto, a
letra "c" representa a alternativa correta.
297. A questo da Fundao Carlos Chagas apresenta uma relao de exemplos e
pergunta ao candidato qual alternativa que corresponde corretamente a esses
itens, em termos respectivos. De acordo com a classificao dos arquivos,
sabemos que edital exemplo de espcie, edital de citao exemplo de tipo,
cdice, que similar a um livro, formato e, por fim, rascunho um forma
documental. Portanto a alternativa correta a contida na letra "a".
298. A afirmao contida neste item do Cespe falsa. Afirma erroneamente que o guia
descreve o acervo documental de forma profunda. Como vimos no assunto
referente aos arquivos permanentes, o guia o instrumento que visa proporcionar
uma viso ampla e de carter sinttico sobre o conjunto dos servios de arquivo,
de modo a permitir ao pesquisador saber quais so seus recursos, a natureza e o
interesse dos fundos custodiados pelo arquivo, entre outros elementos de
natureza objetiva.
299. A afirmao contida neste item falsa, uma vez que, como j sabemos, o primeiro
instrumento de pesquisa a ser elaborado deve ser o guia, por ser de carter geral.
300. A afirmao contida neste item falsa por dizer que o conhecimento arquivistico
se deve expanso apenas das empresas privadas, a partir de suas necessidades
informacionais. Isto errado, pois, de acordo com a histria da disciplina
arquivstica, sempre houve uma preocupao principalmente com o tratamento
documental nas instituies pblicas, tais como os arquivos nacionais de vrios
pases.
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318. Importante questo. Veja que a digitalizao dos arquivos tem como justificativa
principal, de acordo com o Arquivo Nacional, garantir amplo acesso aos
documentos arquivsticos. Lembremos aqui que a microfilmagem o nico meio
de reproduo totalmente garantido pela legislao e que a digitalizao, por
outro lado, no possui ampla aceitao legal, quando com- parada ao microfilme.
Portanto, a letra correta "d".
320. A afirmao est falsa, pois no h essa recomendao na literatura arquivstica.
Observe que a microfilmagem utilizada tambm no arquivo permanente, em seu
modal de preservao.
321. A afirmao est correta. A baixa velocidade de recuperao, o acesso
individual e a perda de resoluo causada pelas cpias sucessivas so
considerados elementos de desvantagem da microfilmagem, alm do alto custo
envolvido nesse processo de reproduo. importante lembrar que, em termos de
acesso, a microfilmagem desvantajosa relativamente digitalizao.
333. Correta a afirmao contida no item. No processo de fabricao do papel utilizado
comumente nas instituies contemporneas, so utilizados vrios produtos
quimicamente cidos, como os apresentados nessa afirmao. Pode-se afirmar
que os papis produzidos antigamente so mais resistentes que os produzidos
pela indstria da atualidade.
334. A afirmao apresentada neste item do Cespe est correta. Observe que a
literatura arquivstica recomenda a utilizao de papel de natureza quimi- camente
neutra, inclusive para combater a deteriorao sofrida pelos documentos. Os
papis de natureza quimicamente neutra so exemplos de materiais de qualidade
arquivstica.

335. Item falso, pois na higienizao dos documentos no deve ser utilizado pano ou
esponja umedecida com gua destilada ou deionizada.
336. Correta a afirmao contida neste item, uma vez que devemos lembrar que o
planejamento da conservao dos documentos deve considerar, de forma
fundamental, o acondicionamento e o local de guarda dos documentos. H uma
relao forte entre a conservao e o local de acondicionamento dos arquivos.
337. Falsa a afirmao explicitada neste item do Cespe. Na tarefa de higienizao de
documentos, devem ser utilizados equipamentos de proteo individual, pois isto
objeto de disposio de norma regulamentadora.
345. Item falso, pois afirma, de forma taxativa, os tipos de documentos existentes nos
arquivos correntes e nos intermedirios. Os arquivos correntes, por exemplo,
tambm podem ser constitudos por processos administrativos.
346. Correto. O protocolo responsvel pelo controle da movimentao dos
documentos, mas tal atividade tambm auxiliada pelos setores de trabalho da
instituio.
347. Item importante de interpretao. A afirmao est correta, pois, em sntese,
numa concluso geral, o protocolo objetiva fazer o registro do documento e
controlar sua tramitao a partir do registro feito anteriormente. Nesse registro,
devem ser observados os dados intrnsecos a cada documento para efeito de
controle de sua movimentao na instituio.
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348. Falsa a afirmao contida no item, pois, como sabemos, os arquivos correntes so
constitudos de documentos que so frequentemente consultados e utilizados.
349. Correto. O protocolo deve proceder triagem dos documentos que so oficiais
daqueles que so particulares. Deve tambm, da mesma forma, separar a
correspondncia sigilosa da de carter ostensivo.
350. De acordo com o assunto referente preservao, conservao e restaurao de
documentos, podemos observar que a alternativa contida na letra "b" est correta,
pois os fatores apresentados no enunciado so prejudiciais conservao dos
documentos.
351. Questo importante. Ela pergunta qual o item correto de acordo com o assunto
referente preservao, conservao e restaurao de documentos. Nesse
sentido, como pode-se observar no estudo da matria, a desinfestao, a limpeza,
o alisamento e tambm a restaurao constituem as principais operaes de
conservao. preciso se ter ateno nessa questo para o fato de a restaurao
tambm fazer parte das atividades de conservao, pois os documentos so
restaurados com o intuito maior de conserv-los. Portanto, a alternativa contidana
letra d est correta.
















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Presidncia da Repblica
Casa Civil
Subchefia para Assuntos Jurdicos
LEI N
o
8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
Regulamento
Vide Decreto n 4.553, de 27.12.02
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu
sanciono a seguinte Lei:
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que
sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos
sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 - A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma
desta Lei.
Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente
da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.


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CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no
exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e
judicirias. Regulamento
1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios
pblicos no exerccio de suas atividades.
2 - A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o
recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia
instituio sucessora.
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e
permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente
nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter
pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua
especfica esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Regulamento
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de
interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
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Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no
podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos
para o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na
aquisio.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse
pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou
possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser
depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente
vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.
Regulamento
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS
Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s
instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do
Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os
arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do
Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder
Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura
poltico-jurdica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional
de arquivos.
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Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar
unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das
suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas
funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de
organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o
acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei.
CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. (Revogado pela
Lei n 12.527, de 2011)
Art - 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos
pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. Regulamento (Revogado
pela Lei n 12.527, de 2011)
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do
Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da
vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.(Revogado
pela Lei n 12.527, de 2011)
2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do
Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua
produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual
perodo.(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
3 - O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser
restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de
produo.(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito
prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. (Revogado pela Lei n 12.527, de
2011)
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de
modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.(Revogado pela Lei n
12.527, de 2011)


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DISPOSIES FINAIS
Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente
ou considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo vinculado ao
Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um
Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo
Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas,
pblicas e privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos
em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
Este texto no substitui o publicado no D.O.U. de 9.1.1991 e retificado em 28.1.1991