Sistemas de Informacin

Tema 2: Sistemas de Informacin y las Organizaciones

Bibliografa
Principios de Sistemas de Informacin. R.M. Stair, G.W. Reynolds. Editorial Thomson, 4 Edicin, 1999. Sistemas de Informacin Gerencial. K.C. Laudon, J.P. Laudon. Ed. Prentice Hall, 8 edicin, 2004. Anlisis y Diseo de Aplicaciones Informticas de Gestin: Una Perspectiva de Ingeniera del Software. M. Piattini, J.A. Calvo-Manzano, J. Cervera, L. Fernndez. Editorial Rama, 2003. Fundamentos de Sistemas de Informacin. C. Edwards, J. Ward, A. Bytheway. Prentice Hall, 2 Edicin, 2001.

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Contenido
2.1. Concepto y objetivos de las Organizaciones
2.1.1. Concepto de organizacin 2.1.2. Caractersticas y objetivos de las organizaciones 2.1.3 La estructura organizacional 2.1.4. Cultura y cambios organizacionales

2.2. El enfoque sistmico aplicado a la organizacin 2.3. Subsistemas centrales de la organizacin 2.4. Sistemas de Informacin basados en el desempeo 2.5. Profesionales en Sistemas de Informacin

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Concepto y Objetivos de las Organizaciones

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Introduccin
Los sistemas de informacin y las organizaciones se influyen entre s:
Los SI deben proveer la informacin que la organizacin necesita. Las organizaciones deben tomar una actitud abierta hacia los SI si desean beneficiarse de sus nuevas tecnologas.

Organizaciones

Factores Mediadores Entorno Cultura Estructura Procedimientos estandarizados Procesos de negocios Polticas Decisiones administracin Casualidad

Tecnologas de la Informacin

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Introduccin
Los SI pueden alterar la vida de la organizacin. No se pueden disear SI nuevos si no se entienden las organizaciones.

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Concepto de Organizacin
Definicin tcnica: Una organizacin es una estructura social formal, estable, que toma recursos del entorno y los procesa para producir bienes y servicios.
Organizacin Formal

Insumos provenientes del entorno

Bienes y servicios para el entorno

Proceso de Produccin

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Concepto de Organizacin
Definicin conductual: Una organizacin es un conjunto de derechos, privilegios, obligaciones y responsabilidades que con el tiempo llegan a un equilibrio delicado a travs de los conflictos y la resolucin de los mismos.
Organizacin Formal Estructura: Jerarqua Divisin de trabajo Reglas, procedimientos Procesos de negocios Recursos del entorno Proceso: Derechos y obligaciones Privilegios y responsabilidades Valores Normas Personas Bienes y servicios para el entorno

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Concepto de Organizacin
Relacin entre la definiciones tcnica y conductual de organizacin:
Definicin tcnica Foco Se centra en la manera en que los insumos se transforman en bienes y servicios. Insumos Capital Trabajo Materia prima Procesos Bienes y Servicios Definicin conductual Se centra en las personas y en la forma en que se desempean las actividades. Es una visin ms realista de la organizacin. Derechos Privilegios Obligaciones Responsabilidades Sentimientos

Conceptos claves

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Caractersticas de las Organizaciones

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Caractersticas de las organizaciones Caractersticas comunes de las organizaciones:

Compartidas por la mayora de las organizaciones.

Caractersticas nicas de las organizaciones:

Aquellas que son propias de cada una de las organizaciones. No hay dos organizaciones que sean idnticas.
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Caractersticas de las organizaciones

Caractersticas comunes:

Caractersticas estructurales
Divisin de trabajo (especializacin) Jerarqua Reglas y procedimientos explcitos Juicios imparciales Requisitos tcnicos para asignar puestos Eficiencia organizacional (maximizar resultados utilizando insumos limitados)

Procedimientos operativos estandarizados Polticas organizacionales Cultura organizacional

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Caractersticas de las organizaciones

Caractersticas nicas: Tipos de organizacin Entornos Metas Poder Grupos de inters Funcin Liderazgo Tareas Tecnologa Procesos de negocios
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Caractersticas de las organizaciones: Tipos de Organizacin

Tipo de Organizacin
Estructura de empresario emprendedor Burocracia mecnica

Descripcin
-Empresa joven, pequea, en un entorno de cambios rpidos. -Estructura sencilla. -Administra el empresario que funge como director general nico. -Burocracia grande en un entorno que cambia con lentitud y elabora productos estndar. -Domina un equipo administrativo centralizado. -Toma de decisiones centralizadas. -Combinacin de varias burocracias mecnicas en la que cada uno produce un bien o servicio distinto. -Todos estn bajo el mando de una oficina central. -Organizacin basada en el conocimiento. -Los bienes y servicios dependen de los conocimientos de los profesionales. -La dominan jefes de departamento con autoridad centrada dbil. -Opuesto a burocracia -Organizacin de fuerza de tarea que debe responder a entornos rpidamente cambiantes. -Consta de grupos grandes de especialistas organizados en equipos multidisciplinarios de vida corta. -Administracin central dbil. Sistemas de Informacin

Ejemplo
Empresa pequea de nueva creacin.

Empresa de manufactura de tamao mediano. Empresa tipo General Motors. Bufetes de abogados, sistemas escolares. Empresas consultoras.

Burocracia con divisiones Burocracia profesional

Adhocracia

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Caractersticas de las organizaciones

Ejercicio de anlisis 6: Comercio Electrnico. El estilo de Corea del Sur y el Medio Oriente.

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Objetivos de las organizaciones

Elevar al mximo sus utilidades mediante el incremento de sus ingresos, o la reduccin de sus costos.
Existen adems otras organizaciones no lucrativas, cuya meta principal no es la obtencin de ganancias.

Brindar valor a quienes participan en sus actividades (clientes, proveedores, administradores o empleados).

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Estructura Organizacional

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Estructura organizacional
La estructura organizacional se refiere a las subunidades organizacionales y a la relacin de stas con la organizacin general. Dependiendo de las metas de la organizacin y de su mtodo administrativo, podemos identificar diversos tipos de estructuras:
Tradicional (o jerrquica) De proyectos De equipos Multidimencional
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Estructura organizacional
Estructura organizacional tradicional:
Estructura organizacional en la que directores de grandes departamentos rinden informes a un presidente o administrador de alto nivel.
Los departamentos responden a criterios de divisin de trabajos acordes con sus funciones. (ej. marketing, produccin, sistemas de informacin, finanzas y contabilidad, desarrollo, etc.) Se concibe como una serie de niveles:
Capas mas altas: mayor poder y autoridad

En la actualidad, estructura organizacional plana:

Cesin de autoridad: acciones ms giles y con ms rpida resolucin de problemas. Los SI hacen posible la cesin de autoridad, proporcionando informacin agregada a los niveles inferiores de la jerarqua.
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Estructura organizacional
Estructura organizacional tradicional:
Ejemplo:
Presidente

Asesor Legal

VP de Produccin

VP de Contabilidad

VP de Sistemas de Informacin

VP de Marketing

VP de RRHH

Supervisor 1

Supervisor 2

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Estructura organizacional
Estructura organizacional por proyectos:
Este tipo de estructura se centra en grandes productos o servicios.
Una unidad por cada producto, o por cada servicio que proporciona. Cada unidad ejerce por s misma las funciones tradicionales (ej. marketing, produccin, sistemas de informacin, finanzas y contabilidad, desarrollo, etc.) Muchos equipos de proyectos son de carcter provisional.

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Estructura organizacional
Estructura organizacional por proyectos: Ejemplo:
Presidente, Compaa de productos para beb

VP Ejecutivo, Divisin de alimentos para beb

VP Ejecutivo, Divisin de paales

VP Ejecutivo, Divisin de productos OutDoor

VP de Finanzas

VP de Marketing

VP de Ventas

VP de Produccin

VP de Finanzas

VP de Marketing

VP de Ventas

VP de Produccin

VP de Finanzas

VP de Marketing

VP de Ventas

VP de Produccin

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Estructura organizacional
Estructura organizacional por equipos:
Est centrada en equipos o grupos de trabajo.
Se agrupa a los individuos de distinta reas funcionales (forman equipos especiales de trabajo y proyectos, alcanzar determinados objetivos). Los equipos pueden ser pequeos o grandes. Cada equipo cuenta con un lder.

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Estructura organizacional
Estructura organizacional multidimensional:
Integra varias estructuras al mismo tiempo (ej. Estructura tradicional con unidades a cargo de proyectos).
Ejemplo:

VP de Marketing

VP de Produccin

VP de Finanzas

Director editorial, Divisin Universitaria Director editorial, Divisin Comercial Director editorial, Divisin Preparatoria

Grupo de Marketing

Grupo de Produccin

Grupo de Finanzas

Grupo de Marketing

Grupo de Produccin

Grupo de Finanzas

Grupo de Marketing

Grupo de Produccin

Grupo de Finanzas

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Estructura organizacional
Estructura organizacional multidimensional:
Posibilidad de atender tanto a reas corporativas como a importantes lneas de productos. Problema: existencia de mltiples lneas de autoridad.
Solucin: conceder prioridades.

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Cultura y cambios de las Organizaciones

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Cultura y cambios organizacionales

La cultura organizacional se compone del conocimiento y supuestos bsicos de una empresa, compaa u organizacin.
No suelen articularse ni documentarse.

El cambio organizacional alude a la manera en que las organizaciones lucrativas y no lucrativas planean, ejecutan y manejan el cambio.
El cambio puede ser producto de factores externos o internos. El modelo de cambio consta de tres etapas: descongelamiento, movimiento y congelamiento.
Proceso para abandonar viejos hbitos y crear un ambiente receptivo al 16/02/2011 cambio Proceso de reforzar los cambios para que sean aceptados y formen parte 27 de tareas habituales Proceso de aprendizaje de nuevos mtodos de trabajo, conductas y sistemas

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Cultura y cambios organizacionales

La implantacin de sistemas de informacin producen cambios en las organizaciones. El cambio provoca un aprendizaje organizacional.
Cambios en los procesos de toma de decisiones: una compaa podra enriquecerse con una mayor cantidad de datos una vez que los empleados sepan que pueden obtener datos exactos, completos y pertinentes para la toma de decisiones. Cambios en las actividades laborales: un administrador podra descubrir, por ejemplo, que una base de datos es ms eficiente que un formulario impreso para el registro de contactos con clientes.

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El enfoque sistmico aplicado a la organizacin

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El enfoque sistmico aplicado a la organizacin

A partir del enfoque de sistemas, podemos analizar a la organizacin como un sistema entrada-proceso-salida:
Las entradas: capital, recursos humanos, tecnologas, energa, informacin, materias primas y otros. Los procesos: tareas, relaciones interpersonales, cultura y otros. Las salidas: productos, servicios y otras.

Los procesos estn influenciados por la retroalimentacin de las salidas.

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El enfoque sistmico aplicado a la organizacin

La organizacin es un sistema socio-tcnico (y abierto) incluido en otro ms amplio: la sociedad, con la que interacta, influyndose mutuamente. Finalidad: la transformacin de recursos que provienen de su entorno y que debe devolverlos en forma de bienes, de servicios o productos. Para ello emplea dos tipos diferentes de tecnologa:
de transformacin de los recursos. de la administracin.

En el sistema organizacin, estn incluidos otros subsistemas de rango menor (subsistemas) que conforman una jerarqua de actividades.
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Subsistemas centrales de la organizacin

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Subsistemas centrales de la organizacin Ideas claves:

La organizacin es un sistema sociotcnico. La organizacin est incluida en un sistema ms amplio: la sociedad. La organizacin es un sistema abierto. La organizacin incluye un subsistema social, un subsistema tcnico y un subsistema administrativo.

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Subsistemas centrales de la organizacin

Subsistema social:
Se refiere a las dimensiones concernientes a las personas y a su comportamiento individual y social. Elementos: Individuos, grupos, cultura organizacional, clima organizacional, valores, normas, metas, creencias Las personas, a travs de dos tipos de relaciones, conforman dos tipos de agrupamientos diferentes:
Los grupos previstos son el resultado del agrupamiento de funciones y tareas, o sea, la llamada organizacin formal. Las relaciones entre los diferentes grupos informales conforman una red de relaciones denominada organizacin informal.

El subsistema social est influido por el subsistema administrativo y el tcnico, los que lo modelan, conforman e influyen en su funcionamiento.
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Subsistemas centrales de la organizacin

Subsistema tcnico:
Se refiere a las variables tecnolgicas que actan dentro de la organizacin y hace que los insumos se conviertan en bienes terminados. Su objetivo es la eficiencia tecnolgica. Elementos: equipos, mquinas, instalaciones, procesos, mtodos, conocimientos tcnicos, tareas. El subsistema administrativo establece el subsistema tcnico y mantiene las relaciones entre sus unidades y lo coordina con el subsistema social. El aspecto dominante de este subsistema es cmo se realizan las tareas.
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Subsistemas centrales de la organizacin

Subsistema administrativo: Se refiere a las variables que afectan a la administracin de la organizacin. Este subsistema se extiende por toda la organizacin relacionndola con su medio, estableciendo los objetivos, desarrollando planes estratgicos, tcticos y operativos, diseando la estructura y estableciendo procesos de control. Elementos: Fines, misin, objetivos, polticas, estrategias, funciones, jerarqua, proceso administrativo (planificacin, organizacin, direccin ycontrol), estructura formal.
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Sistemas de Informacin basados en el desempeo

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Sistemas de Informacin basados en el desempeo En el uso de los SI por parte de las empresas pueden distinguirse al menos tres grandes etapas:
Etapa 1: Reduccin de costos y productividad Etapa 2: Ventaja competitiva Etapa 3: Administracin basada en el desempeo

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Sistemas de Informacin basados en el desempeo

Etapa 1: Reduccin de costos y productividad
Se inicia en la dcada de 1960 Se ignor en general el aspecto de los ingresos, no se buscaron oportunidades de elevar las ventas mediante SI.

Etapa 2: Ventaja competitiva

Comienza en la dcada del 1980. Se orient a la adquisicin de ventajas competitivas. Se invirtieron grandes cantidades en SI y se ignoraron los costos.
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Sistemas de Informacin basados en el desempeo

Etapa 3: Administracin basada en el desempeo.
En la actualidad se tiene especial consideracin tanto por la ventaja estratgica como por los costos. Medidas: Rendimiento de la inversin (ROI, Return of Investment):
Medida del valor de los SI que investiga las utilidades o beneficios adicionales generados como porcentaje de la inversin en tecnologas de SI.

Crecimiento de las ganancias Participacin de mercado Atencin y satisfaccin del cliente.

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Sistemas de Informacin basados en el desempeo

Muchas organizaciones utilizan SI para medir y controlar la productividad:
Medida de los productos (salidas) generados divididos entre los insumos (entradas) requeridos. Productividad= (Productos/Insumos) * 100% Factores que podran tenerse en cuenta: Cantidad de materias primas utilizadas, calidad resultante, tiempo necesario para producir un bien o servicio. Mas importante que la cifra es la comparacin entre perodos, situaciones y organizaciones, para tomar medidas correctivas.

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Sistemas de Informacin basados en el desempeo

Un SI puede servir adems para elevar la productividad
La capacidad para aplicar las tecnologas de la informacin logrando un aumento de la productividad es lo que distingue a las empresas de xitos de las que fracasan. La tecnologa de la informacin no es productiva en s misma. Se precisa de individuos sabiamente dirigidos, excelentemente capacitados y motivados.

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Sistemas de Informacin basados en el desempeo

Justificacin de los SI:
Las organizaciones deben asegurarse la conveniencia de mejorar o renovar sus SI.
Necesidad de una justificacin de la necesidad de cambio y de que con ello se obtendrn ganancias.

Cada proyecto de SI debe ser objeto de una revisin:

asegurar que es compatible con la estrategia corporativa y que favorecer el cumplimiento de metas y objetivos especficos. evaluar el grado de riesgo e incertidumbre asociado al proyecto.
Qu tan claramente se conocen los requisitos del SI?, demanda el proyecto un esfuerzo precursor antes desconocido para la empresa, en cuanto a TI? Existe riesgo de repercusiones administrativas en caso de que el proyecto sea implementado de forma deficiente?...

identificar beneficios fundamentales de los SI

Ahorros tangibles, ahorros intangibles, requisito legal, modernizacin o proyecto piloto.

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Profesionales en Sistemas de Informacin

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Profesionales en Sistemas de Informacin

Responsabilidades primarias de los profesionales en Sistemas de Informacin:
Director DirectorGeneral General

Gerente Gerentede deInformacin Informacin

Otras reas funcionales

Operaciones Operaciones

Desarrollo Desarrollode deSistemas Sistemas

Asistencia AsistenciaTcnica Tcnica

Unidad Unidadde deServicios Servicios de Informacin de Informacin

Operaciones Operacionesdel del centro centrode decmputos cmputos

Anlisis AnlisisyyDiseo Diseode de sistemas sistemas

Administracin Administracinde dedatos datos

Entrada Entradade dedatos datos

Programacin Programacin

Centro Centrode deformacin formacin

Operaciones Operacionesde dela la red de rea local red de rea local

Tecnologa Tecnologade deInformacin Informacin

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Profesionales en Sistemas de Informacin Otras responsabilidades: Consultoras Desarrollo y ventas de productos en empresas proveedores de hardware y software.

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Sistemas de Informacin y las Organizaciones

Ejercicio de anlisis 7: Caso Boscov

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Tema 2: Sistemas de Informacin y las Organizaciones