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Minha filosofia de organizao

Como eu utilizo o mtodo GTD e o Toodledo | Vida Organizada

Uma semana de limpeza dos banheiros

Como eu utilizo o mtodo GTD e o Toodledo

23.04.12 | Curtir Co m e ce ag o r a! , Dir io d e o r g an iz ao , GT D | Enviar Im p r im ir 151 pessoas curtiram isso. Cadastre-se para ver do que seus amigos gostam.

Finalmente o post que muita gente vem me pedindo h um tempo! =) Como ele est enorme, eu o dividi pelas quatro etapas do mtodo GTD (coleta, processamento, ao e reviso), pois achei que ficou mais fcil de explicar. O mtodo GTD se baseia nessas quatro etapas: coleta , processamento, ao e reviso. Eu j venho usando o mtodo h uns seis anos e passei por diversas fases de amadurecimento de l para c comprei MUITA coisa que acabei no usando depois (lendo o livro, voc se sente compelido a usar fichas 34, 43 pastas, entre outras coisas) e hoje cheguei a um grau que considero ideal para mim. Uma das coisas que eu j notei com o GTD que quem l o livro acaba ficando com uma certa ansiedade para fazer exatamente como ele recomenda. Eu passei por tudo aquilo e achei bem estressante, nada comparado ao que eu fao hoje.

1. Coleta

Eu ando para todo lugar com meu caderno e uma caneta dentro dele na bolsa ou na mochila. Uso somente um caderno por vez, at acabar. Uma das orientaes do David Allen que a gente tenha somente uma caixa de entrada (ou o mnimo possvel delas), e eu utilizo o caderno. O que a caixa de entrada? Onde entram todas as informaes, ideias, tarefas, solicitaes, lembretes, TUDO o que chegar de informao na sua vida a todo momento. David Allen diz que a melhor maneira de coletar tudo na sua vida no momento em que voc comea a querer aplicar o GTD tirar dois dias (!!!) para separar tudo, mas tudo mesmo que estiver na sua cabea ou na sua casa ou no seu trabalho, juntar em cima de uma mesa e s depois comear a processar esse material. claro essa uma verso simplificada do processo e eu recomendo que voc leia o captulo correspondente no livro para (muito) mais detalhes. Quem tem dois dias para fazer isso? E outra: depois de coletar tudo, um dia que voc fique sem processar aquilo, j vira baguna de novo. Sou a favor de ir coletando aos poucos, a partir do momento em que voc est vivendo, o que j vai gerar muitos projetos e tarefas. Como eu fao - Eu escrevo a data na lateral da pgina no caderno e vou anotando ali tudo o que me chega de informao naquele dia. No para usar a agenda como lista de tarefas para usar um caderno comum mesmo. A data que eu coloco a data do dia de hoje. Exemplos: comprar fraldas, dia 25 tenho dentista e preciso avisar minha chefe, lembrar de levar tal coisa tal dia e por a vai. No para fazer essas coisas no dia que eu recebi essas informaes no dia em questo, e s depois vou organizar quando ser feito (vou explicar mais para a frente). Ningum merece ter tudo na cabea. Liberte-se! Passe para o papel e seja uma pessoa mais tranquila. Eu escrevo tudo mesmo o que me chega e que no posso esquecer. Sempre que vejo algum cantinho com baguna (papis amontoados sobre a mesa de trabalho, por exemplo), verifico um por um e anoto no caderno o que preciso saber com relao a eles (guardar papel X pois precisar para Y, assinar documento Z etc). A coisa de pegar dois dias para mim impossvel e no nada prtica, ento no recomendo, apesar de poder dar certo para outras pessoas. Eu tenho quatro caixas de entrada, basicamente: meu caderno, meu e-mail pessoal, meu e-mail profissional e o meu celular (onde recebo mensagens). Nessa ordem. O caderno sem dvida o principal, pois anoto de tudo nele (ideias, listas, tarefas, lembretes etc). Geralmente anoto nele tambm as tarefas que entram por meio das outras caixas de entrada, para centralizar as informaes.

2. Processamento
aqui que entra o meu querido Toodledo. O Toodledo um site (e aplicativo para celular e iPad) que organiza suas tarefas por contexto, pastas, status, localidade, objetivos de vida etc. Eu j usei MUITAS ferramentas de to-do lists e posso dizer que, para mim, a que funciona melhor. O Toodledo tem trs verses: uma free, uma paga e uma que voc paga um pouco mais para funcionalidades como carregar arquivos. A verso free me atendeu bem durante muitos anos e somente ano passado passei para a verso paga para ter mais funcionalidades. A melhor maneira de aprender a usar o Toodledo ler a FAQ deles. muito completo e eu frequentemente dou uma olhada l para ver se no estou deixando de usar algum recurso que pode me ser til. Como eu fao - Diariamente, sempre que d tempo (e aos pouquinhos, nunca tudo de uma vez), eu vejo o que anotei no meu caderno e passo as tarefas para a ferramenta.

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Quando clico em Add task (adicionar tarefa), abre uma pequena janela com detalhes para acrescentar. Como vocs podem ver na imagem acima, so eles:

- Task (tarefa) - Folder (pasta) - Context (contexto) - Goal (objetivo) - Location (local) - Start date/time (data e hora de incio) - Due date/time (data e hora de trmino) - Repeat (repetio) - Repeat from (repete de) - Lenght (durao) - Priority (prioridade) - Status - Note (notas)

Voc pode deixar em branco os campos que quiser, mas quanto mais detalhado, melhor. Tirando os campos de prioridade e status, todos so customizveis ou seja, voc pode escrever o que quiser ali. Para determinar que campos aparecero ao adicionar uma tarefa, v pgina de configuraes e marque os que considerar importantes. Alguns campos (como Status) s esto disponveis na verso pro. No menu lateral do site, voc pode selecionar suas opes:

Na pgina principal (main), aparece o menu acima. Ao clicar em cada um dos itens, as tarefas aparecem para ser visualizadas de acordo com o contedo de cada item. Complicado? Vou dar um exemplo clicando em Folder:

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Ao clicar em folder, aparecem as minhas pastas, que so as reas da minha vida onde eu tenho projetos. O que so essas reas? So as reas de responsabilidade da sua vida, onde voc tem papis a desempenhar. Para entender melhor, leia o artigo Como definir prioridades e executar tarefas. Muitos conceitos essenciais do GTD esto explicadinhos l. Embaixo, um link para editar as pastas que leva a uma pgina para mudar a ordem de exibio, renomear e adicionar novas. (Antes que vocs me perguntem, em Minha imagem tenho projetos como emagrecer, rotina de beleza (pintar cabelo, fazer as unhas), roupas para comprar etc). Cada vez que voc clica em um item do menu, aparecem as tarefas correspondentes ao lado. Dessa forma, voc pode filtrar o mximo possvel o que voc est vendo. Toda vez que voc clicar em algum item do menu superior, aparecero as tarefas relacionadas quela categoria em questo. Em Due date, por exemplo, voc pode selecionar Overdue (atrasadas), Today (hoje), Tomorrow (amanh) e assim por diante. Vale a pena dar uma explorada em todas as opes para saber como elas so disponibilizadas. Como comear a usar o Toodledo 1 passo - Faa seu cadastro no site . 2 passo - Clique em Folder > Edit folders para adicionar as rea de atuao em sua vida. 3 passo - Clique em Goal > Edit goals para adicionar seus objetivos de curto, mdio e longo prazo. Para saber como fazer isso, leia este texto. 4 passo - Clique em Context > Edit contexts e adicione os contextos onde voc executa tarefas. Aqui entra um dos conceitos mais bacanas do GTD! David Allen diz que nossas listas de tarefas devem ser organizadas por contexto, pois assim priorizamos o que for necessrio naquele momento. Exemplo de contexto: computador (coisas para fazer quando estiver no computador). Outro: casa (coisas para fazer quando estiver em casa). Trabalho (coisas para fazer no trabalho). Rua (coisas para fazer na rua, como comprar algo). telefone (ligaes que precisam ser feitas). E por a vai. Os meus contextos so esses e alguns outros, como @ps-graduao (coisas que eu preciso fazer enquanto estiver na faculdade) e @v (coisas que eu preciso fazer quando estiver na casa da minha av, em outra cidade). Ateno: no para colocar a cidade! Mas os contextos (por exemplo, voc pode usar o computador em vrios lugares diferentes, em casa, no trabalho etc). 5 passo - Clique em Locations > Edit locations para adicionar as cidades onde voc pode executar tarefas. No confunda com contextos! Lugares no sentido de cidades mesmo. Para quem viaja bastante ou vive entre duas cidades, um campo muito til. Se voc fica sempre em somente uma cidade, esse campo pode ser intil e voc pode ocult-lo nas configuraes. Agora s adicionar tarefas selecionando os campos pr-selecionados por voc! Importante: Nunca adicione uma tarefa com data de concluso, a no ser que ela necessariamente precise ser realizada naquela data em questo. Isso funciona mais ou menos como o arquivo de referncia rpida do David Allen (ele explica melhor no livro). Eu costumo colocar somente a data de incio para saber quando eu processei aquela tarefa, para ter um controle de quanto tempo ela ficou ali antes de eu complet-la. Importante 2: No status das tarefas, s executvel o que estiver em Next action (prxima ao). Se a tarefa no estiver com esse status, eu no coloco contexto nela para que ela no entre na minha to-do list. O Toodledo oferece mil funcionalidades. Voc pode criar tarefas para sua rotina diria de limpeza em casa, por exemplo, e colocar no campo Repeat (repetir) para repetir diariamente, a cada semana, a cada dois dias, a cada trs anos etc. No existe muito como dizer exatamente quais so todos os modos de uso porque dependem muito de cada pessoa, seus projetos, prioridades e acessibilidade. Por isso a melhor maneira de aprender mesmo mexer na ferramenta! Importante 3: Compromissos no so tarefas! Compromissos devem ser anotados na sua agenda, no nas suas listinhas. Da mesma forma, no confunda tarefas com compromissos. Por isso voc no deve utilizar sua agenda para anotar tarefas! Eu uso a agenda do Google Calendar (falei um pouco sobre como voc pode us-la aqui) para anotar meus compromissos. Como saber o que uma tarefa? Quando voc analisar o que coletou em sua caixa de entrada, pergunte-se: preciso fazer algo a respeito disso? Essa anotao requer alguma ao de minha parte? Se no, risque/jogue fora, guarde como referncia (se for o caso) ou arquive como Someday (algum dia), no Toodledo, dentro da rea de responsabilidade

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especfica. Se for uma tarefa

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1 Se levar menos de dois minutos para realizar, faa imediatamente. 2 Se levar mais de dois minutos, processe para as listas e projetos. 3 Se outra pessoa deve fazer, delegue-a. 4 Se precisa ser feita, mas s em outro dia especfico, processe com a Due date marcada.

3. Ao
O mais importante de tudo isso conseguir executar as tarefas, correto? Bem, e como voc pode fazer isso? Quando voc estabelece um contexto para a tarefa em questo (casa, trabalho, telefone etc), ela se torna executvel. Isso significa que voc no depende de nada nem ningum para execut-la. Passos para executar as tarefas: 1 Veja a lista por contexto, dependendo do contexto que voc est no momento. 2 Veja quanto tempo voc tem para executar as tarefas dentro daquele determinado contexto. 3 Veja as prioridades. David Allen diz para pegarmos uma lista e ir executando as tarefas na sequncia. Isso d muito certo se as prioridades estiverem bem definidas, seno voc pode acabar fazendo coisas menos importantes que outras primeiro. O bom do Toodledo que voc pode filtrar as tarefas da forma que quiser. Para fazer esses passos acima, basta voc: 1 Clicar em Context. 2 Selecionar o contexto em que voc est (por exemplo: computador). 3 No campo das tarefas, clicar em Priority. Isso far com que as prioridades mais altas fiquem listadas l em cima, e ento fica fcil visualizar o que precisa ser feito primeiro (lembrando que voc quem determina as prioridades na hora de incluir a tarefa um dos campos). Importante: Se uma tarefa demandar menos de dois minutos para ser realizada, voc no precisa sequer process-la execute-a imediatamente. Muitos projetos ficam parados por conta de gargalos ocasionados por essas pequenas e rpidas tarefas (encaminhar um e-mail, por exemplo, ou avisar algum por telefone sobre uma reunio que foi cancelada). A regra essa: se demorar menos de dois minutos, faa imediatamente. Seno, anote no seu caderno e depois processe a tarefa normalmente como faz com as outras, e ela entrar para a lista de executveis de acordo com o contexto e a prioridade. Por que isso importante? Porque FREQUENTEMENTE recebemos demandas que temos vontade de executar na hora, mas elas tm prioridade menor que outras que tambm precisam ser executadas e acabam tomando um tempo do nosso dia. Anotar e processar d um controle maior das prioridades e garante que voc no fique disperso(a) nem perca tempo com algo que no precisa ser feito naquele momento.

4. Reviso
A reviso a parte mais importante do GTD, na minha opinio, pois ela que garante que voc esteja executando todas as tarefas e concluindo os seus projetos. A reviso deve/pode ser feita da seguinte forma: diariamente , semanalmente e ocasionalmente . Vou explicar como funciona cada uma delas. Diariamente O importante da reviso diria saber o que precisa ser feito mais rpido e focar naquelas atividades para no perder prazos. a primeira coisa que eu fao de manh, ao chegar no trabalho. 1 Veja seu calendrio para conferir os compromissos do dia. 2 Abra sua lista de tarefas para o dia em questo para ver o que precisa ser feito naquele dia, invariavelmente. No Toodledo, clique em Due Date > Today e, na lista de tarefas, em Context para list-las por contexto. Analise as tarefas dentro do contexto onde estiver e v executando por ordem de prioridade. 3 Depois, abra suas listas por contexto e v executando tambm por ordem de prioridade. A diferena desta lista para a de cima que esta no tinha como data de execuo hoje as tarefas podem estar com datas adiante ou sem data alguma, para executar assim que puder mesmo. 4 Verifique a lista de tarefas em espera, clicando em Status > Waiting e Delegated para ter controle do que esto devendo para voc. Se algo estiver atrasado, cobre as pessoas. Semanalmente O importante da reviso semanal acompanhar o andamento dos projetos como um todo. No Toodledo, eu organizo meus projetos dentro das reas. Crio uma tarefa com o nome do projeto e listo sub-tarefas nela (funcionalidade disponvel somente na verso pro). Mais ou menos assim: Tarefa: Consertar a pia do banheiro Sub-tarefa 1: Procurar o telefone de um encanador na regio Sub-tarefa 2: Agendar visita com encanador Definio de projeto e tarefa segundo o GTD: projeto toda tarefa que precisa de mais de um passo para ser realizada. Enfim, voltando reviso semanal. Toda semana (eu fao na segunda de manh e na sexta tarde): 1 Abra cada rea de responsabilidade e revise os projetos. Veja se existe alguma tarefa que foi concluda e voc no marcou, se alguma se tornou insignificante perto de outras resolues, o que est atrasado, os prazos e programe tarefas para a prxima semana, se precisarem de datas especficas. 2 Faa anotaes sempre que precisar, sobre os projetos. 3 Veja com calma os projetos e as suas anotaes para ter uma viso mais analtica do conjunto. As decises erradas so tomadas na correria do dia-a-dia, quando no temos tempo para parar e pensar um pouco. Esse o momento de fazer isso. Ocasionalmente De vez em quando (eu fao de uma a duas vezes por ms), analise seus objetivos de curto, mdio e longo prazo e verifique se est fazendo algo para alcan-los. No Toodledo, clique em Goal > Edit goals. O legal dessa reviso que te d uma viso geral da sua vida e de onde voc est investindo o seu tempo. Tambm importante dar uma olhada em todos os projetos e tarefas marcados como Someday (algum dia) no Status, pois pode ser que eles tenham se tornado mais importantes ou ento talvez voc tenha arranjado um tempo para se dedicar a eles. Frequentemente eu excluo alguns projetos que, quando eu registrei, pareciam uma tima ideia, mas depois de um tempo se tornaram irrelevantes para mim.

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tima ideia, mas depois de um tempo se tornaram irrelevantes para mim.

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Importante: Por mais tentador que seja, no faa a reviso semanal todos os dias, nem a reviso ocasional muitas vezes. Isso far voc perder tempo. Se todas as etapas estiverem sendo cumpridas direitinho, basta confiar na sua lista atualizada e fazer as revises no tempo certo. =)

Outras funcionalidades do Toodledo

O Toodledo apresenta diversas funcionalidades que incrementam o dia-a-dia e facilitam a produtividade, dentre elas: Sharing a possibilidade de adicionar pessoas para acompanhar ou editar os projetos. Nunca utilizei, mas pode ser interessante para pequenas empresas, por exemplo. Eu considero a ferramenta extremamente pessoal para abr-la assim a outras pessoas, mas existem diversas formas de us-la. Scheduler uma das maiores invenes da humanidade! Voc seleciona uma pasta (rea de responsabilidade), o contexto e o tempo disponvel e o Toodledo te d uma lista de tarefas para fazer naquele perodo! Claro que s funciona bem se voc tiver especificado quanto tempo demora para executar cada tarefa (mesmo que estimado). Statistics estatsticas de onde voc est investindo mais o seu tempo de acordo com as tarefas que vem realizando. Alarms ferramenta que envia alarmes via e-mail e sms para a execuo de tarefas. Nunca usei, mas til. Import / Export ferramenta essencial para fazer backup das tarefas em diversos formatos. Eu fao semanalmente para garantir que nada se perder. Mas olha: em praticamente seis anos de uso do Toodledo, eu nunca vi o site fora do ar. Integrao com o Google Calendar voc pode inserir suas tarefas na agenda do Google, bastando clicar em um pequeno cone no dia em questo para visualizlas. Printable booklets como se j no bastasse tudo isso acima, o Toodledo ainda oferece um recurso para voc imprimir as suas listinhas e montar como se fosse um caderninho. Eu no uso muito porque atualizo o tempo todo, mas confesso que quebra um galho quando preciso resolver muitas coisas na rua e vou ficar sem acessar a internet por qualquer motivo.

Leituras adicionais
Uma dica de leitura para quem j conhece o GTD e se sente estressado com o seu uso: Zen To Done . uma espcie de simplificao do mtodo. Eu no o utilizo (como disse neste post, adaptei o GTD minha organizao pessoal), mas sempre me serve como fonte de consulta tambm. A Rita tambm postou semana passada sobre como ela utiliza o Toodledo, e o post super til por dar outro ponto de vista do uso da ferramenta. E claro que eu sempre vou recomendar a leitura do livro do David Allen, a razo disso tudo: Getting Things Done A Arte de Fazer Acontecer. S lendo o livro para conhecer o mtodo completo e sem falhas, mas o que eu digo: o mais importante de qualquer mtodo de organizao como voc o adapta sua realidade. E fazer dele um hbito. Se no for um hbito, no soluo. Nada acontece da noite para o dia e tocar projetos de vida uma arte. ;D Bio Latest Posts

Thais Godinho
Organizadora profissional e publicitria, criou o blog para ajudar as pessoas a se organizarem.

Textos relacionados:
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C a te g o ri a (s ): Com e c e a gor a !, Di r io de or ga niza o , GTD | 7 1 c om e nt r ios

7 comentrios Larissa Lobo de Jesus Colgio Alub Comecei a usar o caderno GTD h pouco tempo. Sempre usei agenda, numa atitude esperanosa de que fosse dar certo em algum ano, rs, mas logo nos primeiros meses eu deixava de usar. Anotar tudo em um s lugar facilita muito, voc confia que suas anotaes estaro na mesma fonte. E, o seu caderno est muito bonito =D. Parabns pelo blog. Responder 1 Curtir 14 de abril s 06:52

Aline Gonalves de Oliveira Jornalista, Assistente de Produo e Analista SEO na empresa Kerdna - Produo Editorial Adorei seu site Responder Curtir 5 de dezembro de 2012 s 18:01 Elisabeth Kovacs So Paulo Sou intuitiva, j me organizo de forma bem legal, vindo de uma familia bagunada, meu progresso foi grande. mas voc o maximo! baguna hereditrio? Pois est difcil com os filhos j casados. Responder Curtir 21 de novembro de 2012 s 16:30

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