PROYECTO

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS (Universidad deI Per,
DECANA DE AMRICA)
ESCUELA DE POST GRADO FACULTAD DE CENCAS CONTABLES
UNDAD DE POST GRADO
"LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO
EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL DE UNA INSTITUCIN
DEL ESTADO"
CAPTULO I. EI PROBLEMA: ANLISIS DEL CONTROL
INTERNO
TESS PARA OPTAR EL GRADO ACADMCO DE MAGSTER EN CONTABLDAD MENCN
AUDTORA SUPEROR
POR
C.P.C. CSAR ENRIQUE CAMPOS GUEVARA
Lima - Per 2003
. .
. .
. .
INTRODUCCIN .
CAPTULO I. EI PROBLEMA: ANLISIS DEL CONTROL INTERNO . .
1
EL MARCO DE LA INVESTIGACIN DEL PRESENTE ESTUDIO .
1
ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN ESTATAL .
1
LA IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN LA
ADMINISTRACIN DEL ESTADO . . 3
EL MARCO DE LA LEY PRESUPUESTAL Y LOS PROCEDIMIENTOS
VIGENTES . . 8
ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES EN EL REA DE ABASTECIMIENTOS
. 10
PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS DE INVESTIGACIN .
12
LAS INTERROGANTES COMO INDICADORES DE LA PRESENTE
INVESTIGACIN . 12
LOS OBJETIVOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR .
13
HIPTESIS PLANTEADAS EN LA INVESTIGACIN . .
13
UBICACIN INSTITUCIONAL Y PERODO DE INVESTIGACIN . .
14
LA INSTITUCIN ESTATAL MATERIA DE INVESTIGACIN EN EL CONTEXTO
DE LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO . . 14
EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL EN ACTUAL
FUNCIONAMIENTO . 17
EL PERODO DE INVESTIGACIN FIJADO COMO BASE DEL TRABAJO .
19
TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACIN .
19
MTODO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN .
19
LIMITACIONES EN LA INVESTIGACIN . .
21
CAPTULO II. LA ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD ACTUAL .
CAPTULO III. PRESENTACIN, ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS PARA
LA OBTENCIN DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS .
CAPTULO IV. PROPUESTAS PARA MEJORAR LOS ACTUALES PROCESOS OPERATIVOS
. .
CONCLUSIONES . .
RECOMENDACIONES .
A N E X O . .
BIBLIOGRAFA .
CAPTULO I. EI PROBLEMA: ANLISIS
DEL CONTROL INTERNO
EL MARCO DE LA INVESTIGACIN DEL PRESENTE
ESTUDIO
ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN ESTATAL
a) Diagnstico SituacionaI sobre Ia Investigacin
La mejor administracin de toda organizacin dentro del mundo globalizado, requiere de
un eficiente Sistema de Control nterno que permita alcanzar los objetivos planteados en
forma eficaz y con un correcto empleo de los recursos asignados permitiendo a las
nstituciones maximizar su rendimiento.
El Control nterno dentro del organismo en estudio, est implementado en todos sus
niveles; encontrndose en la actualidad acondicionndose a las nuevas normas dictadas
en materia de control, as como de acuerdo a las caractersticas y problemtica
CAPTULO I. EI PROBLEMA: ANLISIS DEL CONTROL INTERNO
"Programa Cybertesis PER - Derechos son del Autor" 1
SU-GENERS de la presente investigacin.
Es necesario tener en cuenta que un buen y adecuado Sistema de Control nterno no
constituye garanta de que no puedan ocurrir irregularidades, lo que elimina el Sistema de
Control nterno es la "Probabilidad de que esto suceda, pudiendo darse en el sistema de
Abastecimiento lo siguiente:
Efectuar pagos de bienes no internados y servicios no prestados.
ncumplir con las Normas dispuestas por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado.
Seleccionar proveedores que no renan los requisitos bsicos para contratar con el
estado.
nternar bienes o prestar servicios que no renan las especificaciones tcnicas
sealadas en las solicitudes de cotizacin.
Adquirir bienes y/o servicios cuyos precios no estn acordes con el mercado.
Honrar las obligaciones de acuerdo al compromiso de pago.
Evitar comprometer gastos en las Adquisiciones de Bienes y/o Servicios por montos
superiores al Marco Presupuestal aprobado por el Ministerio de Economa y Finanzas.
Estas deficiencias por accin u omisin conllevan a responsabilidades de Orden
Administrativo y Penal tanto a nivel Directivo como al Personal que trabaja en cada uno
de los procesos que involucran al Sistema de Abastecimiento, de acuerdo a su grado de
participacin y decisin que conlleve perjuicio al Estado.
La Divisin de Abastecimiento, a travs del Departamento de Ejecucin Presupuestal
realiza la fiscalizacin de los controles efectuados en el Proceso de Adquisicin, as como
el Control del Marco Presupuestal establecido en el calendario de compromisos mensual
para su posterior trmite a la Unidad Ejecutora de Pago.
Dada la importancia de las funciones que cumple este organismo ha sido elevado de
categora de seccin a Departamento dotndose de mayores recursos humanos y
equipos que le permitan cumplir con su misin.
En los dos ltimos aos se ha podido apreciar que al trmino del Ejercicio Fiscal
quedan obligaciones pendientes de pago debido a Normas de Austeridad dictadas por el
Gobierno y la necesidad imperiosa de atender los requerimientos para restablecer el
Orden nterno con motivo de los problemas poltico sociales que viene atravesando el
pas.
La dinmica en los cambios de los Procesos de Abastecimiento y las nuevas
tcnicas de control origina que los actuales manuales necesitan ser actualizados y se
formulen las directivas correspondientes para un mejor cumplimiento de las funciones y
posterior determinacin de responsabilidades por su incumplimiento de los mismos.
Es necesario mencionar que de acuerdo a las Normas de Control establecidas en el
Departamento de Ejecucin Presupuestal ejercen la accin correspondiente la
nspectora de la Divisin de Abastecimiento, as como la nspectora General del Ente
Sistmico.
"LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL DE UNA INSTITUCIN DEL ESTADO"
2 "Programa Cybertesis PER - Derechos son del Autor"
b) DeIimitaciones deI Estudio
Luego de haber descrito la problemtica del estudio, la investigacin se ha delimitado en
los aspectos siguientes:
1. Delimitacin Espacial El mbito en el cual se desarrollar la investigacin comprende
el Departamento de Ejecucin Presupuestal de la Divisin de Abastecimiento de una
Entidad Estatal.
2. Delimitacin Temporal El perodo que comprende el estudio, abarca de 1999 al 2000.
3. Delimitacin Social El Equipo Humano con el cual se trabajar es el de los funcionarios
y trabajadores que pertenecen al Departamento de Ejecucin Presupuestal.
4. Delimitacin Conceptual
5. Control nterno Mtodos coordinados y medidas que adopta una organizacin para
comprobar la exactitud y veracidad de la informacin y la salvaguarda del Patrimonio.
6. Ejecucin Presupuestal Consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de los
programas, actividades y proyectos que sern ejecutadas en el perodo inmediato, con
la finalidad de optimizar el uso de los recursos disponibles aprobados en el calendario
de compromisos mensual.
c) FormuIacin deI ProbIema
1. Problema Principal De qu manera el Control nterno propicia un mejoramiento en el
Proceso de Ejecucin Presupuestal?
2. Problemas Secundarios
3.
i. En qu medida las polticas que se utilizan en el Control nterno, influyen en el
trabajo que se realiza a nivel del Departamento de Ejecucin Presupuestal?
ii. De qu manera los objetivos que se establecen en esta forma de control inciden
en la gestin que se lleva a cabo en este nivel?
iii. En qu medida el planeamiento que se realiza en esta forma de control influye en
la Administracin de la Ejecucin Presupuestal?
iv. De qu manera las estructuras que se verifican en el Control nterno, permite
determinar el nivel de gestin en el Departamento de Ejecucin Presupuestal?
v. De qu manera el Control nterno permite alcanzar los estndares deseados en la
Administracin del Departamento de Ejecucin Presupuestal?
vi. De qu manera las acciones correctivas que se establecen en el Control
nterno,permiten optimizar la Administracin en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal?
LA IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN LA
ADMINISTRACIN DEL ESTADO
a) FortaIecimiento de Ia Eficiencia, Eficacia y Economa
Segn las Normas Tcnicas de Control nterno para el Sector Pblico, el CONTROL
NTERNO "Es un proceso continuo realizado por la direccin, gerencia y el personal de la
entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a s est logrndose el objetivo
de promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y la calidad en los
servicios que debe brindar cada entidad pblica, este objetivo se refiere a los controles
internos que adopta la administracin para asegurar que se ejecuten las operaciones, de
acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economa, tales controles comprenden los
procesos de planeamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones en los
programas, as como los sistemas de medicin de rendimiento y monitoreo de las
actividades ejecutadas.
En el Proceso de Abastecimiento, la eficiencia permite mostrar la optimizacin de los
insumos (entendindose como la menor combinacin y utilizacin de recursos para
producir bienes y servicios), empleados para el cumplimiento de las metas
presupuestarias. Los insumos son los recursos financieros, humanos y materiales
empleados para la consecucin de las metas.
La eficacia permite determinar la consecucin de los objetivos, as como el debido y
oportuno cumplimiento de las polticas y metas establecidas en el proceso de
planeamiento.
La economa, se refiere a los trminos y condiciones bajo los cuales se adquieren
recursos fsicos, financieros y humanos, en cantidad y calidad apropiada y al menor costo
posible.
b) La Administracin de Ios Recursos PresupuestaIes
La Administracin es un proceso que permite la mejor utilizacin de los recursos
asignados para alcanzar los objetivos y fines determinados a un organismo, este
concepto comprende los elementos siguientes:
Planear: visualizar el futuro y trazar los programas de accin.
Organizar: construir el organismo material como el social de la Empresa.
Dirigir: guiar y orientar al personal.
Coordinar: ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.
Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las
rdenes dadas.
Estos son los elementos de la administracin que constituyen el proceso administrativo y
que son localizables en cualquier trabajo del administrador, nivel o rea de actividad de la
empresa.
Dirigir es conducir a la Empresa, teniendo en cuenta los fines y buscando obtener las
mayores ventajas posibles de todos los recursos de que ella dispone, es asegurar la
marcha de las seis funciones esenciales.
El Proceso de Abastecimiento es importante en la Administracin del Estado, porque
a travs de ste mecanismo se proporciona los bienes y servicios que requiere una
Organizacin para que realice sus actividades y cumpla con sus fines y objetivos
trazados.
Para realizarse el abastecimiento sealado, se requiere a su vez tener los recursos
presupuestales para su obtencin.
El Proceso Presupuestal tiene a su vez tres etapas:
1. FormuIacin Presupuestaria y Programacin MensuaI
Se inicia con la publicacin de la Directiva de Formulacin de Presupuesto del Sector
Pblico que es aprobada por la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico del Ministerio
de Economa y Finanzas, en base a este documento la Oficina Sectorial de Planificacin
elabora y aprueba la Directiva de Formulacin del Plan y el Presupuesto del Sector,
donde se establecen las pautas tcnicas y procedimientos necesarios para el Proceso de
elaboracin de los Proyectos de Presupuestos de las Unidades Ejecutoras.
2. Ejecucin Presupuestaria
Esta etapa consiste bsicamente en la efectividad del gasto que viene a ser el consumo
de los recursos con cargo al Presupuesto Anual asignado para los distintos niveles de la
Estructura Funcional Programtica y/o autorizaciones emanadas del Poder Ejecutivo, con
la finalidad de atender las necesidades inherentes al desarrollo de las actividades
programadas dentro del Plan del Sector.
La Ejecucin del Presupuesto se realiza mediante el Calendario de Compromisos
aprobados trimestral y mensualmente por el Ministerio de Economa y Finanzas como
documentos autoritativos para comprometer asignaciones presupuestarias en funcin a
los recursos financieros y las necesidades para el cumplimiento de las metas previstas.
3. ControI y EvaIuacin Presupuestaria
Tiene por finalidad verificar el cumplimiento de las metas programadas en funcin a los
recursos asignados.
La Oficina Sectorial de Planificacin efecta la evaluacin cuantitativa y cualitativa
del sector en forma semestral y, anual, teniendo en cuenta la Directiva para la Evaluacin
Presupuestaria del Sector, as como la informacin de las metas logradas en relacin a lo
programado y a los recursos asignados para el perodo evaluado.
Figura 1. Etapas del proceso presupuestal
c) EstabIecimiento de ResponsabiIidades
De conformidad a la Ley N26850 de las contrataciones y adquisiciones del estado son
responsables el Titular del Pliego de la entidad, as como los funcionarios que ocupan el
ms alto cargo Administrativo dentro de la Organizacin del Proceso de Abastecimiento.
Dichas autoridades podrn delegar sus funciones en el rgano o Funcionario
responsable de realizar las actividades de los Procesos del Sistema de Abastecimiento,
por los cuales son solidariamente responsables contra cualquier prdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.
Las actividades del Proceso de Abastecimiento, en el cual se establecen
responsabilidades son los siguientes:
nformacin
Catlogo de Bienes y Servicios.
Proveedores
Clasificador del Gasto
Programacin
Plan de Obtencin
Cuadro de Necesidades
Presupuesto Valorado
Adquisiciones
Plan de Adquisicin de Bienes y Servicios
Cotizaciones
Cuadro Comparativo
Ordenes de Compra y Ordenes de Servicios
Almacn
Registro y Control de Existencias Fsicas del Almacn.
nternamiento del Bien, Gua de nternamiento.
Nota de Entrada al Almacn (NEA).
Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA)
Pliza de Entrada y Salida (Por Unidades Ejecutoras).
Movimiento Mensual de Almacn.
Krdex Valorado.
Distribucin (Entrega racional y mesurada de bienes y servicios requeridos).
Control de nventarios
Control Patrimonial
Registro de Control Patrimonial.
Alta y Baja de Bienes
Mantenimiento y Mejoramiento.
Desplazamiento de Bienes
nventario Fsico (Catalogacin de Activos)
d) Mejoramiento deI Proceso de ControI Interno
El abastecimiento como actividad de apoyo a la Gestin nstitucional, debe contribuir al
empleo racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades, su actividad se
orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados por las
entidades.
La verificacin peridica de los bienes, con el objeto de establecer si son utilizados
para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones adecuadas que no
signifiquen riesgo de deterioro o despilfarro, constituyen prcticas que salvaguardan
apropiadamente los recursos de la entidad y fortalecen el control interno de esta rea.
Estas normas describen los controles internos ms importantes que son requeridos
para el funcionamiento del proceso de abastecimiento en las entidades, as como
respecto al uso, conservacin, custodia y proteccin de bienes.
El Control nterno debe incidir en las reas siguientes:
Criterio de economa en la compra de bienes y contratacin de servicios.
Unidad de Almacn.
Toma de nventario Fsico.
Baja de Bienes de Activo Fijo.
Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo.
Acceso, Uso y Custodia de los Bienes.
Control sobre Vehculos Oficiales del Estado.
Proteccin de Bienes de Activo Fijo.
EL MARCO DE LA LEY PRESUPUESTAL Y LOS PROCEDIMIENTOS
VIGENTES
De acuerdo a la Constitucin Poltica del Per se seala que para la aprobacin de
Presupuesto, el Presidente de la Repblica debe enviar el respectivo proyecto en un
plazo que vence indefectiblemente el 30 agosto de cada ao; de lo que resulta que el
Poder Ejecutivo a travs del Jefe de Estado, goza de la prerrogativa constitucional de dar
las pautas para la formulacin del clculo previo de los ingresos y egresos al Erario
Nacional, en el que deben constar de manera preferente las necesidades ms urgentes
que deben ser atendidas en todos los sectores durante el ao que le corresponde.
a) La Ley Orgnica deI Presupuesto FuncionaI de Ia RepbIica
Esta Ley contiene la Norma a la cual deben basarse los Presupuestos Anuales que se
formulan en cada Ejercicio Presupuestal, permitiendo de esta manera uniformizar los
criterios en cuanto a su Formulacin, Ejecucin y Evaluacin.
b) Ley de Gestin Presupuestaria deI Estado (Ley N27209)
Determina las normas esenciales que tienen que ver con las distintas fases del Proceso
Presupuestario, los criterios de orden tcnico y los mecanismos operativos que posibilitan
mejorar ostensiblemente la Gestin Administrativa y Financiera del Estado, acorde con
las disposiciones contempladas en los artculos 58 y 77 de la Constitucin Poltica, que
respectivamente sealan que la iniciativa privada es libre y se ejerce en una economa
social de mercado y que la Administracin Econmica y Financiera del Estado se rige por
el Presupuesto que anualmente aprueba el Congreso.
El Presupuesto del Sector Pblico pretende la operatividad de la accin del Gobierno
a travs del desarrollo de los servicios esenciales del Estado, sustentndose en
principios, conceptos tcnicos y una adecuada metodologa que relaciona al Presupuesto
con los objetivos fundamentales del Estado, entre ellos, permitir el examen del efecto de
la Gestin Presupuestaria con respecto a las variables macroeconmicas y la proyeccin
del nivel funcional programtico con los niveles agregados econmicos; mejorar la
calidad de la asignacin del gasto pblico, a fin de reducir los costos; mejorar la
distribucin de responsabilidades en el Proceso Presupuestario; facilitar la identificacin
de duplicidades de competencias funcionales, mediante la evaluacin de gestiones
similares y anlisis comparativo; mejora la transparencia en la formulacin de los
presupuestos, mediante la debida identificacin de actividades y proyectos; facilitar la
comprensin de la materia presupuestaria, utilizando los principales conceptos o
definiciones presupuestarias; y controlar el cumplimiento de las metas finales de los
programas y sub-programas presupuestarios y su comparacin en trminos absolutos y
relativos.
c) La Ley AnuaI de Presupuesto
Contiene las asignaciones monetarias, a ser utilizadas por los diferentes organismos del
Sector Pblico, durante el Ejercicio Fiscal del ao, estas cantidades asignadas pueden
ser variadas por razones de austeridad fiscal, o situaciones de emergencia que justifique
dicha variacin.
Contiene normas relacionados a los aspectos siguientes:
Reglas de Ejecucin y Normas de Austeridad.
Montos para la determinacin de los Procesos de Seleccin.
Administracin de los Recursos Directamente Recaudados.
Modificaciones Presupuestarias.
Evaluacin Presupuestaria.
d) Directiva para Ia Programacin y FormuIacin de Ios Presupuestos
InstitucionaIes deI Sector PbIico
Esta Directiva es formulada anualmente por la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico
cuyo contenido normativo se centra en la consolidacin del Presupuesto nstitucional de
las entidades del Sector Pblico, como la principal herramienta de la Gestin de los
Pliegos presupuestarios.
Tambin tiene como objetivo establecer las normas de carcter tcnico y operativo
que permitan a los Pliegos Presupuestarios Programar y Formular sus Presupuestos
nstitucionales, con el objeto de articular consistentemente la Asignacin de los Recursos
Pblicos determinado al Pliego para el ao fiscal con el logro de sus objetivos
nstitucionales debidamente expresados en metas presupuestarias.
Entre los principales aspectos que contiene se encuentran los siguientes:
Disposiciones para la Fase de Programacin Presupuestal.
Precisin de Gastos.
Disposiciones para la Fase de Formulacin Presupuestal.
Determinacin de las Metas Presupuestarias.
Precisiones en la Formulacin de los Gastos.
Determinacin de las Unidades Ejecutoras.
e) Directiva para Ia FormuIacin y Ejecucin deI Proceso Presupuestario
SectoriaI
Este documento se elabora teniendo como fuente la Directiva sealada en el literal
anterior, disponiendo que las Unidades Ejecutoras debern remitir su Proyecto de
Presupuesto Anual a la Oficina Sectorial de Planificacin que es el rgano encargado de
efectuar las gestiones de carcter presupuestario y consiguientemente la de remitir
dichas informaciones a la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico del Ministerio de
Economa y Finanzas para su trmite y aprobacin.
f) Procedimientos Vigentes InstitucionaIes
En base a los dispositivos y directivas anteriores, la nstitucin para regular los diversos
procedimientos formula los documentos siguientes:
Directiva de Formulacin y Ejecucin Presupuestaria.
Directiva de Evaluacin Presupuestal.
Solicitudes de Requerimientos para la determinacin del Clculo de Necesidades.
Formulacin del Anteproyecto de Presupuesto.
Formulacin del Presupuesto Analtico nstitucional.
Directiva para la Administracin de los Recursos Directamente Recaudados.
ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES EN EL REA DE
ABASTECIMIENTOS
a) CentraIizacin de Ios Requerimientos para Atencin de Ias Necesidades
Con el propsito de descentralizar la Ejecucin Presupuestal, en el ao de 1995 se
formul la Directiva para considerar a algunas sedes de la nstitucin como Unidades
Ejecutoras Programticas para la atencin de sus necesidades en bienes y servicios con
unas cantidades mnimas con el propsito de que el personal a cargo de sta funcin
adquiera experiencia en el manejo de los fondos pblicos.
Estas pequeas cantidades asignadas a las sedes, no permiten atender el total de
sus necesidades, por lo que stas se ven obligadas a solicitar al rgano Central de
Abastecimiento con Sede en Lima, las necesidades no satisfechas para su atencin.
Esta situacin da lugar a lo siguiente:
Demora en el tiempo de atencin de las necesidades reales del organismo.
Afectacin en la Operatividad del Servicio, que limita los servicios pblicos brindados a
la comunidad.
Congestin Administrativa para su atencin en el rgano Central de Abastecimientos.
Poco empeo de algunas sedes en la atencin de sus necesidades por limitaciones
presupuestales.
Elevacin de los costos de los bienes adquiridos por el transporte para su remisin.
Desde el ao de 1995 a la fecha, no se ha incrementado los montos asignados a las
regiones para este fin, lo que viene agravando cada ao lo sealado en el prrafo
anterior.
b) Requerimientos Mayores aI CaIendario de Compromisos
Los requerimientos desde la ptica de abastecimiento, vienen a ser la demanda de
bienes y servicios de un rgano para cumplir con un fin o servicio a realizar.
El volumen de los requerimientos solicitados al rgano Central de Abastecimiento
por las regiones y dems unidades dependientes de l, sobrepasan los lmites
presupuestales asignados al nstituto para la atencin de los mismos.
La Ejecucin Presupuestal se realizan mediante los calendarios de compromisos
mensuales que otorgan las asignaciones presupuestales de acuerdo a la situacin de la
Caja Fiscal, lo que no permite atender los pedidos en la oportunidad debida.
Tambin afecta esta atencin los recortes al Presupuesto General de la Repblica
que se realizan por medidas de Austeridad en el Gasto Pblico, los cuales afectan
exclusivamente en el ajuste de los bienes y servicios asignados.
c) Determinacin ReaI de Ias Necesidades
A los Requerimientos (R) solicitados se le deduce las Existencias (E) Fsicas de Almacn
determinando as la Necesidad Real (N), lo cual se refleja en la ecuacin siguiente:
N = R - E
N = R - E
Las necesidades solicitadas por las diversas dependencias al rgano Central de
Abastecimiento, aquellas que no son atendidas en el Ejercicio Fiscal vigente, son
trasladados para su atencin en el siguiente Ejercicio Fiscal, lo cual viene agravando
progresivamente la atencin de nuevas necesidades. Esto se puede apreciar
objetivamente en el cuadro siguiente:
NECESIDADES REALES 1999 2000
Expedientes Solicitados 7,643 3,987
Atendidas 5,482 3,229
No atendidas 2,161 758
d) La Normatividad Vigente en eI Proceso de Abastecimiento
Ley N26850 de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Ley Anual del Presupuesto del Sector Pblico.
Decreto Ley N26162 del Sistema Nacional de Control.
DS N7039-98-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado.
Resolucin de Contralora N072-98-CG, donde aprueban Normas Tcnicas de Control
nterno para el Sector Pblico.
Manual de Organizacin y Funciones de la Divisin de Abastecimiento de la nstitucin.
Manual de Procedimientos de la Divisin de Abastecimiento de la Direccin de la
nstitucin.
Reglamento del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS DE
INVESTIGACIN
LAS INTERROGANTES COMO INDICADORES DE LA PRESENTE
INVESTIGACIN
1. En Materia de Organizacin
El Departamento de Ejecucin Presupuestal tiene actualmente una adecuada
Organizacin?
La actual Organizacin delimita las responsabilidades en forma precisa?
Se encuentra racionalizado las funciones y la distribucin de labores?
Se encuentran precisadas las polticas que se deben desarrollar en el cumplimiento
de las funciones?
2. Procedimientos en Ejecucin
Existe un Plan de Obtenciones?
Existen Normas y Procedimientos de Trabajo?
Se llevan a cabo Registros adecuados que permitan efectuar acciones de control?
Se elaboran informes peridicos sobre el cumplimiento de las metas y otros en la
Ejecucin Presupuestal?
3. PersonaI Requerido
Existen Programas de Capacitacin al Personal que trabaja en el Dpto. de Ejecucin
Presupuestal?.
Es eficiente el desempeo de las funciones que realiza el Personal?
Tiene el personal la moralidad requerida para desempearse en estos cargos de
confianza?
LOS OBJETIVOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR
1. Objetivo GeneraI
Conocer si la aplicacin del Control nterno constituye un instrumento eficaz en la
Ejecucin Presupuestal con la finalidad de establecer la forma en que incide en la
Administracin de las Adquisiciones.
1. Objetivos Especficos
2. dentificar las principales polticas que se utilizan en el Control nterno y como influye
en el trabajo que se realiza.
3. Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de control inciden en la
Gestin que se lleva a cabo en el Departamento de Ejecucin Presupuestal.
4. Verificar si el Planeamiento que se realiza en esta forma de control influye
favorablemente en la Gestin de Administracin.
5. Determinar si las estructuras que se utilizan en el Control nterno, permiten establecer
el nivel de Gestin en el Dpto. de Ejecucin Presupuestal.
6. Analizar si el Control nterno que se lleva a cabo permite alcanzar los estndares
deseados en la Administracin del Dpto. de Ejecucin Presupuestal.
7. Precisar si las acciones correctivas que se adoptan en el Control nterno, permiten
optimizar los resultados de la Administracin.
HIPTESIS PLANTEADAS EN LA INVESTIGACIN
1. Hiptesis GeneraI
Si el Control nterno se lleva a cabo en forma integral y coherente, entonces influye
favorablemente en la Administracin del Departamento de Ejecucin Presupuestal.
1. Hiptesis Secundarias
2. En la medida que las polticas que se vienen utilizando en el Control nterno, sean las
adecuadas, influirn decididamente en el trabajo que se realiza.
3. Si los objetivos programados son claros, entonces incidirn favorablemente en la
Gestin de Administracin.
4. El mejor planeamiento que se realiza para el Control nterno, influir en forma positiva
en la administracin.
5. Si las estructuras son verificadas cuando se realiza el Control nterno, entonces dicha
verificacin permitir determinar el nivel de Gestin.
6. En la medida que el Control nterno alcance los estndares deseados, influir
favorablemente en la Administracin.
7. Si las acciones correctivas deben emplearse como parte del Control nterno, entonces
ayudarn optimizando la Administracin.
UBICACIN INSTITUCIONAL Y PERODO DE
INVESTIGACIN
LA INSTITUCIN ESTATAL MATERIA DE INVESTIGACIN EN EL
CONTEXTO DE LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO
1. Clasificacin Funcional Programtica del Sector Pblico
2. Anualmente en la Ley de Presupuesto del Sector Pblico, se establece dicha
clasificacin, la cual permite el otorgamiento de las Asignaciones Presupuestales a los
diversos rganos del Estado, como se demuestra a continuacin:
FUNCIONES PROGRAMAS
01 LEGSLATVA 001 PROCESO LEGSLATVO
02 JUSTCA 002 JUSTCA
03 ADMNSTRACN Y
PLANEAMENTO
003 ADMNSTRACN 004
ADMNSTRACN FNANCERA 005
FSCALZACN FNANC. Y
PRESUPUEST. 006 PLANEAMENTO
GUBERNAMENTAL 007 CENCA Y
TECNOLOGA 008 ORGANZACN
AGRARA 009 PROMOCN DE LA
PRODUCCN AGRARA 010 PROMOCN
DE LA PRODUCCN PECUARA 011
PRESERVACON DE RECURS.
NAT.RENOVAB 012 PROMOCN Y
EXTENSN RURAL
05 ASSTENCA Y PREVSN
SOCAL
013 ASSTENCA SOLDARA
014 PROMOCN Y ASSTENCA SOC. Y
COMUNTARA 015 PREVSN
06 COMUNCACONES 016 COMUNCACONES POSTALES 017
TELECOMUNCACONES
07 DEFENSA Y SEGURDAD
NACONAL
018 DEFENSA TERRESTRE 019 DEFENSA
MARTMA 020 DEFENSA AREA 021
SERVCOS DE NTELGENCA 022 ORDEN
NTERNO 024 DEFENSA CONTRA
SNESTROS 060 DEFENSA CONJUNTA
09 EDUCACN Y CULTURA 026 EDUCACN NCAL 027 EDUCACN
PRMARA 028 EDUCACN
SECUNDARA 029 EDUCACN
SUPEROR 030 CAPACTACN Y
PERFECCONAMENTO 031 EDUCACN
ESPECAL 032 ASSTENCA A LOS
EDUCANDOS 033 EDUCACN FSCA Y
DEPORTES 061 NFRAESTRUCTURA
EDUCATVA 034 CULTURA
10 ENERGA Y RECURSOS
MNERALES
035 ENERGA 036 HDROCARBUROS 037
RECURSOS MNERALES 038 RECURSOS
HUMANOS
11 NDUSTRA, COMERCO Y
SERVCOS
039 NDUSTRA 040 COMERCO 042
TURSMO 043 PROTECCN DE LA LBRE
COMPETENCA
12 PESCA 044 PROMOCN DE LA PRODUCCN
PESQUERA
13 RELACONES EXTERORES 045 POLTCA EXTEROR
14 SALUD Y SANEAMENTO 063 SALUD COLECTVA
FUNCIONES PROGRAMAS
064 SALUD NDVDUAL 047
SANEAMENTO 048 PROTECCN DEL
MEDO AMBENTE
15 TRABAJO 019 PRESTACONES LABORALES 050
PROTECCN AL TRABAJADOR
16 TRANSPORTE 051 TRANSPORTE AEREO 052
TRANSPORTE TERRESTRE 053
TRANSPORTE FERROVARO 054
TRANSPORTE HDROVARO 055
TRANSPORTE METROPOLTANO
17 VVENDA Y DESARROLLO
URBANO
057 VVENDA 058 DESARROLLO URBANO
1. Estructura Funcional Programtica Sectorial
En mrito a la clasificacin sealada en el literal anterior, la Oficina Sectorial desagrega a
nivel Pliego Presupuestario la asignacin de recursos que fueron otorgados en la Ley
Anual de Presupuesto; conforme al detalle siguiente:
Tabla 1. Estructura funcional programtica de la institucin estatal investigada Sector 00
Ministerio Pliego 000 Dependencias
1. Programacin nstitucional
Teniendo como base la Clasificacin Sectorial, el nstituto elabora la programacin a este
nivel sealndose las Unidades Ejecutoras en la asignacin de los recursos del Estado,
tal como se seala a continuacin:
N UNIDAD EJECUTORA LOCALIDAD
1 Direccin de Economa Lima
2 VII Jefatura Lima
3 Direccin Area Lima
4 Direccin de Instruccin y Doctrina Lima
5 I Jefatura Piura
6 II Jefatura ChicIayo
7 III Jefatura TrujiIIo
8 IV Jefatura Huaraz
9 V Jefatura Iquitos
10 VI Jefatura UcayaIi
11 VIII Jefatura Huancayo
12 IX Jefatura Ica
13 X Jefatura Cusco
14 XI Jefatura Arequipa
15 XII Jefatura Puno
16 XIII Jefatura Bagua
17 Jefatura SeIva Hunuco
18 Jefatura Sierra Huamanga
EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL EN ACTUAL
FUNCIONAMIENTO
1. Ubicacin dentro de la Divisin de Abastecimiento: El Departamento de Ejecucin
Presupuestal es uno de los rganos de Ejecucin de la Divisin de Abastecimiento, la
misma que tiene la siguiente Estructura Orgnica.
2. Jefatura de la Divisin de Abastecimiento.
3. Secretaria Mesa de Partes Archivo.
4. Departamento de Pasajes y Bagaje.
5. Departamento de Adquisiciones Directas.
6. Departamento de Licitaciones y Contratos.
7. Departamento de Aduanas.
8. Departamento de Adquisiciones del Hospital
9. Departamento de Adquisiciones del Hospital
10. Departamento de Ejecucin Presupuestal.
11. Asesora Legal.
La Organizacin sealada en el prrafo anterior se presenta en el organigrama siguiente:
1. Organizacin del Departamento de Ejecucin Presupuestal
A partir de Marzo 2000 se elev a la categora de Departamento, debido a la importancia
y responsabilidad de las funciones que cumple.
La organizacin que tiene es la siguiente:
1. Jefatura del Departamento de Ejecucin Presupuestal
2. Secretaria
3. Oficina Trmite Documentario.
4. Seccin Control de Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio.
5. Seccin Control de Presupuesto.
La Organizacin expuesta se presenta en el organigrama siguiente:
EL PERODO DE INVESTIGACIN FIJADO COMO BASE DEL
TRABAJO
El perodo de investigacin se circunscribe a los aos 1999 como punto referencial y
2000 que es materia de un anlisis ms exhaustivo.
TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACIN
1. Tipo de Investigacin
De acuerdo al propsito de la investigacin, naturaleza de los problemas y objetivos
formulados en el trabajo, el presente estudio rene las condiciones suficientes para ser
calificado como una investigacin aplicada; en razn que para su desarrollo en la parte
terica conceptual se apoyar en conocimientos sobre Evaluacin de Control nterno a fin
de ser aplicados en el Departamento de Ejecucin Presupuestal.
2. NiveI de Investigacin
Ser una investigacin "descriptiva en un primer momento, luego "explicativa y
finalmente "correlacionada, de acuerdo a la finalidad de la misma.
MTODO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN
1. Mtodo de Ia Investigacin
En la presente investigacin se emplear el mtodo descriptivo, el mismo que se
complementar con el estadstico, anlisis, sntesis, deductivo, inductivo entre otros.
2. Diseo de Ia Investigacin
Debido a la naturaleza de la materia de investigacin, responde al de una investigacin
por objetivos de acuerdo al esquema siguiente:
Donde:
OG = Objetivo General
CF = Conclusin Final
HG = Hiptesis General
OE = Objetivo Especfico
CP = Conclusin Parcial
Poblacin y Muestra
1. Poblacin: La poblacin en estudio est conformada por el personal que presta
servicios de la Divisin de Abastecimiento.
2. Muestra: De la poblacin anteriormente sealada se ha tomado como muestra al
personal que labora en el Departamento de Ejecucin Presupuestal, que constituye el
5% de la poblacin total.
Tcnicas e nstrumentos de Recoleccin de nformacin
1. Tcnicas: Las principales tcnicas que se ha empleado en la investigacin son:
2.
i. Entrevista
ii. Encuesta
iii. Anlisis Documental
1. nstrumentos: Los principales instrumentos que se aplicaron en las tcnicas son:
2.
i. Gua de anlisis documental.
ii. Gua de entrevista.
iii. Cuestionario.
3. ViabiIidad de Ia Investigacin
El trabajo que se ha realizado debido a la importancia y la naturaleza del estudio, se
considera que fue necesario llevar a cabo la investigacin, en razn que la misma no
demand demasiado costo econmico ni el empleo de tcnicas especializadas;
permitiendo de esta manera que una vez concluido y aprobado, constituya una gua que
permita fortalecer el Sistema de Control nterno en el Departamento de Ejecucin
Presupuestal.
1. Justificacin e Importancia de Ia Investigacin
1. Justificacin
En lo referente al desarrollo de este trabajo, se lleva a cabo tomando en consideracin la
importancia que tiene el Control nterno en la verificacin de las actividades que se
realizan a nivel organizacional; por lo cual teniendo en cuenta dicha problemtica ste
estudio busca determinar tcnicamente si el Control nterno puede optimizar la Gestin en
el Departamento de Ejecucin Presupuestal.
2. Importancia
La presente investigacin, tiene por finalidad constituirse en un aporte importante en la
gestin que se lleva a cabo a nivel del Departamento de Ejecucin Presupuestal; por lo
tanto presenta aportes importantes y de aplicabilidad en la nstitucin
LIMITACIONES EN LA INVESTIGACIN
En el desarrollo del presente trabajo de investigacin se han presentado las dificultades
siguientes:
1. En la bsqueda de informacin por razones funcionales existen restriccin para
proporcionar datos referentes al rea investigada en razn de los niveles de la
jerarquizacin orgnica existente.
2. El Presupuesto del Sector tiene carcter de Reservado de conformidad al Art. 45 de la
Ley N27209 Ley de Gestin Presupuestaria, por consiguiente por razones de
seguridad la informacin es restringida.

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