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Mdulo 7

A EMPRESA E OS SEUS PROCESSOS

Unidade 1 A empresa como um Processo Unidade 2 O processo do Produto Unidade 3 Processos

Unidade 1
A empresa como um Processo

Parabns, voc j chegou ao Mdulo 7! Durante este mdulo, voc conhecer o que se entende por processo empresarial e poder definir um processo de produo. Compreender tambm como as empresas se diferenciam no mercado a partir dos seus processos. Adquirindo competncias complementares para Iniciar seu Pequeno Grande Negcio.

Conhecer a utilizao do fluxograma como ferramenta para projetar os processos; Compreender os processos organizacionais como fatores de diferenciao dos negcios; Concepo de um fluxograma para projetar os processos de um negcio; Refletir sobre a importncia de diferenciar um negcio em todos os processos; Construir os fluxogramas relacionados com as operaes de um negcio.

Na Unidade 1 A Empresa como um Processo, voc conhecer os processos empresariais e o fluxograma, uma ferramenta para projetar processos. Desenvolvendo as seguintes competncias: Conhecer a utilizao do fluxograma como ferramenta para projetar os processos de um negcio; Contextualizar a empresa como um conjunto de processos concebidos, utilizando fluxogramas; Compreender os processos organizacionais como fator de diferenciao dos negcios.

Jlio: Ol, Fernanda! Tem algum pedido de bebidas para hoje?

Fernanda: Oi, Jlio, hoje no, muito obrigada, estou tentando economizar ao mximo, pois as coisas apertaram muito aqui. Realmente no sei o que aconteceu, estou procurando agora explicao para esse descontrole. Posso te fazer uma pergunta? Voc fez o planejamento da empresa antes de abri-la?

Jlio: Sabendo como faz as coisas voc pode delegar melhor as tarefas aos seus colaboradores e evitar desperdcios. Em alguns casos, isso a poupar de ficar o resto da vida buscando explicaes para os problemas ocorridos, podendo ir no ponto certo dos problemas.

Fernanda: Nem fala isso, que assim voc me deixa desanimada.

Jlio: Calma! Para prevenir o indesejvel, o futuro ou j empreendedor precisa compreender alguns conceitos fundamentais sobre as organizaes. Toda empresa pode ser entendida como um processo de satisfao das necessidades e expectativas dos clientes. Esse processo se divide em vrios subprocessos.

Fechado o projeto do produto, necessrio definir os processos-chave para a viabilizao do negcio. Vou te mostrar como fazemos isso.

Jlio: Os processos-chave podem ser divididos em dois tipos: os que pertencem cadeia bsica de valor do cliente e os processos de apoio, que sustentam o funcionamento da estrutura que ir desenvolver os primeiros.

Deve-se iniciar o planejamento dos processos por aqueles que compe a cadeia de valores dos clientes, em consonncia com a definio da misso do negcio.

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Os processos da cadeia de valor descrevem a empresa como um conjunto de atividades interrelacionadas que buscam agregar valor especfico ao cliente. Alguns autores definem a cadeia de valor como um modelo que descreve como um produto se movimenta desde a etapa da matria-prima at o consumidor final, sendo que o objetivo adicionar o mximo de valor aos elos da cadeia de maneira menos dispendiosa possvel.

Fernanda: Uma perguntinha, os processos da cadeia de valor dependem de apoio para funcionar, como infraestrutura, recursos humanos, suprimentos e o planejamento?

Jlio: Certssima. Esses so os processos de apoio. Voc sabia que existe uma ferramenta para projetar o processo, chamado de fluxograma. Este tipo de ferramenta muito usado, isto porque existem estudos que comprovam que o ser humano consegue gravar melhor uma mensagem quando esta acompanhada de imagens.

Fluxograma uma representao grfica por meio de smbolos, linhas e palavras, que descreve, passo a passo, as sequncias de um trabalho, detalhando as etapas, atividades e os responsveis por cada operao.

Fernanda: Concordo plenamente, eu sou muito mais visual do que oral, gravo muito mais se vejo alguma imagem do que quando escuto. Mas que tipo de fluxograma mais usado nas pequenas empresas?

IMPORTANTE! Dentre os vrios tipos de fluxograma existentes, sugiro o fluxograma vertical, normalmente destinado representao de rotinas mais simples, tais como o fluxo para atendimento ao cliente; fluxo para compras junto a fornecedores; contratao de pessoal etc.

Esse tipo de fluxograma possui as seguintes vantagens: Pode ser impresso como um formulrio padronizado; Possibilita maior clareza de apresentao; e Facilita a leitura por parte dos usurios. Agora deixa eu te apresentar as suas peas.

Jlio: No se esquea de que a comunicao tem que ser clara com seus colaboradores, ou seja, aps descrever as rotinas voc dever checar juntamente com eles, para saber se ficou claro e objetivo. Lembre-se de que os fluxogramas no podem engessar a empresa.

Fluxograma: Ferramenta para Projetar Processos

Fernanda: Que simples montar nosso prprio fluxograma. Adorei construir o meu. Outro exemplo que temos de contratao de funcionrios. No qual mostra a importncia de se selecionar candidatos internos, depois inicia-se uma pesquisa e seleo externa de candidatos. Vejamos isso por meio do FLUXO.

Fluxograma de Contratao de Funcionrios

Fernanda: Que interessante uma atividade administrativa, na verdade um fluxo de apoio, pode ser descrito por intermdio de um fluxograma. Tchau.

Jlio: isso mesmo, Fernanda. Nossa j passou da hora de fazer minha entrega. At mais. Imagine que voc v participar de uma pescaria, ento para organizar o passeio resolvesse elaborar um fluxograma. Para execut-lo ordene as peas nos seus respectivos lugares e monte o fluxograma da prxima.

Congratulaes! Foi finalizada a primeira Unidade A Empresa como um Processo, do Mdulo. No deixe de entrar no Frum e dar suas contribuies, a sua participao fundamental para o debate. At l!
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Unidade 2
O processo do Produto

Nesta Unidade 2 Ser visto o modo de elaborao do processo de produo de um produto utilizando o fluxograma. Ao final, voc ser capaz de compreender a elaborao do fluxograma do processo de produo, utilizando o projeto de um produto.

Roberval: O meu dever de casa elaborar um processo de produo utilizando o fluxograma como ferramenta. J sei vou realizar um fluxograma da elaborao de caixas de papelo.

Gastor: Ol Roberval! O que est te deixando to concentrado?

Roberval: Estou realizando uma atividade do meu curso. Vou montar um fluxograma do processo de produo de caixas de papelo.

Gastor: Que interessante. Ser que voc poderia me explicar como voc vai conseguir fazer isso?

Roberval: Primeiramente, vou verificar as atividades que terei que realizar, depois tenho que verificar os responsveis por cada ao, com essas informaes eu consigo montar o meu fluxograma. Ento vou listar agora as atividades.

Gastor: Quero conhecer esse seu processo.

Roberval: Pois bem,

1. Riscar os moldes sobre a folha de papelo, uma a uma. 2. Verificar se o risco est dentro dos padres, caso seja: - Sim, posso ir ao passo 3; ou - No, volto para o passo 1. 3. De posse da tesoura de corte, cortar as folhas de papelo, uma a uma, de cima para baixo, da esquerda para a direita. 4. Verificar se o corte est dentro dos padres, caso seja: - Sim, vou para o passo 5. - No, volto para o passo 3. 5. De posse das folhas de papelo cortadas, dobrar uma a uma, com o auxlio do gabarito de dobra. 6. Verificar se a dobra est dentro dos padres, caso esteja: - Sim, vou para o passo 7; ou - No, volto para o passo 5. 7. Armazenar as caixas dobradas na prateleira. 8. Verificar se a armazenagem est dentro dos padres, caso seja: - Sim, finalizo o processo; ou - No, volto para o passo 7.

Gastor: Que interessante ficou sua distribuio de atividades.

Roberval: Calma que agora vou definir os responsveis. De acordo com as atividades vai ficar assim:

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Gastor: Agora ficou fcil montar o fluxograma. Antes de montar a minha pizzaria realizei tudo da forma que est fazendo. Foi de fundamental importncia no comeo do meu negcio. Hoje somente vou atualizando-o.

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Roberval: Essa parte da montagem a que eu mais gosto. Ento, quer me ajudar?

Gastor: Nossa, Roberval, ficou timo. Mas a sequncia talvez no seja a ideal para a fabricao de caixas de papelo. Entretanto, uma atividade de produo, na verdade um fluxo da cadeia de valor, por isso que o fluxograma atingiu o objetivo.

Roberval: Descobri que um processo fluxogramado permite relacionar cada etapa de processo:

Mquinas, equipamentos e instrumentos utilizados. Mveis e utenslios a serem utilizados. Espaos fsicos necessrios. Matrias-primas, materiais secundrios e de embalagem necessrios. Arranjo fsico de processo Layout
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Layout uma palavra de origem inglesa ,que pode ser traduzida como esboo, desenho, Layout de produo, portanto, a maneira como voc vai organizar a disposio dos mveis, dos equipamentos e da linha de produo de sua empresa, de modo a facilitar a sequncia (fluxo) de trabalho e garantir qualidade, produtividade, bom atendimento e obteno de lucro, evitando desperdcios. Prioritariamente, a disposio dos equipamentos dever se dar conforme a sequncia com que aparece cada operao. No caso de uma padaria, por exemplo, os equipamentos e mveis que devero ser dispostos na rea fsica dsponvel so os seguintes: i. rea de produo: masseiras, bancadas (balces para manipulao), divisria, modeladora, carrinhos com assadeiras, cmara de fermentao, forno, bancada com pia, saladora e fatiadora, fogo, batedeira etc. 2. setor de vendas: balces expositores e balces refrigeradores, prateleiras para mercadorias, gndolas, freezer, caixa etc.

Roberval: Tchau!

Gastor: Muito bem, Roberval, nessa matria voc ir tirar dez. Deixa eu ir, porque tenho que fazer o controle do meu estoque.

Muito bem, voc finalizou a segunda Unidade do Mdulo 7. Agora voc sabe da importncia de elaborar um fluxograma para o processo produtivo de seu empreendimento ou mesmo do seu futuro negcio. No perca tempo elabore agora o seu.

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Unidade 3
Processos

Nesta unidade, voc desenvolver habilidades para descrever um processo de apoio utilizando o fluxograma. Ao final desta, voc ser capaz de: descrever um processo de apoio utilizando o fluxograma; refletir sobre a importncia de diferenciar um negcio em todos os processos; construir os fluxogramas relacionados com as operaes de um negcio.

Jlio: Ol, Dani, indo para Universidade? Ainda no est muito cedo?

Dani: Oi, Jlio, eu sempre chego mais cedo para estudar e realizar minhas atividades. Nesse momento estamos estudando sobre processos.

Jlio: Olha, Dani, para a Minuto Bebidas foi fundamental utilizar o fluxograma para verificao do meu estoque. Eu no possua um controle de estoque informatizado. Todo o meu controle de estoque era manual. Sempre chegavam os pedidos e os vendedores solicitavam ao estoquista, que procedia da seguinte maneira: O estoquista recebia uma solicitao de bebidas e verificava na listagem do estoque a disponibilidade. Caso estivesse disponvel, a quantidade solicitada seria entregue ao cliente. Em seguida, era efetuada a baixa no estoque. Se no tivssemos a quantidade disponvel, verificvamos com os fornecedores o tempo de entrega. Informvamos o tempo necessrio ao solicitante. Caso ele ainda desejasse realizar o pedido, a solicitao ao fornecedor era efetuada imediatamente.
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Aguardava a chegada da mercadoria e a sua entrada no estoque. Em seguida, ela era entregue ao cliente e era efetuada a baixa no estoque.

Dani: Era bem manual mesmo. Ser que ainda tem muitas empresas que ainda permanecem com esse sistema?

Jlio: Claro que tem. E para fazer o controle desse processo nada melhor que utilizar o fluxograma do processo.

Jlio: Nossa que falta de educao, Dani, nem convidei voc para entrar.

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Dani: Somente aceito entrar se voc me mostrar como realizou o fluxograma do estoque.

Jlio: Claro. Tenho tudo registrado. Vamos l!

Ento deixa eu te mostrar como ficou o fluxograma do processo do meu estoque:

Fluxograma de Estoque

Dani: Excelente. Seu fluxograma ficou perfeito, vou us-lo como modelo quando for abrir o meu negcio, claro que com as devidas adaptaes.

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Jlio: Mas existem outros fatores que fazem muita diferena quando se est montando o seu negcio. So os Processos como Fator de Diferenciao. Mas esse voc ir ler o texto que est em Materiais Complementares, Anexo 6.

Dani: Pode deixar que vou ler o texto. Aprendi que qualquer empresa que for seguir com esses procedimentos que me ensinou vai estar na frente das demais. Muito obrigada pelo caf. Agora tenho que ir. Tchau.

Jlio: Qualquer hora passa aqui outra vez. Tchau.

Para verificar se seus conhecimentos foram alcanados responda a estas questes, caso tenha alguma dvida entre no Frum e questione o seu tutor e demais colegas. Por que uma empresa vista como um processo? Existem dois tipos de processos em uma empresa, quais so eles? De que forma so descritos os processos? Cite pelo menos duas maneiras de diferenciar um negcio em seus processos. De quem a responsabilidade por inspirar a diferenciao nos processos empresariais?

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